【关键词】档案；信息化；工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 促进档案信息化建设的几点建议
2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2.2 提高档案信息化水平技术
2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
2.3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
2.3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4 结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献：
[1]唐宝莲,吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案, 2006,(03) .
[2]夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案, 2010,(03) .
关键词:工程档案管理;建设工程;作用;影响
1工程档案管理概述
工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。
2工程档案对建设工程的质量的影响
2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏
现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。
2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段
工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。
2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节
工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。
3做好建设工程中的档案管理的措施
3．1积极开展档案知识培训
对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。
3．2严格推行持证上岗制度
应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。
3．3完善办法制度
办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。
3．4强化对档案的宣传和利用
一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。
3．5实现工程施工与档案管理的同步进行
在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。
3．6档案管理科学化增强
随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。
3．7加强现场指导
企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。
4结语
总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。
参考文献:
［1］曹珍珍，张玉．加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨［J］．智能城市，2016(05):145．
关键词：建筑工程档案；建设；管理
Abstract: this paper introduces the classification of the construction project files and characteristics of the construction project file construction and management of the main problems appear, and also puts forward the solutions and relevant advice.
Keywords: building project files; Construction; management
中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：
建筑工程档案即指承建方在代建项目管理，以及改建、扩建项目管理等活动中形成的档案文件，是建筑工程项目管理的重要组成部分，直接影响工程的质量和企业的经济效益。
一、代建工程档案建设
1、档案的分类
建筑工程档案是指在项目管理过程中，根据项目管理特点及建筑企业实际情况, 通过各种活动直接形成的，对企业有保存价值的，由各种不同载体而形式的历史记录，根据其载体的不同，分为纸质档案和电子档案两种，其中电子档案一般是由光盘、移动硬盘、软盘等电子设备为载体的文字、图像和声音文件。
而根据工程档案保管期限的不同，档案的范围可分三大类。档案员为了方便工作，一般都会将档案按照永久性保存档案，长期性保存档案和短期性保存档案对档案进行划分。因此，对承建方而言，明晰工程档案的类别是代建工程档案建设的前提。
（1）永久保存的档案
需要永久保存的档案是档案资料中最重要的一类文件，它包括代建服务合同、招投代建服务标文件、结算文件、地质勘察文件、工程验收文件、代建工程总结文件。
（2）长期保存的档案
长期保存的档案一般是指保存50年的档案，一般是指代建项目管理部文件、代业主招投施工标、合同文件（中标施工单位）、土建专业的单位工程综合管理文件、土建各分部的施工技术管理文件、设备专业的综合管理文件、总平面竣工图、室外专业竣工图、建筑、结构竣工图、消防竣工图等；
（3）短期保存的档案
需要短期保存的档案在重要性上相对较轻，但数目却十分繁多，它包括监理的质量会议纪要、桩地基工程的施工质量文件、电梯工程施工质量文件、设备各分部的施工技术管理文件等。比如，承包集团因项目而制定的各种管理办法和施工规则，统计报表的工作要求和项目工地会议纪要等等。短期档案要求的保管年限为15年。
