发布时间：2023-03-28 15:00:58
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[关键词]电子档案管理关键问题对策
随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子论文档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在接收管理上的几个关键问题。
(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。
(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上
一、电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（SO2）、化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行
二、对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。
(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性
1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。
4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。
6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。
3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。
5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。
6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
(四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。
(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。
参考文献：
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关键词:法律；病历档案；管理；依法
长期以来,病历的管理与利用多停留在经验和习惯要求的层面上,其实病历作为医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像等资料的总和,它除了要受相关医疗卫生技术规范的约束,还应该受到《中华人民共和国档案法》及相关法规的调整,所以病历档案的管理与利用,它必须依法管理。
一、病历档案管理的重要性
病历档案是一种特殊的档案，它既有档案的共同属性—原始性、真实性和准确性。又有自己的专业特殊性：一是病历档案的完整性与连续性。以一个患者的治疗过程所形成的全部文字、数据及图像材料构成一个立卷单位。二是病历档案的直接责任者为若干医疗工作者。病历档案载体材料的记录、填制、分析、诊断和拍片化验均由医生完成，除此而外的任何单位或个人均无法成为病历材料的责任者。三是一个病人入院到出院即构成一件病历档案。四是病历档案产生和形成很快、数量大，是临床、教学、科研和医院管理不可缺少的资料，是医疗事故纠纷、法律诉讼中的法定证据，也是沟通协调医患关系、体现患者的知情权和医疗权的重要手段。依据病历档案，医师可迅速正确诊断与治疗患者，医院亦可据之申请医保给付、理清法律责任等。
二、病历档案的依法管理
病历档案的依法管理应该包括两个方面的内容,即病历形成过程中的依法管理和病历形成后的依法管理。
2.1病历形成过程中的依法管理。病历是病人接受医务入员病情询问、检查、诊断、治疗、护理以及疾病发生、发展和转归等诊疗过程的原始记录,能为医疗教学、科研和医疗管理提供重要的信息资料,在某些涉及人身伤害、健康保险的刑事、民事案件审理及发生医疗纠纷时,病案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据,特别当最高人民法院在《关于民事诉讼证据的若干规定》中明确规定医疗纠纷的民事诉讼实行举证责任倒置后,病历更是医院或医务人员证明自己无过错的主要和重要的证据材料。
2.2病历形成后的依法管理。病历是医务人员对病人诊治过程的书面记载,因此,病历书写的主体必须是有关法规规定的人员。显然这里的医务人员指的是取得医师执业证书并对病人实施诊治的人员,不是病人的经治医师或未参加病人检查、治疗的医务人员不得书写病历。病历的内容应该符合客观、真实、准确的要求，在临床医疗中许多医务人员也为病人书写了病历,但由于缺乏与病历相关的法律问题的知识导致形成的病历存在许许多多的法律缺陷,如医师“敷衍了事,未仔细询问病史,凭主观臆断编造病史或为使其诊断成立,故意歪曲事实”或“编造虚伪检查、操作”甚至“涂改编造抢救记录、修改有诊疗失误的病案”等等,这样的病历无论是作为医疗、教学、科研的原始资料还是作为诉讼的证据其价值和作用都大打折扣。卫生部在《病历书写基本规范》第三条中明确指出:“病历书写应当客观、真实、准确。”病历记录的客观、真实准确,表面上是对病历内容的要求,实质上是对医务人员的执业要求。这体现在《执业医师法》第二十三条、第三十七条的规定中:医师“不得隐匿、伪造医学文书及有关资料”,否则要承担相应的法律责任。
