【关键词】行政管理；办公室；沟通协调；对策
办公室对行政管理工作的落实起到至关重要的作用。办公室工作应按科学发展观相关要求，创新思维，努力探索，促进行政管理工作的有效实施。笔者将分别从办公室管理工作职能、行政管理工作中办公室沟通协作对策研究这两个方面来阐述。
一、办公室管理工作的职能
办公室是一个单位的“窗口”，在行政管理中占据着至关重要的作用。办公室人员应对办公室的地位加以重视，使其更好适应时展趋势，促进办公室管理水平的提升。办公室作为联系行政管理工作的重要桥梁，确保事业单位每个环节的有效衔接，树立全方位服务理念，创建良好的“窗口”形象，确保办公室各项工作的一一落实。办公室管理工作具有多项职能，包括：综合职能、协调职能、参谋职能、服务职能以及督查职能，笔者将对其一一阐述。
（一）综合职能。综合职能作为办公室管理的主要职能，是实现内外沟通、协调各方的重要枢纽，同时也是单位管理系统的心脏。一般来说，单位许多决策由办公室来负责，行政管理工作实施情况应及时向办公室反馈。（二）协调职能。除综合职能外，协调职能也是其中之一，该职能贯穿于单位各项管理工作当中，办公室应协调好单位各部门间的关系，确保各项工作的顺利开展。办公室起着承上启下、联系内外的作用，可使单位各部门工作步调一致，确保单位工作目标的有效统一，为自身发展创造更优质的环境。（三）参谋职能。办公室作为领导的助手与参谋，平常与单位领导接触较多，能第一时间获取上级精神，了解单位领导工作思路，同时还参与到单位决策过程中，从而赋予了其参谋的职能。基于此，办公室人员应依据领导意图，把握上级决策，广泛收集信息，听取基层意见，实施改革创新，更好地辅助领导决策。（四）服务职能。众所周知，办公室在单位行政管理中占据着至关重要的作用，职责是为人民群众提供高效服务，在办公室管理中，应围绕中心工作，树立服务意识，对人民群众的诉求加以了解，尽自己的能力来解决各项问题。（五）督查职能。所谓督查，实际上是指对单位或单位领导推行的决策落实情况加以了解，督查职能的落实是促进单位各项工作实施的主要动力，如相关决策无法有效执行，便会对整体工作效率造成影响。办公室管理在事业单位发展中起着举足轻重的作用，但是随着事业单位的快速发展，越来越多的新工作方法和新思想不断出现，办公室管理的弊端也随之暴露出来。主要表现为办公室管理体制不完善，尤其在事业单位综合性监督管理方面还需不断完善；处理重大事件的能力不足，缺少对重大事件的处理措施和方法；档案管理工作不到位，部分办公室工作人员对档案重视程度不够，意识较为淡薄；相关办公室人员业务素质较低，导致工作效率降低。
二、行政管理工作中办公室沟通协作对策研究
综上，笔者对办公室管理工作职能进行了分析研究，为促进办公室沟通协作，还应采取多种管理对策，如：对管理制度加强健全、进一步发挥各项职能，笔者将从以下方面来阐述。
（一）对管理制度加强健全。在单位行政管理工作中，为促进办公室的沟通协作，首先应对管理制度加以健全，使各项工作有据可循，实现管理工作的规范化。在原本规则制度的基础上，对工作程序加以规范，以防凭经验办事现象的发生。单位领导应从办文、办公、办事等方面来制定严格的执行程序，对操作方法加以明确。此外应对工作关系进行梳理，确保各项工作分工的明确性，为促进行政管理工作的有效实施，还应将激励机制应用其中，激发员工工作热情，提高考核指标体系的科学合理性，将定性与定量方式结合在一起，强化考核的比重。（二）进一步发挥各项职能。办公室作为贯彻领导决策、反馈员工意见的主要机构，应提高自身服务意识，以发展为大局，增强工作的主动性与计划性，通过办文、办会、办事等环节把握好程序关。最后，办公室应树立勇于创造、勇于进取的精神，依据新形势要求来发现问题、提出问题最后解决问题。作为领导的“参谋”，办公室应将工作重点放到主动参谋上，对当前形势认真研究，对管理业务认真钻研，对重要的民意、各种突发事件准确反馈，办公室应善于发现新信息，把握事物发展规律，为领导提供更加科学更加合理的参考服务。
三、结束语
综上，笔者对办公室管理现状及职能展开了研究，就目前来看，办公室在行政管理工作中还存在诸多问题，这些问题若得不到解决便会对其管理工作造成影响，基于这种情况，单位领导应对管理制度加以健全，加强员工考核力度，促进办公室自身职能的有效发挥。
【参考文献】
[1]刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].科技风,2015(20):6-7.
