为保护、挖掘和弘扬临川文化，打破制约档案事业科学发展的“瓶颈”，早在2004年，作为中西部欠发达地区的抚州就顺应形势，超前谋划，提前启动了市、县两级档案新馆建设工作。由市级示范到县区推进，由艰难起步到全面铺开，档案新馆建设走在全省前列。目前，全市12个综合档案馆，已建新馆9个，新批项目1个，规划立项1个。全市综合档案馆库建筑总面积从2005年仅有6800平方米跃升至2011年的30000平方米，足足增长了3.5倍，标志着抚州市档案事业的发展迈上一个新台阶。
秉持“实干为先”理念，平凡之中奋发有为争有位
档案馆做的是平凡的工作，但事关决策方略、政务要事，情牵千家万户、百姓冷暖。抚州档案人坚信只有在平凡的工作岗位上有所作为，才能赢得社会的尊重和应有的地位。因而广大档案干部脚踏实地开展基础性工作。主要体现在五个“多”上：
一是深入调研多汇报。前些年，抚州市各级档案馆普遍存在库容面积狭小饱和，设备陈旧落后，无法接收和安全保管档案的问题。针对这种不利状况，市档案局对全市的档案馆库情况进行了详细的调查摸底，形成了专题调研报告上报市委、市政府，主动汇报并争取市委、市政府对档案工作的关心支持。同时邀请领导现场视察档案馆库建设情况，加深了领导对档案工作的了解。2005年，市国家综合档案馆新馆被批准立项。2006年6月，新馆建设工程如期竣工。2007年，正式投入使用。
二是下到基层多帮助。市档案局历任领导每到一个地方调研或检查工作，都会尽力帮县级档案部门说话，以市里建馆为例与当地党政领导协商新馆建设问题。有时就和当地领导深入库房，现场办公。看到才几百平米的破旧简陋的库房，领导们真切地感受到这样的设施条件确实无法接收和安全保管档案，更不用说利用档案，发挥档案的社会功效了，领导们更深切地认识到了新馆建设的重要性和迫切性。
三是创新载体多宣传。2010年9月，市档案局在全省档案系统首次将档案法律法规知识咨询服务直通抚州人民广播电台新闻综合频道演播室，解答听众提出的有关问题；同年11月，市档案局、抚州日报社首次联合在《抚州日报》开设《兰台天地》宣传专栏，每周一期，将抚州档案工作全方位、多角度、多形式地展现给广大读者；特别是2011年举全市档案系统之力，首次利用全市12个国家综合档案馆馆藏档案进行深度编研加工，经过几个月的艰苦努力，正式出版发行了150余万字的书籍《兰台见证历程》，为中国共产党成立90周年献上了一份厚礼。
四是开展活动多展现。市档案局每年都会联合市人大开展了档案执法检查活动，对存在问题的单位要求加强整改，年终进行跟踪检查；2011年“七一”期间，开展档案展览宣传活动。市委组织部和市档案局联合举办了《强基固本党旗红》专题展，在市档案馆爱国主义教育基地展览中心对外展出，市直机关单位党员干部前往参观学习；广昌县档案局也围绕建党90周年举办了《光辉历程――庆祝中国共产党成立90周年党报展》。
五是抢抓项目多争取。市、县两级档案局、发改委联合向上跑项目争资金，取得了一定的成效。2010年，全年争取上级馆库建设资金共计1110万元，其中争取江西省县级档案馆建设设备购置补助资金项目经费620万元，占全省项目资金的31％。争取国家首批中西部地区县级档案馆建设项目经费490万元，占全省争取国家项目总数的六分之一。市档案局因此荣获全市目标管理考评争资金、争项目先进单位。
在抚州档案人的努力下，各级党政领导在重视档案工作方面形成了共识。市委书记龚建华在视察市档案局时，特别谈到了档案工作的重要性，他说：“我们要解决问题，确实离不开档案。档案工作以往是不为人们熟知的领域，现在查阅利用多了，今后还会成为‘热土’”；为了加强对档案工作的领导，市长张和平在新一届政府领导分工时，明确档案工作由常务副市长和秘书长共同分管；近年来，市财政为市档案局追加了改制企业档案保护、设备购置等经费近90万元，档案保护费纳入了同级财政预算。各地安排足额资金投入档案馆库建设，全市9个新馆地方配套资金(不含土地款)总额达3260余万元；市里为档案局增批了档案技术保护编研科，增加人员编制2个，正科职数1个。交流了一名领导干部，新提拔了一名副调研员；2010年，市人大代表和政协委员在“两会”上分别就重点工程和重点建设项目档案管理工作作了专题发言，提出专门提案，这在抚州市历史上尚属首次。特别值得一提的是，2011年我市档案工作成功实现了“三个纳入”：首次将全市档案事业发展纳入抚州市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要，首次将重点工程档案、新农村建设档案工作纳入全市目标考评体系，首次将新农村建设档案工作纳入全市新农村建设规划。
尊崇“科学为本”准则，合理规划高标定位谋大局
我们坚持用科学精神贯穿新馆建设始终，尊重科学规律，重视技术要求，理性严谨，求实创新。具体来讲，就是突出了
“三抓”：
一抓当前，利长远。务实谋划“抓当前”。按照“成熟一个，建设一个”的原则，对条件基本成熟或接近成熟的新馆建设项目，在政策、资金、项目办理等方面加大扶持力度，促成建设工程早日启动。科学规划“利长远”。按照上级文件精神，加强组织领导，积极做好县级综合档案馆建设规划编制工作，先后两次召开了全市县级档案馆建设规划编制工作会，对规划编制工作作出了具体的部署安排，按时完成了全市范围的规划编制文本上报审核工作。同时将档案馆创建工作纳入全市“十二五”规划，争取“十二五”末，市档案馆达到国家一级档案馆标准，县(区)档案馆达到国家二级档案馆标准，整体推进全市档案事业迈上新台阶。
二抓设计，重功用。强调新馆设计理念先进超前，功能全面完善，充分体现现代公共档案馆建筑的特点。在建筑设计和工程施工上坚持四个“有利于”：一是选址有利于功能发挥。充分考虑档案馆的各项功能设置，坚持独立建造，自成体系；二是建筑面积有利于长远发展。充分考虑档案事业发展的可持续性，既满足当前迫切之需，又关顾长远发展之计；三是内部设计有利于区域划分。科学划分
区域，符合现代规范，做到库区、开放服务区和办公技术区三区分开。馆库配套科学，设施安装齐全，辅之以网络化、信息化，数字化管理，满足长远发展。四是工程建设有利于资金安排。新馆建设中充分考虑地方财力，采取先急后缓、先主后次策略，优先铺设安装计算机网络、空气调节、消防、监控系统的管道线路等重要基础设施，待后续资金跟进时再梯次铺开其他工程项目。
三抓品位，出韵味。我市在档案新馆建设的规划设计中，坚持“抓品位提升、建标杆工程、创一流新馆”的工作思路，努力营造文化氛围，建设高品位的档案馆。在各个档案馆内外的装饰装修上，根据凸显文化特色的要求进行整体设想和布局，新馆的标志、标识、流程文字上都尽量体现浓厚的文化氛围，让人感受到文化的韵味，达到实用与形象、内容与形式的高度统一。档案新馆成为了当地的标志性文化建筑，成为展示和宣传地方人文历史和改革开放建设成就的重要阵地。
恪守“严字为大”信条，强化监管狠抓质量铸精品
为了确保把各级档案新馆建成精品工程、廉洁工程、示范工程，抚州市各级档案部门与有关责任单位严字当头，担当责任，戮力同心，密切合作。明确监管重点，强化监管责任，确保了施工安全和工程质量。
配合协调默契给力。建立健全了新馆建设工作协调机制，编制立项、规划设计、建设施工、审计验收等方面均由政府相关部门负责，档案部门配合，实行交钥匙工程，确保档案馆库建设优质高效。作为业主和使用单位，市、县两级档案局负责提出功能需求，监督整个建设过程，发现问题及时向有关领导汇报，及时解决影响项目建设施工安全和质量的关键问题；作为政府的专业管理机构和委托人，重点办代表政府对新馆项目进行组织协调和专业监管；作为代建单位，规划勘测设计研究院具体负责项目的管理。自2007年以来，市档案局每年都配合省档案局、市人大教科文卫工委对档案馆新馆建设进行专项检查，有效地推进了档案馆库建设的规范操作和标准施工。
质量管控紧抓不放。将完善工程质量保障体系作为重要抓手。首先，通过业务培训、专题讲座、个别指导等多种方式，组织有关施工单位和工程技术人员学习《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等工程建设标准，具体明确立项、选址、设计、施工及验收等具体要求。抚州市已建成的9个档案馆新馆经验收，均符合国家权威部门制定的档案馆建设标准和建筑设计规范。其次，建立健全现场工程质量自检制度、重要结构部位和隐蔽工程质量预检复检制度、设备材料质量检查制度等质量控制制度，制定了岗位质量规范，落实了质量责任制，对工程质量进行全过程、全方位的监控和管理，为打造高品质馆库奠定了坚实基础。
监督问责如影相随。规范和完善了新馆建设项目资金的管理、使用和监督等各项制度措施，对项目资金的支付进行严格的核查和审批。对于招投标等重大事项，由项目建设单位集体决策，邀请纪检部门参加，并做好相关记录。相关职能部门对档案馆库建设的工程招标、物资设备采购、设计变更、验工计价、资金拨付等关键环节进行跟踪审计，实施动态、实时和全程检查监督。截至目前，全市尚未发生任何单位和个人套取、挤占、挪用档案馆建设项目资金的问题，档案馆库建设被打造成名副其实的“廉洁工程”。
致力“效用为重”实践，整体推进全面提升换新貌
抚州市各级档案部门以新馆建设为契机，创新管理方式，逐步把工作重心转移到发挥馆库作用、加快档案事业发展步伐上来，抚州市的档案工作出现了质的飞跃。档案服务能力大幅跃升。一方面，档案工作主动服务经济社会发展“主战场”。继市委办、市政府办下发《关于加强全市重点建设项目档案管理与验收工作的通知》后，今年又出台了唱凯堤中州堤项目档案管理办法，并以市重点办名义转发至各重点项目建设单位参照执行。2010年市本级13个市直国有改制企业档案3627卷、抚州城市信用社档案50867卷完整及时规范移交进馆。抚州还建立了17个新农村建设“档案管理示范乡(镇)”、380个“档案管理示范村”，南城县成为全国首批、全省首个新农村建设档案工作示范县。另一方面，档案工作全面渗透寻常百姓日常生活。目前全市已对外公开了353个全宗、76432卷档案。2011年全市利用档案资料52115卷(册)、7641件，19735人次，为群众解决了大量的诸如工龄、职称、低保社保、知青落实政策等民生问题；档案资源建设快速发展。各级档案部门拓宽档案资源渠道，加快区域档案资源集聚，加大了重大活动，重大事件、重点项目档案以及民生档案的收集力度。市档案局(馆)搬迁新馆后，接收了机关单位、改制企业、撤销单位的档案资料12万多卷。目前，全市各级综合档案馆馆藏档案已达90.01万卷(册)；档案规范管理迈上台阶。各级档案部门认真实施《江西省档案工作规范化管理办法》，目前全市12个国家综合档案馆，4个晋升为国家二级馆、2个晋升为省一级馆、4个晋升为省二级馆、1个晋升为省三级馆。全市机关事业单位档案工作达省三级以上标准的共236个。特别是南城县档案馆2010年10月顺利晋升为国家二级档案馆，开创了我市县级档案馆晋升部级档案馆的先河，档案数字信息稳步推进。抓紧开展馆藏档案数字化和数字档案馆应用平台建设，进一步完善了档案数字化基础设施，启动了全文数据库建设工作。全市各级档案馆在馆藏档案案卷级和文件级目录基本实现数字化的基础上，制定了馆藏档案全文数字化方案，分步骤推动馆藏档案数字化、信息化管理。
