1 高职院校教学档案管理现有问题
目前，我国高职院校对教学档案管理工作普遍重视不足，在硬件条件改善、工作队伍建设和工作理念创新等方面存在显著的问题，主要表现为：
1.1 重视不足，档案意识淡薄
近年来，我国高职教育事业快速发展，许多高职院校在办学规模、办学条件、师资力量、科研能力等方面发生了重大变化，在办学水平不断提高的时期，高职院校管理工作繁忙而复杂，学校教学、管理的各个方面均需要足够的管理力量的投入。[2]而档案管理工作由于性质特殊，其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学，因而许多高职院校领导对其不够重视，也导致教职工缺乏档案管理意识，对《档案法》及国家关于高等院校档案管理的各项法律法规和规章制度了解不足，没能按规定和要求进行档案收集工作，导致档案资源匮乏且利用率低下。
1.2 经费不足，管理基础薄弱
由于重视度不足，许多高职院校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中，在一定程度上挤占了档案管理工作经费。由于资金投入的缺乏，档案管理基础相对薄弱，信息化档案管理落实不到位，加之其他档案管理设施、设备陈旧，对档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。[3]
1.3 档案管理队伍建设工作滞后
一支高素质的档案管理队伍，是确保高职院校档案管理工作科学性、有效性和规范性的重要基础。但目前我国高职院校在档案管理工作队伍建设方面较为落后，许多档案管理人员在入职前后并未接受过系统的档案管理工作培训教育，对档案管理工作对高职院校的重要性认识不足，缺乏使命感和责任心，且对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足，不能按规定开展各项档案管理工作。与此同时，很多档案管理人员对信息化档案管理知识和技能的掌握不足，对其基本理论、知识和操作技能不够了解，直接制约了高职院校信息化档案管理改革的进程。[4]
1.4 档案服务意识不足
档案管理工作应主动服务于高职院校教育工作，但目前，档案管理部门缺乏服务意识，不能主动进行教学档案的开发和利用，工作中重保管，轻利用的问题迟迟得不到解决。[5]许多教育档案管理人员的工作意识仍然停留在“看家收摊”、“你查我找”的层面上，许多利用档案较高的档案资源未被及时开发，而已有的高质量档案资源也常常被束之高阁不能物尽其用。
2 高职院校教学档案管理创新改进对策
针对上述问题，认为当前高职院校档案管理工作的创新与改进应从以下几个方面做起：
2.1 加强重视，转变意识
加强对教学档案管理工作的重视，是促进该项工作不断创新和发展的重要基础，对此高职院校领导应充分认识教学档案管理工作的意义和作用，将教育档案管理工作当做一项重要工作来抓，对此应采取以下几项措施：1）强化宣传教育，使高职院校广大教职工认识到档案管理工作的重要性，使其积极地参与和支持教学档案管理工作，自觉从事力所能及的档案资源开发和维护工作；2）建立健全教学档案管理机构，加强对档案工作的领导，建立综合档案室，不断健全教学档案管理组织机构；3）健全高职院校教学档案管理工作规章制度。建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐、资料、报表的要求，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，促进教学档案管理工作质量与效率的全面提升。
2.2 增加资金投入，改善工作基础
《档案法》第十三条中指出，各级各类档案管理单位的档案机构，应“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。对此，高职院校应结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力，逐步改善教学档案管理工作设施、设备等硬件条件。[6]积极引进信息化档案管理设备和相关软件，组织档案管理人员积极学习信息化档案管理知识和技能，全面落实信息化教学档案管理，以提升教学档案管理工作的规范化程度，促进管理效率的进一步提升。
2.3 强化教学档案管理队伍建设
建立一支具备极强的专业素质和业务水平的档案管理工作队伍，无疑能使高职院校教学档案管理工作事半功倍，对此应采取以下措施：1）制定科学的档案人才培养计划，并采取相应的培训教育手段，积极吸引优秀的专业档案管理人才和优秀的应届毕业生，就新入职的档案管理人员进行职业生涯规划，一方面提升档案队伍稳定性，另一方面促进整个教学档案管理队伍整体素质的不断提升；2）提升档案人员薪资待遇，从而实现对档案管理人员的有效激励，改善其工作状态，激发其工作潜能；3）强化职业道德建设，帮助教学档案管理人员树立正确的人生观、价值观和工作态度，不断提升职业道德修养。
2.4 树立服务意识
充分发挥教学档案管理工作的服务职能应从以下几方面做起：1）对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其使用需求；2）树立主动服务观念。结合档案信息用户的工作需要、心理需要和对档案资源的要求主动开发和提供相应的档案资源。避免被动的工作状态，尽可能的主动提供服务。此外，对一些特殊用户也可提供有偿服务，并将所得资金用于学校教学档案管理工作的进一步改革与创新。
1 中职卫校教学档案的作用
