编者按：本论文主要从高校二级学院管理及其发展趋势；校园管理方面的不和谐问题；高校院系办公室职能及其工作现状；院系办公室和谐工作探讨等进行讲述，包括了高校二级学院内部组织功能、二级学院的办学自主权、二级学院管理模式的发展趋势、校园管理、学术风气、思想道德建设、院系办公室职能、工作特殊性等，具体资料请见：
【摘要】学院制是我国高校在不断的改革发展中,自我优化结构、强化功能的现实选择,高校实行学院制适应经济社会发展的需要,有利于高校改革的不断深入及健康、持续、稳定的发展。本文从院系办公室职能的角度出发,通过对校园和谐、院系办公室工作职能及工作内容的分析,研究其和谐工作对院系、对学校的重要作用。
【关键词】高校院系办公室和谐工作
当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标,以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展,就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)两级管理运行机制,使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力,形成制度化管理模式,更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用,是我国目前高校改革、发展中的重要问题。
一、高校二级学院管理及其发展趋势
1、高校二级学院内部组织功能
(1)学院层面。高校实行学院制后,学院是承上启下的机构,对外向学校负责,对内管理下属的系、所、办、中心。因此,学院成为学校领导下的一级行政管理实体,“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析,学院就是中间层的“管理系统”,其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此,二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统,这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会,以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务,根据规划指导系、所、中心的资源配置,协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体,达成组织的目标。
(2)系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位,由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成,是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节,是学校的活力之源,它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平,直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”,如实验室的科学家、教室的老师等。
2、二级学院的办学自主权
(1)学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头,统筹全院的科研与科技开发,根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构,具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作,推进“产学研一体化”,加速科技成果转化同时,加强学院内的联系,创造各种机会和条件,增进不同学科领域之间的交往,促进多学科的联合与交叉,推动相关学科的优化组合与融合,培育学科新的增长点,促进特色学科和优势学科的建设与发展。
(2)教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作,包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力,学院有权统一负责全院课程的调整和设置,有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模,有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作,及经学校授权后,可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。
此外,学院还应有学生管理权,即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等,管理学生的日常学习和生活学院办学自主权的落实,有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律,增强学院的活力和社会适应性,从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会,负责学术事务管理,并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制,充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。
3、二级学院管理模式的发展趋势
从世界教育发展角度看,放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家,学校的职能机构都非常少,法国大学主要有三个职能机构组成:行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会,美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理,并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成,而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。
二、校园管理方面的不和谐问题
1、校园管理
首先是办学缺乏科学决策,许多高校在发展过程中,不尊重教育规律,在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际,存在着盲目追求发展目标的现象,忽视客观条件的约束,发展目标定位过高。其次是民主作风不深入,密切联系群众不够,教师队伍除了整体素质不能完全适应外,教师的数量也急需增加,很多教师是超负荷上岗,不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后,经费投入跟不上规模发展,有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园,影响了教学的正常开展;最后是高校校园腐败潜滋暗长,校园腐败的表现形式多种多样,它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入,如不采取有效措施加以规范和整治,必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。
2、学术风气
首先,学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势,学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次,“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀,普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心,取而代之的是对“行政权威”羡慕,而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里,不可能出现良好的师风和学风。最后,学术标准的严重缺位,评奖本身也可纳入这一自然过程,但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大,以致根本无法操作,仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺,在一定程度上引起了学术的混乱局面。
3、思想道德建设
首先是诚信体系受到很大的威胁,近年来,大学生诚信观淡漠,诚信行为缺失,其境况令人担忧,己成为大学校园中不和谐的杂音,为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。
三、高校院系办公室职能及其工作现状
1、院系办公室职能
(1)服务职能。服务是办公室工作的主要职能,应遵循构建和谐院系中的整体性原则,即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构,是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括:组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。
(2)协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中,院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢,必须通过有力的措施协调各种动态性的关系,解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾,加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合,消除各种不和谐现象,从而使系统内各部分的活动协同一致,保证整个院系工作的顺利开展。(3)管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构,承担着主要的基层管理职能,要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等,要在工作中不断完善、优化与创新。
2、工作特殊性
(1)工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位,办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下,院系逐步成为相对独立的教学和科研单位,一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成,院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。
(2)工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等,大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中,学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的,主要包括每天事务的安排,一些重要和重大事情的布置、催办与落实,各种信息的上传下达,与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说,院系办公室承担的工作任务千头万绪,琐碎繁杂,且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺,工作无序、随意性的现象并不少见。