2、代建工程档案的特性
代建工程档案建设是贯穿工程投标到施工建设，再到工程竣工的整个过程，从项目准备阶段文件开始，到监理文件、施工文件，以及工程竣工验收文件，时间上具有较强的顺序性。因此，了解建筑工程档案的特性会让工程档案建设事半功倍，某种程度上，这亦可称之为档案建设的过程。
（1）档案的独立性
独立性是工程档案与其他类档案最明显的区别，根据承包公司对工程项目的不同，工程档案要求每个工程都会形成独立的档案整体，即一个建筑工程便会有一个对应的工程档案与之对应。
这主要是由建筑工程承包工程的地域性差异造成的。因为不同的地域，项目工程建设的要求也不同，比如由广州工程总承包集团有限公司承包的广交会项目建设，除了要依据国家建设部的《建设工程项目管理试行办法》外，还要满足《广州市政府投资建设项目代建制管理试行办法》以及《广州市建筑工程文件的整理及档案移交规定》、《广州建筑工程档案编制指南》（试行）、《广州市建设工程档案预验收规定》等要求。
同时，不同地域的经济水平也参差不齐，这就导致了相关的工程材料的价格也有所不同，所以一项工程一定要有单一的工程档案。
（2）档案的可操作性
工程档案不是单纯的会议记录，也非各种形式的合同报告，它还包括数目庞大的可操作性文件。比如，经政府各相关部门审批的关于消防、环保、卫生等文件，以及工程地质、水文气象等文件，这在建筑工程实施中有着较强的针对性；同时，土建工程或者是水、电、设备安装工程的施工文件，以及各种竣工图文件在施工建设中都具有实际操作性。
同时，工程档案要求实事求是，因为它是监理部门、质量监督部门竣工验收的重要依据，是验收实际工程结果的凭证。
（3）建筑工程档案建设应注意的主要问题
档案管理员在工程档案建设中，应明确一些具有法律效力的档案资料，比如中标通知书、合同书、投标文件、图纸、设计变更、设计联系单及设计文件、技术规范以及承、发包双方达成的有关工程承包的补充协议、会议纪要、备忘录和施工现场签证等等。
尤其是当一些文件涉及到补充或者变更时，比如因为质量、工期等方面的原因而出现的补充协议和相关的会议纪要、现场签证、竣工结算书等等更应及时纳入合同，并做好记录。
二、代建工程档案管理中存在的问题
1、档案管理部门缺失
据了解，许多建筑工程公司的文书、文秘或者助理都监管档案工作，或者管理，有些公司甚至将档案工作交由其他业务部门，这便导致一些公司档案资料杂乱不堪，甚至严重缺失，直接导致工程实施效率低，影响公司的经济效益。
2、缺乏复合型档案管理人才
综合性档案管理人才的缺乏是影响建筑工程公司档案工作的重要因素。很多建筑工程公司都存在着档案资料的系统性不强，资料不清晰、不规范、不完备的问题。这种情况即便是具有专门档案管理部门的公司也不能避免，造成这种情况的主要原因就是复合型档案管理人才的缺乏。
三、对代建工程档案管理问题的解决办法和建议
1、提高对建筑工程档案管理的重视度
公司领导应充分认识到工程档案管理的重要性，在经营过程中让各个部门在思想上对档案管理给予充分的认识，指令各部门协调好档案部门人员的档案工作，这是工程档案建设和管理的前提和重要保障。
2、建立专门的建筑工程档案部门
工程档案部门是档案工作的具体执行部门，是保证工程进度和质量的重要机构。对此，缺失该部门的公司应及时设立。不仅如此，对已设立档案管理部门的公司，应明确档案工作部及相关部门的档案职责。
作为档案部门，在做好项目档案材料收集、整理和归档工作的同时，还应制定相应的档案管理制度，以监督和指导其他有关单位的档案管理工作。
比如，合同签订的责任部门计划经济部，应严格执行其规定竣工档案资料收集、整理和归档的要求，从而确保及时移交档案的完整性和准确性。对于项目档案产生及负责各施工单位档案过程管理监控的项目管理部，在资料收集、整理和归档的基础上，还应与其开展定期或不定期的施工单位现场档案工作检查，以保证档案资料的真实性和具体实施过程中的实践性，从而保证了工程质量。
与此同时，应与公司结算拨款的主控部门财务部达成一致意见，对未经过档案验收签字的施工单位坚决不予拨款。
如此，才能保证施工建设档案资料的完整性，以及档案建设的科学性，从而提高了公司的档案工作效率，为工程施工质量提供了保证。
3、培养或聘请复合型的建筑工程档案管理人才
众所周知，21世纪最缺的是人才。建筑工程的档案建设与管理涉及的内容庞杂，涉及的方面多样，所以只有复合型的档案管理人才才能使档案管理工作更加规范化、科学化、系统化，事实证明，档案建设和管理中出现的问题大都源于档案员的不专业，因此培养或挖掘复合型档案管理人才是档案工作的重要保证。
4、及时减轻档案工作的负重
对于到期的档案，承包企业应及时销毁，减轻档案管理工作负重。档案销毁鉴定工作应严格按照当地档案工作业务建设规范执行，并由企业专门的档案鉴定小组进行鉴定。对于需要销毁的档案，应登记入册，然后遵循审批流程，待得到审批手续后进行销毁。
5、注意建筑工程档案的安全
建筑工程档案的保管也是档案管理中的一个重要环节，因此应给予足够的重视，以便发现问题时及时采取措施。比如，需要备份的档案应做好备份或双备份，对于电子档案应每满4年进行一次抽检。
总结：
在当今竞争激励的建筑工程市场，规范而成熟的代建工程档案建设，以及与之相适应的科学管理方法是保证工程质量、提高企业经济效益的重要依托。
参考文献：
[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J]上海煤气，2004（5）
【关键词】水利工程建设；档案管理；方法
水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。同时，部分档案管理人员对工作兴趣不大，对档案业务知识了解较少，有的甚至不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了工作的被动性和盲目性。
对档案馆藏量、设备以及技术手段给予了足够的重视，却忽视了人的主宰作用，许多人以为档案工作就是看守文件，谁都能干，因此有的地方把仅有小学文化程度的人、其它岗位淘汰下来的人安排在档案室工作，这在一定程度上扩大了档案室的人员编制，造成人浮于事，同时制约了工作人员的积极性和创造性，不利于把档案工作搞好。
