发布时间：2023-05-25 18:12:30
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案合同管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【摘要】科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，是科研活动不可或缺的重要组成部分。本文结合实际工作，针对普遍存在的问题，提出了新的管理思路和管理方法，以便科学合理地开展科研项目合同档案管理工作。
关键词 科研项目；合同档案；管理
科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。
一 、类别
我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。
二、存在的问题
由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。
（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。
（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。
（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。
（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。
三、管理的方法和措施
档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。
（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。
（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。
（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。
四、采取有效的管理措施
馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。
（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。
要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。
（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。
（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。
对于合同档案的分类、组卷、编号，我所是参照文书档案的管理标准来进行的，首先将“合同档案”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用，充分满足了合同管理部门的工作需求，给档案人员的工作也带来了便利。与此同时，由于合同档案不是一个独立个体，与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系，通过建立参见号，关联至各相关的案卷中去，进一步完善整个档案管理体系。
一、医院合同档案管理工作中存在的问题
对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
关键词：档案管理；实施；应用；措施
前言
档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。
1 系统简介
档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。
2 系统实施和应用
2.1 数据整理
基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。
历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。
2.2 系统配置
信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。
2.3 系统培训
公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。
2.4 数据迁移
数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。
2.5 应用中存在的问题
目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。
3 档案管理的几个改善措施
3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。
按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。
3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。
档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。
配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。
强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。
3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。
结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。
4 总结
档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。
参考文献：
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[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316
[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211
作者简介：
英国档案管理的法律依据
公共记录法（The Public Records Act 1958、1967）。该法涵盖整个生命周期的公共记录，无论是什么格式，从创建到销毁或移交给国家档案馆或核准的储藏地点，对这些记录都做出了调节规定。如对文件选择保存的法定文件，应不迟于30年送交国家档案馆，因特殊原因，须推迟移交应得到大法官的批准。