关键词:城建档案馆;馆藏;数字化;鉴定
中图分类号:G272.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建档案是城市记忆的凝结,是城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理以及数字城市建设的一项基础性工作,也是国家档案信息资源建设的重要内容。随着全社会信息化进程的广泛推进,采用数字技术和网络技术手段整合档案信息资源,构造档案信息化体系,已是信息社会发展的必然要求。作为社会信息化重要组成部分的数字城市建设,其基础就是城市建设信息的数字化和数字信息资源的共享共用。在此背景下,城建档案馆馆藏档案数字化的建设已成为当今城建档案管理信息和数字城市建设工作的核心。近年来,一部分城建档案馆开始对部分馆藏档案进行数字化处理,面对数字庞大、类目繁杂的馆藏档案,档案馆面临着将是进行部分档案数字转化还是全部馆藏数字转化?首先选择什么档案进行数字转化?纸质档案数字转化前如何开展鉴定工作等等诸多问题。转化规模与投资经费、使用设备成正比,数字化鉴定工作该如何进行至今尚无确切的理论依据,因而摆在我们面前的是一个值得研究探讨的问题,本人想结合工作实际粗浅地分析探讨一下影响馆藏档案数字化鉴定的几方面因素,以期对馆藏档案数字化鉴定工作提供有益参考。
2城建档案馆馆藏档案数字化的理论导向及背景
2000年12月在全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》,把接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程列入档案信息化建设的主要工作内容和奋斗目标。城建档案馆作为国家的科学文化事业机构,是永久保存国家在城市建设当中形成的各种重要的历史技术资料的专业部门,其内容涵盖了城市建设的方方面面,实用性非常强。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计,1998年至2004年,全国各城建档案馆(室)共接待查阅利用150万人/次,提供城建档案269万卷(件),产生可测算的经济效益约7亿元。在当今城市建设迅猛发展的态势下,为提高城市建设工作的技术含量,提高建设工程质量,提高城市建设管理的品位,建设数字化城建档案馆具有非常重要的历史意义与社会现实意义。将馆藏档案数字化,其目的是为了改进档案资料利用手段,提高档案资料利用效率,加强对档案资源的保管保护,减少纸质利用成本,使通过计算机终端查阅、打印和下载档案资料成为现实,为查阅利用者提供远程服务,使档案信息广泛深入地为社会利用,快速准确地查阅所需资料,更充分地发掘城建档案信息资源的内在价值,直接为城市建设和城市公共管理提供优质服务,达到资源共享的目标。
3城建档案馆馆藏档案数字化鉴定的主要因素
3.1 优化馆藏在数字化鉴定工作中的重要性
由于历史原因,20世纪80年代以前,包括80年代后各城建档案馆创建的初始阶段,我国各城建档案馆均以“丰富馆藏”为原则进行档案馆的建设。那时馆藏总量少,各地档案馆新建库房都有一定的空余度,为了丰富馆藏,不限制移交单位和控制进馆资料的范围,造成了进馆档案有价值的文件和毫无利用价值的文件“鱼龙混杂”在一起,案卷庞杂臃肿,毫不精练。本人在实际工作中所能触及到的现状就不胜枚举:主体内容细节上不存在任何差异的文件,其正稿、草稿组卷时在一起;重复的文件图纸一同组卷;库房保存着上世纪五、六十年代的临时建筑、杂项建筑和一些建筑的初步设计等至今已不存在建筑的档案和毫无利用价值的一些档案资料等等。另一方面,因为各地经济发展水平,城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同,80年代以后,特别是进入21世纪以后,随着新一轮城市建设高潮波及全国,城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》(国家档案局1997)和《城市建设档案管理规定》(国家建设部2001年修正)等法规,从归属和流向上讲,房地产档案、国土档案无疑属城建档案,但除了极少数城市城建档案馆能收集本市房地产、国土档案外,绝大部分城市都是房地产档案馆(室)、国土档案馆(室)和城建档案馆并存,许多城建档案馆因不在规划口,连规划报建档案都难以收集,更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家体制改革,建设职能在城市一级骤然分化,日益复杂化、详细化、条块化,使得归口于建设、规划或市政职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大差异,面临很多困难,有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆,有的城建档案馆渐渐蜕化为规划局内部资料室,馆藏单一,城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。应该对现有馆藏现状进行鉴定研究,对趋同性太强、利用价值不高的档案进行分门别类的清理。如果在档案数字化前不进行优化鉴定,档案数字化的工作量以及数字化后的档案数据库容量将会数倍增加,电子转化费用及实际转化工作量将会相应提高很多,数字化后的城建档案利用价值也会大打折扣。所以,为了减少数字化电子设备投入的成本,降低不必要的工作负荷,同时能更多地保存有价值的文件资料,优化馆藏档案是非常重要的。
3.2 数字化鉴定工作人员的心态和责任
档案在数字化之前的鉴定工作有别于传统档案的价值鉴定工作。档案数字化鉴定是一个对馆藏的原始档案进行去粗取精、化繁为简、充实精练的工作过程,这项鉴定工作涉及到档案的存毁和工作人员的责任及心态问题。长期以来,档案部门都难下决心,在具体的鉴定工作中不敢动手鉴定档案,甚至销毁档案。经过鉴定确为无价值的档案或过期档案,均采取封存保管的方式,而不敢按鉴定程序处理后执行销毁,这是因为档案的内在价值鉴定是具有主观性、时代性和不确定性的。如果主观上单纯为减少数字化投入成本,剔除的文件是某一时期内发生的重要历史记录,那么,这是需要做出慎重决定的工作,档案鉴定人员责任重大,一旦处理不当,造成失误将是无可挽回的。但档案数字化鉴定工作,并不涉及档案的销毁处理,只是要对档案数字化与否进行轻重缓急的甄别,对未列入数字化名单的档案一律按原模式归库管理,原来的查阅利用模式不变。如果日后还是需要数字化,再从库房调出来也可以。当然,尽管数字化鉴定不需要因为承担档案资料销毁责任从而导致工作人员过于谨慎从事,但工作人员的业务素质和理论水平仍是影响鉴定工作成果的重要因素。我们应加强学习和工作交流,统一工作人员的认识,统一工作标准和要求,还要做出经常性的总结和讲评工作。
3.3 组织计划科学周全是数字化鉴定的关键
档案数字化鉴定的组织工作包括数字化鉴定细则的制定、业务人员的培训、鉴定流程的建立、鉴定质量的审核等,是一项工作责任心要求强,业务技术要求高,在业内长期缺乏实践经验积累和理论创新的指导的新课题。科学周密地组织计划是数字化鉴定达到预期效果的关键。首先进行馆藏档案的调查,确定出进行数字转化的档案,符合利用率高有价值的、适合向公众开放查阅的、能产生较大经济效益等条件的档案应列入数字化的首选类型。同时还应考虑到反映社会历史发展变化进程或某一阶段变化的具有参考价值的声像档案资料,其利用率也是很高的。我们应该建立档案数字化鉴定工作制度,提出数字化的标准、工作纪律和责任追究机制。尽量减少主客上的随意性,使数字化鉴定工作有章可循、有规可依。为了加强鉴定工作管理,建议采取“三审制”,即初审、复审和决议。初审和复审由不同的工作人员进行,实行交叉作业,对初审和复审意见不一致的部分档案资料,由城建档案馆建立专门决议机制,采取会议讨论、投票决定,并对最后未列入数字化名单的档案资料进行登记说明,以备日后检索,提高今后数字化工作效率。另外,在数字化鉴定过程中,也可以实行工作进度控制过程管理,设定回头自查自检程序,反复核验,杜绝各种错漏,以精细化管理手段,提高城建档案数字化鉴定工作的科学性。
3.4 明确档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性
城建档案数字化鉴定工作即是一项长期性的工作,也是一项大任务量工作,必定会牵涉大量的人力、物力和财力,明确城建档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性尤其重要。档案部门收藏的档案文件的内容质量不完全取决于管理水平,与其资料的来源有直接关系,如果文件形成部门粗心造成资料不齐全,即使档案部门在管理中投入大量的工作,也是徒劳的。目前,我国档案资源归档鉴定标准规范还是偏重于文书档案,而针对于科技档案、特别是城建档案还是相当薄弱,仅有的是归属流向、保管期限和保管密级的管理规定,规定中的期限、密级档次划分较粗,条款过于简略,城建档案部门在实际工作中不易掌握,容易产生主观臆断而操作失当。在全国档案事业发展“十五”计划中加强法制建设中一条就是调研论证鉴定销毁档案的程序与办法。笔者认为,应该从全国高度加强城建档案鉴定销毁程序与办法研究制定工作,包括数字化鉴定工作的标准规范的研究制定工作,加大对档案法规、标准贯彻实施的监督指导。目前,关于城建档案接收和归档管理的法律法规比较健全了,包括《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》和《建设电子文件与电子档案管理规范》等,但城建档案鉴定的法律法规和技术规范还是空白。特别是随着数字城建档案馆建设工作的深化,很多城建档案馆已经开始探索直接接收建设工程电子文件并直接并入数据库了,这一操作模式省略了数字化扫描环节,更要求我们出台建设工程电子文件鉴定管理的规范。相信随着时代的发展,社会需要的推动,档案鉴定的理论依据会相继出台,城建档案工作在新时期内开展数字化鉴定会更加科学、更加规范。
