纵观各地城建档案数字化工作,其应用体系、标准规范、人才队伍基本都已解决,但各区域、各地市发展很不平衡,愈是经济发达地区,数字化工作越快,省会城市、中心城市较一般城市发展快。有些地市仍处于起步阶段,有些城市正进入数字化的瓶颈期,停滞不前。究其原因有三点:
1、重视程度不高
各级领导对城建档案工作重视还普遍不够,认为这是软指标、常规性的工作,在规划、建设系统排位最后,只要应付过去就行了,远远比不上对质检、安监、墙改、勘测、规划设计、劳务市场等部门的重视;有些城建档案馆工作成绩效果不明显,自身底气不足,处于得过且过的地步。
2、档案数字化建设资金投入不足
各地城建档案馆普遍存在专项资金不足的情况。城建档案是公益事业,主要靠国家财政拨款。实行档案数字化必须具备一定先进的硬件设备、应用软件和扫描经费,没有充足的资金支持,这项工作很难做下去。取得财政的最大支持,是城建档案数字化首要的工作。
3、数字化扫描争议较多
首先,是全部扫描和部分扫描之争,将档案全部数字化扫描,从理论上来说是理想的方式,需较大的财力做后盾,对建设科技强馆很有帮助,如,南宁馆。如果从降低成本来考虑,符合当地经济实际,选择部分扫描,不失为解决资金紧张的一种好的举措。其次,是档案馆自己扫描与外包扫描之争。对于外包扫描,鉴于城建档案的安全性,可在档案馆内进行,可以使用城建档案馆设备,也可以自行携带设备。如果档案馆选择自己扫描,从档案馆人员力量、工作时间、设备情况来考量,扫描工作会时断时续,影响到数字化的进程。
二、档案数字化突破瓶颈的举措
1、软件支持
城翻魏體通字信息资源的生产、加工、存储、检索、传递、保护、利用、归档、剔除等全过程。各地软件结合自身特点形式多样,或采购,或联合开发,或在贿软件基础上修改。软件要体现先进性,满足于科学研究,满足于电子档案、纸质档案、声像档案三位-?体的管理。软件不但可对历史存档档案进行数字化加工,还要推动新增城建档案的数字化工作。在接受纸质档案的同时,须接收统一规定格式类型的数字(电子、声像)档案。软件还要方便批量导入、修改等诸多工作。
2、争取政策支持
省级建设行政管理部门要积极为城建档案数字化扫描资金出台政策,对各市“数字化”要有具体的进度要求、资金要求。要出台具体文件,保证此项工作有据可依。市、县(区)城建档案馆要和财政部门经常沟通,要设置专项资金,专门用于数字化扫描。
3、新老划分
本着努力解决库存档案、不增加电子档案新的“欠账”的原则,合理及时划定时间节点,确定面向建设单位建设工程电子档案接收开始时间。以石家庄为例,出台了《石家庄市建设局关于加强建设工程电子档案、声像档案归档与管理工作的通知》,并经市法制办备案。自2012年8月1日起,所有竣工的建设工程,均要移交电子档案。在此时间节点以前,由财政负担,解决历史档案的扫描问题。
4、合理解决历史档案的数字化
对库存档案扫描要制定合理的数字化方案,确定数字化的范围,量力而行,根据资金和人力情况合理安排,并同时做好历史档案的修复工作。石家庄城建档案馆历史档案的数字化扫描,以地下工程、地下管线、市政道路、沿街建筑、城市规划、大型公建以及大型住宅小区等档案为主。通过财政招标选定扫描队伍,以清包方式进行,效果较好。如果财力应允,最好城建档案全部扫描,方便查询利用。
三、数字化工作长期生存下去的根本保证
城建档案信息化建设,是一项恒久的课题,是社会信息化发展的必然,城建档案数字化的生命力在于为经济、社会和城市建设提供更加优质高效的服务。
1、要和建设智慧城市相结合
智慧城市建设已初见成效,城建档案馆要积极参与进来,发挥档案资源优势,提供小区住宅、公共建筑、市政基础设施的建筑体量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,为百姓出行游玩提供方便。同时,城建档案馆服务水平也能得到升华,以真正让群众在利用档案中受益,实现档案价值。
2、要和城市地下管线建设相结合
地下管线是城市极为重要的基础设施,是城市生存与发展的重要载体,是保证社会经济和人民生活顺利进行的基本条件。国务院办公厅《关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》,明确指出建立地下综合信息管理系统,大多“地市”将这一职能设在城建档案馆,城建档案馆的作用在进一步加强。城建档案馆收集地下管线档案的突破,在于其电子档案的收集。专业部门在纸质档案缴纳困难时,必须要先行缴纳电子档案。地下管线数字化要适时更新,密切配合、资源共享。
3、要和城市规划相结合
城建档案与城市规划息息相关,城建档案数字化不单单局限于自身扫描,要建设数据库,要对数据进行科学研究。以建设项目为主题,集成规划管理数据库、城建档案数据库,实现两者的良好性互动,实现规划信息与城建档案信息的相互操作、相互利用和相互借鉴,可为城市规划决策提供信息参考,为规划审批提供信息保障。
4、要和城建档案法规建设相结合
城市建设档案作为国民经济和社会发展的重要战略资源之一，是一种较为原生的信息资源。城市化进程加快，城市发展质量提高，城建档案信息资源的科学保管以及利用就有了新的发展方向。
