1.采购计划管理组织运作模式
经过近年的实践与摸索，公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制；建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心，以《采购管理程序》为流程依据，以信息系统为流程载体的三大管控体系，确保了全省采购工作的有效运行。
2.采购计划管理与过程管控
在计划管理方面，采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中，对确实因为生产经营需要调整的项目，采购办及时组织调研，召开专题会议进行分析评审，严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面，采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导，严格执行行业、企业采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统，按照采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，严格把关，严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求，不断强化程序的硬约束作用，确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。
二、采购计划管理中的差距
1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强
对于卷烟工业企业的发展而言，技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例，十年来，公司投资项目量多面广，投资量大，先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元，技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升，因此，投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。
1.1采购计划与投资计划编制范围不同
根据《烟草行业采购管理规定》要求，采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程（含信息化项目）和服务的所有采购项目，由各级公司的采购办进行编制汇总；投资计划编制的范围为固定资产投资项目（整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等）、信息化投资项目、多元化投资项目，不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目，由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。
1.2采购计划与投资计划管理流程不同
投资项目管理流程为：投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理，各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作，省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审，投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划，经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划，投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解，经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为：省公司于每年12月下发采购计划编制通知，各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划，采购办汇总、初审全省采购计划，并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后，经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知，全省采购计划方可生效实施。
1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后
由于全省的投资与采购计划，在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异，同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后，信息化平台尚未实现两个系统的关联，使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接，无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。
2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系
采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则；在年度中期可对采购计划进行半年调整，对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审，但对是否完成及是否按进度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系，缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目，尤其是货物及服务类项目，部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性，导致某一月份采购项目扎堆实施，某一月份采购项目零实施，或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施，进度计划形同虚设，给采购办工作人员组织采购带来了不便，也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。
3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。
3.1尚未建立采购绩效评估模块
对于采购计划执行环节的评估，最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块，未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成，缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。
3.2尚未建立采购计划趋势预测模块
采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势，从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白，若能借助信息化平台，对以往的采购信息进行整合，结合企业发展战略，发现市场供求变化和规律，对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数，将有助于提高采购计划编制的准确性，确保全省采购策略制定的合理性，从而提高采购计划编制精度，降低采购风险。
三、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案
1.通过专案调整，实现采购计划与投资计划的有效对接
目前我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则，除个别零星应急调整的项目外，均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上，针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况，可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接，于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头，加强沟通，密切配合，对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数，项目金额，调整理由等进行对接与核实，由下至上汇总，由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划；由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护，加快企业内部信息流的高效流动，以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。
2.通过绩效评估，建立采购计划考评体系。
2.1对采购计划考核标准进行界定
将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标，合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间，测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间，以此作为采购计划进度考评的依据，促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划，应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点；对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点；对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目，视同完成。
2.2对采购计划进行进度分解
省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作，如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意：根据采购物资、工程或服务的规模和数量，具体的技术规范与规格，使用性能要求，对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。
