关键词：纸质档案；电子档案；共存期；管理
随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。
1并存时期的档案管理的模式
纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。
2电子文件对档案业务管理的影响
简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。
3确保电子文件原始性的管理措施
电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。
参考文献
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[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合
中图分类号：K206 文献标识码： A
一、纸质档案管理概况
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1. 同步归档
一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。
资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。
档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。
档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。
3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
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[3]高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.
关键词：电子档案；传统档案；优劣比较；互补共存
中图分类号：C93文献标识码： A
一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势
1、管理效率提升
电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。传统纸质档案信息的保存和传递方式有天然限制，易分散，不便集中统一管理。电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势，大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，极大地提高了管理效率。
2、存储空间的压缩
纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。
3、资源共享的实现
传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。
二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势
电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。
1、载体寿命有待验证
纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。
2、环境的要求严格
电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。
3、安全保护困难
纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。
4、原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。
三、传统档案与电子档案的互补与管理方法总结
1、做好传统档案与信息档案的转化工作
在传统纸质档案与电子信息档案之间，两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式，快速的转化为纸质档案，从而提高档案的简单直观性，使档案达到不同的利用效果；同样的，纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式，快速地转化为电子信息档案，从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的，我们可以利用这种方式来做好资料的备份，为两者的共存选择一个合适的临界点。
2、培养全面的档案管理人才
传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下，也要求有一批紧跟时展步伐，专业的全面型的档案管理人才。现阶段，我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展，就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时，也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用，具备全面的管理水平，担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。
3、对电子档案运行过程科学控制
电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的，而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点，所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此，要加强相关工作人员的安全意识，加大所有相关计算机设备的安全管理力度，设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度，从信息的收集开始，到信息的传递、转换，一直到存储，都要对其进行记录，从而在开放性的电子档案管理中，保证信息的完整与原始性，从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。
4、现代档案实行双套制
