企业档案对企业的各项生产以及经营、管理活动都进行了记录。企业档案有多种多样的形式，如文字、图表、声像等，这些材料对国家、社会以及企业的发展都很有价值。在日常的工作中，各种文件材料的形成与积累都十分重要，其中很大一部分都会形成档案，因此，必须要注意这方面的工作，同时要按一定的要求对这些材料进行科学的分类整理，让这些材料成为档案，在企业的发展中发挥作用。
总的来说企业的档案的重要性主要体现在以下的几个方面：
（1）企业档案有助于推动企业的科技发展；
（2）通过企业的科技档案，能够看出企业生产力的高低；
（3）通过企业档案，能够看出企业所创造的经济效益与社会效益；
（4）企业档案是组成企业文化的重要部分，对企业的发展有着十分重要的作用。
二、对加强企业档案管理的几点体会
（一）提高档案管理工作人员自身的素质
提高政治素质。要提高档案专业人员的政治素质，首先需要结合我国企业的档案工作实际，认真学习马克思列宁主义、思想、邓小平理论，树立正确的人生观、事业观、世界观，为档案事业的发展打下良好的思想理论基础。
提高档案人员的道德素养。档案工作人员想要提供更好的服务质量，首先就必须要有良好的职业道德，满足利用者的不同要求。档案专业人员应根据事实建立档案，根据事实利用档案，体现出对档案和历史的尊重；必须爱岗敬业，在政治上严格保密，以确保档案的安全。
提高档案工作人员的专业素质。要做好档案管理工作就必须要拥有扎实的专业理论作为基础。因此，必须让档案工作人员掌握档案工作的基本方法与规律，当档案业务精通。同时在还必须要掌握在档案工作中用得上的计算机知识，努力的实现档案工作从手工化转向现代化管理。
档案管理工作人员必须要树立起创新意识。知识经济时代，只有不断创新才能推动各项工作向前发展。档案管理工作人员必须要加强各种知识的学习，要能够善于发现新事物，积极的研究各种新问题与新方法。要能够善于把握机遇，能够摆脱传统思维的束缚，学会以新的思路来解决各种问题，提高档案管理工作水平，开创工作的新局面。
（二）不断进行创新，提高服务水平
与传统档案管理服务相比，档案工作的服务方式、内容在信息化时代已经发生了巨大的变化，使得发展空间得到了极大的提升，更加容易进行工作创新。如今各种现代化信息系统的广泛应用，使得企业产生了大量的电子文件信息，其中有很大一部分都会成为电子档案。随着系统用户的增多，对信息服务的要求也就越来越多、越广。为此，档案管理工作人员需要树立起信息服务的理念。档案管理工作人员在考虑信息服务时，一是要对用户对信息利用的需求进行充分的考虑，要尽可能的为他们提供一个信息服务平台，方便他们利用档案信息。同时，在开发信息应用系统时，需要对文件与档案管理的业务工作进行充分的考虑，同时还必须要考虑到用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们最大的期望是快速地获取十分准确的信息。为此，要积极的开发相应的档案信息利用平台，通过对一些档案管理的专有属性进行过滤，为用户快捷的提供他们需要的信息。二是要调查企业领导和业务部门的档案信息需求，根据某一专题收集、筛选、深层加工相关档案信息，运用先进技术，制作包含这一专题的档案信息光盘，使信息变成一个产品，为他们提供信息服务；三要提供远程信息服务，方便有的用户跨越空间、时间利用信息。
【摘要】文章分析了当前药检档案管理工作存在的一些问题，并提出了一些对策，以求发挥档案信息资源的基础，以求更好地为药检工作服务。
【关键词】档案管理药检
药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。
1药检档案的基本内涵
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。
药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。
2当前药检档案管理中存在的主要问题
2.1药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
2.2档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
2.3药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。
2.4未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。
2.5档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
3适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作
新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。
3.1建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
3.2加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
3.3注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办GD2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。
基于人本思想的实践探索在政治、经济、文化等各个方面正如火如荼地展开。档案馆工作正处于持续发展过程中，理应吸收、借鉴先进的人本思想，进一步丰富工作内容和完善理论体系。将人本思想引入档案馆工作研究，符合当下档案学理论发展的现实需要，有利于拓展档案学理论研究的领域，丰富档案学理论的内容，促进档案工作研究向更深层次发展。
档案馆工作人本思想的本质解读
诚然，人本思想已经风靡多年，从宏观到微观、从政界到商界、从管理到服务，可谓深入人心，且一直会传承下去。但是，在普罗大众的心目中，人本思想仍然是较为抽象、笼统的概念。人们缺乏对人本思想科学、系统、具体的认识和行动指南，因而在实践中存在着口号多、落实少的情况。即便是人本思想最积极的践行者，其对人本思想的理解也普遍停留在较为模糊的层面，并不是每个行业都能给出明确的阐释和界定。在档案馆工作中，它涉及到以下内容：
