关键词：档案业务指导；谁指导谁；指导什么；思考
1 思考之一：档案业务指导是谁对谁的指导
档案业务指导是谁对谁的指导呢？笔者认为，这一问题的实质是“谁指导谁”。要回答这一问题，必须弄清档案业务指导的主体和客体的具体所指，即“谁指导谁”中的两个“谁”具体是指谁。很显然，前一个“谁”是档案业务指导的主体，后一个“谁”是档案业务指导的客体。那么，“谁指导谁”中的两个“谁”分别具体是指“谁”呢？根据《中华人民共和国档案法》第六条（该条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。”“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”）、第七条（该条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”）和《中华人民共和国档案法实施办法》第七条（该条规定国家档案局履行“对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导”之职责）、第八条（该条规定，县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门履行“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为”之职责）、第九条（该条规定机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构履行“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”和“监督、指导所属机构的档案工作”之职责）之有关规定，笔者认为，可从以下六个方面去理解档案业务指导是谁对谁的指导：
1.1 国家档案局依法对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作所进行的业务指导。档案业务指导的主体是国家档案局；客体是中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体，中央级国家档案馆，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门。需要指出的是：这里的“国务院直属企业”是指机构改革后由行政机构改为企业的单位，如国家电力公司等；这里的“全国性社会团体”是指根据国务院关于社团登记的行政法规的规定，无需进行社会团体登记的全国性团体，如中国文联等。另外，县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门也必须接受国家档案局的指导。
1.2 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门依法对本行政区域内的档案馆以及其他机关、团体、企事业单位和组织的档案工作所进行的业务指导。档案业务指导的主体是县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门；客体是所辖行政区域内的档案馆以及其他机关、团体、企事业单位和组织。需要指出的是：只要是本行政区域内的档案工作，不论是档案馆所为，还是其他机关、团体、企事业单位和组织所为，也不管这些单位的级别，都应当依法自觉地接受所在地档案行政管理部门对档案工作所进行的业务指导。
1.3 乡、民族乡、镇人民政府指定的负责保管本机关档案的专门人员依法对所属单位档案工作所进行的业务指导。档案业务指导的主体是乡、民族乡、镇人民政府指定的负责保管本机关档案的专门人员，客体是所属单位。需要指出的是：这里的“所属单位”，既包括乡、民族乡、镇人民政府所属的站、所等各部门，也包括乡、民族乡、镇人民政府所属的村镇和企业。
1.4 机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构依法对所属机构档案工作所进行的业务指导。档案业务指导的主体是机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构；客体是所属机构。需要指出的是：机关、团体、企事业单位和其他组织与所属机构存在上下隶属的关系，对所属机构的管理就是由这种隶属关系所决定的。这种管理不是社会管理，属于单位内部的管理。一个单位的管理涉及许多关系方面，档案工作就是其中的一个方面。当然，这些下属机构的档案工作也具有相对的独立性，其档案工作一般都是自己负责，作为上级机关、团体、企事业单位和其他组织并不代替所属机构具体的档案工作，所要做的事就是对档案工作进行业务指导。