一般情况下，中职卫校教学档案的内容主要有：上级教育部门下达的相关规定、政策等；由教学计划、教学进程、试题库和参考资料等组成的师生教材；由教学规划、总结等组成的教学材料；由教研计划、教研成果和教研刊物等组成的教学研究资料；由学生档案、教师评价资料和学生成绩等组成的学籍资料；以及与教学教材、教学实践、教学设备等相关的材料，贯穿整个中职卫校的教育过程，在中职卫校的长远发展中占据着重要地位。
由此可知，中职卫校教学档案的作用有如下几点：
1.1 促进教学秩序规范化发展
在中职卫校的日常管理中，教学档案根据不同情况将各种资料归类，使教师教学计划更加全面，可以对学校整体运行情况进行有效分析，对学生的学习情况进行详细跟踪，促进教学质量不断提高，给中职卫校长远发展提高可靠保障。中职卫校教学档案的有效管理，为中职卫校领导层作重要决策提供了可靠依据，使教学程序得到优化，促进教学秩序规范化发展，有利于中职卫校教学水平不断提高。
1.2 促进教学水平不断提高
中职卫校教学档案的整理、归类，有利于教师总结教学经验，及时发现教学过程中存在的问题，并制定相应的解决方案，对于提高教学质量，促进中职卫校学生全面发展具有重要作用。在不断的总结和创新中，教师的综合素质可以得到提高，教师的工作热情得到不断增强，使教师在教学改革中变得更加积极和主动，促进中职卫校教学水平不断提高。
1.3 促进中职卫校可持续发展
随着经济迅速发展，中职卫校面临着巨大的社会压力，教学档案的有效管理，是提高中职卫校教学质量的可靠保障，对于促进中职卫校可持续发展起着重要推动作用。现代化建设中，国家对中职卫校教学改革给予了高度重视，制定了相关考核标准，因此，在实践教学过程中，加强中职卫校教学档案管理，对于提高中职卫校教学水平具有重要意义。
2 中职卫校教学档案的特点
根据中职卫校的发展情况来看，中职卫校教学档案具有的特点有以下几个方面：
2.1 专业性
在中职卫校的教学过程中，教学档案的整理和管理是根据各个专业来进行分类的，不同的档案内容需要按照实际专业情况进行归纳，由于专业较多，教学方法、教学模式等都不一样，因此，中职卫校教学档案具有较强的专业性，以对教学档案进行有效管理，维持中职卫校的正常教学秩序。
2.2 时间性
在进行中职卫校教学档案的管理时，要根据档案的实践进行合理的排序，便于对不同时期的教学情况进行分析和总结。只有根据各个专业进行不同时期的教学档案分类整理，才能在短时间内对教学计划、教案材料和学生成绩等进行快速查阅，提高教师的工作效率，使整个中职卫校的教学档案更加完整、有效。
2.3 凭证性
中职卫校从成立开始到现在的发展期间，代表学校实力的凭证、教学水平的凭证和管理质量的凭证等，都在中职卫校教学档案的范围内，因此，中职卫校教学档案具有凭证性，是中职卫校整个发展过程的有利鉴证。其中，具有较高价值的资料包括教师长期的教学经验、学校办学方针政策等，是衡量中职卫校教学水平的重要凭证。
2.4 多样性
在中职卫校的教学档案管理中，教学档案的内容较多，包括的方面比较全面，档案分类的形式较多，档案的载体包括电子、实物等几种，因此，中职卫校教学档案具有多样性。在实际管理中，需要根据不同的时间、不同的作用和价值的高低等来进行不同形式整理和储存，以保证中职卫校教学档案的时效性。
3 加强中职卫校教学档案管理的有效策略
3.1 增强意识，完善档案管理机制
我国现代化建设中，中职卫校必须提高对教学档案管理重要性的认识，增强教学档案管理意识，促进档案管理工作有效性不断提高，与此同时，不断完善教学档案管理机制，制定教学档案管理管理制度和考核标准，在日常管理工作过中，严格按照规范标准执行。在实践过程中，快速提升档案管理工作人员服务意识和专业水平，确保中职卫校教学档案信息的准确性、可靠性和完整性，促进中职卫校教学质量不断提高。
例如：在中职卫校的日常管理中，教学档案管理的有效性直接关系着教学档案信息的安全，与中职卫校未来的长远发展有着密切联系，因此，学校管理人员必须加强对教学档案管理工作的监督，制定责任制，增强教学档案管理工作人员的责任感，促进中职卫校教学档案管理水平不断提升。
3.2 加强培训，注重专业人才培养
在中职卫校的教学档案管理中，工作人员的工作技能和专业水平都有待提升，因此，中职卫校领导层必须加强档案管理人员的专业培训，招聘懂档案管理知识的工作人员，吸收优秀信息网络技术人才，以提高中职卫校教学档案管理的有效性，防止档案盗窃事件发生，确保档案信息的完整性。例如，在档案管理培训的过程中，组织档案管理工作人员参加技能比拼大赛，有利于提高档案管理工作人员的自我提升意识和竞争意识，促进中职卫校教学档案管理有效性不断提高。
3.3 加强管理，促进管理信息化发展
在不断加强教学档案管理的同时，中职卫校要注重全体档案管理工作人员综合素质能力的提升，在实践过程中，运用先进信息技术，促进中职卫校教学档案管理的自动化、信息化和现代化。随着信息网络技术的推广和运用，在进行中职卫校教学档案的管理时，要特别注意电子档案信息的管理，以保障中职卫校教学档案电子信息在网络上的安全。
一、档案建设在职业教育中的作用
档案建设对学校发展及管理?l挥着较大作用，可以对学校工作进行指导，对学校管理进行服务，为学校的教学成果评估提供重要保障，确保职业教育得到持续性发展。
（一）档案建设对职业教育具有指导作用。学校的每一项教学质量的测评都会经过严格审查、评估，这就需要学校提供各项基础数据以及大量的评估材料。但是，我国不少职业学校还存在疏于对档案的建设和管理，导致资料数据不全或凌乱以及整理不规范的现象，影响学校的评估，不利于后期的管理与发展。因此，对档案进行及时收集、整理、归档，严格建设档案，形成完整的档案资源，会对职业学校的发展起到指导作用，确保学校工作的开展。
