李碧兰
（黄石职业技术学院 湖北黄石 435000 ）
【摘要】随着信息社会的到来，信息化已成为社会发展的一个重要标志。本文探讨学校档案现代化管理和信息化建设，如何通过开发档案信息资源，促进档案信息化建设，优化服务， 从而发挥档案管理的综合优势。
【关键词】开发信息资源 信息化基础建设 信息化人才建设 信息安全
档案管理工作是学校管理的一项重要基础工作，是学校管理不可缺少的重要环节，也是衡量学校教学质量与管理水平的一个显著标志。一方面，它客观反映了学校发展历史的状况，具有总结性；另一方面，它又能反作用于学校当前的管理工作，促进学校整体管理水平的提高，具有先导性。档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。档案基础业务建设的重心开始向信息化，现代化转移，而档案作为学校一种基础性信息资源，是学校信息资源不可或缺的重要组成部分，因此，要加快档案信息资源进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案建设成为教职工公开信息的便利场所，满足信息社会对档案信息资源的需求，学校的档案工作只有不断的改革创新，才能适应新时展的要求。
学校所形成的档案材料涵盖本校党建、行政、科研、教学、财务、基建、设备、人事等诸多方面，真实地反映着学校教育育人，科技创新、社会实践等各项活动，全面系统客观地记载着本校的过去和现在，有极强的现实指导意义，并会对未来产生长久影响。这些文字、图表、声像等各种不同形式和介质载体组成的历史记录，是人们认识客观世界，掌握客观规律的重要依据，对学校及社会都具有重要的保存和利用价值。特别是经过教育资源重组，升级后的中高职院校，档案管理与利用尤为重要，对档案管理人员的素质要求也相应提高。随着计算机信息化建设的不断推进，计算机普遍应用，电子文件的生成量已经非常可观，使档案的生成方式发生了很大程度上的变化。原来以纸质格式承载和各类文件及其他文字，数据资源逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大量的电子档案，从文献的角度来看，这些电子档案记录着各个历史阶段的工作过程和结果，具有重的历史价值，随着电子档案的产生，依靠现代科技，运用计算机网络技术，通过电脑可以调阅、下载、复制各种档案信息，真正达到收集齐全、信息共享的目标，彻底改变陈旧的工作方式，大大提高档案的工作效率。
档案工作要适应经济建设新形式的发展需要，优化服务方式积极主动地提供档案材料。为此我们必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的高利用价值的《基本数字汇编》等编研材料。不失时机地提供有价值的档案档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。用电脑查询资料的全面性、准确性、系统性、快捷性是用手工操作无法代替的，由此看来，电子档案的应用以绝对优势压倒纸质档案，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
从学校来讲，应将档案管理纳入规划，坚持用科学发展观指导档案建设与管理。尽管学校档案资源建设与科学保护是一些不起眼的工作，一时难以显示其效益与政绩，但它是实现学校可持续发展的重要环节，可以更好地为学校管理服务，为教学服务，为教职工权益服务，也是整体档案事业可持续发展的物质基础，学校必须投入足够的人力、财力和物力来加强和改进这项基础工作。
第一、加强学校档案信息化基础建设。在信息社会的建设环境
下，档案的载体需求已经从传统的纸质转为电子化载体同，网络化载体，数字化载体，档案信息化的内容需求更加趋向综合化，档案资源信息化是实现档案事业跨越发展的重要环节，是新世纪事业发展的必然趋势，随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案速写发展的一项全局性和战略的重大工作。档案信息化资源建设是档案信息化建设基础和核心，关系着学校档案信息化建设的成败的关键，档案信息化基础建设整体规划包含了档案信息建设的整个硬件平台和网络。电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进了电子文件夹归档、接收、保安与利用，加快了档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。档案信息化标准规范建设，是对电子文件的形成，归档和电子档案信息资源标识，描述、储存、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准，规范并指导实施的过程。档案管理应用系统建设主要内容包括档案信息的收集，档案信息的利用，档案信息安全等方面，这是档案信息资源开发利用档案信息网络建设的技术保障，进一步加强档案信息基础设施建设，档案信息化建设是各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，为此要进一步增强对档案信息化建设的重视与支持，加大投入，购置设置。建立档案信息资源数据库，做好学校档案的基础工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把信息资源进一步开发出来，充分开发利用档案信息资源，发挥档案信息化资源的作用。