【原刊地名】南京
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。
第一章 总则
第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部
门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
关键词：高校档案；档案管理；达标工作
中图分类号： G271 文献标识码： A
高校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，是维护学校历史真实面貌的重要工作，是科学文化事业的一部分。提高高校档案管理水平，完善高校档案建设成为全国高校档案系统的工作之重。鉴于此，四川建筑职业技术学院积极开展了档案管理升级考核达标创优活动，使得本校的档案工作再上新台阶。
四川建筑职业技术学院档案馆从2010年下半年开始准备四川省高校档案馆达标的一系列工作，三年来，本院根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》，并结合我院工作实际，以创优达标为馆内工作的重中之重。不断提高管理水平，完善档案网络管理，加强全院教职工、学生档案意识，有效保护、利用档案。经过学院档案馆全体工作人员的努力，档案管理整体水平显著提高。为今后学院档案事业的发展抛砖引玉。
1、档案工作实行综合管理是完成达标工作的先决条件
四川建筑职业技术学院按照集中统一管理的原则设置档案馆，该档案馆由学院副院长领导，对全院档案实行统一管理。档案馆设馆长一名，专职档案员三名，兼职档案员34名。档案馆负责各部门、各系档案工作的组织协调、业务指导、检查、监督；共同执行学院的档案管理规章制度。收集院长对档案工作的审批文件、档案馆馆长任命文件。各部门、各系将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入各单位和有关人员的岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学校规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作同步。
2、建立健全学院档案管理机制是完成达标工作的保障
依据国家档案局下发的《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》的要求，结合四川建筑职业技术学院实际工作的需要，本馆制定出以下制度：档案馆库房管理制度、档案查阅与利用制度、档案鉴定与销毁制度、档案工作统计制度、档案工作安全与保密制度、四川建筑职业技术学院档案馆突发事件应急之处管理办法。审核修改后的主要规章制度制作上墙。落实建立健全档案工作的检查、考核与评估制度。收集材料《档案工作年度考评办法》。定期布置、检查、总结、验收档案工作。收集年初计划、评审前检查、年度总结、归档时验收材料及记录。为了落实各项制度，本院档案馆制定了《四川建筑职业技术学院档案管理制度汇编》，并印发给各部门、各系档案工作人员，为了便于各专兼职档案员相互交流，本馆建立了四川建筑职业技术学院档案员QQ群，在群内共享上上传了档案移交(接收)登记表、查(借)阅档案登记表、、四川建筑职业技术学院各类档案管理实施办法等在工作过程中所需要的文件、表格。我院建立了健全的学院档案机构并配备专兼职档案人员且相对稳定，工作一旦变动要求及时办理档案移交手续。同时档案机构对各部门、各院系及附属单位的档案工作定期进行监督、检查和指导。
3、档案工作形成管理网络是完成达标工作的必备条件
四川建筑职业技术学院明确规定了各部门、各院系分管档案工作的领导，并在岗位职责中添加相关内容。各部门、各院系指定了兼职档案工作人员。本档案馆制定了专兼职档案工作人员通讯录、四川建筑职业技术学院档案管理流程图、四川建筑职业技术学院档案管理网络图。本馆档案人员全部达到大专以上文化程度，硕士研究生所占比例达54.1%，中级以上专业技术职务所占比例达59.5%。
本院专兼职档案员按照工作程序进行文件材料的形成、积累。工作结束时，按归档要求，进行整理、立卷，经本部门负责人审查合格后归档。确保了档案的完整性、准确性、系统性。
4、加强档案意识是顺利完成档案达标工作的基础
