首先向您介绍一下我的经历：
我叫解彦青，今年36岁，中共党员，大学本科学历，讲师职称。86年白城师专中文系毕业分配到安广师范，。97年开始到校长办公室做秘书工作，99年起，先后任校长办公室副主任、主任主持办公室工作。我竞争的职务是院长办公室主任。自认为有以下几个方面的有利条件：
一是具有良好的思想素质。我在师专毕业前夕光荣地加入了中国共产党。多年来，政治思想积极上进，坚持党的路线，方针，政策，党性较强。始终恪守以德立人的信条，诚实做人，踏实做事。
二是具有较为扎实的专业知识，终身学习的观点督促我多读书，勤思考，参加工作以后，教文选和写作课；进过校，省级公开课，发表过多篇论文。95年参加了东北师大举办的研究生进修班离职学习一年，感觉自己收获颇丰，提高很大，近几年，又进一步学习了计算机。
三是具有一定的实践经验。我是97年开始到校长办公室工作的。几年的工作，深知办公室工作在学校工作中的地位，作用，熟悉办公室工作的职责，任务；很清楚办公室人员应具备的素质和要求；在学校管理，参谋决策，沟通协调，信息传递，日常服务等方面做了大量工作，总结积累了一些做好办公室工作的方法和经验。
四是具有一定的工作能力。到办公室工作以后，在领导的大力帮助的指导下，自己的公文写作能力，知识综合能力，组织协调能力等都提高很多。
如果我能竞争上院长办公室主任，我将从以下几个方面加强办公室工作。
一、内强素质，外塑形象。由于我们正处在建院之初，很多工作处于起步阶段，我将根据我院的实际，制定规章制度，明确职责，严格管理，提高办公室人员的整体素质，对内做好部门的表率，对外充分发挥办公室的窗口作用。积极探索学校的政务公开、开拓性地开展办公室的工作。
二、搞好综合协调，确保学校政令畅通。及时传达贯彻学校的决策，加强督办检查，促进决策的落实。认真科学地搞好领导，各职能部门间的沟通协调工作，避免互相推诿，出现工作空档，确保我院职前培养和职后培训一体化工作落到实处。
三、当好参谋助手，服务领导决策。我将以大局为重，从学校整体利益出发，准确地掌握学校各方面的工作思想动态，既要及时向领导反馈各方面信息，又要直言进谏，为领导决策提供可靠依据。维护班子团结，维护领导形象。
公务车辆实行统一管理，由校长主管，校办公室主任分管。
（一）在本市内外出工作、公务由办公室主任安排车辆。到本市以外出差、公务的须经校长批准，方能派车。
（二）本市公务用车一律凭派车单经办公室主任批准。
（三）非公务用车。外单位要求借用车辆及其他特殊情况用车，一律先经校长批准，由办公室主任派车，否则，不予派车。
（四）学校公务车辆严禁参与喜事丧事活动。特殊情况用车，须报校长批准同意后，可派车专用。
（一）派车必须由用车人填写派车单，经用车部门负责人审核，报办公室主任审批（市内）后，省（市）外须经校长批准同意后，方能派车，办公室按申请派车的先后顺序和公务的轻重缓急，统筹安排，予以派车。
（二）驾驶员凭派车单出车和报销差旅费。驾驶员无故拒不出车一次，计旷工一天，并按相关规定兑现扣款。
（三）严禁私自出车，未按派车审批程序批准私自派车或驾驶员未经批准擅自出车，一经发现，由用车人支付油料费并按租车价格每日260元计算，将费用交财务室，不足半天的按半天计算，不足一天的按一天计算。但遇下列情况可先出车、后补派车单：
1、特殊情况紧急用车，校长或办公室主任直接派车。
2、节假日和下班后因公急需用车，由校办公室报校长同意后派车。
（五）遇节假日，车辆由校办公室负责督查管理。
（一）车辆实行油料定额制，其标准是：在车辆使用说明书载明的每百公里油耗标准上浮2公升油。
（二）油费的报销：派发加油卡，按公里数据实结算；因特殊情况在市外加油，其油费的报销由驾驶员、用车部门双方签字后经校办公室主任审核，报校长签字报销。
（三）车辆维修由驾驶员提出故障申报，经校办公室主任审定后，由总务、财务、驾驶员共同办理，依据金额大小区别对待。维修金额100元以下小额维修，由驾驶员汇同总务、财务出具车辆维修审批单经校办公室主任同意后进行维修；维修金额100元以上大额维修，由驾驶员汇同校办公室、总务、财务出具车辆维修审批单经校长审批同意后方可维修。车辆修好后由该车驾驶员试车验收，合格后由驾驶员在维修单和发票上签字有效。
（四）维修金额100元以下小额维修原则上实行定点修理，凡办理完毕维修审批手续后即可到维修点进行修理；需在其它地方修车的，需经校办公室车管人员报请校长同意后方能修车。维修金额500元以上的大额维修，采用单次维修询价制确定修理商，选择同品质、同服务的低价位的修理商为维修点进行维修。
（五）车辆外出发生故障由驾驶员报告车辆管理人员，征得其同意后就近请人维修，所需材料和维修费由驾驶员和用车人负责共同经办，并将情况报告校办公室主任，按报销制度报帐。
（六）车辆维修费由驾驶员汇同出纳凭学校出具的车辆维修单和修车发票支付。财务室应及时将车辆的用油、维修费用制作清单送总务处、校办公室和校长审批报销报帐。
（一）驾驶员由校长主管，办公室主任分管。