一、增强办公室档案意识，完善档案日常管理制度
首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。
二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平
首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。
其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享
首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次，加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时，办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点，探索在单位区域内实现档案信息资源的共享，遵循先重点后一般、先易后难的原则，以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录，注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心，利用单位的局域网实现电子信息的网上传输，一体化管理各种办公室档案信息资源，真正实现信息资源的共享，加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
关键词:高校学院办公室地位;作用;管理;创新;问题;对策
中图分类号:TU244.3
文献标识码:A
一、高校学院办公室管理工作的地位和作用
(一)服务。对于高校学院办公室而言,办公室的管理主要内容就是要服务于教学。换言之,就是要完成学校下达的各项任务,更要做好教师服务的后勤工作。对于教师的服务是高校办公室管理的基本职能,在高校学院管理中,教学,教研,管理三者的关系是相辅相成的,再上乘的教育科研都离不开管理。
(二)沟通。沟通也是高校学院办公室的一项重要智能之一。在高校办公室管理中,要时刻领会各级机关和领导的指示,对于下面的职能层要做好协调和管理的工作。通过沟通与协调,不但解决了很多在运作过程中的矛盾,还提高了整个管理系统的效益。
(三)督办。督办是高校学院管理工作中的一项重要的内容之一。督办检查对于目标的实现,有着重要的作用。有利于决策的落实,那么就要很好的运用督办检查的手段。来提高执行效率。督办工作可以深入实际,有利于我们发现问题,解决问题。
二、改进和完善高校学院办公室管理的对策
(一)体制科学化1,健全和完善办公室管理的规章制度,管理方式要规范化、制度化和程序化。2,通过精简机构、转变职能等改革,使整个办公室管理结构层次合理、目标明确。3,使得高校办公室管理工作透明化。
(二)理念创新化。高校学院办公室管理剧新,这不仅要在管理方式上进行创新,还要在管理理念和管理过程上进行创新。1,始终坚持“以人为本”的管理理念,树立主动服务他人的管理观念。2,管理方式要从从传统的经验型管理走向现代化的科学管理。3,要以知识管理的理念对高校办公室管理工作运营。4,通过知识的共享,运用群体的智慧,提高管理组织的应变能力和创新能力。
(三)过程网络化。目前,我国高校学院都处于调整结构的时期。那么联合办学、合作办学以及合并办学使校际之间、校区之间的交流和联系就空前加强;高校办公室要想提高办事效率和管理职能,就要跟得上网络的趋势化,利用网络,对办公室实行网络化管理方式。这样不但方便、快捷、高效,而且也为学校节约了不少的人力、物力、财力,这样就大幅度的提高了办公室工作的质量和效率,并很好的为教职员工提供了一个参政议政的公共平台。
(四)管理人员专业化。高校学院办公室人员应提高文化素养,全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力等增强综合素质。提高高校办公室人员的综合素质、促进管理队伍的专业化,是提高高校办公室管理水平的必需途径。
高校办公室是一个综合性办事机构,客观上要求工作人员广泛涉猎各方面的知识,不仅是“专才”还应是“通才”。同时,办公室工作人员应该树立终身学习的理念,跟随科技发展的新步伐,更新知识,不断提高自身的业务素质,掌握办公室现代化管理的方法和手段。
三、高校学院办公室管理中存在的问题
(一)办公室管理中职能和目标混浊。高校事业在不断的发展壮大,那么在高校学院中叉出现了一些新的业务,很多业务看似和高校办公室管理并无大关系,其实我们可以看做是办公室管理的扩展业务,虽然这些在我们平常的工作中很容易被忽视,还有一些业务,看似属于办公室管理范围内,实际上并不属于办公室管理职能。办公室中的人员也对他们的职能和目标不清楚,这样就导致了许多混乱的问题,并且工作效率也大大降低。
(二)在办公室管理中缺乏科学的管理体制。我们都知道,在高校学院的管理中,办公室的工作是极其复杂的。很容易发生很多突发事件,那么最有效的方法就是,提高工作质量和工作的效率。
当然,在当前的高校学院办公室管理中,我们所缺乏的是一种完善的激励体制,和评估体制,缺少了自我评价的方式方法,这样就使得整体工作效率的降低。
(三)办公室管理中手段落后,方式落后。在当今社会,现代文明的三大支柱是什么?当然是管理、科技、教育。在科技不断发展壮大的今天,管理在高校办公室管理中的作用也越来越显得重要。我们单纯的实用传统的管理方式,并不能适应我们当前的科学管理要求,教育水平在不断进步,信息化专业也在迅速发展。
可是,我们的高校办公室管理的设备还那么落后,很多高校虽然设有先进的办公设备,但是管理方式上仍然很单一化,并且经验化,完全忽视了科学的方式方法。他们没有有效的利用现有的有效的资源。
四、管理创新可以从以下几方面推进
关键词：办公室；档案管理；工作效率
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
[1]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息，2008（13）.