(3)工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构,发挥着承上启下,协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考,具有前瞻性,成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构,发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外,办公室的主要服务对象——教师,往往带有一种“清高”思想,以教学、科研为核心,上课来下课走,缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注,对学校事务的参与度也不高,这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此,由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异,办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系,由此带来的矛盾多、是非也多,众口难调。
(4)工作受重视较少。现实中,高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身,平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业,而从事行政岗位又很难升到高级职称,不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后,渴望得到更好的发展空间。
四、院系办公室和谐工作探讨
1、职能的重要性
(1)院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为:组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合,工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致;制度上相互配套、相互补充、完整统一;人力资源配备上合理优化;教育资源占用上人人共享,机会均等;人际关系上,相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐,以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。
(2)院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下,为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构,是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者,也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽,院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此,和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。
2、和谐工作探讨
(1)和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责,实行目标管理,形成分工合理、职责明确的运转机制,用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转,既可大大提高办公室的整体运行效率,也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂,必须建立一套科学的管理方式和工作手段,科学分工,使办公室组织内部的融合力大大提高,形成一个高效运转的系统。
(2)和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”,提高辅助决策水平,办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考,变被动为主动,主动为领导出思路、想办法,当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通,信息更灵敏,思路更加开阔,更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点,发挥主观能动性,有意识的广泛收集校内外各种动态信息,吸收他们先进的工作思路及做法,及时提供给领导参考。并结合实际,协助领导制定切实可行的方案,使各项工作得以顺利开展。此外,承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室,其服务对象是教师,在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作,办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。
(3)和谐关系。学院的领导在配备人员时,应持慎重态度,岗位的设置要合理,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才,实现人尽其才,才尽其用,逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体,是一个团队组织,不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。
(4)人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗,这是一种人力资源的浪费,也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心,约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀,加强行政人员的业务水平,提供培训、指导等机会;对行政人员的工作成绩要充分肯定;对行政人员的成才定向给与指导;对有深造意向和能力的行政人员,鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等,有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀,承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头,工作有劲头”,而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力,提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。
3、和谐管理目标
(1)提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心,许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾,避免冲突,既各司其职又互相包容,通力合作,提高管理效能。
(2)过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程,这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化,对教师而言,切忌用命令主义的简单方式,对来访的学生则应诚恳相待,主动为他们服务。
(3)提升管理品位。管理与品位的结合,代表着管理的质量和水平。基于和谐管理,个体发展的和谐是不够的,更要求年轻的教育管理干部发展要个人目标与院系的管理目标相一致,最终实现与社会发展相和谐,与时展相和谐。工作中要妥善处理高校院系管理中的各种复杂关系,调整心态,为教师和学生的全面发展搭建宽广的平台。
总之,在院系办公室中,倡导和谐理念强调就是办公室管理者身体和心理的和谐,精神和身体的和谐,也就是人格的统一和谐。人格的和谐是人自身发展的动力,是每一个人所追求的终极目标;办公室管理者之间的人际关系的和谐,再到整个院系组织的和谐,是一个循序渐近的过程,后一个的和谐有赖于前一个层次的和谐。院系办公室管理者不断地拓展管理能力,和谐地发展自身,为所服务的对象—教师和学生建设一个和谐的环境,创造一个有利于学术和个性自由发展的平台,完成时代赋予高校基层管理者的光荣使命。
【摘要】综合管理部作为中国三峡建设管理有限公司乌东德工程建设部的上传下达枢纽和对外窗口，紧紧围绕“服务工程建设、服务建设部领导和各部门、服务全体员工”这一中心，遵照“合规、有序、高效、廉洁”要求，按照“凡事有章可循、凡事有据可查，凡事有人负责、凡事有人监督”的理念，从“坚持理论学习、改进工作作风、精准三办工作、全面协调沟通”四个方面努力推进大型水利水电工程一线办公室精细化管理工作，树立“学习型、勤廉型、服务型”优秀窗口部门形象。
【关键词】水利水电工程；办公室；精细化管理
乌东德水电站是中国长江三峡集团公司（以下简称三峡集团公司）开发建设的金沙江下游四个梯级水电站的最上一级，总装机容量1020万千瓦，是综合效益显著的大型水电工程，也是“西电东送”的骨干电源点和国家能源清洁化的重点工程，主体工程建设期恰逢国家“十三五”与之同步发展，将对国家清洁能源及经济社会发展产生重大带动作用。中国三峡建设管理有限公司乌东德工程建设部（以下简称建设部）地处工程建设一线，综合管理部作为建设部的上传下达枢纽，也是对外窗口之一，紧紧围绕“服务工程建设、服务建设部领导和各部门、服务全体员工”主动三服务这一中心，管理上推陈出新，工作上精益求精，全面规范各项管理工作。本文介绍建设部综合管理部从“坚持理论学习、改进工作作风、精准三办工作、全面协调沟通”四个方面，努力推进大型水利水电工程一线办公室精细化管理工作，创建乌东德水电站“十三五”示范工程。
一、坚持理论学习，提高服务能力
在谈到办公室工作特点时，用“重”“苦”“杂”“难”四个字高度概括。办公室工作牵动全局且事务繁杂，要求办公室工作人员必须是杂家、通才，具备各方面能力，“坐下能写，站起能讲，遇事能办，问策能对”。综合管理部始终坚持以理论打头、紧跟实际的学习原则，认真组织学习党的十八届历次全会，系列重要讲话精神以及三峡集团公司历次党建、反腐倡廉工作会议、各项文件精神等，积极参与党的群众路线教育实践活动、“三严三实”及“两学一做”专题教育，带头培育和践行社会主义核心价值观，始终在思想上、政治上和行动上同以同志为核心的党中央保持高度一致，不断增强“四个意识”，坚持理想信念宗旨“高线”。并通过引导部门员工深刻认识三峡集团公司的使命和责任，强化企业文化宣贯，让三峡精神等企业文化内化于心、外化于行。乌东德水电站等西南地区高坝水利工程大都有窄河谷、高水头、地形复杂等特点，综合管理部不仅仅局限于自身工作范围，要注重综合素质的培养与提升，立足本职工作岗位主动学习各方面知识，积极参与探索水电领域的先进工程建设及管理方法，突出问题导向、立足于现场向工程实践、兄弟单位及各参建单位学习，坚持“早备无患、多备无患”的学习方法，在工程实践中成长。
二、改进工作作风，树立服务意识
过硬的工作作风是综合管理部工作人员的“护身符”，作为建设部的对外窗口部门之一及领导身边人，综合管理部牢固树立“主动三服务”意识，遵照“合规、有序、高效、廉洁”要求，按照“凡事有章可循、凡事有据可查，凡事有人负责、凡事有人监督”的理念，发扬“马上就办”“事毕回复”的工作作风，坚持不懈反对“四风”，持之以恒贯彻执行中央八项规定精神，在日常工作生活中从“吃、住、行”等小事做起，凡事按照制度和程序办事，不为任何人提供任何超标准服务或特权，始终把纪律与规矩挺在前面，践行忠诚干净担当。在工作岗位上做到“一早两真三公四心（早规划，真诚待人、真实做人，公开、公平、公正办事，尽心、净心、静心、精心工作）”，认真履职尽责、精细管理、廉洁从业，树立“学习型、勤廉型、服务型”优秀窗口部门形象，全面规范各项管理工作；在工作过程中做到“分工不分家，互补不足”，实行岗位A、B角互相补位并形成合力，努力发扬奉献精神，积极提倡每天多奉献“10分钟”、上班提前5分钟到办公室，齐心协力又好又快推动办公室管理工作。
三、精准三办工作，提高服务质量