（二）驾驶员应爱岗敬业、忠于职守，严格遵守交通法规并提高驾驶技术，增强安全责任感，爱护车辆，确保行车安全，确保出车率。
（三）驾驶员应遵守交通规则，不得酒后驾车，不得将车交他人驾驶，驾驶员酒后驾车或驾驶员之间随意调换车辆驾驶，被罚款或肇事，一切责任由驾驶员承担。
（四）学校车辆属国有资产，驾驶员应爱护车辆，随时保持车辆处于良好的车况，保持车辆整洁卫生，做到出车前检查车辆状况是否完好，预防不安全事故的发生。
（五）驾驶员出车完毕，必须将车辆停放于学校车库内或指定的场所，不得乱停乱放，更不得私自驾车外出。未按规定停放者，一次扣款50元。因未按规定停放，造成被盗、被损坏等，由驾驶员承担全部责任。
（六）驾驶员严格遵守车辆管理的各项规定，禁止超人超速超载、闯红灯、疲劳驾驶等，如因违规受处罚，由驾驶员承担全部责任。
（七）学校公务车系保证学校各项工作用车，驾驶员出车应保证出差人员乘座；未经校长同意，驾驶员不得带乘本校以外人员，否则，由驾驶员承担一切责任；本校出差人员亦不得自行携带本校以外人员乘本校车辆。
（八）驾驶员出车，必须服从出差人员的安排，自始至终为公务服务，不得中途擅自离开，违者除按旷工处理外，并追究相关责任。
（九）驾驶员凡未按规定私自出车，除依本制度处理外，造成不良后果和产生的一切经济责任，全部由个人承担。
（十）驾驶员休假、请假、节假日离开工作地点须将车辆钥匙交办公室主任统一管理。
（一）具体负责驾驶员的管理，定期组织驾驶员学习交通安全相关法律法规及驾驶知识等，不断提高驾驶员的业务素质和安全意识。
（二）合理安排驾驶员及时出车，为领导公务用车，行政公务用车，提供安全高效、有序的保障。
办公室主任岗位职责
一、主持办公室全面工作，拟定办公室工作计划，统筹安排办公室各项工作。
二、主持草拟全校性工作计划、工作总结等公文。
三、协助校级领导做好行政工作安排、各种会议安排、检查校级领导指示和会议决议办理情况及审核学校重要文件。
四、协助校长了解学院有关全局性的情况和问题，组织处理亟待解决的重大问题和工作。
五、根据校长指示，协助校领导检查和协调行政各处室工作。
六、了解和研究国内外高等学枚管理经验，做好情况通报和信息交流工作。
七、对上级单位和国内外重要函件，提出处理意见。
八，负责审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。
九、组织处理校级领导交办的其它工作。
办公室副主任岗位职责
一、全面协助主任工作，参加起草学校行政工作计划、总结，通知及其它公文。
二、分管相关办公室工作。
三、协助主任做好上报公文文稿的审核工作，负责校内公文文稿的审批和审批打印工作。
五、负责有关会议决议的政务事项的督查、督办工作。
六、负责会同有关部门组织安排全校性大会和大型活动。
七、协助主任做好办公室人员思想政治工作，加强作风建设，增强服务意识，提高工作质量。
八、负责办公室人员考核工作。
九、完成领导交办的其他工作。
档案室主任岗位职责
一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规，根据档案管理法规和上级对档案工作的要求，结合实际，制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。
二、做好档案工作人员的思想政治工作，加强作风建设，强化服务意识，提高工作效率和工作质量。
三、负责按划定对查 (借)阅档案申请进行审批。
四、负责健全专兼职档案员队伍，定期组织业务培训和总结评比工作。
五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作，实现档案管理的划范化和标准化。
六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行，组织对外业务交流，加强理论研究，不断改进档案管理工作。
七、购置档案管理设备、装具，改善工作条件，提高计算机辅助管理水平，提高档案利用率。
八、负责组织档案的鉴定与销毁。
九、经常了解档案管理情况，针对存在问题，提出整改意见。负责向主管领导汇报工作。
十、完成领导交办的其他工作。
专职档案员岗位职责
一、认真学习，宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律，法规，努力实现档案管理的规范化和标准化。
二、督促，检查，指导各部门做好文件材料的形成、积累，整理、立卷，归档工作。检查，验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合质量要求。办好交接手续。
三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。做到库房管理科学，案卷排列整齐、主次分明、标志明确。
四、积极开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，办理利用档案事宜，主动热情地做好服务。
