关键词: 会计电算化;初始化
在会计电算化系统中,初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次,并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件,都需要做初始化的工作。在初始化的工作中,将本单位要 采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑,使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目的设置、报表定义等方面需要注意的问题进行讨论。
一、在项目的具体实施工作之前,单位的会计电算化实施项目的主管人员应该与电算化软件公司的实施人员做好沟通、协商的工作
单位的会计主管人员对于本单位的会计管理工作比较熟悉,清楚实施会计电算化项目要实现哪些功能,达到何种管理的目的。但是,处于项目实施阶段时,单位的会计主管人员对于电算化软件如何实现某项具体的功能,如何才能达到自己需要的管理目标,还处于摸索的阶段。软件公司的项目实施人员对于自己公司的软件的具体功能,功能之间的细小的差别设置了如指掌。但是,对于实施单位的具体业务却不太熟悉,不清楚实施单位需要实现哪些具体的管理目标,哪些功能对单位的会计核算重要,哪些功能对该单位的会计核算无足轻重,单位要实现功能是否具备了客观的条件。因此,在项目的具体实施之前,单位的会计主管人员应该与软件公司的实施人员做好交流沟通工作,对软件的具体功能和单位的具体管理核算目标进行讨论,将二者之间协调起来,以避免在具体的实施工作中产生不必要的误会,并且制定出标准化的方案,标准化方案的制定应该做到尽量的细致、明确。在制定标准化的方案中还要注意满足单位现有的客观条件,既要避免那种没有实现条件的功能,又要为实施单位的进一步会计核算管理发展的需要留有一定的空间。
二、单位在选择会计核算程序、方法、规则时,应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点
《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法,单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点,且能相互补充。在手工核算方式下,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据,就可以不考虑计算的复杂性,只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用,它的突出特点是计算复杂但是其结果很准确;再如存货收发计价中的个别确认法,它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以代数法、个别确认法等应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中,初始化的方法选用问题,往往由软件公司辅助完成,将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去,这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此,我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。因此,在由手工账过渡到电算化的过程中,应该了解电算化的特点与优点,摒弃传统的一些会计核算方法,采用适合会计电算化,能够充分发挥电算化功能的会计核算方法。
三、科目设置中应注意的问题
建账时要将收集到的会计科目加入软件系统,建立账务系统的会计科目体系。一般在建立账套的同时,电算化软件会根据你所选择的单位性质,按照会计规则默认安装一套会计科目。这些会计科目大都是总账科目,一般会满足单位的需要,不用再自行手工建立,但是各单位的会计核算的区别较大,明细科目还需要自己根据本单位会计核算的需要分别建立。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外,还要为每一个会计科目加入一个编码,另外还需要注意科目的性质、余额的方向,需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。在设定会计科目时需要重点注意以下问题:
(一)科目的设置要规范。财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定,设立明细科目编码除会计制度有规定的以外,应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定,以保证科目代码的规范系统性和统一性。尤其是集团公司,科目的名称、代码等一定要做到规范统一。
(二)科目的设置要简洁。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下,力求代码简单明了、位数越短越好,既便于记忆又能提高录入凭证的速度,应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率。
(三)科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步,注意科目的扩展性。会计科目体系一经设定,其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现,而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的,例如,假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目,明细科目的数量不同单位差异很大,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足要求,要增至三位甚至更长,由于同级科目必须使用等长的科目编码,其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类,设置二级明细。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目的凭证输入速度势必会受到影响。为了解决这一矛盾,像这样的科目在设置中便需要一些技巧,一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能,可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算”,将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算,这样既减少了明细科目的设置,又增加了往来核算的明晰性与灵活性。如果不想采用辅助核算可将明细科目先分类,按分类设置二级科目,然后再设置下级明细科目,如“应收账款”总账科目下细科目,然后再按客户名称设置三级明细科目。
四、初始数据的录入工作中应注意的问题
完成科目设置的工作后,即可将各科目余额输入系统,根据系统启用的月份不同,原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可,上年余额既是年初余额又是一月 份的期初余额。
如果账务系统在其他月份启用,除需要输入启用月份余额外,还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额,这是为会计报表所准备的数据,如不输入累计发生额,由于会计数据缺乏连续性,在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额,系统将无法提供正确的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额,再查询以前月份的账户的明细时,还是不能得到结果,为了解决这个问题可以采用两种方法:一种方法是如果单位的业务量小,凭证的数量较少,可以采取手工录入追加凭证的方法;另一种方法适用于更换财务软件的单位,与软件公司的人员协商,使用特定的软件,将过去使用的软件的数据转出来,再导入到新的软件系统中,这样做可能会存在一定的风险,丢失某些数据。总之,在会计年度中间实施会计电算化,数据的初始所涉及的问题较多,应尽量在会计年度的开始或者是结尾,来更换财务软件。
初始余额发生额数据录入完成以后,软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系,但是对这个步骤不要掉以轻心,急于进行日常的工作,应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对,确认二者之间无误后再进行日常的操作。原因是大多数软件在录入凭证后,初始的余额便无法改动,当使用一段时间后再发现初始的数据有错误,便没有办法改动,只能用调整凭证进行调整,或者是作废掉该账套重新再建立一账套,重新初始化。
五、报表初始化的过程中应注意的问题
会计报表是会计工作流程中的最后一个环节,在会计软件中通常都预置了通用的会计报表,但除通用会计报表外,单位一定还需要其他报表,这些报表是无法预置的,需要重新设定。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成,其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据,一类是固定的表项目,另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式,从账薄、其他报表中取来,随账薄中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同,必须参考会计软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中,需要用到很多函数,财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中,这一项工作一般由软件公司的项目实施人员与单位的财务人员来共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义,校验报表内部、报表之间的勾稽关系,避免出现一些低级的错误。
需要注意的是,如果是集团公司,集团内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式,这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。因此,为了做到严格的统一,像这一类的报表,集团公司应该首先定义出标准的报表,然后向分公司下发,分公司通过接收报表的方式,将标准化的报表接收到自己单位的账套中,而不应该由分公司自己定义这一类报表。
与一般的报表相比较,现金流量表的制作相对困难了一些。对于现金流量表的具体制作,不同的软件提供了不同的方法,各种方法之间的差别也比较大,我们在这里简单地总结一下,大致可以分为两种方式:第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录,归纳到不同的现金流项目中去;另一种方法是事后调整,制作凭证的时候不进行归类,等到会计期末,再由专门的制表人统一进行调整制作。这两种方式各有利弊,第一种方式直截了当,做完凭证后随时可以得到现金流量表,但是对于凭证的制作人员的要求较高,凭证制作人员应熟悉现金流量表的制作。第二种方式对于凭证制作人员的要求较低,但是将工作量积攒到会计期末,制表人员的工作量较大,修改相应凭证后,制表人还得重新进行调整。单位可以根据自己的实际情况来选择适合的方式。
总之,会计电算化的初始工作是一项技术性较强的,涉及方面较广泛的,内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题,高质量地完成初始化工作,才能避免在今后的工作中走不必要的弯路,才能最大地发挥软件的功能。
参考文献:
[1]赵伟。加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策[J].中国会计电算化。2002,(7)。
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[3]财政部会计资格评价中心。中级会计实务(全国会计专业技术资格考试辅导用书)[M].中国财政经济出版社,2004.