4结论
城建档案数字化和数字城建档案馆建设是城建档案馆现代化建设发展的必由之路,是数字城市建设的基础。而馆藏档案数字化鉴定工作是数字化城建档案馆建设的基础和前提,对降低系统开发成本,提高数字化工作效益,凸现城建档案利益价值有着重要的作用。我们必须从优化馆藏结构,提高对鉴定工作的认识,加强鉴定工作管理,建立健全鉴定工作规范标准体系等方面做好工作,才能有效提高馆藏档案数字化鉴定工作水平,从而更好地为城建档案数字化和数字城建档案馆建设服务。
参考文献:
[1] 李翠平.综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨.黑龙江史志.2006(04).
[2] 苏莉.档案数字化前鉴定工作的内容与意义.城建档案.2008(07).
1月12日，中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划来到中央档案馆国家档案局，亲切看望馆局干部职工，感谢大家一年来的辛勤工作，向全国广大档案工作者致以新年祝福。
令计划同馆局工作人员热情握手，详细询问大家的工作、学习和生活情况。他对长期奋斗在档案工作一线的同志们说，大家为我国档案事业发展付出了辛劳、作出了贡献，这种兢兢业业、默默奉献的精神令人感动。在同新参加工作的年轻同志交谈时，令计划希望他们热爱档案事业，发扬奉献精神，努力在本职岗位上创造优异业绩。看到几位老同志退休后积极参与中办历史资料整理工作，令计划对大家说，你们所做的工作是记录历史、记载春秋的工作，十分光荣、十分艰巨，希望大家在保重好身体的情况下，坚持不懈地把这项意义深远的工作抓下去。令计划还叮嘱随行的中办有关单位负责同志积极帮助档案馆局解决工作中存在的困难和问题，努力为档案馆局干部职工创造更好的工作和生活条件。
随后，令计划听取了中央档案馆国家档案局的工作汇报。他说，2009年总书记就学习优秀档案工作者刘义权同志作出重要批示，国家档案局及时落实批示精神，在全国档案系统开展向刘义权同志学习活动，极大地激发了广大档案工作者的热情和干劲，推动档案工作取得了新的显著成绩。令计划强调，中央档案馆国家档案局要深入贯彻总书记重要批示精神，按照中央的要求，解放思想，开拓奋进，在档案服务中心工作和服务人民群众上作出新成绩，在完善馆舍功能和丰富馆藏资源上迈出新步伐，在加强档案利用和确保档案安全上拿出新举措，在强化内部建设和激发队伍活力上取得新成效，努力把档案工作提高到一个新水平，为党和国家事业发展贡献更大力量。
令计划给档案馆局提出三点希望：第一，要用事业提气鼓劲。要把档案事业搞得红红火火、蒸蒸日上，尤其要在贴近中心上多动脑筋，紧紧围绕党和国家重点工作、重要任务、重大事件强化档案服务，使大家在服务党和国家工作大局中找到位置、发挥作用、实现价值；在业务创新上多下工夫，积极拓展领域、创新服务、改进手段，不断创造新的业务增长点；在档案研究上多予鼓励，把学术研究的氛围搞得浓浓的，鼓励大家多出成果、出好成果，从而把大家的干劲鼓起来、心气提上来，形成人人想干事、能干事、干成事的生动局面。第二，要用机制激发活力。要把用人导向树好，坚持靠德才选人、凭实绩用人，尤其要用能在一线上打拼的人才；把内部机制搞活，引人多种科学管用的激励机制，为干部职工发展进步开辟多种渠道；把制度执行到位，坚持原则、敢抓敢管、赏信罚必，维护好纪律的严肃性和制度的权威性，切实把激励和约束机制的作用发挥出来。第三，要用感情温暖人心。要多和干部职工交流沟通，做好深入细致的思想政治工作，帮助大家把思想疙瘩解开、把心气理顺，多办雪中送炭的好事实事，想方设法为大家排忧解难，真正让大家对档案馆局这个大家庭有归属感、认同感、亲切感。
中央档案馆馆长、国家档案局局长杨冬权陪同看望。
(来源：中国档案资讯网)
水利部、国家电网公司档案移交中央档案馆
1月26日，水利部、国家电网公司向中央档案馆移交原水利部(1949～1958年，1979～1982年)、电力部(1949～1958年)、水利电力部(1958～1979年、1982～1988年)档案交接仪式在中央档案馆举行。水利部陈小江主任、国家电网公司总经理助理马治中分别作为代表与中央档案馆馆长杨冬权进行了档案交接，中央档案馆副馆长杨继波主持此次仪式。
杨冬权在交接仪式上讲到，依法向中央档案馆移交档案，是中央、国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作，对加强国家档案资源建设，确保国家档案的完整和安全，促进档案的开发和利用具有十分重要的意义。
此次的档案移交具有典型意义。由于国家机构调整等原因，历史上水利部和电力部经历过多次重组，因此客观上给档案的移交工作造成了一定困难。此次档案移交工作水利部和国家电网公司的领导高度重视，档案部门积极配合、沟通协商，高质量地完成了共约15000卷档案的鉴定、整编和数字化加工工作，并通过中央档案馆的验收。按照安排，国家电网公司还要继续向中央档案馆移交1979～1981年原电力部时期和1988～1992年原能源部时期两个全宗的档案。这种由现存机构相互配合完成已撤销机构档案整理工作的模式，值得大力推广。
(本刊记者 韩伟)
《文书类电子文件元数据方案》等3项行业标准
本刊讯近日，3项行业标准经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，自2010年6A1日起实施。3项标准分别是《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)。
其中，《版式电子文件长期保存格式需求》为国际首创。在工信部和国家档案局支持成立的(国家)版式技术产业应用联盟(汇集国内知名IT企业20多家)中，该标准主导了版式产品的研发。《文书类电子文件元数据方案》是ISO23081后，继澳大利亚、加拿大、欧盟之后的第四个国际同类标准。《基于XML的电子文件封装规范》是继美国元数据编码和传输标准(METS)、澳大利亚维多利亚电子文件策略(VERS)后的第三个国际同类标准。
俞正声致函上海市档案馆要求率先建成“五位一体”公共档案馆
近日，中共中央政治局委员、中共上海市委书记俞正声，市委副书记、市长韩正，市人大常委会主任刘云耕，市政协主席冯国勤，全国人大常委会委员龚学平，全国政协常委蒋以任，市委常委、副市长屠光绍，市人大常委会副主任陈豪、胡炜为上海市档案馆建馆50周年分别发来贺信、题词。国家档案局、中央档案馆也为上海市档案馆发来贺信。市委常委、市委秘书长丁薛祥在上海市档案馆建馆50周年纪念大会上讲话并转达市委副书记殷一璀对建馆50周年的祝贺和勉励。市人大常委会副主任胡炜、市政协副主席李良园等出会。俞正声要求“以建馆50周年为新的起点，深入把握上海档案工作特点和规律，不断实现档案馆自身科学发展，率先建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地和档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，推动上海档案事业又好又快发展。”韩正提出“进一步提高档案保管利用能力和公共服务能力，努力推动上海档案文化建设，为上海加快建设文化大都市作出新的贡献!”丁薛祥希望上海市档案馆继往开来，争取更大作为，始终走在全国档案馆工作的前列，更好地为全市工作大局服务，并希望新一代档案人大力弘扬光荣传统，自觉担负崇高使命。
（2005-2010）
一、序言
随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而最大限度地开发与运用计算机技术已经成为档案管理现代化的最重要的内容。
在新的形势下，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。在“十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。在《实施纲要》中提到：“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地应用系统建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。
根据国家档案局“十五”规划的要求，各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电子政务建设的总体规划，同时陆续启动了大规模的档案信息化建设，例如上海、广东、山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心建设、“数字档案馆”建设、管理自动化等方面都做出了突出成绩，取得了良好的效果，树立了政府形象。
海南省的档案信息化建设起步并不算晚，但由于缺乏总体规划、政策支持、建设资金等各种原因，以至于现在已经远远落在了其它兄弟省市的后面。为此需要将档案信息化建设尽快纳入全省信息化工作的总体规划，与各级政府机关网络、硬件、应用系统等方面的建设同步、协调发展，使档案部门也在海南“信息智能岛”的战略目标中占有一席之地，作出自己的贡献，发挥档案作为社会生活中的核心信息的独特意义、作用和价值。
为落实省委、省政府关于建设“信息智能岛”的重大决策，积极配合电子政务建设，实施信息化带动策略，推动全省档案事业可持续发展，根据《海南省信息化“十一五”规划》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合我省档案工作的实际，制定本建设规划。