五、认真做好档案库房管理和安全防护工作，对库房进行安全防护检查，防止事故发生。对损坏变质的档案材料要及时采取措施，进行修补和复制。
六、认真做好档案统计工作及档案鉴定，销毁的基础工作。对过期档案提出存、毁处理意见。
七、坚守工作岗位。严格执行档案管理的各项规章制度。遵守保密制度和保密纪律，确保档案安全。
八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。
九、认真学习档案业务知识，钻研档案理论;负责对兼职档案员进行业务培训;积极参与档案协作组，学会活动，进行工作经验和学术交流。
十、完成领导交办的其他工作。
外事办公室工作人员岗位职责
一、认真贯彻党和国家外事工作方针政策，高质量做好各项外事工作。
二、负责外事办对外文件，信函的起草，报送，收集，整理和归档。
三、协助主任做好外籍文教专家的聘请工作及日常管理、教育工作。特别要做好安全和我国法律及国情教育工作。
四、负责外教公寓设施的管理，与有关部门联系，及时解决外教公寓设施维修及生活方面的实际问题。
五、办理外事接待工作，安排外专的生活、旅游、休假及节日活动。
六、协助主任办理公派留学人员，出国团组，出国进修，讲学人员的出入境手续，因公因私出国人员相关文件资料的管理及国情教育。
七、做好对外合作办学，教师及学生对外交流的具体工作。
八、承担外事活动的口译，外文资料的笔译。
九、负责外专有关证件办理，外专工资发放，外专合同管理及办公室日常事务工作。
十、完成领导交办的其他工作。
文机要秘书岗位职责
一、根据校领导及办公室领导的要求，负责起草有关公文，工作计划 (总结)及有关决定，报告、校内通知、通告，布告等：根据领导指示参加有关会议，做好会议记录，必要时整理出会议纪要并做好保密工作;负责文件的校对工作。
二、经常了解学校的工作计划和校务会议决议贯彻执行情况及时全面地向领导汇报。负责重要文件，会议决议，领导批示的督办工作。
三、了解各系统，科室行政工作情况，收集、整理学校各种信息资料，以备领导查阅、参考;协助搞好全校综合统计。
四、协助领导草拟，修改全校性规章制度，处理日常事务性工作
五、做好学校大事记录，承担党政机要文件的收发工作。
六、把好文关。对需秘书起草，修改的文材料，要认真负责一丝不苟。
七、做好办公室和所属卫生区域清扫及日常保洁工作。
八、完成办公室领导交办的其他工作。
行政秘书岗位职责
一、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递，催办和管理、归档工作。公文处理做到及时、准确，安全、保密，文件运转迅速，催办及时。
二、负责指导督促，检查各部门文书的文件管理和保密工作，发现问题及时向领导汇报。负责重要文件、会议决议、领导指示的督办工作。
三、负责上报文件的编号，审查文件是否符合现行公文要求，办理程序是否规范。
四、负责学校、办公室，校长印章的保管和使用;按规定出具学校介绍信，并做好存根的保存;负责全校各部门印章的刻制，启用，更换及归档。
五、负责办公室的办公用品、文具的采购和发放以及内务工作。
六、负责接待上级机关，来宾，来客、群众来访工作。
七、负责因公出差申报登记工作。
八、做好办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
九、完成办公室领导交办的其他工作。
事务秘书岗位职责
一、事务秘书全面负责校办所属会议室，相关清洁区以及院领导办公室卫生保洁工作。
二、负责保管上述各会议室的物品及具维护工作。
三、负责外教公寓室内设备，物品管理及定期清洁、保养。
四、负责会议室及院领导的开水供应工作。
五、负责经办公室批准的各种会场的布置及清理工作。
六、完成领导交办的工作任务。
打印员岗位职责
一、负责打印手续齐全的学院文件和有关材料，做到准确、清晰整洁，及时，严格把握公文格式。
二、负责保管和维护打印设备及其附件，负责保管打印所用的各种消耗材料，以及为其工作配发的各种工具。
三、负责向领导反映设备的维修项目，经设备管理部门批准后负责监督维修及安装并进行验收。
四、做好打印有关统计工作。
五、做好打印室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
六、完成办公室领导交办的其他工作。
驾驶员岗位职责
一、自觉遵守国家的政策，法令，遵守学院、院办公室的规章制度。
二、树立安全第一的思想，自觉学习和遵守道路交通管理条例城巾交通规则。
二、服从办公室的工作安排，随时做好出车准备工作。
四、爱护车辆，自觉做好车辆的日常例行保养，按期完成年度审验检修工作。
五、自觉珍惜姆料，油料，材料，搞好增收节支。
六、不开隐患车，自觉做到出车前勤检查，平时勤调整、勤保养，勤清洗，保持车况整洁完虾。
七、服务态度端正，按用户要求准时出车，热情，主动为用户做好服务.