一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时,应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点
《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法,单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点,且能相互补充。在手工核算方式下,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据,就可以不考虑计算的复杂性,只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用,它的突出特点是计算复杂(尤其是三个或三个以上辅助车间),其结果很准确;再如存货收发计价中的个别确认法,它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中,初始化的方法选用问题,往往由软件公司辅助完成,将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去,这样就无法充分发挥电脑处理信息,快、准的优点。因此,我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。
二、科目编码问题一一应充分满足电脑处理数据的特点,且具有可扩展性
科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号,以便计算机识别、分类、汇总、查询,这是初始化中最复杂、最费时的一项工作,它直接影响到初始化成败问题。
1.科目编码应遵循以下基本原则。惟一性,一个代码只表示一个实体,而一个实体也只能有一个代码:扩展性,编码要为今后系统发展保留一定的空间,以便增加新的内容;稳定性,编好后要尽量少改动,以便有关人员熟悉、使用;简练性,便于存储处理；规范性,代码必须具有一定的结构、格式,以便统计、交流；可靠性,会计软件要具有自动校验功能。
2.编码的方法。由于会计信息处理采用了总账、明细账核算形式,总账由财政部统一规定了编号,这里我们就不再讨论,只研究明细科目的编号。①一个科目是否设置明细账,应根据管理需求,确定其层次和内涵。一个单位的现金总账,在无外币的前提下,可以不设明细账;应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账,企业可能有几十、几百、几千个明细账,若该科目明细太多,科目数据库就庞大,将会影响运算速度,因此,我们将这些债务人按省市区设二级账,二级账下再设明细账,或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算范围,这样更能体现管理的需求。②分析企业历史核算情况,充分考虑未来的发展需求,确定各级科目的位数。两位数,表示该级科目可以设置01一99个科目,三位数表示该科目可以设001一999个科目。一旦确定,要想更改,就受到严格限制。③科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构(又叫科目级长),科目编码结构是指科目的代码有几段(几级),每段有几位,每一段代表一个科目的级别,科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则,即:本级科目全码=上一级科目全码+本级科目编码。
我们常见的3一2一2一2一2科目结构,一级科目三位数,如102银行存款,二级科目两位数,如10201人民币存款,三级科目两位数,如1020101工行存款等。输入原始数据时,只录入末级科目的全码和金额,其余的内容,由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。
3.科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性,对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成,新增加科目就局限在一定的范围内进行,只有新年再建新账时,才能得到修补。所以,在科目编码时,至少要考虑到本会计年度内的扩展性。
三、辅助核算的处理应充分满足现代管理对会计信息的要求
辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类、管理与核算,是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性,因而从总账系统中分离出来,形成一个个相互独立、相互依存的子系统,完成特定的管理、服务职能。我们就以存货的管理为例进行分析,存货包括采购计划、审批程序、收发的核算、库管、销售等内容,它占据企业的绝大部分流动资金,所以,必须纳入严格的控制范围内。以销售确定生产、以生产确定采购核定存货的经济批量,若超过该标准,电脑会自动报警,提醒我们的管理者去约束、修改存货的数据,达到有效管理的目的。
四、对会计电算化初始化的校验问题,手工与电脑相结合,相互补充、完善
当我们完成初始化的相关工作之后,就必须对上述工作的正确性、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后,才能进行日常处理。
1.由会计软件进行技术性验证,即录人的会计科目余额是否平衡,总账与明细账、辅助账是否一致,是否有尚未设置、定义的项目等。我们启动试算平衡功能键,电脑会自动进行检查并提示给用户。
［关键词］ 会计电算化操作技能
会计电算化的简称就是指电子计算机在会计工作中的应用。会计电算化是会计工作的发展方向，也是促进会计基础工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施。当前，很多大中型企业已经实行了会计电算化，经过工作实践，使得企业在会计核算效率等方面有了很大的提高，并在运行会计电算化的基础上，逐步向会计管理电算化和会计决策电算化发展。还有很多企业也正在试行会计电算化软件。我所在的单位已实行会计电算化多年，积累了一些经验，也有工作中的教训，通过会计电算化工作实践，我认为在企业推行会计电算化过程中，应注意以下几方面问题。
一、会计人员应有所准备，掌握一定的计算机基础知识和必要的基本操作技能
工欲善其事，必先利其器。要使用现代化的计算机技术开展工作，需要会计从业人员具备一定的计算机基础理论知识和基本的操作技能。在大中型企业中，一般管理岗位的员工都通过了计算机应用能力方面的培训考核，作为会计从业人员，最好能够达到财政局认可的会计电算化中级水平，只有这样，才能从容面对会计电算化的一系列问题。会计电算化中级考试中就包括了有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识，尤其是微软办公软件中的EXCEL内容对会计工作帮助很大，很多日常会计核算中的辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。