城市勘测电子档案特点
城市勘测电子档案具有强烈的空间信息特点，是描述地理空间位置以及与地理位置密切相关的信息，包括各种平面和高程控制点、建筑物、道路、水系、境界、地形、植被、地名及相关的属性信息，是各种专题信息空间定位与集成的载体。
城市勘测电子档案分为勘测工程和基础地理信息两大类，前者属于零散但永久保存的档案，一般分项目管理，来源于日常的勘测工程，一旦归档则长期保存，不得更改；后者属于系统性、成果性的基础数据，具有信息递增和动态更新的特点，一般采取分级、分幅、分层管理，来源于对勘测工程成果的加工、处理、更新和建库。
通常公文电子文件是以“件”为单元进行管理，而城市勘测电子文件则以项目为基础，以逻辑案卷单元进行管理，表现出强烈的成套性，其档案的利用也体现了成套性的规律。
城市勘测电子档案管理流程
城市勘测电子档案管理流程可概括为：电子文件生成电子文件采集电子文件积累与预立卷电子文件鉴别电子文件归档与验收电子档案整理电子档案保管与信息维护电子档案编研与利用电子档案统计电子档案鉴定。
（1）收集积累：收集初始登记信息、作业登记信息，将生产项目中产生的电子文件入库管理。
（2）验收归档：包括文件验收，验收移交的文件是否符合归档规范，案卷级元数据及文件描述性、管理性元数据是否符合归档要求，对需要补充录入的元数据进行补录；文件归档，将电子文件归档，同步进行案卷级元数据及文件描述性、管理性元数据的更新。
（3）案卷整理：进行案卷级元数据的补充，如分类号、主题词等。
（4）档案编目：对纸质文件进行排序、装订，登记入库，同时著录归档资料的份数、保管单位、作业单位、编制单位、保管期限、密级等信息，编制档案总目录、分目录、专题目录、案卷目录及卷内目录。
（5）档案备份：对电子档案进行脱机备份，存储在光盘介质上，生成光盘目录。
（6）档案利用：档案借阅和归还登记，同步进行文件利用元数据的更新。
（7）档案统计：对档案信息资源、利用情况、鉴定内容的统计和报表。
（8）档案鉴定：包括鉴定审核，对档案进行价值和技术鉴定，密级和保管期限调整，同步进行文件管理元数据更新；档案销毁，将要销毁档案做逻辑删除，光盘销毁，同步进行文件管理元数据更新。
城市勘测电子档案元数据标准
根据国家标准《电子文件归档与管理规范》，城市勘测电子档案元数据是描述城市勘测电子文件、电子档案数据属性的数据，包括文件的内容、格式、编排结构、硬件和软件环境、文字处理软件、图形工具软件、字符集等信息，具体反映电子文件生成、积累、归档、保管、组织、利用全过程的信息，可分为勘测工程档案元数据和基础地理信息档案元数据两大类，再分为若干层级。
（1）勘测工程档案元数据：描述了勘测工程档案的著录标引信息、结构背景信息、管理利用信息等，分为案卷内容元数据和文件级元数据两个层级。案卷内容元数据侧重于对单项勘测工程的内容、作业情况及作业记录的描述，包括工程信息元数据、作业信息元数据、卷内目录信息元数据和管理信息元数据。文件元数据侧重于对单份电子文件内容、类型、背景信息、利用信息的描述，由文件内容元数据、文件管理元数据和文件利用元数据组成。
（2）基础地理信息档案元数据：描述了基础地理信息数据集标识、质量、覆盖范围、使用限制、空间参照、数据分发等信息，根据4D产品特点，分为数据库级元数据、数据集元数据、图幅元数据、信息更新元数据4个层级。数据库级元数据是描述基础地理信息数据库属性的数据，包括数据库的内容范围、存储、管理等信息。数据集元数据是描述数据库中数据表所存储的信息及分发服务信息。图幅元数据是对数据库中各图幅（数据块）内容的总体描述。信息更新元数据是关于基础地理信息数据库数据更新工作的描述。
城市勘测电子文档一体化管理系统
电子文档一体化管理即电子文件与档案管理一体化，是把电子文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理，更加符合电子文件的生命周期和发展规律，同时可以提高电子文件和档案的管理水平和使用效率，是信息化、数字化、网络化背景下文件与档案工作发展的大势所趋。
城市勘测电子文档一体化管理系统是结合业务办公自动化开发的城市勘测电子档案管理信息系统，具备完善的元数据捕获和管理功能。对于基础地理信息档案元数据，由GIS系统导入并填写管理元数据。对于勘测工程档案元数据，由系统跟踪业务流程的各个阶段，自动捕获和入库管理，包括项目登记阶段的工程信息元数据、移交办结阶段的作业信息元数据及卷内信息元数据、归档完成阶段的管理信息元数据、借阅调用阶段的利用信息元数据。
（1）电子文件生成与采集：电子文件生成就是各类电子文件在其软件平台上从起草到按规定格式定稿的过程。电子文件采集就是以项目或数据库为单元，每一份电子文件定稿后由生成平台向项目文件夹或临时档案库集中的过程。勘测工程在完成项目登记及工程信息元数据捕获后，电子文件按照电子档案分类体系自动实现聚类，按照相关路径进入数据库。基础地理信息电子文件采集由GIS系统自动完成。
（2）电子文件的积累：伴随着业务流程的展开，电子文件不断生成，逐渐增多，这个过程就是电子文件的积累。勘测工程产生的电子文件按照预先设置好的逻辑案卷归卷，并按照归档及元数据采集要求捕获电子文件内容元数据，基础地理信息电子文件则以数据库数据扩充的形式实现积累，这种积累过程也称预立卷。勘测工程项目立项后，进入作业阶段，项目小组根据分配的作业任务，按照分类大纲提示和选项，在纸质文件组卷过程的同时，开始电子文件的积累。