八、配合学院设备管理部门和设备管理员做好车辆状况定期检查工作。
九、做好车库，驾驶员办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
十、完成办公室领导交办的具他工作。
关于重要文件、会议决定(议)、领导批示的督办程序
(试行)
一、关于重要文件的督办程序
(一)重要文件是指中央，国务院，省委，省政府，省委教工委，省教育厅等上级机关及学校党政制发的，应全面贯彻落实的有关方针政策方面的文件及其它明确要求报告贯彻执行情况的文件。
(二)凡重要文件，党办，校办(以下简称办公室)要分别立项。根据文件内容要求，组织、协调或责成有关部门进行全面认真地贯彻落实。
(三)办公室应把重要文件的具体内容分解立项，以决议执行情况反馈表格式明确贯彻执行情况的时限要求，发往有关部门。
(四)各有关部门要按照文件精神逐项贯彻落实并在时限范围内对贯彻重要文件的情况，至少进行一次自查。在此基础上向办公室回执决议执行情况反馈表，办公室根据需要可进行全面检查或部分抽查。
(五)对只涉及某一个方面的工作，或明确指向此项工作主管部门的重要文件，由办公室负责督促，协调，由该部门负责向上级主管领导报告结果，并抄报办公室备案。
(六)办公室将对全校贯彻落实重要文件的情况和督查结果情况，适当时进行通报。
二、关于党委会，校务会的决定 (议)事项的督办程序
(一)党委会 (或党委扩大会)，校务会研究决定的重大问题，根据需要。由办公室以会议纪要格式，送党委书记、校长审定后，下发关单位或部门贯彻落实。
(二)形成纪要的重大事项和未形成纪要的重要决定，办公室均应对贯彻执行的情况进行督查。
(三)党委会，校务会决定的事项的督办，由办公室提出拟办意见后分别经党委书记、校长审阅同意后，方可立项督办。
(四)凡列入督促检查范围的事项，办公室应及时通知承办单位。
通知方式应采用以下三种方式中的一种：
1、以通知的形式下发。
2、向有关单位发决议执行情况反馈表。
3、电话通知或当面交办。交办事项应明确：会议时间、具体事项完成时限，报结要求，并记载详细情况。
(五)凡明确完成日期和报告时限的，承办单位应按期办结。特殊情况经请示主管领导批准后，方可适当延期。
(六)凡上报的报告与决议执行情况反馈表均由办公室负责收文、归档。
(七)党委会，校务会决定事项的督促，检查情况，办公室每学期以适当形式通报一次。
三、关于党，政专题会议决定，决议贯彻执行情况督促检查办法
()党，政专题会议是以党，政名义召开的某项专题性会议。对会议形成的决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况，均应进行检查，搞好情况汇总，及时向主管领导报告。
(二)专题会议决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况的督查，由有关职能部门提出意见及要点，经办公室审核后执行，具体督查工作以部门为主，办公室可派人参与。执行情况由部门负责汇总上报。
(三)督查工作一般应于会议召开后十五天开始。会议有明确要求的按会议决定办。
(四)贯彻会议精神情况，应通过各种渠道及时反映。保密性强内容可送党，政领导传阅。有些重要情况可通过信息渠道按一定程序向上级主管部门反映。
四、关于领导批示件的督办程序
(一)领导批示件是指学院党，政领导批示要求办理的有关事项，领导批示件分要办理结果和不要办理结果两种情况。
(二)要办理结果批示件的办理
1、凡要办理结果的批示件，由办公室登记和视内容提出办结时限后，转有关单位办理，并适时由承办单位向办公室汇报办理情况。
2、批示件办结后，承办单位应及时写出办结报告，送交办公室。
3、办结报告由办公室审查后，对办理不彻底或处理不当的，应中报告退回承办单位补充办理;合格的可将办理结果摘要或直接呈送韦关领导阅示。
4、领导批示件办结后，由办公室年终统一将有关资料归档。
(三)不要办理结果的批示件的办理，由办公室登记后，转承办单位功理，并由办理单位将办理结果告知有关单位或个人。
办公室职员岗位职责
1、接听登记上级部门电话通知，接受上级各类纸质文件，网上下载上级文件通知，作好登记，交付主管领导处理。
2、按时向上级教育行政部门上报学校各类材料、报表。
3、写好学校工作日志。
4、将上级、学校各类文件资料，作好登记、复印，按时交档案室。
5、作好学校各种会议的布置准备工作。
6、做好上级部门前来检查指导、来访客人的接待准备工作。
7、及时完成主管领导交给的具体工作任务。
8、做好个人工作日志。
学校办公室副主任的岗位职责
一、按照学校办公室职责范围 , 协助主任主持办公室的工作。加强办公室业务建设、督促检查各岗位职责的执行情况。
二、负责文秘工作，协助主任落实学校的决议和计划;做好文综合和处理工作 , 把好文关和政策关。
三、协助主任负责并组织安排全校各种会议、学习及重要活动 , 做好校党支部和学校各项决议、决定、通报、通知等的传达、贯彻及检查、督办落实工作。
四、根据学校有关会议决定 ,协助主任 组织草拟和通告、通知、会议纪要及其它文件;及时处理各类上报下发、传阅的文件。
五、协助主任做好来人接待安排和信访工作，做好后勤管理工作。办理本校师生出访工作以及与外校联系和交往工作。协助做好离退休教职工的慰问工作，关心教职工的生活，切实解决他们生活上的困难。
六 、 注意调查研究 , 掌握校内外信息 , 主动了解与全局有关的情况和问题 ,协助主任 积极为校领导决策提供参考意见。
一、接待工作的原则
1、一切接待工作服从和服务于学校中心工作；