二、软件开发人员与会计人员应充分沟通，优势互补
企业的会计人员对本单位的业务情况、会计核算、财务管理工作比较熟悉，对本企业实施会计电算化所要达到的效能和目的比较清晰，只是由于不同专业领域的局限，不了解解决问题的途径，更不清楚会计核算软件通过何种途径来解决本单位的具体问题。软件开发人员对于计算机程序、自己开发的专业软件所具备的功能了如指掌，而对要运用该软件的具体单位的具体业务并不熟悉，软件本身具备的功能未必适合使用单位，使用单位也未必具备运行该专业软件的客观条件。因此，在决定使用商品软件或使用针对本单位开发的财务会计软件时，软件管理人员或开发人员与单位的实际需求人员应进行广泛的沟通和协商，要针对行业特点和单位实际业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要反复讨论，明确陈述，交换意见，避免日后使用上的不便以及造成软件频繁的修改，确保企业会计电算化工作的正常进行。在实际工作中，企业应用的会计电算化软件也是在不断更新、完善的，因为企业的经营业务、会计核算方法以及财务管理要求都会发生变化。软件管理人员或开发人员应根据使用单位的意见和发展状况，在满足会计工作的需求过程中，应考虑企业信息系统的整体性，不能单纯从会计子系统的目标出发，应当充分考虑到不同的管理职能之间的内在联系和规律，并尽可能利用其他行业乃至于国外的成功经验，拓展会计电算化系统，以适应企业经营控制和管理决策的需要。以便更好地发挥出软件的优势，更好地服务于企业。
三、会计电算化的初始化工作要做好
无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的，亦或是通用与定点开发相结合的会计软件，都具备处理数字信息快捷、准确的特点，这也是计算机技术的优势所在。企业实行会计电算化，在初始化之前要制定具体的实施方案，在确定准备使用的软件后，便要在符合会计政策、会计原则的前提下，根据企业自身的需要进行系统初始化设置，然后将期初数据录入，这个过程就如同我们选购新房后，在不改变房屋结构的基础上，根据个人需求、喜好进行内部装修，布局计划，一切就绪后才搬入家具正式入住。在建账之初，会计人员要遵循财务会计制度的要求，选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系。另一方面会计科目设置时，除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外，还要根据本单位的实际业务，设置二级科目甚至三级、四级科目，做到名称简洁，编码遵循软件要求，尽可能在初始阶段考虑周全，因为建账以后，有了数据的科目将不能再修改名称和编码。在会计电算化的实际应用过程中，应充分利用会计软件的功能，如新的会计科目代码很长，一级总账科目即有四位编码，每增加一级又增加两位编码，不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能，可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替，这样就能加快会计凭证的录入速度，对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。
四、 会计电算化后的财务安全问题要重视
（一）内部控制制度要完善
内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段。因而企业必须建立严格的内控制度。基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置，人员之间的明确分工，相互之间的配合与制约。通过内控制度的有效实施，防止舞弊行为的发生，避免给企业在工作上造成不必要的推诿和扯皮，在经济上造成不必要的损失。手工作账时要考虑不相容职务的分离、分设。同样，在实行会计电算化以后，不相容职务也不能由一个人承担，应根据每个人的工作内容赋予相应的权限。一般情况下，应设置系统管理员、数据管理员、档案管理人员、复核人员、核算人员、出纳、财务主管等岗位，每个岗位既互相牵制，又层层负责，日常工作职责明确，一旦发现问题责任界限清楚。
按照财政部《内部会计控制规范——基本规范》的要求，建立内部会计管理制度应遵循的原则包括：符合国家法律法规规定和单位内部实际情况；全面性、广泛性、适应性原则；内部牵制原则；不相容岗位分离原则。
我单位在实施会计电算化之初，即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求，建立了严格的管理制度。包括：
1.会计电算化岗位责任制：对出纳人员、凭证编制人员（软件操作员）、审核记帐人员、电算维护人员、电算主管、数据分析员的工作职责进行了明确。
2.会计电算化操作管理制度：明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等。
3.软件、硬件和数据管理制度：对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储、软件修改、故障排除、运行日志等做了具体规定。
【关键词】 事业单位 会计集中核算 意义 问题 完善对策
一、事业单位会计集中核算的意义
1、有利于控制会计信息的失真
在事业单位会计集中核算制度下，会计核算实现了数据集中、信息集中与管理集中，各级机构处室的财务核算数据和经济信息都是直接从经济业务发生的源头收集，省去了报表汇总和报送等诸多中间环节。这样一来使得在中间环节的会计信息失真问题得到了有效控制，同时也督促了各级机构处室在权限允许的范围内利用自己设计的控制标准对经济业务进行实时的控制。
2、有利于资金使用效率的提高
实施会计集中核算后，事业单位的资金会集中到一个中心的账户中去，这样就便于统一调配和调控事业单位各机构处室的资金分配。优势就在于当某机构处室需要大量资金投入的时候，事业单位就可以很方便的把单位内部闲置的资金转移到需要资金的机构处室，这样做提高了事业单位的资金利用率，化解了缺少资金机构处室的燃眉之急，更重要的是解决了事业单位资金管理混乱的局面。
3、有利于增强会计人员独立性
会计集中核算制度下，会计人员的组织、人事、工资关系，全部统一转到会计集中核算机构中去，这样就改变了原来会计人员由各机构处室自主管理的体制，使会计人员与各机构处室之间保持了相对的独立性。大大降低了各机构处室负责人对会计人员约束、控制、甚至打击报复的可能性，有利于消除会计人员做好本职工作的后顾之忧。
4、有利于推动预算制度的改革
事业单位会计核算中心接受各下属机构处室支付申请的依据是各机构处室的预算指标，对于没有预算指标或超预算指标的支付申请，事业单位会计核算中心完全有权予以拒绝。所以该制度确保了所有开支均在事业单位审核的基础上，再经单位会计核算中心审核入账，从而起到了强化事业单位预算的约束作用，保证了各项开支严格符合会计制度和事业单位预算的要求。
二、事业单位会计集中核算存在的问题及原因
1、存在的问题
事业单位会计核算有利于事业单位服务水平的提高。由于这一核算制度在我国尚处于初始极端，难免存在某些需要完善之处，主要体现在以下几个方面。
