财政档案管理归属于财政局管理系统,其中涉及当代经济发展情况以及具体部署等,因此在很大程度上能够为地方经济发展决策提供参考和指导,还可以为经济战略制定创造坚实基础。为了能够更好的发挥出财政档案管理的作用,积极开展档案工作现代化建设是非常必要的。 1档案现代化管理的重要性 第一,在信息化时代背景下,数字化档案管理也逐渐普及,信息并不再是单纯的纸上谈兵,而是一种更加现实、极具可行性的档案管理方向。数字化档案管理师现代化档案管理的标志,也是一种更加简洁的数据形式,在数字化档案管理的推动下,档案管理工作的大环境将会变革,现代化、数字化档案管理可谓大势所趋。第二,财政档案作为记录财政活动的重要数据,其记录了一段时间内的财政情况,是财政活动的重要凭证。但是随着社会发展,过去的财政档案管理模式与方法无法适应时代需求,因此很多问题逐渐暴露出来,比如大量信息导致档案分类繁琐,工作量过大;档案信息记录时间较长,收录过程较为困难等等。为了能够解决这些问题,优化并提高财政档案管理失效,现代化技术的融入就成为了一种必然,将数字化技术、现代化计算机技术融入档案管理之中,可以实现财政档案信息收集、整理、分类的一体化,能够促进档案管理与电子办公的深度融合,档案管理工作会更加轻松,但是效率却会成倍提升。基于以上两点阐述,可知财政档案现代化管理对于我国财政工作来说十分重要,相关管理者应该积极投入到现代化管理的研究之中。 2实现财政档案现代化管理的方法 2.1制定统一的档案管理准则 过去财政档案管理缺乏条理性,由于财政档案管理具有一定特殊性,不同财政档案其管理方法也不同,因此使用的软件与手段是无法统一的,这样的情况就会导致管理现代化程度迟迟得不到提升,档案管理效果也不甚理想。基于此,在进行财政档案现代化建设的时候,首先要改进档案管理硬件设施,比如相关软件升级、互联网提升等,为现代化管理提供良好的环境。其次,要制定统一的使用标准和规范,统一而规范的操作可以大大提高计算机设备的运行效率,进而为档案管理现代化提供最大支持。再次,要根据实际情况对定期对管理准则进行更新,并为管理工作人员提供统一的培训指导,保障其管理行为的科学性与合理性。最后,在一些重要馆藏资料的管理上,要进行实时跟踪,全面掌握这些重要资料的动态以及被使用情况,了解这些资料的动态非常重要,工作人员首先要进行电子存档,在这个基础上还需要对其相应的纸质资料进行保管,双重保管下为信息档案资料提供了更多保障。 2.2建立合适的财政档案管理制度 财政档案管理过程要制定有效制度,通过制度的完善,能够提高管理效率,管理人员严格按管理制度进行档案收集与整理,这样保证了工作效率,也提高了工作准确性,在制度建立过程中,要集合实际情况,充分规范制度流程,针对财政档案管理特点,不断总结有效管理经验,从而提出更加科学的制度管理模式,这样能保证档案管理水平的不断提高。同时,档案工作人员在工作过程,要做到严谨,并且要细心,这样才能保证档案管理服务水平,从而实现档案管理工作的有效开展。 2.3细化档案管理工作分配 从现有的档案管理工作来看,财政档案管理基本包括资料收集、分类与整理、档案与存储三个方面。在不同档案管理上要采用不同的方法,并需要秉持从实际出发的做事原则,将财政档案管理工作进行细化分配,将管理责任落实到人头,这样有助于提升档案管理者的工作责任心与使命感,从容确保档案管理现代化的有效落实,为现代化管理普及与发展提供良好条件。档案管理现代化建设背景下,要对工作人员的工作进行合理分配,保障每人都有事可做。这样才能够最大限度发挥出现代化管理的作用和价值。 2.4培养现代化人才 档案管理的现代化要求硬件投入、软件开发,同时也要求引入具有现代化技术的档案管理人才,这样能够提高财政档案管理现代化进程。因此,作为相关档案管理部门,要积极招募更多技术型人才,通过人才培养,以构建良好的现代化管理模式。此外,在引进人才的同时,还应该重视对现有档案管理人员的培养,要积极开展培训学习工作,通过认识与技术的不断提高,以实现档案管理的高效性。 3结语 总而言之,现代化管理师财政档案管理未来的主要方向,也是当前国家财政部门的首要任务,明确现代化财政管理的重要性,认清其形势与积极作用,才能够更好的为其创建发展环境,促进财政档案管理工作水平不断提升。本文主要从两大方面对其进行了研究,希望本文的研究能够为相关管理者与工作人员提供一些建议和参考。
一、新形势下医院档案管理现代化的意义 医院的档案是每个来看病的病人病例,记录了病人相应的生病状况以及一些临床服务医院的科研实践结果。医院的档案管理是对这些资料进行汇总、整理的过程,档案处理的好有利于医院的各项工作顺利运作,医院的档案是一种无形的财富,其内容丰富且很有价值。医院档案现代化管理直接关系到医院的医疗服务水平和服务质量,对于医院的科研创新和效益提升都有重要的意义。 二、医院档案管理工作中的常见问题 1.医院档案管理体制不够完善 医院在资料的收集、汇总和贮存分析都有较高的要求和规范,这些信息都是宝贵的数据和珍贵的资料。档案管理工作包括使用科室、档案室以及职能科室,在实际工作中由于各科室分工和责任不明确,使各科室的职能有能得到有效的发挥,从而导致档案机构人员不能达到优化配置,再加上档案处于分散管理状态,这使信息资料的及时性、连续性以及不完整性不能得到有效的保障,这不仅会增加信息采集工作的压力,还会造成资源的浪费,不利于档案管理的科学化发展。当前的医院档案管理体制急需实行档案管理的现代化变革,通过完善管理体制提升医院档案管理的现代化水平。 2.现代化管理水平比较低 传统的医院档案管理对于设备、器材、技术、人才的要求都相对较低,随着社会的向前发展,尤其是现在已经步入到信息化时代,档案管理也要跟上时代的步伐,适应形势的发展和需要。目前,我国的医院档案管理机构设置仍处于不规范状态,比较混乱分散,而且档案管理人员的专业化水平有限,这些都极大地制约了档案管理工作的现代化发展脚步,使档案管理工作不能适应新形势的发展。在新技术上虽然有一定的资金投入,但是档案管理的操作人员缺乏必要的专业知识和技能,没有使相关设备发挥更好的功能,管理层的档案管理也需要专业的培训,提升档案管理的管理水平。 3.缺乏专业的现代化档案管理人员 目前,我国医院的档案管理工作大都不是由专业的档案管理人员来承担,而是由护理、等下以及医技等人员来从事的,其文化水平和专业技能水平都有限,再加上这些兼职人员缺乏专业的管理精神,对管理工作不负责,人员具有较大的流动性,这些都极大地影响了档案管理工作质量。现代化的档案管理人员是要求具备较高的专业素质的,无论是计算机信息技术的运用还是管理系统的操作,专业性都比较强,这些都是需要具备一定的学历基础,经过系统专业的培训的,但是目前我国的医院档案管理的专业人才奇缺,很多都是其他岗位临时抽调的,不具备相应的技能,服务水平也跟不上档案管理的发展。 4.对档案管理缺乏足够的重视 当前的医院管理的重点都放在了医院的经济效益的管理创新,有些医院领导追求经济效益的最大化,不断的扩张规模增加床位,不注重医院内涵质量的提升,对医院的档案管理缺乏足够的重视。医院的各部门科室每周都会定期召开工作例会,在中高层领导以上的例会中,很少就医院的档案管理召开专门的工作例会,大家把工作的焦点都放在了医疗和服务上,档案管理领域逐渐被边缘化,在人员的引进和设置上缺乏专业的人才,没有给予必要的配套和资金支持,这些都阻碍了医院的档案管理现代化服务水平的提升。 5.档案管理工作不规范 在医院的档案管理中,很多医院缺乏完善的档案管理工作规范,有些医院即便制定了相关的工作规范和要求,也没有认真贯彻和落实,档案管理不规范的问题很突出,档案管理不规范直接影响到医生的医疗水平的提升,也不利于医院的科研的创新和进步。 三、新形势下医院档案管理工作的新思路 1.要不断完善健全档案管理制度 医院的档案管理制度的健全与否是医院档案管理现代化服务水平的重要标志,医院档案管理制度的制定和实施是医院档案管理能够高质量运转和发展的重要前提。完善医院的档案管理制度,需要专业的系统的调研和设计,可以引进专业的管理人才进行实施,也可以学习借鉴先进医院的档案管理经验,结合医院实际制定出符合本医院实际情况的档案管理制度,以此推动医院档案管理水平的提升。 2.强化管理意识,提高认识 思想指导行动,提升档案管理的水平离不开档案管理的思想重视,全院上下要心往一处想,劲往一处使,强化管理意识和工作标准,院领导要以身作则,严格要求,不断进行培训和学习,学习先进的档案管理技术和经验,定期展开相应的业务培训,对医院的档案管理人员定期进行考核,在思想上形成统一认识。 3.加强对现代化设备的使用 医院的档案管理的现代化水平的提升离不开现代化设备的运用,尤其是大数据时代,患者对于医疗的效果治疗和效率都有了更高的期待和要求,越来越多的医院在档案管理方面投入资金、引进先进的档案管理设备和系统软件。现代化档案管理设备的加入能够提升档案管理的质量和效率,便于对相关数据的整理和分析,节约人工成本。现代化的档案管理设备的引进需要进行综合的考量,考虑设备的兼容性,医院的档案管理工作是一项系统性工程,相互兼容的设备能够实现高效的档案管理工作。 4.加强培训,提升档案管理人员的业务水平 档案管理人员需要不断加强培训来提升自己的业务水平和能力,一方面是医院的专业档案管理人员的欠缺,另一方面,时代的快速发展和进步,新技术的不断涌现也是档案管理培训的现实要求,在培训中,要提升培训的效果,对培训的过程严格把控,对培训的结果进行考核,检验档案管理人员对于新技术、新设备的使用情况,系统化的开展培训,把培训覆盖到全体档案管理人员和部分医院的管理人员,实现医院的人员的档案管理的整体水平的提高。 5.严格操作标准,规范管理模式 医院的档案管理需要严格遵守相关管理制度和规范,严格按照操作标准进行操作。当前的医院档案管理还处于较为粗放的管理模式,效率低、产生错误遗漏的情况经常出现,究其原因在于没有按照操作标准进行操作。部门的管理人员和医院的管理层要对医院档案的管理进行动态化的过程管理,对重要的档案资料进行全程监控,避免档案的遗失和错漏,建立起来相互检查监督的制度,做好互查工作,出现问题第一时间进行发现整改,做好医院档案管理的规范化操作。
档案管理不是一个简简单单的整理文件的工作而是一个系统的工作,要想提高档案管理的效率,就要引进先进的档案管理技术,使用专业的档案管理设备,只有不断的进取创新,才能提高档案管理的效率和质量,才能使档案的合理利用。为了档案管理适应现代化的发展,各个部门要配合档案管理部门做好档案管理的基础性工作,及时发现工作中的问题并解决,推进档案管理现代化发展,还要建立系统的档案管理体系,培养提高档案管理工作人员的服务意识,才能保证高水平的档案管理工作,以确保档案管理实现现代化管理。 1档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析 档案管理的基础工作是现代档案管理工作的基础,做好档案管理的基础工作,可以提高档案管理效率和管理水平,并且档案管理工作直接影响着现代档案管理实现规范化和标准化。因此只有完善档案管理工作才能有效提高现代档案管理的工作水平。 1.1使档案管理工作更加规范 档案管理工作是企事业单位的重要工作之一,档案管理工作规范化,就可以更好的为企业和人才提供更好的档案服务。档案管理的基础工作就是把分散的档案资料收集整理和编号存档,工作很简单枯燥,但是确是现代档案管理工作的重要因素。因此,只要做好档案管理的基础工作,按程序执行,就可以实现现代档案管理工作的规范化。 1.2有助于提高档案资源的完整性 档案管理中档案资料丢失、损坏等情况时有发生,所以企事业单位的档案管理工作,一定要制定规范的工作流程,并且严格按照流程去管理,并且档案管理的基础工作中,档案管理人员要对档案资料的真实性、完整性进行检查分析,确保档案资料的完整性。 1.3给档案快速检索创造条件 随着现在网络信息技术的应用,计算机检索技术是现代档案管理工作中重要工具,不仅大大降低检索档案的时间,也减少了手动翻找档案时弄乱、弄丢的可能。因此,在把档案资料输入计算机的时候,一定要认真、仔细,确保数据信息的真实性和完整性,只有最好档案管理的基础工作,才能为档案的快速检索提供便利条件。 2档案管理几项重要的基础工作内容 随着社会现代化的发展,档案管理工作也要随着时代的进步,发现过去档案管理工作的不足之处,及时检查档案信息是否失去实用价值,并把没用的档案资料及时清理掉,重新整合档案。此外,还要定期对档案资料进行分类管理,发现不合理的地方及时改进,进行重新整理、分类归档,有助于实现档案管理工作的标准化和规范化。其次,依据关键词和内容对档案进行命名,为以后的检索工作提供方便,需要注意的是命名不能过于繁杂,要不就会起到适得其反的作用。著录工作是档案管理的重要工作,因为其已受到外界各种因素的影响,所以在录入档案信息的时候一定要细心、认真,减少错误,确保提供的档案信息的精确性。 3提高档案管理基础工作水平的强化措施 3.1重新组合案卷实现案卷规范化 对案卷重新组合实现案卷的规范化,就是将过去内容杂乱的案卷重新整理分类管理,在重新组卷的时候一定要注意有关联的案卷组合在一起,为档案管理工作提供便利。重新组卷工作中还要及时处理填写没有页码、没有卷内目录、没有案卷标题,对标题不清的案卷进行规范化处理,这样有助于应用计算机技术管理档案,对实现档案管理的实现现代化起到积极作用。 3.2全面普查案卷,去糟留精 为了实现现代化管理档案,首先要对案卷进行普查,去糟留精。在一般的综合性档案馆,由于很长时间没有做过全面的普查工作,并且权限移交和单位划分保管期限不明确,导致的出现重复的文件和没有价值的资料,对其要及时清理,避免以后实行现代化管理出现重复检索、效率低下的情况。 3.3规范著录工作 著录工作是计算机管理的重要基础工作之一,保证了计算机中档案资料数据信息的真实性和完整性。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。每个档案室的实际情况各不相同,所以在实行计算机管理的过程中,各个档案室应根据自己的实际情况,依据《规则》,制定适合自己的档案管理著录工作规范细则,确保计算机档案管理著录工作有章可依,实现规范化管理。 3.4统一分类号保证检索查全率 在档案管理基础工作中,计算机检索即快速又方便,相对动手翻找优势明显。在对档案进行分类工作的时候,依据《中国档案分类法》进行分类,再根据各个档案室的实际需要制定具体的分类细则。档案管理工作还要加强校审力度,及时发现发现分类人员的工作错误,并校正。定期组织会议,统一认识、统一标准,达到计算机档案管理的规范化、标准化管理。 3.5规范题名保证检索查准率 设置档案分类号是保证检索档案时查全率,同时在著录的时候使用统一的题名规范,才可以保证档案检索的准确率。题名的规范化要注意规范机构简称,避免检索时出现混淆不清、文不对题及计算机识别不清的情况发生。应用计算机管理档案时,要在著录的过程中将题名的责任者、文种、事由写清楚,而且在必要的时候还有填写完整的人名、地点、时间等要素,还有就是补齐不完整的题名,精简冗长的题名。还要减少影响准确率的含义不清的题名,例如“请示报告”等。因此需要批复的文件就写“请示”,不需要批复的文件就写“报告”等等,这样就能在检索中明确区分出每份文件的实质作用。 4结束语 综上,档案管理基础工作是现代档案管理工作的基础,如果基础工作没有做好,出现问题,就会直接影响后期答案信息的检索和使用,因此,档案管理人员一定要严格按照工作规范进行档案的整理工作,做好档案管理基础工作,提高档案管理效率,促进我国档案事业的积极、健康发展。
档案管理论文:基层人行内审档案管理工作的问题及建议 一、内审档案管理工作存在的主要问题 1、对内审档案管理的重要性认识不够。审计人员对内审档案工作的重要性缺乏充分认识。实际内审工作中注重内部审计项目的实施,认为只要出具了内审报告,提出了内审意见,做出了内审处理决定,该内审项目就结束了。相对忽视内审项目资料的收集、整理和归档工作。 2、内审档案管理人员的专业知识不够。目前,基层人民银行内审人员多数来自于各业务部门,从事过档案管理工作的人员很少,缺少档案管理的专业知识是不容争辩的事实,基层内审档案管理人员对于档案管理的基础理论、基本原则知之甚少,开展内审档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导,内审档案管理人员专业知识的匮乏,制约了内审档案管理水平的提高。 3、内审档案规范化管理的程度不够。由于内审档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验,对档案的基本操作规程又知之较少,因此,在内审档案资料收集、内审档案资料整理、内审档案资料归档、内审档案资料保管等方面存在许多不规范的地方,规范化管理水平还有待与于加强和提高。 二、改进内审档案管理工作的几点建议 1、提高对内审档案管理重要性的认识。内审档案是人民银行档案的重要组成部分,要充分认识到它在人民银行业务经营和发展中的作用。要改变过去重审计项目的实施轻内审档案管理的观念,不断提高对内审档案管理重要性的认识。一要提高领导的内审档案管理意识。随着人民银行内部审计范围的不断扩大,内审业务量逐年增加,领导同志应该将内审档案管理当作一项重要工作来抓,强化对内审档案管理工作的监督,明确内审档案管理人员的任务和职责,加强对内审档案工作的组织领导。二要树立内审人员的参与意识。审计工作人员在进行审计项目时,要树立参与内审档案管理工作的意识,把在审计活动中形成的文件、笔录、凭证的原件及复印件,要按照内审档案管理的要求,进行详细的整理分类,应把此项工作作为内审档案管理前期工作来做。三要提高内审档案管理人员的责任意识。内审档案管理人员是内审管理工作的主要力量,必须树立他们对内审档案管理工作质量负全责的意识。 2、完善内审档案管理制度,健全管理机制。制度就是行为规范,是要求审计人员共同遵守的、按统一程序办事的规程。要做好内审档案管理工作,必须完善和健全一整套相关的制度。同时,还要建立与之配套的管理机制。一要完善健全管理制度。首先要建立各种内审档案管理制度,明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;其次要建立和健全档案保管、安全保密等项制度,明确职责,确保档案不丢失、不损坏、不泄密。二要建立激励和约束机制。要定期组织对内审档案管理工作的检查,对做得好的要给予表扬和奖励,这样可以激发内审档案人员的动力0,让他们乐于奉献自己的聪明才智,发挥积极性、主动性和创造性。对于工作做得差的要提出批评,责令他们及时纠正,并予以必要的处罚。 3、实行内审档案目标管理责任制。将内审档案管理分为前、中、后三个阶段实施目标责任制管理。一要前期基础工作。每一个审计项目确定内审档案管理责任人,主审人负总责、审计小组长负分管责任,审计人员负具体责任,内审项目档案由项目主审人负责整理装订,形成制度与岗位挂钩、岗位与人员挂钩、人员与责任挂钩的内审项目档案目标管理责任制。二要做好中期的整理归档工作。每个内审项目完成后,档案管理人员要严格按照《中国人民银行内审项目档案管理办法》进行操作。首先按结论性文件、立项性文件、证明性文件和其他文件材料进行排序,对破损的材料及时进行修补,字迹模糊的进行复制,与原件一起存放,然后再进行打码装订,并编制档案目录,最终形成审计案卷进行立卷归档,及时装入档案盒。所有档案均按立卷规则及时进行分类、排列和整理,材料齐全,档案目录完整,密级确定准确,实现了内审项目档案管理规范化。三要做好后期的妥善保管工作。内审档案管理人员负责内审项目档案的保管、借阅工作。要设置内审项目档案管理登记薄、内审项目档案移交、借阅登记簿,对内审档案管理过程实施监督。在办理存档、移交、借阅时,档案管理员对其案卷的完整度进行审核,并详细填写各种登记簿。同时按要求将档案存放在专门的铁柜中,做到防盗、防火、防虫、防潮,实现内审项目档案管理的规范化、科学化。四要形成部门负责人、主 审、审计人员、档案管理人员相互监督的机制,共同将内审档案管理工作做好。 档案管理论文:做好燃气工程档案管理工作 摘要:燃气工程档案具有重要的利用价值,文章从四个方面论述如何才能做好燃气工程档案管理工作。 随着我国社会主义市场经济的持续发展,管道燃气在城市中不断普及。燃气工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等、这些文档材料全面反映了燃气工程建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护,以及对新建工程的准备等,都具有重要的利用价值。因此、认真做好燃气工程档案管理工作是非常重要的。 1齐抓共管,密切联合,建立集中统一的档案管理网络 加强对档案工作的集中统一管理、是燃气工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统—领导、统一制度,分级管理的原则。成立了档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作,成立档案情报室、设立专职档案员,在各业务部门及二级公司指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成了全公司的档案管理网络。同时,完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。 2转变观念,超前管理 长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔,工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归 档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念,制定一系列措施,对燃气工程档案进行超前管理。 2.1根据燃气工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道 从实际情况看、燃气工程建设是比较复杂的。它分有市政、燃气气化站、瓶组、住宅及酒楼餐厅工程等等、其中市政、燃气气化站及某些大型住宅工程建设周期长,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多。经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。而酒楼餐厅及小型住宅等工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成。临时机构解散、而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解燃气工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排、掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上、采取以下收集方法: (1)追踪收集。这种方法适用于工程周期短,形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高,但花费的人力、物力较大。 (2)分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型市政工程、燃气气化站工程及某些跨年度工程、我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系,及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失、这样能保证工程档案的连续性、完整性、 (3)强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位、我们采用收取档案资料押金的做法、当一项燃气工程报建后。施工单位先交—定金额的资料押金:直到工程完工。施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。 2.2制定规范,及时立卷 根据燃气工程建设的实际情况、我们制定了《科技档案管理规定实施细则》,建立起工程档案管理的叫大件:分类大纲。归档范围。保管期限,档号分类方法等,将燃气工程档案共分为十大类:(1)技术管理档案;(2)设备及仪器仪表档案;(3)储气(油)站档案;(4)工民建筑档案;(5)供气管线工程档案:(6)管线工程档案:(7)工程设计档案;(8)产品档案;(9)声像档案;(10)科学研究档案、并在每一类中确定了基本归档范围。在此基础上。我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》,坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理,立出预备案卷。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。 3强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平 燃气工程档案具有“‘次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案,还要懂科技档案,懂与燃气工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此、为达到燃气工程档案整理规范化的要求、我们对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训、讲解了燃气工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时,按照我们档案整理要求。对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解,在工作个有的放矢。注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础,使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。 4通过开发利用档案信息,促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。燃气工程档案的形成是燃气工作者劳动智慧的结晶,通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给燃气工作者利用。对于档案工作者来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门和燃气工作者,使他们亲身体验到档案信息的价值、就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施电脑化管理、将档案资料及时输入电脑,随时为业务部门提供全巾管线、管网图,由于目前我市正在进行天然气项目建设、这些档案信息无疑为我市由液化石油 气换转为天然气的改造工作提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时、他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。 档案管理论文:农信社会计档案管理调研对策 农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据,是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料,在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题,严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用,因而建立科学的会计档案管理方法,夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。 一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题: 1、重视会计档案的日常归档管理,轻视会计档案的管理制度建设。目前,农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20__]374号《银行会计档案管理办法》,并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则,没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册,但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号,只有按年度分的档案流水号,而且没有统一规定的装订要求,外观上很不整齐。同时,实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体,目前还没有及时制定相应的管理办法,多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中,造成了会计档案归档资料不完整。 2、重视有形会计资料归档,轻视无形会计档案管理。近年来,农村信用社电子化建设日新月异,会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域,并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后,由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料,并纳入了会计档案管理之中,但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴,由此造成此类会计档案的缺项,其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率,从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段,未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例,每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿,少则上百本多则几千本,一旦需查询相关数据,其过程和耗费的精力可想而知,而如果将相关电子数据一并归档,当然其中包括其适用的程序、软件,查询起来定然会非常迅速、方便,但就目前现状来看,这方面的工作确实做得不够。同时,由于农村信用社点多面广,尤其是多级法人结构的特殊性,使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划,开发利用的会计软件五花八门,数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理,如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息,势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取,将造成大量数据资源的浪费,给今后的会计核算工作造成一定的损失。 3、重视本单位会计档案管理,轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定:当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中,由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管,部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足,至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位,即使下级机构上交会计档案,所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”,往往维持原状“束之高阁”,这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。 4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容,但在实际工作中却并未引起重视。一方面,部分网点会计人员办理业务交接时,往往只办业务数据的交接,而对会计档案要么未办交接,要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事;另一方面,部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明,造成所移交的会计档案管理混乱,不仅查找起来非常困难,甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。 5、重视对会计档案的收集、存放管理,忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集,科学的整理保管阶段,也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限,必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性,农村信用社经济活动十分频繁,会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的,但在实际工作中,农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视,从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。 二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议 1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施,确保会计档案管理有章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况,按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程,统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应结合实际,制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管,每年翻录一次,实行双备份异地分别保管,确保会计档案收集的齐全完整。 2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度,确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先,对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理,通过搜集补救一批、规范整改一批、集 中销毁一批,保证现有会计档案完整、规范,使新增会计档案有科学管理的起点。其次,财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作,会计档案交接要编制移交清册,交接双方负责清点核对,会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位,对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案,必须责令当事人回原单位查明原因,避免责任不清,人浮于事,造成会计档案的遗失。再次,要严格遵守会计档案调(查)阅登记制度,防止会计档案丢失和泄密,并定期检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理,对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。 3、加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备,都要靠人来执行和操作,档案管理工作的好坏,其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人,会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。 4、加大会计档案管理硬件投入,提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件,各级财务部门要及时为会计档案保管提供有利条件。同时,财务部门应充分利用现代化科技设备和手段,特别是运用会计电子化建设生成的数据,建立会计档案网络信息,方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询,实现资源共享,只有这样,会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。 5、加强组织领导,落实会计档案管理岗位职责,提高会计档案管理水平。领导重视是搞好单位会计档案管理工作的重要前提和关键,只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制,明确岗位职责,量化岗位责任,实行责任追究,才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。农村信用社在会计档案管理人员聘用上要从整体利益出发,不拘一格,择优选聘,把好会计档案管理人员入口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施,奖勤罚懒,使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步,鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习,坚持岗前培训,合格上岗。通过竞争激励机制的引入,使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程,促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。 总而言之,农村信用社财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点,进一步加强和改进会计档案管理工作,制定切实可行的会计档案管理制度,并运用各种不同类型的手段和方式利用好会计档案信息资源,提高会计档案利用效率,使农村信用社财务管理工作走上一个新的台阶。 档案管理论文:办公自动化环境下医院档案管理的研究 目前医院档案管理工作中还存在很多问题,如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看,现在的办公自动化还未完善,存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革,改变原有的档案管理手段,以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。 1 目前医院档案管理存在的问题 目前医院档案管理工作并不完善,从管理人员来看,大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中,仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中,纸质性的档案占有极大的比例,而且量比较大,需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。 同时,医院在档案管理意识上的薄弱,领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度,正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识,往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。 上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求,阻碍了医院档案管理的发展与进步,不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。 2 办公自动化环境下进行档案管理的重要性 办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助,帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时展,办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措,该种手段促进了医院档案管理工作的发展,改变了传统的管理模式,节省了大量的人力、物力和财力,使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时,也减少了出错的概率,提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用,为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。 3 办公自动化环境下进行档案管理的建议 3.1 完善医院档案管理的人员配备 医院在进行档案管理时,往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求,医院要完善档案管理工作的人员配备,提高医院档案管理人员的管理水平,提升管理人员的职业素养与人文素养,促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域,要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员,并对现有的档案管理人员进行专业培训,使管理人员能够具备相应的技术知识,熟练的掌握相应的技巧,便于在办公自动化环境下对相关档案进行更好地管理。 3.2 规范档案管理流程,提高档案管理的安全性 在适应并实现办公自动化的同时,要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中,要制定相应的档案管理规范及条例,规范整个档案的管理流程,运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率,保证档案管理的实用性与科学性,但是也有潜在的安全风险,所以我们要格外注重档案管理流程的规范性,注重档案管理的安全性,在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄,实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。 3.3 树立相应的档案管理意识 医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理,会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生,所以,当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时,医院也要对此进行大力宣传,将档案管理意识植根于每个人的思想中,因为只有树立了相应的档案管理意识,才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。 4 结 语 在现存的医院档案管理过程中,确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题,对于档案管理工作来说,改变固有的医院档案管理制度势在必行。 档案管理论文:民营企业现代化档案管理论文 随着我国经济的快速发展,民营企业的产业规模已经达到前所未有的水平。民营企业档案,主要是指民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的、对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。加强企业档案的现代化管理,对民营企业的长远发展具有重要意义。 一、民营企业档案现代化管理的必备条件 1.确定民营企业档案的管理模式原则。 不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长,关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则:首先,档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言,中小型民营企业可以实行单级管理,大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦(集团)公司,属混合型大型民营企业集团,总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理,对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理,全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司,日常则由其代管。其次,档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性,至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应,不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业,这种企业可实行档案信息化管理。最后。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段,企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐,但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业,大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理;而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。 2.配备档案管理人才,制定科学的归档范围和管理制度。 目前,民营企业大多重经营、轻管理,一味追求眼前的利益,对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作,缺乏必要的规章制度,档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作,为了培养档案管理人才,我们必须加强档案人员的继续教育,使他们掌握新知识、新技能,以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档、计算机管理和检索,以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度,使规章制度适应新形势发展的需要。 3.保障民营企业档案的信息安全。 为了保证计算机网络系统的安全运行,可采取以下防范措施:第一,访问控制。具体是入网访问控制,即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源,并控制访问时间和在哪个网站入网;权限控制,控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源,指定用户对上述资源执行仅能只读,无改写、删除等操作;防火墙控制,用以阻止网络黑客访问某个机构网络的屏障。第二,信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输,确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作,在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说,通信双方交换彼此密钥,并存放在安全处,需要对方发消息时,用密钥进行加密,在收到数据后,用对方的密钥解密。第三,网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统,即使出现信息丢失,只要启动该系统,可恢复丢失信息的原貌。预防病毒,防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件,自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质,必须使用时应严格进行病毒检测,确认无病毒后方可使用。 4.全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。 首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则,由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流,但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理,也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理,该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理,一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理。 二、民营企业档案现代化管理的目标 1.为民营企业营造先进的企业文化提供条件。 在知识经济时代,经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争,而企业档案本身是企业文化的一种体现,因而可直接服务于企业建设。随着我国加入wto,国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各方面的严峻挑战,正是这种挑战,使得 我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力,保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设,使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价,通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着,但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用,对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性,并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。2.民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。 市场经济的发展,企业的重组、兼并、转制都是不可避免的,因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案,一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行,同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算,一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估,甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动,企业档案本身就是企业资产的一部分,它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动,因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用,甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出,在一个企业的经济活动中,企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一,在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案,其中许多内容就是电子档案,这些电子档案不仅对从事科研很有用途,而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案,这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。 3.民营企业档案现代化管理能为企业的合法权益提供凭证。 企业档案作为企业资产权益的原始凭证,是维系企业生存和发展的生命线和保护神。在解决债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷问题过程中,企业档案这一原始凭证显得尤为重要。随着市场经济及法律的完善,企业档案的经济价值将会越来越明显,档案作为法律凭证作用越来越重要。企业档案对提升企业整体水平、维护企业自身利益、规避市场风险、发展企业文化、保持企业健康发展具有重要意义。 档案管理论文:浅谈档案管理存在的问题及对策 摘要:档案管理是一项集管理和服务为一体的工作,它主要是对各部门形成的历史文件进行管理和服务的。在社会发展的各个历史阶段,档案管理都发挥着为当时经济、政治、文化服务的作用。对整个社会的发展有远大的意义,因此,我们对档案管理工作应该给予足够重视。文章从三个方面分析了档案管理工作中存在的问题,并提出了解决的方法。 关键词:档案管理;问题;对策 档案管理是一项集管理和服务为一体的工作,它主要是对各部门形成的历史文件进行管理和服务的。在社会发展的各个历史阶段,档案管理都发挥着为当时经济、政治、文化服务的作用。比如档案管理部门对档案进行编撰研究,为社会实践提供信息以便更好的适应社会的需要等。由此可见档案管理是社会信息系统的基石,对整个社会的发展有远大的意义,因此,我们对档案管理工作应该给予足够重视。但通过笔者对一些单位的调研,却发现在日常档案管理工作中存在一些问题,需要引起我们的注意。 一、档案管理工作中存在的问题 (一)不重视专职档案管理人员的配备 一些单位领导对档案工作存在认识错误,认为档案管理人员就是抄抄写写、整理资料的工作,所以,不注重专业档案管理人员的配备,他们中的大多数人员都不是科班出身,没有专业的档案管理知识,对档案管理的工作并不了解,对档案的重要性更是无从谈起。在对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务方面存在应付现象,对档案的真实性和准确性不能很好的把握。有的档案管理人员还兼任其他岗位的工作,从而对档案工作不能尽心尽力的完成,使档案管理的水平不能提高。 (二)档案管理工作中资金投入不到位 档案在后期保存过程中,对外界环境条件的要求较高,因此,后期需要一定的资金投入才能保证档案存放时不丢失、霉变、虫蛀。比如在调查中发现,有的单位没有专门的档案室以及放置档案材料的柜子,档案室内缺乏必要的采暖、除湿、通风等装置,甚至有的档案室还存在着年久失修漏雨的现象,导致档案材料保存困难。在信息社会的今天,使用科技手段运用信息管理档案已经发展成为现在管理档案的新模式,这样的话,就需要购置电脑、网线、软硬件等,对资金的投入要求就更大。 (三)对档案信息管理和编撰工作不够重视 在档案管理的过程中,很多单位还存在使用手工检索的现象,这样不但浪费人力,工作效率还不高。另外档案档号不规范、组卷混乱、案卷缺少卷内目录等现象比较严重 。甚至有的档案部门在编研工作上不是对于一些有价值的资料进行编研,而是为了应付上级部门的检查,随便的编撰一些没有任何价值的资料。 二、档案管理工作中存在问题的应对措施 (一)充分重视,配置专职档案管理人员 领导应改变传统观念,要意识到档案管理的重要意义。在档案管理人员的配置上,一要切实做到档案工作专职专人负责,通过专业化的档案管理,切实使档案发挥出其应有的作用。二要积极引入一批懂业务会管理的人员,并且从生活、工作等方面对他们 多进行关心照顾,以便让他们更好地开展工作。同时对现任的档案管理工作人员可以采取定期不定期的专业知识培训,让他们通过自学和培训提高自己的业务知识。有条件的单位还可以采取把他们送到高等院校进行进修深造的方法,以此来加强档案管理人员的队伍建设和人员业务知识及素质的提高。 (二)在工作中充分调动档案管理人员的积极性 由于档案管理工作中比较枯燥,工作方式也比较落后,因此档案工作人员长期以往难免会产生一些惰性。所以在工作中应引入相应的竞争和激励措施,比如运用聘任制的方法做到优胜劣汰、能者上庸者下;对现有人员实行公平竞争、择优上岗,增加档案管理工作的紧迫感和压力感,从而更大程度的激励他们,挖掘个人潜能,开创工作新局面。 (三)对档案工作加大资金投入力度 重视对档案工作的资金投入力度,单位每年都要建立一定的预算,作为档案室桌椅门窗的修缮,档案柜的购置资金。同时,应该适应信息档案的发展趋势,配备计算机等现代化办公设施,运用计算机多媒体手段,实现档案管理信息化。 (四)建立健全科学合理的档案管理制度 应根据单位特点和档案管理的实际建立健全科学合理的档案管理制度。应以方便实用,可操作性强为原则。以便更好地发挥制度的作用。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性,对于档案管理人员无论是领导还是一般同志都要做到一视同仁。只有这样才能更好地做好档案管理工作 。 三、结语 总之,档案管理工作是一项专业性较强的工作,它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用,各级各部门档案管理人员应引起足够的重视,同时应加大对档案管理工作人力、物力、财力等方面支持力度,及时研究解决档案管理工作中遇到的难题,以便使档案这一重要的信息载体,能更好地为社会的发展发挥其应有的作用。 (作者单位:平顶山天安煤业股份有限公司八矿) 档案管理论文:关于基层工会档案管理的论文 基层工会档案是各级机关、企事业单位档案的一个重要组成部分。基层工会档案工作是对工会组织发展历史轨迹的体现,也是对工会组织自身形象和价值观追求的重要反映,对进一步促进工会工作的发展具有十分重要的借鉴和参考价值。当前,随着经济的发展和新科学技术的不断应用,我国社会的现代化水平不断提高,基层工会中的传统档案管理方法已不能满足工作的实际需要,因此, 工会档案管理工作必须实现现代化.以适应工会事业和信息化社会的发展。 基层工会档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用,而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化问题,涉及档案干部队伍素质的现代化以及档案工作的标准化等诸多问题。可以说,基层工会档案管理的现代化关系到整个工会档案工作的方方面面,其基本内容包括以下几方面: (一)基层工会档案工作管理技术手段的现代化 档案管理工作的实质是文献信息的处理开发工作。要建立一个现代化的基层工会档案文献信息处理系统,关键要解决档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索与利用服务等的现代化,所以电子计算机技术、缩微复制及其他声像技术的运用尤为重要。 1.电子计算机技术的运用。电子计算机技术的运用对整个社会产生了巨大影响。档案工作运用电子计算机技术可以说是一次重大的技术革命。计算机技术在基层工会档案管理工作中具有十分广泛的用途,其前景十分诱人。 2.缩微复制技术的运用。在档案工作中运用缩微复制技术主要是解决档案实体的保管和贮存问题。随着缩微技术的发展,其存贮密度越来越大,而且规格统一,记录档案原文准确,检索方便,且价格比较便宜。 3.激光光盘技术的运用。激光光盘系统是比缩微复制技术更加先进的现代化存贮手段,比计算机磁盘的存贮量也大得多。每张5英寸光盘可存贮2万页a4纸文件。通过激光束读、写的档案信息,存贮在光盘中,不仅便于保存,而且可以与计算机联网,实现高速检索。 4.静电复印技术的运用。静电复印技术是电摄影方法的一种。将光敏半导体附着在适当的基体上制成感光版,经过充电曝光,在感光版表面形成电荷潜影,再经过显影定影取得复印副本。其特点是操作简便,应用范围广,图像耐久性强,在基层工会档案工作中的运用相当普遍。 5.声像技术的运用。录音、录像、摄影等技术,在基层工会档案工作现代化进程中也占有一定的地位,具有独特的作用。 (二)基层工会档案工作组织管理现代化 档案工作从本质上看是一项管理工作,不仅要管理档案,也要管理档案机构。档案管理人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理,才能达到档案工作的目标。 1.加强管理思想的现代化。档案管理人员,尤其是组织领导者应根据社会发展和基层工会档案工作的实践,从指导思想上认识档案管理现代化的重要意义,抛弃传统管理中不科学、不合理的因素,代之以科学的组织管理思想。 2.注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果,改变单纯以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。 3. 强化组织机制,提高组织管理效率。应根据基层工会档案工作实际,按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程等进行有效管理,通过必要的措施和手段保证组织机构的效率,充分发挥档案的社会效益和经济效益。 (三)基层工会档案干部队伍的知识化 在基层工会档案工作现代化进程中,现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就目前的状况来看,在基层档案工作技术装备上实现全面的现代化仍是比较困难的,而且即使装备现代化了,以目前工会档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用,甚至被闲置起来,其关键是人员素质问题。所以,建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是基层档案工作现代化的根本保证,否则,现代化将无从谈起。 (一)档案管理现代化意识淡薄 档案管理现代的首要内容是管理思想的现代化。由于工会的工作性质,很多领导认为工会的工作就是慰问、发放福利以及举办文体活动,和单位的发展以及效益的提升没有太大关系,所以对工会档案管理工作没有充足的认识,在工作中经常会出现资料收集不全以及保管不善的问题使得一些现有工会资料没有实现其真正的利用价值。多年来,档案管理现代化是人们探讨的热门话题,但由于档案意识薄弱,大多数单位也仅仅是把它停留在话题上,由此出现了领导不重视,资金投入不足,设备陈旧落后,对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题缺乏深入研究和具体解决方法等若干问题,严重影响了档案管理的现代化进程。 (二)档案管理人员业务素质亟待提高 档案管理现代化的主要内容和核心就是计算机技术的应用。这就要求基层档案工作人员不仅具备图书、情报、档案学的专业知识,还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。但是,当前,很多基层工会干部变动频繁,加上大部分档案管理人员身兼数职,不能将全部精力投入到档案工作。一些工会组织的档案管理人员没有经过专业知识培训,基本业务水平和能力低,很多时候只是在档案管理工作中应付;有的甚至没有配备专职负责档案管理的干部,致使工会工作的信息资料白白流失。上述这些将成为制约基层工会档案管理现代化的瓶颈问题。所以,加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才是当前工会档案管理工作的当务之急。 (三)档案管理工作不规范 这主要表现在:第一,档案管理相关制度不完善,没有对资料进行妥善保管。很多基层工会对档案的收集、归档、保管以及借阅等方面建立完善的制度,档案管理人员缺少相应的责任心,资料收集不健全,没有及时进行整理,有些工会组织档案保管条件比较差,时间久了档案资料就找不到了,资料丢弃现象十分严重。第二,执行制度不严格,组卷混乱现象严重。有些档案管理人员并没有按照相关要求对文件进行归纳,大部分案卷缺少卷内目录,组卷混乱现象比较严重,没有进行简单的分类,甚至把各种资料混在了一起。上述现象不仅影响了工会组织的形象,也制约了工会档案管理现代化的发展。 (四)档案管理基础设施薄弱 由于经济条件的限制,部分工会档案部门不能在档案管理现代化方面投入足够的资金,使得在档案管理软硬件配备和基础设施上,大多采取因陋就简、因地制宜的原则。很多工会因为办公条以及经费的限制,没有建立专门的档案室,而是和工会办公室在一起,办公、阅档、保管为一室。这样不仅不能正常办公,还会对档案管理造成影响。 (一)更新观念,增强档 案管理现代化意识在实现基层工会档案管理现代化的进程中,首先要提高领导干部的现代化认识,他们掌握着地区或单位档案工作现代化的命运和前途。其次基层工会档案管理人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,建立与时代同步的档案意识,克服对档案管理现代化的片面认识,切实转变对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念,实现档案管理的被动式服务为主动式服务,将封闭式服务转化为开放式服务,进而有计划、有步骤、积极而稳妥地开展基层工会档案现代化建设。 (二)加强基层工会档案人员的培养,提高业务能力 要牢固树立人才资源是第一资源的思想,抓好基层工会档案人才的培养,不断提高档案人员的自身素质,以人力资源开发推动工会档案管理现代化进程。首先要提高工会档案人员的基础素质,树立标准意识。其次加强对信息技术应用能力的培训,学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识、外语知识等,从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题,提高工会档案管理人员的业务素质,以满足基层工会档案管理现代化发展的需要。 (三)加强工会档案管理制度建设,实现档案管理的制度化、规范化与科学化 工会档案管理制度是工会档案管理现代化的制度保证。第一,建立健全工会档案管理相关规章制度,主要包括:制定归档范围、归档时间、归档实施等办法;制定档案资料保管期限和借阅等方面的规章制度;制定各级工会档案资料收集、管理细则和呈报要求;制定工会档案管理人员岗位职责;制定档案管理人员基本素质能力要求等。第二,对工会档案工作的相关程序进行严格管理,,确保档案收集、汇总和归档工作的顺利开展,同时还要定期对这一工作做好检查、指导和督促,一旦发现问题就要及时解决,是制度真正成为工会档案管理现代化建设的制度保证。第三,建立工会档案管理工作的相关考核机制,实行动态管理,推动工会档案管理工作实现制度化、规范化与科学化。 (四)加快软硬件设施建设,实现技术和装备的现代化 这是实现基层工会档案管理现代化的物质基础和保障。要加强工会档案管理的现代化建设,首先就要加强软硬件建设,尤其是基础设施建设,加大资金投入的力度,及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录仪、互联网设备等现代化办公设备,提高计算机、网络技术的应用程度,充分发挥现代科技、缩微技术在工会档案管理中的作用,加速实用、通用软件的研制,加快档案信息数字化处理步伐。其次,要建设和完善局域网,特别是单位内网,使各项工作都实现网络化,这将大大加快工会档案管理的规范化和信息化,实现档案资源、服务对象与需求的扩大化。 总之,基层工会档案管理现代化是一项复杂的系统工程,对工会工作的开展有着极为重要的作用,需要充分调动各方面的积极性,相互配合,共同努力,使工会档案管理工作形成一个科学、规范、合理的现代化管理体系,真正实现工会档案管理的智能化、自动化,提高工会档案管理的整体水平,推动工会档案工作的持续发展,使之更好地为经济社会建设服务。 档案管理论文:关于档案管理现代化的思考 一、什么是档案管理现代化 1、管理现代化的内涵 档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解,档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战,为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。关于它的内涵,笔者认为,现阶段档案管理现代化的内涵应包括:档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。2、档案管理现代化的本质 笔者认为,档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代,而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化,因此,档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。(1)档案管理现代化既是硬件建设工作,同时又是软件建设工作;(2)它是一个整体工作而不是局部的工作,应进行整体规划;(3)它是长期持久的工作,不可能一蹴而就;(4)它是具有前瞻性的工作,而不是让档案管理跟在会社会之后亦步亦趋,现代化与未来化是相结合的;(5)它固然要探讨社会发展的实际状况,也要进行价值判断,选择其中有价值的成分来确立努力的目标。(6)它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标,也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。可见,档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程,也是一个系统工程;既是长期的,又是动态的,在本质上表现为对社会的顺应和超越。 3、档案管理现代化与社会现代化的关系 现代化本身是一个发展的概念,是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为:“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化不一种孤立的现象,它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步,是通过培养人,最终为实现社会主义现代化服务。档案管理现代化和社会现代化是相互依赖、互为条件的。一方面,没有社会主要构成要素(如政治、经济、文化、教育、科技等)的现代化,档案管理现代化是不可能的;另一方面,档案管理现代化又是社会现代化的基础,是社会现代化的重要组成部分。 二、为什么要实现档案管理现代化 1、档案管理现代化是社会发展的必然选择 我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化的宏伟目标,关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质,实施科教兴档,加大人才资源的开发,促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。 2、档案管理现代化是自身发展的必然趋向 随着我国经济快速、协调、健康发展,综合国力迅速增加,档案事业也得到了迅速发展。近二十年来,各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动,提高档案工作的整体水平,一个以档案科教为先导,以档案科研、教育创新为动力,以人才建设为基础,以现代化管理为手段,以档案馆管理现代化为突破口,以提高质量、提高效率为重点,推动档案事业发展的思想已达成了共识,同时随着档案干部队伍素质的不断提高,观念的不断更新,经费的不断投入,条件的不断改善,对档案事业自身的发展提出了更高的要求。 三、如何实现档案管理现代化 1、必须更新档案管理观念 档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化,即使有一流的档案保护和管理设施,还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾,更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。 2、必须构建与现代化相适应的现代档案管理体系 在今后一个时期的努力目标是:(1)建立健全档案保管安全体系,在库房建设、温湿度控制、防火防盗报警、虫霉防治、档案装具方面达到国家标准规范,有条件的档案馆、室要建立库房自动控制系统;(2)以缩微、裱糊、翻拍、光盘存储等技术手段进行档案抢救,提高重要、珍贵档案保管质量;(3)抓好计算机应用工作,注重档案数据库基础建设,有条件的档案馆要建立局域网,向数字化档案馆、网上档案馆发展;(4)加快现代化技术人才的引进和培养,使之成为能担当起新世纪档案管理现代化建设的中坚力量。 档案管理论文:电算化会计档案管理的特点与应注意的问题 一、电算化会计档案的特点 广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点: 1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。 3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。 4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。 5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。 二、电算化会计档案管理应注意的问题 鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题: 1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。 2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题: ①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果; ②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所: ③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点; ④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换; ⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。 3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应注意如下问题: (1)对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有: ①用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。 ②操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。 ③数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。 (2)对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。 4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点,在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号,保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。 5.针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点,在进行管理时必须注意组织力量编写一套电算化会计档案管理软件,以便对往年资料进行管理;同时利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观,对管理和决策支持性好的特点,利用保存完好的各个时期的数据,进行财务分析(趋势分析、对比分析)和预测,为企业的经营管理服务。 为了更好地管理电算化会计档案,使其发挥更大的作用,除了注意上面提到的问题外,还必须形成一套电算化会计档案的管理制度,包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容,以便对电算化会计档案的管理形成制度化。 档案管理论文:民营企业会计档案管理调研分析 摘要 民营企业是中国市场经济的重要组成部分,反映其发展历程、企业经营管理活动的企业档案,特别是会计档案是民营企业内部管理和文化基础的必要部分,也是企业发展壮大的基础。会计档案管理这一工作不容忽视。本文就我国民营企业会计档案的管理现状进行分析,结合民营企业自身特点探究其原因,并提出相应的对策,以期能对民营企业会计档案管理制度的完善起到抛砖引玉的作用。 关键词 民营企业 会计档案管理 民营企业是非公有制企业的一种,是我国经济的重要组成部分。随着改革的深入,开放的扩大,民营企业对中国经济的快速发展起着越来越重要的作用。据__海关统计,在20__年——20__年间__市累计实现外贸进出口值172.1亿美元,其中,国有企业、外商投资企业、民营企业分别累计进出口48.8亿美元、66.3亿美元、57亿美元,平均增长率分别为8%、34.5%、34.4%,对于出口,民营企业近两年已占据__市出口的半壁江山。伴随中国市场经济的发展与完善,民营企业已经逐渐成为外贸出口的“领头人”、扩大就业的“主渠道”、自主创新的“先行者”。记载和反映民营企业产生、发展过程及生产销售管理、技术等活动的企业档案也成为民营企业发展与壮大的重要资源,而会计档案则是民营企业档案的重要组成部分,它为民营企业管理者及相关部门的管理决策提供必要依据。民营企业会计档案管理工作不容忽视,它是企业管理不可缺少的内容。然而现实中,民营企业的会计档案管理状况却不乐观! 一、民营企业会计档案管理的现状 1、会计档案管理水平参差不齐。 我国的民营企业数量众多,规模大小不一,档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模,企业效益较好,科技含量较高或者取得某种资质的企业,档案管理工作比较规范,如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等;由国有企业改制而成的民营企业,大多沿用国有企业相对完善的管理制度,档案管理工作也相对规范。而那些规模小,效益差的个体企业,或从无到有的新建民营企业,档案管理工作几乎成为企业的一大死角,基础工作薄弱,有些企业甚至根本就没有档案意识。 2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。 很多民营企业,特别是中小型企业,对会计档案管理意识较差,建档率较低。由于资金规模的影响,企业的员工较少,且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计,每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账,以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理,有的甚至根本就不整理。会计工作不规范,进而会计档案工作也无从做起,对于人为加工的财务资料随意堆放,企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范,而企业主或者管理者也无暇建制。 3、企业主会计档案管理意识较弱。 大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动,而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用,对会计档案管理工作投入较少,甚至没有。对于有些企业主来说,企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作,财务数据的真实性与充分性值得推敲,没有保存的价值,会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。 4、会计档案没有实行集中统一管理,不利于保管与利用。 很多企业,财务资料随处堆放,散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小,人员少,没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管,随处散乱的会计档案没有被集中统一管理,这容易导致会计档案的遗失与毁坏,也不利于保管与后期的查询利用,会计档案管理工作空白滞后。 5、会计档案人员不能及时与外界沟通。 与同行交流会计档案管理经验,可以促进档案管理工作更好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说,档案管理只是简单的收存工作,没有必要倾注太多的精力,也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流;再者,为了节 约资金,企业主也会减少档案人员外出学习的机会,这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通,进而不利于档案工作的开展。 6、保管条件普遍较差,会计档案资源流失、毁损严重。 对于部分民营企业主来说,档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的,没有动力去关注,投入很少,企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放,没有专门的保管设备,有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内,置于办公室一角,无人问津,更不用说去除湿除尘除虫了,时间长了,会计档案大多霉烂、损毁,数据资源丢失严重。 7、会计档案基础工作不完善,归档不规范。 大部分民营企业没有专职会计档案员,通常是会计人员在空余时间简单整理,然后找地方堆放,或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业,由于人员更换频繁,对档案的交接工作没有做好,权责不明确,造成很多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理,直接将会计档案胡乱堆放到大文件柜中,然后锁上或贴上封条,长期不予理会。 8、会计档案人员专业素质普遍较低。 会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识,又要具备档案专业知识,一般情况下,最好应由懂得档案知识的会计人员来担当,对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金,聘用一些文化素质较低,毫无档案知识的人来管理,或者是让文秘等办公人员兼职管理档案,这些人通常是缺乏档案专业培训,也很少能按照规范进行档案收集和整理。 9、 会计档案得不到充分利用。 随着市场经济的不断发展,民营企业已经成为中国经济的重要组成部分,民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料,充分利用好会计资料,能为民营企业的发展带来很大的利益,而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动,而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用,很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动,这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费;再者,民营企业私有性的特点,过分强调保密,这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份,这也使得会计档案得不到充分利用。 10、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。 按照会计档案管理办法的规定,保管期满的会计档案(除未结清的债权债务和涉及其他未了事项外的原始凭证及正在项目建设期间的建设单位的保管期满的会计档案外),可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值,将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用,又可以节省会计档案的储存空间,提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意,大多数民营企业的会计档案一经归档后,就被长年累月地存放在档案部门,很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视,档案管理员专业素质不高等原因,使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展,大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。 11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。 由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同,会计电算化水平也是参差不齐,进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业,会计电算化水平较高,电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小,管理较为粗放的民营企业,特别是中小型企业,会计电算化水平较低,有些企业甚至没有完整的会计电算化系统,对于有价值的会计凭证,没能及时打印出来,很多到期末一并打印,一旦电算化系统出现问题,数据丢失,电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及时备份,或是即使备份了,所储存的硬盘或u盘等载体随处存放于相关部门,归档不及时,或即使归档了,也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据,进而导致电子档案数据丢失。 二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。 我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等,它们都有着民营企业共同的特点,而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。 1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神,他们吃苦耐劳,艰苦奋斗,抓住机遇,勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展,企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇,对于企业的其他内部管理如档案管理,就有所忽略,企业的会计档案管理就更无暇顾及了。 2、民营企业的市场性很强,其经营目标是实现资本增值,追求资本收益最大化,有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向,按市场需求来经营管理企业,一切以盈利增值为主,企业主关注的大多是投资少,见效快的市场机遇。对于档案管理,特别是会计档案管理这种投资不少,见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注,企业的档案工作得不到重视,档案工作也难以开展。 3、 家族制管理模式,缺乏有效的治理结构。据调查,我国70%的民营企业基本上都采用家族制管理,企业以血缘为纽带,企业内员工大多与企业主是亲友关系,从上到下,人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多,私有性很强,企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理,而这些人往往没有相关的专业知识,专业素质、文化素质都比较低,对会计档案也谈不上专业化管理,只是被动的接收,堆放,更谈不上鉴定、利用、编研了。 4、 民营企业融资困难、资金严重不足,这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说,资金来源渠道较少,银行放贷少,入市门槛高等导致民营企业融资困难,企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资,市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上,而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上,企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。 5、管理不完善也是民营企业的一大特点,企业内部组织关系不明确,管理层次不清楚,计划性不强,会计档案管理也就缺乏统一的管理安排,会计凭证、报表多个部门散乱堆放,权责不明确,归档保管工作实施困难。 三、民营企业会计档案管理的对策 1、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下,制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度,规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册,将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业,可以设专人保管。 2、强化宣传,增强企业主档案意识。 国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作,采取典型示范宣传,可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度,增强企业主的会计档案意识,使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。 3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。 会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径,将会计档案管理纳入会计继续教育内容,使得会计人员认识到档案知识的重要性,要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。 4、提高会计档案人员的专业素质。 企业领导应重视会计档案管理工作,关心会计人员,档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会;采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质;在企业内宣传档案工作的重要性,提高会计档案人员在企业管理中的地位。 5、完善民营企业内部管理制度,明确相关权责。 要解决企业会计档案管理问题,主要还是解决内部管理制度的完善问题。有了健全的内部管理制度,能为会计档案管理制度的建立和完善创造条件。 档案管理论文:炼油企业档案管理投入产出探索思考 随着我国经济发展与企业的不断进步,不同企业其档案工作重点各有不同,针对炼油企业档案工作的现状,本文阐明了对炼油企业案管理工作中投入与产出的思考并对今后的工作方向作了探索。 关键词:档案 管理 投入产出 1、对企业档案工作的一些认识 所谓档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成和保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史纪录,档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案工作是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。企业档案作为企业的一项重要的基础工作和重要信息资源,其作用的大小,价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。社会经济改革和日益激烈的市场竞争,使那些不注重对日常信息资源的积累、管理,不注意档案工作和做好档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向,而不能获得最佳的经济效益和社会效益,这样的事例在古今中外是时有发生的。因此企业领导者决定着企业档案工作的走向。开明的、有远见的、认识到档案工作重要性的和档案意识较高的企业领导者,会使一个企业的档案工作甚至企业本身充满生机和活力。 不同所有制的企业,其档案工作有着不同的特点和重点,如股份制企业档案来源复杂、内容广泛,档案产权多元化,对档案工作所产生的效益要求较高,因而在档案工作中要注意文件材料的收集,通过提高档案人员的业务素质,强化档案工作的服务意识,充分发挥档案信息资源的作用,提高企业的经济效益。而企业集团的档案管理体制较为复杂,成员企业间档案工作的发展很不平衡,水平有高有低,因此应采用一定的行政手段,对集团的档案工作实行规范化和标准化。对于外商投资、中外合资、合作这样的外资企业因为不同国家的文化背景、传统观念和管理模式不一样,其文件产生的渠道较为杂乱,档案载体多样化,如软盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等,标准和非标准的书写格式和规格尺寸等,因此其档案管理所具有双重性、多样性和重要性是显而易见的,这些都加大了档案管理的难度。在具体的管理工作中,应主要从宣传中国档案管理的法律、法规,接受中国档案行政管理机关的监督和指导,扬长避短,逐步形成一套系统完整的档案管理体制。相比来说,炼油企业档案来源比较复杂,主要包括各级政府部门以及上级有关石油石化主管部门等,而且炼油企业的绝大多数是国有企业,必须接受国家的领导,因此炼油企业档案管理工作必须时刻与政府保持一致,按照国家的法律法规办事,主要收集各种政府文件、法律法规、上级炼油方面的文件等,为企业的生存发展作好基础工作。 2、炼油企业档案馆投入与产出及今后设想 改革开放的发展形成了多种经济管理模式,对档案工作提出了更高的要求。实践证明不管是那一类管理模式的企业,由于自身存在的要求,档案工作都需要发展,档案管理的水平都需要提高。除了逐步增强各级领导和全体员工的档案意识外,需要不断增加对档案的投入,档案的投入是为了提高档案工作的管理水平而不断地增加档案工作的经费、人员和物资,这些投入一是按照档案库房建设规范的要求,改造或新建档案库房;二是更新档案装具,把木柜换成铁柜或是现代化的档案密集架;三是购置现代化管理所需的计算机、复印机、空调、去(增)湿机、服务器、光盘库、扫描仪、数码相机和数码摄像机等;四是增加档案人员编制,经常地把档案人员送出去培训,以提高他们的业务素质;五是保证档案工作日常管理所需的设施设备的需求。据不完全的统计,炼油系统的企事业单位不断加大对档案工作的投入,1996年开展档案工作目标管理活动以来,对档案工作投入的资金就达到20__万元左右。由于炼油系统在改造机关档案库房,增添现代化管理设备,开发档案管理软件,落实兑现目标管理活动中先进奖金,对晋升档案工作目标管理企业补贴和对困难企业给予补助。投入必将产生效益,到20__年档案工作目标管理活动的开展,档案工作的整体水平确确实实上了一个台阶。炼油系统多家单位达到企业档案工作目标管理省级以上标准,档案利用取得了明显的经济和社会效益。全系统档案工作的整体水平得到很大提高,成为各行业的排头兵。近年来,炼油系统充分利用档案信息资源,在修编炼油志、地方志炼油篇、年鉴、组织沿革、大事记、人物传略、经济活动分析、事故分析、各种论文集、多经效益分析以及科研成果形成简介、汇编等多种编研成果,用于指导生产、经营和各项管理工作,取得了显著的成绩。直接利用档案在土地产权的界定、解决土地纠纷、处理设备故障、设备改造、优化生产方式、编制工程招标书、节省投资、维护企业的合法权益和职工个人的正当权益等方面取得明显效果,其中在__市城市规划房屋普查过程中,全市炼油企业积极配合并做出了重要贡献,查阅各企业档案室,充分利用资料完成任务,为__市城市规划奠定了基础。 成绩的取得,除了企业加强对《档案法 》的宣传贯彻,不断提高全员档案意识之外,与企业加大对档案工作的投入是分不开的,没有投入就没有产出。投入和产出既矛盾又统一,随着企业管理水平的提高,对企业档案工作的投入也不断加大,但是由于对档案的宣传不够,档案的利用并未引起重视,档案的利用面也不普及,产生的效益也不明显,因而形成了一个误区,认为档案工作不需要投入这么多,加之企业在激烈的市场竞争中忙于生产经营,对档案工作的重视程度和对档案工作的投入逐年下降,形成恶性循环,给档案工作带来很大的影响。有的企业认为档案工作的好坏还不至于影响到企业的生存,而且投入后不能马上见到效益,往往强调经费紧张,不愿向档案工作投入更多的经费。而有的企业,在档案工作中尝到了甜头,深刻的认识到档案工作的重要性,在企业并不富裕的情况下,抽出适当的资金,每年投入一点,逐年加大对档案工作的投入,档案的工作条件得到不断的改善,使档案部门能充分履行管理和保护两个职能,充分发挥库藏档案资源的作用,为更好的利用档案打下坚实的基础,为企业创造更多的经济效益和社会效益。因此在今后,企业特别是企业档案工作的主管部门,要加大对档案利用的宣传,编制多种检索工具,主动提供利用,并为档案的利用提供更多的方便,注意利用后信息的反馈,特别要加强对利用档案产生经济效益和社会效益典型事例的宣传,事实证明:把企业在各种管理、创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、招投标、应付各种检查等档案所起的作用和档案管理的水平高低联系起来,就会发现档案所起的作用是不可代替的。 在多种所有制并存的情况下,随着社会的进步,档案的作用日臻明显,只要对档案工作中出现的问题:如档案全方位的利用,档案利用后信息的反馈,企业档案与企业资产的关系,兼并、破产、改制企业档案的归属流向,企业集团和股份制企业档案工作的管理等问题加强研究,强化企业档案的服务意识,增加服务的主动性,减少各种干预,遵循档案自身的形成规律,形成与市场经济体制相配套的档案管理机制,真正体现档案存在的价值,应该相信逐步实现档案管理投入与产出的平衡是可预见的。 档案管理论文:人才市场档案管理中的问题与策略 1、目前人才市场档案管理工作的现状及问题 鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素,以及虚假档案材料的出现,社会各界甚至包括档案人本人对的档案重视度均在日趋下降,为了更好的促进人才资源的整合,有必要对现在人才市场上存在的问题进行研究和分析,主要表现为以下的几个基本问题。 1.1弃档现象严重加重档案管理人员工作负担。根据我国2001年实行,2005年修改的《人才市场管理规定》可知,人才市场进行人事业务主要面向以下人群:(1)社会的流动人员;(2)因私出国人员;(3)需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员;需要办理转正定级和工龄核定的人员;(4)需要办理接收手续的大中专毕业生;(5)其他人员。面对除此庞大的几大类人群,归档工作无疑需要极大耐心,但是各类人群都有将自己档案放置在人才市场置之不理的情况。据2005年《中国青年报》4月2日的报道,甘肃的一人才市场八千份档案被弃。在2006年四川也有类似报道1。流动人员弃档主要带来的压力有两方面:一方面,档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案,在流动人员人事变动或需办理就业手续、从业手续时,该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料,在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下,对沉睡几年的档案进行查找、归档,在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力;另一方面,弃档对于人才市场的秩序管理也会造成压力。根据现行立法的规定,经政府行政主管部门的授权,人才市场可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会,为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员,档案管理人员也不得不对其的信息进行统计、归类和保管,并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜,对其档案进行管理,这无疑增加了档案管理人员的工作压力,降低了工作效率,浪费了社会的公共资源。 1.2法律体系不完善造成档案管理工作举步维艰。根据我国目前的档案管理工作的规定,目前人才市场档案管理工作所依据的法律主要存在几方面的瑕疵:(1)档案管理工作缺少全国立法。就全国来看,全国性的立法主要是2001年实施、2005年人事部、国家工商行政管理总局修改的《人才市场管理规定》,以及1988年12月中共中央组织部下发的《人事部关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》这些规定都在一定程度上制定了人才中介服务机构的基本活动原则,但是比较笼统,具体操作起来比较困难;(2)立法滞后,尚未形成完整的法制体制。目前,人才市场档案管理工作的主要依据是各省、自治区、直辖市制定的相关的行政规章,这在一定消极意义上,为各地区的人才市场管理制度之间相互矛盾和冲突埋下了隐患。关于档案管理主体的种类、管理者的权利和义务、权利义务的行使方式、责权范围、出现纠纷后的解决机制等缺乏明确的规定,对于非档案管理方面的专业人员要了解人才市场档案管理的基本流程、运行的基本模式并能积极、及时了解档案管理的动向等是比较困难的。 1.3档案管理的网络化和信息化水平较低造成大量重复劳动。经济的快速发展已经不容置疑的证明了,计算机的广泛运用已经极大的促进了各行各业的发展,尤其是在档案管理、数据统计、资源整合、智能校对等方面的作用不可小觑。然而当今人才市场上信息管理的职能化还比较低。当然,国家亦在一定上注意到档案市场管理中一些问题,开始先后制定政策规范档案管理工作,国家档案局出台了《全国档案信息化建设实施纲要》,2008年建设部办公厅也下发了《建设电子文件与电子档案管理规范》,以促进档案管理工作的信息化和网络化。对于流动人口的档案管理无全国联网的电子档案信息,各地方和工作部门仍存在先将档案以纸质版的形式形成,然后再由工作人员收集整理,最后汇编入本部门内部档案管理系统,但与劳动部门、人事部门、社会保险管理部门、民政部门、监察部门、党政部门之间尚未建立完善的档案共享机制。流动人员通常需要经过办理复杂手续、经过一个较长的时间才能将人事档案收集完整,才可实现应聘就业、考取国家或地方公务员、结婚、保险、工资升降、党员材料管理、职务升迁、出国考察学习,这在一定程度上,降低了流动人员人事相关事宜的进程,阻碍了流动人员的发展,易造成流动人员与社会的冲突,不利于和谐社会主义国家的构建。 1.4高质量专业档案管理人员供 应不足阻碍档案管理工作快速前行。任何工作的顺利完成,都需要一个强有力的合作团队,人才市场的档案管理工作尤为突出。人才市场管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点,故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。但受功利主义的影响,具有档案管理、研究经验的人员以及主修档案管理专业的高等教育毕业生,均对从事人才市场档案管理工作表现出较低的热情,间接地造成档案管理队伍人员不稳定,不利于档案管理效率的提升和科技化、专业化、高水平档案管理工作的有效进行。 2、人才市场档案管理工作的新思路 2.1社会和个人强化档案意识,正视档案的重要性。首先,应保证档案的真实性,提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动,面对严峻的就业形势,一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等,还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率,加大社会活动投入,增加其他社会活动获奖的机会,使证书未能客观反应应聘者的真正实力,故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是,提升档案的可靠性;其次,加强档案的重要性教育。向应届毕业生告知,只要将档案转入当地的县级以上人才市场进行人事托管,缴纳一定费用,在未找到合适的工作时间内,也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险,防止造成将来这些方面的损失;最后,及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后,应当及时办理档案转接手续,防止档案拖沓,影响办事效率。 2.2国家完善立法体系,提高人才市场档案管理的法律地位。完善的法制是社会进步的先决条件和基础,人才市场的档案管理工作部门应在实践的基础上制定具有本部门特色的措施。首先,制定全国性档案管理法律。依据宪法和现行法律的规定,人才市场相关工作人员可以将实践中遇到的问题以书面文字的形式反映至相关法制部门,呈报国家有权机关,将《人才市场管理规定》逐步完善,最终实现全国人大立法,提升人才市场档案管理立法位阶,将目前的部门规章逐步完善提升至法律法规;其次,以立法形式完善档案管理工作的日常工作制度,实现管理的科学化和法制化。就档案管理工作而言主要的制度应包括档案接收制度、档案保管制度、档案转出制度等。具体包括档案接收的对象、接收程序、档案接收权限,档案的保管期限、各级层档案管理部门之间的档案共享、保管费用收取标准、档案管理权限范围,档案转出手续、注意事项、档案丢失后的救济途径和责任追究等具体措施;最后,应当积极建立国内外人才流动档案管理办法。笔者在中国知网中检索,发现关于研究国内外人才市场档案管理的文献相对滞后。在国际间人才交流和互换不断增加的趋势下,档案管理工作亦应当用立法手段对外籍人才的进入和本国人才的输出加以规制。 2.3人才市场中介单位加大工作人员培训力度,提升人员素质。首先,各人才市场建立工作人员的定期培训计划。档案管理人员应当坚持与时俱进的思想,保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段,可以鼓励一部分人学习先进技术,回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段,也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验;其次,建立档案管理的考评奖惩制度,提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才市场可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率,错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据,以此促进人员素质的提升;再次,敢于吸引专业化人才,打破就业封闭。人才市场也应当积极引进外来人才,广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。 2.4政府增加财政投入,全面实现管理的网络化和信息化。一方面,各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时,适当增加在档案管理方面的支出,鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统,形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制,实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库,做好档案管理的安全工作,在加强联合的同时,不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施;另一方面,加强各阶段档案的衔接制度,人才市场应做好人才档案移交的中间人。人才市场档案衔接对于档案人本人工作经验的积累、工龄的计算、工资薪金水平的核定、社会保险的取得具有重要的认定意义等,故在各人才市场应对档案本人材料进行认管、信息收集、材料审核时应当提高信息化水平,科学编排档案管理手册,防止档案张冠李戴。 3、结语 总之,人才市场档案管理工作在新形势下存在着机遇和挑战。面对现行存在的问题,国家、社会和个人均应全面提升档案意识,为加快国家档案管理工作法制进程,全面提升档案管理人员的综合素质,实现档案管理工作的信息化和现代化探索适合我国发展的道路。 档案管理论文:人事档案管理制度 一、人事档案保管制度 目的 第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。 第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: ——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后: ——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下: ①取出应转走的档案; ②在档案底账上注销; ③填写《转递人事档案材料的通知单》; ④按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下: ①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗,锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项: ①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目的 第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式: (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。 (2)外借手续。 首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。再次,人事档案部门对其进行审核、批准。然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。最后,归还时,及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。 档案管理论文:关于如何做好电算化会计档案管理工作 随着我国会计电算化的推广实施,会计电算化事业得到不断发展。会计电算档案的管理作为单位会计基础工作之一,在实际工作中有一些环节需按新的变化做出调整。那么实施电算化后如何做好会计档案的管理工作呢?除了按照《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》等规定外,应该结合企、事业单位会计电算化工作的具体实践,形成一套适应本单位的会计档案管理办法及制度。 会计电算化的出现,使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化,对管理工作提出了更高的要求。只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案;同时管理好电算档案,才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。 一、会计电算化会计档案的特点 众所周知,传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式,所有日常工作均在计算机上完成,会计信息的管理有以下一些显着特点: 第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。 第二,电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。 第三,会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张,更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。 第四,会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 第五,电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级,新软件对原会计档案的兼容应于考虑,即会计电算化档案更需要科学地管理。 二、如何做好电算化会计档案管理工作 为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。 第一,做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账,并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来,存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 第二,做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份,并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号,并贴上写保护字样,存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案,要定期进行检查,定期进行复制,如每半年复制一次,且最好复制双份存放在不同的地点,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。 此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此,建议在系统管理员配合下,会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套,二者的一致性是非常必要的。 第三,做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级,但这会受软件功能设计的限制,不能保证完全成功。 三、电算化会计档案的整理与再利用 电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,并进行科学预测,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据,另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,需要单位内各分支、各相关人员相互协调共同完成。实行会计电算化之后,我们还应对档案管理的安全性、稳定性做一定的工作,如通过用户识别控制操作日志管理、存取、权限限制等方式加强安全 保密措施,同时做好计算机病毒的防范、建立好档案专人管理接触制度等。 综上所述,只要分别做好会计电算化档案的输出、管理与保存、利用等环节的工作,会计电算化档案一定会在单位的经营管理中将发挥出更大作用,取得更明显的效果。 档案管理论文:电子档案管理的重要问题和解决对策论文 进入世纪之后,世界发展进入信息时代,这是知识做主的时代,所以档案管理深入各行各业,然而随着信息数字化的快速发展,档案工作已逐步实现现代化管理,电子档案成了档案管理重要形式,做好电子论文档案管理工作,也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案管理工作,首先必须解决好电子档案管理在接收管理上的几个关键问题。 一、电子档案管理中的接收格式问题 9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程,建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时,应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时,就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯,所采用的应用软件不同,同一项目所形成的电子档案格式不同。 二、电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性问题 对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上电子档案管理上的几个关键问题的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。 但电子档案的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。 1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来,人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断,而电子形式生成的由实态变为虚态的档案,已完全没有了这种“原始状态”,其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。 2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终,维护其真实性是一个不间断的过程,信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹。 3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂,储存方式多样,容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加,而且形式多样、存储分散,极易丢失,往往致使电子文件来龙去脉不清。 4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都会直接损害电子档案的安全。 三、电子档案管理中的存储载体的保护技术问题电子档案管理的载体材料是磁性物质和光盘。 聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案管理中的载体材料的这些特点,决定了电子档案管理容易受外部环境的影响。 1、高温。有利于有害生物的繁殖,各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍,霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上,每升高10℃,各种化学反应会加快1-2倍。 2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上,档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%-67%,这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。 3、光。光向外辐射时会产生热量,这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。 4、空气污染。有害气体常见的有,二氧化(so2)、化氢(h2s)、二氧化氮(no2)、氯气(cl2)。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧,进而产生臭氧等,导致电子档案管理保存载体耐久性削弱。 5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体,多带有棱角,在整理、保存、利用过程中,会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦,使其受到损伤;灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性,有些灰尘本身就带有酸、碱性,因此灰尘落在电子文件保存载体上,就会带来酸、碱性,对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用;灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上,随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性,所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上,就有可能给电子文件保存载体带来霉变。 6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌,尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质,生成霉斑,还会分解出有机酸,从而使物酸性急剧增加。 7、磁场和电场。电磁场的干扰,会使磁性物质退磁和消磁,损坏载体上记录的信息。 8、机械应力。电子档案管理保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。 四、电子档案管理的长期可读性问题 电子档案管理中的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步,电子计算机软硬件技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的技术,在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题,借鉴其他地区档案工作的一些经验,提出以下一些对策建议: (一)建立电子档案统一接收数据格式,推广相关的城建档案整理著录软件推广 城建档案整理著录软件,由城建档案馆建立统一的电子档案模板,同一文件类型统一一种文件格式,并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班,对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行 对策建议培训,使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导,形成统一数据格式的电子档案,以方便城建档案馆的接收和管理。 (二)采用有关技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性,提高电子档案的可靠性 1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时,采取相应的技术措施采集描述电子文件背景 、内容、结构及其整个管理过程的元数据,作为检验电子档案管理.cn的原始性、真实性、完整性和有效性的依据。2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名,屏幕是显示出来的“笔迹”。 3、消息认证。电子文件的使用者,非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替换过,消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。 4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改,在进入电子档案管理系统时需要对用户进行身份验证,身份验证可使用电子档案管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成,只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍,防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问,也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界,它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统,监测所有通过防火墙的数据流,凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过,不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯,实现网络的安全,保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有:数据包过滤、应用网关和服务等。 6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下,用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中,只读式光盘(cd-rom)只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘(worm)可供使用者一次写入多次读取,可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件,保持电子文件的原始性、真实性。 (三)建立适合磁光介质保存环境,保证电子档案载体的安全 1、调节库内温湿度。采用去湿机,去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃~20℃;相对湿度保持在35%~45%。 2、防光。(1)改善档案库房建筑,设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内,库房尽量使用无紫外线灯光照明;(2)将电子档案避光保存,在利用时,最大限度地减少曝光时间和曝光强度;(3)定期净化空气。 3、防灰尘。电子档案要采用密封保存,以防灰尘落在载体上,如果发现载体灰尘,可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。 4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制;(2)采用防霉剂进行化学预防;(3)采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒:化学方法有:熏蒸或擦拭,常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷;物理方法有:真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。 5、避开磁场和电场。(1)电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备;(2)可设置专用库房,或选用专门的防磁金属柜作为装具,但不能选用铁盒。 6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度,防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响,以保证信息再现的准确性。 7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案管理的载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次,采用等距抽样或随机抽样和方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位,先对外观进行检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等,然后酫进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验,发现有问题的载体,及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施,磁盘每年应拷贝一次,光盘每年应拷贝一次,拷贝后的载体与原载体同样编号保存。 8、将电子档案至少要一式三套,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃,甚至战争人为或自然因素的破坏。 (四)采用通用、统一的文件格式,确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时,把电子档案格式保存为通用、统一的格式,为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容,把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。 (五)及时更新电子档案管理中的文件结构,确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”,保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案管理,必须以原始形成的格式进行还原显示的,可在保存电子档案的同时,保存相应的档案支持软件和整个操作系统,并与电子档案存储在一起,恢复时,连同操作系统一同恢复,使之按本来的面目进行显示。 档案管理论文:试议农科单位档案管理计策 一、农业档案信息化管理工作转变的措施 1、树立重视档案的观念档案是国家宝贵历史文化财富,党和国家历来重视档案工作,对档案工作都做出过重要指示。同志指出:“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录,是各项事业持续发展的依据,它不仅对深化改革、发展经济、推动科学进步以及提高国民素质有促进作用,而且对维护祖国统一、加强民族团结和保持社会稳定具有重要作用”。档案工作是管理工作中不可或缺的部分,为企事业单位管理、科研和生产服务。各农业科研单位应重视档案工作,为档案工作创造必要的工作条件。档案管理人员要做档案法制建设的义务宣传员,加强档案法治宣传,及时向领导反馈档案工作存在的问题。 2、落实行业标准,完善文书档案管理在农业科研类单位档案员培训工作中,对《归档文件整理规则》等行业标准进行详细讲解,并下发到各科研单位学习,要求按标准完成文书档案整理工作;组织基层单位档案员到标准档案室参观,直观地领会行业标准;以黑龙江省档案局执法检查为契机,发现问题,及时整改,完善农业科研单位档案标准化建设。 3、加强法制管理,加大农业科技档案收集力度文书档案的管理在院机关、基层单位均比较重视,而农业科技档案在制度建设、规范整理及流向处置方面显得相对滞后。加强法制管理,使科技档案工作法规化、制度化是科技档案事业顺利发展的基本保障。作为从事农业基础研究的科研院所,农业科技档案管理是科研单位档案管理最重要的工作内容。目前,基层单位科研档案断档情况比较严重的原因主要有两点:一是档案管理人员工作热情不够、责任心不强;二是科研人员法律意识淡漠,视科研档案为私有财产,或有顾虑、担心知识产权得不得到保护等。基于此,应要求档案工作人员具有高于他人的档案观念、高度的责任心和使命感,加强档案收集力度,熟悉农业科研业务及立项情况;针对农业科研档案周期性长的特点要做到跟踪服务,使档案收集工作贯穿整个科研活动的始终。开展以《档案法》为中心的农业科技档案法规体系的宣传教育,提升工作人员的档案法制观念,培养农业类科研人员的法律意识和档案意识,真正做到依法治档。在科技档案管理工作中,管理制度是必须遵循的规定和准则,制定农业科技档案管理制度,特别是科技档案保管和保密制度,科技档案借阅及利用制度等还要把这些制度落到实处,使科研人员理解并支持科技档案归档工作。 4、建设高素质档案工作队伍工作岗位培养对于农业科技类单位从事档案管理工作的人员至关重要,掌握专业知识的同时,在实际工作中锻炼并提高业务能力。 4.1自主学习档案管理人员要有积极的学习态度,进一步掌握与档案管理有关的法律、法规、条例以及各项业务知识及行业标准,使各项工作在法治的框架内进行,同时也用法律的武器为档案管理工作保驾护航按照档案管理的行业标准完成农业科研类单位的基础业务工作;积极参加档案局组织的业务培训,不断接收新信息。 4.2后备人才培养农业科研单位应重视后备人才的培养,特别是从事档案管理工作的新员工,对于个人素质高、能力强的年轻一代,经过工作岗位的锻炼,很快会成为档案管理工作的能手。言传身教是最好的岗位培训,起到“传、帮、带”的良好作用,实现岗位新老交替。 4.3参观学习档案管理先进单位档案管理工作具有一定的封闭性,通常局限在自己的工作环境中搞业务,通过参观学习,和档案工作走在前列的单位进行横向比较,能够提高档案管理水平。 5、推进档案管理信息化建设档案管理信息化不仅是管理工作的需要,更是时展的必然。目前农业科研类单位档案管理程度与现代化水平的要求差距很大,这就需要档案工作人员做到3点。 5.1树立现代化档案管理意识档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务,其实质是档案管理模式从以档案实体保管为重心向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重心转变的过程,更是从管理向服务转变的过程。这个转变要求档案工作者必须更新思想认识,彻底摒弃整理加保管的传统观念,将封闭式管理转化为开放式服务,满足农业科研工作者及广大农民对档案信息资源开发利用的需求。 5.2掌握信息技术技能信息技术的迅猛发展和广泛应用为档案资源的科学保管和开发利用提供了条件。“三分技术,七分管理”,先进的技术需要懂技术的人去管理,缺乏既懂信息技术又懂档案专业的人才,这是许多单位信息化水平徘徊不前的根源所在。从事档案管理的工作人员应与时俱进,掌握并熟练运用先进的科技手段,通过计算机技术、信息开发技术和网络技术等方面的业务培训,促进管理效率和服务水平的提升,加快档案工作融入信息社会的步伐。 5.3加大档案管理的投入基层单位要把档案现代化管理纳入本单位工作计划,列入预算,增加投入,建立必要的软硬件设备环境,为逐步实现档案管理现代化创造条件。 二、结论 农业科研单位档案管理关系到整个农业事业单位的壮大及发展,需要国家、地方、行业、基层单位和社会力量多方参与,更需要环境构建、健全法规政策、制定标准、完善社会服务体系和培养人才等方面多管齐下。与此同时,促进档案信息化建设协调发展更是农业科研单位档案管理的重中之重,只有针对档案管理中的薄弱环节进一步有重点的优化及转型,才能不断提升农业科研单位档案管理的发展速度和需要,以期更好地为农业科研及生产服务。