想要达到传统档案与电子档案的共存，必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同；同时，传统档案与电子档案之间是可以互相转换的，所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式，两种档案分别利用、分别运行、分别存储，所以在管理时一定要使两者之间可以联系，要建立两个方式之间的通道，使二者能通过一方很快找到另一方。所以，根据传统档案与电子档案的特点，我们可以实行保险又简单的双套制，可以相互联系的两套不同的管理制度。
结语：
纸质档案和电子档案都是历史事实的记录方式，因此价值和作用是一样的，在记录方式与保存方式上却差异甚大，基于档案应用效率的需要，传统纸质与电子档案两者之间需要达到一种合理的共存关系，这是档案工作者工作中的重点之一。
参考文献：
[1]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案，2012（07）.
[关键词]纸质档案；管理；保护工作
纸质档案是以纸张为载体的一种档案，如需要保存备案的公文、图纸、信札、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。对于我们报社来说，记者的手稿、笔记、每期的报纸等都是需要进行保存的纸质档案。
一、纸质档案管理的重要性
“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。
二、纸质档案管理工作存在的问题
所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。
首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料――档案除尘、除虫――档案归档、入库――档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。
其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。
再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。
三、解决对策
首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。
其次，要提高对于突发事件的重视程度。首先，对于各地各单位的纸质档案管理机构而言，纸质档案不像电子档案一样，它具有独一无二的特征，特别是对于一些珍贵的原始资料来件，更是不可替代。所以针对突发事件，各单位一定要提前制定好不同事件的应急预案，从上之下贯彻落实，一定要提起相关工作人员的重视。一切以保护资料为原则。此外，相关的应急预案，也要不定期的进行演习，同时，还要对员工开展灾害预防及应急措施培训，提高其突发事件的处理能力及应变能力。为了能够及时发现档案管理室周围环境的变化，各单位最好可以指定出相关的规定，对于可以及时发出预警信号的同志进行一定的激励或者奖励；对于故意制造时间的人员进行严惩。使得同志们在日常的资料管理工作中能够做到发现安全隐患及时上报，降低突发事件对纸质档案管理室的破坏。
四、小结
“档案”是以一定的形式存在、并且要保存下来、方便后人查阅甚至是发挥一定法律效力的材料。由于人为管理意识薄弱、自然环境中气温、湿度甚至一些突发性自然灾害的影响，纸质档案会受到不同程度的破坏。从长远的角度看，为了更好地利用纸质档案，不仅需要档案工作管理人员提高管理意识，不断学习并总结适合本地本单位使用的档案管理方法与技术，尽可能的避免人为因素对纸质档案的损坏，尽可能的降低自然因素对档案的损坏。
参考文献：
[1]丁勇，陶革；浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J]；天然气勘探与开发；2010年02期
关键词：医院；纸质档案管理；管理人员素质；防护措施
档案管理是医院日常管理工作中不可忽视的内容，对改进服务质量，推动医院发展具有重要作用。纸质档案是重要的档案形式，对病例、人事、财物等信息有详细和全面的记录，方便档案资料查阅，也为各项工作有效开展提供参考和依据。因此，为促进纸质档案作用的充分发挥，健全完善管理规章制度，提高纸质档案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人员的综合技能偏低，责任心不强，制约纸质档案管理水平提升，对医院各项工作的开展也产生不利影响。为转变这种情况，管理人员应该结合新形势和新情况，健全制度措施，明确相关人员职责，促进医院纸质档案管理水平不断提升。
1 新时期加强医院纸质档案管理水平的意义
纸质档案记录着各种有效的信息，包括病例、人事、财务等内容，对医院各项工作的有效开展具有积极作用。作为医院档案管理人员，应该充分认识纸质档案管理的重要作用，结合新时期和新需要，将相关规范要求严格落实到位，促进医院纸质档案管理水平提升，也为医院各项工作顺利开展提供保障。
1.1 满足使用需要
结合医院新时期和新情况，采取措施加强纸质档案管理工作，能够满足使用者的需要。使用过程中，应该由管理人员对纸质档案进行编号和处理，做好归档管理工作，并将档案资料存储于档案室。在使用过程中根据需要进行查询，满足档案管理需要，对推动医院各项工作发展具有积极作用。
1.2 延长使用寿命
纸质档案管理需要做好防水和防火灾工作，并且重视防止鼠害的发生，保证档案材料完整，质量状况良好，延长使用寿命，为档案资料使用创造条件。具体来说，在管理过程中，医院应该加强档案管理基础设施建设，完善存储柜和档案室的各项基础设施建设，确保室内温度和湿度适宜。并重视医院纸质档案的防潮、防水和防鼠害工作，促进纸质档案使用寿命延长，为各项工作开展创造便利。
1.3 提高管理水平
增强纸质档案管理水平是不可忽视的工作，也是医院档案管理部门不可忽视的内容。具体来说，在医院纸质档案管理过程中，要合理配备工作人员，明确他们的职责。加强纸质档案资料存储工作，为各项活动顺利开展创造便利。同时还可以及时发现并处理存在的不足，弥补管理工作存在的缺陷，促进医院纸质档案管理效果提升。
2 新时期加强医院纸质档案管理水平的不足
虽然加强纸质档案管理工作具有重要作用，但在医院档案管理的具体活动中，一些工作人员责任心不强，没有严格落实纸质档案管理的规章制度和相应的措施，影响纸质档案管理水平提升和作用的充分发挥。具体来说，新时期医院纸质档案管理存在以下方面的缺陷。
2.1 档案保护意识淡薄