2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核
对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采购办通知企业管理处，企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。
3.通过优化信息化平台，提高工作效率和改善作业流程。
3.1实现与投资系统的及时对接
每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联，由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新，实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。
3.2实现绩效考评
采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现，建立子公司或部门的绩效评估体系，与采购实施过程关联，在系统中动态、持续的进行评价，正确及时反馈考评结果。
3.3实现采购需求趋势预测
采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，以最好的满足企业内部的需求，而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值，采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块，建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础，通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比，结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划，反映采购需求，市场行情的变化，形成采购计划编制的初步依据，为企业的采购决策提供支持。
四、结语
关键词：采购计划 石油物资 招标采购 地位及应用
一、概述
1.采购计划的涵义
采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。它包括两方面的内容：一是采购计划的制定，二是采购定单的制定。
广义的采购计划是指为了保证供应各项生产经营活动的物料需要量而编制的各种采购计划的总称。 狭义的采购计划是指每个年度的采购计划，即对企业计划年度内生产经营活动所需采购的物料的数量和采购的时间等所做的安排和部署。
2.物资采购计划的分类
1）按计划期的长短分，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。
2）按物料的使用方向分，可以把采购计划分为生产产品用物料采购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物料采购计划、企业管理用物料采购计划。
3）按自然属性分类，可以把采购计划分为金属物料采购计划、机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等。
3.招标采购的涵义
招标采购是指采购方作为招标方，事先提出采购的条件和要求，多家企业参加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程要求公开、公正和择优。
二、采购计划在招标采购中的作用
1.采购计划的作用
在进采购前，编制合理有效的采购计划，可以有效地规避风险，减少损失，为企业组织采购提供了依据，有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。
2.采购计划的目的
企业的采购计划要发挥作用，可达到很多目的，一是预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动；二是避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间；三是配合企业生产计划与资金调度；四是使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料；五是确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。
3.招标采购的优点
进行招标采购，有如下优点：一是公平。招标使对该招标项目感兴趣又符合投标条件的投标者都可以在公平竞争环境下，享有得标的权利与机会。二是价格合理。基于公开竞争，各投标者凭其实力争取合约，而不是由认为或特别限制规定售价，价格比较合理。而且各投标者自由竞争，招标者可以获得最具竞争力的价格。三是改进品质。各竞争投标的产品规格或施工方法不一，可以使招标者了解技术水平与发展趋势，促进其品质的提高。四是减少。各项资料公开，办理人员难以，更可以避免人情关系的影响，减少作业困扰。五是了解来源。通过招标方式可以获得更多投标者的报价，扩大供应来源。
4.采购计划在招标采购中的地位
凡事预则立。采购计划是采购部门进行物资采购的第一步，也是最关键的一步。根据需求计划、物资性能、用料时间等等信息可确定采购方式，即是公开招标、限制性招标抑或直接找以前的供货商直接供货。因此，无采购计划，就无从确定是否进行招标采购，即采购计划是采购的先决条件，起到举足轻重的首要地位。
三、采购计划在石油物资招标采购中的应用
石油企业属于采掘业，是物资消耗单位，进行物资采购用于打井、建井丛、建站、倒班点、作业区、办公消耗等方面。因此，在制定采购计划的时候，必须围绕生产建设任务，需做到不影响场站建设、生产操作、原油（天然气）外输等采、输、售各个重要环节。
1.制定采购计划的影响因素
以采气单位为例，采购计划的制定，要考虑以下几个因素：首先是业务部门的需求计划。采购部门属于支持部门，始终围绕生产建设这个中心工作。因此，只有业务部门有需求，报批了需求计划，才着手进行采购计划的编制。二是到货日期。需求计划中要求的到货日期，必须要重点关注，它是决定采购方式的重要条件之一。三是查看库存。虽然现代企业为了节约成本，一般都要求零库存，但采掘企业，为了不影响施工进度，一般会根据年计划，准备预算10%左右的物资。因此，需查看出入库记录，跟库管人员核对实际物资库存量。四是供货周期。根据需求计划，若是以前采购过的物资，可查看其供货周期。若是首次购买的，应咨询几家生产厂家或供货商供货周期一般情况是多少，并根据经验估算所需天数。五是大宗物资国际价格走势。从企业降本增效方面考虑，对大宗物资，还要关注国际价格走势，对于进口物资，还要考虑汇率影响。
2.招标采购方式的确定
我国政府采购方式一般分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。作为国有企业，油田企业也遵循这些采购方式。充分考虑上述采购计划影响因素后，一旦确定为招标采购，采购部门将向招标部门提请申请，着手招标审批及准备工作。在招标模式的实施过程中，有三种情况需要注意，一是执行招标价模式，这种方式需要同时具备两个条件，一是从时间上来不及招标的物资；二是市场同类物资、产品、服务的行情基本平稳。具备这两个条件，本着节约采购费用的原则，可由上期第一中标人按招标价组织资源。三是对于招标人内部市场的供应商，可以采用年度招标的方式确定供货价格，当市场行情变化后，由招标人招标管理部门、物资采购部门、造价预算部门及用户单位等共同根据市场行情变化态势按比例集体确定采购价格。
3.采购计划的编制
编制单项物资采购计划相对简单些，只需要将本次采购货物的数量、技术规格、参数及要求、预算、采购方式、采购周期等内容列示清楚就行。若在ERP中进行，需提前申请物资编码等情况的出现。
在此以苏里格南作业分公司为例，重点描述年度采购计划的编制。苏南一般情况每年9月份联管会就会讨论通过第二年的框架计划和预算，来年大的工作任务和工作量已基本确立。因此，各个部门在年底就应确定了工作目标和任务，采购部门编制采购计划时，需各个部门通力配合，将公司所有部门的需求计划都要收集上，特别是需要物料较多的部门，如地面工程部门的井丛建设所需的管线、泵阀，或集气站建设中的甲方供料，钻井部门所需的油管杆等物资，所需量大且种类繁多。
案例：套管采购计划
物料编码：11003427478；物料描述：无缝套管，88.9*7.34mm N80 WSP-1T；单位：米；数量：156000；预算：**元；供货周期：3个月；到货地点：苏南库房；到货时间：2013.3.20；潜在服务商：无锡西姆莱斯特种钢管有限公司、江阴长江钢管有限公司、天津钢管集团、宝鸡石油光管厂；价格趋势：第五届中国钢铁贸易高峰论坛认为2013年中国钢材价格将在大幅震荡中前行。
编制采购计划时，还要特别注意甲方施工项目的建设进度、库房储存能力，服务商的物资生产周期、供货能力及信誉，还要预留强检物资的检验时间等方方面面的信息。因此，年度物资采购计划的大表中，列示栏目应包含序号、部门需求、物料编码、物资描述、数量、WBS元素、预算、到货时间、地点、采购方式、曾今供货商和期望生产商、价格走势及备注等。
4.物资招标采购
物资采购计划编制完毕，经过审核并下发后，其采购方式即已确定，预算金额超过50万元的物资都应进行招标采购。为了更好地采购到物美价廉的物资，采购部门应制定采购计划时间轴，细化每项采购时间及注意事项。根据到货时间和供货周期来编制招标计划，按部就班招标公告或邀请招标函、资质预选（公开招标）、发售招标文件、招标会议、评标、公示评标结果、发中标通知书、签订合同（苏南公司超过100万元美元经过联管会审批）、采购订单、供货、检验、验收、结算、出库（物资领用）、跟踪收集物料质量及售后信息。
案例：可调式阀门支架招标采购
进行招标采购，也是从采购计划开始，在计划中将每个时间节点列示出来，按计划分部进行，即可顺利完成招标工作。10月13日向招标办公室提交招标申请书，因为是通用物资，量不是特别大，未进行公开招标，而是采取邀请招标；10月14日-11月5日，编制邀请函、技术标文件、商务标文件、造价部门测算出蓝标价、印制招标文件、遴选国内知名生产商；11月6日，向河北沧州恒通管件制造有限公司等5家生产厂商发出邀请函，并开始售卖招标文件；11月24日，随机选取招标评委；11月25日，组织召开评标会；11月26日-11月28日，网上公示结果；11月29日，向第一名发出中标通知书。之后提交合同审批表，确定采购订单，组织供货。
四、结论
关键词：政府采购；计划；路径
政府采购制度不仅是公共财政支出管理制度，还是市场经济条件下政府运用财政支出实施宏观调控的重要手段。任何一项采购活动开展前，很多管理要求都必然要反映在采购计划中，加强政府采购计划管理显得极为重要。实践表明，政府采购制度越完善，其市场调控作用也越明显。