2.2病历形成后的依法管理。病历的书写应按规定时限完成并符合相关卫生法规、规章的要求医师每天要诊治许多病人,如若不是每次诊治后及时记录,则有可能造成记忆的遗漏或混淆,万一有医疗纠纷发生或诉讼发生再去补写,其真实性和可信度必将受到怀疑,因此,病历及时完成是保证病历公证性的前提。《病历书写基本规范》对各种情况下病历书写时限做了详细明确的规定,如规定:“住院志、入院记录应当于患者入院后24小时内完成;24小时内出、入院记录应当于患者出院后24小时内完成;24小时内入院死亡记录应当在患者死亡后24小时内完成;首次病程记录应当在患者入院8小时内完成;死亡记录应在患者死亡后24小时内完成”等等,这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。除时限问题外,《病历书写基本规范》还具体规定了以下几个方面的内容:①病历的涂改、修改的规定:“书写过程中出现错字时,应当用双线划在错字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹”;“上级医务人员有审查修改下级医务人员书写的病历的责任。修改时,应当注明修改日期,修改人员签名,并保持原记录清楚、可辨,医嘱不得涂改,需要取消时,应当使用红色墨水标注‘取消’字样并签名,这些规定,解决了我国病历书写中长期存在的对于如何进行涂改的不统一、不规范的作法,明确了什么是病历的的合法涂改,为判断病历涂改的合法与否提供了标准。②体现在病历中有关知情同意的规定:“特殊检查治疗等医疗活动应当由患者本人签署同意书;患者不具备完全民事行为能力时,应当由其法定人签字;患者因病无法签字时,应当由其近亲属签字,没有近亲属的,由其关系人签字;为抢救患者,在法定人或近亲属、关系人无法及时签字的情况下,可由医疗机构负责人或者被授权的负责人签字”、“因实施保护性医疗措施不宜向患者说明情况的,应当将有关情况通知患者近亲属,由患者近亲属签署同意书,并及时记录。”这方面的规定与我国的相关法律法规相衔接、相一致。
三、法律知识缺乏造成医患纠纷
我国正逐步进入法制社会，依法行医是每个医务人员应该自觉遵守的准则。每个医务人员应该认真学习《执业医师法》、《药品管理法》、《传染病防治法》、《献血法》、《母婴保健法》等等,针对医务人员所立的各项法律、法规。用各种法律条例规范自己的职业行为与道德规范，提高自己遵法的自觉性，这样有利于保护自己和医院不受损失。例如，从对车祸肇事类病历的书写就可以反映出个别医生自我保护意识不够，遇到车祸病人不分主次，一律诊断为“车祸”。是司机酒后驾车撞伤病人还是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞车，应从病历记载中有所反映。应考虑病历记载对肇事双方负责，对医生本人负责，更应对医院负责。以便为交警，司法部门调查立案提供可靠的证据，并为当事的双方争得法律上的主动。
参考文献
[1]刘宁,孙素玲.关于病案书写中潜在性法律问题的探讨[J].中国医院管理,2001,21(3):45-46
[2]尚进.正确认识病人隐私权[J].中国医学伦理学,2002,15(2):36-37
电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
三、结语
设备档案管理是设备管理的重要组成部分。搞好机械档案的规范化管理，对促进设备管理有非常积极的意义。设备档案必须是完整、准确、系统地反映机械使用全过程，是机械从购置到报废的历史见证，能够反映出机械设备的运营成本效益。利用档案所提供的技术参数，掌握设备的即时性能、使用等情况，发挥设备最大潜能。从事档案管理工作的人员应加大在机械管理、应用、采购、使用等全过程的参与度，发挥好档案管理在宏观调控和微观管理方面应有的作用，必须加快档案管理的现代化建设步伐，充分利用计算机和相关的软件系统，提升档案管理的科技含量。
2认真保养，彻底修理，与修理人员签定保质合同
2．1制定完善的修理制度
现行修理组织形式需要进行改革，将机械的维修保养任务全部交给维修人员是一大弊病，就应急排除故障而言，操作人员比维修人员具有更大的优势，因为故障发生时的内外环境、机械本身原有的毛病等情况，操作人员了解得更为详细和准确，就机械保养而言，维修人员只能无的放矢地作泛泛检查，如果操作人员来保养操作的机械则可以在全面检查基础上，有重点地针对平时机械的工作状况作出更细致深入的保养工作，机械操作保养一人担，增加操作人员的责任心和爱车意识，这样可以解决长期困扰人们的操作人员与修理工在保养上互相扯皮问题，便于工作任务的顺利完成。另外，机械种类繁多、机型复杂，决定了机械维修人员不可能对任何机械都了如指掌，操作人员的例行保养工作和操作水平是影响机械性能状况的关键因素，而维修人员的维修质量也直接影响着机械的施工质量和性能发挥。因此，维修人员和操作人员的互补性较强，双方多加强交流，互相配合，互通有无，是保证维修质量和操作水平互相提高的重要环节。因此，需建立设备的维修保养是操作人员与维修人员共同来完成的维修保养体制，即操作人员完成日常保养，出现故障时修理人员参与进来共同完成。
2．2机械维修方式
机械修理是使机械恢复完好技术状况的唯一手段。在科技发展的今天，根据机械养护的实践，我认为在机械修理上应与机械管理部门形成如下关系，可以保证及时、有效地完成机械的修理工作。在机械维修中有事后维修方式、预防维修方式、状态维修方式、无维修计划方式。
(1)事后维修
