论文关键词：档案管理 现代化 进程
论文摘要：档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
第四，知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
二、加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
6、要强化服务意识，拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。
[论文关键词]文秘工作 档案管理
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
论文关键词：档案管理 现代化 进程
论文摘要：档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
第四，知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
二、加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
6、要强化服务意识，拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。
创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。
一、档案工作创新，要解决好四个关系问题
（一）创新与基础的关系
工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。
（二）创新与现实的关系
工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
（三）创新与学习、借鉴的关系
学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。
（四）创新与实践的关系
创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
二、服务手段创新
（一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
（四）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
（五）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入wto后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。
三、拓展服务领域
（一）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
（二）兴办服务实体，发展档案产业 。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
（三）加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
（四）建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
（五）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。
摘要： 在市场经济的冲击下，医疗改革的步伐不断加快，医院档案应紧跟时代潮流，在医院发展中发挥应有的作用。而医院的管理水平，特别是医院的诊断和临床治疗水平的提高，一方面靠医务工作者业务水平的提高和工作经验的积累;另一方面就是取决于临床及各类档案资料的收集与利用。文章阐述了如何加强档案的现代化管理，保证档案资源更好地为医疗、教学、科研、管理服务。
关键词： 医院;档案管理
医院承担着医、教、研等多重任务，由于其功能的特殊性，使得其具有深厚的文化底蕴，成为高学历、高科技人才的聚集地，也理所当然地最先受到现代信息波的冲击。在改革开放的新形势下，作为医院管理重要内容之一的档案管理工作，如何面对医院发展的新特点、新情况、新任务，寻找新途径适应医院发展的需要，自觉地服务于医院的医、教、研工作是摆在医院档案工作者面前的新课题，下面就这一问题谈一点笔者的体会。
1 加强组织领导，提高档案工作者素质
档案资源是一种潜在的生产力，档案的规范化管理，对于院长的正确决策、医疗技术和经济效益的提高，促进医院的发展有着特殊作用;档案的规范化管理，能从根本上为医院现代化管理打下扎实基础[1]。而要使医院档案完整地保存下来并得到充分利用，一方面要高度重视档案工作，增强档案意识，加强对档案工作的领导;另一方面医院每一个医务工作者要走出“档案管理是档案工作人员的事情，与自己没有关系”的误区，应充分认识到自己是档案材料的主要形成者。
医院档案工作者是档案工作的管理者，全面管理医院档案，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督的作用。档案工作者的管理能力和自身素质如何，直接影响到档案工作的发展，间接影响着医院的基础管理。虽然目前多数医院都配备了一定数量的专兼职档案工作者，但普遍缺乏专业知识，故要在档案工作者的继续教育上下工夫，树立档案教育是终生教育的观念，在不断提高档案工作者政治思想素质和道德素养的同时，加大对其业务技术水平和工作能力的培养，逐步形成一支懂电脑、会外语、善管理、肯钻研的现代知识型档案专业人才[2]。
2 改变工作模式，提高档案利用率
档案工作是一项服务性工作，其服务性要通过档案的利用率来实现。而目前有些医院档案工作者片面强调档案工作的保密性，从而造成服务对象仅限于院领导及职能科室，普通员工对档案室望而却步，极大地降低了档案的利用率，削弱了档案的传播功能。故新时期，档案工作者要改变“等、靠、要”的传统工作模式，打破“重管轻用”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动服务向主动服务转变，认真执行管理人员“三三制原则”，把1/3的时间用到临床一线，了解临床医护工作者的需要，使档案为医、教、研服务的口号落到实处。同时按照《档案法》的规定确认保密级别，正确处理好传播、利用和保密的关系，充分发挥档案的利用价值。