地方政府(记录)法（The Local Government (Records) Act 1962 )。赋予地方政府充分利用档案资源进行服务的权力。包括查阅和复制档案，编制索引，公开发行和举办展览等。该法只是提倡政府档案部门提供这些服务，而不是作为他们的管理义务和职责范围。此外，该法授权地方政府获得并保管超越行政记录以外的社会纪录，使他们可用于公共研究。
公共图书馆和博物馆法（The Public Libraries and Museums Act 1964）。一些地方当局授权图书馆机构在不影响主业的前提下，可以从事档案收藏业务。
地方政府法 (The Local Government Act 1972 )。规定地方当局妥善安排政府各部门形成或保管的文件档案，但也没有要求他们提供档案服务。1999年，环境、运输和区域部对“妥善安排”一词作出解释，即对一个地方当局的各个阶段的行政文件管理，无论以纸张或电子方式存在，只要其有持久的历史价值，就应当提供一个既定的档案服务。
地方政府(威尔士)法(1994)。要求所有新成立的政府部门向文书管理部门(The secretary of state)提交档案服务计划。
数据保护法（The Data Protection Act 1998）。数据保护法1998年7月16日通过，主要针对出版行为，明确保护档案资料当事人的权利和档案资料保护的原则。该法还解释了用于历史编纂和研究目的的豁免条款以及一些复杂的过渡性条款。
信息自由法（The Freedom of Information Act 2000）。公共记录法（1967）由公共记录法（1958）修订而来，2005年信息自由法的生效对现行公共记录法的实施产生非常重大的影响。该法案对公民获得信息记录和档案的权利做了进一步的明确，对所有相关机构贯彻信息自由法提出强制性要求，公共记录法的内容考虑根据信息自由法的精神加以修改。
建议档案管理立法。2003年8月29，国家档案馆就拟议中的国家档案管理立法，用文件形式从档案用户需求和公共机构记录和管理档案两方面详细征求了今后的立法建议和意见。
英国档案管理的主要机构
档案工作联席会（The UK Inter Departmental Archives Committee）。该机构成立于1996年2月，是一个跨政府部门处理档案政策问题的重要协调机构。其组成的代表来自: 国家档案馆、苏格兰档案馆、北爱尔兰公共记录办公室、社区事务和地方政府部、英国文化媒体和体育部、政府教育和技能部、苏格兰执委会、威尔士国民议会。此外，下列非政府机构已应邀担任专家顾问: 博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA) 、全国档案理事会(NCA)和大英图书馆。
国家档案馆（The national archives）。它由公共记录办公室和皇室令状的历史手稿委员会合并组成。其主要职能是管理中央层级的公共部门档案，提供广泛的咨询和指导服务。在档案移交前，国家档案馆制定政策和标准，对政府和其他公共部门的档案管理行为加以规范，明确哪些记录应予以永久保存，哪些按程序应予以转移或销毁，谁负责协调和监督工作，以确保全部公共记录得到妥善处置。在现今政府的白皮书中，所有中央政府机构均订下创建和管理电子档案的目标。跟踪白皮书目标，国家档案馆与中央各政府部门、公共服务机构及其他利益相关者(如软件商)联手开发、实施和完善的电子档案管理标准。为此，国家档案馆已成立了一个公共记录管理咨询服务部门（NAS）。现在NAS提供咨询服务的职权范围已扩大，覆盖更广泛的公共部门。国家档案馆另一个主要职能是向负责司法的国务秘书提出市民利用公共记录的一般建议，并经与信息部门达成协议，监督信息自由法在档案部门的贯彻实施，确保市民通过记录和档案获得公共信息的自由。
博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA)。它成立于1999年，受文化媒体和体育部委托，建立档案专责小组，调查和分析全英档案馆工作状况，着眼于形成档案馆对人民生活的超凡影响力。2002~2003年档案工作组共召开了8次会议，并就档案工作及其所有可以想象到的内容，征询超过700圈内外组织和个人的意见，作为制定加强和改进档案馆工作的决策依据。
地方档案管理服务机构包括地方政府公共记录办公室、档案馆和图书馆档案部门。在不同的地方，三者有的是合一，有的则是分设。
启示和建议
赴英学习、考察，感到最大的收获是观念上的收获，档案管理和服务同样需要借鉴国外先进的管理理念，但不必照搬照抄别人的具体做法，在拿来时充分考虑到我国特别是武汉的实际和现阶段的经济社会发展水平。
1. 以民为本，在需求调查的基础上，设计开展吸引公众“走进档案馆”和“档案进入家庭”的系列活动。在国外，公共服务机构的社会地位和资金配置往往根据公共服务的效果和享受公共服务的人气决定的，没有人进档案馆或极少人进档案馆，档案工作就不可能受到重视，档案文化的价值就得不到充分体现，档案机构的生存和发展就会成问题。而我国现阶段正处于由机关档案馆建设向公共档案馆过渡的阶段，许多档案馆公共服务功能较弱。因此，我们可立足于馆藏资源，用“档案求解”、“兰台寻宝”等活动吸引公众特别是青少年和家庭亲近档案馆。以社区居委会、市区两级文明特色家庭、家庭档案协会成员和档案工作者为对象，继续开展市民档案、家庭档案活动，使档案管理和服务更加亲民，植根于社会公众的沃土之中。
2. 坚持依法调节档案管理和服务行为，按照规范性文件、政府规章和地方法规三个层次，进一步完善档案政策法规和档案业务标准，为社会档案管理和服务提供法制保障。英国档案界人士法治意识较强，他们开展工作的主要依据就是法律法规，如公共记录法、地方政府法、数据保护法和信息自由法。这也是英国档案部门五花八门而管理却井然有序的原因所在。法律文件是方向，是导引，是准绳。档案立法就是确立方向，树立标杆和制定原则。
3. 着眼于资源整合，建立档案馆、博物馆、图书馆联席会议制度。鉴于档案馆、博物馆和图书馆都是有着丰富馆藏的公共服务机构且优势互补，博物馆、图书馆和档案馆委员会（MLA）在英国政府的引导下成立。该组织由政府内阁部门文化媒体和体育部给予资助，委托进行博物馆、图书馆和档案馆发展进行调查分析，提出政策建议。政府能够以面向公众服务的共同利益为纽带，统筹考虑三家馆的建设规划和长远考虑，实现资源的整合和优化配置。MLA运行模式可以为我借鉴，档案部门可与文化部门联系，建立档案馆、博物馆、图书馆联系会议制度。每年开一次年会并确定一个主题，可邀请高校地方历史研究部门、社科院、党史办、方志办、文史馆等部门列席会议，共同研究探讨发挥各自优势联合为公众提供服务的内容和途径。
关键词：综合档案；馆藏利用；服务功能
档案馆通过向社会收集和挖掘馆藏中具有强烈地方特色的档案资源，并通过一系列服务形式进行开发利用工作。搞好综合档案馆要做到以下三个原则：一、针对性原则，二、系统性原则，三、价值原则。综合档案馆特色建设的最终目的是为了更好的开发利用，综合档案馆的特色档案要具有系统、完整性，各全宗、各门类之间要有科学合理的比例关系，因此，特色档案的收集要符合本地区的特殊需要，特色建设要符合档案馆及所在地区的社会发展实际。进行系统地选择、补充，组织与调整。