一、政府采购计划管理的现状分析
在政府采购全流程控制中，政府采购计划是能够协调促进政府采购活动有序进行的，特别是在扩大政府采购范围和规模、规范采购行为等方面起着重要的推动作用。但在实践中，还存在着不少需要深入探讨的课题：
（一）政府采购计划缺乏较高层级的法律支撑
从检索到的资料看，对于政府采购计划的规定大多停留在规范性文件层级。在现行的政府采购法律法规中没有对“政府采购计划”这一事项进行明确规定。最新且效力及于全国的规范是财政部2012年颁布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》的第11条和第32条。从实践角度看，各级财政部门为促进管理，不断地结合实际制定关于政府采购计划的编制政策。财政部也逐年对中央单位政府采购计划编制和政府采购信息统计业务进行大规模的培训，体现在财政部《关于加强中央预算单位政府采购管理有关事项的通知》中第二点。综上说明，政府采购计划在政府采购制度体系内具有重要地位，但在法律层面，这一重要审批事项一直缺乏有力支撑。
（二）政府采购计划在实践中存在的问题
第一，政府采购计划编制粗糙，可操作性差。具体表现为：采购计划编制不严肃，预算金额填报随意，采购计划少报、漏报，采购方式的选择随意性大，无计划采购较普遍等等，这样导致后期难以严格执行。
第二，政府采购计划编制和执行缺乏有效衔接，具体表现为：预算单位内部的使用部门在年初报预算时，因缺乏足够的前期市场调研和论证，对申报的政府采购项目把握不准，项目填报不够精细；预算单位内部负责编制预算的财务部门，对于已批复的预算在涉及政府采购实施计划的细化方面做得不够。这种缺乏充分沟通、有效衔接的脱节情况在实施政府采购计划的实践中相当普遍，急需预算单位自身不断完善和改进。
总之，预算单位无预算采购，随意采购，与采购预算执行时间脱节，是政府采购计划在实践中面临的主要问题。
二、政府采购计划的重要定位和作用
（一）采购计划在采购活动中的定位
政府采购计划，既是实现部门预算、政府采购、国库集中支付、绩效评价相互衔接的有效措施，又是政府采购多重管理目标的必然要求，还是开展政府采购监管工作的有效手段和基础。
第一，是实现精细化科学化的基础路径。政府采购计划是依据方针、政策因地制宜制定的，是后续实施采购环节的基础。采购计划一经制定，必须严格执行，不得随意修改，追加、追减都要慎重，这样才能规范政府各当事人的行为，克服盲目性和随意性。
第二，是细化部门预算管理的重要手段。部门预算是政府实行财政预算管理的基本组织形式。目前，我国政治经济体制改革日益深化的形势要求财政工作由粗放转向集约，要求细化预算编制，要求加强支出管理。细化预算编制需要政府采购品目的标准化和一系列的基础商业信息，而科学正确地编制政府采购计划有助于这些工作的完成。
第三，是践行政府采购制度的中心环节。在实施政府采购的过程中，采购信息的收集、采购方式的确定以及绩效评价等，都要依托正确编制的采购计划来进行。政府采购的目标和任务具体落实关键在计划，政府采购的具体实施，实际上就是在于政府采购计划的科学制定。
（二）政府采购计划是部门预算的有效执行形态
第一，采购预算与采购计划的关系。二者是一体两面的关系。政府采购预算是解决能不能采购的问题，即是否有预算、用途。在决定了预算的用途、指标多少之后，就进入编制批复计划环节，即是考虑如何采购的问题。其主要内容包括采购方式、组织形式、具体的采购要求、中介机构的选择等。计划与预算密切相关，形成了一个较为系统完整的控制链条。理论上，预算单位应严格按照批复的预算按进度编制采购计划，作为当期政府采购预算的具体执行。但在现阶段实际操作中，这种做法工作量大且内容繁杂，难以做到，通常采购计划的编制都是与预算的编报同步，但不同步审批。因此，政府采购计划编报的准确性和时效性便大打折扣，为天价采购、随意采购埋下隐患。因此，政府采购监管部门只有加强管理采购计划，才能规范采购行为，提高监管效率。
第二，采购计划是部门预算在政府采购体系中的具体反映。政府采购预算，是集中编列部门预算中有关政府采购的内容，是部门预算的有机组成部分。政府采购计划则对列入政府采购预算中的采购项目，在采购方式、组织形式、资金拨付等方面做出详细规定，是将部门预算中可以用政府采购方式购买的品目详细罗列出来的管理形态，它全面反映财政部门预算中用于采购各类项目的开支情况。
第三，科学编制采购计划增强部门预算的约束力。现行的采购制度规定进行具体采购活动前要先编制预算，以此来测算当期规模。目前，不及时编报采购计划的现象普遍，一般有采购需求时才申报。另外，预算单位内的财务部门本着节约实用的原则来编制预算而业务部门则希望在满足需要的基础上高配，从而导致政府采购预算无法编制得合理均衡且不能有效体现规模效益。这样，在实践中由于预算编制缺乏合理性，执行起来体现出一定的随意性，极易出现执行归执行，预算归预算的现象。
因此，只有提前了解市场行情，进行针对性的市场调研，充分论证项目的可操作性，从源头上规范预算单位编报行为，科学编制政府采购计划才能增强预算的约束力。
（三）采购计划是政府采购目标和任务的具体化
政府采购作为政府的市场调控手段，与市场经济的特点紧密相关。虽然市场在资源配置上起决定性作用，但经济学原理告诉我们资源配置存在市场失灵的情况。为了弥补市场缺陷，不能仅靠分配，还应利用政府采购进行调控，以政府采购的形式从资金上给予市场支持。
第一，政府采购的目标和任务明确具体。《政府采购法》的立法目的直接体现在该法第一条，主要包括采购行为的规范，资金的使用效益，国家利益和社会公共利益的维护，采购当事人的合法权益的保护，以及廉政建设。以政府采购为手段的经济和社会政策目标在法律文本中还提及很多。例如，购买国货、支持本国企业发展、促进就业、保护环境、支持中小企业发展等等。
第二，采购计划作为具体化形式具有实际意义。政府采购要围绕着一定的目标和任务进行，只有编制采购计划才能具体化目标和任务。政府采购的目标除了与私人采购一样要求资金使用效益外，还具有一定的政治性，要实现政府的阶段性政策目标。由于政府采购涉及面广，通过编制采购计划，给各采购主体制定具体工作计划提供量化指标，还可以确定一定时期政府采购实施范围和规模，为最大限度地实现政府采购目标提供保障。
政府采购的采购人是主要依靠财政性资金进行运行的组织，所执行的政府采购计划，一方面是国家实施有关方针、政策的有效手段；另一方面又是促进各项事业发展、保证行政工作完成的物质条件。政府采购计划的制定是一定时期国家产业政策的体现，执行是否正确直接关系到国家有关方针、政策的贯彻落实，对各项事业发展，国家政权建设，乃至整个国民经济的发展都会产生直接或间接的影响。
三、加强政府采购计划管理的路径建议
（一）建立政府采购品目标准化体系
第一，路径建议。政府采购品目是政府采购精细化的基础，也是进行GPA谈判时出价清单的依据。政府采购品目标准化，主要围绕品目形式、类别、名称、编码等要素，并以统一规范的高层级标准文件为基础展开，以达到规则保持一致、内容允许拓展、版本便于更新的目标。目前通过《政府采购品目分类目录》这一基础标准文件的运用，可以成为采购计划系统化、规范化、精细化管理的依托，电子化、信息化、网络化建设的先导，是寻求现阶段强化政府采购计划管理的技术路径。
第二，标准化体系所具有的现实作用。立足顶层设计可以为推进政府采购标准化体系建设奠定扎实的基础，一旦采购文件、采购程序、采购行为等全方位政府采购标准化体系建成，不仅有利于采购计划的管理，还将可以规范各当事人行为，减少人为操控风险；有利于完善采购依据，提升规模效益；有利于发挥政策导向功能，强化市场调节效应。
（二）建立采购需求专家论证机制
第一，路径建议。当前除拟采购进口产品时必须专家论证外，其他项目的采购需求确认阶段均无强制要求。目前大多数政府采购项目都是如此运作的：采购单位的工作人员通常按照个人理解依据预算进行市场调查提出采购需求或寻找潜在供应商代为出具采购需求。然后，这份采购需求会直接出现在采购文件中成为《招标内容及要求》的实质内容。这样很可能使采购文件受到质疑，进而引致修正采购需求、延长采购时间、增加采购成本，甚至原方案导致整个项目采购失败。因此，只有经过必要的第三方论证，才能最大限度地减少潜在风险，提高采购效率。首先，制定需求预案。采购单位应先对采购需求的市场环境进行深入调研，充分掌握基本信息，通过组织工作经验丰富、专业技术水平高的专业人员结合本单位的使用环境实际、批准的预算制定出既符合工作实际需要，又符合政府采购规范的采购需求预案。其次，组织专家论证。依据采购项目的具体情况，组织不同专业的专家从技术角度对项目进行论证工作。论证的内容主要从严谨性、清晰性、公平性、完整性等方面针对项目所采用技术的先进性、成熟度，对现有项目环境的兼容性等方面展开。
第二，专家论证机制能多角度适应发展的需要。采购需求专家论证机制不仅可以拾遗补缺，还能进一步规范政府采购活动。首先，适应采购品目增多、科技进步的实际形势。政府采购品目将随着公共财政政策的推进实施而日益增多，尤其是很多新的服务及技术采购将会出现，产品技术更新换代也在进一步加快。因此，要求政府采购需求必须通过专业论证，将会提高政府采购的专业效率及财政资金的使用效益。其次，适应依法行政的法治要求。从政府采购的发展趋势看，政府采购所涉及的法律、法规、政策越来越多，供应商依法维权的意识也越来越强，涉及法律纠纷的风险也越来越高。这就要求政府采购一定要公开、公平、公正、透明。由与采购项目无直接利益关系的第三方专业人员来进行专业论证，其结论更有可能体现客观、公正的要求。
（三）建立政府采购计划的审查机制
第一，路径建议。针对采购项目开展市场调研和论证，严格按照政府采购预算编制采购计划，是执行政府采购计划的前提和基础。因此，如何严格执行则是其面临的关键问题，也是强化政府采购计划管理的重点。首先，细化事前审查。审查，可以提高水平，保证质量，促进计划顺利实施。在政府采购计划草案编制完成后，政府采购监管部门应当组织相应业务部门联合对采购项目、预算、资金来源进行认真审核。其次，加强事后审查。对计划的执行情况进行经常性的检查分析并建立绩效评价结果公开和问责机制。这种事后审查，可以从采购计划的完成情况、贯彻执行政府采购方针政策情况、政府采购组织管理情况三个方面进行研究执行中存在的问题，分析计划与现实存在的差距，总结提高。
第二，审查机制将有力促进政府采购计划执行。政府调控市场的任务变化必然引起政府采购政策的变化，进而调整变更政府采购计划。另外，采购资金的安排落实情况，也可能调整政府采购计划。尤其临时紧急采购一般无政府采购计划；使用临时性资金采购的项目一般无预算只报采购计划，这些在实际操作中常出现的问题，严重影响了政府采购计划的严格执行。诸如此类的情况在实践中层出不穷，所以，只有强化依法监管政府采购计划的执行才能达到政府采购的目标。
参考文献：
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[3]高瑞鑫，吕勇.政府采购标准化要素和路径研究[J].中国政府采购，2013（03）.