（3）电子文件的提交：项目完成后，电子文件积累结束，进入移交办结阶段。生产部门依据办公流程，开始进行移交操作。移交办结确定后，系统自动将临时档案库中该项目文件夹的管理权限转移给档案部门。这时，电子文件的实际存储位置没有改变，但生产部门只具有浏览的权限，档案部门被赋予修改、删除的权限，电子文件逻辑归档成功，并同步完成作业信息元数据及卷内信息元数据的捕获，著录后进入元数据库保存。
（4）电子文件的迁移：生产部门完成电子文件提交后，档案部门开始鉴别、归档和验收阶段。归档完成确定后，系统自动将电子文件从项目数据库迁移到档案数据库，项目文件夹同时从临时档案库中删除。这种物理迁移过程标志着物理归档的完成，并同步完成管理信息元数据的捕获，包括档号、归档时间、归档接收者、密级、保管期限等，著录后进入元数据库保存。
（5）元数据管理：电子档案元数据是与电子文件同步形成的，并随着电子文件的形成、归档及电子档案管理、利用过程的进行而不断累积。完善的元数据管理是保证电子文件的真实性、有效性和完整性的基础。城市勘测电子文档一体化管理系统具备元数据捕获和管理功能，对于基础地理信息档案元数据，由GIS系统导入并填写管理元数据；对于勘测工程档案元数据，由系统跟踪业务流程的各个阶段，自动捕获和入库管理。
[关键词]档案管理者；管理新技术；分析
一、关于“技能”的新内涵
相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然，“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。
二、加强培训，掌握新技能
就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身而两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。其后果是在信息社会里，我国档案部门可能游离于信息产业之外，从而产生“档案信息孤岛”现象。
要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：
第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。各高等院校要根据最新的技术发展与档案管理现代化实践发展的需要，制定教学计划与教学大纲，组织编写最新、最实用的教材。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。
第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
第三，走出去，通过各种途径，向社会包括广大高校广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。
三、档案管理人员必备的知识技能
（一）档案管理基础知识
1.档案保护技术学
了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
2.文书学
了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）计算机应用及自然科学基础知识
1. 自然科学基础学科
学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。
2.微电子技术
微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
3. 电子计算机技术
学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
4.电子计算机软件技术
目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
5. 现代通信及电子计算机网络技术
如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
6. 电子计算机技术在档案部门的应用知识
电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机（下转第49页）（上接第41页）在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。
7. 设备维护知识
电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到金工、电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
（三）外语能力
档案管理现代化的软硬件许多具有通用性，国际档案界也十分重视在现代化管理技术、管理手段与方法（尤其是有关电子文件管理方面）的交流与推广。因而，要进行对外交流和合作，引入国外先进的管理技术与设备，必须熟练掌握一门外语，达到能看、能听、能笔译和日常简单的对话，满足日常工作和对外交流的基本需要。
参考文献：
[1]汤雷，熊娅.信息化环境下档案的服务和安全[J].机电兵船档案，2011（4）.