(一)缺乏创新观念
如今社会高速发展，信息技术的不断发展带来了人们生活与工作的变化，而办公室工作管理的内容与形式同样需要不断地更新，发挥其高层次与全方位的作用，但如今一些企事业单位办公室工作管理依然固守着“治人”的传统思想与方式，简单地指挥、控制与监督，导致办公室工作效率低下。
(二)服务管理水平待提升
服务管理水平的不足首先体现在服务对象不清，办公室人员服务对象包括领导与全体职工，而许多办公室干部认为只要将领导所交代的事情办完就行，没有主动了解基层职工的需求。并且在工作中过于被动，不会积极去思考一件事，有事情就做，没有事情就等着领导吩咐，从而造成了办公室工作效率与服务水平低。
(三)管理制度不完善
办公室管理工作没有明确的职责与目标规定，存在着诸多不规范的地方，造成了不必要的资源与时间的浪费，降低了工作效率，制度的不完善也导致了员工的工作目标的不明确，不清楚办公室工作应当如何做，做到什么程度，导致员工缺乏活力激情，毫无进取之心。
二、优化办公室工作质量管理的途径
现代企事业单位办公室管理工作，必须要坚持以人为本的理念，树立起良好的服务意思、大局意识、创新意识与学习意识等，不断提升工作质量与效率，现提出以下几点途径供参考。
(一)健全制度，规范管理
要完善办公室管理，提升办公室工作质量与效率，必须要建立起长足有效的管理制度规划，发挥管理功能，对部门与职员进行有效地约束，管理制度的制定需要结合单位的实际情况，将原则落实到各项规章细节当中，同时流程的建立需要引导与示范，在执行上要下功夫控制，做到一视同仁，形成规范，促进办公室工作凡事都有章可循，提升办事效率。
(二)以人为本，树立正确管理意识
办公室工作管理的主体为职工，因而其管理工作的优化与实施必须要始终坚持以人为本，利用人性化的管理模式促进员工积极参与，企事业单位需要时刻为员工着想，促进员工全身心地投入到工作当中，切实提升他们的主动性与积极性，从而为办公室各项工作的开展打好基础。同时，作为综合管理部门，办公室的工作目的需要同本企事业单位整体管理目标完全一致，服从于整体利益，因此，办公室工作人员必须要树立起全局意识，形成大局观，直接为实现管理目标而服务。
(三)把握基本原则，树立服务意识
办公室工作的基本原则需要包含准确性、高效性与保密性等特征，这些也是办公室员工必须遵守的基本原则，因而首先要促进员工把握工作的基本原则，要求办公室人员以一个严谨的态度，踏实认真去了解并完成自己的工作，进一步推进办公室工作的制度化与规范化。同时，办公室工作员工需要树立起牢固的服务意识，积极适应企事业单位内部与市场现状，转变观念，不断学习知识与技能，例如领导学、管理心理学、组织行为学等，提升自身的理论实践水平，在学习中实践，总结经验，制定完善的工作计划，严密部署，提高服务素质和管理水平。
(四)创新管理方法模式
办公室工作的性质与重要性决定其方法与思路必须要与时俱进，不断地推陈出新，企事业单位需要利用有效地管理方法来调动起员工的工作热情与主动性，利用新的思维模式为载体促进办公室工作的高效运行。例如将办公室管理同工作人员完成的各项工作任务有效地结合起来，以企事来单位整体办公速度和素质提升为推进点，促进办公室工作对企事业各项工作的保障作用，从而推进整体工作，促进办公室工作质量的提升。
关键字：高校；院(系)办公室管理；对策
中图分类号：G451 文献标识码：A
1．高校院(系)办公室管理工作的特点
1．1事务繁杂
院(系)办公室的工作繁多复杂，但大体可分为教学管理和行政管理两部分。教学管理包含教务管理、学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教学督导、教学工作量核算等内容，它不但要协助系部领导做好教学管理工作。还要协调与主管部门的业务关系，既要对教师、学生做到热情服务，又要对细小的工作一丝不苟、精益求精，否则就会给教学工作带来不便。行政管理除了教学管理外，其他工作原则上都要归并其中，诸如公文收发、会议通知、水电维修、设备维护、安全卫生、统计报表、日常考勤、津贴发放、教学办公资金的管理以及有关科室工作督促检查等，每一项工作看起来都很琐碎，但都很重要，缺一不可。
1．2组织和协调作用
院(系)办公室是系部管理工作过程中的中枢部门。从行政管理体系的纵向看，院(系)办公室面对下属各教研室及相关科室；从行政管理体系的横向看，院(系)办公室面对学校各党务机关和行政部门。为使系部所属各教研室在教学科研和其它活动中与学校各党务机关及行政职能部门思想、行动保持一致，就要通过院(系)办公室(在系部党政领导的指挥下)对全系部所属的各教研室及相关科室甚至各位教师进行协调，使全系部的各种活动统一到党及领导机关的总体目标上来。院(系)办公室在全系部的行政管理系统中所处的这个特殊位置，决定了它必须承上启下、联系内外、沟通左右，协调好各方面的关系，保证全系部的教学、科研工作及其它活动顺利进行和高效运作。
1．3参谋和智囊作用