学院档案工作形成了主管院长领导下的由档案馆3名专职档案员，各教学系、各部门共34个系部的34名兼职档案员构成的管理网络。各部门、各院系都有分管档案工作的领导，同时，档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理。档案馆组织的定期活动有：每学期单周星期三定期进行业务学习；每年四月定期召开“年度档案工作会议既专兼职档案员培训会议”；每年9月，定期对新一届入学的新生进行爱校教育——参观校史陈列馆。
为进一步规范我院档案的收集、整理、立卷、归档、移交等工作，强调明确各部门归档范围及存放地点，以及更进一步推广南大之星四川建筑职业技术学院档案管理系统的使用，提高档案工作人员业务知识与工作能力，档案馆每年四月定期召开年度档案工作会议暨专兼职档案员培训会议。
5、整理、收集档案达标的材料是达标工作的重点
依据四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准，在档案达标工作中档案材料的整理、收集在评分体系中的位置相当重要。为了使学校档案门类齐全、内容充实、除了完成学院建设和管理工作需要的同时，不断加强档案收集工作，达到上级档案部门的规范要求，本馆先后多次按部门、按系、按归档要求对各部门、各系散失档案进行了全院征集。据统计本馆档案馆藏21410卷。本馆安排了1名同志带领4名外聘人员专门负责档案的著录、扫描，发现问题及时纠正解决，不能够及时解决的做好记录，以后想办法解决。对一些移交手续不完整的档案材及时补充。在工作过程中检查了是否有热敏纸，铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹的归档文件。
档案馆已建立档案计算机网络管理，使用了档案管理软件。各门类、载体档案全部实现案卷级管理。文件级目录实现计算机管理，声像档案实现数字化管理，
归档电子文件刻录成光盘保存。各种门类和载体档案检索工具齐全，例如建立分类目录、专题目录、全引目录、重要文件目录。并且编制档案馆全宗指南、档案馆指南、组织沿革、大事记、学院重大会议概要、科研成果简介、档案信息简报。请专业公司开发、建设学院档案网站，本馆自己维护。
这些活动不仅更新了档案知识，而且与档案界加深了联系和沟通，促进了本院的档案管理工作。档案馆达标工作不能够闭门造车，所以本馆走访了四川国际标榜职业学院档案馆、绵竹档案馆等高校和单位，吸取其经验。通过交流、学习，使得我院在档案管理规范化达标的道路上少走了不少弯路。
本次我院档案达标工作，不仅提高了我院档案工作的管理水平，而且实现了库房管理现代化、科学化、智能化，还完善了档案现代化管理设备，学院拨专款购买了查询机 、高速扫描仪、刻录机、照相机、摄像机、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器。
参考文献：
一、指导思想和基本原则
指导思想：以《干部档案工作条例》、《干部档案工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，紧紧围绕我市的经济建设和组织工作大局，推进干部人事档案工作的制度化、规范化和科学化建设，提高干部人事档案整体质量，为全市领导班子和干部队伍建设提供更加优质高效的服务。
基本原则：（一）根据干部管理权限和范围，实行集中统一、分级负责管理干部人事档案，切实维护档案的完整、准确与安全，积极为组织人事工作服务。（二）市直单位管理干部人事档案不足100卷的要集中到市委组织部、市人事局管理。超过100卷并具备保管条件的要由单位组织或人事部门一家管理；县区以下机关单位的干部人事档案，实行由县区委组织部集中管理或由县区委组织部、劳动人事局、教育局分别集中管理；企事业单位的干部人事档案，具备保管条件的，由组织或人事部门一家集中管理。不具备保管条件或干部人事档案很少的单位，其干部人事档案由上一级单位管理。（三）干部人事档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部人事档案要固定专人、专库管理，业务工作要接受本单位组织部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
二、进一步明确干部人事档案管理的责任
加强对干部人事档案管理工作的监督，必须明确责任，发挥各部门的职能作用，形成各有关部门互相配合、协调一致的工作机制。
各级档案管理部门的主要职责是：选派党性强、作风正、守纪律、保机密，具有较高业务水平的党员干部专门负责干部人事档案的管理工作。严格执行档案材料收集归档和档案管理的各项规章制度，在收集材料时，要坚持通过正常的组织渠道，个人报送或非组织渠道报送的材料一律不予收集归档；在接收新形成的学历、学位材料时，必须经过有关部门的认证；在接收技术职称、入党、任职等重要材料时，要结合档案中历史材料的记载情况，进行认真细致的甄别；在接收更改出生年月、参加工作时间等材料时，要结合干部本人档案，对照政策规定严格审核把关。发现入档材料有伪造嫌疑或是违反政策规定形成的，要及时予以扣留，待查实后移交有关部门作出处理。