水利工程一般都是国家重点工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的。
健章立制，确保档案管理规范化、标准化。为规范档案资料的管理，工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规，制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。
对于水利工程的建设，在基层工作的同志一般都很少参与，对其中的档案管理更是陌生。因此，工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使大型水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案转入工管单位管理使用以后，要注意从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高存档质量和工作效率。
水利工程档案的利用和管理，水利工程档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果，是国家和人民的宝贵财富，是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程档案产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。历史地真实地反映和记录了这种智力创造和劳动的全过程，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。因此，利用好、管理好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是各级领导和档案部门的重要职责。
水利工程档案在工程建设和管理中的利用，水工建筑物，除了施工用的临时建筑以外，其他都是永久性建筑物。由于建筑物本身所处的自然条件的特殊性和其所担负功能的特殊性，它必须保证在长期的使用和运行当中不发生事故或少发生事故。但是，也正是由于它的这些特殊性，使其更容易受到自然条件和外力的影响，状态随时都在变化。如：由于压力水、冲磨、水质侵蚀以及设计、施工不够完善，管理运用不当，都会发生缺陷。如果在运行管理中发现问题不及时养护维修或进行加固处理，定会使缺陷加重加大，影响建筑物的安全运行，严重的会导致失事。因此，为保证水工建筑物的安全运行，充分发挥并提高其工程效益，延长工程的使用寿命，必须认真做好工程设计、施工、养护维修等工作。而工程档案是做好这些工作的必要条件，因此，它的利用率较之其他诸如房屋建筑等档案也就要高得多。
系统科学的管理好水利工程档案，只有完整、准确、系统的档案，才能满足工程建设、工程管理工作对档案利用的要求，而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。因此，必须重视并做好档案的管理工作。
（1）领导重视档案工作是管好用好档案的关键。科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应加以重视和关注，使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。
（2）制定档案管理规章制度，使档案工作纳入科技、生产管理之中，把科技档案的形成、积累、整理工作形成制度，并与个人的经济利益挂钩。即工程设计或施工或竣工，项目负责人在资料形成的过程中对资料的收集和整理负责；之后，又必须对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案室，凭移交单才能报销或结算差旅费、出差补贴费。档案工作人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作，一旦发现问题，及时更正。这样，使科技资料从产生和形成的那一刻起就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责。
（3）科学管理工程档案，将工程按性质和项目进行分类，在任务下达时就同步进行。即由项目负责人到档案室领取工程档案号（工程总号、分类号、袋卷号），使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。无须再作另外的处理，只要按档案号进行清点后（一个档案号也就是一个案卷），填写卷内目录，著录、登记完毕即可按号上架，进入提供利用工作。
关键词：档案信息化；档案管理；方向Abstract:The archives information is a collection room files as the basis, without changing the content information file the original case, are the existing forms of content and archive itself with the information conversion principle of change, make archives information society, to achieve resource sharing files. The file has been able to deal with information technology, because it is itself contains information. This paper analyzes the meaning of archives information construction, improving archives management, promoting the project file management process, for archive information management, the establishment of a new direction of engineering archives development etc..