第一，在某种程度上不利于会计的企业内部监督制约。会计集中核算这一制度的初衷在于强化会计的内部监督制约，然而，核算工作人员只能参照会计账面来履行监督职能，无法参与事业单位的日常财务管理工作，因此，对事业单位各部门的监督力度较弱，甚至只是一种表面化的监督，不能真正实现会计核算的初始目的。
第二，在传统的会计核算中，事业单位的经营资金直接由其上级机构拨付，资金的去向和运营都必须及时地向上级单位报告。而在事业单位会计集中核算制度下，资金由核算中心统一试用，相关的上级部门无法及时得到资金运用的相关信息，使上级部门对下级部门的资金掌控有了一定难度。
第三，会计集中核算与财产物资管理相脱。集中核算将记账、算账、报账等工作进行了集中，但资金、实物、合同等仍由原单位保管，出现了账实治理分离的现象。会计人员常年在核算中心办公，无法及时参与单位的经营活动，不利于各项财产的治理。一旦单位领导和报账员的治理意识薄弱，或因工作疏忽而未向核算中心提供真实情况，核算中心将无法知晓各单位的资产存在情况，致使核算中心的账务记录与单位实物不符。这种财产物资治理与会计核算相分离的情况势必使单位财产物资治理薄弱的问题更加突出。假如不加以解决，既违反了集中核算的初衷而造成资产的流失，又将成为新的腐败之源。
第四，完善的激励机制的缺失导致一系列问题。集中核算的核算人员与相关处室处于一种相对独立的状态，会计人员的工资待遇都不再由处室予以发放。这一方面保证了核算人员的中立客观的核算态度，另一方面却也使核算人员缺乏行使职能的动力。这一激励机制的缺失，核算人员与被核算处室处于相对立的位置。有两种可能性，一是双方关系不和谐，被核算处室不提供相应的核算数据信息，另一种就是被核算处室与核算人员站在同一条战线，沆瀣一气，仍然不能达到会计集中核算的目的。
第五，认识层面的问题。会计集中核算模式是一种新型会计管理模式，在新事物的初始阶段，人们对其的认识和理解总会存在各方面的不足和误解并且初期的管理也十分困难，因此容易造成事业单位各方面的人员为了一己私利而置单位的整体利益不顾。就事业单位领导层认识而言，由于会计集中核算是近些年出现的新事物，有些单位领导对会计核算中心缺乏了解，把会计监督与财务核算对立起来，造成认识上的错位，不理解和配合核算中心的工作；就会计人员而言，核算中心的会计人员在每日繁忙的工作中，也容易滋生多一事不如少一事的观念，放松财务监管，只要票据到位，能够及时处理业务，做完凭证，记完账，按时向统管单位提供了会计报表，工作就算告一段落，至于各单位的财务状况如何，资产负债情况如何，经营情况如何，都漠不关心，难以对各被统管单位提出财务角度上的建议和意见，不能为统管单位经营管理、规避风险出谋划策。
2、出现问题的原因
关键词：总账系统；期初余额；不平衡；原因
在畅捷通T3财务软件使用过程中，每个系统在第一次使用时，都需要根据本单位业务性质和管理要求进行设置，这个过程就称之为系统初始化。总账系统初始化过程中，不可或缺的一个内容就是期初余额录入，期初余额试算不平衡会对后续的处理产生直接影响，比如记账、结账无法进行，财务报表数据错误等等。因此，财务软件用户在出现期初余额试算不平衡时，应及时找到原因并更正错误的数据，以保证财务工作顺利进行。
一、试算平衡的概念
在畅捷通T3财务软件总账系统中，在期初余额录入的界面，提供了一个“试算”功能，点击之后会出现两种结果：试算平衡与试算不平衡。试算平衡，是指在借贷记账法下，利用借贷发生额和期末余额（期初余额）的平衡原理，检查账户记录是否正确的一种方法。试算平衡的理论基础就是会计基本恒等式，即“资产=负债+所有者权益”。试算平衡包括发生额试算平衡和余额试算平衡两种。
二、总账系统期初余额试算结果不平衡的原因
1.金额录入错误。在录入期初余额的过程中，由于操作员的疏忽，录入的金额有误，或是将金额多录漏录都会导致期初余额试算不平。2.不当修改引起的错误。基础设置中的操作不完善，录入期初余额后发现错误的不当修改会导致期初余额错误。3.科目属性设置错误。在对科目进行增添时，若科目性质设置错误也会导致期初余额试算不平。
三、解决总账系统期初余额不平衡的方法
1.金额录入错误的修改。（1）末级科目金额错误。例1：期初余额试算不平衡后，发现短期借款科目的期初余额为10000元，实际应为100000元。修改方法：进入“总账”——“设置”——“期初余额”窗口，找到末级科目“短期借款”。双击其对应的期初余额一栏数据，删除原数据“10000”，录入“100000”，按回车键即可。（2）非末级科目金额错误银行存款是非末级科目，其期初余额是由系统根据其下级科目自动汇总而来，因此需检查其末级科目的期初余额并加以修改。例2：期初余额试算不平衡后，发现银行存款科目的期初余额为211075元，实际应为211057元。修改方法：进入“期初余额”窗口，发现其下设科目只有银行存款——人民币，但其金额录入错误。双击其对应的期初余额一栏数据，删除原数据“211075”，录入“211057”，按回车键后，系统自动将银行存款科目的期初余额修改为“211057”。（3）有辅助核算的科目金额错误。有辅助核算的科目期初余额错误需双击进入辅助核算窗口，修改其金额。例3：期初余额试算不平衡后，发现应收账款科目辅助核算为客户往来，期初余额为17750元，实际应为17550元。修改方法：进入“期初余额”窗口，找到应收账款科目，双击对应的期初余额栏，删除金额栏原数据“17750”，修改为“17550”，按回车键，点击退出即可。
2.不当修改引起的错误。期初余额试算不平衡后，操作员发现是由于前期的基础设置错误，在未对期初余额进行修改的情况下，直接去修改基础设置中的问题，导致数据错误更多。例4：期初余额试算不平衡后，发现应付账款科目辅助核算供应商往来未选，直接录入了期初余额3510元。随后直接进入“基础设置”——“财务”——“会计科目”中修改其辅助核算，并在期初余额中增加了应付账款的期初辅助资料。修改方法：第一步，进入“期初余额”窗口，双击应付账款期初余额栏，删除金额栏原数据；第二步，进入“会计科目”，取消应付账款科目辅助核算“供应商往来”；第三步，进入“期初余额”窗口，找到应付账款科目，删除之前错误录入的期初余额；第四步，进入“会计科目”，勾选应付账款科目辅助核算“供应商往来”；第五步，进入“期初余额”窗口，双击应付账款期初余额栏，录入辅助核算数据资料，按回车键，点击退出即可。
3.科目属性设置错误。例5：期初余额试算不平衡后，发现坏账准备科目方向为借方，而正确的应为贷方。修改方法：第一步，进入“期初余额”窗口，找到坏账准备期初余额，双击金额栏，删除已录入的数据“2000”；第二步，进入“会计科目”，修改坏账准备科目的性质为贷方；第三步，进入“期初余额”窗口，录入坏账准备期初余额“2000”，按回车键即可。在总账系统中，期初余额的录入工作非常重要。数据之间的关系是环环相扣的，前有基础设置，后有凭证、账簿、报表。当一个环节出现错误就会引起一系列的问题，因此操作员在录入期初余额时，应谨慎细致，尽量不要出现差错。当然，如果出现试算不平衡时，要仔细分析原因，用正确的方法解决录入时出现的各种问题，以保证财务工作的顺利进行。
参考文献：
[1]李伯兴,周建龙.会计学基础.北京：中国财政经济出版社,2012.