(一)谁以人为本。以人为本一词本身是缺乏主语的。在档案工作环境中，以人为本的主体是指档案馆管理层和档案管理员工。二者在档案工作人本化的过程中扮演着不同的角色。管理层应自觉以员工为本，不断提高领导才能，培养良好的沟通技巧，在管理活动的各个环节上都要充分重视员工的价值，满足员工的合理需求。而档案管理员工应从档案利用者的需求出发，以档案利用者为本，通过加强自身业务技能，不断提高档案信息服务质量。
(二)以谁为本。对以人为本中的人字也可以做不同的理解。理论界对个体行为的研究都是以一定的人性假设为前提的。理论界对人性的假设经历了完全理性人、有限理性人、经济人、社会人、自我实现人、复杂人、文化人、管理人的发展。在档案界，人本管理中的人是指档案的利用者。无论是企业还是非营利性的事业单位，都应该以档案利用者为本提供专业的档案服务，满足其档案需求，发挥档案的价值。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
一、服务方向的政治定位
档案工作具有鲜明的阶级性履行其服务职能要有坚定正确的政治方向。1958年的全国第二次档案工作会议上提出过一个方针即“以多快好省地开展对档案资料的利用工作为纲充分发挥档案资料在社会主义建设中的积极作用来为本单位的各项工作和生产建设服务为政治战线、经济战线和思想战线的社会主义革命服务为农业生产大跃进服务为技术革命和文化革命服务为科学研究服务”。这个方针是根据党的社会主义建设总路线的精神为适应社会主义建设和工农业生产大跃进的形势以及全国档案工作发展的具体情况而提出来的它为档案工作指明了服务方向。档案工作也正是把握住了这一正确的服务方向而开展档案利用工作的，对当时的社会主义建设及档案工作的发展起到积极作用。相反在“四人帮”横行时期认为“利用为纲”是修正主义路线从而使档案工作失去了正确的服务方向。实践证明档案工作必须在党的领导下遵循“为人民服务为社会服务”的宗旨才能把握正确的政治方向才能在生存与发展的道路上不致于失去前进的目标。
因此新时期档案工作必须坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观坚持正确的政治方向深入开展档案利用工作为经济建设和精神文明建设服务大胆地进行档案工作的改革。在改革过程中既要积极又要慎重要以邓小平同志指示的“三个有利于”为前提无条件地执行党关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规坚持以社会利益为最高利益的原则实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一确保党和国家秘密的安全维护安定团结政治上同党中央保持高度一致使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。
二、服务形式的精品定位
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。
档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前传统的手工检索占有很大比重各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作编制了多种形式的检索工具。但实践证明有一些检索工具是重复的或者是编制不科学、用起来不方便的。不仅利用者不常用就是档案人员也不愿用。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，出现了一个误区认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。但事实正相反正因为编制了一些不科学、不易操作的检索工具浪费了人力、物力、财力影响和限制了其它利用工作的开展反而降低了服务质量。
在信息开发和编研工作上也存在一些问题。如选题不典型盲目性大。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
针对这种情况面临社会的发展及现代技术的应用档案部门应转变观念在服务形式上树立“精品”意识。不要再编制不科学、利用率小的手工检索工具应编制一些必要的、方便利用的手工检索工具并作为向机检过渡的基础工具检索形式要在计算机检索上多做文章不断研究探索计算机检索的有效途径。开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径逐步取代手工检索为利用网络技术提供档案信息实现信息资源共享创造条件。在信息开发及编研工作上要根据利用规律及社会各项工作发展的趋势、目标提前作出预测有目的地进行选题突出重点使开发的信息及编研的成果具有特色积极利用现代化的开发编研手段加快开发编研的进度缩短开发编研的时间多出“精品”通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者为现代化建设服务。
三、服务人员的素质定位
在生产力的诸要素中人是决定因素档案工作服务质量的好坏服务人员的素质是关键。在档案工作不断深入发展过程中人员素质内涵不断丰富。人员素质包括政治素质、业务素质和时代意识。
1政治素质指档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论按照江泽民同志提出的“讲政治”去做做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点加强政治纪律提高政治鉴别力和政治敏锐性要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致树立正确的世界观、人生观、价值观恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》严守党和国家的机密热爱档案事业全心全意为人民服务甘当无名英雄更新观念开拓进取。