二、全省档案信息化建设现状
“九五”以来，海南省档案局（馆）就开始了档案管理现代化建设的探索与开拓，尤其是近几年来，我们以档案信息化带动档案管理现代化，着眼档案信息化建设全局，突出重点，加强引导，积极推进全省档案信息化建设进程，努力使档案信息化与全省信息化建设协调发展，取得了一定成就。目前，省档案局(馆)初步建成了“三网一库一站”，“三网”即建成了90个信息点的局域网，按照物理隔离的要求，分别联通了党政专网、公众信息网；“一库”即建立了档案基础数据库，现有档案目录数据80多万条；“一站”即开通了海南省档案信息网站——“琼兰阁”，为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的阵地。各市县档案局(馆)结合实际，加强了对信息化工作的规划、领导和投入，市、县档案局(馆)都开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了明显提高。
㈠档案信息资源情况。
全省现有各级各类档案馆29个（其中：国家综合档案馆19个，专门档案馆1个，部门档案馆4个，企业档案馆2个，科技事业单位档案馆3个），馆藏1733个全宗，36.08万卷档案，音像档案974盘，照片档案5.27万张,电子档案264(盒、张）。通过开展档案馆达标升级活动，各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。已录入计算机的档案案卷目录有12万多条，文件级目录近150万条，约占馆藏档案著录任务总量的15%。
省属机关、企业事业单位档案室156个，室藏31.11万卷档案，音像档案31626盘，照片档案2.95万张,电子档案1318(盒、张）。各单位已普遍使用计算机编辑、打印文件，每年有大量的电子文件在计算机中产生，而这些已经存储在磁盘上的电子文件，经签发打印成正式的纸质文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存，但缺乏统一管理，造成人力、财力和信息资源的浪费。据调查，在省直单位中，有近10%的单位实现了办公自动化，文件归档采取电子文件与纸质文件并存的方式；有少量单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件，大多数单位尚未开始这项工作。
市县属机关、企事业档案室2300多个，室藏档案约60万卷。除极少数单位外，绝大多数单位尚未开展计算机管理档案。
㈡基础设施建设情况。
目前，全省各级综合档案馆拥有计算机145台，服务器7台，复印机29台,中央空调3套、分体空调机109台，去湿机42台，消毒设备9台。海南省档案馆九十年代中期建设了一个完整的局域网，全局接入点90个。由于服务器购买较早（1996年），配置低、性能差，根本无法满足今天大型应用的需要，不能承载大型数据库和海量业务数据，更不能运行依赖于高性能服务器的网络应用。安全防护设施几乎没有，档案数据保密方面的问题非常突出。
市县级档案馆硬件建设较差，各级政府对档案信息化建设的重要性认识不足，对档案信息化建设经费投入过少，档案信息化建设没有纳入本地、本部门信息化发展规划和档案事业发展计划，政府信息化建设规划未有档案信息化建设成分。除海口、儋州、澄迈等少数几个市县外，大多数市县都仅配置一台计算机，而且档次很低。有5个市县档案馆没有复印机、去湿机、空调机等设备。18个市县档案馆中，仅有3台消毒设备。
省属厅局单位档案室设备配置情况相对较好，省属机关、企业事业档案室拥有电子计算机167台，服务器17台，复印机60台，分体空调机171台，去湿机95台，消毒设备为零。档案管理被评为省一级的单位全部实现计算机管理档案目录。部分单位档案部门的计算机与单位的办公或业务计算机网络连接，个别单位档案部门已经实现了文件、档案管理自动化，做到了电子文件的实时归档，即时提供利用。
㈢人才队伍情况。
从1998年开始，省档案局开展计算机管理档案操作技术知识培训工作，全省大多数档案局（馆）的领导和业务骨干受过培训。通过培训，各级档案干部对档案信息化建设的认识不断提高，计算机知识不断丰富。
据统计，目前全省各级各类档案馆中，专职人员257人，具有大学本科以上学历的有79人，占31.73%，中专以下人员67人，占26.07%。省属机关、企业事业单位档案室中，专职人员115人，大学本科以上30人，占26.08%；中专以下人员22人，占19.13%。
全省共有研究馆员1人、副研究馆员7人，仅占全省各级各类档案馆中专职人员的3.11%；馆员26人，占10.12%；助理馆员以下初级职务73人，占28.40%。中级以上专业技术职务人员大部集中在档案局(馆)，省属机关、企业事业单位档案室不足20人。计算机专业本科以上毕业的专业人才廖若晨星，现职档案人员中熟悉计算机操作的仍不多，尤其是既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才更少。部分市县档案部门由于没有人才，现有设备的潜能没有得到充分发挥。
㈣标准、规范建设情况。
海南省档案局在长期的档案工作中，按国家档案局统一的国家标准、行业标准的要求开展档案工作，在严格执行的基础上，还根据自身需要，制定、完善和形成了一整套地方档案工作标准，很好地规范和保证了全省档案工作的开展。特别是近两年来，根据档案信息化建设发展的形势需要，省档案局先后制订了《海南省档案信息化建设实施意见》，并与省信息产业局联合转发《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894—2002），对全省电子文件归档管理提出了具体标准和要求。现在又在抓紧制定《海南省电子公文归档管理暂行办法》、《海南省机关数字化档案室建设标准》、《海南省机关档案数字化规程》等规范性文件。但从总体上看，这些规范、标准仍偏重于档案业务本身，在档案信息化方面的标准制定上则存在很大不足，使档案业务和信息化之间产生脱节，影响了档案信息化建设的发展。
三、全省档案信息化建设目标
坚持统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快我省档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，建设数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。以政务外网建设为基础，加快档案信息资源数据库建设，实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息利用服务网络化，档案管理工作自动化，信息管理法制化。2010年以前要达到以下目标：
㈠各级国家综合档案馆和专业（部门）档案馆，全面完成档案基础目录数据库建设，在此基础上构建全省档案目录中心；
㈡依托海南省党政综合信息网络平台，建立电子文件归档和电子档案管理的标准规范体系，设立为各级党政机关服务的文档数据中心，使文档数据中心成为本级党委、政府信息资源库的重要组成部分。近期内首先在海南党政内网上构建海南省电子公文归档管理系统，为省直机关各用户提供电子文件的归档、查询、利用等服务，实现电子文件信息的资源共享。海口市档案局也应在近两年内在市党政网上建立“海口市电子公文归档管理系统”；
㈢对现有各级档案网站进行改造升级，市县档案馆主页全部实行独立域名管理,并上载开放档案目录及现行公开文件,全面提升全省档案工作信息网络的质量和水平；
㈣在我省电子政务平台上构建文档一体化管理系统，建立各种载体档案和相关电子档案同步的接收平台；
㈤在海南省党政综合信息网络及海南省政府门户网站的统一平台下进行“三网一库”（内部局域网、行业广域网、社会公众网、档案数据库）建设，基本建成海南省数字档案馆和海口市数字档案馆，使社会公众获得“一站式”的已公开的现行文件和开放档案查询、利用服务。
内部局域网，主要是局（馆）机关内部办公自动化系统和馆藏档案管理系统，实现内部公文、信息、会务、督查及档案采集、整理、管理、鉴定、检索、编研、利用、数字化等主要业务网上办理，为最终实现“数字档案馆”铺设道路。
行业广域网，就是依托省政府电子政务网建设工程，建立为全省各级党政机关服务及与全省各市县档案局（馆）联网的全省档案信息资源专网，实现省直机关内部网间网的横向互联和信息共享，同时与各市县档案馆、档案室之间纵向的政务信息传递、数据传输和资源共享等。
社会公众网，就是依托各级公众信息网，建立面向社会、服务公众的局（馆）省级档案门户网站，在网上公共信息和档案信息，力求在解决网络安全和保密问题的基础上，在互联网和系统专业网上进行馆藏开放档案目录和现行公开文件的网上查询和浏览服务，逐步提高档案信息化程度，实现档案信息资源共享，为各级政府和社会公众提供快捷、优质的服务及对全省档案信息网络实行统一管理。
档案数据库建设，就是严格按照国家制定的最新标准规范和数据格式，建设一批档案信息资源数据库群，如档案目录数据库、原文信息数据库、典藉史料数据库、各种多媒体档案数据库等，为各级领导科学决策、为改革开放和现代化建设、为满足人民群众日益增长的物质文化需要提供全面、及时、有效的服务。
四、全省档案信息化建设任务
㈠进一步加强档案信息化基础设施建设
⒈提高应用计算机管理档案的普及率。到2006年底，海南省各级各类档案馆都要普遍运用计算机管理档案。到2010年底，省级机关档案部门的计算机普及率要达到100%，市级机关要达到80%，县级机关要达到60%。
⒉建设和完善计算机局域网。目前，海南省档案馆和海口市档案馆已建成局域网。到2005年底，三亚、儋州两市档案局(馆)建成内部局域网，其他市县档案局(馆)争取在2007年底以前建成内部局域网。有条件的专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆也应积极建设内部局域网。
⒊接入党政网平台。各级档案部门要积极参与当地电子政务建设，档案部门的局域网要按规定要求接入市、县党政专网，并通过海南省党政综合信息网络平台和省档案馆互联互通，实现档案信息资源共享。