水利工程档案管理是水利工程建设和管理中的重要环节,水利工程档案作为水利工程建设中形成的完整历史凭证,是对以往水利工作以及治水历程的直接呈现,凝聚着无数水利工作者的智慧和经验,具有指导实践、科学研究、经济评价、参考借鉴等重要价值。在科学技术飞速发展的时代,面对新形势、新任务,如何实现水利工程档案管理由传统方式向现代方式转变,这是水利工程档案管理面临的一个重要问题。 1改变水利工程档案管理模式的必要性 1)水利工程档案管理方式的转变是实现水利智能化、现代化的必然要求。2018年2月,水利部出台《加快推进新时代水利现代化的指导意见的通知》,明确提出把智慧水利建设作为推进水利现代化的着力点和突破口,集中存储管理各要素信息、各层级数据,及时收集、处理和分析。对改变水利工程档案存储方式,提高利用率提出了更高要求。《山东省水安全保障总体规划》立足支撑全省经济社会发展的高度,提出广泛应用信息化、智能化、绿色化技术和先进装备武装水利行业,全面提高全省水利自动化、智能化和科学化管理水平。这就要求水利工程档案管理方式必须做出相应转变,提高档案信息的共享效率,为水利科学决策提供基础数据支撑。 2)水利工程档案管理方式的变化是实现档案工作本身发展的客观需要。档案管理是各项工作开展过程中的一项重要的基础性工作。档案资料对今后工作具有借鉴参考等作用,档案资料的使用者需要迅速且准确地查询到资料,传统的以纸质为载体的管理方式具有不方便查询、人工成本高、易出错以及利用不便、不能共享等缺点,远未能满足新形势下档案事业发展的需要。水利事业的不断发展,档案的种类、数量、形式日益增多,对收集、整理、分类、归档、保存和利用档案的整个过程提出了新的挑战。以往的档案管理方式已经不能与海量的资源信息相适应,进馆序列、归档范围、馆藏形式等都迫切需要做出相应变革,建立全面的文件资源系统和开放的文件利用模式。为此,要努力实现档案管理方式的现代化,适应大数据时代和新发展理念。 2影响档案管理方式转变的因素 2.1有利因素 首先,信息技术的快速发展为水利工程档案管理方式的转变提供了技术支撑。水利工程档案管理可以利用云计算、大数据等信息技术,建立适应水利工程发展需要的档案信息管理平台,缩短从归档存储部门至用户终端的时间和人力成本,可以极大提高文件查询使用效率。其次,当前水利工作的快速发展也为水利工程档案管理方式转变提供了有利时机。近年来,国家做出一系列顶层设计全力推进水利现代化建设,对水利工作的资金投入也呈现逐年增加的趋势,应抢抓机遇,积极争取财政支持,引进技术人才和现代化管理系统设施,实现信息化管理。 2.2不利因素 主观上的不利因素体现在两个方面。首先,水利工程档案管理部门对水利工程档案管理的重视程度不够。主要体现在分管领导抓档案管理工作的力度不大,档案室被当成摆设、信息化制度不健全、经费保障不足;工作人员较少,经常会临时调整,而且欠缺计算机操作技能,对移交后的文件难以进行信息化处理。其次,水利建设管理部门对档案管理工作不够重视。在水利工程施工管理过程中,长期以来存在忽视档案管理的问题,许多部门不能遵循把档案管理工作贯穿始终的原则,无法及时收集到准确的文件信息。经常被当作临时工作来应对检查或者竣工验收需要,造成档案资料收集不细致、不齐全、分类归档不规范,不利于用户全面掌握项目情况。客观上,还有两个制约水利工程档案管理方式转变的不利因素。一方面是水利工程建设一般时间跨度大,从前期、设计、施工、验收等各个环节要经历较长的时间周期。此外,水利工程建设涉及了地理,水文,建筑,生态等多个领域,包含了大量的档案类型和形式,内容十分广泛,形成过程复杂。另一方面,电子文件管理目前还面临一些技术问题。原始记录性是档案的本质特性,在所有的档案管理活动中,都必须遵循其对历史事实的原始记录价值这一基本原则。之前大家一直习惯于将底片作为照片档案的原始记录载体,随着相机的更新换代,数码相机产生的图片是否具有原始记录性一直存在争议;而且电子档案的特殊性,致使其在作为证据使用时法律凭证作用受到了限制,档案相关法律方面也没有对其法律凭证性做出明确;加上数字档案软件的不完善和不稳定性,电子档案的原始记录价值将被打折扣。这些问题都制约了水利工程档案管理方式转变的思路和方法。 3转变水利工程档案管理方式的途径 3.1提高“工作作风”,树立现代档案管理新理念 要实现水利工程档案管理工作从传统到现代的转变,首先要更新管理理念。各级水利部门特别是水利工程档案管理部门,要加强对水利工程档案管理工作的重视,摒弃以往认为档案工作是细枝末节的错误思想,站在服务今后水利事业发展的高度来谋划档案管理工作,将其纳入单位总体工作的大局中进行考量。档案工作者要增强责任感、使命感,以新思路、新眼光开展水利档案工作,在收集、整理、分类、编目、立卷等过程中加强研究和探讨,创新工作思路和方法,以寻找到更为高效便捷的档案管理手段和模式。 3.2以信息化为支撑,实现档案管理工作现代化 实现档案管理方式的转变要求必须加强顶层设计,建设应用于整个水利系统标准统一的管理软件,结合大数据分析技术来准确对接受众需求,提高水利档案利用效率。减少档案使用环节的人力和时间投入,档案工作者可以将更多的精力放到档案收集整理上,从源头上保证档案数据质量。同时,信息化的工作模式还能将工作人员的关注点从档案资料本身转移到档案流转的过程中来,有助于掌握相关文档之间的内部联系,减少出错机会,提高文件管理效率。 3.3坚持并重发展,纸质与电子档案互为补充 虽然电子水利档案相较于纸质档案具有便于存储、利用率高、共享性强、更经济环保等优势,但也同时存在易受病毒袭击、易于修改等缺点,且网络自身的不稳定容易造成终端受众电子档案信息的不准确、不完整,这些都决定了在水利工程档案管理工作中必须将电子档案和纸质档案摆在同等重要的位置。纸质水利档案多为孤本保存,十分珍贵,且具有电子档案不具备的原始记录性,法律凭证作用不受质疑,两者互相不可替代。 3.4落实档案法规,完善档案管理体制机制 要坚持统一领导、分层级管理和各司其责的总体思路,建立健全以档案管理部门为主体,有关部门广泛参与的工作机制。明晰任务分工,加强协作配合,共同提升档案管理工作现代化水平。要着重加强规范化、法制化建设,不断完善有关法律法规,落实局里制定的《水利档案工作规定》《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》等有关规定。水利部门要把业务指导与监督放在同等重要的位置,提高水利工程档案管理工作人员依法履行职责能力。
档案管理工作论文:知识经济时代档案管理工作浅析 论文关键词:档案管理 现代化 进程 论文摘要:档案工作现代化,是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段,以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源的安全和保密,以实现档案信息化,推动档案工作的改革。 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。 一、知识经济时代档案管理工作面临的问题 首先,知识经济时代,档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物,原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 第二,依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。 第三,知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用,它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 第四,知识经济时代,对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 二、加快档案管理工作现代化进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1、分清轻重缓急,循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2、分级次著录,省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类,充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。 5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 6、要强化服务意识,拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时,要向企业和科技事业单位倾斜,在注重国有经济领域档案工作的同时,把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。 7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识,有懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。 总之,知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机;赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画。 档案管理工作论文:论做好文秘工作促进档案管理工作 [论文关键词]文秘工作 档案管理 [论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨,在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作,又不同于业务部门的工作,同社会改造活动一样,文秘工作具有自己质的规定性,将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。 一、提高对文秘工作重要性的认识 文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的,辅助于文件、会议、办事,为其做好参谋,处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作,又不同于业务部门的工作,同社会改造活动一样,文秘工作具有特定的规范性,主要有以下几方面: 一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者,为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中,文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息,提供方案,做好决策前准备工作等;需要及时抓住市场信息,如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题,及时与领导、工作人员联系或直接给予解答;需要做出积极的反应,抓住商机,为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。 二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动,很少能按照自己的意图安排工作,常常是来了电话处理电话事务或收发传真,有了文件取送处理文件,来了客户接待客户。协调上下级事务,这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋,想办法,凡事超前储备经验,进行预测,有多种准备和处理方案,就有望把被动变为主动了。 三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性,服务性是由从属性决定的,这是文秘工作的重要特点 二、加强档案管理势在必行 文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行,极为关键。 首先,文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要,文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料,这些文件要及时递呈领导批阅,然后催办、归档,会直接影响整个企业的工作效率;能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神;为设计人员提供学习进修的信息,使设计人员的技术水平不断提高,有效地促进经济效益。可以说,文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此,以基础档案管理为起点,规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。 其次,搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强,全面性、可选性扩增,是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此,建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求,也是非常重要的管理手段和工作任务。 三、文档工作要更好地为经济建设服务 文秘部门要加强档案管理,更好地为经济建设服务,应从以下几个方面入手: 一要建立健全档案管理机构的职能建设,明确分管部门,为档案管理提供有力的组织保障,并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作,保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。 二要加快档案信息化建设步伐,提高档案工作现代化水平,努力做好档案“三网”(局域网、党政网、互联网)“一库”(数据库)建设,保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。 三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设,通过技术支持与制度建设,建立完善的电子文件归档机制,加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理,从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。 四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度,编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。 五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视,来源于工作人员的群体意识,来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上,档案员参加工程竣工验收,参加科研成果鉴定,参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容,也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理,首要的任务就是明确质量标准,把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作,每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。 其主要内容是按合同要求,在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面,要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。 四、结束语 作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量,归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求,将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全;准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程,归档的竣工资料与实物一致,图物相符,账图相符,技术数据可靠,签字手续完备,施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制,不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点,保持文件材料之间的有机联系,进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样,才能保证为领导和部门有效的服务,更好地优化档案管理,做好文秘工作。 档案管理工作论文:知识经济时代档案管理工作浅析 论文关键词:档案管理 现代化 进程 论文摘要:档案工作现代化,是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段,以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源的安全和保密,以实现档案信息化,推动档案工作的改革。 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。 一、知识经济时代档案管理工作面临的问题 首先,知识经济时代,档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物,原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 第二,依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。 第三,知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用,它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 第四,知识经济时代,对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 二、加快档案管理工作现代化进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1、分清轻重缓急,循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2、分级次著录,省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类,充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。 5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 6、要强化服务意识,拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时,要向企业和科技事业单位倾斜,在注重国有经济领域档案工作的同时,把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。 7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识,有懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。 总之,知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机;赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画。 档案管理工作论文:如何在新时期做好档案管理工作范文 创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求,档案工作要适应这个要求,必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想,破除因循守旧观念;要与时俱进,树立大服务理念,要摆正位置,在发展文化事业的大环境中发展自己。 一、档案工作创新,要解决好四个关系问题 (一)创新与基础的关系 工作创新不是凭空想象,不是“空中楼阁”,创新必须在原有基础之上进行。建国以来,我国档案工作历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基,因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。 (二)创新与现实的关系 工作创新不能脱离实际。当前,档案工作仍处于初级发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。 (三)创新与学习、借鉴的关系 学习是创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则,运用否定之否定认识规律和批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。 (四)创新与实践的关系 创新是事业发展的动力,但创新绝不能是虚无飘渺的创新,理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。 二、服务手段创新 (一)建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。 (二)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。 (三)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。 (四)开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 (五)开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入wto后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。 三、拓展服务领域 (一)信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 (二)兴办服务实体,发展档案产业 。处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 (三)加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。 (四)建立联合目录是用统一的著录格式和编排,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源,使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录,形成网络,实现资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源利用率,避免不必要的重复和浪费,因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足社会多方面的需要。 (五)注重“反馈”,深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如,产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等,这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键,也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上,企业进行自我调节,评判自身,检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。 档案管理工作论文:刍议新形势下医院档案管理工作 摘要: 在市场经济的冲击下,医疗改革的步伐不断加快,医院档案应紧跟时代潮流,在医院发展中发挥应有的作用。而医院的管理水平,特别是医院的诊断和临床治疗水平的提高,一方面靠医务工作者业务水平的提高和工作经验的积累;另一方面就是取决于临床及各类档案资料的收集与利用。文章阐述了如何加强档案的现代化管理,保证档案资源更好地为医疗、教学、科研、管理服务。 关键词: 医院;档案管理 医院承担着医、教、研等多重任务,由于其功能的特殊性,使得其具有深厚的文化底蕴,成为高学历、高科技人才的聚集地,也理所当然地最先受到现代信息波的冲击。在改革开放的新形势下,作为医院管理重要内容之一的档案管理工作,如何面对医院发展的新特点、新情况、新任务,寻找新途径适应医院发展的需要,自觉地服务于医院的医、教、研工作是摆在医院档案工作者面前的新课题,下面就这一问题谈一点笔者的体会。 1 加强组织领导,提高档案工作者素质 档案资源是一种潜在的生产力,档案的规范化管理,对于院长的正确决策、医疗技术和经济效益的提高,促进医院的发展有着特殊作用;档案的规范化管理,能从根本上为医院现代化管理打下扎实基础[1]。而要使医院档案完整地保存下来并得到充分利用,一方面要高度重视档案工作,增强档案意识,加强对档案工作的领导;另一方面医院每一个医务工作者要走出“档案管理是档案工作人员的事情,与自己没有关系”的误区,应充分认识到自己是档案材料的主要形成者。 医院档案工作者是档案工作的管理者,全面管理医院档案,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督的作用。档案工作者的管理能力和自身素质如何,直接影响到档案工作的发展,间接影响着医院的基础管理。虽然目前多数医院都配备了一定数量的专兼职档案工作者,但普遍缺乏专业知识,故要在档案工作者的继续教育上下工夫,树立档案教育是终生教育的观念,在不断提高档案工作者政治思想素质和道德素养的同时,加大对其业务技术水平和工作能力的培养,逐步形成一支懂电脑、会外语、善管理、肯钻研的现代知识型档案专业人才[2]。 2 改变工作模式,提高档案利用率 档案工作是一项服务性工作,其服务性要通过档案的利用率来实现。而目前有些医院档案工作者片面强调档案工作的保密性,从而造成服务对象仅限于院领导及职能科室,普通员工对档案室望而却步,极大地降低了档案的利用率,削弱了档案的传播功能。故新时期,档案工作者要改变“等、靠、要”的传统工作模式,打破“重管轻用”的陈旧管理方式,由封闭式管理向开放式管理转变,由被动服务向主动服务转变,认真执行管理人员“三三制原则”,把1/3的时间用到临床一线,了解临床医护工作者的需要,使档案为医、教、研服务的口号落到实处。同时按照《档案法》的规定确认保密级别,正确处理好传播、利用和保密的关系,充分发挥档案的利用价值。 3 加快管理现代化,提高档案工作效益 档案工作本质上是一个基础的信息管理工作。随着科学技术的迅猛发展,医院档案管理现代化已成为必然趋势。目前,最重要、最基本的现代化管理手段之一就是计算机管理。将档案信息按党群工作、行政管理、业务建设、科研教学、基本建设、仪器设备、财务会计等分门别类地输入计算机,建立电子文本文件的保管收藏体系。同时,利用计算机建立档案检索网络系统,让档案的实物馆藏与虚拟的电子馆藏共同发展,采用微缩、扫描、照相等技术将档案资料录入计算机,进行有效的深加工,系统地组成便于查找的信息库,以不提供实物的网上查询为手段,扩大档案的使用范围,在遵循档案保密条件的前提下,连接医院公共网络,实现资源共享,方便使用者及时、快捷查找、阅读、使用所需档案资料,为档案工作同行提供交流平台,提高档案的工作效益。 4 拓展档案服务领域,主动为医院可持续发展提供服务 档案是重要的信息资源,收集和归纳这些宝贵的信息资源,其最终目的就是为了开发和利用,以便更好地为医院中心工作服务[3]。为此我们要重视档案的开发和利用,拓展其服务领域,改革其服务方式。凡对医院持续发展有潜在价值和保存价值的文件资料的收集要将关口前移、提前介入,进行超前跟踪服务。如可利用医院已存档案编制《规章制度》、《奖惩条例》等服务于管理者;撰写《医疗服务质量保证方案》、《突发公共卫生事件应急预案》、《反腐倡廉防范体系制度汇编》等提供于每一位医务工作者;开设“院容院貌、先进人物、荣誉奖励、发展历程”等为内容的档案陈列室宣传医院。只有不断拓展医院档案的服务领域,才能更好地为领导决策及医务人员、社会大众服务,才能多角度多层次地为整个社会提供档案信息,推动医院全面、协调、可持续发展。 档案管理工作论文:谈高校档案管理工作中的问题和创新 摘 要:高校档案集教育、科研、管理功能于一体,在发挥高校教书、育人、服务社会方面有着重要的作用。但现代信息技术飞速发展的大环境下,高校档案管理工作还存在管理形式、服务手段、服务内容等方面的问题,只有以科学发展观为指导,扎实推进高校档案管理工作创新,才能切实保障高校档案管理能为教书育人服务,为社会经济的发展服务。 关键词:高校 档案管理 创新 创新是一个民族进步的灵魂,也是高校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。作为高校科学管理的重要组成部分,高校档案管理在一定程度上反映了高校管理水平的高低。要以创新的态度、思路和途径解决遇到的新问题、新矛盾、与高校其它各项管理人员面前的重要课题。 1.档案管理在高校管理工作中的重要性 高校在教学、科研、管理过程中形成的档案资料,是一种不能再生的信息资源,是记录和反映高校整体工作全貌的载体。国家教委明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见,作为记录和承载高校历史沿革的档案管理工作,是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员。作为重要信息资源的高校档案,其价值越来越被社会所认同,只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平,才更有利于促进高校的健康快速发展,提高和扩大高校的知名度。 2.高校档案管理现状及存在的问题 2.1档案管理模式陈旧 在信息化背景下,对于高校档案信息化建设是一个综合性的方面,既懂档案业务管理,又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才紧缺。受高校现行人事制度的影响,目前档案队伍整体素质仍普遍较低,年龄偏大,计算机操作能力一般,习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用,更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。 2.2高校档案数字化、辅助管理方面存在的问题 高校档案工作计算机管理模式是建立在原有的手工管理模式基础上,该模式的特点以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。这种模式的落后点是没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。在档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内容的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息。 2.3档案服务功能单一 档案服务功能单一,档案资源偏少,不能科学全面的真实反映学生在校期间的学习、生活轨迹,参考价值不高、针对性不强。所以档案管理水平的创新有待进一步提高。 3.加强档案管理创新体系的建设 3.1模式创新 目前,高校档案室虽属机关部门,但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构,其职能主要室执行而非决策。这种管理模式已难以适应形势的发展。随着高校管理体制改革的深化,应当改变档案管理工作的地位和作用,将档案室从校办或其他部门分离出来,变成独立的档案管理职能部门,由被动执行变为主动决策,进而注重学校的未来方向,把握前瞻性的特点,在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新,这样才能使档案机构高效、安全、到位,才能实现高校档案工作的超越,呈现高校档案事业不断发展的前景。树立科学发展理念,用观念创新助推档案管理;发挥网络技术优势,加快高校档案数字化进程;改进档案服务机制,不断提高档案管理服务水平。 3.2思路创新 一是管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想,更新观念,改变过去盲目追求“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务的状态,本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和高校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。 二是管理内容创新。档案室虽然收藏有学校文献资源,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本室收藏难以满足用户的信息需求,必须调整,充实档案室收藏的内容,提高质量、有目的、有重点、有计划的采集用户需要的档案资源,并对档案文献资源不断进行优化,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务。 三是管理方式创新。随着时代的发展,档案管理主要应看档案室对资源的开发利用程度和服务效果。档案室的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理,要最大限度的实现档案资源的开发与利用。 四是人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想,克服“见物不见人”和“重使用,轻培养”的倾向,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境,努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系,不断提高档案培训质量,提升现职档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部和工作人员运用专业理论解决实际问题的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。 总之,做好高校档案管理工作意义重大,高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神,变简单的分类整理为高技术含量的综合性开发建设,变重储轻用为存储、利用并重;变单一的查阅服务为多元的开发利用,最大限度的实现档案资源的社会价值和档案工作人员的人生价值。 档案管理工作论文:新时期如何做好医院档案管理工作 医院档案属于极珍贵的历史记录,通常只有一份孤本,年代久远的档案具有更大的价值。但受到多方因素的影响,医院档案材料经常遭受损毁,所以确保医院档案的寿命及安全性以及信息保密性等,是一项重要的管理工作。 1.医院档案管理工作现状 1.1档案管理投入不足,水平不高。档案不会产生直接的经济效益,实施规范化管理就要有相对的投入,目前医院多存在投入不足的情况,基于有效资金的利用,只能投入在可产生直接经济效益的项目方面,因此造成短时间内医院的资金难以应用在档案管理方面,无法实现档案管理的专业、规范、科学化。伴随着计算机技术的应用,医院的档案管理手段得到了提升,但有些医院的现代化管理水平相对较低,档案管理机构的设备条件较简陋、条件差,造成档案资料的老化、霉化,导致信息的有效利用受到影响。 1.2轻视档案管理工作,没有充分认识到档案管理工作的重要性,未能认识其存在的价值,缺乏有效管理机制,定制医院的管理规划时未能充分考虑档案设备管理、投入、配置等,造成档案管理水平无法适应医院的发展。 1.3档案管理工作效率低下。档案管理职能部门或兼职管理档案的人员积极性不高,对医院档案管理工作的知识及制度不能正确认识,档案管理者自身的综合素质不达标,没能及时补充、掌握新知识,采用传统的管理方法,造成档案管理工作开展效率低下。 1.4电子档案管理缺失。没有定制一套系统的电子档案管理规范,一些音视频、文书格式的电子档案管理不符合要求;缺乏电子档案的认证标准,随意更改办公系统上的文件资料,影响了电子档案信息的真实性;没能做好电子档案光盘、软盘的保护工作,造成存储文件损坏,丢失电子档案信息。 2.新时期医院档案管理的改革措施 2.1创新观念,采用现代化管理理念 科学的档案管理理念对于现代医院的档案信息利用意义重大,现代医院档案管理工作开展面临着信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战,要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质,不断进行创新,以全新的观念迎接挑战,突破传统封闭思想束缚,从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革,促进档案管理新技术的应用,全面提升工作效率、效益。 2.2创新档案管理途径 为适应现代医院对档案信息管理发展的要求,在传承医院档案管理科学方法的同时,还应积极采用国内外先进的管理方式,应用现代化信息管理技术。主要创新途径有:(1)创新医院档案管理工作模式。档案材料里面记录的内容密切关系到档案的利用效果,因此医院需要组建专门的档案管理机构,聘用专业人员对档案信息进行统一的科学化管理,确保档案资料的完整性;另外还应在确保档案管理工作正常有效开展基础上推进信息化管理,采用条码取代编号,提升档案管理工作实施效率及工作质量。(2)创新档案管理工作方式。①引进iso9000质量管理体系。档案室是医院的一个重要组成部门,也应该参与质量管理体系建设当中,编制出科学合理的质量体系文件及融合标准,定期接受内审及外审,促使档案管理工作的开展更加科学化、规范化、现代化。②完善管理制度。伴随信息时代的快速发展,需要改革并完善医院的档案管理制度,定制并完善管理档案的实施制度;明确档案管理工作人员的岗位职责;定制医院档案管理实施办法;完善档案管理的收集、整理、保管、利用、保密、销毁、补充修改、鉴定等多项制度,将其纳入工作日程,促进医院档案制度化、规范化管理的发展。③实现网络化管理。利用纸质档案数字化实现信息化管理;应用网络、计算机技术,统一管理档案信息,实现现代技术、档案管理手段的同步发展;构建档案管理网络查询系统和服务平台;积极构建各类多媒体数据库,发展档案资源共享,提升现代化管理水平。 2.3创新服务方式 对医院档案管理服务方式进行创新,充分发挥医院档案的价值作用,促使其转化为现实社会经济效益。医院档案管理部门应转变为主动服务型,积极拓宽服务范围、领域,实现服务方式的创新化管理,发挥档案信息的资源作用。(1)拓宽服务范围。充分利用现代化技术,以多途径、多渠道方式对医院档案信息资源进行开发,构建医院档案信息网络,实施网络档案服务。依据社会需求发展形势,摆脱业务观点,利用档案资源,从多层次、多角度为患者、社会公众和医务人员服务。(2)提高档案利用价值。档案管理工作在向现代化转型期间,传统档案和现代档案服务间是“相辅相依”的服务方式,它们之间存在着密切的互补性,所以医院档案管理部门应依据发展趋势,对传统档案服务方式进行优化,促进医院档案管理服务方式的创新发展。 2.4注重特定时期的医院档案管理 特定时期形成的医院档案,能够反映医院的改革发展转折点、闪光点等,对这些档案进行针对性的收集、整理、保管,有助于医院历史顺延,改革医院体制,调动医院员工的向心力等。 3.结语 档案管理工作是医院各项工作开展的基础前提和连接纽带,医院发展建设过程中应充分认识档案管理工作开展的重要性及作用。现代医院档案管理部门应对档案管理的内涵充分、准确地认识,积极应用新技术、新方法,大胆尝试、积极创新,确保医院的档案管理工作得以全面、有效开展,实现更高的经济、社会效益。
医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的思考 一、引言 档案管理工作是医院管理中十分重要的内容,医院的领导人员必须要给予高度的重视,特别是医院的文书档案和实物档案,因为,这些档案室医院领导人员进行某些决策的重要依据。如果因管理不当造成档案缺失,医院的领导人员以及医护人员做出错误的决策,对于医院的发展和就医人员的身体健康都会造成严重的威胁,所以,加强档案管理是医院发展中必须要落实的重要内容。 二、目前医院档案管理工作中存在的问题 1.档案管理工作不够重视 医院的领导人员以及其他人员对于档案管理工作的重要性没有明确的认识,对于医院的档案管理水平不能够定期进行查考,对于档案管理人员也没有时常进行考核。因为,档案管理工作没有得到医院领导人员的重视,使得档案医院管理工作人员在进行文书档案管理、收集工作时受到严重的阻碍,甚至医院的一些部门十分排斥档案管理工作,导致档案信息内容模糊、不确定,档案管理形同虚设,没有将文书档案资源的价值良好的发挥出来。同时,对于一些实物档案缺乏管理,很多实物档案都是医院艰辛发展历程的代表,它是医院精神、文化的载体,却因为档案管理工作的不重视而逐渐丢失。 2.档案管理人员的专业水平职业素质不高 档案管理工作人员的专业水平和职业素质是影响医院档案管理的关键,一些医院的文书、实物档案管理人员并没有经过系统的专业技能培训,而是身兼多职,对于档案管理工作没有系统、规范的概念,导致档案管理工作无法科学的、有效的进行。医院也没有时常对档案管理人员进行培训,医院在不断地发展的过程中档案管理内容会不断地增加,档案管理工作人员不能够及时地吸纳外界新的管理模式与管理理念,使医院档案管理水平与社会发展需求存在巨大的差距。 三、加强档案管理的策略 1.提高对于档案管理工作的重视 医院管理人员以及其他基层人员都要积极的学习档案法,要档案管理工作的重要性深入到医院每一个工作人员的心中,特别是医院的领导人员,因为领导人员的重视与大力支持,是档案管理工作的落实、有效开展的基础。将医院档案管理工作作为医院日常管理工作中的重点,将档案管理工作与医院的发展相融合,提升医院档案管理水平促进医院的进步发展。医院其他基层人员认识到档案管理工作的重要性,在日常工作中积极的配合档案管理人员的工作,为档案管理工作的有效开展扫除道路上的障碍。 2.提升对于档案管理人员的素质要求 医院档案管理人员的选用一定要慎重,一是要聘用经过专业培训的档案管理工作人员。而医院聘用的档案管理工作人员,要认识到医院档案管理工作与其他部门档案管理工作的区别[1]。二是要考虑到档案管理工作人员的综合素质,其中不仅仅包括档案管理人员需要具备高超的专业技能,还要具备良好的职业道德,能够对自己的工作认真负责,并且积极的对于外界新的管理模式以及管理理念进行吸取,不断的提升自己的专业技能,提高自己的管理水平,保证医院档案管理工作具有科学性、合理性、实用性、真实性。 3.加强对于文书档案标准化规范要求 医院的档案管理包含的内容众多,但是其中最为主要的就是医院文书档案管理。医院档案管理工作人员在进行文书档案管理工作时,首先要进行档案的收集工作,档案收集工作是所有档案管理工作开展的基础。在档案收集过程中一定要注重档案信息的真实性、完整性,经过多次确定后才能够进行归档,且对于档案信息一定要准确判断,不能够存在模糊的概念[2]。收集工作进行完毕的下一步就是文书档案的整理工作,要根据档案的日期、类别将档案信息进行分类,然后根据规定的装订标准对其进行装订,最终查看归档工作是否符合要求。档案管理工作人员一定要保证文书档案的标准性,只有这样才能够为后续的电子档案工作提供便利。 4.加强对于文书档案归档的管理 医院的文书档案包含的内容众多,也为档案管理工作增加了许多困难,其中有关医疗方面的档案往往会占据医院整体文书档案的百分之五十以上,可以将档案内容主要分为以下几部分。第一部分是国家医疗机构或是医院管理机构对医院下达的文件,比如有关医疗卫生工作的各项决定决议、各种用药规范、临床路径等等;第二部分是医院在运行的过程中形成的各种管理文件、材料等;第三部分是医院的临床医疗数据;第四部分是医院所拥有的医疗设备存档,医院的基本建设资料等;第五部分就是医院的人事和财务文书档案。档案管理工作人员一定要根据自己的专业知识将应该归档和不用归档的文件的内容挑选出来,坚持自己的职业道德,严格的遵守档案管理规范,确保档案的完整性。 5.建立完善的档案管理机构 只有建立了完善的档案管理机构,才能够保证医院的档案管理工作系统、有效的进行。对于医院的档案资料不仅仅包括文书档案,其中还包括一些实物档案。对于实物档案的类别进行分类,然后进行保存。例如医院所获得的荣誉奖杯等,那些实物是医院精神、文化的代表。是医院众多工作人员通过长时间努力才得来的荣誉,对于这些实物档案都必须要合理的保存,只有完善档案管理机构才能够使这些实物档案永久的保留,不会在历史中遗失。 四、结语 工作内容复杂,工作内容涉及广泛是医院档案管理工作的特征。只有医院领导的大力支持;医院工作人员的积极配合;提升档案管理工作人员的素质;规范对于档案管理的要求;不断完善档案管理机构才能够使医院档案管理水平不断提升,才能将医院档案的价值良好的发挥出来。 作者:胡顺芳 单位:佛山市第四人民医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作分析 一、当前医院人事档案管理工作存在的问题 1.领导层对医院的人事档案管理工作人事不到位 目前,很多医院的管理层对人事档案管理的认识不到位,不能充分认识到医院人事档案管理工作的重要性,简单的认为医院人事档案的利用价值不高,对人事档案的管理十分简单,缺乏技术性,忽略了医院人事档案在医疗、教学和科研以及医疗纠纷等方面的重要作用。现阶段,医院人事病人就诊程序一般都是先挂号,然后领取一本人事诊疗手册,在医生诊疗完成之后由病人直接带走,没有在医院留存备份,即使是医院留存了备份,也只是简单将病人档案收集起来,没能形成系统的人事档案管理系统。由于人事管理的缺失,不但造成医院诊疗信息的流失,更重要的是使得医院在越来越多的医疗诉讼中处于被动地位。 2.医院的人事档案管理制度还不够完善 完善的医院管理制度是保证医院各项人事档案管理工作正常进行的关键,因此,必须建立健全完善的人事档案管理制度,才能促进医院人事档案管理的顺利开展。然而,当前我国很多医院的人事档案管理制度比较缺失,或者有些医院虽然有比较具体的人事档案管理制度,但是并没有形成统一的标准,特别是一些医院中甚至出现了政府分头管理、自成体系的问题,这就导致人力资源得不到有效的整合,医院管理职能不能充分发挥,制度的约束作用并不明显,最终致使医院呢的科室职责混乱、管理机构冗杂以及权利分配不合理等问题。引发科室职责不明确、管理机构繁多、人员配置过多及科室权利分配不合理的问题。 3.人事档案管理人员素质参差不齐 当前医院人事档案管理人员一般都是非专业人员出身,并没有接受过系统的人事管理工作培训,很多的工作人员都是行政部门、医护部门和后勤部门调岗过来的,专业素质较低,理论和文化水平参差不齐,很难适应医院现代化人事档案管理工作需求。而且,很多医院人事档案管理工作人员工作态度涣散,对自己要求不高,认为自己的工作可有可无,没有对人事档案管理工作加以重视,导致人事档案管理工作缺乏科学性和有效性。 二、以人为本加强医院人事档案管理工作的措施 1.加强医院人事档案管理团队建设 随着计算机和信息技术的快速发展,医院开始推动人事档案管理工作的信息化建设,因此,医院的人事档案管理工作人员也应该转变工作思维,充分的认识到信息化建设对医院档案管理工作的重要性,采取科学有效的工作方法,促进医院人事档案管理工作的高效进行。为了提高医院人事档案管理团队的综合水平,医院可以从以下几个方面进行:首先,医院应该加强人事档案管理队伍的培训工作,加强档案管理人员的信息技术操作能力;其次,医院应该积极的加强具有计算机专业技能的高素质人才,医院可以与高校进行合作,促进医院人事档案管理的信息化建设,促进医院人事档案管理工作效率的提高;最后,医院应该完善人事档案管理工作的考核机制,加强人事档案管理工作人员的绩效考核,奖惩分明,促进医院人事档案管理工作的效率提高。 2.树立新型人事档案管理机制 随着我国经济社会的快速发展,传统的医院管理模式落后,人事管理部门设置比较松散,机构冗杂,人事管理机构工作人员数量过多,办事效率地下,这些都严重影响了医院的人事管理效率,不适应医院的改革发展需求。因此,聘用制成为医院加强人事管理的重要管理模式,基于聘用制形成的岗位管理需要一种新型的用人机制,以用来弥补医院传统管理模式的漏洞,实现医院的资源优化配置。医院在实施新型的用人机制过程中,可以通过以下两种途径进行,一方面,医院应该设置一套具有针对性的聘用制度,针对不同的职位和技术要求制定职工聘用和晋升的标准体系,使得职工的工作方向更加细化,并且根据员工的职位和技术能力确定员工的薪酬,真正发挥聘用制度的实效性;另一方面,医院应该根据不同部门的业务需求和发展需要,对管理岗位、技术岗位和操作岗位进行及时的调整和设置,保证每个部门每一个岗位上的每一个员工能够高效率的工作,真正提高医院人事管理工作的效率。 3.提高医院人事档案管理工作的认识,增强档案管理意识 为了加强医院人事档案管理工作,医院领导必须充分认识到人事档案管理的重要性,必须高度重视医院的人事档案管理工作,将医院的人事档案管理工作纳入到医院管理的重要事项来抓,将医院的人事档案管理纳入到医院的长期发展规划中。应该不断加强档案管理工作的宣传力度,提升医院档案管理工作者的地位和待遇,充分调动医院人事档案管理工作人员的积极性,使他们能够积极认真的完成档案管理工作。 作者:孟宪敏 单位:河北省邯郸市传染病医院 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的对策 《黑龙江档案杂志》2015年第一期 一、构建完善的档案管理制度,使医院档案管理做到有章可循 在医院档案管理工作中,医院档案管理部门要依照相关的档案法律法规,结合本医院档案管理的实际情况,不断地完善医院档案管理制度,从而使医院档案管理工作更加具体化、规范化。实行奖惩制度,使责任落实到人,确保医院档案的销毁、保密、归档、调档以及库存管理等工作都可以实现有章可循、有法可依,从而使医院档案管理工作良性、健康地运行。此外,建立医院档案管理人员学习和交流制度,提高医院档案管理人员的工作能力,提高医院档案管理水平。如,定期组织医院档案管理人员进行网络技术以及档案技能的培训,并定期地聘请一些专业的档案管理人员以及具有丰富经验的档案管理技术人员对档案管理工作进行指导,及时纠正档案管理过程中存在的问题,从而使医院档案管理工作更加科学化、规范化。 二、加大软硬件设施投入,为医院档案管理营造良好的氛围 医院在对档案进行管理的过程中,应该加大医院档案管理必要的办公设备以及基础设施的资金投入,为医院档案管理工作配备扫描仪、摄像机、计算机、打印机与照相机等现代化的管理设备,采用档案管理系统实现电子借阅、检索、立卷、统计与编排等医院档案管理工作,有效地提升医院档案管理工作效率。此外,依照医院档案管理建设标准,为医院档案管理提供专门的库房、办公室与借阅室,并添置一些必备的医院档案保护硬件设施,如,监控器材、空调与消防器材等,从而为医院档案管理营造有利的物质条件。医院档案合理化模式是确保档案管理工作更加现代化、规范化与制度化的高标准工程,档案管理的合理化与现代化,是时代不断发展的需求,其可以确保档案管理人员选择目标管理、电子网络以及系统工程等方式开展创新工作,所以,医院档案管理机构应该选择现代化的先进技术设备,多途径与多渠道地对档案信息资源进行开发,构建全面的档案信息网络。 三、加强档案管理的信息化,提高医院档案管理的效率 档案管理信息化主要是把现代通信技术、计算机技术与信息技术等充分地应用在档案信息资源的管理、处置与保存等活动中,从而有效地使其社会效益、工作效率与经济效益等得到提升。最近几年,随着医院办公信息化与自动化程度的提高,以往的轻利用与重保管等工作思路以及立卷归档手工操作等工作模式已经难以满足医院档案管理的需求。因此,要求医院档案管理部门尽早地构建医院档案数据库,以确保医院档案管理工作逐步地实现数字化;充分利用医院办公自动化系统与局域网,使医院档案管理实现网络化;要有计划地把光盘技术与缩微技术应用在医院档案管理工作中,以不断提高医院档案管理水平。 作者:李春 单位:浙江省衢州市柯城区人民医院 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作探析 一、医院档案管理工作存在的问题 (一)现代化配套设施跟不上,档案管理模式还处于传统手工操作阶段。随着科学技术的突飞猛进,计算机网络技术也开始广泛应用于人们生活与工作中,但很多医院档案管理还处于传统手工管理阶段,未进行数字化管理,没有建立独立的医院内部档案管理局域网,医院内部各科室间不能通过局域网实现资源共享。 (二)档案管理人员素质较差,档案管理整体水平受到制约。当前,各医院在日常工作中普遍存在仅重视医疗技术人才的培养与继续教育,而档案管理人员较少有获得继续教育学习的机会,导致其不能及时获取最新的档案管理理念与方法,档案管理仅停滞在传统手工操作阶段,档案质量较低。同时,档案管理人员中也存在认为档案管理工作不重要的思想误区,工作积极性不高,很难将医院档案按照要求做到规范化与标准化,使得整个医院档案管理水平都受到了制约。 二、提高医院档案管理水平的策略 (一)医院领导提高思想认识,更新档案管理理念。医院领导作为档案管理决策与督促者,其重视与支持是做好档案工作的关键。首先,医院领导应从思想上认识到档案管理的重要性,并把档案管理纳入医院日常管理工作之中,学习与借鉴其他医院先进的档案管理经验,并根据本院实际情况制定行之有效的档案管理制度,使档案管理工作实现规范化、科学化与标准化。其次,医院领导要改变以往只重视医疗技术而忽视档案管理的思想,将医疗技术管理与医院档案管理放到同等重要的地位,让医疗技术与档案管理工作共同成为医院日常管理工作中不可或缺的组成部分。 (二)合理开发利用档案资源,发挥医院档案的实用价值。医院档案管理是一个连续、动态、长期的管理过程,内容与形式需要不断地更新与改进。在不涉及单位机密与个人隐私的前提下,医院可有针对性地向医院内部开放档案资料,通过更深层次地开发利用档案资源,提高档案的利用率,同时也有利于医院内部信息流通与管理,从而提高医院服务质量和办事效率,更有利于医院整体的形象。一是积极开展医院档案创效工作。医院档案管理人员应通过对档案信息数据的采集、加工与分析等技术手段,对医院医疗活动进行跟踪与超前服务,从而有效地促进档案资料在医院工作中发挥高效能。二是医院档案管理人员应对医院各种档案资料进行总结与汇编,并建立电子档案与医院内部局域网站,实现资源共享,为医院的科研机构改革、人事变动和职称评定等提供准确而详实的第一手材料。 (三)加快硬件建设步伐,实现档案管理的现代化。医院应适应时展的要求,加大对档案管理工作中必要的基础设施与办公设备的投入,为医院档案管理工作配置计算机、照相机、摄像机、打印机及扫描仪等现代化设备,并通过档案管理系统专用软件对相关档案进行电子立卷、编排、检索、统计与借阅等管理工作,促进档案管理走向电子化、信息化、自动化,充分发挥现代科技优势,提高档案管理工作效能。同时,依据档案管理规范标准,为医院档案管理配置专门的办公室、阅档室与库房,添置保护档案所必需的一些硬件设施,如空调、消防器材、监控器材等,努力为档案管理工作创造良好的物质条件。 (四)强化档案管理人员自身素质,提高档案管理水平。医院领导应将档案管理人员的职业道德与业务水平培训纳入培养人才的计划之中,通过各种培训与教育手段提高档案管理队伍的整体水平。如定期举办各种档案技能与计算机网络技术的培训,定期聘请档案管理方面相关专家与经验丰富的技术人才亲临医院指导档案管理工作,对档案管理工作中取得的成绩应充分肯定,对出现的问题应及时纠正,使医院档案管理工作更为规范化、科学化与现代化。档案管理人员自身也应培养大局、全局与责任意识,爱岗敬业,加强自身学习,不仅能掌握档案业务知识,还能熟练操作计算机,实现档案管理的电子化,努力提高医院档案管理水平。 作者:张文华 单位:大庆市中医医院 医院档案管理工作论文:医院科技档案管理工作的改进 一、改进措施 1.宣传档案法规加强领导认识北京市昌平区妇幼保健院的档案管理工作由副书记直接领导,并由信息科主任负责,为档案工作的顺利开展提供了可靠的保证。档案员利用各种形式向领导、全院职工大力宣传《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》以及科技档案的重要性,争取领导的支持和科室的配合,增强医务人员自觉归档的意识。 2.全面开放收集科技档案科技档案收集是档案工作的基础,收集的完整、准确、及时是保证科技档案有效价值的根本保证。扩大科技档案的收集视野,以档案室为中心主动“辐射”,把属于科技档案的材料全部收集到。扩大科技档案的收集范围、收集内容,档案员到各个科室、病区收集归档材料,提醒各科负责人归档时间。收集每一项完整的科研材料,收集科研项目全过程的、全方面的记录,收集成果性、总结性、鉴定性和获奖证书的归档材料。提高档案员的工作态度,明确工作责任,甚至予以奖惩,提高档案员收集的主动性和积极性,保证科技档案收集的全面、准确、及时。 3.健全完善科技档案管理制度医院档案的科学规范管理,能够为医院发展提供宝贵借鉴,对推动医院的学术、技术进步,推动医院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技档案管理制度,结合医院实际制订了《科技档案工作制度》、《科技档案归档范围与要求》,科研档案管理纳入了管理制度和有关人员的职责范围。 4.科技档案工作纳入同步管理北京市昌平区妇幼保健院真正实行了“三纳入”、“四同步”的管理制度。把科技档案的形成、收集、管理、归档工作纳入医院工作程序;科技档案归档纳入工作计划;把科技档案管理纳入职责范围。计划任务与要求归档同步;检查科研进度与检查科研材料同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;评审科研成果与档案室出具科研课题归档证明材料同步。各科课题从立项起,由负责人收集、保管和整理本课题科研过程中形成的全部文件材料。在科研项目完成后,将科研文件材料整理归档。每年科研办给档案室列出本年结题需归档的课题目录,档案室出具归档证明。恰当地运用一定的经济手段,也是做好科研文件材料归档工作的有效措施。医院上报成果、申报奖励时,档案材料归档齐全、完整,档案室才能在申报材料上加盖档案章。 5.调动医务人员归档的积极性北京市昌平区妇幼保健院正在改革阶段,对科技人员的业绩进行考核,重新设岗定位。2013年对医务人员的职称评定晋升工作有新的规定,科研论文、著作、文件材料必须归档。科研人员在填写考核表、职称申报表时,发表的科研论文、出版的著作、获得的奖状必须由档案室核对,个人提供的材料与档案室核对一致才有效,否则以档案室提供的为准。医院做好离岗人员科研材料的归档。科研人员在离岗时,档案室人员检查是否有借阅档案未归还。科研办对科研档案审查工作有重要规定,科研人员在办理手续时,经手的课题所形成的文件材料是否交接完毕,如果科研人员所经手的课题已结题,必须整理归档,如果课题尚未结束,必须有本人办理课题材料交接手续。这项改进的实施,保证了科研档案的及时收集、整理,也使科研人员、课题负责人更加重视科技档案。 6.树立档案工作的效益观念医院在市场竞争中,档案员要树立效率观念,及时、准确地为利用者提供服务,要充分认识到档案的利用价值,特别要认识到医学科技档案就是潜在的生产力,一旦发挥作用,就能为医院创造经济效益服务。 二、利用网络技术提供优质服务 1.科学管理优质服务以网络技术为平台,学习档案管理的新技术。对档案管理人员进行技术培训,使档案管理人员的知识适应档案资源数字化、管理标准化、服务网络化的需要。北京市昌平区妇幼保健院2010年安装了档案信息管理系统,建立了文书档案数据库、基建档案数据库、科技档案数据库、科研成果档案数据库、科技论文数据库、科研著作、奖状等数据库,逐步实现了档案工作的现代化管理。实现了全院人员查找、利用档案时,以最便捷的方式、短时间内为他们提供优质的服务。科研档案既有公开的也有保密的。严格做好有密级的科研档案保密工作,只有参加课题的人员才能借阅,其他人员必须经本课题负责人批准方可借阅。在做好科技档案的保密性的基础上,为医院医务人员提供相关技术咨询、查询服务。 2.开放科技档案的利用科技档案的利用是最终目的,储存是为利用服务的。科技档案的开发性越来越高,让有现实开发价值的档案信息从档案中游离出来,促进知识的生产和流动,发挥科技档案的功能。(1)科技档案信息加工。根据医院工作需要,围绕课题对原始数据进行归纳、分析、筛选,计算、研究加工,形成专题汇编、专用图解、大全等,为医务人员提供实时的文献服务。(2)建立科技档案目录、检索工具,对档案中储存的新理论、新技术、新成果、新论文等以题目、简介、文摘等形式,在医院“OA”网上发表,在业务人员间进行交流宣传,医务人员轻轻点击鼠标就能及时查到想要的档案目录信息。(3)将科技档案信息资源库一些非涉密的信息,开放在医院“OA”网上,如:医院职工,科研课题目录、科研经费查询等,以方便全院职工查询,让档案服务于民,满足科研人员的需要。对一些重要的、易受损的、利用率高的纸质科技档案,利用扫描技术以数字化形式存入计算机中。对电子形式的科技档案,采取科学的管理手段,保证归档电子文件的真实、完整、有效。医院科技档案是不可再生的的重要资源,作用越来越得到显示。档案人员在确保档案数据资源安全的基础上,提供档案的整体开放。探索新的管理和服务模式,是新时代对医院档案管理提出的一个新的命题和要求,对实现科技兴院必将发挥更大的作用。 作者:和兴兰 单位:北京市昌平区妇幼保健院 医院档案管理工作论文:高学校医院档案管理工作 摘要:高校医院档案工作是高校各项建设事业重要环节。本文从主观认识、专业人员素职、档案收集和档案信息化四个方面分析了当前高校医院档案管理中存在的问题,并提出了相应的解决措施。加强高校医院档案管理,对促进高校的和谐发展,使高校更好地服务社会具有重要意义。 关键词:高校医院;档案管理 高校医院档案是高校医院在医、教、研、防工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各门类及载体的文件,是高校医院管理工作中的凭据,是医学科学研究的基础,是高校医院进行宣传教育的生动资料。高校医院如何适应社会主义市场经济体制,做好新时期医院档案管理工作,是档案人员目前面临的一项艰巨任务。 一高校医院档案管理工作的重要意义高校医院档案工作是高校各项建设事业重要的环节。 近年来,由于气候变暖,各种流行性疾病不断发生,高校是人群高度密集的场所,同时又是流动性比较大的场所,极容易爆发各种流行性疾病,影响学生的身心健康和高校的各项正常工作。因此,科学规范地管理高校医院档案工作,是现代高校医院管理工作的重要组成部分,也是全面落实科学发展观的一项基础性工作,对预防、预测和治疗各种流行性疾病,保障师生员工的健康具有重要意义。近年来,高校医院的档案工作有了长足进步,但依然存在不足和不尽人意的地方,亟待改进和完善。 二当前高校医院档案管理工作存在的问题 (一)对医院档案资源的重要作用认识不足、没有充分利用档案资源有效利用档案资源对医院各项工作的开展具有十分重要的作用,可以取得更大的社会效益和经济效益。近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是对于高校医院档案的开发、利用却是少之又少。长期以来,高校医院处于附属地位,有意无意忽视了相关管理工作,档案部门养成了安于现状,不思进取的思想观念和作风,使得档案归档不全面,对于教职工、学生的病历、健康档案,有的高校医院根本没有建立相应档案管理,放任自流。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案资源丢失,严重束缚了档案事业的发展和档案作用的发挥。 (二)高校医院档案工作人员未接受正规培训,缺乏专业素质当前高校医院人员不是通过人才引进,而是通过教师家属调入,进入档案管理岗位的工作人员缺乏相关的档案知识。档案管理人员在收集工作中不知道收集什么,影响了归档齐全率;整理时档案时不能正确地分类,档案混乱;案卷标题拟写不准确,出现案卷之间交叉等。由于高校医院缺乏专业档案工作人员,使档案工作向深层次发展缺乏潜力,影响档案工作的开展。此外,由于医院档案工作人员没有受到重视,其工作积极性也不高,这种队伍状况难以跟上现代高校医院知识经济发展的步伐。 (三)高校医院档案工作人员对档案的收集不够全面《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定应当立卷归档的材料必须按照规定,定期向本单位档案或档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为已有。由于高校主要群体是大学生,学生流动性比较大,而高校医院档案管理人员由于对档案工作重要性认识不足,各部门档案分散管理,许多档案资料收集不够全面,已有的档案也处于长期堆放状态,没有及时整理归档,有的已腐烂发霉,更谈不上利用。由于高校医院对纳入档案管理的内容没有明确要求,往往根据自己的理解和实践在对档案进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理,造成档案管理混乱。 (四)高校档案数字化、信息化程度不高,经费缺乏随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展,以电子档案为代表的新型载体档案取代传统形式的纸质档案,将是未来档案工作发展的基本趋势。医院档案信息量大,利用数字化、信息化技术对医院档案进行管理,可大大提高档案利用效率。然而,由于社会历史、经济条件、管理模式、人员素质等原因,当前高校医院的档案信息化管理工作明显落后。一些高校医院还停留在手工登记档案,或者只用一台计算机简单记录案档,使得高校医院档案数字化、信息化程度明显偏低。高校医院的人才培养中,一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,而对档案管理人员的培训没有纳入计划,使得高校档案管理人员跟不上信息技术的发展。同时,高校对医院档案工作重要性认识不足,在档案信息化必要的硬件设施如计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备等方面投入很少,制约着高校档案数字化、信息化的发展。 三加强高校医院档案管理的策略 (一)提高认识,确立档案管理发展理念通过对档案法的宣传,不仅可以加强高校、医院各级领导和职能部门对档案工作的了解和支持,也使医院广大职工的档案意识得到加强,使他们认识到医院档案的重要性和潜在价值,意识到档案是医院管理工作的重要依据和重要的信息资源。要将档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院主业建设同步规划、同步发展、同步考核。因此医院档案事业要发展,必须重视医院档案工作,改革传统的档案管理模式,建立起开拓进取的发展观念。 (二)提高档案管理人员业务素质 加强对档案管理人员的培养,打造一支具有现代化管理水平的专业队伍。一方面通过在职学习、短期培训等方式,有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训,不断更新档案管理人员的业务知识,使档案管理人员成为“基础厚、能力强、素质高”的复合型人才,既熟悉档案现代化管理知识,又能掌握计算机、缩微技术等现代化管理技术。另一方面医院档案管理人要深入临床第一线,调查了解医疗、教学、科研对档案的信息需求,不断总结、探索档案工作经验,增加新信息,追求信息的广度和深度,确保医院档案的科学性、实用性。只有档案管理人员的素质提高了,医院档案管理工作才能上台阶。 (三)充分收集病历材料,为高校医院档案的开发利用创造条件高校医院档案管理主要是高校医院病历档案的管理,只有病历记录全面,才能做好病历档案管理工作。首先采取多种形式收集病历记录。病历记录浩繁复杂,既有一般的诊治记录、检验报告,也有手术治疗过程的记录,档案管理人员要主动与医护人员协调,与病人沟通,形成全员收集档案的良好氛围,把各类病历资料及时、准确、完整地收集起来、同时涉及到病人的隐私问题应做好保密工作。其次认真鉴定整理档案资料。档案管理人员对收集的病历档案资料要认真细致地进行整理、甄别,编排案卷,做到分类清楚、组卷合理、编目规范,确保档案资料的真实性和准确性。 (四)加大资金投入,实行高校医院档案管理信息化加大资金投入,引进现代化的技术、设备是实现档案现代化管理的基础。现代化管理医院档案是信息社会发展的必然趋势,随着信息技术的快速普及,医院档案数字化、信息化建设已成为当务之急。医院档案数字化、信息化可以拓展医疗科技档案及病历档案的服务领域,更好地服务社会,同时使档案业务工作变得方便、快捷、高效,产生更大的社会效益。 总之,加强高校医院档案管理,提高医院档案资源利用率对高校的稳定与发展、构建和谐校园、医学科学事业都具有重大意义。在医学科学飞速发展的今天,我们必须提高认识,改进高校档案管理及利用方式,为人民健康事业及构建和谐社会贡献自己的力量。 医院档案管理工作论文:如何做好医院档案管理工作 摘要:医院档案是重要的医院信息资源,同时也是医院管理和科研的重要依据。医院档案管理人员必须做到以达到医院现代化建设、医护人员进步、患者满意为目的的进行档案管理工作,不断进修学习以提高自身专业素养才能做好这份工作,将医院档案应有的价值发挥出来。档案管理工作基础性很强,管理人员必须要实际操作,甚至可以说这份工作有些枯燥,很是考验工作人员的工作严谨性和责任心。 关键词:新形势;医院;档案管理 医院档案是重要的医院信息资源,同时也是医院管理和科研的重要依据。医院档案管理工作必须创新和改良才能跟上医院发展和医疗体制改革的步伐。传统的档案管理工作在技术和理念方面落后,存在不科学、不规范、低效的现象,没有体现出档案资源应有的价值。在新形势下医院档案管理工作的改革和创新体现在管理制度和手段上,使得医院档案资源发挥出应有的价值,更好的促进医疗事业的发展。 1加强宣传力度 医院档案管理相关部门做好与医疗人员的沟通工作,向各科室医疗人员宣传档案工作对医院医疗事业的重要意义,并向档案管理人员普及《档案法》,让其充分意识到相关法律法规所赋予他们的责任和任务,必须让职工人员明白做好档案工作对医院文化的建设、医院合法权益的维护和各项工作的开展有重要意义。与医院领导做好汇报和沟通,得到领导的支持才能更有效地做好增强全体职工人员的档案意识工作,真正做到把档案管理工作当成关系到医院发展的工作来做,将其放到与医院业务建设的同等的地位,要从为党和国家、人民健康负责的高度上提高档案管理工作者的责任感。 2提高管理人员专业度 档案管理工作基础性很强,管理人员必须要实际操作,甚至可以说这份工作有些枯燥,很是考验工作人员的工作严谨性和责任心。随着计算机技术的发展和推广,档案管理的工作模式也发生了变化,因此相关职工人员也必须要提高自身档案管理工作能力,提高档案服务能力。一方面是提高档案管理工作者的科学严谨的工作作风,如此方可在面对档案工作中的分类、鉴定、整理、编辑等繁琐环节上不出差错;第二个方面是档案管理人员不能太过死板,现代化信息管理技术一直在提升,要抓住当前机遇,改革创新工作模式,如此才能发挥出医院档案资源应有的作用;第三方面是档案管理人员要定期参加培训班,进修自己的专业知识,学习新型的工作模式,以适应当前医疗环境下的档案管理工作。 3完善医院档案管理制度 《孟子》里曾提到“不以规矩,不成方圆”,任何岗位都必须有规范化的制度,档案管理工作也是一样的,制定完善的档案管理规章制度是档案工作开展的前提基础,医院档案管理规章制度涵盖面非常广,比如档案收集分类制度、档案调取制度、档案归档制度、档案保管期限及调取期限制度等规定,并且将相关的规章制度纳入医院档案管理岗位考核要求之中。基于当前医院档案管理工作的繁多复杂、相关管理部门多而分散、管理工作要求专业技术性强、医院档案要求机密保管等特点,医院档案管理规章制度必须要符合实际情况,并在实际应用的过程中不断加以完善。档案制度中档案收集管理条例必须要制定的符合实际情况才能有效果,因为医院的各行政部门、后勤管理部门、临床各科室、各科室的医疗技术人员、各级部门领导每一天都会产出一些各类文件档案,这类档案资料的形成不集中,且类别繁复多样不利于收集整理工作的开展,因此档案收集制度的制定必须要结合实情并要求全体医疗人员的积极配合,档案管理人员的工作才好进行。 4发挥档案应有的价值 医疗档案是医院最重要的信息资源,只有不断的参考以往的工作历史,才能对医疗体系下一步发展进行指引和修正。医疗档案的收集、调取工作有效进行能促进医院档案管理科学规范化的快速完善。以往我们总是认为档案是机要文件,不可轻易示人,其实这种思想是错误的,医院档案只有被良好利用才能产生价值,以往“你查档,我调档”的传统观念是不可取的,档案管理人员首先要对所藏档案类别做到充分了解,然后通过相关渠道对各科室做好宣传工作,一是去主动了解各科室的工作需求,主动送相关档案资料上门;二是当有工作人员主动上门调阅档案资料时,要做好协助工作,通过自己的专业度找到大量相关核心的资料提供给相关需求人员,协助他们完成科研需求;三是为医院各科室人员撰写论文、解决医患纠纷、提供患者医疗病例等情况提供相关资料。另外,相关人员查阅资料后档案管理人员还要做好反馈信息的收集整理工作,将医院各级信息实现横向联系,真正意义上实现医院档案资料的共享,利用我们档案管理人员优质的专业度,来服务医疗人员、科研人员、管理者、患者等。 5将信息手段融入医院档案管理 医院档案管理要跟紧社会科技进步的步伐,医院档案的范围已经不单单是原来那些文书档案、人事档案、病历档案、照片档案等了,现在新增的病理切片档案、胶片档案、科技档案、实物档案、计算机磁盘档案、声像档案等等使得档案内容愈加繁复,要想解决这种情况就必须将现代化信息方法融入到档案管理中,医院应对这一块进行投资,购买先进的管理设备,实现医院档案管理的现代化。 6结论 综上所述,医院档案管理人员必须做到以达到医院现代化建设、医护人员进步、患者满意为目的的进行档案管理工作,不断进修学习以提高自身专业素养才能做好这份工作,将医院档案应有的价值发挥出来。医院的管理者也要意识到档案资源的潜在价值和重要性,对档案管理工作进行帮扶和投入,亿元档案管理工作就会在新形势下呈现新的生机。 作者:林勇 单位:宁安市第二人民医院 医院档案管理工作论文:浅谈医院档案管理工作创新 【摘要】医院档案管理直接关系到医院建设和医疗发展。为适应医疗改革和发展形势,推进医院工作创新,必须重视和强化医院档案管理。基于此,本文从技术创新、统筹发展、创新管理及人员培训等方面强化医院档案管理。 【关键词】医院;档案管理;工作创新 医院档案是新时期医院建设及发展的重要记录,包括党政、医疗、临床科研、设备采购、财务等管理方面的信息,对医院及上级管理部门作出经营和管理决策提供必要依据[1]。随着我国卫生事业的不断发展及新医改的深入,对医院档案管理提出了更高要求,不仅要求及时、系统、完整地保存各类档案,更要求不断提升医院档案的应用率,更好的服务于医疗服务[2]。所以,医院必须重视和强化档案管理工作。 1加大投入,加快技术创新 在知识经济的今天,计算机信息技术在各领域有广泛应用,信息化建设是当前社会经济建设和发展的重要任务。当前,文本、影像、音频等多媒体技术在医院档案管理中已有良好应用,直接改变了传统医院档案的信息编制、录入、保存、开发及利用等环节,但现阶段大部分医院,尤其是基层医院尚未实施,仍以手工处理为主,而跟新阶段的医疗卫生事业建设发展难以适应,不能更好的满足临床医疗服务需求[3]。因而,医院应把医院档案信息化管理纳入到医院战略建设中,有计划、有步骤做好各项工作。具体而言,一方面要加大资金和技术投入,充分应用好计算机信息技术,利用互联网、多媒体、扫描、数据库等技术,推进医院档案信息存储、检索、编制及管控等数字化建设。另一方面,要不断引进数字化、智能化档案管理技术,创建新型档案室,实现室内温湿度控制、防火、防窃、防虫等自动化,以确保档案的安全、完整[4]。此外,还应逐步开展微机化管理,建立医院各科室、各部门统一、规范的档案管理系统,对于不需纳入保密范畴的档案信息、资料数据可通过网络收集、整理,这样不仅可节省人力和物力投入,还能有效解决科室档案移交不及时等问题。 2统筹建设,兼顾协调发展 在医院档案管理中,必须正确、有效的处理内、外部各种关系,跟医院其它方面的工作能协调发展[5]。具体而言,应做好这几项工作:一是基于系统论,重视档案管理协调发展。医院档案涉及范围较广,自横向层面看,需和医院行政部门分系统密切联系;自纵向层面看,和各科室分系统要有良好联系,而各分系统又是由多个专业、专科等子系统组成。基于此种情况,因各个系统管理人员的认识、出发点及管控机制等方面有所差异,必然会产生多种矛盾。而要实现医院管理协调发展就需应用好系统论原理,一方面,应把存在矛盾产生的影响降到最小。另一方面,使矛盾产生一定积极效用,实现档案效益最大化。二是统筹规划,兼顾发展。一方面,“横向”要协调统筹,必须妥善处理档案管理科室和档案生成部门间的关系。另一方面,“纵向”也需要统筹,要对医院档案管理科室和各科室兼职档案人员的关系予以妥善处理[6]。 3稳定发展,推进管理创新 一是医院档案管理的创新和改进,不仅要满足于当前的工作需要,还应看到长远发展目标。医院档案是医务人员在“基于患者为中心”的临床医疗中,是医院建设、创新及发展的重要信息记录。医院档案并非普通的存储性档案,而是有着挖掘历史、指导现在、促进发展的思想及创新认识的源泉[7]。换言之,医院档案管理有助于医院稳定、健康发展,是医疗卫生事业建设的重要内容。二是创建有助于医院档案自主发展、统一规范的管理体制,而这正是现代医院档案管理发展核心。应基于可持续性发展理念,建立健全管理体制,确保医院档案管理各项工作有序开展。三是医院档案的开发及利用是新时期医院档案管理创新和发展基础。因此,应积极开发和利用各类医院档案,尤其是临床医疗科研档案,有助于医院发展战略的有效落实。而创新是医院档案管理持续改进及完善的内在动力。只有重视管理创新,才可使医院档案管理工作更好的适应并服务新时期医疗事业发展。 4以人为本,提升人员素质 医院档案管理能否与时俱进,可否发挥出最大化效益,与档案管理人员业务能力及职业素养有着密切关系。医院档案管理科室担负着档案保管、开发利用、服务于上级决策和相关部门的重要责任,而要确保该项工作有效开展,需要档案管理人员有较高的政治素养,须学习并熟练应用现代科学知识和各种信息化手段,提升医院档案管理质量及效率。所以,医院应为档案管理人员给予必要的培训、学习、交流等条件和机会,让他们的职业素养、能力得到不断提升[8]。比如:定期开展医院档案信息化管理的理论研讨会、档案管理技术培训等活动;并要积极组织相关人员参观学习,充分学习和借鉴其他医院档案管理的先进理念、方法提升他们的专业水平。此外,还应不断强化道德教育,强化责任心,并要积极改善档案管理人员的工作环境,制定科学合理的激励机制,充分调动管理人员的主观能动性,确保医院档案管理人员良好的素质。同时,应采取多种路径深入宣传医院档案管理相关法律法规及规章制度,以强化医务人员,特别是医院科室负责人、领导的档案意识,增强他们的档案法制观,使其充分认识到自身在医院档案管理中的作用,明确相关原则,掌握档案的编制、归档方法,以提升全体医务人员档案管理能力[9]。 总之,医院档案管理是一项系统而意义非凡的工作,直接关系到医院建设及发展。医院管理者及医务人员要认识到医院档案管理重要性,以服务患者为理念,推进档案管理工作的创新,以提升医院的医疗及管理水平。 作者:郭小艳 单位:日照市人民医院人事科 医院档案管理工作论文:基层医院办公室档案管理工作思考 摘要:通常对于广大基层医院来说,需要尤其注重加强档案管理方面工作。然而就目前实际情况来看,在档案管理方面始终存在诸多实际问题,因此,非常不利于医院对档案信息良好的管理。基于此,该文通过分析基层医院实际问题,针对如何充分落实档案管理阐述一下意见。 关键词:基层医院;办公室;档案管理 对于广大基层医院来说,实施预防保健、培训、科研、治疗过程中,普遍需要用到医院档案,医院在其有效引导之下,也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要,能够利于医院顺利发展,在医疗技术水平方面,也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中,现如今普遍面临一系列问题。 1医院档案的定义以及分类情况 目前情况下,不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况,造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清,分类界定不明。所以,要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手,对医院的档案进行严格的划分以及界定,从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求,医院的档案具体的划分标准各不相同,一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等,在所有的这些中,病历档案是非常重要的档案,其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现,而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录,是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式,它不仅仅服务于医院的经济建设,而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以,做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等,主要是以书面的形式来进行核算的资料,以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制,而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式,声像资料也是医院档案非常重要的部分,其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等,其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映,是医院众多档案的重要组成部分。 2目前基层医院档案管理存在的问题 2.1管理制度难以完善 目前档案管理逐渐变得越来越复杂,已经并非局限于查看、保密、存放和保管,并且包括电子档案方面的管理,如何利用网络平台进行共享,以及分级审查等内容。因此,如果仍然采用以往的管理制度,势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中,特别是对于实物档案等方面,普遍未予以及时有效的归档,缺乏相对完善的制度,这样往往就会容易造成存在大量档案材料,在实际进行归档的时候往往就会不齐全,另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后,同样无法进行迅速地查找。 2.2硬件设施落后 在档案管理具体开展的过程中,就硬件设施方面来说,目前难以保障先进性,并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段,存在着很多设施过于落后,陈旧和老化现象相对来说就会比较严重,一些医院甚至缺乏比较独立的办公室,这无疑不利于档案的良好保存,使用一段之后可能就会容易出现一定的破损,容易影响寿命等方面,另外对于档案保密来说,同样具有较大隐患。 2.3重视度缺乏 通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用,通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足,在档案管理上也缺乏足够的意识,因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说,普遍难以做到完善,因此,实际工作效率就会大打折扣,一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来,部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃,导致相当一部分档案资源的浪费,因此,缺乏档案重视的问题亟需解决。 2.4业务水平较差 对于档案的各项管理而言,应不断完善档案管理团队,使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中,并没有较为完备的档案管理团队,甚至均属于部门转岗而来,因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏;另一方面未受到过培训,因此,容易认识程度不足,并且在一些具体的业务上,同样容易一知半解。 3怎样有效加强基层医院档案管理 3.1不断完善档案管理制度 在档案管理具体开展阶段,应改变分散模式这一方法,大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间,需要进行较为有力的协调,在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说,还需要不断完善职能机构,并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况,有机完善岗位责任制度,让各环节具体的工作,都能够充分实现有章可循。对各类档案文献,也应该力求予以集中式管理,档案管理的具体开展阶段,应力求实现综合性,当成一个独立整体,然后通过较为统一规范化标准,予以一定程度的系统整理。 3.2注重增加资金投入 基层医院应不断加大资金投入力度,并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面,已经持续得到增加,因此,档案开发利用实际阶段,如果仅仅依靠人工进行管理,普遍难以实现迅速查找档案,往往就会具有一定困难。所以,应该通过计算机等较为先进的手段,这样才能有效开展档案整理,管理能够朝着现代化步伐前进。 3.3加强开发利用 应充分重视资源的开发,这样才能充分利于后续较为良好的利用,并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员,应力求能够通过多种渠道,深入到实际工作中去,并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度,有效组织编研活动。在服务观念方面,也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中,不可避免的就会出现反馈信息,应重视这方面的管控。 3.4不断提升档案人员水平 档案管理具体开展阶段,人员培养相对来说尤为重要,因此,应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划,让档案管理方面人员,应该定期深入到实际中去进行参观,积极有效地进行有关的学习,并且彼此之间加强交流,并且应该利用继续教育手段,持续更新自我的知识,并且有效提升知识水平。 4结语 该文根据目前基层医院实际情况,就怎样落实档案管理陈述自己观点,旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看,很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段,无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及,更要求人们应该及时有效创建有力平台,并不断完善管理方式,这样档案管理才会达到预期目的。总之,医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作,在思想上,医院应该首先提高重视程度,改变传统的管理方法,尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作,从而为医院的发展提供强有力的支撑。 作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作刍议 一、医院档案管理工作现状及存在问题 1.对档案管理工作缺乏足够重视 做好医院档案管理工作对于医院各项工作的顺利开展都具有极为重要的现实意义,顺利开展医院档案管理工作不仅利于医院医疗事业获得巨大的经济效益和社会效益,而且关系到众多患者的健康乃至生命安全。然而,当前一些医院对于档案管理工作缺乏正确认识,只将档案管理看成简单的病历资料的搜集和保存,认为档案管理工作的意义不大,不能充分认识档案管理工作的重要性和必要性,继而严重制约了医院各项工作的有序开展。 2.档案管理制度不够健全和完善 档案管理对于是否归档的材料信息缺乏明确的内容界定,日常监督、检查与考核很难得到落实,档案资料信息的收集不全集中于医院系统中,国家卫生行政部门已经制定了适应医院发展需要的、较为完善的管理制度及各类人员的职责范畴,而关于档案管理的制度和相关职责却未加设定,同时也缺乏相关的监督、检查及考核措施。在医院的目标管理考核体系中,也并未将档案管理纳入目标考核的范畴,自上而下整体上存在着无视档案管理的现象,致使医院的综合管理工作呈现较为混乱的状态,不利于医院全面工作的正常开展。 3.档案管理工作软、硬件设施资金投入不足 随着新医改的进一步深化,各医院的基础设施、软硬件设施已经无法满足于医院自身不断发展的需要,由于资金投入不足,当前门诊、急诊及住院病房等基础设施较为薄弱,便出现了医疗用房不足的现象,甚至档案管理库房被肆意占用,乃至达到不能正常开展工作的程度。同时,也由于缺乏资金投入,造成档案管理设备及技术手段相对滞后,一部分档案得不到合理有效保存,出现年年倒柜的耗费人力、财力的现象,也抑制了档案管理工作的高效发展。 4.档案管理人员综合素质较差 档案管理人员的综合素质直接影响到档案管理工作水平,医院管理专业人员队伍中,仍缺乏专业性强的档案管理人员,档案管理人员在文化程度、知识水平、业务能力方面都参差不齐。而且,大部分档案管理人员一直固守传统的档案管理模式,管理观念及管理水平已经无法适应新医改发展的基本需求,档案管理缺乏活力和创新机制。 二、强化医院档案管理工作的对策 加强医院档案管理工作应从提高档案管理人员的综合素质、强化档案管理意识、实现档案管理的标准化、信息化等方面入手。 1.必须提高对于档案管理工作的认识 档案管理工作是一项长期的服务性综合管理工作,因此,应自上而下提高对档案工作的认识。必须认真贯彻《档案法》,调整和更新档案管理理念。档案部门也应加强对于档案管理工作的宣传力度,通过宣传,扩大档案工作的影响力,使全院上下充分认识档案工作的重要性,杜绝各部门无视或忽视档案资料的现象,全面提高档案管理意识。 2.将档案工作纳入医院综合管理工作之中 必须将档案管理工作纳入医院日常管理工作的重要议事日程,建立和完善档案管理工作的长效机制。力求做到“三纳入”和“四同时”,“三纳入”是指纳入医院规划和计划、纳入档案管理制度、纳入相关人员的职责范畴;“四同时”是指在布置、检查、总结和验收其他各项工作的同时,必须抓好档案管理的布置、检查、总结和验收工作。必须将档案管理工作作为医院发展的核心内容来抓,与医院建设和各项业务工作同步规划和同步发展,以便更好推进医院各项工作的顺利、有序开展。 3.建立和完善档案管理工作制度 要确保档案管理工作的健康、有序开展,必须建立和完善档案管理工作制度。医院档案管理部门应认真贯彻和执行国家制定的相关档案工作的法律、法规,并结合医院实际发展情况制定一系列的档案管理制度,如收集制度、整理制度、归档制度、借阅登记制度、统计制度、鉴定销毁制度等,使收集有范围,整理有标准,借阅有规定,管理有措施。同时,有效构建以院长为第一责任人的档案管理模式,各部门设立兼职档案员,依照档案管理制度做好本部门档案管理工作,形成完善的系统化档案管理网络。 4.加大档案管理工作资金投入 加大资金投入,有效改善档案管理的设施及提升技术水平是实现档案管理信息化的基础条件。首先,逐渐改善档案管理的基础设施及相关保护措施,比如档案库房的空调、除湿设备,防火、灭火设备,高效灭虫、灭鼠设备,全面实现档案的现代化高效管理。其次,投入资金,全面引入和发挥计算机网络技术,提高管理效率。第三,对档案管理人员进行岗位培训必须有必要的资金支持。 5.建立或完善电子档案 电子档案的建立使档案管理工作变得更为方便、快捷和高效,使以前耗时耗力的档案管理工作变得异常省时省力,使档案信息的收集、处理、保存和利用均能获得事半功倍的积极效果,大大提高了档案管理的工作效率和管理水平。医院必须建立或完善电子档案,利用计算机技术进行医院档案信息的收集、传递、保存和开发利用,将档案信息资源做好具体分类,如可分为基建管理、业务管理、行政管理、患者信息等诸方面,录入计算机软件系统中,确保档案完整、准确、真实。 6.全面提高档案管理人员的综合素质 首先,应定期或不定期组织档案管理人员的业务培训和继续教育工作,促使档案管理人员不断努力学习新知识、新技术,真正掌握档案现代化管理的综合技能,逐步形成系统化、全方位、立体化的档案管理体系,使医院档案信息资源为医院发展提供全面服务。其次,深入了解和掌握临床一线的医疗情况、科研发展对于档案信息管理的基本需求,不断总结和改进档案管理工作,以最大化推进档案管理水平的提高。 7.开发医院档案信息资源,服务社会 由于医院全面工作运营开展过程中形成的各类文件、决议、方案、合同、协议等重要资料,真实反映了医院各个时期的发展历程,具有很重要的查考价值。因此,档案管理人员必须积极树立较强的服务意识,明确内容归档范畴,多渠道、多途径开发档案信息资源,不断提高档案管理质量和强化服务意识,力求为医疗服务和医学科研提供全面服务。组织开展各种编研活动,精心编写各类专题汇编,并在医院网站上各类信息,实现档案信息资源共享,为医院争创优秀医院提供完整、真实、可靠的参考依据,提高档案信息资源的利用率。 三、结语 综上所述,档案管理工作是医院综合管理工作的核心组成部分,要提高医院医疗服务水平和综合管理水平,就必须加强对于档案管理工作的重视和投入,同时要求档案管理人员强化自身档案管理意识,全面做好档案信息的搜集、整理、分类、传递、研究和利用工作,使档案管理工作为医院各项工作的开展提供全面服务,从而推动医院医疗服务水平和经营管理水平的提升。 作者:张丹工作单位:辽宁医学院附属第一医院 医院档案管理工作论文:剖析医院基建档案管理工作现状及完善渠道论文 [摘要]建设工程关系到百年大计,直接影响到子孙后代,加强基建档案资料的科学管理工作至关重要,采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词]医院基建档案管理;作用;措施 随着医院改革的进行和深入,医疗业务不断的扩大,基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理的因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云,他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年,上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌,可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作,张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积,这张图纸是非常宝贵的资料,它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积,它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦,节省了宝贵的时间,大大提高了工作效率。我们将原图保存起来,平时使用复印件,而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来,这就更加便于查找、保存和计算了,特别是每年向卫生局做报表时,这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立,国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程,每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程,但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。 2.2档案知识缺乏 由于历史的原因,从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨,在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱,有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难,而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建,健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨,进行多项改革,随着新建、扩建、改建工程的日益增多,边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度,并严格执行,做好基建档案前期的收集工作,力求后期档案的完整、真实,使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传教育,增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案,必须发挥全体参与人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观,让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作,各负其责,大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进,作为档案管理人员必须注意学习新技术,努力提高自己的业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识,掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点,可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习,拓宽知识面,优化知识结构。不能光让马儿跑,不让马儿吃草。 医院档案管理工作论文:浅谈医院档案管理工作 【摘要】医院档案中如实记录了医院各项医疗活动开展情况,包括病历档案、影像资料、人事信息等内容,具备较高的保存价值。在我国医疗制度深入改革的背景下,医院需要进一步加强档案管理工作,充分发挥出其服务医疗、教学、科研等工作的作用。本文将简述医院档案管理工作的现状,并提出行之有效的对策。 【关键词】医院;档案;管理 医院档案内容涉及范围广,主要包括医疗、科研、教学、人事、财务、基建等内容,管理起来难度很大。尤其是随着当前就诊人数的增多,每天都会产生大量的档案资料,增加了档案管理工作的难度,对档案管理人员的要求更高。对此,必须充分认识到医院档案管理工作的现状,不断创新工作方法,充分应用各种先进技术手段,提升档案管理工作的效率。只有这样,才能满足新形势下医院档案管理工作的要求,促进医院的现代化、科学化和规范化发展。 一、医院档案管理工作的现状 在我国医疗卫生事业改革过程中,医院档案管理工作也发生了翻天覆地的变化。从现阶段医院档案管理工作来看,还存在着很多问题,如文件资料收集、归档不及时、档案利用率不高等。而很多医院档案管理人员综合素质不高,档案保密意识不强,为了工作的方便,随意将档案资料堆放到档案室,这样容易造成珍贵材料的丢失与损坏,无法保证医院档案的完整性和安全性。此外,医院很少开展对档案管理人员的培训教育工作,不能及时掌握最新档案法规与制度,未能充分认识到档案管理工作的重要性,对档案的价值认识不到位,自身工作职责不明确。这些都是医院需要尽快改进的地方,通过做好档案管理工作,为医院的科研、教学和医疗等工作提供更加优质、高效的服务。 二、加强医院档案管理工作的对策 (一)加强学习,提高人员意识。医院应加大宣传工作,让全院人员切实提升档案意识,清楚《档案法》中的相关规定,尤其是对医院领导干部来说,能更好地增强责任意识。档案管理作为医院管理工作的重要内容,需要将其纳入重要议事日程,提高重视程度。通过开展有效的宣传工作,让医院领导干部、医务人员都真正意识到档案管理工作的重要性,能够自觉投入到档案的收集、整理与归档工作中,确保档案管理工作水平得到提升。 (二)完善制度,明确各方职责。医院要建立健全的档案管理制度,为档案管理工作的顺利开展提供保障,同时可以让各种文件、信息、资源得到及时收集与归档,避免出现破损与丢失的问题。若是制度不完善,则档案管理就无章可循,变得无序、混乱,为档案资料的利用带来不便。当前,现代信息技术已经充分应用到档案管理工作中,医院也要与时俱进,建立相应的档案管理体系,将各部门及人员的职责明确下来,统一管理医院各种门类与载体的档案,并加大考核力度,确保档案管理行为得到约束与规范。 (三)增加投入,配齐现代设备。医院要增加资金投入,将各种现代化设备配置齐全,并采取先进技术,提升档案管理的现代化水平。医院要加快档案库房建设,并购置空调、去湿器,将防火、防虫、防潮等措施做到位。同时,医院还要配置计算机、扫描仪、打印机、复印机等设备,将档案信息录入计算机中,这样不仅可以让医院档案得到长久保存,还能提升今后查阅、检索的速度,提升档案资料的利用率,节省人力、物力与财力。此外,通过实F医院档案信息化管理,还可以避免占有过多的存储空间,保存也更加方便、安全,避免档案资料发生遗漏问题。 (四)注重开发,体现档案价值。医院加强档案管理工作,可以有效提升档案资料的利用率。对此,档案管理人员必须切实增强服务意识,履行好自身职责,从管理细节入手,为档案利用者提供方便。要注重提升自身的业务能力,多层次、多渠道地做好档案资源的开发工作,为医院医疗、教学、科研、临床等提供可靠、准确的参考资料。同时档案管理人员还要做好档案编研工作,将更加实效、多层次的档案信息提供给利用者。并及时反馈档案利用情况,在医院内部加强信息的横向联系,从而更好地共享信息,确保医院各项业务活动的需求得到满足,最大限度发挥出档案资料的价值,实现经济效益与社会效益的提升。 (五)加强培训,提升人员素质。档案管理人员的素质与能力,对医院档案管理工作质量有着直接影响,尤其是在当前形势下,对医院档案管理人员提出了严峻考验。档案管理人员除了要胜任传统纸质档案的收集、整理与归档工作以外,还要掌握计算机技术、网络技术、数字化技术等,懂得计算机管理系统的操作方法。对此,医院要定期组织开展对档案管理人员的培训工作,让他们学习更多先进的知识,能够尽快转变思想观念,加大对信息技术的应用,不断提升档案管理工作效率。此外,档案管理人员也应主动学习,日常工作中注意积累经验,积极创新管理方法,将医院档案资料的作用充分发挥出来。 三、结语 总之,加强医院档案管理工作,可以更好地服务医院的医疗、临床、科研和教学等工作,促进医院医疗服务水平的提升,为患者的健康提供可靠保障。对此,医院方面要高度重视,增加资金投入,引进先进设备与管理技术,并建立完善的规章制度,让档案管理工作更加规范。只有这样,才能真正提升医院档案管理工作水平,促进医院的和谐与稳定发展。 医院档案管理工作论文:新医改背景下医院档案管理工作探析 【摘要】档案管理是医院管理工作中的重要内容,在促进医院发展中发挥着巨大作用。在新医改背景下,医院档案管理工作还存在着很多问题,如思想上不重视,制度不完善,管理效率低,人员素质不高等,这些需要引起足够重视,及时采取有效的解决措施。本文将简述新医改背景下档案管理工作的现状,并提出具体可行的策略。 【关键词】新医改;医院;档案管理 随着新医改的深入推进,医院开展的业务活动也越来越多,每天都会形成大量档案资料,这给档案管理人员带来了巨大考验。对此,档案管理人员需要尽快转变思想观念,不断创新档案管理水平,将档案服务医疗活动的作用发挥出来。同时医院也要加大投入力度,不断完善设施设备,为档案管理工作的顺利开展创造良好条件。 一、医院档案管理工作的现状 (一)认识不足,档案利用意识不强。在新医改背景下,很多医院未能充分认识到档案管理工作的重要性,表现在思想上的忽视。档案管理人员在开展工作的时候,缺乏较强的责任心,流失了大量档案资料。此外,很多档案管理人员还存在“重收藏、轻利用”的情况,很少站在长远角度思考问题,导致医院档案得不到有效利用。 (二)制度不完善,收集不及时。当前,很多医院只重视医疗、护理以及人事等工作,并制定了相应的规章制度,明确了相关人员的职责。但是从档案管理工作现状来看,还缺乏相应的管理制度,工作职责也不够明确,忽视了日常检查与考核工作。医院目标管理考核方案,未将档案管理纳入目标考核中,这样导致很多档案收集不及时,影响了档案资料的完整性。 (三)投入少,信息化水平不高。一些医院受到自身规模的限制,将主要场所用于医疗服务,导致档案室非常小。同时,也缺乏相应的标准与规范。这样一来,档案资料容易出现发霉、虫蛀等问题,为档案的利用带来了不利影响。随着现代信息技术的发展,让档案管理有了更多手段,但是很多医院不重视对计算机网络技术的运用,资料的收集、整理、存储以及利用方式非常落后。在查阅档案的过程中,由于还采用手工的方式,导致档案原件出现破损,字迹也变得不清晰,对档案资料的安全与齐全造成影响。 (四)档案人员素质不高。从很多医院档案管理工作来看,还没有安排专门的档案管理人员,大多为兼职,加上人员流动比较频繁,不熟悉档案的收集、整理、归档、利用等业务,导致很难提升档案管理工作效率。此外,档案管理队伍的素质也参差不齐,工作经验不丰富,理论知识不扎实,也不懂得现代化、信息化管理手段。这些都影响了医院档案管理工作水平的提升,无法满足新医改背景下对医院档案管理工作的要求。 二、新医改下医院档案管理工作的对策 (一)转变管理,增加资金投入。医院要加大《档案法》的宣传力度,确保档案管理工作能够依法开展。要充分认识到档案管理工作的意义,能够主动执行相关法规与制度,并统一领导、分级管理,确保档案资料的安全与完整,便于今后的利用。同时要加大投入力度,尽快购置档案管理工作所需的各项设备。医院要从实际情况出发,加快档案室建设,将防火、放盗、防潮等措施做到位,各项设施设备要配置齐全,如灭火器、去湿器、空调等。此外,医院还要配置扫描仪、计算机、打印机等现代化设备,为档案管理工作创造有力条件。 (二)健全档案管理制度。医院档案管理工作涉及事项众多,任务繁重,需要有一套行之有效的制度,方可顺利开展。医院应结合《档案法》相关规定,建立档案收集、整理、归档、查阅、销毁等相关制度,确保各个环节的管理工作有章可循。此外,要明确相关部门与人员的职责,规范人员的行为,这样才能加快档案资料的开发与利用,为医院科研、医疗及教学等提供服务。 (三)充分应用信息技术手段。新医改背景下医院档案管理工作范围越来越广,档案的形成、种类、内容以及载体也更加丰富,在收集、整理、归档、查阅等方面,出现了巨大变化。对此,医院要加大对信息技术的应用,实现对档案资料的信息化管理,让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来,减少人力与财力的浪费,并能够有效提升工作效率,让档案资料的价值充分发挥出来。医院要采用各种新技g,如计算机技术、数字化技术、网络技术等,在做好纸质档案管理的同时,还要加强对电子档案的管理,让珍贵资料信息可以得到长久保存,提升档案管理工作的现代化、智能化水平。 (四)加强对档案管理人员的培训。当前,医院档案管理工作发生了翻天覆地的变化,这对档案管理人员的要求也更高,不仅要具备档案管理专业方面的知识,还要懂得计算机操作方法。对此,医院要加大对档案管理人员的培训工作,让他们能掌握更多现代化知识,并积极引进计算机、网络管理方面的人才,满足档案管理工作的要求。档案管理人员也要加强学习,跟上时展步伐,从而真正胜任医院档案管理工作,提升档案服务水平。 三、结语 总之,随着新医改的逐步推进,医院档案管理工作也出现了很多新的变化,需要认真分析当前存在的问题,不断创新工作方法,提升档案管理工作水平。此外,医院还要投入更多资金,建立完善的制度,提升人员的素质,确保档案管理工作能够正常开展,让档案资料的应有价值得到体现。 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的现状及创新探讨 摘 要:科学技术的发展已经带动了社会各个领域的快速发展,大多数机构的档案管理工作也逐渐走上时代的前沿,实现档案管理的信息化与数字化,尤其针对医院档案管理这一项工作来说,必须充分利用现代高新技术,提高医院档案管理效率与质量。医院档案管理工作人员跟上科技的脚步,不断提高自身能力,做好档案管理的本职工作,建立完善的医院档案服务体系,保证建立的医院档案服务体系能够持久顺利的运营下去,提供个性化的服务,实现服务创新。 关键词:医院档案管理;管理模式;工作现状;创新模式 最近几年来,我国颁布的新医改政策实施范围越来越大,医疗行业的竞争也越来越激烈,想要适应当今医疗界的快速发展,各个医院的档案管理必须跟上时代的潮流,加强管理制度,建设新型管理体制,提高医院核心竞争力。对于当前大多数医院的档案管理状况来看,尚还存在很多可以解决的问题,想要提高医院的工作效率,实现医院更高的价值,必须针对当前医院档案管理工作中的相关问题,提出可靠性解决方案,以此帮助医疗机构可以更加妥善地管理医疗档案和相关资料。唯有调整医院档案管理模式,不断创新管理方法,才能帮助医院更好地实现新发展新突破。 1 医院档案管理的现状 (一)很多医院还没有确立妥善的档案管理机制 随着社会的发展和经济的进步,大多数医院面对经济的发展浪潮,往往选择经营方面工作的发展,管理者并没有意识到档案管理理念的转变正在引导档案管理模式的创新,仍然采用原来的管理方法,忽略了档案管理工作的进一步创新,这使得医院管理工作中这项较为重要的工作没有得到足够的重视和较多的资金投入,导致目前大多数医院内部的档案管理工作不够科学先进。再加上新医改的颁布致使医院档案管理工作面临着新的挑战,在档案管理工作的内容和形式上必须产生变革。可是,医院档案管理工作的实际状况是很多医院还没有建立起完善的档案管理机制,医院内部缺少专业的管理人员和科学的管理体系,这些弊端导致医院的档案管理工作难以规范,档案资料的保存与使用都存在严重的偏差与遗漏,最终档案管理效果质量都不高。加上档案管理员整体素质并不高,在工作过程中缺乏竞争意识,尚未建立完善的奖惩机制,使得档案的管理结果并不理想。 (二)缺乏专业的医院档案管理人才 合理安排医院的档案管理工作对于医院的发展有着极其重要的作用,可是就目前的状况来看,很多医院内部隶属于档案管理工作的相关人员专业技能不高,专业素养较低,这些档案管理工作人员不仅没有充分的医院档案管理知识,工作能力和综合素养差,而且思维想法已久停留在过去,难以跟上时代的发展,很难适应高新科技带来的设备变革;另外这些工作人员英语水平较低,对国外先进医院档案管理思想有一定的抵触情怀,不能接受国外先进管理经验;从客观条件上来看,虽然大多是档案机构已经采用了先进的储存系统,方便了用户的使用,但是档案管理模式并没有发生根本性的改变,因为他们对于档案的本质内容并不了解,只能操作一些单一的低层次的服务,没有完善的管理机制对他们进行约束,整体的业务能力跟不上硬件设施的更新,工作不主动缺乏危机意识。这都限制了我国医院档案管理的长远进步。同时,目前很多医院的档案管理工作人员数量不够稳定,离职率逐渐上升,造成医院档案管理在职工作人员的实际工作经验不足,档案管理工作质量徘徊不前。 (三)医院档案管理没有跟上时代的脚步 随着这几年科学技术的进步和医疗技术的提高,医院档案管理面临着巨大的机遇与挑战。单纯依靠传统的医院档案管理技术已经不能满足当今医院的发展要求,过去的医院档案管理技术只会间接降低医院工作效率与质量,给医院带来意想不到的危害。因此想要实现医院的长久发展和快速发展,医院档案管理工作也必须跟上时代的脚步,不断向全球化的互联网服务模式改进。在快稳准的设备下,医院档案管理工作才会帮助医院完成预定的功能,M足人类的要求。 2 实现医院档案管理相关工作创新的有效措施 医院档案管理可以说是一项复杂性较高的交叉工作,具备广泛的扩展性能,它对整个医院内部的各个部门都提出了较高的要求,每一个部门必须团结一致,同时融入到档案管理工作中去。医院档案管理员也必须明确档案需求者如病人及其亲属、医院工作人员的需求,深度挖掘需求者的潜在要求,帮助需求者获取详细信息,让档案需求者少走弯路,从而缩短工作时间,提高工作效率与工作质量,让档案需求者更有效果的使用信息。 (一)增加对医院档案管理工作的重视, 健全医院档案管理工作的设施设备 传统的医院档案管理形式如检索、查阅与资料整理流程已经难以满足医院工作的需求。医院档案管理工作想要满足高质量高品质的用户需求,必须实施长期的高效管理,延展深层次的服务理念,借助计算机技术提供开放式多元化的管理模式,从而可以顺应社会发展对于医院工作的需求。在信息时代的影响下,科学技术和信息技术已经在许多领域中得到广泛的使用,很多医院档案管理部门也由原来的纯人工服务转变成电子索引与网络查找,管理模式有了很大的突破与进展,但也给医院档案管理工作效率提出了深层面的要求。首先医院相关部门要看到医院档案合理管理的重要性,增加相关先进基础设施的资金投入,扩大设施设备的构建,加强硬件设施的配置,建立一个科学的、快速的网络互连体系、性能优越的服务器、海量的存储系统和信息共享平台,购买一些质量较好的数据库,利用资源共享平台,做好医院档案管理理念的创新工作,方便医院工作人员的使用。 (二)培训专业的医院档案管理员,提高员工的工作技能,转变他们的思维模式 医院档案管理具有它的独特之处,就是必须保证其档案的保密性。医院档案管理部门必须要充分发挥自身的优势,结合自身的特点,培养有能力的带头者,充分利用已有资源,找出管理过程中所需要的信息,确保其安全性的同时,对这些信息进行归纳整理形成专业性较强的服务模式。医院档案管理员不光要熟知相关专业知识,更要熟悉所需要的功能要求,了解学科服务、计算机技术等综合知识,具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力,熟练掌握医院内部档案信息,方便医院档案需求者的使用,能够快速获取相关信息,为多层面的医院工作付出可靠有效的努力。 (三)采用合理完善的档案管理模式 医院档案管理工作人员要按时整合相关的医院资料,然后通过信息技术利用信息共享平台将有用且需要保存的信息储存在档案管理系统中,在医院或者用户需要这些信息时可以及时准确地传递给需求者。能够实现传递与使用的医院档案资料不仅仅是医院档案管理内部的资源,也可以是与其他系统共享的资源,这样也加强各医院之间的交流,促进各大医院在档案共享的流程中相互促进,共同提高医院的整体水平,以便于我国的医疗事业可以在世界立足。唯有加强医院档案管理工作力度,不断实现管理模式创新,才能帮助医院实现更长远的发展。 作者简介 黄思齐(1990-),广西靖西县,桂林医学院第二附属医院。 医院档案管理工作论文:加强医院档案管理工作的几点思考 摘 要:保障医疗机构可以稳定运行的主要信息资源之一就是医院的档案信息管理,这项工作如果能够稳定的运行,不仅对医院的发展具有重要的意义,会在工作开展过程中如实的反映医院管理机制的完整性,医疗机构中的档案信息管理工作,从侧面反映出了医院管理人员的工作效率以及专业上的素养水平,是医院改革发展的重要内容,文章对加强医院档案管理工作的重点内容进行了理论上的分析,希望得出的结论可以给相关人员的工作带来具有参考性的价值。 关键词:医院档案;管理思想;加强领导;管理机制 档案信息管理上的内容可以全面地反映医院在经营发展过程中的历史面貌,与此同时,这些医疗工作者的重要信息得到妥善的管理以后。整个医院的各项事物才能平稳的运行,这些文件包括文书档案、病历档案、人事档案等这些内容,包含了医院所有工作事项的开展,这项工作如果能够得到高效率的运行,才能让医院的未来发展得到稳定性的保障,基于当下医院档案管理工作中存在的问题,如何有效的加强管理、有效的提高工作效率、适应新的发展需求、实现更高的发展目标,是每个医院在发展过程中亟待解决的问题。因此,在新的医疗改革下,医院系统开始着手将医院档案管理工作纳入工作日程,加强对档案管理工作的领导,努力做到认识到位,组织到位,措施到位,实现加强医院档案管理工作的规范化、标准化、程序化,从而真正有效的提高医院档案管理的效率。在这样的形势背景下,本文就医院档案管理工作这一问题从适应新的发展要求,提高职工档案管理思想及意识、重视医院档案管理工作,加强档案管理工作的组织及领导、完善档案管理机制,规范档案管理工作等方面展开一番论述和剖析。 1 适应新的发展要求,提高员工档案管理思想及意识 如何做到医院档案管理工作的规范化、标准化、程序化,是新的发展形势下,改革对于我们医院管理工作提出的新的发展要求。而在新的发展要求驱动下,要想有效提高医院档案管理人员的整体管理素养、实现管理的专业化、探究先进的工作方法,建立科学的管理体制,那么首先需要有效的提高医院全体工作人员管理思想及管理意识。 提高员工档案管理思想及意识,我们需要开展一系列的活动或采取具体有效的措施,让医院的全体职工都能够积极参与相关的档案管理活动中,从而慢慢的提高自身的n案管理思想及管理意识。 1.1 在档案管理人员的聘用和选择上,医院着重考察相关岗位工作职员的思想素质和专业技能,特别是档案管理思想的先进性及意识的敏锐性,只有档案管理思想及意识较强的人员选任在档案管理岗位,那么才能够保障医院档案管理的发展,并且保持档案管理人员的相对稳定,通过档案管理岗位职工较强的档案管理思想及意识,可以有效的规范医院档案管理,从而有效提高医院全体职工在档案管理方面的思想及意识,实现医院档案的高效管理和发展。 1.2 医院档案管理不到位很大程度上是因为职工在档案知识及管理方法方面存在漏洞,因此,对现有档案管理人员,按其所具有的专业技能层次,举办各种档案专业技能培训,请档案局专家或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课,传授档案专业知识;定期实行严格的专业理论与实践测验既可以有效的提高职工的专业技能,也能够有效督促大家努力提高自身的档案管理思想及意识。 2 重视医院档案管理工作,加强档案管理工作的组织及领导 为了让医院的档案管理工作可以得到有效开展,只要对这项工作制定严格的管理体制,医院要安排据有经验的专属工作人员对这些信息进行归档与整理。但是,许多医院在开展工作时,对档案管理上的工作并没有认真的落实,在管理过程中存在着许多问题,例如,当然信息查找麻烦、管理分类不够明确等这些问题都直接导致了工作管理效率的低下。 新时展要求下,如何将医院档案管理工作的效率得到大跨度的提升,是医院管理层认识当前工作开展的重点,应该加强档案管理工作的同时,也要将档案工作规划进医院实际的长远发展规划中去。将责任落实到人,让管理人员将自身的责任感与使命感进行充分的认识,在档案工作管理过程中还要对工作人员的管理素质进行培训,全面提升工作人员的整体素质水准对于工作管理上的分层一定要做到分工明确,只有这样,档案管理工作才能与其他部门的工作开展相互协调一致,这样的紧密配合才能让档案管理工作的有效性得到最大限度的挥发。档案部门以外的其他部门也应在工作的开展过程中积极配合方案信息整理上的事项,尽量可以将需要存档的信息调整成统一的格式,让档案管理工作人员的工作负担可以得到减轻。 3 完善档案管理机制,规范档案管理工作 档案资料管理工作的处理范围非常不仅包括医院各个部门在工作开展过程中的信息资料等,也包括在医院接受治疗的患者病历。这些资料如果没有得到妥善的保管,在信息保存过程中还容易出现差错。而这些问题的产生,会直接导致医院的工作无法以正常的秩序开展,所以档案管理工作人员应该在工作中制定出高效的管理机制,让档案信息在管理过程中可以以标准化的形式展开工作。在对档案进行归类处理时也要制定统一的管理模式,这种方法的处理,可以让档案信息在整理于使用过程中省去很多不必要的麻烦。为了让管理工作更加高效,医院管理层人员应开发出更多新型的管理手段,借鉴国外先进国家的管理方法。与此同时,医院也要购进相应的新型硬件设施,积极使用当代网络信息技术让档案工作的开展变得更加简单高效,这不仅可以让档案信息得到准确性的保障,也能让档案管理工作人员的工作负担得到减轻,让档案信息在管理过程中可以逐渐形成自动化与智能化的管理模式。 4 结论 新时代的发展趋势让医院档案管理工作变得更加被动,这些高新技术的发展推动着档案管理工作需要以最快的速度向智能化与自动化的模式转变。所以,工作人员必须在实际工作中将被动转换为主动,努力提升自己在管理上的素养与管理水平。积极掌握高新管理技术,让档案管理系统可以稳定的运行。医院的管理层也应该投入更多的监督力度让档案管理工作可以高效的运转,在实际工作的落实过程中,要积极完善档案管理上的体制,让档案信息可以得到妥善的保管,让这些资源在使用以及浏览过程中简化那些不必要的申请步骤,让档案管理工作变得更加简单方便。