1．信息化程度高
科技的广泛普及应用，给城建档案管理提供了坚实的技术基础，在计算机技术的支持下，城建档案管理工作可以充分地实现文字处理、图表编辑、信息归类等工作，从而提高了城建档案管理的信息化程度，可以给档案的查询利用提供快捷方便的服务。
2．高素质的管理人员
计算机信息技术下的城建档案管理工作是具有一定的复杂性和技术性的，需要高素质、综合型的管理人才。因此，在城建档案管理中，对于从事城建档案管理人员的专业素质、技能水平都有很高的要求，需要管理人员具备认真负责的工作态度、责任心和使命感，还需要有档案专业知识和计算机应用能力。
二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用
1．促进了城建档案管理工作的系统化发展
在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。
2．提高了城建档案管理工作的精细化程度
计算机信息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。
3．扩大了城建档案的资源开发范围
传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。
三、城建档案管理的计算机信息技术条件
1．设备的配置方面
实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。
2．电子化档案建设方面
一、国家档案馆在文化创意城市建设中的功能体现
(一)国家档案馆的馆藏是推动创意文化思维的历史参照
1.国家档案馆是文化信息的汇集地
我国各级国家档案馆共收藏一亿多卷件的各类档案,其年代,有公元8世纪以后各个朝代的零星档案,公元14世纪以后地区连贯的档案, 17世纪以后中央政府和少数地方政府有系统年份的档案,以及20世纪以后较为完整的档案。其载体,除了纸张以外,贝叶、竹木片、铁券、布帛等少数古老的材料及磁介质、化学介质等新型载体并存;档案中的文字除汉字外,兼有满、藏、蒙、维吾尔、哈萨克、朝鲜、彝、傣、壮等少数民族文字以及英、法、德、西班牙、葡萄牙、阿拉伯、俄等外国文字。这些档案所包涵的信息反映了各个历史时期我国各族人民的生产、生活史,对内对外交往史,内容涉及古今经济、政治、科学、文化等各种知识信息,为今天的文化创新奠定了基础。
2.国家档案馆馆藏档案是文化遗产的重要组成部分
首先,档案馆馆藏档案具有文化遗产的特性。
1996年由国家档案局牵头组织成立了“世界记忆工程”中国委员会,2000年正式启动了“中国档案文献遗产工程”。自2002年3月,国家档案局先后三次组织“中国档案文献遗产工程”评审,尹湾汉墓简牍中的西汉郡级档案文书等113件组档案文献分两批入选《中国档案文献遗产名录》。除了入选部级档案文献遗产名录的档案之外,在各级国家档案馆保存的档案中还有数量庞大的珍贵档案,均是不同级别的文化遗产。
其次,各级国家档案馆注重了对区域内非物质文化的收集与保护。
《中华人民共和国非物质文化遗产保护法(草案)》中明确规定:“国家开展非物质文化遗产普查工作,建立非物质文化遗产档案及相关数据库”,“保管机构应当建立健全各项制度,妥善保管有关的非物质文化遗产实物、资料,防止损毁、流散、丢失”。近年来,各级国家档案馆采取多种形式,加强对非物质文化遗产档案的发掘和收集工作。
北京市崇文区档案馆(局)与承担本区非物质文化遗产保护工作的具体责任单位区文化馆及时联系,就做好非物质文化遗产的保护、抢救、利用和传承过程中形成档案的管理工作交换意见,并查看了档案保管条件及前一阶段普查、申报工作中形成文件的收集整理情况,明确专人,进一步加强文字、照片、录像等各种文件材料的管理,确保了本区非物质文化遗产保护工作档案资料的齐全完整。
3.国家档案馆馆藏档案信息为文化创意提供基础参考
国家档案馆是支撑城市文化的软力量之一,为本地区的文化创意产业提供信息资源是档案馆今后的一项新功能。由于文化创意产业将成品定位在精神层面的文化渗透,因此档案对文化创意产业的作用突出表现在:
首先,档案信息可以启发文化创意灵感。
英国学者查尔斯·兰德利先生在国家创意城市论坛的主报告中提到,历史文化因为过去的成就而启发灵感,在创意中深沉的思考,贡献能量,节省时间,并激起我们想要学习模仿的欲望,在经过时间的考验后,产生出洞察力与自尊,历久弥新。历史文化的最佳表现,要靠我们扮演创新传承的角色。
黄宗汉先生利用北京市档案馆馆藏的《湖广会馆志》,原样恢复了湖广会馆。北京的湖广会馆是世界上最早的戏院之一,京剧艺术大师谭鑫培、余叔岩、梅兰芳等曾在这里登台献艺。如今,这里不仅重新回荡起京剧的优美唱腔,而且在这里建立开放了北京市第100家博物馆——北京戏曲博物馆。
其次,档案信息能够促进历史文化传播。
国家档案馆作为文化事业单位,承担着文化传播、社会教育的功能。档案作为一种文化的承载物,具有可传播的特性,同时,社会对档案信息存在巨大的需求。档案是存储和传播知识的一种形式,它记载了社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。