办文办会办事是综合管理部的重点工作之一，要做到忙而不乱，就要进行程序化管理、链条式推进，做到任务清单精准化、责任链条明细化，实现办文流程制度化、办会流程清晰化、办事流程规范化，确保各项工作有序衔接、高效运转，切实提高“办文办会办事”三办硬实力。乌东德水电站参建单位近30家，各类文件、图纸繁多，平均日处理文件量近百份，综合管理部结合现场实际提出“条块结合，以块为主”的文书管理模式，完善文书“四统一”管理，实行公文核稿“双签”制度，推动公文办理逐步由“8小时办公”向“24小时在线”转变，充分发挥工程建设“以文辅政”和“文件”枢纽作用。综合管理部与各相关部门密切配合，精心组织，坚持“会前充分准备、会中细致服务、会后及时跟踪”，自乌东德水电站建设以来，共完成乌东德水电站各现场专家咨询会，各类设计、质量、安全、环保等专题会及表彰会等300多次重大会议会务工作和10000多次建设部各类会务的组织、协调工作，保证各次会议组织有序、取得实效。严谨细致办事不仅是工作质量的“好”与“差”，而是工作结果的“成”与“败”，综合管理部在办事过程中始终坚持一丝不苟、精益求精，坚持一流的标准，于细微之处见精神，在细节之间显水平，摒弃“大概”“凑合”“差不多”“基本上”的思想，努力做到“零差错”。一是梳理各个岗位工作流程，编制工作手册，做到职责明确、流程清晰。二是加强重点工作督办，遵循“PDCA”原则，对建设部主任办公会、党委会、周协调例会“重点三会”议定事项及重点工作跟踪督办，做到“件件有落实，事事有回音”。三是强化工作“目标管理”，实行工作清单销号制，过程中发现问题及时纠编，切实提高工作效率。
四、全面协调沟通，强化服务效果
综合管理部以建设部各项工作中的“发起者、服务者、提醒者、引导者、问责者、考核者”身份，充分发挥部门作为建设部沟通、协调、服务、督办枢纽的作用，全面加强协调沟通，努力超前规划好各项工作，常规工作提前考虑，重大任务超前准备，并保证工作计划具体、科学和可量化；提前做好建设部的月、周活动预安排，安排专人跟踪落实建设部重要活动安排；在对外协调、公务接待等过程中始终定位在主动服务的角色，牢固树立乌东德水电站主人翁意识，从简节约，务实高效；在主动工作中注重沟通，坚持“往上沟通要有胆、水平沟通要有肺、往下沟通要有心”，在相互沟通协调解决问题时注重换位思考。自乌东德水电站建设以来，综合管理部共组织国家相关部委、地方政府现场考察、各类质量安全环保专家现场调研检查等500多次，为建设部加强对外联络沟通、推进各项重点工作做好服务。同时不断推进车队、食堂、招待所、营地等后勤服务管理工作，发扬钉钉子精神和锲而不舍的韧劲，努力在抓早、抓细、抓实上下功夫。结合实际提出车队牢固树立“遵纪守法、安全第一、热情服务、勤俭节约、团结协作”五种意识和高度发扬“奉献、团队”两种精神，始终坚持“预防为主、安全第一，公正、公开，效率优先、兼顾公平，科学管理、合理调度”四项管理原则，做好交通安全管理的表率；对车队、食堂、招待所、营地等各项工作实行表格化、流程化、标准化管理，建立工作月报表制度并动态调整，定期对车辆、食堂等相关管理情况在建设部内部范围进行公开，提高各项工作透明度。五、结语综合管理部事务繁杂是其最大特点，事无巨细是其最低要求，需要不断推进办公室精细化管理工作，廉洁自律是前提，依章办事是根本，超前规划是方法，主动工作是关键，执行有力是保障，注重细节是重点，综合素质是基础。“功成不必在我，建功必须有我。”乌东德水电站主体工程建设期恰逢国家“十三五”，在未来的工程建设中，综合管理部将紧紧围绕把乌东德水电站建成精品工程、创新工程、绿色工程、和谐工程、廉洁工程“十三五”示范工程的目标，按照“一岗七责”要求（质量、安全、进度、造价、环保、综合治理和反腐倡廉）站在全局的高度去思考问题、落实工作和检查工作，结合实际创新工作方式，努力实现综合管理各项工作的“规范化、制度化、标准化、精细化”管理的目标，为“新三峡梦”的早日实现，为三峡集团公司的发展和中国能源的发展贡献力量！
【摘要】“三严三实”是各领导干部的为政之道、修身之本以及成事之要，而办公室作为一个企业单位的核心部门，坚持“三严三实”在行政管理工作中的指导至关重要。论文将探讨践行“三严三实”对发挥办公室行政管理效能起到的巨大作用。
【关键词】办公室管理；行政管理；“三实三严”
1引言
重视办公室的行政管理有利于企业单位在飞快发展的市场经济中持续发展。办公室在整合企业运转中起着至关重要的作用，企业单位的发展势态很大一部分取决于对办公室的管理是否严格。因此，企业在进行办公室行政管理的过程中，必须坚持“三严三实”的原则，使办公室的职能效用得到充分发挥，提高企业单位的市场竞争力与影响力，促进企业单位持续稳健发展。
2坚持“三严三实”对企业单位的意义
所谓“三严”指的是“严于律己”、“严以修身”和“严以用权”，提出了不断改进自我，把握行事分寸，严格遵守规章纪律的要求；“三实”即一切从实际出发，严格按照客观实际、脚踏实地办事。坚持在企业办公室行政管理中贯彻落实“三严三实”的原则，加强办公室工作人员工作作风建设，是提高办公室管理人员的综合素养与道德素养的关键所在，有利于办公室管理工作效率与质量、社会效益与经济效益的全面提高。将“三严三实”的思想运用在办公室管理理念中，可以在先进性、思想性得到充分发挥的同时，加深对办公室管理问题方面的了解，使问题得到及时、根本的解决，为办公室的健康发展打下坚实基础，有利于促进企业单位长足发展[1]。
3办公室行政管理中现存的问题
宏观角度看，目前我国企业单位整体发展较好；但从微观角度来看，在企业单位内部办公室行政管理的过程中仍存在众多不可忽视的问题。
3.1综合素质低
企业办公室对于行政管理人员的综合素养、业务水平以及心理素质方面普遍要求较高，但部分企业放低了标准，管理人员受经验、年龄方面的制约，导致其综合素质不达标，严重影响了办公室的行政管理水平。管理人员若是综合素质低下、心理素质差、业务水平低下，则会造成在办公中自私自利主义盛行，不关心企业利益，对企业发展毫无助力，甚至拖累企业发展的脚步。因此，重视对行政管理人员综合素质的培养，提升其综合素质、心理素质和业务技能十分必要。
3.2职能分工不明确
企业单位内部部门众多，存在着职能分工不明确、不规范的现象，以至于一旦出现问题则相互推脱责任，不仅影响企业内部团结和工作效率，还大大破坏了公司的整体性，使得公司的利益遭到损失，严重阻碍企业目标和战略的实现，对企业的持续发展造成了消极影响。
3.3管理机制不健全
部分企业过度注重对单位工作人员的管理，而疏忽了完善办公室行政管理机制的重要性；一些企业尽管拥有一套管理机制，但在执行上只流于形式；同时，还缺少相应的奖惩制度，对于工作表现出色的职工没有适当奖励，一定程度上挫伤了工作人员的积极性，直接导致办公室行政管理质量低，无法发挥其管理效能[2]。
4如何利用“三严三实”提高办公室行政管理效能
“三严三实”的具体内涵包括有严于律己、严以修身、严以用权、谋事要实、创业要实、做人要实。面对有效提高办公室行政管理效能和企业发展的迫切需求，可从以下几方面着手：
4.1严于律己
严于律己即严格对自身进行约束。办公室行政管理人员要发挥先锋带头作用，切实领会“三严三实”的思想内涵，坚持道德操守，坚定道德原则，以身作则。严格遵守国家法律法规和企业规章制度，坚持职业道德操守，为自己的一言一行负责；同时在执行时要严格维护制度的神圣地位以及其公正性，对于违法乱纪行为现象进行总结分析，进行警示性教育，净化办公室工作环境；同时，在办公室行政管理中，管理人员要根据企业单位发展现状和员工需求不断完善制度，使制度的可行性和科学性与时俱进，促进办公室的有序管理和人性化管理，鼓舞员工争当工作模范。
4.2严以修身
严以修身的内涵在于，要注重自身修养，自觉践行自身行动，做到自省自查，及时发现并解决自身存在的问题，树好表率形象，用正确的思想指导做正确的事情。此外，管理人员也要提高自身工作积极性，提高自身细节意识、责任意识，保障服务质量，发挥好行政管理的调剂作用，协调各部门间工作得以顺利开展；此外，企业单位要加强对行政管理人综合素质、心理素质与业务技能的培训，对员工给予人性化关怀，提升员工的企业归属感，促进企业单位整体化发展，对办公室内部沟通协调统筹，确保企业单位得以和谐、高效地运作。
4.3严以用权
严以用权即要求办公室行政人员共同营造公平和谐的办公室氛围，这就必须做到将企业规章制度作为行政管理工作的基础，将企业以及社会的经济效益和社会效益放在工作首要位置，坚决杜绝以权谋私；除此之外，行政管理人员在办公室中不但要保持威严，还要树立亲和力，将协调办公室内部发展作为工作重点，树立办公室管理全局观念，将办公室的集体作用和效能发挥到最大。
4.4谋事要实
谋事要实就是要求办公室行政管理人员在进行发展规划的过程中，将自己的发展与企业单位的前途结合起来，做到一切从实际情况出发，不做空想主义者，将理想付诸行动。首先要在工作中树立全局意识，从大处着眼，小事着手，使工作质量与工作效率的提升得到保障；在此基础上建立一套办公室系统，便于事务处理、管理信息，提供决策支持，办公室系统和行政管理工作相辅相成，能够有效促进办公室行政组织结构的明晰化，实现办公室行政管理内部资源的合理优化分配，从而提高行政组织结构的有效性与灵活性。
4.5创业要实
办公室行政管理人员在企业发展的过程中，要做到脚踏实地办事，做好办公室行政管理的基本工作，在工作中树立强烈的责任意识与担当精神，恪守自己的职责。当企业单位的发展碰到难题的时候，还要做到具体问题具体分析，切忌假、大、空，深入调查研究，在实践工作中不断对其进行完善，扎实整改，并时刻掌握问题动态，围绕中心抓调研，以便于对症下药，有效解决问题；除此之外，要满足办公室行政管理需求，促进办公室健康持续运作。
4.6做人要实
做人要实即要求办公室行政管理人员首先要实事求是，坚持社会主义核心价值观的引导，树立正确的价值观和人生观，热爱祖国，忠诚单位，对人真诚，对事负责，如此才能提高自己的工作素质和水平。在工作中还要重视对于同事间关系的处理，因为友好和睦的办公室文化氛围是一个企业得以常青的关键，推进企业单位的文化建设，增强办公室的凝聚力和服务大局的意识，使办公室行政管理工作与企业单位的改革发展相适应，起到稳定工作节奏的作用；对待客户也要以诚相待，用心服务，弘扬敬业奉献之风，从而让企业单位更好地发展[3]。
5结语
行政管理在办公室工作中的地位不可动摇，其不仅是企业发展建设的重中之重，也是企业单位建设的基石。作为办公室，要重视行政管理效能的提升和发挥，做到严于律己，对于企业单位内部管理工作，明确发展方向，贯彻落实的“三严三实”思想理念，领会其思想精髓，将其与办公室行政管理工作有机结合，才能促进企业单位的长远发展。
作者:刘秋澄 单位:中船重工第七一五研究所
摘要:国企办公室行政管理工作是保障单位工作正常进行的关键，具有高度综合性、广阔的涉及面、繁杂冗长等特性，是企业中连接上下、多向交流的重要部门。本文阐述了国企办公室工作的地位、职能，并为在新时期、新形势下做好国企办公室行政管理工作提出了一些参考意见。
关键词:国企办公室;行政管理;建议
一、引言
国企办公室是一个具有全面、综合性质的工作部门，不仅承担着实施、研究、参谋等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务，是一个单位承上启下、协调左右、连接内外的“枢纽”。新的形势对国企办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。
二、全面了解国企办公室工作的非凡地位
办公室作为一个单位的“门面”，地位和作用显而易见。办公室人员需要全面了解办公室的地位与作用，顺应新局势和工作的要求，尽力提升办公室工作水平。办公室属于综合性办事机构，是维系一个单位正常运转的“桥梁”与“纽带”，承担着连接上下的工作。作为单位的“窗口”，办公室工作内容繁杂，随机性、偶发性较强，虽然很多是零散的事情、重复的工作，但是人们通常通过这个“窗口”来了解与评价单位的工作。
三、充分掌握办公室的行政管理职责
在行政管理方面，办公室面临的工作大多是上级部门与本单位下达的各项行政命令，面临的工作者大多是领导与各部门员工。办公室的行政管理职责主要由五个部分组成:
(一)协助功能。
办公室对上级机构的安排结合本单位领导的态度贯彻执行工作任务，同时还要安排和核验具体操作，对强化企业管理、维护正常工作环境、确保工作质量有着重要意义。
(二)中枢功能。
国企办公室在管理工作中需担负调节工作，以维护正常工作环境，及时转述传达上级机关和本单位领导的指示精神，积极调节好各部门的关系。做好上情下达和下情上传，促进信息畅通流转，具有连接上下、协调内外的纽带功能。
(三)督办功能。