2、视客情适度接待，尽量在校内安排工作餐，提倡节俭，反对浪费；
3、严格控制接待标准，减少陪餐人数；
4、注重思想情感交流，不断提高服务质量；
5、不用公款进行娱乐性接待和消费。
二、接待的主要对象
1、前来检查指导工作的上级领导、专家或其他派遣人员；
2、与学校有友好合作关系的兄弟学校领导及有关部门人员；
3、其他有必要接待的来访人员。
三、接待工作的程序
1、各处室、部门要提前向学校办公室汇报申请接待情况，包括来客单位、领导姓名、随行人员及人数、和来访意图等，由学校办公室向校长汇报，以确定接待与否、陪餐人员、接待标准等。
2、经校长批准，由学校办公室填写“xx中学工作接待申请单”，交付陪餐领导，组织接待工作。若遇特殊情况来不及填写接待单，须电话请示，并于事后三日内补齐手续。不履行手续者，费用不予报销。
3、接待工作完毕后凭“xx中学工作接待申请单”和由学校办公室主任、陪餐领导、校长签字的发票及时到学校财务部报销。
4、利用饭堂进行接待时，应在校长审批后由学校办公室主任或总务主任提前告知饭堂主管。饭堂应做好每月接待单据的报表，报财务部销帐。
5、来访客人住宿费用自理，特殊情况需报校长审批同意。
6、学校办公室根据客情提前做好接待室和会议室的准备工作，做好茶水、水果、宣传资料等相应服务性工作。
7、学校陪同人员要做到精简，不必要的陪同人员尽量不参与用餐接待。
8、学校办公室每月统计制表，将接待费用汇总报校长及财务部。
9、财务部应做好每学期的接待经费预算及核算，避免超支浪费。·
四、接待标准
1、省、市级领导以及教育局主要领导由校长负责接待，接待工作及接待费用标准由校长视情况而定。
2、市部、办、委、局的主要领导及教育局科室领导，由校长或者副校长接待陪同，接待标准定为800－1000元/围。
3、教育局科级以下干部及镇政府科级以下干部，由副校长接待陪同，接待标准拟定为650－800元/围。
4、相关业务往来单位、兄弟学校领导，由副校长或学校办公室主任负责接待陪同，接待标准为500－650元/围。
5、学校普通活动与交流安排（包括讲座、业务培训、宣传活动、业余文娱活动、友谊赛等），由负责该项工作联系的部门负责人或者对口管理人员负责，利用学校饭堂进行接待。
关键词：高校院（系）；办公室主任；职业意识
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）09-0119-02
在高等教育领域，教学、科研工作一直是高校管理的第一要务。而高校院（系）办公室作为学校的基本管理单位，处于教学、科研的第一线，责任重大。基于这种责任，作为高校基层办事机构主管之一的院（系）办公室主任，必须及时转变职业观念和调整工作思路，切实提高思想水平和管理水平，以适应教育改革与发展的新形势。
一、全心全意的服务意识
就工作的根本性质而言，办公室主任在一定程度上堪称为学校职能部门、领导、教职工和学生的服务员。从其服务对象来看，其服务意识应该体现为两个层面。一方面，办公室主任应当成为广大师生的忠实服务者；另一方面，就院（系）领导而言，这种服务更应起到一种主动性的参谋作用。
1.办公室主任应当成为广大师生的服务员
高校院(系)办公室的核心工作就是服务，办公室工作的根本目的和宗旨就是为广大师生提供服务。就院(系)办公室主任而言，应该全心全意地为本单位教师和学生做好方方面面的服务。从笔者的工作实践来看，办公室主任要做好的服务应该体现在以下三个方面：1）传达和解读学校相关政策。为配合学校的宏观办学任务，院（系）办公室主任要传达学校各党政机关和职能部门布置的工作，并组织人员完成其布置的任务，因此为机关各部门服务应当成为院（系）办公室主任常态性工作内容。2）为教师成长提供服务。教师作为院系发展的核心力量，办公室主任要充分做好本学院(系)的教职工服务工作，如做好评职称工作、年度考核工作、奖金发放及其他各种福利待遇认定等服务性工作。3）为本院(系)学生提供指导和服务。学生作为院（系）工作的主体，要求行政工作应围绕学生教育和生活而展开。就办公室主任而言，其工作内容大到学生的学习安排，小到为他们开证明、办证件、盖章等，都需要办公室主任尽心尽力地完成。
2.办公室主任应当成为院（系）领导的参谋
一般的日常服务外,高校院(系)办公室另一项重要的工作就是发挥参谋职能，因此办公室主任还应当成为院(系)领导的参谋。这里所谓的参谋，强调的是在院（系）工作实践中，办公室主任要为院(系)领导提供直接参谋和助手的服务，成为院(系)领导的“左膀右臂”,常态性地为领导进行和施行各项决策收集资料并提供依据。要做好这一角色，办公室主任需要做好三方面的准备工作。一是要熟悉工作的整体发展情况。对本校、本院(系)的建设目标以及发展动态充分掌握，要多其他同类高校的发展建设情况也要有较为清晰的了解。二是要学会多角度考虑问题。既要站在领导的角度综合统筹、兼顾全局，也要站在学院(系)教师、行政人员、学生的角度考虑问题，有针对性地提建议，制定措施要有可行性。三是要具有主动参谋意识。办公室主任在日常工作中应始终强调从有利于院(系)发展的大局出发，因而对领导可能出现失误的决策，要勇于主动进谏，提出符合实际情况的见解。在为机关职能部门和领导服务方面，要认识到这是办公室主任义不容辞的责任，职能部门和相关领导交办的事要保质保量地完成,而且要多作超前思考，为领导分忧解难。在为教职工和学生服务方面，要保持热心、耐心、细致的工作态度，要把师生的事情看成和领导布置的工作同样重要.一个好的办公室主任，要胸中有全局，心中有服务，要乐于办小事,勤于办实事，如此才能搞好各项服务。