北京市档案馆依托馆藏档案史料,举办胡同文化展,启动《北京胡同档案史料挖掘整理与开发利用研究》。结合口述史料及实地调查,将北京现存胡同及消失胡同的信息进行研究远期目标是建立胡同档案数据库,除了记录其建筑特色外,还将每条胡同独特的历史文化表现出来,建成后的“网上胡同”由一个个虚拟院落组成,市民只需输入门牌号就能将这个院落的历史典故“一网打尽”。目前,东城区禄米仓、崇内街道地区近50条胡同的档案资料整理完毕。作为阶段性成果的《西交民巷历史文化展》业已推出,受到社会媒体和各界人士的关注。
(二)促进档案文化推广,创造档案馆休闲文化
国家档案馆应凭借档案馆所特有的档案优势开发自身的文化产品,特别强调其服务公众的性质。最需要解决的问题是走出纯史学研究的圈子,同时,必须依靠社会的力量。今天讲坛类栏目倍受关注,一些以前默默研究的学者也走到台前。最受欢迎的电视节目《百家讲坛》原创于中国现代文学馆,《考古中国》、《故宫》、《探索发现》、《国宝档案》等一系列节目受到观众的追捧,反映出大众对一向神秘的档案文化的渴求,也使得国家档案馆在历史的厚重与平民化的通俗易懂间找到了平衡点。
二、国家档案馆为文化创意城市建设发挥服务功能的方式
(一)基本方式——档案利用
档案利用是档案工作的目的与归宿,档案信息较高的利用率是提高文化创意城市生命力的保障,也是激发文化创意的途径之一。如朝阳区档案馆仅2004-2006年就接待利用者18860人,查阅档案40099卷。利用者中个人利用档案的比例较高,人们从档案中获取信息的意识日益增强。为出版杂志、编写轶闻趣事、进行投资分析而到档案馆的利用者也在逐渐增多。利用者利用网络等手段查询历史、文化等有所增加。如久居朝阳的一些老居民,通过参观区档案馆举办的《朝阳区城市建设成就展》,引发其对个人文化寻踪的兴趣。很多人看到自己原来居住的朝外地区的变迁,来到区档案馆查询老照片、当地古籍资料、传闻轶事,见证今昔变化,感受历史文化的积淀。
(二)重要方式——档案展览
特色展览是国家档案馆的一张名片。近年来,高档次、高品位的档案展览不断推出,提高了全民对档案馆的关注程度,提高了公众的历史文化素质,更激发出文化创新思维。目前,档案馆的社会教育功能正向更广的范畴扩展,向主动的、规范化的社会教育机制转化,在各级各类档案馆举办的不同类型展览中,不乏文化精品。
1.基本陈列是国家档案馆标志性工程之一
上海市档案馆的基本陈列《城市记忆——上海近现代历史发展档案陈列》,通过600多件独一无二的珍贵档案文献和历史照片,展示了近200年上海城市发展的脉络轨迹。这一展览设计的匠心独具、展陈的巧妙结合、展品的弥足珍贵以及现代化声光电手段的有效补充,都使得该展览成为全国档案馆中基本陈列的精品。凡是走进上海市外滩档案馆的观众,无论是档案界同行,还是普通公众,甚至是国外观众,都会留下深刻的印象,其中总能有一些触动,使之记忆深刻。该展览也成为上海市档案馆的标志之一。
2.专题展览是激发观众兴趣的热点
北京市档案馆1998年举办的“让昨天告诉今天——北京商品票证回顾展”一经推出就受到社会各界的追捧,在展览举办近10年里,多次到京城各大庙会以及区县乡镇、社区展出,备受青睐,数十万计的观众参观了该展览。报刊等媒体给予持续不断的关注,直至今日,媒体还经常会从多个角度予以大篇幅报道,如鉴宝收藏、百姓故事、历史变迁等。一个普通的专题展览成为开辟媒体文化创意的灵感源泉。
3.展览交流是扩大文化影响的方式
当前,跨地区、跨境档案展览越来越频繁,如北京市平谷区档案馆创办的世纪阅报馆不仅在北京地区获得较大反响,还应邀赴厦门展出。展览交流扩大了档案的影响范围,使档案中蕴含的文化信息被更多人所了解。
(三)主动方式——档案编研成果
档案编研是档案信息的再生产,是档案馆主动展示馆藏文化的重要方式。编研出版物是创意产品的集中体现,而档案信息是这种创意产品的信息基础。近年来,由于各级档案馆加强对馆藏档案的挖掘和研究,一批高质量的编研成果出版面世,使档案编研成果在社会上备受欢迎。如由《北京档案史料》编辑部点校、整理、编辑的《那桐日记》在参评的400余种书籍中胜出,被评为2006年度新华出版社优秀图书。朝阳区档案馆编辑的《中共北京市朝阳区委常委会议回眸》,对历届区委常委会议议题、内容、议定事项进行了统计分析,揭示各历史时期朝阳区重大决策的背景、过程、特点,力求找出规律,为区委、区政府各部门强化执政意识、提高决策能力、提升执政文化水平起到参考与借鉴的作用,该书受到了各单位的广泛欢迎,区领导做出批示,要求区委和区委部门有关领导阅读、研究,强调“研此对安排好、记录好常委会有帮助,对强化意识有益处”。
(四)新兴方式——网上馆藏信息共享
数字档案馆有着更丰富、更便捷、更安全、更久远的优势。当档案馆的馆藏信息转化为便于网络共享的数字化多媒体形式后,永久保存在全球网络电脑的储存媒体中,信息将展现出前所未有的最大价值,将实现知识无国界的梦想。区档案馆链接在区政府网站政府信息公开栏目内的行政规范性文件查询达到80.02万次。
三、国家档案馆在创意城市建设中功能发挥的保障