院(系)办公室的首要工作是经常参与研究系部里的重大问题，及时向系部党政领导反映情况，并提出建议。特别是在学校内部体制深化改革的过程中，系部作为办学主体，会有许多新的决策要出台。这些新的决策，一方面要以学校的规章制度为依据，另一方面还要借鉴其他高校及校内各系的经验，同时更要结合本系部的实际情况及专业特色来制定适合本系部发展的策略。因此在系部党政领导决策之前，院(系)办公室应该协助领导调查研究，搜集信息并加以分析，综合各方面的情况，提出可供参考的建议和方案。因此，要十分重视做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及时并且准确，要善于捕捉到那些超前信息和执行政策的反馈信息。前者可以帮助党政领导超前决策。后者则可以总结经验教训，使决策不断趋于完善。
2.新时期高校院(系)办公室管理遇到的问题
在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临着诸多方面的挑战。高校在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师生员工学习生活条件等方面压力更大，任务更为艰巨。学校的全面改革与建设是一个庞大的系统工程，它涉及到学校管理的方方面面。作为服务于高校各项事业发展的院(系)办公室也必然面临着挑战。认清以下几方面挑战，将对高校的全面发展起重要作用。
2．1办公室职能和目标模糊不清
高校院(系)办公室要发挥其最大的功效，为领导和师生员工提供一流的服务，在高校改革与发展中起到更大的作用，就应当先明确院(系)办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标，随着各种新问题的出现，院(系)办公室职能与目标都会有相应的改变，尤其是工作目标，其动态性更加明显。在实际工作中，高校院(系)办公室很多时候只是按部就班地完成日常工作，就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实际上仍是院(系)办公室业务的扩展。而一些看似归属院(系)办公室管理的工作，实际上又不属于其管辖范围，院(系)办公室人员极易“越俎代庖”，这一切都从一个侧面说明高校院(系)办公室存在着对职能与目标认识不清的问题。
2．2办公室工作人员整体素质不高
办公室工作要讲高效率、高质量，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容：一是办事速度，二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)办公室工作人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求。但现实情况是部分院(系)办公室人员素质起点较低，得到培训与学习的机会又少，他们在思想、业务各方面与高校管理的需要还有一定的距离。主要表现在：一是思想政治方面的挑战。作为高校院(系)办公室人员如果没有良好的政治素质，工作就没有方向性，处理事情就难依法办事和依据政策办事。一是工作态度方面的挑战。如果办公室人员工作态度不端正、服务意识淡薄，那么就会办事拖沓不积极，能推就推，而一但触犯到他们的个人利益又立刻会暴跳如雷。三是业务水平方面的挑战。高校院(系)办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业技能直接相关的。这就要求他们必须了解高校的运作过程、本专业设置、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等，通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律。
2．3高校办公室管理缺乏有效的运行机制
在实际工作中，高校院(系)办公室工作往往处于被动状态，突出表现在工作“四靠”，即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，工作的计划性和针对性不强，“忙乱”现象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则；缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制；缺乏自我评价的标准和方法等等。导致工作处于无序状态，整体工作水平提升缓慢。
2．4高校办公室管理方式和手段滞后
随着高等教育水平的不断提高，高校正进入一个全方位的网络环境。信息化专业的飞速发展，使计算机和相关技术得到广泛应用，给社会的发展提供了前所未有的动力。目前，各行各业都在向信息化方向发展，高校院(系)办公室也不例外，这无疑对办公室提高工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求，尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。高校院(系)办公室现有的办公设备设施落后，以及传统的工作方法和模式，显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。实现高校办公室办公手段的自动化、信息化、网络化，成为提高管理水平和工作效率的迫切要求。