3 加快管理现代化，提高档案工作效益
档案工作本质上是一个基础的信息管理工作。随着科学技术的迅猛发展，医院档案管理现代化已成为必然趋势。目前，最重要、最基本的现代化管理手段之一就是计算机管理。将档案信息按党群工作、行政管理、业务建设、科研教学、基本建设、仪器设备、财务会计等分门别类地输入计算机，建立电子文本文件的保管收藏体系。同时，利用计算机建立档案检索网络系统，让档案的实物馆藏与虚拟的电子馆藏共同发展，采用微缩、扫描、照相等技术将档案资料录入计算机，进行有效的深加工，系统地组成便于查找的信息库，以不提供实物的网上查询为手段，扩大档案的使用范围，在遵循档案保密条件的前提下，连接医院公共网络，实现资源共享，方便使用者及时、快捷查找、阅读、使用所需档案资料，为档案工作同行提供交流平台，提高档案的工作效益。
4 拓展档案服务领域，主动为医院可持续发展提供服务
档案是重要的信息资源，收集和归纳这些宝贵的信息资源，其最终目的就是为了开发和利用，以便更好地为医院中心工作服务[3]。为此我们要重视档案的开发和利用，拓展其服务领域，改革其服务方式。凡对医院持续发展有潜在价值和保存价值的文件资料的收集要将关口前移、提前介入，进行超前跟踪服务。如可利用医院已存档案编制《规章制度》、《奖惩条例》等服务于管理者;撰写《医疗服务质量保证方案》、《突发公共卫生事件应急预案》、《反腐倡廉防范体系制度汇编》等提供于每一位医务工作者;开设“院容院貌、先进人物、荣誉奖励、发展历程”等为内容的档案陈列室宣传医院。只有不断拓展医院档案的服务领域，才能更好地为领导决策及医务人员、社会大众服务，才能多角度多层次地为整个社会提供档案信息，推动医院全面、协调、可持续发展。
摘 要：高校档案集教育、科研、管理功能于一体，在发挥高校教书、育人、服务社会方面有着重要的作用。但现代信息技术飞速发展的大环境下，高校档案管理工作还存在管理形式、服务手段、服务内容等方面的问题，只有以科学发展观为指导，扎实推进高校档案管理工作创新，才能切实保障高校档案管理能为教书育人服务，为社会经济的发展服务。
关键词：高校 档案管理 创新
创新是一个民族进步的灵魂，也是高校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。作为高校科学管理的重要组成部分，高校档案管理在一定程度上反映了高校管理水平的高低。要以创新的态度、思路和途径解决遇到的新问题、新矛盾、与高校其它各项管理人员面前的重要课题。
1.档案管理在高校管理工作中的重要性
高校在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。国家教委明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载高校历史沿革的档案管理工作，是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员。作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进高校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。
2.高校档案管理现状及存在的问题
2.1档案管理模式陈旧
在信息化背景下，对于高校档案信息化建设是一个综合性的方面，既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才紧缺。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。
2.2高校档案数字化、辅助管理方面存在的问题
高校档案工作计算机管理模式是建立在原有的手工管理模式基础上，该模式的特点以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。这种模式的落后点是没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。在档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内容的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息。
2.3档案服务功能单一
档案服务功能单一，档案资源偏少，不能科学全面的真实反映学生在校期间的学习、生活轨迹，参考价值不高、针对性不强。所以档案管理水平的创新有待进一步提高。
3.加强档案管理创新体系的建设
3.1模式创新
目前，高校档案室虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要室执行而非决策。这种管理模式已难以适应形势的发展。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案室从校办或其他部门分离出来，变成独立的档案管理职能部门，由被动执行变为主动决策，进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理；发挥网络技术优势，加快高校档案数字化进程；改进档案服务机制，不断提高档案管理服务水平。
3.2思路创新
一是管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和高校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。