一、管理人员的重要性
电子文件归档后形成电子档案的保存和开发利用，都要靠电子文件、电子档案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。
（一）电子档案管理的特殊性
电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。
⒈信息内容数码化
电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬技术还原后才能知晓。管理人员如不懂相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。
⒉文档处理一体化
电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没了电子文件、电子档案可言。纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，对那些具有保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要进行指导，使生产的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行收集、整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
⒊保管保存技术化
电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
⒋利用形式多样化
档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的保密问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照搬纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。
（二）电子档案管理的困难性
电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案室；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理是由于电子文件的出现而出现的新的事物。我们必须认识到：在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，是一门新型的档案管理学科。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一休，否则就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。
二、电子档案管理人员必备的知识技能
电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理人员，必须具备以下的知识的技能，才能适应其岗位职责的要求。
（一）档案管理基础知识
⒈了解档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分。
⒉掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息反馈技术和方法。
⒊掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；掌握档案库房内外温湿度变化的一般规律; 掌握微生物、鼠类危害档案的防治措施、技术和方法。
⒋了解文件的概念，明确文件及公务文件特点、功能及其表现，划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）电子计算机应用知识
⒈电子计算机技术。电子计算机是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程及发展趋势。懂得电子计算机的运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
⒉电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
⒊现代通信及电子计算机网格技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。
⒋办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体等部门的应用，主要体现在办公自动化和电子计算机辅助设计等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计等基本知识，就掌握了电子文件从产生到动作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
⒌电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。更深入地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。
⒍设备维护知识。电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这涉及到很多的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
⒎标准化知识。电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才可能做好电子文件、电子档案的管理工作。
（三）外语能力
事业单位档案这一概念是随着市场经济的发展，事业单位信息资源的多元化而产生的，事业单位档案的提出有着重要的意义。事业单位档案在现代事业单位制度下不应该仅仅被看作死气沉沉的历史记录，也不应该仅仅看作是科技档案的集合，而应给予事业单位档案一种合理的定位。事业单位档案与各种经济信息、情报资源一起，形成的信息资源在事业单位的项目选择、运营模式选择、市场定位、营销策略的制订上都起着参考和决策作用。
我国经济正由计划经济向市场经济转变的过程。目前，事业单位的档案管理工作正处于一个由改革、创新、转型的重要时期，既面临着机遇也同时充满着挑战。我国事业单位的档案管理管理工作由计划经济时代建立的肖案制度向现代社会档案制度转变，随着改革开放以后各项事业开始蓬勃发展，我国事业单位的档案工作也发生了变化，由以前计划经济时的档案管理制度向新的经济条件下档案管理制度转变。
目前我国的综合性档案馆大多是馆藏，内容庞杂案卷数量繁多且时间跨度长，多年来一直处于封闭式的管理之中，档案管理仅以案卷不丢失为原则并以保管为目的。再加上每个历史时期档案的整理质量要求以及不同整理的规格不统一等情况的出现，由此便形成了档案基础普遍较差的局面。目前大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷，档号不规范没有目录号一卷多册的现象较多，许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现，案卷中标题不规范，虽有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，有些案卷甚至没有标题。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。随着政府和事业单位管理体制的改革，事业单位不再是政府的附属物，而成为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。事业单位集团和二级事业单位的关系中原来的上下级关系，逐步改变成了以资产为纽带的新型关系，一些主管事业单位的行政管理部门已经撤销或转换职能并入国家宏观管理经济部门之中，这就动摇了政府管理事业单位档案工作的管理体制。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
从目前档案管理电子信息化的情况来看，我国的档案软件没有信息管理功能且缺乏通用性，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，档案部门使用的计算机型号不一、规格各异。由于不能互调，就不能快捷地出版信息编辑成果，不能利用电脑完成信息管理工作，这大大制约了档案信息电子化的进程。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。另外，要实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。由于许多档案部门缺乏现代高技术人才，所以尽管引进了现代化设备，但是仍不能充分发挥作用。最重要的是在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式层次不一、各行其是，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