［关键词］计划管理；计划编制；库存资金；合理储备
［中图分类号］F253.4 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2010）49-0039-03
1 引 言
随着科技的发展和全球经济一体化的加强,各国企业都面临着前所未有的机遇和挑战。而现代物流作为一种先进的组织方式和管理技术,被广泛地认为是企业除了降低物资消耗,提高劳动生产率以外的又一个可以增加利润的方式。物资是工业企业实现生产过程的物质基础,只有做好物资的管理才能保证生产的正常进行和不断扩大,因此对物资怎样管好用好，既保证了生产的需要,又尽可能地节约使用,降低物资的占用和损耗,充分发挥物资的最大效用,是提高企业经济效益的重要条件。
2 物资的计划管理
物资计划管理是企业物资供应的首要环节,抓好物资计划管理能保证物资供应,降低储备资金占用,降低采购成本,提高物资供应管理水平。
2.1 物资的计划管理的内容
物资的计划管理工作的质量是决定物资管理工作质量的先决条件。要做好物资计划管理工作,首先必须学习领会党和国家有关物资工作的具体方针、政策、制度和方法,思想上树立“以发展经济,保障供给,厉行节约,反对浪费，勤俭办工厂”的目标,由此,公司必须摸清楚企业内部的物资储备情况,做好公司计划管理的基础工作。另外,物资的计划管理的质量取决于企业内部的维修、大修技改、科研等项目需用物资的计划的正确性及时间性,两面结合就是搞好公司物资计划管理工作的必要条件。因此首先编制物资计划,有了充分的依据,而且保证了计划正确性。
编制各类物资计划。编制各类物资计划要按中石化公司的“物资统一分类与代码”分门别类编制各类物资计划。
物资计划编制包括生产、检维修物资计划的编制，基建和技措物资计划的编制，进口物资计划的编制，紧急采购物资计划的编制。各类物资计划的申报部门要严格按上述规定的内容和要求,认真做好物资计划的编制和申报工作,做到严肃、准确、及时、规范。
(1)生产、维修物资计划的编制
生产、维修、大检修所需物资采购计划全部用计算机系统进行编制上报。各类物资计划按照中石化集团公司颁布的“中国石油化工集团物资统一分类与代码”(即56大类)在每月25日前向物资供应公司申报下月采购计划。每月15日补报一次当月采购计划。大检修计划上报时间要求：长周期设备、特殊规格的材料须提前6个月上报,通用设备、常规材料须提前3个月上报。物资供应公司根据各单位的采购计划汇总编制月度资金使用计划表并上报公司财务部。公司财务部根据资金计划使用表中划分的采购资金分别核拨资金。
(2)基建和技措物资计划编制
这个计划要按公司下达的年度基本建设和技术改造项目投资计划和批准的项目初步设计资料,由项目主办单位编制项目需用的物资计划。项目主办单位收到资料后,应及时向物资供应公司报出物资申购计划(含进口设备和备件)。
项目中需提前采购的物资,主办单位应向投资部填报《上海石油化工股份有限公司投资项目提前采购设备确认书》,批准后送物资供应公司。当项目设计变更时,主办单位应按变更后的设计及时报投资部批准后送物资供应公司。对项目中制造周期长的重要设备,在初步设计交底时,设计部门必须提出采购清单,经主办单位技术和设备管理部门审查后,报物资供应公司。
物资供应公司根据各主办单位上报的项目月度采购计划,编制分项目月度采购用款计划报公司财务部申请采购资金。凡属中石化直接集中采购、组织集中采购的物资按中石化股份公司有关规定处理。
(3)进口物资计划的编制
这里所指的进口物资包括生产、检修、基建、技措、科研开发以及零购更新项目所需进口的设备、材料和备品配件。设备动力部负责设备检修及零购更新所需进口机电备品配件审批。负责进口卡片的申报和落实,同时将审批手续合格的进口计划下达给物资供应公司实施采购。
急、零星进口计划的卡片需附主管领导签字的专题申请报告,说明紧急进口的原因和要求供货的时间报设备动力部,由设备动力部登录后及时报物资供应公司。物资供应公司应急事急办,并把订货采购情况及时反馈给提出申请的单位。
(4)紧急采购物资计划的编制
当各直属单位生产、科研、基建、技措等需紧急采购时,物资供应公司供应调度处根据公司及单位的要求按急事急办原则下达《紧急采购令》,有关部门应按《紧急采购令》的要求及时采购,事后补办计划及相关手续。
企业编制物资的计划的主要内容有确定各种物资的需用量，期初、期末库存量,物资采购量等,这些物资的量可以根据较正确的公式是：
需要物资购入量＝该物资的需要量＋该物资的期末量-该物资的期初储备量-企业内部可利用的物资。
这样就可以较好地控制物资的购入量,也就是控制资金的合理使用。
对于物资计划的编制是否准确，公司可以采用下面的公式进行检验：
物资计划准确率按下列公式计算：
物资计划准确率=实际消耗物资总量计划申报物资总量×100%
一般要求各直属生产企业计划准确率基建、技措达到80%以上。生产、检维修达到95%以上。各直属单位在确保计划准确率的同时,切实做好“五平一代”工作,以降低储备资金占用。
2.2 物资的计划管理中库存资金问题
为什么目前上海石化的库存资金在上升呢？原因之一就是为大检修准备的物资在不断地进库,主要原因还是企业内部有的部门对公司物资的计划管理工作重视得不太够,例如,公司年度大修需要用物资的计划下达的较迟,一般离要料的时间最多只有三四个月,有的甚至没有给物资准备的时间,跟不上公司编报的年物资需用计划的时间(一般在当年的9―10月编报明年的要货计划,大修计划都要在年底出来),即使这样报出来的计划正确性也不是那么高,再有技改项目,初期例行公文的时间可以无限延长,而施工和开工周期又要保证,因此造成公司为了保证大修和技改工作的顺利进行,在编制物资计划时只好在拍脑袋的情况下编报,计划的本身就带有一定的盲目性,何谈去挖掘企业内部物资潜力？另外这些部门对计划的严肃性重视得不够,因此应有的基础工作做得不够扎实,造成库存资金上升。
2.3 如何加强公司物资的计划管理
(1)首先要建立物资需求计划申报、审核、责任追究制度。物资需用单位要根据物资消耗规律、生产经营计划、固定资产投资计划和检维修计划,认真编制物资需求计划,及时、准确地向物资供应部门提报。其次公司物资供应归口管理部门要加强对物资需用单位需求计划提报准确率、及时率的考核管理。再次公司物资供应部门要从建设项目可行性研究阶段、检维修计划编制阶段介入工作,主动掌握物资需求,加强物资需求计划管理。
(2)物资供应部门要建立规范的物资采购计划，编制、平衡、审批程序。在改、代、利用库存的基础上,按照审批的采购计划实施采购,杜绝无计划盲目采购。对采购计划执行情况要建立核销考核制度。对属于总部集中采购范围内的物资,公司要按规定及时、准确地向物资装备部提报物资采购计划订单。
(3)要加强物资的计划管理。必须使有关部门的计划纳入物资的计划管理运行轨道,要改变这种局面,一靠已有的规章制度进行约束,使他们要自觉执行之,二要靠公司做大量的工作,不断向他们宣传物资的计划管理工作的重要性,经常灌输一些公司的业务知识和要求,在他们头脑中形成一定的印象,同时加强公司队伍的自我建设,使公司的物资计划管理工作日趋完善。只有公司有了充分的计划依据,才能参加到当今社会开放搞活的经济行列中,才能主动出击,捕捉瞬时及最佳的时间,用最少的资金来完成公司物资的实时需要量,对减少库存资金有极大的意义。
3 物资的合理储备
3.1 物资储存的定额
物资的合理储备就是合理控制物资的储备数量,使储备量经常保持在一个合理的经济水平上,这样既保证了生产及各方面的需要,又避免了因过多储备而造成流动资金的积压,保管费用增加及物资长期存放而损坏变质造成浪费,增加生产成本,降低企业的经济效益,因此物资的合理储备是物资管理的一项重要任务。
物资的合理储备不仅关系到能否满足生产的正常需要,也关系到企业流动资金周转的速度和经济效益的高低。因此,储备定额的确定,应当符合先进、合理、经济、适量的原则。
3.2 怎样确定物资的合理储备额