一、端正态度，做好思想准备
与大企业相比，中小企业规模一般比较小，业务量相对较少，所以有些中小企业领导认为本企业会计工作手工足以胜任，投资实施会计电算化纯属浪费。同时由于实施会计电算化会不可避免地带来会计工作中的变革，致使很多财务人员因担心不能胜任新工作而产生抵触情绪，影响了会计电算化的实施。针对此类现象，笔者认为，中小企业实施会计电算化，首先需要各级领导和全体财务人员端正态度，从思想上做好准备。
作为企业领导，首先应明确“发展才是硬道理”，企业只有发展，才有前途，要发展，就必须跟上时代步伐。会计电算化是企业管理信息化的基础，而企业管理信息化已经成为企业发展的必然。所以，中小企业实施会计电算化是其实现管理信息化的一个途径。虽然实施会计电算化需要资金投入，可能会在短期内对企业产生一些不利影响，然而，企业领导应认识到会计电算化将来对企业管理信息化的作用，企业会计电算化的正常运转，为企业管理信息化的实现铺平了道路。另外，那些熟识企业财务状况的财务人员也要端正态度，勇于面对变革，克服抵触情绪，因为一切事物都是不断变化的，“变则通，通则久”，随着经济的发展，会计变革是必然的。所以，财务人员应积极主动地学习新知识，提高自身业务素质，以迎接会计电算化的挑战。其实，实践表明，企业实施会计电算化后，财务人员的工作量可以降低2／3，不但减轻了劳动强度，提高了工作效率，而且可以有更多的时间和精力参与企业经营管理，为企业领导提供各种各样的分析报告。同时，还可以挤出更多时间学习计算机应用知识和会计专业知识，这必然使企业财务人员的素质逐步提高，从而更好地为企业发展服务，形成良性循环。
二、购置设施，做好基础准备
企业要实施会计电算化，就需要配备相应的软、硬件设施。在购置设施时，首先应考虑企业自身的规模、软硬件费用和技术承受能力。中小企业规模一般比较小，所以，没有必要购置“高精尖”、“大而全”的软件和硬件，但要考虑软硬件之间的协调和发展。作为硬件基础的计算机，其配置既要保证当前财务软件的正常运行，也要考虑到将来财务软件升级后，该计算机的运行性能，避免软件升级后与计算机硬件不协调，导致重新购置硬件，造成资金浪费。同时，如何选择合适的财务软件也是企业实施会计电算化的一个重要环节。购买财务软件，应从全方位考虑：
(1)要满足购买方——企业自身规模和经营特点的要求。目前，市场上通过财政部门评审的财务软件有很多种，一般都具有账、表、存货、工资、固定资产、往来款项管理等通用模块，有的还具有成本核算、资金管理及财务分析功能。就我国目前中小企业发展的现状来看，企业规模或大或小，很不均衡，所以中小企业实施会计电算化最重要的一点是明确自身需求，通过对本企业资金规模、业务特点、硬件配置、人员素质及发展方向等方面的研究定位来确定所需财务软件的性能、功能、运行平台及实施方法和步骤，可以先选择一些常用的模块，如账务处理、报表处理作为试点，随着企业规模的扩大和业务量的扩充，再投资选用其他的模块。这样，既避免企业一次性投入费用太高，也能使中小企业财务人员在循序渐进过程中更好地使用财务软件，为企业服务。
(2)要考察供货方的实力和商誉。首先，大面积“撒网”，多选择几家软件公司作为目标。然后，采用合适的方法考察选中的软件公司。作为购买方的中小企业在考察过程中，可以找专门从事软件咨询服务的公司进行咨询，也可以对与本单位背景环境相似的用户进行考察，同时，还可以参阅专业媒体有关财务软件的评测报告，来考查该软件系统是否安全稳定、功能是否全面实用、操作是否简捷易用。在此基础上，还要重点考察软件供贷方的商业信誉和售后服务。中小企业应选择那些技术力量雄厚、售后服务体系健全，有良好的商业信誉，而且经营时间较长的软件开发商。因为这些软件公司在企业实施会计电算化过程中，有能力提供用户培训和技术支持，而且在激烈的市场竞争中能长时间拥有较大的用户群，足以说明其质量和信誉应该是不错的。
(3)另外，需提醒中小企业：不要因为财务软件价格高而放弃购买，转而自行开发。因为中小企业的资金规模小，技术力量薄弱，业务类型不很规范，因而，自行开发的软件通用性——般较差，还可能存在一些问题。而且一旦计算机软、硬件技术或会计制度出现重大变革，需要重新编写财务软件程序时，可能会出现与先前的软件程序相矛盾的地方，处理起来就很麻烦了。另外，修改后的财务软件程序是否能实现财务数据的安全对接与转换，也是一个需要考虑的问题。而对于商品化财务软件来说，上述问题就很好解决了。通过财政部评审的财务软件不但功能规范，错误较少，而且其升级换代和维护均由软件开发商负责，企业没有开发维护这个后顾之忧，完全可以“轻装上任”。
三、组织人员培训，取得技术支持
会计电算化工作是一项技术含量较高的工作，不仅需要会计、计算机专门人才，更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。由于种种原因，大多中小企业只重视软件、硬件的购置和安装，不重视对相关人员的培训。而实际上，由于中小企业在人力资源和技术力量方面相对落后，更需要做好相关人员的培训工作。一方面可以让相关人员掌握工作知识和技巧，另一方面增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性，提高工作效率。培训方式可以多种多样，但不论哪种培训，都可以分为初级、中级、高级三个层次。大部分财务人员要通过初级培训，掌握计算机和财务软件的基本操作技能；一部分财务人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对财务软件进行参数
设置，以及对会计核算信息进行简单分析和利用；少部分财务人员要通过高级培训，能够进行财务软件的分析和设计。就中小企业而言，可以只对其财务人员进行初级和中级培训，并由培训后的中级财务人员组织成立企业内部的“技术支持部”，对企业的会计电算化工作给予指导。由于一般的财务软件供应商都会提供包括软件使用培训和系统维护等售后服务，所以，在系统安装调试及软硬件升级时，“技术支持部”可以直接与外部的财务软件供应商联系，取得技术支持。