任何一项工作，决策之后关键还是在落实。办公室不仅要将上级机关和本单位安排布置的每件详细事务准时高效地完成，还要牵头加强各部门办事流程合规性、有效性的建设，并加大督查督办的力度，确保单位工作无盲区、无死角。同时在单位内各部门营造良好的工作氛围，听取他们的意见，全面调动员工的凝聚力，共同完成各项工作。
(四)服务功能。
办公室工作是一项“服务”工作，树立服务意识，每一位办公室人员都要立足日常工作，增强责任意识。积极服务领导的决策，服务各部门间的协调配合，服务基层单位的沟通联络，为推进各项工作顺利开展做好服务和铺垫工作。
(五)参谋功能。
办公室是辅助领导工作的“左右手”，要紧紧围绕公司的中心工作，及时准确提供“领导想要知道”和“领导需要知道”的信息，做到“谋”在关键处、“参”在点子上。
四、优化办公室行政管理工作的举措
做好办公室工作，不断优化办公室行政管理工作，全面发挥办公室的综合功能，核心是不断深化服务理念、加强团队建设、强化学习能力、深化智囊团作用、创新利用信息技术、完善办公室制度建设。
(一)不断深化服务理念。
要牢固树立“大服务”理念，我们定位办公室工作为“服务”工作，就要不断深化服务意识，要求每一位办公室人员立足日常工作，增强责任意识。积极服务领导的决策，服务基层单位、各职能部门间的协调配合，服务基层单位的沟通联络。持续完善信访接待流程，配置专人处理来信来访，妥善处理基层员工基本诉求，排查企业不稳定因素，为企业健康稳定发展保驾护航。同时办公室工作纷繁复杂，在繁琐的工作中要确保头脑清醒，严谨细致地对待工作，甘于付出、不怕吃苦，讲原则、讲纪律。要保持认真务实、兢兢业业的态度，严格用各项规章制度和纪律规范自己。不管是大事、小事，时刻秉持严谨细致的态度，做到无疏漏、无误会、无错误。
(二)不断加强团队建设。
办公室作为公司的“服务中心、信息中心、督办中心、协调中心、参谋中心”，需要建立向心力和凝聚力强的人才队伍。抓好办公室队伍的建设，不仅要适合当前企业对办公室工作的需要，更要将队伍建设的方案纳入到企业发展方向的前列。要坚守“以人为本”的思想观念，实现人性化管理，领导上做到公平公正，秉公办事，不偏不倚;思想上常交流、频沟通，做到以心换心，诚信待人;生活上做到互相关爱，惺惺相惜，全面展现企业办公室的人情味和亲切感，持续加强办公室的向心力和亲和力氛围。
(三)不断强化学习能力。
办公室行政人员除具有一定的写作、调研理论、管控资料等专业能力外，还应该熟悉与办公室工作相关方面的延伸知识，通过学习持续充实自己，把握新理论、新知识。对单位现实工作中出现的难题进行调研、总结、精炼，做好经验性研究。针对公司业务领域的发展，要采取了多种学习形式，努力提升知识能力。可与高校或协会联合，采取外培方式，加强理论知识学习;通过在系统内部对标、外部交流等方式，吸取先进管理经验;广泛开展自学活动，提升业务能力。
(四)不断深化智囊团作用。
办公室行政人员要通过学习持续充实自己，主动提高工作层面的高度，开拓新视野、新思路，对上级精神和工作要求进行深入解读和逐条梳理，在决策进程和重大事项的处理过程中，提出针对性强、条理清晰、颇有见地的建议和意见。全面构筑综合信息平台，将公司主要经营情况、重大事项说明，各职能部门完成事项、会议情况及下月工作安排等信息收集汇总，呈报企业领导和相关部门参阅。定期采编和分析最新宏观经济形势，及与行业相关的国际国内政策和最新管理观点等信息，为领导提供决策依据和智力支持。协助领导想大事、议大事、谋大事，既想领导之所想，更想领导之未想，成为领导的外脑和智囊，辅助领导进行重大事项的决策。
(五)不断创新利用信息技术。
在信息时代，要不断转变观念，以新思路、新方法、新举措不断改善和提升办公信息化应用能力，确保快速、高效地与相关部门及基层单位持联系，更好地服务于企业发展大局。不断提升公文处理管理水平，积极推动公文处理办公自动化，提高OA系统的覆盖面，提升公文流转速度，提高公文处理工作效率。利用信息技术，创新沟通方式，确保交流渠道安全通畅，要全面利用多媒体及信息技术，采用即时通讯系统、企业邮箱、视频会议系统等，提高沟通效率。打造以内部即时通讯系统、视频会议系统为主的公司沟通交流平台，通过快捷群、广播消息等功能，进行内部交流及会议通知等。
(六)不断完善办公室制度建设。
建立健全部门规章制度，为办公室规范有序运行提供有效的制度保障。同时对现有制度的有效性、适应性进行评审，实行持续改进，确保制度的有效性和完整性。持续提高制度本身的可执行性，结合工作实际，优化业务流程，及时祛除不符合实际需要的内容，保证制度来源于实践，通过执行制度提升工作水平。另一方面要不断提高办公室系统人员的执行能力，进行全员制度规章系统培训，加强执行文化建设与培养。建立有效的约束机制、监督机制和激励机制，打造以“自我对标、自我考评、横向考评、上级考评”交叉联动考评体系，做到“人人都是考核官，事事背后有绩效”。适时优化监督和奖励机制，对执行效果突出的科室或个人予以奖励，对执行能力差，经培训仍无法满足工作要求的，给与相应的惩罚。通过不断完善部门管理机制，进一步优化管控体系，保障办公室协调、规范、有序运转。
五、结语
国企办公室行政管理工作在整个单位中处于基础、核心的地位，工作人员应正确深刻认识到其工作的内容范围、意义，在充满挑战和机遇的新时期要不断转变观念，以新思路、新方法、新举措不断改善和提升办公室行政管理工作，以更好的服务于企业发展大局。
作者：艾佳露 单位:中国水利水电第八工程局有限公司
摘要：
高职院校办公室作为一个综合的行政管理部门，对应于不同的工作职责，它具有以下四大职能：参谋咨询职能、沟通协调职能、服务管理职能、协查督办职能。教育深化改革对办公室行政管理工作提出了更高的要求，本文阐述了改善行政管理工作成效的五大措施。
关键词：
新形势；办公室；行政管理
高职院校办公室是高职院校行政管理的基层部门，同时也是核心部门，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入展开，高职院校办公室行政管理工作也面临着诸多挑战与机遇，可以说挑战与机遇并存。如何在新形势下乘风破浪，提升工作水平、创新管理机制是目前需要研究的首要问题。
一、高职院校办公室行政管理工作内涵
行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率。高职院校与企业是完全不同的主体，高职院校的办公室行政管理工作是为了学校的办学目的服务的，在这一指导思想下，行政工作应该围绕提高服务质量进行。特别是新形势下，教育改革对管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途径，以此为学校的发展夯实基础。
二、新形势下高职院校办公室行政管理工作的职能
高职院校办公室是一个特殊的行政机构，它是学校的中枢部门，起着承上启下，连接左右的作用。对上要做领导的参谋助手，对下要传达重要精神，对左要督办协查，对右要沟通协调，这些工作赋予了它相应的职能。在新形势下，这些职能又会较以往有所转变，笔者将结合多年实际工作中得到的体会进行阐述。
1.参谋咨询职能。当前，高职院校的决策依据已不再是依靠经验获得，而更多的是通过民主讨论，科学分析得来。在这个过程中，办公室会有很多机会参与其中，办公室人员不再只是被动接受领导交办的任务，更需要转变观念，主动关心学院的重大事项，积极思考，提出新思路，想出新办法，为领导的决策提供参考。首先要注意材料以及信息的收集，这些离不开实际调查，有调查才有发言权，因此办公室人员要主动与学院其他部门沟通，要多向兄弟院校学习交流，这些都要在平时工作中积累。办公室人员要对收集的资料和信息进行分析加工，将其中最能反映事物本质的资料整理成案，提供给领导；其次是协助领导决策。公室人员要及时精准的把握上级部门传达的核心思想，时刻关注现阶段学院工作重心的进程，结合国家方针政策与学院的当前状况，提出切实可行的对策和思路。
2.沟通协调职能。高职院校办公室，作为连接校内外的纽带，其基本职能就是沟通与协调，即学校与上级主管部门、各兄弟院校、有关合作单位的关系，学校内部各部门上下左右的关系，为学院的发展营造一个良好的氛围。首先要做到步调一致，在商讨的过程中，对决策有不同意见的同志进行解释，交换意见，有效说服；其次要能化解矛盾，如对对错分明的问题，不能和稀泥，要旗帜鲜明的表明立场；部门利益与整体利益相冲突的问题，有时需要对部门利益给予一定照顾；部门与部门利益相冲突的问题，要对涉事双方进行劝解，要有大局意识，相互让步。再次是需要安排得当，每项工作在实施过程中能否运作顺利，在很大程度上取决于安排是否合理得当。
3.服务管理职能。对于高职院校办公室来说，管理与服务是不可分割的。首先是为领导服务，做好参谋助手，协助领导安、处理相关事务，认真完成领导交办的其他任务；其次是为各部门以及所有教师服务，高职院校办公室承担着文件管理、档案管理、印章管理、传真收发、会议室安排等任务，所有这些都是具有服务性质的工作，在工作中，每个办公室人员都应该树立服务意识，尽最大的努力让服务对象满意。再次是为学生服务，高职院校办公室作为学校的行政管理部门，最要不得的就是“衙门作风”，也就是说在面对学生诉求时，不能“摆架子，甩脸子”，从某种意义上讲，办公室人员的态度将直接影响学生对学院行政管理部门以及教师的印象，这就要求办公室人员在服务中应做到一视同仁，热情周到。
4.协查督办职能。高职院校办公室作为基层管理部门，在实际工作中行使着协查督办的职责。首先要对各部门以及相关人员在现阶段所负责的工作了如指掌，同时要立足于学校全局利益，随时了解各项工作任务的进展，并且要关注完成质量；其次如果发现执行部门或有关人员在无充分理由的情况下无故拖延工作，办公室要做出适时提醒并督促实施，同时要如实的向学院领导汇报，以便于领导根据实际情况做出其他调整。
三、新形势下高职院校办公室行政管理工作的改进措施
1.关注并重视办公室工作。高等教育的发展使得高职院校办公室的工作变得越发重要。作为领导层，尤其要重视办公室工作，要认识到办公室行政管理工作对于整个学校发展的重大意义，要优先建设和发展办公室。办公室因为其综合性和全面性等特性，在实际工作中可委以重任，让办公室人员得到更多的锻炼。高职院校办公室行政人员地位低、待遇低、表彰少、评职称难，这些从某种程度上都会影响办公室人员的工作积极性，进而影响办公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，将考核结果与干部任用选拔、工资待遇以及职称评聘挂钩，从而激发办公室人员的工作积极性。
2.建立完善的规章制度。高职院校办公室的工作繁杂、头绪多且面广，还常常会面对很多突发性和临时性的任务。完善的规章制度可以帮助办公室人员做到忙而不乱，井井有条。结合OA系统，办公室行政管理工作的流程建设是势在必行的，印章使用、档案查询、文件运转、会议室安排、车辆管理等，一旦制定出完备的工作须知以及办事流程，发文至全院范围，都将大大提高办公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同时也要注意在实际的使用过程中，听取各方面的意见和建议，根据实际状况进行调整、改善。
3.明确办公室职责。在讨论高职院校办公室职能时，都知道办公室具有参谋助手的作用，而在实际工作中，大部分办公室工作都是被动的，遇到问题时，更多的是选择缄口不言或者附和领导意愿。在服务过程中，关注细节，抓小放大，督办不力是一直存在的问题。办公室作为同等行政级别的部门，在进行沟通时常常会有无力感。因此办公室行政管理工作要想高效完成，必须要明确职责。职责明确，办公室人员才能放心大胆的干，工作热情高涨，精神面貌焕然一新，业务能力得以提升，这些对于学校各部门的行政管理工作都具有指导意义，对学校的全面发展有着不可低估的作用。
4.规范办公室内部机构设置以及分工。大部分高职院校都是由以前的中专校升格而来的，很多都是根据传统沿用以往的机构设置。通常是党委办公室和院长办公室合署办公，甚至有的还会包括外事办。在复杂多样的机构设置下，办公室人员常常身兼数职，特别是遇到临时任务，往往会一边负责文件运转以及督办工作，一边还要负责会务接待；一边做着会议记录，一边还要做会场服务。多重身份、职责不明晰就会造成工作混乱的局面，出现问题时相互推诿，因此要求办公室要层次化管理、岗位设置规范化、分工明确化。例如有的学校在办公室下面设行政科、综合科、秘书科，在科室下面又会设置具体岗位，做到人与责相对应。这样才能做到权责明晰，杜绝推诿，有效提升办公室行政管理工作的效用。