具体是将已有库存物资和今年已消耗的各种物资的台账分门别类,整理成档(这花去的人力、物力可想而知,但值得),随后对各种物资进行分析比较,今年没有动过的库存物资作为未储处理,组织力量积极推销,使其变死为活,也可作为挖掘物资潜力的基础。对本年出现不多物资不予考虑。对生产经常需用和必不可少的,定额的核定依据不同的物资性质用不同的方法计算,而对于本地区可以组织到的物资,才采用不备或少备只做生产应急时用,利用他人资金为我企业生产服务,这样一来较合理地调整了库存结构,减少库存大量资金。所以物资必须要合理储备,这样便为物资的计划管理提供了物资依据,而计划管理为物资的合理储备提供了保证。
石化企业为了搞好计划管理和合理储备在物资采购中实施ERP。ERP为Enterprise Resource Planning的缩写,中文译为“企业资源计划”,是在20世纪90年代美国Gartner Group公司提出的企业管理手段。ERP系统是一个集成了企业核心业务的企业管理信息系统。它借助先进的信息技术,以财务为核心,实现物资流、资金流和信息流的“三流合一”的管理方式。
上海石化物资采购除了原油、煤炭以外,每年要完成约50亿元人民币的物资采购量。特别是设备采购占的比例较大,设备按专业分类的物资包括：动静机械设备和非标设备等,还有电气、仪表专业诸多物资。如果在设备采购中实施ERP成功的话,在提高科学管理的效率、库存物资的利用率、资金周转的速度、采购物资的信息传递等方面,将为企业获得整体经济效益作出巨大的贡献。
(1)建立框架协议合同
在设备实际采购中,双方人员在框架协议有效时间内,采购人员可根据此框架协议分批创建相应采购订单,这样做既分解了合同风险,又规范了采购操作。
(2)创建询价单,实行价格比较
在ERP中实施,根据三家供应商产品报价,计算机最终选择最低报价。保存后,系统显示出询价单被维护。该询价单就作为选定合适供应商签订订货合同的依据。可见系统只认规范的数据。
(3)建立计划协议合同
在创建协议之前,先创建询价单和比价单,当确定询价维护以后,在计划协议合同中,供方和需方可以选择在不同时间来分批供货,但是不违背有效期内的供货量。
(4)创建订购合同
设备采购在ERP系统里,必须要跟着ERP一步一步走下去才行,显示出管理程序化的特点。对以上物料的申购合同,在系统中设置各级领导审批权限,由业务主管、处长、主管经理,分别作出批阅的操作指令后,采购合同才能流转到有关职能部门确认,直到最后完成备案。
(5)低值易耗品(C类物资)的采购
在设备、电气、仪表专业块内,低值易耗品的物资较多,应用ERP之后,对这类物资有限定。该类物资不做库存管理,直接收货到成本中心或工单,收货的同时即完成发货。
(6)固定资产零星的采购
在ERP系统中的与固定资产零星采购方法相似的操作,均在计算机网络上进行,显现出整个管理过程的科学与合理。
(7)对供应商的评估
将系统中设置加权参数包含记分、价格、质量、服务、交货期等,对资源市场内外的供应商进行打分评估,可以显现总分数的高低,差分占的比例,为完善对供应商的管理提供了有用的依据。
综上所述，物资的计划管理和物资的合理储备都是为了压缩库存物资资金,加快资金的流动,使有限的资金用到无限的生产中去,使企业的经济效益不断提高。加强物资管理基础工作,大力提升物资管理信息化水平,加快构筑中国石化现代供应物流体系,努力为集团公司、股份公司降本增效服务。
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关键词：信息技术 计划管理 物资采购计划
在物资采购供应领域，其重要的基础工作之一是物资采购计划的编制与管理，提升物资采购计划的管理水平，杜绝了无效采购也就直接等于为企业降低了成本。所谓物资采购计划是企业为安排计划期内订购物资的品种、数量、质量、到货时间以及进货来源的计划。它是我们企业经营管理计划的重要组成部分，是指导企业进货业务活动的行动纲领。它在企业推行全面计划管理和经常业务活动中居于十分重要的地位，而采购计划的编制则是其开端与基础。
一、现代煤矿生产需求计划编制的科学合理是降低成本、节约资金的直接、有效的途径
编制好准确的物资采购计划不仅能降低物资采购成本，还能降低企业生产成本和运营成本。物资采购计划管理水平的优劣，直接影响到各使用部门的生产安排和成本控制目标的完成。
煤矿的生产一般分为井上、井下两大块。井上也就是地面一般的大中型矿井都设有洗煤厂、发电、供电、机械加工、机修、办公、生活等等项目。井下一般分为开掘、采煤、运输、供电和井下的安全维护等等大项。基层使用单位的需求计划也是根据这个大原则来划分。物资采购计划管理与编制可以说是小作业中蕴涵大科学。
（一）全方位地与各个部门立体对接，详细调查了解各个采购需求计划并创新性地进行现场调研
要想把物资采购计划编制的准确、科学合理、统筹兼顾，不影响生产需求，又能降低成本，节约资金。那么首先要做的就是要全方位地与各个部门立体对接，详细调查了解各个采购需求计划并创新性地进行现场调研。在以往，一说到调研、跟踪，人们马上想到的是：到一线直接生产单位去。当然到一线固然重要，但却不是我们为编制好物资采购计划而去调研的全部内容，甚至不是主要的调研工作内容。编制物资采购计划重要的是及时与技术设计部门对接、与机电管理部门对接，这对于提高编制采购需求计划的准确性是最有帮助的。因为只有设计技术部门才能准确地知道这个月的掘进进尺是多少，需要多少台何种规格型号的掘进机、需要多大功率的采煤机。机电管理部门更是能及时知道本月所需求的各种设备的准确的数量、种类及准确的技术参数。
物资采购计划编制管理人员到现场、到相关部门调研是我们做好本职工作的重要基础。为确保现场调研这项工作坚持不懈地进行下去，就要建立一个长效机制，这个机制包含①是管理层要建立健全相关制度，用制度作保障。促使员工普遍而自觉地走向相关部门和使用现场。
②建立考核机制，要把相关人员到现场跟踪调研并列入工作内容考核项，奖优罚懒。让采购计划编制管理人员深入到相关部门和现场跟踪调研成为自己本职工作的一部分。 并把调研工作内容进一步深化、细化。按岗位分别制定调研的内容、调研方式或路线图以及走动时间，督促他们深入实际，带着问题去，有目标、有目的。带着问题回来，协调解决，把工作做的更好。比如到技术部门了解本月度采煤多少、支护方式是什么？那么，在编制物资采购计划就知道了近期所需大型支护钢材的规格型号和数量，所需设备的数量和参数。
调研，跟踪的内容可以分为（A）调研了解生产建设中急需的物资名称、规格、型号和数量、编码等。掌握了解物资材料什么时间用，使用数量，这样就能及进到货，不影响生产进程。（B）认真调查了解设备、原材料在使用过程中有无质量问题、使用效果怎样？物资的性能价格比是否合理等。（C）了解采购物资数量的合理与否，实现多与少的有效控制，不够用了则马上补充，尽量减少提报计划中间环节。（D）指导基层单位及时、准确、提报生产需求计划，对物资的编码、准确的名称、型号、数量进行规范和核准，然后上报规范准确的物资采购计划。（E）与相关部门及使用部门结合，协调督促他们将库存积压物资与呆废物资合理再利用，为库存积压物资与呆废物资创造新价值。（F）调研时注意搜集信息，拓展眼界，学习知识，培养与基层单位感情等，减少供需矛盾，形成供需间畅通的沟通工作机制，达到共同提高工作水平，规范运作的目的。只有和生产规划部门、机电管理部门、生产区队、维修作业现场人员同步同思维，只有了解现场第一手信息，掌握现场第一手资料，才能不出现断层现象，编制的物资采购计划才是符合生产要求，也就从根本上减少无效采购，降低企业生产成本，节约资金。
（二）编制出准确的物资采购计划，降低采购成本，降低企业运营成本