忽视对纸质档案采取有效的防范措施，日常管理和巡视不到位，难以提升纸质档案管理工作效率。相关领导和管理人员对纸质档案的重视程度不足，未能在制度、资金、技术等方面采取完善措施，不利于提升医院纸质n案管理效果。
2.2 管理人员素质较低
很多医院档案管理人员的年龄老化，结构不合理，专业技能偏低。在对纸质档案进行管理的过程中，沿用传统方式方法进行，难以全面提升管理工作效率。或者对档案管理人员的管理和培训存在不足，有效的教育学习活动缺乏，影响档案管理综合技能提升。
2.3 档案防护措施不足
在利用档案的过程中，忽视采取措施对纸质档案进行防护。翻阅和复印档案资料时忽视加强管理，对纸质档案造成一定损害，也容易降低纸质档案的使用寿命。
2.4 纸质档案防灾不足
医院纸质档案的防灾措施不到位，包括火灾、鼠害等内容，要结合管理需要健全相关制度，推动纸质档案防灾工作效率提升。一些医院缺乏纸质档案管理的应急机制，一旦发生危害也难以及时处理，制约纸质档案管理水平提升。
3 新时期加强医院纸质档案管理水平的对策
为有效应对实际工作存在的不足，提升医院纸质档案管理水平，结合新时期和新形势，让纸质档案更好为医院的各项工作服务，可以采取以下改进和完善措施。
3.1 提高纸质档案保护意识
整个医院范围内要重视档案管理宣传工作，营造良好氛围，激发管理人员热情，让他们有效融入档案管理的各项工作当中。管理人员是开展纸质档案管理的首要因素，必须调动他们的主动性，满怀热情开展纸质档案管理的各项工作。医院在日常工作中要增进相互交流，明确纸质档案管理的重要性，潜移默化增强档案管理人员综合素质，培养良好的职业道德，增强档案管理的责任意识，有效规范档案管理各项工作。
3.2 提升档案管理人员素质
医院要注重引进专业基础扎实、综合水平高、档案管理技能强的管理人员，充实医院纸质档案管理工作队伍，有效规范各项活动。构建完善的纸质档案管理人员培训制度，采用现场授课、相互交流与合作等形式，提高教育培训活动的实效性。进而增进相互联系，激发档案管理人员的主动学习意识，增强责任心和管理技能，有效适应纸质档案管理工作需要，也为医院各项工作的有效开展创造条件。
3.3 落实纸质档案防护措施
管理人员要加强纸质档案的防护工作，确保纸质档案综合性能良好。重视库房清洁和消毒工作，确保库房处于适宜的温度和湿度，并且库房还要具有良好的关照和通风条件，确保纸质档案存放环境良好，延长纸质档案使用寿命，最大限度降低纸质档案发生病害的可能，促进纸质档案管理的安全性和完整性提升。库房采取避光措施，防止阳光直射，重视库房日常清洁和消毒工作，并且对出现的问题及时清除和处理，有效提升纸质档案管理水平。
3.4 注重纸质档案防灾工作
增强管理人员有效应对纸质档案管理突发事件的能力，重视纸质档案防灾工作，促进工作水平提升。根据医院档案管理需要，严格落实各项规定和制度措施，建立安全事故应急处理机制，提高纸质档案防火、防潮、防鼠害、防地质灾害等各项工作技能。重视实现演戏和训练，定期对档案管理人员开展培训活动，促进工作人员综合技能提升。这样即使当突发事件来临时，管理人员能够明确自己应该怎样做，有效撤离和保护纸质档案，尽量避免不必要的损失出现。
4 结束语
医院档案管理工作中，纸质档案管理是不可忽视的内容，也是管理人员必须重视的问题。作为医院档案管理人员，日常工作中应该结合纸质档案管理需要，认识加强纸质档案管理的重要意义，明确存在的不足。然后有针对性的采取完善措施。从而更好约束和规范医院纸质档案管理的各项工作，进一步提升纸质档案管理水平，为医院各项工作有效开展创造便利。
参考文献
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[3]许明蓉.如何做好纸质档案的管理[J].经济研究导刊，2015（5），265-266
关键词：档案 电子文件 纸质档案 差异
随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。
1.载体寿命的差异
纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。
2.环境条件影响的差异
2.1温度和湿度影响的差异
不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。
2.2灰尘影响的差异
对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。
2.4光线和有害气体影响的差异
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3.技术寿命的差异
纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。
而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时，载体上的信息就必须转移或者无法读出，容易造成档案信息的丢失。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，在技术不断创新的今天，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。
4.信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，由于电子文件的信息与载体的可分离性，信息的易变性、可操作性和非永久性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒也构成了危及电子文件信息保护的一个关键问题。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。
目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。这些保证了电子文件信息的唯一属性和确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
[关键词]电子档案；纸质档案；信息化
作者：董淑新
电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
随着经济与技术的发展,我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。纸质档案数字化转变是档案管理发展的必经之路,尤其是以计算机网络为载体的信息通讯技术时代的到来,更为我国纸质档案数字化管理提供了技术支持。本文主要针对纸质档案数字化的相关重点问题进行探讨,以便为我国档案数字化管理工作提供一些参考。