档案材料形成部门的主要职责是：按照有关要求准确规范地形成档案材料，建立主动送交材料归档的制度，在材料形成一个月内主动把形成的档案材料送交干部人事档案管理部门归档。形成材料部门领导负责对材料严格把关，不得出现涂改、伪造档案材料的现象。凡涉及到填写“三龄一历”的，由单位组织人事部门与经组织部门审定过的履历表进行认真核对，填写不一致的，要求干部本人重新填写。
档案管理人员的主要职责是：要熟悉干部人事档案管理的相关政策法规和文件要求，热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密规定，认真执行干部人事档案管理工作的各项规章制度。工作中不得擅自转递干部人事档案或将档案材料归入档案，不得擅自涂改、抽取、伪造或销毁档案材料，不得擅自向外公开、泄露档案内容。
使用档案材料部门的主要职责是：要熟练掌握有关干部政策，了解档案工作业务，认真准确地使用档案记载的信息。在拟提拔干部和办理干部的考录、调动、接收等手续时，必须坚持先调档审核，避免因对档案审核不严、不细造成用人失误。审核档案中发现“三龄一历”等重要信息有涂改、伪造或前后记载不一致、使用不准确的，要按照干部管理权限和有关政策规定，实事求是地予以认定，并将认定结论材料装入本人档案。在问题未核实认定前，不得提交会议研究，不得办理相关手续。
干部本人在填写入档材料时，要本着对本人和组织负责的态度认真仔细、实事求是地填写，不得涂改、伪造档案材料。“三龄一历”严格按照经组织部门审定过的履历表或组织认定结论填写，记不清的向档案管理人员核实后再填，不得按照主观意愿随便填写。干部本人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
三、健全和严格执行干部人事档案管理制度
各级档案管理部门要结合自身实际，抓好档案管理各项制度的完善和落实，切实履行好收集、鉴别、整理、提供利用的职责，严把档案材料入口关，认真执行收集鉴别、查（借）阅、转递、学历学位认证、保管保密等各项制度，确保档案内容完整、准确。
一是严格执行收集鉴别制度。各级干部人事档案管理部门要准确掌握材料形成信息，严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》及时收集干部人事档案材料。档案管理人员要根据干部人事工作有关文件要求，对收集的材料进行认真仔细地鉴别审查，对不属于干部人事档案内容的材料要及时转有关部门，对手续不完备或不规范的材料要及时退回形成材料部门，待补齐手续、规范后收集归档，并将收集的材料按照收集时间、材料来源逐份登记。档案管理部门有权拒绝接收被涂改、圈划或者与干部档案中历史记载不符的入档材料。
二是严格执行查（借）阅制度。查阅档案前，应由查阅单位填写《查阅干部人事档案审批表》，由查阅单位主要领导签字，并派两名中共党员，携带身份证或工作证，按照有关规定办理审批手续后到阅档室查阅，不得凭调查材料介绍信查阅干部人事档案。查阅时档案管理人员必须始终在场监督，严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。干部人事档案一般不外借，确有特殊情况需外借的，要履行严格的借阅手续，出具由借档单位主要领导签字的《借阅干部人事档案审批表》，写明详细的借阅理由，报管档单位主管领导审批，借出时由档案管理部门密封，归还时由使用单位密封，档案管理人员对归还档案仔细核对后再入库。本市单位借阅档案，必须在当天归还，外地单位借阅档案，要在规定的期限内归还。
三是严格执行转递制度。干部人事档案应通过机要交通转递或派党员干部专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，没有整理的档案或已整理但存有零散材料的档案不准转递，不得扣留材料或分批转出。接收单位对转入的档案要仔细审查，特别是“三龄一历”，要认真核对，前后记载不一致的，要及时按政策予以认定，对有疑问的档案内容要与原单位及时沟通证实，由原单位出示证明材料，并由原档案管理人员签字。对于档案内容无法证实的，档案暂时不予接收。