Keywords: Archives; archives management; direction
中图分类号：TU198文献标识码：A 文章编码
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 改进档案管理方式，推进工程档案管理进程
档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
2.1 拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.2 提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4 结语
计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献：
关键词:建设工程;档案;管理;创新
中图分类号:G271
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。
2管理模式的创新
加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月,我馆就争取怀化市政府办出台了《怀化市城建档案管理规定》;2006年8月,我们又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》,这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推进作用。有条件的地方还可以更进一步,把政府规范上升到地方立法,工作力度将会大大增强。例如,长沙市在2004年通过省、市人大批准出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,有效地解决了地下管线工程档案管理这一个老大难的问题,使地下管线工程档案管理做到了“有法可依,应收尽收,应查可查”,长沙市也是目前我国各城市中地下管线工程档案管理做得最到位的城市之一。据了解,长沙市另一个地方性立法:《长沙市城乡建设档案管理条例》即将通过省、市人大批准出台,必将更进一步推动各类建设工程档案管理再上新台阶。
3服务方式的创新
城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。
4工作程序的创新
最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。
5协作机制的创新
建设工程档案管理牵涉到方方面面,需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。没有大家的协作,建设工程档案编制无法得到保证,建设工程档案报送无法得到落实,建设工程质量也无法得到保障。针对市政和重点工程越来越多,主管部门不再局限于市建设局,而是由区县(市)及其它部门分级分散负责建设管理的新情况,怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系,建立高效协作机制,主动了解工程信息,及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》,在业务指导过程中,充分发挥个性化服务的优势,制定具体规范要求,明确了市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制,保证市政和重点工程档案管理不留空白、不存死角,应收尽收。通过一系列创新,怀化市城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端,杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象,确保了档案编制与工程建设同步,确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进工程领域反腐败工作的实际效果,得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评,也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴我市考察交流。最近几年,我市建设工程档案进馆量稳步增长,档案质量也显著提高。仅2005年至2009年5年内,怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案2万余卷,建设工程档案业务指导率、档案报送率和合格率均达到了100%。怀化市城乡建设档案馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩,还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。
关键词：公路工程建设；档案规范管理；创新研究
随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建设项目档案管理的特点
1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。
2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。
3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。
4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷
1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。
2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。
3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。
三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施
1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。
2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。
3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。