（二）档案建设对职业教育具有支撑作用。档案建设是职业教育中一项基础性工作，对学校负责，对历史负责，保障支撑着职业教育的发展。其中，迎评促建工作是其支撑作用最典型的体现。学校每年都要接受教育教学方面的检查，根据检查相应的指标，需要从学校的档案中提取与检查相应的指标数据进行检验，体现了档案的价值。另外，对职业学校人才培养评估来说，评估体系中的所有资料数据都需要档案建设来支撑，档案建设在学校教育评估中起到至关重要的作用。
（三）档案建设对职业教育具有服务作用。档案建设中的各项工作都属于服务性质，服务于职业教育，服务于学校发展。档案是学校在教育教学、管理等各项活动中形成的具有保存价值的材料，通过各种载体形成的记录，对教育教学、师生员工等均有着重要的服务作用。比如，教学评估、学校沿革、职称办理、学生学历认证等，都离不开档案的支持，从而体现出档案建设对职业教育服务作用的重要性。
二、如何使档案建设更好地为职业教育服务
档案建设对职业教育的建设和发展十分重要。进一步完善职业教育档案建设，提升档案管理质量，有效利用档案资源，为促进职业教育的规范与发展提供服务。
（一）提高档案建设意识，规范建档工作。加强学校对档案进行及时管理建设的意识。首先要建立完善的档案制度，提高档案管理人员的业务水平与责任意识，建立健全硬件管理设施，规范档案建档工作，确保档案种类的齐全，优化档案资源结构。二是加强档案管理人员的培养，不断提高档案管理人员的素质。三是创新、完善档案的服务手段，多方面多渠道的为职业教育服务。为保障档案建设的质量问题，还需要强化资料的准确性和真实性，保证资料的完整度。
（二）合理利用档案建设资源。档案管理最基本的宗旨就是对档案建设资源进行合理的应用，在职业教育中发挥最大的作用。想要实现档案资源更好地为教育服务，需要摒弃档案管理存在的旧观念，运用新的方法和用途，使档案发挥出最大的作用，达到利用的最大化和最优化。比如新生入学、新教师入职等，可以将学校的档案对他们进行展示，让他们了解职业教育发展理念、教育理论以及所取得的成果。同时，可对外展示职业教育的风采，增加职业教育的知名度，扩大社会影响力。
（三）强化档案信息化，建设特色档案。目前，我国的信息技术处于高度发展的阶段，因此，职业教育的档案管理在这一条件下可以实现网络化建设。通过利用信息化网络，可以将档案实现共享。在以往对档案管理的基础上，利用信息化技术加快对学校档案的数据化建设，为档案资源的利用拓展了空间，为档案的信息化服务提供了优异的技术手段和实现途径。另外，加强对职业教育中特色档案的建设，更好地体现职业教育特色。这一类档案建设，更能体现职业教育特点，反映出职业教育的发现过程。
（四）培养档案工作专业化人员，对管理工作范畴进行划分。档案建设发展的一个关键便是发掘专业化的档案管理人才。培养与发现既能熟悉和精通档案工作的各个环节、又能善于挖掘重要信息的复合型专业人才，是现代职业教育的需求。此外，还需对档案工作范畴进行合理细致划分。以档案实体和档案工作流程为划分依据，分别进行区分管理。在档案管理中，需要对纸质档案与电子档案进行统一化，进行分阶段性的管理。档案建设需要坚持以集中管理作为建设的基础，在保障对资料进行全面整理的前提下，进行分级管理。其中，分级管理对档案建设起辅助性作用。
关键词：全员化；档案在职教育培训；影响因素；机制
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）05-0243-02
面对众多的档案需要被管理的现状，我们可以预见全员化档案在职教育培训的巨大发展空间和市场空间。全员化档案在职教育培训在我国的发展历史较为短暂，但是必要性却要求我们能够尽快建立有效的机制促进它的发展。全员化档案教育培训随着档案数量的与日俱增，它的良好的较快的发展已经不容忽视。
一、档案在职教育培训概况
（一）档案在职教育培训含义
档案教育培训是指由各级档案管理部门实施的，对档案工作人员的一种专业培养和训练。
（二）档案教育培训的历史回顾
20世纪40年代，档案教育培训在国外兴起，1951年，法国巴黎成立了正式的国际档案讲习班。过去的档案在职教育培训中，理论知识和社会实践没有很好的处理，往往是偏重一方，轻视一方。但是随着时代的发展，档案教育培训，这样的缺点也正在逐步改善之中。
二、全员化档案教育培训的必要性和可行性分析
（一）必要性解析
通过近些年的一些调查结果显示，我国的档案管理人员中有近85%的人员在学校时所学的专业并不是档案专业，非专业出身的占据档案管理人员的8成以上，这代表着在档案管理中，一大部分的人在最开始的准入门槛中是不具备良好的档案管理知识的。这就要求在档案的管理中，进行全员化档案在职教育培训是非常必要的。并且现在是信息化的时代，档案的采集、维护、整理都走上了信息化的道路，这也使档案管理人员需要具备更加高的专业知识和技术程度，适应日益变化的档案管理的理念和解决档案管理中经常遇到的难题。全员化档案在职教育培训在理论知识的培养之外也会对实际操作技能进行培训，这对于档案管理的作用非常大。
（二）可行性分析
虽然我国的档案管理技术不是最顶尖的水平，但是多年的档案管理也让我国具有非常丰富的档案管理经验和教育培训经验。此外，我国也具有全员化档案在职教育培训的物质支持。改革开放以来，经济迅速发展，社会日益进步，档案管理设施基本完善，具有档案在职教育培训的条件。国家对档案管理也愈加重视，档案管理人员的文化水平也在不断提高，在种种条件之下，我国的全员档案在职教育培训是有着很好的可执行条件。