5.加强对办公室人员的培训。高职院校办公室作为一个学校的职能部门，不仅是从事行政管理工作，还是学校的形象和窗口部门，即首先是教师，然后才是行政管理人员。办公室人员的素质直接反映出一个学校行政管理水平以及办学水平的高低。校领导要对办公室人员参加培训学习给予肯定和支持，拓宽眼界，提升能力，强化素质，才能更好为学校的发展提供服务。
四、结语
高职院校在从中专校升格以后，经历了全速发展时期，在这个过程中，高职院校的办公室行政管理工作摸索出了一些经验，但是还远远不够。新形势下，如何更好的为实现学校的办学目标服务、如何促进学校的全面发展等问题的思索，对办公室行政管理工作提出了新的要求。只有关注并重视办公室工作、建立完善的规章制度、明确办公室职责、规范办公室内部机构设置以及分工、加强对办公室人员的培训，才能真正建立起一支“能战斗、会战斗”的办公室行政管理队伍。
作者:赵珺 单位:江苏农林职业技术学院
摘要:本文简要分析了高校办公室有效行政管理能力，并提出了当前高校办公室行政管理中存在的问题，以此为基础提出了提高高校办公室有效行政管理能力的具体路径。
关键词:有效行政管理能力；高校；办公室
办公室在高校行政管理中主要负责上传下达，能够将学生、学院和学校连接起来，保障学生的利益、促进学校的发展。通过办公室的行政工作，学校能够将方针政策迅速传达到学院，然后再由学院传达给每位学生。然而当前我国的高校办公室的有效行政管理仍然有待提高，需要采取相应的措施不断提升高校办公室的有效行政管理能力。
一、高校办公室的有效行政管理能力
高校行政管理工作的运行体系囊括了各办公室，按照一定的比例，各企业、政府部门和事业单位才能将不同的关联系统组织起来，高校也不例外。因此要实现高校的办学目标，就必须不断提高办公室的有效行政管理能力。根据相关法律法规，国家行政机关对社会和国家公共事务进行管理的过程被称为行政管理。为了实现行政管理的组织目标而表现出的各种综合能力被称为行政管理能力，例如解决问题能力、沟通能力、协调能力、执行能力等。但是这些能力并非都是有效的，要实现行政管理的目标依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括执行能力、协调能力、沟通能力和问题解决能力，其目的在于实现高校的人才培养目标。
二、当前我国高校办公室行政管理中存在的问题
当前我国很多高校的办公室行政管理均存在一些问题，严重影响了高校的发展和目标的实现，这也暴露出了办公室有效行政管理能力有待提高。
（一）缺乏完善的行政管理机制
首先，行政管理的观念落后。在办公室的实际行政管理工作中，传统的工作方式仍然存在，也就是只着眼于当前的事务性工作，使用固定的工作方法，没有认识到高校发展过程中出现的一些新问题。这也造成了办公室行政管理的效率较低，整个行政管理工作过于被动，不能保障上传下达的通畅性。其次，缺乏完善的内部规范。由于高校办公室的工作通常比较繁琐，如果要保障一定的工作效率就必须具备完善的管理机制，但是当前很多高校的办公室内部管理规范没有与时俱进，不能发挥应有的作用。第三，缺乏完善的内部机构。办公室内部机构的设置缺乏规范性，岗位和人员之间不匹配，导致办公室行政管理工作效率不高。办公室的人员过多会造成人浮于事，人员过少又会造成工作量过大、工作效率降低。
（二）办公室工作人员缺乏系统培训机制
近年来我国的高校规模不断扩大，高校办公室的工作量也逐渐加大，这对于高校办公室工作人员的专业素质也提出了更高的要求。然而当前很多高校不重视对办公室人员进行培训，也没有建立健全的办公室人员培训机制，导致办公室人员接受培训的机会不多，无法及时更新知识和理念，导致其职业素质得不到有效的提高，一定程度上影响了办公室行政管理工作的有效展开。与此同时，办公室工作人员的工作往往缺乏主动性。办公室行政管理工作需要涉及到较多的部门，并在多方面的关系进行协调，其具有偶然性、随机性、灵活性、复杂性，而且并没有固定的模式和方法可以对所有的办公室工作进行处理。这也必然会造成办公室行政管理工作需要耗费工作人员较多的时间和精力。然而当今很多高校领导对办公室工作不重视，往往是从其他的部门抽调人员来负责办公室行政管理工作。这些临时抽调的人员不仅具有较低的职业素质，而且具有较低的工作积极性和责任感。
三、提升高校办公室有效行政管理能力的具体路径
（一）构建完善的高校办公室行政管理机制
笔者自身的办公室行政管理经验，要保障高校办公室的有效管理能力得到持续地提升，就必须建立完善、规范的机制。以高校的办学目标为中心，将社会各用人单位办公室、各职能部门和校区办公室组合起来，形成一套完整的办公室行政管理机制，才能使办公室的有效管理能力得到持续提高，发挥办公室上传下达的重要作用。
（二）加强各部门办公室之间的协调与合作
高校各部门均设有自己的办公室，这些办公室之间是否具有科学的层次分公，是否能够进行和谐的合作，是否能够达成一致的目标，并进行积极的配合，都会影响到高校办公室的有效行政管理能力。上级办公室会将各项工作要求下达到下级办公室，而下级办公室必须对这些要求进行落实，抓好各项工作。对于下级办公室而言，应该认真办理上级办公室及领导下达的各种任务，决不能推诿扯皮、敷衍应付，对于各项工作必须做到有落实、有举措、有回声。为了使高校的人才培养、服务经济建设的目标得以实现，各办公室之间都应该进行积极的配合，同时还要与用人单位、用人企业的办公室进行沟通协调，尽可能地实现高校的目标。
（三）科学组合办公室行政管理要素
高校办公室的行政管理要素主要包括办公时间、办公条件、办公人员等，应该对这些要素进行科学的组合，有机地组合办公信息、办公资金、办公资料、人力资源，使其发挥最大的作用。依据一定的模式将各种要素组合起来，这种组合模式越好，高校办公室的有效行政管理能力水平就越高。在对办公室行政管理要素对接组合时，要对人力资源要素予以高度地重视，使人力资源要素与设备、资金等要素更加适应。因此高校一方面要不断提高办公室设备的水平，积极引进先进的现代化办公设备，并不断提高办公室行政管理的自动化水平，同时要不断提高办公室人员对这些现代化设备的应用能力。另一方面也要注意根据不同的办公要求适当的调整办公室人员和其他要素之间的比例，从而在固定的要素投入量的前提下不断提高办公室的有效行政管理能力。在办公室行政管理工作中，办公室人员要不断提高自身的时间观念，例如在毕业生就业、新生接待等时间段内，积极调派各种要素，做到适时投入。在行政管理工作中要具备效率意识，也就是减少重复劳动，缩短整体线路和总体时间，让广大师生和员工的教学研究需要得到满足。例如高校可以集中安排科研管理办公室、教学行政办公室等。
（四）不断提高办公室人员的综合素质
作为高校的行政管理人员，办公室人员必须具备服务观念，破除传统的行政管理理念，保持高度的工作热情和工作积极性，为全校师生员工服务，促进高校教育目标的实现。高校办公室有效行政能力的提升，应该致力于开发利用人的潜力，对办公室人员的协调状况、激烈程度、素质水平和数量进行调整，打造一支高素质、具有服务意识的办公室行政管理队伍。首先，要根据办公室的目标要求合理设置办公室人员的数量。投入人力可以适当地增加产出，使高校的行政管理能力得到提高，然而行政管理能力的提高和人员投入之间并非线性关系，仍然要受到很多因素的约束，例如高校规模、工作量等。因此应该本着适度集中的原则，对办公室人员进行分配，合理地配置办公室人员的数量，使每个办公室人员都有合理的工作量，既要提高其工作积极性，也要避免人力资源的浪费。其次，为了实现边际产出，要对办公室人员进行合理配置，也就是保障各级办公室人员数量的合理性，从而对内外部办公室系统进行协调。在不同的办公领域，同一个办公人员的边际产出也会有所不同，这是由于各办公领域都具有不同的人员短缺状况、管理水平和办公效率，甚至不同的办公文化，而这些都会影响到边际产出。每个行政办公人员所转过的专业技能和行政办公的专业技能并不完全吻合，应该尽可能地达到边际产出，就必须对其进行合理的配置，并对高校内部组织结构进行不断地优化。再次，高校应该重视对办公室人员的培训再教育，通过培训和再教育不断提高其专业水平和综合素质，培训内容不仅要包括技能教育和管理知识，还要着力培养良好的工作作风、职业道德和现代服务意识。办公室人员还必须了解一定的经济法律知识、公共关系知识，并掌握一定的计算机技能，以及其所负责分支的专业知识，在处理问题时才能做到公平合理、主次清晰、计划周密、落实有效。办公室工作人员还必须具有一定的协调能力，能够对各部门的冲突进行化解，对各种关系进行处理，不断总结科学的办公室行政管理方法。
（五）构建办公室激励机制
合理有效的激励机制能不断提高办公室行政管理人员的工作积极性，从而不断提高组织生产能力，对内部各类人员的利益、职责和权利进行划分，要通过招聘考试的方法选择具有较高的综合素质和工作能力的人员进入办公室。同时要对内外部环境和劳动关系进行改善，将高校办公室人员的创造性和工作积极性调动起来。例如高校可以实行岗位聘任制和绩效工资改革，适当对办公室人员进行激励，提高其工作积极性，实现奖勤罚懒、优胜劣汰。
四、结语
高校应该积极营造良好的办公环境，通过科学的制度、完善的机制提高办公室有效行政管理能力，打造一支高素质的办公室行政管理队伍，将办公室的工作职能充分地发挥出来。行政管理工作比较繁琐，为了适应高校发展的步伐，高校办公室也必须具备一定的创新能力，不断提高管理水平和服务意识，才能对高校各项事业的发展进行推动和落实，为全校师生和员工服务。
作者:李桂梅 潘金军 陈咏梅 单位:昆明理工大学校办公室
摘要:
建设和谐办公室文化需要办公室成员每个人自觉参与，进行自我管理。践行学习型组织有关理念，促进组织和谐发展要做到“四个坚持”，通过学习思考、加强协作、主动作为、目标引领，可以激发自我潜能，提升人生价值，使个人和组织和谐共处，不断创新发展。
关键词:
自我管理;和谐文化;办公室
当代社会，一个人在工作期间，与同事相处共事时间已远超过与家人共享天伦的时间，办公环境已成为人们重要的生活环境，它已经成为影响人们生活质量的重要因素之一。我们每个人都离不开别人的关心和支持，因为只有在同事的关心支持下，我们才能更加快乐地工作，更加幸福地生活，由此可见，创造和谐办公室文化，对于增加人们的工作投入度和生活幸福是多么的重要。
一、营造工作环境和谐需要有配套的形成机制
人是有思想的感情动物，除了自然环境外，人对社会环境的要求也不同，追求工作环境和谐。在一个和谐的工作环境中，人的潜能够得到释放，就会产生出高效率的工作节奏和高质量的工作效果。和谐环境主要就是社会中人与之间有良好互处关系，人在这种充满和谐氛围的关系环境中，就会轻松自如的工作，没有来自个体外的干扰，工作中不会有输入性心理负担。减少了为协调人际关系所付出的时间和精力，就能更加精力充沛地创造更好的工作效果和工作质量。因此，一个和谐的办公环境，能够有效调节办公人员的情绪，激发其每一个个体的积极性和创造性，促进组织和谐健康发展。无论是企事业单位，还是其他组织单位，其办公室环境和工作氛围非常重要，一个良好关系的工作 环境，能够让身在其中的人，身心愉悦，快乐工作，不断创造可喜的价值，创造出更多的工作绩效。而一个人际关系不和谐，甚至恶劣到令人厌恶的办公环境，只会给身在其中的工作人员以消极影响，最终导致工作效能低下。因此，办公室人们应该正确认识建设良好人际关系、创造和谐工作环境的重要性和紧迫性。要真正构建有利于组织发展、有利于高效工作的和谐办公室环境，就必须在以下几方面有所作为。首先，要做到物质奖励与精神鼓励相结合。要建立健全内部工作评价激励制度，量化考核工作人员的业绩，奖励一定是基于工作业绩的，而不是领导的个人授意或者偏好所致，更不能是不负责任的轮流坐庄式奖励。要考虑人员的不同特点和工作不同性质，建立不同的奖励等级，设立多样的激励荣誉体系，开展差别化奖励;重奖那些对工作有巨大贡献的人，用事业留人、以激励励人，坚持杜绝“干多干少一个样、干好干坏一个样”。当然，奖励的形式可以多样，给予更高层次的培训也是对员工的一种福利，因此，这些福利要多惠及那些综合素质高、工作能力强、个人业绩突出的员工。通过干部任用、提拔和岗位安排等多形式价值肯定，使优秀员工更愿意为组织多做贡献。其次，上级领导或者管理者要充分信任和尊重下属。多一些指导，少一些指责;多一些鼓励，少一些呵斥;多一些沟通，少一些臆;多一些实干，少一些空喊。养成教练式领导方式。管理中坚持人性化，多开展谈话交心活动。建立上级与下级谈层层谈心制度，同级与同级谈横向沟通制度，发扬党的优良传统，开展好“五必访”、“六必谈”等暖心活动，把组织的关心直接送到员工心里。第三，领导者自身素养须持续提升。环境在不断地变化，上级要求也在不断地提高，工作条件也在不断的改变，领导人要让自己成为某一领域的行家里手，在工作中成为员工学习的榜样，就应该不断提升职业素质，提高个人修养，遵守规章制度，严格约束自己，做到以身作则，率先垂范，全心工作，用扎实的工作业绩来提升自我影响力，提升个人人格魅力，提高下属对自己的认同感，起到示范引领作用。