二、高屋建瓴的全局意识
管理工作的开展往往需从大局出发，办公室主任作为高校的基层管理者在思考问题、处理问题时也应站在院（系）发展的角度上，与院（系）领导的思想、行动相一致。因而在日常工作中，办公室主任应该尽量跳出办公室这个小圈子，站在院（系）发展的高度观照全局，努力使工作具有前瞻性和延续性，为单位发展提供有力支持。
1.办公室主任应做好院（系）工作的常态化管理与检查。就高校工作来说，院（系）办公室主任要对单位行政领域的每一项工作都做到心中有数，做好安排并管理到位，要求办公室主任既要做管理员又要做好检查员。在管理员角色方面,对办公室人员要做到知人善任，量才使用，而且要对他们爱护有加，最大限度地调动他们的工作积极性。而检察员角色方面，要在行政服务工作领域建立严格的岗位责任制，根据不同的工作内容划分岗位职责，确定目标管理办法，并要求工作人员按照岗位职责规范自己的工作，同时还要对办公人员的实际工作效果进行常态性的考核评价，从而确保办公室的各项工作都能顺利完成。
2.办公室主任应为院（系）领导提供权威、全面的决策信息。全面系统的调研是提供决策的重要基础，因而信息调研工作是院(系)办公室一项不可缺少的工作。作为办公室主任，工作职责之一就是作好信息调研。高校学院(系)领导很多是属于“双肩挑”领导，一方面要从事教学科研，另一方面要处理政务，日常工作非常繁忙，有时候有些文件可能来不及仔细看，平时也很难听得到来自教职工和学生方面的意见和建议，这就需要办公室主任当好信息员这一角色，为领导提供权威全面的决策信息。因此，办公室主任就要对各种信息早关注、早介入、早思考，善于利用网络、报刊等媒介,构建完善的信息网络，接触和掌握领导视线以外的多种信息资源，悉心听取广大师生以及其他行政管理人员的意见，对那些潜在的对事态发展有指导性的信息也要注意发掘利用，从而为领导决策提供科学有用的信息。
三、业务精湛的专业意识
高校院（系）办公室主任作为学校工作的基层管理者，必须要强烈的专业意识。
1.办公室主任要具备良好的语言能力。办公室工作涉及大量的沟通和协调工作，而沟通、协调工作的顺利开展，需要办公室主任具有卓越的语言技巧和艺术。此外，高等教育国际化的趋势，要求办公室主任还应具备良好的外语沟通能力，从而使得教学、科研、管理工作等逐步与国际接轨。在笔者目前的工作实践中，教育环境的变迁促使学校微观管理层面发生了许多变化，院（系）办公室也需要处理很多涉外事务，比如招聘海外人才，管理留学生，组织国际学术交流与科技合作活动，处理各种外文档案的管理，等等。办公室主任不具备一定的外文语言能力，将很难安排好这些工作。
2.办公室主任要具备一定的信息技术能力。随着信息技术的迅速发展，高校领域的办公现代化几乎成为一种普及的状态。就院（系）行政事务而言，大量工作都需要借助计算机和网络来完成。因此办公室主任只有具备一定的计算机和网络技术知识，才能更好地处理行政事务工作。多数办公室都有管理或监督本院(系)的网站，而且大量专业研究所需要的高端化学仪器和设备都处于行政办公室管理职责范围之内，无论是网站的运行和安全问题，还是各种仪器设备的安全以及维护问题，都是办公室必须密切关注的问题，办公室应及时处理各种信息并解决设备运行难题，为教学、科研提供技术支持。
四、与时俱进的学习意识
随着外界环境的迅速改变，高校院（系）的办公工作环境也在发生变化，高校院（系）办公室主任既要不断拓宽自身的知识结构，也要在工作中保持创新精神。
1.办公室主任应当不断拓宽自己的知识结构
随着高校教育改革和发展的进一步深入，高校行政工作的难度相对增加，责任也越来越重。因此，院（系）办公室主任要做好本职工作，就必须具有广博的知识结构。据多年的工作体会，笔者认为，院（系）办公室主任首先必须具有较为系统的政策理论知识，能够深入理解和领会党的教育路线方针政策，从而能运用正确的理论来指导平时的具体工作。其次，院系办公室主任还要具有扎实的业务知识。也就是说，除了要掌握在日常接待、行文办会等方面的知识，还需要能够从复杂的知识信息中获取最有价值的东西，能够在管理技能方面掌握一定的方法和艺术，能够在文化修养方面提高自己的情趣和感染力。另外,为更好地完成工作，院（系）办公室主任还需要具有些心理学知识，实现对领导、教职工和学生的心理把握，以便开展工作时更具有针对性和实效性。总体说来，外界环境的改变促使办公室主任必须拓宽自己的知识面，因此办公室主任必须不断优化和更新自己的知识结构。
2.办公室主任应该保持锐意创新的工作精神
中国教育学会会长顾明远认为，教育的发展在于改革，教育的改革在于创新，教育的创新在于学习。在教育改革的背景下，锐意进取也是院（系）办公室主任应当具备的重要素养。为了适应新世纪的要求，以崭新的面貌迈向未来，高校院（系）办公室主任更要具有紧迫感、责任感和使命感，更要富有强烈的创新意识、改革意识。具体而言，这种创新应该体现在三个层次。一是办公理念的创新，既要正确认识院（系）办公室主任的角色，突出其主动性的服务特征，改变以往按部就班、不求有功但求无过的工作思想，而是积极地为领导献计献策、为师生尽心尽力。二是办公思路的创新，即强调具体行政事务的执行不循规蹈矩，而是不仅要学习前人的经验，吸收消化前人的成果，而且要不断推出自己的新思想、新经验、新方法、新思路，勇于冲出旧观念的束缚，深人未知领域去探索尚未被认识的客观规律，总结出最佳的工作路线。三是办公手段的创新，即突出微观层面工作的实效性，强调现代化办公模式和工具的迅速采用，从而增强具体的办事效率。
参考文献：
[1]王学勤.加强科学化建设,提高院系办公室管理水平[J].管理科学研究,2006，(2).