档案馆的建设应包括三个方面：一是馆藏档案的地方特色，二是综合档案馆的馆藏特色，三是综合档案馆的工作特色。系统性是建设档案馆的基础，总而言之，系统性就是要求排除杂乱，
一、档案馆的建设要科学规划，投资到位，切实加强综合档案馆的使用
交通综合档案馆是2005年成立，2007年通过“五星级档案馆”评审。对驻交通大厦的市局机关、公路、航道、运管等单位的档案和全市交通重点工程档案实行集中统一保管，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本系统广大群众服务的信息中心和文化阵地。 我市交通综合档案馆在全市交通系统中仅此一家，保存着机关各种门类各种载体的档案，总馆藏量文件级103770卷（件、张、盒、袋），移交至市档案局后库存421卷，图片档案4500张，声像182盒，工程档案4036盒，科技档案1500多件，光盘367件，运管业务档案64770卷（袋）。
我局累计投入资金150余万元，购置档案保管必需设备。标准化档案橱柜399套，确保10年的档案存放量；投入几十万元资金。配置计算机5台、激光打印机5台、复印机1台、扫描仪1台、光盘刻录机1台、温湿度计3只、吸湿机5台、灭火器8只、摄像机1台、数码照像机1部、缝纫机1台、一体机1台等较为先进的档案管理办公设备。并根据档案馆藏规模要求，及时补充相关其他特殊设备。为方便声像档案收集、整理、专门购置录音笔、移动硬盘、专用防磁柜等。
为更好更直观的反映交通发展的成就和今后的发展蓝图，我局在交通大厦一楼辟出450平方的空间，设立了交通历史展览馆和规划展示厅。采用声、光、电等现代高科技手段，以“记述发展历程、记录发展成就、展示发展蓝图”为宗旨，全面展示建国以来盐城交通事业取得的重大成就，展厅通过电脑可查阅到交通发展成果和发展规划的各种数据。展馆开放以来，已累计接待各级领导和各界人士140多批5000多人次，受到省交通厅历任老厅长和百余名离退休老同志在内的社会各界的好评。
二、发挥优势，开发档案信息资源，加强横向联合，形成合力
首先，我市不同系统的档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上、质量上都存在很大差异， 加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。其次发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务。使档案的利用向广泛、纵深发展，那么，档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立交通档案馆网或以档案信息服务群的形式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。
三、主动出击提高馆藏档案质量、优化馆藏档案结构
目前，各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着材料混杂、结构不合理的问题。这严重影响了档案馆功能的发挥。档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括一个城市历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。这个重任应由地方综合档案馆来承担。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精练的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程。同时，从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会为全交通系统
服务。
四、推进档案事业，必须加强人才培养和人才储备
社会在迅速的发展，科学技术在不断的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。我们必须尽快地调整自己来适应这一系列的变化，勇于迎接挑战，提高档案工作者素质是迎接挑战的关键之一。各级档案馆的领导已经越来越意识到，人才素质和人才运用在工作中的重要性，而且也注意到了人才结构的合理性，纷纷计划招聘人才，引进高层次的人才。但还有一个必须面对必须重视的问题，那就是现有的档案人员如何时在面临着知识的老化、新技术知识较为贫乏的问题上做出进一步的努力。这使档案工作，受到了一定的制约，不能满足社会的需求，跟不上社会的发展节奏等等问题。为此，加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。
五、树立正确的档案工作效益观， 更好为经济建设服务
为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，综合档案馆作为科学文化事业机构，其在社会主义的物质文明和精神文明建设中是大有作为的，它的效益也应该是突出的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是，决定了档案馆的工作效益最终大多表现为社会效益。
现今社会保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在新的经济形式下，档案工作配合国家的中心工作，为经济建设服务，这是毋庸置疑的。但是，为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。在利用中创造经济效益，这是我们要体现的。事实上，档案馆的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。我们不能因此而片面强调档案馆的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。
六、档案的发展就是社会的发展，档案馆社会功能充分发挥的重要条件
任何行业的发展都离不开一定的动力、条件和保证。档案事业的发展，综合档案馆功能的发挥也不例外。社会主义市场经济体制本身的完善还有一个过程。综合档案馆社会功能的发挥，是一个复杂的系统工程，它涉及到国家经济发达程度、国家方针政策、社会对档案信息需求、档案馆自身的业务建设等诸多方面，单就某一方面工作的改进和完善是难以奏效的。社会的发展、经济的繁荣会促进社会对档案信息需求的增长，同时也会带动档案事业的向前发展。应该说社会信息需求和全民档案信息意识，是影响档案馆功能发挥的一个重要因素。但是，历史的经验告诉我们，档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一段时间。为此，我们应该意识到，社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来，并不意味着国家在短期内会大幅度地增加对档案馆的投资。况且，因此，找准档案工作的定位，应该正确理解和认识档案工作效益滞后的特点，实事求是地评价档案馆工作。
参考文献