二、建立和谐的工作环境需要每个人自觉参与
任何组织要实现办公室文化和谐，要求每位员工在心态、行为上与组织总体目标一致，树立大局、责任、规则、协作意识。同时，每个个体必须融入总体目标的实现，以建立起真正的团队，并且把每个人的努力融合为共同的力量。企业的每一分子都有不同的贡献，但是所有的贡献都必须为了共同的目标。他们的努力必须凝聚到共同的方向，他们的贡献也必须紧密结合为整体，其中没有裂痕，没有摩擦，也没有不必要的重复努力。作为优秀的员工，在建设和谐办公室文化中，一是要培养自己顾全大局的意识。作为一名员工，应该认识到组织的利益高于一切。在任何情况下，员工都必须把维护组织利益当作首要任务。组织的绩效要求每一项工作必须以达到企业整体目标为目标，尤其是每一位管理者都必须把工作重心放在追求组织整体的成功上。维护组织利益包括许多方面，比如顾全大局、维护部门利益、坚决抵制破坏单位利益或形象的行为、正确处理个人与组织利益的关系等等。二是增强责任意识。责任意识是一种自觉意识，是清楚明了什么是责任，在自觉、认真地履行社会职责和参加社会活动过程中，把责任转化到行动中去的心理特征。有了责任意识，再危险的工作也能减少风险;没有责任意识，再安全的岗位也会出现险情。责任意识强，再大的困难也可以克服;责任意识差，很小的问题也可能酿成大祸。三是增强规则意识。规则意识是指发自内心的、以规则为自己行动准绳的意识。比如说遵守校规、遵守法律、遵守社会公德、遵守游戏规则的意识。拿排队做个比方:排队的次序是法治，每个人都可以排队是民主，那么每个人都愿意排队就是规则意识。没有规矩，不成方圆。作为单位的一员，要遵守组织的有关规则，从而实现组织运转有序、内部人际关系和谐。四是增强团队协作能力。所谓团队协作能力，是指建立在团队的基础之上，发挥团队精神、互补互助以达到团队最大工作效率的能力。对于组织的成员来说，不仅要有个人能力，更需要有在不同的位置上各尽所能、与其他成员协调合作的能力。如果我们能与同事、领导之间形成和谐的信赖关系，那么我们和同事、领导相处的气氛就会更融洽，更有助于形成相互尊重、理解的工作氛围和友好宽松的工作环境，可以最大限度地发挥我们的聪明才智和工作热情。
三、管理好自己，促进组织环境和谐
管理的核心在于管理好自己，管理自己是为了让自己适应环境，让环境接受自己，更好地为自己的工作营造积极友善氛围，通过把个人成长目标与组织发展目标相结合，使个的奋斗能够融入和支持组织成长，以此来实现人生价值。管理好自己的一条有效途径就是积极践行学习型组织理念，把自己培育成一个“学习人”。因此，可以结合“四个坚持”，促进组织发展。
(一)坚持敏学慎思，培育学习力
学习型组织理论认为，学习力包括学习态度、学习能力和学习毅力。一个人有没有学习力，就是动态衡量这个人的人才质量高低的一个标尺。学习型组织“五项修炼”中，特别强调个体“持续学习的能力”，持续学习就必须具备持续的“空杯心态”，也就谦逊的个人品格。一个人或者一个组织要具备较强的学习力，就必须做到:终身学习、团队学习、持续学习。终身学习，就是要求组织或办公室的成员，都能够养成“活到老、学到老”的习惯，把学习当作一种生活方式，终身不断地学习。团队学习，要求组织或办公室的全体成员，无一例外地都要学习，尤其是领导或决策层。他们是组织核心资源，他们的智慧与能力决定着组织发展方向和命运归宿，更需要参与学习;同时，要不但重视个人学习和个人智力的开发，更要强调办公室人员间的集体智力。在学习型组织中，团队是最基本的学习单位，团队本身应理解为彼此需要他人配合的一群人。办公室的工作目标，主要通过办公室成员的个人努力与团队合作来达到的。学习型组织就是要求每一个团队，能够通过保持学习的能力，及时消除前进道路上的障碍，不断突破组织成长的瓶颈与极限，不断自我超越，实现持续创造。持续学习，还体现在每个办公室成员的“在工作中学习、在学习中工作”，并做到“学后有新行为”，持续的耐力和持久毅力，使学习不断，创新不止。办公室团队中的个人，还要养成“甘当学生”的谦虚品格。“虚心使人进步，骄傲使人落后。”伟人的教诲与至理名言，道出了学习作为一种谦虚的态度，它也是一种境界和一种胸怀，更是一种豁达和开朗人生态度。这是做人的深层次的智慧和处理人际关系的有效策略，它有利于与他人建立起良好工作关系，可见谦虚的品格，就是一种为人处世的智慧。老子曰:“以其终不自大，故能成为大。”必怀若谷、品格谦虚的人，往往最后是伟人君子，因为其人格影响力，使追随者众。孔子又曰:“知之为知之，不知为不知，是知也。能为是能为，不能是不能，是能也。”这也是一种谦虚的表现。一个人不可能“生而知之”，也不可能是知天文下知地理，上下五千年，古今中外都知晓，在工作中生活中必须有“三人行，必有我师焉”的胸怀。知道自己的不足，承认自己的差距，平易近人，不耻下问，善于借助他人的智慧弥补自己知识与能力方面的不足。虚心求教可不是一件容易做到的事，必须平和民心态，甘当学生，胸襟开阔，志向远大，才能保持冷静，取人之长补己之短，才能听得进不同意见，开展平等交流，才不会以势欺人，盛气凌人，才能和谐相处，争取到更多更好的支持性资源，营造出和谐安宁的办公室文化。
(二)坚持集体意志，形成协同力
组织的伟大就在于它是一般的个体组合而成，通过不同分工，共同协作达成目标，完成个人无法实现的目标。所以，一个协作有序的团队一定能激发出其成员潜力，使组织中每个人都能发挥各自最有效的作用。组织中的个体都能培育出协作支持意识，形成集体意志，共同完成任务。这就是团队精神的力量!协同合作是团队精神的核心内容之一，它是任何一个组织力量迸发的源泉。当团队成员建立在相互信任基础上，人人都会为组织目标的实现而无私奉献，团队成员之间也会因此互为支持。世界上没有完美的个人，只有无敌的团队。一个坚强有力的团队，一定是一个强调协同的组织，一个团队的工作气氛融洽与否，直接关系到团队的战斗力和工作合力。当一个团队每一个个体的能力通过协作而互为补充、相互协作时，就能造就出这个团队意想不到的绩效。这就是集体意志的力量!如果团队集体中的每位成员都能“对着镜子照自己，推开窗户欣赏别人”，克服自己的不足，欣赏别人优点，那么，集体协作就会变得顺畅，团队的工作效率也会显著提高。集体协作精神，又是一种大局意识、服务意识、团队意识的集中体现。这种协作精神，其基础就是尊重个人，它是以人为本的，个体的兴趣和成就，都会在这里得到张扬与展示。集体意志的核心表现为人与人之间的协同协作，使组织产生强大的向心力、凝聚力，它折射出团队的一种现象:那就是个人利益和组织利益的高度统一。集体意志与团队合作，并不要求团队成员以牺牲自我来换取成就，相反，它帮助员工在团队的支持下，任意挥洒个性，充分发挥个人特长，在这种个体意志充分表达的过程中，保证了组织目标的超预期达成，这种集体的协作意愿和协作方式，也就自然产生出了内生动力。集体意志与团队协作，是组织协同文化，它是组织文化中最健康的那一部分。优秀的管理往往总是这样:通过合适组织形态将团队中的每个人，恰当地安排在合适的岗位，使“合适的人到合适的岗位，合适的工作由合适的人来做”，充分发挥着团队集体的强大潜能。所以，一个和谐而优秀的组织，需要有恰当的管理，激发员工积极的职业心态与无私奉献精神。集体意志与团队协作，本质上还是是群体奉献。让员工自觉地产生这种奉献，同样需要一个有一定的挑战性、值得员工期待的、让人兴奋的的目标。有了目标———团队成员共同的追求，才能激发出团队强大的动能和每一个成员的奉献精神。集体意志与团队协作，还强调团队成员之间形成了一种学习分享机制，在其中，每个人都可以不断地展示自己的优点，吸取其他成员的优点，分享每个人成功的喜悦与失败的感慨，也都可以分享到解决问题与战胜困难的信息，在这种和谐团队集体中，成员的智慧和团队的力量，将发挥得淋漓尽致。
(三)坚持有效沟通，提高认同力
团队是一个集合体，它是由单个个体组合而成。一个和谐办公室也是如此。和谐的办公文化同样需要向心力、凝聚力，这种向心力、凝聚力就是一个个松散的个体集合，通过协作互助，形成合力、产生影响力的具体体现。团队的凝聚力，主要源于团队成员自觉的内心动力，来自团队成员达成共识的价值观。团队中一个个的个体必须融入组织和团队，而这种个体的自觉融入，依赖于团队的运行协同力，因为如此，团队成员才会主动作为、敢于作为、有所作为。形成合力，有所作为，基础是团队的有效沟通，这种沟通一定是倾听、是送达、是协调、是反馈。团队沟通是团队形成内部和谐工作有序的润滑剂。在办公室里，成员之间天天打交道，每个人也必须面对办公室团队，要让大家目标一致，沟通就是最有效的途径。团队成员在一起工作，在一起分享，在一起成长，或快乐或悲伤，或沉静或张扬，都是依赖在团队中能够有所作为，且团队整体也可以有所成就，大家享受工作的快乐而如此。无论是成与败，都是这个团队成员所共有。所以。大凡积极向上的团队，都有赖于它的成员能真诚地沟通和充分地交流。如果员工之间“沉默少言”，不进行交流、沟通，各自唱“独角戏”，办公室或者其他组织形式，就会变成一盘散沙，和谐办公文化也就难以形成。沟通是管理的职能之一，它是一种管理能力。怎么做好团队沟通呢?可以重视以下几个工作原则:一是要主动沟通。主动就是对本体的要求，是从自己出发的态度。主动沟通与被动沟通的结果大相径庭，主动沟通给人以诚实感，容易让人接受，被人信任和理解，有利于建立人脉关系网，消除误解和隔阂，它还会让主动沟通都无意中处于主导地位。二是沟通必须分清场合，在不同场合采用不同的沟通方式。第三，理解尊重他人，学会换位思考。此外，还应注意表达的细节，注意体态语言的使用。总之，善于沟通要做到:敢于沟通，勤于沟通，善于沟通。
(四)坚持目标导向，体现价值力
没有目标的组织，缺乏引导力，组织的成员也就没有方向感，大家做事就会失去合力。所以，和谐办公室作为一个组织必须确立正确的目标，才能使办公室人员瞄准一个点发力。而作为办公室中的一员，首先要围绕组织目标，确定自己的定位，理解自己的工作价值，知道自己的使命责任是什么，并寻找出自己在这个团队中存在的价值是什么。在“正确地做事”之前，选择“做正确的事”，这就是所谓的价值导向，或者叫目标管理。一个人有了目标，有了方向，有了追求，就会做到自我控制，就会不断约束自己，让自己符合组织发展的要求。要建立和谐办公室文化，要求办公室员工将个人的工作目标与组织的发展目标结合起来，让工作有价值。没有目标的组织，其员工的工作常常中免劳而无功、“有苦劳无功劳”，“一年下来不知道忙些什么”，就是指缺乏目标的组织成员状态。所以，我们要建立和谐办公室文化，组织目标的确定，个人目标与组织目标的融合，是必不可少的。员工要树立自己的工作目标，确定个人的职业追求。要了解组织的发展目标，融个人目标于组织目标之中。只有这样，办公室员工才可能在工作中全力以赴、积极奉献，努力创造优秀业绩。和谐办公室文化，也需要优秀的职业精神，有了这种精神，就会为组织目标实现投入精力，开发潜力，为办公室工作做出尽可能多的贡献。在实现组织目标的过程中，实现个人的价值体现。个人成长与组织发展实现“双赢”，和谐共进。实现和谐办公室文化，需要办公室成员真正做到:目标管理，自我控制。
作者：罗玮 卢秀兰 单位：江西广播电视大学 南昌航空大学科技学院
一、现代化管理理念中以人为本的核心
高校办公室管理工作应当以人为本的管理理念作为管理工作的基础及核心，高校教育立足于育人为本、学生为主，办学立足于人才为本、教师为主，树立起为学生、教师、职工提供优质服务的思想，彰显人文精神及友好管理，尽可能的获得高校全体师生的支持与认同。管理主体中以人为本的管理理念的践行，管理者要树立起逐步的提升管理意识及科学的用人理念，公正、公开及公平的进行办公室事务管理;以工作人员为本的管理理念的践行，树立起人员是高校办公室管理工作的主体，并非被管理的客体，充分的发挥人员在管理工作中的作用。管理内涵上以人为本的管理理念的践行，将人作为管理工作的重心，以人的权利的尊重、人的价值的理解及优厚条件的创造，在管理工作的开展中实现人的价值的最大化彰显，以人员需求、行为及动机的研究，激发起工作人员的主动性、积极性及创造性，实现办公室管理效能的提升。