即机械出现了故障才进行修理，仅以恢复机械原功能为目的。它容易打乱机械作业计划，且修理内容、时间长短及进度都具有随机性，不利于提高作业效率，机械停机修理时间长。
(2)预防维修方式
是以防止机械发生突发性故障为目的，它重视机械保养:加强机械技术状况检查，在机械故障发生之前就安排修理。这种维修方式配以严格的大、中、小修及保养计划，且事先将维修作业的内容规定下来，这势必容易造成过度的维修或欠维修的现象。
(3)状态维修方式
状态维修又称预知维修，它是以机械诊断为基础，通过检测力、光、电、声、振动、热等参数的变化，来了解机械的技术状况。
(4)无维修计划方式
无维修计划方式是最理想的方式，它要求机械的各零部件具有大致相同的靠度，即有大致相同的使用寿命，机械一旦发生故障，其残值所剩无几，机械无需修理而报废。
2．3维修方式的选择
以上对几种维修方式进行了介绍，选择何种维修方式非常重要，只有应用了正确的维修方式，才能降低维修费用，提高工作效率，可将停机损失降低，同时可以提高维修质量，避免无谓的拆装损坏。修复出厂前，应对机械的故障原因、修理方式等进行记录，放入机械档案以备对机械能够有一个全面的掌握。要作好此项工作，必须注意处理以下几个问题:
(1)要安排一名工程师对平时的维护保养进行检查指导、督促、评比。建立考核制度和奖惩制度，克服干多干少、干好干坏一个样的弊端。及时总结和推广典型经验，大力表彰先进，每年可以结合半年和年终工作总结，对操作人员的保养情况进行测评考核后，淘汰不称职的操作人员，这种“汰劣”机制，可以提高操作人员的竞争意识。
(2)在每一次修理完毕后，机械工程师、修理人员、操作人员必须三方签字确认，无特殊情况必须保质工作三个月(或更长时间)，如果出现故障必须查清故障原因，追究责任人，防止敷衍推责，连续重修现象。
(3)变被动维修为预防维修，切实有效地对机械设备进行动态监控。在机械进入工地前(或上一工程结束)，根据设备磨损规律和零件使用寿命，明确规定修理类别和内容，进行强制修理和保养。机械在维修时，也必须注意成本的控制。配件经销商应选择信誉好的，并形成长期伙伴关系，这样质量价格可以得到有效保证。
(4)搞好修旧利废，充分利用现有库存，能用就用，该处理的就处理，变死物为活物，以减少维修经费，降低成本。
(5)加大维修硬件基础投资。维修机械主要靠经验，采用传统的人工检验办法，手段落后，维修设备较少，主要凭两只手维修，这已明显地不适应我处工程机械技术需要。先进的维修检测设备是确保维修质量、提高维修水平和速度、保证安全维修的必要前提，我处在条件允许的前提下可以把维修设备的投资列入其发展计划。
(6)培养一支业务熟练、技术精湛的维修队伍。由于我处的设备都是属于非常先进、技术含量很高的，这就对维修人员的知识结构、技术水平提出了新的要求。机械维修人员必须更新知识结构，熟练掌握机械、液压、电子等知识及基本原理，改变过去仅凭经验维修的传统方式。因此，必须逐步引进机、电、液专业维修人员，建立内部激励机制，培养一支技术高超的维修队伍。
(7)科学组织配件供应，确保维修工作顺利开展。配件供应是机械维修保养工作中重要环节之一，直接影响着维修工作顺利进行，更重要的是在工程施工季节还会影响工程进度。因此，要严格加强配件的组织供应与保障，科学组织争取做到既能保障维修工作的顺利开展，又能最大限度地降低库存配件。根据经验，我认为对配件供应与保障可采用ABC管理法(注:自己命名的)，即把配件按价值损耗情况分为ABC三类，分类进行管理。需强调的是，在工程中对于机械设备的一些高值低耗的配件，配件采购人员必须根据维修和操作人员对其状态监测情况确定配备与否。
3加大工作力度，搞好机械的管理工作
(1)建立健全养护机械管理制度，使设备使用、管理工作有章可循。机械实行集中管理，统一调度。选择形式灵活、方便快速，建立高效运行的管理机制(即激励机制和约束机制)，从而使各项管理工作逐步走向规范化、制度化、科学化。机械管理制度必须落实到每个人员，在机械管理制度实施过程，要贯彻“人员管理”为主，“检查监督”为辅的组织原则。对工作人员进行思想政治教育，树立主人翁的思想，使职工自觉爱护机械设备。积极组织职工认真学习领会各种管理制度，使制度措施明朗化、具体化，并将制度落实到每个职工的行动中去，定期不定期进行监督检查。
(2)定机定人，责任清楚，与操作人员签定劳务合同。合同中，根据制定的管理制度及相关的法律法规对操作人员的责、权、利作统一规定，做到有据可查。特别对安全操作、机械保养、机械事故等具体事项与经济利益相挂钩，以便提高主观能动性。重视操作人员选用和培训工作，加强对人员管理，为单位可持续发展增添后劲。以前在实际工作中存在着重使用、轻管理、管机不管人、管机不管用三种倾向。只要求用机械完成任务，而忽视机械管理工作，这必然带来严重后果。
(3)制定安全操作技术规程管理制度。必须有完善的规章制度，使各级管理使用有章可循。根据设备特点，制定操作情况的《设备安全技术操作规程》，对设备根据说明书要求进行编写;制定《工艺规程》。设备使用过程中管理部门制定《设备使用与维护管理制度》;制定《设备使用与维修作业指导书》和《设备预护性维修手册》，指导操作人员正常使用和精心维护设备。
(4)对操作人员实行三表制管理。设备管理部门制定三种表格，操作人员随车携带。即机械信息一览表、半月报表、随车工具明细表。机械信息一览表有如下的各种信息:产地、发动机型号、燃油情况、功率、油箱容积、机油型号等，为机械的使用和维修提供便捷迅速的服务;半月报表可反映出机械的工作、维保情况及油类使用情况、台班、工作小时数的记录，并由此可得知台班与油料是否相符等;随车工具表可以加强操作人员的责任心，防止工具随意丢放，加强工具管理。