⒋逐步添置档案数字化设备和软件。各级档案馆和单位档案部门应当购置扫描仪、音视频数字转换设备、档案管理软件等，适应档案数字化实际需要。
⒌提高档案工作的智能化管理水平。各级档案局(馆)应当加强对库房温湿度监测与控制系统，防火、防盗报警系统等信息化改造，提高档案保护、技术装备的自动化程度。
㈡全力开展档案基础数据库建设。
⒈加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。到2007年底，全省各级各类档案馆都要建立馆藏全部档案的案卷级机读目录数据库和文件级机读目录数据库,在此基础上构建全省档案目录中心。市档案馆每年录入条目不少于10万条，县档案馆每年录入条目不少于5万条。从2005年起，各级国家综合档案馆在接收档案进馆时，应同时接收符合要求的机读目录，没有机读目录的档案应补齐著录条目，否则不予接收进馆。
⒉开展档案全文数字化工作，建立档案全文数据库。在条件允许的情况下，各级档案馆和机关单位档案室要有步骤地开展纸质档案全文数字化工作，制定馆(室)藏档案数字化计划，安排适当投入，逐步开展重要档案的数字化工作，建立符合质量标准的档案全文数据库。
⒊稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。至2005年底，省档案馆完成馆藏全部照片、录音、录像档案数字化，分别建立语音、视频和静态图像数据库，并开展多媒体档案数字化相关技术研究，争取成为全省多媒体档案数字化示范基地。有条件的市县档案馆、专门档案馆、部门档案馆以及机关单位档案室也应当尽快开展多媒体档案数字化工作，积极建设多媒体档案数据库。至2007年底，各市县档案馆都必须完成馆藏全部照片、录音、录像档案的数字化任务。
㈢筹划建设省、市数字档案馆。海南省档案局要根据《全国档案信息化建设实施纲要》的安排，在2005年内提出《海南省数字档案馆建设技术方案》，争取纳入次年的省级信息化建设计划项目予以实施，逐年完成。海口市数字档案馆的建设工程也要同时启动，力争早日完成。主要工作任务有：
⒈基础设施建设方面，抓四个平台建设：
⑴数字档案信息传输平台建设。网络传输平台主要由局域网络、党政内网和国际互联网络三个平台组成。局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作。党政网络平台，连接各市县委、政府计算机中心，实现市县档案馆与进馆单位档案室网络连接，通过省党政内网的光纤主干线路将全省档案网络连成一个整体。市、县档案馆必须与本地信息部门配合，使档案馆的布点工作顺利完成。国际互联网络平台，是数字档案馆连接国际互联网的外部网络平台，承担档案信息、档案信息在线利用等工作。
⑵数字档案信息采集平台建设。主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据的采集，进馆单位数据采集等工作。全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集、电子档案数据采集、照片档案采集、多媒体档案采集、资料信息采集等平台。
⑶数字档案信息存储管理平台建设。存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统等设备，承担数字档案信息的存储管理和信息工作。
⑷数字档案信息应用平台建设。一是馆内应用平台建设，实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究等功能。二是国际互联网档案信息和在线利用平台建设，即档案网站建设，提升现有档案网站的功能和质量。三是政府网络信息服务平台建设，主要用于接收电子政务产生的电子公文数据，接收通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，开展档案信息，档案信息在线利用工作。
⒉档案信息数据库建设方面，抓三个类型的数据库建设：
⑴档案目录数据库：该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级、文件级目录。数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据，各进馆单位档案目录数据。
⑵全文数据库：主要包括纸质档案资料数字化形成的图像、文本数据，移交进馆的电子档案数据，重要资料信息数据。
⑶多媒体档案信息数据库：主要包括照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息。
㈣加强电子文件归档与管理
⒈加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。各级档案部门要组织宣传、贯彻国标《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894—2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》。各级机关、团体和企事业单位档案部门要按照规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。
⒉开展党政机关电子文件归档管理的试点。按照文档一体化原则、纸质文件与电子文件并存的原则、确保网络安全的原则，以及机关档案信息化与电子政务和办公自动化同步发展的要求，2005—2006年，在三个以上省直机关、五个以上市直机关进行电子文件归档及管理试点。至2010年底止，有20%的省直机关建成数字化档案室。
⒊继续进行《琼兰电子文件归档与管理系统》研发，争取在2005年底前完成软件定型并予以推广，以满足机关办公自动化对文档一体化管理的需求。
⒋抓紧构建省级电子公文归档管理系统。省档案局(馆)利用省党政综合信息网络平台开展电子公文归档管理系统的建设，在2005年初，进行有关调研、设计概念模型、制订政策框架、设置与电子文件标准，建立保证电子文件真实性，可靠性，准确性的有效工作机制，实现政务信息共享，为党委、政府和社会各界利用电子文件提供有效服务。对电子文件海量存贮与安全保管技术进行研究，使得在电子政务和办公自动化环境中产生的大量电子文件像纸质文件一样得到永久保存。至2005年底，初步建成省电子公文归档管理系统。
㈤加强档案管理应用系统建设
⒈继续推广先进、实用的档案管理软件。按照“相对统一、标准通用”的原则要求，在全省推广应用《琼兰档案管理系统》、《琼兰电子文件归档与管理系统》等档案管理软件。
⒉建立文档一体化的信息管理体系。各级档案局(馆)、机关、企业事业单位档案机构要积极参与本地区、本系统、本单位的办公自动化应用系统建设，对文档一体化应用项目提出需求分析和设计要求，做好文档管理系统与办公自动化管理系统的衔接。实现档案计算机管理系统与办公自动化管理系统的融合。
⒊加强档案网站建设。各级档案局(馆)要积极参与当地电子政务和政府上网工程。各市县档案局(馆)均应对现有档案公众网站（主页）不断地加以完善和更新，尚未获得独立域名的市县应在2006年底以前办理独立域名，自主进行管理，并且要有计划地上载开放档案目录以及已公开的文件、档案全文信息，为社会公众提供更多的文档信息服务。
省档案局(馆)于1999年开通公众网站——“琼兰阁”后，在2004年又开通了党政网站，并将馆藏档案目录数据库上载。有条件的市、县也应积极开通党政网站，为机关工作提供更多更好的服务。各专业、部门、企事业档案馆和专业主管部门建立的档案网站，要与海南省档案馆网站相链接。
充分利用和发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。要将海南省档案网站——“琼兰阁”建设成具有海南特点，档案特色，较高水平的门户网站，为社会提供全方位，多层次，高效率的档案信息服务。
㈥抓紧档案信息化标准和规范建设
⒈加快推进档案信息化法制建设。按照《中华人民共和国档案法》及《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令），加快研究和制订我省电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。
⒉完善档案信息化标准体系。各级档案部门都要学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范；省档案局结合全省的档案信息化建设，制定和完善海南省地方性标准规范和实施办法。在今后几年，要根据《电子文件归档与管理规范》，优先制订本地区电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，建立档案信息化标准体系。
“十一五”期间，急需制定的海南省档案信息化建设的地方标准有：
⑴《电子文件归档与管理细则》（地方标准）
⑵《各类档案数据库结构标准》（地方标准）
⑶《档案数据交换格式》（地方标准）
⑷《网站资源归档与管理规范》（地方标准）
⑸《纸质档案数字化技术规范》（地方标准）
⑹《照片档案数字化技术规范》（地方标准）
⑺《录音档案数字化技术规范》（地方标准）
⑻《录像档案数字化技术规范》（地方标准）
⑼《数字档案馆设计与建设规范》（行业标准）
⑽《档案管理网络安全标准》（行业标准）
⑾《档案文件开放控制办法》（行业标准）
⑿《数字化声像档案著录规则》（行业标准）
⒀《多媒体信息采集操作规程》（行业标准）
五、全省档案信息化建设的保障措施
在信息化时代，档案信息将日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分，尽管拥有越来越现代化的手段，所处的技术环境也发生了巨大的变化，但面临的仍将是艰苦的工作，如档案信息资源的组织、整理、加工与建库等，在网络化、一体化过程中，还将会涉及资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。因此，实现档案信息化需要强有力的保障措施。