国家档案馆在创意城市中功能的发挥,需要物质、智力等各方面的充分保障。
在物质方面,需要进一步加强馆藏建设,丰富馆藏信息资源,同时,加大档案开放力度,从社会公众的视角来看,开放的档案才是可供使用的有效信息,档案馆要按照政务公开的要求,满足日益兴起的文化创意产业对档案馆馆藏信息的需求。如朝阳区档案馆先后八批向社会开放档案,同时首次对馆藏经济、科学、技术、文化等类档案实施提前向社会开放。其中包括第九届中国国际体育用品博览会材料;区文化文物局形成的各种文化信息、简报,经验交流等方面的材料;原区园林局形成的区古树名木档案;原区农林局有关蔬菜、粮食种植,植物保护、土壤化肥、林业果木等内容的农业科技等文化类档案的提前开放,有效促进了档案馆在文化创意城市中的功能发挥。
在智力方面,要树立人才是文化创意的发掘者这一理念,强化队伍建设,着力培养适应创意城市要求的研究人员、策划人员、宣传人员和展览人员;同时要积极扩大与会展业、网络业、媒体、文博等相关部门的合作与支持。
总之,对于打造一个创意城市而言,档案馆的缺席将是一种遗憾,档案馆以其馆藏档案特有的真实性、记录性和历史还原性,对历史的存留和再现是对创意城市的最大价值之一,没有历史感的民族没有未来,同样没有档案馆的城市将会是一个贫穷的城市。
参考文献:
1.查尔斯·兰德利.张至维译.创意城市指南,2005创意城市论坛报告.
（一）思想认识不到位，影响了城建档案的信息化进程
思想认识不到位体现在三个层面，一是现有档案管理人员的认识不到位。随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》的宣传贯彻执行不断深入，目前城建档案管理人员的档案意识和法制观念有了一定程度的提高，但从对城市的建设、规划、管理负责，对历史负责的角度来看还缺乏一定的深度，与城市的发展和社会的进步还有一定的距离。现有档案管理人员受传统档案管理方式及管理思维的禁锢，在新知识新技能掌握上不够积极。二是由于档案管理人员的认识不到位，对城建档案信息化建设的宣传力度不够，没有得到当地城建档案行政主管部门领导的重视。领导认识不到位，对城建档案信息化重视不够，在资金投入和人员配置等方面自然就不能给予大力支持。三是由于宣传力度不够，社会各界，特别是建设单位在提供档案时，基本上没有数字化、信息化的档案资料。因此，加强城建档案信息化工作的宣传，向公众展示城建档案信息化成果，强化档案信息化、数字化意识，是目前急需解决的问题之一。
（二）软、硬件配置不到位，制约了县级城建档案信息化进程
经费不足，财政只保证人头费，计算机及相关应用管理软件的购置，都需要城建档案馆自行筹集，情况好的县级城建档案馆只实现了目录级的计算机管理，只能进行馆内目录查询，没有档案网站，只能由工作人员手工存取实体档案文件提供复印服务。情况差一些的目录级的计算机管理档案都没有实现。基础设施不完善。县级城建档案馆大多库房面积小，计算机、扫描仪、打印机等现代化信息设备配置不足，信息化工作无法开展。
（三）人员配置不足，缺少信息化管理专业人员
档案管理现代化的前提是人才现代化，实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能、较高的文化素养。县级城建档案馆管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。对所涉及的专业知识业务规范不熟悉，完全靠自己摸索和后期培训。人员混岗流动性大，有限地培训学习收效甚微，业务工作开展有心无力。
二、推进县级城建档案信息化建设的对策
（一）加强领导，依法履行职责
依法治档是城建档案工作的基础。县市城建档案行政主管部门和城建档案馆要进一步加强档案法制宣传，认真贯彻落实国家有关城建档案工作的法律法规，把城建档案工作落实到实处。把建设单位、施工单位的工程档案资料工作纳入建设工程竣工备案程序。积极开展城建档案执法工作，依法查处违反城建档案管理规定的责任单位，做到档案应收尽收，齐全完整。
（二）加大投入，建立城建档案数据库
县市城建档案信息化建设受机构、人员、资金等各方面因素影响，起步较晚。在完善机构、配置人员的基础上加大资金力度，添置软硬件设备。采用扫描仪、数码相机、录入等方式，将传统城建档案馆纸张档案和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据。逐步实现馆藏纸质档案的数字化，建立数字资源库加强电子文件的收集和积累。要保证在接收纸质城建档案的同时接收一套电子档案包括图纸、施工内业的电子版。同时要统一标准格式来进行数字化，这样才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案信息化的进程。
（三）合理配备人员，提高工作人员专业技能