3．如何改进和完善高校院(系)办公室管理
3．1认清职能，明确目标，更新观念，提高认识观念是行动的先导。作为高校管理的基层部门首先应当明确院(系)办公室的具体业务内容，明确指定各办公室人员的职责，科学制定工作计划，形成办公室管理目标体系。其次，社会的日新月异和教育的长足发展，办公室传统的埋头闷干、奉命撰文、照章办事等简单的服务方式已不能适应当前高校的发展形势，要求办公室人员随时代的变迁不断树立新的管理观念，才能顺利完成新形势下的新任务。第三、高校院(系)办公室尤其要树立管理上以人为本、丌拓创新、团结协作等观念、树立智能型服务、超前服务的目标，强化服务意识，努力提高办公室工作水平和效率。
3．2强化人员素质与技能，提高服务的质量和绩效
办公室人员素质的高低，是能否做好服务工作的前提和基础。政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。因此，高校院(系)办公室人员首先应当加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。尤其要认真学习邓小论，深入学习、领会江总书记“三个代表”重要思想的丰富内涵，有针对性地倡导全心全意为师生员工服务的理念。通过党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。只有学习和掌握这些科学理论，才能使办公室人员站得高、看得远，增强服务的主动性，从而有效地提高办公室的工作水平、质量和绩效。其次，高校院(系)办公室人员应当提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识，是视野开阔、思想敏锐、富于开拓创新的前提。办公室人员只有全方位地提高文化素质，才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、自理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。第三，高校院(系)办公室人员还必须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。
3．3 以人为本，做好本职工作
高校院(系)办公室作为一个综合性的基层单位，教师也常常把它作为了解信息、沟通情况、交流思想的场所。因此，高校院(系)办管理人员尽量处理好与教师的关系，做教师的知心朋友，向教师虚心请教，尽可能地为教职工提供方便，为生活排忧解难，配合工会做好教职工生老病死等慰问服务工作。高校院(系)办公室还承担着学生的学籍管理、成绩管理工作，不同年级、不同专业、不同性格的学生常常要到办公室咨询各种情况，办理成绩打印等手续，院(系)办管理人员以爱心对待学生，给予理解与关怀，真诚地服务于学生。高校院(系)办作为窗口，还时常有其它部门或单位的人来咨询、联系工作。对这些来宾，系办管理人员力尽地主之谊，热情接待，详细解答，妥善安排，以塑造系部的良好形象。
3．4逐步实现办公自动化
办公自动化是以电脑为核心复杂的“人一机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，目前已步入到统一的大型智能信息集群管理服务系统办公时代。院(系)办公室通过采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化。真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。第一，可利用校园局域网，查阅、接收校各行政部门的发的通知、文件材料，并将这些通知及时通过网络转发给有关领导和师生，就可以大大降低人力、物力的消耗。第二，教师可通过网络将考试试卷发送到考务部门直接印制，将学生成绩直接发送到教务部门，这样方式快捷、准确。第三，在学籍管理方面，教学秘书可在院(系)的网页上将本院系的各年级学生的课程课表、考试信息、成绩等公布出来，师生可通过网络查阅自己所需要的信息。第四，建立院(系)领导意见箱，让广大师生员工参与院(系)管理，使院(系)管理真正做到公开化、民主化。
总之，在新时期，高校院(系)办公室人员要切实做好办公室的工作，必须了解办公室工作性质、作用、特点以及应遵循的基本原则，解放思想、更新观念、与时俱进，转换角色和转变工作作风，强化办公室的服务意识。增强服务功能，从而促进高校院(系)办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化，主动、高效、优质地做好办公室工作，使之真正起到管理枢纽和桥梁的作用。
参考文献：
1.程振响、刘玉驹《学校管理新视野》南京师范大学出版社 2004年7月
2、孙荣．《办公室管理》 复旦大学出版社．1999．【M】
关键词：企业；办公室；管理工作
一、企业办公室管理工作的作用