(5)要想搞好机械设备管理工作，必须把建设一支思想稳定、热爱本职专业、责任心和事业心强、技术过硬的专业管理队伍，当作一项战略任务来抓。要抓好管理人员的培养，提高自身素质，一是要热爱本职，廉洁奉公，高度负责;二是具有现代化科学管理知识和以制度管理的能力，善于在复杂条件下实施有效管理。对设备的管理应该实行各司其职，各有所权的运行模式，避免管理权集中。制定出设备管理部门的总职责及分部工作职责和相应的奖惩制度，使每个管理人员都能明确自己的责、权、利。出现问题要按章办事，不可有偏袒行为。
(6)搞好学习与奖惩制度。工程闲余时间要加强业务安全学习，结合本单位实际制定学习规划，采取集中学习与分散自学结合。定时辅导与集中测试相结合及走出去请过来的方式。在理论上提出心得，当众自我陈述，并且实地上机演习，严禁使学习诉诸于形式。制定合理的奖惩制度，对操作技术好、保养及时彻底、单机成本低的操作人员设立“优秀操作人员”奖等，对不能及时保养、工作不认真、经常出现安全问题的要给予一定的罚款或其他措施，使其更好地完成工作。曾经“爱车不香，损车不臭”的怪现象，只要设备能动就开着跑，坏了打电话找人修，必须坚决制止。
(7)开展单机核算工作，对一些专用机械设备，如摊铺机、压路机、铣刨机等开展单车核算工作，在确保完成施工任务的前提下，努力降低养护成本。长期以来，人们缺乏经济观念，如何降低成本与自己无关。为此，迫切解决以提高成本效益为目的。在操作中，把技术与经济相结合，通过技术比较，经济分析和效果评价，最终决定操作人员的工资与奖励情况。这样大大降低我们的养护成本，增加我处的经济效益。
4对油料的管理
在定购燃润油料时，一定选择信誉好的大型企业购买，并与之签定合同，以便确保油料保质保量，如若出现由于油料造成的故障及停工时，要依据合同向其索赔。油类应该由专人进行管理，避免浪费。建立健全油类管理制度，可以制定出加油卡、油类出入情况记录表等。
5作好机械出租工作
1设备投资与技术要求
1缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。
一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近100平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。
2光盘技术：设备简单，易推广普及。
光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。
2复制存储与成品保存
1缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。
缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。
2光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。
光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI，只要幅度不大于A0，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。
光盘存储密度高，一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。
二、档案利用工作现代化过程中缩微技术与光盘技术的对比分析
1档案检索与信息输出
1缩微技术：检索较慢，输出费时。
一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。
2光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。
利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
2凭证作用与法律效力
1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。
《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。
光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。三、缩微技术：与光盘技术。光盘技术：发展前景广阔。
1缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。
与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达500年以上”，也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10－20年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
2光盘技术发展咄咄逼人，应用前景广阔。
光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
参考文献：
1《中华人民共和国档案法》
2《中华人民共和国档案法实施办法》
3《欧美利用光盘技术保存档案》，刊于《中国档案》1998年第7期，王健、黄贵苏著。