首先，城镇化建设及城建档案管理特点集中体现为涉及面广。城镇化建设必然涉及到大量的工程类型，涉及到众多的有关部门，涉及到复杂的专业类型。城镇化建设涉及到新建、改造、完善城镇基础设施建设、村镇环境整治、城镇功能等方面的工程项目。城镇化建设涉及的城建档案，对于单个项目档案多少不一，有的工程项目总量可能不是很多，形成的档案数量不多，但总体来看其涉及的工程点多面广，总量多。目前的城镇化建设很大一部分是由政府主导，会涉及建设管理部门、国土房屋管理部门、交通管理部门、水务管理部门、卫生计生管理部门、农业管理部门、服务业管理部门、林业管理部门、教育管理部门、民政管理部门、旅游管理部门、文化广电管理部门等众多部门。至于涉及到的其他参建单位那就更多。与之相对，城建档案涉及的单位同样众多、来源广泛。城镇化建设及城建档案管理所涉及到的学科和专业复杂，如地质、勘察、规划、设计、环保、水文、气象、地震、测量、建筑工程、道桥工程、设备安装等等，有极强的专业性。涉及面广给城建档案的管理带来较大的困难。“麻雀虽小，五脏俱全”，面对众多的项目，使人感到难度极大，所需协调的工作繁多，无从下手。其次，城镇化建设工期要求较紧。多数城镇化建设中的基础设施建设等工程都存在赶工期的现象。往往是边施工边办理相关手续，前期手续简化，甚至出现部分前期手续到工程完工并投入使用后都没有办理的现象发生。部分工程项目工期较短，有的不到一周时间，施工单位完工后，没有及时形成档案。先天不足造成城建档案归档难。再次，在城镇化建设中，存在人员流动性大的特点。许多项目是各部门抽调人员组建“工程项目指挥部”来进行建设组织。往往工程完工，“指挥部”就随之解散，管理很难全部到位，特别是在城建档案管理上更为薄弱。从事城建档案管理的人员素质参差不齐，归档文件不齐全、不规范。最后，城镇化建设档案管理力度不高，受重视程度不高，利用率不高。城建档案在城镇化建设中没有形成完善的管理体系，没有形成责任制和相关的工作制度。而且，城建档案在城镇化建设中的作用长期被忽视，利用率不高。
二、城镇化建设中城建档案管理难点的对策
(一)建立城镇化城建档案管理体系
为了规范化、系统化地进行城建档案管理，发挥城建档案在城镇化建设中的重要作用，应该制定本辖区内城镇化建设项目档案管理规定，明确有关责任主体和监督主体，落实层层城建档案工作责任制度，形成有关的技术标准和管理要求，将工程档案移交与工程竣工验收切实地结合起来。将城镇化建设中的城建档案工作纳入有章可循、责权分明的良性轨道。在此基础上，坚持依法治档，推动城建档案行政执法在工程管理过程中全面实施。
(二）明确归档范围，加强重点管理
在城建档案管理方面严格执行标准，明确归档范围。收集城镇化进程中市政基础设施方面的城建档案，如：道路、桥梁、涵洞、污水处理厂（站）、垃圾处理厂（站）、污泥处理厂、热电厂等。收集地下管线方面的城建档案，如路灯、给水、供热、供气、电力、电信等管线。收集公共设施方面的城建档案，如公共交通、通信基站等。收集民用建筑方面的城建档案，如住宅（新建住宅、危房改造等）、城镇社区公用设施（办公用房、行政服务中心等）、教育（中小学、幼儿园等）、文化娱乐（电影院、文化馆、社区活动中心等）、医疗（医院、卫生服务中心、防疫站等）、体育场馆、商业金融（银行网点、综合超市、餐饮住宿等）建筑等。收集环境方面的城建档案，如景观绿化带、公园(水系)等。收集工业建筑方面的城建档案，如厂房、矿山技术、工业园区等。同时，在其他方面，如历史文化、风景旅游、休闲度假、农业观光、温泉疗养、沟域经济等方面结合实际收集相应的城建档案。对以上内容进行重点管理，按照现有的城建档案管理要求区分种类，认真落实，保证城建档案的质量。
(三）加强对城市规划、土地、房屋产权、测绘类城建档案的管理
扩大城建档案信息来源，提高对城镇化建设中规划、土地、房屋产权、测绘等方面档案的收集力度，变原有的薄弱环节为优势环节。与有关部门密切联系，反复沟通，力争全面、准确、及时的将相关档案进行归档。工作经验证明，规划、土地、房屋产权、测绘等方面的城建档案信息利用率较大，有较为明显的查询需求，对规划建设和动迁以及审计有较强的依据、借鉴、参考价值。因此，这类档案要及时归档并对其进行编研使其能够发挥重大作用，
(四）推动城建档案信息化建设
大力推动城建档案信息化建设，加快馆藏档案数字化步伐，实现新进馆档案全部数字化，老的馆藏档案逐步数字化，在3到5年内完成数字化城建档案的基础建设工作。不断创新，积极使用信息化技术。如利用大数据技术深度挖掘城建信息，扩展城建档案服务方式，变被动地接待档案查询为专项推送服务和定制服务。利用GIS技术，可以将城建档案进行可视化服务，在房屋维修、土地纠纷、动迁补偿、房屋产权争议方面使问题一目了然，还可以把可视化的城建档案内容分析处理成有价值的可视化信息，为领导的决策、区域规划等提供辅助。建立城建档案门户网站，提供综合性、专题性的城建档案信息服务。信息化建设会极大地推动城建档案工作规范化、细致化的发展，减轻实际中的工作量，提升城建档案工作的地位，促进城建档案从业人员的整体水平不断提高。
(五）加强宣传培训力度
采用多种渠道和手段宣传《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等有关城建档案法律法规。对特定人群，如建设单位、监理单位、施工单位进行强化认识。按照有关规定，监督检查工程项目配备城建档案工作从业人员的数量，开展资格认证考核，使其真正掌握城建档案制作、收集、整理、验收、移交的全过程管理要求，并根据实际情况定期开展专题培训。