1我国纸质档案数字化发展现状
随着我国科技的发展,人们提高了对档案数字化管理的认识,加大了对于档案数字化管理的研究力度,虽然档案数字化管理的技术还不是很成熟,相信随着数字化技术的不断发展,我国数字化档案的脚步将会越走越快。
第一,我国已经建成比较合理的管理体系。在我国,虽然纸质档案还是档案保存的主要形式,但是随着人们对数字化档案管理认识的不断提高,我国已经建成了比较合理的管理体系。经过档案部门近些年的研究与实践,对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法,以图像形式存储。这样可以有效提高纸质档案向着数字化转化的速度,也为管理人员的管理工作提供了便利。
第二,面向社会建设纸质档案数字化。纸质档案数字化发展是档案管理的必然发展趋势,我国纸质档案数字化的发展起步比较晚,但纸质档案数字化服务的出现为我国的纸质档案利用和档案事业的发展起到积极的促进作用,所以,档案数字化发展也必将越来越快,对于档案管理工作的作用也越来越重要。
2促进我国纸质档案数字化发展的相关建议
2.1 数字化处理之前做好档案鉴定
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之前,应该做好档案鉴定,确定应该对那些纸质档案进行数字化管理。并不是所有的纸质档案都需要,或者说都适合进行数字化管理,档案管理人员需要根据实际进行数字化档案的选择,以提高工作效率。首先,将编研资料数字化。这些编研资料的量一般比较小,而且也引用了许多档案原文,对于利用者进一步了解馆藏资源状况、满足利用需求很有帮助。其次,利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如,有关婚姻、工资、房产、学籍等档案可以分期进行数字化管理,以满足使用者对这些档案资源信息的需求。最后,需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管理的重点内容,这些珍贵濒危档案可能涉及到很多重要的信息资源,所以需要管理人员重点保护,同时积极进行数字化管理。
2.2 数字化处理之中确保质量规范
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时,应该建立严格的管理制度与数字化质量规范,以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。严格的管理制度有利于提高工作人员质量与安全第一的认识,保证档案数字化的顺利发展。首先,与数字化加工专业公司签署质量协议,提出相关质量要求。根据国家相关规定,档案管理部门,提出质量标准与质量要求,并与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议,以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。另外,档案数字化的质量规范是相当重要的。首先,对于一些较为机密的档案信息需要签署保密协议,严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次,从用数字化档案时的安全性、准确性考虑,科学地、准确地录入机读条目。档案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工的重要环节,需要管理人员进行严格的管理。规范化地录入机读条目,可以使将来档案信息的利用环节变得更加便利,同时也可以有效地保证在查询档案时,不会查到其他人的档案信息,为他人的档案信息安全提供保障。最后,严格监督校验工作,因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量,需要专业知识充足,经验丰富的工作人员进行校验工作,以防发生如漏扫、扫出来的PDF文件页面不美观、PDF文件档号命名有误等问题。
2.3 数字化处理之后加强信息维护
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之后,应该注意加强对档案信息的维护工作。
档案数字化加工过程中的档案安全建议。档案数字化过程中信息资源的安全问题是档案管理人员需要提高重视的重点问题,尤其是对于一些相对较机密的档案信息。当纸质档案进行数字化加工过程时,需要对计算机中的相关系统进行检测,已确保没有非法拷贝程序。还要将工作区与休息区隔离,严禁工作人员将私人物品带入,将工作物品带走,提高安全意识。开发先进有效的安全软件,提高计算机网络的系统安全。计算机网络资源以其强大的信息量与高度开放性深受广大使用者的喜爱,计算机网络在为人们生活与生产提供便利的同时,也为一些不法分子进行违法活动提供了机会。不法分子利用网络窃取档案管理中心的档案信息,破坏档案信息的机密性。所以,相关人员应该着重研究档案信息安全软件,提高软件的安全性,确保档案信息的安全性。
档案数字化加工之后的档案安全建议。纸质档案数字化加工过程需要加强安全防护,数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先,管理人员应该对扫描之后的数字化档案进行核实工作,然后将加工过程中的相关硬盘销毁,以防档案信息被泄露。其次,提高管理人员的安全意识,在有使用者需要调取档案信息时,需要根据规定进行详细身份信息的登记,详细询问调取档案者调取档案的目的,并跟踪管理。最后,档案管理者还要加强监督巡查工作,即随时进行档案信息库的抽查工作,及时对信息安全软件进行升级,以防不法分子趁机进入档案管理中心的网络,进行不法活动。总而言之,档案数字化管理需要提高全体管理人员的安全意识,以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。
3结语
纸质档案数字化管理是一项任重道远的工作,需要相关研究人员与管理人员提高认识,以积极的工作态度与科学的管理办法增强对数字化档案管理的力度,同时,还要增强对数字化档案的扫描质量的跟进,以提高数字化档案的质量。另外,对于数字化档案录入过程还需要提高监督与检测力度。管理人员对数字化档案应该做到保持档案的真实性与原始性,保证数字化档案储存及调取的及时性与有效性,提高数字化档案的管理水平,为我国数字化档案的进一步发展做贡献。
参考文献
[1] 靖广华．综合档案馆纸质档案数字化思考[J].陕西科技,2010(4).