本文主要围绕“互联网+”视域下,如何有效创新医院档案管理工作展开探讨,其中,针对“互联网+”时代医院档案管理工作特点进行简要分析,同时,提出一些有助于促进医院档案管理实效性发挥的创新措施,以期为推动医院发展做出贡献。 一、引言 积极建设智慧社会、网络强国,促使实体经济与人工智能、互联网有效融合在一起十分具有必要性。有效应用互联网技术,推动医院档案管理创新进程,不仅有助于大量节省档案存储空间,且有利于降低管理人员工作压力,对提升档案管理工作整体效率存在积极影响,具有较高研究价值。 二、“互联网+”视域下医院档案管理特点分析 (一)档案信息查找便捷性高 随着“互联网+”时代的来临,经由各种现代化的信息科学技术,促使以往分散的碎片信息集中存储到计算机中,整理成为多种类型的电子档案类文件,再进行存储操作,这些文件包括后勤、人事及医务等各方面的信息,能够以影像、文档等多种形式呈现出来。医院内部各科室、部门间可以共同分享相应的资源,同时,于医院中创建起一个高实效性的搜索引擎,负责开展各种档案资料的查找工作。例如,医院医生为病人诊断病症时便可以将患者以往的就诊信息快速的调取出来,对提升诊断效率及准确性均存在积极影响[1]。 (二)档案资料搜集全面性高 医院档案管理的首要环节即为搜集,为了促使档案的利用价值大幅度提升,大量节约档案存储空间,有效提升档案资料搜集工作实效性,确保档案资料搜集全面性十分重要。随着国家科学技术水平的不断提升,各种计算机、信息技术等逐渐在各领域中具有了越来越广泛的应用。医院档案管理信息化改革,是时展的必然趋势,经由合理应用电子档案的方式,不仅可有效提升医院档案管理的流动性及全面性,且有助于更高效、全面的开展档案资料搜集操作,有助于促进医院档案管理工作整体效率及有效性提升。 三、“互联网+”视域下创新医院档案管理的有效措施 (一)创新管理观念 导致医院档案管理理念陈旧的主要因素为相关领导人员对相关工作的重要性缺乏正确认识,进而无法对其提起应有重视。基于此,医院领导有必要对档案管理相关各环节工作提起较高重视,充分认识到其具有的关键性作用,有助于促使医院档案工作实效性更好的发挥出来。具体而言,医院领导需要将档案管理工作纳入至日常开展工作内容中,基于医院档案管理实际情况,科学设计相应的管理制度,重视对各环节档案管理工作开展有效的监督检查工作,并应在发现问题的第一时间,采取合理手段,对其加以有效处理或者降低问题不良影响。同时,要求档案管理人员在业余时间学习和了解各种新出台的相关政策及法律知识,并经由创建完善考核体系的方式,对管理人员的学习效果进行定期检查,在促使其综合素质提升的同时,引导其明确认识到自身责任和具体的工作职能。推动档案管理信息化发展的过程中,还需要确保相关的信息安全防护、员工培训工作等拥有足够的资金作为支撑,医院有必要将该部分费用纳入至医院经费预算中,不仅有助于提升档案管理整体水平,对推动医院现代化发展也存在积极影响。 (二)积极培养人员实操能力 人员专业素质及业务水平对医院档案工作的开展存在直接影响,基于此,“互联网+”视域下,具体开展各环节医院档案管理创新工作的过程中,想要促使相关工作实效性充分发挥出来,有必要对积极提升管理人员综合素质提起高度重视。随着“互联网+”时代的不断发展,档案管理人员的高素质标准不再只是有效掌握相关的各种专业知识,也需要具有优良的计算机实操能力,可以基于档案管理工作的相关标准及要求,合理、科学的利用现代化软件及系统,完成自身工作。基于此,在具体开展医院档案管理人员培训及教育操作的过程中,应注重开展针对性及专业性较高的计算机实践操作能力培训课程,有助于推动医院档案管理现代化发展,促进管理人员综合素质提升。同时,也可以根据医院档案管人员的特点及实际工作情况,有针对性的开展人才监督及储备计划的设计操作,推动专业化人才培养进程,促使医院管理工作的整体质量大幅度提升,积极建设高水平、高素质的档案人员管理队伍,促进医院健康发展。此外,也需要注重制定配套的考核机制,以对管理人员的各项能力及专业素质进行科学的评价和审核,有助于促进医院档案管理工作规范性大幅度提升[2]。 (三)有效开展档案管理软硬件建设 医院档案管理机制的有效创设和运营需要以完善的基础设施作为支撑,促使相应系统化管理机制的实效性充分发挥出来,根据所规定的管理要求及标准开展各环节工作,有助于更好的确保医院档案管理工作整体质量。具体而言,第一,开展有效的档案管理硬件设施建设操作,就网络化运营来讲,确保硬件系统的有效性十分重要。基于此,医院有必要注重积极利用多种有效手段,积极优化各种硬件设施,推动档案管理网络化建设进程,确保相关各环节处理操作的实效性良好发挥,“互联网+档案管理”工作可以得到有效落实。第二,开展高质量的软件系统建设操作,基于医院档案管理现实状况,积极研究、开发和优化相关的软件系统,确保后期工作实效性。实际研究和开发软件系统的过程中,理应注重充分考量医院发展现实需求,有助于提升档案管理人员工作便捷性,更充分的发挥软件系统应用实效性,有利于确保各环节档案管理工作的顺利开展。 (四)强化档案管理质量 负责开展档案管理工作的人员可利用计算机技术基于列表的形式将相关的档案资源呈现出来,再经由合理开展相关操作的方式,对其中内容进行读取和搜集,以实现对医院档案开展的系统化管理。同时,实时更新和关注医院档案存储库,基于医院现实需求,积极收集医学前沿最新消息,并将所收集和掌握的信息及时整合进档案存储库中。具体开展各环节档案管理工作的过程中,需要以确保相关档案管理操作的有效实施为目标,开展相应管理机制的创建操作,且需要积极优化和改良原有管理体系,有助于确保各环节档案管理工作的顺利实施,对后期各环节工作的有效开展也存在积极影响。此外,医院内部各科室应在充分考量医院现实发展状况的基础上,积极优化档案管理体系及相关制度,且基于“互联网+”视域下,各科室有必要积极利用多种互联网技术开展档案资料的调取及分析等操作,实现内部档案资源的有效共享。 (五)促进档案管理安全性提升 具体开展各环节“互联网+档案管理”工作的过程中,想要促进各类档案资源的实际利用率大幅度提升,有必要针对如何有效提升档案电子化管理实效性、创建完善且实效性较高的安全管理体系提起高度重视,有助于确保后期相关各环节工作的顺利开展。管理电子档案的过程中,为了促使医院医疗工作的整体便捷性及效率提升,需要注重针对医院电子档案开展高质量的保密性和安全性提升操作,以达到强化医院档案管理实效性,充分发挥相应管理机制实效性的目的。具体而言,第一,基于医院档案管理实际情况及现实需求针对档案系统开展验证操作,应用安全性及实效性较高的管理手段,优化处理效果,同时,合理改良整体技术结构及相关处理方式。具体应用相关管理手段及信息处理机制的过程中,应对相关手段及机制加以系统化的分析及考量,并对所开展的各环节处理操作开展有效的监督及审核操作。第二,针对计算机系统开展统筹处理操作,尤其是应重视对各种网络安全隐患问题开展系统化的管理及解决,促使信息处理及信息备份操作的整体实效性提升,确保档案信息安全,大幅度降低各种档案资料遗失、损坏等问题出现的几率。第三,在有效确保档案信息安全的同时,有效发挥安全管理措施实效性,推动档案工作系统化建设,优化项目网络化管理。 四、结束语 综上所述,“互联网+”时代的来临和发展,有效推动了医院档案管理创新进程,各医院理应注重跟随时展脚步,在具体开展各环节档案管理工作时,重视有效、科学的应用现代化互联网技术,合理优化和更新档案管理软件、硬件及相应系统,积极开展多元化的人员培训教育体系,促进档案管理人员综合素质提升,有助于促进医院发展。 参考文献 [1]时洪亮.基于“互联网+”时代下的医院档案的管理方式探讨[J].兰台内外,2018(11):27-28+26. [2]锁时,蔡玉萍,潘家维.基于医院企业资源计划及供应宝系统的高值医用耗材档案管理[J].医疗装备,2018,31(21):95-97. [3]张彩丽.人事档案制度在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2018(12):34+62. [4]陈君.探析RFID射频识别技术在医院档案信息化管理中的重要性[J].兰台内外,2018(7):23-24. 作者:冯旋 单位:襄阳市第二人民医院;襄阳市中医医院襄阳市中药研究所惠民院区院务部
企业档案管理论文:加强企业会计档案管理提高档案管理水平 摘 要:会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料,是国家档案的重要组成部分,是企业的重要档案,是对一个企业经济活动的记录和反映。随着会计电算化的逐步推行,会计档案管理外延逐步延伸,逐渐形成了档案管理的新模式。会计档案管理是一项系统性工作,需要企业在发展中不断更新、不断完善,只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用,加强监管,规范管理,提高从业人员的素质,才能保证为信息使用者提供高质量的资料。 关键词:会计档案 责任 素质 规范 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点,在企业管理中发挥着无可替代的作用,是解决纠纷、打击犯罪的重要依据,是企业前景预测的重要史料,是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作,随着会计电算化的逐步推行,会计档案管理外延逐步延伸,会计档案管理模式,已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。 尽管越来越多的企业重视档案管理,但是仍然存在许多问题,与企业的发展不协调,无法充分发挥应有的作用,成为企业发展过程中亟待解决的课题。 一、目前企业会计档案管理存在的问题 随着社会的发展,企业会计档案管理问题日益显现,成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿,进行核算,出具财务报告,整理档案是可有可无的,以致不设置专兼职档案管理人员,忽视会计材料的收集、整理和归档,财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性,也设置了专兼职档案管理人员,但是对会计档案的定义不是十分清楚,造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视,以及专业人才的严重不足,造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料,严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面,会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道,会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面,会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位,作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求,熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视,以致企业会计档案收集不完整,档案管理混乱,查询不方便,甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度,会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏,造成纸质档案和电子档案严重脱节,数据不一致,管理不同步,给档案管理工作带来了很大麻烦。 二、加强企业会计档案管理的对策 针对企业会计档案管理中存在的问题,笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导,明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分,更是财务工作的重要环节,各企业应依法加强会计档案管理工作,明确责任,确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作,企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容,通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理,可以通过课题的形式进行攻关,实现档案管理的深层次探索,从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训,提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位,财务人员是会计档案资料整理的第一人,直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训,不断提高会计档案管理知识和操作技能,招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作,熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求,熟练掌握 计档案信息资源管理技能,监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度,规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分,制度体系建设是档案管理最基础的工作,必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度,明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续,保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候,必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见,报请单位负责人审批,编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度,进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合,明确流程,规范管理。 三、总论 会计档案是国家档案的重要组成部分,是企业的重要档案,是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息,可以检查企业的遵纪守法行为,还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作,需要企业在发展中不断更新、不断完善,只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用,加强监管,规范管理,提高从业人员的素质,才能保证为信息使用者提供高质量的资料。 企业档案管理论文:浅谈新时期水泥制造企业档案管理存在的问题及对策 自我国改革开放以来,作为基础建设的重要物资水泥已面临严重的产能过剩问题,水泥市场的需求增长比不上产能的增长速度。水泥制造企业面临着严峻的挑战。由于水泥的差异性小,价格竞争就成了水泥制造企业之间最主要的竞争手段。大型水泥企业由于资金雄厚,可以通过采用先进技术,提高产品质量,降低生产成本的方式来参与市场竞争。不幸的是,许多中小型水泥制造企业没有那么多的资金力量可以进行技术革新,只能通过单纯的降价来增加销售,这容易导致恶性循环,并最终进入破产、倒闭的境地。笔者认为,水泥制造企业不仅要在产品生产上加大投入,提高产品质量,更应从企业内部着手,完善档案管理工作,切实提高企业核心竞争力。 一、水泥制造企业档案管理存在的问题 目前,有的水泥制造企业档案管理工作已不能适应新时期档案管理工作的要求,这主要表现在以下几个方面: (一)档案管理体制不健全,制度不完善 虽然,大多数的企业已使用计算机管理方式进行档案工作,但还只是处于初级阶段,只停留在索引和目录的管理上。缺乏全面的档案管理制度,档案管理工作的随意性比较大,许多档案管理工作无章可循。 (二)观念落后 企业领导对档案的真正价值,对档案工作在水泥制造企业的发展过程中所起的作用缺少必要的认识,通常认为,档案室只是存放一些原始资料的场所。往往忽视档案的管理工作,把主要精力都用在了产品的研发和市场的把握上。 (三)档案文件不全 在接受档案的过程中,往往接受的文件不全面,遗漏一些重要文件的归档。在收集资料的过程中,由于专业知识的匮乏,整理和归档工作经常出现纰漏,这对档案管理工作的严密性产生了极大的影响。 (四)档案管理工作滞后 ⒈档案编制形式和内容单一。随着信息技术的发展,档案内容的载体形式应更趋向于多元化,各类档案的信息收集不全面,使得企业领导决策层,无法利用档案信息进行战略决策,从而使得档案没有产生其应有的经济效益。 ⒉档案编制成果档次低,以一次性编制为主。只追求编制成果的数量,却不重视编制成果的质量,往往与实际相脱节。 ⒊档案管理人员素质普遍较低、人数少。在实际的档案管理工作中,档案编制效率低下,究其原因主要是档案编制人员整体素质偏低,而他们的工作量又相对较大,所以给档案管理工作带来了较大的困难,严重影响了企业的档案管理的效率。 (五)缺乏档案管理专才 信息化社会的到来,需要一批既懂得档案管理专业知识,又懂得水泥行业专业知识,还懂得信息技术的档案管理专才。目前,许多水泥制造企业的档案管理人员还不具备这类的复合型人才,他们的知识结构需要进一步的提高,企业要为这一类人员提供必要的培训,使他们能够跟上档案管理专业快速发展的步伐,为企业的发展提供更有效的支撑。 二、水泥制造企业档案管理对策 针对上述的问题,如果不引起企业领导的重视,并加以解决,将会影响企业在水泥行业的核心竞争力和可持续性发展。因此,笔者认为,必须从以下几方面采取相应的对策来解决水泥制造企业档案管理中存在的问题。 (一)完善企业档案管理体制,严格按档案管理制度执行 要做好档案管理工作,就必须完善其体制建设。档案管理工作应引入合理的竞争激励机制,有效改变档案管理工作者目前不思进取、满足于现状的局面。竞争机制能使档案工作人员有危机感,优胜劣汰,工作效率低下,坚决予以解聘。从而能够有效激发工作人员的工作激情,发挥其个人潜力,更好的投身工作。 还必须制定详细的管理制度,并严格按管理制度执行。对档案管理工作人员明确其职责,评价其工作表现,以月度考核、季度考核和年终考核相结合,实行奖惩制度。从而调动全体档案管理工作人员工作的积极性,规范其工作。 (二)更新传统观念,重视企业档案管理工作 水泥制造企业档案管理工作是企业日常工作中非常重要的一个组成部分,对于企业的发展有着极其重要的作用。档案不仅能为企业提供决策支持,还能为企业的人力资源管理提供帮助。档案就是历史经验,就是企业的资料宝藏。对企业员工应加强宣传力度,增强他们的档案意识,使他们认识到档案的宝贵性,才能重视档案管理工作。 (三)合理划分档案文件,确保归档文件完整、齐全 现代信息技术的发展,计算机已经全面应用于档案管理工作。使用计算机辅助档案管理工作可以有效提高档案查阅速度,大大节省传统方式的手工操作所花费的时间。如采用条形码来代替档案号,既快捷,又可靠。不会由于档案管理工作人员的粗心或误判而导致档案文件的缺失。使用计算机进行现代化的档案管理工作,可以真正的做到事半功倍。 (四)档案管理工作创新,全面提升档案管理工作质量 企业要发展,要做大做强,企业的档案管理工作水平应该能跟得上企业的发展速度。这就要求提高企业所有人员的有关档案的业务知识。要对全企业职工进行必要的培训,为他们讲解档案的基础知识。档案管理工作人员还应明确自身的责任意识,对档案信息的保密工作,建立更为合理的管理方法和规章制度。企业领导层,要舍得投入资金,加强档案管理部门的基础设施建设,为档案管理工作人员更好的工作提供有力的支撑。 (五)加强企业档案管理工作人员的业务培训,提高其综合素质 档案管理工作的现代化发展,需要一批专业知识过硬、积极进取、勇于挑战、具有创新能力的人才。加强培养和造就一批综合素质高的企业档案管理人员的重要性,已经越来越引起企业界的重视。企业档案管理工作的优效,离不开高素质的专业管理人才,而高素质的专业管理人才,不仅需要他们具有较高的学历背景,还需要他们在工作中不断的成长。这就需要企业重视对这批人员的培训工作,使他们不断的学习,不断的成长。作为档案管理工作人员自身也要适时转变观念,走出办公室,和企业不同岗位的人员充分沟通交流,熟悉企业的各个组成部分。只有这样,才能更好的实现档案管理工作的现代化。 企业档案管理论文:加强油田开发企业档案管理,提高档案管理水平 摘要:油田开发档案在油田开发生产建设中起着重要作用。目前油田开发档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够,生态环境差等问题。要加强档案的收集和整理、整合档案资源、加强生态环境建设,电子档案与纸质档案共存,加强档案人员队伍建设,提高档案整体管理水平,使档案工作在油田开发生产建设中发挥更大的作用。 关键词:油田档案 管理水平 提高 油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证,是实现油田企业可持续发展的重要组成部分,是油田企业管理的重要内容,是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据,也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来,虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视,油田开发档案也初具规模,现代化管理水平不断提高,但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强,本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析,提出一些见解和认识,使油田开发企业档案管理更加规范和科学,以便更好地为油田生产建设服务。 一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题 1.档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年,但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机,手工检索和录入等主要工作方式。 2.档案收集不规范。在档案收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,有时出现档案员逐个跑各个部门和科室,有的以忙推脱,档案归档不及时,有些重要档案,由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动,导致重要档案不能及时归档现象,时间一长,甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁,调动人员总是急着办手续,档案人员由于都是熟人关系,只要签了字,马上让其办理调动手续,而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。 3.档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室,只是厂行政办下面的一个班组,厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管),厂办主任、或总工程师由于工作较忙,具体的档案工作协调不可能直接管,而档案室主任只是一个班组长的级别,与各个部沟通和协调困难较大。另外,劳资、组织等业务部门还专门设有档案室,也给档案综合管理带来了困难。 4.档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题,特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统,而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准,造成查找一个文件或资料费很长时间。 5.档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲,档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息,生产业务不熟,导致档案利用和收集的困难;从幅度上讲,目前档案室缺乏声像档案管理,这一块目前在宣传部门,这也给加强科学管理带来了难度。 6.档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门,没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化,培训流于形式,也影响了档案管理水平的提高。 7.档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想,以第一采油厂为例,目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室,房屋陈旧,楼板多处裂缝,经多次鉴定,已达不到档案存放的要求,而且与其他单位合用办公,不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题:档案工作人员待遇低,绩效工资是全厂最低的,节假日无加班工资,没有与生产科技人员享受同等待遇。 二、措施和建议 1.规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好,幅度尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定和油田总公司的要求;二是排版形式为横排,左侧装订;三是注意检查公文制作是否履行了签发手续;四是公文字迹要清晰;五是公文引文文种要合理,用字要规范。 2.加强档案的收集和一是档案人员要主动深入到各部门,主动收集需要存档的各种档案资料、信息;二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育;三是扩大资料的存档范围;四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议,掌握生产经营动态,及时催促该归档的资料一定要归档;五是严格奖惩,对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续,追究有关人员的责任。 3.整合档案资源,加强综合管理。一是提高档案室的级别,配备专职的科级以上干部去管理档案工作;二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室,统一规划到档案室管理;三是重新建声像档案,把宣传科录、照相工作划归档案室。 4.加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析,不符合档案存放标准的,向上级主管部门汇报,尽快统一整改;二是提高档案工作人员的待遇,绩效工资与机关科室享受同等待遇,节日加班与一线生产人员享受同等待遇,技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。 5.电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的,新归档的档案,适用于电子档案的用电子档案的方法归档,不适用于电子档案的用纸质档案归档,以前的旧档案,只建立检索目录电子档案,以尽快实现与档案管理现代化接轨。 6.进一步加强档案队伍建设。加强档案人员的培训工作,不光要提高档案室人员的技术素质,还要提高基层档案人员的技术素质,培训要有针对性,要结合具体的案例,丰富档案管理人员的知识,不光要学习档案知识,还要学习油田开发的其他门类的知识,以提高档案管理人员收集、整理、编目、检索、录入、查找的工作能力;要提高档案管理人员的工作责任心,在档案管理人员的待遇没有按照个人的意愿落实之前,该加班的要加班,节假日要保证有值班人员,保证手机畅通,以解决节假日资料档案查阅的需要。 总之,在新的历史时期,档案工作肩负着服务生产,提高油田企业管理水平的重任,各级领导,全体档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视档案工作.做好档案工作,重新审视档案工作,使档案工作在油田开发生产建设过程中发挥更大的作用。 企业档案管理论文:企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程 根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同,可以把其划分为以下三大阶段: 一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统(mis?的建立,什么是mis,解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同,但有两点内涵是共同的,即其一,管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统,并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始,应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化,运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后,把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理,极大地提高了企业管理的效率。最后,再把计算机技术运用于生产管理,实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①;其二,管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。 现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件;其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。 总之,在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。 二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件。目前,一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理。 第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于,现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。 不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。 三、电子文件阶段 电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月,国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议,会上宋健主任指示:这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日,王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上,在35个企事业单位进行试点,为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日-13日,国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日-20日,在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日,国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见,有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。 关于什么是电子文件,美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb/t17678-1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念,不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40-50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变,至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化,而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异,有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面: 其一,生成环境。机读文件中的关键词是“机读”,即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义:第一,通常指信息从一个存储区读到另一个存储区;第二,从某一形式的记录媒体,如磁带读出信息。⑨可见,复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段,计算机读出的文件不是由计算机制成的,它源于纸质文件的输入。与机读文件不同,电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物,是研究和应用cims的必然结果。 其二,管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法,因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上,它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系,根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。 其三,存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列。 其四,管理者的构成。在机读文件阶段,纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体,而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段,电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体,但文献信息管理者将不再是独立的群体,文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。 综上可见,从机读文件到电子文件概念的发展演变,体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。 需要指出的是:上三个阶段的划分,并不是依次替代关系。由于在任何一个企业,尤其是大型企业或企业集团,在现代信息技术的应用上很难一步到位,所以在企业中,三个阶段,或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说:随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要,将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查,在1998年,500家国有工业企业中已有88%的企业采用了计算机进行信息处理,50?2%企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。 企业档案管理论文:谈计算机技术在企业现行文件与档案管理中应用的三阶段 企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同,可以把其划分为以下三大阶段: 一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统(mis?的建立,什么是mis,解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同,但有两点内涵是共同的,即其一,管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统,并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始,应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化,运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后,把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理,极大地提高了企业管理的效率。最后,再把计算机技术运用于生产管理,实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①;其二,管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。 现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件;其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。 总之,在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。 二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件。目前,一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理。 第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于,现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。 不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。 三、电子文件阶段 电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月,国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议,会上宋健主任指示:这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日,王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上,在35个企事业单位进行试点,为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日-13日,国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日-20日,在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日,国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见,有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。 关于什么是电子文件,美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb/t17678-1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念,不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。 机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40-50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变,至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化,而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异,有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面: 其一,生成环境。机读文件中的关键词是“机读”,即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义:第一,通常指信息从一个存储区读到另一个存储区;第二,从某一形式的记录媒体,如磁带读出信息。⑨可见,复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段,计算机读出的文件不是由计算机制成的,它源于纸质文件的输入。与机读文件不同,电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物,是研究和应用cims的必然结果。 其二,管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法,因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上,它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系,根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。 其三,存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列。 其四,管理者的构成。在机读文件阶段,纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体,而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段,电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体,但文献信息管理者将不再是独立的群体,文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。 综上可见,从机读文件到电子文件概念的发展演变,体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。 需要指出的是:上三个阶段的划分,并不是依次替代关系。由于在任何一个企业,尤其是大型企业或企业集团,在现代信息技术的应用上很难一步到位,所以在企业中,三个阶段,或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说:随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要,将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查,在1998年,500家国有工业企业中已有88%的企业采用了计算机进行信息处理,50?2%企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。⑩显然,电子文件阶段将是21世纪现代企业文献信息管理的发展方向与必然趋势。笔者将另作文阐述企业电子文件管理系统运作的有关问题。 企业档案管理论文:浅析规范企业档案管理来促进企业持续发展 档案管理工作是企业管理的重要部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护企业持续发展,还原企业历史发展的一项重要工作。科学规范的档案管理是衡量企业业绩与管理水平的重要尺度。作为一名从事档案管理的工作人员,笔者感到: 一、只有规范企业档案管理,才能促进企业持续发展 随着企业的发展,规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了,即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果,为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。衡量一个企业档案管理工作规范与否笔者以为主要体现在以下几个方面:一是档案管理是否与企业发展相匹配;二是企业档案管理是否有规可循;三是企业档案收集是否完整;四是企业档案管理的利用是否富有成效。 企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的,也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广,管理工作繁琐,不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点:一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识,财力、人力投入不足;二是档案收集不规范,有的企业在档案收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范,特别是在立卷过程中,有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象,给规范档案管理工作带来消极影响,给决策者提供不完备的信息,这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化,才能为企业决策者提供强有力的决策依据,才能为企业持续发展提供强有力的保障。 二、企业档案的规范化管理必须做到以下几点 1.要依据国家的档案法规,建立起企业档案科学、合理的收集、整理、立卷和科学归档制度并在企业内建立完善的企业档案管理网络,制定专业档案人员的岗位职责,实行档案管理与各项管理工作同步进行,即在企业验收各项管理工作的同时,验收档案管理工作。 2.现在大部分企业都配有专职的档案管理人员,这就要求企业管理者在配备档案管理人员时,一定要配备有高度事业心、责任感的员工担当,档案管理者一定要不断提高自身专业水平,大力开发档案管理信息资源,为企业持续发展做出应有的贡献。 3.企业档案管理者要根据企业发展情况开发和利用档案信息,编制多种检索工具,使企业档案工作的价值得以实现。企业领导也要对档案管理工作给予重视,要加大投入,采用先进的科学技术,配置现代的管理设备,适应企业发展要求,逐步实现档案管理现代化。 总之,只有加强企业档案管理规范化,解决企业档案管理中存在的问题,不断提高档案管理水平,才能适应企业持续发展的需要。 企业档案管理论文:关于企业人事档案管理的问题和对策 企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料,是企业发展和职工活动的真实记录,是国家档案的重要组成部分。因此,管理好企业的人事档案具有,具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前,四平市的部分企业没有建立规范的职工档案,职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家,由于多种原因,近一半的企业没有建立人事档案,新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定,因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受;还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因:一是企业在招用职工时,没有立即为其建立档案,故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡(镇)企业改制后,不与职工签定劳动合同,对辞退的老职工也没有终止或解除合同,致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱,造成职工档案遗漏遗失严重。 一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题 (一)档案管理人员专业素质不高。目前,在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,熟悉人事档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 (二)档案管理不够规范。目前,在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题,主要表现在:第一,档号不规范;第二,案卷标题不规范;第三是大部分案卷缺少卷内目录;第四是组卷混乱现象比较严重。 (三)现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理,部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案,企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工管理带来诸多麻烦,不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后,没有了上级主管部门,企业对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案,因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的,扣押职工档案,使调离的职工办不成调动手续,造成人走多年,档案还在原单位的情况。这些问题的出现,影响了职工档案管理的规范和安全,同时也侵害了职工的个人利益。 (四)档案保管条件太差,影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差,越管越少的现象。 三、职工档案规范化管理的有效措施 (一)建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。 (二)加强企业职工档案管理,实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。 大中专院校、技工学校毕业生毕业后,其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后,劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况,逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。 (三)对于职工流动的档案管理。笔者认为,档案的移交保管方式有二种:一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的,若新单位具有档案管理条件的,可以把档案移交到新的单位管理,也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后,又重新就业的,若新单位没有档案管理条件,则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。 严禁涂改或遗漏遗失档案。企业或劳动人事服务中心档案室,当发生涂改或遗漏遗失档案资料时,要及时报告当地档案行政管理部门或上级主管部门,应及时采取补救措施,到有关部门补办有关资料,并追究有关部门或当事人的责任。 (四)依法治档,加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。 企业档案管理论文:我国企业档案管理的信息化建设探讨 1.前言 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求,是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重,是实现档案工作规范化、标准化的重要基础,是做好档案工作的关键。 2.我国企业档案管理信息化建设的现状 2.1档案管理信息化建设的发展概况 20 世纪90 年代中期以来,中国企业的信息化进程不断加快,各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化(oa)系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少,取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现,没有及时应对,结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。 2.2档案管理信息化模式实效不高 一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮,也开始积极行动起来,他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存,另一方面对实体档案进行数字化处理。然后,借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是,不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设,缺乏先进的思想理念作为指导,对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识,重藏轻用,重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用,结果导致档案信息化建设效益低下。 2.3档案管理信息化标准、规范工作不足 早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式,然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后,才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善,这制约了企业档案信息工作的进程。 2.4档案信息管理人员的素质有待提高 档案信息电子化就需要现代化的人才,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术,不能只满足于计算机简单操作。 2.5企业归档方式的现状 2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定:公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序;收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程,但是随着政务信息化建设步伐的加快,电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实,如果运用网上办公,一个文件可同时发送多个主送单位,一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样,《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化,公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序,发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作,必将由单一的归档方式向多样化转变。 3.加强企业档案管理的信息化建设 3.1加强企业档案管理信息化的益处 1.大多数基层档案室,计算机的应用单一,有的仅用于档案目录的录入或文件打字,利用效率低,造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能,提高利用率。 2.档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案,缩短了二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。 3.档案信息化,是一次投入,多次产出的,这样改变了信息加工受经费限制的局面。 4.档案信息化,信息成果可进行多份拷贝,这样就拓宽了服务范围,扩大了社会影响。 5.档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。 3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设 针对企业传统档案管理问题现状,企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式,随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式,企业应建立担纲管理的信息化模式,从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。 3.3实现传统档案的电子化和信息化 企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化,实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案,通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工,从而建立了电子化的档案形式,方便人们的使用。 3.4实现企业信息档案的网络化 企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台,实现企业传统档案的网络化和共享化,提高企业档案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库,即企业档案库,通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式,其共享性和服务性较差,难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案,提供电子档案的管理和共享模式,从更大程度上减少了电子档案的重复建设,从而建立高效的企业档案管理模式。 3.5要树立文档一体化意识 我们认为文档一体化的实质是:把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起,加强对文本管理的超前控制,使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头,搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作,文书工作人员由于直接参与公文的收发,比较完整地把握工作流程,对于文件的历史与现实价值有深刻认识,文书工作人员必须具有较强的档案意识,每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务,更要站在对历史负责的高度,按文档一体化的要求,强化文书工作即档案工作的理念,在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导,使其明确归档范围。 4. 加强档案管理体制的创新 4.1档案管理机制创新主要在于精简 任何企业,精干是必然趋势,企业档案管理也要跟上企业管理的脚步,档案管理的方法要创新,要扩大档案工作的外延,深化档案工作内涵,将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合,形成资源共享,使档案管理成为一个集团化的信息综合体,这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。 4.2档案管理的机制创新的关键是高效 企业就是要创利润,无论经济体制改革、转换机制,都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的,从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换,提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。 5.结语 总之,为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础,以档案信息资源开发为中心,以提高档案利用率为目的,把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局,把网络技术应用于档案信息管理工作中,为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。 企业档案管理论文:论企业档案管理的信息化发展 1、档案概述 档案是载体与文字、图表、信息、声像等内容的结合物,是人类活动中形成的保存备查的历史记录,是人类知识和智慧的结晶,是人们通过长期的实践活动不断积累完善的产物,其对后来的各种实践活动有着积极的借鉴和指导作用。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。传统档案工作在企业只是记载历史,无法促进企业工作更有效益,但过去的档案受传统技术的束缚,致使档案的本意无法实现。在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务,这才符合信息时代的档案工作。 在企业实现计算机全程管理后,在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案),适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。由于电子化、信息化手段的应用,档案资料收集管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。现档案资料大都可以进行数字化处理,以磁盘、光盘、磁带存贮,经档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”,这样能有效地解决传统档案管理中存在的安全性及保存空间效大的问题。 2、档案管理特点 企业档案资料的来源分很多类:技术、人事、财务、管理等,需要大量人力物力去收集、整理分类。这既耗费大量的时间也需要大量的专业人才。随着信息时代的网络发展,档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化。企业档案材料可以由拟稿者直接分好类后写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,形成后存贮到办公信息中,由档案人员、技术人员所共享,使企业员工可以快速掌握知识,具备更强的工作能力。企业档案信息化建设的目标,应建设一个档案信息资源丰富,现代化水平较高的档案管理体系,形成包括企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统,促使企业工作质量和效率水平得到提高,进而取得利润。在信息时代计算机管理过程中企业的档案分类应更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面的状况,不同的用户可以根据不同的需要,运用办公自动化系统对电子档案进行自由组合分类,这使分类将更详细、更科学、更规范。 传统的企业档案一般在重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收时对其档案进行监督、指导和接收,这使得档案得不到及时地、实时地应用,等整理完毕后,档案已成为历史,这样就显得有些滞后了。在信息时代的电子环境中,档案就是知识资源,应与设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收等各个环节的工作相联系,同步进行,规范化处理知识资源,并且创新,而企业内外的知识与信息、决策方法大都是在企业档案知识与信息中,必须提高信息密度和传递速度,将档案数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,让决策者们及时地得到它们,为企业经济技术决策提供可靠的依据,那么决策的质量就可以保障,效率也有了提高。 3、档案管理“双轨制” 档案的原始记录一方面表现在档案的内容上,另一面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔签名等,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。但在信息时代,由于电子档案的使用,企业文件很难做到绝对保密,使得一些别有用心的人对电子档案进行篡改。在现在技术条件下,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照。企业档案部门所管理的电子档案还可采用以下方法来保证档案的真实性、原始性:(1)应当是电子文件的原件与复制件,归档的电子档案还应当区别出原件与复印件,档案部门就当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档,以维持电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。(2)通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效益。 因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。信息化时代的档案工作,应以快速方便查阅满足利用者对档案信息的使用,企业的档案部门可在企业内部设局域网,以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息,满足企业内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求,最大限度实现档案信息共享,经过系统内部对档案信息的准确处理和加工,档案人员根据企业员工权限在网上提供实时供阅服务,工作效率得到很大的提高,做到了准确快捷,使档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用,促进了企业的生产经营活动及科研活动。而且通过用户与档案信息的频繁使用,其档案意识会不断增强,会充分认可档案人员的劳动,档案的信息化发展会得到企业的不断支持。 4、档案管理的“反馈” 在档案管理中,要积极注重“反馈”,反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。为了更深深层次开发档案信息。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如,企业产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等,这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键,也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上,企业进行自我调节,评判产品,检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等,这对企业的发展起着至关重要的作用。 档案工作是涉及到社会各个领域的基础性工作,也是提供知识服务、满足现实工作中信息资源的保障。飞速发展的科学技术越来越多地应用于档案管理之中,采用信息技术不仅是提高档案管理工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势。自动化、数字化、网络化是现代企业档案工作的发展方向,其档案信息量也日益剧增,面对浩如烟海的企业信息资源,必须通过现代化手段快速获得所需企业档案资料,以应付复杂多变的局面。档案部门不能只按照自身的理解、思维和认识去收集、整理、保管档案和提供利用,必须以利用者满意为目标、以利用者的需要为原则来审视档案管理的全过程,转变服务意识,改变服务方式,以利用者为中心,借助现代信息化技术,为利用者提供智能化服务,满足利用者的个性化需求。因而企业档案工作就必须向信息化、电子化、数字化、网络化的方向发展,以跟上时代和技术进步的步伐,以提高档案管理工作效率。 企业档案管理论文:浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略 摘 要:电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位,而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节,它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。本文着重从电力企业档案管理的重要性、存在的主要问题以及解决措施加以简单阐述。 关键词:电力企业 档案管理 重要性 存在问题 解决措施 随着社会的发展、科技的进步,社会的各个领域都在不同程度的发生着变化。就拿电力行业来说,随着电力体制改革和企业结构的不断调整,电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的,档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此,如何高效的管理和利用宝贵的档案资源,使之更好地为电力工业服务,已经成为电力档案工作的核心任务。 一、电力企业档案管理的重要性 电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位,而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节,它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程,而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息,进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础,扎住机遇,加快建设和完善电力企业的档案管理工作,使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制,保证电力企业经济的快速发展。 二、我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题 1、电力企业的档案管理得不到高层应有的重视 很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位,认为它只是文字类的工作,和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正式由于高层领导的不重视,导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少,出现档案室设施不全,保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。 2、电力企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责 很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的,对档案管理工作也是相当的陌生,认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放,根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外,相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门,往往合并在其他部门之下,例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存,而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来,不仅不能推动企业经济的发展,还会在一定程度上增加企业的经营成本。 3、电力企业档案管理的理论研究滞后 在新形势下,电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看,关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的,没有取得什么显著的研究成果。因此,电力企业需要投入更多的人力、物力,专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢?1)电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2)电力企业在产权变更后档案的流向问题。3)国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4)电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的,它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索,逐步解决。 4、电力企业的档案管理的信息化建设滞后 信息化是档案管理工作的最终发展方向,也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看,档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。 其滞后性主要体现在2点。1)管理档案的计算机配置相当落后,软件、硬件设备都亟待更新。2)电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。 那么导致其发展滞后的原因主要有哪些呢?1)个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性,更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中,这样就导致了对档案信息化的人力、物力投入不足,发展滞后。2)企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的,所以在多数企业中,关于档案信息化的制度和标准还不够健全,缺乏具体可行的措施和依据。3)电力企业虽然配备了档案数字化设施,但是由于种种原因的限制,导致其硬件设备使用率低,数字的录入量非常有限。4)没有充分的开发利用档案信息资源。例如,有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化,实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用,不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。5)电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才,这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。 三、强化电力企业档案管理的措施 1、严格规范电力企业的档案管理制度 电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行,不宜盲目。比较常见的法规有:《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目(工程)档案验收办法》等等。 2、争取企业领导的重视 其实,电力企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的,但在实际工作的开展中,往往事与愿违,达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此,我们要想将电力企业的档案管理工作做好,就必须说服企业领导,让他们能真正的意识到档案管理的重要性,进而支持我们的档案管理工作。 3、提高档案管理人员的业务素质 在新形势下,要想将电力企业的档案管理工作做好,就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训,不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性,提高其工作能力。那么我们具体应该怎样做来提高档案工作人员的素质呢?其中岗位培训是提高其素质的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异,不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式,它可以将培训和实际操作结合起来,是受训人员更能较快的掌握。另外,加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才,改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理,年龄结构老化的状况。最后,还可以通过加强业务研究,来积极探索新的档案管理方法,以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。 4、进一步加强档案的信息化建设 随着计算机和信息技术的迅速发展,我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念,来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展,我们还是要尽量争取企业高层领导的支持,使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义,进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然,不同电力企业的档案管理信息化进程可以是不一样的,要具体问题具体分析。例如,对于那些经济效益好,现代化管理水平高的电力企业,要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业,我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。 5、要切实做好电力企业档案的安全防护工作 电力企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定,投入资金,配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案,我们要采取更为严密的安全措施,进行重点防护。此外,我们要尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。
人事档案管理论文:现代人事档案管理诚信问题研究 摘要:现代人事档案管理中的诚信问题比较突出,反映在人事档案造假严重,内容陈旧单一、信息量不足,人事档案内容失真、鉴定把关不严,多重政治、轻业务等四方面,基于此,应加大宣传档案法规的力度,提高广大人民的档案法制意识,做好收集工作并把好源头和鉴定关,从制度上防范假文凭,要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质杜绝人事档案中的造假行为,树立诚信的人事档案管理意识。 关键词:人事档案;管理;诚信 在社会发展的各时期,人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料,长期以来倍受人们的重视。但在现阶段,随着市场经济的席卷,人员流动的增加,各方面对人事档案的重视不够,因而在不同程度上存在许多问题,在诸多问题中,尤以诚信问题突出。所谓诚信,简而言之就是诚实、讲信用,是规范社会道德和职业道德的重要准则。诚信是档案的灵魂,是一份材料之所以以档案形式存在的价值体现。诚信是人事档案管理活动正常开展的观念基础,是充分发挥人事档案作用的精神铺垫。古语云,人无信不立。离开诚信,整个社会都将失去生存的基础。因此,讲诚信必然成为人事档案管理中重要的工作准则。 1 现代人事档案管理中的诚信问题分析 随着近几年来政治经济体制改革的推进,企事业单位产权制度改革的实施,干部人事制度改革的深化,流动人员的大幅度增加,社会不良风气等均对人事档案管理带来了一定的冲击,加之人事档案管理体制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及时跟上等,导致了当前人事档案造假严重,诚信度低下。 1.1人事档案造假严重 据济南档案信息网公布,从网上点击人事档案造假,有9 400条信息,点假人事档案,有2 800条信息,点击文凭打假,有45 200条信息,点击人事档案打假,有976条信息。可见人事档案造假多么严重,打假的形势是多么严峻。出现档案造假的原因也是有多种情况的。其中,最主要的原因有如下几点:第一,从人事档案当事人来分析,受个人利益驱动是导致档案造假问题发生的最主要、最直接的原因[1];第二,、从人事部门分析,主要是因为有的人事部门的管理人员责任心不强,工作疏忽,管理不严,导致档案丢失重填;第三,从社会大环境来看,人们的人事档案观念也有了转变,有的单位为了引进人才,可以实行“三不要”。一可以不要人事档案,二可不要人事关系,三可不要组织关系。引进的人才,在原单位不放的情况下,可以采取重新建档的新政策。重建的人事档案主要由其本人回忆或参考一些证件填写,这样形成的人事档案的真实性值得怀疑。 1.2人事档案内容陈旧单一,信息量不足 人事档案是人的“说明书”,应能全面、详细地反映一个人各方面的情况,做到“阅卷如见人”或“档若其人”。而现实情况是,许多人人事档案内容涉及个人政治思想品德、家庭历史及社会关系等方面的东西较多、术语性的东西较多,在对人进行评价时,形式雷同,格调一致,空洞的语言比较多,如在评价优点时反复使用的是“学习认真”、“工作态度较好”一些笼统概括的话。在评价缺点时,则用“进取心不强”、“表现一般”等词语一笔带过,详细、具体的评价则很少,缺乏定量与定性的综合性评价语句。 1.3人事档案内容失真,鉴定把关不严 真实性是人事档案的生命,是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提,内容失真的材料会误导人事工作,造成严重的后果。然而,目前一些单位的人事部门在审查材料时,把关不严,甚至有的根本不检查,使一些虚假材料顺利地进入个人档案。如个人年龄越填越小,参加工作时间越填越早,学历越填越高等。有的单位的职工调出时,突击办理录干、提干、职称评审等,原单位领导有的也是极为不负责任,经常来个“顺水人情”,认为反正人已调出,与本单位没什么关系了,何不做个“老好人”呢,使本来非常严肃的事情,带有了许多随意性色彩,从而使人事档案的真实性无从保证。另外,由于大专院校的毕业生分配制度的改革,造成了毕业生就业单位的不确定性及变动的频繁,也给人事档案管理带来了许多困难,有的学校或单位图省事,不按正规渠道进行档案的转递,而让毕业生自揣档案,造成档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。部分档案管理人员政治觉悟低,对工作没有认真负责的态度,造成许多虚假档案进入人事档案。 1.4人事档案多重政治,轻业务 人事档案在反映一个人的情况都是注重业务和政治两方面。但传统的人事档案反映政治方面、家庭历史和社会关系方面的东西较多,而能动态反映某人情况的信息,如人员的身份认定、出境出国情况、合同项目转让、发明专利项目、业绩考核、职称评定、各类荣誉称号、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事协议、养老金、失业金的缴纳等情况,则少之又少[2]。 2人事档案坚持城信管理的对策 2.1加大档案法规的宣传力度,提高广大人民的档案法制意识 要加大对《档案法》的宣传力度,通过宣传教育,进一步增强公民的法制观念,提高政治觉悟,认清制假危害[3]。另外,还必须加大《档案法》的监督和执法力度,要告诫、引导广大干部职工人人都要具备档案意识,要本着对历史负责、对自己负责的态度,严肃认真地记载自己的每一张履历,要加重对涂改、伪造档案行为的制裁。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为,不管是什么人,都要本着法律面前人人平等的原则,要毫不犹豫地绳之以法,予以坚决打击。我们必须树立这样一种观念,即不管是什么情况,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度,并认真贯彻执行,才能有效地避免虚假档案的产生。 2.2做好收集工作并把好源头和鉴定关 做好人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,因此,要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可[4]。这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把“三关”。一是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要亲自进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断问题文件材料的源头。二是严把人事档案材料的转入关,各部门平时在积累文件、材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别。三是严把人事档案转递关。在人事调动时,档案人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类、编号、装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案[5]。 2.3从制度上防范假文凭 从源头抓起,要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象,国家各级各类学校、教育培训主管部门要采取有力的措施,严格执行教育部门学籍管理规定,把好入学关。在日常的教学管理过程中,对那些需要继续学习深造的干部和企业管理人员,单独设立学籍档案,实施教学质量的全过程重点监控,帮助和督促他们保质保量的完成学业。对于少数不按时上课,不认真完成作业,学习困难,企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生,应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度,从制度上防范假文凭,保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。 2.4要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质 档案工作人员是档案工作的主体,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识,熟悉各个环节的工作,只有这样,才能使档案管理工作有条不紊,更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养,来增强自己的使命感和责任感,通过责任心的加强,提高档案管理的服务质量和服务水平。 人事档案管理论文:浅析医院人事档案管理的现状 【摘要】人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案,是全面地历史地考察和了解一个人的依据,是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此,加强人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料,就显得更为重要。 【关键词】医院; 人事档案管理: 信息管理 1 人事档案管理的现状 人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。 1.1 人事档案管理制度相对落后随着人事制度的 不断改革发展,人才流动,医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。2000年,我院引进了数位高级专业技术人才,在整理人事档案时,发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料,无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事,但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案),他们的原始档案至今没有转到我院,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。 1.2 人事档案管理方式和手段相对落后人事档案 管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。我院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。 2 医院人事档案管理的设想 随着 医 院 规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。 2.1 增强对人事档案管理目的和意义的认识医院 人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。 2.2 加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。 2.3 加强干部人事档案管理,有效利用人才资源 干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。 2.3.1 建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术 人员档案,对专业技术人员的管理,特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业技术成果鉴定书,典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立,为专业技术人员提供了有效的服务,为医院管理提供了准确及时的信息。 2.3.2 实行人事,促进人事档案的社会化开放式 管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物,是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起,我院开始逐步实行大中专毕业生人事,将人事档案托管给人才服务中心,促进了人才流动,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3 建立以人力资源信息为基础的医院信息管理 系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。 2.4 提高档案管理人员的素质新形式下要提高档 案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。 2,5 加强人事档案管理的现代化手段图增加资金 投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。 人事档案管理作为人事管理的一部分,我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定,使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之,平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立,让员工都了解医院的战略规划,认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用,从而提升医院的整体管理水平,增加医院的经济效益和社会效益。 人事档案管理论文:应规范新建单位人事档案管理工作 【摘要】 阐述了新建单位在人事档案交接、管理等环节中存在的诸多弊端,指出加强人员政审、规范环节管理是做好新建单位人事档案管理工作的必要手段。 【关键词】 人事档案 规范管理 素质要求 人事档案管理是一项严肃性、政治性、原则性很强的工作,是一个涉密程度高、保密要求高的工作岗位,要求档案管理人员不仅要有严谨认真的工作态度,更要坚持工作原则、坚守保密纪律,政治素质高、大局意识强,只有这样才能做到规范管理、科学管理,保证人事档案管理工作质量。 1 新建单位人事档案管理不规范的种种表现 一些新建单位在人事档案管理工作中,由于监管不严,在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端,不仅影响了人事档案管理的严肃性,也给实际工作带来了许多不应有的麻烦,具体表现为: 1.1 交接手续不严肃。新建单位人员调入频繁、数量较多,如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强,极易出现他人代交档案,甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象,违背了人事档案管理的严肃性原则。 1.2 信息核实不认真。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封,特别对那些由本人递交上来的档案,有的超过了转递期限,有的材料不完整,有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实,势必影响档案的完整性和正确性。 1.3日常管理不规范。由于是新建单位,人事档案管理人员工作经验不足,方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有,譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上,不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等,这样极易造成失、泄密事件。 1.4 硬件设施不达标。有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视,有的没有设立专门的档案库房,有的没有专职的管理人员,有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有,人事档案与其他行政档案归在一起保存,库房钥匙不是由专人保管,而是人人随手可拿,没有丝毫的保密观念。 1.5管理人员政审不严格 人事档案管理人员没有经过严格政审即走上工作岗位,有的政治素质低,有的保密意识差,有的原则性不强,不该外传的机密外传,不该说的话乱说等等,有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案,弄虚作假,以权谋私。 2 加强新建单位人事档案管理的必要措施 人事档案管理是一项严肃的工作,一旦管理不善,发生失泄密事件,就会损害职工的切身利益,挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作,应从源头入手,抓好环节管理,主要应做好以下几方面的工作: 2.1 做好人员政审工作。这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性,必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。 2.2 搞好人员业务培训。人事档案管理人员应为专职,对于一些合署办公的新建单位,也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前,应进行认真的业务培训,强化保密意识,严肃工作纪律,端正工作态度,能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。 2.3 配好相应的设施设备。新建单位应进行科学规划,在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房,即使条件有限,也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。 2.4 把好交接审核关。人事档案的交接,应严格按照档案管理的要求,由调出单位和调入单位的人事部门工作人员当面交接。档案在交接过程中要做到密封传递、专人经办。对人事档案中的相关信息,经办人员要认真核实,严格审查,发现疑点和偏差,要坚持原则,及时整改,确保档案信息的完整性和准确性。 2.5 抓好日常管理工作。对于人事档案的管理,任何环节都不能马虎。库房禁止非工作人员出入,档案柜要专柜专用,随时上锁。查阅人事档案,如为外单位发展党员政审等需要,需出具单位证明信;如本单位工作需要,需分管领导批准。除非特殊情况,禁止将人事档案带出库房,应就地查阅。查阅人事档案应需要什么内容,查阅什么内容,不得人为扩大查阅范围,更不能将整本人事档案全部查阅。查阅时,人事档案管理人员应在场监督。职工的任免通知书、在职教育证书、入党材料、年度考核表等随机性材料应及时收集,立即归档。在整理人事档案时,不得违反工作纪律,请非人事档案管理人员插手,不能将人事档案带出库房为了避嫌,人事档案负责人的档案应交上级主管部门统一管理,单位负责人的人事档案应按相关规定送交有关部门管理。对于因工作责任心不强、保密意识差发生失、泄密事件,给单位工作造成损失的,对档案管理人员要严肃处理,对利用职务之便弄虚作假的要加倍处罚。 人事档案管理工作看似简单,实则责任重大。特别是新建单位,更应从源头抓起,规范管理。只有这样,才能堵塞漏洞,避免偏差,才能更好地服务于职工,方便于工作。 人事档案管理论文:医院人事档案管理存在的问题及其改革思考 摘要:随着国家卫生事业政策,人事管理制度以及医院经济建设改革的不断深入,医院现行的人事档案管理工作模式明显滞后,阻碍着医院的医院经济建设,限制医院各方面工作包括内涵和外延建设。 关键词:人事;档案;管理 当今的医院人事档案管理工作模式已经不能适应现代医院建设发展的需要,其突出表现在以下几方面。 一、日前医院人事档案管理模式的问题 (一)管理思想陈旧,管理体制滞后 现在的医院人事档案管理工作模式:从微观方面看,日常进行的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节不能环环相扣,人事档案工作呈现出非系统性、地域性、非共享性等缺陷。从宏观方面看,封闭的单纯强调保密的观念使得档案信息资源在经济建设和社会发展中的不能更好地发挥作用,人事档案其利用率。医院的人事档案工作管理体制滞后,缺乏激励性、创新性和探索性,不能适应新形势下医院发展建设之需要。 (二)基础设施差,管理手段落后 人事档案档案基础设施差,收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作,无纸化、电子化、网络化的程度不高,电子子化档案的管理经验缺乏,保密程度不高,影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。传统的人事档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成,即存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享,这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件是新生事物,它与计算机技术和通信技术密切相联。它以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动,充分体现出信息利用的价值。电子文件人事档案资料的产生。给人事档案的建设与管理产生新的问题,因其原始性与证据性难以确认以及寿命短、读写系统更换频繁、维护其内容的准确性与机密性的难度大,其具有多媒体集成性以及其组成和结构复杂等给鉴定与保管等出难题。 (三)档案资料编撰宣传少,社会利用效率低 保存人事档案,仅仅是人事档案管理的手段,而不是目的,编撰档案宣传资料,提供给社会阅览,使宝贵的档案资料受益于社会,才是档案管理的目的。医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结晶,但目前对档案资料的应用价值重视不够,对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确,人事档案资料利用领域比较狭小,多数档案仅具保存价值,不能很好地为医院的医、教、研、管服务,不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。 二、转变区院人事档案管理模式的思考 (一)更新管理观念 提高档案管理人员的服务能力积极主动地为医院现代化建设主战场服务,是新时期人事档案管理工作发展的方向。对此就注重强化三个意识。首先,强化档案利用意识。档案的管理不仅是收集、整理、保管,更重要的是如何开发和利用,医院档案室应对现有档案进行归档整理,编写出一些适合利用者查阅的编研材料。其次,强化开放意识,将编研材料整理成册编写出目录,并将一些文件通过计算机整理出专题目录,提高查阅速度。方便阅档。第三,强化服务意识-将被动服务改为主动服务,随时了解工作动向,及时掌握有关需求的信息,使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用,不断提高服务质量,提高工作效率,使档案的利用率得到提高。 (二)健全管理制度 加强医院的人事档案管理首先必须明确档案室的管理职责,医院领导要把人事档案管理工作列入医院办公会议的议事日程,对人事档案管理中存在的问题,要及时研究、及时解决,要明确档案管理人员的工作职责,加强指导和管理,制定一套完整的管理考核制度,并确保各项制度得到落实。加强对档案管理人员的培养,造就一支具有现代化管理水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训的力度,鼓励支持档案管理人员参加学历教育、业务学习和业务培训。通过在职学习、短期培训等方式,有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训,不断提高档案人员的业务素质,医院的专职档案人员应有档案管理专业的技术职称资格。 (三)加强基础设施建设 重视档案的基础设施建设不断改善档案保管条件,要想实现医院档案管理的现代化,就必须满足档案室的办公用房,有相对充足的资金作保障,为档案管理工作提供便利的条件。医院人事档案室应配备扫描仪、数码相机、刻录机、数码录像机等,提高档案信息的基础质量。扩充档案的种类,使医院发生的重大事件,都有文字、照片、录像、多媒体等形式的记录。 (四)推进资源共享 随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展,各种载体形式大量增加,对档案部门产生了极大的冲击和深刻的影响,以电子档案为代表的新型载体档案可能会取代传统形式的纸质档案。这是未来档案工作发展的基本趋向,为适应新形势的发展,提高档案的管理水平,首先要解放思想,更新观念,掌握现代化的专业技术。其次,先进的档案管理软件是实现档案现代化管理必不可少的工具之一应开发一个统一的档案软件,并能和现有的办公,网络相连,实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享,为用户提供服务。同时,也使档案管理的各项工作进一步规范化。另外,档案信息电子化。可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 三、结论 人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录,人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可置疑的证据作用备受重视和信赖,是考察、了解人才的重要手段,是科学使用人才的重要参考依据。就医院人事档案而言,医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动,在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中,增强档案管理意识,更新人事档案管理的服务理念,改进人事档案管理方法,加快人事档案管理工作信息化建设,提高人事档案管理人员素质,对医院合理配置人员、开发人才资源,促进医院快速发展起着重要作用。我们知道,医院人事档案管理的现代化发展,不仅需要人事档案工作者严谨的、科学的工作精神,也需要医院领导、职能部门和广大干部职工的大力支持,只有这样。才能不断开创医院人事档案工作的新局面。总之,提倡人事档案的个性化特征,打破“千人一面”的固定收集模式,尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门,积极对人事档案进行开发、挖掘和利用,使其发挥最大化地利用效力,将是人事档案工作者努力的方向,也是今后医院人事档案改革的主导方向。 人事档案管理论文:浅析完善人事档案管理问题的措施 论文关键词:人事档案管理 问题 措施 论文摘要:改革开放以来,我国企业的人事档案管理发生了很大的变化。本文在分析人事档案存在问题和原因的基础上,提出了几点完善措施。希望本文的研究能为相关领域的发展指引新的方向。 一、人事档案管理存在的问题 随着社会的发展和科学技术的进步,特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入,旧的规章制度条例无法解决新出现的问题,传统的管理方式不能适应新形势发展的需要,企业人事档案的管理出现了一些混乱状况,在不同程度上存在着许多问题,已不能适应现代社会发展的需要,亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有: 1、企业人事档案材料内容质量不高 由于上述原因,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。 2、“弃档”增多 所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案,对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹:“10年前从国企出来,到处瞎折腾,哪有心思管档案的事,想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意,只关心赚钱,档案的事早就抛到脑后了,生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话,让我不管我都不愿意。但它无助于生活,我才懒得理它,没有它,我照样活得很轻松。” 3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势 表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。 二、人事档案管理问题形成的原因 1、收集的对象范围太窄 一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料,而忽视了广大普通职工的材料收集,造成了领导干部的材料多,普通职工的材料少的现象。事实上,人事档案并不是人物档案或名人档案,其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人,而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职,是否出众,都是该单位宝贵的人力资源,有关其个人的材料,都是单位的宝贵财富,人事部门均应根据规定收集齐全。 2、整理不规范 整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作,在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样,对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。 3、企业员工人事档案意识淡薄 有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视,认为人事档案是“身外之物”,可有可无,要用时想到、不用时不要,认为人事档案根本不影响自己的发展,有意无意地就遗弃了档案。中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。 三、企业完善人事档案管理的措施 1、探索区域性人事档案管理中心的管理方法 建设区域性的人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心,并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主,可以指一个县、一个市,也可以指一个省的范围。从整体上看,全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统,它是由众多的子系统组成的,这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案怜理中心。这是一个控制系统,它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制,既必要又可行。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保怜个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,按期交纳一定的保管费用,用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才,也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能,实现服务人才,促进整个社会人才资源的合理配置。 2、完善企业人事档案内容制度 切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。 3、对人事档案工作进行考核评估 结合企业档案工作规范化管理体系,探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系,是形成公平、公正、公开的人才竞争机制,为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起:第一,主管部门定期考核制度,主管人事档案的各级档案局(馆)、人事组织部门等,有义务对企业人事档案的保管进行监督,可以采用定期考核的办法来执行;第二,中介机构测评制度,从长远发展看,人事档案的测评体系将起到越来越大的作用,人事制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高;第三,个人监督制度,就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定,尤其是组织机构的主观评议部分,对于持有异议的部分进行重点核实,对组织和个人双方负责。 人事档案管理论文:我国人事档案管理问题探究 论文关键词:人事档案 管理体制 管理制度 论文摘要:我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题,笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。 一、我国人事档案管理中存在的主要问题 (一)人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命,而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符,如时间方面,出生年月公历、农历填写随意,且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月,每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名,也不加以说明,这给材料的归档造成麻烦,尤其是一些比较常用的名字,如:建平,建红等,更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点,没有缺点,只有成绩,没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的,则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关,及时地发现问题,解决问题,而是任其一错再错,致使人事档案不能如实反映本人的真实情况,给档案的利用带来困难。 (二)人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有,一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因,有两方面:一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了,自己近年来也没有太大的变化,不填也罢。有的人在填写表格时能省则省,履历表中学习简历从高中或大学开始填,家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,他们就紧紧地放在自己身边,认为这样更安全,用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往是身兼数职,于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,导致个人档案中材料内容不全,更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 (三)人事档案管理政出多门 现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期,管理模式基本上是沿袭旧体制,但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理,分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映,它既是束缚人才流动的障碍之一,又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来,随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行,在大中专毕业生学籍档案的管理上,个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因,档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。 (四)人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看,由于人事档案强调保密性,人事档案的利用范围小,利用频率低。按照传统的人事档案管理制度,人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位,利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是,随着社会主义经济体制改革的深入,非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道,而与此同时,随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革,国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”,大中专毕业生要面向市场自主择业,这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等,而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然,传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业,人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率,这是一个具有重大现实意义的问题。 二、改革我国人事档案管理的几点建议 (一)提高档案管理人员素质 人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。 (二)完善人事档案管理制度 人员是基础,制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事,以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度,使档案工作有规可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实,更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》,明确鉴别的内容和归档的要求,对材料进行有效的鉴别,及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》,采取切实有效的措施,减少人为因素的破坏,保障人事档案的安全,延长使用的寿命;遵循《查阅制度》,明确人事档案利用的方式和方法,以保证人事档案的安全性和真实性。重质量,抓管理,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量,切切实实做好管理工作,让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 (三)采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化管理。目前,国外档案管理很多已使用计算机,就是在国内,使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。 (四)建立用人与管档相分离的人事档案管理体制 要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制,按照“人档分离”和集中统一的改革思路,将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来,将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有,成立政府所属的统一的人事档案管理中心,除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外,企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位,在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面,从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费,从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础,逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。 人事档案管理论文:浅议企业人事档案管理 论文关键词:企业人事档案;管理;改进对策 论文摘要:人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分, 为人事工作的决策提供可靠的依据,为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。新时代、新世纪的企业变革使它面临新的挑战和变革,出现各种各样的问题。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的问题,,提出解决人事档案管理工作困境的对策,以使其能更好地为企业发展提供帮助。 人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分,它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来,我国的人事档案管理工作取得了 显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入,近年来人员流动频繁,原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进,充分发挥为经济社会服务的职能,已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。 1 当前企业人事档案管理存在的问题 企业人事档案管理工作在长期的实践中,积累了丰富的经验,形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为: 1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。 目前,我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行,这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一,仅限于本机构人员,同时这种模式也方便查找和利用,涉及面比较窄,也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理,以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。 1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。 随着市场经济体制的建立,人们的思想观念发生了重大改变,企业在招聘使用员工的时候,更多地看重个人的能力,企业对员工的约束主要是靠合同、协议,而不是人事档案。员工如履行了合同、协议,即可自由流动,选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争,出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况,而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况,于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快,使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能,因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。 1.3 企业人事档案的内容不够完备。 现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”,人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来,要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力,达到最佳的经济效益作为目标,这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别,所以企业的人事档案除目前的基本内容以外,还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时,通过调整企业人事档案的内容构成,才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系,而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。 1.4 档案管理人员素质薄弱 由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够。专职档案管理人员被裁减,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁,因业务素质不高,难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大,员工数量不断增多,档案数量也与日俱增,档案管理难度增大,有关的管理措施未跟上。 1.5 档案利用价值不高 由于档案材料的不完善,不能客观地反映本人的全貌,使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核,轻视人事档案记录,人为地造成了人员与其档案的两者分离,这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。 2 适应现代企业发展要求,改进人事档案管理工作的对策 2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度 在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 2.2 建立科学的人事档案分类系统,充实档案内容 人事档案的内容大同小异,它们之间虽存在着许多共性,但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同,在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求,专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载,中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的,如有的内容可以进入公共信息体系,有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况,我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度,对档案的功能进行重新定位,增加反映个人个性特点和专业能力的资料,使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求,提高人事档案的利用效率,提高人事档案的价值。 2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程 人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化,又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化,最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统,实现人事档案的计算机管理。 2.4 引进高素质人才,加强人员培训,提高人员素质 人才是企业前进、发展的动力,对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代,在现代化程度不断提高的今天,引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时,企业也应注重对现有档案人员的培训,使其适应新形势下的新要求,从而全面提高企业档案管理人员的素质。 2.5 增强服务意识,积极主动的提供利用 人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,增强服务意识,积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理,促进企业人力资源管理,是企业知识管理的基础。 2.6 建立人事档案的网络化管理模式,增强人事档案的信息服务 功能档案管理要与时俱进,就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样,既可以提高效率,也可以降低社会管理的成本。 人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一,其改革已经提上了日程,在这一改变过程中, 改变旧有模式,建立新型管理系统,借助现代化的技术与观念,全面开发信息资源,充分有效地利用人事档案的价值,从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。 人事档案管理论文:医院流动人员人事档案管理的现状及对策 关键词:医院流动人员;人事档案管理;现状 1 医院流动人员人事档案管理出现的新问题 根据十余年医院人事档案管理的实践,笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。 1.1 档案移交不及时 已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案,有些没有及时移交当地人才服务中心,有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案,造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。 1.2“弃档”现象较严重 一是人事档案作用逐步淡化,医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。 二是人才流动日益频繁,有的人受利益的驱动,不顾组织是否同意,一走了之,新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。 三是人事费普遍过高,也是导致“弃档”的原因。 1.3 档案管理不规范 有的单位对档案的作用缺乏足够的认识,用人不规范,考核、档案工资晋升、评定机制不健全,不注意平时材料的形成,导致档案材料缺失,给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。 1.4 人事缺少特色服务 目前大部分地方人事还处在单一服务阶段,在很多业务领域里还是空白,缺少个性化、专业化的服务,无法满足社会和个人的发展需要。 1.5 档案管理队伍建设有待加强 档案管理人员业务培训机制尚未健全,部分单位档案管理人员变化较大,对人事档案管理业务不熟悉,有待加大对档案管理人员的培训力度。 2 加强医院流动人员人事档案管理的对策 为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性,促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性,应该加强对其的管理,认真做到以下几点。 2.1 加大宣传教育的力度,营造人事档案规范化管理氛围要加强领导,广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定,提高档案管理人员整体素质,建立档案管理人员业务培训机制,定期对档案管理人员进行业务培训,努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。 2.2 完善流动人员人事档案管理政策法规 一是对过去不合时宜,制约人事档案管理方面的政策加以完善,建立全国统一的法律法规,杜绝各地区各部门各自为政的现象,以适应我国经济社会的发展需要。 二是加强对企事业单位人事档案管理的力度,规范对人才中介机构的管理,不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务,促进我国人才中介机构的健康发展。 2.3 创新人事服务形式 要不断丰富人事档案的内容,提高人事档案的使用价值,经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求,树立人事档案利用的“受众”意识,变过去“守摊式”服务为“开发式”服务,重视研究人事档案用户的多方位需求,有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构,要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门,认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作,通过档案管理机构的规范化管理,促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。 2.4 明确职责,理顺关系 组织人事部门和劳动部门要本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调,明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》,企业专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理,并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制,由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能,应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。 人事档案管理论文:气象系统人事档案管理工作研究 【摘要】随着气象在经济社会发展中地位的不断提高和气象服务领域的不断拓展,旧的气象人事档案管理模式和方法已经不能适应发展要求。提高档案管理水平,丰富档案服务内容,进一步提高气象部门人事档案工作水平成为一个重要的课题。因此,我们有必要依据科学发展观的理论,探索和研究新形势下气象系统人事档案工作面临的问题,使我们的人事档案事业得到全面、协调、可持续的发展。 【关键词】干部人事档案 制度建设 信息化 人事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。干部人事制度改革的深化、干部工作的规范化、人员管理的法制化,为人事档案管理工作带来新的挑战,如何提高人事档案管理工作水平,更快更好地发挥人事档案的作用,是当前人事档案管理工作的一个重要课题。笔者仅从目前人事档案对人才选拔的作用、档案管理的现状、改进措施等方面加以阐述。 1 人事档案对气象系统选人用人具有三个有利于 1.1 有利于气象系统最大限度的发掘利用人才 选拔使用干部,关键是知人善任。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映,利用人事档案有助于动态分析单位人员的综合情况,从而预测其发展潜力,及时发现新人,避免压制人才,埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分,凡有利于气象事业发展的都是有用人才,只是类型不同,作用各异。依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬其长,避其短,司其职,用其智,最大限度地发挥人才效力。 1.2 有利于促进气象系统内人力资源的合理配置 利用人事档案能够进一步了解局内同志的相关信息,从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在气象系统内进行合理的配置,因事而择人,用人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才积压和用非所学的现象产生,为气象事业的发展迅速地配置人力资源。 1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化 影响气象局人力资源需求的因素主要来自于组织内部,有效的人事档案管理对分析局内人力资源状况是否适应气象事业的变革与发展的要求,是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用;脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。 2 目前人事档案中存在的主要问题 2.1 观念陈旧,对人事档案管理重要性的认识不足 长期以来,如何对待人事档案管理工作,一些单位不同程度地存在着既重视又忽视的现象。人事档案管理设施老化,长期得不到改善;经费投入不足,信息化、电子化进展慢;人员素质尤其是专业素质缺乏培训提高;单位领导关心少、帮助检查少,人事档案管理部门和人员缺乏应有的活力和动力。 2.2 档案材料内容不完整,手续不完备 干部人事档案中缺少中组部1988版和1999版的干部履历表、“三龄一历”表,1997年以后的年度考核表不齐全,专业技术人员的职称聘任材料、干部职务晋升材料和工资审批材料缺失,极少档案中没有党员的入党志愿书,干部任职手续不完备,缺少干部任前考察材料、干部任免审批表。分析其中原因,主要有以下几个方面:一是多数干部自身忽视各类表格的重要性,没有严格按照要求和规定进行填写并上报;二是人事档案管理人员管理缺位,没有按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》及时催交归档,造成档案材料的缺失;三是组织人事部门在考察和提拔干部的过程中,没有严格按照中组部干部考察任免程序进行,造成干部任免手续材料不完备。 2.3 档案信息化程度低,管理水平有待提高 目前,人事档案正朝着从文本档案到电子档案过渡的阶段, 有硬件不足的问题,也有软件跟不上、计算机技术没有广泛运用的问题,还存在档案管理人员缺乏培训,不能熟练掌握运用电子化管理的问题。总的来看,在人事档案电子信息化管理工作中,不易操作、信息处理慢、标准不统一、管理水平不高的问题还普遍存在。 2.4 利用率较低,档案管理队伍建设急需加强 领导过问人事档案工作少,误认为是人事工作中的一件具体事,有个部门负责人主抓就行了。领导关注的重点是如何确保人事档案资料的完整性和安全,没有充分考虑如何运用信息资源;档案工作人员兼职过多,常常被人事部门其它工作所牵扯,用于人事档案工作的时间有限,使得无法集中精力来搞好档案管理工作,只好将档案资料安全保密存放,分类整理多、统计分析少,把主要的时间和精力都用于收集、整理,对档案利用工作的设想、规划考虑得不够。同时,档案人员业务培训机制尚不健全, 缺乏规范性、计划性和针对性地培训力度。 3 新时期做好气象人事档案工作的几点建议 3.1 抓观念,档案管理工作切实做到“藏用并举” 更新观念是做好干部人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入各科室之中,主动了解情况,收集档案资料,并要求员工如实填写干部履历表,客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料,积极主动地为气象局人力资源管理提供信息服务。 3.2 强领导,提高认识档案的重要性认识 领导重视是做好人事档案工作的保证。气象系统领导干部要重视人事档案工作,一是要从人员配置上保证专职专用,并落实政治经济待遇,保证管档人员安心工作,尽职尽责;二是从经费上保证投入,凡是工作需要的经费,都给予支持,保证硬件设施符合达标要求;三是定期或不定期的过问和研究干部人事档案工作,切实帮助解决工作中遇到的困难和问题,为干部人事档案目标管理工作的顺利开展提供了有力的保证。建议上级部门采取“以会代训”、“以干代训”、“知识问答”等多种灵活形式,不断提高气象系统干部档案工作者的政治素质、专业素质和实际操作能力,同时注重选拔和培养干部人事档案工作专业人员,着力打造一支作风硬、业务强的干部人事档案工作队伍。 3.3 抓管理,健全完善各项制度 档案工作既要靠管理人员的素质,又要靠制度。在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 3.4 重科技,加快档案工作信息化建设 信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,因此,要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化管理。一是从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发,开发电子档案,建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理,使干部档案数据化、信息化。可以利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将人事档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,也方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用;二是为适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,提高人事档案工作效率。同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。 3.5 抓队伍,提高档案管理人员的综合素质 人才是事业的基础,做好新形势下的人事档案管理工作,必须有一支综合素质和业务水平过硬的人事档案工作队伍。要抓好队伍建设,首先要坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。;其次要严格挑选档案人员。注重选拔淡薄名利、忠于职守、踏实工作、事业心强、守纪律、守机密,具有吃苦耐劳精神、较高的政治素养、较强的服务意识及一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作,还要根据形势的需要,选配比较年轻、学历层次比较高并能熟练运用计算机的人员;三是要加大档案管理人员的继续教育、培训力度。定期组织培训业务知识,使员工了解管理档案的重要性,增强责任心,通过举办专题培训班、在职自学、开展研讨等方式提高档案专业人员的业务素质。 4 小结 人事档案管理工作是一项具有长期性、复杂性的工作,只有从档案管理过程中不断总结、健全机制,并将总结经验反复运用到整理的实践中,才能获取档案管理最有效地方法,确保干部人事档案反映干部情况的全面性、真实性和权威性,为干部选拔、人事管理等工作提供决策支持。