三、全员化档案教育培训发展缓慢原因探究
（一）重要性认识不足
我国的档案在职教育培训起步较晚，上世纪80年代，档案教育培训的方式主要是在职学历教育，直到上世纪90年代，档案培训方式由在职学历教育向着非学历教育转变。所以在几十年的发展中，档案教育培训虽然得到了一定的发展，但是在观念上还是非常欠缺。许多档案管理部门对档案管理培训的重要性认识不充足，认为这样的培训对管理的结果影响不大。管理机构不够重视，管理人员的重视程度也非常低，随着档案培训向非学历教育转变，档案管理人员摆脱了学历的限制，导致档案管理人员在接受档案培训时缺少自觉性和自主性。
（二）教育培训管理机构体制不够健全
在全员化档案在职教育培训的过程中，各级档案行政管理部门虽然成立了很多培训教育的机构，但是作用并不大。首先，成立的很多培训教育机构缺乏资金的支持，缺少机构正常运行的资金；其次，教育培训机构虽然成立了，但是却没有强制性，这就显得机构的可有可无，档案管理人员不需要必须参与培训，也可以继续工作，缺少了强制性，也就缺少存在的作用；最后，建立的教育培训机构没有明确的规划与培训目标，这对于在职教育培训的帮助不大，使档案管理人员并不愿意参加此类培训。基于以上几点可以总结出，档案培训机构的体质不健全在很大程度上拖慢了全员化档案教育培训的发展。
（三）教学组织管理不足
从教学的组织与管理上可以分为两点，一点是教材方面，另一点是师资方面。在教材方面，我国现在在全员化档案在职教育培训的教材选择上，大多数的省市都没有采用统一的教材，没有规范的统一的教材，这就导致在教学中会产生很大的随意性，不能够系统的传授档案管理的知识。在师资力量方面，没有职业的兼职教师资格培训的工作，而国内一般都是兼职教师进行档案管理培训，兼职教师的教学水平直接影响着档案管理培训的教学质量。许多的培训都只是形式上的，走马观花式的档案管理培训。
（四）社会消极因素影响
全员化档案在职教育培训不应以赚钱为目的，但是许多的档案培训主管部门却把这种培训当做是增加自己利益的手段，打着培训的幌子，实际上却是中饱私囊。另有一些培训机构使用胡乱编制的教材进行教学，或是聘用一些能力水平不足的教师进行教学，这都造成了培训质量不高的结果。而且这些不良的现象会在社会上广泛传播，即使是有相对优秀的培训机构也会被这种不良现象所掩盖，造成了非常恶劣的影响。
（五）档案从业人员责任感不足
档案管理人员很多都是长时间不与外界交流的工作。没有与外界产生良好的沟通和交流，就无法获得最新的消息和资料，不掌握外界的情况，易产生自我封闭，不愿意去学习新的知识和技能，每天只是盲目的机械的工作，没有创新性也不讲求效率，不思进取、得过且过。这对全员化档案在职教育培训产生了消极的影响。
四、全员化档案教育培训机制建立
（一）提高重要性认识
建立健全全员化档案教育培训机构，从根本上就要让各级档案管理部门和档案管理人员认识到档案教育培训的重要性。档案教育培训不是单一的培训，这种培训是多样的。从职业素养到职业技能再到档案管理未来的发展，给档案管理人员一个全方位的教育培训。
（二）健全培训保障机制
健全培训保障机制也可以从三个方面入手。首先，完善法律法规，在《档案法》中添加关于档案培训的法律条文，明确档案管理部门和档案管理人员的权利和义务；其次，设立财政专项预算，让档案管理在职教育培训减少个人所承担的费用，尽量使用财政预算的款项进项财政支出；最后，各级档案管理部门应设立培训机构，并且各培训机构应该有有效的运行机制，能够有层次、有组织、有计划的进行培训工作。
（三）完善教学体系
想要建立有效的全员档案在职教育的强效机制，在档案培训中就要建立科学的教育体系。在教材使用方面，使用优秀的教材进行教学，也可以让国家档案局的专家编写材进行使用。在师资队伍方面，国家档案局可以设定档案培训教师的培训和考核机构，让教师持证上岗，保证自身的教学水平；档案教育培训机构在聘请教师时也要聘请有教学能力，有经验的教师进行教学，不能为了金钱上的便宜而忽视了受档案教育培训人员的利益。
（四）形成档案从业人员的学习内驱机制
1.抓好职业岗位责任培训
做好档案管理人员的培训管理工作，深入开展“重新认识”档案工作的大讨论，让档案管理人员清楚的认识到自身档案管理工作的光荣感、责任感和使命感，领导应宣传档案工作具有的自豪感。宣传社会主义荣辱观的以辛勤劳动为荣的思想，让档案管理工作人员明白，作为档案管理人员，自身的工作是非常光荣的。从内部建立档案部门的良好的学习氛围和赶超精神，用档案事业凝聚人心，领导坚持正确的导向，把档案部门建设成为一个自主学习的组织。
2.档案专门人才评选
档案管理的人员数量众多，不可能优秀的人就都可以被领导赏识，所以可以建立档案专门人才的评选，可以是毛遂自荐也可以是领导推荐，用公平的手段评选出档案管理的优秀人才。此外，档案管理依旧属于技术性的工作，也可以使用评职称的方式对优秀人才进行选拔。对于选的人员可以进行免费的技术深造，这样从内部进行吸引，对于建立良好的全员化档案在职教育培训是非常有利的。
（五）构建档案从业人员的学习引导机制
1.推行职业资格认证