四是严格执行学历学位认证制度。市委管理干部参加学历、学位教育的，在参加学习前，要填写《领导干部参加学历、学位教育审批表》，由所在单位组织人事部门审核后，报市委组织部干部培训部门审批。学习期满取得学历、学位证书后，填写《领导干部学历、学位认证表》，国内国民教育学历、学位须经过市教育局认证；境外学历、学位须经过国家教育部留学服务中心认证；党校系统学历须经过市委组织部干部培训部门认证。学历、学位认证后，各单位组织人事部门将学历、学位材料及学历、学位认证表统一报市委组织部档案信息科。科级以下干部参加学历、学位教育的，可参照市委组织部组通字［2003］53号文件执行。
五是严格执行保管保密制度。为确保档案的绝对安全，干部人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷不少于20平方米。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，不得在库房内阅档或办公。无关人员不得进入档案库房，库房内不准存放无关物品。
一、指导思想
以《中华人民共和国档案法》等法律、法规为依据，通过档案晋级工作提高全局工作人员的档案意识，建立和健全档案管理制度，理顺档案工作机制，夯实档案工作基础，提高档案管理水平，使档案管理更加科学化、现代化，让档案更好地服务于质监事业的发展。
二、工作目标
按分步实施、逐步完善的原则，扎实开展档案目标管理晋升工作，争取今年11月底前完成机关综合档案工作目标管理省一级的晋升申报及认定工作。
三、实施步骤
（一）准备阶段（时间：3月15日前）
1、成立档案目标管理晋级工作领导小组。档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高。为保证档案认定工作顺利进行，我局决定成立由韩萍任组长、王蓉任副组长、局属各部门主要负责人为组员的档案晋升工作领导小组，全面负责档案晋升工作。领导小组下设档案晋升办公室（以下简称达标升级办），任达标升级办主任，局属各部门兼职档案员田小娟、徐静华、谭俊逸、王秀华、向华菊为办公室成员。晋级办主任负责审核各门类档案的整理方案，检查档案整理质量，协调档案局到本局进行现场晋级指导和检查验收。局属各部门及档案员在晋级办主任的指导下负责各部门各门类档案整理、并对档案整理质量负责。
2、召开动员会。统一思想，提高认识，分别组织达标升级工作领导小组成员及达标升级办公室各成员认真学习省、市、县档案局有关档案工作文件，明确工作任务和要求，为档案管理上“省一级”在思想上打好基础。
3、建立档案晋级工作联络机制。局属各部门兼职档案员认真做好本部门文书、会计、科技、实物、声像、电子、专业档案整理移交工作。
4、组织和开展各专、兼职档案人员的业务培训。由本单位达标升级办协调县档案局给各部门兼职档案员授课，讲解档案管理学基础知识及各部门在本次达标升级工作中应达到的各项档案移交要求，努力提高局机关档案人员的档案工作水平。
5、按规定向县档案局分阶段申报晋级计划，并落实档案晋级所需硬件、软件设施的购置。
（二）实施阶段（时间：3月16日至8月30日）
1、做好局内各相关部门档案整理与移交工作。局属各部门对照本局《关于印发机关档案分类方案、归档范围、保管期限表的通知》（兴质技监[2013]28号）的文件要求，严格按文书、科技、会计、声像、实物、电子和专业档案七大门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由各部门兼职档案员负责。文书档案的整理工作，按照《省归档文件整理实施细则》（鄂档规[2011]7号）的规定进行整理。照片档案按照《省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规[2011]2号）的要求执行。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》和县财政局、档案局联合印发的《加快实施<会计档案案卷格式>的通知》（兴财会发〔2013〕54号）的要求执行。科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》的规定执行。专业档案严格按上级业务主管部门的规定要求整理。
2、档案移交时限
（1）文书档案：6月30日前完成上一年文书档案的整理并归档。
（2）会计档案：6月30日前完成上一年财务年度会计档案的整理并归档。
（3）声像档案（主要是照片）：8月30日前完成声像档案的整理并归档。
（4）实物档案：6月30日前完成实物档案的整理并归档。
（5）电子档案：6月30日前完成电子档案的整理并归档。
（6）科技档案：6月30日前完成科技档案的整理并归档。）
（7）专门档案：6月30日前完成专门档案的整理并归档。
各相关部门请于8月30日前完成上以上各门类档案的整理工作并同机关档案室办理移交手续。
具体整理规范：