（六）提升声像档案服务意识
在城市的信息管理中，城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平，带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中又非常大的优势，比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等，通过计算的这些优点可以有效的提高城建档案管理工作，并且使城建档案管理工作不断的规范化、科学化。目前，我国的城建档案管理工作大多还是人工管理，或者是半人工管理，这无法充分的发挥出城建档案信息的功能。因此，在城建档案管理中要应用计算机，提升城建档案现代化的管理水平，从而适应现代化的信息处理。
二、城建档案管理中应用计算机的功能
（一）自动化管理城建档案
计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速的输出、输入以及贮存信息，并且可以进行推理与判断，所以在信息处理时，应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。
（二）数字化管理城建档案
在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速的传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大的提升了城建档案管理的效率。
（三）网络化信息检索
目前，在图书管理中已经广泛的应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索，只能网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。
三、计算机在城建档案管理中的应用
在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分的动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后，在输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把完整的资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。
四、结语
（一）收集与利用明显错位。档案收集来源不均衡，影响档案利用的质量和有效性。从整体情况看,档案资料收集存在地上多、地下少的情况，而来馆利用档案的工作人员则查寻地下档案多过地上档案。地下管线普查结果虽然解决了一时之需，但建立和完善动态管理更有利于提供及时高效的服务。以铜陵市长江路人防地下工程为例，施工前施工单位调阅了所有沿街工程地质勘察报告、地下管线等档案，为指导长江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，还是有部分地下管线资料缺失，不得不边施工边探查。
（二）档案质量仍然不高。目前铜陵市城建档案馆藏档案重点是民用建筑，由于开发强度高，开发单位资质参差不齐，部分档案在制作时就存在漏项,甚至空白。同时，档案馆本身也存在只重视馆藏数量,盲目收集,范围过于粗放的问题。有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆,质量难以保证，从而进一步制约了档案的利用。
（三）档案载体过于单一。纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。
二、档案信息化建设力度不能满足现实档案利用的需要
（一）信息化建设中,硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转,而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。
（二）信息化建设中,软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升,需要纵向和横向的分步实施,也就是说需要从整个系统或地区统筹安排,而目前软件或系统开发缺乏积极应对，信息化只实现了目录信息化。
（三）既有标准亟待统一。如国土和规划所用标准有差异，市政道路与交通道路的标准不相同等，这些对信息化利用造成了一定的障碍。
三、城建档案利用的法律、法规过于原则化，对实际操作的指导性不强
（一）信息公开要求。《中华人民共和国政府信息公开条例》早在2007年1月17日国务院第165次常务会议就通过，自2008年5月1日起施行。《条例》从基本原则、公开的范围、公开的方式和程序、监督和保障等方面进行了明确的规定，是我国政府信息公开的基本法规。规定：“各级人民政府应当加强对政府信息公开工作的组织领导。国家按照“公开为原则，不公开为例外”的基本要求，大力推行政务公开工作。电子政务是信息公开的重要载体。按照“统筹规划、资源共享、面向公众、保障安全”的要求，在加强电子政务建设的同时，构建网上信息公开平台。但条例没有实施细则，具体的办法需要地方政府制定。针对城建档案的管理没有形成政府规范性的文件予以指导。