医院档案管理论文:浅析医院医疗设备档案管理 【摘要】 医院设备的现代化程度的重要标志,是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素,是不断提高医学科学技术水平的基本条件。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展,起着决定性的作用。因此,做好设备管理已成为医院管理的重要标志,而设备档案管理是设备管理的基础环节。 【关键词】 设备管理 重要性 档案管理 医院作为救死扶伤的地方,医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用,是不断提高医学科学技术水平的基本条件,此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节,却常被各医院设备管理领导者所忽视,其管理水平的好坏,将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益,首先应认识到档案管理的重要性,并将工作落实到实处,发挥其应有的作用[1]。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流,以达到相互促进的目的。 1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括:设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料(如:运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证)等。如何管好用好医院医疗设备,提高设备的使用率,减少设备的故障率,则必须建立较全面的设备技术档案,并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作,在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料,根据其维修记录,对经常出现故障的设备进行预防性维修,利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程,从而,减少了维修费用,缩短维修工时,有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料,主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据,此时,设备档案显得尤为重要。 2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室,强化各级管理人员的制度意识,使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作,实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查,将检查结果纳入科室每月的综合质量考核,上报院办公室及拟报整改措施,与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理,设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料,将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签,每半年对全院设备进行一次清查,对万元以上设备每月进行使用效率分析,将收集到信息录入电脑,以便日后查阅,在全院形成一个有效的管理网络。 3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请,可为采购部提供相关参数,参与设备的安装与验收工作,索取相关证件及收集设备资料及时建立档案(如:说明书、随机光盘、图纸等)相关手续齐全后方可验收,科室如需要资料可提供相关复印件,并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度,大型设备分管到人,并将信息录入电脑。 4小结有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义,档案管理人员要热爱本职岗位,要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料,充分发挥其作用,促进医院在两个效益上获得双赢。 医院档案管理论文:浅议如何实现医院档案管理信息化 摘 要:21世纪是科技高速发展的时代,信息技术几乎已经渗透到了社会生活的各个方面。作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门,在此新形势面前,必然要面临一场划时代的变革。档案管理信息化将成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一,现针对目前医院档案管理信息化的必要性、优势及内容进行分析,并提出了实现医院档案管理信息化的建议。 关键词:医院档案管理;信息化;优势;内容 1实现医院档案管理信息化的必要性 1.1飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大,传统的档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战,各级医院只有顺应时势,加快档案信息化建设,尽快实现档案管理现代化,进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。 1.2实现医院档案管理信息化是解决自身存在问题,提升管理水平的根本途径。近年来,各级医院在实现档案管理信息化方面虽然做了一些工作,但总体来看,现代化程度仍不高,有些单位还比较落后,主要是管理意识,设备和技术方法比较落后,档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法,就是不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的技术设备,从手工劳动中解脱出来,提高工作效率,完全实现管理现代化,从根本上提高档案的管理利用水平。 1.3实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才,而只有详实全面地掌握人事档案材料,才能合理使用人才,充分发挥人才的作用,确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。 2 医院档案管理信息化的优势 2.1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。医院建设和发展过程中,将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。 2.2档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。 2.3档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围,更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,进一步提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享。 2.4档案信息化使档案的检索和使用更加方便快捷。以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。 这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。在档案的使用上,信息化也让用户感受到了方便。 2.5档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。将档案信息化处理以后,可以提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,同时又保障了档案的安全备份。 3 医院档案实现信息化管理的内容 3.1文书处理过程和归档要实现信息化管理。文书工作是档案管理工作的基础,文书处理过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求,应该把每天收到的文件用计算机登记,按照批办的次序在局域网内传阅,并设定传阅时间和催办时间。发文处理过程也可通过网络进行,大大减少了文书处理部门的工作量,减轻了档案人员的负担。 3.2病历档案要实现信息化管理。随着医学事业的发展,疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展,应将各种手术的名称进行编码输入计算机,运用计算机综合查询分析功能,将各类手术及疗效情况一一列出,通过局域网反馈到各临床科室,使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时,通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室,以便他们能总结经验,找出问题,及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。 3.3人事档案要实现信息化管理。随着社会信息化进程的加快,准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要,根据人事档案的特点,运用现代化手段,建立和完善人事档案信息化管理,从实体管理向网络管理转变,实现人事档案的动态管理,把日常工作中遇到的问题分门别类,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。 4 实现医院档案管理信息化的建议 4.1档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分,但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天,原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导更新观念,提高对档案工作的思想认识,使档案管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来,充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要有领导足够重视和支持,再通过档案人员的学习和努力,实现医院档案管理信息化指日可待。 4.2要实现信息化档案管理,网络设备建设是基础。目前,医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,不仅要方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,扩建成为医院信息中心,并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件,即医院信息中心档案管理网络。这样,不仅可以大大提高办公效率,方便利用者,同时还可以实现档案资料的在线利用。 4.3信息化技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此,档案专业人才的培养也显得日益重要。只有通过不断学习和培训,才能适应信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。 医院档案管理论文:探析医院计算机档案管理工作存在的问题及对策 论文关键词:医院档案 计算机化管理 分析与对策 论文摘要:档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分,在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著,档案信息资源的创新与利用也愈加受到人们的重视。本文主要就医院档案计算机化的现状及存在问题及解决的办法作一尝试性的论述。 1 医院应用计算机进行档案管理的现状及存在的问题 在国家档案局、卫生部、国家中医药管理局、市(县)档案局,市(县)卫生局的要求与指导下,全国医疗卫生行业实行了档案目标管理,成立了综合档案室,对档案实行了集中统一管理。同时以档案升级达标为契机,对历年的档案作了大量的基础性工作,档案由原来零散的、残缺不全的、单一的、部门自然管理的状态,逐步纳入了医院的发展规划,并形成由副院长直接分管,院办公室主任责、各部门负责人和专兼职档案人员共同组成的医院档案三级网络管理模式,实行了统一领导、统一机构、统一集中的管理模式。档案管理工作有了根本性发展。但是,目前医院档案管理工作还是跟不上医、教、研等科技信息的快速步伐,影响了医疗工作的发展节奏,我国医院档案管理在计算机应用方面还不能适应形势的发展,主要表现在以下几方面。 1.1 重视不够 近年来,卫生系统信息化建设发展迅速,医院信息管理系统建设如火如茶,并建立了计算机局域网、his系统、医学影像传输系统。但医院信息化建设主要涉及医疗、统计、设备、成本核算、财务等管理方面,对档案信息现代化管理还没有引起足够的认识,投入还不积极,各医院发展也不平衡。 1.2 应用受限 我院在2007年购置今易医院档案信息管理系统(2005版),在手工管理的基础上进行简单的目录输入、检索管理,即便是运用了管理软件大大提高了档案管理的工作效率,但由于网络系统的应用需要较大的人力、物力、财力的投入以及习惯、观念及软件操作可行性等诸多原因,致使网络系统在医院档案管理中受到一定限制,还未实现真正意义上的档案计算机管理。 1.3 管理欠佳 在新形势下,医院档案管理从管理的硬件(如设备、环境)到软件(管理思维、理念方式)都存在着较大的差距。医院有些珍贵的文字、影像或证书证件等资料只有l份,一旦对原件造成毁损或遗失,便会造成难以估量的损失,甚至无法补救和挽回。但在这些档案资料的管理方式上却没有很大的变化,有些可以及时输入计算机的档案数据,也因担心输入工作量大,预处理工作繁杂,怕增加工作负荷和经济负担而未能及时输入。 1.4 软件缺乏 目前,我国档案信息管理软件研发非常多,其中不泛优秀软件,但在实用性、通用性方面还未形成系统性,尤其是适合医院档案信息管理特点的软件尚缺乏专业性开发,致使在医院档案管理中使用软件系统不能及时、有效地处理医院档案管理中出现的新问题,进而影响到部分操作人员使用计算机的积极性。 2 档案管理计算机化的优点 2.1 检索快捷 进行计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码,只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机,就很快能得出结果。由于我们大多数室藏档案是按问题立卷的,所以在主题检索时,再设职能部门名称加以限制,这样,检索速度将大大提高。 2.2 管理方便 利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计,而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录,其速度与效果是人工无法相比的,并且可以在避免差错的同时又可减少工作量。 2.3 借阅灵活 档案借阅实行计算机管理,查找方便灵活,直观性强。系统采用菜单形式,利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机,灵活组配输入,可以即刻得到结果。当借阅的档案到期没有归还,也无需档案人员逐页核对和填写催还单,只要通过计算机便可打印出催还单,节省了利用者和管理人员的时间,方便了管理,提高了检准率。利用计算机可以实现联网管理,进一步提高档案文献的利用率。 2.4 便于保存 利用计算机,工作人员和利用者不需进入库区。查阅利用档案不需直接接触档案原件,可避免档案损伤,延长档案寿命。甚至利用者也可以通过计算机网络终端在档案室以外的地方查阅利用档案信息,打破了科室限制。 3 医院计算机档案管理工作的对策 3.1 强化意识 档案作为“记录历史、传承文明、服务现实”的一种不可或缺的社会公共资源,发挥着不可替代的重要作用。因此,必须广泛宣传档案工作的重要性,增强全体医务人员的档案意识,特别是医院领导的档案意识。使大家充分认识到档案工作连着你我他,与自己的日常工作和生活息息相关,要更好地支持档案管理工作。同时,医院要从实际出发,创造条件,结合医院电子病历的使用和医院信息管理系统以及电子文档的普及,充分利用计算机管理的优势,对医院档案实行计算机网络化管理,实现档案管理的自动化、网络化和现代化。 3.2 更新知识 由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与计算机档案管理处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷人员尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起计算机档案管理工作的重任。电子文档来源广泛,形成者不仅有临床业务科室、行政科室、承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。应将电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,严格检查考核。与纸质文档相比,医院电子文档归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案科室独家很难完成,应采取电子文档形成科室、档案科室、his管理科室三结合的方法解决归档问题。 3.3 加强管理 严格各项管理制度完整系统的档案资料对研究借鉴医院管理和发展的历史经验有很大参考价值,同时对医院的学术进步,对涉及医疗问题的结论和处理也有重要意义。在档案服务于医院整体工作的同时,严格按照各项管理制度把好关,有法可依,用法律去调整。这样才能更大限度地满足医院各方面的需要,才能更好地服务于医院。 3.4 开发软件 医院档案管理信息系统是医院信息系统的组成部分,软件的开发和应用不应该局限于单机,而应该面向支持整个医院乃至大环境管理信息系统。软件的设计要求具有通用性,与医院信息系统中的子系统之间的信息充分共享,能够支持多种通用的数据库环境,推行文档一体化管理。此外,网络化对工作效率的提高有重要意义,计算机管理的网络化是当今信息化社会发展的必然趋势,医院档案管理网络操作系统应该根据医院信息系统的整体规划来选择。 综上所述,建立医院档案信息管理系统是实现医院档案规划化、科学化管理的必然途径,已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。只要我们不断提高对档案管理意义的认识,健全档案管理制度,建立医院信息一体化管理模式,多途径、多渠道地开发档案信息资源,以满足医疗、教学、科研工作的需要,就能使县医院档案网络化,达成档案信息资源的共享,届时医生坐在科室就能观看学术讲座的视频档案,使档案信息资源能更好的服务于医院,为医院现代化建设添砖加瓦。 医院档案管理论文:试探权变管理理论在医院档案管理中的应用 摘要:概述权变管理理论的本质和医院档案管理基本理论的内涵,结合当前医院档案管理的实际,指出在医院档案管理中应用权变管理理论的可行性与必要性,并探讨如何在医院档案管理中应用权变管理思想,以实现医院档案管理与时俱进的时代要求。 关键词:权变管理理论 医院档案管理 应用 1 权变管理理论概述 权变管理理论是20世纪70年代在美国形成的一种管理理论。这一理论的核心是力图研究组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系,以及组织和其所处的环境之间的联系。它强调在管理中要根据组织所处的内外部环境随机应变,针对不同的具体条件寻求不同的最合适的管理模式、方案和方法[1]。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯(f.luthans)认为权变管理理论的特征在于把环境对管理的作用具体化,并使管理理论与管理实践紧密联系起来。权变理论以系统观点为理论依据,主要从系统观的角度考虑问题。其理论实质上是一种因地制宜的管理理论[2]。 2 档案管理基本理论概述 档案管理基本理论的主要内容包括两个方面,一是对档案管理工作的总体理论认识与剖析。目前中国档案界将档案管理工作分为“八项内容”与“两个方面”,并将其看作是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。其中“八项内容”实质上是档案管理学的内容,而“两大方面”即“实体管理”与“信息内容的开发利用”。实体管理是“手段”、“基础”,内容信息的开发利用是“目的”“方向”,同时它可以解释档案管理基本方法的“二元”现象,即实体管理与内容信息的开发利用分别采取了两种理论性质不同的基本方法:前者以历史主义为主,后者则是多种方法同时并用,并且以逻辑主义方法为主。 档案管理基本理论另一方面的内容是对档案管理基本方法的探讨。档案管理基本方法是历史主义的方法,它始终是档案管理的灵魂。由于档案是历史的原始记录且形成于各个具体的社会组织与个人的社会实践活动之中,人们保存使用档案的目的也在于考证历史、保持历史事实的本来面目,所以其实体管理一般只采用历史主义的分法或以历史主义分法为主;而档案的信息则有多向成类性且人们对其的需求也是多种多样的,所以对档案信息的分类则是多种方法同时并用。一般以逻辑主义方法为主,并铺以历史主义的方法[3]。 3 医院档案管理运用权变管理思想的可行性与必要性 3.1 医院档案管理工作的特点为实现权变管理提供了操作平台 医院档案管理是现代医院管理中的一个重要组成部分,它记载了一个医院历史发展的过程,从不同的角度客观地反应各个不同历史时期、不同背景条件下的重要工作、人物和事件,是医院在工作活动中形成的具有参考利用价值的文件、簿册、图表、录音、录像等各种门类和各种载体的宝贵财富[4]。对这一信息资源进行有效和系统的管理,可以极大提升医院领导决策科学化程度和医院现代化管理建设水平。一般情况下,医院设有综合档案室,主要管理党政文书档案、人事档案、会计档案以及基建档案等,病案由于其特殊性,一般由病案室专门保管,本文对此不做探讨。根据档案管理基本理论,档案管理是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统,并且不断和外部环境发生能量和要素的交换,这样,档案管理工作的系统性就必然要跟医院这个大系统的发展变化保持协调一致,也只有这样,档案才能发挥其辅助科学决策的功能。而审时度势、因地制宜正是权变管理思想的本质所在,因此,可以说医院档案管理的特点为实现权变管理提供了操作平台。 3.2 解决当前医院档案管理中出现的问题需采用权变管理思想 在以业务为中心的医院管理中,如何提高医疗技术水平和改善医疗环境是医院管理的重点,档案管理往往被忽视,近年来由于开展档案目标管理评审,档案管理工作已成为医院管理的一部分,但是在管理方式和措施上仍有所欠缺,主要表现在以下几个方面。 3.2.1 档案分散管理,缺乏系统性 在医院的发展和建设中,各级医院都制定了符合自身实际、较为健全的管理制度和工作人员的管理职责,但涉及医院档案管理的制度、职责并不十分完善,造成部分归档的文件材料至今仍散存在科室和个人手中,已立卷归档的材料不够规范,借阅制度不够健全,缺乏必要的考核和监督,阻碍了医院档案管理的发展[5]。加上档案载体复杂,业务部门无法长久保管。由于对档案法认识和执行不够,未能认清档案管理在医疗事业发展建设中举足轻重的作用,一些部门单纯强调工作特殊性,不考虑完整归档的长远意义,因而妨碍了档案尽快地统一到院档案室管理。还有一些部门或个别人员未真正认识到:一些重大会议的照片、录音、录像等史料,形象、客观、真实地反映出全院当时的历史面貌和历史活动,具有极重要的认证和参考作用。这种现状如不解决,其对考察历史造成的损失将无法估量[6]。 3.2.2 档案管理制度不健全,管理水平低下 在医院管理中没有涉及档案管理的相关制度和职责,没有检查考核措施,未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中,一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构都做了比较详尽的规划,而对档案管理、设备投入等考虑较少或完全没有纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务水平同步发展,档案管理水平滞后势必影响医院管理水平的提高,影响基础设施的修缮和医疗技术的发展。 3.3 培育优秀医院文化需要对医院档案实行权变管理 医院文化是医院的精神所在,是办院宗旨的重要体现。医院文化是由医院几代人在办院实践中逐步积淀而形成的。档案中对一代又一代的办院人的精神文化都有了真实的历史记载,对于医院精神文化的传承与积淀起着重要的作用。只有通过档案的真实与完整的记录,才能将一代代的医院精神文化传承下去,不断积累沉淀,从而形成厚实而丰富多彩的医院文化[7]。在积累的过程中,需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳,不断扩大档案的种类和外延,为培育医院优秀文化提供丰富的素材。 4 权变管理在医院档案管理中应用的新思路 4.1 权变管理在医院档案管理的工作模式中的应用 医院不同时期的各项档案一直在不同的管理部门内部保存,随着医院的变迁、机构调整,个别档案不可避免地要出现遗失或损毁,就很难保证档案的完整性,这种档案管理现状极不适应建设现代化医院的需要,而且对开发利用档案资料也十分不利。只有对各类档案进行系统的管理,才能保证其完整性。根据权变管理系统观的理念,可将医院综合档案室独立出来,作为一个职能部门,对医院各类档案集中管理,并配置档案管理专业人员对档案进行系统的管理。这样不仅可以保证档案的完整性,也极大提高医院档案管理的水平。 4.2 权变管理对医院档案管理外部环境动态适应中的应用 档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。国家档案局在2002年11月了《全国档案信息化建设实施纲要》,并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化,信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展[8]。在这个过程中,需要档案管理人员运用权变管理的工作思路,时刻关注不断变化的外部政策、技术等环境因素,并将其融入到档案管理的日常工作中去,使档案管理工作真正达到与时俱进的时代要求。 医院档案管理论文:医院档案管理网络化浅议 【摘要】 21世纪是信息与高科技结合应用发展的时代,医院档案向信息化管理方向发展是必然趋势。本文就医院档案管理网络化问题进行了探讨,分析了其对医院档案管理工作的影响及其构建内容和方式。 【关键词】 医院 档案管理 网络化 医院档案信息资料作为医院信息载体,是医院管理的重要组成部分,信息资源做为医院最为宝贵的一大资源,能否对其加以充分利用,将直接影响到医院的生存与发展。一般医院为了更好地利用医学信息资源,都会对医院分散、庞杂的信息资源进行收集、加工处理,使其能更方便地为全院医护人员利用,充分发挥其价值。但随着我国社会主义事业的发展,医院档案包括文书档案、人事档案和病案等管理部门传统的工作模式和方法已不适应新形式的需要,迫切需要现代化。因此,医院档案信息资料管理应从封闭式转变为开放式管理,实行计算机网络化管理,才能真实体现出医院档案的价值,更好的为医院的医、护、教、研和管理服务,更好的为其他需要医院档案的领域服务。 医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其基本构成要素,以资源共享和共同开发为目的。将图书、档案、病案信息进行整合加工,建立统一的检索平台和搜索引擎,使医护人员能够在自己办公室,通过医院计算机网络,随时获得信息资源。 一 计算机网络技术对医院档案工作的影响 (1)档案载体多样化:档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。 (2)档案收集的丰富化:收集是档案管理工作的起点和开端,是整个档案管理工作的基础"随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点"它可以施行前端控制,因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时,都可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,不仅节约了时间,而且在尽可能大的范围内丰富了档案的内容。 (3)档案服务多样化:由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等,传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。 (4)档案管理人员专业化:工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战,不仅仅是对知识和技能要求的提高,更重要的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念,同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性,档案管理人员是档案信息的拥有者,掌握着珍贵的信息资源,并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,在知识经济时代,为了适应全新的计算机网络下的档案工作,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。 二 医院档案实行网络化管理的内容 (一)文书处理过程和归档实现网络化管理 文书工作是档案工作的基础,文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。 为适应新形势下的工作需求,我们把每天收到的文件用计算机登记,按照批办的次序在局域网内传阅,并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回,催办程序会发出信息,提醒承办人及时阅文,并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理,以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行,由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情,现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现,大大减少了文书处理部门的工作量,减轻了档案人员的负担。 (二)病历档案实现网络化管理 随着医学事业的发展,疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展, 各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机,运用计算机综合查询分析功能,将各类手术及疗效情况一一列出,通过局域网反馈到各临床科室,使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅,同时,通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室,以便他们能总结经验,找出问题,及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。 (三)人事档案实现网络化管理 随着社会信息化进程的加快,准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要,根据人事档案的特点,运用现代化手段,建立和完善人事档案网络化管理,从实体管理向网络管理转变,实现人事档案的动态管理,把日常工作中遇到的问题分门别类,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。 (四)医院图书馆实现网络化管理 随着图书馆业务的拓展,业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来,形成档案,并通过网络传递来进行知识交流,成为共享知识,将隐性知识转化为显性知识,最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合,为读者提供更快捷、更有价值的信息。 三 档案管理实现计算机网络化的建议和方式 1、领导重视是关键。 档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分,但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天,原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念,提高对档案工作的思想认识;调整档案管理模式,使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来,充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持,通过档案人员的学习和努力,医院档案管理计算机网络化完全可以实现。 2、网络设备先行是基础 网络化发展,硬件先行。硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。 建立医院局域网。因为局域网适用范围小,网络独立性强,故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,扩建成为医院信息中心,并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件,主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容,即医院信息中心档案管理网络。这样,将大大提高办公效率,方便利用者,实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议,互相遵循规则,共享档案网络信息。 3、人员素质的提高是必备条件。 计算机技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面较窄。因此,档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训,提高档案干部队伍的综合素质,才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院医德医风档案管理工作 摘要: 笔者通过工作实践阐述了医院医德医风档案管理是建立医务人员规范有效的激励和约束机制,提高医务人员的职业道德素质和医疗服务水平的重要手段。 关键词: 医院 医德医风 档案管理 随着医疗体制改革的不断深化,医疗市场的竞争日益激烈,如何做好医院的医德医风档案管理工作,有效发挥档案的社会功能,促进医务人员道德素质的提高,更好地为医疗、科研、教学服务,笔者有如下几点体会。 一、健全医德医风管理制度,抓好医德医风档案管理的基础工作 我院于2002年建立了医院第一份医德医风档案,但直到2004年为迎接医院管理年活动,医院的医德医风档案管理才有了一定起色。这个阶段,笔者认为,领导重视,建立起较为规范的规章制度,是我院医德医风档案管理工作的起点。首先,医院成立了医德医风管理领导小组,制定了《医务人员医德考评制度》、《医务人员医德医风考核办法》、《医院医德医风档案管理细则》等切实可行的规章制度。其次,确定了医院医德医风档案的基本构成。主要分成三个大部分:第一部分记录职工的基本情况;第二部分记录职工平时的医德医风考核内容、结果和奖惩情况;第三部分是职工历年来医德医风的总结和组织考核意见。再次,培训专职档案管理员。各科室设立了兼职档案员,由办公室档案部门负责档案员的日常考核。个人年度医德医风总结在科室评议通过后,由档案员将考核表载入其档案。其他事迹、材料由档案员收集,存入档案并随时记录在相关表格上。以上措施,有效保证了档案材料收集工作的顺利完成。最后是医德医风档案的立卷工作。我们参照了人事档案管理办法,每人一卷,活页装订,以姓氏笔画为序编制案卷号和案卷目录。卷内材料分表格、个人医德医风总结、奖惩原件、复印件、照片等。每类材料之间设立明显标志,各类材料单独编制卷内目录和页码。每年对上年度材料进行整理装订,经医院医德医风委员会审核并签署意见,年度医德医风档案即告完成。 二、提高认识,重视资源,做好医德医风档案的开发利用 建立医德医风档案的首要目的即是利用。因此,我们采取了多种措施,使档案资源利用达到最大化。一是将档案 资料量化、细化,使档案资料易于操作,便于考评。具体做法就是将医德医风自查自评部分分成10个方面,每部分赋予相应的分值,总分为100分。规定了评议的及格分,即90分,并以此作为奖惩的依据。二是每季度将医德医风建设和考评情况通过专门简报的形式下发各科室,通知到每个职工。这个方面我们进行了大胆尝试,事实证明效果不错。具体做法就是每季度各科室档案员将医德医风档案从档案室领回,让每个职工都能看到自己的档案内容。优秀的同志会更加努力,争取更大的进步;落后的同志以优秀同志为榜样,奋起直追。如2003年我们有4名同志因服务态度方面存在问题,医德医风考核不合格。看到自己的档案内容,这4名同志知道了问题所在,以后就再没犯过同类错误,并以此为鉴,在下一年度的医德医风考核中取得了优异成绩。三是将医德医风档案考核结果作为科室评优、个人评先和职称晋升的重要依据。规定如科室有2%的同志医德医风考核在90分以下,则科室不能参加评优。科室医德医风考核达到100%则自动成为精神文明科室,并给予适当物质奖励。个人医德医风考核连续两年达到优秀则享有优先晋职资格。这些规定的实施,极大调动了科室及职工的工作积极性,为树立医务人员的正 面形象,构建和谐医患关系,打造医院品牌而做出积极的贡献。 三、 加强培训,提高档案工作者的素质 做好医德医风档案的管理及利用,人才是关键。所以自立档之日起我们即把人员培训当作工作的重中之重来抓。 摒弃过去那种档案管理员即档案“保管员”的传统思维,选派优秀同志到此有档案管理部门进行业务培训,确保了一支具备较高素质的档案工作队伍。建立医德医风档案是一项新的工作,除了会议动员外,还要求档案工作者必须言传身教,帮助大家提高认识,这样才能保证每个职工思想上重视,行动上配合,随时提供档案资料,确保资料的真实完备。医院医德医风档案资料收集范围广,时效性强,要求档案管理员必须严肃认真,坚持原则,随时将有关资料收集入档。在实行医德医风档案同职工见面的过程中,档案管理员必须随时监督,保证档案资料的完全,严防丢失。正是有了档案管理员的踏实工作,我院的医德医风档案才取得了较好效果。 自2002年建立医德医风档案以来,我院的医德医风建设有了长足进步,医院的服务质量也有了质的提高,在历年的行风评议中都取得了好成绩。我们认为加强医德医风档案管理,已成为医院精神文明建设不可缺少的有效措施。 医院档案管理论文:后勤档案管理在医院信息管理中的作用研究 一般而言,我们把医院运营管理过程中产生和搜集到的医疗、教学、科研以及后勤等多方面的信息总和称之为医院信息。医院信息管理则是整合医院现有各种资源,通过实施计划、组织、领导、控制和激励,实现对医院内外部上述信息进行搜集、加工、存储、传递、检索和利用,进而推动医院各项业务健康发展,实现既定目标的复杂的综合过程。而医院后勤档案管理是指:将医院后勤工作通过建立档案的方式进行有效管理,以实现提高工作效率,为医院信息管理提供准确数据的动态过程。 1.对医院后勤档案管理认识的误区及原因分析 1.1存在的误区 当前大部分医疗机构包括医院在内,对医院后勤档案管理认识存在的误区归纳起来大致有以下方面。第一,医院后勤档案管理可有可无。第二,医院后勤档案管理很简单,与其他单位的后勤档案管理没有区别。第三,医院后勤档案管理是非主流的管理业务,不需要专业人员和规范的制度,更不需要将其纳入信息管理的范畴。第四,医院的主要资金只用于购置高科技的医疗器械、招聘优秀的医护人员以及提高他们的待遇,不包含医院后勤档案管理的开支。 1.2原因分析 出现上述四方面的认识误区,其原因至少有以下几点。第一,绝大多数医院的领导都是来自于一线著名的医生,一般缺乏系统的管理知识。第二,传统的人事管理制约了科学化、规范化、信息化管理方式的运用。第三,由于历史的原因,后勤档案管理岗位一般是用于安置年龄大、学历低的非医护人员,医院没有提升后勤档案管理工作效率的动力。第四,鉴于信息管理的成本较高,大多数医院没有将其深入到后勤档案管理的领域。 2.后勤档案管理在医院信息管理中的作用 2.1是医院信息管理的重要组成部分 后勤管理数据是医院信息管理不可或缺的组成部分,而后勤档案管理则直接为存储后勤管理数据提供支持。因此,进行医院后勤信息管理的关键在于医院后勤档案的管理。所以,医院后勤档案管理便直接成为医院信息管理的重要组成部分。 2.2为信息管理提供全面精准的数据,提高医院工作效率 医院后勤档案记录的是原始数据记录的准确与否,将直接影响着医院信息管理的水平和决策的结果。因此,只有不断加强医院后勤档案管理工作,才能保证数据的真实和准确,从而提高医院的工作效率。 2.3是医院正常运行的重要保证 在医院的日常运行管理中,不可避免的出现维修、改建现象;随着社会需求的变化和医院的不断发展,医院也需要不间断的继续建设。科学、高效的后勤档案管理工作就能够快速、准确地为医院改建和维修等工作提供所需的一切日常运行数据和资料,以保证维修及改建工作合理、顺利进行。 2.4是医院全面可持续发展的重要依据 随着高新科技的不断发展,医院的基础设施也在不断地扩建、医疗器械也在不断地更新。因此,只有加强后勤档案管理,才能提供准确的数据,为医院设施的扩建、新建以及医疗器械的更新、升级提供必要的参考。所以,医院后勤档案管理可以为医院的全面可持续发展提供重要的依据。 2.5是医疗改革的助推器 医疗改革的一项内容就是不断提高医院的信息管理水平。通过提高医院的规范化、科学化、信息化管理水平,顺利实现医院的各项改革。医疗改革的分支内容很多,不可能同时进行。可以先易后难,首先选取医院后勤档案改革工作,通过建立和健全各项规章制度、建立标准、引进专业人员、加大资金投入、将信息管理深入到医院档案管理领域等措施进行改革。此举不但可以提高目前的医院后勤档案管理工作效率,还可以成为全面进行医疗改革的助推器。 3.重树后勤档案管理在医院信息管理中的重要性及措施 3.1转变认识 重树后勤档案管理在医院信息管理中的重要性,首先要转变医院内部及外部对后勤档案管理工作的认识。第一,加强医院各级领导的管理业务水平,尤其是信息管理模式的业务水平。第二,提升医院对于信息管理的认知水平,要让它们明确只有把后勤档案管理工作纳入信息管理的范畴,才能在医院全面实施和推进信息管理。第三,增加医护人员的一种意识,即,没有良好的后勤服务保障,医疗服务水平的提高难以做到。 3.2加大后勤档案管理的资金投入 没有资金保证的任何管理改革都很难成功。只有加大对医院后勤档案管理的资金投入,才能使医院的信息管理得以顺利实施。要让医院的领导明确知道:“一步到位”的投入比“添油加醋”的投入更切实际,更能促进医院的可持续发展。只有切实做好了医院后勤档案管理工作,医院的发展才能取得长足的进步,否则,被忽视的部分往往是最后阻碍发展的最大障碍。 3.3制定和完善医院后勤档案管理标准 制定国家层面的医院后勤档案管理标准;建立健全医院后勤管理的规章制度,将后勤档案管理纳入医院后勤信息管理的重要内容;以会计从业标准为参考,制定医院后勤档案管理工作的从业标准、准入资格;完善医院考核体系,将医院后勤档案管理列入考核指标。 4.结语 综上所述,在信息化日趋明显的今天,实现科学、有效的医院后勤档案管理是加强医院后勤管理的关键,更是提升医院信息管理水平的关键。同时,医院后勤档案管理是一项长期性、基础性的工作,要重视医院后勤档案管理人才的培养,充分利用信息科技手段对档案管理的方式、内容等方面进行创新,优化整合医院后勤档案资源、提高使用效率,为医院的全面发展打下坚实的基础。 医院档案管理论文:浅谈加强医院电算化会计档案管理 1 电算化会计档案的内容与特点 电算化会计档案,是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。具体指记账凭证、会计账簿、会计报表(报表格式和计算公式)等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案一般具有如下几个特点: (1)电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包含打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外,更重要的是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 (2)与传统会计档案相比,电算化会计档案的查阅,对环境的要求更高。查阅传统的会计档案具有直观性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。 (3)电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储需求,且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在;另一方面以磁性介质或光盘的形式存在,受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大,保存不当容易遭到损坏。 (4)电算化会计档案易于修改,且不留痕迹。 (5)对电算化会计档案管理人员的素质要求更高。作为电算化会计档案的管理人员,既要了解会计基本知识,又要了解计算机等相关知识。 2 医院电算化会计档案管理存在的问题 (1)电算化会计档案管理内容不够完整。现阶段医院财务工作已经全面实现电算化管理,由于对会计档案组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数医院定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。同时医院不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就很难恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作,会计档案的完整性、安全性得不到保证,从而制约了电算化会计档案的利用,更无法适应电算化会计档案的改革和发展。 (2)电算化会计档案管理缺乏专业人员。电算化会计档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多医院只重视高级医疗专业人才的引进,对档案管理工作不够重视,会计档案多由财务人员兼职管理,遇有上级主管部门检查时忙于应付, 档案管理意识滞后。 (3)电算化会计档案管理制度有待完善。目前,《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等文件,仅对会计电算化档案做了基本的要求,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范,已不能适应电算化会计档案管理新的需要。 3 加强医院电算化会计档案管理的对策 (1)制定严格的管理制度。财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》第四条规定:“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定:“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。制定电算化会计档案制度要贯穿管理和保存整个过程,要根据档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等一系列环节制定电算化会计档案的移交程序、销毁管理办法和保管方法等各方面的管理制度。 (2)加强医院财务档案管理的基础设施建设。在硬件方面,由于磁性介质的存储受到环境影响很大,如环境的湿度、温度、空气的清新度、磁场等因素,所以要保证电算化会计档案不受破坏,必须要有良好的存储环境。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。 (3)做好电算化会计档案的管理与保存。医院会计档案种类多、数量大,为保证档案的安全完整,必须由专人专职负责电算化会计档案的管理工作,负责整个系统会计资料的存储、保管和保密工作。一般电算化会计档案都是存储在磁盘或光盘内,所以针对这些档案载体的特殊物理性质,在存储会计档案时必须做到双备份。月终会计工作结束后,将本月的现金日记账、银行存款日记账、会计凭证、收支明细账打印出来装订成册,年末将会计报表、总账等打印出来装订成册,年末再把整套的账簿数据备份,存入磁盘或光盘。档案资料定期检查,每半年重新复制一次,防止由于磁性介质的损坏,造成会计档案的丢失。 (4)提高财务档案管理人员的信息化素质。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。作为会计档案管理人员,首先必须做到严格自律、廉洁奉公,保持独立公正的立场,正确运用自己的职能和权力。其次,会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性、严密性的特点。这要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识,还应具备财会方面的基本知识,能够熟练使用现代化的管理手段,运用现代化管理软件。因此,除要参加关于会计和档案的岗位培训外,还要加强后续教育。通过每年的组织学习不断更新知识,使会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学,更加适应现代化医院管理的需要。 医院档案管理论文:加强医院人事档案管理之我见 随着人事制度改革的不断深入,市场经济的建立和发展,用工形式的多元化。原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案管理要与时俱进,不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用;不断开拓创新,真正适应知识经济的时代要求;为医院选拔优秀人才,促进医院发展提供有力保障。为此,笔者就当前医疗卫生系统人事档案管理工作存在的问题谈几点看法,供读者商讨。 1目前医院人事档案管理中存在的问题 1.1人事档案管理的重要性认识不足,领导重视不够。认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失、不泄密,能应付外调,查档就行了。因此,往往容易忽视人事档案管理工作。档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。 1.2干部职工对人事档案的认识不足。他们填写履历表、年度考核表等类似的表格时,能省则省,不按要求填写,有的培训、职称材料等,一旦落入个人手中,认为由自己保管更安全,用起来更方便,不愿意将材料交给档案管理人员。 1.3人事档案存在弄虚作假。在现有人事档案管理模式下,"弄虚作假"现象屡见不鲜。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等,个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为竟聘较高级领导职务岗位,伪造干部履历、入党材料和学历证书等。 1.4档案利用价值不高,人档分离的情况愈加严重。由于档案材料的不完善,不能客观地反映本人的全貌,使得档案的利用价值相对降低。不重视医院内部的实绩考核,轻视人事档案记录,人为地造成了人员与其档案的两者分离。随着社会的发展,特别是人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的"单位人"变为"社会人",人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。并且由于许多单位对档案没什么要求,这些原因都不同程度地造成了医院人事档案利用率的降低使人档分离的情况愈加严重。 1.5档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、"六防"设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整,有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。 1.6管理人员配置不足,管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理、单独存放。但是由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理大多数是由人事科的工作人员兼职,没有一个专职的人员来管理,大多数档案管理人员没经过组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解、因此严重影响了档案管理水平。 1.7人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作,相对较为耗费人力、物力。而且手工操作的档案材料也不易于检索利用,易被人为破坏。在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。 2加强改进人事档案管理工作,适应医院人力资源管理工作新要求 2.1加强领导,提高对档案工作重要性的认识,建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求,制定和完善人事档案管理的整体规划,使档案工作顺利进行。 2.2加大对硬件的设施的投入,进一步夯实档案工作基础。(一)按照人事档案管理规定标准,配置足够面积的档案室、阅档案、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。(二)引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。 2.3提高档案管理人员的管理水平。(一)加强 对管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人的政策水平和专业技术水平,培养具有"创造型、复合型、协作型"多素质人才。(二)档案管理人员要爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习,强化继续教育,坚持"学用结合、按需施教、重视实效",全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。(三)引人竞争机制通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。(四)医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划,为他们系统的学习专业知识提供学习的机会,关心他们的职称晋升和工作业绩,充分发挥他们的积极性和创造性。 2.4人事档案管理材料收集。(一)建立相应的档案管理制度,对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用,都要制定一套严格的制度。(二)建立畅通的材料收集渠道:收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础,如反映业绩的考核、考察材料,学历和专业培训材料,任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多,给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。 3建立健全科学、合理的人事档案管理制度 在人事档案管理工作中,对于不能适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、科学化、法律化。为了避免档案的丢失、改动,必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度。严格手续,做到转入、转出、接收材料有登记;查阅、借阅档案有登记。利用方便,提供准确,有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。对档案管理中出现的问题,实行责任追究,保证档案管理规范有序。 4加强人事档案管理现代化和信息化建设 人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我院对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求我们档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善,档案管理必将更加科学有效,档案管理工作必将迈上一个新台阶。 总之,档案凝聚着医院的所有创造、所有知识,档案承载着医院人才的信息,档案管理不再是无足轻重。人事档案管理要与时俱进,不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用;不断开拓创新,真正适应知识经济的时代要求;不断为医院的发展做出更大更多的贡献。 医院档案管理论文:医院档案管理中信息网络化的应用 信息飞跃式的网络时代为档案管理带来了先进的管理手段,当然医院的档案管理也受到了影响。医院的档案管理主要包括:财务管理、行政管理、人事管理、患者病历等纸质的记录,是医院管理中重要的凭证,也是医学工作的基础。 一、医院档案管理实现信息化的趋势 随着社会的发展信息化时代是未来发展的趋势。档案管理信息化是通过管理方法和信息技术相结合,能更有效地建立全新的的档案查新办法、档案管理。有利于第一时间将信息资源进行处置和管理,使档案管理能发挥其最大的效益。医院档案管理信息化打破了原有的档案管理,信息化的档案管理,能更有力地促进医生和患者之间治疗信息的沟通与交流,同时也利于医院内部信息的流通与管理。不仅确保了医院信息的安全性,而且减少了工作的时间和环节,提高了办事效率,同时提高了服务质量,更有利于医院整体的形象。 1.1医院档案管理实现信息化,是医院管理水平提高的表现 随着各类医院的发展和扩大,信息化档案管理也在逐步的提高。目前,我国各大医院都在不断的实现信息化管理档案,创造新的医疗服务模式,从而提高效率和服务质量。信息化管理将会改变医院传统的管理模式,它是加强管理、深化改革和现代化卫生工作的重要前提。信息化管理可以优化医院的管理流程、提高医院整体的管理水平、还能提高工作效率。改善医疗机构的水平和服务能力,才能更好地对患者进行服务。 1.2医院档案管理实现信息化,能有效的提高档案管理人员的信息素质和思想观念,进而提高工作效率 随着信息技术在医院的各个部门和科室广泛的应用,医院也对各科的工作人员进行了信息技术的学习和培训,从而提高各科工作人员对科技信息的应用能力,促进工作效率的提高。医院档案管理人员要具备以下几个素质和能力:(1)要始终保持高昂的工作态度;(2)要注重工作中的细节;(3)良好的心理素质和职业道德素质;(4)较强的专业知识和计算机的应用;(5)要不断的强化和提高服务意识。 1.3医院档案管理实现信息化,为上级管理部门制定政策、方针、制度提供了依据 医院实现信息化管理,能将各类信息资料完整的、准确地、长期的保存,当需要的时候又能很快的找出,进行查阅、参考、和核对。保存完整的信息档案能为上级领导机构提供决策性的参考依据,更有利于上级领导管理制定政策、方针和制度。所以,信息化管理档案更有利于医院实行上级管理部门的政策和方针。 1.4医院档案管理实现信息化,是社会发展和进步的客观要求 医院实行信息化档案管理是今后医院发展的必经一路,更是社会发展进步的客观要求。医院实施信息化管理档案将原来的手动操作的缴费、挂号、处方、病例等通过计算机平台而实现了各科室间的传递和共享,节省了财力、物力、人力和时间,实现了各个部门的统一化管理,方便了患者和家属的同时还给医院带来了工作效益和经 济效益,为今后的可持续发展奠定了基础。 1.5医院档案管理信息化,对医院的优势 信息化档案管理对不仅为档案管理工作人员节省了人力和时间,更为医院带来今后发展的优势。其优势主要表现在即有利于保护珍贵档案原件,改善归档方式,又有利于信息资源的整合和共享,检索和使用方便快捷,改善档案管理的传统模式。 二、医院档案管理信息化应用的要求 2.1医院档案管理信息化建立应遵循如下原则 (1)安全可靠性原则;(2)规范性原则;(3)效益性原则;(4)实用性原则;(5)长期储备原则;(6)归档双轨制原则;(7)协作交互原则。 2.2不断地完善医院管理档案 进一步的完善医院管理档案,提高医院管理与服务的水平,能更好的为医院发展服务;提高档案管理工作的水平,能更好的为社会发展服务。 三、结论 医院实行信息化管理档案是医院科学化规范化的必经之路,已成为现代医院发展进程中的重要环节。只要我们不断的提高对档案管理的认识,完善档案管理制度,在医院建立信息统一化管理的模式,多途径的开发档案信息,来满足科研、教学、医疗的需要,就能使医院的档案管理呈现更见完善的信息化和网络化,从而达成档案信息的共享和利用。让档案信息更好地服务于医院,促进医院今后的发展。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院的档案管理工作 档案管理工作是医院管理工作的一部分,是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案,是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。那么,如何做好医院的档案管理工作呢?笔者结合自身的档案管理的实践经验浅谈如下自己的观点,认为快乐以从以下几点着手: 1医院档案管理工作的现状 1.1档案意识不强,档案利用率低:档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”,对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传,因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志,尤其是领导干部,对档案管理意识还较淡薄,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。 1.2档案管理制度不健全,档案收集效率不高:在医院管理中,各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度,而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,造成档案收集效率不高,档案不齐全。 1.3对医院档案内容界定不清,管理范围不明:到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。 1.4档案专业人员素质参差不齐:目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展,档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,a对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。 2提高医院的档案管理工作的策略 2.1加强领导、宣传,增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证,是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展; 要大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。 2.2加强学习《档案法》,提高依法归档的自觉性:大力宣传档案工作,使医院领导、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。此外,医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄,甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神,缺乏依法归档的自觉性,因而学习、宣传《档案法》非常重要。 2.3强化档案室的硬件建设。根据医院的具体情况,逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,提高效率。具备条件的医院,可以将档案目录和部分内容纳入局域网,利用网络系统加强各部门之间,院际之间的资源共享,沟通档案信息,以满足医疗、教学、科研等多方面的需求,从而推动医院各项事业的发展。 2.4建立医院档案三级网络管理模式,为档案的开发利用提供可靠依据:由医院院长或副院长直接分管,形成一个以分管院长全面领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度,统一操作、统一保管,从而有利于贯彻上级精神;有利于组织监督各职能部门的档案工作;有利于档案的收集和利用;有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题;有利于医院档案的安全、完整,为医院档案的开发利用提供可靠依据。 2.5对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。 高科技的发展,也使医院档案增添新的内涵。一方面,医院档案门类较多,尤其较繁忙的医疗业务活动,须保留大量的业务归档材料,如病案、影像资料,每年几万份,全部以传统的方法贮存,将占有很大的库房。另一方面,高科技的发展,也使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍,有的医院甚至尝试应用电子病历。虽然,电子病历由于它缺乏法律效用,它的信息与载体的相对分离,如何保证原始真实性,尚有待探讨。但它以数据库的形式,以电子文本进行贮存、调阅,不失一种值得尝试的方法。因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。 2.6重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益:档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用,因此,医院档案管理人员要树立服务意识,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系,实现档案信息资源的共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。 医院档案管理论文:医院基建档案管理工作 [摘要] 建设工程关系到百年大计,直接 影响 到子孙后代,加强基建档案资料的 科学 管理工作至关重要,采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理因素,为子孙后代积累宝贵的 历史 财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词] 医院 基建档案管理;作用;措施 随着医院改革的进行和深入,医疗业务不断的扩大,基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施,杜绝不利于基建档案管理的因素,为子孙后代积累宝贵的历史财富,是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1 基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院 经济 可持续 发展 具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录,也是整个医院档案的重要组成部分,它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务,又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对医院发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学 研究 等提供素材,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是医院和 社会 的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云,他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年,上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌,可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作,张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积,这张图纸是非常宝贵的资料,它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积,它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦,节省了宝贵的时间,大大提高了工作效率。我们将原图保存起来,平时使用复印件,而且还将上面的数字以 电子 表格的形式摘抄整理出来,这就更加便于查找、保存和 计算 了,特别是每年向卫生局做报表时,这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的 问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国 社会 主义市场 经济 体制的逐步建立,国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程,每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次 学习 的过程,但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的 问题 。 2.2档案知识缺乏 由于 历史 的原因,从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨,在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱,有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难,而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对 医院 基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的 科学 管理直接 影响 到工程项目的维修、改造、扩建,健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨,进行多项改革,随着新建、扩建、改建工程的日益增多,边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度,并严格执行,做好基建档案前期的收集工作,力求后期档案的完整、真实,使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传 教育 ,增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案,必须发挥全体参与人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的 规律 ,对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观,让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作,各负其责,大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向 现代 化、科学化、系统化方向迈进,作为档案管理人员必须注意学习新技术,努力提高自己的业务素质和科学知识,不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识,掌握 电子 文档管理和 网络 技术、现代管理 理论 的技能。以业务素质的提高为着重点,可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习,拓宽知识面,优化知识结构。不能光让马儿跑,不让马儿吃草。 医院档案管理论文:医院档案管理工作的现状及对策 档案管理工作是医院管理工作的一部分,是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案,是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。医院档案记载着这个医院发展史上的优秀成果,对研究医院的管理业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好帮手。做好档案管理工作,一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定医院经营管理成果,为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。 本文立足于医院档案管理的现状,并提出加强医院档案管理工作的对策,以指导医院档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。 1.医院档案管理工作的现状 档案管理的意识不强,工作责任感不够。档案管理工作的重要性被进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些医院的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会医院发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个医院。不利于形成医院管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个医院发展进程中有边缘化危险。 档案管理制度不健全,档案收集效率不高。在医院管理中,各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度,而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,造成档案收集效率不高,档案不齐全。 对医院档案内容界定不清,管理范围不明。到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。 档案管理分散,不利于档案的完整和安全,档案利用率也不高。各科室分散管理,不便于综合利用,不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存,重复保存,造成人力、物力和空间的浪费。由于档案管理分散,造成档案利用率不高。 档案管理人员业务水平不高。档案知识欠缺在医院人才培养中,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力。 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案保管的标准。另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案事业的发展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少,一些档案工作还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。 2.加强医院档案管理工作的对策 a.领导重视支持是做好档案管理工作的关键 每一项工作,领导的关注和支持是关键,只有得到领导重视和支持,才能确保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持,档案管理人员主要应具备以下几个方面: 一是爱岗敬业,认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作,努力学习和钻研业务知识,不断提高管理水平,要做档案工作的行家里手,干一行爱一行、钻一行,以出色的工作业绩,给领导和同志们留下良好的印象。 二是勤请示汇报,增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作还不够重视、还缺乏档案意识,与其他业务工作相比,认为档案工作无关紧要,可有可无。由此看来,经常向领导请示和汇报档案工作,以引起领导的关注和支持,是档案管理人员应努力做好的一项工作。 三是树立大局意识,主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识,紧紧围绕中心工作,做好服务工作,只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源,档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。 b.提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提 一是加强学习《档案法》,提高依法归档的自觉性。大力宣传档案工作,使医院领导、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。此外,医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄,甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神,缺乏依法归档的自觉性,因而学习、宣传《档案法》非常重要。 二是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强,要求档案人员既要有高度的责任感,又要具有一定的档案管理专业水平,尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识,给大脑“充电”,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期档案管理工作. 三是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用,为我们的各项工作提供了极大便利,有利地提高了工作效率,档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关,一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印,还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化,这就要求档案管理人员,必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化档案管理工作的需要。 四是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录,记载着丰富的信息,汇集着大量的资源,利用计算机等现代科技手段整理档案,可按照文件形成的先后顺序进行排列打印,这样,对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。 五是加强培训、结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一方面是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。另一方面是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。 c.完善档案管理体制和运行机制是做好档案管理工作的中心 一是建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度。促进档案工作规范管理,建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案工作实际,根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法规,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。 二是建立医院档案三级网络管理模式,为档案的开发利用提供可靠依据。由医院院长或副院长直接分管,形成一个以分管院长全面领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度,统一操作、统一保管,从而有利于贯彻上级精神;有利于组织监督各职能部门的档案工作;有利于档案的收集和利用;有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题;有利于医院档案的安全、完整,为医院档案的开发利用提供可靠依据。 加大投入,提高配备,实现档案管理的现代化是做好档案管理工作的保障。加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。因此,医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用,因此,医院档案管理人员要树立服务意识,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系,实现档案信息资源的共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。 医院档案管理论文:浅谈基层医院图书档案管理 现代医疗设备的迅猛发展,促进了医学的进步和医学技术、临床医学新老学科的建设,顺应了社会进步和健康需求,推进了医学科学的进步,加速了医院现代化的进程,是医院现代化主要标志之一。为了提高诊疗质量,各医院积极引进医学高新技术及其设备,使之成为医疗服务的重要手段,但目前有的医院只注重引进和使用,却忽略了对高新技术和其设备本身技术资料的科学管理。因而适时调整、加强医院技术档案管理,有利于实现医院管理的现代化、科学化,有利于医疗质量和服务水平的提高,有利于医教研的顺利开展和医学科技的推广应用,有利于医患双方合法权益的维护。 1医疗技术档案的作用 医疗技术档案真实地记载了人们的医疗技术思想、医疗技术方法和医疗技术经验,是广大医务人员劳动的结晶,它能为科研管理机构和医疗技术人员在进行科研管理、医疗技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据,起到凭证和参考作用。 2科技档案管理的现状 2.1分解管理及其弊端 目前医院的病案管理是由医务科所辖的病案室管理。这种管理是建国以来的传统管理办法,目前已积累了经验,管理得比较好。 发表在各级杂志上的论文,不同级别的科研项目、科研成果、获奖成果、证书编著的各种医学著作均归医院科研科管理。 医院为提高医疗水平和学术水平所订阅的各种杂志和医学书籍归医院图书馆管理。 由于医院的制度不完善,机构不健全,有的同志担心各种论文或证书存放在职能科室会丢失,因而自行保管。 人事档案的管理及人才的管理在医院人事科。 此类分解管理产生的弊端为: 病案及图书馆现行的管理办法是可行的,但值得提出的是人事档案和科技档案的分解管理却存在很多弊端。不管是人事档案还是科技档案,就其性质归属而言同属个人档案,因而对同属一个人的档案分别存放是没有必要的,它对档案的管理和使用都是不利的。 对档案的提供利用不利。由于人事档案和科技档案的分别存放,所存放的位置、索引的方式都会有所不同,因此,为档案的提供和利用带来很大的不便。例如,组织要全面了解某个人的政历和业务技术情况,或者晋升职务,晋升职称,往往需要周旋奔跑于各职能科室之间,需要二次、三次或多次阅档程序,这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象,更重要的是降低了档案的利用率,同时也降低了工作效率。有时还要向拥有者本人索取材料,更显得烦琐、复杂,不利于组织上的考核,不能及时、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。 对档案的存放保管不利。人事档案和科技档案分别存放不符合档案集中统一管理的原则,同时浪费了大量的存贮空间,从人力和物力上都是一种浪费。两种档案要有两套贮存设备(档案箱、档案袋、档案硬皮);要建两套索引;有关材料要重复制作双份;档案工作的重复劳动;档案管理需要两套人马,造成人员的浪费。 容易造成科技档案的丢失。由于人事档案和科技档案的分别存贮与管理,在调出人员的转递过程中,容易出现两种档案不能同时转出的现象,往往使科技档案长久滞留在原单位,易造成丢失。 2.2管理人员的现状 知识结构偏低。无论是从事病案还是科研管理的人员、图书馆的工作人员及人事管理干部,他们中的绝大多数是护士或中等专业技术人员。高等医学院校毕业后从事科技档案管理的人员为数甚少,他们的知识结构偏低,知识面狭窄,文化程度、工作能力很难适应医院科学技术飞速发展的需要。 管理队伍不稳定。从事科技档案管理的工作人员,尽管是由从临床第一线抽调来的思想素质好、作风正派,责任心、事业心较强的同志担任,但由于有些政策不落实,在某种程度上造成了管理队伍不稳定,人心思动。如来自护理队伍的某些工作人员由于从事管理工作后没有护龄津贴,奖金也比从事工作时少,她们的自身价值没有得到应有的体现,因而要求归队。来自医疗第一线的高等医院院校毕业生由于晋升职称受到影响,也不安心工作,要求归口。 3加强医院科技档案管理的对策 领导重视,增强档案意识要加强医院科技档案管理,首先要解决认识问题。要深刻地认识到:加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要。邓小平同志曾指出:“科学技术是第一生产力”,我们要想使科学技术转化为生产力,首先重视科学技术,要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果,各级领导必须增强档案意识。 加强医疗技术档案的收集与归档 医疗技术档案的收集。材料的收集是医疗技术档案工作的起点和基础。档案管理部门要让医疗技术人员充分了解集中统一管理的意义,使医疗技术人员不因图个人工作上的方便而将档案材料据为已有,或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据医疗技术档案管理工作的特殊要求,制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间,使医疗技术人员在医疗技术活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证医疗技术档案收集质量的关键在于医疗技术材料的完整和准确性。 医疗技术档案的归档范围。医疗技术档案的归档范围要贯穿医学研究、临床医疗和医疗设备维修等医疗技术活动的全过程。 抓好医院技术档案的鉴定医疗技术档案材料经收集与整理后,应根据一定的验收标准,对其科学性、准确性、完整性、历史和现实价值、保管期限等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导、有关部门、医疗技术人员、档案人员组成。对已经失去价值的技术档案,经领导批准后销毁。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有永久利用价值的技术档案都应当永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的技术档案,可以确定保存期。 综上所述,医疗技术档案管理的最终目的就是利用,我们要充分发挥医疗技术档案的作用,要提升其使用价值就必须提高医疗技术档案的管理水平,要积极收集利用医疗技术档案的反馈信息,并对反馈的信息进行深入研究,要了解医疗技术档案信息发挥作用的情况,并不断总结经验教训,提高它的利用率。只有这样才能使医疗技术档案更好地为临床医疗服务,为教学科研服务,为领导决策服务,为医院管理服务,使之更好地发挥它潜在的经济效益和社会效益。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院的档案管理的科学化 医院档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分。随着我国医疗卫生事业的发展,加强档案现代化科学化管理,以适应医院医疗卫生发展的需要,已成为医院管理工作中的一项重要内容。那么,如何做好医院的档案管理的科学化呢?笔者结合自身的长起的档案管理的经验认为可以从以下几点着手: 1档案科学化管理的概念与作用 档案科学化管理是当下的一个管理概念,首先是一种意识、一种理念、一种态度,还是一种精益求精的文化。目前,档案管理人员所要做的就是怎样把这种意识、理念、态度贯穿于档案管理实践中,使它成为档案管理人员工作和生活中的一部分,切实成为档案管理人员的自然习惯。规范化管理就是建立健全档案法制意识、强化依法治档、深入宣传和贯彻执行《档案法》和国家有关档案工作的法律、法规,促使档案工作逐步走上依法治理的轨道;标准化管理就是指在档案工作领域内,由档案事业主管机关会同标准化部门对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制订出科学统一的规划和技术规范,并予以贯彻执行、修订的全部过程,使档案工作逐步规范化、统一化,以获得最佳的工作秩序和社会效益;信息化管理就是在文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的,具有方便修改、复制、查询、储存的特点,没有草稿与印稿、正本与副本的差异,实现文件与档案的统一。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案管理人员将面对更多的以磁盘为载体的储存档案,广大信息检索者关心的是信息的内容,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案管理人员义不容辞的责任。不失时机地提供价值的档案信息,必须有一个精选的过程,使得电子档案具有系统性、真实性、价值性,用户才能获得更为完善的服务。尤其是珍贵的历史性档案资料,一旦损毁、消失,其原始原貌无法复原再生,其损失无法估量。因此,不断强化档案管理,对于保护档案资料,提高档案服务质量,充分发挥档案有着不可替代的凭证作用,至关重要。由此看来,档案管理科学化是档案利用工作发展的必然趋势。 2医院的档案管理的科学化的实施策略 2.1提高档案管理人员素质:档案工作和其它任何事物一样,有其自身的特点和规律,不靠科学化管理,只凭经验,是搞不好档案工作的,对档案管理干部,不仅要有丰富的知识和业务能力,更重要的是要热爱档案事业,对档案工作有高度事业心和责任感,有良好的职业道德和较强的档案意识,而对于领导者,在市场经济体制下,必须靠信息,才能在竞争中稳操胜券,档案是信息载体,强化档案意识是搞好科学化管理的必要条件。几年来,我院十分重视档案工作,加强对档案队伍建设,注重选择德才兼备的人员管理档案工作,并加强业务学习,采取多途径、多种形式进行培训,通过学习提高文化水平,增长专业知识,提高了档案管理水平。另外,我院从1994年起成立档案管理委员会,由一把手亲自负责,列入领导议事日程,并纳入医院长期发展规划,年初工作计划中,为档案科学化管理打下了良好基础。 2.2强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。 2.3建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。 制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和不断补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。 2.4积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。 积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。 2.5提高对职工档案材料重要性的认识。 一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。 2.6加快档案信息化进程,提高工作效率。 如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时,在规定相应使用权限的情况下,部分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来,不仅能增强全体职工的档案意识,增加人事档案管理工作的透明度,还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。
要创新思想观念,解决档案信息化管理基础设施建设;要创新组织机构,实现技术型档案信息化管理;要创新管理模式,实现数字化网络化信息化管理;要创新利用途径,为需求者提供全方位服务。 1引言 档案信息的有效利用是促进经济社会发展的重要因素。档案信息化是随影科学技术发展,合理应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化网络化,通过合理配置和有效利用实现档案信息共享,提高档案管理和利用的现代化水平,提供针对性档案信息服务,促进经济社会协调快速发展。为此,笔者探讨档案信息化管理的必要性和作用、实现档案信息化管理的措施和创新档案信息化管理的途径。 2必要性和作用 2.1信息化管理是档案管理的发展趋势 传统档案管理已经难以适应科技发展需要。计算机技术、信息技术和网络技术的发展,以及现代管理技术的进步,为档案信息化管理提供了方便手段。档案信息化是档案管理的发展方向和重要战略,是实现国家信息工程的有机组成部分,对社会发展可产生深远的影响。信息化管理能有效开展档案管理工作,在一定权限下交流和共享有用的档案信息,显著提高管理工作质量和工作效率。这要求档案管理部门要不断完善档案管理技术,抢抓机遇勇于挑战,与时俱进,做好档案信息的开发和利用,促进档案事业发展,促进经济社会发展。 2.2大数据技术有利于档案信息化管理 大数据技术能确保档案管理工作高效运行。在档案管理过程中合理应用计算机技术、网络技术和档案管理软件,加之现代化管理手段,确保档案管理工作质量和效率。大数据技术可保证档案管理精准性。采用人工方式难以完成海量档案信息资源进行保管、应用与开发工作,如果合理应用大数据技术不仅能保证检索、利用和开发档案信息的可信度,还可显著提高工作精度。大数据技术有利于档案保存和传播。传统的纸质档案的保存寿命相对较短,大数据技术可利用较为先进的计算机存储系统、芯片、云存储等不同的媒介,实现信息和载体的分离,极大提高档案信息的存储容量,且能多次复制存储同一份档案,防止档案资源缺失,实现永久存储。 2.3档案信息化管理的作用 档案信息化管理,能提高工作效率和办公自动化程度,节省人力物力,达到减员增效的目的;能实现档案管理的自动整理编目、自动统计、自动检索,按照不同要求提供不同的服务;能够实现档案生产方式、生产格式、传递方式、保管方式等方面的标准化管理。 3实现档案信息化管理的措施 3.1加大资金投入 档案信息化建设需要购置一些硬件和软件设备,应根据实际情况进行资金的筹措、管理和计划使用。在资金一时难以满足要求时,应按照“先急后缓,宁缺勿滥”的原则,购置相关设备和软件,确保设备质量和先进。要加强档案库房的建设,档案库房的面积、温度、湿度、透气度、洁净度等方面的要满足基本要求。 3.2加强培训,提升管理水平 我国档案信息化管理工作质量参差不齐,不能严格做到电子文件的归档管理。在档案信息化管理工作中,应遵循要求将不同类型档案处理并转换为电子文档;为保证电子文件的真实性、完整性和有效性,应做好积累、鉴定和归档等工作。所以,只有将档案信息化管理的基础性和重点工作做好,在具有相应设备和高质量培训管理人员的条件下,可实现档案信息化管理的规范性和科学性。 3.3政府的重视与支持 政府在档案信息化管理中起到关键作用。我国档案信息化管理起步晚但发展速度较快。随着档案信息化设备与时俱进的更新和网络技术的进步,越来越多的电子文件存在于不同电子存贮媒介中。传统纸制档案存贮占用空间大,不便于查阅,保管利用费用高,难以适应现代科学技术发展的需要。这应引起政府高度重视,增强档案信息化管理及其建设的的紧迫感和责任感,统筹规划,需求牵引,实现科技创新滚动发展。 4创新档案信息化管理的途径 4.1创新思想观念,解决档案信息化管理基础设施建设 档案管理部门要充分认识档案信息化管理的必要性和作用,解放思想,转变观念,年度财务预算要列入档案信息化建设经费,根据部门或单位发展需要合理增加经费投入,配置先进的管理设施、设备和软件等必备条件,解决关键问题,有组织、有计划地顺利开展档案信息化建设和管理工作。 4.2创新组织机构,实现技术型档案信息化管理 档案管理机构要根据实际构建合理的组织架构,配备高素质的档案管理人员,建立健全档案信息化管理规章制度。要大力引进与档案信息化管理有关的专业人才,采用多种形式多种途径,加强提高管理人员管理水平和技能的培训教育,不断提高其档案信息化管理的基本理论、基本技能和综合素质,将档案信息化管理手段由手工型转变为技术型。 4.3创新管理模式,实现数字化网络化信息化管理 档案管理工作要实行“统一领导、分级管理”的体制,确保档案信息的完整、准确和齐全。要做到档案规范化标准化科学化管理,必须合理应用现代计算机技术、网络技术和信息技术,加强档案信息化建设,以科学的手段管理和利用档案信息资源,以档案数字化网络化信息化管理模式替代传统的实体档案管理模式,避免实体档案的损毁、丢失和缺失。要合理运用大数据技术。要提高档案管理人员电子化信息化意识,紧跟科技发展步伐,充分运用电子网络等现代化手段有效管理档案信息资源;档案管理机构应该运用大数据技术,建立专业化集成化综合性的数字档案馆,合理利用信息化技术处理大量电子文件,根据科技发展改革档案管理模式,实现档案信息的科学化规范化管理;要有效利用电子信息管理手段,严格监控档案信息数据的接收和信息工作;要建立档案信息收集管理平台,一体化收集、处理、存储档案信息数据;要采用专业化的档案管理技术,准确挖掘可被利用的有效档案信息数据;在运用全新的档案管理技术时,要合理运用专业的安全保密技术。 4.4创新利用途径,为需求者提供全方位服务 在档案利用中,应科学设计服务途径,提高档案需求者的利用技能,以便在信息化时代有效利用档案信息资源。面对大量潜在的档案需求者,档案管理部门要担负起社会教育的重任,提高用户的信息意识和信息能力,提供给用户查询、检索、下载和安全使用信息资源的方法和途径,指导和提升档案用户利用档案信息资源的效率和技巧。档案管理部门要探索新媒体条件下的档案利用途径。微博、微信等新型媒体的发展,为档案利用提供了更为便利的条件,日益成为档案管理部门传播信息,转变服务方式的新平台。档案管理部门和其他国家机关、企事业单位应积极开通档案微博、微信,加强与档案用户的互动,提供档案咨询服务,也可以征集信息,不断丰富档案信息收集途径和方式,充实档案信息数据库,实现档案信息资源共享。 参考文献: [1]李海霞.谈新形势下档案信息化工作的几点感想[J].办公室业务,2018(21):56,74. [2]刘波.档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].办公室业务,2018(19):58. [3]赵建琼,白艳华.浅谈设计档案的信息化管理[J].办公室业务,2018(19):64-65. [4]张梅.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2018(18):75,77. [5]韦翠清.大数据时代高校人事档案信息化建设研究[J].中国管理信息化,2018,21(13):167-168. 作者:张鹏 单位:吉林白城市卫生监督所