①卷内文件材料有序排列；
②加盖档号章并填写；
③在科怡档案软件内，录入目录；
④打印归档文件目录或卷内目录；
⑤编制及打印案卷目录、卷内目录或归档文件目录；
⑥编制各门类档案检索工具：如打印、粘贴封面及脊背；
⑦装订各种门类档案目录放置档案检索工具柜。
3、做好编研开发工作和各种簿册的建立
由负责做好编撰本单位的全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案利用效果实例、主要业务基础汇编等。
由负责全宗卷、《安全检查记录簿》、《档案工作会议记录簿》等8种簿册的规范建立。
（三）自查、申报、总结阶段（时间：9月1日至9月30日）
（1）按照《省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分（责任人：）。
（2）9月30日前请县档案局的专家领导现场检查指导。
（3）对不符合标准的进行查漏补缺（责任人：局属各部门；哪个地方有问题由原负责此项工作的继续整改）。
（4）由负责申报材料、验证材料和审批材料的编制工作，各门类档案的整理人员负责编制检索工具并提供相关统计数据。
（四）现场评审验收（时间：10月8日至11月31日）
邀请市、县档案局的专家及上级主管部门领导进行现场评审验收。
四、工作要求
（一）高度重视、全力支持。此次档案晋级工作验收标准高，时间紧、任务重。因此各部门在思想上要给予高度重视，在行动上给予人力、物力、财力的全力支持，合理安排工作，兼职档案员要全力协助档案升级达标工作，在档案整理质量上要切实把好基础关，确保按时完成每阶段的任务。
档案行政管理体制包括若干环节、要素，完善档案行政管理体制要做的工作也是多方面的，是一项系统工程，本文仅从档案法制的协调、统一这一角度，阐述对档案行政管理体制改革的一些看法。
一、档案法制冲突、抵触的现象及原因
法规的不协调、不一致现象，在我国相当普遍，已成为困扰法制建设的一个严重问题，不少行政规章政出多门，缺乏统一性，一些规章甚至与法律法规冲突或不协调，使公众和企业无所适从。
档案法规也同样如此，一些部门制定有关档案工作的行政规章，站在本部门的角度看待档案工作，按照自己的要求制定档案工作管理规范、办法，从而产生与档案法律法规不协调的现象。至于各种规范性行政文件，这种现象就更突出了，很多行政管理部门从自己的业务工作出发，对档案工作提出了具体要求，而不少具体管理要求实际上已超越了档案行政管理部门制定的业务管理规范的范围，违背了业务规范的原则。特别是各级政府行政管理部门在本行业、专业、系统具体业务考核、验收工作中，设立超越档案业务管理规范的要求，从而造成档案管理的混乱、无序，影响档案工作的正常开展。
我们听到不少这样的反映，为了应付某项检查、验收，基层单位的档案常常要按该行业的要求重新进行整理，或者另行整理一套，造成大量文件的重复，许多不该归档的文件材料也进入档案，甚至有文必档；按照该条线的要求，自行划定保管期限。显然，这是对档案业务建设规范的擅自超越，严格讲，这是违反《档案法》的规定的。《档案法》第三章第十条明确了“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”，由此可见，作为非国家档案行政管理部门，根本无权设定档案的归档范围。
分析这些现象产生的原因，主要有这样几个方面：
首先是相当多的政府行政管理部门本位主义思想严重，过分强调部门利益，在对档案工作提出要求时，往往只考虑本部门工作方便，从而把该部门的档案工作游离于整个档案工作之外。尽管其主观上是加大了对档案工作开展的督促力度，把档案工作列入了多方面工作的考核要求。但结果影响了档案工作的统一、协调，割裂档案资源的内在联系，不利于档案事业的全面发展。
其次是档案法制意识淡薄。政府各个部门应该是依法行政的主体，从理论上讲，应该是法制意识比较强的部门。但事实上，政府部门不依法行政的情况仍然时有发生，这主要是由于长期以来，我们不是依法行政，而是依权行政，行人治而非法治，“红头文件”可以不遵循法律法规。一些部门的法制意识还很淡薄，档案法制意识就更差了。为了协调、统一档案行政规章，《档案法》实施办法作了明确，“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”
第三，档案行政管理部门依法管理档案事务的主动性不够，宣传工作不到位，满足于在本系统学好有关法律法规。对于需要全社会共同遵守的内容，以及贯彻落实情况，宣传监督不力；更有甚者，有些违背档案法规、行政规章的规范性文件竟是档案行政管理部门与有关主管部门联合制发的，这就更令人担心了。它起码说明了我们不少档案行政管理部门的工作人员对档案法规的掌握还不是很透彻、很全面的，执行得也不严格。有时，在联合发文时即使觉得有些内容不够妥当，也会认为人家重视档案工作，我们要积极支持、配合，不能打击人家工作的积极性。殊不知，这样一来却是好心办错事，自觉不自觉地知法违法。