一是系统主要功能模块设计：在设计图书档案管理系统的过程中，需要对图书档案管理的特点和要求充分考虑，在Windows环境下，应用的工具就是VisualBasic6.0系统。系统采取了一系列的技术，如VB编程技术、数据库技术等，促使新书录入、图书查询以及图书退换和查阅等功能得到实现。二是人机对话接口设计：通过人机对话接口，输入以及输出工作才可以顺利实现。系统将下拉式菜单、工具和按钮等给应用了过来，有着友好的界面，即使不是计算机人员，对于系统操作也可以很容易完成。
2图书档案管理系统的实现
一是系统版权界面的设计：系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来，在启动时，系统采用的是splash效果，会有一个信息提示窗体出现，将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来，在初始界面的顶层设置窗体，同时设计了标签、图片框以及计时器等，有着较为优美的界面，与普通软件的编写风格较为符合。
二是普通用户使用界面的设计：因为图书档案管理工作比较的重要，用户如果没有权限，那么只能查询图书，借书、还书等工作是无法实现的，可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后，所拥有的功能是一个部分，比如查询图书、打印结果预览等等。
三是管理员登陆界面设计：结束了splash界面之后，图书信息管理系统的初始界面就出现了，在这个时候，查询功能以及登陆功能都可以实现，只有登陆之后，系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开，就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时，将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来，操作人员将用户名以及密码输入进来之后，就可以进入到系统主界面，系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框，以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能，要想实现它的功能，管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可，如果用户没有权限，那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入，如果错误出现，系统将会提示信息框，避免系统密码被解码器所破解，连续三次错误，登陆窗体将不会再次出现。
四是图书查询：图书查询是系统非常重要的一项功能，它需要连接数据库。在处理相关数据信息时，比如查询方面，将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中，结合系统需求，读者和管理人员结合实际需求，来对不同的查询方式进行选择，在对所借的图书信息进行查询时，可以通过四个选项，分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中，将组合框应用了过来，借阅者可以对查询途径进行选择，将查询内容输入到文本框中，将查询命令按钮单击下去，查找到的图书信息就会被显示于控件中。
五是图书借阅：借书功能就是由本模块所实现的，读者借到图书后，系统就会将消息框弹出来，将成功借阅图书的信息给显示出来，然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分，首先是用户信息，指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来；其次是新借图书，需要输入新书书号以及借书日期等详细内容，确定之后，用户就可以对图书成功借阅，并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中，弹出相应的消息框，提示用户已经成功借阅了图书。
六是新图书录入：新图书录入也是需要重视的一个方面，只有在数据库中储存新的图书，在以后的图书借阅过程中，记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后，如果对新书进行了购买，新书录入模块就会出现，输入相关的信息内容即可。
3结语
1.1缺乏对档案管理工作重要性的认识从众多事业单位办公室档案管理工作的实际情况来看，大多数的事业单位都没有对办公室档案管理工作进行充分的认识，对其重要性不够了解。不管是从单位领导还是职工方面来讲，都没能引起足够的重视，在对管理职责与年度考核上，也没有对档案管理工作的指标进行纳入。这样的现象也就导致了档案管理工作人员对自身工作的不自信，认为档案管理工作对于事业单位的发展起不到作用。另外，单位对于办公室档案管理的认知不足，有的单位甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备，这也严重阻碍了办公室档案管理工作的发展。
1.2缺乏高综合素质的办公室档案管理人员从档案管理学的角度来看，事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作，更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题，因事业单位的特殊性，在人事改革的过程中，由于机构调整和重组，工作人员与岗位之间会发生变化，这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不强的人员从事了办公室档案管理工作。而对于这些专业素质不高，业务能力尚有欠缺的职工来讲，单位没能给予一定的培训与指导，也使得职工对工作产生消极情绪，更不利于办公室档案工作。