四、整理会计资料，做好系统初始设置
企业购买了商品化财务软件后，接下来要做的第一件事就是整理本单位的会计核算业务，使之适应电子计算机处理的需要，即：不仅将手工核算的方法、规则、内容、形式等“告诉”计算机，还要将手工处理的会计数据“移植”到计算机中。在手工核算方式下，很多中小企业会计基础较差，会计工作不规范，账、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。同一类业务，不同的人做法可能不完全相同，而且有的可能不符合有关要求。而商品化财务软件具有通用性，即不提供某一具体核算的不规范处理方法，所以就要求中小企业在实施会计电算化之前，先将手工会计资料进行整理。首先应当判别原有数据的真实性和有用性，对于因为中小企业原有会计系统缺陷等原因造成的非真实和非相关数据，就没有必要进行数据转化，因为此类数据无益于提高新系统的作用。其次，需要整理企业概况，包括企业名称、企业简称、企业法人代表、单位地址、邮编、电话、传真、电子邮件、税号、开户银行、银行账号、企业类型、行业性质等信息。再次，整理部门档案、职员档案、客户和供应商档案。最后，确定凭证类别、会计科目及科目期初余额表。必要时，还可将常用摘要及常用凭证整理出来备用，以减少后续工作量。由于系统初始工作直接影响企业的日常账务处理和期末业务处理，所以，中小企业在进行系统初始化时，最好由软件供应商的专业技术人员来帮助完成，共同做好系统初始工作。
五、明确分工，严格内部控制
会计电算化不但要求企业财务人员加强协作，而且对其各自权限做出了严格划分。准备实施会计电算化的企业，应根据内部控制制度的要求和本企业的工作需要，建立会计电算化岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。企业会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、软件开发等岗位。由于电算维护、电算审查、软件开发岗位需要具备较高的会计知识和计算机软硬件开发、维护技能，所以，对于中小企业，可只设电算主管、软件操作、审核记账、数据分析岗位，由电算主管负责财务软件运行环境的建立和财务软件日常运行的管理，以及各项初始化工作。由软件操作员负责会计数据的输入和会计信息的输出及备份处理。由审核记账人员负责对输入计算机的会计数据进行审核记账，并对打印输出的账簿、报表进行确认。由数据分析员对计算机内的会计数据进行分析，提供会计信息。基于中小企业财务人员相对匮乏的现实，上述几个岗位可以一人多岗，如电算主管、审核记账、数据分析岗均可由会计主管兼任，而软件操作岗则可以由其他人员完成。但要把握一个原则，即不相容职责相互分离，如会计与出纳、凭证录入员与审核记账员等均不能为同一个人，以严格内部控制，防止舞弊。
六、缩短试运行，灵活甩账
“试运行”即会计电算化信息系统正式使用之前，手工与计算机同时进行会计业务处理的过程。“甩账”即甩掉手工，单独由计算机完成会计核算工作，这需要会计电算化信息系统经过一定时期的试运行，并通过相关财政部门的审批。对于中小企业，试运行与甩账过程中，应注意以下几点：
(1)试运行时间应放在年初或季初等特殊会计时期，并行时间不宜过长。因为年初或季初的会计资料比较好整理，数据转换工作比较好完成，又由于手工与计算机并行时间太长，会增加财务人员的工作量，既造成了资源浪费，还很有可能挫伤财务人员的积极性。所以，并行时间应尽可能缩短，最好不要超过3个月。
1、电算化会计下账簿虚拟化
会计的电算化是将纸上的会计资料信息数据化,而在电算化系统中的账簿实际是“虚拟化”的。所谓“虚拟化”,指电脑系统中并不存在账簿,更不是电子文件和真实账簿一一对应。账簿上体现的数据基本有两种组成,一种是消耗额,另一种是余额。由于计算机强大、高速的处理数据功能,能清楚的对记账凭证库文件进行分类、汇总。对于账户余额,只要保证系统初期输入的初期余额数据正确,之后各个会计期的最终余额也就正确无误。因此,电算化系统中的账是凭证库文件及相关数据自动地准确无误地计算出来的。可以说只要保留了凭证库文件及相关数据,也就保证了账簿的存在。
2、电算化会计下记账过程符号化
记账是会计工作重要组成部分,从制作凭证到最后的编写报表中间的所有流程,实际上都是一个人工记账的过程。电算化系统中也是一个虚拟化的记账过程,因为没有一个实际的记账文件。“记账”就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上已审核过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件,表明该记账凭证已入账,不能再对其做任何的修改。如果出现错误,只能采用其他办法进行处理,如类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正。所以,在电算化系统中,记账环节是可以完全取消的,即日常不登记日报账、明细账及总账,只保存记账凭证,在需要时再采用瞬间成账的做法:根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据,当即形成所需的“账簿”并予以输出。
二、会计电算化形式下会计核算形式
1、明细表核算形式
明细表核算形式适用于会计电算化小型数据库管理系统下,该形式是根据明细账来登记总帐,提供会计报表的数据。明细表核算方式中明细表是整个处理程序的核心,它包含每一个科目的期初、本期发生、期末和年累计金额,科目内容为企业所有发生的会计明细科目,其内部关系为:一级科目数额等于下属二级科目数额之和,二级科目数额为下属三级科目数额之和,依此类推。明细账处理上包含两个过程:登记明细账和累计明细表。记账时根据不同的科目登入相应的明细账,同时将金额累计到明细表中相应科目的发生额中,并计算出该笔业务发生后相应科目的余额。计算明细表是根据明细表的内部结构及关系,分别累计出各级的发生额,直接修改原明细表中相应科目的金额。一般先从一级开始,逐级累计到最后一级为止。