科技档案论文:科技馆档案管理现代化发展路径 摘要:档案管理是科技馆日常管理中的一项重要工作,为了让档案管理能够与科技馆运营发展相适应,需要重新理清科技馆档案管理的思路。本文旨在对科技馆档案管理现状分析的基础上,提出相应的改善对策。 关键词:科技馆;档案管理;现代化 一、科技馆档案管理中的问题 (一)档案管理观念相对落后 科技馆界对档案工作普遍还固守“重藏轻用”的传统观念,存在“重业务、轻档案”的情况。档案工作缺乏应有的管理措施,更谈不上有效的指导,档案管理工作严重滞后。实际上,高质量的档案管理工作不仅有利于科技馆对过去的工作进行相关的回顾,而且能为科技馆未来发展提供参考,促进科技馆各项运营管理工作改革创新,提高运营管理工作的整体效率。由于科技馆界普遍对档案管理工作的价值缺乏充分的认识,导致档案管理工作无法发挥其应有的作用。 (二)档案管理制度不够完善 科技馆是我国近几年才发展起来的新兴事业,这一行业的档案管理制度还不够完善。一些新型的档案缺乏相关的管理标准,导致科技馆在进行档案管理过程中遇到难题。例如:因科技馆建设而出现的新型的科普展项档案管理缺乏统一的国家标准,甚至连地方标准、行业标准都欠缺。此外,有些科技馆由于本身对档案管理工作不重视,缺乏完善的档案管理制度,或即使制定了一系列的管理制度,但是在实际执行过程中大打折扣。档案管理制度的不完善,直接导致了一部分有价值档案流失,档案管理应该具备的可靠性和价值不能够充分地表现出来。 (三)档案管理方式相对落后 科技馆档案管理虽然也使用计算机和网络进行管理,但管理模式与时展未能匹配,实际仍然摆脱不了传统的管理模式。计算机的应用主要是在信息存贮和检索方面,缺乏档案信息有效开发利用的综合平台。为了提高档案利用效率,有一部分科技馆也在提高档案检索效率方面下了功夫,在研发检索工具方面也投入了人力和物力,但缺乏真正有效的检索方式,结果因检索方式不当造成档案重复检索,反而导致检索效率下降。有的科技馆在档案管理过程中不擅于主动收集科普活动的有关声像、图片、视频资料及其它数字化信息,导致了档案信息收集不齐全、不完整,需要用档案时总感到缺乏足够可参与的档案信息,这也直接影响了档案的利用效果。 (四)档案开发利用不足 科技馆档案管理“重藏轻用”的观念直接导致档案资料的应用有效性不高。有些档案知识的应用也只是表面,无法充分发挥档案资料的应用价值。事实上,科技馆的科普教育活动档案是蕴藏着极其丰富的信息资源,只要将其活化利用,对科普教育的可持续发展是极其有利的,可以用最少的钱办成最好的事。例如,广东科学中心由于在科普交流系列活动和各项科普教育活动中注意收集、整理活动资料,形成了丰富的有价值的科普活动档案。又善于利用档案信息指导以后的工作,经过短短几年时间,广东科学中心的“两岸四地”科普交流活动已成为了广东及省港澳台的著名科普品牌。 (五)缺少相关的专业人才 由于受传统的档案观念影响,部分科技馆还未能认识到档案管理工作是一项专业工作,对档案管理人员的专业要求不高,人员更替频繁,更不重视人员培训。因此,经验丰富的档案专业管理人员不多,一专多能的人才更是凤毛麟角。科技馆缺乏高素质的档案管理人员,直接导致档案管理工作强差人意。 二、档案管理的现代化路径 (一)以现代化的管理理念指导科技馆档案管理 档案管理工作是科技馆的重要管理工作之一,档案资料的合理利用才能够有效发挥档案作用,才能为科技馆的可持续发展提供巨大的知识资源。随着时代的进步,各类型的机构、企业领导对档案管理工作的观念已与时俱进,从知识管理的角度来看待档案管理工作,档案信息的有效开发利用已对国民经济发展发挥着越来越重要的作用。作为科技馆的领导,科普知识传播的带头人,更应该以现代的档案管理理念指导科技馆的档案工作,吸引更多的优秀人才服务于科技馆档案管理工作,使科技馆档案这一重要的知识资源在科技馆发展进程中发挥应有的作用。 (二)以完善的现代化档案管理制度为保障 完善的管理制度是做好科技馆档案工作的基础。科技馆档案管理的内容包括搜集、归档、保管、利用、转移、销毁等,对这一系列内容进行制度化,才有利于科技馆档案信息收集、保管得齐全和完整,在使用时也会更加便捷。科技馆在完善档案管理制度方面,需要特别注意的是:由于科技馆档案中有一部分是缺乏国家标准的新型档案,还需要在充分了解国家对档案管理工作相关规范的基础上,根据档案管理的实际情况,制定合适的档案管理规范来管理这类型档案。科技馆在制定档案管理制度时,要注意涵括的管理工作内容要全面,具体操作文件的表述要规范,操作流程的指引要明确,可操作性强。建立一套完善的档案管理制度,是促进科技馆档案管理科学、高效的重要保障。 (三)以现代化方式管理科技馆档案 随着信息技术和网络普遍应用于科技馆运营管理和科普教育工作,科技馆档案的形成方式和载体更加多样化。科技馆的电子文档、数字文档的快速增长,仅以传统的纸质记录和储存信息资料的方式已显然不适合大量数据的保存。加强科技馆档案管理的数字化储存,安全有效地利用网络传播信息,不仅能够保证科技馆档案管理跟上时展的脚步,促进档案管理工作的高效进行,提高档案资源的开发利用率和资源共享率,而且还能有效地对信息资源进行管理,防止资源在管理过程中出现丢失的现象。 (四)重视档案信息资源的开发利用 科技馆档案管理和社会的发展密切相关,科技馆档案不仅仅是科技馆本身的宝贵知识资源,而且是能够促进社会发展的一种不可再生的信息资源。在科技馆档案管理的现代化发展中,需要促进档案管理市场化运作,这样不仅能够保证档案管理的价值得到有效的开发和利用,而且还能够培养大众和科技馆工作人员对档案管理的重视。 (五)强化档案管理人员培训 档案管理人员专业水平直接影响档案管理质量。所以,想要显著提升档案管理质量,首先应该强化档案管理人员专业培训。培训目的是造就具有良好政治素养、专业思想稳定的一专多能的档案专业人员。因此,培训重点要立足档案工作职业道德和档案管理专业知识方面的教育,引导档案管理人员对其工作有全面认识,在工作中能够保持正确态度。其次,加强科技馆管理者对档案管理科学化及信息化的重视,通过不同形式的讲座,对相关人员进行培训等,改变他们以往的观念,促使他们在科技馆档案管理工作中发挥带头作用。总之,在科技馆档案管理中,以现代管理理念为指导,制定完善的档案管理制度,使用现代化的管理手段和方法,并融入先进的现代化设备和技术,才能够促进档案管理的现代化进程。只有这样,科技馆的档案管理才能有效支持科技馆的运营管理,在促进科技馆的可持续发展中发挥应有的作用。 作者:梁丽明 单位:广东科学中心 科技档案论文:中医学科技类档案的数字化保护 摘要:新环境下,新解新媒体,解出有时代之新、设备之新、公众之新的“三新”。再依据“三新”理念,提出在新媒体环境中对医学科技类档案进行数字化保护,论得有以下三项措施:适应新时代要求,健全医学科技类档案的管理机制;运用新设备技术,推进医学科技档案的数字化保护;摒弃新公众缺陷,提高医学科技档案管理人员的综合素质。借此企图对新媒体学科和医学科技类学科的发展和创新都能有一定效用,并有力推动新媒体环境中各种档案资料的数字化保护。 关键词:新媒介;中西医;保护;保存 新媒体,亦可称新媒介,是指不同于以往传统纸质媒体而以新型数字媒体为主的形态。新兴媒体的大环境中,由于碎片化阅读和数字化阅读的盛行,导致各种信息资料易破易碎且不易保存,因此提出对新媒体环境中各类信息档案的保护保存。本文今着重以医学科技类档案为例,来展开对新媒体环境中数字化保护的论述和议评,企图能对新媒体学科和医学科技类学科的发展和创新都有一定效用。 一、新媒体概念新解 自始至终,在学术领域内,专家学者们对新媒体概念都没有形成统一的定论。新媒体(New-Media)一词最早见于1967年美国P.戈尔德马克(P.Goldmark)的一份商品研究开发计划。随后,由于商品营销的需要,此概念便在全世界范围内迅速传播开来。而联合国教科文组织则简单地定义为新媒体就是网络媒体,包括计算机网络在内的诸多通用通讯工具。埃梅里在《新媒体》一书中提到,新媒体的“新”在于它能让人们或人与机器之间实现前所未有的通信,并且与其他所有通信根本不相同,着重体现在快速。清华大学熊澄宇教授则认为,新媒体是一个相对的概念,是建立在计算机信息处理技术和互联网基础之上的媒体形态,发展创新了报纸、电视、电台等传统媒体的功能,且更多运用在手机、电脑、客户终端、微信公众号之中。既然至今对“新媒体”仍没有一个统一的概念界定,因此笔者提出对“新媒体”概念展开新解,希望能对学术新闻有所帮助。同时,在此解出“新媒体”概念有“三新”,也企图对新媒体环境中医学科技类档案的保护保存能有借鉴作用。1.新在时代。20世纪90年代,中国全面接入互联网,新媒体也因此应势而生,可说新媒体确实赶上了一个好时代,然而这却也是机遇跟挑战并存的时代。具体体现在,新时代下各种新媒体、新观念过于繁多,尤其是西方资本主义观念的大量渗入,更会导致我国传统观念和社会主义正统思想受到冲击,思想观念的不统一在某种程度上会导致社会秩序的混乱和不稳定,这是新媒体时代的缺陷。但是另一方面,正是由于新媒体时代下各种思潮的碰撞和激荡,这才有了如今中国较为开放、较为先进的局面,也可以说正是因为有了新媒体对各种先进思政理论的大量引入和大量报道,才推进了如今中国改革下的社会主义市场经济的发展。2.新在设备。新媒体不同于报刊、广播、电视等传统意义上的媒体,更多则是指以数字报纸、客户终端、手机网络等新技术设备为主的媒体形态。新兴的媒体设备具有以下几大优势:其一,方便快捷。运用手机和电脑发送和传递信息比运用传统的报刊、广播等工具要方便得多。传统媒体时代里,从印刷报纸、搭建广播并有专人传递再到信息收入,这期间不知要花费多少人力物力财力,甚至几经周转会有信息断层和信息连接不通畅的情况出现。而如果运用手机、电脑这些先进设备和移动网络,任何信息都能及时迅速地传递到对方手中,人们相互之间进行沟通很是方便。其二,廉价高效。传统时代下,人们阅读报纸、观看电视,都是需要花费一定的代价的,尤其购买一份报纸更是如此,且收获到的信息大多也已经滞时和落后,而新媒体环境中,由于移动网络和数字报纸的出现,人们阅读刊物廉价了许多甚至全部免费,无须再去花费财力购买昂贵的杂志,且数字化阅读高效快捷,智能化搜索和智能化阅读更是极其方便了人们及时高效获取信息。其三,海量持久。新媒体网络中的任何信息,包括各种视频、图片、文件、文字,只要是在移动网络上以后,便能长久存在和长久查看,且移动网络上所能承载的信息也可能是无限量大,网络上各种信息的丰富多样和种类繁多是无法比拟的。新媒体环境中最重要还是新在各种技术设备上,数字网络、电脑手机、客户终端、微信公众号的普及运用是社会大趋势。3.新在公众。不像传统媒体中的客户公众必须具有一定的阶级地位和文化水平,新媒体环境中的客户公众只要拥有能上网的电脑,会一些最基本的操作,懂一些基本的文化知识,就可以在网络上信息。新媒体环境中的公众大多属90后或00后的社会青年,他们大多思维比较活跃,喜欢故意发表各种奇奇怪怪的言词言论和网络流行语,他们个性张扬、喜欢创新。但是这些网络青年也大多具有懒惰、敏感、过于感性等缺陷存在。新媒体环境中的公众主要定位在年轻的青年群体中,着重关注并研究这类社会人群,具有很强的现实性和前瞻性。 二、数字化保护医学科技类档案的措施 医学科技档案是指医院在科研活动中形成的具有一定归档保存价值的文字资料、影像、图表以及各类电子文件等原始记录。概括起来讲主要包括五大类:国内外公开发表的论文和著作;医院开展科研活动的相关原始实验资料;基金课题相关资料;技术转让资料、专利证明等;其他通过鉴定的科研成果资料等。新媒体环境中,提出对医学科技类档案进行数字化保护,既是顺应社会时代的大趋势,也有利于增强人们对医学科技类档案的保护意识,进而将有利于医学界理论技术的创新和传承。新解新媒体之概念,得出数字化保护医学科技类档案有以下措施:1.适应新时代要求,健全医学科技类档案的管理机制。任何举措的推行都离不开完善的管理体制,只有健全机制的约束才能规范相关人员的行为,才能确保举措的顺利实施,数字化保护医学科技档案同样需要有完善管理机制的指引。但是在制定相关管理机制的过程中,必须要适应新媒体时代的变化要求,即管理机制必须要在社会主义核心价值观念和社会主义市场经济的框架之内展开运行,不能走其他偏颇或者西方狭隘思想的道路。同时,健全的管理机制中也应当要有明确相关的责任人,把具体的分工详细划分到每个工作人员。责任人的作用不可忽视,明确的责任分工是促使管理机制透明高效的关键。2.运用新设备技术,推进医学科技档案的数字化保护。数字化保护医学科技类档案,自然离不开各项新媒体设备技术。具体来说,就是医院要健全电子政务网络系统,将现有的网络进行完善,有目标、有计划地完善医院综合办公系统,建设综合查询和网络办公系统,提高医院科技档案数字化保护和管理体系。医学科技档案数字化保护及管理应该成为医院的重要管理工作之一,在制定信息网络建设的规划的同时,要将档案数字化保护工程作为重点工作来抓好。3.摒弃新公众缺陷,提高医学科技档案管理人员的综合素质。新媒体环境中的公众,虽说个性张扬,具备一定的创新精神,但是仍不能担负起数字化保护医学科技档案的责任和使命。作为新媒体环境中新兴的医学科技档案管理人员,必须要有极高的综合素质。具体体现在:其一,不张扬过胜;其二,医学科技档案人员要调整心态,更新观念。 三、结束语 新媒体环境中,不仅需要对医学科技档案进行数字化保护,对于其他类档案信息,例如:学生学籍档案、党员干部档案、国家历史档案等,都需要进行数字化保护,这是社会现代化信息化发展的大趋势。对档案进行数字化已经成为一种共识,但是数字化管理和保护不是一蹴而就的事情。医院应该从技术以及信息资源建设、社会环境等方面不断完善科技档案的数字化建设,更好地实现科技档案资源的共享,使之为医院的发展提供有力的保障才是。 作者:周纳新 单位:陕西省中医药研究院 科技档案论文:知识经济下的科技档案信息资源 摘要:进入二十一世纪以来,科学技术的重要性越来越明显,渗透在社会生活各个领域中,给人们生活带来了极大的便利,科学技术与生产力结合的程度越来越紧密,与此同时,科学技术的发展也促进了很多新兴产业的兴起。传统的工业、农业、手工业日益繁荣的同时,具有新鲜活力的现代化产业也在蓬勃发展,电子计算机更新升级速度飞快,再加上互联网技术的不断完善,科技革命的影响力依旧没有减退,但是信息革命已经在不知不觉中对社会生活各个领域都产生了极大的影响。信息时代的到来,对知识能力和技术能力的要求更加的迫切,而在知识经济发展的背景之下,对信息进行科学的收集和管理,进行分析和有效利用,以便更好的为社会发展进行服务。科技档案信息资源是一个国家和社会发展的重要资源,也是当今世界各个国家都非常重视的一个领域,因此,在知识经济时代之下,对科技档案信息资源进行开发和利用关系到一个国家和社会整体经济能力的发展,对此进行研究和分析是一件非常必要的事情。接下来本文就知识经济时代下科技档案信息资源的开发和利用进行进一步的分析和阐述。 关键词:知识经济;科技档案;信息资源 一、引言 科技档案信息资源对于现代化的信息产业具有非常重要的作用,可以为一些行业中的某些产业提供充足的了解资料和前期准备资料,一套完备的科技档案中包含的信息资源,甚至能够为某些产品直接投入生产提供重要的借鉴资料,并且对于某些技术的发展和研究也有非常重要的参考价值。对于科学技术人员本就缺乏的现状,这些资料档案的有效利用可以为从事科研工作的技术人员提供很多有效的参考,可以节省大量的时间和避免不必要的失误。科技档案作为一种信息资源,是国家的科技水平的体现,也是科技成果的一个侧面表现,更重要的是,它作为一种储备资源的同时,还是国家和企业包括某些行业领域的宝贵资源,也是一笔非常宝贵的财富。在当今科技是第一生产力的发展趋势之下,有效的开发和利用信息资源,通过科学技术的支持,将这些传统的信息档案通过现代化的方式加以利用,使它们重新具有价值,不再是冷冰冰的数据和文字,而且还可以为经济的发展提供助力。鉴于它的有效之处,本文就科技档案信息资源的开发利用现状以及如何进行有效的开发利用进行阐述。 二、知识经济时代下的科技档案信息资源开发利用的现状和问题 1.知识经济时代之下的科学技术知识的发展以及自古以来人类所创造和学习的各种知识的流传和保存,依托现代化的科技管理手段和科学技术支持,可以将这些重要的信息资源进行有效的保存和利用,使之成为知识经济的重要组成部分,与此同时,档案信息资源的开发和利用也面对很多的问题,虽然从整体上来看,科技档案信息资源的保存开发和利用是蓬勃发展的,但是我们也不能忽视一些已经暴露出来的问题。2.我国目前对于这些信息档案资源的保存和收藏大都存放在一些相关的机构当中或者某些博物馆、档案馆等。但是很多存放在档案室的资源,在通过科技手段进行了有效的分析和分类,进行了收集分析和整理之后,仍旧是作为保存物品置放在机构之中,并没有得到充分的开发和利用。尤其作为不同的保管机构,也分别属于不同的管理体制之下,互相之间对于一些馆藏类的信息资源交流并不是很频繁。由于一些规章制度方面的规定,很多信息资源都只是在一个机构内部进行一些传播和交流,也只是提供给一小部分人使用。这种封闭性不利于信息资源的合理开发有效利用,是一种资源浪费。3.我国的国土范围广阔,东部地区和中部西部地区的经济发展水平,科学技术水平有着较大的差异性,沿海地区和内陆地区的发展也具有极大的不平衡性,这就导致了在同等级别的信息资源收藏单位,对于档案资源进行开发利用的水平也有差异。同时,不同的地区对于信息的交互程度,档案资源的占有数量,技术人员的技术水平,经济发展的程度,都有着不同程度的差异,这种多方面的不平衡性对于信息档案资源的开发和利用也带来很大的阻碍,很容易导致科技档案信息资源的开发利用呈现出持续性低,不协调的局面。4.知识经济时代之下对知识的渴求非常紧迫,同时目前的科学技术发展并没有达到非常完美的程度,科技档案的技术也有所欠缺,因此,信息资源的开发和利用很难达到完美的程度。同时,要想对大量的信息资源通过高科技的技术手段进行开发管理和有效利用,其中所投入的巨大的人力和财力也并非目前可以完全负担的。更何况,对于很多经济落后的地区来说,这种技术才刚刚起步,因此目前我国对于科技档案信息管理仍旧距离发达国家的水平有一定的差距。5.随着科技的发展,运用科技手段获取经济效益已经是社会发展的普遍现象,但是对于重要资源的利用方面,仍旧需要相关的技术人员,高素质的技术人员需要对科技档案有充分熟练的了解和应用能力,同时对于信息资源的把握和开发利用也应该具有一定的掌握程度。但是我国的教育行业中,对这方面的培养仍旧欠缺,相关的专业技术人员仍旧属于匮乏的群体。再加上对于电子信息,计算机网络,互联网物联网等科技发展带动起来的新型产业来说,相关的政策法规和已经出台的一些管理方面的规章制度并不完善,这就导致在对一些信息资源档案进行开发和分析利用的过程中,难免有些不法分子为获得私利而将一些重要资源进行毁坏甚至修改转卖。缺乏一个完整的系统来对资源进行开发利用,又没有完备的法律规范进行保障,市场经济之下的科技档案信息资源的开发和利用,依旧面对很多问题,存在很多不完善的地方。就这些情况而言,要想更好的利用好科技档案信息资源,采取一些合理有效的措施是非常必要的。 三、知识经济时代下的科技档案信息资源开发利用的措施 1.加强思想方面的重视程度,加大宣传的力度,对相关工作人员进行更高程度更加专业化的学习和培训,在掌握专业技能的同时,还应该具有多方面的能力知识储备。尤其对于高速发展的电子计算机要有熟练的掌握和运用,能够及时有效的对科技档案电子资源进行查阅和搜索。同时,在整个社会各个领域都要加强宣传的力度,信息资源不是个人的而是全社会的,信息时代之下的信息产业要想得到社会化发的全面发展,离不开社会大众的支持。加大宣传力度,通过科学的引导和科学的方法,形成良好的社会氛围,使信息档案在一个好的环境下获得更好的发展。2.科技档案信息资源的开发利用离不开保存这些资料的馆藏机构,因此,要最大限度的将馆藏机构进行合理的安排,将数量庞大的资源、内容丰富种类多样的信息材料进行合理有效的规划,优化馆藏结构,加强相互之间的交流和学术探讨,提高利用率,同时也扩大了影响力。这样可以使原本只收藏在馆藏机构的一些材料信息可以切实的走出去,更好的应用在显示生活之中,这是科技时代信息时代进步性的表现。3.制定相关的法律法规,加强资金技术方面的支持,确保这些信息资源可以被有效的开发和利用,深入社会发展的实际情况,进行调查研究,建立起切实有效可行的规章制度,完备相关的法律部门和监管部门,对资金的投入使用进行严格的规范和审查,增大透明化程度,同时运用互联网对资源进行开发利用,建立起一个高效智能的自动化现代化网络资源服务利用系统,提高效率,保证质量。更好的实现对科技档案信息资源的整理和利用。4.不断提高自主创新能力,明确知识经济发展的趋势和特点,加快科技转化为生产力的速度,只有牢牢把握住经济发展的特点和要素,才能更好的实现科技档案信息资源的开发和利用,才能使利用的效果达到最大化,才能推动社会经济发展。 四、结语 科技时代和信息时代的发展,工业农业经济和知识经济的发展,对科技档案信息资源的开发利用需求量日益增长,同时,知识经济时代之下,对于知识产权的保护力度需要加大重视程度。科技档案信息资源的开发和利用,不只是某一个部门某一个产业的事情,而应该在一个系统的有合理规划的整体环境下进行,同时要经过严格的审查。要加强对知识产权的保护力度,建立新型的科技档案信息资源利用机制,加快开发利用这些信息资源的步伐。更好的推动经济社会向前发展。 作者:高元 单位:内蒙古自治区国土资源信息院 科技档案论文:农业科技档案在三农工作中的作用 摘要: 农业科技档案承载着有关农业的重要科研成果,是农业科技工作的重要组成部分。2012年中共中央了《关于加快推进农业科技创新持续增强农产品供给保障能力的若干意见》这一文件,该意见为当前的“三农”工作提供了指导,涉及到了农业、农村、农民方方面面的问题,可见国家对农业发展的重视,这是我国农业发展的一个重要机遇,要充分开发利用农业科技档案使其更好地服务“三农”工作,促进我国农业的发展。 关键词: 农业科技档案;三农;服务 近年来国家越来越重视“三农”问题,并提出了使农业现代化、大力发展农村经济、使农民收入得以增加的这一重大的战略目标。要实现这些目标就要依靠科技,作为农业科技的重要组成部分,记载了农业科研成果的农业科技档案就应该得到充分的开发利用。农业科技档案记载了农、林、牧、副、渔、气象、环保、水利、电力等方方面面的关于农业的知识,是一本农业的百科全书,因此做好农业科技档案的管理工作可以促进农业的发展,为“三农”服务。 1农业科技档案在“三农”工作中的作用 农业科技档案记录了农民及科研人员在农业的生产实践及在农业教学、科研过程中的经验及成果,这些经验及成果的真实记录为农业知识的传播、农业技术的研究及农民生产实践提供了借鉴,是农业活动不可缺少的重要依据。农民和科技人员通过对农业科技档案的充分研究,并加以科学合理的利用就会取得巨大的经济效益和社会效益。例如可以在栽培某种作物的时候充分研究档案中记载的有关知识,总结该农作物生长规律,对其中详尽确凿的档案数据进行分析,这会拓宽科技人员的视野使其获得启发,从而研发和改进农作物的栽培技术,提高农作物的产量,增加农民收入,促进我国农业的发展。因此,要做好管理、开发、利用农业科技档案的工作,让其更好地为农业、农村、农民服务。 2农业科技档案存在的问题 农业科技档案的管理工作应该受到重视。对农业科技档案工作的不重视,会在档案的保存、整理、分类等方面出现差错。这种情况下,档案可能得不到集中保存管理,与其他文件混夹在一起,也可能会造成农业科技档案的丢失、分散从而影响档案的充分利用开发。 3农业科技档案服务“三农”策略 3.1开发、整合农业科技档案资源 档案资源是开发利用农业科技档案为“三农”服务的基础和前提,如果没有足够的资源,就不能向三农提供充分的支持和服务。因此要大力开发农业科技档案,通过多种渠道丰富、增加农业科技档案的储存量,增加档案资源的种类,建立丰富的农业科技档案信息资源库。通过征集和交流增加档案资源的种类,丰富档案的结构、内容,优化档案的结构。整理档案资源要遵从实用、系统、多样的原则,这样整理出的资源才能完整精练。在进行档案的编研工作时,对原始资料要加以整理、加工、分析,让这些分散的资源信息系统化、实用化,编研出如科技成果简介、单位年鉴、科技图册、大事记、专题汇编等的成果,便于人们查询、翻阅。在整理档案的时候要注意进行农业科研和科技档案的管理,不可偏废。做好档案的整理工作,使其清楚有条理,弥补出现疏漏的地方。农业科技档案中的记录要取其精华,去其糟粕,不断检查农业科技档案,剔除其中不科学、过时的资源。丰富的档案资源、有条理的资源会提高资源的利用率,使农业科技档案更好地发挥其潜在作用。 3.2健全农业科技档案服务体系,提高工作人员素质 随着科学技术的发展,信息化技术已经渗透到生活的方方面面,可以把信息技术运用到农业科技档案服务体系中来,让其为三农提供全方位的服务。农业科技档案可以利用计算机和网络技术进行记录和管理,推出农业科技电子档案。还可以建立健全、简单的农业科技档案检索体系,在网络平台上提供在线查询服务,将科技成果分享给农民和科研人员。农业科技档案中的记录也可以为研发新的农业成果提供借鉴,进一步促进农业科技的发展。为了让农业科技档案能更好地为“三农”服务,管理档案的科技人员应该是相关的专业人员,他们除了具有专业的档案学、档案管理知识,对信息技术也应有所了解。政府要对工作人员进行培训使他们牢固掌握相关的理论知识,提高工作能力和职业素质。 4结束语 农业科技档案是农业生产经验和农业科研成果的载体,对做好三农工作有着重要的意义。我国越来越重视农业与农业科技档案的管理,但是目前我国对农业科技档案的管理还有很多不足之处,应该抓住机遇,大力开发利用农业科技档案资源,转变档案管理的理念和模式,让其充分发挥自身的作用,更好地为“三农”工作服务。 作者:张芳 单位:明集镇农业综合服务中心 科技档案论文:农业科技档案规范化研究 【摘要】农业科技档案是农业档案的重要组成部分,是重要的农业科技、生产信息资源。本文针对当前农业科技档案管理中存在的主要问题,提出了农业科技档案规范化管理思路,为农业科技档案的合理开发利用提供参考。 【关键词】农业科技;科技档案;规范管理 农业科技档案主要包括农业科学研究中从立项、申报、进程、总结、结题再到成果鉴定这一系列过程中的各种档案材料,还包括林业、副业、渔业、牧业等档案。由于在管理农业科技档案的过程中还存在一些问题,导致资源浪费。因此,有效地管理农业科技档案是档案管理人员的重要工作。 一、开发利用农业科技档案信息资源的必要性 农业科技档案是指在农、林、牧、渔各业的生产实践活动中形成的技术资料,是农业科技人员在科研活动中形成的一种特殊的信息资源,是对农业科研活动最直接的原始记录。包含种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境档案和农业区划档案等。将这些资源按照档案管理相关规定进行处理,形成规范化、标准化的科技档案,再将这些档案资源进行开发,可以进一步实现农业科技档案的新价值。首先,农业科技档案的实质是科技成果,作为智力成果、知识智慧的结晶,是属于知识产权的一部分,必须加以保护和利用。其次,农业科技档案信息资源可以使各级决策部门更好地了解国内外农业科技成果和农业经济发展状况,为科学决策提供服务。再次,农业科技档案是农业科研创新的基础,这些信息资源可为深入科研提供大量宝贵的信息来源。最后,农业科技档案是一种将科研成果转化为生产力的载体,可为地方经济发展提供优良品种、新技术等方面的服务,从而产生经济效益和社会效益。 二、农业科技档案开发利用存在的主要问题 (一)档案管理人员不注意科技文件的积累。科技档案的前身就是科研文件,科技文件具有很高的再利用价值及指导价值都是因为记录了科研成果的研究过程。但档案人员和科技人员平时不注意保存科研文件,导致归档时科研文件收集不完整,从而造成很大的损失。(二)农业科技档案管理方式落后。档案的数量随着时间的推移和科技的进步越来越大,这给提供利用和保管工作都带来了很大的困难,再加上管理的手段和方法都不先进,非常的落后,检索工具也是单一的,工具单一通常表现在查阅工具,用的最多的查阅工具就是手工制作的目录或者是专题卡片,检索方法速度慢而且还很落后,准确率也不高。(三)农业科技档案内容不完整。虽然科研科技单位对农业科技成果进行了归档,但是,科技档案工作中还存在内容不完整、归档手续不齐全的问题。三、农业科技档案开发利用的对策与建议(一)转变农业科技档案工作人员的思想意识,树立正确的价值观。国家档案局在全国社会主义新农村建设档案工作会议上提出了“以统筹城乡档案工作协调发展和新农村建设需要相适应的、覆盖新农村建设各个方面和全体农民的档案工作体系为主要内容的新阶段农业农村档案工作的新目标、新任务、新要求”。为适应以上形势要求,档案工作者要与时俱进,积极调整工作思路,充分认识农业科技档案的特有作用,树立农业科技档案的正确价值观,增强农业科技档案的民生意识,贴近民生,服务民生。(二)加强科技档案的收集,着力建设档案资源体系。只有建立起覆盖广大人民群众的档案资源体系,才能为人民解决最关心、最直接、最现实的利益问题。只有建立起服务人民群众的档案利用体系,才能为广大人民群众提供高效快捷的档案服务,才能真正体现档案部门全心全意为人民服务的宗旨。加强科技档案的收集,可采用定期收集和随时收集相结合的方法。定期收集是根据科研活动的特点,建立健全和完善各项管理制度。如规定详细的归档范围、份数、要求及时间;促使科研人员自觉将科研档案材料定期归档,保证档案的完整性和系统性。随时收集针对学术论证、证明材料、检测结果、验收鉴定等与科研项目有关的其他材料,并将收集的材料以科研档案的重要程度为依据,结合运用多种组卷方法将案卷按重要程度排列,这样有利于科技档案的保管和查找利用。(三)“以人为本”,着力建设档案服务体系。农业科技档案管理应当树立以人为本、以农业科技成果为核心的管理思想。现代农业科技档案管理人员应积极主动,深入了解科技成果的技术水平以及经济市场的需求,及时、适度、有效地开发档案信息资源。在档案管理上,要改变传统管理模式,从管理型向服务型转变,要围绕解决科研人员的需求为目的,以提供相应服务为出发点,为其提供较稳定的科研环境和具有竞争力的科研条件。因此,只有加强档案工作人员的自身修养,努力提高思想政治素质、文化素质和业务素质,才能把那些有价值的档案资源充分地开发出来,更好地为农业生产服务,加快农业生产的发展。(四)加强规范农业科技档案工作。1.建章立制,从头抓起。制定相应的规章制度,首先要根据档案法的要求,并结合自己所在单位的具体情况才能建立。建立规章制度是为了让科技人员能够了解形成档案的各种要求,并有意识地开始收集和整理档案材料。同时确保材料的内容和质量。其次是定期对各个材料归档进度进行检查,发现有没有及时归还的档案,要提醒科研人员将材料及时地归还。通过建章立制这样一个方法让档案管理人员和科研人员共同努力,从而形成规范的、完整的、科学的档案原始材料。2.建立激励机制,做好科技档案收集工作。为了做好农业科研档案收集工作,我们首要要根据其特点,将收集的工作范围概括为:归档课题、立项课题、鉴定成果、品种备案等不同的阶段。且每个阶段都要把记录数据、往来文件、报告、图纸、书写材料等进行保存。因为这些都是农业科研活动的直接记录。为了促进科研档案材料的完整、全面、科学,应根据实际情况制定考核奖罚制度。将归档完整、系统、全面、科学作为考核内容,从而提高科研人员和档案管理人员的工作积极性。3.开发利用农业科研档案信息资源。开发利用农业科研档案应该考虑几个问题。第一是考虑档案管理人员的事业心和责任感。第二是考虑农业科研档案有没有按照农业部颁布的标准进行分类。第三是考虑有没有针对性和实用性。第四是考虑加强农业科研档案工作的保密。第五是从更深层次去研究和开发农业科研档案的信息资源。其开发利用方式有三种,分别为:编制各级各类目录,丰富检索手段、加强安全保密工作、通过口头或直观方式宣传报道科技成果。4.档案管理方式现代化。新时期下,档案管理工作的发展方向势必往档案管理电脑化方向发展。一些条件还可以的科研单位可以利用计算机系统开发并研制有查询、检索、阅读等功能的农业科技档案数据库,并制成光盘。这样一方面可以开展有偿信息服务,且可以作为科研交流和科研活动的馈赠资料,以扩大档案信息。另一方面可以永久保存和记录农业科研档案。这些都要求科研工作者有很高的业务水平,同时熟练掌握微机知识。 作者:宗冰 单位:邹平县好生街道办事处曹家管理区 科技档案论文:数字时代农业科技档案信息利用 摘要 数字时代背景下,农业科技档案作为农业科技创新的重要信息资源,如何对其进行有效的开发和利用,是当下亟需探讨的问题。本文首先描述了数字时代背景下农业科技档案信息资源开发利用的意义;其次对当前农业科技档案开发利用存在的问题进行了全面的分析;最后针对相关问题,提出了加强农业科技档案信息资源开发利用的对策。 关键词 数字时代;农业科技档案;信息资源;开发利用 为推进我国农村发展,使农村跟上城市发展的节奏,解决城乡二元结构问题,农业科技创新逐渐成为新农村建设的重要工作。数字时代背景下,我国农业信息化服务体系建设逐渐进入新阶段,农业科技档案作为农业科技创新的重要信息资源,在农业科技创新的进程中,相关部门对农业科技档案信息资源的需求也不断提升。如何对其进行有效的开发和利用,提升农业科技档案相关服务的质量和效率,是当下亟需探讨的问题,对于农业信息化建设、现代农业发展有着重要的意义。 一、开发农业科技档案信息资源的意义 农业科技档案是对农业科研活动的原始记录,是农业科技信息的重要载体,其中包括农、林、牧、渔、水利、气象、土地等涉农各业在生产、经营等活动中直接形成的应归档保存的具有一定查阅价值的文字、声像、电子等资料。农业科技档案是一种特殊信息资源,其原始性特征使其在农业科研活动中具有不可替代的重要作用。由于农业科技档案信息资源的价值是持续的,因而对其开发与利用也是持续的。数字时代背景下,为推进我国农村发展,农业科技创新逐渐成为新农村建设的重要工作,我国农业信息化服务体系建设也逐渐进入了新阶段,农业科技档案作为农业科技创新的重要信息资源,在农业科技创新的进程中,相关部门对农业科技档案信息资源的需求也不断提升。为对其进行充分的利用,就需要进一步拓展农业科技档案信息资源的价值,只有这样才能提高农业科技档案管理工作的效益,将更多的农业科技档案信息资源转化为科研成果,促进农业科研院所科技发展水平的提高,从而促进农业生产力的进一步提升。 二、当前农业科技档案开发利用工作中存在的主要问题 虽然相关部门越来越重视农业科技档案信息资源的开发和利用,然而在实际的操作中,还存在许多不足,主要问题如下。 1.农业科技档案管理方法缺乏规范性。 随着我国对农业科技研发方面的重视,培养了大量的农业科技人才,农业科技成果也不断增多。然而,对于这些农业科技成果的收集归档,却由于管理方法不够科学合理,导致相关部门对于农业科技档案的收集、鉴定、分类、编目、归档等工作存在程序、步骤不规范的问题。这使得农业科技档案的完整性受到影响,难以很好地进行查考利用[2]17。 2.档案管理人员的专业意识薄弱。 农业科技档案成果往往就是一些文字、数据、影像等资料,里面的内容往往具有较强的专业性,内容枯燥,专业以外的人员往往无法认识到其中价值。目前,一些农业科技档案管理人员对于农业科技研究成果的重要性缺乏认识,档案管理的专业意识薄弱,在整理和管理的过程中,由于缺乏专业知识和专业态度,导致一些科技项目档案资料不齐全,无法很好地体现科技项目的全过程和具体成果。甚至有的农业科技档案管理人员将在工作中积累的有价值的科技档案资料据为己有,不愿移交归档,致使部分档案资料流失。 3.档案信息服务水平低,档案信息安全保障体系不健全。 数字时代背景下,信息技术发展迅速,已逐渐渗入了各个领域,在档案管理方面,越来越多的图书馆、档案管理服务企业都开始进行数字化改革,将内部保存的信息资源进行数字化处理,使更多的用户能够通过网络查阅和下载,使一个信息资源能够同时给许多不同的人查阅。然而,目前我国农业科技档案管理的信息服务水平相对低,没有跟上现实需求,农业科技档案的检索速度慢,且存在准确率不高的问题。此外,我国农业科技档案管理还存在安全保障体系不健全的问题,对于不同保密级别的农业科技档案没有进行区别对待,造成科技档案信息泄密事件时有发生[3]67。 4.档案信息资源开发不足,开发利用手段和方法落后。 我国农业科技档案开发利用的不足不仅仅体现在管理和利用上,还体现在开发方面。目前,我国对于农业科技档案的信息采集主要还是人工采集,仅在编写目录时才用到计算机的一些基本功能,档案的编研工作更是进行得较少,这非常不利于科技成果的推广转化。 三、数字时代背景下加强农业科技档案信息资源开发利用的对策 1.保证农业科技档案的质量和完整性。 农业科技档案的质量和完整性可以说是农业科技档案信息资源开发利用的物质基础。农业科研院所应严格依据《档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规,结合单位实际情况,保证农业科技档案的质量和完整性,做到“三纳入”。“三纳入”即要将农业科技档案的收集、整理、归档等管理过程纳入农业科研的最初的工作计划中,只有这样,才能实现档案管理与布置科研任务同步,保证整个农业科研都做好记录和资料的保存;要将农业科技档案的收集、整理、归档等管理过程纳入农业科研的工作程序中,只有这样,才能保证农业科技档案管理与检查科研活动进度同步,从而推进农业科技档案收集、整理、归档等管理过程的规范化;要将农业科技档案的收集、整理、归档等管理过程纳入有关部门和有关人员的职责范围,只有这样,才能够做到农业科技档案管理与科技人员考核奖惩同步,实现权责分明,有责可追,保证农业科技档案的质量,维护科技档案的完整性和安全性[4]91。 2.提高农业科技档案管理人员的素养。 农业科技档案管理人员的素质是农业科技档案开发利用的关键。而农业科技档案管理人员的素质的提升是多方面的。首先,相关部门要加强农业科技档案信息作用的宣传教育,让农业科技档案管理人员认识到农业科技档案的重要价值,只有这样,才能使农业科技档案管理人员真正认识到自身所承载的责任和义务,从而提高农业科技档案管理人员对农业科技档案信息资源开发利用的重视程度。其次,相关部门应定期组织技档案管理人员开展专业培训,提升农业科技档案管理人员的科技档案业务知识储备,进一步了解自身的权责,提升自身的专业技能的应用能力,做好农业科技档案的管理工作,保证农业科技档案的完整性和安全性,对于需要进行保密的农业科技档案,也要严格做好保密工作。与此同时,农业科技档案管理人员还要熟悉农业科学研究的基本过程和程序,抓住关键阶段、重要环节,只有这样,才能增强农业科技档案管理人员与农业科研人员的互动性,做好农业科技档案的收集、整理、鉴定等工作,为农业科技档案的再利用做好准备。此外,相关部门还要顺应数字时代的需求,定期开展计算机应用的相关培训,提升农业科技档案管理人员的计算机应用水平,加强农业科技档案的统计工作,同时为农业科技档案管理的数字化转型打好基础。 3.加强档案信息安全保障工作,注重保密和知识产权保护。 数字时代背景下,随着科技体制改革和科研手段的现代化进程的推进,农业科研工作呈现出了课题协作多样化、学术交流多元化、情报交流网络化的发展趋势,这虽然促进了我国农业科技档案信息的交流和科技成果推广,但同时也大大提升了农业科技档案信息的保密工作的难度。我国相关部门要理清农业科技档案开发利用与保密的关系,对于鼓励推广的农业科技档案信息,要充分利用网络平台、信息技术,加强推广。对于要求严格保密的农业科技档案信息,严格依据《科学技术保密条例》《专利法》等相关法律法规,做好保密工作,对于泄密的农业科技档案管理工作人员依法进行惩处。与此同时,我国相关部门也要调拨专业技术人员,构建农业科技档案信息管理系统,依据农业发展不同阶段对科技信息的不同层次的需要,进行不同程度的加密,实现农业科技档案信息的推广与农业科技档案信息的知识产权保护的同步推进。 4.加强信息开发,提高服务水平。 明确服务方向,端正服务态度,数字时代背景下,农业科技档案工作要面向现代化,就必须树立信息观念、强化效益观念,农业科技档案管理部门要彻底转变传统的重保管、轻利用的服务理念和被动的服务方式,主动与农业科研部门开展合作,深入农业科研一线,主动了解新时期的农业科研工作的现实需求,明确服务方向。并在此基础上改进农业科技档案管理方法,提升农业科技档案的信息服务效率,调整农业科技档案信息收集的重点内容,提升农业科技档案信息的实用性[5]64。深化档案信息资源开发,拓宽工作领域。在明确服务方向,端正服务态度的基础上,农业科技档案管理部门要紧跟现实需求、充分利用信息技术,深化档案信息资源开发,主动拓宽工作领域。首先,农业科技档案管理部门要做好准备工作,跟随农科院的农业科研成果示范推广、科技下乡等活动进入一线,开展科技宣传、信息咨询等服务,一方面进一步发挥农业科技档案信息的作用,普及农业科技知识;另一方面深入了解农业科研工作对于档案信息的实际需求。对于一些值得宣传的农业科技档案信息,可以通过各类农业信息服务平台进行传播,实现农业信息化带动农业现代化。其次,农业科技档案管理部门要加强信息采集、整理工作,充分借助信息技术和网络平台,进行档案信息的深度加工,对一些重要的符合农业科研工作的现实需求的农业科技档案信息资源进行数字化处理,同时结合现实需求,构建科技成果数据库、农产品质量安全标准数据库等专题数据库,编制农业科技档案检索工具,方便农业科研工作人员进行查询检索。此外,农业科技档案管理部门还要利用信息技术,对农业科技档案信息资源进行统计分析等处理,提升农业科技档案信息资源的系统性,使农业科研部门能够很好地了解当前我国的农业科研状况,避免一些课题产生重复性的问题,减少国家农业科研资源的浪费。农业科技档案管理部门还要发挥农业科技学术交流的纽带功能,积极开办科技教育、信息交流等相关活动,这样一方面能够推进农业科技档案信息的共享,促进各相关部门互通有无,促进农业科技档案信息的开放和利用。另一方面还可以推进农业科技档案管理部门与其他相关部门的合作,拓宽农业科技档案管理部门的资金来源,从而为农业科技档案管理部门的信息化改革提供充足的资金支持。建立农业科技档案信息开发利用反馈制度。通过反馈信息,总结农业科技档案的开发与利用工作的经验教训,对于不足之处及时调整改进,使我国农业科技档案管理工作更加符合现代农业发展的需要。数字时代背景下,农业科技档案信息资源开发利用对于推进农业现代化有着重要的意义,本文基于农业科技档案管理方法缺乏规范性、档案管理人员的专业意识薄弱、档案信息服务水平低等相关问题,提出了保证农业科技档案的质量和完整性、提高农业科技档案管理人员的素养、加强档案信息安全保障工作等对策建议。 作者:陈茜茜 单位:南通市农业科技档案馆 科技档案论文:单位农业科技档案管理思考 摘要: 农业科技档案是基层农业科研单位各项工作有序开展的关键,是单位发展历程的真实记录,是单位日常管理工作的重要组成部分。通过对基层农业科研单位农业科技档案管理的意义、现状和存在问题进行分析,提出管理措施和建议,确保基层农业科研单位农业科技档案管理工作健康发展。 关键词: 基层;农业科技档案;档案管理 农业科技档案是农业科研部门在农业科学研究、生产运用、基础建设等活动过程中形成的对国家和社会具有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、录像、照片、实物、标本等不同形式和载体的科技文件材料,是农业科学技术研究活动的真实记录和技术资源储备,是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据,是国家的宝贵财富。 1基层农业科研单位科技档案的重要性 农业科技档案是广大科技人员在平时的试验研究中积累和保存起来的宝贵经验、生产试验技术,是基层农业科研单位管理工作的重要组成部分,是农业科技人员辛勤劳动创造的智慧结晶,科学合理开发利用科技档案,将有利于促进农业生产、科研技术研究,有利于农业农村经济发展,有利于帮助农民提高农业产量、脱贫致富。 2基层农业科研单位科技档案管理现状 2.1农业科技档案管理制度不完善 基层农业科研单位制定的档案工作管理办法中绝大部分都是对档案管理员提出的要求及职责,没有一条是规范科技人员的,即便是在单位日常管理规范中出现也只是蜻蜓点水似的一带而过;科技人员移交科技档案完全靠自觉自愿,没有奖惩,缺乏责任心。 2.2农业科技档案资料流失严重 广大科技人员对档案管理认识不到位,没有认识到档案对农业科技发展的促进作用,一些应该归档的核心材料自我保管,遗失、损坏现象严重,特别是一些科技人员因工作岗位变动或退休后,带走或遗失自行保管的档案,影响了科研推广工作的延续性,科研档案的完整性。 2.3农业科技档案管理工作不受重视 2.3.1档案管理意识弱。 基层农业科技档案是农业科研人员从事科学研究的重要依据和必要条件,然而一些科技人员不愿意将自己记载的原始资料移交档案室,还有一部分科技人员对单位档案管理工作不信任,应付性的上交一些档案资料,致使科技档案的收集非常困难,档案管理员无法整理出完整而有价值的信息;其次基层农业科研单位科技档案管理没有具体的分管领导负责监督与指导。 2.3.2档案管理工作人员缺乏自信心。 档案管理工作平凡而枯燥乏味,是一项消磨性子的活。基层农业科研单位科技档案管理工作与科研工作相比,领导的重视往往倾向于科研工作,对科技档案管理工作存在不重视的思想;即便重视也仅停留在口头上、会议上,没有落实到实际行动中,导致部分基层单位档案管理员缺乏自信,认为自己付出的辛勤劳动得不到肯定。 2.4档案管理员业务素质不高 基层农业科研单位档案管理专职人员较少,缺乏档案管理专业人才,大多数都是兼职,工作繁忙而琐碎,经常是心有余而力不从心。部分档案管理员缺乏农业科技知识,对农业科研工作也是一知半解,所以科技档案管理工作只是一般的收集资料、整理归档。 2.5农业科技档案管理工作缺乏创新 基层农业科研单位档案管理工作思想守旧,大部分只停留在你上交,我保管的工作状态,工作不积极主动,欠缺创新意识,墨守成规,按经验办事,没有充分发挥主观能动性,局限于按照上级档案管理部门和单位领导的要求及指示来完成单位档案管理工作,有时产生新的想法也只是停留于心动而无行动。 3促进基层农业科研单位科技档案管理工作的对策 3.1完善农业科技档案管理制度 明确职责和要求,采取切实可行的措施,把科技档案管理工作纳入岗位责任制考核范畴,明确具体责任和要求,随时监督,定期考核,在档案管理制度中明确写入科技人员移交档案资料的规定,并实行归档与年终评奖、评优、科技成果申报等挂钩,从而在制度上得到保证。首先基层农业科研单位科技档案应在下达科研计划或工作安排时就同时向课题组下达建档任务,并以此作为项目验收、考核的依据。课题组负责人要分阶段进行科研文件、试验材料的收集、积累,在每一项研究工作结束后及时整理成册,审查签字后上交档案室进行归档,从而保证所移交档案的真实性、完整性和成套性;其次要指定一名领导负责监督,对没有按要求及时上交档案资料的课题组给予相应的处罚,对于完成较好的给予奖励。 3.2加强宣传,增强档案意识 大力宣传农业科技档案的重要性,使广大科技人员进一步认识科技档案工作的重要意义和作用,积极自觉支持档案室工作,提高科技人员主动归档的自觉性;加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传,增强科技人员的档案意识。 3.3加强培训,提高科技档案管理人员的综合素质 目前基层农业科研单位要全面引进档案管理研究专业人才的可能性较小,因此加大现有档案管理工作人员的培训显得尤其重要。加强档案管理专业技能培训,尽量为科技档案管理员创造学习机会,强化档案管理专业知识,通过培训提高档案管理业务水平,提高个人综合素质;加强农业科技专业知识培训,熟悉本单位科技研究工作的任务;加强计算机应用知识培训,掌握档案管理系统应用操作技能和科技成果信息检索方面的知识,使农业科技档案管理更加高效规范。 3.4解放思想,开拓创新 基层农业科技档案管理员,要解放思想,更新观念,勇于创新,改变工作方式,变被动为主动,走出档案室,适时参与或了解本单位、本部门的各项活动,主动跟踪课题研究进展,与科技人员合作互动,及时收集相关资料;科学合理开发利用档案资源,尽力为科技人员做到雨前送伞,雪中送炭,从而增强科技人员上交档案的积极性;不断更新知识,加强学习档案管理综合知识,增强创新意识。 总之,农业科技档案管理工作是基层农业科研单位健康发展的需要,是单位各项研究工作的有力证据,是单位工作不容忽视的部分,做好基层农业科研单位科技档案管理工作将会更好的为农业、农村经济发展服务,为农民脱贫致富做贡献,然而基层农业科技档案管理工作是机遇和挑战并存,希望和困难同在,只要领导重视,全体科技人员积极参与,档案管理人员正视现实、抓住机遇、知难而上,基层农业科研单位科技档案管理工作将会迈上新的台阶! 作者:杨书彩 单位:德宏州农业技术推广中心 科技档案论文:设备工程监理科技档案管理 1树立科技档案服务意识,强化设备监理科技档案管理工作 科技档案是设备工程项目管理的基础工作,科技档案的质量好坏和完整程度影响到设备工程项目管理工作。设备监理是依据国家有关法律法规和技术标准,对重要设备的设计、制造、检验、储运、安装和调试等过程的质量、进度和投资等实施监督,设备工程质量是对工程性质、品质和安全的综合表述是,对设备工程质量的评价就是以科技档案为基础,以量化的指标进行综合测评。因此作为项目负责人应当提高科技档案管理意识,从思想上重视科技档案管理工作,注重培养科技档案管理人员的服务意识和调动他们的工作热情,同时作为科技档案管理人员需要转变思想,增强科技档案管理意识和服务意识,把科技档案工作作为一项重要的工作来做,摒弃科技档案工作可有可无,可做可不做的思想意识,要注重加强档案专业知识的学习,努力掌握科学管理的原则和方法,提高科技档案质量,要积极探索科技档案管理模式,确保科技档案工作更科学、更实用,为设备工程项目管理提供有利资源保证。 2建立健全有效的设备监理科技档案管理制度,规范科技档案工作 设备工程项目管理科技档案是一个动态的过程,这一过程的目的和结果都是需要建立真实、完整、系统的工程档案,因而需要从积累、形成、鉴定到整理、归档、利用,所有环节都需要有符合设备工程项目管理实际情况的科技档案管理制度和设备监理工作程序,实现动态管理和绩效考评,才能客观反映设备工程项目管理的完整面貌,为设备工程建设项目服务。为此建立档案需要遵循以下要求:①科技档案管理制度要体现合理性、有效性。建立的设备监理科技档案管理制度和程序需要考虑设备工程建设项目的特点和科技档案管理的实际情况,以适应实际工作需要。②科技档案管理制度要体现实用性、科学性。依据GB/T26429-2010《设备工程监理规范》,建立的设备监理科技档案管理制度和程序应当具有实用性和可操作性,以便于更好地发挥制度的指导性和规范性。③科技档案管理制度要具有权威性。建立的设备监理科技档案管理制度既需要有效执行就要监督落实,因此制度在执行的过程中要做到有功奖赏,有过惩罚,充分体现制度的权威性。 3加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训,提高综合素质 做好设备监理科技档案,加强业务学习,提高自身文化素质和业务素质是保证科技档案管理工作的需要。科技档案管理人员的综合素质和管理水平决定着设备监理科技档案管理质量的好坏,因此需要加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训,提高综合素质。为此需要从以下几方面入手:①按期参加内蒙古档案局和呼和浩特档案局组织的档案系列专业知识继续教育培训和岗位培训工作,提高理论知识和水平,不断加强对科技档案管理工作的认识程度,完善科技档案管理人员的知识结构,培养较强的档案技术能力,同时重视信息技术和网络知识的教育培训工作,以适应设备监理科技档案管理工作的需要。②注重加强科技档案管理人员和档案管理单位之间的业务交流。同时参加设备监理单位之间的业务交流,通过交流,相互学习,相互切磋,取长补短,吸收更好的经验应用于自己的科技档案管理工作当中。③注重加强个人素质教育和自身修养的培养,科技档案工作枯燥繁琐,不容易被支持和理解。对于科技档案管理人员来讲,就需要注重个人素质教育和自身修养的培养,要耐得住寂寞和失落,任劳任怨,默默奉献,以饱满的工作热情做好科技档案的管理工作。同时为科技档案利用者提供方便,不断提高科技档案利用率,为科技档案管理工作开创局面。④注重加强质量管理知识的培训和学习。设备监理科技档案是设备工程项目质量管理中的重要环节,完善的设备监理科技档案可以为公司质量体系认证提供原始凭证和法律依据,也是公司通过质量体系审核的前提条件和必要的保证。为此作为科技档案管理人员需要加强质量管理知识的培训和学习。 4加强设备监理科技档案基础设施建设,提高档案的利用价值 科技档案的利用是实现科技档案的价值重要途径,也是科技档案发展的力量源泉。丰富的,高质量的设备监理科技档案是档案管理的基础和前提,科技档案资料匮乏、不专业、不系统、不准确、不完整,就难以保证设备监理科技档案的有效利用。如果科技档案放在档案柜里不使用,也会失去科技档案的价值。保管是一种手段,利用才是目的。如何提高档案管理的利用价值呢。必须加强科技档案的基础设施建设工作。①科技档案管理人员要转变思路,不断创新,深入设备工程项目现场,根据实际需要和设备监理工程项目程序和工作规范到项目和制造厂家对各监理项目和监理人员进行指导,了解工程进度,帮助项目部和监理人员做好基础资料的形成、整理、归档工作,确保设备监理科技档案完整、准确、系统地归档保存。②科技档案管理人员要做好科技档案的基础性工作。丰富的、高质量的科技档案材料是科技档案利用的前提和条件,科技档案材料如果缺乏、不系统、不规范、不准确、不完整、不专业是很难做到合理和有效利用。作为科技档案管理人员应当了解设备工程技术资料和设备监理工作内容、范围,按照科技档案管理专业方法,开展科技档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管工作,确保科技档案基础性工作,以提高科技档案的有效利用价值。③加强基础设施建设,建立适宜的科技档案存储空间,配备相应设备设施以顺利开展各项职能工作,建立健全方便快捷高效提供利用科技档案平台等。设备监理单位要根据档案数量和档案内容重要程度,完善科技档案设备设施,争取能够确保有效管理各种载体的科技档案,进而确保科技档案资源体系的建设,促进档案规范化管理工作不断深入开展,与时俱进。④加强科技档案信息化管理,实现科技档案信息资源共享。要想对科技档案实现信息化管理,需要用现代化的管理手段,对科技档案进行信息存储、检索、利用公司网络平台实现科技档案信息网络化管理,从而实现科技档案资源共享。⑤加强科技档案的宣传工作,提高科技档案意识。利用公司的网站、局域网、微信群等现代化办公条件,从档案基础知识、馆藏资源、档案查阅利用等几个方面开展档案宣传工作,从而体现科技档案开发利用所产生的作用和为公司各方面带来有益的帮助。 5结束语 多方面加强设备工程监理中科技档案管理是非常必要的,作为基层设备工程监理科技档案管理工作人员需要提高科技档案管理水平和自身综合素质,以确保设备工程项目文件资料的科学、完整和规范,推动工程建设项目工作发展。那如何提高科技档案的综合利用价值,也是我们在科技档案实际管理工作中应该认真思考和积极探索的。 作者:王若娟 单位:内蒙古自治区机械设备成套有限责任公司 科技档案论文:地质科技档案工作者职业素质 一、当前地质科技档案人员管理中存在的问题 长久以来,科研单位的技术人员,甚至部分领导对档案管理工作普遍存在认识误区,认为档案管理无足轻重,档案管理人员都是不懂技术的低学历低素质人员,甚至在资料汇交过程中对其工作抱有轻视对立的态度。这造成优秀人才不愿从事档案事业,档案工作队伍缺乏既懂档案业务又熟悉技术的全面手,大多数人员知识结构比较单一,意识还停留在传统观念上,缺乏创新精神,技术知识层面上还不具备档案现代化管理素质。管理人员认为只要能维持现状,不出大的问题即可,档案信息渠道越窄越好,工作越少越好,平均主义、吃大锅饭的思想大量存在,这造成档案行业优秀人才引不进来和档案人员不思进取的因素。 二、地质档案工作者的协调管理能力和主动服务意识要求 地勘单位地质档案人员配备通常只有一两人,业务范围涉及资料汇交、地质档案实物借阅归还、库房管理、地质档案涉密数据发送等。工作任务交叉繁杂,服务对象除相关专业技术人员外,还要面对上级档案部门、同级单位和顾客单位的业务交流。为了做好档案工作,档案管理人员必须具有一定的管理协调能力,通过交流,使他们尽快了解别人的先进经验,及时查找自己的不足。在实际工作中,档案工作者的协调能力与档案的齐全完整度正相关。如何才能得到各方面的支持顺利开展工作,减少摩擦,除了靠有关规章制度,更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥。地质档案管理本质上是一项服务工作,管理员应具有良好的政治水平和思想政治素质,较强的服务意识。以往,地质档案管理极为被动,将工作定位于实体保管为主。随着地勘单位市场经济的繁荣,项目呈现爆炸式的增长,按照传统的管理办法效率低下,必然不能满足技术创新要求。档案工作者应树立超前服务、主动服务意识,发挥自己的聪明才智,运用现代化办公手段提高工作效率,深入社会调查研究,了解信息需求方向,充分发挥好档案信息资源的作用,服务经济社会发展。 三、地质档案工作者的法律、法规和保密意识要求 地质科技档案部分涉及国家机密,部分涉及单位经济秘密,应将档案工作者的法律保密意识优先于所有工作要求之上。地质档案工作者除了要学习和遵守《档案法》《保密法》等通用档案相关法律,针对地质科技档案的保密工作,还需学习国务院、国土资源部和北京市政府下发的有关法规文件,如《地质资料管理条例》《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》《涉密地质资料管理细则》等。保密意识在地质科技档案管理上需要再三强调的。地质科技档案工作者需严格遵守保密纪律,对于保密档案妥善保管,绝密档案单独保管。严格执行档案接收、借阅、鉴定和销毁制度,认真履行登记、审批手续。定期进行保密档案、资料和物品的清查工作。 四、地质科技档案工作者的技术素质要求 地质科技档案具有较强的专业性,作为地质档案工作者,应掌握档案管理专业知识和工作技能技巧,具有一定的知识面和地质专业学科知识,了解分管档案所涉及的内容,可准确分类编写档案,能合理地综合使用开发档案,掌握计算机基础知识,具有办公软件、数据库和多媒体应用等操作应用能力,掌握档案网络化和信息化知识。 (一)具备档案信息化管理的素质。 信息时代的科技档案管理工作从收集、整理、鉴定、统计、编目、编研利用等环节提出了更严格、更规范化管标准、更高的要求。档案工作者需掌握计算机基础知识,具有办公软件、数据库和多媒体应用等操作应用能力,掌握档案网络化和信息化知识,在工作中有运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机智能检索、通信网络、远程信息传输等技术的能力。 (二)了解分管档案项目实施的细节。 随着地勘行业的不断深化,各种项目不断增加,以作者所在单位2014年为例,全年汇交项目47个,种类涉及地质灾害调查、遥感调查与解译、地质灾害危险性评估与勘查、地质灾害治理设计、压覆矿产资源评估五类。在项目实施过程中除了最终的成果资料外,还会形成各类中间文件,按类型可分为:1.质量记录。例如项目投标文件、政府批函、合同、立项申请、三级审核记录、野外验收记录、项目分阶段的评审意见等。质量记录能够全面记录项目实施情况,对项目进度控制、质量控制、新项目的准备等工作都具有重要的利用意义和参考价值,对地勘单位的实际生产活动有着重要的意义。2.原始资料。如野外记录簿、野外记录表、地球物理探测记录、钻孔记录、探槽编录表、土工试验结果等。然而,因为项目组成员存在认识上的误区,往往把资料汇交当做不得不完成的任务而非对自身工作的总结,在资料汇交过程中普遍存在敷衍的情况。地质档案人员如只是被动的等待,必然会出现资料漏交情况。只有档案工作者主动了解项目实施的过程才能有效开展资料汇交工作。因此,地质档案工作者应在项目实施的各关键节点,如原始资料评审会、项目各阶段评审会等,全程跟踪项目进展,根据项目实施具体情况,为项目各个阶段与环节直接提供所需档案,并能及时收集整理所产生的档案资料。 (三)掌握各类主流软件用法和信息收集、推送技术。 地质档案涉及业务广泛,地质档案管理人员在工作中需要掌握和利用各类主流专业软件的使用方法。用于地质资料汇交的常见软件有:地质资料归档汇交信息系统EDMAKER2014、全国地质资料监管平台2.0;用于测绘制图和遥感影像解译的主流软件有:MapGis、AutoCAD、ArcGis、Envi等;对于后一类专业软件,地质档案人员虽然无生产要求,因为本职工作涉及项目汇交质量检查和涉密资料借阅,数据读取和数据裁剪操作成为基本的技能要求。互联网资料收集也是现代地质档案工作者的技能要求重要部分。目前国内较重要的地质资料收集平台有:如全国地质资料信息网,地质档案人员可预先查找工作区资料和借阅要求,并为前去收集资料的人员提供技术指导;中国地质图书馆文献资源远程访问门户为地质专业论文和各类技术规范的收集提供了一个集中窗口;中国地质调查局网站等网站是地调项目承担单位了解全国地学动态和技术要求的重要渠道。此外,作为现代档案管理人员,还需掌握常见的信息推送技术,如办公网信息、互联网技术论坛等。 五、地质档案工作者的学习和创新能力要求 地质档案工作者观念的更新、认识的改变、管理模式的改进、业务素养与技术技能的提高是地质科技档案现代化管理的重要保证。当前已经进入终身学习的时代,随着信息技术的日益发展和普遍应用,要求科技档案管理人员不断拓展知识面,优化知识结构。在实际工作中,既要熟悉档案现代化管理和现代化科学技术,又要熟练掌握计算机应用、网络技术等现代化管理等手段,以便了解国内外档案发展趋势。档案工作者必须摒弃以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法,勇于探索、勇于创新,不断研究共性的、规律性的新问题,提出创新的对策和办法。 六、总结 综上所述,地质档案管理的要求越来越专业,地质档案工作者必须是懂档案知识、管理知识、地质专业知识的复合人才,一个合格的档案管理人员必须不断提高整体素质,才能适应和实现档案管理现代化需要。 作者:钟智琼 单位:北京市地质研究所 科技档案论文:科技档案信息化管理论文 一、科技档案管理的现状分析 目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题:第一,科技档案管理模式落伍,信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入,尤其是在知识爆炸的背景下,科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长,继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求;第二,科技档案管理手段落后,科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理,而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点,涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节,持续时间长,涉及内容广,这一情况下,如果缺乏科学管理的手段和制度,往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生;第三,科技档案管理专业化水平较低,完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程,由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用,因此,科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式,给管理活动带来更多的挑战,对其进行管理要求很高的专业化水平,但目前的管理水平和能力还存在较大差距。综合来看,目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题。 二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考 科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术,在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下,用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平,为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础,科技档案开展信息化管理,重点可以从以下方面进行。 第一,采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求,其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库,在不同要求下编制出不同的档案检索工具,包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引,充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志,迅速、准确地查找出满足要求的档案资料,与手工检索相比,自动检索速度快、线索形式多样,检全率和检准率高,能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷,并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作,极大地提高了立卷速度和立卷质量,改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析,提取及给出正式主题词或分类号的过程,科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。 第二,采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐,而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计,对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理,不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度,还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理,重点涉及内容包括以下几个方面:用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。 通过利用计算机技术,还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理,不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类,还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作,实现科技档案资料的自动编研。另外,在科技档案的管理环节中,对档案保管环境的自动控制非常重要,应用计算机技术对档案排架进行自动管理,能够结合科技档案登记数据库的信息,给出档案库房架位的分配图,实现架位的自动分配,为新进科技档案合理分配架位,提高架位的利用率,还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。 第三,加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才,信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体,也是实现科技档案信息资源增值的主体,更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量,因此需要加强科技档案信息化人才培训,使科技档案管理的信息化活动能顺利开展,并实现可持续发展。 三、结束语 在信息技术飞速发展的背景下,在科技档案管理领域,基于信息化的应用将越来越广泛,因此科技档案管理部门需要采取有效措施,加大投入,确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动科技档案管理现代化和信息化水平。 作者:任平 单位:中冶赛迪工程技术股份有限公司
档案论文:民办高校毕业生就业档案管理论文 一、民办高职院校毕业生档案的归属 民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生,需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号,毕业生择业期一年内可以进行免费存放。 二、民办院校就业档案服务程序 1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务:凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。 2.档案提取。择业期(2年)内就业手续办理完的毕业生,可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书,到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。 3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生,可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。 三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别 民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案,它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的,毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中,然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案,它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议,取得报到证后才能得以实现。 四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法 一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业,这些用人单位本身具有人事管理权,他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心,方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点: 1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前,不能把档案转入该用人单位,应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。 2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案,导致档案丢失。为了避免上述情况发生,毕业生应首先询问用人单位的性质,在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。 3.档案的归属是有相关规程的,学生在离开学校之前要制定好档案调离时间,不要将档案来回调离,最好做到一步到位。 4.毕业生毕业后在异地找到工作单位,户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生,这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。 五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法 一是毕业生还没毕业,档案不可能调走,当毕业生找到工作单位时,一般公司会把员工档案统一存在当地人才交流服务中心,不过学校一般建议学生档案不要交由企业管理,以防离职时候被企业扣留。学生可以选择将档案挂靠在学校所在地的人才交流服务中心,期限为两年。二是毕业生找到工作时,必须要及时办理就业手续,将档案放回原籍人事局或人才交流服务中心。三是若毕业生更换工作单位,所在单位可发函将档案调出。如果超过择业期仍未落实工作,注意这些学生的档案将被打回原籍过程中容易丢失。四是档案由学生本人保管超过两年时就会变成黑档。五是建议民办高职院校学生尽快补办存档手续,未超过择业期的毕业生去人才市场补办,超过择业期但年龄未超过35岁的按非普通高校毕业生身份重新办理,档案在本人手上需要尽快向相关的人才服务机构进行咨询,若档案曾经被打开,需要将相关资料向有关部门核实,补齐代管费。综上所述,目前我国民办高职院校毕业生量大面广,所进的就业单位大部分是民营企业,档案管理、档案去向、档案归属、档案作用、档案的重要性等系列工程,管理起来都很困难,并且民办高职院校毕业生是一个正在集中进入社会的庞大群体,也是企业发展后备力量。民办高职院校毕业生对档案管理的认识不足,同时也是目前档案管理工作的一个薄弱环节。民办高职院校档案管理意识应从在校生抓起,高度重视毕业生档案的重要性,让学生在校内就了解个人档案的重要性,提高学生档案管理的意识。对学生采取开设专题讲座、让学生积极参与,共同做好民办高职院校档案工作。 作者:郑莹莹 单位:惠州经济职业技术学院 档案论文:行政事业单位档案管理论文 1目前行政事业单位档案管理中存在的问题 1.1行政事业单位对档案管理工作不够重视 国家对档案管理工作有明文规定,制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻,但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视,在工作中对档案管理工作认识不够,而且贯彻力度不到位,这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用,这样长期不重视档案管理工作,容易导致档案管理工作的混乱,影响企业的发展。 1.2档案管理工作中的基础业务薄弱 目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱,虽然一些单位已经建立了档案的管理制度,但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度,许多档案在整理过程中不够规范,没有按照要求进行档案归整,这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作,许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理,进而引发一些工作上的问题。 1.3档案管理的设施比较落后 行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈,进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全,设施趋于落后状态,比如说,一些档案管理室空气比较污浊,库房简陋,有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品;办公条件简陋,未能实现三室(办公室、接待室、档案室)分开办公等,这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。 1.4档案管理工作人员整体素质有待提高 行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高,一些管理人员经常会进行变动,导致档案管理部门即使对员工进行培训,但出现工作调整时,都会影响到整个档案管理工作的正常运行。 2行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究 2.1建立比较健全的档案管理制度 为了保证档案管理工作更加明确,具有创新性,应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度,根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立,同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明,能够在实际的档案管理工作中发挥作用;要保证制度在约束的地位上是平等的,这样能够有效约束领导与职员的工作行为,使单位上下严格按照制度进行工作,保证制度的执行力度;建立严格的奖惩制度,这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理,保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用,保证奖惩分明。 2.2加强管理,使档案管理的水平有所提高 为了保证档案管理工作有序开展,应该要对单位进行一定力度的宣传,使员工进行相关工作的学习,进而能够更加重视档案管理工作,并且能够提高档案管理的水平。所以,行政事业单位要建立一支完善的领导队伍,定期检查和指导档案管理工作,并且要根据单位发展情况,制定合适的考核机制进行档案管理工作考核,在档案管理工作中实行动态的管理,使员工能够加深对档案管理工作的重视程度,进而能够提高档案管理工作质量,确保档案管理工作更加科学化、规范化。 2.3引进信息化技术进行档案管理,有效提高工作质量 随着信息化技术的蓬勃发展,计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力,因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量,同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理,能够使档案资源得到合理的开发与利用,延长档案的使用寿命,同时能够提高档案管理工作的效率,使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理,首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确,这样能够保证档案管理的时效性;然后给单位各个部门配置先进的设备,这样在进行档案资料输入时,能够更加便捷,并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化,进而保存纸质和电子档案两种档案资料;在档案管理工作中进行创新,可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务,这样能够保证资料信息共享,进而能够提高档案的使用效率和工作质量。 2.4做好行政事业单位的档案保密工作 行政事业单位的档案资料十分重要,因此要对资料进行保密工作,首先在进行库房选址和建造问题上,要根据国家规定进行建筑物设计和施工,要将库房与阅览室、办公室分开,为了防止资料被盗窃,要保证库房的门窗是牢固的;同时加强库房的管理,安排专业人士进行库房看管和巡视,无关人员禁止入内;在管理库房档案资料的人员选择上,要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才,确保档案在保存过程中的完整性。 3结语 综上所述,行政事业单位在档案管理上存在着一些较为明显的问题,这些问题如果不加以解决就会导致档案管理没法科学进行归档和在必要时提供信息,因此在管理上行政单位必须加以创新和改善。 作者:蔡丽华 单位:邵武市水利局水利管理站 档案论文:新时期事业单位档案管理论文 一、事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义 事业单位是国家机构的组成部分,其档案是事业单位所有信息的汇聚地,必须在一定的标准与原则下进行管理: (1)规范、灵活相统一原则,即事业单位档案管理方法应该规范、灵活,在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案档案进行灵活管理,以此保证档案管理方法的实用性; (2)职责、权益兼顾原则,即事业单位档案管理制度中,相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定,当出现档案管理的纰漏问题,能公平处理和责任到人; (3)制定、执行并重原则,即事业单位档案管理制度的制定要保证合理、科学和系统,并确保其执行效率,促进档案管理制度在实践过程中的不断完善; (4)静态、动态相结合原则,即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进,与国际接轨,在时展的大背景下创新档案管理体制与方法,提高档案管理的科学化水平。毋庸置疑,在社会发展的新时期对事业单位档案管理工作进行创新,对于满足新时期事业单位全面改革具有重大的现实意义。 首先,通过对事业单位档案管理人员的系统教育与培训,能强化其档案管理技巧,有利于档案管理效率的提升;其次,通过对现代网络档案管理工具的使用,能够获得更为精准的档案资料的详细数据,提升了事业单位档案管理的网络化和系统化水平,进而大大提升了事业单位档案管理的科学化水平;最后,通过对事业单位档案管理工具及管理人员等方面的优化,能够及时发现和解决档案管理过程中的问题,能不断的促进事业单位档案管理体制在理论及实践上的完善,是推进事业单位档案管理走向现代化的重要途径。 二、当前事业单位档案管理存在的问题 1.档案管理的基础业务相对薄弱 由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识,对国家相关法律学习和贯彻不够,使得单位档案管理工作不被重视,造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分事业单位档案管理的基础工作来看,其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准,即使有的单位建立了档案管理制度,但却在执行落实方面有待欠缺,缺少专人负责,单位领导也未真正督促落实,使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是,不仅违背了事业单位档案管理的原则,还造成了有效资源的巨大浪费。 2.档案管理方式陈旧,缺乏创新 通常情况下,要保证事业单位档案管理工作的效率,就必须在档案管理方式方面下功夫。然而,随着社会的进步与发展,在事业单位日常档案信息处理日渐繁琐的情况下,档案管理的方式却仍停留在陈旧单一的程度上。档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制,传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档,同时由于缺乏对现代档案管理设备的利用,缺乏对档案管理方式的创新,也使得档案管理效率低下,大量重要的档案信息资源被破坏和丢失。 3.档案管理设施落后,档案资源开发 利用不够科技及时代的发展,使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域,但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作,因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差,设备配置不齐全,软硬件设施更新不及时,一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存,并未实现信息化的处理,造成了档案信息资料的无形损失。正由于事业单位档案管理设施的落后,也造成了单位档案资源开发利用效率不高的局面。对于档案资源的开发利用,有些事业单位并未重视起来,仅将档案管理停留在档案的收集、整理及保管的工作上,对于后期档案资源的利用力度不够,一些能为单位带来有效参考价值及系统服务的档案资源并未在合适的条件下发挥出作用,使得档案管理一直处于较为被动的状态中。 4.档案管理人员队伍业务素质不高 对于事业单位的档案管理工作,档案管理人员的业务素质对于档案管理工作的效率有重要影响。纵观当前事业单位的档案管理人员队伍现状,一方面,部分事业单位的档案管理人员并非专职管理人员,其身兼多职,对档案管理工作难以应付,缺乏专业的业务素质也工作责任心,在频繁的工作变动中,致使档案管理工作稳定性受到消极影响。另一方面,有些事业单位中在职的档案管理人员,其本身缺乏专业的业务素质,加之单位未进行档案管理工作的相关业务培训,使得有些档案管理人员并不十分了解档案工作的具体程序,对于档案文件的整理、分类及划分保管等问题出现错误,档案的立卷、归卷及移交工作也难以顺利完成,进而使得单位档案管理质量低下。 三、新时期事业单位档案管理创新思路 1.创新档案管理制度,强化档案管理能力 一项完善的管理制度通常都是保证工作效率的重要基础,基于当前事业单位档案管理工作的现状以及存在的问题,创新档案管理制度,建立一套适合于事业单发展实际的档案管理制度已显得极为迫切。首先,事业单位应该在单位档案管理的特点基础上建立与之相适应的科学合理的管理制度,并确定好档案管理制度的创新方向及内容,重点对单位档案管理的机构设置及岗位设置进行制度规定,对制度中的内容进行创新,不断与时俱进。其次,要坚持制度约束的地位平等性,在档案管理制度的创新中,其制度既要对档案管理人员约束,也要对单位领导进行约束,以此保证档案管理的独立性与规范性。最后,要在档案管理制度中确保奖惩分明,对于档案管理工作中高度负责的职工进行奖励,对于为了自身利益而恶意篡改档案信息的非法人员进行惩罚,以促进事业单位档案管理事业的健康发展。 2.创新档案管理信息化建设,提高档案管理水平 在现代信息技术迅猛发展的形势下,不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用,就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此,事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施,并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下,利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存,以此确保档案信息的安全、完整。与此同时,事业单位还应该创新档案管理技术,通过网络向社会提供有用的档案信息,实现资源共享,以此提高档案管理的质量。 3.创新档案管理服务手段,提高档案利用效率 在我国各领域中,档案利用效率低下的现象是一个极为普遍的现象,事业单位档案同样也不例外。因为事业单位对档案管理工作的不重视,使得档案利用率低,相反,又因为档案利用率较低,而又因影响到事业单位对档案管理工作的重视程度。因此,事业单位应该重视起档案开发利用工作,通过档案管理服务手段的创新,而促进档案利用率的提升。具体而言,事业单位可以通过内部局域网,增强网站的信息检索功能,并模仿数字化图书馆的建立方式,提高档案服务手段。除此之外,事业单位档案管理部门还可以建立高效的在线服务系统,为用户提供在线服务功能,以此促进档案利用率的提升,促进事业单位档案管理工作水平的提升。 4.创新档案管理人员培训机制,强化业务能力 随着事业单位档案管理数字化趋势的增强,事业单位档案管理人员的业务素质也亟待强化。为了提升事业单位档案管理人员的业务能力,笔者认为应该创新档案管理人员培训机制,结合单位自身档案管理实施的现状,建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制。通过对管理人员方案管理技术知识的培训,引导其进行基础知识学习,以及各种档案管理理论与是实践知识学习,不断强化其自身专业技能,以推动档案管理人员为档案管理工作做出更大的贡献。 四、总结 综上所属,新时期事业单位档案管理工作的重点是创新,只有从管理制度、管理方法、管理建设及管理人才等方面加大创新力度,才能改变当前事业单位档案管理工作效率低下的现状,也才能保证事业单位档案管理工作更好的服务于人民大众。 作者:王璠 单位:郧阳师范高等专科学校 档案论文:地质勘查单位档案管理论文 一、地质勘查单位档案管理工作中存在的问题 1)档案管理制度有待进一步规范、健全。 主要表现为档案管理职责分散、不明确,不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一,存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题,需从制度上加以解决。 2)档案管理工作水平有待提高。 目前,我国部分地质勘查单位的档案管理水平,还停留在人工收集、整理与检索阶段,可接触和获取的信息量较小,非常不利于档案的二次开发和利用。 3)档案管理工作开展欠缺协调、合作。 部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作,没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展,导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”,档案管理工作效果始终不甚明为。 4)档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。 任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划,规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划;而这些规划中却很少涉及单位的档案管理,导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展,势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。 5)监督、指导工作不到位问题。 本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导,起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中,由于欠缺上级部门的监督、指导,本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题,导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。 6)管理经费不足问题。 部分地勘单位由于经济效益不高影响,可用于档案管理的经费严重不足,这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新,严重限制单位档案管理工作水平的提高。 7)工作人员队伍素质问题。 较高的地勘单位的档案管理工作水平,离不开高素质的档案管理工作人员,特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象,这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高,加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。 8)不能得到有效开放和利用问题。 新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用,使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务,而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板,原因一方面是数字化档案工作相对滞后,不能很好支持档案开入工作,另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。 二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议 (一)建立、健全档案管理制度,拓展档案归档范围 通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度,是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展,必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度,必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如,在地勘单位内部建立专门的档案科室,明确档案管理工作职能,以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。 (二)做好档案收集、整理、归档工作 文件收集是档案归档的重要环节,收集人员要与各部门定期进行沟通联系,建立良好的协作关系,做到重要文件、材料不分散、遗失,能够完好无缺的归档。 (三)促进档案的科学化、规范化管理 为保证地勘单位档案管理工作的科学化、规范化,首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识,领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础,必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓,地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要,同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。 (四)加强对档案管理工作的监督和指导 上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导;首先,在做好本级档案管理工作基础上,要加强对下级档案管理工作的监督和指导,工作效果的坚决予以表彰,不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评,并限期整改;其次,逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围,除对工作进行成果监督外,还要尝试监督其工作过程,保证档案管理工作的规范化操作。 (五)加大档案管理投入,保证管理质量 各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入,目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件,例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用,而档案管理系统则是软件条件,它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。 (六)加强队伍建设,提高人员专业素质 档案管理事业发展水平高低,很大程度上取决于人才专业素质水平的高低,档案管理工作人员的素质直接影响档案管理工作的水平。鉴于此,有必要将专业培训、进修学习纳入地勘单位档案管理人才培养计划之中,旨在建立一支高水平的地勘单位档案管理人才队伍,为地勘单位档案管理工作水平的提高、我国档案事业的健康发展提供保证。特别是伴随我国改革开放政策的深入,社会环境已经发生很大变化,越来越多的档案开放、利用需求在产生,要求档案管理必须向数字化、网络化方向发展,借网络的开放性特点为更多人提供服务,这些都离不开档案管理工作人员专业素质的支持,特别是较高信息技术素质的支持,因此必须加大地勘单位档案管理工作人员的信息技术培训,以及尝试招聘正规高等院校、专业的档案管理毕业生来充实档案管理人才队伍;总之,多措并举加强地勘单位档案管理人才队伍建设,为高水平的地勘单位档案管理工作打下坚实的人才基础。 作者:金丽双 单位:山东省第六地质矿产勘查院 档案论文:信息化广播电视档案管理论文 1广播电视行业档案管理的现状 1.1管理人员存在问题 由于缺乏对广播电视档案管理人员的管理,有些单位在工作中并未设置管理岗位,很多岗位都是由办公室人员兼职的;再加上档案的管理形式和管理手段落后,员工缺乏主动的工作的意识,执行能力不强,所以,在工作过程中,经常存在调理不清、工作混乱的情况。另外,各部门之间总是各自为政,相互不联系,很容易造成人才和物品的浪费,削弱了其市场竞争能力,阻碍了其各种效益的发挥。 1.2不重视档案管理工作 在广播电视系统内部,并没有将档案管理工作纳入具体的工作中。我国相关法律已经明确指出,在实际工作中,要加大档案管理工作的力度,但是,在实际工作中,总会出现前后观念不一的情况,而且工作人员的法制意识不够强烈,行业内部的档案管理只限制在文件处理内容中,并没有按照国家的要求形成档案管理,导致档案管理不规范。 1.3档案管理制度不健全 从我国广电档案管理的角度来看,管理制度不健全是目前档案管理工作中存在的最大问题。在正常的工作中,一个单位不仅要形成各种档案管理,而且内容也是需要集中管理的,这是档案管理最基本的原则。随着经济的发展,广播电视行业受各种因素的影响,档案管理缺乏有效的约束制度,与实际要求相差很远,而有的部门并没有任何制度可以遵照执行,档案管理流程也没有按照相关的规章制度制订,各自为政的现象比较普遍。 2提升广播电视档案管理的办法 2.1确定工作重心,加强信息化建设 广播电视档案管理与文书档案相比,具有一定的鲜活性,与现实业务的结合比较紧密,常被利用的内容也比较多。鉴于此,要将广播电视档案管理纳入到重要的管理内容中,坚持贯彻国家的相关规定和标准,统一集中管理。同时,还要加快档案信息化建设的步伐,收集和整理原生电子文件,加强单位内部业务技术的整合,做好档案信息化的规划管理工作,不断分封媒体资源,加强资源整合,实现档案信息资源的共享,加大服务力度,为档案的高效利用提供一定的帮助。 2.2重视档案管理人才的培养 档案管理作为广播电视系统的核心部分,要想提升其管理效率,就要从根本上加强对档案管理人员的培养。按照国家的相关要求,努力配备相关的专职档案管理人员,从根本上保证管理人员的稳定性。另外,要结合文件的数量,确定专职管理和兼职管理人员。档案的种类复杂,广播电视行业的档案管理不能按照传统档案的管理方式执行,它需要与数字化、信息化、网络化的内容联合在一起,加大对人员的培养力度,建立一支高效的档案管理队伍,这对广播电视档案管理行业的发展有非常重要的作用。 2.3落实有关档案管理的全部规定 广播电视相关领导要重视档案管理方面的工作,设立专门的档案管理部门负责本单位的档案管理工作,同时,各个管理部门也要承担相关文件、材料的归档工作,负责本部门的档案管理。另外,根据国家相关规定,档案管理部门要加强收集、整理资料,明确管理原则和管理体制,按照要求管理档案,明确分管领导,健全组织机构,为档案管理工作提供更多的保证。 3广播电视档案管理的创新举措 3.1体制建设的创新 从整体情况出发,要不断完善广播电视档案管理体制,明确档案管理各个部门的规章制度,健全档案管理体系,制订档案管理的期限表,定期检查档案管理工作,严格执行档案管理部门的相关规定,规范档案管理的要求,严肃处理不按规定移交档案的人员。另外,还要加强档案管理内部人员对职责和义务的认识,加强档案管理自身的运行规范,定期开办研讨会,增强单位领导、干部和职工的档案管理意识。在这个大前提下,要努力落实档案管理工作,为广电档案管理开发工作提供必要的条件。 3.2服务宗旨的创新 对于广播电视档案管理工作,要坚持“服务群众”的宗旨,增强档案管理的服务意识,不断发展广播电视事业,做出优质的节目。如果在工作过程中稍有不慎,就会导致巨大的经济损失。因此,当广播电视档案管理借出时,需要填写借用资料的编号,确认送回时间,避免出现丢失或误用的情况。鉴于此,可以采用电子扫码技术,实现对素材的全方位管理。另外,要加强对《档案法》的宣传,提高其宣传力度,采用形式多样、内容新颖的宣传方式,努力提升工作人员对档案管理的认识,实现档案管理工作的全面发展。 3.3人员素质提升的创新 在广播电视档案管理工作中,要不断提升档案管理人员的素质,以便其能更好地适应社会主义市场的发展要求。同时,要摒弃过去档案管理中的不科学观念,将科学发展观作为重要的指导思想,努力做好档案管理工作,切实解决工作中存在的问题。另外,还要树立严格的档案管理工作意识,增强管理人员的职能意识,使管理过程能够与时俱进,以创新的思维应对创新的知识面,实现管理过程的全面发展。同时,还需要坚持以人为本的理念,加强新观念、新意识的应用,采用创新的思维,全面发展档案管理,建立完善的学习和考核机制,并严格落实持证上岗制度。档案管理工作人员还需要具备一定的业务技能,不断提升其业务素质。单位领导应不断吸收年轻的工作人员,给档案管理工作注入新的生命力,而档案管理工作人员要加强对文化、技能的学习,认清档案管理的工作内容,不断提升服务品质。 4发展趋势 随着社会经济的发展,信息化发展已经逐渐进入了广播电视行业,实现了数字化、网络化的发展,这也是我国档案管理工作的重要内容。在未来的发展过程中,广播电视档案管理行业将会向信息化和数字化的方向发展。信息化的发展需要与IT技术联合在一起,高效的网络技术是其传播和发展的重要内容,这就意味着,广播电视的数字化发展决定了信息化发展的趋势,同时,也提升了广播电视档案管理被重视的程度。所以,在管理过程中,要增加有关广播电视档案管理的资金,增强计算机网络的信息化建设,更新陈旧的设备,以保证广播电视档案管理工作的高效性和稳定性。另外,要加大在软件方面的投入,落实相应的管理体制,努力实现专业化和现代化建设的要求,加大广播电视档案管理队伍的建设力度,加强岗位建设,努力提高档案管理人员的工作素质和能力。对于广播电视档案管理,在工作过程中,要坚持以人为本的合作理念,而过去的管理方式已经不能适应现代行政档案业务的发展,不会为企业带来任何物质财富。从档案管理本身出发,档案管理的目的就是为后续工作提供科学的经验和可靠的依据。因此,在管理过程中,要加强以人为本的工作理念的落实,将管理过程落到整个档案管理中,以服务群众为中心,将广播电视档案管理工作的出发点和落脚点落到广播电视档案管理的总体内容中。 5结束语 综上所述,广播电视档案管理工作是广播电视整体工作的重要组成部分,它是一项基础性工作,是维护历史真实的重要工作,对广播电视行业的发展起着重要的作用。因此,要做好相关方面的工作,为促进广播电视行业的繁荣发展打下坚实基础。 作者:方惠华 单位:清新广播电视台 档案论文:基层计划生育档案管理论文 1实现基层现代化计划生育档案管理势在必行 在新的历史时期背景下,需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善,即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。第一方面,将现代化管理理念应用于该工作中,既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保证其真实性,还可以提升基层计划生育档案管理的水平;第二方面,现代化的管理技术,可以提高档案管理的效率,因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源,从而实现了资源的合理优化配置;第三方面,现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作,从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见,将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。 2计划生育档案管理存在的不足 2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。 在现实社会中,由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱,对档案管理工作的认识不到位,因而导致计划生育档案管理工作得不到重视,使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时,工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰,进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。 2.2基础计划生育工作效率低,档案管理体系有待完善。 档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中,信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范,会导致一些重要信息的丢失,从而严重影响了档案信息的真实性和有效性,严重阻碍了档案管理工作的发展。 2.3计划生育档案管理内容的真实性低。 由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定,进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真,责任心不够强,登记的内容随意性增加,档案内容的真实性不够高,这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。 2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。 档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训,甚至出现一个工作人员身兼数职的现象,从某种程度上讲,工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中,同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。 2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。 在效率决定发展速度的今天,基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式,然而随着档案数据的增加,档案库存的方式不仅浪费时间,还浪费经济,大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平,大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导,无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中,从而一定程度上制约了档案管理的发展。 3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施 3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。 我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念,同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时,政府部门可以分设专门的计划生育网站,对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会,这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。 3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。 高新技术的飞速发展,要想提高基层计划生育档案管理工作的效率,需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整,从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合,这样可以达到资源共享的目的,这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。 3.3完善计划生育档案管理体系。 实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性,所以在制定计划生育档案管理制度时,需要做到联系实际,依据不同地方的特色和工作特点,这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。 3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。 实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求,因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时,需要经过认真核对后再填写,严格禁止随意填写,这样可以有效的保证档案信息的真实性。 3.5提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。 计划生育档案管理工作人员不仅要通过自身的学习不断的提高自己的专业知识水平,还要积极抓住政府部门给提供的与专家交流的机会。通过专家的指导,可以有效的提高工作人员在实际工作中的应变能力和提高基层计划生育档案管理现代化水平。除此以外,计划生育档案管理工作人员要提高自己的工作热情和工作态度,做到工作中没有随意性和敷衍了事的现象出现。而且,每一个计划生育档案管理工作人员要有积极的态度和热忱来对待档案管理工作。同时还要在工作中勇于挑战自己、敢于创新,积极解决工作中遇到的问题,为实现档案管理工作现代化作用一定的贡献。基层计划生育档案现代化管理体系的构建对发展计划生育管理工作起到重要的作用。在计划生育档案管理工作中,不仅要树立全局的观念,还要建立起全国范围内的计划生育档案现代化管理体系,从而促进计划生育工作的发展。通过了解基层档案管理存在的问题,探索出相应的现代化管理措施,对基层计划生育管理的发展又非常重要的意义。计划生育档案现代化管理体系的建设是一项长期工作,是一场持久战,但是随着实践经验的积累,人力资源的不断扩大、制度体系的不断完善、工作责任意识的不断增强,基层计划生育档案管理实现现代化的目标也会很快得以实现。 作者:杨振春 单位:黑河市嫩江县前进镇计划生育服务中心 档案论文:业务外包视角下文件档案管理论文 1档案业务外包实践 为拓展档案馆业务,深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心(下简称文档中心)。它拓展了国内早期文件中心的职能,承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作,以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后,各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作,文档中心在各地纷纷成立。2010年9月,国家档案局副局长李明华在全国文件(档案)管理中心工作座谈会上指出:“统一集中管理各机关形成的文档,是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心,整合机关文档资源,实行集约管理,适应了社会主义市场经济发展需求,是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措,是提高机关工作质量和效率的迫切要求,是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。” 2文档中心业务外包实践 目前,档案界对文档中心的定位不尽相同,对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟,学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一,即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作,承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能,是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构,是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。 2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系 文档中心成立后,集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室,原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方(如北京市海淀区)文档中心成立后,集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员,只配一名兼职人员负责归档文件收集工作,文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此,文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。 2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系 文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外,还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前,集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责,文档中心成立后,档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此,文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。 3文档中心法律地位和职能定位 3.1文档中心的现实困境 随着我国社会主义市场经济不断发展和完善,政府职能逐步转变,“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势,首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践,于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出,文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构,与当地政府及各机关关系不大,随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年,四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出,文档中心限于档案部门自身下达和完成任务,各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持,各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是:其一,由于文档中心成立时定位过低,依附于档案行政管理部门,没有受到应有的重视,人员编制普遍较少,财政经费不足,致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二,由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构,档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作,还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作,工作量很大,常感力不从心。其三,各机关从档案业务工作中解脱出来,体验到了文档中心带来的益处,但逐渐淡忘了自身责任,档案意识有所减弱。可见,如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显,文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力,而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显,长期下去,也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然,我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路,更不能倒退回原有的机关档案室管理模式,我们要做的是分析其原因,并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。 3.2文档中心的法律地位 档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种:第一,应定位为档案行政管理部门的下属机构,依附于档案行政管理部门;第二,应定位为政府的直属机构,业务上接受同级档案行政管理部门指导;第三,应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看,第一种观点被档案行政管理部门普遍认可,如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发,但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景,文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴,但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案,文档中心的成立是一种政府行为,不同于社会上的一般档案服务外包企业,不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析,结合各地文档中心实践,本文比较认同第二种观点,即文档中心为政府直属机构,拥有独立法人资格,在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于:一是文档中心更能得到政府及各机关的重视,以便在人员编制、经费等方面得到更大支持;二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责,发挥文档中心创新优势,促进档案事业协调发展;三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度,更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。 3.3文档中心的职能定位 依据文档中心设立的背景及机关档案工作实践,文档中心的主要职能包括:统一接收、保管一定区域内机关事业单位档案;为文件形成单位提供档案利用;向档案馆移交作为国家档案保存的档案;协助档案行政管理部门对机关事业单位进行指导监督等。此外,在涉及归档文件整理是否应纳入文档中心职责范围、文档中心能否开展有偿服务以及文档中心服务范围能否扩大到行政区域内所有机关事业单位等问题上,理论界和档案行政管理部门尚未形成统一认识,本文在分析档案业务外包及文档中心实践经验基础上,认为答案是否定的。首先,归档文件整理不应纳入文档中心职责范围。在实践中,少数文档中心不仅承担机关事业单位档案的接收保管及统计利用工作,还担负着移交单位归档文件的分类、整理、鉴定和数字化处理等前期工作。这种服务意识无疑是好的,但工作方式欠妥。因为,文件的分类、整理除具有一定的专业性,更离不开机关的具体业务,它需要文件整理人员熟悉机关各项业务工作,否则文件整理的基本原则就无法落实。如果文档中心要做好这些工作,必须安排人员介入各机关事业单位的业务流程,实现前端控制,而文档中心人员编制有限,显然是做不到的。所以,归档文件分类、整理工作应该由形成单位负责开展。其次,文档中心不能开展有偿服务。文档中心的成立是政府行为,为全额财政拨款的非营利性单位,它不同于商业性的文件中心等社会化档案业务外包企业。因此,文档中心应专注于集中式办公区域内机关事业单位档案的保管及提供利用,不能以追求经济效益为目标。最后,文档中心服务范围不宜随意扩大。文档中心成立的一个实践背景是政府集中式办公,除了出于机构、人员精简的考虑外,主要源于档案保管及利用的集约化管理的需要。因此,文档中心服务对象应仅限于行政中心集中办公的机关事业单位,不应随意扩大范围。区域外的机关事业单位可以考虑通过建立联合档案室等方式来实现档案保管和利用的集约化效果。 作者;曹吉超 单位:苏州工业园区档案管理中心 档案论文:成人教育电子学籍档案管理论文 一、电子档案的含义 电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。电子档案与传统的纸质档案有相同的本质:都是文件存在的一种方式、都具有物理实态的特征、都是形成者真实活动的记录,有参考利用价值,需要存档备查。但相比之下电子档案在记录方式上有许多独特的特性:即电子档案依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统,其信息存储量大大高于过去的各种信息介质。而且便于存放、方便快捷,极大地提高了工作效率,信息可以实现共享且不受地域的限制。 二、成人教育电子学籍档案管理的作用 首先,计算机内存容量满足大,可以满足由于招生规模扩大而导致的学籍档案数量迅速增加的需要。一台配备电子档案管理软件的计算机就可以存储历年历届学生的学籍档案,这样就能够安全高效地完成各级学生学籍档案的日常管理。同时电子档案管理通常情况下实行专人管理,档案的保密性强,工作效率高。其次,由于电子档案管理软件具有搜索和查询功能,管理人员可以随时输入查询条件仅需几分钟甚至更短的时间就可以调取任何一个考生的信息。如果是传统的纸质方式进行查询往往需要数小时甚至更长时间才能找到,为管理人员节约了大量的时间和精力,既减少了档案管理的成本,也大大提高了工作的效率。再次,利用计算机中某些软件,可以对相关学籍信息进行分析处理,对每个学生的信息进行综合处理,为学生加深对自身的了解、高校提高管理水平、用人单位找到更合适的员工和制定合理的用人计划提供方便。 三、目前成人教育学籍电子档案管理工作中存在的问题 1、成人电子档案管理重视程度不够。 一部分成教管理工作人员对学籍管理工作认识模糊,思想上只把成教当成普教的附属品;还有少数分管成教工作的校领导和工作人员仅将它看成创收的渠道。这种思想导致许多软件和硬件的配备都不能满足电子档案的管理需要,硬件设施不够完善,不能按岗配备专门人才及档案管理混乱等。 2、成人电子档案管理仍然存在手段落后和模式陈旧现象。 虽然目前很多成人教育都采用了电子档案管理方法,但实践中还有许多高校的成人教育学籍电子档案管理仍然采用的是传统手工操作,没有采用电子档案管理,没有配备专门的电子档案管理软件。有一些学校的学籍管理的常规性工作虽然也一部分使用了计算机,但也仅仅是采用单机操作,计算机的价值只是打印的工具而已。这些手段明显落后于形势,跟不上时展的需要,从而必然阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。 3、电子档案管理存在忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训的现象。 成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程,要求成人电子档案管理人员不仅要有过硬的专业素养,而且要把握工作中的准确性和原则性。随着计算机系统软件的不断升级,要求电子档案管理人员要不定期的参加系统培训。但是实践中,许多地方高校普遍存在着忽视学籍管理队伍的建设的现状,学籍管理人员存在着综合素质偏低、专业结构、年龄结构不合理等现象。高校只有紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求,彻底摒弃陈旧和落后的管理理念,将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域,才能有效地加强和完善学籍管理队伍建设工作。 4、成人电子档案管理存在着信息技术领域内的一些难题 如学籍管理密钥升级过于繁复、网上黑客与病毒的客观存在。而且电子档案管理有其自己的特点,它是无形的东西,装载在某种介质上,并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它,没有传统档案的直观性等等。可以说,保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多,这些因素都制约着学籍电子档案管理水平。当然,电子档案当前还处于发展的初级阶段,需要不断的改进和完善。 四、成人教育学籍电子档案管理的具体措施 1.成人教育学籍管理需要引进一套规范、标准的学籍档案管理软件。 目前大部分高校使用的学籍档案管理软件是购买软件公司开发的通用的档案管理软件,比较有实力的高校也可能根据本校的实际情况自行开发管理软件。软件公司开发的档案管理软件虽然设计的原理遵循了国家档案实体分类法的规定,能够基本适应高校学籍档案管理的需要,但是这类软件更适用于文书档案的管理。将其用于高校的学籍档案管理比较牵强。而部分学校自行开发的软件由于根据本校实际进行设计,所以比较适合本单位档案管理工作。但自行开发的软件分类标准却欠规范。两种类型都各有利弊,如何扬长避短?实践中购买软件的高校可以在引进软件时与软件公司进行约定,要求开发人员根据本校实际,在原有通用软件的基础上做适当的修改。而有条件自行开发软件的高校,可以在基于本校工作实际的基础上,严格按照国家档案实体分类法的规定制定分类标准,使其在适应自身学籍档案管理需要的同时,更加标准和规范。 2.配备专职的成人学籍档案管理人员,并加强管理人员的培训。 首先,先进的学籍管理软件需要掌握信息技术知识并能熟练操作使用这些管理软件的专职管理队伍才能实现发挥作用。要保障成人学籍档案管理的现代化和信息化,不仅要大力提高学籍管理人员的知识水平及管理能力,尤其要管理人员具有熟练使用现代化办公设施的能力。所以配备专职的成人学籍档案管理人员至关重要。其次由于信息技术是不断更新的,所以重视和加强对档案管理人员的培训和继续教育也不容忽视。学籍管理人员必须及时学习新技能和新知识以提高他们的信息管理意识和水平,这样才能更好地为本职工作服务。 3.成人电子学籍档案管理需要建立网络互联平台以实现信息共享。 成人教育的学籍管理不仅部门自身需要查阅,各级教育主管部门也要在需要时对成人教育学籍档案的相关信息进行查询。如何提高办事效率,减少重复劳动和查阅纸质档案的时间?这就需要建立网络互联平台以实现信息共享,实现成人教育学籍档案相关管理模块与教育主管部门的对接。各部门可以根据工作需要直接调用学籍档案中的信息。 4.成人电子学籍档案管理要注意学籍档案的安全性和保密性。 成人电子学籍档案由于教育系统分布广泛,多个校区和工作站或总校与各分校及各分校之间都要进行相关信息的交流和传递,所以不可避免的具有一定的开放性。但是学籍档案中又包含了很多如身份证号码、联系方式及家庭住址等涉及学生个人隐私的信息,这些信息的泄露会影响学生个人正常生活,为了避免学生的隐私信息不被不法分子利用,保护学生的合法权益,成人的电子学籍信息是需要保密的。这就要求管理软件首先要具有一定的学籍信息安全与保密功能。另一方面学籍管理工作还要严格审查网上公布的信息,避免涉及学生隐私的信息泄露以保障成人教育学籍档案信息的安全。 作者:徐松 单位:营口职业技术学院 档案论文:工程档案编制质量管理论文 一、档案的价值 对施工企业而言,各施工单位可以借助过往形成的工程档案,为以后的施工进行良好的准备与学习。对组织内部而言,施工组织也可以通过各时期形成的工程档案,对内作为凭证、参考、沟通和互动的工具;对组织外部而言,工程档案可以说明该组织的施工情况与发展历程,了解其施工效果与效率。事实上,作为信息世界的一份子,工程档案是珍贵的一手施工记录物,其功能包括累积先前的施工经验与知识、证明施工组织的运行效率、促进不同利益相关者之间的互动与凝聚、以及提供施工权利的合法正当性,同时也是了解和认同组织自身、社会要求的来源,也是传播市场、社会与文化价值的媒介。由此看来,工程档案不仅只是一种传达信息的媒介,更是形塑施工组织资产与先前施工情况的重要材料。因此,若是没有编制并保存完整确实的档案资料,除会造成知识与经验的断裂和证据凭证的消失外,更重要是许多历史发展脉络与事件真相将可能无法原貌在未来无法重现,使得施工组织及其利益相关者的整体记忆与资产丧失其原有的真实与完整性。 二、工程档案编制质量管理的提升措施 (一)完善工程档案编制的制度与责任体系 首先,完善档案编制的相关制度。目前在工程档案的编制过程中,存在着一定的问题,而这些问题归根结底的原因在于制度方面的不完善,难以做到依法管理、依规编制。因而有必要在制度完善方面下功夫,这需要做好如下几点工作。一是对于编制程序与管理程序进行强化。建设单位在整个建设工程招投标、合同签订等的过程中,应当在标书与合同中添加关于工程档案方面的内容与要求。二是构建档案的临时检查规范。这种制度体系应当由工程建设的主管部门进行领导,进而将档案编制部门、城建档案管理部门等的工作融合进来,对于整个施工过程中的档案编制情况进行定期的检查,从而及早发现问题所在,并加以改进。三是配备必要的工程档案编制与管理体系。不管是建设单位或是施工单位、管理单位,都应当设置专兼职人员岗位,进行定期的沟通与合作,并向城建档案管理部门取得联系,确保落实好档案编制过程中的各项工作。其次,完善档案编制的责任体系。建设、施工单位及各参建单位应依照法律法规相关规定,自觉履行建立和完善建设工程档案的职责。建设与施工单位对工程档案的重视程度,是建设工程档案归档是否完整、准确的关键因素。建设单位要做好工程前期文件材料的收集,并督促施工单位按期完成竣工档案及竣工图的收集与整理。施工单位要在布置施工任务的同时,安排布置工程竣工文件的收集与编制工作,确保竣工文件的形成与施工进度同步,工程验收交接与建设工程档案同步交接。对于设计修改较多的建设工程,施工单位应及时做好竣工图的修订编制工作。 (二)强化组织宣传工作 一是在工程档案编制中加强倡导职能分析。工程档案的编制决策主要是以档案编制者职能为出发点,因此了解档案来源的职能内容与性质成为非常重要的工作,这也即在现行以内容为主、职能为辅的编制方式中,职能分析成为形成档案编制和保存决策的基础,因此档案部门应加强倡导职能分析的作用与功能,让档案编制人员了解其对档案编制与保存的重要性。其次,在实际的档案编制过程中,应当根据工程内容进行分类,并根据工程不同工作的特征来进行分类编制。在这种背景下,工程档案编制过程中,有必要在编制规范中明确工程内容的类别,从而以指导具体编制工作的有针对性。二是强化档案编制部门的主动权。在档案的形成过程中,档案部门扮演重要的角色。除行政程序上的限制外,档案部门的心理因素会影响编制工作的进行。基本来看,档案部门通常会认为自身对具体的施工业务知识与能力有所欠缺,因此无法在档案编制的内容上扮演积极的功能。此外,档案部门也会倾向于将自己定位为只是一个档案保存单位,只要确实保管好业务单位所需的档案即可。再加上档案部门也普遍认为工程管理人员并不重视他们,在工程组织内部的地位低微,更使得档案人员认为档案部门的角色与功能都不如具体的施工单位重要。尽管外在因素能够限制档案部门的角色与功能,但档案人员也需要不断突破自己的心理因素,积极加强本身在工程档案编制内容方面的知识与技能外,还应加强与业务单位人员的合作,多加培养对工程业务专业性的了解,让自己具备更多的专业知识与技能,争取在档案编制内容方面的主动权,这也可以使其在工程组织内部扮演更积极的角色。 (三)提升档案部门人员的业务水平 一是协助工程档案人员建立工程内部的职能轮廓。除强调和倡导职能分析的重要性,改变编制标准重点外,档案部门还应制订相关的分析方法或策略,积极协助各施工团体进行本身的职能分析工作,并进而将这一工作与档案编制工作相结合。此外,档案部门还可扮演协调的角色,借助协助各施工单位建立职能轮廓,从宏观或全面的角度提供可能的全面保存建议,让各施工单位除从本身的角度思考档案的编制之外,还应从企业整体的立场着眼,决定其档案编制的优先级。二是推广档案专业培训与教育。普遍说来,工程档案人员的档案编制意识薄弱,并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限,使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。因此,加强工程档案编制人员的相关知识与技能,使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考,更要为日后的相思施工奠定良好的基础。为此,建议档案管理部门定期开办相关课程,提供工程档案人员更多进修的机会,来强化他们的专业知识与技能。此外,也建议档案管理部门与大专院校相关科系合作,通过设置学科的方式,在正式教育机构当中培育更多的工程档案编制专业人员。 (四)充分应用信息化技术 在档案编制过程中,信息化技术的应用的突出体现是充分应用数字技术来对资料进行收集、分类、编码、储藏等工作。这种数字技术的应用能够有效的提升档案编制的效率。当然,在使用过程中,也应当注重如下两个方面的问题:一是数字技术应用的安全性问题,必须做好防火墙技术,避免档案信息资料的外泄;二是提升员工信息化技术的水平,从而能够确保各种较为先进的技术得到有效的利用。 作者:曾云云 单位:隆阳区城建档案馆 档案论文:人事档案信息人事管理论文 一、人事档案信息是了解员工的直接材料 (一)人事档案的基本信息 人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录,企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹,可全面、准确地了解员工,总结经验教训,做到知人善任、选贤举能,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片,企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质,为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位,既能体现出企业的良好形象,又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工,可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁,有亲和力,性格温和的员工能促使客户心情舒缓,情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人,但是在初级用人阶段,这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示,企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如,已婚,并且孩子年龄较小的员工,企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作;对于富有活力,尚未结婚的年轻员工,企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础,为人员安排提供基础性的资料。 (二)人事档案的潜在信息 在人事档案信息中,员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息,同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境,工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中,员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源,无论智力资源、体力资源还是人脉资源。在资源共享的时代里,广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机,使企业在竞争中也能处于不败之地。此外,人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储,不要未经本人许可随意透露员工的个人信息,以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。 二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息 (一)人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考 人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中,企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今,城市间人口流动量大,工作更换频率,许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前,寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员,寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺,但是有朝气,有热情,更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料,结合工作意向,薪资要求等来合理安排员工的工作,把真正能为企业服务,能为行业发展做出贡献的人才发掘出来,并高效地利用起来。 (二)人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考 人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案,因此,用人单位在人员录用、晋级、考核时,都会经常使用档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律,在经济出现危机时,很有可能遭受打击甚至是重创。此时,企业为了减轻经济压力以保存实力,必然会选择裁员,那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出,工作能力相对薄弱,人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤,也是企业内部整顿的一部分,为企业今后立足,发展提供了保障。与此同时,在人事档案显示中,工作成绩突出,有上进心,有合作精神、富于创造力,敢于迎接挑战的员工,自然会被发掘、重用,成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库,是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料,是员工今后选择职业的参考之一,也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。 三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料 (一)人事档案信息为国家提供劳动保险情况 人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据,同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期,面对人口基数大,人口流动性强等社会现状,相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势,建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额,个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况,是员工各种社会信息的集合体。国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制,为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案,为所有劳动者提供应有的社会保障。 (二)人事档案信息为国家提供医疗保险情况 人事档案信息中除了劳动保险信息之外,另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵,看病难”问题十分突出,成为国家和社会亟待解决的问题,社会各方面都在献计献策,希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中,企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性,这不仅是对企业发展负责,也是对员工负责,更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方,为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。 四、结语 人事档案信息具有其特殊性,其中包含了众多详细的个人信息,是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,不仅是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据,关系到职工的切身利益,是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据;更可以用于企业对人才的选拔、任用、晋升、裁撤等诸多方面,也可用于国家的各项事业建设过程中,为国家相关体制、机制的建立提供相对可靠的依据。人事档案信息不仅是个人的信息汇总,也代表着整个社会的发展进程和发展特点。人事管理部门应该妥善保管,不要随意存放,造成泄露、丢失等不良后果。人事档案是个人重要的信息资料,我们应该认识到人事档案信息的重要性,并把人事档案信息用于正途,为企业、员工和国家谋福利。 作者:李元琳 单位:河南省地质矿产勘查开发局第四地质矿产调查院