推行档案管理人员的资格认证，是档案行业人力资源的一项重要举措，也是档案管理走向成熟的一种标志。资格认证可分为两种，一种是职业准入的资格，另一种是职业岗位准入的资格。通过这两种准入的管理，不合格的档案管理人员在最初就可以被筛选出来，从而减少了全员化档案在职教育培训的压力。国家档案局应该对档案管理工作进行彻底的探究，确立一个最低的档案管理准入门槛，找到统一的标准，并可将这种标准纳入档案的立法范畴，做好法律保障。此外，可在国家档案馆或者各级行政机关实行岗位从业资格认证，查看其运行缺点和可行性，最后再向社会推广。
2.考核奖励制度
建立全员化档案在职教育培训机制，就要做好考核和奖励，将单位的利益与个人的利益相挂钩，考核通过的应当适当给予奖励，不通过的人员也要制定相应的惩罚，但是不可过于严厉，以免让员工产生逆反心理。用这两种手段让档案管理人员从外部感到压力，迫使他们不得不学。
五、结语
我国的档案管理，到现在只是一个开始，将来还有更长的路需要走，在这段路中我们还是要继续探索，找到档案管理更加高效的方法，全员化档案在职教育培训是档案管理所要走的必经之路，也是缓解我国档案管理压力的一种有效的方法。发现培训问题，构建全员化档案在职教育培训的有效机制，不断探索我国档案管理的未来发展。
参考文献：
[1]胡振荣.基于全员化的档案在职教育培训机制与体制的构建[J].档案学研究，2011（04）：71-74.
【关键词】 教学档案 开发利用 管理制度
当前，我国的职业教育体制改革已从宏观体制改革进入到学校内部微观教育教学改革。现代职业教育是一个系统工程，校内外诸多因素相互联系、相互制约，科学地引导和协调这些因素之间的矛盾运动，并有效地解决矛盾和问题，才能促进职业教育的健康、有序、协调发展。在高职院校健康、稳定的发展过程中，教学档案的管理工作起着重要的作用。但是，在科学技术突飞猛进和高职院校建设快速发展的今天，高职院校教学档案管理与其规范的适应周期越来越短，已运行多年的现行高职院校教学档案管理规范已失去原有的实践根基。高职院校正常的教学工作的进行以教学管理为基础，教学档案的管理则是一项基本而又往复循环的工作。它是教学工作经验的积累与成果的体现。实行教学档案规范化管理，使教学档案管理既适应教学的需要，又适应专业教育的需要，是日常教学管理中不断探索的一个问题，也是实现教学管理规范化的有力保障。
一、提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位
高职院校专业教学档案积累、储存、传递丰富的专业知识，是一种非常重要的信息和知识传播方式。教学档案的运用，替代了部分教学活动，从整体上为高职院校的教学活动增添了新的内容，使教学实践更趋立体化。
学校与其他社会组织的基本职能活动的区别就在于它是教书育人的地方，尽管它也有党群工作、行政管理和其它活动，但它们都是为教学工作服务的，教学工作始终是学校的中心工作。因此，在学校档案中，教学档案是学校全部档案的主要组成部分，是学校档案的主体。教学档案的管理是学校档案工作的核心和重点，科学、规范的教学档案工作对强化教学管理，促进教学改革，提高教学质量有着极为重要的作用。匆庸讳言，在一些学校，人们一提到档案工作往往想到的是党群工作、行政管理及人事等方面档案管理问题，档案行政管理部门业务指导大多也只是关注这部分档案。教学档案是学校重要的教学信息资源，它不仅是学校教学管理和教学实践的真实记录，也是教学和教研等工作的重要参考资料，是直接为教学工作服务的。如果一个学校没有齐全完整的教学档案，这个学校的教育水平、教学质量、教师素质等将是难以想象的。因此，我们可以说教学档案的管理水平不仅是一个学校档案工作发展水平的重要标志，而且还是一个学校提高教学工作水平的重要基础和保证。
二、明确教学档案的收集范围，丰富教学档案的内容
近年来，随着我国高等教育体制改革的进一步深入，深化教学改革、提高教育质量成为高职院校教学管理工作的核心和重点，尤其是新一轮高等教育资源的重组整合，以及社会主义市场经济对高素质人才的迫切需求，对高职院校教学档案管理提出了更新、更高的任务和要求。
在一些学校教学档案管理水平不够高，虽然有多种原因，但教学档案收集范围不明确也是重要原因。一般来说，凡是学校教学管理及教学实践活动中形成的，对学校教学工作具有凭证作用和参考价值的文件材料、教师教学档案，如教学大纲、教学计划、教材及讲义、优秀教案；招生、学籍管理、课堂教学与教学实践教学检查、教师测评、学生试卷及成绩分析、学生实验报告、实验项目管理、教学材料，学科建设材料、教学工作规划与总结、师资管理及学生的读书报告、作业及论文，毕业生工作等方面的方案、图表、声像材料都是教学档案的重要内容。教学档案是招生、管理、教学、学生分配等全过程的真实的完整的记录。为方便收集、学校应当将教学收集范围以文件的形式确定下来并要求各部门认真执行。这里特别要强调的是，由于教学档案形成者的特殊性，档案部门应对教师、学生及相关活动中形成的材料的收集工作给予足够的重视，采取强有力的措施做好这方面的材料的收集，确保这部分材料的齐全完整。
三、健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督
教学档案的形成过程较之其他档案来说有其特殊性，如教学文件形成者主要是师生个人，大多数材料属于“白头文件”，且未经正常的文书处理程序等，以致教学文件材料的质量和数量难以得到有效控制。目前大多数教学人员档案意识不强，教学文件材料的收集尤其困难。教师形成的文件材料即使他们据为已有，档案部门也无能为力。为做好教学档案的收集工作，学校在宣传贯彻档案法律法规的同时，应当重点建立教学文件材料管理制度：一是教学档案归档制度，将归档范围、归档时间、归档材料份数和归档要求制度化、透明化；二是教学档案材料形成归档情况的奖惩制度，将教学评论年材料的归档与评选、奖金、晋职等挂钩；三是将文件材料形成归档工作纳入有关教学管理制度，作为教学工作的组成部分与教学工作一起抓。教学档案管理实践证明，只有对教学文件材料的形成归档全过程实行监督和控制，才能保证有关文件材料归档。