（二）《中华人民共和档案法》颁布于1987年，历时27年，其中针对档案开放内容过于宽泛。国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于,30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。对于城建档案馆如何操作没有可以具体的操作规程。城建档案与个人档案不同，绝大部分是公共信息，其公开的范围和比例应当远宽于档案法的要求。
（三）档案利用的手续没有统一规定。到城建档案馆利用档案，如果利用单位产权的档案要求出具单位介绍信和本人身份证，如果利用个人产权的档案要求出具房产证、产权的身份证和人身份证，如果在办理房产证之前，可出具购票发票、合同等相当于房产属性说明材料等。
（四）档案利用过程中的凭证作用没有法律规范。档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”。档案的准确性、真实性才能保证它的凭证作用。
四、外借档案存在遗失或受污的风险
（一）规划系统外，借阅档案基本上有借无还，没有相关的制度约束，移失了部分珍贵的档案，从2005年起铜陵市城建档案馆的档案只用不借，可以复印，关键材料可加盖证明专用章，加以佐证。
（二）在市规划局内办案过程中，档案不能保证一直停留在借案人的手上，转到谁人之手没有信息反馈，使档案去向进入相对盲区，进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘，造成档案遗失，历史上已确认遗失的档案就有数十卷。办案人员工作忙，几个人所需的案卷委托一个人来借，用后档案不能及时归还。
五、如何改善目前档案利用过程中存在的问题
（一）扩大档案的收集范围，改善馆藏档案结构丰富馆藏、藏用结合是档案工作的原则。一方面从调查研究入手，充分了解我市建设和档案收集情况，理清收集工作思路，制订科学的收集方案，采取积极有效的方法，有计划、有步骤地开展档案收集工作，还要采取各种形式，通过多种渠道，加强对散存在社会其它部门和个人手中的城市建设档案及有关资料开展征集工作。另一方面从利用的要求变化入手，提高档案工作的针对性和实效性。从目前情况看，首先是根据利用需求，有针对性地着力提高地下管线档案收集的力度。目前已初步建立了地下管线档案管理的专项制度，但普查后的日常收集管理机制还没有完全形成，要根据近年来地下管线的新趋势，加强与水利、电信、人防等部门的沟通，重点开展雨污分流、三网入户、地下商业开发等重点工程的跟踪服务，确保相关专业的档案及时收集。其次是开展工业、民用建筑以外的档案收集。如隶属交通部门管理的公路段所形成的道路建设档案，隶属教育部门管理的各类学校所形成的教学楼实验楼工程档案,隶属卫生部门管理的医院、保健站所形成的工程档案，它们都从不同侧面反映了城市的建设与发展变迁。另外还应根据城市文化品味的提升，加强对本地的地方特色档案的调查、整理、收集，如本地的名胜古迹、有文化价值的老旧街区与建筑等，这些档案内容的收集进馆，更能丰富馆藏内容和优化馆藏结构。最后，为提高工作的有序性，档案的收集工作应制定年度的详细工作计划和目标管理，做到年度计划与远期工作目标相结合，形成有效的内部工作机制。只有通过广泛的调查研究，摸清“家底”，搞清利用规律，才能理清收集工作的思路，为制度科学可行的收集工作方案，提供全面准确的依据，也只有进一步完善组织管理，才能保证收集工作的健康开展和利用效果的不断提升。
（二）加强城建档案数字化建设城建档案的管理逐步向数字化管理模式转变，建立一套完整的数字化城建档案管理体系已经成为各档案馆建设与发展的必然要求。铜陵市城建档案馆通过几年的实践，城建档案数字化扫描已达5000多卷，档案的检查查询更加方便了，可实现网络即时查询，查全率大大提高。下一步改进的重点包括以下几点：一是建立数字档案的入馆标准，由相关单位从入馆前就形成完整规范的数字化档案，提高综合效率；二是加快全市地理信息系统的建立，形成统一的数字平台，方便档案之间的衔接与对照；三是完善管理的各项软硬件，在利用上尽早实现网上查询与利用。
（三）加强制度建设，提高档案透明度政府行政职能和行政方式的转变，要求行政权力的运作依据、程序、过程、结果，除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的外，都要依法公开，做到决策让公众参与、执行受公众监督，保障公民对行政管理事务的知情权、参与权、监督权，促进政府依法行政。这就要求档案部门转变以往对内服务为主的服务方向，及时接收政府及其职能部门形成的政策性、规范性、公益性文件，通过各种方式和途径向社会公开，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人办事，增强公众对政府法规、政策的认知和认同。而档案部门要承担起政务信息（包括现行文件和档案信息）公开的职能职责，必须严格依法管档。因此，应当在遵循《档案法》及相关法律法规的基础上，尽快起草制定适合本地的城建档案公开办法和实施细则，明确公开的具体范围、内容和方式，制定详细的程序，确保简便、高效、合法、适度。