2业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的、相应的专业知识即不仅学习掌握档案学理论知识还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识利用先进技术解决新问题丰富和发展档案工作的理论与实践。
3时代意识就是指档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。
1 信息意识。现代社会已进入信息时代档案作为信息资源的组成部分档案人员应增强对其信息性的认识程度提高辩别水平和处理能力增强开发档案信息资源的意识满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。
2 市场意识。党的十四大确定了社会主义市场经济的体制社会主义市场经济为档案工作开辟了广阔的前景。档案人员应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识。市场经济体制是一种竞争机制档案人员使档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场，使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。
3 现代化意识。市场经济的建立形成了一套激烈竞争的机制追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值竞争的重要措施。实现这一目的的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识大胆地进行设备更新努力学习现代化设备的实践技术比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上时代节拍。
[关键词]企业档案；管理；思考
随着市场经济体制的建立，大量新的投资主体和经济团体应运而生，国家重点建设项目不断扩大，企业档案在经济建设和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。作为企业管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，为企业排忧解难、赢得未来，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合企业档案工作实际，就新时期档案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面谈点粗浅认识。
一、强化责任意识，为企业决策提供服务
企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的企业各类档案，是市场经济条件下企业的一笔无形资产，是企业重要的信息和动力之源，也是企业领导科学决策的历史依据。它的开发利用及安全保密对企业兴衰成败有着不可估量的意义，对于企业领导正确、迅速的决策及企业的生存发展起着至关重要的作用。入世后的今天，中国向世界敞开胸怀，面对国内市场国际化和全球经济一体化的严峻挑战，企业档案工作者应把开发利用档案信息资源作为工作的重点。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供给利用者(企业领导、管理者、科技人员)，使他们从档案信息中获得启迪，拓宽发展企业的新思路，研制和开发新产品，发展新技术，从而使档案死资料活起来，把档案的信息资源转化为现实生产力，为推进企业经济增长发挥其独特功能。要让档案信息走出档案室的小天地，投入为企业参政、办事、服务的大环境中，做到既和隶属办公部门的整体工作接轨，又和企业的中心工作、重点工作同步，为企业形成新的经济增长点服务。如开展档案展览，编写并分发企业大事记、组织机构沿革、历年经济指标、工程项目简介、事故分析汇编等；又如，为党代会、职代会等大型会议或各类庆典、重大礼仪活动以及领导现场办公、视察工作提供摄影、摄像、接待等服务。这样，不仅可以给档案员一个在公众面前展现良好形象的平台，引起领导和各部门对档案工作的重视和支持，而且可以收集到许多有用的第一手材料，形成一个从收集到利用的良性循环。这些工作都要求档案工作者要强化责任意识、前瞻意识，围绕企业在一定阶段的发展目标、市场开拓、人才选用等决策的热点、难点等问题，开展档案信息开发利用工作。通过对重点档案信息的采集、筛选、加工和编研，提供高质量、智能型的档案信息编研材料，为企业领导正确、迅速决策提供咨询和参考。
二、推进档案信息化建设，为实现企业目标服务
众所周知，企业档案是企业各项工作的伴生物，没有它独立的存在条件，因此，档案工作在任何时候都难以成为企业第一紧要的工作。在市场经济条件下，企业要追求经济效益，就档案抓档案的老一套方法已经难以适应新形势的要求了。企业档案工作要想朝着信息传递网络化、检索智能化方向发展，必须搭乘企业中心工作、重点工作的“班车”。2002年，中央为了推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力，提出了大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出了具体的工作目标。这一目标的提出，为企业档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间，构建档案信息化管理系统成为提高企业档案管理水平的有效突破点，我们应抓住这一契机，努力推进企业档案信息化建设工作的开展。
首先，关注档案工作在企业目标管理工作中的作用，宣传企业档案的独特作用。企业目标管理具有集合量的特性，它是由内部多个目标构成的体系，因此，注重提高管理整体绩效，对实现企业目标极其重要。档案信息在实施企业目标管理中，不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致，还能及时发现目标的偏差，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而达到提高管理整体绩效的目的，促进企业目标的实现。依此类推，对实现档案资源集约化、信息化，提供“一站式”服务的管理理念加以宣传，以档案在企业目标管理工作中发挥的作用，同比档案在企业信息化建设中的重要性，将档案信息化工作渐渐引入企业领导的议事日程。有了领导的理解和支持，企业档案信息化建设步伐会迈得更快，实现企业档案信息资源数字化的集中管理与利用也指日可待。