四、加强教学档案信息管理的开发利用，为教学工作服务
[关键词]高校；民生档案；实例；分析
随着社会经济、科技的快速发展，档案正逐渐褪去其神秘的面纱，与每个公众产生着千丝万缕的联系。社会公众对“档案”的认识不再只是“神秘的档案袋”里面那些记录了个人足迹和历史的泛黄的纸张。高校档案中的民生档案材料，是学生、教职工（包括与高校有关联人员）解决其切身利益问题、提升其生活质量的重要保障，也是促进社会和高校和谐、稳定发展的重要基础。以下以陕西工业职业技术学院（简称：陕西工院）为例进行分析。
1、高校民生档案利用需求
（1）高校学生的档案利用需求
在校学生：学生信息核查需查阅学生入学录取新生名册；学生代表学校参加一些比赛、竞赛、以及参加更高一级升学考试（如：专升本、考研等），亦需到之前就读高校档案部门，复印其录取新生名册、学习成绩等学籍档案材料。
毕业生：学生毕业后，毕业证、学位证、个人档案丢失后要补办，需回母校查阅在校期间的学籍档案材料；部分企业改制过程中，部分职工人事档案中报到证丢失，无法办理养老保险；毕业生出国留学或落户，需查阅在校期间学籍档案材料；部分老校友毕与查阅同学家庭住址，或参加毕业周年纪念活动，查阅毕业生合影等；部分毕业生，其户籍、身份证件及人事档案中部分身份信息不一致，影响就业、社会福利等，希望能从档案机构查到其有利档案信息。
（2）教职工的档案利用需求
在职教职工：主要利用的是职称聘任文件、各类奖励、教科研成果、课程建设、主编参编教材、著作、财务档案等。
离退休教职工：查阅养老、补贴、医疗等党和政府制定的有关离退休工作政策性文件；养老金发放情况、各类补贴等财务类档案。
（3）其他与学校有关联的用户需求
近年来，我国各级政府出台很多惠民政策。如，对历史形成的“五七工”、“家属工”、企事业单位聘任的临时工、五六十年代精简下放人员等，未参加养老保险的人员办理参保服务，发放临时性补贴等。但认定这些人员身份时必须找到证据材料。近年来，来陕西工院档案部门查阅复印工资凭证、文书档案等材料，办理养老、补贴的“五七工”、“家属工”及临时工共计54人，精简下放人员近20人。
由于信息技术在我国起步较晚，2001年之前毕业生学历信息并未录入国家学历信息网，一些企业、各级学历认证中心来电、来函档案部门核实学生学历信息。
2、做好高校民生档案工作的几点经验
（1）高校档案工作者要树立正确的档案工作理念
档案工作者要转变“重保管、轻利用”的理念。档案机构是高校的辅助部门，而档案利用服务和利用效果的滞后性，致使高校档案工作一直在高校受重视的程度不及教学、管理等工作，投入也有限，档案工作开展主要靠档案部门领导重视和档案工作人员自觉。由于档案工作的“不被重视“，档案工作者在开展工作时态度较为消极，哪些有价值的档案没有归，归档材料会不会有人利用、利用率高低，部分档案工作者并关注。案工作的最终目的是提供利用，没有利用的档案工作是没有任何意义的。只有转变观念，从从档案工作的目的为出发点，更好的服务社会、高校和个人，才能使公众认可高校档案工作、支持档案工作。
档案工作者要转变“重工作、轻个人”的理念。高校档案不但为高校教学、管理、科研等工作提供服务，也是学生、教职工等维护自身合法权益的重要原始凭证。近年来高校民生档案利用率非常高，这就需要档案工作者在为学校提供服务的同时，针对学生、教职工等服务对象的需求主动热情提供服务，以满足利用者对民生档案的需求。
（2）不断丰富档案资源，优化民生档案结构
没有丰富的档案资源，就如“无米之炊”，无法满足利用者的需求。
加强对兼职档案人员培训与指导。利用每年的档案工作会议、兼职档案员会议，以及归档时间，普及《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，同时对业务工作中的具体问题进行指导。
制定详细的部门归档范围。根据各部门职责制定详细的归档范围，兼职档案员才能有据可依，做好预立卷工作――在平时工作中随时将本部门处理完毕的、归档范围内的文件材料分类、整理、保管，确保民生档案收集齐全、完整。
征集由于历史问题遗留在各部门或个人手中有价值的民生档案材料。以陕西工业职业技术学院为例：档案工作人员通过与各部门沟通和联系，征集了历年毕业学生未带走的个人档案、学历证书、职大学部分学籍档案等。
（3）以需求为导向，创新高校民生档案服务工作
对利用率较高的民生档案目录摘录出来，制作各类档案专题目录。以陕西工业职业技术学院为例：编制了《历年录取新生名册汇编》、《历年学籍卡、成绩单汇编》、《历年毕业生验印名名册汇编》；职称文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面档案汇编成册；将离退休教职切身利益相关的政策性文件进行整理汇编。
大力宣传馆藏民生档案内容和利用方式。酒香也怕巷子深。通过各种渠道对馆藏民生档案内容、利用方式进行宣传和介绍。如，在新生入学教育时，让新生参观高校档案库房，并对其讲解馆藏内容和查阅方式，在毕业生就业指导课程中增加个人档案、毕业证丢失补办手续等；通过学校门户网、档案网、展览、广播等方式，公开档案查询目录或全文等。