要提高物资采购计划的准确性、时效性、及时性，就要求物资采购计划管理和编制人员在正式编制物资采购计划时，一定要把现场跟踪调研所掌握的第一手资料进行再整理，并与手中的物资采购计划进行对比、分析。把采购物资品种根据一定时期内的领用消耗分为常用、不常用、保险储备和临时急用四大类。①常用物资，根据常用物资消耗情况，建立常用物资的消耗台账。以近3个月消耗，备足3个月储备（如铁丝、胶管、标准件，照明灯具等），利用定额控制库存。这样既能保障供给，也能形成批量采购，取得价格优势，直接降低采购成本，从而为企业节约资金。②不常用物资采购计划要做重点关注，这部分物资很容易形成积压，对待此类物资必须认真与生产单位核对使用时间、数量，保证此类物资能及时上报、及时到货、及时领用，以免造成积压物资。③对待保险储备物资（如主副井钢丝绳，压风机轴承、电机等），保持最低库存。④根据煤矿企业的生产特点，要对临时急用物资重点关注。一定要建立临时急用物资采购进货进度表。急用物资进度表的建立，既能了解催办的重点，清楚的查询急用物资到什么进度，并定期向基层使用单位通报，及时与基层使用单位沟通信息，避免因延误到货影响生产使用，避免造成积压浪费，提高了工作效率，从而实现物资材料的科学管控，杜绝了无效采购，降低生产成本，提高经济效益。
二、建立长效机制，实现物资采购计划管理的精细化与永续的科学合理，从而为企业长期稳定地降低成本，提高效益
物资采购计划的编制与管理要做到事事、时时科学合理，统筹兼顾，提高效益，就必需从以下几个方面入手，建立长效机制，实现物资采购计划管理的精细化与永续的科学合理，从而为企业长期稳定的降低成本，提高经济效益。
（一）物资消耗定额建立与制定
物资消耗定额是：指在一定时期内和在一定生产技术组织条件下制造单位产品或为完成某项任务所必需消耗的物资数量的标准。物资消耗定额是企业编制物资采购计划和计算物资需要量的重要依据。它是编制物资采购计划的主要依据，是科学组织物资发放的重要基础，是控制生产使用和节约物资用量的有力工具，是物资管理工作的重要基础，物资采购计划管理编制工作是消耗定额的制定与控制、实施与应用。参照物资消耗定额就能知道现场使用管理水平的状况。消耗定额还能反映出单品种物资的质量及使用情况。定额的制定应遵循适度从紧的原则，防止偏激，过低会使使用者不够用、完不成任务，从而降低定额使用者的积极性。过高则会造成铺张浪费，使得定额管理失去意义。
煤矿材料消耗定额的制定：（A）主要材料消耗定额的制定，主要以技术计算法为主，同时结合统计分析法和实际测定法。（B）辅助材料消耗定额的制定，主要采用统计分析法为主，材料定额包括：单项定额和综合定额，单项定额是按照具体的生产任务和具体规格的材料，逐项制定的定额。综合定额是在单项定额的基础上，将单项定额汇总而成的定额，主要是用于管理部门对具体使用单位的考核。
制定物资消耗定额的几种方法。①经验统计法。也叫经验统计分析法，即以经验和过去物资实际消耗统计资料为依据，经分析核实，来确定物资消耗定额的方法。这种方法主要包括：（A）经验估算法；以有关人员的经验及有关资料为依据，通过估算来确定物资消耗定额。（B）统计法；根据统计资料来确定物资消耗定额。（C）统计分析法；在详尽分析研究统计资料的基础上全面考虑操作水平。经验统计法的优点是简单易行，缺点是相对于后两种方法准确性、整理性和先进性较差。
②写实查定法。也叫实际测定法，它是根据现场物资消耗的情况，通过实际测定物资消耗定额的一种方法。其优点是真实程度高，但生产技术水平和测定人员水平的影响，合理性较差。
③技术计算法。根据单位产品和生产工艺，充分考虑先进技术及先进经验，经技术分析和理论计算来制定的一种方法。此方法科学准确但比较复杂，工作量大。
有了科学合理的物资消耗定额，不仅能长期地为编制出准确的物资采购计划和计算物资需要量提供依据，它还物资消耗定额是监督和促进企业内部开展增产节约的有力工具。同时也是物资消耗定额是提高企业生产技术水平和经营管理水平的重要手段。总之我们的目的只有一个：物尽其用，杜绝浪费，用我们精细务实的工作为社会创造财富。
（二）合理利用现有的库存
库存控制的任务有两个，第一是实现盈利目标。第二是减少不良库存。一般常见的库存管理方法有三种：①.“1.5倍原则”库存管理法。②ABC分类库存管理法。 ③分类安全系数法。具体到我们煤矿企业物资采购供应的实际情况，我们要具体情况具体分析，具体使用单位具体定用那种库存管理方法更合理，提高资金周转率，更多更快地提高效益。现在化的局域网络为我们提供了强有力的硬件支持，仓储物资数据库的建立，使库存管理的动态化、便捷化、共享化变为实现。在物资采购计划的编制汇总过程首先要利用库存，以下简称利库，让物资在公司内调剂使用，避免重复采购、减少保管保养费用。所以编制物资采购计划之前，利库工作是不可缺少的一项重要工作。做好利库工作，首先要审查系统库存以及帐外物资消耗情况。利库不但要利现有系统的库存和订单，更要重视全局各部门积沉和系统库存，充分利用好库龄长的物资和帐外物资，盘活积压物资，创造新的功效。
（三）市场调查，防患于未然，保持长效
中央打“苍蝇”和“老虎”的行动正在全国紧锣密鼓地开展，作为国有垄断行业和国家利税大户的烟草行业，如何运用信息化管理手段让采购活动更加阳光、更加规范且不失效率，已成为行业内各级单位的工作重点。本文通过对国家、烟草行业相关政策和信息化应用现状的简要解读，并结合笔者所在企业的相关业务实践，对烟草企业综合采购管理信息化建设规划进行论述。
烟草行业因体制的特殊（国家专卖体制）、富有“争议”的烟草产品和被外界视为近乎“暴利”的产品收益等因素，一直以来都处于社会舆论的高度监督之中。涉及大量金额、容易引起社会公众关注的各类采购业务，自然而然成为行业内各级单位的管理重点和焦点。
问题重重 沟通桎梏
2010年以来，烟草行业以河北烟草为试点，各省、市单位借鉴实施的方式，陆续开展了以信息化为依托的“两项工作”，主要是建设了采购信息门户网站或政务公开平台，对采购信息进行公开，对采购结果进行公示。通过近几年的摸索与建设，各地烟草单位的采购信息化工作初步实现了从无到有，从有到大，部分省市单位甚至实现了从大到全的应用。
但还有很多省市的工、商企业采购信息化建设要求还存在着以下几方面的问题：其一，无法实现采购人、采购管理部门、集中采购机构、供应商、专家等在网上的一体化电子采购功能，也无法实现各级采购监管部门、审计、监察部门对采购全程的网上实时电子监督、效能监察功能；其二，无法实现对部分协议定点采购的二次竞价采购功能；其三，无法实现从单位采购系统到预算系统最终到统一支付系统的网上对接和网上结算，以及从网上对资金流向进行有效实时监控和管理的功能；其四，无法实现各省、市单位专家库、供应商库和商品价格信息库三库资源在网上的统一共享功能；最后，现有门户网站的栏目、功能设置还不够完善、信息量不足、服务功能不强等。
六“化”一体 高效协同
经过研究，笔者认为烟草企业采购综合管理信息化建设可按照“一体化设计，全程服务，实时监控”的总体思想，以“明确职责、加强规划、严格程序、强化监管”的原则进行信息化平台设计的整体规划，分步实施。平台的功能应覆盖投资项目管理、采购计划管理、招投标管理和合同管理及辅助管理，并与行业的投资管理系统、全面预算管理系统、采购管理系统、办事公开民主管理系统等进行系统集成，实现从立项、预算、采购计划、采购执行、合同、资金支付、数据上报及过程事务公开信息等的全流程管理。
其中，投资项目管理包括：项目计划申请、审核、省公司批复、项目立项、项目审批、项目过程管理、项目决算、项目验收等内容；采购计划管理包括采购需求申请、采购计划审核、采购计划批复等内容；招投标管理包括招投标申请、招投标评审、招投标完成等内容；合同管理包括合同草拟、合同审批、合同复核、合同确认等内容。辅助管理包含专家库管理、机构库管理、会议管理等。
烟草企业采购综合管理信息化平台在建设过程中应注重以下关键点：
采购管理全程化：即实现从项目计划申请、采购计划申请、采购计划上报及审批、采购过程管理、采购供应商确定及合同签订，到后续报销业务的合同支付控制等整个采购活动生命周期的信息化管理；实现从计划、过程、结果“三部曲”的管理；实现三项业务采购活动的流程规范化和办事公开、民主管理活动的监督有效化以及这两个环节的紧密融合。
流程管理高效化：以自定义审批流和工作流引擎作为采购管理平台的核心，通过建立标准规范的管理流程，并将流程固化在系统中，实现流程对管理活动状态的驱动，使得用户使用系统的过程就是按规范操作的过程，从而积极推进企业管理流程的高效化。
过程管理可控化：实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源以及其他方式的全部采购管理过程控制，环环相扣，并在每一个流程节点，都提供丰富的辅助决策查询。