一、大数据时代下公安档案管理的意义 一方面提供公安机关的工作指导。档案是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。公安档案是公安工作的记录载体,它记录了公安工作的过程和全貌,是各种记录类文件中最权威、最原始的一种方式,为公安工作的开展提供凭证。特别是公安机关在打击与防范各种违法犯罪行为的各种历史文件的记录所形成的数据档案,对于公安工作具有非常重要的作用,为将来公安机关开展工作打好有力基础。另一方面促进公安机关的职能行使。档案是由社会实践产生的,是机关和单位以及个人在生产生活过程中形成的一种包裹的志愿。在信息高速发展的当今时代,公安机关档案以其特有的价值越来越被人们所重视,公安机关的档案作用也越来越被认识,特别是在行使公安机关的职能过程中使用价值越来越高。比如:为决策与管理者提供服务;为惩治犯罪活动提供线索;为制定长远的事业规划提供服务等作用。通过档案以上的作用可以看出其在公安机关行使职能当中具有不可或缺的作用,促进公安工作的顺利开展。 二、大数据时代下公安档案管理理念创新 在我国经济高速发展的大数据时代的背景之下,公安机关要完善档案的管理,及时的更新档案管理方面的工作理念,不断探索与创新档案管理的方式与方法,这样可以更加真实、全面的反应公安事业的发展。公安机关档案的管理和单位实施规范化和现代化的管理有机的结合,决定了单位总资源配置的具体模式和去向,对单位的发展具有决定性的影响,同时也决定着单位的管理效率。所以做好公安机关的档案管理有利于社会经济实现全面发展,促进公安机关的工作效率和民生建设。比如:计算机技术的高效工作率代替了传统的手工抄写入档,使公安档案管理实现了现代化的人机结合管理理念;档案管理人员转变档案管理的观念,利用信息化技术来实现档案的数字化管理,使档案服务实现网络化。 三、大数据时代下公安档案管理工作创新 随着大数据时代的到来,科技发展非常迅速,社会生产关系越来越复杂,档案信息源日趋多元化,仅仅依靠以往的档案管理已经无法满足社会发展的需要。因此,必须对公安档案管理进行改革和创新,才能更好的适应大数据时代的发展趋势。 (一)创新档案管理的模式 档案管理的模式要与时展相适应。虽然我国公安机关在长期的档案管理实践中已经形成了一套完整的管理的模式,随着信息技术在社会生产当中的普遍应用,以往的管理模式在档案信息的收集整理和保存利用方面存在明显的不足,远远不能满足信息化和数字化的管理需求。因此,档案管理当中要积极的运用数字化技术进行管理,这是档案管理发展的必然趋势。档案管理人员要不断强化信息化技术的应用能力,与时俱进的创新管理模式,以此来促进公安档案在公安工作充分发挥其作用。比如:将原有的实体形式的文件、档案等进行数字化,通过现代化信息技术手段进行有序地组织和精加工,对档案材料进行处理,使档案信息资源转化成有关联的、整体的、有效的的知识,从而促进知识创新,实现档案管理模式的现代化。 (二)创新档案管理的技术 管理技术的创新能够促进档案工作实现跨越式的发展。随着信息技术的普及与公安工作的深层次发展,以往的档案管理模式面临着种种挑战。纸质档案的归档管理需要耗费大量时间与人力,同时也不便于信息的共享和利用。大数据时代要求公安机关的档案管理必须在科技房进行创新,实现档案信息的数字化管理。将各个地区公安机关的档案资料通过信息数字化软件存储到计算机的管理系统当中,通过云计算、物联网、移动互联网等网络方式连接计算机,可以让公安机关和群众随时随地的通过网络系统查询档案中的信息,这样可以提高档案利用的效率,使信息的共享和查询更加便利。比如:在打击与防范各种违法犯罪行为中,通过使用共享模式将档案信息资源传至指定的网站,基于该环境下能够快速进行资源共享、信息比对、案情比析、情报研判,从而做到主动应用创新管理技术,提升管理过程中的信息安全性,同时使用效率也得到了充分保障。 (三)创新档案管理的服务 随着信息技术的高速发展,创新档案管理的服务是管理工作的一个重要组成部分,档案管理服务体系也不断革新,落后的管理思想和方式也不断摒弃,运用新技术新方法把档案管理的服务工作规范化、智能化。比如:提高档案管理的软硬件设施的性能和质量,优化和更新管理平台,提供更加准确、有效的查询服务;增强管理工作者的服务意识,利用新技能提高服务质量;培养高素质管理人才,以更好的实现信息化的档案管理服务。 四、结语 综上所述,在当前大数据时代下,信息技术发展日新月异,公安机关档案管理也应顺应这一发展趋势,不断完善和创新管理机制,使档案管理工作实现网络化信息化,通过有效的措施促进公安档案管理理念的创新,注重在管理当中引进新技术与新科技,不断优化和创新公安机关的档案管理,保证档案在会发展提供当中发挥最大的价值,推动公安机关档案管理工作的健康有效的发展。
档案管理工作一直没有得到足够的重视,大部分单位都曾出现档案资料丢失、档案查询困难、档案信息利用率低的情况,而且很多单位的档案管理人员还在运用传统的档案管理方法,没有将信息技术应用进去,以至于寻找档案和管理档案时很麻烦,因此就有必要寻找提高党校档案管理科学化水平的路径。 一、现阶段提高档案管理科学化水平路径中存在的问题 (一)缺少档案管理科学化的专业人才。各个单位的档案管理人员都缺乏专业性,而且社会上档案管理方面的人员不是年长就是没有受过正规的档案管理专业培训。由于档案管理人员的专业性不足,导致单位档案管理科学化水平无法得到提高,档案管理专业水平的更新也跟不上信息时代的脚步。而且由于单位不重视档案管理和工作人员缺乏专业性,导致工作人员工作不认真、责任心缺乏。针对档案管理的现状,各单位要强化档案管理工作人员的专业化程度,开设专门的提高档案管理科学化水平的培训班,培养一批专业人才进入岗位中。通过增加档案管理科学化水平建设的专业人才,提高档案管理工作的效率。 (二)领导者提高对档案管理科学化水平建设的重视。除了引入一批专业的人才以外,单位的领导者也要提高对档案管理科学化水平建设的重视程度。在专业的档案管理专业人员进入岗位后,让他们能够尽快地投入到档案管理的科学化水平建设当中去,同时领导也要做到心中有数,对档案管理科学化水平建设的目标和方向有全面的了解,要起到引领档案管理人员的作用,要让档案管理人员顺利地开展档案管理科学化水平建设的工作,领导要带领下属一起完成工作目标。 (三)现阶段管理档案工作科学化水平程度低。现阶段的档案管理工作还保持着传统的工作方法,将档案信息全都用纸张进行记录。传统的纸张记录的工作方式效率低、科学化水平程度低,工作人员在进行档案管理工作时会有很多的困难,而且纸张档案很容易受破坏,档案信息无法复原,造成重要的档案信息丢失。由于传统的纸质档案管理的效率非常低,工作人员要寻找一份档案实施起来会很困难。 二、提升档案管理科学化水平的路径 (一)转变档案管理观念。要提升档案管理科学化水平就要从根本上进行档案管理观念的转变,将老套的、陈旧的管理观念全部摒弃,要引进新时代的信息科技技术和培养档案管理的专业人才来推动档案管理科学化水平提升的工作。将拥有先进档案管理理念的专业人才投入岗位中,充分利用现达的信息技术来提高档案管理的工作效率。档案管理并不是一项简单的工作,它的工作内容繁多又需要工作人员格外的细心,要将过去的老式管理观念转变成现代化的管理观念。各单位要培养档案管理人员操作现代化信息办公设备的专业能力,有过硬的档案管理工作能力,在面对档案管理工作中出现的问题时能够灵活应对并及时解决问题,从而提高档案管理的工作效率。 (二)建立完善档案管理体系。提升档案管理科学化水平除了转变档案管理观念以外,还要将档案管理的体系进行完善。完整的档案管理体系可以促进档案管理工作的可持续性发展,因此完善档案管理体系是非常重要的。档案管理人员要在日常的档案管理工作中持续地改善和规范档案管理工作体系,在工作中要具有创新精神,根据日常处理档案管理工作问题的经验继续优化档案管理体系,以此保证档案管理科学化水平的建设。在档案管理体系不断地完善过程中,档案管理人员也可以积累经验,提高工作的效率和能力。单位的各个部门要相互合作,共同创造良好的档案管理环境,促进档案管理科学化水平建设工作。 (三)推动档案信息化建设。推动档案信息化建设是档案管理科学化水平建设的必经途径,信息时代的发展为人们带来了很多的便利,为人们数据信息的管理提供了超大的空间。档案信息管理工作亦是如此,要将档案管理工作信息化,利用信息技术将档案信息全部储存在电脑储存空间里。利用现代网络高科技技术将档案管理工作实现电子化和自动化的管理。相对于纸质的档案管理方法,信息建设的档案管理工作具有便捷、安全、高效等优点。例如信息技术当中有自动搜索功能,查询档案信息时只要输入搜索对象就可以马上找到该档案信息的内容,档案信息化建设让档案管理工作更加便捷。 (四)做好档案管理日常工作。档案管理的日常工作中需要工作人员细心进行每一项工作,档案管理工作中哪怕一个小小的细节问题就有可能造成很大的麻烦。因此要求档案管理工作人员在工作时要特别细心,在工作完成后也要进行再一次的核对信息确保无误。在日常工作中要定期进行信息检查工作,将工作中潜在的隐患消除。对信息要做好备份保存,这样,假如电子信息设备出现问题也不会导致信息丢失无法恢复。在档案管理工作中部门领导要制定奖罚制度,以此来勉励工作人员工作的积极性,从而使档案管理科学化水平发展的工作更高效。 三、结语 信息时展迅速,各个单位档案科学化水平建设的工作正在陆续开展,专业的人才培养、信息化的建设、体系完善等工作都是为了更好地进行档案管理科学化水平建设工作。要一改往日落后的纸质档案管理方法,提高各单位档案管理工作的效率。
科学规范的管理模式能够使行政事业单位的档案质量不断提升,现代化的管理模式逐渐深入行政事业单位,建立高效的管理系统,强化档案管理制度,从根本上保障行政事业单位的档案质量,从更深层次对行政事业单位进行有效的监督和评价。 一、行政事业单位档案质量的影响因素 (一)管理人员素质。在行政事业单位档案管理工作中,需要相关工作人员具有很强的专业技术能力,这是由于档案管理的政策性所决定的,对事业单位的工作人员提出了很高的要求,既要拥有良好的思想政治修养,又需要拥有档案管理的职业修养。但在事业单位档案管理工作开展的过程中,大量员工忙于日常事务,在档案管理工作上花费时间过少,自身的实际能力欠缺,导致档案的质量受到严重影响。管理人员业务能力不均衡,使归档的文件出现整理分类不及时,保管时间不准确等问题的出现,思想上对档案管理工作重要性的认识不到位,责任意识不强,管理过于随意。 (二)管理设备陈旧。我国目前仍有大量行政事业单位,未结合自身情况安装现代化管理所需的硬件设施,许多老化陈旧的设备没有及时更新,这对档案管理的质量产生了严重的影响,档案管理办公室的安全预防设施不到位,许多档案因保存不当,出现破损,字迹不清的现象,这对档案的质量造成了无法估计的后果。 (三)管理思想落后。行政事业管理人员的误区,使档案管理一直没有受到重视,因其不能带来经济效益,就疏于管理,仅仅将管理水平停留在被动应付的状态,能够满足日常的查阅,确保档案不丢失。即使有些单位在管理过程中,落实了管理负责人,但在本质上缺乏科学有效的管理机制,档案的管理质量仍未得到提高。 二、改善行政事业单位档案质量的科学对策 (一)提升管理人员素质。在日常档案管理工作中,因其需要具有很强业务能力的工作人员进行管理,使得档案管理的团队合作尤为重要,在人员选拨过程中,要注重考量管理人员的工作态度和工作能力,对具有良好政治素养和责任心的工作人员应积极进行培训,在日常工作中,通过多种方法调动人员的积极主动性,注意将自己所学技能与实际档案管理需求相结合,强化自身的责任意识,定期可以开展交流活动,增进管理人员之间的沟通,进而提升档案的管理质量。 (二)完善管理信息化。在信息化技术快速发展的今天,行政事业单位也开始提升管理的信息化水平,档案作为事业单位的重要组成部分,急需在工作过程中提高信息化水平,使其更好地满足管理服务需求,更便捷地为行政事业单位的发展服务,从根本上使得档案的使用寿命得到提高。信息化系统的应用,可以使档案提取的速度加快,通过网络使档案以数据的形式进行传输,弥补纸质档案在传递过程的不足,使档案管理更具有实效性。档案可以通过一些先进的科技设备,转化成电子资料,存储在计算机中,实现档案的纸质与电子版相结合的管理模式,更好地避免因纸质的破损导致的内容丢失。现代的信息处理技术不仅可以将文字、图片转化为数据,更可以将声音、影像进行保存,使档案保存的水平提升,质量满足单位的需求。档案管理应不断顺应时展趋势,在行政事业单位的信息共享平台不断完善的同时,将不涉及单位机密的档案至互联网上,创新档案管理模式,以更加便捷的方式满足社会需求,更好地服务于档案使用人员,实现资源的有益共享,为档案管理的发展创造了条件,在工作效率提升的基础之上,将档案的质量带入了一个新高度,丰富了档案资源的使用渠道。 (三)重视档案管理。行政事业单位的管理人员应注重将档案管理列入工作日程中,建立一些具有针对性的管理措施,从人员分配、监督考核等方面,开展具体规范的档案管理工作。在人员分配过程中,要注重树立档案管理人员的保密意识,适当进行保密教育活动,做好档案的解密划控与保管期限的明确工作,对文件进行销毁的过程中,要严格进行鉴定监督。在制定考核机制时,应结合行政单位的实际特点,通过升降级来对工作人员进行动态管理。参考国家档案质量的相关标准体系,积极实施符合自身档案管理需求的评价体系,明确档案工作的基本框架,为档案管理质量提供有力保障。 三、结论 总而言之,正是因为实际管理中这些问题的存在,才使得行政事业单位档案的质量得不到提高,影响档案管理在单位运转中重要作用的发挥。这就需要行政事业单位紧跟管理发展趋势,优化自身结构,创新档案管理模式,使档案的质量进一步得到提升,满足行政事业单位的发展需求。
档案工作论文:档案工作如何在信息化社会下发展 当前我国正在步入或已经步入信息化社会,作为一种公共文化资源的档案事业,在社会呈现信息化的洪流中,面临着前所未有的新机遇和新挑战,为了更好发挥档案信息作用,档案工作必须从中调整发展思路,适应和跟上信息时代的前进步伐。 1.信息化社会的特征 信息化社会就是以知识和信息为基础的社会,它以现代信息技术的出现和发展为技术特征,以信息经济的发展为社会进步的基础,以社会信息化的发展为标志,多样化、综合化、非同时化、分类化、优化、分权化等是信息化社会的主要特征,主要表现为: 1.1信息、知识、智力日益成为社会发展的决定性力量。面对浩如烟海的信息,信息资源的开发、整理和利用,便成为一项不可缺少的工作,也直接关系到个人、企业和国家的发展。而知识是信息的积累,智力是知识的激活。人是社会发展中最主要的因素,知识的激活需要人。为此,我们更应重视信息资源的开发管理和利用。 1.2信息技术、信息产业、信息经济日益成为科技、经济、社会发展的主导因素,信息技术是历史发展进程中的主要因素,人类史上无不是技术革命推动了社会变革和社会发展,信息技术通过促进产业结构和就业结构的变更,推动着各国信息经济的发展。 (1)转变传统观念,积极为现代化社会服务。首先,要破除“重管理设施购置、轻服务研究”等做法,树立开放意识和创新意识,使得档案工作有利于档案信息的利用,服务于经济建设,服务于社会发展。其次,要变被动服务为“面向社会,多方联系”的主动服务,拓宽服务渠道,改善服务功能,并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求,积极主动地为利用者提供方便、快捷的超时空限制的信息服务。同时,还要加强馆际交流,宣传和推销自己的馆藏 (2)塑造良好的鲜明的档案馆形象。档案馆形象是社会公众对档案馆的总体评价和认定,是档案馆文化的综合体现和外在反映。一般来讲,档案馆应具有:一是能够为社会公众提供档案信息支持和良好的社会形象,这是社会信息化过程中档案馆应具备的形象;二是敬业爱岗、热情待人、满意服务、美化阅档环境,营造高效、舒适、健康、优美的阅档氛围,接受监督、改进工作的良好的服务形象。 (3)开展有偿服务,增强“造血”功能,20世纪70年代以来,随着信息技术和信息产业的发展,信息的价值得到了社会的肯定,人们对信息服务提出了更高的要求。为了克服档案事业经费的不足,提高档案利用水平,使档案信息资源这种潜在的生产力转化为现实的生产力,作为一个档案信息服务机构的档案馆,可以适当开展有偿服务这一手段辅佐档案馆固有的无偿服务形式,从而有利于引进优秀人才。 1.3社会更需要高素质的综合人才,科技带动了工业的发展,推动着社会进步,进而使知识成为生产活动中的最重要因素。当前,知识经济不断兴起,信息社会越来越需要高素质的综合人才,信息人员、技术人员、知识分子的作用日益增大。 1.4社会经济生活分散化、多样化、小规模化、非群体化、节奏加速的趋势日益加强。电子计算机及其通信网络的发展加速了信息流动,从而使生产与生活和分散化、多样化、小规模化、非群体化成为了可能,并且使人们的生活节奏速度大大加快,这正如“时间就是生命”一样宝贵。 2.信息化过程中档案工作面临的问题 2.1传统的档案工作观念落后,开放意识与创新意识淡薄。目前,档案部门仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”,“安于现状”,不讲求社会效益和经济效益等旧观念,还存在着“闭架借阅”,“你查我调”等做法。 2.2新时期档案工作面临的经费问题。众所周知,档案信息的数字化、网络化,管理服务的现代化,是当前以及今后档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐,就必须不断更新设备和技术等问题。为此,档案馆需要花费大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于技术不断更新换代,档案馆不可能单凭政府拨款就可解决事业经费不足的问题。特别是在现在,政府拨款显得极其有限,经费问题成为制约档案工作发展的又一个因素。 3.信息化社会中档案工作的启发及对策 努力培养现代化的档案管理人才,提高档案人员素质,积极更新改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件,但现代化设备要求管理人员素质必须现代化。为此,要注意提高档案管理人员的素质:一要努力培养与网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才;二是积极让档案管理人员参加现代化培训和业务培训;三要抓好档案管理人员在职人员培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平;四要加强理论研讨。 总之,在当前信息化环境下,我们要做好档案管理工作,实现档案信息资源利用的最大化,就要从档案的职能和档案工作的性质入手,研究当前形势和信息技术的发展趋势,通过各种档案信息服务手段,对档案进行加工和整理,并提供利用,满足社会公众的需求,使档案信息真正地服务于公众,服务于社会。 档案工作论文:基层法院档案管理工作存在的问题及对策 北安市人民法院 基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分,它既是人民法院审判、执行活动的真实记录,也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作,也是保障工作,它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。在我国经济社会高速发展的今天,法院档案的拥有量和使用量日益增多,这也对法院的档案管理工作提出了更高要求。我们人民法院的档案管理工作也步入了一个新的阶段,在新形势下我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上,把法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道,使其更好地为审判工作服务,更好地推动法院各项工作的顺利开展。 一、基层法院档案管理工作的特点 1、法院档案管理工作是一项保护法院诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映法院工作活动的珍贵资料,大部分材料只有一份,是孤本,一但丢失或损毁,将造成无法补救的损失。 2、其保管的诉讼档案专业性强,使用频繁。特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中,需要经常查阅有关的刑事诉讼档案,以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。 3、保管期限长、数量多。随着法制社会的不断推进,诉讼档案数量不断增多,一直居全国各个系统之首;并且根据《人民法院档案管理办法》的规定,诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。 4、纸质档案与电子档案并存。随着全国法院审判信息管理系统的启用,各地基层法院不同程度地将案件信息(1-5年不等)录入电脑,事实上,形成了电子档案与纸质档案并存的局面。 二、存在问题及原因 国无史则国事无鉴,县无志则风土人情不明。以我院为例,从建国后至今,我院档案工作在当地档案管理部门、上级法院和院领导班子的指导和关怀下,经过一茬又一茬档案工作人员的辛勤工作,现有室藏档案总数逾60000册,仅次于县档案馆馆藏。1995年通过黑龙江省档案系统档案管理标兵单位验收,为档案的安全保管和有效利用做出了积极的贡献。 1、重诉讼档案,轻文书档案。由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯,直接产生了法院重诉讼档案,轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节,诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视,强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多,甚至没有强调文书资料的重要性,工作移交也更多是针对审判工作和财物的移交。 2、缺乏专门档案管理人员,造成档案管理人员素质不高。法院诉讼档案是一项专业性十分强的档案,可是档案专业毕业的人员很少,专业技术人员比例不高,整体素质低,工作适应性不高,很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用,对进一步研究和探索档案管理工作,促进档案管理工作发展有一定的局限性,目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动,工作效率低,档案意识淡薄,认为档案归属于个人行为,应该由相关的部门自行保管,这种错误思想的存在,使那些珍贵的资料没有能及时归档管理,有的在单位庭室个人手中,有的在各部门,导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。 3、对电子档案信息化建设不够重视。由于我国普法教育的深入以及《诉讼费用交纳标准》的颁布实施,人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强,到法院诉讼的成本和门槛也大大降低,直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升,档案数量也随之急速增长,可是各级人民法院却并没有引起足够的重视,虽然配备了电脑,却没有形成完整的电子档案,很多时候仍然在使用纸质档案,即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中,既不备份也不存档,一旦电脑出现故障、网络出现问题,很容易损毁、丢失,造成不可挽回的损失。 三、解决问题的对策 1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体法官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育。结合案件质量评查和年终工作总结等工作,对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案,轻文书档案的问题,要对文书档案的重要性进行特别的强调。与文书档案接触较多部门,更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管,清退、移交要完整及时。文秘人员和档案人员要尽心尽责,及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。 2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序,加强公文办理各个环节的工作,是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中,要严格遵守公文办理程序各个环节的工作,把工作责任落实到人,提高公文办理质量,避免公文的遗失和毁损,使所保存的档案既能全面反映法院主要职能活动情况,维护其历史面貌,又为档案的保管和利用打下良好的基础。 3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求尽快配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感;保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程,也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。 4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹,但是电子档案相对来说更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用,为此应该建立两套制管理,更好的方便档案的合理使用,一是要提 高对原始纸质档案的录入速度,逐步实现软件管理,二是要实现档案管理设施的升级,对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代,科学的管理好新型档案材料,三是要规范电子档案的归档管理,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管设施和环境,温度应保持在17-20度之间,相对湿度保持在35-40% 之间,还要有防磁设施等等。 5、加强基础工作,实现档案工作便民。加强档案基础管理工作,是加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的基础,为此需要做到以下几点,以体现法院档案工作的司法便民,一是要进一步加大软硬件设施建设,配备必要的扫描仪,打印机、复印机等,实现档案工作的便捷,提高档案管理水平的物质条件。二是统一分类号,保证准确检索,三是用关键词代替主题词,简化查找实际,提高效率。 6、坚持和完善档案利用的相关制度。档案法规定,我国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。档案利用应当坚持档案查阅、复制、摘抄的相关制度,完善审批程序,履行登记签字等手续。档案人员要严格把好档案利用的制度关,遵守国家有关规定,防止给国家安全和利益,以及他人的合法权益带来损害。 档案工作论文:基层人行内审档案管理工作的问题及建议 一、内审档案管理工作存在的主要问题 1、对内审档案管理的重要性认识不够。审计人员对内审档案工作的重要性缺乏充分认识。实际内审工作中注重内部审计项目的实施,认为只要出具了内审报告,提出了内审意见,做出了内审处理决定,该内审项目就结束了。相对忽视内审项目资料的收集、整理和归档工作。 2、内审档案管理人员的专业知识不够。目前,基层人民银行内审人员多数来自于各业务部门,从事过档案管理工作的人员很少,缺少档案管理的专业知识是不容争辩的事实,基层内审档案管理人员对于档案管理的基础理论、基本原则知之甚少,开展内审档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导,内审档案管理人员专业知识的匮乏,制约了内审档案管理水平的提高。 3、内审档案规范化管理的程度不够。由于内审档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验,对档案的基本操作规程又知之较少,因此,在内审档案资料收集、内审档案资料整理、内审档案资料归档、内审档案资料保管等方面存在许多不规范的地方,规范化管理水平还有待与于加强和提高。 二、改进内审档案管理工作的几点建议 1、提高对内审档案管理重要性的认识。内审档案是人民银行档案的重要组成部分,要充分认识到它在人民银行业务经营和发展中的作用。要改变过去重审计项目的实施轻内审档案管理的观念,不断提高对内审档案管理重要性的认识。一要提高领导的内审档案管理意识。随着人民银行内部审计范围的不断扩大,内审业务量逐年增加,领导同志应该将内审档案管理当作一项重要工作来抓,强化对内审档案管理工作的监督,明确内审档案管理人员的任务和职责,加强对内审档案工作的组织领导。二要树立内审人员的参与意识。审计工作人员在进行审计项目时,要树立参与内审档案管理工作的意识,把在审计活动中形成的文件、笔录、凭证的原件及复印件,要按照内审档案管理的要求,进行详细的整理分类,应把此项工作作为内审档案管理前期工作来做。三要提高内审档案管理人员的责任意识。内审档案管理人员是内审管理工作的主要力量,必须树立他们对内审档案管理工作质量负全责的意识。 2、完善内审档案管理制度,健全管理机制。制度就是行为规范,是要求审计人员共同遵守的、按统一程序办事的规程。要做好内审档案管理工作,必须完善和健全一整套相关的制度。同时,还要建立与之配套的管理机制。一要完善健全管理制度。首先要建立各种内审档案管理制度,明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;其次要建立和健全档案保管、安全保密等项制度,明确职责,确保档案不丢失、不损坏、不泄密。二要建立激励和约束机制。要定期组织对内审档案管理工作的检查,对做得好的要给予表扬和奖励,这样可以激发内审档案人员的动力0,让他们乐于奉献自己的聪明才智,发挥积极性、主动性和创造性。对于工作做得差的要提出批评,责令他们及时纠正,并予以必要的处罚。 3、实行内审档案目标管理责任制。将内审档案管理分为前、中、后三个阶段实施目标责任制管理。一要前期基础工作。每一个审计项目确定内审档案管理责任人,主审人负总责、审计小组长负分管责任,审计人员负具体责任,内审项目档案由项目主审人负责整理装订,形成制度与岗位挂钩、岗位与人员挂钩、人员与责任挂钩的内审项目档案目标管理责任制。二要做好中期的整理归档工作。每个内审项目完成后,档案管理人员要严格按照《中国人民银行内审项目档案管理办法》进行操作。首先按结论性文件、立项性文件、证明性文件和其他文件材料进行排序,对破损的材料及时进行修补,字迹模糊的进行复制,与原件一起存放,然后再进行打码装订,并编制档案目录,最终形成审计案卷进行立卷归档,及时装入档案盒。所有档案均按立卷规则及时进行分类、排列和整理,材料齐全,档案目录完整,密级确定准确,实现了内审项目档案管理规范化。三要做好后期的妥善保管工作。内审档案管理人员负责内审项目档案的保管、借阅工作。要设置内审项目档案管理登记薄、内审项目档案移交、借阅登记簿,对内审档案管理过程实施监督。在办理存档、移交、借阅时,档案管理员对其案卷的完整度进行审核,并详细填写各种登记簿。同时按要求将档案存放在专门的铁柜中,做到防盗、防火、防虫、防潮,实现内审项目档案管理的规范化、科学化。四要形成部门负责人、主 审、审计人员、档案管理人员相互监督的机制,共同将内审档案管理工作做好。 档案工作论文:做好燃气工程档案管理工作 摘要:燃气工程档案具有重要的利用价值,文章从四个方面论述如何才能做好燃气工程档案管理工作。 随着我国社会主义市场经济的持续发展,管道燃气在城市中不断普及。燃气工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等、这些文档材料全面反映了燃气工程建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护,以及对新建工程的准备等,都具有重要的利用价值。因此、认真做好燃气工程档案管理工作是非常重要的。 1齐抓共管,密切联合,建立集中统一的档案管理网络 加强对档案工作的集中统一管理、是燃气工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统—领导、统一制度,分级管理的原则。成立了档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作,成立档案情报室、设立专职档案员,在各业务部门及二级公司指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成了全公司的档案管理网络。同时,完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。 2转变观念,超前管理 长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔,工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归 档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念,制定一系列措施,对燃气工程档案进行超前管理。 2.1根据燃气工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道 从实际情况看、燃气工程建设是比较复杂的。它分有市政、燃气气化站、瓶组、住宅及酒楼餐厅工程等等、其中市政、燃气气化站及某些大型住宅工程建设周期长,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多。经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。而酒楼餐厅及小型住宅等工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成。临时机构解散、而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解燃气工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排、掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上、采取以下收集方法: (1)追踪收集。这种方法适用于工程周期短,形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高,但花费的人力、物力较大。 (2)分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型市政工程、燃气气化站工程及某些跨年度工程、我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系,及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失、这样能保证工程档案的连续性、完整性、 (3)强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位、我们采用收取档案资料押金的做法、当一项燃气工程报建后。施工单位先交—定金额的资料押金:直到工程完工。施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。 2.2制定规范,及时立卷 根据燃气工程建设的实际情况、我们制定了《科技档案管理规定实施细则》,建立起工程档案管理的叫大件:分类大纲。归档范围。保管期限,档号分类方法等,将燃气工程档案共分为十大类:(1)技术管理档案;(2)设备及仪器仪表档案;(3)储气(油)站档案;(4)工民建筑档案;(5)供气管线工程档案:(6)管线工程档案:(7)工程设计档案;(8)产品档案;(9)声像档案;(10)科学研究档案、并在每一类中确定了基本归档范围。在此基础上。我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》,坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理,立出预备案卷。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。 3强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平 燃气工程档案具有“‘次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案,还要懂科技档案,懂与燃气工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此、为达到燃气工程档案整理规范化的要求、我们对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训、讲解了燃气工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时,按照我们档案整理要求。对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解,在工作个有的放矢。注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础,使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。 4通过开发利用档案信息,促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。燃气工程档案的形成是燃气工作者劳动智慧的结晶,通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给燃气工作者利用。对于档案工作者来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门和燃气工作者,使他们亲身体验到档案信息的价值、就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施电脑化管理、将档案资料及时输入电脑,随时为业务部门提供全巾管线、管网图,由于目前我市正在进行天然气项目建设、这些档案信息无疑为我市由液化石油 气换转为天然气的改造工作提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时、他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。 档案工作论文:完善企业流动人员人事档案管理工作的措施 摘要:随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。 关键词:企业;人事档案;档案管理;流动人员 引言 在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。 一、人事档案实现信息化管理 在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手: 一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。 二、规范人事档案管理各环节 1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。 一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。 2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。 国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。 3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。 一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考 试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。 三、拓展人事档案管理方式 在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。 实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。 对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。 小结 人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。 档案工作论文:实践科学发展观加强乡镇档案工作发展 开展深入学习实践科学发展观活动来,开县档案局着力改变服务方式,对全县38个乡镇街道进行了档案业务指导,并就有关问题进行现场培训、答疑。从指导情况看,各乡镇在档案管理工作中还程度不同地存在以下问题: 一、归档文件材料收集不够齐全。部分乡镇其内设机构为了自己利用方便,不愿向综合档案室清交文件材料,导致业务部门及人事方面的文件材料缺失较多,部分年度文书档案残缺不全,反映不出乡镇各项工作及职能活动情况。 二、档案整理不够规范。部分乡镇由于兼职档案工作人员变动频繁,业务生疏,缺乏档案管理知识及整理技能,致使档案整理不够规范。 三、档案的保管保护不符合“八防”要求。一些乡镇档案室无防火、防盗、防尘设施,甚至堆放杂物,少数乡镇木质档案柜陈旧破烂,不适宜存放档案;个别乡镇档案还有虫蛀鼠咬现象。 四、部分乡镇的专门档案、基建档案、农业科技档案没有移交综合档案室实行集中统一管理,给档案的丢失损毁带来了隐患。 以上问题的产生,原因是多方面的:一是部分乡镇学习、宣传《档案法》较少,档案意识不强,依法治档措施不力。二是部分乡镇领导重视不够,忽略档案管理,缺乏乡镇各项工作全面发展意识。三是乡镇档案工作人员业务素质有带待提高等等。 笔者认为:档案做为记载乡镇各项工作开展及职能活动情况的重要载体,是日后工作查考、编史修志、落实政策、解决纠纷、服务社会、服务民生的历史凭据,非常重要。因此,对应归档的文件材料一定要收集齐全,整理规范,各种门类档案实行集中统一管理,保护好档案的完整与安全,严防丢失损毁,为开发利用创造物质条件。对此,提出如下建议: 一、进一步加强对《档案法》的学习及宣传,提高全民档案意识,制定切实有效的档案管理措施及制约机制,严格依法治档。 二、进一步加强对档案工作的领导。乡镇主要领导要高度重视乡镇档案管理工作,添置必要的档案设施设备,要落实专人分管负责档案工作,建立完善档案管理制度,有条件的乡镇还可配备专职档案工作人员,负责乡镇档案的管理及辖区内各门类档案的督促、检查、指导工作。 三、乡镇档案工作人员要加强学习,认真参加各种培训,不断提高业务水平,以适应新形势下档案工作的需要。 档案工作论文:全面提高干部档案管理水平工作汇报 多措并举 整体推进全面提高干部档案管理水平 干部人事档案是客观记载干部个人经历和德能勤绩廉的文字材料,是选拔使用干部的重要依据。搞好干部人事档案管理,是做好干部工作的基础和前提,对于各级党委和组织部门全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。近年来,市委组织部以档案达标上档升级为契机,坚持“严格规范管理、服务干部工作”的指导思想,按照“对照标准,查找差距,明确目标,统一部署,整体推进,全面达标”的工作思路,采取切实措施,认真抓好落实,使干部档案工作跃上了一个新台阶。截至目前,全市共有81家单位达到中组部干部人事档案目标管理标准,总达标率为89。档案工作多次受到中组部和省委组织部的表扬。一、加强领导,精心组织,高标准部署档案达标工作 市委和市委组织部的领导同志对档案工作历来高度重视,我们本着高起点、高标准、严要求的原则,下发了《关于实行干部人事档案工作目标管理的通知》,迅速启动了全市档案达标工作。一是定任务。要求凡具备达标基础条件的单位必须全部按期达标,暂时不具备达标条件的单位也要积极创造条件尽快实现达标。二是建组织。从党政机关做起,各单位都成立了相应机构,制定了达标方案,明确了工作职责,建立了主要领导负总责、分管领导直接抓、工作人员具体办的工作机制。三/:请记住我站域名/是抓投入。采取多种措施筹措资金,加强档案基础设施建设。达标期间,全市共投入档案达标专项资金240余万元,购置电脑70余台、空调70余台、去湿机60余台,市委组织部干部档案室还投资一万余元在全省首家配备了红外线自动防盗报警系统和阅档监控系统。目前,我市所有管档单位全部配备了档案专用库房,干部档案在500卷以上的单位,全部达到“三室分开”(即:档案室、阅档室、办公室三分开)。计算机、复印机、切纸打孔机、激光打印机等设备一应俱全,防盗门、灭火器、温度计、去湿机等“六防”措施(防火、防盗、防虫蛀、防晒、防灰尘、防潮湿)全部到位,为实现全市档案全面达标奠定了坚实的物质基础。 二、强化措施,注重督查,大力度推进档案管理达标 为确保档案达标工作任务落到实处,我们采取了四项措施:一是建立工作台帐。组织各有关单位,逐条对照《暂行办法》、《考评标准》和《验收细则》,全面查摆问题,制订整改措施,形成工作台帐,实行销号制度。二是签订目标责任书。市委组织部和各管档单位签订目标责任书,明确各单位达标的等级、时限、奖惩措施等,坚持把干部人事档案目标管理作为衡量干部人事工作以及测评单位主要领导工作绩效的标准之一,对按要求达标的单位,给予相关领导和人员适当奖励,对不能按要求达标的单位,不得参加年度评先,相关领导和工作人员年度考核不定为优秀等次。三是强化督促检查。市委组织部抽调长期从事干部工作的同志组成13个督导小组,分包单位,巡回检查,进行分类指导,并实行每周工作进度通报制度,对排名后两位的单位给予批评,限期改正;对连续两次排名后两位的,由部领导对其主管领导进行谈话。四是加强统筹协调。为全面推进档案管理达标工作,市委组织部主管部长每周主持召开一次督导组长碰头会,听取汇报,了解情况,安排工作,研究解决问题的办法和措施。对相关单位自身无力解决,需要有关部门给予支持配合的,由市委组织部出面进行协调,最大限度地保证了达标工作的顺利进行。 三、建好队伍,提高素质,全方位提升档案管理水平 建立一支高素质的档案管理干部队伍,是实现档案达标任务、提升档案管理水平的重要保证。按照统筹规划、分类指导、学用结合、重在实效的原则,狠抓了档案管理人员的教育培训工作。一是合理确定培训内容。组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等相关法律法规,以及干部档案工作的方针政策和各项制度,提高档案人员的政治觉悟和纪律观念。聘请有关专家和长期从事档案管理、工作经验丰富的同志,结合工作实际,系统讲授党的干部政策和《干部档案整理工作细则》、《干部档案材料收集、归档暂行规定》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等一系列业务文件,实行专职档案人员传、帮、带,现场传授档案整理基本技能,指导学员办理档案登记、查借阅、转递等手续,帮助他们提高实际工作能力。二是改进培训方式。采取了集中办班、以干代训、以会代训等多种形式,坚持理论 讲解与实际演示相结合、课堂教学与研讨答疑相结合、集体授课与个别辅导相结合,有效地提高了学习的效果。三是严格培训考核。为保证培训效果,我们在全市实行了档案员持证上岗制度。要求参加培训的学员,不仅要经过理论考试,并且每人要亲自动手整理出10卷档案,两项全部合格后方可结业,颁发档案员上岗证;对经考试、考核不合格的,要求限期达到培训标准,否则予以调整岗位。近年来,我市先后举办10期档案员培训班,培训人数300余人次,培训率达100。此外,我们还规定,各单位在配备、调换档案员时,必须报市委组织部审查、备案,严把了档案管理人员入口关。目前,我市已经形成了一支具有大专以上文化程度、年龄结构合理、业务能力强、政治坚定、作风过硬的档案工作人员队伍。 四、健全制度,完善机制,规范化开展档案管理工作 近年来,我们从干部档案的制度化和规范化建设入手,逐步建立起档案管理的长效机制。一是完善规章制度。根据上级有关规定,结合工作实际,建立健全档案管理部门职责、档案工作人员守则、档案收集归档制度、整理制度、鉴别制度、转递制度、查借阅制度、安全保密制度等8项工作制度,使干部档案工作有章可循。二是制定工作规范。根据中组部和省委组织部档案目标管理要求,我们先后制定了库房建设和“六防”设施有关规定、档案材料收集整理工作程序、档案卷宗整理工作规范、档案审核工作程序和规范等工作规范标准,要求档案材料收集上突出一个“全”字,坚持经常性收集、定期收集和集中收集三结合;在档案材料鉴别上突出一个“真”字,做到手续不完备的不归档、撰写不符合要求的不归档、材料涂改且无相应证明的不归档、多余材料不归档、不属归档材料的不归档;在档案材料编目装订上突出一个“好”字,做到分类整理排列有序,修裱装订美观大方;在档案审核上突出一个“严”字,凡不符合标准的,一律不准过关。并统一订购了符合上级要求的新型卷夹,制作了《接收干部人事档案登记簿》、《查阅干部人事档案登记簿》等10种登记簿和8项制度版面发放到每个单位,在全市实现了“五个统一”,即:档案管理制度统一、工作标准统一、档案卷夹统一、10种登记簿统一、持证上岗统一。三是强化制度落实。首先是达标工作结束后,专门开展了一次“达标工作回头看”活动,查漏补缺,防止反弹。其次是坚持每半年对基层档案室进行一次全面检查,检查的重点是各项制度规范的执行情况。第三是把档案管理与干部使用相结合。在干部选拔任用中,坚持查阅考察对象档案,凡档案材料不全或“三龄一历”(工龄、年龄、党龄、学历)认定不清的,属本级管理的干部任用不上会,属对上级管理的干部任用不上报,属下级报来的干部任用不审批。在《干部任用条例》检查中,每次都把干部任免材料归档情况作为必查内容。上述措施,促进了各项规章制度和工作规范的落实,实现了中组部和省委组织部要求档案卷宗“内容完备、材料精炼、规格统一、使用方便”的目标。四是积极探索创新。在充分运用传统管理手段进行规范化建设的同时,我们将现代信息技术引入档案管理,在市委组织部档案室建立了电子阅档系统,通过计算机实现了档案查阅,不仅提高了工作效率,而且保证了档案的安全保密。中组部、省委组织部对这项工作给予了充分肯定。 档案工作论文:事业单位登记档案工作思考建议 建立事业单位登记管理档案的主要目的,是贯彻实施《档案法》的有关规定,为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务,为社会公众服务,为事业单位服务。20__年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为,做好事业单位登记档案管理工作,需要从以下方面着手: 一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低,在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位,由专人负责登记档案管理工作的同时,需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训,不断提高档案工作人员素质。目前,我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部,具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作,其工作量大,业务繁重,规范和提高事登档案管理水平,笔者认为自上而下组织专门培训,增强其专业性和稳定性很有必要。 二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位,我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质,通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式,提高登记档案员的档案归档业务知识,这样就从源头规范了档案,提高了档案标准,便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。 三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上,对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务,就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理,抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标,应向经济发达地区学习,汲取档案管理和开发利用的经验和做法,积极开展信息开发和档案资料编研完善工作,以提高登记档案的利用和服务价值。 档案工作论文:新时期加强干部人事档案管理工作之研论 干部人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为组织、人事工作的决策提供了可靠的依据,为合理分配使用人才资源提供了可靠的信息参考。 近年来,泗洪干部人事档案管理工作有了较大发展,逐步走向制度化、规范化、科学化、现代化管理的轨道。干部人事档案管理工作在组织、干部人事工作和人事决策,在改革开放和社会主义现代化建设工作中,起到了重要作用并取得了一定的社会效益,但也还存在不少弊端,面临着探索规范化管理的新途径。 一、干部人事档案管理工作的现状 就泗洪来说,虽然地处贫困县,但目前县直有管理干部档案的单位工作总体情况是好的。主要表现在: (一)从领导机构上看,各管档单位都成立了档案工作领导小组,有一名分管领导和一名专职管档干部,领导机构比较健全。 (二)从年龄结构上看,40岁以下的档案管理员占了80%,符合现代档案干部年轻化的要求。 (三)从文化程度上看,本科毕业占53%;中专占24;高中占23。管档干部的文化程度也基本满足档案管理工作的需要。 (四)从培训情况看,管档人员都曾参加过县以上组织的干部档案业务培训,对做好干部档案管理工作有一定的基础。 (五)在干部人事档案管理工作方面,能积极争取领导的支持,多方筹集资金,抓好档案两库建设,较好地改善了条件,维护了档案的完整与安全,而且建立了相应的管理制度,并在工作中认真严格地实施,为利用干部档案提供了有效的服务。但离领导和上级文件从高从严的要求,干部档案管理工作仍然存在一些不足。 二、干部人事档案管理工作存在的主要问题 1、干部人事档案管理工作的硬件比较落后。由于泗洪处在欠发达地区,属苏北的贫困县,县财政比较困难,由于资金问题,大部分的县直管档单位硬件设施都跟不上,部分单位是缺少设备,更多单位是设备老化或损坏,这些都严重地影响了干部人事档案管理工作的正常开展。 2、干部人事档案管理工作队伍素质不够高。由于部分档案管理人员兼职过多,文化水平参差不齐,有的工作调动比较频繁,因此造成业务不熟悉,短时间内难以胜任本职工作;还有的就缺乏工作的事业心和责任感。 3、干部人事档案的材料收集归档不及时,致使有些干部档案材料不齐全。有些单位仍把多年形成的应归档材料积压在领导办公室或单位的库房里,未及时送管档部门,造成应归档的材料不能及时归档,使干部档案的信息资源难以得到及时的开发和利用。 4、干部档人事档案整理装订的质量较差。有的管档人员对整理装订工作的标准要求不高、执行不严、工作不细,有的单位干部档案室至今仍无整理装订必备的工具,且装订的工具式样也不同。 5、干部人事档案管理制度落实程度不够。有些单位虽然建立了干部人事档案管理制度,但真正执行的时候却并不落实。如干部档案未编目造册,编制检索工具,查阅借用、转递手续不够完备;有的单位干部档案室里堆放杂物,“六防”措施不落实;还有的单位干部档案里的档案甚至出现霉坏变质的状况。 三、干部人事档案管理工作的建议 针对这些问题,为了进一步加强干部人事档案管理工作,促进其规范化管理,科学化应用,使干部档案更好地为党的干部工作和经济建设服务,近几年,泗洪县委组织部围绕干部档案工作如何提高规范化管理,科学化应用进行了大量的调查研究,并认为应做好以下几点: 1、加强领导,增加投入是搞好干部档案管理工作的重要基础。要改变干部档案管理较为落后的状况,首先应加强对各单位干部档案工作的领导,把做好干部档案工作列入本单位工作的议事日程。其次是加大资金投入。要加大资金投入的力度,有条件的单位应配全档案所需的设备设施,提高档案信息资源开发利用的速度。定期检验维修库房内必要设备设施,努力改善干部档案管理的保管保护条件。 2、提高干部人事档案管理队伍人员的素质。档案管理的好与坏,直接关系到干部的升降去留,因此必须把好用人关。首先,各单位和部门应选调那些政治可靠,作风正派,责任心强,具有大专以上学历的共产党员和优秀干部来从事干部人事档案管理工作。作为档案管理人员,要立足本职,用主要的时间和精力做好档案工作。其次,档案管理人员应保持相对稳定,这样,他们在档案工作岗位上才能够有一定的业绩。第三,要定期加强档案管理人员的业务培训,组织他们参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、竞赛、经验交流会、学术研讨会等,并采取“走出去,请进来”的办法提高档案管理人员的业务水平和工作能力。第四,要关心档案管理人员的学习、工作和生活,解决他们的后顾之忧,在评职称、提拔、家属子女上学,就业等方面,给予更多的关心和照顾。最后,档案管理人员自身也要加强学习,坚持与时俱进,开拓创新,树立正确的人生观、世界观、价值观及全心全意为人民服务的思想,干一行、爱一行、专一行,爱岗敬业,乐于奉献,为档案事业的发展做出自己应有的努力。 3、提高干部人事档案管理工作的质量。档案材料是否齐全完整,很大程度上是衡量档案管理质量的重要标志。因此,要做好干部档案材料的及时收集、归档工作。在收集归档材料工作中,应坚持“三勤”字,即嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全干部档案材料,才能不断充实干部档案内容,全面反映干部德、能、勤、绩、廉等工作全貌,为领导决策提供可靠的原始依据,避免用人失误,造福于子孙后代。及时做好干部档案材料的转递工作,将形成的正式材料在一个月内送交档案管理部门立卷归档。坚持“标准化”整理装订干部档案,整理过程中要抓好材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严“四个环节”。 4、建立健全干部人事档案管理制度。首先要建立干部人事档案管理的各项制度,确保档案的安全。其次要坚持执行各项制度,用制度约束和规范干部 的行为。对干部人事档案有无建立名册,查阅借用有无履行登记,转递手续是否完备,库容室貌是否整洁等工作加强检查,并应作为干部档案管理的重要内容,使其真正落到实处。 档案工作论文:信息化建设与档案工作心得体会 闵涛 信息时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的重要资源,并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响,传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。网络技术为核心的现代信息技术的应用,认真分析信息化建设与档案工作的档案工作如何实现信息化,已成为摆在我们面前的重要课题。 一、信息化建设与档案工作的关系 1、档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶,是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据,是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来,档案作为原生信息源,越来越社会重视和利用,主要包含三个层次:一是档案的内在信息,也就是档案的内容,这是档案信息的基本部分;二是档案的形式信息,也就是档案的外在形式和特征,它依附于档案的内容有密切联系;三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上,档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备,信息的生产、加工、传播和利用的过程,已构成一个完整的信息产业体系。 2、信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将马人类联贯在一起,构成一个全球化的人和机器的共同体,形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作,档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。 3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中,信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中,社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责,有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应,提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命,是经济发展途径变革的要求,是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化,信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时,由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固,使得经济发展途径的变革和发展模式的转变,从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。 4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大,信息内容丰富,信息需求量激增,信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面:一方面是生产需求,另一方面是生活需求。随着信息化建设,现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求,者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高,人们的文化需求也越来越高,档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大,不仅停留在查找和借阅上,而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合,不断满足人们的文化需求。此外,档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时,工作热情就会不断增加,责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者,感觉到信息消费的不可替代性时,他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感,从而促使档案工作改革加速前进。 二、信息时代档案工作的新思路 1、加大投入,实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现,和缓政府要值得投入财力,配置与档案信息化相适应的基础设施,改善档案工作软硬件环境,增加库房面积,购置档案装具,扩大室藏种类。 2、改革档案信息服务方式。信息时代,传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源,创新档案信息服务方式,为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了,如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多,国家档案部门应制定统一的标准和规范,避免重复开发,并规范市场管理;二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备,对一些珍贵的档案保护,取得了一定的成效;一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多,节约人力和馆库空间;三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点,可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务;四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术,如通讯卫星、邮电信息网络寺,将档案信息出去,使利用者在不同地域、不同时空利用档案;五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务;六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息,并向公众。 3、培养人才,提高档案队伍素质。信息化时代,一切竞争,最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”,而不是过去的“专一”;这种博是随现代化科技发展的“动态广博”,而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性,才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此,档案部门必须加大人才培养力度,为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前,应做好需求调研,按需设计内容,将培训课程内容与工作相结合,也就是说,培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划,注重提高教学者层次,注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流,为他们提供学习进修的机会,使其拓宽知识面,借鉴优秀经验,掌握和运用现代技术的方法,更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学的联系,重视网络知识的运用,注重信息能力、技术应用的培养,适当增加档案现代化管理课程的课时。 三、档案法制建设是信息时代档案工作的重要节点 由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者,所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代,不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题,而且在技术上也必须尽快突破电子档案 的法律效力问题。只有这样,信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提,也是档案行政管理部门依法行政的重要条件,档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规,加大执法力度,依法行使管理监督职能,为档案信息化建设提供强有力的保障。 档案工作论文:档案工作创新心得体会 闵涛 创新是档案事业发展的必然要求。新世纪新阶段对档案工作提出了更高要求,档案工作要适应这个要求,必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想,破除因循守旧的观念;要与时俱进,树立大服务理念;要摆正位置,在发展文化事业的大环境中发展自己。 一、档案工作创新首先要解决好以下四个关系 1、创新与基础的关系。创新不是凭空真象,不是“空中楼阁”,必须在原有基础之上进行。建国以来,我国档案事业得到了较快发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基。因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。 2、创新与现实的关系。目前,还存在社会档案意识不强、档案服务工作不到位、档案事业发展后劲不足等问题。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。 3、创新与学习、借鉴的关系。创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识,借鉴本待业成功的经验和方法,又要学习和借鉴相关专业、其他待业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则,运用批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。 4、创新与实践的关系。创新是事业发展的动力,但理论创新、方法创新都林经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。 二、创新服务手段是档案工作创新的主要内容 1、建立档案网站,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门应在此基础上建立档案网站,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。 2、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已尤为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案冲床 改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作容器,在第一时间将其收集,并在档案馆(室)的服务器上归档。 3、开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重洲的时效性,希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 4、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应新形势发展要求,档案部门要进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护方方面面人民群众的根本利益。 三、拓展服务领域是档案工作创新的主要方向 1、信息服务的社会化。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切,档案部门既要面对淀机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单五需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 2、加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息问题在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。建立联合目录是用统一的著录格式,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录,可使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报;也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足社会多方面的需要。 3、注重反馈,合理开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈信息进行分析研究,可以提高档案信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。 4、兴办服务实体,发展档案产业。在知识经济时代,档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息收集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体,如档案技术服务中心等。 档案工作论文:电子文件对档案工作的影响以及对策 一、电子文件定义及其特点综述 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 二、电子文件对档案业务管理工作的影响 1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。 2由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。 3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。 三、电子文件对档案学理论的影响 1对档案本质属性的影响 原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。 2对档案来源原则的影响 来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。 3对档案学理论研究内容的影响 档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。 四、档案界所应采取的对策 1做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。 2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。 档案工作论文:论档案保管利用过程中的保密工作 摘 要:本文阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义,指出档案的库房管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件,掌握和遵循档案保管利用过程中的保密原则和方法是做好档案管理的根本所在,正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节,积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。 关键词:档案保管利用;档案保密工作;原则;方法 保密工作是档案保管利用工作的重要环节,是保证档案在利用过程中安全的必要手段,二者具有相辅相成、良性互动的关系,笔者从事过较长时间的机要文书档案工作,现就档案保管利用过程中的保密工作谈一点自己的粗浅认识。 一、做好档案保管过程中的保密工作 (一)档案库房管理中的保密工作 档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。 (二)绝密档案的管理和保密 绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到社会主义建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。 1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。 2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止“无形”储存在头脑中 秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。 (三)做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。 (四)档案涉密情况的变化 档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化,原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了;三是保密时限的变化。原馆(室)所存档案涉密文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役,例如,50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做,这既反映了历史上划密工作的不足,也说明进行档案解密划控工作的迫切,因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。 (五)做好档案密级的调整工作 1、要贯彻落实《保密法》以及国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。 2、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保密的制度还不健全,适应不了《保密法》的要求,需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要,应建立以下三个制度:一建立划定密期制度,以便届满自行解密;二建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案馆(室),以便衔接工作,及时掌握,适时变动;三建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设。 3、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分 段治理的办法。实施馆(室)藏涉密档案解密划控工作为界,对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。 (六)档案管理人员的职责和素养 1、档案管理人员的职责。 档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。 2、档案管理人员的素养。 (1)档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德,认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题,维护历史的真实面目,懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、路线、政策、法律和法规。要热爱档案工作,档案工作是各项事业的基础工作,是一项积累资料、收集和传递信息,服务于社会各项事业的重要工作。作为档案工作者,我们必须认识到档案工作的重要意义,并且要认真钻研,认识和掌握规律,干出成绩来。要忠于职守,勇于创新。由于档案部门工作条件艰苦,待遇低,且人们对档案工作产生误解和偏差,档案工作被忽视、冷遇。为稳定档案队伍,发展档案事业,各档案部门应采取有效措施,同时我们专业档案人员也应从自身做起,一方面,发扬不求索取的无私奉献精神,做好档案管理每个环节的工作,一丝不苟,精益求精。另一方面,要解放思想勇于创新,创造性地开展工作,及时提出工作新思路,使工作取得新突破。 (2)档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识。档案是历史的真实记录,是极为丰富的知识资源,其内容涉及政治、经济、外交、科学等广泛的领域;其知识涉及文、史、哲、数、理、天、地等各个方面。要管好这些档案。我们需要具有广博的科学文化知识和现代科学管理知识,要具有一定的古汉语、现代汉语和外事知识、一般法律知识和一定历史知识,在当今信息社会里更要有一定的计算机知识等。还要有一定的档案基础理论和专业知识。档案工作是一门管理科学,要实行科学化、标准化、规范化管理档案,必须努力学习和掌握好档案学基础理论基础和专业知识,要懂得档案学、档案管理学、档案保护技术学等基础理论,要熟悉和掌握管理学的一般原理和档案管理学知识及其在管理工作中的应用,档案管理人员还要熟悉本单位及其业务各部门的职能范围、业务分工和业务知识,熟悉和掌握自己所管档案的内容及与内容相关的文史等方面知识。 (3)档案管理人员要具备较好的身体素质。 一直以来,人们对档案工作的认识始终存在误差和偏见,认为它是“老、弱、病、残”做的事情。其实,恰恰相反,档案工作既有脑力劳动,又有体力劳动,工作艰辛而又繁琐,细致而又严格,常年不懈,周而复始,没有健康的身体和旺盛精力是根本无法胜任档案工作的。所以,身体健康、精力充沛、思维敏捷是一个档案人员所必备的条件。 二、做好档案利用过程中的保密工作 (一)做好档案利用中的监督工作 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施: 1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。 2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。 3、监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。 (二)正确处理好档案保密与利用的关系 保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。 (三)进一步做好档案开放中的保密工作 一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利 用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。 1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。 2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。过去,许多档案馆,对其所保管的注有密级的档案,没有定期解密,影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。 3、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即: (1)提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。 (2)建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。 (3)编制检索工具。一是基础性检索工具,如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。 (4)准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。 档案工作论文:怎样在编办文书档案工作岗位进行软件建设 笔者近几年在编办从事文书档案工作,通过对机构编制部门档案的整理,加之自己对档案知识的学习,认为有必要把自己对这一领域的认识和了解,向机构编制系统从事档案管理的同仁作一番交流,共促工作。 毋庸置疑,近几年机构编制系统在十六大和十六届四中、五中全会精神鼓舞下,迈着与时俱进的步伐,谱写着机构编制管理事业的新乐章。编办系统的硬件建设随着社会知识信息化和政府办公自动化的发展趋势,在不断的完善和提高,尤其是伊犁州编办对档案工作的重视达到前所未有的程度,在我们的工作硬件得到改善的同时,如何在自己的工作中进行与之相适应的软件建设,实践“三个代表”,实现与时俱进,就成为摆在我们档案工作人员面前的一个任务和课题.我们要把与时俱进、开拓创新作为当前编办文书档案软件建设的指导思想。 要在编办文书档案工作岗位进行软件建设,首先要对自己的工作有客观正确的认识。 软件建设之一。先谈谈对文书工作的认识:文书事务是机关团体不可缺少的一项重要工作,文书工作既是一项政治性、思想性、业务性都很强的工作,又是一项很细致的文字工作,是机关日常工作的重要组成部分。它具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、整理与保管公务文书等,机关上上下下的工作人员,都要经常与打交道,文书工作人员要使公务文书稳妥、迅速地发挥作用,就要掌握文书工作的规律、原则和方法,学习探讨文书工作的理论与方法,寻求科学地组织文书工作的正确途径,借以提高机关文书工作的效率。尤其是我们现在正面临着一个全面建设小康社会,开创中国特色社会主义现代化事业的新局面,建设高度文明、高度民主的社会主义现代化强国,是时代赋于我们神圣伟大的任务。机关工作的科学化、高效化,则是保证胜利完成这一任务的重要条件之一,因为文书工作是各级机关贯彻党和政府的方针、政策,沟通信息、协调工作的重要手段,文书工作的质量和效率如何,直接关系到党和政府的各项方针政策的贯彻落实,关系到工作任务的顺利完成和整个机关工作效率的提高,而且还体现着一个机关的工作状态和工作作风。一个机关的文书工作健全,这个机关的工作就会有条不紊,各个环节运转自如,机关工作也就能够顺利开展。因此我们来说,在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之一,就是要建立起统一的、科学的文书工作组织体系与规章制度,便于保证编办领导之间、领导与下级之间、处室之间、部门之间的联络畅通、运转协调,反映情况及时,处理问题迅速,并且有利于克服机关的官僚主义、文牍主义。 再谈谈对档案工作的认识:编办的档案是编办在公务政务活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是编办政务活动的原始记录,是历史的真迹和凭证,有着重要的查考使用价值。正因为编办档案是机关过去工作活动的记录,机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题,常常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可查,许多问题可以迎刃而解,工作得以顺利进行。许多事实证明,编办各项工作都需要利用档案材料,充分发挥档案的作用,可以大大提高工作效率,有助于克服官僚主义。反之,就会给工作造成困难和损失;编办的档案和资料是领导和决策机构制定机构编制工作政策、研究机构编制工作理论的依据。编办的档案以其原始性、真实性和可靠性的特点见长,可成为宣传教育的生动素材。利用编办档案写出来的统计分析、调查研究报告、工作方案和建议,是非常具有说服力和感染力的;而且编办的档案有双重的作用,编办和社会都需要利用。档案形成之后,在一定时间内,主要利用者是编办机关,它是促进我们收集与保存档案的一种动力。随着时间的推移,其作用则逐渐向社会各方面扩展,国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案,不仅今天要用,而且将来也要用,档案保存的时间越久远就越珍贵。 软件建设之二、三、四。由于档案作用的发挥具有一定的潜在性,何时何地发挥作用,是难以预期确定的。档案潜在作用的能否发挥,发挥的大小,取决于社会的客观需求性和档案管理的条件性。主要是:(一)受社会制度和社会发展水平的限制。社会制度与社会发展水平在一定程度上代表着社会文明程度。在科学技术和社会生产力高度发展的情况下,档案不仅是物质生产的动力,而且是人们精神生活的直接需求。因而,社会制度与社会发展水平越高,档案的作用就实现的越充分。在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之二,就是通过多种渠道,开辟档案发挥作用的途径,不能局限在过去习惯的范围甚至僵化的概念之中。(二)受社会档案意识强弱的影响。档案意识代表着人们对档案、档案工作的认识水平。档案的作用是客观存在的,但它的作用能否发挥,又受人们对档案、档案工作认识水平的限制和影响,多年来的实践证明,档案的作用是随着人们对档案的重视和档案管理水平的提高而逐步扩大的。凡是人们对档案有认识的地方或单位,档案的作用发挥就好。反之,不重视档案,任意丢失与销毁档案,其作用发挥就不尽人意。所以改变过去的服务方式,变坐等利用者上门、被动提供利用为以多种方式积极主动地提供利用,是编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之三。(三)受档案管理水平的制约。档案管理方法的科学与否,档案管理手段的先进与落后,档案管理物质条件的优劣,都制约着档案作用的发挥。档案工作开展得好,收集得齐全,整理的科学,又 有各种检索工具,利用时一索即得,档案的作用就能较好地发挥。反之,档案的作用根本无从发挥。目前,我办的档案管理水平还不够高,技术手段也比较落后,基本上还是手工管理,这在很大程度上影响档案作用的发挥。所以在改善档案管理的物质条件下,强化科学管理,提高管理水平,加速实现管理手段现代化,使档案作用能更快更好发挥出来,则是在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之四。档案工作是机关工作的组成部分。是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作;它既是一项专门业务,又是一项机要工作。就其性质来说,可以概括为管理性、服务性、政治性。 软件建设之五。所谓管理,就是人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点,运用计划、组织、协调、控制等基本活动,有效地利用人力和物力,并促进其相互配合,达到最佳的结合,发挥最高的效率,以顺利达到人们预期的任务和目标。档案工作就是档案管理工作。这种管理工作,有特定的工作对象和整套管理档案的原则和方法,不同于一般的人、财、物管理工作。它是通过对档案的科学管理,发挥档案的作用,来为党和国家各项工作服务的专业工作;它要采取一套科学的原则和技术方法,组织档案的集中,进行系统化和鉴别挑选,采取科学的保护措施,遵循档案和档案工作的客观规律进行科学管理,做到管理方法科学化,管理机构高效化,管理工作计划化,管理手段现代化,充分发挥档案的作用,满足社会利用档案的需要。所以在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之五,就是档案工作人员必须掌握档案学知识,特别是档案管理的理论、原则和方法,积极地学习档案管理现代化的知识与技能,以适应档案工作的发展。 软件建设之六。档案工作是一项服务性的工作。档案工作的服务性,是档案工作赖以存在和发展的基础,在社会发展的各个阶段,档案工作能为一定社会的经济、政治、文化服务,为各项工作提供档案材料,才能赖以存在和发展。在建设有中国特色社会主义的现阶段,档案工作之所以发展较快,得到党和国家以及各行各业的关心和支持,归根到底还是因为各行各业工作的开展,离不开档案工作为之服务。我们认为,讲档案工作的服务性,并不降低档案工作,而是说明这一工作的社会地位和作用,它是社会主义事业不可缺少的工作。所以在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之六,就是要正确地认识自己的岗位,树立明确的服务思想,钻研档案业务,为振兴伊犁州机构编制事业服务,并在服务中求得档案工作本身的发展。 软件建设之七。档案工作是一项政治性的工作。对于我们编办来说,机要性是档案工作政治性的重要表现之一。我们机构编制工作的内容有不少是涉及政府机密的东西,严守党和国家秘密,是巩固安定团结、保卫国家建设的大事,也是我们机构编制工作和档案工作者的大事和政治任务。所以树立正确的保密观念,建立健全编办保密工作制度,强化保密工作力度,自觉维护党和国家机密,是在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之七。 作为文书档案工作人员,我们始终保持昂扬向上的精神状态。认真贯彻公民道德建设实施纲要,弘扬爱国主义精神,以为人民服务为核心、集体主义为原则、诚实守信为重点,加强职业道德修养,发扬敬业精神,对照档案局的业务指导和要求,建立起一整套适合编办工作特点的文书处理程序和制度,要在档案工作中奏出与时俱进的音符,在整理过程中增加科技含量,只要是能用微机处理的东西,都用微机进行处理,尽管所有这些工作很繁重、很不起眼,是一项费时费力的工程,但我们要尽自己最大的力量把它完成好,让编办的文书档案工作无愧于时代。 档案工作论文:浅谈如何做好档案保密管理和利用工作 1做好档案密级的调整工作 1.1档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。 1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。 2档案利用监督 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施: 2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。 2.2监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象和不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。 2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。 3进一步做好档案开放中的保密工作 一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。 3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。 3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。 4档案管理人员的职责 4.1档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。 4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,确保绝密档案安全。 档案工作论文:浅析做好县级档案馆的编研工作 档案资料的编研工作是档案馆的重要工作之一。它是档案馆工作水平高低的标志。随着社会各项事业的飞速发展,人们越来越依赖档案,利用档案挖掘致富门路,为自己的生活和生产活动提供方便。作为档案部门,不仅要提供原始的档案资料,还要拿出更好的编研成果,以便更好地满足人民群众的查阅利用工作。因此,档案的编研工作在新时期显得尤为重要。所以,正确认识编研工作,为地方各级领导和人民群众提供更快捷、更详实、更系统的第一手资料,为社会各项事业提供服务,是我们每个档案人义不容辞的责任。 编研工作不仅是提供利用档案的一种方式,而且是对档案内容的一种研究性工作,是历史研究、课题研究的一个重要组成部分。它不仅是保护档案原件,主动提供档案信息为社会服务的有效方式,而且能作为一种学术成果的展示来彰显和提高档案馆的文化科研品位,因此,在许多地方,编研工作做为一项重要任务从而纳入档案馆的年度考核目标。 一、 编研工作的现状 近年来,虽然多数档案馆都下大力气,动用一定的人力、物力、财力开展档案编研工作,但取得的成果都不甚理想。他们多数只是把原始档案材料按顺序进行了罗列、汇总、装订,根本没有什么研究性的成果体现,没有在"研"字上下功夫。编研工作是档案利用发展到一定阶段,单一的查阅工作已无力应付的情况下出现的新的利用方式。这种利用方式不是对原有利用形式的排除,而是对它的一种补充和发展。编研工作包括编写和研究两个部分。编写是指利用馆藏档案资料,经过研究编写的各种专题参考资料,是对档案文献资料的简单整理加工。研究是指进行档案学研究和方法性、学术性研究。"编"是"研"的前提和条件,而"研"是"编"的深化和再加工,二者互为依存,共成一体。光有"编"而没有"研",不算好成果,而有"研"无"编"就像没有基础的空中楼阁。 目前,许多县级档案馆编研的成果中大多是大事记、组织沿革、全宗介绍、文件汇集以及各种资料汇编等等。一般性的成果多,有科研价值、学术价值的精品很少,大多只是作为馆内的参考资料,很少用于对外的查阅服务。多数单位为了迎接上级的检查或年终的考核,仓促地罗列数据资料,简单地出几本书就算作他们的编研成果、根本不考虑实用不实用,存在短期性的行为,纯粹为了应付,这种作法是与编研工作的学术性、严肃性背道而驰的。 二、影响编研工作正常开展的原因 多数县级档案馆编研工作不能正常开展,尽管有方方面面的因素,但归根结底有这几个方面: 1、领导不重视。县级档案馆有许多工作要做,如:日常的查阅接待工作,机关、企事业单位及村级档案的建档工作,县里领导分配的阶段性的中心工作,下乡档案执法检查工作以及每年一度的集中立卷工作,还时不时地应付上级单位的各种检查活动。县级档案馆和市级、省级馆不一样,它直接面向基层、面向农村,各种事情纷繁复杂,馆里的领导只顾去解决处理日常的工作和问题,根本无暇顾及这可有可无的编研工作,认为编不编都无所谓,影响不了整体工作的开展,况且上级也没有对编研工作下什么硬性的指标,多一事不如少一事,于是就事不关已,高高挂起。 2、经费严重不足。大家都知道,档案馆是个清水衙门,是纯粹服务性的部门,没有权利,别人基本用不着求你办事。平时也没有什么灰色收入,全靠财政拨款。现在,许多的县市基本是吃饭财政,只要能顺顺利利地解决工资问题就算不错了,根本别想干别的事。每年拨给馆里的只有区区几万元经费,除去办公的费用,连一辆车都难以养活,更不要说再去搞什么编研工作了。但有些编研材料还不能不搞,于是馆里的领导就厚着脸皮向上争取,报告打了一次又一次,路跑了一趟又一趟,结果呢,腿都跑细了,嘴都磨破了,拨款的事如泥牛沉海,音信皆无。再细想想,也不能怪县领导,因为县里还有那么多人等着发工资,还有那么多迫在眉捷的事要去做,还有那么多下岗职工和贫困户需要去安抚。可以说,编研的事在县、市长眼里根本不值一提,是小事中的小事,他是根本不会批的。怎么办?自己想办法吧,于是就利用一切关系,这里求点,那里借点,再拉些企业搞点赞助,这样也只解决一部分的经费,于是乎,编研工作仓促上马,匆忙收场,压缩时间,压缩版面,压缩开支,从而使编研的质量大大降低,最后也只能作为馆里的辅助资料,对外根本拿不出手。况且,从事编研的人员,他们的编研工作是额外的工作,是正常工作之外的加班,由于经费的严重不足,就不能很好的落实编研人员的生活待遇,调动不了他们的工作积极性,所以这项工作往往是有始无终。 3、编研人员素质偏低。由于档案馆比较清贫,无权无势,留不住人,都想到好的单位去,所以人员更替比较频繁。现在能在馆里干五年以上的业务能手廖廖无几,县级馆高级职称基本没有,中级职称也比较少,即使有职称的人,也仅限于一般的档案业务操作,对编研知识知之甚少,根本不能承担编研工作的重任。况且馆里大多没有专门的编研机构,没有专职的编研人员,搞编研的人员多为临时拼凑,缺乏专业的培训,专业素质普遍较低。受馆藏材料的局限和传统模式的约束,馆藏有啥就编啥,可以说,这样编研出的材料只能算是摘抄集和汇总表,根本没有任何技术含量。 三、搞好编研工作的途径 县级档案馆要想打破目前的现状,开拓编研工作的新局面,我们认为应从这几方面下功夫: 1、提高对编研工作的认识程度,从根本上加强对编研工作的重视程度。首先馆里的领导要重视,把编研工作作为重要的业务去真抓落实。各馆要成立编研工作领导组,设立专门的编研工作办公室,并由一名馆领导亲自抓。对编研工作要有总体的目标和打算,还要有阶段性的步骤和实施方案。 2、建立健全编研机构,加强对编研人员的业务培训,提高编研人员的整体素质。当前,县级档案馆有编研科的很少,即使有,一年中也出不了多少好的成果。并不是这些编研人员懒惰,不干活,而是他们无法干,守着成堆的资料无法入手,不知该从何编起,这就涉及到编研人员的水平问题。好的厨师能用简单的原材料做出丰盛可口的饭菜,而蹩脚的厨师守着鸡、鸭、鱼、肉却不知该如何下刀。编研工作更是如此,如何能在现有的馆藏基础上 编研出有科研和查阅价值的成果来呢?这就需要我们做高水平的厨师,需要我们具备高超的编研水平。提高编研水平有多种途径,可以从书本上学,可以向同行学,只要虚心学习,任何困难都能克服,任何难懂的知识我们都能学会。在学习培训方面,我认为省局和市局应抓抓这方面的工作,定期举办编研知识培训班和编研工作经验交流会。让各地的编研人员都能互相了解、互相帮助、互通有无、共同提高。另一方面,要选调精干的业务能手充实编研队伍。要把那些热爱编研、熟悉馆藏、知识面广、思维活跃、有开拓创新精神、具有一定知识水平和写作能力的精兵强将吸收到编研队伍中来。经常地给他们打气、鼓励,及时地培训、充电,让他们永远保持旺盛的战斗力,从而保证编研工作正常有序地进行。 3、千方百计保证编研经费的落实。俗话说"巧妇难为无米之炊",编研工作缺少了必要经费的支撑,那是寸步难行的。大家都知道,每年馆里的经费都很紧张,但我们决不能借经费紧张而放弃编研工作的开展。编研工作是我们档案人的本职工作,搞好编研是我们义不容辞的责任。如果不搞编研,我们档案工作者可以说整天是在虚度时光。对于资金的问题,一方面我们要向上争取,争取市里、县里支持,另一方面我们自己想办法,利用我们的馆藏,利用我们的专业技术,为企业为社会搞好服务,从而拉一些赞助、搞一些合作。对编研的成果,出不了大的可以出小的,不一定非要搞高级的版本,搞精品。要落实编研人员的待遇问题,只有切实解决了他们的实际问题,才能使他们踏踏实实地搞业务,多出成果,快出成果。 4、编研工作要紧跟当地的中心工作,要及时地为地方的经济建设和社会各项事业提供服务。档案工作是各级党委、政府工作的一个组成部分,我们的档案事业归根结底是为党和政府的中心工作服务的,是为经济发展和社会各项事业服务的。所以,我们的编研工作要紧跟党委和政府的中心工作走,要紧跟时代的步伐。编研人员要有高度的责任感和极强的政治敏感性,要密切关注党和政府某一阶段的、某一时期的中心工作,从大局出发,广泛地向全社会搜集资料,丰实馆藏,有针对性地编研出高质量的成果,更好地为当地的工作大局服务,为地方各级领导的决策提供依据,提供详实的参考资料。只有这样,我们的档案工作才能取得各级领导的信任和重视,每年在经费的申请上才能有更大的主动性,才能干好我们想干的事。试想,若每年县里都拨给你一定的经费,而你却编出了一些不合时宜的至少说在一定时期内毫无利用价值的资料,那他还会再给你拨款吗?所以说编研也要讲政治、讲时效,要紧跟大局,服务大局。 四、提高编研质量应该注意的几个问题 1、要保证原始材料的齐全完整。对于一个专题项目的档案资料的编研,一定要有齐全完整的档案原始材料做基础,凡是涉及到这一专题的第一手资料都要收集起来,多多宜善,不能遗漏。只有收集齐全完整,才能客观真实地反映它的历史全貌,才能有所选择地去伪存真,去粗取精,从而编研出有价值的成果来。 2、编研工作要有"编"有"研",不能搞原始材料、原始数据的简单堆积罗列,要"编""研"并重。二者互为联系,缺一不可。目前大多档案馆编研出的材料只有"编"而没有"研"的成份,重"编"轻"研",这就降低了这一编研成果的利用查考价值。 3、编研史料要保证原始材料的准确性和完整性,即忠于史实和原件,不能随意对所引用的史实和原件加以修订和更改,在忠于原始史料的基础上加进自己的思想认识和政治观点。这是保证编研工作质量的根本性的原则。 综上所述,编研工作是县级档案馆的一项重要工作。目前,由于这样或那样的原因,使编研工作出现了进退维谷的状况,这种现象延续下去,将会是我们档案工作者的一种失职和耻辱。我们要高度认识编研工作的重要性,要积极探索,集思广议,紧跟时代的脉搏,采取切实可行的措施,冲出困境,开创编研工作新局面,编出更多更好的成果,为当地政治稳定,经济繁荣和社会各项事业的进步做出更大的贡献。 档案工作论文:事业单位登记档案管理工作做法体会 建立事业单位登记管理档案的主要目的,是贯彻实施《档案法》的有关规定,为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务,为社会公众服务,为事业单位服务。20__年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为,做好事业单位登记档案管理工作,需要从以下方面着手: 一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低,在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位,由专人负责登记档案管理工作的同时,需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训,不断提高档案工作人员素质。目前,我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部,具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作,其工作量大,业务繁重,规范和提高事登档案管理水平,笔者认为自上而下组织专门培训,增强其专业性和稳定性很有必要。 二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位,我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质,通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式,提高登记档案员的档案归档业务知识,这样就从源头规范了档案,提高了档案标准,便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。 三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上,对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务,就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理,抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标,应向经济发达地区学习,汲取档案管理和开发利用的经验和做法,积极开展信息开发和档案资料编研完善工作,以提高登记档案的利用和服务价值。