[2]徐文花.高校院（系）办公室主任的角色定位及其职业素质要求[J].黑龙江教育学院学报，2009，（2）.
关键词：高校；办公室；行政管理
在高校中，都有着一个综合性的办事机构，那就是高校办公室。办公室在整个学校的运行中扮演着重要的角色。办公室人员必须有较高的工作效率，较强的办事能力和良好的工作作风。基于此，笔者深入了解办公室的相关情况，以期能为学校发展作贡献。
一、我国有关于办公室的发展史
我国古代封建王朝的统治者为了更好地处理日常事务，都设立了类似“办公室”的机构，汉代有尚书台、隋唐有秘书省、明朝到清初有内阁、雍正年间又设立了军机处、民国时期还有国务院秘书厅。经过千百年的演变，办公室在行政管理中的地位更加突出，随着我国教育的发展，逐渐把“行政管理”演变成一门学科，日益被人们重视。几十年来，各高校培养出无数学子，用先进的知识和科学的思维方式，为我国办公室工作注入了新的活力。
二、关于高校办公室的类别
（一）学生办公室
学生办公室主要分为学生工作处、团委办公室、党委办公室，为了更明确各办公室该履行的职责，又做了更细节化的分工，在此不一一列举。这类办公室直接与学生面对面交流，在一个学校工作中处于基石地位，非常重要。
（二）行政办公室
行政办公室主要以学校、学院的行政事务为主，如各高校的校办、综合管理办公室等都属于这类。
1.教学办公室
教学办公室主要是负责管理学校的教学事务，如教务管理、教研管理、教学管理及督导办公室等。他们在学校教师教学水平和教学质量方面起着重要作用。因此，对专业性、计划性、协调性要求很高。
2.科研办公室
科研办公室主要科学研究，它决定了学校办学质量、排名情况，是各高校尤为重视的方面。因此，这类办公室主要以学校的科研创新与研究生的培养工作为主。日常负责各院系的每年度科研申报、科研成果汇集、学术统计等工作。
3.外务型办公室
外务型办公室主要负责对外合作交流的工作。这是高校对外的一个窗口，在提升学习影响力方面发挥着重要作用。如国际交流办公室、校友会办公室等都属于这类。
4.服务型办公室
服务型办公室主要是为了学校良好运转。如后勤办公室、财务综合办公室、校医院综合办公室等。这些部门囊括了衣、食、住、行各个方面，展现了整个学校的管理水平和办事条件，他们与全校师生的切身利益息息相关，与学校的良好形象紧密相连。
三、高校办公室行政人员应具备的素质
作为高校办公室的行政人员，需紧密团结在新一代党中央周围，政治可靠，紧跟时代步伐，要有服务意识、责任意识、大局意识和学习意识。
1.服务意识
高校办公室的基本职能和宗旨就是做好服务，把为学校、为学生服务好为第一要务。作为高校办公室人员，应树立正确的价值观，同时在工作中还需经常反思，改善自身不足，在工作中不断创新，增强服务质量。
2.责任意识
责任意识通俗地讲就是对自己工作毫无怨言，并认真做好，这就是责任。工作中时常会遇到很繁琐的事情，一个优秀的工作人员会主动承担。决定一个人成功的重要因素不仅是智商、领导力、沟通技巧等，更重要的是责任。
3.团队意识
协作能力是办公室工作人员应具备的重要素质之一。任何一个人的进步和发展，都离不开团队。人际关系是非常重要的一方面，办公室每个人都有自己的个性，人际沟通有利于促进一个办公室协调发展。因此，作为高校办公室行政人员，一定要有大局意识、团队意识。
4.对办公室进行有效计划
工作中会经常被文书工作而焦头烂额。如果想使办公室有良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度，并坚持执行。办公室的通病就是事必躬亲，适当地委派任务，与他人一起为实现某一目标而共同努力是极佳的选择。作为管理人员，一定要对办公室的工作任务要有计划和安排。
四、结语
高校办公室行政管理的范畴有很多，需要我们学习和探索的知识更多，本人通过参考相关书籍并结合自身实际，对“高校办公室行政管理”这一主题进行深入思考，同时会把这些新思路运用到日常的工作中，争取为学校的发展、国家的教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]孔浩.谈办公室行政管理工作的几点体会[J].北京电力高等专科学校学报,2012(7).