【关键词】城建档案；城建档案工作；核心价值；重要意义
我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。目前，全国660多个设市城市中已建立了500多个城建档案馆，区（县）城建档案室达到了1000多个，馆藏量在4000万卷以上；仅1998年至2004年就提供查阅利用150万人次，产生可测算经济效益7亿元[1]。城建档案工作从对象上讲属档案范畴，从程序上讲又属建设行政领域，它的实践和发展既突破了经典的档案理论体系，尤其是全宗理论的思想，又为传统的档案理论带来了新的内容、新的实践和新的发展，并成为了中国特色档案事业的重要组成部分。目前，我国城建档案工作主要存在着三个方面的问题，一是发展不平衡性。各城市无论投资规模、馆舍规模、队伍建设、现代化建设，还是所取得的成绩方面相差都很大，存在着明显的地区差异。二是发展的不稳定性。即使是同一个地区、甚至同一个城市，不同的时期，发展速度很不平衡，有时很快，有时很慢，甚至是停滞不前。三是发展的多样性。各地的发展思路、发展模式、工作内容和体制结构等许多重要方面都存在着很大差异，产生了许多争议，甚至产生了一些迷茫和困惑。从促进档案事业和城市建设事业和谐发展以及城建档案工作可持续发展的角度出发，对城建档案工作的核心价值进行探讨和总结，澄清不必要的模糊认识，是非常必要、也是非常紧迫的。
一、城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物
1949年新中国成立后，国民经济先是经历了17年的恢复和发展，城市建设尽管有所发展，但规模都不大。10年时期，城市建设基本上处于停滞阶段。当时对城建档案作用和地位的认识非常有限，既没有提出一个完整的概念，更没有提出要成立专门机构负责城建档案管理。在城市建设中形成的图纸、文件等资料，有的保管在个人手中，有的由生成单位的档案室管理，管理办法由工作人员的经验和综合档案的基本理论来指导。
1980年初，档案届的老同志曾三、裴桐等联名给党中央写信。信中例举了1941年德国入侵苏联，苏联人及时把莫斯科、列宁格勒的工厂、道路、桥梁及设备档案转移到东部安全地带，使他们战后恢复、重建工作进展很快。1980年8月，第二次全国科技档案工作会议胜利召开，经过广大城建档案工作人员和各界学者、领导的深入研究和探讨，提出：城建档案是在城市建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像资料。这一认识多年来得到了城建档案工作实践的印证和认同。这次会议下发了由国务院批转的《科学技术档案工作条例》，这是第一个指导包括城建档案工作在内的科技档案工作的纲领性文件。在条例中，第一次明确提出了在全国各大、中城市以城市为单位建立基本建设档案馆，集中统一管理本市基本建设档案的工作目标。
二、城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源
目前，城建档案主要是依据国家档案局1997年的《城市建设档案归属与流向暂行办法》和国家建设部1998年、2001年修正的《城市建设档案管理规定》进行收集和管理。按照建设部分类大纲，分为18个大类、102个属类、300多个小类。从档案编制形式、体系结构、保存载体和信息内容来看与综合档案有很大差别。它突破了机构和个人的全宗局限，而是以工程项目为单位组卷，按专业类别布局存放。它重点是包括了大量工程图纸和建设施工现场声像资料。因此，城建档案信息资源不同于侧重于文书的综合档案，是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀。
但我们也应该看到，与发达国家相比，我国信息化水平还比较低，城建档案信息化建设还处于起步阶段，地区差距还非常之大。一些起步比较早的城市甚至还出现了一些曲折，走了许多弯路，被一些有信息化建设后发优势的城市所赶超。我们在高度重视城建档案信息资源开发利用的同时，应该对开发利用的途径、技术实现方案等进行广泛深入的科学论证，特别是要加强档案与建设部门的联合论证，加强各地的学习交流，避免在技术上出现问题，浪费投资。
三、城建档案工作是提升城市品位的重要保证
“品位”是美学上的一个概念，属审美范畴，对“城市品位”目前没有一个公认的定义。但“城市品位”一词的广泛使用反映了市民生活质量和审美情趣的提高。
一个城市对其历史文化的珍视和彰显是其城市品位的重要表现，而搞好城建档案工作还是发掘和弘扬城市历史文化特色的重要手段。城建档案作为城市建设和发展轨迹的真实记载，是城市建设文明的积淀。可谓千年沧桑、百年兴废尽在卷中。
四、城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分