㈠加大档案信息化建设的宣传力度。通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对“实施信息化带动策略”的理解。各级档案局（馆）要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。
㈡纳入发展规划，提供经费保障。各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目，积极争取将档案信息化纳入本地区、本部门、本单位信息化建设总格局。档案信息化要纳入档案事业发展总体规划，争取财政投入并保持适当增长比例。
1．要根据国民经济增长幅度，加大对档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。
2．认真做好档案信息化建设的立项工作，财政部门要给予必要的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。
3．加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，引入信息化工程监理机制，加强相关项目的前期研究和可行性论证。
㈢加强档案信息安全保障体系建设。
各级档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。
⒈全省各级档案部门要严格遵守《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案，加强对系统管理员、信息安全员的培养、使用和考核，确保档案信息系统安全。
⒉分类采取必要的安全防范措施，加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理。抓紧构建省馆局域网络安全保障系统，在2005年内要确保完成省馆局域网络防火墙建设，使之成为全省档案部门信息安全保障体系建设的示范工程。
⒊加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。
⒋加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的都必须按规定程序和要求进行审查。
⒌开展信息安全和信息法制教育，提高全员的信息安全意识，防范、打击计算机与网络犯罪。
㈣优化专业结构，抓好队伍建设。
档案工作向前发展的趋势，对档案工作人员的专业结构提出了新要求，即一方面需要大量的信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中的新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的提出了更高的要求。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新的速度。面对人员需求上的这一变化：一是档案人员必须不断更新知识结构才能适应形势的发展，对在职人员可进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，特别是各级档案局（馆）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训，以适应新技术发展的需要。其次，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要，档案管理不仅需要档案专业人员，同时还需要信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人员。因此，应注意引进这些方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。各市、县档案局（馆）在近年内，要至少配备一名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案、计算机复合型人才。
㈤加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设。
档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准，如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术服务等方面的政策标准。
随着我国社会主义法制逐步健全，信息化建设必将在政策法规的框架下进行，因此要深入学习研究电子政务、电子商务、信息交换、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律、法规。在学习研究国家有关政策法律、法规的基础上，研究建立我省档案信息化发展的政策法律、法规体系，形成推动我省档案信息化工作的法制环境的保障体系。
加强档案信息化发展软科学课题研究，提高信息化建设决策水平。发挥有关学会、协会、机关、团体的作用，请一批专家、顾问和有专长、有经验的科技人员深入研究档案信息化发展的思路、模式、体制、机制和法制，以及系统安全等方面的问题。
㈥加强对档案信息化建设领导、指导、检查与督促。
《中国档案》：宁夏回族自治区档案馆新馆即将落成开馆，这次建设新馆是自治区档案馆和银川市档案馆合=为一，区市合建档案馆这种模式在全国还是第一家，请您谈谈新馆建设的理念和建设情况。
李自德：区市两家合建新馆的这种模式是由自治区党委决定的。2006年5月19日，自治区党委常委会议决定区、市合建新档案馆。为切实落实这一决定，2009年3月16日，自治区党委书记陈建国主持召开专题会议，研究确定了新档案馆的建设规模和投资规模。随即，区党委办公厅把新馆建设列为2009年办公厅重点工作之一，在每月召开的秘书长办公厅主任会议上都将其列为议题。2009年6月19日新馆正式开工。新馆建设规模为35054平方米，其中自治区档案馆18690平方米，银川市档案馆16364平方米。投资规模为24757万元，其中区馆13429万元，市馆11327万元。
自治区党委一直坚持这样的理念：档案事业是社会公益事业，档案馆是档案事业发展的主体，是一个地区的文明标志和重要的文化机构设施，是面向社会、面向群众服务的重要场所。建设一个功能齐全、信息化程度高并使其能够充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心等功能的新型档案馆，既是宁夏广大档案工作者的期盼，更是自治区党委为档案工作设定的目标。
区市两家合建新馆的好处，我认为有以下几方面：首先，可以节省资源，包括土地和基础设施资源，使有限的空间发挥最大的效用；其次，可以充分利用公用设施设备，包括会议室、多功能厅等；第三，集两家资金合建新馆，能够利用有限的资金提高新馆建设规模和档次；第四，新馆大楼外观气势宏伟，其设计风格与周边建筑相协调，将成为地标建筑，为城市建设作出了贡献；第五，新馆建成后，这里将成为自治区和银川市档案工作的重要场所，从而进一步提高档案工作的形象和地位，第六，为档案集中管理的发展趋势奠定了基础。
《中国档案》：今年是自治区档案局馆确定的“档案资源建设年”，其别强调了征集工作，且成效很大，这是不是为新馆开馆做准备?
李自德：档案资源是档案工作服务党委、政府中心工作，服务社会大众的基础。档案资源建设要抓源头，抓落实8号令，抓接收，抓档案的征集。在今年年初的全区档案工作会议上，我们提出了“以新馆建设”为契机，以“宁夏档案记忆展”布展工作为抓手，以“档案资源建设年”活动为推力，采取面向社会、与相关档案馆联系、到国外征集、鼓励个人捐赠等方式，广泛开展宁夏历史沿革、西夏历史、明清时期的宁夏、民国时期的宁夏、宁夏革命历史、民族区域自治等档案资料的征集工作。2010年3月，先后组成4个档案征集小组，分别前往中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、档案馆和陕西、甘肃、内蒙古档案馆征集“涉宁”档案。同时，向全国20多个兄弟省市区档案馆发出关于征集“涉宁”档案的函。7月，我们又进一步加大征集力度，面向社会、区直各机关、各市县档案馆下发关于征集有关“宁夏档案记忆展”档案资料的通告。9月，又通过宁夏电视台连续半个月不间断地播放“宁夏档案记忆展”档案资料征集广告。通过这些方式，“涉宁”档案征集工作取得了明显成效，截至目前，共征集到涉及宁夏历史的自清代至20世纪50年代档案(复制件)343卷，23337件(130000多页)，照片，地图，资料等多件。收到外省市23个档案馆“涉宁”档案700多件。深入到区直60多个机关，征集档案资料100多册，照片(包括电子版)2000多张，光盘20多盘，极大地丰富了馆藏。
宁夏是我国唯一的回族自治区，收集民族特色档案，对实行民族区域自治、促进民族团结、开展回族历史研究具有重要意义。近年来，我们通过调研发现了许多散存在社会上具有重要价值的档案资料。年内计划征集《回族典籍丛书》、手抄本《古兰经》和回族宗教档案等。
宁夏是西夏王朝的发祥地，西夏档案文献是宁夏历史档案文献的重要组成部分。自2007年自治区档案局(馆)提出征集西夏档案文献，建立西夏档案文献中心的工作目标以来，我们做了大量调研工作，基本摸清了西夏档案文献现在的分布，并根据调研情况开始征集工作。目前，征集西夏档案文献已经做了大量前期工作。自治区档案馆已将国内面世出版的西夏档案文献全部征集进馆，购进了国内出版的俄藏、法藏、英藏部分西夏文献，去年征购了元代西夏文木活字印刷本《大方广佛华严经》5卷原件，经专家鉴定，其中一卷为孤本。下一步我们将走出国门，开展国外夏档案文献的征集复制工作。
新馆建成后，我们具备了办展的硬件条件，所以，开馆之际大型展览“宁夏档案记忆展”将隆重与观众见面，并长期展出。展览通过档案的唯一性、真实性和历史性的特点，生动地反映出宁夏三万年的历史发展脉络，展示宁夏解放以来，特别是自治区成立以来经济社会发展的成就，从而激发宁夏各族群众和青少年热爱宁夏、建设宁夏的热情。
《中国档案》：自治区新馆建成后，下一步就是县级档案馆建设了。2010年，国家扶助中西部地区县级综合档案馆建设项目将启动，如何抓住这个契机，切实做好县级综合档案馆建设工作?