一、做好接待，强化服务意识作为学校的窗口部门，办公室在做好日常工作的同时，精心筹划，周密部署，尽心尽力地组织好每一个会议，协调好每一次活动，安排好每一次接待，使学校的人力和财力发挥了最大效益。办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地实现我们为教学科研服务的工作宗旨。在实践中学习，在学习中提高，努力提高适应新形势和完成新任务的能力。办公室人员也通过自学和参加各种形式的会议，加强对学校整体发展思路的理解，加深对学校领导工作思路的理解；通过学习，把握工作方向，开拓工作思路，执行好学校各项重要方针政策，与学校保持高度一致。办公室很多事务性的工作都与老师或外界往来较多，因此在工作中强化服务意识，要求本部门的人员做到：礼貌、耐心、细心、诚心，并灵活掌握办事的尺度，对临时性的急件，要特事特办，实实在在为教师和培训学员做事，跟外界往来过程中做好桥梁作用。
二、加强组织协调能力，顾全大局，保障学校各项工作顺利开展服从服务于大局是做好办公室工作的基本条件。我们要求每位办公室人员必须树立大局观念，正确处理大局和小局，全局利益与局部利益的关系，要善于从大局的角度思考问题，使办公室工作与学校工作大局协调统一。我们通过认真学习岗位职责后认识到重大会议、活动是学校办公室各项工作的重中之重。对于会议活动组织和协调，明确提出了大型活动必须做到“组织超前、服务周全、勤俭高效”的工作原则，尤其注意活动的细致性、周到性和实效性，同时更加注意各职能部门和相关科室之间的积极合作和沟通，从而保障了各项重大活动的顺利进行。本学年学校先后承办了小学校长任职资格培训、第一期中小学校长提高培训、全区教育干部集中培训、期班主任培训、网络应用能力培训等，在此期间，学校办公室从人会场布置、制作宣传条幅等各个环节加强了组织协调，承担的很多工作都得到了学校领导的充分肯定。
三、强化责任意识，工作落实到人办公室工作能否创造出一流的业绩，关键在于办公室人员是否具有强烈的事业心，责任感。因此，我们积极引导办公室同志树立责任意识，发扬高度负责的精神，对自己工作勇于负责，敢于负责，自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，尽心尽力，尽职尽责，扎扎实实，创造性地开展工作。为此，办公室人员进行了工作分工，责任到人，互相提醒，定期检查，使得各项工作有条不紊地开展。
四、强化奉献意识，切实做好各项工作甘于奉献，诚实敬业是办公室工作人员的必备素质。办公室工作的无规律性，经常加班加点，没有无私奉献，是难以胜任办公室工作的。因此，我们通过宣传教育、典型示范，使办公室每位同志都能做到爱岗敬业，不计名利，不辞劳苦，无私奉献。本学年各项工作更加顺利开展。
1、当好校长的行政助手。根据学校的实际情况，按照行政会议的精神，认真细致地做好各项工作的计划和安排，从而使各项工作有条不紊地开展。认真做好各级各类文件、通知的收转工作，并按文件、通知要求，协调处理好办公室职责范围内的事。
2、精心组织安排会场。我校大小会议及培训都由办公室参与。每次会议或培训，办公室在会标设计、照相、新闻报道等方面，都做到科学安排、细致落实，保证了会议或培训的顺利召开。
3、做好教职工的考勤登记管理工作。学校办公室负责教职工的考勤，要求教职工请假必须有请假条，经校长或部门负责人签名后交办公室存档。学校办公室每月向学校领导汇报一次教职工的考勤情况并在教职工中公布。
4、做好人事档案和文书档案的规范和管理工作。及时有序地处理上级各种文件和网上文件的收发、传阅和分类归档整理，学校各种请示与报告的分类呈送，落实了校内文件签阅制，做好了校内各部门工作总结与计划的收集整理。
5、加强文字材料的加工工作，提高办公室的文字处理和服务能力。协助学校领导针对重要工作部署以及组织拟定以学校名义的通知、布告等，起草或参与起草工作报告、总结、计划等。
下面我就汇报一下本学期我是怎样完成基本任务，履行基本职责的：
一、文秘工作。每天及时查阅市区教育局政务网、教师进修学校通知，并做好上传下达工作，认真填写安全月报表，尽自己最大能力完成上级部门布置的相关工作。学校年长的老师比较多，对电脑的操作有的不是很熟悉，尽管自己也是一知半解，但都尽力去帮助他人。赠人玫瑰，手有余香。
二、接待工作。这是办公室必不可少的日常事务工作，接待工作的好坏将直接反映本单位的工作作风和外在形象。为此，只要有客人来访或电话咨询，教育局领导也好，兄弟学校的老师也好，或者是家长，我都尽力做到诚恳、热情、细致、周到，努力为学校创造一个良好的对外形象。
三、会议管理。认真细致地做好相关记录，会后及时清理会场，督促落实会议精神。
四、档案整理。根据教育督导室的要求，按时完成了合格学校建设的档案材料收集、整理和立卷工作，为学校创建成功也算出了一份力；本学期我还协助教务处完成了初三综合素质评价工作，以及小学毕业微机派位数据的输入。为求数据不出一点差错，经常加班加点。
五、宣传工作。作为办公室主任，理应担当宣传报道的主力军。上级领导关心我校发展亲临指导工作，校本培训如火如荼地进行，支部组织开展的政治学习，教导处教研活动的开展情况，宣传身边的优秀教师等等，都成为了我宣传报道的内容。由于自己还担任了语文教学兼班主任工作，本学期的宣传报道比较少，今后应再接再厉。
六、值日工作。能认真履行值日的职责，做好考勤记载，深入课堂一线开展随堂听课，发现问题及时汇报，及时上交值日记录。
今后努力方向
随着社会对教师的要求越来越高，学校也面临着新的形势、新的任务，对我们办公室工作也提出了新的、更高的要求。所以，总结自己的工作，我认为作为学校办公室主任，也必须适应新的情况，进一步增强责任意识、服务意识、效率意识、创新意识，努力做好办公室工作：
一是工作中不能轻理论学习，解决问题完全凭热情、凭经验、凭情感，要站在理论的新高度创造性地解决问题。
二是不能由于办公室工作事情杂而有急躁情绪，工作中要多一份耐心、细心，尽量避免出差错。