4.加强工程项目档案管理人员综合素质目前，许多公路工程项目档案管理人员综合素养不够，阻碍了档案管理水平的提升。工程项目档案管理团队需要引入具有专业公路工程知识储备和现代化档案管理能力的人才，管理人才对整个团队进行系统化培训，全面提升团队的档案管理水平。同时配合以考核体系和奖惩制度，从根本上保障工程项目档案管理工作的有序开展。完善专业人员聘任和培养制度，提高专业水平，一是在成立档案管理“领导小组”的基础上，招聘专业档案管理人员组成“工作小组”，以提高档案管理工作的专业性。首先，成立项目档案“领导小组”，并指定一名专业人才负责项目档案管理工作，担负整个项目档案工作的统筹规划、组织与协调、监督、指导。再者，根据项目需要招聘专业人才组成档案编制小组，建立起项目档案工作的管理网络，明确职责，并禁止档案人员变动频繁，力求保持竣工资料整理的连续性和稳定性。二是对所有涉及档案管理工作的人员都应定期开展专业知识培训与考核，考核不及格的应淘汰或离岗培训，确保每位档案管理人员都拥有较强的专业知识与操作能力。此外，还应对涉及档案管理和交接等工作的工程管理人员开展专业档案管理知识的培训，确保工程管理人员与档案管理人员对档案管理工作理解的一致性。
关键词：工程项目 档案管理
重点工程建设项目档案是重点建设项目的历史记录、项目运行、养护、管理的重要依据。是日后对工程进行检查、维护、管理及改造的依据和凭证。是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，是建设工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。因此，加强重点工程建设项目档案管理，也是我们当前的重要工作任务之一。就如何加强和完善重点工程建设项目档案的管理这一问题进行探讨。
1 工程建设档案管理的重要性
1.1 加强重点建设项目档案管理
一个重点建设工程从立项到竣工要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收、后勤等许多单位和部门，重视和加强重点建设项目档案资源建设，保证建设项目档案的安全管理，是我们各级管理部门义不容辞的责任，同时也是建设项目设计、施工、监理和工程管理等相关部门的重要职责。由于重点工程建设项目具有工程规模大、参建单位多、涉及专业广等特点，其形成的工程档案数量庞大、种类繁多、来源广泛。只有规范档案管理，明确归档范围，保证工程项目建设档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，保证国有资产的完整。
1.2 完善重点工程建设项目档案管理机制
提高对重点建设项目档案工作重要性的认识，坚持科学发展，统筹协调地抓好档案管理，不断完善档案管理工作机制。重点工程建设项目档案管理机制是档案管理体系建设的组织保证。档案管理机制必须与现代管理体制相适应，确保档案工作有领导班子，有工作规划、工作方案和工作总结。完善各流程、各操作环节的管理，从组织建设、业务建设、基础设施建设等方面不断完善档案管理建设工作各项规章制度，做到以制度促规范，以制度促发展。坚持因地制宜地开展档案管理工作；要对档案工作开展加强管理和监督。使重点工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化的轨道，让档案在工程建设中发挥重要作用。
1.3 档案是工程建设项目的重要组成部分
重点工程建设项目档案是指在工程准备阶段文件，工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的真实记录，是督查、审计、监督、管理、验收、以及维护、改造的重要依据。档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。
2 采取有效措施实行档案的集中统一管理
2.1 落实考核奖惩制度
要加强档案管理工作建设，首先应以《档案法》等档案法律法规为指导，通过加强档案法制宣传教育，努力提高决策层和广大员工的档案管理意识和法制意识。建立竞争机制，鼓励档案工作人员提升工作服务质量。把档案管理工作列入一项重要业务工作内容。贯彻执行档案部门的有关规定，执行各类档案管理要求，同时要把档案工作纳入企业的发展规划、年度计划和学习、考核内容，制定明确的岗位责任，实行责任追究，进行考核并与奖惩挂钩。使档案资源建设真正落到实处。
2.2 档案工作与工程建设同步
随着经济快速发展，我市重点建设项目不断增加，对这些重点建设项目的档案工作，特别是对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等资料，开发建设项目档案工作，组织机构完善，管理职责明确，设立档案室，配备了专兼职档案员，项目档案收集齐全完整，项目建设档案管理工作与项目建设同步进行，项目竣工后，完成文件材料的全部归档。勘察设计单位、施工单位和监理单位应按照规范整理和及时移交档案给建设单位；档案资料要两套制保存，注意档案资料的完整和安全；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。工程项目档案具有成套性、专业性的特点，要求实行集中统一管理，包括项目建设档案管理工作应与项目建设同步进行。勘测、设计、施工及安装调试单位都要落实人员管理项目档案，工程竣工后各有关单位都要将所有在工程建设过程中形成的档案交建设单位归档管理。工程建设项目档案由建设单位集中后向当地城建档案馆移交。
2.3 做好竣工图的积累和编制工作
竣工图是工程建设图实相符的依据，具有法律效力和凭证作用，要督促检查施工单位严格按照国家规定编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的质量，坚决杜绝不编制竣工图的现象。明确职责，通力合作齐抓共管。各级档案行政部门要依法对建设项目工程档案工作实施监督、指导加强检查协调工作，做好依法建档和各项目单位档案工作的总体考评工作，总结推广经验，培训档案业务人员；各级城建部门要发挥城建档案馆（室）的作用，切实抓好城市建设重点项目工程档案的监督、指导；有关主管部门要明确分管领导监督所属建设单位或施工单位及时做好建档工作。重点建设项目档案管理是重点建设项目的重要组成部分，也是重点建设项目竣工验收的必备条件，重点建设项目档案的真实、准确、齐全、完整和妥善保管及有效利用。
3 如何做好工程建设档案管理工作
3.1 加强对重点工程建设项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。
3.2 增强工程建设档案管理工作制度建设
认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。认真落实责任，进一步建立健全工程项目档案的工作制度，完善档案资源建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。重点工程基础设施建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以必须在重点工程档案管理中做到规范化、标准化。因此，加强和完善有关的制度建设，是做好重点工程基础设施建设档案管理工作的根本保障。
3.3 提高档案管理人员的工作意识
工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专（兼）职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。
参考文献：
[1]张燕.浅谈重点工程建设项目档案管理[J].机电兵船档案，2011（03）.