李自德：去年，国家发改委、国家档案局关于编制中西部地区县级综合档案馆建设规划的通知下发后，我们及时向区党委、政府作了汇报，并与区发改委协调。同时，对全区县级综合档案馆建设面积、资金需求等情况展开调查摸底，研究分析宁夏县级档案馆的现状和规划要求，明确了编制规划的原则和具体任务，要求各级档案部门领导统一思想，提高认识，真正明确这项工作的重要性和紧迫性，将其作为头等大事抓紧抓好；要求坚持实事求是，认真细致地搞好规划编制，确保规划编制质量；要做好材料数据汇总、审核等工作，尽快完成，按期上报；要加强与发改部门的联系协调，保证编制任务的完成。现在中西部地区县级综合档案馆建设资金已经下达，我们将按照国家发改委、国家档案局的要求，尽快督促其搞好开工前的准备工作。对于今后县级综合档案馆建设工作，我们将借助国家扶助中西部地区县级综合档案馆建设的东风，在“十二五”期间，按照国家档案局的部署，完成县级综合档案馆的建设任务，从根本上改变县级档案馆的保管条件。要求各县档案部门积极向当地党委、政府汇报，与发改、财政、土地部门协调，做好选址、用地、设计等工作。在档案馆的建设上，一定要符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》。新档案馆要与经济社会发展相适应、符合档案保管利用需求、满足“五位一体”的功能要求。
《中国档案》：2003年《中国档案》曾对宁夏档案工作做过专
题报道，其中提到面临的主要问题是馆库问题和人才培养问题。7年过去，我们已经看到了馆库建设发生的可喜变化，那么人才培养方面，我们又做了哪些工作?
李自德：推动档案事业发展，加强档案干部队伍建设是关键。在人才培养方面，我们围绕提高干部队伍整体素质、增强创新能力的总要求，采取有效措施，努力建设高素质的干部队伍，为促进宁夏档案事业发展提供智力支持和人才保障。第一，在提高素质上下工夫。新形势、新任务对档案干部素质提出了新的要求。我们号召档案干部职工增强学习的自觉性和紧迫感，抓紧学习、发奋学习、持久学习，不断提高素质、增强本领。各级档案部门有计划地举办各类培训班，选派人员参加培训，想方设法为广大档案工作者创造学习提高的机会。第二，在激发干劲上下工夫。各级档案部门有针对性地采取措施，调动干部职工的积极性。用职业的光荣感激励人心，让档案工作者在事业中展示自己，收获成果。第三，在营造干事创业的环境上下工夫，大力营造有利于人才成长的良好环境，鼓励人才干事业，支持人才干成事业，帮助人才干好事业，不断开创人才辈出、人尽其才的新局面。
【关键词】档案管理 高校图书馆 传统模式 现代模式 双轨制模式
高校图书馆档案是图书馆在开展各项业务活动中形成的，是反映图书馆业务活动情况和历史发展的原始记录，是总结经验、制订计划、探索规律、进行科学决策的重要参考依据。图书馆的档案工作是高校档案工作的重要组成部分，也是图书馆工作不可分割的一部分。随着高校的扩招，图书馆作为高校的重要机构，也在不断的发展壮大。各高校图书馆藏书数量不断增多，而且大学生对馆内图书利用率也不断增加，馆内借阅图书次数快速增长，为提高高校图书馆档案管理的效率，本文提出了一种将图书馆档案管理的传统模式和现代模式相结合的双轨制管理模式，使图书馆档案管理工作更加科学化和规范化。
一、图书馆档案管理的传统模式
传统的图书馆档案管理，是以纸质文件为物质基础建立起的一整套完整档案管理体系。“原始记录性”是档案的本质属性，即图书馆在实际工作中展开各项活动产生的原始记录，是伴随图书馆事业发展而形成的客观真实的材料。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。
1.纸质文档的整理和归档
根据不同高校学科类型和研究侧重领域的不同以及图书档案馆的层次，应建立起一套能够体现本高校自身研究特色又同时与图书档案馆规模相匹配的高校图书馆文件材料归档制度，由专门的档案技术人员负责，将工作中所形成的各种文件材料收集齐全，整理、立卷、归档。
2.纸质文档的维护和保管
首先是要保证纸质档案的安全性和完整性，档案管理人员应按照档案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盗、防损、防蛀虫、防丢失、防有害气体侵蚀和防止机械磨损，以最大限度地延长档案寿命。为了进行有效的维护保管工作，需要将图书馆档案分为永久、长期、短期保存三种。反应图书馆主要职能活动和基本历史面貌的，对本馆和本学校健康发展及研究有长远利用价值的档案，应划为永久保存；反映本馆一般工作活动，在较长时间内对本馆工作有参考价值的档案划归为长期保存；在较短时间内对本馆有参考利用价值的文件材料应划归为短期保存。短期保存的档案期满后应进行鉴定，如需延长，可继续延长，不需要延长保管期限的应报经上级有关部门批准后再销毁。
以上是传统的图书馆档案管理模式，传统模式之所以广泛应用于各个高校并能在档案管理实现电子化大趋势的氛围中仍存在一席之地，就是因为它具有电子文档所无法具备的“原始特征”。
二、图书馆档案管理的现代模式
随着科学技术的快速发展，信息化和数字化管理技术是高校图书馆档案管理发展的主要方向和目标。利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率，实行档案数字化管理后，便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作，提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。另外，这样可以提高图书馆档案的文献质量，进一步的开发利用图书馆档案资源并对图书馆档案管理机制进行创新。
进行高校图书馆档案数字化管理的建设途径，首先是建立开放档案用户目录数据库，在校园内网或经授权的信息因特网上供人随意查询。第二步是建立图书馆档案指南资料库，以便使那些进入数字档案系统的档案通过该数据库的引导，在读者查阅中实现自身的利用价值。第三步是建立原文影像资源库，它与开放档案用户目录数据库结合起来，以满足人们在网上任意途径检索、查询后阅读原文的需求。最后建立史料汇编、专题文件汇编资料库，提高了档案的利用效率，减少了用户检索时间。
图书馆档案管理的现代模式被各高校大量采用，并成为一种主流管理模式，它提高了管理人员的工作效率，降低了工作强度，并节省了大量的人力和物力。所以，在新时期该种管理模式也成为高校科学管理建设的重要内容，不断的替代档案管理的传统模式和方法。
三、双轨制模式的建立和完善
以纸质档案为主体的传统模式和以计算机网络媒介的现代模式，在档案管理工作中是相互依存发展的。传统模式作为档案信息的主要存储介质至今依然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；而后者是档案科学管理的标志。两种模式由于其不同属性和特点，使得两者互相依存，相互兼容，协调发展并长期存在。所以需要建立起一种传统和现代并行的双轨制管理模式，消除两者之间在管理过程中的冲突，发挥各自的优势。
“双轨制管理模式”是指在文件生成和运转过程中两者共存，这是由于受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。还需要以传统模式为主要档案体系，同时建立现代档案系统――即两者版本文件同步随图书馆管理流程运转。根据传统模式中所建立的图书档案的三种保管期限的档案类型。对纸质文件和电子版文件进行不同处理手段。对于短期保存的图书馆档案文件，两种档案双双归档，档案期满后，如果纸质档案销毁，则电子文件成为“资料”后集中于档案部门和信息技术部门。对于永久性保存和长期保存的档案文件，应形成两种类型的两套档案，并尝试实现将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存。总的来说，双轨制管理模式是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，保证传统档案管理模式不变的前提下，积极发挥传统模式的不同社会属性和功能。
档案管理对于图书馆管理工作作用巨大，它不仅为图书馆统计分析工作奠定基础，提出新观点、新思路，引导图书馆服务工作重点的转移，使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展；同时也是图书馆人力资源建设，为馆领导决策任用、选拔、培养干部及进行机构的岗位设置提供准确、翔实的依据。
所以，应根据档案管理中传统模式和现代模式各自的优势和不足。形成高校图书馆档案管理的“双轨制管理模式”。提高图书馆档案管理效率，满足高校扩招和发展过程中图书馆的作用和功能。
参考文献：
[1]潘涌，高校图书馆数字化档案管理的探索[J]，中国成人教育，2008，(11).