身为企业的办公室部门必须清楚其在企业中所发挥的职能作用。面对市场经济的迅速发展，竞争压力也日益加大，这种趋势令企业面临巨大的挑战。如果企业想提高发展的持续性，内部管理工作的加强是必不可少的，这些挑战对于主要负责企业管理工作的办公室部门将要求更高。对此，办公室部门必须提高管理质量，为企业的发展提供服务、决策，在进行管理工作的同时也要不断提升自己的管理水平。
（一）办公室的桥梁作用
日常工作中，办公室部门起到了桥梁纽带作用，能将不同职能部门、人员有效连接，负责对信息的上下传达。还能有效的对企业进行综合权衡以及宏观调控。在决策进行组织实施过程中，办公室部门还起到了中介作用，将决策者的意见传达给实施者，同时对实施者任务完成的程度及时向领导者与决策者汇报，这样有助于各项工作的顺利进行。此外，办公室部门应在决策实施中做好监察工作，对发现的问题及时汇报，及时改正决策中出现的问题，以便进行调整。
（二）办公室的参谋作用
办公室部门在具备桥梁作用的同时还具有参谋作用。主要表现在为决策者充分准备及时性与全面性的事实资料，以便领导更好的做出决策。还要根据企业的中心工作进行调查研究，负责将调查得到的结果进行整理、汇总和汇报，方便企业工作的顺利开展。此外，办公室要积极响应领导号召，将领导的指令以及重要文件进行起草，并且将这些指令落实到决策的制定和执行方面。办公室要善于发现企业当前所面临的问题，并尽快给出合理的建议，方便企业对所出现的问题进行及r处理。
二、企业办公室管理工作的现状分析
目前办公室在管理工作中也存在着一定的问题。首先，由于办公室文书种类繁多，造成分档归类不够准确；其次，由于办公室除了管理以外还有日常接待，接听电话等其他的任务，造成归档整理不够及时；此外，由于办公室人员的配备在某种程度上与办公室琐碎多样的工作不成比例，造成管理工作得不够详细性；由于缺乏规范的管理体制，造成管理工作的落后性；由于缺乏专业的人员，造成管理工作的随机性，灵活性太大，有时同一个地方不同部门的办公室管理工作都是千差万别。
三、完善企业办公室管理工作的策略
（一）健全办公室的管理体制
没有规矩不成方圆，办公室作为企业的重要部门，健全的相关管理体制将起到至关重要的作用。在进行管理体制完善时，要以“以人为本”为出发点，不能要求过于苛刻，否则容易打击员工的积极性。但相关体制也不能过于松懈，不严谨的管理体制不利于办公室工作的有效进行，因此在健全管理体制的同时要注意体制的合理性。管理体制必须有激励作用，设置有梯度的管理体系，让办公室部门的工作人员能准确意识到自己的责任，在对自己的工作职能全面认识之后要实行目标化管理，避免员工工作的盲目性，增加对工作的认识程度。
（二）搭建信息平台，畅通信息渠道
一是搭建信息报送的平台。把建设好一个快速高效的“信息报送平台”作为信息工作的前提。办公室要把“站位高、内容实、编报精、把关严、报送快”作为工作准则，可依托网络信息资源，在办公室网络门户上搭建“信息报送平台”，畅通信息渠道，并要求基层定期报送信息，明确信息报送的时限、流程、要求等内容，进一步增强信息收集的主动性和规范性，解决信息工作“无米下锅”的问题。与此同时，充分发挥网络信息报送快的优势，不断强化信息报送“第一时间意识”，提高信息报送的有效性，努力做到“第一手情况、第一道研判、第一时间报送”，切实提高信息工作的效率。二是搭建经验交流的平台。结合单位每年的工作主题和工作进展，针对单位重大部署、重要决策、重要进展等情况，有侧重地收集整理相关的经验和做法，加强编辑，汇编成册，印发到基层单位，使基层单位之间可以共享信息报送的经验，进一步提高信息编报的质量和水平。此外，还可通过召开座谈会、个人典型经验介绍等方式，使信息员之间相互交流、彼此借鉴，达到互学经验、共同提升的目的。
（三）创新信息工作机制，实现信息工作新局面
一是完善信息报送机制。在信息工作中，企业办公室应制定信息工作制度和重大情况报送制度等一系列制度，对信息工作提出具体要求，强化信息意识，建立长效机制，增强基层对信息工作的敏感性和敏锐性。在经济社会发展的新时期，面对网络信息的散播迅速的特点，要特别提高对突发信息的快速反应能力，对重大情况和突发信息要提出具体的报送要求，定专人、定时限、定标准、定渠道，减少报送环节，打破常规报送界限，确保快速高效报送信息，全力提升信息工作的时效性，以掌握工作的主动性。二是完善全员信息机制。把建立一套科学规范的信息工作机制作为信息工作的保证。实际工作中，要积极培育信息工作文化，在以信息工作人员收集信息的基础上，坚持实施全员办信息制度，集中办公室全员力量，多方搜集信息，发挥集体智慧，多渠道、全方位强化信息收集工作，确保好信息及时发现、及时编写、及时上报，形成人人收集信息、人人提供信息的“大信息”工作格局。
四、结束语
综上所述，办公室管理任务是一件十分关键的基础保障任务。在新形势下，办公室运行人员必须清楚自己的职责，建立科学的运行态度，给中心领导提供完善的服务，并且需要进一步完善运行流程，有效提升办公室控制运行效率，才能使办公室人员明确自己的工作目标，提高自己的责任意识，让办公室今后的工作做得更加出色，使企业的发展更加辉煌。
参考文献：
[1]吕国征.做好企业办公室信息服务工作要抓住“三个关键”[J].化工管理，2017，01：89.