拓宽渠道为利用者提供服务。对来馆查阅民生档案人员提供热情周到的利用服务；通过网站、电话、传真，或是委托他人等形式提供利用服务。如，企业、学历认证中心一般都是通过电话、传真对学生信息进行核查；身在外地又急需复印档案材料的个人，可以通过其其委托他人前来代查档案。
民生档案是高校档案的重要组成部分，为学生、教职工和社会公众“以合法的方式利用任何可以利用的档案信息”，是新时期高校档案工作的新要求和发展方向。
参考文献：
[1]刘振义、秦媛媛、安勇.民生档案资源数据库建设思考[J].中国档案，2014（2）
[2]张秀丽.浅论高校民生档案管理工作[J].山西档案2013（S1）
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和学校管理水平的标准尺度之一，是学校各项评估工作的重要内容，是教育事业的重要组成部分。目前，中职学校面临着不断的改革，中职学校的档案管理工作存在不少问题，如何加强中职学校档案管理工作，笔者作了些探讨。
一、增强意识，建立和完善档案管理机制
首先要提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，组织学习《档案法》，深入学习档案法律知识并进行宣传，使领导和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要性，增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。其次建立管理机构，实行绩效考核评估机制。学校成立以院长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组。学校党委、院长办公室、教务处、政教处、招就处、培训处、总务处、工会、团总支以及各个科室等都设有兼职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。建立绩效考核评估机制，设立详细的考核指标，比如有完善的档案管理制度、资料能够及时全面地入档、归类明确无错误等。制订考核标准和建立评价责任及评价申诉机制，对达标的科室部门进行物质奖励和精神奖励，未达标的部门进行相应的扣分，并给予物质和精神处罚。使档案工作做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，保证档案管理工作的顺利开展。
二、加强档案资料的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级发送的文件材料，单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收齐之后要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。对于学生资料，如学生登记表、各科成绩表、学籍表（卡）等，按学制年度进行立卷归档，学生从入学到毕业这段时间的档案材料具有很强的周期性，档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。对于教师资料，教职工每年填写好教职工个人资料，建立教师个人档案，学校抽出专人整理好他们的材料并保存好。按年度登记保存图片资料，学校举行的各类活动记录，比如重要会议、
接待来访、采访录相、学术交流、培训、观摩、师生奖惩等等。把学术资料整理好编印成册，全部归档保存。平时注意收集新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料。同时把获奖的照片、证书的复印件及原件资料及时存档。
三、加强档案室硬件建设
硬件建设既是提高档案管理水平的基础，也是保证档案管理质量的最好手段。中职学校要专门设立档案室，购置档案管理设施设备，数据库管理，检索服务系统，通讯系统和用户终端，把设备系统编档并分类存放管理，做好库房“八防”工作（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘），同时加强档案信息网络建设，确保档案材料保管安全，规范管理，使用方便。
四、加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
首先，要树立中职学校档案是重要的信息资源的理念。其次，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，在具体管理上要跟上时代步伐。最后，在档案管理中购买传真机、打印机、扫描仪、复印机、存储器和信息检索终端等现代化办公设施，在收集、处理、传递档案信息资料实现技术现代化，档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，提高档案的服务质量。购买档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等现代化管理技术和先进技术设备，建立档案工作网络，提高管理水平，实现办公自动化。
五、加强在职人员职业教育，提高档案人员整体素质