知识成果档案化：建立采购项目及活动过程中的知识管理机制，获取、吸收和整合各种知识，形成合同文本库、专家库、机构库和合格供应商名录等各类规范知识库，实现知识共享，不断提高企业管理水平，并对采购过程及合同管理形成有力的支撑。
系统集成自动化：系统集成自动化是指采购综合管理信息化平台应与各采购活动关联系统如行业财务管理、报销管理、办事公开平台及各企业的ERP业务系统（设备、备件、原辅料）等实现应用集成和信息共享，融合各业务系统自有的计划、采购、合同、审计、付款及评价等一系列完整的经济活动过程并形成闭环管理，同时通过办事公开平台对各环节的信息进行必要的、有效的公开和监管。
公开管理程序化：应按照行业“三项业务”项目实施过程关键环节同步公开的相关要求，实现采购综合管理系统中招标评审、中标公示、招标结果公告、谈判和询价结果公告中与办事公开信息平台自动同步，实现关键采购信息如月度采购计划、月度监督事项、月度合同签订情况等的定期自动。通过一系列信息化手段辅助“三项业务”相关公开事项的日常，用信息化流程固化办事公开民主管理工作。
厦烟标杆 信息化体现
厦门烟草工业有限责任公司（以下简称厦烟）采购综合管理平台于2012年初正式启动建设，并于同年6月投入使用。在2012年7月的国家局两项工作现场检查中作为工作平台之一，供检查组专家进行在线抽查和数据核查。该系统的“一体化设计，全程服务，实时监控”总体设计思想及实际应用实践得到了现场检查组专家的认可。
厦烟通过建立采购综合管理平台，将立项、计划、采购、合同整个采购流程完整地进行信息化的体现，实现公开公正化。在系统集成方面要充分考虑与全面预算及直属企业自行建设的采购综合管理平台项目的功能及数据整合要求，实现业务数据顺畅交互和共享。
一、石油企业物资管理特点
（一）石油企业物资设备的管理难度大
由于石油企业本身的特点，企业内部物资设备的种类比较多，而且这些设备各自涉及到的领域不同。例如，石油企业在生产过程中使用的抽油机、修井机，井口上的地面压裂设备、运输设备、电机等等。另一方面，石油企业的内部物资设备分布的范围还比较广泛，这种现象大大增加企业对物资设备的管理难度。
（二）石油企业物资管理的招投标制度不断细化规范
目前，在石油企业的物资采购方面，将严格按照招投标的形式，来对物资采购进行一定的控制管理。通过对多家投标企业的分析、选择来确定最适合的合作者，从而保证石油企业的利益最大化。石油企业这种招投标的物资采购方式，有效减少了石油企业曾经在物资管理工作中的盲目采购、多头采购以及无计划采购等各种问题，大幅度降低了石油企业的物资采购成本，提高了石油企业的整体盈利水平，促进石油企业的快速、稳定发展。
（三）石油企业的物资管理方式在不断革新
随着石油企业的不断创新改革，物资管理正逐步向“即时配送”、“准时配送”、“变领料为送料”等更加科学、先进、快速的管理模式转变，有效提高了石油企业物资配送效率。
二、当前石油企业物资管理工作存在的主要问题
石油企业的油气生产作业区域比较大，并且又处于复杂多变的野外环境中，这就增加了物资供应管理工作的难度。物资供应部门为了保证供应，一般都在物资管理方面制定了严格的管理制度和规定，在一定程度上提升了物资供应管理工作的水平。但随着形势的发展，石油企业的物资供应管理工作也面临着一些新的问题。
（一）石油企业物资采购管理中的问题
目前，大部分的石油企业都受到传统物资管理模式的影响，中石化系统在物资采购方面大都实行统一管理、统一采购、统一储备、统一结算的办法，但是，从石油市场经济规律和资源配置规律来看，这种做法也存在着一定的缺陷。
物资集中采购缺乏灵活性，对各油田的生产实际情况考虑不周。例如，中国石化在石油企业物资采购管理上要求实施集中采购，但是，集团公司的集中采购容易造成集团公司与各油田企业间的信息反馈不及时，不利于及时变更物资采购和供应计划。集团公司集中采购，中间环节多，手续复杂，更改计划非常困难，不能很好地适应油田企业的实际生产需要。同时，部分集中采购在实际运作中也容易产生盲目采购、重复采购等现象。
（二）石油企业物资管理部门的工作管理不科学
石油企业由于行业的特殊性，企业内部各个生产单元之间的地区分布相对较远，实际的物资管理工作很难有效进行。如果在这个过程中出现沟通不及时或者信息传递错误的现象，石油企业的供货链就会断开，导致企业大量人力资源和物力资源的严重浪费，给石油企业的经营发展带来一定的危害。
（三）石油企业物资管理信息化技术的应用相对落后
目前，石油企业在物资管理上，现代化信息技术管理还相对落后，导致石油企业物资管理各部门之间信息不通畅，在物资的采购、物资价格比较、采购合同的签订、物资质量等相关信息不能及时共享，使得物资管理各部门信息获取一直处于被动状态，需要很大的人力、物力和时间来获取相关信息，严重阻碍了物资管理工作的高效完成以及石油企业现代化管理水平的提升。
三、优化石油企业物资管理的对策
为促进我国石油企业物资管理的不断优化，企业管理者必须加强内部规章制度的建设以及采取必要的应对措施，尽快健全企业内部关于物资产业管理政策，学习现代化管理手段，使企业能够在激烈的竞争中度过石油工业“寒冬期”。
（一）提高物资采购管理工作水平
1、加强对物资采购计划编报的管理
对物资采购计划编报的管理是提高油田物资供应管理水平的基础。笔者认为，物资采购计划的编报应以满足油田企业生产需要、尽量减少库存积压和资金占用、提高物资采购计划的准确性等为原则，立足于对外部资源环境和内部需求特点的客观分析，以及对企业内外部管理资源的有机整合和综合运用，如此才能提高物资采购计划编报的准确性。为提高物资采购计划的权威性、有效性、实用性，还应强化对物资采购计划及参与计划编报人员的监督和考核，以增强他们的事业心和责任感。
2、加强对物资采购过程的管理
加强物资采购过程的管理是提高油田物资供应管理水平的重要环节，对此，笔者建议采取以下两项措施：（1）按照物资采购管理工作的要求，实行事前控制、事中监督、事后评价的业务管理运行模式，组建采购管理工作评价组，随机抽取已执行的采购计划，从采购计划的编制质量、执行过程、执行效果等方面进行采购后评价、管理诊断和效益评估。（2）每月对业务部门采购计划的编制质量和变更情况进行通报排名，并在物资管理例会上进行讲评，将其纳入季度绩效考核，要奖惩兑现，以保证采购计划编制的准确性和有效执行。
（二）完善物资管理规章制度，使监管有章可循、有法可依
石油企业平时只注重物资设备的使用，不充分考虑使用效益，缺乏健全的物资管理约束制度，导致企业的物资管理混乱。为防止这种现象，石油企业管理者首先应该加强对物资的管理意识，遵循“依法治企”的规则。加强对物资管理的政策、规章制度的宣传和培训。只有这样，才能在石油企业内部建立良好的物资管理机制，有效地改善、优化企业的物资管理体系。
（三）完善石油企业的现代化管理方式 ， 努力提升企业物资管理水平
[关键词] 行政事业单位；内部控制；采购业务
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 019
[中图分类号] F239.45 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）23- 0030- 03
内部控制是行政事业单位管理工作中的重要组成部分。由于行政事业单位的特殊性、内部控制的复杂性以及理论和实践上对内部控制重要性认识的不足，目前我国行政事业单位的内控建设普遍相对滞后，存在诸多问题。以采购控制为例，目前，我国行政事业单位采购控制不甚完善，极易导致舞弊、腐败等问题，成为干部违规、违纪、违法的高危领域。这些问题的存在严重制约了行政事业单位工作效率和效果，影响了行政事业单位的会计信息质量。因此，我们需要健全采购控制，增强内部控制的制衡性，抑制不法行为的发生。本文对行政事业单位采购内部控制的范围和目标的相关理论进行分析，并以公立医院①为例分析当前行政事业单位采购内部控制中存在的问题，进而设计出适当的采购业务控制要点及相应的业务控制流程图，最后提出了实现采购控制所需的主要控制措施。