文书档案论文:办公室文书档案管理提升 摘要: 传统的文书档案管理工作模式已经难以和现代社会发展需求相适应,这就需要进一步提高现代信息化技术在文书档案管理中的应用力度,有效推动办公室档案文书管理工作的发展。本文分析了办公室文书档案管理特点,指出其中的问题,并提出提升办公室档案文书管理工作的具体对策。 关键词: 办公室;档案文书;管理特点;问题;对策 一般情况下,文书档案管理工作需要在把握大局的同时,还需要对每一个工作细节进行严格控制,进一步强化办公室人员的文书档案管理素质,完善文书档案和其他相关工作衔接的合理性。 一、办公室文书档案管理的特点 (一)一体化 文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一,档案的质量与文书档案质量息息相关,另一方面,文书档案是文书工作的终点。 (二)广泛性 一般情况下,文书档案管理工作涉及的面较广,在单位文档室的基础上,展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富,主要涉及了本单位或者上级制定的协议、文件、责任书、合同、信件记录、电子档案以及其他材料等。 (三)保密性 通常情况下,办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些医院文书档案由于其自身专业性较强,给相关的档案应用者带来了一定的局限,要想尊重医患关系,需要设定一定的保密要求。 (四)重要性 因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷,要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务,这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。将文书档案管理工作的重要性切切实实地体现在实际的工作中。 二、文书档案管理现状中的问题 (一)认知的不足 文书、档案这两项工作起着相互补充、相辅相成的作用,现如今大部分企业仍然将文书、档案进行分块管理。在一定程度上分块管理制度本身具有一定的科学性,但是由于相关的文书管理工作者在具体工作过程中相关档案意识还较为单薄,难以切实认清自身职责,致使在对工作内容的理解上还不到位,不会积极主动花费精力去进行指导,最终会给档案工作、文书工作造成一定的分歧,极易导致管辖区中文书档案管理工作出现滞后,难以达到真正的和谐统一[1]。 (二)相关制度的不完善 一般情况下,办公室文书档案资料均是放置在综合库房或者档案室中,相关的办公室工作者会因为主观或者客观上的原因未能切实把文书档案及时归档,通常客观的个人原因主要是存放档案受区域的限制性,而主观上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上导致管理工作的松散性,致使使用效率不高,一旦发生问题,各个部门也会相互进行推诿,严重制约着管理工作的顺利进行。另一方面,由于对文书档案管理工作未能投入足够的重视,致使档案管理制度不尽完善,导致职责分工不够明确、管理意识不高,从而使得管理成果难以满足相关的管理标准。 (三)管理工作者专业性不足 在文书档案管理工作中,因为文书档案的管理工作者在文化程度、专业知识上还存在着一定的差异性[2]。一部分工作者在新知识的储备上明显不足,基本工作素养还需要有待加强。而正是由于专业知识的不足致使具体工作中相关归档文件材料的质量不尽如人意,文件材料较为分散,不便于之后的管理、查阅。另一方面,一部分的档案工作者的工作责任心还差强人意,未能对相关档案文件切实地给予记录、整理,在一定程度上影响着档案文件的真实性,制约着文书档案管理工作发展的可持续性。 三、提升办公室文书档案管理工作的对策 (一)构建文书档案管理骨干网络 要想大力强化实际档案工作的管理效率,还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知,文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功给予支撑,有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时对已经完成的单篇文书,纳入至预计案卷的范围中,在收发文登记的基础上,定期把文件材料展开一一核对,在完成核对之后,实现立卷归档相关文件材料到位的完整性,将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起,为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。在初始的档案管理过程中,相关文书档案工作者的职责未能明确的给予划分,工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此,在档案管理已经到位的情况下,相关领导要切实针对没有专人负责的单位,相应的设立相关的文书档案管理工作者,严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时,在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进,传统的沟通手段较为单一,一般是通过电话方式进行沟通,浪费了大量的人力、物力。而随着现代科技的不断发展,现代化的通讯技术也是层出不穷,比如QQ、微信等,其在一定程度上实现了资源有效共享的目的,强化了沟通的力度[3]。此外,定期举行业务指导也是一项必不可少的工作,在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训,对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传,帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。 (二)保证所制定范围的实效性 在制定文书立卷的范围时,需要充分考虑和本部门的工作活动的衔接性,保证其具有一定的参考价值。一般情况下不同的文件资料价值也会不同,鉴于此,这就需要在综合考虑其价值性的基础上,对保管的期限进行合理明确的划分。使其能够科学、有效地对部门主要活动资料进行反映。此外,在经济建设以及相关研究工作中需要长期查考资料的有效支撑,其资料的价值较大,这就需要较长的保管周期,在此层面上可以知道短期查考的资料的价值相对不高,在保存期限上需要进行缩短。文书立卷本身的因素就是对文件材料价值的区分,同时也被作为文书立卷工作的关键要求之一。 (三)遵循规律,实现科学化管理 在实际文书档案的整理工作中,对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作,在电子文件激增的大背景之下,也能够达到科学管理的目标。现如今随着单位用人越来越精简,档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此,可以将更充足的精力融入至实际的档案管理中,进一步进行档案的现代化管理,建设高效的信息平台。在具体的工作中,要保证归档文件分类的合理性,便于之后的排列、编目工作顺利进行。 综上所述,针对办公室档案文书管理工作,本文分析了办公室文书档案管理特点、文书档案管理现状中出现的问题以及提升办公室档案文书管理工作的具体对策,目的是为了有效地实现与保证办公室档案文书管理工作的高效性。 作者:杨红梅 单位:广东水电二局股份有限公司 文书档案论文:大数据企业文书档案信息化管理分析 摘要: 随着互联网科学技术的不断发展,在社会各领域的应用越来越普遍,各种类型的数据数量不断增加,在这种背景下,大数据时代应运而生。这也是信息技术水平进一步提高重要标志,有效的促进了各个企业的快速发展,在大数据背景下,企业文书档案的信息化管理水平不断提升,通过应用大数据信息技术,有效提高了企业档案信息管理的效率,保证了信息资源的可靠性,为企业的的发展提供了科学依据。本文主要针对大数据背景中,企业文书档案的信息化管理及利用情况进研究分析。 关键词: 大数据背景;企业文书档案;信息化管理;利用 1前言 大数据的快速发展是互联网科技进步的重要表现,也是社会发展的实际需要。一般,对于常规软件来说,无法在一定时间内快速完成众多类型数据的管理和收集,而大数据通过特殊的处理模式,能够在短时间内,对海量数据进行收集、处理和有效管理,提高了信息数据处理的效率。也就是说大数据不仅能够掌握庞大的数据信息,而且能够对有意义的数据进行专业化处理。大数据的这种优势对于企业档案信息的管理具有重要作用。企业文书档案信息管理,是企业发展过程中重要组成部分,这些珍贵信息的记录能够反映企业的经营状态,为企业领导者的重大发展决策提供可靠的依据,因此,企业文书档案信息管理在企业管理工作中非常重要。然而,由于企业文书档案的信息具有一定的复杂性,在管理过程中具有一定的难度。通过应用大数据技术,有效的提高了企业文书档案的信息管理的效率,对企业的健康发展具有重要意义。 2大数据背景下企业文书档案的信息化管理主要内容 2.1企业文书档案的数字化管理 在传统的企业文书档案管理过程中,主要是以纸质材料为主要信息载体,对档案文字信息进行记录,整理,存档。由于企业档案文书信息类型繁多,内容复杂,档案录入人员和相关管理人员的工作量非常大,在整理、收集、记录信息过程中,出现错误的概率也较高,工作的重复性也较高,企业文书档案管理工作效率非常低。大数据背景下的企业文书档案的信息管理,有效的避免了上述弊端,在档案管理工作中,主要采用计算机作为信息的载体,把纸质的档案信息进行数字化处理,以电子档案的形式进行存储。不但提高了工作效率。而且是档案信息保存的更加完整、准确,便于管理与查阅。 2.2企业文书档案的的网络化管理 随着网络技术的不断发展,在企业文书档案的信息化管理中,计算机进行联网处理,形成档案的网络化管理方式,在数字化管理的基础上,对不同地区,不同类型的海量数据信息进行网络化分析,能够实现档案信息的快速查询,形成数据信息资源的共享。[1]通过网络化管理,能够快速对档案信息进行网络查阅、分类、储存、复制等等,进一步提高了企业文书档案的管理效率。 2.3企业文书档案的安全化管理 随着企业文书档案的信息化管理不断进步,网络化管理已经成为重要管理方式,但是在大数据背景下,带来的一个重要问题就是档案的安全问题,因此,要加强企业文书档案的安全化管理。首先,要加强安全保护管理工作,避免工作人员操作上的错误,及时维护相关设备与网络,保证其运行的安全性。避免由于计算机病毒或者非法黑客的恶意损害,造成的信息数据丢失或者受损,营造安全的网络管理环境。其次,做好保密工作,对于重要文书档案,要进行保密程序设置,采取保密管理措施,在文书档案管理上要根据文书档案的重要程度,形成公开、半公开以及保密的分类安全管理模式。 3大数据背景中企业文书档案的信息化利用分析 3.1提供大量有价值的企业文书档案 在大数据背景下,通过对企业文书档案进行信息化管理,主要是对有价值的我问帮你数档案进行收集、整理、录入、储存,最终形成完整的档案信息资源,为相关用户服务。通过应用大数据信息技术,对档案数据进行快速处理,并且保证了数据信息的质量与完整性。[2]保证了在一定时间内,对不同类型、不同价值的文书档案进行有效处理,信息量增加,信息质量提高,信息价值增大,建设成为一个完整的、高质量的档案信息数据库,为企业和相关用户提供可靠的信息资源。 3.2加工处理企业文书档案 在大数据背景下,对企业文书档案进行合理的加工处理,主要是指文书档案的检索,提高文书档案的准确定性,保证文书档案的完整性。首先,要选择科学合理的信息数据检索方式,对企业文书档案的类型、内容、级别等情况进行确定。其次,要分类归档,企业文书档案涉及到内容非常繁多,类别也是多种多样,在归档过程中,要根据不同类型进行分类归档,如:会以、活动、业务等等。归档后,形成完整的企业文书档案数据库,用户能够根据不同的检索关键词迅速查找到想要查阅的资料。最后,就是完成数据的网络链接。通过局域网,互联网,专用网等各种网络形式,对企业文书档案进行网络链接,形成资源共享平台。 3.3提供便捷的信息服务 企业文书档案最终是要服务于客户的,因此,在大数据背景下,通过利用企业文书档案的信息化,提高信息服务的质量与水平,为用户提供不同需要,不同类型的有价值的档案资源,体现出大数据背景下信息服务的特色。[3]通过采用电子邮件、网络短信、视频等多种信息传输方式,方便用户对档案信息的查询与利用。通过应用网络技术,建立信息资源共享平台,实现文书档案的开放式服务,利用企业文书档案资源,有针对性的为用户提供企业、产品、服务等方面的信息,有针对性的满足企业与用户的真实需要,提高了信息服务的质量与效率。 4结论 综上所述,大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用,是社会发展的必然趋势,更是客观需要。通过采用大数据,对企业文书档案进行科学管理,有效的提高了档案管理的效率,提高了信息资源的完整性、可靠性与参考价值。同时,增加了数据的类型与数量,极大的满足了用户的不同需求,提高了信息服务的质量。 文书档案论文:执法单位文书档案管理效率探寻 摘要: 对于执法单位来说,文书档案的管理是十分重要的,也是整个执法单位的管理体系中不可或缺的一部分。对执法单位的文书档案进行有效的管理,并且加强管理的效率可以帮助执法单位更好的进行发展,并对执法单位在发展的效果中有重要的意义,因而加强执法单位的文书档案管理,对其进行有效的规范化处理不仅仅能够满足整个执法单位对于整体运行的实际需求,还能够帮助执法单位更好的完善管理体系。本文主要根据目前执法单位在对文书档案管理的过程中所出现的问题进行讨论,并且提出意见,帮助执法单位可以更加有效的进行文书档案的管理。 关键词: 执法单位;文书档案;管理效率 引言 对于执法单位来说,其在进行文书档案的保存工作上,主要保存的是本单位中有关单位的党务、单位的行政执法、以及单位在进行行政管理的过程中的活动的档案等等。在大多数情况之下,存档案、大小会议的会议记录、发文的原件等等相关的文件资料是由办公室这一部门来进行保管的。而所谓的文书档案,则主要指的是在档案进行处理完好以后,其自身还具有保存价值的文件。在执法单位中,办公室这一部门是其在进行管理过程中的关键组成部分,其主要负责的任务有:处理执法单位的日常业务、传达执法单位所要下发和收集的消息、对上下级进行协调和沟通,而这些任务涉及到了执法单位管理水平的高低。由此可见,只有提高执法单位的文书档案管理水平,才能够有效的提高其管理的效率,才能够真正的确保单位的正常运转,促进单位的稳定发展。 1.在执法单位的文书档案管理过程中所存在的问题 新的时代带给我们的不仅仅是新的商机、新的机遇,更是新的挑战和新的要求、新的标准。在新时代的发展中,我们可以明显的看到执法单位在进行文书档案管理的过程中出现了有待解决的问题,这些问题对于执法单位的文书管理造成了明显的影响,并且对于执法单位的发展造成了一定的阻碍,因而我们必须对这些问题加以分析,发现问题的所在并且将问题进行有效的改进,这样才能更好的帮助执法单位进行发展。 1.1执法单位对于文书档案管理的重视程度不够 执法单位发展的主要的目的,不仅仅是为了帮助单位的人员可以获得其所应得的酬劳,更是为了更好的服务于社会。文书档案的管理工作记录了执法单位的各项活动和相关的业务,不能够帮助执法单位产生直接的经济效应,这就直接导致了很多的管理人员对于这份工作的不重视。并且在执法单位的管理过程中,对于文书档案的管理理念也相对于薄弱,重视程度不够强,很多管理人员认为,文书档案管理这项工作没有实际操作的价值,并且不含有任何的技术含量,在他们看来这项没有任何意义的工作可有可无。 1.2管理的制度不够完善 随着经济的不断发展,很多执法单位在管理系统上都开始进行不断的改革,在管理制度和服务水平上都有着一定的提高,但是由于执法单位自身的不重视,在文书档案的管理上一直没有一个准确切完善的管理制度,这一制度的缺失就直接导致了管理的不善,很多管理人员因为没有制度的管理所以玩忽职守。不仅如此,文书档案管理的管理理念也一直没有更新和确定,很多执法单位对于文书档案在管理的过程中没有一套对应的流程。因此,在进行管理的过程中没有办法进行统一的收集和整理,这就让文书管理缺乏明确性,对于文书档案的利用率低,使得文书档案逐渐失去了自己的作用。 1.3执法单位的管理人员素质偏低 很多执法单位都认为文书档案管理工作没有实际的意义和价值,因而在执法单位选择人才的过程中,往往都只重视法律等相关人员的培养,而忽视了对于文书档案人才管理。这就直接导致了,很多文书档案的管理人员素质都普遍偏低,这种素质的偏低不仅仅是思想观念上的,更是业务管理水平和管理能力上的,这些都不在符合现代执法单位的发展要求,更严重的是,很多执法单位在文书档案管理这一职位上所应用的员工都不是专业人员,其自身并不具有文书档案管理的专业知识和专业技能,这些问题都直接造成了执法单位在文书档案管理方面的不规范化。 2.如何提高执法单位在文书管理上的效率 2.1提高执法单位中文书档案管理人员的素质 无论什么单位,其自身的规章制度都是有员工所定制出来的,对于文书档案管理来说也是一样的,整个管理的过程都是由员工来进行的,所以想要从根本上提高文书档案管理的效率,就需要有效去提高文书档案管理人员自身的素养。这种素养主要可以分为两个方面,第一个方面指的是文书档案管理人员的思想认识,也就是专业素养,并且强化他们自身的服务意识;第二个方面则主要指的就是文书档案管理人员自身的责任心,以及其自身是否具有一定的学习能力,这些都是培养一个文书档案管理人员的重要方面。除了以下两个方面,作为执法单位的管理人员还需要对于文书档案的管理人员进行定期的考核,经常检测管理人员的专业素养,只有这样才能保证这些管理人员能够有效的去适应文书档案的管理工作。除此之外,对于执法单位中的文书管理人员,执法单位需要适当的去提高他们的地位,并且帮助其解决在生活和工作中所遇到的问题。 2.2优化文书档案在整理过程中的工作环节 对于执法单位来说,在进行单位文书档案收集整理的过程中,不仅仅是要依靠执法单位人员的实干、苦干就可以取得一定成绩的。如果执法单位的工作人员仅仅是依靠所谓的认真做事来进行工作,那么执法单位的发展就会被逐渐的限制住,而且其工作效率也不会得到一个有效的提高。所以想要真正的解决这一问题,就需要执法单位的文书档案管理工作人员熟悉整个工作流程,并且对于整个工作过程进行有效的了解,梳理一个整理的流程。然而在文书档案管理人员工作的过程中,不仅仅是依靠这些就可以取得成功的,还需要结合各个不同的部门,和各部门之间处理好关系,让各部门在上交文书的时候就进行整理,方便文书档案的整理人员更好的进行收集和整理。作为文书档案的管理人员,需要告知各部门如何对部门中的文书档案进行整理和收纳,需要告诉部门成员他们需要什么,不需要什么,而不是让各部门成员一味的进行整理而忽视了整理的内容,这样不仅仅让整理人员的工作量加大,也给文书档案的管理人员自身带来了一定的麻烦。 2.3加强对于执法单位文书档案的集中管理 由于当前很多的执法单位对于单位中的文书管理工作管理的过于松散,这就直接导致了管理工作的工作效率低下,管理人员玩忽职守,对于需要进行整理的档案整理的不够及时。根据这一问题,需要执法单位在单位的内部建立起专门的档案室来进行档案的管理,并且对所需要管理的文书档案进行定期的整理和归纳,尽可能的保证文书档案在进行寻找的过程中方便快捷,并且要求文书档案管理人员,针对不同用途的文书档案进行分类整理,把重要的资料单独存放。在执法单位中,除了一些特殊的岗位和部门,其他的部门则需要把文书档案全部送到档案室进行保管,这样可以在一定程度上杜绝了一些人在档案上进行二次修改,改变事实,并且绝对不允许管理人员把档案进行自行保存。除了需要对于纸质文件的保存,还需要对各部门开会所用的音频、视频以及电子文档等资料进行分类保存,这样才能让文书档案的管理工作变得更加规范,同时也在一定程度上提高了文书档案管理的效果和工作效率。 2.4应用现代化的设施进行保管 由于现代科技发展的越来越迅速,为了更好的保存文书档案,可以应用电子设备。如:不同的部门使用不同的二维码,在进行文书档案的上交时进行二维码的扫描,这样可以直接确认不同部门的上交情况。不仅如此,应用电子设备也可以帮助文书档案的管理人员在寻找相关的文件时候提高寻找速度。 总结 根据以上分析和讨论可以知道,想要真正的提高执法单位的文书档案管理的工作效率,首先需要改善的就是执法单位自身对于文书档案管理的态度,不能一味的不重视、不采用,并且有效的去提高文书档案管理人员的管理素质和专业素养。并且根据自身单位的实际情况进行分析,进一步的推进文书档案管理的信息现代化的进程,提高文书档案管理的效率。 文书档案论文:大数据文书档案信息化管理 【摘要】 本文首先讲述了大数据的含义及档案管理工作的进行,然后根据它所带来的重大影响,最后简要举出管理工作在大数据环境中的应用等几个方面。 【关键词】 大数据环境;科研院所文书档案;信息化管理 文书档案的信息化管理对于单位,特别是一些科研院校来说,都是一个非常重要的事情,其管理程度的轻重直接关系到该单位档案资料的好与坏。而当下随着互联网的迅猛发展,互联网+时代、数字化时代已经到来,大数据(BigData)更是成为国际性的热点话题和研究方向。而两者的结合到底会带给单位机关何种程度的利益呢? 一、BigData环境和科研院所档案管理 (一)何为大数据环境。大数据,又称为巨量数据。它主要是因为数量浩大、类型复杂等多样数据所组成的多数据体,是在云计算的数据管理与应用形式的基础上,通过数据之间的大众化共享、交叠应用形成的智能资源和服务能力。信息技术的不断发展,人们通过电脑等多方智能设备,产生了大量的数据,其规模与复杂性已远超传统计算工具所能处理的范围,这些对于人们是极其不利的,因为用户不能及时地获取有用且完整的数据信息,而数据化时代的特征便是用数据说话。在如今不断刮起“信息风暴”的时代,人们随时随地便会受到各种数据的“袭击”,有限的思维模式被复杂的碎片化内容“分割”。所以要如何获取完整的、有用的数据信息呢?它需要数据足够的“人性化”,巨量的原始数据只有经过分类整理、加工分析,才能满足不同用户的需求。而处理海量的数据,便需要在大数据环境下的支持。 (二)科研院所文书档案的管理。科研单位的文书资料是对单位中各方面工作信息的真实记载。在农业科研单位中,其科技档案是农科院档案工作中分量比例占最大的构成部分。文书档案直接反映了农业科研机构形成和发展的历史,真实地记录了机构改革、领导决策、问题处理、人事变动等各方面发展变化,是管理方面极为重要的一部分。做好档案资料的管理工作,对科研院的发展起着重大的推进作用。 二、大数据环境对科研院所文书档案信息化管理的影响 (一)有助于加强科研院所档案资料管理。大数据时代的到来,科技飞速发展的时代也已来临,一些科研院所的开发研究也在不断发展,数据产生的规模和类型也越来越多样化、复杂化,文书档案的管理问题日益严峻。怎么运用现代化技术来加强资料方面的管理,提高科研院所文书档案的利用率,创新科研院所文书档案的存储模式,便成为科研院所管理人员所要面对的重大事件之一,也是各行各业的工作者需进一步讨论的话题。 (二)有助于实现科研院所文书的两化结合。根据云计算的不断发展,信息化技术和互联网技术也在日益更新,其所具有的海量数据处理、数据整理查询、数据存储传送、多种语言翻译等功能,及功能强大的各种科研院所的后台数据库,为科研院所文书档案在BigData环境下实现数字化和网络化的统一结合奠定了良好的基础技术支持。再者,科研院所文书档案实现信息化管理,通过大数据技术的加工处理,又很大程度地增强了数据方面的安全可靠性。 (三)有助于提高科研院所档案管理方式对时展要求的高度适应。BigData时代的快速扩展,当今社会的电脑技术迅猛发展和科研院所研究方向的不断进步,只有加快对科研院所文书档案的信息管理规划,提高科研院所数据资源的信息化与网络化的有机结合,才能更好地使科研院所的工作健康平稳的进行,才能更快速地适应时展的需求,适应我国不断改革创新的战略目标。 三、大数据环境下的应用举例 (一)曙光医疗解决方案。曙光信息产业股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光医疗解决方案”,而这份方案表明大数据对于医疗方面的作用毋庸置疑。曙光医疗开始面对的是“烟囱式”建设现状,即建设标准不统一、信息孤岛——数据共享存在壁垒、峰值建设——资源利用率低、建设周期长无法快速部署等问题,曙光医疗借助大数据和云计算的帮助,成功完成此次医疗数据方面的改革。例如:智慧云助力医疗资源深度整合,大数据提升医疗云核心价值,云计算平台计算及存储支撑,大数据平台助力科学决策及精细化管理,通过便捷的部署、全面的监控、健全的警告形成大数据安全管理平台(XData4s),解决了大数据内容安全、存储安全、运维安全、访问安全等问题。 (二)WEWATCHSPORTS。在大数据的应用下,一款可追踪全部赛事的APP——RUWT应运而生,这款软件可在IOS、Android系统下,也可在Web环境下的浏览器中运行。RUWT通过高速剖析SPORTS数据流让粉丝们第一时间了解到心心念念的节目信息在某个频道播出,还可以让人们体验到现场投票的刺激感与满足感。RUWT在谷歌电视和TiVo用户中,只是执行了一个调整频道的过程。此应用程序不仅帮助体迷们快速查询到节目信息,而且还可以让体迷们感知现场与电视机前不一样的乐趣。 四、结论 大数据环境下的科研院所文书档案的信息化管理是利用计算机对数据高速运行的处理特点,使院所中的研究人员更快速高效地获得准确而且完整的研究信息,不断提高科学研究的效率性问题,从而也可以实现某些信息的大众化共享,最大限度地扩宽其使用寿命。大数据环境下实现科研院所的文书档案信息化管理给予科学进步的发展前所未有的发展动力与坚强后盾。 作者:刘洋 单位:石河子农业科学研究院 文书档案论文:办公室文书档案管理思考 【摘要】 文书档案是医院工作的一个重要环节,是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发,结合个人实际工作,分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题,并提出改进方法。 【关键词】 文书档案;档案管理;办公室 医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录,其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面;涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况;保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容,对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。 一、办公室文书档案管理特点 (一)文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富,涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。 (二)文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作,文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作,而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的,是文书工作的终点。 (三)文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作,为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务,起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。 (四)文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性,档案利用者也具有局限性,为了尊重医患关系,需要相对较高的保密要求。 二、文书档案管理现状中出现的问题 (一)文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里,办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制,没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散,使用效率低下,在出现问题时各个部门相互推诿,十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视,管理意识薄弱,档案管理制度不完善,职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。 (二)办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成,目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性,但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄,对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位,不愿意花精力作指导,于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧,无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。 (三)文书档案管理工作人员缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高,新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高,文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强,没有认真记录与整理相关的档案文件,造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。 三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径 (一)完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性,重视制度的制定,完善管理中需要的配套硬件,并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则,以医院形成的文书为准则,工作中严格统一工作流程,建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度,拟定相应的工作计划。并在工作中注意:1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。 (二)保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整,而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料,发现应有附件而未及时归档的要记得催要;有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值,不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”,再到装盒为“卷”的档案入库工作。 (三)实施“自动化”文书档案管理。在自动化环境下,文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息,提高办公效率,这是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。 (四)加强在职教育,强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量,因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1.由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2.要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识,增强管理意识。3.加强制度建设,建立长效培训机制。4.明确在职教育的原则,选择课程内容。 四、结语 文书档案管理工作要求既要把握大局,又要严格控制每个工作细节,可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平,认真搞好文书档案与其他工作的衔接。 作者:商枣河 单位:山东枣庄市妇幼保健院 文书档案论文:执法单位文书档案管理效率措施 【摘要】 文书档案作为执法单位档案管理中非常重要的一部分,执法单位的发展历程通通记录在其中,对执法单位的发展有着至关重要的意义。接下来就如何改善执法单位文书档案管理效率的几点措施进行探讨。 【关键词】 执法单位;文书档案;管理效率;改善 执法单位文书档案保存的是有关本单位党务、行政执法、行政管理等活动的档案,通常情况下是由办公室来进行保管的,比如存档件、会议记录、发文原件等等文件资料。文书档案一般是指处理完好以后具有保存价值的文件。办公室执法单位的关键组成部分,主要负责处理日常业务、传达消息、协调沟通,这涉及到执法单位管理水平的高低,可见,只有提高单位文书档案的管理水平才能提高其管理效率,才能确保单位能够正常运转与稳定发展。 一、提升单位文书档案管理人员的素质 任何一个单位制度的制订、完善、执行都是由员工来完成的,可见,文书档案管理人员素质的高低直接影响着单位文书档案管理工作的质量。因此,要想提高单位文书档案管理的工作效率,就必须要提高文书档案管理人员的素质。一是要提高文书档案管理人员的思想认识,强化文书档案管理人员的服务意识。二是以是否具有责任心、是否具有学习能力、是否具有较高的专业素养作为选择文书档案管理人员的标准,同时进行岗位培训,进一步确保能够适应文书档案管理工作。三是提高单位文书档案管理人员的地位,帮助他们解决在工作、生活、学习中遇到的困难,使他们能够全身心地投入到单位文书档案管理中。四是组织经常性培训,提高文书档案管理人员的专业素养,从而提高他们工作效率。 二、建立科学机制将文书与档案工作实现无缝衔接 从执法单位文书档案的产生与利用而言,单位中文书与档案管理工作存有十分密切的联系,有必要从单位整体工作上来看待文书与档案管理工作,尽量从制度上为其创造一个完整的管理机制。一是实行文书岗位与档案管岗位工作人员的统一管理、培训,要熟悉相互之间的工作流程、要求等,为文书资料的产生到归档能够保持一致,以较高质量的文稿、以顺畅的公文流转来保证文书档案归档的高水平。二是为确保公文在起草过程中就能符合档案管理的要求,单位档案管理人员参与到单位文书的写作、运转过程中关注公文的动态,以便于做到公文的及时归档,让文书、档案管理一体化。三是加强对文书岗位人员档案知识的培训,确保在文书处理过程中符合档案管理的要求。 三、加强文书档案管理的信息化建设 随着计算机网络技术的广泛运用,信息化已然成为社会各个领域发展的前进方向,执法单位应该把握好这个发展趋势,积极推进单位文书档案管理工作的信息化建设。当前,由于受到我国档案管理观念、标准化落后与各类信息化管理软件良莠不齐等影响,执法单位的文书档案管理中信息化程度普遍不高,我们有必要正确对待这一普遍现象,致力于将计算机管理系统引入到单位文书档案管理工作中,认真分析单位文书档案管理工作各个环节中实现信息化的可能性,从而使单位整个文书档案管理流程实现标准化。文书档案管理的信息化建设是有个比较系统的过程,可以从提高单位文书档案管理人员的建档与归档意识出发,以电子化对纸质文书档案进行处理,然后利用网络技术来实现文书档案信息资源的共享,实现文书档案的价值。 四、优化文书档案的整理环节 单位的文书档案的收集整理工作,不单靠文书档案管理人员苦干实干就能够取得成绩的工作,如果执法单位文书档案管理人员关起门来认真做事,那么本单位的文书档案管理工作是无法有效进行的。执法单位的文书档案管理工作能够树立开展的前提是要与其他部门之间的相互合作,必须要获得其他部门的积极配合,文书档案资料能够及时全面地收集。因此,单位文书档案管理人员要与其他部门同事进行有效地沟通,在进行沟通的时候注意文书档案收集的原则、范围以及相关要求,这样不仅可以降低其他部门同事的工作量,还可以促进文书档案管理工作的顺利开展。 五、加强单位文书档案的集中管理 当前很多执法单位的文书档案管理工作都过于松散,导致文书档案管理工作的不及时等等。因此,执法单位有必要在单位内部建立起专门的档案室来进行文书档案的管理工作,对文书档案进行统一集中的管理。并根据单位实际的发展情况,制定相应的文书档案资料的分类制定并进行调整。除了特殊岗位、部门之外,执法单位需要将文书档案资料移送到档案室统一进行管理,决不允许将文书档案等留在科室、个人手中这样的现象发生。与此同时,加强对单位各类音频、视频、实物、电子等载体的文书档案的收集工作,使单位的文书档案管理工作的流程与管理方式方法更加规范,从而提高单位文书档案管理工作的效率。 总之,要想提高执法单位文书档案管理的效率,就必须要从思想上、行动上加大对单位文书档案管理工作的重视,转变观念,加强单位文书档案管理工作人员的专业素质与理论素养。从单位实际情况出发,提高对文书档案管理工作的认识,进一步推进文书档案管理工作的信息化进程,提高文书档案管理工作的工作效率,才能够使文书档案发挥出该有的作用。. 作者:贺飞 单位:四平市普通公路超限超载运输检测站 文书档案论文:文书档案管理效率路径探究 摘要: 文书档案是一个单位的基本数据,它包括了单位的发展历史,涉及单位的行政管理、财务活动、销售活动、法律活动和社会活动等诸多方面,单位的正常运行离不开这些文件的维护,同时文书档案对决策有凭证和参考作用,因此单位的文书档案管理工作十分重要。但是就目前形式来看,很多单位对于文书档案的管理工作重视程度还不够。随着社会的发展,提高管理效率势在必行,以此为出发点,分析文书档案的概念,文书档案管理效率提升的意义以及提高路径等问题,为未来进一步提升文书档案管理效率奠定基础。 关键词: 文书档案;管理;效率提高 文书档案管理工作是一个单位或者企业的基础性工作,影响着单位和企业的未来发展趋势,也是决策者进行各种决策所依据的证据来源所在。随着市场机制的改革、经济全球化的发展,改变管理松懈的现状,提升文书档案管理工作的效率有利于单位的平稳、健康、长期发展。广东省科技基础条件平台中心(原称广东省计算中心)是我省最早从事计算方法研究、计算机应用研究及推广、为全省培养计算机使用维护和操作的专业人才的省直科研机构,承载着信息系统规划、咨询、监理、开发、测评,服务计算、云计算、大数据、专业镇理论研究、高性能计算研究与服务,科技成果转化、信息技术人才培养、政府委托任务等职能,是一个巨大的数据中心。如何提升该单位文书档案管理工作效率也是广东省科技基础条件平台中心亟待解决的问题。 1文书档案管理概述 文书档案是一个单位或企业从诞生到发展过程中形成的一个巨大的资料库,存在形式更是多种多样:请示、信函、通知、通告、会议记录、总结、命令、决定等等。对于广东省科技基础条件平台中心这么一个历史悠久的科研单位,文书档案的种类和数量繁多,文书档案管理工作是将已经形成的文书进行归类整理,运用科学的分类方法和归档方法进行系统的划分、整理,最终以一种合理的形式进行保管的管理性工作。 2文书档案管理工作的重要性 由于文书档案管理关系到一个单位或企业的发展和决策,因此具备政策性和很强的保密性。文书档案作为一个重要的数据资源库,需要专业人员进行管理。因此一个单位从上到下,所有员工重视文书档案管理工作这是十分必要的。首先,文书档案是单位处理问题的凭证,而且经过一段时间,一些文书材料经过一定的处理会具有法律效力,这与普通的论文、著作不同。其次,文书档案是一种真实的记录材料,具有客观性、不可更改性。最后,文书档案是很重要的参考资料,可以让我们了解一个单位的由来和发展史,甚至真实地反映着社会发展的轨迹。 3文书档案管理存在的问题 3.1文书档案管理理念落后 文书档案管理工作不仅仅是将文书资料进行归档存放这么简单的过程,因为文书档案的管理是为了服务日后,因此在整理过程中必须按照一定的原则、分类进行汇总,并且对于量比较大的资料要进行编码,按照序列存储,这样对于日后的检索、查找、提取会更加方便,这也是文书档案管理工作的意义所在。但是目前的文书档案管理工作前期的工作量十分巨大,或者比较注重收藏的过程,对于日后如何提取这些材料进行利用则做的远远不够,造成了管理工作的浪费。这些都是由文书档案管理理念还不先进造成的。 3.2电子信息化程度不高 据了解,目前很多单位的文书档案管理工作,不论从人员配备还是处理技术上都十分落后,尤其是在电子化时代,手工处理显然不合时宜。电子信息化程度较低的现状,给各种文书档案的收集、整理、保存都带来了阻力。随着网络技术的飞速发展,文书档案管理的电子信息化是一种必然的发展趋势。3.3文书档案检索效率不高既然文书档案是一个庞大的数据库,因此信息检索就十分重要,但是目前广东省科技基础条件平台中心的手工检索比重还很高,对于计算机检索的利用尚不普遍,目前文书档案管理工作人员仍然注重手工检索的工作,也开发了相关的很多检索工具,但这种重量不重质的做法,必然会影响检索的工作效率。 4提高文书档案管理效率的路径 4.1增强全员的文书档案意识 经过前面的介绍,我们能够了解文书档案是一个单位或企业管理层的重要组成,记载了一个单位或企业的由来与发展,对于一个单位或企业的未来发展十分重要。因此想要提高文书档案管理效率首先要做的就是加大文书档案工作重要性的宣传力度,尽可能地让一个单位中所有的人员都重视文书档案的管理,在工作中注意各种文书材料的留存和移交。其次是要将档案工作融入到单位或企业的考核当中,用制度来约束大家,让大家时刻紧记文书档案的整理,追究忽视者的责任,奖励将文书档案工作落到实处的工作人员。 4.2加强文书档案的集中管理 经调查,广东省科技基础条件平台中心目前的文书档案管理工作比较松散,应该成立专门的文书档案管理机构,配备专业的人才,采纳国际先进的技术,未来文书档案的管理一定是整齐划一的。每个单位应该及时了解自己的情况,制定文书档案管理的各项制度,包括收集录入、过程整理以及调阅封存等等,最后由专门的档案管理部门进行统一集中的管理,当然一些特殊的部门可以不按照规定进行文书档案的整理,这些也都要进入制度。这样有效、集中的管理可以很好地避免各种文书档案遗留在某一个个人或者部门的手中,造成不必要的流失或者外泄。针对各种信息化资源比较多的情况,对于音频、视频、等电子形式的文件,更加需要规范化的整理方式和管理方法,要注重国外相关技术的引进,从而提高文书档案管理工作的效率。 4.3推进文书档案管理的信息化建设 网络时代的发展,信息技术的普遍应用预示着各行各业都必须面临一场改革,我国目前的文书档案管理依然受传统思想和标准的限制,信息化建设明显落后,这是我们必须正视的一个问题,计算机技术进入文书档案管理体系不仅可以简化流程,而且可以高效率地被利用,最重要的是要分析在整个过程中哪些环节可以引入信息化,进而在制定标准化的流程。此外推进文书档案管理的信息化建设还需要工作人员思想和行动上的配合,实现文书档案信息的网络化推广是未来的一大发展趋势。 4.4优化文书档案的整理环节 文书档案的收集整理是一个漫长而且细致的工作,因此不能一门心思地蛮干苦干,这种工作方式是不能够取得有效成果的,需要的是交流,学习和吸取经验,坚决不能闭门造车。档案部门在整理单位文书档案的时候要注意与其他部门的协同合作,因为其他部门在文书档案整理过程中都是需要配合的对象,决定了各种档案是否能够及时、有效、集中的移交到档案管理部门。因此平时档案部门的工作人员就要及时跟其他部门的工作人员进行交流,传达资料、整理原则,移交程序等等,这样不仅能够降低各部门在档案管理方面的时间浪费,而且可以优化整个整理环节,节约资源。 4.5提高档案管理人员素质 一个单位或者企业各项制度的研究、生成以及运用都是靠着员工自身来完成的,因此单位文书档案管理工作人员的素质是十分重要的。①工作人员首先要从内心意识到档案管理工作的重要性,知道档案管理的根本宗旨就是为了服务单位;②单位在用人之初,就要做到先能者居之,管理文书档案的工作人员必须具备高度的责任心,有很强的学习能力和文书档案管理的技能,当然在她们真正的入职之前还要对其进行有效的培训,确保每一位工作人员都是经过培训合格上岗的;③单位不仅要从思想上重视档案管理的重要性,更要在现实中提升文书档案管理工作人员的地位、升工作效率打下基础。 5总结 综上,我们可以看出,科学技术不断有新的突破,给一个单位或企业的文书档案管理工作带来了机遇和挑战,尤其是当一个单位发展历史悠久,涉及方面广泛的时候,它的档案管理工作更要从基础抓起、稳扎稳打,从单位实际情况出发,提升管理者意识,推进管理工作与现代化接轨,运用科学的方式方法提升文书档案管理工作的效率,从而发挥文书档案对于一个单位或企业的重大意义。 作者:马妙仪 单位:广东省科技基础条件平台中心 文书档案论文:供电企业文书档案信息化管理探究 一、供电企业文书档案的信息化管理的意义 1、全面提高企业文书档案管理水平 大数据时代背景下,现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升,其文书档案的信息量、数字量也持续累积,在数字信息技术的辅助支持下,能够极大地提高文书档案管理效率,方便信息的快速搜索、查询,从而实现档案资源的高效利用,推动企业文书档案管理的积极创新。所以,创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统,对其管理水平的提高具有十分积极的意义。 2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化 在大数据背景下,网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能,也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径,实现了规范化、准确化、高效化管理,这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理,从而确保信息安全。相反,企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。因为在数字信息技术的支持下,一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统,通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。 3、促进文书档案的利用与共享 在现代化数字信息系统的有效支持下,供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用,具体体现在:为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下,供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统,就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作,这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限,同时,也维护了企业档案信息资源的安全,通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。 4、促进文书档案管理走向现代化 现代化的社会是数据信息社会,大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务,供电企业必须紧跟时展步伐,其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列,要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列,善于利用这些技术来武装自身,文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨,才能加快文书档案管理的现代化步伐,才能更加适应现代社会,才能实现同其他行业的有效对接,也才能为客户提供更加满意的服务。 二、供电企业文书档案的信息化管理及利用 1、创建并完善档案数字化管理制度 健全的制度是档案数字化管理的有效依据,因为只有创建规范、完善的档案管理制度,才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此,供电企业必须意识到制度的重要性,建立健全一套科学合理的档案管理制度,并严格要求相关人员依照制度开展工作,围绕制度进行管理,利用制度来规范管理人员行为,以此达到文书档案的规范化、正规化管理。 2、文书档案的数字化管理 以往的文书档案管理形式为纸张管理,其特征为:繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临,数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题,通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理,创建电子数据库,从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理,形成电子档案系统,使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列,以此来推动档案的信息化管理。 3、强化文书档案的网络化管理 供电企业文书档案走向数字化管理后,依然要朝着网络化管理方向发展,这是因为只有通过现代网络系统进行联网,依托于网络系统来加强各个区域间的联系,才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享,可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势,具体的网络化管理包括:文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围,加大文书档案资源的开发和使用力度,以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。 4、企业文书档案的安全化管理 企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的,其优势方面不言而喻,然而,其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题,信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题,因为它关系到企业秘密信息的安全度,关系到企业的经济利益。供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度,做好保密工作,维护系统安全,确保信息安全,具体可以从以下方面做起:第一,加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力,控制其失误操作,及时排除系统故障,定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统,防止黑客、病毒等的非法攻击,彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。第二,做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数,一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置,这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。 5、推进文书档案的信息化利用 现代社会是信息化智能社会,信息技术已经渗透到各行业,为各行业的经营、运营与管理提供了全新的动力,创造出了可观的效率和效益。电力行业文书档案管理作为一项复杂性、繁琐性的工作,也必须借助现代信息技术的大力支持,供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用。首先,供电企业必须积极引进、推广并使用现代化档案信息管理软件,例如:易度资料管理软件,等。招纳优秀的信息技术人才,为企业编制专门的文档管理信息系统,并做好信息系统的定期检查与维护工作,维护系统的安全、常规运转,推动企业逐步走向文书档案的电子化管理。其次,档案部门要强化信息服务理念与敏感度。档案管理人员必须具备较强的信息意识,根据信息的源头来收集、储存信息,必须对公开的信息保持高度警惕意识。同时,能够根据已有的用户信息,进行深入、系统的分析,从而掌握客户需求,再围绕客户需求来规划出一套有针对性、有层次的服务策略,不断提升对文书档案信息资源的开发、整理、分析与转化能力,充分挖掘电子文书档案的信息功能价值,发挥对企业的信息服务功能,从而支持供电企业的高效运转。供电企业文书档案的信息化管理,是电子信息与纸质文件管理同步进行的过程,企业既要加大电子信息系统的开发和利用力度,同时,也要加大对纸质信息资源的管理力度,只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖,也能为文书档案信息资源提供有效依据。再次,拓展文书档案的信息化利用与服务。供电企业文书档案应该在企业的整个生产、研究、管理、运营各个方面发挥信息服务功能与作用,为供电企业决策的制定、发展目标的确立、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询,体现出信息化管理模式下,档案资源信息服务的智能化、现代化、便捷化,例如:通过E-mail,网络对话系统、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送,以此来实现对企业内部人员的信息服务,启动网络硬盘、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务,确保企业员工能够通过下载、保存等形式来获得信息。供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息,以此来拓展服务范围,提高供电服务水平,确保用户能获得及时、有效的信息咨询服务。 三、总结 供电企业文书档案信息化管理工作关系到供电企业经济决策、发展目标、工作规划等的制定,必须加大对文书档案管理工作的重视力度,积极培养专业的行业人才,加大培训力度,加大资金投入力度,推动文书档案管理的信息化、现代化,从而为企业的发展提供信息性支持。 作者:吕红怡 单位:广东电网有限责任公司江门鹤山供电局 文书档案论文:医院文书档案管理策略研究 1文档管理存在的问题 1.1综合性文档管理问题 患者的检查结果、诊治过程记录等更新不够及时,工作过程中存在较强的被动性,缺乏目的性,无法实现资源共享。如部分患者的检查结果发生遗漏登记的情况,这主要和工作量大、人员分工不明确、资料无备份、信息资料收集渠道单一等因素密切相关,综合性文档的遗失可对患者的诊断、治疗等过程造成非常不利的影响,也容易导致错诊、漏诊及医疗纠纷事件的发生,建立起完善的电子档案管理体系和医疗互联网络变得非常必要。 1.2管理性文档管理问题 各种管理制度、政策性文件常常由于人员的培训、文件撰写的需要而被调阅,但由于未能建立期信息化的文档调阅及登记制度,一些管理文件长时间地滞留在借阅人处无法归档,部分文件还出现外借、遗失、借阅人缺失登记等情况,给其他实习医师、医学专业学生及医疗人烟的教育培训、文件学习及整个医院信息系统的安全性造成了极大的威胁。 1.3记录性文档管理问题 该类文档包括的文件、资料数最多,涉及的范围也最广,且往往需要在较短时间内进行同步更新,因此在文档记录过程中存在的问题也最多。首先,该类文件缺乏明确的分类和有效的保存,而模糊的分类也给资料的查找带来了较大困难,有些资料还出现了文档题目和内容不一致的情况;其次,重要资料如基建合同、实验数据、评价结果等文档的安全性也存在隐患;再次,文档记录的错误较多,如文档装订、文档格式、目录编制等错误较多;最后,缺乏电子记录的升级、转让和备份。 2医院文档的信息化管理策略 2.1医疗性文档信息化管理策略 通过以上分析知,综合性文档管理过程中体现的最主要的问题是工作量大和工作效率低下,这和没有建立起完善的电子健康信息、电子诊治档案的信息化管理体系紧密相关。因此在当前的新形势下,医院应加大对于医疗信息化的资金投入,建立起完善的健康信息和诊治过程记录的数据库,并通过开发操作控制系统在保障医疗资料的安全性前提下充分实现医疗人员对以上记录的实时调阅、补充完善、文档管理和网络共享,这样可有效提高医疗性文档的信息更新、信息处理和信息备份的工作效率,同时也拓宽了信息收集的渠道,并通过医疗领域内的数据和经验共享提高了临床诊治效果,可有效减少医疗纠纷的发生。 2.2管理性文档的信息化管理策略 对于管理文档的归档问题,与加强指定人员对明确的归档时间、文档调阅人登记工作的管理强度相比,建立起信息化的文档调阅系统更具有优越性。通过建立该系统,可使文档借阅人的有关于管理文档的一切活动如文档调阅时间、文档名称、借阅人姓名、部门、联系方式等都有据可查,且使文档管理过程和借阅人的文档调阅过程更加方便,另外对接近归档时间的文档借阅者还具有提示作用,而信息化文档调阅系统在管理性文档的管理中也具有广阔的应用前景。 2.3记录性文档的信息化管理 针对该类文档文件和资料数多、涉及的范围广、记录更新速度快等特点,通过建立文档电子信息台帐将非常用性资料分为合同类、科研类、教育类、管理类等记录,并根据其重要程度将其分为一类(合同、科研)、二类(教育、管理)和三类(其他)文件并做好相关文档属性、信息资料的电子备份;另外对于部分常用文档还可分科室进行电子备份、保存和相关管理,这样也有助于实施分级管理、缩短查找时间、利于信息快速更新并最终达到提升工作效率的目的。 3总结 本文中笔者将医院文档主要分成综合性文档(患者的诊治记录及预后资料)、管理性文档(管理制度、各种表格记录、政策性文件)、记录性文档(重大事件记载、财务支出记录、人事资料、科研数据记录、专利文献、考核记录、基建及医疗设备买卖合同)三类,并试分析了在三类文档管理中存在的代表性问题,最后提出了医院文档的信息化管理策略。总之,建立并完善对电子文档(记录信息档案、相关合同、设备购买信息和管理性文件)进行调阅、实时更新和修改补充的信息化管理体系以及医疗领域的信息互联网络对于医院文档的管理具有重要意义,值得实践和应用。 作者:韩晓怡 单位:江苏省常熟市支塘人民医院 文书档案论文:电力系统文书档案管理研究 一、电力系统文书档案的涵义和特征 电力系统文书档案又称电力管理性档案,是在电力企业运营过程中产生的,指其办理完毕、有保存价值的文书转化而成,在其党务、行政管理、调度服务等活动中为互相联系和处理事务等的实际需要,用文字、图表、电子等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。电力系统文书档案具有基础性、前瞻性、规范性、综合性和服务性,文书和文书档案管理工作是互相促进、互相联系、密不可分的工作,主要涉及电力系统行政管理、党群管理、人事管理、业务管理以及财务管理等方面。 二、加强电力系统文书档案管理的重要意义 加强电力系统文书档案管理工作是电力企业提高管理水平、快速健康发展的必然趋势,是强化电力系统内部管理、提高工作效率的重要体现,是其工作业绩和管理水平的历史记录和再现,具备一定法律效力的凭证作用,也是文书工作珍贵参考资料以及指导单位领导科学决策的重要依据,还是档案科学管理研究的基石,是衡量电力系统档案管理水平的高低的关键标准之一。电力系统档案管理是其经营活动中必不可少的管理要素,是电力企业管理中一个重要部分,具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。随着现代化进程的加大,电力文书档案管理信息化已成为管理工作的发展趋势,成为其最佳技术手段和提高管理水平的有效途径,在资源整合、共享的同时,开发电力系统文档信息平台,能够及时、动态地查阅电力文书档案,用于内部员工熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题的有力助手,便于快捷、重复网上阅览,在做好政策性、专业性、保密性的同时,不仅可以提高工作效率,还能提升电力文书档案的开发利用价值。 三、加强电力系统文书档案管理的对策研究 1、加大法律、法规的宣传力度,增强电力系统全员文书档案意识,争取各级领导对文书档案管理工作的重视 加大档案法律法规的宣传,提高电力系统法治意识和依法治档的自觉性,在员工中加大宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规的力度,加强员工对文件材料及时进行归档重要性的认识,增强员工的档案意识,变被动为主动,从而加大开发利用的力度,提高工作效率和经济效益。领导的支持力度在一定程度上影响了电力系统文书档案工作者的积极性,资金投入的力度是提高文书档案管理水平的有力保障,也是促进电力系统内部各部门协调合作的重要一环,为实际的文书档案研究和服务工作奠定了坚实的基础。 2、开展继续教育和终身学习制,全面提高电力系统文书档案管理人员的业务技术素质,有效提升文书档案管理水平 电力系统文书档案管理水平关键取决于文书档案专业人员的素质高低,不仅要求基层文书档案管理人员具备较强的档案意识、扎实的业务功底,还要有较高的服务意识和管理能力。为此,要不断提供各种政治素质、业务技能的培训和学习的机会,持续拓宽工作思路和知识面,提供机会加强行业交流与学习的机会,借鉴兄弟单位以及国内外成功的管理经验,成功打造一支复合型文书档案人才队伍,并不断提升其综合素质,这是保证文书档案管理工作安全有序开展的基础,也是电力系统加大档案科技进步、提高管理水平、深入开展档案开发利用的关键所在。明确电力系统文书档案工作人员继续教育和终身学习制的目的,从目的性、现实性和实效性出发,本着缺什么补什么、“学以致用”的方针,在学习专业知识的同时应注重对相关科学知识的补充和更新。电力系统走向国际化的标志有两个,一个是电力系统设备的自动化,另一个就是电力业务的网络化和数据电子化水平,其中包括文书档案的信息化水平,肩负着为电力企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任,信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入,给电力系统文书档案管理带来了前所未有的巨大挑战,同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。尤其是加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,确保能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护,从而为建设一支高质量的文书档案队伍打下坚实的基础。开展电力系统文书档案工作人员在职学习的约束、激励措施,与工资、技术职称以及管理人才培养、提拔相结合,增强文书档案工作人员继续学习的主动性和积极性,不断更新知识、拓宽视野,用现代化的科学知识、政治理论武装自己的头脑,掌握电力系统文书档案管理的技能,更好地适应电力系统企业和社会发展的要求,不断提升电力系统文书档案管理的水平。 3、建立健全电力系统文书档案管理的规章制度,不断创新电力系统文书档案管理模式 参照国家有关法律制定符合电力系统文书档案特点的规章制度,做到科学、合理、操作性强,明确各岗位的职责,从文书档案的组织领导、管理体系、基础分工、考核标准、激励约束等均做到有法可依、有章可循,从而有效地控制电力系统文书档案的形成、整理、归档、安全防护、过期销毁、阅览许可、综合利用等,尤其对特殊载体的档案要采取有效的安全防护措施加以重点保护,切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理,确保档案信息的完整与安全。创新电力系统文书档案管理工作,打破传统的工作模式和思维方式,采用数字化、信息化、网络化管理,在文书档案管理实行制度化、规范化、标准化管理的同时,为电力发展提供优质、高效的档案服务工作。 4、加大电力系统文书档案的开发利用力度。 文书是档案的来源,档案是文书的归宿,电力系统文书档案必须由原来的保管型向综合开发利用型转变,发挥文书档案的价值最大化才是文书档案管理永恒的主题和最终目的,充分发挥其提供优质服务、维护电力系统健康快速发展的重要作用。开展无纸化办公,利用电视台文书档案信息化、数字化技术,这是提高档案利用率的有效手段,解决档案管理动力不足、单调乏味的现状,避免重复、机械劳动,深化检索、简化统计整理的手续,推动其信息化进程,达到事半功倍、提高工作效率的目的,创新开发利用机制,增强服务意思,把文书档案这一珍贵财富有机地转化为电力企业生机勃勃的生产力,充分体现档案的价值、地位、作用和意义。 文书档案论文:文书档案管理问题分析 一、文书档案管理工作的重要性 文书档案的管理工作是一项政策性、专业性、保密性非常强的工作,作为文书档案管理人员必须要深刻认识到其重要性,特别是在今天市场经济飞速发展的背景之下,文书档案工作能够顺利进行直接关系到单位各项事业是否能够长足发展。这是由于文书档案通常是对单位各项活动的客观记录,它具有真实性和客观性,是拥有法律效用的;文书档案和其他各种文献资料有一定的区别,它的历史凭证效用来自于其形成过程中的各个因素,文书档案的形成具有自然性,因此决定了其记录内容的客观性;此外,文书档案在很多方面都准确的反映了对事业活动的真实记录,其保存的形式可以是纸质的,也可以是电子形式;由于文书档案在很多方面都能够体现出单位活动的深度与广度,因此单位保存的文书档案还具有很大的参考性,能够为单位在未来更好的开展社会活动提供更多的科学的经验。 二、当前文书档案管理工作存在的问题 (一)单位各部门之间不能密切配合 在实际的管理过程之中,如果单位内各个分支部门以及基层部门之间无法进行有效的协调配合,那么必然会对文书档案管理工作造成非常大的影响。例如文书档案的归档环节,这一工作就是要收集各个部门相应的的文件资料,往往有部分部门为了自己部门的效益或者其他一些因素而隐瞒上交,导致文件收集工作遭遇尴尬,很多档案管理人员在进行反复的收集之后感觉力不从心,只能放弃文件资料的采集。这样一来,单位的很多重要文件都无法找回,为单位带来了更多损失。 (二)文书档案管理的规范程度不足 当前有很多大中型的事业单位以及档案单位都存在文书档案管理规范程度过低的问题,这些不规范之处通常体现在文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范等,还有很多档案文件内缺少卷内目录,一些卷宗组卷不规范等也是常常发生的现象。此外,文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题之一,当前很多单位所采用的检索方式一般分为人工检索和电子检索两种类型,但人工检索的方法目前仍然被多数单位所选择,一些文书档案管理人员经过多年的工作实践自己已经研制出了很多检索工具,他们错误的认为检索工具运用得多更能够提升档案管理质量,追求多而不求精。 (一)文书工作与档案工作衔接不紧密 文书与档案管理工作即是相互独立又是相互联系的,其二者是对立统一、密不可分的。所以要有效的实施文书与档案管理工作的方法就是按照分体式管理模式来进行,如此才会确保二者的管理都可以正常有序的开展。但是我们可以发现当前有部分单位在进行文书档案管理工作的过程中还是根据分块式管理模式来对二者进行管理,这种管理手段虽然在过去的工作中也有一定的优势,但是实际上这样做会让文书工作和档案工作之间产生更大的距离。加之很多文书人员对档案管理认识不深入,而档案管理人员对文书方面的工作也不是很了解,这样就直接造成了此二者在实际管理过程中出现了很多矛盾和问题。 (二)单位高层管理人员对文书档案不重视 在部分单位中的领导者对于文书档案管理工作的重视程度不足,没有深刻的认识到它的重要性。部分管理人员认为文书档案管理仅仅是简单的收集资料、保存资料,虽然单位方面在很多地方给予了大力支持,但是还是会因为管理意识的问题而难以达到预期的管理效果,也无法给单位带来有效的经济回报。在部分单位,一些管理人员只要求从事文书档案管理相关人员将收集到的文件资料进行简单的保存,而并没有其他规范性的要求,这就导致文书档案工作仅仅在口头上得到肯定,而实际工作中却无法得到重视。同时,在一个单位中因为部门管理者对文书档案管理工作的重视程度不同,也会在管理过程中引起很多分歧与问题。 三、加强文书档案管理工作的对策 (一)促进各部门之间的协同合作 任何单位都是由不同的基层部门所构成的,而文件资料的主要获取途径便是从这些不同的部门中所收集而来,档案管理工作者应该要准确的把握部门之间的联系,充当部门之间联系的桥梁和纽带,这样才有助于文件资料的收集。在实际管理过程中,文书档案管理工作者必须主动的去了解各个部门的实际情况,同时要积极的去研究如何更有效的做好文件档案的采集工作。此外,文书档案管理人员要积极的游走于不同部门之间,对于那些具有很高价值的文件资料要第一时间进行收集归档,让档案管理部门的功能发挥得更有效。 (二)确保文书档案管理更为规范 首先,要对显存的文书档案资料进行仔细的检查,剔除部分陈旧失效的卷宗,从而避免以后使用电脑管理时产生重复的情况,降低管理水平;其次,应该对文书档案资料进行再次组合,尤其是部分组卷比较混乱的卷宗必须再次进行编排,在编排的过程中要竭力把那些存在关联的档案进行组合,对于部分无页码、无标题的档案资料要重新填写,尽量保证档案资料的规范性;最后,对于存在命题重复或不清楚的档案资料要统一进行命题,以避免在电子管理时出现难以识别的现象。 (三)让文书工作和档案管理紧密连接 文书工作作为档案管理的基础工作,其工作水平的高低在很大程度上决定了档案管理工作质量的好坏与否,如果不能有效提升文书工作效率,那么保证档案管理工作质量就无从谈起。因此档案管理应该是建立在规范的文书工作的基础之上的。广大文书工作人员应该尽量提升自己对档案管理工作的认识,确保文书材料可以在第一时间进行归档立卷处理。在工作中必须让文书工作和档案管理紧密的结合起来,科学的控制文件档案管理质量,尤其是对于部分帐外资料,更需要第一时间进行处理。 (四)单位管理人员要提高重视程度 单位的高层管理人员必须提升对文书档案工作的重视程度,领导者的重视程度直接影响着文书档案管理工作的质量,档案管理工作人员要主动积极的向单位管理者汇报自己的工作情况,运用多种方式向单位领导者传达文书档案相关的政策法规,从而让单位领导者更深入的认识到文书档案管理工作的重要性,以便得到他们的全力支持。而单位的领导者和高层管理人员也应该把文书档案管理纳为单位的重点项目之中,提高对文书档案工作的支持力度,努力加快实现传统文书档案管理模式向现代化模式的转变。 四、结语 综上所述,文书档案管理工作具有十分重要的作用和意义,它为单位各项社会活动的更好实施提供了更多的参考,我们有必要对于其进行更好的管理。文书档案管理工作人员应该努力提升自我素质,同时合理的运用现代管理手段,不断提升文书档案管理工作效率;而对于单位方面来说,应该充分认识到文书档案管理工作的重要性,将文书工作和档案工作有效的进行对接,建立健全科学的管理机制与管理流程,从根本上提升文书档案管理工作水平,这样才能不断推进单位各项事业的发展。 文书档案论文:自动化文书档案管理论文 1办公自动化文书档案管理的新特点 1.1为实现文档一体化创造了条件 文件是形成档案的基本要素,而档案是文件的精华,是文件的组成部分。但是,文件与档案又有所不同,文件是指广义的文件,即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料;档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程,从时效、价值和系统性上讲,档案是对文件的不断扬弃,使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来,才能形成最后的档案,而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。 1.2有效提高文档一体化管理水平 文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理,以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中,主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中,工作人员过多地依赖手工操作,在收集整理文件资料时,既要求资料要完整、齐全,又要书写规范、清楚,既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下,这些环节都是在系统设定的环境下操作的,整个过程方便、有序、简单易行。 1.3使文件管理更加快捷、高效 档案信息检索一直是档案手工管理的难题,而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息,是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中,能够较好地解决了这一问题,它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后,档案管理员只需转一下库,就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档,这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时,只需按照指定的信息搜索,便能迅速、多方位地查询到所需要的信息,并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能,比如信息按处室、项目、流转过程分类等,使档案检索更加快捷、高效。 1.4有利于电子文件的保存 在办公自动化中,形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体,它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要,选择不同的电子载体,比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷,便于备份,易于传递,并且贮存时间长,受外部环境的影响小,不易损坏,具有较强的稳定性。 2对文书档案管理工作提出的建议 2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统 在设计办公自动化系统时,档案部门要参与其设计规划,避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时,就要求档案管理人员必须提前介入,与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求,做好流程和总体框架设计,加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系,使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来,以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。 2.2确保电子文件的安全 随着网络技术的迅猛发展,电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如,在实际运用的过程中,经常出现电子文件在运行过程中丢失数据,造成档案保存不完整的情况;从安全方面看,如何保障网络不受病毒或黑客的攻击;在使用过程中,如何合理设置权限,避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载,确保文件的安全等。因此,实行文档一体化管理,必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时,要做到以下几点:①以系统完善的软硬件功能设计为基础,运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等,保证系统安全功能的完备性;②建立健全安全管理的规章制度,并以此为保障,建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系,切实落实安全责任制,必要时,要对系统所在的重点场所做防盗处理,为档案信息网络实施整体安全防护;③加强管理人员的安全意识,规范操作,精心维护,并建立身份认证,设定用户权限等;④定期进行安全培训和教育,让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程,正确使用。因此,在关注电子文件的信息安全问题上,既要注意技术因素,也要注意非技术即人为因素,建立全过程的安全防护体系。 2.3文书档案标准化和规范化管理 传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档,立卷人根据自己的经验和理解组卷,很难完全统一立卷标准,这样,就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下,文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分,最主要的是电子文件的网络归档。其中,所有的电子文件都在设定的系统下产生,要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中,必须按照系统要求规范操作,以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时,还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节,统一著录标准,明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限,以保证电子档案的质量。因此,在办公自动化环境下,有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。 2.4提高文档和信息技术人员的综合素质 要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作,不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合,还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中,要严格按照标准操作,确保档案信息的正确、完整和规范;而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时,还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术,能够熟练操作办公和档案管理系统,并根据具体的操作情况,对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时,信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识,掌握电子文件归档管理的流程和要求,加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样,才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作,通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。 3结束语 综上所述,自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法,而档案管理工作人员应该把握好这个机会,综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点,研究、分析出文档一体化管理的有效办法,从而将文书档案管理工作做得更好,为企业的发展作出应有的贡献。 作者:冯静美 单位:广东鼎丰纸业有限公司 文书档案论文:公正文书档案鉴定工作质量管理论文 一、公正文书档案鉴定工作概述 公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源,历经宗教公证的完善,发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位,而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现,具有无可置疑的证据力和执行力,在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此,对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录,也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来,并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中,由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点,再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异,就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况,为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性,必须确立明确的档案鉴定标准依据,特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式,保证档案鉴定工作的有序进行。 二、公正文书档案的重要性 公证处存档的公证档案,有重要的利用价值,在一定程度上相当于机密档案,在人们的社会生活中起着重要作用。一方面,在市场经济活动中,大部分文件档案的履行都要持续一段时间,有些可长达几十年,在这期间,人们受客观外界的影响,以及形势的变化,可能在主观上会出现某些偏差,不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者,默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面,在市场经济活动中,调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情,当时的状态、当时人的真实意思表示,可以澄清有关事实,所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中,司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。 三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题 1.鉴定理论问题 我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践,学习原苏联档案学理论的基础上,吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论,虽在实践中证明了其价值,但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊,鉴定理论的框架构建不完善;对应用技术研究的不足,造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺,忽略了档案价值中实际存在着的数量关系,缺乏足够的定量分析的成分,显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。 2.待鉴定的文书档案数量繁多 2.1进馆问题 档案界一直把馆藏量为档案馆的重点,衡量档案馆的规模以及达标升级评定中,馆藏量均为主要硬件之一,使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下,一些不具有进馆价值的档案也随之入馆,造成进馆档案质量不高。由于上述原因,档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案,还有相当一部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。 2.2认识问题 另一方面,档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效,档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。 2.3鉴定程序问题 鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一,鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中,若发现卷中若有不符合保管期限的文件,就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷,将不需继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明。然后调整档号,保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具,案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作,令许多鉴定工作人员望而却步。 2.4鉴定标准问题 我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,文书档案内容庞杂,涉及面广,在鉴定时困难较大,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。其次,文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料,不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异,有的作为永久收藏,而有的可能作长期甚至短期保存,而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值,这样才有利于珍贵档案的保存,才能体现档案管理机构的作用和地位。 2.5归档文书档案的问题 首先,文书档案是工作活动的原始记录,但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在,档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容,但有责任也有义务对其进行鉴别、评价,以指导利用者。其次,不少单位除综合部门形成的红头文件外,对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整,编号文件本身连接不上,缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样,在不同程度上造成了归档文件材料不完整。 2.6管理方式问题 装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展,现在对档案鉴定后,如发现失去保存价值需剔除的档案,即使仅有一份,也要全卷拆开,页号重编、目录索引重新搞,一系列的连锁反应,工作量十分大。因此,很多情况下,明明知道有些案卷的档案已失去保存价值,但考虑到牵一发而动全身,即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。 2.7期限问题 长期以来,档案部门一直承袭这样的理论与办法,即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外,其保管期限为长期或短期,并认为“这样会减少重复档案的数量”,但在实际操作过程中上,并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大,有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到,同一馆内重复性就这样大,加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案,因此,这也是造成重复性归档的现象的重要原因。 3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略 3.1完善鉴定理论 我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究,而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻,缺乏足够的实用性,可操作性不强,在实际工作中就显得空泛。因此,要完善档案鉴定理论,使其更具有实践操作性,逐步实现鉴定标准的多元化,更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时,要加以正确的吸收与借鉴,同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善,形成具有针对性的档案鉴定理论,以引导鉴定实践前行。 3.2设立专门鉴定机构 为了确保鉴定工作顺利进行,在档案馆内应健全必要的组织机构,专人负责鉴定工作,建立必要的监督机制,严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计,对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作,主要是制定鉴定计划,对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别,提出鉴定意见,确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责,为确保这项职责的正确遵守,公证机构应设专人保管公证档案材料,防止遗失或泄密。 3.3细化文书档案保管期限表 各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定,并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款,制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强,即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例,使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是,档案室细化的文书档案保管期限表,需经本机关领导人审查批准后,要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构,经过审查批准后才可实施。 3.4规范鉴定程序 3.4.1重视进馆质量 加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定,档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定,档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度,确保案卷质量的关键,为保证档案进馆质量。 3.4.2完善鉴定程序 改变档案鉴定工作的一次鉴定制,规范为二次复核制、三次确定制。第一,由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分,剔除无保存价值的文件,划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二,由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外,对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁,使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。 3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用 3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用 首先我们要建立档案数据库,将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说,文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观,档案材料的所有著录项都能在屏上显示,并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致,符合录入人员的习惯,便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能,有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错,确保档案数据存储的质量,力求准确、规范。 3.5.2检索技术在文书档案鉴定工作中的应用 在文书档案鉴定过程中,充分利用检索技术。传统的档案检索采用人工检索,有目录、索引、专题汇编等工具,检索速度缓慢,不能及时满足鉴定工作的需求。现代的检索则已实现计算机检索,有关键词、条件、逻辑、模糊、组配和属性检索等方式可供选择,用户只需将查阅信息输入,计算机就能迅速将符合要求的所有文件调出。用户可根据需要直接通过屏幕阅读文件内容,也可以采用打印输出。如果需要档案原件,则可以根据屏幕上显示的文件编号从库房卷盒中调出文件,这样就大大提高了鉴定工作的效率。 文书档案论文:医院文书档案管理论文 1取得院领导重视 文书档案管理工作离不开院领导的大力支持,文书档案管理人员需向领导阐述自己的工作性质,证明这项工作的重要性,及时向领导汇报工作情况,取得领导重视。 2完善文书档案管理基础设施 文书档案管理离不开打印机、复印机和扫描仪等基础设施,医院应加大对文书档案管理工作的资金投入,完善管理设施,提高办公自动化水平,进而提高员工工作效率。 3创新管理理念 信息化发展迅猛,具有便于信息检索、更新、维护的优势,医院应建立自己的网络信息管理系统,并将文书档案信息管理纳入其中。把以前纸质的文件都分类录入到数据库中,此后的每份文书档案信息按照规范的分类方式分别存入不同的数据库。医院工作人员在借阅档案资料时,可以先征询信息管理员的同意,通过网络快速查找。采用这种管理方式可以节约纸张,防止信息因纸张损毁而丢失,更具安全性。此外它还具有管理方便、查询快捷的优势。 4注重文书档案信息的安全性 对于纸质档案,要注意保存在安全位置,既要防止信息泄露,还要预防纸张损坏。可以定期将文书档案资料装订在一起放入保险柜中。如果采用信息化手段管理医院文书档案资料,必须重视医院网络信息系统的安全性,通过及时更改密码,设多重密码,及时更新系统、更新病毒库等方式保障信息安全。对于十分重要的信息,医院可以选择不联网保存,以防黑客入侵。 5加强文书档案管理的监督工作 做好文书档案的监督工作要从两方面入手:文书档案管理部门,医院各科室。 1.监督文书档案管理部门。建立科学的监管方案,设立独立的监管人员,督促文书档案管理工作者及时完成接收到的任务,不得随意拖延或将任务转交他人,不得随意透露医院文书档案信息,档案归档要严格按照归档标准,注意档案信息录入的准确性。 2.监督医院各科室。文书档案管理部门要委派专人定期要求各科室汇报档案信息,不允许各科室出现文件资料大量堆积情况,从源头掐断档案信息遗失的苗头,确保档案信息完整无误,保证文书档案管理部门年终不会出现工作大量积压。 6重视文书档案管理队伍建设 文书档案管理工作虽不能为医院创造直接的经济利益,但它却是医院长远发展的保障。因此,医院要提高管理队伍综合素质,建设一批思想端正、技术过硬的文书档案管理工作者。重视对文书档案管理队伍的建设,引进专业管理人才,对现有工作者展开培训,提高管理人员对管理工作的重视程度,传授专业管理技能。此外还要对文书档案管理人员定期开展思想政治教育,提高他们的保密意识,确保医院重要信息不会泄露。鼓励员工开拓思维,寻求更好的管理手段,提高工作效率和工作质量。 7采用激励机制 医院可以在文书档案管理部门采取激励机制,对于工作效率高、工作质量高的工作人员给予物质奖励,以此提高大家的工作热情,让管理人员更重视自己的工作。重视文书档案管理,就是对医院信息安全的重视,是对医院长远发展的重视。我们应积极学习先进技术,创新管理理念,改善管理方式,在发展中不断弥补不足,适应医院对文书档案管理提出的新要求。 作者:王晶选 单位:清远市中医院 文书档案论文:医院文书档案管理的优化对策 一、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述 (一)医院文书档案管理的投入过低 由于医疗用房的紧张,医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明,管理不完善,医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合,与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。 (二)医院办公室文书档案意识薄弱 长久以来医院多偏重病案档案,医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降,浪费程度极其严重,不能达到预想的可观状况。 (三)医院在文书与档案工作中存在的不规范现象 现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如:版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。 (四)医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高 目前,我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识,责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象,不符合办公室文书档案管理的规范准则。 二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施 (一)强化医院文书档案管理工作的规范衔接 实现文书、档案工作一体化,要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关,实现标准化和规范化,在公文办理完毕后,应及时整理立卷及归档。 (二)提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识 医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进,办公现代化是社会发展的必然趋势,信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。 (三)提高医院文书档案管理工作人员的积极性 健全相关的规章制度,加强档案整理工作的检查与监督,全面提高思想认识,促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关,增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情,提高实事求是的工作态度,及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。 (四)建立医院文书归档的制度 具体到一个立档单位,不仅要真实、客观,要有归档的时间、范围、要求,保证文件的完整。文书档案整理的内容:档案的系统化(档案的分类、案卷的排列、档号的编制)和基本编目(编制案卷的目录)。 三、结束语 文书工作是档案工作的基础,档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况,也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度,搞好文书档案工作的规范衔接,加强各部门之间的协作,提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化。 作者:李春蓉 单位:成都市妇女儿童中心医院
城建档案论文:城建档案管理数字化建设思考 【摘要】 为了满足时展的需求,档案管理工作也迎来了新一轮的改革。信息技术在各个领域中已经高度普及,档案管理的数字化趋势已经成为了必然。而城建档案作为城市发展历史的“见证者”和“记录者”,其数字化建设的全面落实也显得更加迫切,本文针对城建档案数字化建设的问题进行几点研究。 【关键词】 城建档案;数字化建设;思考 引言 在城市建设和发展的过程中,城建档案是非常重要的依据和参考,它记录城市建设活动中的重要信息和事件,在社会进入了信息化时代之后,城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变,实现档案管理的数字化,能够克服档案档案管理中存在的诸多问题,同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力,促进城建档案工作的可持续发展。 1.城建档案管理数字化建设中存在的问题 任何事物的发展都不是一帆风顺的,在构建城建档案管理信息化的过程中,也会遭遇很多问题,管理人员必须要客观看待这些问题,并积极去解决这些问题,才能够更快、更好的实现档案数字化,下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析: 1.1我国在档案管理过程中,长期存在技术落后、管理制度不完善的问题,在实现数字化管理也是如此,计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱,不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速,如果基础性建设不完善,那么数字档案信息也很难及时更新,同时也不利于信息储存的安全性与规范性。 1.2从城建档案管理的特点来看,其具有一定的法律价值,在以往的管理中,纸质档案是主要的记录载体,档案信息在被记录之后,改变比较困难,因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比,存在明显优势。但是实行了数字化管理之后,网络技术本身存在很多安全隐患,加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺,数字档案信息的安全性得不到有力保障。 1.3数字化档案信息具有一定的共享性,也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征,实现了信息共享,就可以全面提升管理的效率和质量,可以节约大量沟通交流的时间,对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一,必须要统一所有的数字档案形式,才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范,同时在数字化建设方面也比较欠缺,这样必然会影响日后的资源共享。 1.4传统档案虽然管理任务重,但是在保存上相对安全,并且也具有良好的稳定性,保存时间很长,因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化,为管理人员提供了极大的便利,但是缺乏对管理环境依赖性较大,必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现,一旦系统环境出现了问题,信息数据就非常容易丢失,电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案,这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。 2.对做好城建档案数字化建设的基点思考 基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究,可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切,在信息化的背景下,数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势,因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。 2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提,科学的规划能够提成数字化建设的速度,也能够保障数字化管理的顺利进行。首先,要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化,这个转化工作的工作量非常大,因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解,做好调查分析,在这个前提下,对数字化档案的转化工作进行全面规划,转化需要依据一定的规范和程序进行,要掌握重点,主次分明,因此做好调查,合理规划是不可缺少的环节。 2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据,因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时,必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求,建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。 2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络,创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备,还要有相应的软件,建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证,以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。 2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。 2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能,为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求,并为其提供查询和使用的服务,以实现档案的最佳使用效益。 结束语 城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面,并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展,必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范,客观看待存在于建设过程中的问题,有目的、有针对性的制定建设措施,这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设,为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。 作者:杨桂榕 单位:黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处 城建档案论文:基于综合素质的城建档案管理论文 1如何提高城建管理工作者综合素质 以目前城建档案管理的实际工作情况看,基层的城建档案管理人员是推进城建档案的实际推动者和执行者,无论政策、管理方针如何制定都需要基层城建档案人员的推进。所以要提高城建档案人员的综合素质,应该从下面几方面着手: 1.1制定具体的城建档案管理人员守则,选择专业化城建档案管理人才。 挑选优秀的城建档案管理人才是确保城建档案管理取得积极效果的保证。首先,我们要根据城建档案部门的具体实际情况,制定出具体的管理人员守则,做到管理的有理有据。再次,我们应加大人才的招募,吸引高素质人才投身建城建档案的管理工作,同时注意培养年轻员工。 1.2极开展专业技能培训,努力提高城建档案管理人员素质。 在信息化技术快速发展的今天,城建档案工作也面临着新的环境和挑战,所以必须加强对城建档案工作人员进行有关的业务培训,以保证城建档案管理工作能够适应更好的社会的发展。同时由于城建档案工作涉及重大,城建档案管理不当发生错误可能会决定城建工作的成败,所以在对员工进行专业技能培训的同时也要加强对员工进行职业道德方面的培养,培养员工爱岗敬业、工作认真负责的品质。 1.3宣传贯彻法律法规,明确城建档案管理的重要作用。 城建档案管理工作在目前具有信息化和法制化的特点,为此我们在城建档案管理中也要宣传和贯彻法律法规,使城建档案管理人员能够熟知城建档案管理相关的法律法规,保证城建档案管理的有效性和合法性。因此,对城建档案管理人员的法律法规意识的培养十分重要。 1.4加强对基层城建档案管理人员的管理和引导,使其明确城建档案管理的重要性。 基层的城建档案管理者的素质是保证最终管理效果的保证,如何激发基层员工的工作积极性和主观能动性,引导其不断提高自身的服务意识,灌输城建档案管理的重要性,是全面提高城建档案管理质量的重要保证。 2做好城建档案管理工作要有明确的服务管理理念 在城建档案的实际工作中,要想做好任何工作,必须具备明确的服务意识,从某种角度来说城建档案管理业属于一种特殊的服务行业。服务管理理念的选择是管理者必须面对的问题,可以从以下几个方面入手: 2.1确定主动服务的理念。 主动服务的对象是城建档案的利用人员,服务的内容很多元化,各类城建档案都包括其中。可以用查询、复制等方式对城建档案信息进行推广,使可利用城建档案者拥有高效、便捷的服务。主动服务是一个创新理念,是新形势城建档案工作的必经之路。当前城建档案工作的首要任务,就是要确立全新的服务理念,强化城建档案工作人员的服务意识,要从传统的城建档案管理向城建档案信息系统管理过渡,改变以往仅限于提供城建档案原件的低层次的被动服务状态。 2.2确定运用现代化的信息技术的理念。 随着计算机技术、电子信息技术及网络技术的发展和普及,城建档案工作由手工操作向现代化方式转变,由实体化管理向信息化管理发展成为必然趋势。对我国目前的城建档案工作现状来讲,网络化信息服务的兴起,既是挑战,也是机遇,关键在于我们如何把握机遇,迎接挑战,在新的社会环境中重新定位,做好过渡时期城建档案信息利用工作。实践证明,没有现代化的技术、设备和手段应用于城建档案信息资源的开发,就根本谈不上科学合理地利用城建档案信息资源。运用现代信息处理技术手段来开发城建档案信息,可以极大地提高开发能力和效率,从而提高城建档案信息资源的利用率和城建档案管理部门的服务水平。3.3确定提供优质的城建档案信息的理念。城建档案信息的好坏直接影响着其服务的基础,在新环境下工作人员应该抛弃传统的档案管理机制,积极的开发、大胆的应用新的档案管理方法,搜集有价值的信息,用优质的信息资源回馈社会、服务社会。 2.4做好城建档案管理工作既要分析现有问题也要制定具体解决措施。 在现阶段城建档案管理工作虽然得到了一定程度的重视,但是由于一些体制原因和管理手段的制约,导致城建档案管理人员流动性太低,新鲜血液基本很难输入。由于管理制度很难在根本上得到改善,在一些城建档案所,看管疏忽,甚至无人看管的情况非常严重,这就需要国家制定相关政策,加强对城建档案管理的投入。 2.5城建档案管理体制不成熟,城建档案管理制度需要统一和细化。 在目前城建档案管理中,受到城建档案管理体制的制约,城建档案管理体制还不成熟,城建档案管理制度也没有做到统一和细化,由此导致了城建档案管理在具体管理过程中效果不理想,有时甚至还出现冲突。为此,我们必须对现行的城建档案管理体制进行改革,必须要建立完善统一和细化的城建档案管理制度,保障城建档案管理的有效进行,使城建档案管理能够发挥积极作用,取得预期的效果。 3结语 在现今的社会形势下,城建档案管理工作是十分重要的,其既是经济发展的需要,也是信息化发展的需要。为了确保城建档案工作能够取得积极的效果,我们必须加强城建管理人员的综合素质培养,发掘出优秀合格的专业人才,从而提高城建管理的工作质量,促进城建档案工作的快速发展。 作者:刁仁丽 单位:通化市城建管理监察支队 城建档案论文:计算机应用下城建档案管理论文 一、城建档案管理应用计算机的必要性 在城市的信息管理中,城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平,带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中又非常大的优势,比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等,通过计算的这些优点可以有效的提高城建档案管理工作,并且使城建档案管理工作不断的规范化、科学化。目前,我国的城建档案管理工作大多还是人工管理,或者是半人工管理,这无法充分的发挥出城建档案信息的功能。因此,在城建档案管理中要应用计算机,提升城建档案现代化的管理水平,从而适应现代化的信息处理。 二、城建档案管理中应用计算机的功能 (一)自动化管理城建档案 计算机有着高效并且快速信息处理的能力,并且可以快速的输出、输入以及贮存信息,并且可以进行推理与判断,所以在信息处理时,应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化,可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理,从而提升城建档案管理工作的效率,促进档案信息的使用和开发。 (二)数字化管理城建档案 在城建档案管理时,纸质的档案信息在录入时非常麻烦,需要浪费大量人工以及纸张,并且修改和查阅都非常不方便,保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机,就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理,并且档案信息可以通过网络迅速的传递,以便于档案信息的使用。因此,城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理,降低档案管理成本,提升档案的利用率,信息档案也不会发生磨损和丢失,在使用中可以迅速调取和传递,极大的提升了城建档案管理的效率。 (三)网络化信息检索 目前,在图书管理中已经广泛的应用信息检索,并且取得了非常好的效果,获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机,能够实现档案信息检索网络化,在档案信息检索时可以使用脱机检索,只能网络检索以及联机检索,这样可以实现城建档案信息资源的共享,促进城建档案管理水平的提升。 三、计算机在城建档案管理中的应用 在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息,这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中,城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识,还要掌握先进的技术,充分的动脑思考后再进行工作,做好城建档案信息的收集和整理工作,掌握最及时的资料,为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中,计算机知识起到了辅助的作用,是辅助工具,但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后,在输入计算机中,要保证信息的准确性,否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后,要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中,很难把完整的资料和信息都收集完整,所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工,这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类,然后输入到计算机中,就能够实现城建档案管理电子化。最后,要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息,提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率,有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间,及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上,只要一次投入就可以,节约了大量的资金,并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案,可以拷贝多份信息,从而扩大信息的使用和影响,提升了城建档案管理工作的质量。 四、结语 城建档案工作对城市的发展有着重要的作用,是一项艰巨而长期的任务,所以在城建档案管理中要不断的研究管理的手段和方法,提升城建档案管理的效果和质量。利用计算机管理城建档案,可以实现档案管理工作的网络化、数字化,提升使用档案信息的方便性,加强城建档案信息的利用率。 作者:祖木兰·米吉提 单位:乌鲁木齐市城乡建设档案馆 城建档案论文:城建档案管理的创新 一、对于城建档案馆的性质和定位需要重新认识 在城市管理规划建设中,所以应当将城建档案馆的工作纳入到建设事业发展的具体规划中,明确具体的分管领导,制定出各类相关的政策措施,并且加以完善,并且做好城建档案管理机构的建立健全,赋予其管理与保管的职能,从管理范围、人员编制以及机构设置等方面对部分实际问题加以解决,另外在人力、物力以及财力方面要给予一定的支持和适当的政策倾斜,推动城建档案的可持续发展。城建档案馆是城市信息科研的重要基地,也是技术创新、城市历史和信息技术研究的基地。 城建档案馆所具备的基本的社会职能在于历史的保存、现实的服务以及未来的倾向,要懂得将工作的中心放置在社会服务的职能方面之上,强调“公共”,不断地挖掘信息化资源,更新自身的服务观念,不断地创新服务机制,通过现代化技术的运用来转变传统模式下的服务方式,确保服务工作能够紧紧地围绕市场需求和城市建设工作重心开展。 二、提升城建档案服务水平,致力于队伍建设 1.提升教育培训工作力度。城建档案服务水平的提升,离不开财务人员的专业素养。档案馆则需要为管理人员创造更多的专业培训的学习机会,以此来提升其工作能力,从而让服务水平更符合现代化需求,如此才能够让城建档案服务工作充满生机与活力,满足新形势的要求。 2.积极组织业务之间的交流。开展多种形式的业务观摩活动,介绍相关的先进管理方式,努力提升自身的业务能力与水平。开展城建档案管理的调查研究工作,将好的建议及时上报上级有关部门,强化基础业务建设,提升管理人员的综合能力,为城建档案管理提供帮助。 三、做好城建档案工作机制的创新 城建档案管理工作创新发展的实现,需要从以下几个方面入手:第一,特色档案收集力度有待加强,现代化社会是一个网络信息化社会,我们只有通过具有特色的馆藏来提升竞争力,强化收集力度,才能够扩大信息源;第二,做好数字化城建档案馆建设的全面推进,将城建档案管理的工作重心向着信息深化、数字化处理的方向转变,积极开展网络上的查阅、咨询以及利用等服务工作;第三,实现数字化的城建档案信息,对于城建档案馆的各种载体的信息进行分阶段、有计划的数字化转换,将其转变成能够直接加以利用的数字化信息资源,并且建立相应的信息数据库,实现动态式管理;第四,及时更新城建档案信息。通过信息的采集、录入、汇编以及检查等制度的简历,确保档案信息的收集与应用能够保持在一个良好的循环系统之下,如此才能够提供高效、便捷、快速的社会化信息服务。 四、强化城建档案的宣传教育工作 城建档案管理工作强化,首先要提高人们对档案社会的意识强度,能够摒弃重视建设、轻视档案、重视实际使用轻视管理思想等情况。城建档案管理工作从原来的无到今天的有,从以前的单一到现在的全面,从原本的简单到现代的复杂,大部分人都能够对城建档案管理工作有所了解,但是依然存在部分人员无法全面的认识与了解城建档案,这就需要我们在宣传、教育工作上加以强化,要让人们明白假如档案社会意识过于薄弱,就会导致建设管理工作与利益之间出现脱节的现象。 例如:建设完毕不建档、建设施工不查档、城建管理不用档等。实质上来讲,就是局限于眼前利益,忽视长远利益的体现。所以增强人们的档案意识,加大宣传力度,才能够确保人们正常的生活生产、造福子孙后代。 作者:王伟国 周晓梅 单位:临沂市城建档案馆 城建档案论文:城建档案监管强化路径研讨 本文作者:邵伟 单位:大庆市让胡路区银浪街道办事处 加强协调,创造利于城建档案工作开展的良好环境 各级城建档案管理部门的领导要高度重视城建档案管理工作环境的建设,创造良好的城建档案管理的体制环境、法律环境、人才环境、创新环境等。要加强与各部门、各单位的协调,认真理顺各种关系,正确处理好与各级档案行政主管部门、规划建设行政主管部门以及市政、交通和水利建设等主管部门的关系,理顺好各级城建档案管理部门之间的关系,取得各部门、各单位的大力支持配合,做到体制顺畅、依法治档、创优争先、业绩突出,保证城建档案管理工作的顺利推进。 加强业务指导,抓好城建档案接收进馆工作 “档案的收集是基础”,收不到档案就谈不上利用。过去,不少报建资料、地下管线资料、测绘资料等收不到、收不齐,竣工图没有真实反映建设成果的问题时有发生。因此,抓好城建档案的收集工作就显得特别重要。为此,必须加强业务指导工作,主动到项目工地开展业务指导,并定期举办各种业务培训班,进一步提高基层单位、工程建设项目和广大群众对城建档案重要性的认识,了解城建档案法律、法规和规定,以及城建档案收集的工作职责、内容、质量要求和验收移交的程序,提高城建档案的收集质量、收集效率和进馆率。 推进数字城建档案馆建设,实现城建档案信息化管理 在信息化建设过程中,电子档案具有纸质档案无可比拟的优越性,能够准确、及时、高效地形成、传递和管理信息。建设“数字城建档案馆”已经是城建档案馆发展的必然方向。建设“数字城建档案馆”,要从档案的形成、接收、保管和利用中实现数字化;要与电子政务建设相衔接,实现在互联网上办公,在互联网上直接形成、接收、保管、编研、鉴定、查询利用;要建立城建档案信息数据库,形成保密层、半开放层(内部层)、开放层信息系统,通过权限管理,对不同的群体提供不同的服务,实现信息共享,从而实现城建档案管理信息化。 加强馆库建设,提高城建档案馆的安全保障能力 档案接收进馆以后,必须保证档案的安全完整。为此,应加强档案基础设施建设,加快档案馆库建设,提高档案安全保障水平。据了解,我国很多城市的档案馆库都在上世纪80年代和90年代初建设,面积小,设施落后,不少城市特别是中小城市馆库条件非常差,已远远不能适应目前城建档案发展的需要,急需建设档案馆库。因此,各地要抓住机会争取建立新的档案馆库,严格按照档案库房的建设标准兴建,并加强档案库房安全设施建设,安装自动消防设施,提高防火能力,建立温湿度自动调节设施,保证档案库房控制在规定的温湿度范围,装备安全监控设备,保证档案安全受控。同时,要根据档案保管要求,加强各种基础设施建设,保证库房档案的安全。 挖掘档案价值,提高城建档案利用水平 城建档案不仅反映的是工程建设活动的基本情况,能为城市规划、建设、管理和科研提供重要的依据和参考作用,还承载着城市发展的文明,对研究城市发展具有重要的意义。如何利用好这些资源,挖掘档案的内在价值,积极为城市建设发展服务,为政府、项目、社会、群众提供准确、及时、高效的服务,是城建档案工作的重要内容。在挖掘档案价值的过程中,我们不能处处以保密为由,把档案“密封”在库房中,当作“宝贝”不给使用。而应根据有关规定,在遵循保密原则的同时,制定查询利用的规定,合理科学地利用城建档案信息资源,为城市建设发展服务。如利用馆藏档案在“三旧”改造、建筑节能、公共建筑的抗震加固、防灾减灾、房屋建筑普查等方面发挥更大的作用,在研究城市建筑文化的发展、城市建筑历史等方面发挥重要的作用。 依法治档,推动城建档案事业健康发展 依法治档作为依法治国的一个重要组成部分,是档案事业持续快速发展的重要保证。城建档案事业的发展,必须增强法治意识,坚持依法治档、依法行政。无法可依,有法不依,执法不严,违法不究,必然会阻碍城建档案事业的发展。要做到有法可依,建立和完善城建档案法律体系,如建议尽快出台城建档案利用规定,各省、市要根据上位法制定地方的法规和实施细则等;要做到有法必依,严格执行相关的法律法规,如严格执行预验收制度等;要做到执法必严、违法必究,对不按规定向城建档案馆移交档案及其他违法行为;要按照相关规定进行处罚,保证各项工作顺利开展;要实行政务公开,增加工作透明度,把有关城建档案管理的法律、法规、标准、规范、政策文件和办事程序、有关要求在门户网站、办事窗口公布,增加办事的透明度;要严格按程序办事,在业务工作中按照有关规定和办事指南的要求开展各项服务工作。 城建档案论文:城建档案监管工作思索 本文作者:孙艺文 单位:云南省昆明市石林彝族自治县城建档案室 要做好城建档案管理工作,首先要建立健全管理机构和管理制度 有效的管理机构,是管理工作的前提和保障。作为一个县级的城建档案室,本人经历了从兼职管理到专职管理再到专管机构管理的历程,从不被人理解到有所认识到理解到重视最后到得到尊重的曲折历程,其中可以说是充满了辛酸和感概。其中最大的感概就是,管理机构的建立和管理体制主客观的健全,是城建档案管理工作的前置和保障,当初刚开始开展这项工作时,大多数人不理解,认为是多此一举。后来在上级领导的支持和关心下,成立了城建档案室,并制定了档案的收集整理、阅卷归档、管理利用制度,这项工作才算是逐步走向正轨,到后来,随着城市建设的迅猛发展,城建档案在城市建设中得到广泛利用,人们对城建档案也从被动服从到理解配合,现在很多建设单位是主动咨询,要求提交管理。可以想见,如果没有相应的管理机构,就难以有健全的管理制度,也就无法形成档案的有效收集和利用了。 与时俱进,做好城建档案的信息化管理工作 与时俱进是每一个国家工作人员在日常工作中应具备的基本素质,包括工作理念、工作制度、工作方法,在城建档案管理中同样如此。随着城市建设规模的日益扩大,城建档案无论从数量上还是类别上均有了巨大变化,传统的管理模式已不能适应新的形势和要求,档案管理工作也面临着改革完善的要求。电子信息化管理电子信息化管理就是城建档案管理工作现代化的标志之一,它具有多种功能,从目前的科技水平来看,电子信息化应用于城建档案管理方面,主要有以下功能:存贮、补充、修改和调整城建档案检索目录及内容。输出城建档案内容,提供、查阅并按照要求进行出具和打印材料等。编制各种类别和城建档案材料的登记、统计表册。对所贮城建档案信息进行分析比较、综合判断、排列统计,按需要提供有关城建档案方面的情况,作为所需部门决策参考。对特殊需要的部门和领导,应采用与电子计算机系统相连接的终端,阅读城建档案内容,提供远程的服务,免除借用的来往之劳。实现档案利用网络化。在档案室配有电子屏幕和触摸查询设施。在瞬息万变的经济时代,根据不同查档者的要求,做好档案咨询和信息服务。 建立计算机系统,建立城建档案新途径,提高城建档案的查全率、查准率和检索速度,提高服务质量等等。电子计算机在城建档案管理中的功能是很广泛的,可以预见,随着城建档案提供利用工作的深入发展和电子计算机自动化系统的完善,其功能将会得到更充分的发挥。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件:培养熟练掌握电子计算机技术的人才,普及电子计算机知识,使专业技术人员和管理人员相结合。打好管理科学化的基础,建立健全各种规章制度,实现城建档案管理工作标准化。加强对数据的管理,确保数据准确、及时、系统。建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看,最需要解决的是著录与标引。一个完整的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为:档案数据的收集——档案前处理工作——档案数据的录入——档案数据的存贮——档案数据的加工——档案数据整理——档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的基础,档案前处理工作是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工、组织,最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式的过程。即形成计算机语言的过程,这项工作不仅难度大,质量要求高,而且工作量大,耗时长,是一项比较复杂的技术很强的工作。 因此,从事这项工作的人员必须具备较高的专业知识和计算机应用知识,要掌握一定的标引技术和方法。我们还应积极探索档案信息数字化新途径。网络、通信技术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然趋势,档案数字化是城建档案管理的发展方向,开辟档案原文计算机管理的新领域、创建网上档案馆为城市建设的可持续发展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理,保证真实、可靠、完整、可用的城市建设文件与档案信息在电子、数字和网络环境下达到积累、共享与交流。其他载体信息的管理对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法,最好做到专人负责,专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训,取得相关的资格等。不同载体的档案整理要遵循不同的原则,但总的要遵循基本建设程序,按照呈报、设计、施工、竣工、验收四个基本形成阶段,进行分门别类的系统整理,使其保持内部有机联系又有始有终、成龙配套,达到完整、准确地揭示城市建设活动的真实历史面貌的目的,同时又便于保管和提供利用。 做好城建档案的保密工作 城建档案的利用是城建档案工作的最终目的。城建档案作为一种重要的科技信息资源,是城市建设机制良好运行的基石,也是档案事业全面发展的重要组成部分。做好档案的保密工作尤其重要,要注意以下几点:档案保管过程中的保密工作做好档案保管期限与保密期限的区分划分工作。做好档案密级的划分调整工作。档案利用过程中的保密制度做好制度建设。做好监督措施。做好档案开放中的保密工作做好档案的审查工作。做好档案的解密工作。 做好城建档案的宣传教育工作 加强城建档案工作管理,首先必须提高人们的档案社会意识,消除重建设轻档案,重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有,从单一到全面,从简单到复杂,经历了相应的发展过程,在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天,仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解,这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作,须知档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节,规划收资不归档,建设施工不查档,建设完毕不建挡,城建管理不利用档案等。这实质是只顾眼前利益,不顾长远利益的集中反映。因此,做好宣传工作,增强人们的档案意识,是关系到人们的正常生产、生活和造福子孙后代的大事,功在当代,利在千秋。 城建档案管理的学习研究和科学利用 档案管理是一门科学,城建档案管理同样如此,作为综合档案的一个组成部分,它与其它档案管理工作具有相当的共性,如档案的收集、整理、立卷、归档,甚至利用、保管,与其它档案分别不大。但作为一门专业档案,它又具有相当专业素质要求,在管理中具有一定的特殊性。作为一名城建档案管理工作者,除了要掌握档案管理通用的基础知识外,还必须对城乡规划、建设、测绘、建筑、施工等一系列专业知识有相应的了解,才能做到档案管理的科学化、规范化,才能建立科学、完整的档案检索系统。这就决定城建档案工作者要强化专业档案的学习,对档管理方法、管理系统的研究,从而建立既符合国家规范要求又能充公分结合地方实际情况的档案管理系统。档案管理的目的是使之得到有效利用。要使城建档案在城市建设中发挥作用,就要有全面完整规范的档案。城建档案的科学利用,包括建立城建档案的查阅制度、城建档案的借用、复印等制度,要做到城建档案在城市建设中发挥效益,又要防止有人利用档案作出危害社会的形为。 最主要的是遵守《档案法》和《城市规划法》,这是因为在城市建设和发展中,规划是龙头,城建档案是记录整个城市建设的索引,抓好城建档案工作,不但要认真贯彻好《档案法》的实施,而且还要贯彻好《城市规划法》。要把城市真正建设好、管理好,让城市在国民经济发展中充分发挥主导作用,抓好城市规划,实际上也就抓好了城市规划建设管理的关键,城建档案工作的建立健全,则又关系到城市规划建设管理和今后的维修及改扩建的顺利进行。总之,城建档案管理工作在城市发展、城市建设中具有重要的意义,它不仅可以为城市建设提供详实的信息资料,还能对人们研究城市历史、城市文化提出有效帮助。作为基层城建档案管理者,我们要热爱自己的工作,并为之努力和自豪。 城建档案论文:城建档案多元化发展思索 本文作者:颜雪华 单位:浙江省丽水市城建档案馆 城建档案的数字化发展,可以使各项工作更趋于规范化运行,按统一的标准与规范,形成城建档案数字资源库集群,并通过高速网络及数据互操作技术,将这些数字资源库集群连接起来,建立数字城建档案的数据仓库与交换中心,实现数据共享,更好地为城市建设服务。这些数字化的城建档案信息关乎城市未来的运转,既影响相关决策机构的判断与决策,更会影响到经济社会发展的各个环节,甚至会影响到每个公民的生存与发展。城建档案的数字化发展可以使城建档案的管理更加规范有序,更加高效快捷,更能发挥效益。城建档案数字化发展有利于城建档案的开发。 城建档案的数字化给城建档案信息的开发与利用提供了更加便利的条件,为深层次服务提供了可能。用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询,不仅可以满足用户对查全率、查准率的要求、还可以对查询结果可进行显示、排序、转存、打印输出等功能。同时,城建档案数字化还可以支持社会各部门开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台,如支持城市道路交通智能化、城市环境保护智能化、住宅小区智能化、城市建设管理智能化、城市生态建设或改造虚拟现实等。 面对新的形势,城建档案管理工作任务更加繁重,工作标准要求更高,需要有关人员必须要正视当前城建档案管理中存在的矛盾和问题,采取积极有效的应对措施提高城建档案管理水平。城建档案数字化发展趋势认识不明确。随着城建档案管理机制的不断完善,越来越多的人认识到了城建档案的重要作用,但有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足,特别是一些人对城建档案数字化发展趋势认识不足,对城建档案数字化不重视。有的对城建档案数字化的投入不足,有的重建设、轻档案的思想比较严重,只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题,对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够,有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围,更没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案管理的完整和齐全,导致移交城建档案不配套,不完整,一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。 城建档案管理者素质与发展要求不相适应。虽然近年来城市化进程在不断加快,但总体来讲城建档案管理工作起步还较晚。近年来,虽然已经基本形成以城建档案馆为主体,以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络,但是,城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比,还有一段不小的距离,其中一个重要薄弱环节,就是一些从事城建档案工作的人员,或者因为没有系统学习过城建档案管理知识,或者半路出家,对城建档案工作不熟悉,或者随着科学技术的发展,计算机、网络等现代化管理设备进入了城建档案管理的领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。信息系统安全是制约城建档案数字化发展的瓶颈。城建档案的数字化优势之一就是通过网络实现城建档案信息资源的共享,减少重复劳动,搞资源利用效率。要依靠于网络技术,将数字城建档案信息在局域网或广域网上传输,而保障信息系统的绝对安全,是制约城建档案数字化发展的拦路虎,就目前来讲,计算机系统的安全没有一种一劳永逸的解决措施,需要将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用,制定并严格执行安全管理制度,以堵塞管理方面的漏洞,提高计算机系统的安全性。 城建档案数字化发展是推进城建档案管理更好地为经济社会发展服务的有力抓手,要最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力,进一步提升城建档案的资源优势,服务经济社会发展大局。归档工作。城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础。必须要大力开展城建档案的接收、收集和征集工作,进一步丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构。要进一步加大对重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度,加强馆库基础设施建设,加大硬件投入,积极争取各类与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、扫描仪、数码设备、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备,为城建档案数字化发展打下坚实的基础。大力推进数字城建档案馆建设。各级要进一步加大对数字城建档案馆的建设力度,通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现档案信息资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。加大以城建档案管理系统为核心的数字化城建档案管理系统建设,以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心,加快数字城建档案馆建设。 “管理统一平台”方面完成数字化生产系统、档案利用子系统的开发,优化了声像档案系统,并试验GIS模式下各类档案叠加串联方式;“统一门户”方面,档案统计子系统及档案利用、报送、验收、培训、征集“一站式服务”各功能模块,要强化档案信息对外服务上的功能,实施档案信息服务分权阅览方案。大力提升城建档案管理人员信息化水平。城建档案各类繁多、要求标准高,这就要求城建档案工作者必须具有多方面的知识,既要有城市建设方面的知识,又要有档案管理方面的知识,这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识,加强全面学习。要加大以提升信息化素质为主要内容的城建档案管理人员教育培训工作力度,通过采取多种渠道,多种形式举办各种类型的培训班,建设一支开拓进取、知识和专业结构合理,既懂业务又熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动,介绍相关科技动态和应用情况,介绍先进管理方法和手段,提高领导和业务人员的管理水平。同时,要创新服务方式,积极做好相关服务工作,充分发挥城建档案服务职能。 城建档案论文:城建档案公共关系合理利用思考 本文作者:胡韵琪 单位:广东省中山市城建档案馆 公共关系在城建档案中的作用 城建档案馆是具有很强的专业性和服务性的社会组织,我国的城建档案管理事业起步较晚,但发展较快。城建档案馆为城市建设管理服务提供重要依据,具有服务性。城建档案馆需在社会其他群体和公众之间建立一种良好的关系状态,公共关系就变得不可或缺。公共关系有利于促进城建档案的内外关系。城建档案是由城市的规划建设方面的资源和信息串联而成,信息沟通与传播是公共关系的特殊手段。组织与公众之间的传播沟通是公共关系的本质属性,城建档案馆公关本质上就是进行有关城市建设信息的沟通。城建档案工作每天都与公众接触,为城市各项建设服务,对外提供城建档案的开发利用服务是城建档案馆的根本目的和职责。而在这一过程中,公众同样能接收到工作人员的信息,广泛听取意见,通过这种互相传递出的信息能促使公众形成对其的印象和评价。城建档案公关有于更好地协调内外关系,通过与公众的接触可以更好地找出不足之处,提高公众对城建档案工作的美誉度,从而树立良好的形象,也能增强工作人员的内聚力,提高城建档案馆的价值。公共关系有利于促进城建档案的舆论管理。 舆论是公众信息的一部分,是一种集中的、强化了的公众信息。任何组织都生存在特定的公众舆论环境中,其行为既受到公众的左右和影响,也影响和左右着公众的舆论。因此,舆论坏境对城建档案的发展有很大的影响。在缺乏对城建档案馆正确认识的情况下形成的一些负面舆论会对档案工作的开展产生阻力。所以,我们必须建立和完善舆论,充分发挥公共关系的作用,通过有目的的活动,将准确的信息传播给公众,利用各种传播媒介,向外界宣传城建档案的正面形象,去影响公众的看法、意见、态度和行为,为城建档案营造一个适宜和良好的舆论环境,更有利于日后的城建档案发展。 如何运用公共关系于城建档案工作 搞好城建档案馆的内部关系。城建档案馆工作人员主要面对主管部门的领导和自身部门的同事,要创造一个和谐愉快的工作坏境必须要运用公共关系来协调内部的关系。要使档案工作更顺利的进行,需要得到领导部门的认可与支持。为此,应该把握一切有利时机,开拓思路,与领导部门形成良好的关系。要尊重领导的意愿,了解主管部门的想法,掌握信息,并要积极主动地向主管部门汇报工作;日常要在工作上和领导多沟通,让领导了解档案工作的最新状况,理解在城建档案工作中遇到的困难和问题,引起领导的重视。要主动地接受主管部门的考核和请示工作,积极完成领导交代的各项任务,拓展工作领域,从而得到领导的支持和信任。城建档案馆正常运转离不开各方面的协调沟通。而加强内部关系沟通的目的,是培养工作人员的向心力、凝聚力,培养其主体意识和形象意识。要想得到社会的认可以前,首先需要得到自己内部工作人员的认可,其次需要赢得内部工作人员的配合与支持。否则,将无法成为一个整体面对外部的公众。每一个成员都是组织的细胞,他们对组织有机体的认同和信赖,是这个有机体得以存在的基础。因此,良好的内部关系是城建档案公共关系的一个起点。 要将全体工作人员组合成一个有机整体,就需要将内部工作人员视作传播沟通的首要对象,尊重工作人员分享信息的权利,争取他们的支持与理解,形成信任与和谐的内部气氛。如果内部传播有障碍,沟通不顺畅,就会在内部产生焦虑、猜疑等消极情绪和现象。要避免这种情况的发生,就需要健全的传播渠道,完善内部沟通机制,使工作人员在信息分享和感情沟通中与工作坏境融为一体。而在日常工作中,培养工作人员的公关意识,提高工作人员的素质,也是另一重点。工作人员的公关素质会直接影响到工作的质量。要使工作人员意识到档案馆的良好形象是靠全体工作人员一起树立和保持的,引导他们主动的宣传城建档案的作用及各方面的成就,关心城建档案馆的形象与公关工作,并提高工作质量,以真诚的服务赢得公众的知名度和美誉度。还要积极主动参加各类专业培训,如进行礼仪语言、仪表、交谈方式等培训提高工作人员的公共态度和能力。对外宣传、介绍城建档案馆的工作性质与成就,是城建档案馆公共关系中最主要的一项任务。城建档案馆需要通过全员公共关系来增强外张力。 每一个工作人员都是城建档案馆与外部公众接触的触角,都处在对外公共关系的第一线;城建档案馆的整体形势必须通过他们在各自工作岗位上的良好行为表现出来。公共关系的目标是追求较高的团体价值,既要塑造组织的良好整体形象,提高组织的社会地位,争取较好的组织知名度和美誉度。要提高档案馆的知名度,增强社会对城建档案的认识,使公众能了解和支持城建档案的工作。城建档案馆的宣传工作不能局限于旧的传统展览模式,可以利用广播、电视、报纸等媒介宣传模式,也可以通过新式展览这种综合性传播媒介引起公众的兴趣和关注。通过灵活地运用文字、实物、模型、录像等多种传播工具,图文并茂,使更多人了解城建档案的法律法规和工作内容,也使公众对城建档案馆工作有充分的了解和正确的认识,扩大其在社会上的影响,增加知名度,实现内聚力和外张力的平衡和双向的调节。城建档案馆在今后的发展过程中还将面临更多的机遇和挑战,我们要打破一成不变的城建档案管理方法,取而代之的是运用新型的公共关系来进行管理。公共关系需要我们不停地学习和完善,才能使之能更好的运用于城建档案事业。 城建档案论文:城建档案管控创新思路 本文作者:孙晓蓉 单位:江苏省连云港市城建档案馆 建立有效的文件档案管理 计算机信息系统,充分、合理、安全的使用电子档案要实现档案信息化,就必须建立有效的城建档案管理计算机信息系统,才能充分、合理、安全地使用电子档案。