其次，加强与文秘部门的紧密联系。文秘工作是档案工作的前提和基础，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成(外来文件的登记)、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。我们知道，现代办公环境下的OA系统和CAD计算机辅助绘图技术的应用，不仅使纸质文件数量激增，也产生了大量的电子文件。电子文件及电子档案无论是在系统中运行，还是记录在磁性或光盘等载体上，都是数字化的信息形态，极易遭受非法的增删改，管理人员无法从直观上判断其真伪。而且在办公自动化系统内，除文件内容不允许更改外，许多技术处理工作，都可在文件形成时一并完成，而且文件一经形成，就可以进行相应的主题分析及著录标引等工作。办公自动化使得文书处理工作与档案工作的联系更加紧密，难以区分。所以说，文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，我们必须携手文秘部门对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。
再次，争取企业领导对档案工作的支持，形成内外互补的良性循环。如今，各种业务交流成为一种提高业务技能的重要形式，企业应重视档案业务交流工作，为档案人员提供学习交流机会，为他们创造走出去引进来的机会。2006年，笔者随九江市档案学会前往青岛市档案局学习，真是“不看不知道，一看吓一跳”。青岛市档案馆的建筑规模以及管理功能让我们这些长期在企业工作的档案工作者大开眼界，使我们知道了什么是“档案事业”，知道了档案工作大有可为，极大地增强了责任感。因此，企业今后应拨出一定经费，有计划地安排档案人员外出学习，扩大学习交流范围，加强与外企的交流，借鉴他人的档案管理先进经验，丰富和发展自我。另外，应根据档案信息化建设的需要，在坚持文档一体化原则的基础上，把档案信息化纳入办公自动化的总体布局，把电子文件归档和电子档案管理作为档案信息化工作的重点，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，进一步提高档案管理现代化水平，使国有企业之间、国有企业与外企之间的接触更多、更便捷，为实现企业目标提供更加优质、高效的服务。三、提高素质和增强应变能力，改善服务质量
档案管理有特定的工作程序和科学的管理方式，有着自己的专业法规和标准。如果没有相当的专业素质，就不可能胜任档案工作。随着加入WTO，特别是进入“十一五”后，中外企业之间生产经营接触和往来交流活动日益频繁，企业档案中其他语言文字材料的档案急剧增加，企业各类专业技术档案也与日俱增。笔者所在的单位是供电企业，经常要进口大量的大型设备，其中的说明书等一些随机文字材料都是外文。此外，随着互联网在企业管理和商务活动中的广泛应用，城市电网建设的持续高速发展，电力建设项目文件不仅在数量上有了大量增加，在技术手段上也发生了很大变化，传统办公环境中的一些行之有效的办法、措施受到了前所未有的挑战和冲击。被视为公司业务记录和凭证的核心信息资源的文件和档案，都成了难以掌控的数码形式，企业档案管理面临的困惑和难题越来越多。
面对日新月异的变化，原有的档案管理中存在的弊端也日益显现，亟待建立行之有效的管理模式来监管企业档案。档案管理要现代化，首先，人要现代化。法国经济学家让·莫内说“现代化要先化人后化物”。笔者认为：大型企业档案部门应建立复合型的人才结构，通过对人员进行优化组合使之适应新时期档案工作，即以档案专业人员为主，同时又有一定比例的计算机、文史知识、信息管理、经营管理等专业人员。中小型企业也应配备能适应企业发展需要的档案人员，要求档案工作者具备现代化档案管理所需要的科学技术知识，具备合理的知识结构和熟练的管理技能。而现实状况则是：企业档案工作队伍结构不合理，工程技术人员比例极低，档案部门中的档案专业人员不懂计算机知识，而计算机工作人员又不懂档案管理工作；有些企业在档案工作目标管理考评标准的要求下，虽然为档案部门配置了电子计算机等设备，但是由于硬件落后，软件通知性能差，尤其是缺乏适用软件等原因，致使相当数量的计算机未能充分发挥作用，甚至有的处于闲置状态，导致了极大的资源浪费，严重制约了企业档案工作的发展。由此可见，人是档案工作的主体，提高企业档案人员整体素质，是档案工作创新的先决条件。
在知识经济时代，一些档案工作者确实感到了“本领恐慌”，如果不抓紧学习，就必然会退步落伍，甚至为时代所淘汰。为了对新时期企业档案实施有效管理，做好电子文件的收集、积累和整理归档工作，必须重新认识所管理的对象，加强学习，提高自身素质，增强应变能力。不仅要精通档案专业知识，而且还要学会一、两门外语，熟悉计算机操作和掌握各类专业知识，只有这样，才能取得对档案工作的主动权和发言权，赢得领导信任。在加强学习，更新知识的基础上，一方面要加强对那些不适应新时期要求的工作进行调查研究、认真分析和科学预测，积极制定和采取相应的措施；另一方面要针对那些棘手的难点问题，比如依法治档问题、企业信息管理网络和电子商务中形成的各种门类和载体文件的管理问题等，积极开展研究探索，进行攻关，为新时期企业档案的管理工作进一步发展，提供理论指导和实践支持，为实现企业档案工作新的跨越而努力。
根据企业档案队伍现状，要想一步到位地改善人员结构，有一定的难度。可采取多种形式，分阶段地加以解决。可以结合企业绩效考核制度，将人员分为不同的职业级别进行定岗定编，对于不适应工作的人员进行离岗培训，直至能适应岗位要求时再上岗。具体可分为三级，最低一级是辅助专业人员，承担档案管理中最基础的工作，比如：分类、立卷、编目等。在其之上一级的是专业人员，他们主要负责制定归档计划和指导监督档案工作程序，还应参与情报管理与研究活动，这一层次的人员，应熟悉企业各项工作流程，根据工作进展适时制定归档计划并指导监督归档工作。最高一级的专业人员则应具有丰富的专业工作经验和较深的理论基础知识，不仅能承担指导与监督档案管理各环节的工作，并且能负责协调企业内外交流，开发档案信息资源工作。他们应全面了解、掌握企业档案信息，结合企业发展变化不断对档案信息进行归纳总结及理论分析，根据企业利用需求制定档案信息开发课题，定期进行业务培训，指导业内人员进行档案信息开发，让“死”档案“活”起来，为企业决策和生产建设提供有价值的信息。