1 采购控制范围和目标
行政事业单位采购控制是指在行政事业单位使用资金进行货物、服务和工程的采购过程中的相关控制。采购控制的范围主要包括对采购前的预算指标的控制以及采购后采购合同的签订、资金支出方面的控制。其中，采购前的预算指标主要关注采购事项是否已经在预算指标内，采购预算指标是否能满足采购支出金额。采购后合同的签订和资金支付等环节主要关注合同内容与投标文件、中标信息等法定内容是否一致，实际支付金额与采购合同金额是否一致等。
采购控制的目标主要是为了保证行政事业单位使用资金在市场择优采购过程中采购业务合规合法、采购环节科学合理、采购结果公平公开。行政事业单位存在很多单笔采购金额没有达到政府采购金额标准且不在政府采购目录中的采购行为，但累计金额较高，因此有必要设计内部采购机制加强管理。采购控制的最终目的在于通过控制采购的各个重要控制节点来防范采购业务中的差错和舞弊，进而强化采购层面的廉政建设，提高政府采购运营效率。
2 采购控制存在的问题
公立医院在运营中的药品、设备、医疗物资和办公、维修等物资的采购工作直接影响到医疗服务质量、安全和运营成本控制。公立医院采购控制过程中存在如下问题：
（1）缺乏专门的职能部门对采购活动进行全面控制。公立医院采购涉及科室较多，既有临床科研采购，也有日常办公和后勤生活采购，采购项目琳琅满目，多头报账、多头负责，这给公立医院的财务管理带来了困难，常出现账实不符、多领少用、冒领等现象。公立医院主要依靠设备科、供应科和总务科等科室进行自我控制，外部虽然有审计、纪检等部门的参与，但控制力度不够。
（2）供应商多，服务质量参差不齐，采购方式多样，来源渠道复杂。由于公立医院采购涉及品种多，采购部门多，对供应商资质要求不同，常出现供应商无证经营的现象，对公立医院的安全运行产生不良的影响。此外，公立医院目前的采购方式主要以招标采购为主，个别采用直接市场采购。招标采购中，既有全国、全省招标，也有地市招标，还有公立医院自行招标等，方式多样，导致公立医院使用产品的来源渠道复杂化，大量成本都消耗在流通和库存环节。
3 采购控制要点及流程图
公立医院采购控制要点包括物质采购、工程采购、药品采购和零星采购4个方面。
3.1 物资采购控制
物资采购控制需要合理设置岗位，确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，加强岗位制约与监督，不得由同一部门或一人办理库存物资业务的全过程。库存物资由公立医院统一采购，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等按相应规定执行，纳入政府采购和药品集中招标采购范围的，必须按照有关规定执行。加强验收入库管理，根据验收入库制度和经批准的合同等采购文件，组织验收人员对品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收并及时入库；所有药品及库存物资必须经过验收入库方可领用；未办理验收入库手续，一律不得办理资金结算。
3.2 工程采购控制
工程采购控制需要确定工程采购权限，对工程采购权限内的部分，经办部门负责人要对费用、质量进行实际考察，根据要求签订合同、协议，报主管院长批准后，方可按合同、协议内容施工；对工程采购权限外的部分，要由总务处、医学工程处提出立项计划，通过招标进行费用比较和调研，写出书面报告，经院领导班子讨论通过，院长审批。
3.3 药品采购控制
药品采购控制需要建立健全药品采购制度。明确岗位职责、权限，确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等不相容岗位相互分离，合理设置岗位，加强控制和监督。根据药品供应情况及业务要求，确定批量采购或零星采购，实行储备定额计划控制，最大限度降低库存储备。批量采购由采购中心、归口管理部门、财务部门、审计监督部门、专业委员会及使用部门共同参与，确保采购过程公开透明，切实降低采购成本，在与经销商或厂商进行商务洽谈时，应保证两人或两人以上人员参与，并做好会谈记录，参与人员在记录单上签字备案。
3.4 零星采购控制
零星采购控制要求小额零星采购由归口管理部门对价格、质量、供应商等有关内容进行审查、筛选，按规定审批。零星采购按照预算外采购项目管理，科室提出申请，经相关部门负责人审议后，批准采购。
4 实现采购控制的主要控制措施
单位应当建立健全包括行政事业单位组织机构设计、采购计划的编制与审核、采购方式的确定、合同的签订与备案以及采购项目的组织验收在内的5个采购控制环节。
4.1 组织机构设计
采购管理机构是包括采购监管决策机构、采购日常管理机构及单位采购实施机构3个层次的采购管理组织体系。单位应设立采购领导小组，由分管财务工作的领导任组长，成员由相关部门主要负责人共同组成，主要职责是研究决定采购重大事项，审定本院采购实施计划和采购方式；审定各采购单位定额标准以上重大项目的采购需求、公开招标文件和采购合同；审定内部采购预选供应商库和采购机构库名单；监督各采购单位采购工作，查处采购违法行为；其他相关采购工作。并对过程进行监督，不参与预选供应商抽取和评标等具体工作；参与采购中有关质疑、投诉问题的处理；受理供应商提出的回避申请，并按照回避制度对相关人员进行审核。
4.2 采购计划的编制与审核
按照“先预算，后计划，再采购”的工作流程，各单位应先规范填报集中采购预算，编报并录入采购计划后，方可实施采购。年初集中采购预算在年初与部门预算同步编制，主要体现预算支出规模和方向，可以粗编。集中采购预算要应编尽编，属于集中采购范围的支出项目应编制集中采购预算。加强采购预算和采购计划的衔接，建立预算编制、采购计划和资产管理之间的沟通机制。根据本单位工程、货物和服务实际需求及经费预算标准和设备配置标准细化采购预算，列明采购项目或货物品目，并根据采购预算及实际采购需求安排编报月度采购计划。采购小组应对各单位提交的集中采购预算进行审核，属于集中采购范围的支出项目但未编制集中采购预算的，应责令其重新编制。建立采购需求单位内部的分权和岗位分离机制，采购需求计划评审要设置不同岗位进行管理。
4.3 合同的签订与备案
采购单位依据中标通知书，严格按照采购中标结果以及合同管理的相关要求同中标供应商办理合同签订手续；采购单位应将签订的采购合同，提交采购小组备案，只有合同备案后才能启动后续采购资金支付工作；采购单位应做好采购合同等采购文件的分类、建档保管工作，防止资料遗失、泄露。采购文件的保存期限为自采购结束之日起至少15年。采购文件包括采购预算、政府采购登记表、招标文件、投标文件、质疑答复、中标通知书、合同、项目成果、验收证明及其他有关文件资料。
4.4 采购项目的组织验收
由相关部门或指定专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对重大采购项目应当成立验收小组，由技术、法律、财会等方面的专家共同参与验收工作。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。在收到采购的货物、服务或工程项目竣工后，采购单位应组织对货物、服务进行验收或对工程项目进行竣工决算。相关验收或竣工决算工作，应严格依据资产管理、项目管理的相关规定进行。在协议采购方式下，采购单位应自供应商履行合同义务之日起10个工作日内组织验收。验收或竣工决算完毕后，应及时向采购小组备案验收报告、审计报告（如有），才能进行尾款支付工作。
主要参考文献
[1]刘永泽.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连：东北财经大学出版社，2013.
[2]刘永泽，唐大鹏.关于行政事业单位内部控制的几个问题[J].会计研究，2013（1）.
[3]樊行健，刘光忠.关于构建政府部门内部控制概念框架的若干思考[J].会计研究，2011（10）.
[4]刘永泽，张亮.我国政府部门内部控制框架体系的构建研究[J].会计研究，2012（1）.