二、现代化管理理念中服务至上的要义
办公室工作作为行政管理类工作，典型特征及最基本的特征便是服务，这就要求管理人员要树立服务质量的管理理念，摒弃官僚主义及本位思想，立足于高校发展的大局，为教学、科研等工作的开展及领导、师生等高校群体提供服务。确立教学及科研这条高校办公室管理工作的主线，促进人才培养及素质结构的提升，激发高校竞争实力及发展潜力等，在服务质量现代化管理理念的基础上，确立教学及科研为高校现代化管理工作的核心，以人力、物力、财力、空间、信息等资源的优化配置，为高校教学科研工作的开展创造有利的环境。服务至上的管理要义要求管理人员要尊重教师及职工的人格权利，工作的开展要服务于高校教师及职工的需求，使教师及职工等积极主动的参与高校建设。
三、现代化管理理念中讲求效能的目标
高校办公室管理工作的效能是指管理人员在行为职责履行中表现出的效率及质量，在管理工作开展中产生的效果及效益等的综合表现，主要包括着向决策提供效能、监督执行效能、考核评定可行效能及协调管理效能等方面，这就要求办公室工作人员要增强自身使命感及责任感，提升办公室管理效能。现代化管理理念中的讲求效能的管理目标的践行，要求办公室管理领导人员要进行办公室内职称、岗位及职务的明确订立，以服务人员、管理人员及职称人员的制定实现办公室内角色的明确定位。规章制度的完善及管理运行机制的建立，办公室管理工作之初首先要进行规章制度的建立完善，以工作人员的职责明确。各司其责等，推动工作得以科学化、规范化及高效化的开展。采用及时反馈机制就高校需处理的事务在给定的时间限制之内完成，并按照规定的时间段进行执行效果向高层领导及时反馈;采纳服务承诺机制组建服务承诺的相关内容及标准，以各项内容的公开接受在校师生的监督;采纳岗位职责机制就办公室工作进行明确分工及职责划分，结合目标管理就定期考核全面提升管理效能。
四、现代化管理理念中开拓创新的灵魂
开拓创新是民族得以发展进步的灵魂，也是国家得以兴旺发达的动力，高校通过具备创新意识及创新能力的现代化人才的培养，以科学发现、技术创新、知识创新传播等更好的服务于社会，是建设新型现代化国家的需要，也是高校持续健康发展的必然选择。现代化管理理念中开拓创新灵魂的彰显，要求办公室管理工作者要重视公关能力、协调处理、竞争能力等开拓创新能力的培养及提升，与社会上的多种行业部门等建立并保持友好相处关系，为高校各项工作的开展创造优质的外部环境，充分利用各大传播媒体，进行高校的大力宣传，为生源招收、学生就业及社会办学等打下良好的基础。在高校国际化的发展历程中，高校办公室要重视竞争环境及合作方式的创新优化，重视科研、教学方面的管理机制的创新，实现为教学科研成果的广泛推广及应用提供更为优质的服务，注重师生及高校员工的创造力及想象力的培养发挥，创建出民主科学的教学科研及管理工作开展环境。现代化管理理念在高校办公室管理中的应用，要求高校要进行管理工作开展条件的创设，进行国家政策方针的及时深入了解，尤其是教育体制改革及国内外先进教育理念成果，管理人员要进行新法律法规、人文科学、科技知识、软件开发等现代化知识的更新学习，为管理人员开拓创新能力的提升提供基础保障。
五、总结
高校教育体制改革的深化强调着办公室管理工作改革创新的必要性及紧迫性，而现代化管理理念的应用是实现办公室管理工作改革的重要举措，以人为本、服务至上、效能提升及开拓创新等管理理念的践行，可推动高校办公室管理工作的优化开展。
作者：李莹 单位：四川城市职业学院
1秉承以人为本的态度进行管理工作
学校办公室管理工作在协调上级领导之间、教师之间、学生与学生之间的问题和矛盾都起到不可替代的作用，正因为其和学校三个主题之间的紧密联系和岗位的重要性，故而在管理工作中要尊重人、关怀人、理解人、充分发挥人的主观能动性，尤其是对于学生，要对他们的学习生活状况进行全方位了解，给予充分的关怀和理解，解决学生的后顾之忧，从而大力提高学生的学习能力和学习兴趣。
2思想观念的创新
只有拥有良好的思想观念的指导才能为学校办公室管理工作提供正确的方向，世界是在不断向前进步的，作为学校办公室成员需要与时俱进，“取其精华，去其糟粕”，不断更新先进的思想观念，用先进的理念武装自己，用发展的思维解决学校办公室管理工作中出现的各种问题，只有这样，才能在日新月异的社会变革中紧跟时代潮流，提高学校办公室管理质量和学校管理水平。
3工作职能的创新
学校办公室作为学校行政管理系统中的核心部门，对内对外都充当着非常重要的角色，在今后的管理工作中要逐渐转变其各项职能，将事务性向参谋型、封闭型向开放性、被动服务向主动服务三个方面转变。把握新形势，加强对国内外先进信息的搜索，加强对内对外的交流，扩展学校办公室交流关系网络，由被动接入转变成主动接入政务，主动地为领导服务。
4使用网络等信息技术，实现现代化管理
科学技术和计算机网络信息化的不断发展，使得很多学校都开始把计算机网络技术应用在办公室管理中，这样一来就能够快速有效地搜集、处理、传输和反馈各种信息，提高学校办公室的工作效率，以及大力提升学校的服务质量。
5结语
学校办公室管理工作能否有效开展直接关乎学校的教学质量和整体形象，对学校办公室管理特点的探讨具有社会意义，要想大力提高学校办公司的管理水平，只有在科学理念的指导下，办公室人员提高自己的综合素养，时刻秉承以人为本的态度进行管理工作，在管理工作中，还可以把信息化科学技术应用其中，进而提高学校办公室的管理水平，为国家培养更多的人才。
作者：张欣刚 单位：西安工程大学
作为高职院校协调办事与管理综合性机构，办公室的行政管理工作不仅是保证学校各项工作正常运转的核心，更是起到承上启下重要作用的关键。办公室的职能既涉及到学校的管理系统决策、执行与监督、反馈，更要负责服务与信息的传递，是高职院校中综合性较强的组成部分。作为高职院校的核心管理部门，其行政管理水平则直接关系着整个校园各项工作的高效运转。而随着国家对于高职院校的改革不断深入，办公室行政管理工作也逐渐显露出一些不足与弊端，表现出过分依赖经验式管理，缺乏传递信息、协调左右的功能发挥，缺失一系列相应的规章制度，因此造成办公室行政管理混乱，人员工作不积极，大大降低了办事效率。伴随着计算机的兴起与教育的改革深入，高职院校的办公室行政管理工作也必须紧跟潮流，在全新的信息化环境中从自身存在的缺陷出发，以提高办公室行政管理水平为目标，不断进行改进与创新。这不仅是推动办公室行政管理工作去适应新环境的重要途径，更是促进高职院校事业发展的重要措施。本文就当前阶段我国高职院校的办公室行政管理工作中存在的一些问题进行探讨，结合我国高职院校的实际情况，提出一些可行性较高的管理策略，以提高高职院校办公室管理的效率。
1转变管理方式，提高服务意识
随着高职院校对自身管理体制的改革不断深入，改革的目的就是不断加强对教师与学生的服务，这种转变充分体现在服务对象、服务内容以及要求上。这种转变也使得高职院校管理与教学逐渐走上专家治校、双师型教师等发展方向，而因学者、教授等人员成为了办公室的领导岗位，这也充分体现了办公室要为学校党政领导提供服务的功能。除此之外，办公室行政管理工作还必须全面考虑到教师与学生的要求，以满足教师和学生的需求为原则，才能更高效地完成管理工作。办公室行政管理工作本身就是一个涉及面多、长期、繁琐的工作，要做好高职院校的办公室行政管理工作，就必须有明确的工作思路，明确轻重缓急，合理地规划与安排，做到紧张但有序。在实际工作中，要求要积极思考，要求工作人员必须有强烈的责任心与意识，以此来提高办公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修养
高职院校办公室行政管理工作效率的提高，要求管理人员必须拥有精湛的业务能力与实际管理经验。但就当前的形势来看，我国各高职院校从事办公室行政管理工作的人员情况大多都是来自机关干部、辅导员兼任或者教师兼任等，这些人员虽然拥有管理学生的经验，但缺乏专业训练与服务意识。因此，想要提高办公室行政管理水平，就必须要求从事办公室行政管理人员提高自身的修养。提高自我修养的方式有很多，通过加强理论学习，提高自身素质是最直接，也是最简单的方法。一方面，加强管理人员对办公室政策性文件内容的学习，熟悉办公室上传与下达文件、内外事务的处理以及各关系方面的细条等等工作内容，根据国家以及学校的相关方针与规定，把握精神实质，进一步提高自身的决策能力。另一方面，加强与教学相关的理论知识学习，系统地掌握管理知识。明确高职院校办公室行政管理工作是为教师与学生服务的目标，不断提高自我修养，以提高行政管理水平。
3进一步创新管理理念
所谓创新管理理念，不仅是要创新管理方式，更要针对管理理念与过程进行创新。创新管理理念就是将传统的经验式管理转变为现代化科学管理，运用理论知识与宽阔的事业，以运营的方式来进行办公室管理工作。知识管理其实就是说通过对新知识与新经验的学习，并通过合理的手段表现出来，在实际管理工作中反映出来，培养和加强个人的知识与及办公室行政管理工作的价值。还可以通过对知识的共享，运用智慧进一步提高组织管理的应变与创新能力。
4注重团队合作观念
办公室行政管理不止需要管理人员高水平的管理技能与服务意识，更需要团队的合作与配合才能更好地提高管理效率。办公室人员分工明确，但许多工作都要与其他人员协调合作完成，因此，想要提高办公室的办事效率与服务，就必须整体合力，建立良好的岗位沟通，发挥出团队合作的精神，不断提升办公室的凝聚力，促进提高办公室办事效率。管理者在实际的工作中，要注意取长补短，多与其他岗位的人员沟通交流，做好各方面关系的协调与衔接，集思公益，打造共同进步的环境氛围。可以通过自发组织集体活动，增进工作与情感交流，不仅利于舒缓压力，更为顺利进行办公室行政管理工作打下了良好的基础。
作者:黄文婧 单位: 广西经贸职业技术学院
一、企业办公室行政管理的责任体系不够健全
企业办公室行政管理责任体系不健全是影响企业办公室行政管理工作质量的重要原因，责任体系的建立，是保证企业办公室行政管理工作能顺利推进的关键举措，由于责任体系不健全，一旦出现问题不能及时找到相应责任人，最终导致企业办公室行政管理过程中出现的问题无法解决，严重时还会导致企业的综合管理系统和办公室行政管理系统出现瘫痪，最终导致企业的办公室行政管理工作出现严重滞后现象，对企业的发展带来影响。
二、办公室行政管理的策略探讨
（一）重组业务流程。为了实现对办公室行政业务的科学管理，在日常管理过程中应该要对传统的业务流程进行重组，在企业的管理中可以借鉴国外一些企业的优秀管理经验，对办公室的员工进行明确的岗位分工，保证企业的日常工作中可以实现科学的办公室业务管理。
（二）加强办公室行政管理的信息化水平的提升。首先，应该要对企业的办公室行政管理信息系统进行完善，确保办公室行政业务全程管理都能使用自动化办公，促进各种信息技术的应用。需要注意的是，办公室行政管理的信息化是贯穿于办公室行政业务全过程的，在办公室行政管理过程中的任意一个环节都应该要加强信息技术的应用。
（三）完善企业办公室行政管理体系。在加强企业的办公室行政管理体系建设过程中，要对企业进行全面的了解，保证企业的整体管理机制和办公室行政管理过程中的各种管理机制是一致的。办公室行政管理应该与企业的经营管理活动是紧密联系的，应该要和企业的各项业务进行有机结合。在具体的实施过程中，企业要将办公室行政管理的责任落实，强化具体的执行力。为了促进这一举措的有效实施，在企业的人力资源部门管理中，可以将办公室行政管理责任落实情况与具体的岗位职责的考核、人员的职位晋升等联系起来，强化企业办公室员工在行政管理过程中的执行力。
（四）加强办公室行政管理人员的综合能力水平的提升。在办公室行政管理过程中，管理人员的综合能力水平的高低是影响办公室行政管理水平的重要因素，当前很多企业的办公室行政管理人员的综合能力水平都不高，导致办公室行政管理存在严重的问题。对此要加强高素质的办公室行政管理队伍的建设，一方面，加强办公室行政管理队伍的业务能力的提升，加强他们对各种计算机技术、信息技术的掌握能力，使其能够积极应对各种实际问题。另外还要加强他们的职业道德素养的提升，使得办公室行政管理工作更加规范化，具体的工作人员可以避免各种慵懒懈怠现象的出现，以此提高办公室行政管理人员的综合能力水平。
三、结语
在现代化背景下企业的办公室行政管理工作面临的挑战越来越大，企业的办公室行政管理对于企业发展有十分重要的意义，在当前企业办公室行政业务管理过程中还需要加强内部控制，加强办公室行政管理过程中的各种问题的解决，促进企业的可持续发展。