由于会计业务的每一笔数据都必须依据一定的会计科目,业务上的每一笔数据都可包含在明细表中,故报表的数据可直接来源于明细表;明细账在此只起分类的作用,但账与表的数据源只有一个,即记账凭证,各种账表的数据都是在记账凭证分录库的基础上派生形成。如按业务排列形成明细账;按业务汇总形成科目汇总表;按一级科目汇总形成总账。这样总账与明细账、日记账,科目与科目已失去了相互核对、相互制约的关系。因此,在电算化条件下,可以不考虑账簿间的核对工作,而核对、制约工作主要靠正确输入凭证和账簿内部控制来实现。
2、科目汇总表核算形式
科目汇总表核算形式也是适用于会计电算化小型数据库管理系统。会计电算化下的科目汇总表核算形式是基于手工科目汇总表核算形式,结合计算机数据处理的特点提出的。这种核算形式的处理程序一般描述为6 个步骤:1)根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证;2)根据收、付款凭证登记现金和银行存款日记账;3)根据记账凭证登记明细账,同时累计生成明细表;4)根据记账凭证定期编制科目汇总表;5)根据科目汇总表登记三栏式总帐;6)根据明细表编制会计报表。从会计电算化下的会计数据处理程序来看,相比手工科目汇总表核算程序,增加了明细表,会计报表的数据直接来源于明细表,总账采用三栏式账页,而账簿的设置也不必严格分类。
3、记账凭证实时处理的核算形式
明细表和科目汇总表两种会计核算形式,在实现时基本都是采用集中处理的方式,即记账凭证的一次输入,多次调用,多次记账,得到的账表数据只能是相对的动态数据,只有在大型数据库管理系统下采用记账凭证的实时处理会计核算形式,才能获得真正的每一时刻的动态会计信息,实现在线管理,在线计算,实现真正的网络财务,极大地丰富会计信息内容并提高会计信息的价值。
记账凭证实时处理的核算形式处理过程非常简单。整个核算的起点仍是从原始凭证开始,所不同的是记账是即时进行,记帐凭证形成的同时各种帐簿也已产生,即记帐凭证文件既是记账凭证又是账簿。记账凭证文件包含了本会计期间所有科目的期初、本期发生、期末、年累计金额,其内部关系同明细表。科目是按业务发生日期的顺序排列的,只要有新的科目记入,就会在记账凭证文件中逐笔登记该科目的发生额,同时将金额累计到相应科目的发生额中,并计算出该笔业务发生后响应科目的余额,这样就可根据会计人员的要求在凭证文件中得到每一科目任一时刻的动态信息,形成所谓的账簿,各种反映企业经营和资金状况的动态财务报表、财务报告、年报、季报、月报和日报均能很便捷的即时产生。
关键词:央行会计核算;数据集中;设想
目前,人民银行总行已在全国范围内推广了中央银行会计集中核算系统(即ABS),在地市一级实现了“会计核算”、“事后监督”、“账务查询”、“会计档案保管”“四集中”。“四集中”的推广应用,使人行的核算体制上了一个新台阶,大大提高了核算效率,降低了工作强度,节约了人力物力,在人行会计核算体制改革上具有划时代意义。但同时,经过几年的实践,我们也应该看到,“四集中”数据集中度还不够高,随着金融事业的发展,央行职能的转变,
它已远远不能满足央行履行职责的需要,有进一步提升的必要。
一、ABS系统模式下基层央行会计核算运行现状
(一)优点
1.实现了以中心支行为主体的会计核算格局。ABS系统改变了原有的会计核算格局,打破了传统的核算主体的划分,在中心支行设立核算中心,将核算主体提升到中心支行,中心支行所属县支行仅作为中心支行核算主体的一个网点,县支行独立对外清算的功能逐渐消失,数据也随之集中到中心支行。在全国范围内,减少了核算主体数量,数据集中度整体提升。
2.提高了核算效率。由于县支行独立对外清算功能的逐渐消失,原来县级支行之间的联行业务变为一个核算主体内部转账业务,减少了结算环节,同时,ABS系统与支付系统连接,达到了资金汇划和清算同步的目标,加快了资金周转速度。
3.业务量减少,节约了人力资源。会计核算“四集中”和大额支付系统运行后,原通过人民银行的跨行异地资金清算及同一行上下级之间资金调拨由商业银行通过接口大额支付系统各自进行,基层人民银行会计部门业务量大大减少。以人行邵阳中支为例,会计业务集中核算后,日均业务量减少60%。业务人员由原来的16人减少至现在的8人,减少了50%。县级支行业务量减幅更大,邵阳市7个县级支行,会计集中核算后日均业务量减少90%,其中辖内业务量较大的武冈市支行,会计集中核算后日均业务量减少80%。武冈支行是一个设库支行,除了办理本县7个金融机构的出库、入库、资金划转和国库同城票据资金清算业务外,还办理周边四个未设库县的邮政储蓄银行和信用社的出、入库业务和资金划转业务,而其他未设库支行业务量缩减的幅度更大,一天仅有几笔业务,大大节约了会计人力资源。
4.新核算系统与以前相比加强了会计风险的控制。在现行会计核算模式下,县支行取消了联行结算、事后监督、查询查复及会计档案保管功能后,减少了会计核算环节,降低了产生会计风险的可能性。ABS系统在岗位设置上,实行操作员级别制度,加强了操作员管理,同时各柜组之间、岗位之间具有相互牵制功能,杜绝了操作员一手清现象,会计操作风险从产生的源头得到了有效的控制。
(二)缺陷
1.人和系统未能有机融合,潜伏着一定风险。按照会计制度,一些重大会计事项,如错账更正、补记账务、往账业务发送等,都必须经会计主管审批。但对重大会计事项的审批,系统中没有设置会计主管授权功能,都是由经办员将凭证递交会计主管审核并签字后,经办人员再办理。换言之,人和系统存在一定程度的分离,未能有机融合在一起。如果经办人员有心作案,模仿会计主管签字,盗走资金将会易如反掌。
2.网点柜不能打印月报表,不利于基层央行进行数据分析。现在的会计集中核算系统,网点柜不能打印资产负债表和月季度表,使得网点柜在做季度资金情况和财务分析时,要将有关数字输入自行设置的报表中才能进行分析,不便于支行领导、综合人员及时掌握该行全面会计信息,从而影响基层央行管理及决策。