1.3缺乏对现代信息技术的运用随着现代信息技术的发展，各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。就事业单位的办公室档案管理工作而言，特别是网络技术的运用，给办公室档案管理工作带来了极大的方便。而由于对档案工作的不重视，缺乏资金的投入，许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。而为了档案资源的信息化与数字化，并逐步实现事业单位内部资源共享，更应该结合现代的计算机技术与网络技术，进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。此外，因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用，对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题，这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。
2事业单位加强办公室档案管理的创新思路
2.1建立并完善办公室档案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事业单位的办公室档案管理工作，就必须有一个有效的途径和方法，建立办公室档案管理工作的规章制度并不断完善其制度环境，以保证办公室档案工作的规范性。其次，必须依据事业单位办公室档案管理工作的实际情况出发，建立相应的管理机制，并不断从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性，以实现档案管理工作的需要。同时，要提高从业职员对办公室档案管理工作重要性的认识，建立相应的约束机制来引起重视，要求职工严格的执行档案管理的制度规范，并逐步构建和完善制度。
2.2提高办公室档案管理人员的综合水平办公室档案管理工作水平的高低是决定事业单位发展的重要基础，而为了更好的管理办公室档案，人员的因素必不可少。前面介绍过，办公室档案管理工作是一个系统性较强，综合性高的工作，因此，其对于从业人员的要求也较高。事业单位必须明确好办公室档案管理的岗位职责，从能力与责任上来完善队伍建设，出于岗位变动的考虑，要确保档案管理人员的整体水平，应不断开展能力培训与实践性的培训活动，以提升档案管理人员的能力与知识，进一步提升其管理经验，增强责任感，扎实档案管理的理论基础与实践知识，以此来确保事业单位办公室档案管理工作的队伍水平。
2.3推动现代化的信息技术的运用事实上，档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现档案管理现代化的方向。所以，在实际的办公室档案管理工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。可以通过借鉴国外一些先进的档案管理经验，利用光盘、缩微等技术，或者声像等技术来实现事业单位办公室档案工作的数字化。除此之外，还应加大对事业单位档案管理的现代化信息技术的投入，并加快现代化管理进程的发展，以充分发挥出信息社会中档案管理的价值。另外，必须加强事业单位档案管理工作的经费投入，通过资金的投入，与加大宣传力度，促进办公室档案管理工作的健康发展。
3结语
从本质上来讲，档案管理工作属于服务性工作，需要工作人员具备高尚的职业道德，做到爱岗敬业、无私奉献、服务周到等。档案管理人员要提高自身工作的效率和质量，最基本的要求就是要热爱自己的岗位，尽自己最大的努力将这份工作做好，有高度的责任感，减少工作的失误和错误。档案管理工作本身比较枯燥无味，如果工作人员缺乏对它的热爱，将直接影响工作人员的工作状态和工作心情，降低工作的效率和质量。此外，档案本身作为记录过去发生某些事实的唯一载体，在社会的发展过程中有着重要的作用，这就要求工作人员需要具备高度的责任心和责任感，高度重视档案管理的每一个工作环节，防止档案的丢失，维护档案的完整和安全。另外，随着档案工作量的越来越大，档案管理工作人员要善于总结工作经验，勤于思考，敢于创新，积极探索和开创新的工作方法和管理方式，确保档案管理工作的全面性和安全型。对于实际工作中遇到的难题和困难，要敢于打破传统的思维模式和管理方式，在遵循规律的基础上，对相关档案管理的环节进行改革和创新，进一步促进档案管理工作的效率，提高档案管理的安全性能。
二、信息化的管理能力和学无止境的精神
信息时代的到来，衍生出了以电子文件为载体的档案，直接冲击了传统的纸质档案管理模式，对档案管理工作人员的专业素质提出了更高的要求。因此，档案管理人员需要具备信息化的管理能力，能够熟练的运用计算机对相关电子文件进行存储、归档、保管等信息化档案管理操作，实现纸质档案和电子档案的同步管理。这无疑需要档案管理工作人员需要掌握基本的计算机操作能力，兼具其他学科的相关内容，在档案信息化建设中贡献自己的一份力量。此外，档案管理人员还需要具备学无止境的精神，有良好的学习态度，积极参加多元化形式的学习，将实际的工作与所学的知识紧密结合在一起，养成工作学习化的良好习惯，不断提高自身的专业素养和专业技能，拓宽自己的知识面和视野，注重综合型人才的培养，提高自身的综合实力和综合素养，进一步促进我国档案管理事业的发展。
三、结语