作者：吴金儒 单位：四川巴河水电开发有限公司
一、管理要敢于承担责任
办公室工作牵涉到管人、管事、管物，非常繁琐。很多从事办公室管理工作的人都感到，推着走可以，干好、干出成绩很难。我认为，这难的症结就在于“不敢”。对于工作有的人不是管而是推。什么事情都是尽可能往别人身上推，表现在对工作的畏难情绪，怕承担责任，大大小小的事情都去找领导请示。还有的人在工作上墨守成规，毫无创新意识。如此这般，在工作上是不会有什么建树的。既然是管理工作，手头就负责了一项具体工作，那么就要“敢”字当头。首先要做到敢抓敢管，思路清晰，要敢于打破旧的机制，形成一套新的工作办法，走出经验管理的老套路，大胆创新，提高工作效率；其次要做到迎难而上，敢于承担责任，大胆处理事务，为领导分忧，帮群众解难；第三，对工作要有积极的态度，要主动找事干，不要怕多事，也不要怕别人说你“多事”，对自己分内的工作要抓好管好，对别人的工作也要积极配合、协助、支持，形成“人人有事干，事事有人管”的良好局面。只要我们本着从工作出发的原则，大胆管理，敢于否定，敢于创新，那么我们的工作就一定能取得事半功倍的效果。
二、管理要强化道德和作风建设
随着市场经济的建立和发展，人们的物质生活条件富裕了，人际交往复杂化，手段现代化，人们的道德观念产生了潜移默化的变化，出现了一些无法用以往道德规范约束的行为。市场经济不言道德的错误观点，侵蚀到人们的精神领域，引发见利忘义、权钱交易，导致集体意识、互助精神、敬业精神、服务意识的削弱。凡在法律管不到的地方，一些人就会钻法律的空子，打法律的“擦边球”，投机取巧之心不断滋长。一些人、包括个别领导干部的形式主义、官僚主义、享乐主义和奢靡之风的“四风”现象得以滋生和膨胀，庸、懒、散等“为官不为”现象严重地影响到办公室甚至整个企业的整体形象。因此，必须下决心进行整治。市场经济的竞争蕴含着道德的竞争，如今，许多单位已经认识到了形象的重要性。我们只有不断为群众提供优质的服务，才能树立起良好的形象，这就要求我们必须拥有一支高素质的工作人员队伍，因为，一个素质低下的单位，也必然是一个形象极差的单位。要提高全体工作人员的素质，道德建设就是重要措施之一。当前，个别单位普遍存在着一些不容忽视的问题，诸如会议多、文件多等等。之所以存在这些问题，最根本的原因还是作风不够硬，形式主义严重，没有抓落实。有些人习惯于“上面开个会，下面开个会；上面发个文，下面发个文；上面制定个管理规定，下面起草个考核办法。”以会议落实会议，以文件贯彻文件，其结果往往是在一片落实声中落空了。有的干部仍不愿在具体和深入上动脑筋、下功夫、负责任。有的抓工作不从本单位实际出发，满足于当“传声筒”“收发员”，照搬上级的决定、精神和要求；有的习惯于一般的号召，浮在上面多，深入基层少；有的停留于会议开了、文件发了、要求提了，至于解决了多少问题，落实了多少措施，就不再过问。“大会中会小会，会会有我；你说我说他说，说了白说。”表面热热闹闹，实则该管的事没管，该干的事没干，最终导致工作的不落实。转变作风抓落实，关键在于领导干部带头。多次强调：“党的作风就是党的形象，关系人心向背，关系党的生死存亡。”抓作风建设，尤其有个上行下效的问题。要求我们的干部要深入群众、深入基层、深入实际，走出去，沉下去，做到身入、心入、情入。改变那种“隔着玻璃看，雾里看花，水中望月”的虚浮作风，站在反“四风”的高度，本着负责任的精神抓好落实。
三、管理要大力提倡讲规矩
“没有规矩不成方圆。”社会因法制完善、秉公执法而稳定；个人因遵守规矩、遵章守纪而安宁；企业因健全制度、按章办事而兴旺。管理是一项牵一发而动全身的工作。时下，有的单位在制度执行过程中，往往有章不循，致使执行部门苦不堪言，群众也意见颇多。造成这种局面原因有二：一是制度本身不健全、不完善，让人有可乘之机，二是决策者没有以身作则，是制度的破坏者。要改变这种状况首先应从领导做起。因为领导是决策的制定者，掌握着单位的命脉，他们就应该给单位一个准确的定位，制定切实可行、行之有效的规程，并且置身于管理之中，身体力行，将不合理的章程从管理环节中删除。其次，放下架子虚心听取下属的意见。因为下属是具体操作者，对制度的执行情况可能更为了解。领导要改变那种一意孤行我说了算的想法，才能政令畅通，把制度落到实处。反之，如果在管理中形成了特权，久而久之，人人都有特殊情况，事事都要求特殊处理，制度就成了纸上谈兵，就会丧失领导在群众中的威信，也会使群众对单位失去信心。讲规矩就是按制度办事。讲规矩应成为每个人的自觉行为。诸葛亮挥泪斩马谡，就充分说明了只有秉公办事，才能深得人心。我们要认真执行“分层管理，个人负责”的管理制度。规定单位各级干部“向上可以越级汇报，但不得越级请示；向下可以越级检查，但不得越级指挥”，并切实付诸实施。由于各层干各层的事，各人负个人的责，从而减少了内耗，提高了办事效率。建立岗位责任制，实行分层管理，个人负责，从一把手到一般干部人人各司其职，各负其责，这才能充分发挥每个层次、每个干部的主动性、积极性和创造性，把主要领导从事物圈子里解脱出来，以便有更多的精力去抓事关全局的大事。
四、管理要迈向精细化
随着企业管理的不断进步，粗放管理的诸多弊端日渐显示出来，办公室管理的精细化管理是大势所趋。1.管理职责的精细化。企业的办公室处在枢纽地位，各种矛盾可能比较集中。办公室的职责设计要足够精确，办公室人员要精确地理解、把握、执行这些职责，做到不越位、不缺位。办公室的职责履行的好坏，不仅与办公室人员的性格、能力、素质有关，也与服务对象和所处的环境有关，在日常工作中，必须要业务上“精”，考核上“细”，起到率先垂范的作用。2.管理数据的精细化。办公室的工作很多地方是可以用数据来说明问题的。科学管理就是要用数据说话，而这些数据必须是正确和精确的，数据精确化的资料是管理者进行科学决策的重要依据，这就对办公室业务提出了一个管理环节数据的精细化概念。数据的精细化管理不能再像粗放型管理模式那样“大概齐”“差不多”，更多的是要依靠科学严谨的数据来说话。要使工作态度的严谨成为一种习惯性的行为，用精细化的数据来提高决策的科学性和可操作性。3.完善管理流程的精细化。要使企业在市场经济发展中从机会型增长转变为战略型增长，进而实现内涵式的增长，必须要对组织流程进行精细化改造，使精细化管理体现在对每一个环节改进和优化上。从精细化的管理中创造效益，提高效能。办公室管理流程的精细化就是要有规矩、有套路。办公室业务事无巨细，繁杂纷乱，办公室工作流程有固定和非固定流转模式之分，必须理清流程方可有条不紊。比如：办文办会、上传下达就有固定的程序，而协调督办、紧急事情处理就属于非固定模式，但是都有一定的规范，不能凭自己的爱好或者感情办事。4.精细化管理的持续改进。办公室业务和精细化管理是一个不断完善、不断提高的过程。没有固定的模式可循，只能从管理的实践经验中不断探索、不断试验、不断提升、不断总结，持续地改进完善。要克服“不求有功，但求无过”的消极思想，实事求是地对待自己的工作，在办公室内部形成一种竞争、向上的氛围，在其他部门和领导面前展示自己的成绩，从而树立应有的地位。首先是要得到领导的重视和支持，提供精细化管理需要的资源。其次是创造出具体的操作步骤和方法，形成具有独立特色的经验，即使现在的人员离开了岗位，精细化管理的模式还在持续地改进和进行着。
五、结语
管理于企业，就如同筋骨之于人。人无骨而不立，企业无管理则不生。办公室工作事无巨细，不仅要管事，更要管人，因为事是人干的，管不好人，就办不好事。所以我们要强化规范化管理、推行精细化管理，面临新的形势和挑战，形成自己独有的管理模式，做出新的成绩。
作者：王香云
（一）加强高校办公室自身建设，合理配置办公室内部机构
高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成，这就需要保证办公室的整体合力；而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此，新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设，合力配置办公室内部结构，做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一，不仅具备服务、咨询功能，还具备办事、管理功能，其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。[3]高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解，在此基础上合理分配人员，使每个人都能够各司其职。同时，高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系，每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接，提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外，高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度，对各项工作的运转程序进行规范，使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循，而且有据可依。
（二）提高高校办公室行政管理人员素质，精益求精
办公室是高校行政工作的“门面”，其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介，工作涉及的范围广，综合性强，因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪，始终保持良好的工作心态，主动寻找工作中的各项服务，对高校行政事务工作的新路子积极探索，对新知识、新问题的学习研究积极参与，主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立，为领导、高校各部门提供耐心细致地服务，才能树立办公室行政管理的良好形象。其次，办公室行政管理工作人员具备奉献精神，对工作认真负责，甘于吃苦，事无巨细都应一丝不苟，在不怠慢的同时做到毫无半点差错，乐于奉献，在工作中坚持原则性、规范性。[4]此外，高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念，面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。
（三）对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理
高校办公室行政管理工作千头万绪，关系复杂，要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一，高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理，中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必须围绕中心工作进行，增强高校办公室工作的预见性。第二，高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理，对管理中的各项新情况及时分析，在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。[5]第三，高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理，在行政管理工作中政务是核心，事务是保证，高校办公室工作必须更加侧重政务，促进工作质量的不断提高。最后，高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理，在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护，同时对高校各级组织的作用充分发挥。
新时期办公新形势向高校办公室行政管理工作提出了新的课题和挑战，高校办公室行政管理工作应立足其基本特性，加强办公室自身建设，提高办公室行政管理人员素质，对办公室行政管理工作中的四个关系正确处理，更好地推动高校办公室行政管理工作的顺利开展。
作者：陈琳单位：西南交通大学生命科学与工程学院