1.提高认识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有较强的工作责任心、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，还要有运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。要认真学习《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关文档工作规定，档案管理人员充分使自己认识到档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务。明确文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用是自己的职责范围，建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
2.建立长效培训机制和激励机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度。如参加省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班。其次，要建立在职教育的约束和激励机制。将在职教育和档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的不给予职称评定。档案工作实行绩效考核评估机制，把档案工作进行精确量化，把优秀、良好、合格和不合格作为考核结果，对做得好的部门科室实行物质和精神奖励，对不合格部门科室要追究个人责任和领导责任，对严重违纪违法者给予严厉处罚。使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。
3.坚持在职教育的原则，认真挑选课程内容。在职教育具有针对性、时效性和现实性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。在职教育在选择课程上也更具有目的性，在职人员也能更认真地学习。首先学习文档专业知识。学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念，弥补一次性教育的不足。其次学习相关学科知识和现代科技知识。对在职人员进行相关学科知识的补充和更新，加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
参考文献：
［1］周枫辛梅菊.做好学校档案管理工作初探.山东档案2005（5）.
［2］刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探.卫生职业教育2005（17）.
［3］代利利.加强学校档案管理.阜阳师范学院学报2005（5）.
一、提高重视程度
要做好教学档案管理工作，首先就要认识到它的价值，了解这项工作与学校发展之间的紧密联系，要从长远、系统的角度来看待这项工作，不能孤立地、片面地对这项工作定性。和高职院校的教学活动一样，档案工作同样是不可或缺的，如果没有教学档案中的种种记录，教学成果就不能被记录、传承，教学改革也难以推进。高职院校领导应该提高重视程度，在抓教学工作的同时，还要做好教学档案管理工作，并加大在这方面的投入，为教学档案管理工作的开展、创新提供必要的物质、环境、载体。
二、健全规章制度
教学档案管理具有系统性、严谨性、长期性，不允许存在丝毫的马虎。而要确保这项工作的长效运行，就要有健全的规章制度。具体来说，高职院校要做到如下两点：其一，建立教学档案管理制度。高职院校应该根据《档案法》的要求，结合地方档案部门的要求与本校的特色，制定专门的教学档案管理文件，并建立有效的监督机制，确保制度的执行，使教学档案管理工作进入科学的轨道。其二，完善教学档案管理机制。依据本院实际，高职院校可以对教学档案管理进行分级管理，档案室可以负责统筹、协调、评估、专业设置等方面的工作，并出台相关制度；教学系可以结合教学的要求，建立教学档案、课堂档案、论文等资料；教务处则可以兼具档案室与教学系的职能，负责协调两者之间的工作进度、矛盾、难题等；综合管理部门则负责资料的保管。通过这样的设置，教学档案管理体系将更加完善，运行机制将更为健全，发挥的效用也更大。
三、提高人员素质
档案管理人员要从理念上认可档案工作，不能心存懈怠，混吃等死，而应该以一种积极、乐观、严肃的心态来看待教学档案管理工作。在日常的工作中，档案管理人员要注重与教学部门的沟通，明确归档范围，及时跟进档案收集工作，着力提升档案管理活动，为档案管理改革贡献自己的力量。就目前的情况来看，高职院校的档案管理人员素质偏低，能力体系不健全，专业能力不及格，团队协作能力差，人员分工不科学。要做好教学档案管理工作，就需要从这些方面着手，提高档案管理人员的素质，只有提高了“人”的素质，才能使教学档案管理工作更为人性化，更加科学，才能更好地为广大师生服务。
四、加强数字化管理
信息化时代来临，档案数字化成为档案管理改革的趋势和目标，高职院校也应该积极推进档案管理的数字化建设，提高档案管理的效率。相较于纸质档案，电子档案信息处理更为便捷，管理更为高效，调阅更为省时，这些优势都要求高校的教学档案管理实现数字化。只有实现数字化的档案管理，才能将档案部门服务、共享、传承、科研等方面的潜能开发出来，才能让教学档案管理工作更上一层楼。
五、做好分类整理工作
教学档案内容广泛，归档前准备工作繁琐，需要严谨、专业地进行分类、立卷、整理。这些细节、基础的工作直接影响着教学档案管理工作的格局以及未来的发展，只有认真、严谨、专业地完成分类整理工作，才能培养档案管理人员的“档案意识”，提高人与档案的契合度，将档案的潜力开发出来，提高档案管理效率。
六.总结