四、树立档案保密新理念，为企业安全服务
随着档案信息化建设的推进和服务社会化的拓展，维护档案安全的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们：任何事物都有它的两面性。在信息社会，由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化，导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时，也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。如果不能有效解决这些难题，具有原始性、唯一性的核心信息资源的丢失和损毁，将给企业带来难以估量的损失。反过来说，如果我们仍然沿袭“开放危险”的传统观念来对待档案利用工作，将大大制约档案价值的发挥。随着社会民主与法制的深入以及企业民主管理和企务公开的深化，企业员工乃至广大群众对企业档案的利用需求不断加大，而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场，企业档案工作如何对待利用与保密的关系，适应市场经济的新形势，这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。
在推进档案信息化建设和开放档案资料的过程中，基于全方位对外开放和领域点多、线长、面广的特点，企业领导和档案人员，要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案安全保密工作，从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手，对企业档案进行有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造发明专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案，要切实做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构，加强对电子文档和计算机信息系统的管理，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等现象，采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备安全保证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等相应规则或采取必要措施，为企业保安全、促发展有效服务。
此外，长期以来，档案由于重保管轻利用，忽视保密经费投入，不少企业档案保密技术和装备陈旧，落后于形势发展需要，不适应与国际接轨和网络时代的要求，因此，加强档案现代化管理基础设施势在必行。企业要有计划地逐年增加经费投入，配备确保档案安全保管和科学保护的先进设备，以及必要的实用技术，使档案管理手段和方式适应保密要求，满足开发利用档案信息资源工作的需要。要时刻把好每一个关口，消除每一个隐患，切实把保密工作要求落到实处。
企业档案是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中的作用是无可替代的。“十一五”时期，面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。
摘要：结合教改工作实际，针对教改工作中档案工作的特点，就其中的特点、工作经验、工作方法等进行了分析和总结。
关键词：教学改革；档案工作；建设
高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。
1高校教改工作中档案及档案工作的特点
1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。
1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。
1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。
2做好高校教改档案工作的几个方面
2.1加强高校规教改工作中档案意识
从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。
一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。
2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则
“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。
高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。
2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作
档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。
另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。
3做好高校教改档案工作的作用
高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分，它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性，它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。