【原刊地名】太原
【原刊期号】200304
【原刊页号】23～24
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】档案馆数字化资源建设的定位和选题原则
【 作 者】宋淑芳
【作者简介】宋淑芳 太原市档案局，山西 太原 030002
【摘 要 题】数字信息化
【英文摘要】the position and principle of selecting sutbject in resource construction of archives digitization in our country (song shu-fang)
【关 键 词】档案数字化/定位/选题
archives digitization/position/selecting subject
【 正 文】
文章编号：1005-9652(2003)04-0023-02 中图分类号：g271 文献标识码：a
数字档案馆的建设要做好前期调研工作，包括对数字档案馆的硬件、软件、存储格式与检索标准、工作路径的选择，还包括对数字化及数字化对象系统数字化加工与商品化的数字化产品的系统建设问题。后者就是一种数字档案馆的本身定位与数字化资源选题确定问题。这是本文所讨论的重点所在。
一、定位明确
档案馆作为我国科学文化事业的重要组成部分，是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面，形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群，构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场，档案馆应该明确自己的定位。定位是一种限制，是一种特色的体现。特色来于限制，体现有所为有所不为的本质。为此，档案馆数字化资源建设定位的思路应包括：
第一，个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通，讲究品位与格调，形成独立的风格。
第二，不张扬，不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。
第三，受众面广还是受众准确——分众化，成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势，我认为受众面准确更易讨好用户。
第四，注重休闲文化，淡化学术性，注重地方档案特色。
二、选题原则
以档案用户需求为原则，为档案用户服务，是档案馆工作的根本宗旨。为此，档案馆数字化资源建设应做到：
（一）以满足用户需求为原则
要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体，有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户，因思想文化素质不同，又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的，设计选题、进行选题策划时，要根据具体的档案用户的实际情况，研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。
现代档案馆馆藏建设与传统档案馆馆藏建设的最大区别在于：传统是“从头做起”，是从浩瀚的档案中撷取符合本馆需要的档案，经加工编写给予档案用户参考利用；现代是“从尾做起”，掉过来操作，“整合”是其要义。换一种说法：前者是以计划为特征；后者则是以市场需求和吸引利用者为特征，靠注意力经济吸引档案用户。
（二）注重发挥档案的特殊功能
与其他网站不同，档案网站不仅要传播档案信息，还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后，便能成为人类共同的精神财富，可以超越时代、民族、地域的界限，长期流传，造福后代，这是档案的特殊功能。档案数字化的选题，要注意发挥档案的这种特殊功能，多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题，即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显，也要从社会文化建设的长远需要出发，在财力允许的条件下尽量保证。数字档案馆能及时、准确、系统提供科技知识，它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然，也就更贴近用户。例如，数字档案馆的网上专题展览可以使档案馆这类“爱国主义教育基地”在网上活跃起来。
（三）品牌原则
档案馆的品牌原则更多地体现在重要档案主题的专藏上。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨和风格特色，对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。因此，设计重点档案的数字化选题是选题策划工作的首要任务。对于小馆而言，应把力量集中在强势项目上，实施优势定位，依据档案馆优势资源，全力形成自身的优势形象。一个好的品牌，除了固定用户接受、认可外，经过长时间的推广和延续，更易在市场上形成好的口碑，更能吸引广大用户，提高点击率，达到事半功倍的效果。
（四）个性化、系列化原则
个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思，形成鲜明的个性特色，避免和已经成型的网站重复雷同。一个档案馆的数字化选题策划也应该有自己的个性，有自己的编辑思路、数字化文献的风格，不能一味模仿别人。系列化也是选题工作的重要要求。由许多单个选题构成的选题计划应该向系列化的方向发展，使原来零散的选题逐步配套，构成一个统一的整体。
（五）市场原则
在社会主义市场经济条件下，市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用，档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此，选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况，没有市场需要，一般不宜采用，如果采用，就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色，并要预先策划推销的策略和手段。所谓市场原则，就是让网站建设驶入个性化服务的轨道。对于网络，不仅要把它当作一种新媒体来看，要时刻周密考虑市场的需求，在每一个环节上谨小慎微，从小处着眼，从质量着眼。市场是复杂的，利用需求也是千差万别的，不考虑数字化产品的利用定位，不对市场信息做具体的分析，盲目的追求市场潮流进行数字化，就可能被市场所“误导”，导致产品背离利用者的需求。我们在认识与实践中不能陷入一个误区：把市场潮流等同于利用者需求，因而盲目随大流，忽视了利用者的真正需求。
（六）稳定、可行性原则
选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网，否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的，需要注意两个方面的问题：一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件，如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等，都是完成策划方案应该具备的条件；二是充分估计客观情况可能发生的变化，如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化，都会影响计划的稳定性和可行性，在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备，在策划指标、完成时间等方面注意留有余地，同时保留一部分机动力量，以便根据新的情况提出新的选题，完成新的任务。
任何战略目标的制定，都要考虑它的可行性。就是必须维持最低生存线。如经济学上所说的“短边效应”所言。应以我们最薄弱的环节来制定我们的计划，这就是为什么必须强调对大多数档案馆来说，讲特色比讲规模更重要。
一、定位明确
档案馆作为我国科学文化事业的重要组成部分，是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面，形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群，构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场，档案馆应该明确自己的定位。定位是一种限制，是一种特色的体现。特色来于限制，体现有所为有所不为的本质。为此，档案馆数字化资源建设定位的思路应包括：
第一，个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通，讲究品位与格调，形成独立的风格。
第二，不张扬，不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。
第三，受众面广还是受众准确——分众化，成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势，我认为受众面准确更易讨好用户。
第四，注重休闲文化，淡化学术性，注重地方档案特色。
二、选题原则
以档案用户需求为原则，为档案用户服务，是档案馆工作的根本宗旨。为此，档案馆数字化资源建设应做到：
（一）以满足用户需求为原则
要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体，有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户，因思想文化素质不同，又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的，设计选题、进行选题策划时，要根据具体的档案用户的实际情况，研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。
现代档案馆馆藏建设与传统档案馆馆藏建设的最大区别在于：传统是“从头做起”，是从浩瀚的档案中撷取符合本馆需要的档案，经加工编写给予档案用户参考利用；现代是“从尾做起”，掉过来操作，“整合”是其要义。换一种说法：前者是以计划为特征；后者则是以市场需求和吸引利用者为特征，靠注意力经济吸引档案用户。
（二）注重发挥档案的特殊功能
与其他网站不同，档案网站不仅要传播档案信息，还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后，便能成为人类共同的精神财富，可以超越时代、民族、地域的界限，长期流传，造福后代，这是档案的特殊功能。档案数字化的选题，要注意发挥档案的这种特殊功能，多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题，即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显，也要从社会文化建设的长远需要出发，在财力允许的条件下尽量保证。数字档案馆能及时、准确、系统提供科技知识，它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然，也就更贴近用户。例如，数字档案馆的网上专题展览可以使档案馆这类“爱国主义教育基地”在网上活跃起来。
（三）品牌原则
档案馆的品牌原则更多地体现在重要档案主题的专藏上。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨和风格特色，对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。因此，设计重点档案的数字化选题是选题策划工作的首要任务。对于小馆而言，应把力量集中在强势项目上，实施优势定位，依据档案馆优势资源，全力形成自身的优势形象。一个好的品牌，除了固定用户接受、认可外，经过长时间的推广和延续，更易在市场上形成好的口碑，更能吸引广大用户，提高点击率，达到事半功倍的效果。
（四）个性化、系列化原则
个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思，形成鲜明的个性特色，避免和已经成型的网站重复雷同。一个档案馆的数字化选题策划也应该有自己的个性，有自己的编辑思路、数字化文献的风格，不能一味模仿别人。系列化也是选题工作的重要要求。由许多单个选题构成的选题计划应该向系列化的方向发展，使原来零散的选题逐步配套，构成一个统一的整体。
（五）市场原则
在社会主义市场经济条件下，市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用，档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此，选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况，没有市场需要，一般不宜采用，如果采用，就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色，并要预先策划推销的策略和手段。所谓市场原则，就是让网站建设驶入个性化服务的轨道。对于网络，不仅要把它当作一种新媒体来看，要时刻周密考虑市场的需求，在每一个环节上谨小慎微，从小处着眼，从质量着眼。市场是复杂的，利用需求也是千差万别的，不考虑数字化产品的利用定位，不对市场信息做具体的分析，盲目的追求市场潮流进行数字化，就可能被市场所“误导”，导致产品背离利用者的需求。我们在认识与实践中不能陷入一个误区：把市场潮流等同于利用者需求，因而盲目随大流，忽视了利用者的真正需求。
（六）稳定、可行性原则
选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网，否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的，需要注意两个方面的问题：一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件，如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等，都是完成策划方案应该具备的条件；二是充分估计客观情况可能发生的变化，如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化，都会影响计划的稳定性和可行性，在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备，在策划指标、完成时间等方面注意留有余地，同时保留一部分机动力量，以便根据新的情况提出新的选题，完成新的任务。
任何战略目标的制定，都要考虑它的可行性。就是必须维持最低生存线。如经济学上所说的“短边效应”所言。应以我们最薄弱的环节来制定我们的计划，这就是为什么必须强调对大多数档案馆来说，讲特色比讲规模更重要。