二、现代事业单位档案管理电子信息技术化问题的解决对策
国家档案行政管理部门作为政府管理事业单位档案工作的职能部门，首先应打破固有的直接管理事业单位档案工作的思想观念和规章制度束缚。与纸质文件比较，电子文件需要借助现代办公设备才能被阅读利用起来，已经不再具有纸质文件的直观性特点，是可共享的，也不再受时间和距离的影响，可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
为了将事业单位档案管理电子信息技术化存在的问题彻底解决，首先应实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。其中，全面普查案卷，去糟取精是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作，首先要剔除无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作，所以就应结合事业单位本身的图书馆实行实际的规范著录工作。
其次，在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。电子文件的检索应所遵循的是方便利用和便于文件保密的原则，只有做到科学分类，电子文件才能实现查找便捷的功能。
最后，要加快数据准备推进事业单位档案现代化管理进程。在事业单位档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是+大工程，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。应分清轻重缓急，循序渐进，在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低、是否开放和价值大小对所有全宗进行排队，将社会利用率较高的档案进行优先加工整理。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
三、结束语
作为事业单位信息化工程一部分的档案电子信息化建设绝对不能脱离实际盲目推进，必须与事业单位的信息化建设和经济基础协调，与信息技术相协调，与事业单位的信息需求相协调，与全国信息化工程相协调。随着社会信息化时代的到来，实现事业单位的信息化是事业单位发展所面临的一个巨大挑战，而这一切最终的源头都是原自于完整的档案资料。事业单位要发展，要进步，要生存离不开档案，事业单位也只有管好，理好本单位的档案资源，才能更好的为事业单位的建设服务，才能使得事业单位在激烈的市场竞争中表现不凡的魅力。
近年来我国在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平，已初步建成了计 算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。总之，事业单位档案行政管理部门应综合考虑各方面的因素统筹协调，积极联合其他政府部门、行业协会、工商联、商会等各个方面的力量加强论证和宣传，培育事业单位档案信息化建设的氖围，把阻力转化为开拓创新的能力和动力。事业单位档案管理电子信息技术化是一个长期而又复杂的工程，不可能—蹴而就、一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。
参考文献
【关键词】高校；档案数字化；电子档案
【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。
2、高校档案数字化的意义
纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。
3、高校档案数字化现状
3.1 档案实体保存不完善
由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。
3.2 档案管理人员素质较低
一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。
3.3 电子文件管理缺失
目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。
3.4 基础设施落后
档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。
4、促进高校档案数字化建设措施
4.1 提高重视
加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。
4.2 完善基础设施
基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。
4.3 加强档案管理队伍培养
档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。
4.4 确立明确的工作目标
高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。
4.5 建立严格的规范制度
无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。
4.6 注意数字化档案备份
虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。
4.7 电子档案与纸质档案共同保存
纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。
4.8 制定合理的数字化策略
高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。
5、结束语
档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。
参考文献
[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）
[2]王榕英.浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作[J].兰台世界，2009（12）
文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602
1引言
伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。
2医疗事业单位电子档案发展现状
（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。
（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。
（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。
（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。
3加强电子档案管理工作的对策
3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性
面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。
3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责
电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。
3.3提高电子档案工作人员的专业素质
医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。
3.4加大基础设施建设的资金投入
建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。
1 电子档案归档现存问题分析
电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企?I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。
2 提高电子档案归档工作效果的措施
第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。
第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。
第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。
3 加快档案信息化建设速度的措施
第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。
第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。
第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。