二、档案法制不一致的后果
档案法规、规章及相应的规范性文件的相互冲突、抵触，对档案事业的发展产生了极大的负面影响，甚至会对政府行政管理体制的高效有序运行起到阻碍作用。
1. 不一致的规范，多头要求，使基层单位无所适从。开展档案工作，档案行政管理部门制发的规章、规范显然是最具权威性的，也是各单位应该遵照执行的。但是，要做好其他方面工作，通过有关主管部门的考核验收认证，却又使得基层单位不得不按照他们的要求去做，相当多的考核验收都要求有完备的档案资料，这本是好事，问题是不少要求偏离了档案管理部门制定的规章、标准、规范，另行其事，单独设立标准。如果仅仅是作为基层单位的内部资料考查倒也罢了，可若干部门却将其列入档案序列，与原有档案并存。这就使得基层单位很矛盾。有很多单位只得另起炉灶，重新整理一套档案，从单位原有档案中复印一部分文件，再收入大量无须归档的文件，整理立卷，应付检查。
2. 有关主管部门随意扩大档案的归档范围，大量提升档案保管期限，造成了有文必档、重复归档，加重了基层单位的负担。
3. 从对整个档案资源的管理上看，容易造成档案资源管理的混乱，国家档案行政管理部门代表国家统管全国档案资源，地方各级档案行政管理部门相应地管理本行政区域内的档案资源，这一具有中国特色的档案资源管理体系有利于国家对档案资源的管理、监控，便于从整体上发挥其作用，而规章规范的不一致，打乱了这一体系，造成了一定程度的混乱。
4. 法规、规章的不一致，甚至相互冲突，使人们对档案法律、法规的权威性产生怀疑，进而影响档案法律法规的进一步贯彻实施。由于这些有悖于档案基本法律法规的各种规章、规范的存在，搅乱了人们的认识，一般人根本无从分辨，从根本上动摇了人们的法制信念。这不仅会对档案工作的发展产生负面影响，还会使人们对政府的管理机制、能力产生怀疑。加入WTO后，这种状况必须有根本性改变。
三、协调统一档案法制的途径
协调统一档案法制，可以从多方面入手做工作。就法律、法规这一层面而言，《中华人民共和国立法法》已有了明确规定。《立法法》对法律冲突问题设计了三种解决机制，一是明确了五个法律适用规则；二是规定了备案审查制定，主要实行被动审查；三是规定了对冲突法规的裁决和改变与撤销制度。
对于各种行政规章、规范而言，《档案法实施办法》也已有明确规定，各部门制定具体档案管理制度和办法，需经同级档案行政管理部门同意，这为这一层面的规章、制度设立了协调统一机制。
如何有效地落实各种协调机制，是我们统一档案法制的关键。
1. 档案行政管理部门要依法行使好自己的权利，严格审查把关，特别是对一些与档案部门合发的规范性文件更要仔细斟酌，防止冲突情况的发生。这对档案行政管理部门的要求也相应提高了。首先，档案法制工作人员的素质要进一步提高，对档案的基本法律、法规要相当熟悉，而且要能吃透其精神，把握精髓，深刻理解，这样才能从法制的一致性角度来审视各种相关规章、规范。其次，档案行政管理部门的法制管理手段要进一步完善，充分利用计算机技术、网络技术，提高信息化程度，完备检索途径，及时全面掌握各种法制信息。第三、要牢固树立法制意识，实行责任追究制度。档案行政管理部门内部要有一定的制约机制，档案行政人员的法制意识要进一步提高，严格依法行政，已经档案行政管理部门（法制工作人员）审查或同意的规范性文件如果发生与现行其他效力更高的法规相冲突的情况，要追究相关人员的责任。
一、职工档案工作是否需要档案行政管理部门的规范管理
2004年7月1日，《中华人民共和国行政许可法》颁布实施。大连市在2001年出台的关于各类企业保管本企业职工档案需经行政审批的有关文件，即告废止。而新的职工档案管理办法尚未出台。在这种情况下，各类企业保管职工档案的现状又如何呢？
社会主义市场经济发展到今天，民营企业如雨后春笋。据大连市2005年最新统计，民营经济对全市GDP的贡献率达到50．1％。在民营企业就业的职工数量也不断增长。但民营企业职工档案工作的规范管理工作，发展却十分不平衡，甚至部分民营企业还没有档案规范管理的概念。因此，在档案行政管理部门查办的案件中，民营企业发生职工档案丢失、损毁、涂改等现象屡见不鲜。另外，国有企业在改制、兼并、破产过程中，职工档案的流向、安全保管、转递等工作；“三资”企业职工档案规范管理工作，都存在许多亟待解决的问题。由此可见，在《行政许可法》颁布实施后，各类企业职工档案的规范管理，已经成为新的课题摆在面前。