二是管理内容创新。档案室虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本室收藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实档案室收藏的内容，提高质量、有目的、有重点、有计划的采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断进行优化，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
三是管理方式创新。随着时代的发展，档案管理主要应看档案室对资源的开发利用程度和服务效果。档案室的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度的实现档案资源的开发与利用。
四是人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和工作人员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
总之，做好高校档案管理工作意义重大，高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神，变简单的分类整理为高技术含量的综合性开发建设，变重储轻用为存储、利用并重；变单一的查阅服务为多元的开发利用，最大限度的实现档案资源的社会价值和档案工作人员的人生价值。
医院档案属于极珍贵的历史记录，通常只有一份孤本，年代久远的档案具有更大的价值。但受到多方因素的影响，医院档案材料经常遭受损毁，所以确保医院档案的寿命及安全性以及信息保密性等，是一项重要的管理工作。
1.医院档案管理工作现状
1.1档案管理投入不足，水平不高。档案不会产生直接的经济效益，实施规范化管理就要有相对的投入，目前医院多存在投入不足的情况，基于有效资金的利用，只能投入在可产生直接经济效益的项目方面，因此造成短时间内医院的资金难以应用在档案管理方面，无法实现档案管理的专业、规范、科学化。伴随着计算机技术的应用，医院的档案管理手段得到了提升，但有些医院的现代化管理水平相对较低，档案管理机构的设备条件较简陋、条件差，造成档案资料的老化、霉化，导致信息的有效利用受到影响。
1.2轻视档案管理工作，没有充分认识到档案管理工作的重要性，未能认识其存在的价值，缺乏有效管理机制，定制医院的管理规划时未能充分考虑档案设备管理、投入、配置等，造成档案管理水平无法适应医院的发展。
1.3档案管理工作效率低下。档案管理职能部门或兼职管理档案的人员积极性不高，对医院档案管理工作的知识及制度不能正确认识，档案管理者自身的综合素质不达标，没能及时补充、掌握新知识，采用传统的管理方法，造成档案管理工作开展效率低下。
1.4电子档案管理缺失。没有定制一套系统的电子档案管理规范，一些音视频、文书格式的电子档案管理不符合要求；缺乏电子档案的认证标准，随意更改办公系统上的文件资料，影响了电子档案信息的真实性；没能做好电子档案光盘、软盘的保护工作，造成存储文件损坏，丢失电子档案信息。
2.新时期医院档案管理的改革措施
2.1创新观念，采用现代化管理理念
科学的档案管理理念对于现代医院的档案信息利用意义重大，现代医院档案管理工作开展面临着信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进档案管理新技术的应用，全面提升工作效率、效益。
2.2创新档案管理途径
为适应现代医院对档案信息管理发展的要求，在传承医院档案管理科学方法的同时，还应积极采用国内外先进的管理方式，应用现代化信息管理技术。主要创新途径有：（1）创新医院档案管理工作模式。档案材料里面记录的内容密切关系到档案的利用效果，因此医院需要组建专门的档案管理机构，聘用专业人员对档案信息进行统一的科学化管理，确保档案资料的完整性；另外还应在确保档案管理工作正常有效开展基础上推进信息化管理，采用条码取代编号，提升档案管理工作实施效率及工作质量。（2）创新档案管理工作方式。①引进iso9000质量管理体系。档案室是医院的一个重要组成部门，也应该参与质量管理体系建设当中，编制出科学合理的质量体系文件及融合标准，定期接受内审及外审，促使档案管理工作的开展更加科学化、规范化、现代化。②完善管理制度。伴随信息时代的快速发展，需要改革并完善医院的档案管理制度，定制并完善管理档案的实施制度；明确档案管理工作人员的岗位职责；定制医院档案管理实施办法；完善档案管理的收集、整理、保管、利用、保密、销毁、补充修改、鉴定等多项制度，将其纳入工作日程，促进医院档案制度化、规范化管理的发展。③实现网络化管理。利用纸质档案数字化实现信息化管理；应用网络、计算机技术，统一管理档案信息，实现现代技术、档案管理手段的同步发展；构建档案管理网络查询系统和服务平台；积极构建各类多媒体数据库，发展档案资源共享，提升现代化管理水平。
2.3创新服务方式
对医院档案管理服务方式进行创新，充分发挥医院档案的价值作用，促使其转化为现实社会经济效益。医院档案管理部门应转变为主动服务型，积极拓宽服务范围、领域，实现服务方式的创新化管理，发挥档案信息的资源作用。（1）拓宽服务范围。充分利用现代化技术，以多途径、多渠道方式对医院档案信息资源进行开发，构建医院档案信息网络，实施网络档案服务。依据社会需求发展形势，摆脱业务观点，利用档案资源，从多层次、多角度为患者、社会公众和医务人员服务。（2）提高档案利用价值。档案管理工作在向现代化转型期间，传统档案和现代档案服务间是“相辅相依”的服务方式，它们之间存在着密切的互补性，所以医院档案管理部门应依据发展趋势，对传统档案服务方式进行优化，促进医院档案管理服务方式的创新发展。
2.4注重特定时期的医院档案管理
特定时期形成的医院档案，能够反映医院的改革发展转折点、闪光点等，对这些档案进行针对性的收集、整理、保管，有助于医院历史顺延，改革医院体制，调动医院员工的向心力等。
3.结语
档案管理工作是医院各项工作开展的基础前提和连接纽带，医院发展建设过程中应充分认识档案管理工作开展的重要性及作用。现代医院档案管理部门应对档案管理的内涵充分、准确地认识，积极应用新技术、新方法，大胆尝试、积极创新，确保医院的档案管理工作得以全面、有效开展，实现更高的经济、社会效益。