摘要：办公室的人力资源，积极整合办公室工作人员的个人发展目标，进而协调办公室管理过程中利益分配的矛盾。因此，必须正确地认识和运用激励机制，以促进办公室的管理工作。
关键词 ： 激励机制 办公室管理 根本
一、激励机制在办公室管理工作中的作用
1．激励机制能有效地开发办公室的人力资源
办公室管理工作中的核心问题是人的问题，人是管理中最活跃的要素。为了有效地组织并充分利用人力资源，人们通过各种方法对其加以研究，包括对人的内在潜力的开发问题的研究。通过实证性研究发现：那些按时计酬的员工中，他们的实际能力只需发挥20-30%左右，就可以保住自己的地位而不被开除。而如果通过激励机制来充分调动他们的积极性与创造性，则其潜力可以发挥到8 0-9 0%左右。这就是说，在不被激励与被激励的办公室员工中，他们实际能力发挥的差距在6 0%左右。也就是说，一个人加入一个组织并成为其中的成员，但这并不意味着他就必然会尽力工作，多做贡献。在任何组织内，都有表现不同的组织成员，充分调动每个组织成员的积极性，促使他们为实现组织目标而努力工作，这是管理者的首要职责。管理者必须通过激励的方式，使得员工表现突出者继续发挥积极作用，好上加好；使得表现不好者，逐步克服消极因素，进而为组织多做贡献。
2．激励机制能积极整合办公室工作人员个人的发展目标
一般来说，办公室员工本人的价值观与办公室的主管单位所倡导的价值观并不总是一致的。办公室员工个人发展目标是内在的、个性化的和主观的；其所属单位的组织目标是外在的、非个性化的、客观的。两种目标之间常常表现出不可避免的矛盾，而这种矛盾会直接影响到组织中成员的行为方式，包括管理者和被管理者的行为模式。
对办公室管理者而言，在其单位的组织目标与办公室员工个人的发展目标发生矛盾的时候，需要管理者通过激励来正确地引导办公室员工将个人发展目标统一于其单位的组织目标之中，有效地协调两者之间的关系，最大限度地在行动上保持一致。尽管办公室员工个人的动机与行为可以通过外界的刺激而改变，但是否能真正改变还取决于员工本人。从这个意义上来讲，激励问题是不可能通过外部力量来解决的。
对管理者而言，把握好外部条件，充分利用外部条件，使办公室员工能正确地认识、评价和信任自我，努力把其单位的组织目标与员工的个人目标有效地统一起来，其关键就在于管理者要通过对员工个性的把握，设计出合理的激励机制，解决好对员工的激励问题。一旦办公室员工个人了解到其单位的组织目标的意义，特别是在参与了讨论、制定其单位的组织目标的情况下，他们就自然会被激发出强烈的责任感，为实现单位的组织目标而努力工作。同时，他们也会认识到自身的价值所在，清晰明辨地理解在个人目标与其单位的组织目标得到有效整合之后，其个体在利益上的所得所失。
3．激励机制能有效地协调办公室工作人员利益分配中的矛盾
客观地来看，办公室员工个体的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些从个人看是合理的，从集体看是不合理的；有些从今天看是合理的，从将来看是不合理的。这样，不论是在物质利益还是精神利益分配中，办公室管理者要从其组织的长远利益、根本利益和整体利益出发，采取不同的激励手段，合理地分配利益。员工也会向管理者表达自己的利益需求。但究竟谁得到利益、谁失去利益；谁得到更多的利益、谁得到较少的利益；谁现在得到利益、谁将来得到利益，这些都会在激励机制的运行中有明显的区别。比如对员工采取奖励方式，它不仅会使得员工中增进社会公共利益的行为得到强化与推广，而且也使得那些具有良好行为的员工得到褒扬，使之获得应该享有的权益，从而满足自身的需求。同样，对员工采取惩罚的方式，不仅会使员工中削弱社会公共利益的行为得到制约与纠正，而且也是对那些具有不良行为的员工进行教育、批评和制裁的一种方式，使之丧失更多的权益。如果奖惩不分，或者力度不够，则很难处理好利益分配中的矛盾。
二、正确运用激励机制，提升办公室管理工作的水平
1．气质管理是“激励”之基础
人的气质一般可以分为胆汁质（兴奋型）、多血质（活泼型）、粘液质（安静型）和抑郁质（抑郁型）4种类型。一般来说，神经兴奋和抑制过程强而灵活的人，其感知事物的广度比之弱而不灵活的人要大得多，具有灵活神经活动的人，比之不灵活的人，在思考、决断问题的速度方面要快得多。不同气质类型的人，性格也有所差异。这就告诉我们：人与人之间在个性及个人心理诸因素上，存在着差异；办公室员工之间在需要、兴趣、能力、性格、爱好等各方面都必然会存在着差异，这就需要对办公室员工的气质进行优化管理。