除上述企业管理职工档案所面临的问题之外，在市场经济条件下，社会上还出现了大量的劳动机构代管职工档案的现象。这些劳动机构，多数是私有经济组织，以就业培训、劳务中介、各类保险为主要经营手段，代管流动职工档案并收取档案保管费。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全、档案的真实性，构成了直接威胁。
上述情况表明，市场经济条件下，职工档案工作面临着严峻的问题。职工档案的安全和利用，关系着职工的切身利益，职工的就业、失业保险、连续工龄计算、特殊工种待遇、退休等一系列问题的解决，绝大部分都需要由职工档案提供原始凭证。大连开发区曾发生一名失业职工因档案丢失无法享受失业金而自寻短见的事情。职工档案的安全和规范管理工作，已经成为维护社会稳定，建立社会主义和谐社会的重要组成部分。职工档案工作，已经不是需不需要档案行政部门规范管理的问题，而是如何针对社会主义市场经济条件下的新情况、新问题，实事求是，创新工作，寻求科学而行之有效的规范管理方法的问题。
二、建立职工档案规范管理的框架体系
2005年6月1日，《大连市职工档案管理办法》颁布实施。该《办法》在建立一个职工档案科学、规范而具有较强可操作性的管理框架体系方面，作了有益的探索。
一是明确规定职工档案的归属与流向。市场经济条件下，职工情况纷繁复杂，职工档案工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。对于各类企业，要求他们在具备规范管理职工档案的条件下，保管本企业职工档案。自谋职业人员、自费出国人员、个体工商户的雇员以及其他流动职工档案，统一交由劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动机构保管，坚决取缔其他任何形式的劳动机构保管职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。实行养老金社会化管理的退（离）休人员档案，由退休人员社会化管理服务部门负责。大连市对职工档案归属与流向的统一和规范管理，覆盖了职工档案的方方面面，不留死角，是确保职工档案安全的基础，是职工档案归范管理的重要组成部分。
二是制定职工档案管理机构保管档案的业务工作标准和规范。针对档案安全及规范管理工作中存在的问题，《办法》从档案库房硬件条件，职工档案的管理体制，各部门及专（兼）职档案员职责，利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、利用，到每份职工档案的规范整理，转递职工档案的方式、方法等，都制定了细致而具体的业务工作标准和规范。
三是制定职工档案管理机构必须履行的工作职责。其中，针对部分企业和劳动机构对职工档案只封存保管，不注重收集的问题，《办法》着重提出对职工档案的收集、归档要做到连续、完整、准确的要求，特别应加强对职工工资、合同、保险、退休等有关材料的收集。
四是制定了职工档案的查阅、借阅和转递制度。在职工档案安全管理工作中，最容易出现问题的环节，往往出现在档案的利用和流动过程中。严格规范档案借阅、转递的工作流程，将最大限度避免档案的人为损失。
上述职工档案管理的业务标准、工作职责、规章制度、归属流向等的制定，形成了职工档案规范管理的框架体系。有规矩，才能成方圆。但这些管理体系的运作和实施，还有赖于档案行政管理部门的依法行政。
三、行政管理和执法部门在职工档案规范管理工作中的职责
在《行政许可法》颁布实施之前，大连市的各类企业，必须在具备管理职工档案各项条件，经市档案行政管理部门及市劳动和社会保障部门认定审批后，才能保管本企业职工档案。新颁布的《大连市职工档案管理办法》，对职工档案行政管理和执法部门的工作职责、工作方法作了较大修改。在对企业管理职工档案的监管工作中，取消了行政审批，代之以法律法规的宣传、行政监督和业务指导。为确保各类企业对职工档案的规范管理，档案行政管理部门通过电台、电视台、报纸，在全市组织了形式多样、内容丰富的宣传教育活动。在此基础上，对各类企业保管职工档案，采取登记、备案这一新的管理模式，即企业管理职工档案，首先到档案行政管理部门登记、备案，档案行政管理部门在备案后，立即按照职工档案规范管理的相关业务标准和规范，开展指导工作。最后由档案行政管理部门及劳动和社会保障行政管理部门共同对企业职工档案管理工作进行检查，作出检查结论后提出整改要求。运用这种管理模式，既明确了行政管理部门的职责，又确保了职工档案管理不留死角，从而使大连市职工档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。