3.报表系统自成体系,未能与核算系统融合。目前,大多数报表只能在会计报表和财务报表系统中打印,这两个系统相对独立,自成体系,所需数据须从ABS系统导入,甚至手工录入,这不仅加大了业务人员工作量,而且增加了产生差错的风险。
4.会计核算数据集中程度不高,信息分散,不利于宏观调控,且管理难度大。目前,全国人行的会计核算数据集中在中心支行一级,而且仅仅包括各行会计营业部门的业务,但人民银行会计核算却涉及会计财务、支付结算、国库、发行、外汇等部门业务,这些系统独立存在,信息分散,总行要了解全国金融信息动态,需要各相关部门层层汇总和上报,存在滞后效应,不利于央行宏观调控。同时,由于各系统平台不统一,管理难度大,且各个系统的维护和频繁升级需要基层行投入大量的人力、物力,维护成本高。
二、建立央行会计核算大集中模式的必要性和可行性
(一)必要性
1.是适应经济形势发展,提高宏观调控,加强金融监管、防范风险的需要。当代全球经济金融已经形成高度一体化的格局,国际国内经济形势错综复杂、瞬息万变。作为在经济管理中具有独特地位和作用的我国中央银行,只有及时准确掌握包含会计信息在内的全国的金融信息情况,才能提高金融监管及宏观调控能力,防范各种风险,确保全国经济稳健发展,切实履行好央行职责。在目前的核算体系下,人总行要了解全国的金融会计信息,需要各地市中支于月初将核算系统上月数据借助电脑移动盘导入会计报表系统进行层层汇总、层层上报,一般需要5-8天时间,时效性差,已远远不能适应当今经济形势发展需要。实行会计核算大集中模式后,所有会计数据集中在总行,人总行可通过系统随时查看、监督各地资金运行情况,为及时出台宏观经济、金融调控政策提供有利条件。同时,基层行处理业务时相关会计信息及处理后的结果都及时自动提交上级行,上级监督部门可通过监督系统实时监督,会计业务实现了事前、事中和事后监督相结合,能够及时有效的防范资金风险。
2.是提高央行金融服务水平的需要。全球经济金融一体化进程的加速和我国经济的快速发展,使我国金融业各类经济活动方式和地域范围发生了巨大变化。近年来,各大国有商业银行将会计核算系统分别集中到总行或分南、北区域进行了数据集中,而人行会计核算模式却分散至各地市中支一级,显然央行的金融会计信息远远滞后于商业银行。只有通过建立大集中模式,才能使央行实时掌握金融机构情况成为现实,才能增强中央银行服务金融的职能,提高银行资金使用效率。
3.是缓解基层央行人力紧张,优化人力资源配置的需要。央行建立会计数据大集中后,就能极大地节省基层央行的人力资源。目前,在ABS运行模式下经过初步岗位整合的中心支行会计营业部门均配备8-10名会计人员,未经整合的中心支行会计营业部门一般都有10-12名会计人员,会计核算集中到总行后,中心支行营业网点只需配备3-4名会计人员,全国341家中心支行就可节省2000多名会计人员,节余人员可以充实到反洗钱、征信管理、金融稳定、调研、监管等人员力量不足部门,以满足基层央行更好地履行新职能的需要。
4.是节约成本,风险防范的需要。 会计核算大集中实现后,将大量减少内部核算层次和环节,有利于降低系统建造和维护成本,减少作案环节,提高银行资金安全系数。
(二)可行性
1.现行的会计集中核算系统运行实践为建立会计核算大集中奠定了基础。经过几年的实践,现行的会计集中模式取得了极大的成功,在运行管理、制度建设等方面都积累了丰富的经验,为建立会计核算大集中模式奠定了坚实的基础。
2.商业银行会计核算大集中为人民银行会计趋向集中提供了有效借鉴。近年来,国有商业银行走集约化经营之道,分别在系统内建立了集中核算管理体制。如工商银行的集中核算系统已经集中到了总行;建设银行分南、北建立了会计集中核算系统(南方集中在上海,北方集中在北京)。同为金融系统,人行与商行在会计核算方面有许多相似之处,商行的大集中模式,可资成为人行进一步改革会计核算体制的借鉴。
3.电算化、网络化技术的日益发展为会计核算大集中提供了硬件保障。大型计算机技术和集群技术的发展,为实现全国会计数据大集中提供了技术支撑,网络通信技术的迅猛发展,为实现全国大集中提供了必要的技术条件。
4.借鉴先进国家的经验。发达国家银行丰富的实践经验和极具参考价值的实际模型,为我国实现会计核算大集中提供了可借鉴的经验。
三、央行会计核算大集中模式构建的初步设想
(一)集中方式。要将目前的中央银行会计集中核算系统进行大集中,整合成一个综合性集中核算系统,涉及的系统繁多,结构复杂,是一项庞大的工程,需要分步骤实施。
第一步:纵向集中。对现有的中央银行会计集中核算系统(即ABS)进行大集中,将目前的核算中心由地市中心支行级提升到总行一级。即全国人行数据处理中心和储存中心建立在总行,各地市中支和设有发行库的县市支行仅是终端营业网点。由现行的341本账改造为全国一本账,与支付系统一点接入。
第二步:横向集中。横向集中趋势是指会计核算由“小会计”向“大会计”发展,将目前分散在会计财务、国库、货币发行、外汇等部门业务进行横向整合,建立一个综合会计核算系统。即业务受理终端延伸到会计财务、货币发行、国库、外汇等部门,系统分别设置不同的会计业务处理菜单和会计报表。为防范操作风险,可采取按部门业务种类对各部门操作员进行业务授权,还可借鉴商业银行的做法,营业网点操作人员进入系统终端采取指纹识别方式,重大会计事项由网点主管事中授权控制。
(二)业务流程
1.总行对所有清算账户进行统一管理,负责系统参数如会计科目的增设、变更,存款准备金率、利率、汇率等参数的设置和维护,负责接收各营业网点的所有账务信息并进行日终、月终、年终处理,集中处理和储存会计信息,生成各级会计报表,分配下级行各类业务处理权限,集中进行业务监控等。
2.省会中支设置事后监督中心,负责接收、监督、保管辖内各地市、设有发行库的县市支行采集、上传的会计资料影像文件信息,对一般性业务由系统进行自动勾对,特殊业务如暂付款列账、暂收款出账等进行人工勾对,发现差错及时通知各营业网点。