办公室员工气质的优化，是指具有不同类型的性格和气质的办公室员工相互协调、取长补短的组合方式。协调的性格气质结构，有助于优化办公室集体的整体效能。所以，办公室员工的性格气质应当能够彼此选任相容，互相融洽；他们的气质应当能够协调配合，互相补充。办公室员工之间应当形成相互了解、相互尊重、相互信任、相互友爱的平等环境，绝对不能因为工作的不同和个性的不同而产生等级差别。同时，每个办公室员工应注意发挥自己个性的长处，克服自己个性的短处。只有办公室员工感情融洽，才能够做到彼此之间互相合作、互相支持和互相谅解。而有了这些合作、支持和谅解，办公室员工才能够在成绩面前互相谦让；在困难面前勇于承担任务；在错误面前承担责任；在讨论和处理问题时，虚心听取别人的意见；在意见分歧时，能心平气和地进行交流。这种心理相容的因素、配合默契的工作气氛，能够极大地有利于思想上的相互沟通和交流，有利于工作上的互补和协作，有利于创造一个和谐而又充满情谊的环境，有利于最大限度地发挥办公室的整体功能和个人才能。
2．目标管理是“激励”之手段
目标能鲜明地给其单位、部门及其每位成员指明奋斗方向，展现未来前景，激发斗志，调动积极性，使之明确其必须努力工作的具体标准。没有目标，就没有管理。明确的目标，可以激发人的向上精神，使人积极为实现目标而进取拼搏；一旦达到目标就可以感到无限荣光和自豪，更进一步地激发人的信心，使其认识到自我的价值实现。
办公室管理工作中首要的就是要发动办公室员工个体，群策群力，参与制定总的组织目标：同时引导和鼓励办公室员工在组织目标之下，制定个人学习和发展的具体目标或小目标。此外，在办公室管理工作中，管理者还必须对每位员工完成目标情况进行跟踪、比较和评估，以合适的方式进行评判，对于卓有成效者予以表彰和奖励，以不断激发其新的动机，引导新的良性行为，实现新的目标。
3．情感管理是“激励”之关键
所谓情感管理，是指在办公室管理过程中要尊重员工的个性特点，充分考虑员工的个体情感因素，强调管理者与被管理者之间的双向情感交流。
首先，管理者必须树立公仆意识，这是情感管理的前提。实现情感管理，关键在于以情动人．牢记为人民服务、为员工服务的宗旨，真正实现服务者的角色转化。只有牢固树立“管理就是服务”的观念，践行平易近人和平等待人的理念，才能在办公室管理工作中将管理工作的原则性和区别对待个体的灵活性有机结合起来，既按规章制度办事，又对员工寄予深厚的情感，从而真正做到真心实意地为员工服务。管理者在管理工作中，应少一点命令，多一点协商；少一点距离感，多一点亲切感，少一点火药味，多一点人情味。总之，办公室管理工作要以建立激励机制为突破口，充分激发员工的积极性和进取精神。
其次，管理者必须选贤任能，积极调动办公室员工自我管理、自我服务的能动性，这是情感管理的外在行为表现。为政之本在于选贤任能，邓小平曾指出：事情成败的关键是能不能发现人才，能不能善用人才。做好用人这篇文章，既需要克服主观偏私，也不能盲目听信所谓的众人之言。孔子曰；视其所以，观其所由，察其所安。授权本身就是领导者在行使和使用权力，善于授权是合理使用权力的一种重要表现形式。因此，在办公室管理工作中要真正落实知人善任，任人唯贤，用人之长，容人之短。通过授职、授权、赋责等功能形式，使不同差别的员工个体在不同的岗位上得到不同程度的素质提升和综合发展。
最后，管理者还必须提高自身人格魅力，这是情感管理的内在动力。管理者必须加强自身修养，完善自身形象，不断提高自身的人格魅力，立志使自己成为造诣精深的专家，而不能仅仅满足于一般事务性的职员。在头绪复杂的具体管理工作中，大可不必事必躬亲，相信和信任无疑是对员工个体最大的激励。在规章和制度权限范围内，充分信任员工，充分尊重员工的人格和实践能力，对管理者而言是一项十分重要的管理品质。
4．氛围管理是“激励”之需要
氛围是指一个单位内存在的群体气氛，包括人际关系、领导方式、作用和心理相融程度等，是团体内的小环境、软环境。良好的环境氛围有助于增强人际关系的融洽，提高群体内上下左右的心理相融程度，从而产生巨大的心理效应，进而提高工作效率。古人云；用兵之道，在于人和，人和则不劝而战矣，道理就在于此。
良好的心理氛围是办公室集体进行工作的基础。如果一个办公室内存在着和谐、良好的团体氛围，其成员便会激发出积极的工作动机和热忱，正所谓“众人拾柴火焰高”就是这个道理。反之，如果办公室中充满恶劣的团体氛围，则会使办公室员工感到心理压抑，缺乏工作热情，丧失积极向上的精神和追求，这就会丧失“润物细无声”的良好效应。