为此,要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下城建档案管理工作流程,使之适应城建档案管理的需要;其次,依据城建档案形成的处理流程来进行城建档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保城建档案的安全。另外,在电子城建档案使用过程中,也应注意到一是电子城建档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,电子城建档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子城建档案的安全。再就是电子城建档案的真实性问题。在实际工作中,由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理,相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况,多数电子城建档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法,储存电子城建档案选用的载体不耐久等原因,影响了城建档案的完整性、可靠性,从而影响了城建档案的真实性。此外,还有电子城建档案的法律效力问题,通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定,电子城建档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子城建档案未被法律认定的原因。 促进城建档案信息化建设的几点思考 城建档案工作人员要树立城建档案信息意识城建档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。城建档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量,其能动性事关信息化建设的成败,只有让城建档案工作人员在思想上树立城建档案信息的意识,认识到城建档案信息化建设的重要性,城建档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心城建档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使城建档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会城建档案意识在城建档案信息化建设中必然有能动的影响,成为城建档案信息化建设的基本推动力。提高城建档案信息化技术水平。首先要配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用与完善,可通过计算机系统软件的操作及推广,逐步建立统一的操作平台。其次,城建档案中心目录及全文的数字化。城建档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各单位部门每年移交大量的城建档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质城建档案和数字城建档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了城建档案信息数字化的进程。再次,对上网信息进行密级划定。首先制订密级标准,对馆藏城建档案按公开、内部、秘密、机密进行划定;第四,对城建档案信息利用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。选取适合的城建档案管理软件是城建档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的城建档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,城建档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高城建档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着城建档案信息化建设的成败。从安全角度来说,优良的城建档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保城建档案信息安全。 推行城建档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向 信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使城建档案基础建设的重心向城建档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现城建档案管理现代化做出了巨大贡献。城建档案部门建立自己的局域网,计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和城建档案利用过程中发挥着重要作用。随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子城建档案已成为不可回避的现实问题。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的城建档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展城建档案信息化建设的一项重要工作。工程建设的过程就是城建档案形成的过程,这就决定了城建档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程竣工验收的各个阶段,城建档案的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了城建档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。加强工程档案信息化建设,选用适合企业城建档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应城建档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。 现代化的设备需要人来操作,城建档案工作信息化需要人来实现。城建档案管理人员要学习计算机和信息化管理知识,必须具备多元化知识背景才能适应要求,现代化知识将成为每一位城建档案工作者知识构成的要素,同时,也深刻地影响城建档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中。数据质量是计算机管理系统成败的关键,要严把数据关,保证所输入的数据是全面和准确的,否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度,在数据输入之前对数据进行审核,在数据输入之后进行认真校对。因此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识,它们对城建档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握科技档案专业知识,以及城建档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关城建档案专业知识和基本技能。#p#分页标题#e# 从城建档案管理现代化发展趋势看,城建档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。城建档案管理人员必须学习、学习、再学习,城建档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送城建档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为城建档案管理工作者,应看到自身素质与新形势对城建档案工作需要的差距,以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高,尽快使自己成为合格的城建档案工作者。随着设备的更新和引进,城建档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验,精通业务的各种人才,又要注意引进相关学科的专门人才,合理调整城建档案人员的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有城建档案人员的培训和知识更新,使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术,科学地管理城建档案。总之,在信息化条件下电子城建档案已在城建档案管理工作中占有非常重要的地位。城建档案部门转变观念,改变传统的城建档案管理模式,就能够建立有效的城建档案管理计算机信息系统,使城建档案管理工作更好地适应信息时展的要求,为经济建设和社会发展服务。 城建档案论文:城建档案质量相关问题思考 本文作者:杨杰 单位:朝阳县建设局 造成城建档案质量问题的原因 城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象,是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料,其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分,每个部分又包括多个归档文件,少则四五项,多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成:C1管理资料;C2土建工程施工文件(也可称建筑与结构工程施工文件);C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件;C4通风空调工程施工文件;C5电气工程施工文件(含消防电);C6电梯工程施工文件;C7智能建筑工程施工文件;C8室外工程施工文件,每个部分又由具体的文件图表组成。数量大,使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高,这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外,建设工程是一项特殊的生产,建筑实体庞大且固定,工程环节多,涉及面广,因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内,对于纸质档案如不严加保护,高质量的建设工程档案是难以保证的。 施工、监理部门“只看工程,忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理,公司为节省开支,选择技术员作为兼职档案员负责档案工作,不仅工作量大,而且不够专业。加之,档案的形成阶段主要在施工、监理部门,这些单位或部门如果不注意档案保管,没有科学地填制相关表格文件,那么形成的档案往往不符合国家统一标准,不利于城建档案馆(室)的长期或永久保存。 现今各地城建档案馆(室)都相继成立,由于组建工作刚起步,专职人员较少,多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理,专业人才太少,不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外,在档案员报送档案时,由于档案数量较多,而城建档案工作人员较少,在具体核查时,存在一定的工作缺陷,档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒,加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多,有些问题在接收档案时并未及时发现,整理时才会暴露问题,但此时的报送手续已完毕,无从追补。 提高城建档案质量的对策 基于上述影响城建档案质量的三点原因,笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强,对档案的利用需求就越大,档案的实现价值就越高,对于社会的服务能力就会增强。所以,一定要培养社会城建档案意识,引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外,要加强宣传,提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程,记录的是建筑活动中的元数据,不仅有助于对建筑物监督考核,更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用,档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管,努力提高专业素质和职业道德修养,要将宣传工作落到实处,提高全民的社会城建档案意识。 形成阶段的保护工作针对施工、监理部门忽视档案管理的现状,相关部门应该建立规范化管理标准,将档案管理与工程建设有机地协调起来,并把档案的管理工作纳入到工程质量的评定体系之中,按照工程进度及时收集整理,也要考核档案文件的完备性、准备性以及真实性。要将制定好的管理规范下发给各个工程公司,要求公司严格按照标准报送。另外,还要建立健全建设工程档案的报送制度。城建档案的报送要严格遵循国家级、省市级规范要求,对城建档案的报送、整理要严把质量关,以提高城建档案归档质量的管理水平。要及时收集整理工程文件,按规定将编制合格的工程档案及时向城建档案保管部门移交。同时,也要结合地域特点制定有地方特色的管理制度。 城建档案在城市建设和发展的过程显得极为重要,全国各地均在努力加快城建档案馆(室)的建设工作,根据《全国城建档案2010年工作总结及2011年工作要点》的统计,目前辽宁省共17个县级市,27个县城,共计44个县(市)。截至2010年底,设置独立城建档案馆(室)的县(市)有25个,占57%。未设置独立城建档案馆(室)的为19个县(市),在城建、规划、建设等主管部门内部机构负责城建档案收集、管理工作,另有独立设置的区档案馆(室)15个。其实,加快城建档案馆(室)建设的步伐还应做到:加大资金投放力度,保障城建档案管理的基础设施建设,并且配备专业技术人员,使得城建档案管理工作更趋专业化、科学化。解决城建档案的质量问题是一项长期而且艰巨的任务,不仅需要各部门的通力合作,更需要全体城建档案从业人员的共同努力。 城建档案论文:城建档案监管服务革新思索 本文作者:李红琳 单位:江苏省东海县城建档案馆 职业素养是通过组织管理将工作中必备的素养变成一种文化习惯。培育职业素养需要切实落实岗位责任制,发挥主观能动性,把工作推向有序、系统、协调、效率、负责的最佳状态。档案管理工作人员对于档案基础管理工作而言,是至关重要的管理主题,要完善城建档案管理基础工作,就必须提高工作人员的素质。首先,必须加强对城建档案工作者的专业技能培训,使每一位工作人员都能达到对工作任务进行熟练精确的操作。其次,还必须对档案工作人员加强其他方面的素质培养,比如与建设工作相关的一些知识信息的培训。同时,在网络信息时代,对档案工作者的信息技术以及数据处理技术的培训也是必不可少的。除此之外,提高档案的质量是城建档案管理工作中最为重要的一个工作任务。城市建设需要的及时有效的信息,城建档案管理工作人员对档案进行整理时就必须实现对于档案信息资源的系统化归类,完善档案信息资源目标工作,加强档案信息资源的准确性。 总之,城建档案工作人员既要掌握档案工作的原理方法,也要对不同工程建设形成的档案特点、规律进行准确把握。因此,应该培养自身的学习习惯,提高学习能力,使自己的业务水平不断得到提高。要以领导为核心,在工作中通过组织参加培训、专业研讨及解读新法规、新规范等方式,创造良好的学习氛围,深入地开展创建学习型团队活动。努力提高对城建档案工作的认识,以适应城建档案管理工作发展的要求城建档案主要产生于城市规划、建设、管理、勘察设计、施工单位,其积累形成的质量将直接影响城市经济建设对城建档案的有效利用。 目前,城建档案工作的重要性已越来越被全社会所认识和重视,城建档案的作用越来越凸显。随着国内建设水平的快速提高和发展,新的建筑机构、施工工艺不断呈现及政策法规的更新出台,城建档案人员在工作中面临着信息“管涌”,这种形式“逼迫”城建档案工作者不断学习新知识,提高业务水准,以适应档案事业的新发展。增强服务不断创新观念,以服务促发展创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导,而信息服务则是服务工作内容的重中之重。城建档案工作的本质是一项服务性工作。要树立“寓管理于服务之中,寓执法于服务之中”的管理理念,树立服务经济、服务建设、服务民生的新观念,变被动服务为主动服务,走出传统的思想误区,强化服务意识,深化信息服务内容。把服务工作的重点转向信息的深加工和信息资源的开发利用上来。 通过拓宽信息来源,深化档案信息加工等手段,优化服务质量,树立城建档案服务品牌,展示城建档案馆的地位和作用。伴随着社会的发展和用户信息需求的变化,信息服务也处于不断发展和深化之中,当前的城建档案信息服务正在发生历史性的变革,信息服务的内容、方向以及模式也都面临着新的调整。总体看来,城建档案信息服务已经取得了较大进步,基本实现了服务内容综合化,服务理念的社会化,但与其他信息服务机构相比,城建档案的利用率还是不尽人意。因此我们应该从城建档案信息服务创新上下功夫来吸引公众的注意力,以引导需求,创造需求,使城建档案在信息利用方面有进一步的提高。 服务理念的创新城建档案工作者在新的历史时期,应该以改革的精神研究新形势下的新问题、新特点,从而实现城建档案工作的根本性转变。一是树立市场经济意识,努力实现由计划经济管理模式向以市场经济为导向的管理模式的转变。二是树立法制意识,努力实现城建档案管理工作由经济、行政手段管理向依法管理转变。三是树立信息意识,努力实现以城建档案实体管理为主向以城建档案信息开发、利用为主转变。四是树立现代化意识,努力实现手工和简单技术型管理向城建档案信息数字化管理转变。五是树立社会化意识,努力实现城建档案的单一型、被动型服务向全方位、全过程满足社会需求的主动服务方式转变。六是树立人才意识,努力实现档案工作人才意识,实现档案工作人才素质由单一专业型向一专多能型的复合型转变。 树立开放意识,要变被动为主动服务,拓宽服务渠道,改善服务功能,并用前瞻性的眼光积极主动地为利用者提供方便快捷的信息服务。要把“以人为本”思想贯穿于城建档案服务工作中,不断满足社会各界对城建档案信息的需求。服务技术的创新技术创新是城建档案服务创新的前提条件,是增强城建档案工作的动力源泉,只有不断创新现代技术,才能使城建档案工作获得可持续发展。因此,提高信息利用率成为城建档案服务工作有待解决的问题。多媒体技术、数据仓库技术、数据挖掘技术、数据抽取技术及数据推送技术等信息化环境下的一批新型信息开发与利用技术的问世,进一步缩短了城建档案信息与用户之间的距离,同时也将城建档案信息开发工作推向了一个新的高度。 服务模式的创新城建档案馆属于窗口单位,接触社会各行各业人员,城建档案工作者的一言一行、一举一动都体现了档案工作者的素质和修养。因此,城建档案工作者应当文明办公,礼貌待人。在接待查档、咨询等服务性工作中,说话要和气,态度要和蔼,使用礼貌用语,做到百问不烦,,百查不厌,自觉增强服务意识,端正服务态度,积极主动地为城市建设和发展提供优质高效服务。总之,新时代的城建档案管理工作机遇与挑战并存,我们只有抓住机遇克服困难,才能不断实现城建档案管理工作理念的全面创新,只有着力于档案工作服务功能的开发,城建档案服务创新才会持续下去,才能保持旺盛的生命力。 城建档案论文:城建档案科学发展途径 本文作者:郑玲玲 单位:东莞市城建档案馆 日新月异的城市建设,给城建档案工作带来了无限机遇和挑战,然而回顾城建档案工作发展的历史,我们不难发现城建档案工作已经长期滞后于城市建设发展的速度。众多的实践证明:“思想有多远,我们才能走多远”,要使城建档案工作顺应城市发展形势,必须以科学发展观为指导,探寻城建档案工作新思路、构建新格局。 一、城建档案工作新思路的探寻 尽管城建档案馆经过多年的发展已经基本建立起管理城建信息资源的形象,但至今公众对城建档案工作内容的认知度、使用度仍存在很大的局限性,如果能树立以人为本的思想,变换思维的角度,以更为接近社会,亲民、便民的新形象出现,城建档案工作将会广泛为人们所认知和感受,城建档案工作的内容也将会更充实、视野将会更广阔,工作格局也将会为之焕然一新,笔者从思路上作如下探寻: (一)从社会需求角度:城建档案工作作为社会大系统中的一个子系统,是整个社会机体的重要组成部分,它必须与社会建立起共存的关系。面对变化了的客观环境,今天和未来的宏观政策和城建档案需求市场,绝不因为城建档案部门社会功能的大小也不完全取决于城建档案事业本身的规模,而更重要的是取决于城建档案工作与社会需求的协调能力。只有从社会需求的角度来把握城建档案工作发展的规模及其方向,并着力于提高城建档案馆室的工作效率和城建档案信息资源的开发利用率,城建档案工作的社会功能才能相应地发展,最终使城建档案工作与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。大量实践表明,只有以公共服务的需求为政策取向和衡量标准的工作才能得到绝大多数公众的认同和支持,进而适应城市建设发展的需要,不断为社会提供公益性的城建档案文化产品和城建档案公共服务。 (二)从社会环境角度:作为社会整个社会体系的一部分城建档案馆从来就不是孤立的,城建档案馆一直存在着与社会的互动,只是由于社会环境、社会关系系统性质的不同和城建档案工作所处地位的不同,其社会化的程度也不同。城建档案工作走向社会化要求城建档案馆与社会政治、社会经济、社会文化和社会信息环境有机地结合,立足社会的变迁,面向社会信息、知识的实际有效需求,调整办馆体制和运行机制,以最大限度的释放城建档案馆的信息、知识的组织、管理、服务、增值的功能,求得社会效益与经济效益的最佳双赢。 (三)从社会效益角度:城建档案事业作为社会事业的一部分,它的发展不可避免地要受到不同时期发展理论的影响。以往所走的规模型增长道路,曾使城建档案事业的发展出现了重外延轻内涵、重数量轻质量、重自身规模轻社会效益的倾向。城建档案工作无法与社会建立协调发展的关系。社会是城建档案工作发展的重要外部环境,缺乏良好的社会环境城建档案工作的发展也就成了无本之木,无源之水。 二、城建档案工作的优劣态势分析 哲学原理告诉我们:矛盾双方同时存在,并且对立统一。工作环境亦然,在挑战存在的同时,机遇也一并存在。理清建档案工作的优劣态势,便于培育城建档案工作的新增长点,调整和优化工作结构,使之成为城建档案工作创新发展的成长点。 (一)行业弱势。战略发展方向不够明晰;部分管理形式和方法过于陈旧;形成时间长而致“形成”“、管理”“、归档”脱节;资源信息利用率不高;发展水平低于城市建设发展水平;在档案资料的信息研究和开发方面较为落后;行业社会知名度低。 (二)潜在机会。服务宽度具延伸性,可为更多利用群服务;可应用信息资源提高利用者的追随度、依赖度;行业知名度正在不断提高;利用服务需求不断增长;城建档案信息资源的不可替代性;可应用现代科学技术实现文档一体化管理。 三、城建档案工作的新格局构想 在整个大社会中,有生存的空间才有发展的空间,而生存的空间在于如何去拓展、延伸。尽管近些年来各级城建档案馆积极拓展城建档案馆的社会服务功能并取得了一定的成果,但就目前的现状来看其社会功能的发挥仍不尽人意。如:利用率低、利用范围狭窄、社会认知程度差、馆藏匮乏、服务水平不高、利用方式单一、编研工作缺乏成效等行业弱势特征仍广泛存在。要改变这些状况必须对城建档案工作注入新思维元素,拓展新的空间来构建城建档案工作的新格局,它包括: (一)塑造服务新形象:以全新的服务理念全面打造城建档案馆的新形象,增强城建档案馆在城市建设中的影响力;拉近城建档案馆与市民的距离;扶助城建信息资源弱势群体,培育利用新群体。如:从城建档案馆建筑设计观念上、形象包装上、利用、宣传上改变城建档案在人们心目中“为机关服务”、“保密”、“内部”等形象,让城建档案工作与市民的联系更为紧密,与大众生活、利益更加贴近。 (二)开创服务新方式:服务是使城建档案工作融入社会的最好方式,如果城建档案馆能成为市民了解城市规划建设和记忆城市建设变迁的“窗口”,成为人们工作、生活需求的一部分,那么城建档案工作才是真正实现了发挥社会服务功能的作用。开创服务新方式可以着手于:建立开放式的城建档案信息服务中心、适时开放城市规划建设信息、建立数字城建档案馆实现远程电子数据查询中心、电子档案的远程审核、接收和在线归档、馆藏档案的在线查阅等。 (三)创建无缝式全程管理新模式:随着社会对城建档案信息及时性、完整、系统、准确性需求的不断提升,城建档案的管理将摒弃“形成”、“管理”与“归档”脱节的现行管理模式,逐渐步入文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化的无缝式全程管理新模式。而借助网络、计算机软件、信息通信技术集成的城建档案管理平台,不仅可以实现不同类型工程从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,还可以保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性、畅通性,高效实现城建档案的利用价值。 (四)成为城建信息研究的孵化中心:广揽城建规划、设计专业人材,充实专业编研人员队伍,提高城建档案编研质量,改变以往传统的原始资料编纂方法,对城建档案信息进行深加工或专门研究。利用多题材、多载体等形式,使编研材料既可为科学研究、资政、参政等提供参考资料,也可直接服务于城市设计、城市规划建设、经济建设、文化事业、群众生活等;不仅有文字材料,也有图片、影像、三维动画等;而且还有多媒体、网络等载体形式的编研成果。#p#分页标题#e# (五)做好角色管理:城建档案工作在城市规划、建设工作中担当的是服务性角色,因此城建档案工作应以服务为中心来展开,如:广泛参与城市的文化和宣传活动,主动融入、积极参与城市规划、城市建设、城市设计等活动,彰显与城市规划建设的密切联系,创新城建档案信息资源的宣传利用方式,采纳一切能体现“公共”与“服务”的思路与举措,进一步拓展城建档案馆社会服务功能,使城建档案馆成为城市城建文化新翼及政府亲民、爱民和为民服务的新平台等等。 (六)注重横向的合作与开发:随着我国信息化建设的迅猛发展和电子政务不断推进,信息共享与资源整合已成为必然,那么在城建档案信息资源开发上应改变过去以城建档案物理保管地点为基础的割据式开发,走多元化、多层次、多模式之路,打破一馆开发城建档案项目的地方特色和资源局限,突破一馆一地的边界,走合作开发的道路,以最大限度地满足利用者的多元化需求。如:图书馆、博物馆、城建档案馆等不同文献保管机构的共同开发,经济一体化城市之间城建档案资源的合作开发、片区经济带城市之间,产业合作城市的城建信息开发整合等。 (七)广开服务城乡、服务民生的渠道:由于城建档案内容涵盖了城市建设历史、城市规划建设现状、城市建设未来发展方向、城市住宅、企业厂房、市政基础设施、地下管线、环境保护、生态建设等多方面的内容,涉及到政府、公共服务机构、企业、社会团体、个人等各个社会层次,可提供利用服务的对象囊括了社会的各个层面,拥有广阔的可开发利用空间,广开利用渠道,可使城建档案馆成为当地城建历史查询、城建文化浏览、城建信息检索的重要场所,成为记忆、弘扬和发展城市建设文化聚集地。“物竞天择,适者生存”作为自然界发展的规律,也同样适应于社会各方面。未来社会的发展呼唤城建档案工作以一种“信息、公益、亲民”的三维新面貌出现在世人面前。我们只有认真学习实践科学发展观、审时度势,不断创新工作思路、创新工作格局,才能引领城建档案工作迈入新里程。 城建档案论文:城建档案保密问题分析 本文作者:郭南保 单位:福建省莆田市城建档案馆 2005年8月1日,福建省国家保密局和建设厅联合转发国家保密局、建设部(国保函[2005]215号)关于《城市规划有关内容是否应当保密的复函》中,针对太原市城市规划展示厅拟展出的城市规划图文资料指出:“应依照有关保密法律法规的规定,作必要的保密处理,城市总体规划的图文资料应隐去不宜公开的内容;城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防等地下管线的现状图、规划图不得公开”。这一规定,充分说明了城建档案管理中的保密工作不容忽视。当前,城建档案部门虽然未发现泄密事件,但泄密事件在某些部门是时有发生的。如一些单位,由于管理不善,措施不落实,部分工作人员保密意识差,曾经发生“情密交易”、“权密交易”、“钱密交易”等泄密案件。这些现象的发生给城建档案部门也敲了警钟。因此,如何做好城建档案管理中的保密工作显得十分重要。本文拟就城建档案管理中的保密内容和可能泄密的形式及其防范措施,提出自己一些粗浅的看法。 一、城建档案管理中需要保密的内容 依照《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》,建设工作中国家秘密及其密级的具体范围: (一)绝密级事项 党政军首脑机关、党和国家主要领导人寓所和经常性活动场所的地下专业工程的规划设计和管线综合图文资料。 (二)机密级事项 1.不对外开放的国防科研生产、试验、训练基地的城市现状图、规划总图的图文资料。 2.国防工程、国家级科研工程(课题)的关键部位的勘察、设计、施工资料。 3.国家重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划和底数。 (三)秘密级事项 1.国家建设工作(含各行业)的长远计划、规划及拟议中的重大经济政策和改革措施。 2.设市城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防各专业工程的整体规划、现状图及管线综合图文资料。 3.省、自治区、直辖市重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划底数。 二、城建档案管理中泄密的表现形式 (一)保密意识不强而泄密 表现在:一是在开放利用城建档案中缺乏保密观念。要么认为既然开放利用城建档案,就无密可保;要么认为在高技术条件下,难以抗衡高科技窃密,有密难保就疏于防范。二是整理过程中废文书处理不当泄密。多余或重复的文书或草稿未经批准处理就扔进垃圾堆或出售,被不法分子利用导致泄密。 (二)管理不善而泄密 表现在:一是城建档案案卷保管不善泄密。管理人员管理不严格,随手丢放,被不法分子盗取、复印、偷拍等导致泄密。二是库房管理设施不完善而泄密。管理人员不按规定安装好防盗窗、防盗门和警报器,被不法分子乘虚而入盗取、拍摄等导致泄密。 (三)计算机技术处理不当泄密 表现在:一是计算机存储城建档案泄密。管理人员在利用计算机存档时,对于该保密的城建档案疏于防范,忘记加密,被不法分子盗取导致泄密。二是单位与单位之间进行网络传输泄密。城建档案馆在与有关单位进行网络传递有关城建档案资料时,被不法分子截获而泄密。 (四)“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”而泄密 表现在:有的城建档案管理人员碍于亲戚、朋友的面子,“情密交易”,将保管的保密档案透露给外人;有的接受某些不法商人的宴请、经济贿赂,“钱密交易”,将属于保密的城建档案透露给外人;有的有求于某些领导,每当这些领导出面时,“权密交易”,将保密的城建档案透露给外人而导致泄密。 三、城建档案管理中几项防范泄密措施 开放城建档案是国民经济和社会发展的必然要求,是充分发挥城建档案作用的有效途径。同时,城建档案又具有一定的保密性,开放利用城建档案必须以不泄露国家机密为原则。城建档案开放利用与城建档案保密既是矛盾的,又是辩证统一的。在城建档案开放利用与保密的问题上,必须克服保密保险,利用危险的思想倾向,不要因为怕泄密,该降密的不降,该解密的不解,该开放的城建档案不及时开放,影响城建档案作用的发挥。为此,可采取以下防范措施: (一)加强教育 防范城建档案管理中的泄密事件,加强教育,提高从业人员的整体素质是根本出发点。一是加强政治思想教育,用邓小理理论和“三个代表”重要思想武装城建档案工作者的头脑,教育他们树立正确的世界观、人生观、价值观,做一个政治立场坚定、敏捷性强的城建档案工作者。二是加强保密培训,认真学习《保密法》,并结合具体案件适时进行教育,强化保密意识,不断提高城建档案专业知识水平和业务能力。 (二)完善制度 建立健全城建档案整理、鉴定、保管、提供利用、信息传输等工作制度,严格执行《保密法》,杜绝漏洞。严格查阅制度,城建档案一般不向国外人员查阅,如特殊需要,查阅有密级的城建档案需经省和国家业务主管机关批准。查阅有密级的城建档案,一律凭单位介绍信,经有关领导批准后才能查阅。查阅时一般不得拍照和复制,如因工作需要拍照和复制,须经有关部门批准。建立定期或不定期的保密检查制度,发现问题及时报告有关部门和领导,并视情节轻重严肃处理。建立严密的计算机管理保密网络体系,以科学的管理制度,严防城建档案泄密事件的发生,确保城建档案的安全。 (三)强化监管 失去监督管理必然导致混乱和腐败,这已成为人们的共识。要防止泄密必须抓好三个重点:一是重点部位。即库房、打印室、微机室等地方,要严格管理,及时监督,防止漏洞;二是重点时间。工作时间要严格遵守制度,进入库房调阅城建档案时要建立两人陪同制,防止疏忽大意而泄密。此外,还要加强节假日放假时间的安全保密工作;三是重点环节。利用扫描仪进行城建档案扫描时,要限制参与人员,尽量缩小涉密范围。运用计算机管理城建档案时,要指定专人负责和管理,严禁无关人员私自进入机房,并注意给保密级的城建档案加密,防止泄密。此外,还须加强电子文件利用的管理。电子文件入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用者实行利用权限控制,防止无关人员对电子文件系统的非法访问,防止利用过程中的泄密和损伤信息。#p#分页标题#e# (四)从严治档 对那些“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”者要严格以法查处,该党纪政纪处分的,要及时依法处理;该追究刑事责任的,要铁面无私,及时追究,防止姑息迁就;对于那些因工作不负责任而导致泄密者,采取调离工作岗位或给予警告、党纪政纪处分等办法,促进城建档案工作者提高认识,依法办事,堵塞漏洞,做到警钟长鸣,防患于未然。 总之,在城建档案工作实践中必须正确处理好城建档案开放与城建档案保密的关系。为了开放放弃保密,这种有密不保的做法,既违背了《保密法》,同时也使国家利益受到侵害。为了保密而该开放的不开放,该利用的不利用,既违背了《档案法》,又不利于城建档案作用的发挥。有密不保是违法,该用不用同样是违法,只有正确处理好二者之间的关系,才能保证城建档案工作的可持续发展。 城建档案论文:城建档案信息化监管研究 本文作者:李士霞 单位:淮南市市政管理处 档案是对人类活动的真实记录,是人们研究和把握社会发展客观规律的重要依据,城市档案是记录城市建设和发展的信息库。伴随我国经济的快速发展,城镇一体化进程越来越快,对城市档案的管理能为未来的城市发展建设起到指导作用,在城市建设活动中也越来越重要。传统的城市档案管理工作是对城市建设档案的实体性管理,这样的管理由于受到人的管理因素的制约,其可流动的空间范围以及社会服务的效应都受到了很大的限制。电子信息化技术具有流动性强,可操作性高,易于存储交流等优点,加快城市档案的信息化建设能更好地为城市档案建设服务,更好地为社会服务。 一、现代信息技术对城建档案工作的影响 迈入信息化时代后,以信息科学技术为核心的高新技术正在迅猛发展,这将深深的影响我们将来的学习生活和工作。信息化是大势所趋。现代电子信息技术是指以微电子学为基础,对利用电脑对文字、声音和图像进行信息处理的技术。相较于其他的信息处理技术,现代信息技术具有高效、高速、准确和便利的优势。现代信息技术在城建档案管理方面的应用,体现出现代信息技术的发展,也对传统的城建档案管理造成了前所未有的冲击。城建档案管理理念正随着信息技术的发展而日益改变。城建档案管理已经不是指简单的实体管理了,他不仅是对城建档案信息的管理,也是对城建档案信息的操作。对于城建管理工作人员而言,需要从思想上认识到城建管理在现代信息化技术下的变化,确立正确的指导思想,做到从行政手段想依法管理的转变。城建管理向信息管理的发展是手工管理向技术管理,单一服务向综合型服务的转变。信息化技术在城市档案建设中的运用能适应我国社会经济发展,实现对城建档案的快速处理。 二、现代信息技术在城建档案工作中的作用 现代信息技术在城建档案管理工作上的运用能加强档案资源的整理、开发与运用。城建档案的信息化建设是将实体信息进行信息化处理的过程,是对信息存储、检索、管理形式和载体的变化过程。加快城建档案管理的信息化进程有利于实现城建档案的资源共享。现代化城市建设的快速发展要求相应的城建档案建设能够适应新形式的客观要求,能够跟上社会发展速度。城建档案的信息化进程也有利于城建档案适应的发展,作为城市建设的基础,城建档案建设如若跟不上现代城市建设的发展,将影响现代城市建设。 三、城建档案信息化建设的几大核心因素 城建档案信息化建设的核心之处在意对档案资源的开发利用,其目标在于实现各种档案信息经公共信息网络实现信息互通,以此满足更多用户在不同时间地点的广泛对城建档案信息的有效、高效利用。对城建档案信息化建设至少需要具备以下几个核心: 第一,城建档案基础设施建设。基础设施是城建档案建设的重要物质保障,基础设施能直接、集中地体系难城建档案信息化程度,制备相应的基础设备是城建档案建设中不可或缺的一环,缺少它其他的任何工作都不能开展起来。城建档案信息化的基础以信息网络为核心,配合其他相关的硬件设备组合而成。 第二,档案信息资源的建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的重要资源,对他的开发利用是城建档案信息化技术的核心任务。城建档案信息化需要大量的相关资源,这就要求相关的单位集体为其提供必要的信息资源,丰富城建档案的基本信息资料。 第三,档案信息系统的建设。信息系统的建设包括对成绩爱你档案信息的采集、处理、加工、管理、存储和传递等各种技术软件,是城建档案资源实现网络化、共享化的重要保障,离开了网络系统的建设,所得到的信息资源便是散的,不能够共享,不能实现异地交流,不能使更广大的用户朋友享用,这就不满足城建档案管理信息化的基本要求。只有城建网络系统建设成功,城建网络信息化的相关作用才能够充分体现出来。应用系统的建设需要同各自办公自动化、局域网建设同步发展。 第四,信息化标准的建设。俗话说“没有规矩,不成方圆”,如果没有相应的行业标准,则城建档案就算达到了信息化,但是其信息化也是杂乱无章的,信息资料更是混乱不堪的。对于行业标准的建设是十分必要的。这关系到信息资料的可靠性,信息网络的安全性与质量,一个好的行业标准规范能催生出强有力的城建信息网络系统。 第五,人才队伍建设。人才是城建档案信息化的成功之本,是档案信息化建设的重中之重。人才的素质决定工作的速度与质量,城建档案信息化的建设离不开对行业人才的培养,因此,各级单位应该把人才的建设作为重中之重来抓,做到用人可用,也要做到有人必用。为城建档案信息化建设储备足够的能量,为档案信息化技术的发展提供不竭的源泉。 四、加强城建档案管理信息化的建议 社会信息化的高速发展要求相关领域的信息化技术的发展能跟上社会信息化的发展,如果哪个行业的信息技术发展跟不上其发展,该行业信息建设在没进行相关突破性改革时,该行业的信息技术可能就越来越落后于其他行业信息化的发展。因此,城建档案相关部门需要加强创新,做到与时俱进。在进行建设时,笔者认为首先应该进行行业标准的建设。只有拥有了个完善的标准,相关部门才能够根据此标准做出相应的设计规划,不然其他部门单位所做的工作可能就付之东流,白白浪费人力、物力、财力。其次应当将基础设备建设和加强人才的培养同步进行,在城建档案信息化建设离不开人的建设,也离不开设备的建设。设备是硬件,人是软件,离开了任何一样,各自便不能正常的进行工作。接着应该进行系统库的建设,根据其他行业信息化建设的经验来确定城建档案管理信息化所需要的哪些准则,需要哪些系统部分,然后将系统部分有机结合起来,构成个完整的系统,为信息资料的整理做好准备。最后才是信息资料的整理,这部分的工作范围最广,涉及单位最多,需要相关单位为信息系统提供内部资料。 五、结语 城建档案发展事关国家进步和社会发展,城建档案信息化建设的步伐决定着城建档案的建设。因此,城建档案信息化的建设影响着社会的进步与发展,加强城建档案信息化建设是刻不容缓的事。 城建档案论文:城建档案编研若干问题思索 本文作者:彭春华 单位:梅州市城市建设档案馆 城建档案馆是一个城市中城建档案的综合管理部门,是保管城建档案的基地,也是城镇建设的“百科全书”,领导决策依据的“数据库”,是城建信息的管理、开发和咨询利用中心。如何变死档案为活档案、死信息为活信息,搞好信息开发提供利用,编研工作是关键,城建档案编研工作历来是开发城建档案信息资源,延长珍贵档案寿命,服务于城市建设的一项非常重要的工作,通过城建档案编研,可以检验城建档案工作质量和有关的问题,对于城建档案收集是否齐全合理、鉴定、整理是否科学,检查是否完备,保管是否安全,都起到举足轻重的检查带动作用。各级城建档案馆自成立以来,紧密围绕城市建设的实际需求,采取有力措施,编研出一定数量和质量的城建档案编研成果,为城市建设、规划设计、领导决策提供了很好的参考,取得了一定的成绩。但是,从总体上说,编研工作的现状仍远远跟不上城市建设高速发展及信息时代人们对城建档案信息的极大渴求,档案编研工作中普遍存在的编研成果形式单一,质量不高,编研成果的利用率低是制约档案编研工作发展,发挥编研成果最大社会效益和经济效益的瓶颈。如何适应形势的发展,实现编研工作新的突破,是摆在各级档案部门和广大编研工作者面前的一个重要课题。 一、丰富编研类型,提高编研质量。 (一)目前,多数城建档案编研成果都是诸如汇编、文集、简介、目录等一些形式单一,浅层次的资料罗列加简单点评式的类型,分析研究性较差,综合性不强,不能给人们提供直接的建议或方案,档案馆应努力改变这种状况,在汇编型、编写型的基础上,多开展一些编纂型、声像型、展览型的开发工作,利用城建档案馆现有馆藏,按照城市建设发展的需要和社会需求,把庞杂、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工,并对信息作深入研究、分析、提炼、概括,编辑出内容上更具科学性,形式上更具灵活性,操作上更具经济性的贴近社会需要的档案编研成果。 (二)城建档案编研成果的质量,不仅是一个档案部门业务水平的真实反映,而且也是衡量城建档案编研工作是否成熟的一个重要标准,提高档案编研工作质量要注意做好如下四点: 1.领导思想要重视:档案馆领导思想上是否对档案编研工作重视,给予编研工作多少关心和支持是档案编研工作能否顺利开展,编研质量能否稳步提高的一个重要因素。机构制度要健全:成立专门的档案编研机构,制定相关的工作制度,是编研日常工作顺利开展的保障。人员要落实:编研人员力量是否足够,素质高低,直接关系到编研成果的质量,因此,应把一些专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上,促进编研工作的提高和有所创新。设施要配齐:开展档案编研工作的一些硬件设施如:照相、摄相、录音、复印、打印、扫描、电脑及网络工程等设备,是编研工作有效开展的物质保障。资金要保障:编研成果是一项文化产品,有投入才有产出,要获得一项高质量的编研成果,必要的资金投入是编研工作的血液和润滑剂。 2.选题要精准、新颖。选题的精炼、准确和新颖是档案编研成果质量高低的关键。编研的最终目的是编研成果得到最大限度的利用,利用率的高低是衡量编研成果质量优劣的标准。为此,编研人员必须走出馆门、走向社会,深入城市建设第一线,加强调查研究,了解城市建设的重点和动态,正确分析和预测在一个时期内城市建设对城建档案信息的需求情况,确定编研工作的方向,在此基础上选定一个精炼准确且新颖的编研主题开展工作,就使得编研出来的成果,具有较强的现实指导性、针对性,更贴近社会需求。选材要广采博取,做到准确真实。对符合编研选题内容的尽量多收取,以便在定题时有比较、有选择的余地;准确是指选材切题,要选择最能阐明编研主题内容的档案资料,运用辩证观点,既考虑到内容上的针对性、典型性,也考虑到技术性、先进性,从而做到择优编录;真实是城建档案编研成果的灵魂,在编研实践中要始终以实事求是的工作态度去鉴别,核实档案信息的真实性,确保城建档案编研成果的质量,使得编研成果有实用价值,值得信赖。编研成果要有专业特点,突出地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴,反映着不同时期的施工技术,基础结构,建筑风格等,对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值,编研工作要充分利用这些资源,打造有专业特点的产品;对“原汁原味”的地方特色档案信息,我们要经过认真的筛选,整理和加工,去伪存真,取其精华,弃其糟粕,编研出适应经济发展和社会发展需求的特色产品。 3.不断丰富馆藏,善于借鉴和联合编研,保证编研成果的高质量。编研工作首先依托的是自身的馆藏信息,丰富的馆藏是高质量编研工作的物质基础。城建档案编研工作最大的竞争优势和资源优势依赖于城建档案,要保持城建档案编研工作的生机和活力,就要采取多渠道、多方式努力丰富馆藏。做好编研工作还要做到不局限于本地区、本部门、本领域,要开拓视野,善于借鉴别的国家和地区、其他部门、其他学科领域的已有编研成果,洋为中用,彼为己用,增大编研成果的信息量和含金量。在必要的情况下,还可以联合其他部门或其他城建档案编研机构开展编研工作,以克服信息单一、力量薄弱、信息渠道不畅的缺点,有利于互相交流、学习、编研出信息含量大、质量高的编研成果,又可节约资金和时间,提高编研效能。 4.要注重编研人才的储备和培养。人是生产力中最革命的因素,要提高编研成果的质量,最重要的是选择好编研人员。城建档案编研工作作为信息和价值具体表现形式,已成为城建档案馆的重要部门和信息中枢,因此,在档案部门,最好吸纳一些有责任感、有事业心、热爱本职、精通专业技术知识、熟悉馆藏、文字功底好、肯钻研、综合素质高的业务干部从事城建档案编研工作,才能有效地保障编研工作的高质量。对现有人员,要营造良好的学习氛围,创造“尊重知识,尊重人才”的良好环境,尽可能地提供接受再教育的机会,调动他们刻苦学习、钻研业务的积极性,边干边学,以干促学,全面提高自身综合素质,适应新时期对城建档案编研工作者的要求。 二、转变观点,提高编研成果的利用 当前,许多优秀城建档案编研成果开发出来后,由于思想观点的制约和缺乏必要的宣传,致使它们仍“藏在深闺无人识”,影响不大,利用不高,没有取得相适应的社会效益和经济效益,因此,要提高编研成果的利用率。 (一)要解放思想,转变观念。转变过去那种“好女不愁嫁,好酒不怕巷子深”的传统思想,树立“好酒不怕有人识,酒好也要靠宣传”的超前意识,以思想观念的转变,促进编研成果利用工作的开展。编研成果的质量是成果利用工作的前提,而成果利用工作的提升,又促进了编研工作质量的提高,两者相辅相成,互相促进。因此,我们要转变观念,主动向利用者宣传、主动向领导介绍,主动服务,促进编研成果利用。#p#分页标题#e# (二)要不断加大宣传力度。为使编研成果创造出最大的社会效益和经济效益,首先得提高利用率,我们必须注重利用各种宣传媒介加入对编研成果的宣传力度。如:在电视台、电台、报刊、杂志上以新闻报道形式、专题采访形式或知识专栏形式给予宣传报道,在专业城建档案刊物、业务宣传栏里进行宣传,也可以通过网站在网络上向社会公众宣传,还可以向领导,业务联系部门及工作人员赠送资料,直接宣传。总之,宣传方式可以多种多样,不拘一格,但要做到有组织、有计划、有目的地宣传,才能获得较好的宣传效果,直接提高编研成果的知名度,使编研成果成为一个品牌,达到提高利用率的目的。 (三)要创新利用形式。随着科学技术和信息技术的飞速发展,人们获取信息的渠道越来越多,为此,我们要立足现有技术和设备,不断更新编研成果的利用形式,促进编研成果利用率的提高;如:利用图片展方式、电视专题片方式、声音解说方式、文字、声音、影像三维动画方式、网站浏览方式、短信阅读方式,邮票、明信片方式等多种形式对编研成果进行传播和利用。 总之,城建档案的编研是一项研究性和实践性都很强的系统工程,要以库藏档案资料为基础,以市场需求为导向,以利用服务为目的,不断提高编研成果质量,提升编研成果的利用率,努力推进深化编研工作的开展,便城建档案发挥更大的经济效益和社会效益。 城建档案论文:城建档案价值体现及历史意义 摘要:城建档案记录了城市的发展和变化,它是不可多得、不可复制的历史还原图像,如何正确对待馆藏工作,使其实现重大的历史意义,是每一位城建档案工作者应严肃对待的课题,需要从观念上重视、在方法上钻研,拥有责任感和历史使命感。 关键词:城建档案;价值体现;历史意义 一、城建档案的价值体现 城建档案的作用及价值是为城市和国家提供了可靠的信息资源,它记录了城市建设的全过程,为今后城市的开发提供了参考,成为内容丰富的文史仓库,是城市建设和发展的文化源头。 (一)城建档案为城市建设保驾护航 说到城建档案的价值,不得不说到它的存在形式,它是由图纸、列表、图片和影像等文字资料构成的,为城市建设的科研、学术、社会职能等服务,起到了典藏和传输的作用。人类的演变和社会的变革是一个漫长的过程,没有资料记载,这些历程将无法考证,更不能成为今天规避风险、增长才能的经验。随着自然的更替、岁月的轮回,一些古建筑物已面目全非,如果没有城建档案的还原,人们永远无法知道真相,更无法从祖先建造家园的丰功伟绩中,延续其精神、借鉴其做法。因此,在历史长河中,城建档案默默记录下了曾经的沧桑与辉煌,以真实可信的“态度”讲述城市变迁的古老故事。每项重大工程的建设,都得从规划入手,从调研到可行性报告,从布局到实施调整,无不需要史料做支撑,历年来的城建档案在这一时刻派上了用场,每项工程结束,留下来的档案又成为下一项工程的指导,所以档案馆是宝库,档案文件在某种程度上,为城建工作提供了保障。 (二)城建档案为城市发展勾画蓝图 城市建设是人们的创造性劳动,城市的改观像明镜,折射出时代的印记和文化特征,因此,城建档案浓缩了文化精华,延续了血脉相承,使每一座城市都有史记,在修史、学术等方面起着原始凭证的作用,具有考古等科研价值。城建档案让人们了解过去城市变化的足迹,也让人们预见未来城市发展的走向,它以不同的方式展现了人们共建美好家园的集体意识,它反映了人类与大自然的地震、海啸等灾害做抗争的顽强意志,体现了人们无怨无悔地完善城市形象的决心,为城市的发展树立了信心,为城市的建设描绘了蓝图。 二、城建档案的历史意义 现代社会中的城建档案是由档案编制、信息保存、内容体系和结构分割等几部分组成的,它以卷宗为单位,既侧重综合性又侧重存异性。因此,它是不同行业的信息积淀和专业技术指南。 (一)城建档案堪称城市建设的向导 城建档案是城市发展到一定阶段衍生出的必然,是综合体系围绕城市建设服务的需要,属于档案的分支,又区别于其它档案,它的特殊性在于它是中国从计划经济迈向市场经济的创新成果。中国古代对于城楼的建树有据可查,像岳阳楼,就体现了中国园林文化的博大精深,由于年久失修,当年,政府下令翻修,人们采取专家、学者对其拍照,研制出详实档案资料的办法,进行临摹,建造出与先前相差不多的岳阳楼,这些都是城建档案的不朽之功。从西安的出土文物,到现今保存完好的军事作战图,众多的史实书写了人类的筑造历程,有的湮灭在断壁残垣中,有的可以在仅存的残骸中窥见蛛丝马迹。城建档案通过建立网络和数据库,成为城市建设可持续发展的战略性资源,具有深远的现实意义和最具优势的理论基础。 (二)城建档案提升了城市建设的品位 随着科技手段的进步,城市建设势必从初级走向高级,我国一些大的城市,如沿海地区的城市建设更是体现了环境、经济和生态的协调和统一规划,在生产和商务方面成为交通枢纽,而打造花园城市和“绿色”、无污染的旅游胜地,一是城市的配套设施良好和产业的布局合理,二是城建档案发挥了重要作用。俗话说“百年兴废尽在卷中”。一个城市孕育着历史的文明,其中的声誉也显示了它的魅力与品位,历代文人墨客笔下的生动描写,塑造了城市的意境和文化的内涵。宏大的地域规模、杰出的施工技术、精美的建筑景群,一切园林艺术的典范,烘托了建造的磅礴气势,将自然景色和建筑风光无限延伸的是建筑师的审美观,而将这些智慧融会贯通地沿袭下来的,确是城建档案。“品位”一词本来和美学有关,但是建筑方面的审美与史料记载有关、与档案有关,城建离开了参考资料,就离开了标尺。因此,城建档案从审美角度上说,为城建工作提升了品位。 三、如何让城建档案发挥作用 城建档案是城市建设的重要组成部分,它包括审批规划、征地折迁、城管建设、水利设施、园林建筑等等步骤,从档案细节中可以发现存在的问题,及时修正和完善是城建档案具有决策参考价值的可贵之处。那么,如何让城建档案最大限度地发挥作用,是档案馆藏人员需要思考的问题。 (一)端正态度,优化服务 如果对城建档案的价值没有足够的认识,就不会全力以赴地做到细致、周到地服务,要想提高档案工作的质量,必须提高从业人员的素质,使工作人员从被动变主动、从消极应付变积极努力。同时,改善档案馆的外在环境和内在管理,加强对从业人员的培训,使馆内工作人员熟悉业务,对档案内容如数家珍,甚至能解析国家政策,站在一定高度上,理解当时城建工作的时代背景。馆内工作人员要提高对档案信息时效性的认识,随时对档案做出更新和转换,使城建档案具备与时俱进的特征,适应社会发展,不能随着时间的推移减弱了可用性。同时,编制程序时的检索工具,要做到行之有效,各种光盘、影碟要做到可以随时提取、可用。档案信息还应立足于服务整个社会,这要求馆藏人员具备先进的理念和捕捉时代信息的敏感性,这些本领体现了馆藏人员对工作的热爱和求知好学的态度和主人翁责任感。 (二)丰富馆藏,大力宣传 城建档案是我国城市建设的文化精萃。所以,大力丰富馆藏、收集并有效整理相关城市的档案,可以借鉴其他城市的经验,使档案从各个角度满足人们的查找需求。可以面向全社会征集城市的老照片及相关的资料,使百姓认识到城市建设跟自己有关,这需要向老百姓普及城建方面的相关知识,采取上门服务、主动走访、现场调查等方法拓宽档案馆藏资料的渠道。这样,各项拆迁和施工在涉及到个人利益时,能得到百姓的配合,合理、有效、快速地进行。做好以上这些工作,需要向社会各界加大力度宣传,首先向领导宣传,得到他们的重视,争取财力、物力的支持;其次,向老百姓宣传城建档案的作用,使人们自发、自觉地加入到共同建设档案的工作中来,比如保护历史文化遗产、在编史和提供生活资料时予以配合,使老百姓对城建工作上升到一定高度——这不是某个人的事情,是功在当代、利在千秋的重要行为。当然,最好还要有法律作支撑,将破坏城建资源的个人和单位列为重点整改对象,采取惩罚措施,维护城建工作和城建档案工作的有效进行。城建档案工作是一项系统工程,它涉及面广,是国家和社会城建工作的晴雨表,它起到了知识枢纽的作用,在历史的长河中功不可灭,所以,要想让其在科技飞速发展的今天成为文献,体现多元文化价值,需要社会各界的共同努力使其依托社会职能、增添各项服务,为城市的发展建设作出更大的贡献。
随着我国科技的快速发展,信息网络化已经全面普及了。档案管理是社会发展不可缺少的一部分,信息网络化时代的档案管理已经严重威胁到了传统的档案管理。如果想要利用信息网络化来对新的档案管理模式进行创新,就需要做好网络化时代的档案管理措施,可以让信息网络化时代的档案管理更好地为现代化建设服务。 一、信息网络化时代档案管理的本质 档案信息网络化管理本质上就是把数字化的档案信息,运用网络进行传输与保存到网络数据库中,对其整理后再把信息化的档案信息给通过网络进行搜索的社会用户,从而达到档案信息的网络传播与网络保存处理以及网络查询传输交流。信息网络时代化的档案管理实现了最大范围的档案资源共享。因此,信息网络化时代的档案管理是加强信息化档案社会化服务的必然要求。在信息化背景下,信息化档案管理人员需要运用现代化和科学化的方式对信息化时代的档案进行有效的管理,才可以使信息化档案更好地为社会进行服务,这是信息化时代档案管理工作的紧急需求,也是社会信息化服务发展的必然需求。 二、信息网络化时代的档案管理存在的不足 (一)档案管理人员受重视程度较低。信息网络化时代的档案形式多种多样,档案管理的专业人员比较少,其受重视的程度也比较低,信息化档案信息的使用人数比较庞大和杂乱,文化层次差别略大。我国信息化档案信息样式多,时间跨度大,档案信息内容较广泛,然而我国从事档案工作的专业人员比较少。在这种情况下,不少档案管理部门的管理人员还要忙于其他一些繁琐的工作,以至于档案管理工作人员没有办法对档案的价值进行深入的了解和研究。这就使档案管理人员没有办法更好地为社会提供相应的档案信息服务。 (二)档案管理制度比较落后。传统的档案管理制度比较封闭,对于信息网络化时代的档案管理没有明显的帮助。目前,我国的档案管理工作属于松散型管理状态,同时因为国家对于档案管理投入的资金有限,信息网络化档案管理的软件开发一直属于缺乏的状态,因此我国对于信息网络化的档案管理依然使用较低级的档案管理软件。 三、信息网络化时代档案管理问题的解决措施 (一)提升档案管理工作人员的创新能力。档案管理工作人员只有随着时代的发展与进步不断地提升自己,才可以让信息网络化时代的档案管理实现其本身应有的社会价值。在信息网络化时代的档案管理中,有较多的新情况需要档案管理工作人员去进行深入了解,也有较多的新问题需要档案管理工作人员去解决,因此这就需要我国档案管理工作人员必须要与时俱进。首先,在信息网络化时代,档案管理的工作人员需要自主地去接受培训、学习有关网络的知识,例如,网络的基础知识和基础操作、网络的档案信息分布与查询方法,学习通过网络对档案信息进行发表。其次,档案管理工作人员需要拥有整合网络化档案信息的能力。通过网络,把分散在各个区域的档案进行整理,给广大用户提供资源。最后,档案管理的工作人员需要拥有发现网络档案信息的能力。如果想要从根本上来提升档案管理工作人员的水平,就需要档案管理工作人员适应信息网络化时代的需求。 (二)加大对网络化档案管理的资金投入,并完善保障手段。随着我国信息科技的发展,知识也随之不断地更新发展。只有充分运用信息网络化科技成果,并且不断地更新档案管理设备和提升档案管理工作人员的技术水平,档案管理工作才可能紧跟时代的脚步,进而适应信息化时代档案管理的要求。由于目前档案管理部门的管理设备比较落后,因此这需要我国政府把信息网络化时代的档案管理计划到我国有关网络建设的预算当中去。另外,档案部门也可以通过目前已有的档案信息资源库为社会进行服务,把获得的经济收益投入到网络的建设中去,使档案体现出其自身的经济价值。 (三)加强档案信息网络化建设的标准。想要在信息网络化时代有效地管理档案,需要加强档案信息网络化建设的标准,这有助于创建我国统一的高质量的国家档案信息网络化的系统,可以为用户提供更加全面和快速以及准确的服务。同时,通过加强档案信息网络化建设的标准可以有效地促进档案管理部门的发展。 (四)加强对网络的保护,确保信息网络化档案管理的安全性。档案信息的管理工作需要严格保密。随着我国信息科技的不断进步与发展,网络木马黑客等病毒的出现,对于在信息网络时代的档案管理具有一定的挑战性,也时刻威胁着档案信息的安全。想要确保在信息网络化时代档案信息的安全,就需要注重网络保护,提高档案管理工作人员的相关技术水平。 四、结束语 我国档案管理工作已经从手动档案管理时代转变成以计算机为主的网络化档案管理时代。计算机技术和信息传输网络化,为信息网络化时代的档案管理提供了科学技术保证。尽管如此,信息网络化时代的档案管理也出现了不足之处,有待档案管理人员进行思考,来解决这些不足之处。对档案进行有效的管理与利用,可以有效地为网络化时代的档案管理提供更好的建设服务。
城建档案作为档案专业领域的分支,伴随档案电子化的开展,推进城建档案电子化建设理所当然。历经一段时间的探索与实践,城建档案电子化建设取得了一定成绩,但总体水平相对较低,还存在诸多问题,效用没有得到最大限度发挥。 一、导言 我国档案部门于20世纪80年代中期实施档案信息化建设,旨在开展全新的电子档案现代化信息服务。国家档案局在“档案事业发展‘十一五’规划”中要求要加强档案信息化建设,并明确提出有序推进传统载体档案数字化进程的要求,国家档案局于2012年提出加快建设和利用能够远程传输档案的电子网络,并积极把已开放档案和已公开政府信息上传到网络上,实现档案信息资源的广泛共享要求。档案信息化建设历经30多年发展,相继走过了技术导向、内容导向的发展阶段,目前已步入以服务导向为主的新的发展阶段。城建档案是档案的一部分,同为国家重要的信息资源,伴随档案电子化的开展,推进城建档案电子化建设理所当然。实事求是,我们国家对城建档案的电子化、现代化建设问题也是十分重视与关心,国家建设部也早在1997年12月实施的《城市建设档案管理规定》第四条中作了明文规定:“城建档案的管理应当逐步采用新技术,实现管理现代化”,但时至今日,大多数城建档案的载体依然以纸质档案为主,城建档案电子化建设的总体水平相对较低,还存在诸多问题,城建档案效用并没有得到最大限度的发挥,档案电子化建设急待加强。 二、城建档案电子化建设原因分析 开展城建档案电子化建设原因很多,档案数量增加、资源共享、提高城建档案利用效率是其中比较重要的原因。 (一)城建档案数量急剧增加 随着经济快速的发展,我国的城镇化进程不断加快,城建项目数量呈几何级数增加,城市的规模越来越大,城市建设工程项目的数量与规模的增加自然导致城建档案品种、数量与迅猛增长,致使城建档案馆的馆舍面积、管理人员数量等都面临极大挑战。同时伴随着社会的不断进步,城建项目的技术要求与建设标准以及复杂程度越来越高,这也使城建档案管理的复杂性和管理难度提高,依靠过去“纯手工”的管理方法难于适应,就是传统的办馆模式“疲态”已显,很难适应信息时代的要求,因此为谋求更大、更好的未来发展空间,信息资源走数字化、电子化道路成为了城建档案馆普遍采用的一种方式,城建档案馆推进档案电子化建设客观必然,城建档案馆只有树立信息化意识,增强数字化建设的紧迫感和责任感,充分发挥网络等信息技术优势,不断完善信息化条件下城建档案管理的创新力度,唯有如此,才有可能推动城建档案工作得到可持续发展,使城建档案信息资源提高城市管理水平、完善城市功能等方面的重要作用得到充分发挥。 (二)信息资源共享使然 图书馆资源共建共享作为信息化时代图书馆的发展趋势和图书馆自动化网络建设的最高原则和最终目标,是一个人们关注和研究已久的问题。其实,信息资源共享是发挥其作用的非常重要的举措,各种信息资源是可以共享,也应该共享的一种智力资源。在信息资源的快速递增的大环境下,加上受经费、空间、利用率等各种因素影响,任何一家信息资源收藏机构都不可能入藏全部的文献资源,因此实行资源共建共享就会自然而然地成为必然选择。国内外许多实践也已经表明,推行信息资源共建共享,对于充分发挥人力、设备,尤其是信息资料的整体作用,提高投资效益具有积极的现实意义。城建档案信息资源是一种重要的信息资源,是国家信息资源的重要组成部分,在城镇建设、经济社会发展中扮演着重要角色,档案工作的宗旨和根本目的是实现档案信息资源的共享,满足国家、社会和大众对档案信息的需要。计算机具有快捷、随机、多途径检索能力,能满足各种途径的检索需求,促进文档一体化管理的实现,从而提高工作效率和资源利用效率,全面推行城建档案电子化建设,实行城建档案信息电子化管理,也可以将城建档案馆的一馆资源变成多馆、全社会的资源,很好地实现城建档案信息资源共享,节省投资,提升城建档案馆的投资效益,同时可以借助网络化的计算机应用系统,通过远程传送,方便地域分散的用户突破时空限制,随时、随地检索利用电子化的城建档案资源,从而使城建档案资源得到更加有效的利用,提高资源使用使用效率,提高城建档案馆的存在价值、社会效益。采取“封闭”的管理模式,资源利用率低下,投资效益难以提高,已成为许多档案馆的“心病”。由此可见,要使档案馆资源得到充分利用,提高档案馆投资效益,城建档案馆之间开展合作,推行档案资源电子化,有效促进档案信息资源实行共享不应该是一种选择,而是一种必须。 (三)提高城建档案利用效率需要 时至今日,我国的档案部门绝大多数依然采取半封闭状态开展服务,基本处于“等客上门”的被动服务方式,档案信息虽得到一定程度的开发,但是对大量的信息资源,开发范围小,层次低,远没有反映出档案所包含的丰富的信息量。可以说,我国城建档案资源的利用率一直不高的造成原因很多,其中纸质档案资料使用不便是一个非常重要、不可推脱的原因。传统的纸质档案资源保障能力低,辐射面狭小,因受时间、空间的限制,查阅利用不便,很多的档案资源不可能被社会相当数量的人同时享有,同时利用,很难满足社会各方面的利用需求和现代信息服务的要求,尤其日趋复杂与工程量巨大的城建档案管理工作的当前,纸制档案不仅存储空间大,并且维护成本高,而且不利于长久保存,与传统的印刷型档案媒体相比较,电子档案不仅具有信息存储密度高,能“大容量”长期保存档案资源,而且具有存取速度快、复制性好、方便传递与传送等许多先进功能,具备检索自动化、快速化,检索途径多元化以及检索效果好等优良性能,为档案利用者提供方便、快捷的利用,因此,开展城建档案资源电子化建设就不应该是一种选择,而应当成为必然选择。 三、城建档案电子化建设策略思考 无疑,推行城建档案电子化建设好处多多,如:档案电子化可以优化馆藏结构,实现档案资源的有效利用和共享,大量节约存储空间,有效保护档案原件,但纸质档案电子化是一项复杂且长期的工作,要想有序、顺利地开展与推进,必须具备许多条件,在实际操作过程也必然存在许多问题,需要开展专门的研究与探索。 (一)提高开展城建档案电子化观念意识 受传统管理模式与惯性思维影响,我国档案馆长期以来基本画地为牢,处于自然隔绝的封闭状态,档案馆之间缺乏沟通和交流,资源建设上追求“大而全”“小而全”的自我保障模式,服务上采取僵化的“坐堂服务”。发展到今天,虽然资源共建共享理论深入人心,虽然现代化技术、通讯技术为档案馆开展档案电子化建设,资源共享创造了有利条件,然而顽固的传统观念和思维定势仍有巨大束缚力和支配力,过去存在的过多关注自身利益,不从整体利益出发的观念,并没有彻底扭转,虽有部分城建档案馆利用现代化信息技术建立了网站,但实质性专业内容不多,可利用资源不足,网站内容多是馆藏、内设机构职责和办事流程的介绍,大多数档案馆的现代化建设、资源共享业务还无从谈起,城建档案数字化建设的初衷和目的并未体现。所以,当前推行城建档案电子化建设必须首先解决好主管机关、城建档案馆负责人数字化建设认识不足、资源共享意识差问题,提高他们对城建档案数字化建设的认识,改变仅关心本机关部门的档案信息资源管理做法,加快档案电子化建设步伐,推行资源共享,使一家资源变为大家所有,一馆资源变为各馆“共”用,促使各馆档案信息资源得到充分而有效的利用,极大地提高各城建档案馆的资源利用效率,从而使城建档案馆形成“共济——共生——共赢”良好局面,协调发展。 (二)提升档案管理人员专业素质 一项工作的成败首先取决于决策者,还取决于实际操作者,纸质档案电子化的开展、推进,人才不可或缺。现在城建档案馆的数字化操作人员大多是没有经过系统、专业学习或培训的“半路出家”人员,对数字化、电子化工作较为生疏,业务不熟练,熟悉电子化技术的对档案知识了解不深,熟知档案管理工作的又对电子化技术研究不充分。由此,城建档案部门要高度重视档案人才队伍的建设,加大培训力度,提升档案工作人员知识、能力和现代化技术水平,同时注意人才引进体系的完善,吸纳优秀人才,造就高素质档案电子化建设需要专业人才,确保纸质档案数字化工作得以有序、高效开展。 四、结束语 城建档案数字化是信息时代背景下必然发展趋势,加强城建档案电子化建设势在必行。为更好地保存与传承地方悠久历史的建筑文化,更充分地满足社会需要,城建档案人应适应时展,与时俱进,努力创新城建档案管理模式,着力推进城建档案电子化建设发展,建设地方特色的数字化城建档案数据库,促使城市城建信息互通共享,使城建档案资源不再“养在深闺人未识”,充分发挥城建档案在城市的建设和发展中的应有作用。 参考文献 [1]梁沙,史江.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策探讨[J].兰台世界,2011(30):14-15. [2]茅蕾.城建档案数字化发展的思考与探讨[N].中国建设报,2014-7-8. [3]曾荣.广州大学城图书馆文献资源共建共享问题分析[J].教育教学论坛,2012(18):122-123. 作者:李文 单位:广州市城市建设档案馆
本文以开放大学档案管理为主要研究内容,侧重对提升开放大学档案管理工作水平的具体路径展开探索。开放大学的档案能够将学校各个时期的面貌以及发生的重大事件真实的反映出来,为学校的编史修志工作、日常管理工作和科研工作的改革和发展提供了必要的参考依据,同时,也保证了学生和全体教职员工的利益不受侵害。做好档案管理对于开放大学未来的发展具有非常重要的意义。本文对提升开放大学档案管理工作水平的路径展开探索。 一、开放大学档案管理工作存在的问题简述 伴随着开放大学的快速发展,其自身的档案管理体系逐步完善起来,但是其中存在的一些问题也日渐凸显出来。这些问题主要集中体现在:一是,档案管理工作队伍层面。随着档案管理工作要求的不断提升,对档案人员自身具备的素质提出了较高要求,即要求其具备较高的政治思想素质、职业道德上以及过硬的业务能力素质。同时,也要求档案人员具备较高的服务意识和信息素养,以便更好的提供开放大学档案管理服务。因此,新时期开放大学档案管理工作的现实需求要求档案管理工作队伍从多个层面提升整体素质。二是,档案管理工作制度不完善,缺乏规范性和标准化。例如,存在文字材料填写不规范、日期填写不完整、个别信息不真实等问题。三是,档案管理工作信息水平待提升。一般而言,完善的档案管理系统不仅可以帮助档案管理工作人员进行档案的高效管理和利用,也可以为用户查询提供便利,更能够避免一些来自物理层面的损害,而保持档案的完整性。目前,档案管理的信息化水平依然待提升。 二、提升开放大学档案管理工作水平的路径 本文以开放大学档案管理为主要研究内容,侧重对提升开放大学档案管理工作水平的具体路径展开探索。 (一)制定规范、合理的学校档案管理制度 开放大学应建立完善的档案管理制度,为学校档案工作创设一个正规化、科学化的氛围,使档案工作在学校各项工作的落实中发挥更大,更有效地作用。具体工作可以从以下几个方面入手:第一,建立学生档案主管部门,划定其他部门材料归档的范围,明确权责范围。第二,规定各部门归档材料的内容及期限,确保相关材料及时归档,确保档案内容的完整和连续。这种归档方式既可以更好地反映出学校发展的真实情况,又可以避免了突击整理档案工作量巨大的问题。第三,完善档案管理流程,制定统一标准,确保档案在接受、保管、转递过程中不发生意外,确保档案材料真实有效。第四,对于遗留学生档案,坚持以人为本的原则,根据学生的实际状况,定期进行分类整理。第五,定期对接受、转递的学生档案信息进行整理。依据法规制度的要求,做好档案管理的监督指导工作,实现档案工作与开放教育共同发展,共同进步。总之,学生档案属于材料归档范畴,其重要性昭然若揭。高校教育工作者应重视档案建设工作,自觉做好学生档案管理工作。各级开放大学也应结合学生档案的特点,制定规范、合理的学校档案管理制度。 (二)加大投入改善学校档案存储的环境 在互联网的时代,传统的档案管理方式已经逐渐不能适应时代的要求。开放大学要搞好档案工作就必须将档案管理与互联网技术融合在一起,充分发挥高科技手段的优势。因此,开放大学应在传统档案管理方式的基础之上,吸收新的科学技术,不断完善档案保存的环境,提高学生档案管理的时效性。一是,改善档案存储的硬件条件和物理环境。开放大学应加大投入改善学校档案存储的环境,使之符合国家标准,尽可能的延长档案的保存时间。在档案的存放空间中,影响档案“寿命”的原因有很多,如,温度、湿度、光照等。二是,引入现代数字档案管理系统,推动档案管理的信息化建设。开放大学可以引进先进的数字化管理技术,自主开发或者购入档案信息管理系统,根据时代的要求,建立数字化档案室。一方面,将各类档案信息全部输入数字管理系统,实现网络统一管理;另一方面,将各类文书材料的收发、转递、借阅、归还等进行整理归纳,做到衔接有序,使之成为一个整体,实现档案信息管理的信息化和现代化。 (三)提升档案管理工作队伍的综合业务素质 档案工作的现代化管理方式以及远程教育档案管理难度的增大都要求开放大学档案管理人员不断提升自身的综合业务素质。具体从以下三个方面去做:一是,提高档案管理人员的法律意识。档案信息涉及公民的个人隐私,在管理过程中,其安全性和保密性不容忽视,这关系到个人的隐私,甚至会影响社会的稳定。因此,提高档案管理人员的法律意识,明确其职权范围即法律地位,让他们意识到档案管理是一项谨慎严肃的工作,不容任何人懈怠。二是,完善开放大学档案管理工作队伍培训机制。开放大学应提供培训机会,加大力度提高档案管理人员的整体素质,增强他们的大局意识和责任意识。三是,完善档案管理工作人员配套管理机制。对于档案兼职管理队伍也应采取相应的措施规定他们工作的内容和范围,并在奖罚、考核、晋升等方面提出明确的规定,调动兼职人员的管理积极性。完善档案管理机制,通过培训、学习、引进等方式从整体提升档案管理人员的综合素质,为开放大学培养一支管理能力强、综合素质高的档案管理队伍。四是,树立档案管理工作人员的服务意识。树立良好的服务意识,明确职责,不断开拓服务渠道,提高服务质量。远程档案管理工作的一个重要目的就是提高档案资料的利用率,方便他人查阅和使用。因此,树立档案管理工作人员的服务意识,积极提供多种档案高效利用的服务,提高档案的利用率。 (四)推进开放大学档案管理信息化建设 开放教育学生档案管理水平的高低在某种程度上也反映了开放大学整体管理能力的高低,能够有效地引导社会和用人单位认识到开放教育的重要性。因此,有必要推进开放大学档案管理信息化建设。数字化档案的信息化管理具有明显的优势。例如,学生通过招生管理体系录入入学信息,再通过教务管理系统完成毕业审核信息的录入,学生档案中的学籍档案就自然生成了,这也奠定了学生档案的基础,减少了很多体力劳动。为此,档案管理人员应熟悉档案管理工作的流程、步骤,充分利用网络信息化技术,遵循客观规律,有序的开展学生档案的数字化和数据化工作,实现学生档案的信息化管理。学生档案信息化管理系统可以使档案得到永久的保存。通过该系统学生可以及时向用人单位提供就业信息,同时用人单位也可以在此查阅到毕业生的综合信息,提高了档案管理工作的时效性。例如,通过档案管理软件可以检索学生的档案信息,实现检索数字化;实现学生学籍档案的共建共享,建立完整系统的档案数据库,方便教师、学生以及用人单位查询和使用,提高档案资源的利用率,为学生毕业以后的工作和生活提供更多便利。因此,依照法律制度的规定做好开放大学的学生档案管理工作,实现学生档案的数字化管理,满足不同主体的个性化需求,切实发挥数字化档案管理的服务作用,从而推动开放教育的发展,提高开放教育的可持续发展能力。总之,现代社会,信息技术和网络技术发展十分迅速,只有加大资金投入,推动档案管理的数字化,档案管理人员的整体素质,才能更好的推动远程教育的发展。 三、结语 总之,档案管理工作为开放大学各项教育教学、科研、日常管理活动的重要参考依据。做好档案管理对于开放大学未来的发展具有非常重要的意义。因此,开放大学必须高度重视提升档案管理工作水平。具体而言,应当完善开放大学档案管理制度,增加档案管理工作的投入,加强档案管理队伍建设,推动档案管理信息化建设等方面努力,切实促进开放大学档案管理水平的有效提升,使档案工作在学校各项工作的落实中发挥更大、更有效地作用。 参考文献: [1]欧阳凤平.开放大学建设中的电子会计档案管理[J].湖南广播电视大学学报,2017(02):93-96. [2]计佳,刘莉莉.开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设分析[J].兰台世界,2016(02):51-52. [3]王宇雷.浅析开放大学学生档案管理工作[J].科技创新导报,2015,13(10):189. 作者:徐龙 单位:内蒙古广播电视大学
企业档案员论文:社会化管理企业退休人员人事档案工作的实践和思考 摘 要:企业退休人员的人事档案管理是一项严谨的专业管理工作,又是一项严肃的政治工作,文章在企业退休人员档案管理实践的基础上,提出了做好企业退休人员人事档案管理工作的具体办法和思路。 关键词:社会化管理 退休人员 档案管理 实践和思考 2003年,中共中央办公厅、国务院办公厅《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》(中办发[2003]16号),各地积极贯彻落实文件精神,企业退休人员实行社会化管理的工作稳步推进。中办发[2003]16号文件中明确规定“社会化管理服务工作主要包括:……集中管理企业退休人员的人事档案……”,退休人员人事档案实施归口、集中管理势在必行。人事档案是党和国家的机密,企业的宝贵财富,人事档案管理既是一项严谨的专业管理工作,又是一项严肃的政治工作,我们应认真研究如何做好退休人员人事档案管理工作这一重要课题,使退休人员档案得到更有效地保护和利用。本文试从以下几方面阐述自己的一些看法。 一、建设档案室,选调管理人员,组织好退休人员人事档案移交接收工作 档案移交接收工作是做好退休人员人事档案管理工作的基础。首先,根据《档案库房技术管理暂行规定》(国档发[1987]19号)、档案馆建筑设计规范(JGJ25-2000)和《干部档案工作条例》的有关规定,选定符合要求的场所,建设退休人员人事档案室,配备必要的管理设施、设备,如:除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求,做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开;第二,选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作,应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员;第三,工作人员要本着对退休人员高度负责的态度,根据退休人员人事档案移交清单,认真逐卷核对,做到移交清单要与移交人事档案名单相符合,档案目录要与档案内容相符合,确保退休人员人事档案的完整。对于退休人员人事档案中职工履历表、退休审批表等档案要件,要认真检查,由于在调整退休人员养老金、办理退休人员供养直系亲属死亡待遇等事项时,需要向社会保险部门申报这些材料,如发现这些材料缺失,应要求移交单位及时补充材料,待材料收集归档后,再进行交接。同时,要建立工作责任追究制度,对移交不规范、遗失档案、泄露或擅自向外公布档案内容的行为,视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分。 二、推进档案信息数字化,抓好数据库建设,开展退休人员人事档案数字化建设 1.档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势,离不开大量的资金支持,要多渠道筹措资金,把档案建设经费列入预算,保障档案管理工作的经费。同时,要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程,既要制定档案管理工作近期计划,也要制定档案现代化建设长远规划,从而有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。 2.退休人员人事档案管理应开展数字化建设,将信息技术应用于档案管理工作中。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位,工作中我们力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。档案数字化建设的步骤可分为:第一步,结合当地退休人员管理工作实际,选择符合档案管理标准化、规范化的人事档案管理系统;第二步,对接收档案重新编码,输入数据库;第三步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现档案原件信息数字化,并将档案原件数字化信息与数据库中对应人员记录联接。档案数字化建设关键在于数据库建设,数据库建设是档案数字化建设的核心和基础,是档案数字化建设的主体。数据库建设要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在数据库建设过程中,档案管理人员应同计算机技术人员协同配合,突出重点,使数据库由单一库向系统库发展。 从实践看,档案数字化建设应用效果显著,首先是在档案查询利用方面带来的便捷、快速、准确,查询利用便捷,只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询;其次是使用档案管理系统对档案进行数字化后,原始档案的使用率下降,使得档案保存时间大大延长。 三、注重档案管理人员的培养和教育 为了适应新时代档案工作发展的需要,提高档案管理人员业务文化素质,引进、招聘科班出身的档案专业的人才来充实档案工作者队伍,加强、引导现有档案工作者的继续教育,培养“一专多能”的复合型人才,才能推动档案工作“更上一层楼”。 (一)注重人才 从目前看,街道和社区缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分人员现代技术水平偏低,搞好退休人员档案管理工作,推进档案信息数字化的关键是人才,要求档案管理人员有较高的知识层次和先进技术水平。企业要做好三个方面的工作: 1.把住人才入口关,注意引进或招聘有专业技术、技能的人才充实档案工作者队伍。 2.注重人才的使用,要敢于选拔具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智。 3.稳定档案工作人员队伍。档案工作连续性强,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能适应和完善。档案工作人员的频繁调动,绝对影响档案工作的连续性,因此,为了维护档案工作的长远利益,必须做好档案工作者的稳定工作。关心支持他们的工作,切实解决他们的实际问题,使他们安心本职工作,促进档案工作的持续稳定发展。 (二)加强对档案工作人员的教育 1.有计划组织进修。一是结合工作实际需要和未来发展趋势,根据不同层次、不同需求,按需致用,便于操作,讲究实效。二是根据继续教育的类型和形式,因人而异。对于新进档案工作人员,培训学习基础知识、实际操作技能;对于一些经验丰富的老档案工作人员,培训一些新技术、新方法。 2.进行政治思想教育,培育档案管理人员的事业心和奉献精神。 四、建章立制,夯实基础工作,明确责任到人,做好退休人员人事档案日常管理工作 1.根据党和国家有关人事档案管理的政策、法今、法规,制定退休人员人事档案管理办法及人事档案工作人员职责、保密制度、保管与保护制度、档案查阅借阅制度、档案的转递制度、档案材料鉴别归档制度、档案材料收集补充制度、档案室安全检查制度、管理考核制度等规章制度。同时,建立完善档案转入登记台账、档案查阅借阅登记台账、接收归档材料登记本和查阅摘录、复印档案登记本等基础资料台账,做到档案管理制度化、规范化。 2.有不少人认为职工退休后,档案就没有用了,职工的《退休审批表》等重要资料都没有归档,时间长了,遇到调整养老待遇、修改出生年月、工作时间和退休时间等信息时,由于重要资料的缺失,上级社会保险管理部门无法予以认定,就会引起不必要的矛盾,因此,要将档案移交、材料及时归档作为一项重要内容规定在管理制度中,细化分解到各项工作程序中,并且将档案管理纳入单位综合考核中,确保档案及时移交及材料归档及时、完整。 3.将档案管理责任落实到人,档案管理人员按责任分工,各司其职,狠抓落实。 五、利用好档案,做好档案信息的提供利用工作 企业退休人员人事档案不仅是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料,而且还是企业人员到达法定退休年龄时,由劳动保障行政部门审批的退休材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录,是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。我们要牢固树立档案工作为企业管理服务、为老同志服务的思想,不断强化服务意识,为落实好老同志的政治生活待遇做好档案信息的提供利用工作。 总而言之,在开展社会化管理服务过程中,街道和社区领导要高度重视此项工作,充分利用国家政策精神,把握时机,统筹解决企业退休人员人事档案管理的场所、设施和管理人员等方面的问题,积极开展档案数字化建设,不断提高管理水平,使档案管理工作科学化、现代化。 企业档案员论文:浅谈铁路企业档案人员必备的综合素质 【摘要】 铁路系统改革发展带动了各方面工作,迫使档案管理人员必须提高综合素质,以适应新形势的需要。作为一名合格的铁路档案人员,首先必须要保持政治上的坚定性,思想素质要过硬,不折不扣执行党的要求和企业的发展要求;其次要通过一线工作的实践锻炼,不断提升职业道德素养,树立档案管理人员的模范形象;最后是要增强责任感和使命感,要掌握精湛的技能和业务知识,通过高效优质的服务达到企业要求,为企业更好服务。 【关键词】 铁路企业 档案人员 综合素质 当前,铁路不断深化改革,进行机构重组,给干部职工的思想造成一定波动。特别是在强化基础工作上,要求要以“管理规范化,作业标准化”为主线,这无疑给档案管理工作带来一定的压力和难度。面对严峻形势和工作压力,各级档案管理人员,要站在政治高度和从大局着眼,通过不断提高自身综合素质,认真对待并做好各项档案管理工作。笔者认为,档案人员必须从以下四点着手不断提升自身素质。 1. 提升思想素质,自觉保持政治上的坚定性 当前,在铁路不断深化改革过程中,人们受到各种文化思潮的影响,个别人由于没有主动加强学习,导致不能用新理论、新观念去分析和解释新情况、新问题,在思想观念上不能正确把握方向,甚至在不良思潮和各种物欲的诱惑下,动摇了立场,迷失了方向。更有甚者面对各种不良思潮,自己的立场不能与党中央保持高度一致,不能坚定不移地执行党的路线、方针、政策;不能旗帜鲜明地支持正确的东西,坚决制止危害党的利益、国家利益、人民的利益的言论和行为;不能与一切社会丑恶现象作坚决斗争。由于工作性质决定着档案人员掌握了整个单位的信息资源,有的是暂未公开的,有的是保密的,更多的是最新的文件精神。如果在思想上没有坚定的政治信仰,在物欲横流的社会里,很容易因一点点蝇头小利而丧失自己的政治立场,从而导致悔恨终身。因此,档案人员必须主动加强学习,主动改造自己的世界观、人生观和价值观,从思想上、政治上、行动上自觉与党中央保持高度一致,能够站在大局的高度想问题、办事情,自觉维护单位的团结和荣誉,不折不扣地贯彻执行上级党委和各级领导的工作部署,使自己的一切言行与党的基本理论、基本路线和方针政策相符合,与企业发展和党的要求相一致。 2. 加强实践锻炼,不断提升职业道德素养 在社会健康发展、和谐发展和科学发展的今天,我们也不否认在个别地方仍然存在着勾心斗角、争权夺利、见利忘义、急功近利、缺少社会公德不良等现象。但作为档案人员,要在工作实践中通过学习政治理论、学习先进典型、学习党的路线、方针和政策,不断增强自身的是非辨别能力,培养自己良好的职业道德素养,从思想上树立正确的世界观、人生观、价值观和权力观,能够正确处理名与利、苦与乐、得与失的关系。在自己默默工作和默默奉献中,不断校正人生坐标。在日常工作中,主动讲道德,讲廉耻,讲荣辱;严于律已,率先垂范。时时自重、自省、自警、自励。不但自己做个品德高尚的人,还要去感化别人,从一点一滴做起。在对待公私利益上,主动服从组织安排,不闹个人意气,在大是大非面前站稳立场,不与歪风邪气同流合污,充分体现档案人员优秀的品质;在对待同志矛盾上,要胸怀坦荡,不计较个人恩怨,不计较私仇,正所谓“将相顶头能走马,公侯肚内好撑船”,对同志不抱成见,有肚量,容得人。常言说:境界有多高,事业有多大!一个有进取心的人,必须做到境界要高、心胸要宽、心态要平、作风要实、能力要强、方法要多。只有从思想深处真正看淡个人名利,看重肩上的责任,踏踏实实,勤勤恳恳,坚忍不拔地工作,才能持之以恒做好档案管理工作,以实际行动和成绩取得组织的信任与认可。 3. 要脚踏实地,忠诚自己的事业 作为一名档案人员,必须要有强烈的事业心和高度的责任感,因为工作性质决定了档案工作没有台前的辉煌,只有幕后的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。档案人员所从事的工作与其他业务部门相比,除了清苦,就是辛苦。如果没有对档案事业的热爱,没有那份对事业的执着,肯定干不好工作,更当不了“幕后英雄”,甚至有可能有辱于我们所从事的崇高的档案事业!所以要正确地认识档案工作地位的特殊性、岗位重要、责任重大、使命光荣,把工作当成生命的一种状态,把工作当作进步的阶梯,把工作当作实现自身价值的需要全身心地投入。档案工作是最平凡的工作,但是,又是最光荣的工作,要充分认识到档案工作的重要性。因此,档案人员要用心去想、用心去做,每件事都要想想怎样才能做到位,还有哪里不到位,有没有可能更到位。用心去比,用心去问,今天的工作有没有到位,今天的工作和服务到位在何处,没有到位的地方在哪里,我明天是否还能到位。一句话,就是要用心去把工作当事业来做,激励自己干工作时不断改进,不断完善,不断提高,做到精益求精,力求优质高效。 4. 要边学边干,不断提高工作本领 科学发展、和谐发展,需要创建学习型社会和学习型企业。作为一名档案管理人员,更要加强学习,用新理论、新理念武装自己。我们只有不断地自我充电,保持稳定的知识储备,才能跟上时代的发展,才能从容应对我们未见过的东西,也才能不至于出现力不从心,爱莫能助的尴尬局面。为此,我们要牢固树立“学以立德,学以增才,学以致用”的理念,通过刻苦学习,不断提高政策理论水平,更新知识结构,从而不断增强自己的工作本领,努力成为工作中的复合型、全能型人才。档案管理人员应具备如下能力: 4.1 协调能力 在实际工作中,档案管理人员常常要和有关领导和部门打交道,要得到各方面的鼎力支持,除了依靠企业严格的规章制度外,更主要的靠档案管理人员自身协调能力的发挥,而且能起到事倍功半的效果,这也是通过无数例子得以佐证的。 4.2 管理能力 档案管理工作是一个系统,它不仅包括对档案实体的管理,还包括对档案事业的管理,这就要求档案管理人员必须掌握高新技术管理手段。近几年,现代信息技术在档案工作中得到广泛运用,要求档案管理人员必须掌握新技术,迅速有效地收集信息,完整安全的保护信息、及时准确提供信息、最大限度运用信息,使档案“起死回生”发挥最大功效。 4.3 学习能力 档案管理人员要经常参加系统的知识更新和学习与继续教育培训,不能只吃老本。要不断扩展自己的知识面,有计划进行继续教育与终身教育,提高学历层次。另外,也要掌握丰富的档案专业知识,减少工作中的随意性和盲目性,用丰富的档案专业知识去指导和推动工作,解决实际工作中出现的疑难问题。 4.4 开发能力 档案信息资源的开发和利用是目前档案工作的一项十分重要的内容,也是档案的拓宽与深化。档案管理工作人员应该努力创造有利条件,运用现代化手段,及时、准确、高效地开发信息资源,更好为企业服务,为社会服务。 企业档案员论文:浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施 随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。 1.人事档案实现信息化管理 一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭传“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料传变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。 2.规范人事档案管理各环节 2.1完善档案材料的收集 档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。 一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批传出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象。用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。 2.2严格档案传递手续 国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案传递通知单传交人才流动服务机构。传递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批传出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案传递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的传递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案传递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。 2.3优化档案内容构成 一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。 3.拓展人事档案管理方式 在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系传移,提高人力资源配置效率和使用效益。 实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。 企业档案员论文:浅谈新时期企业档案人员的素质及自我修养 档案干部要培养形成理性、务实、稳健和独立的思维形态;培养形成个性鲜明、头脑清醒,敢想、敢说、敢干的思维人格,切实具有时代所要求的创新意识和创新能力。 改革开放和社会主义现代化建设,带来了经济快速发展和社会巨大进步,为新时期党的思想政治工作者提供了广阔的舞台,同时,也对企业思想政治工作提出了新的课题。面对新形势和新任务,加强企业档案队伍建设,提高档案干部的自身修养,成为亟待解决的突出问题。 一、档案人员加强自我修养的重要性 加强思想政治工作是我们党的优良传统,是我们取得各项事业胜利的重要保障。思想政治工作是一项涉及多学科、多领域、多部门、多职能的复杂系统工程,不仅需要档案干部具有高度的政治责任感,而且需要以优良素质和自我修养为基础的能力水平,以实现互动式做好政治思想工作的要求。加强档案人员的自我修养,其必要性和重要性在于: 1. 加强修养是新时期承担新任务的需要。伴随我国在社会主义市场经济的发展和企业改革的不断深化,企业思想政治工作面临新的形势,对于档案干部来讲,在新形势下,必须加强政治理论修养和道德修养,在思想上,加强理论武装,认真学习党的理论路线方针政策,在工作和社会生活上,严于律己。否则,就难以得到职工群众和其他干部的信服。所以,档案人员必须加强自身理论修养和道德修养,不断提高政治思想素质,这是承担起思想政治工作任务的根本前提。 2. 加强修养是构建和谐企业的需要。企业作为经济组织,在构建和谐社会中承担着重要的经济责任,企业最基本的实践活动是组织生产经营,最基本的任务是为和谐社会创造经济效益,把思想政治工作的出发点和落脚点放在和谐企业的构建和经济效益的提高上来。坚持以人为本,坚持把做好人的思想工作放在中心环节,增强企业思想政治工作的实效性。只有善于把思想政治工作,渗透到企业生产的各个环节,提到更高的层次上实现服务的要求,才能真正发挥出思想政治工作在构建和谐企业和提高企业经济效益中的特有优势和作用。 3. 加强修养是保持党员先进性的需要。企业档案干部是党的干部队伍中的重要组成部分,档案干部的职责决定了档案人员的言行是党员先进性最直接的体现,在新任务、新挑战面前,档案干部必须自觉以先进性标准严格要求,把党性原则与自身工作紧密结合,与个人的素养修炼、情操的陶冶有机融合,在工作的实践中,加强自我修养和自我教育,把党性修养转化为档案干部的修养。在新的历史时期,档案干部的自我修养的基本涵义是指:档案干部所具有的政治、思想、道德品质和知识技能等方面能力和素质,在工作中,通过自己的举止、仪态、艺能、性情等特有的表现形态,自然而然的形成对工作对象的亲和力、影响力和凝聚力,取得理想的工作成效。 二、档案干部自我修养重在提高素质 档案干部为人师表,其工作办事涵养的深浅,言谈举止修养的优劣,取决于自身素质的高低。档案干部的素质、能力、修养三者之间,素质是修养的基础,能力是素质和修养的体现,同时,档案干部又要在能力的发挥中不断完善素质和修养。企业档案干部要在政治、思想、业务诸方面具有良好的素质,具有坚定的理想信念,良好的道德情操,丰富的业务知识,过硬的群众工作本领,就必须培养和锻炼以下三种基本素质。 1. 必须具有较高的政治思想的素质。政治思想素质是做好思想政治工作必备的首要素质。作为企业档案干部,一要有扎实的政治理论功底,坚定共产主义信仰,永做党的理论政策的宣传者和执行者。二要有坚定正确的政治方向,坚定走中国特色的社会主义道路,在建设社会主义市场经济中,推进企业科学发展、和谐发展。三要有坚定的工作原则性,严格按照政策法规办事,认真贯彻落实企业各项规章制度,对不良倾向敢抓敢管,切实讲原则,树正气。四要有以身作则、严于律己的优良作风,坚持高标准、严要求,做勤政廉政的表率,遵章守纪的模范。五要有与人为善、亲民爱民的人格魅力。做群众的贴心人,为落实党在企业的各项任务,实现企业奋斗目标,奠定坚定政治基础。 2、必须具有调查研究的素质。要求档案干部具有调查研究的素质,广泛听取职工的意见和呼声,认真分析判断,汲取科学成分,从而做出正确结论。档案干部要有意识、自觉地学习和培养看、听、想、写的素养:一是“看”,就要善于观察。要善于洞察各种现象,及时发现问题的苗头,采取有效应对措施。还要独具慧眼,尽早发现先进事迹,适时挖掘先进典型。二是“听”,就是多方面听取职工群众意见,善于听取正反方面的不同意见,养成耐心细致听取意见的习惯。还要讲究方式方法,选择好谈话的对象、谈话环境和谈话时间。三是“想”,就是对看到的、听到的情况进行分析、综合和判断。要养成勤于思考的习惯,开动脑筋,对了解到的情况进行由表及里、由浅入深、去粗取精的分析和总结。抓住关键,分清主次,防止片面性。四是“写”,就是把看到的、听到的、想到的东西进行付诸文字,形成调查结果,提出科学的意见和建议,这是经过大量细致调查和长期的经验积累之后成果的总和。“写”是档案干部的基本功,也是调查研究素质的重要体现。 3、必须具有宣传疏导的素质。把握正确的舆论导向是档案干部的重要职责。是档案干部的看家本领。当前,贯彻落实科学发展观,坚持以人为本,就必须从人的需求出发,在作好企业职工的宣传疏导工作中,体现人文精神,融入人性思考,强化人格力量,实现人生关怀,使引导、启迪与职工思想产生共鸣,取得宣传疏导的实效。档案干部要从四个方面,培育和历练自身宣传疏导素养:一是锤煅引导人的坚定信心。二是奉献帮助人的周全关心。三是历练理解人的诚心。四是树立培养人的责任心。同时,档案干部还要练好“说”的基本功,有对话交流、讲话、演讲的口才,提高宣传疏导的效果。 企业档案员论文:企业档案管理人员应具备的素质 摘要:档案管理的特点、性质以及任务决定了档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。企业只有创造良好的教育环境,加强继续教育,提高培训,才能促进档案工作者基本素质的提高。 关键词:企业档案;管理人员;基本素质;提高;方法 进一步加强和改进企业档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作,是全面落实科学发展观,发展企业的基础性工作。档案管理的特点、性质、任务决定和要求档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。 一、良好的政治素质是做好企业档案工作的前提 企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。档案工作者要树立坚定正确的政治方向,树立共产主义的远大理想和科学的世界观、人生观、价值观。具体来讲,就是要正确履行《档案法》的义务;较全面地了解党和国家各时期的方针、政策;树立历史唯物主义观点有卓识的远见;充分认识档案工作在我国现代化建设中的重要地位;同时应具备甘愿寂寞、甘受清贫的良好的职业道德,才能在知识经济时代全身心地投入到档案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,将自己主动融入知识经济的主战场,利用自身优势,发挥行业特点,一切服从和服务于经济建设这项中心工作,将档案这一重要的知识载体,自觉地融入知识经济的大潮中去,从而发挥档案资源的巨大作用。 二、精湛的业务素质是企业档案工作者立身之本 精湛的业务素质是档案工作者必不可缺少的,集中表现在以下三个方面: 1、企业档案工作者要有广博的基础知识。档案的内容涉及政治、经济、军事、外交、科学和文化等广阔的知识领域。种类繁多的档案形成于各个历史时期的各种机构或人物,具有很多不同的复杂的特点。对它们的管理和使用,实际上就是对它们内在的知识内容进行不断地分析与综合,使其便于科学的利用,充分发挥其参考凭证作用。这就要求档案工作者要对分散的各种档案等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定,选择与编研有价值的材料,主动向利用者提供系统的知识。这实质上是一种创造性的脑力劳动。具体说来,档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成的。这些环节都有一定专业的研究领域。例如,整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。这就要求档案工作者全面具备各个方面的知识水平。 2、要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。档案工作者要适应知识经济,必须要掌握现代化管理水平,建立科学的档案管理体系,随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,使档案管理与企业工作同步发展。 档案学的基础理论和专业知识,不仅包括档案管理学,而且还有文书学、档案文献编纂学、科技档案学、中国档案史、外国档案史、档案学理论与历史、档案学概论、档案保护技术学等等。全面系统地掌握档案学的基础理论和专业知识,必须抓住两个环节: 一是要全面学习,持之以恒,既要有计划地学习档案学的专门著作,又要学习和掌握党和国家有关档案工作的法律、规章、实施办法等文件。二是要勇于实践,认真总结。实践出真知,通过总结才能使感性认识上升到理性认识,不仅要总结成功的经验,而且要总结失败的教训,通过总结,探索档案工作的规律。适应市场经济竞争是对档案工作者的办事能力和掌握科学文化知识和档案学理论知识的综合反映。办事能力的大小,在一定程度上决定着工作效率、工作质量和工作水平。为此,档案工作者不仅需要具有健康的生理和心理素质、具有较强的法律意识和专业的技术能力、具有参与能力和高效管理能力,还应该具有不断开拓进取的创新能力和高效服务的能力。 知识经济的本质是创新,可以说,知识经济就是知识创新,创新的经济。同志指出“创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。一个没有创新能力的民族难以立于世界先进民族之林”。面向未来,面向知识经济,首先,档案工作者观念要创新,这是创新的基础。无可否认,计划经济体制的弊端对档案工作的影响仍然存在。所以作为当代档案工作者,决不能被传统观念所束缚,而应树立强烈的创新意识,增强创新观念。观念创新了,工作就会出新思路,新招数。其次,多干实事,少说空话。这是开拓创新的必然要求,又是巩固发展大好形势,搞好档案工作的基本经验。再次,要有良好的精神状态。要抓住机遇,看准了就大胆地试,大胆地闯,有一种使命感,认认真真抓创新,扎扎实实促发展,把档案工作“无所作为”的困惑转变为“大有可为”的振奋。要兴利除弊,大胆改革,使档案工作适应时代的需要,适应社会发展的需要。 所谓高效服务的能力,就是把服务于知识经济和企业的发展,作为企业档案工作者开展工作的立足点和着眼点,而服务意识的强弱,服务效率的高低,事关企业事业的发展。为此,档案工作者要提高企业档案工作的科技含量,强化服务手段,开拓服务渠道,使档案能够充分发挥其作用,也只有这样,档案工作者因为“有为”而就“有位”了。 3、还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化,要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力,掌握档案现代化设备的使用。编研工作对档案工作者政治思想水平和业务能力,提出了更高的要求,因为这对编研作品质量高低,起着决定性、关键性的作用。所以要求档案工作者综合运用多种知识来管理档案。 总之,在新的市场形势下,在激烈的竞争大环境中,档案管理人员只有不断提高自身素质,积极进行研究探索,才会做到有为、有位,为企业的发展做出贡献,对此我们应加倍努力! 企业档案员论文:如何加强对企业退休人员电子档案的管理 随着我国经济的快速发展,企业的离退休人员逐年增多,一个县级以上的社会保险经办机构直接服务的企业离退休人员达几万人,甚至数十万人。这就对企业退休人员社会化管理服务工作提出了新的挑战,迫切需要加快企业退休人员档案管理电子化的进程。 1.企业离退休人员电子档案的种类 目前,全国各级社会保险经办机构通过摸索,主要建立了三大类企业离退休人员的电子档案。一是企业离退休人员的人事电子化档案。就是将每位企业退休人员的人事档案,用数码相机逐页拍照,建立个人数码数据档案,而将原始档案封存。二是企业离退休人员个人基本信息电子化档案。就是采集企业离退休人员的姓名、出生年月、工作时间、退休时间、退休种类、家庭住址、联系电话、社会关系等基本信息,建立企业离退休人员基本信息库,便于企业离退休人员养老金的调整和领取养老金资格认证。三企业离退休人员个人健康状况电子化档案。就是将企业离退休人员个人在每次体检时的基本信息收集起来,建立起个人健康状况电子档案,有助于提高社会化管理服务的质量。 2.企业离退休人员电子档案的优势分析 一是提高办公效率。一般的企业退休职工也就是几十人几百人,大的企业,退休职工也就上千人,若是由原企业管理完全可以不用电子化。但实行社会化管理服务后,一个社会保险经办机构管理的人数那就是一个庞大数字,几万人甚至是几十万人。要管理服务好如此众多的企业离退休人员,单靠用原始的手工作业台帐,显然是不能适应新的形势的。而建立企业离退休人员电子档案,这就大大提高了社会保险经办机构的办事效率,能够及时迅速快捷地为企业离退休人员提供咨询、查询、养老金调整等社会化管理服务。 二是有利于加强对企业离退休人员原始档案的管理。 企业离退休人员人事档案是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录,是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。近年来随着老龄化社会的来临,企业离退休人员的数量增长比较快,随着国有企业改革深化和破产兼并以及私有企业的增加,一些企业退休人员失去了原单位的依托和人事档案代管部门,其人事档案管理较为混乱,出现遗失、损坏、霉变等。实行社会化管理服务后,若没有好的库房和设施,加上人工查询增多,使档案容易受损。而将企业离退休人员的人事档案经过数码相机翻拍建成电子档案后,就可将原始的档案进行无菌化处理,真空封存,提高原始档案保管质量,延长保管时间。非特殊的情况,不再打开封存的原始档案,一般的查询,在电子档案中查询即可。 三是可以拓展和提高社全化管理服务的质量。为了防止出现养老金冒领,确保养老保险基金安全,每年都要进行一至两次的领取养老金资格认证工作,任务重,工作繁,还有一定的难度,而建立完善的企业离退休人员基本信息库,就可能克服很多问题。通过对企业离退休人员的姓名、头像、身份证号、居住地、联系电话、亲属姓名及联系方式等数据采集和补充,建立起离退休人员信息数据库,方便进行查询和数据管理。有条件的经办机构可以通过现场摄像、QQ视频远程摄像等手段,建立并保存离退休人员头像信息,能够有效解决了身份证复印件、传真件不清晰的问题。这样对行动不便的离退休人员进行认证时能够有更便捷的手段,提高认证的精确度,确保社保基金的安全。 3.企业离退休人员电子档案潜在的问题 一是对系统依赖大。原来办公都是手工作业,效率虽低,但却留下最便于保存的各类手工作业台帐。现在办公都实现信息化网络化,电子档案大大提高办事的效率,但同时也带来一些问题,一旦我们的信息系统出问题,或网络受到攻击,就可能导致办公瘫痪。从如此众多的企业离退休人员的档案中查找手工作业台帐,那将耗费大量的人力和时间。 二是存在泄密的风险。各类企业离退休人员的电子档案中存在着大量的有价信息,如个人的身份证号码、电话号码、家庭住址、社会关系等等,一旦流落社会上不法分子手中,就可能会被利用,给个人和社会带来一定的危害。 三是容易忽略手工作业台帐的保存。有了各类企业离退休人员的电子档案,社会保险经办机构的工作容易依赖系统办工,有些同学还会认为系统是绝对安全的,对手工作业台帐重视不够。 4.企业离退休人员电子档案管理的几点措施 一是严格接程序建立企业离退休人员电子档案。在接收、归档时,要有手工作业台帐,并将退休人员档案基础信息录入计算机,以方便档案的查阅、管理,做到当天接收的档案当天录入,当天上架,当天可以进行信息查询。建立电子档案时要改变以往要件排放序列,要求按扫描要件整理排序,本着服务查询的原则,结合对外服务工作中遇到的新情况,适时增减扫描内容,尽量减少调档,提高了电子档案的利用率。 二是做好数据备份和档案盘点。按照档案管理有关规定,对移交表、协议书等进行专门装订存放,对录入、扫描的电子信息进行了计算机硬盘和光盘备份,以此保证基础数据安全。为规范库房管理,还要定期对库存档案进行盘点,确保了档案管理“零差错”。 三是依据电子档案的性质,有针对性地做好安全防范工作。(1)企业离退休人员人事档案电子化信息库,秘级相对较高,应有专门的计算机系统,隔绝与外面一切网络联系。查阅企业离退休人员人事档案中的基本信息,应严格接程序,由专门的档案管理人员操作,其它任何人员不得操作。(2)企业离退休人员个人基本信息库主要是用于养老金的调整发放和生存认证,应由社会化发放的工作人员和社会化管理服务工作人员共同使用,其它任何人无此权限。(3)企业离退休人员个人健康状况电子档案可委托专门的医疗服务机构建立,按系统安全的要求进行管理。 四是加强对原始档案和手工作业台帐的管理。建立企业离退休人员各类电子档案后,应尽量减少使用原始档案和手工作业台帐。有条件的单位可对各类原始档案和手工作业台帐进行无菌化处理封存,以确保原始档案的安全和保存时间。 企业档案员论文:企业档案人员素质 随着现代经济的不断发展,企业档案工作得到了长足的发展,通过贯彻实施加强《档案法》、《档案法实施办法》,积极推广“数字档案馆应用系统”,加快了档案管理的现代步伐。目前,档案人员队伍思想素质与业务素质不断提高,各部门领导的档案意识明显增强,但相对于企业档案事业的不断发展,档案人员业务素质还相对薄弱,档案人员的综合素质还有待提高。 企业档案人员现状分析 一、普遍存在基层档案人员对档案资源利用的重要性认识不足。基层档案人员尤其是兼职档案人员对档案工作重要性认识不够,责任心不强,存在应付了事的思想,对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档工作力度不够,思想上存在着为难情绪。此外,基层单位领导对档案工作知之甚少,对档案人员思想、工作上的关心、支持、了解不够,给档案工作的发展造成了许多制约因素。 二、档案人员普遍受传统工作思路的影响,不能把档案资源与企业发展、市场经营、技术进步联系起来,开发利用与需要脱节。档案人员是资源与信息平台的联系纽带,有些档案人员还停留在简单、被动地整理、存档的管理水平上,在信息的采集、加工、开发、传递与提供利用方面涉足很少,使档案管理基础工作与档案资源开发利用出现断层。 三、档案人员素质参差不齐,人员频繁变动。有些基层单位的档案管理还停留在保管员的职能上,有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务,没有时间和精力从事档案管理工作,加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺,直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外,档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案立卷归档不及时,影响了档案工作的系统、规范开展,基层单位档案管理的不规范,造成了各单位档案管理、应用水平的差异,给上级档案部门的开发利用造成了一定的困难。 企业档案工作人员在新形势下应具备的素质 在多年的工作过程中,我深切地体会到档案工作对于企业的生存发展起着至关重要的作用。企业档案承载着企业形成的显性知识,还将人们头脑中的隐性知识转化成显性知识,成为知识共享的工具,在这个过程中,档案人员是档案工作诸要素中最活跃的、起决定性作用的因素,是档案管理的主体,因此,档案人员素质的高低,直接关系到档案部门的工作效率和质量,特别是在企业中,档案工作与企业的发展密切相关,企业档案人员就应具备更高的综合素质。 一、档案人员要恪尽职守,爱岗敬业 档案是企业的宝贵财富,档案工作人员肩负着管理、保护档案的职责,档案人员的工作质量和工作效率直接关系到档案的完整、齐全、安全和利用效果。所以,档案工作人员必须首先要具备强烈的事业心和责任感。 档案工作人员要恪尽职守。档案工作是一项复杂、细致的工作,热爱档案事业,恪尽职守,具有求真务实、爱岗敬业、严肃认真的工作态度,任劳任怨、一丝不苟、不辞辛苦的工作作风,这是作为档案工作人员应具备的基本素质。 档案工作人员要具有无私奉献的精神。由于档案部门长期处在局限性和封闭性的环境中,常常是被领导忽略的部门。档案人员要不计个人名利得失,甘当配角,甘当无名英雄,在平凡的工作岗位上默默地无私奉献、兢兢业业干好工作,这是档案工作人员应具备的必备素质。 二、档案工作人员要遵纪守法、严守秘密 在认真贯彻落实《档案法》的同时,还要严格执行档案工作的规章制度,注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设,不断地提高依法治档的自觉性和行动力。档案工作者的职责是维护档案的完整和安全,便于提供利用。档案安全包括两个方面:一是保证档案载体的安全;二是保证档案内容的安全。档案人员必须严格执行保密纪律和档案借阅规定,保证档案的安全。 三、档案工作人员要具备较强的综合素质 知识经济时代,知识创新和技术创新是生产力发展最重要的生产要素,创造力是人们适应生活急剧变化的一种生存能力。档案工作要在经济建设服务中取得更大的生存空间,得到最大的发展,档案人员必须善于用丰富的专业知识指导实践,解决疑难问题。同时,要在实践中总结经验,把实践知识向理论知识升华,以便使自己的工作有所创新,不断开拓进取。 积极主动的协调能力。在实际工作中,档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。档案管理人员为了切实做好档案工作,不可避免地要和有关部门和有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持,除了依靠有关规章制度外,更主要是依靠档案工作者自身协调能力的发挥,通过工作达到各部门档案管理的协调统一。 组织文字材料的能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道,要有较高的文字水平,才能胜任档案工作,才能将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料,直接为企业服务。 应用现代化手段的管理能力。由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用,计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具,它替代了传统的手工操作。因此,档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案,而是大量的数字化信息。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作之中,而是负责将丰富的档案信息予以数字化,并通过网络使档案成为重要的信息资源。 四、档案工作人员要更新观念、善于捕捉信息 档案工作人员要有较强的创新意识。随着企业现代化管理手段的普遍应用,企业档案的内容、载体不断丰富,档案工作人员如何在大量的信息中开发、寻找有效的档案信息资源,档案工作人员除了要掌握专业知识,还要提高业务素质和工作效能,掌握现代管理知识。在整理做好档案资料的收集、整理、登记、归档等基础工作中,要将有用的东西加以总结,充分发挥企业档案对企业改革改制:经营发展的利用价值。 档案工作人员要厚积薄发。把握时代对档案工作的新要求,树立起为档案事业而奋发向上的自信心。档案工作者要在激烈的市场竞争、岗位竞争中立于不败之地,关键是要不断地学习相关领域的科学知识,开阔视野,掌握档案管理工作的基本技能,从而进行档案信息深层次研究和开发,提高自身的业务素质。 档案工作人员要更新观念。要提高档案的查考利用价值,将“死”资料变成“活”资源,就需要告别坐等上门借阅提供利用的旧观念,应积极主动配合有关部门的各项工作,变被动服务为主动服务,为各项工作的顺利开展提供翔实的档案资料,做到档案服务于工作。 总之,提高档案工作人员的素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。在提升企业档案工作人员素质的过程中,必须强化以下几点工作: 一是要加强档案宣传力度,利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育,通过宣传,扩大档案工作的影响力,使广大干部职工充分认识档案工作的重要性,落实好依法执政、依法治档的工作机制; 二是要加强对档案工作的领导,切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围,摆上议事日程,要定期听取档案工作汇报,及时分析研究解决档案工作遇到的问题,并把档案工作列入本部门年度考核范围,为档案事业发展创造一个良好的内部环境; 三是要做好档案人员的思想稳定工作,解决他们的实际问题,为他们提供良好的发展平台,使他们能安心本职工作,从而促进档案工作的持续稳定的发展。 四是要加强对档案人员的培训和教育,在注重实用性上下功夫。要结合新时期档案工作的发展趋势,按照不同层次需求,按需施教,注重实效,运用“走出去、请进来”等培训方式,使档案人员尽快掌握规范的档案管理程序和现代化管理手段,促进提高档案工作效率要加强对档案人员再教育,促使他们努力学习档案专业知识和科学技术,提高档案管理的水平,要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。同时,要结合档案工作实际,创造性地开拓档案工作新思路,适应新时期档案工作发展需要,做好档案信息开发利用工作,提高档案利用率,更好地为部门领导、基层群众服务,为经济发展和构建和谐社会服务。 (作者单位:云南省曲靖市科技培训中心) 企业档案员论文:浅议企业档案人员所应俱备的意识与能力 摘要:可以说,人是社会生产力中最活跃的因素,人的素质和能力在事业建设与发展中具有重要的影响。档案事业进步与否,取决于从事档案人员的素质,档案管理人员的素质包括身体素质、政治思想素质、文化水平和业务素质,概括起来讲就是从事档案工作所应俱备的意识和能力。企业的档案室是企业的信息中心,面对办公自动化日益普及的现状,档案室该怎样为利用者提供信息服务,为城市的发展建设服务,档案管理人员应该具备怎样的意识和能力成为档案人必须思考的问题。 关键词:企业档案;能力 一、现代档案人应具备的五种意识 1、树立强烈的保密意识 1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此,档案信息在一定时期、一定范围内存在保密性。档案信息能否公开、何时公开,必须依据相关法规经专人鉴定、解密后才能公开,这就要求档案管理员牢固树立保密意识,确保档案信息的安全。 从大的方面来讲,档案是党和国家的核心秘密,关系到党和国家的安全,从小的方面来讲,以哈市华能供热有限公司的管网建设为例,档案对于企业还关系到企业建设的进程。因此档案管理人员要严格贯彻落实《保密法》,提高自身的保密素质,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识、严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续合法。 2、树立较高的法律意识 为了保障档案管理工作的顺利开展,国家颁布了一系列的档案法律法规,比如《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《归档文件整理规则》(DAT/22-2000),为搞好档案管理工作指明了方向,这就要求档案管理人员必须按国家的有关法律规定进行管理,在工作中要有法纪意识,严格按照相关规范管理档案材料,对违反档案法的行为要严厉制止,这样既有利于规范自身工作,同时又使档案管理工作逐步走上依法治档的轨道。 3、树立较强的时代意识 档案因其保密性,一直以来被罩上神秘的色彩,“看摊守点”成为传统档案管理的常规模式。但是,伴随社会的进步,人们需求的变化,观念的更新,对档案管理也提出了新的要求。档案管理员必须具有时代意识,与时俱进,才能促进档案事业的蓬勃发展。要充分认识到信息时代档案管理不仅仅是保管档案,更重要的是为社会和人类积累财富和提供信息服务。 4、树立较先进的创新意识 意识对行为具有指导作用,先进的意识可以帮助人们采取有效的行动,促进事业的进步与发展。正如同志所说,创新是民族进步的不竭动力。档案事业要获得良好的发展,依赖于档案人的创新意识。 5、树立较为自觉的服务意识 《档案法》规定:中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。可见档案管理的最终目的是为组织和个人提供信息服务,这是档案事业的根本使命。树立并强化档案服务意识,实质上是关注档案事业生存与发展的具体体现。档案工作的职业活动、社会职能、工作手段,决定了它本身是一种服务性很强的工作,因此要求档案管理人员必须想使用者之所想,急使用者之所急,要在工作中树立以人为本的思想服务意识。在服务态度上,对待工程的甲、乙方能够作到主动、热情、周到、细致,注重人文关怀,树立档案“人文”服务新观念,坚持以人为本,全心全意为公众、为社会服务的思想坚持以人为中心,尊重人的需要,做好信息服务工作。 二、企业档案管理人员应具备的四种精神和能力。 1、档案管理人员要有较强的事业心和开拓进取精神。 在企业从事档案管理的人员不仅要有热爱档案事业的事业心、责任感,更要有不图名利、不畏困难,为档案事业的发展努力工作,献计献策的决心,愿将全部的工作精力投入到档案管理的平凡工作中。 随着社会的进步,经济的快速发展、市场经济的不断完善,办公自动化的普及,电子文件的产生将对档案工作提出新的挑战,还有社会及企业自身对档案管理提出新的要求,都要求在业务上保持与时俱进,所以为了适应时展的需求,档案人要树立终身学习的意识,努力培养自主学习的能力,积极主动地通过学历教育、网络培训、行业论坛、工作交流等途径,不断增加、更新自身知识结构。 2、恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。 在企业的各项工作中,档案管理工作可以说是一项基础性很强的工作,也是提供专业服务的工作。档案的严格、规范管理虽不能为企业带来直接的、明显的经济效益,但档案管理为企业顺畅运行提供了保障,是一项很平凡但很重要的工作,档案管理人员既是脑力劳动者,又是体力劳动者,这不仅要求从业人员要以事业为重,淡泊名利,就需要有这种恪尽职守、兢兢业业的奉献精神。 管理档案材料整理、鉴定、保管等工作均是操作性很强的工作,只动口不动手是做不好档案工作的。实践中,档案人员要在充分理解有关管理办法的基础上,严格按照规定对材料进行分类、整理、装订、编目,完成档案材料的规范管理。此外,在现代办公自动化环境下,由于计算机的普及应用,档案呈现出数字化的新特征,成为融入整个企业、社会网络之中的信息资源。因此, 恪尽职守、兢兢业业的奉献精神时代要求对提高现代办公设备的操作运用能力提出的新要求,是科学管档的基础。 3、要具有较强的综合协调能力 档案管理是指有关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和。档案材料来源的广泛性决定了档案管理人员要面对方方面面的单位和个人,尤其是华能供热集团有限责任公司在管网的建设期及设备的维护期中,经常与不同的单位与个人进行工作交接,在这个过程中,档案人员应具备一定的协调、应对能力,处理好各方关系,做好早期的材料收集和后期的利用服务工作。 4、要具有较强的科学研究能力 档案管理是一项专业性很强且与时展密切相关的工作,如果档案人员不具备科学研究的能力,就不会有档案管理的创新。所以,管理人员既要有档案专业基础知识,又要有探究学科前沿知识的能力。通过科学研究、实践,在档案材料的保管、档案信息的开发、档案服务内容与方式的更新和扩展等方面有所创新,实现科学管档。 三、总结语 同志曾提出:“档案工作不是一下子就能作好的,要靠平时下苦功夫才行。”当今社会,档案既是维权的凭证,也是社会共同的文化遗产。而档案管理则是为社会提供集体记忆,既满足当代人的利用需要,还保持人类社会和历史的整体性和延续性。所以,新时期的企业档案人员站在新的起跑线上更应忠于职守、钻研业务、献身事业,不断总结经验,提高管理水平,以良好的自身素质为国家、为企业贡献自已全部的力量。 企业档案员论文:浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施 【摘要】随着我国市场经济的不断发展,人事档案管理成为人事人才工作的重要组成部分,企业之间人员流动也越来越频繁。近年来,为了促进企业之间人才的合理流动、优化人才的发展环境,我国针对企业流动人员人事档案的管理工作逐步得到重视,并且日益规范。但是在新形势下,由于人员流动性的不断增大,致使人事档案的管理也遇到一些问题,出现了人事档案管理的意识不足、档案使用效率低、从事人员配备不足等问题。因此,企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,本文通过不断探索、不断开拓,总结一些在企业中流动人员档案管理的常见问题,提出一些简单完善方案和处理措施,以供大家参考。 【关键词】流动人员;人事档案管理;问题;措施 0.引言 人事档案源于人事管理活动,是对职工绩效与个人经历的记录。企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,是一项严肃而重要的基础性工作。企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。为此,这就要求企业人事档案管理工作必须对流动人员档案管理制度进行完善,在提高从事人员专业素质的同时完善流动人员档案管理各项举措,保证人事档案的真实性,有助于人事档案管理向着现代化方向发展。管理好企业流动人员的人事档案,在一定程度上推动企业人事档案工作的改革和创新,对促进中国经济发展、社会进步具有十分重要的现实意义。 1.企业中人事档案管理出现的问题 近年来,由于流动人员的迅速增加,而流动人员人事档案信息内容的不正确、不完整和不更新现象普遍存在,流动人员人事档案功能削弱,致使很大部分流动人员放弃人事档案,造成人员档案存储的随意性,带来不稳定因素;其次,人事档案作为一种信息资源,在企业只能起到内部服务功能的作用,不能直接创造经济效益。在发展市场经济过程中,企业追求经济效益,部分企业认为企业档案工作是可以忽略的,使人事档案工作在企业的各项工作中提不上议事日程;另外,人事档案的透明度不高,人们对自己的信息和档案一无所知,在全社会都提倡政务公开、信息公开的情况下,人事档案的透明度问题显得更加突出。 也有一些企业为了减少成本,增加利润,原有的档案机构被撤消或合并,人员编制减少,几个人的工作变成了一个人的工作,应该专职的变成了兼职,致使人事档案管理人员数量不足,大部分人事档案工作人员不得不超负荷地工作,影响了人事档案管理水平的提高;同时,很多企业档案工作人员更换更为频繁,致使其他流动人员档案的管理出现漏洞。人事档案工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作,它需要工作人员相对稳定,如果人事人员的频繁更换这一状况不能及时解决,将给人事档案工作队伍带来不稳定因素,不利于人事档案管理工作的发展,甚至会带来后患。因此,在我国企业管理工作中,如果档案工作能够对企业管理水平的提高,企业管理效率的创造和企业竞争力的形成发挥独特服务作用,那么管理效率的档案意识就会得到强化,档案工作所需的财物投入就会得到保证,企业档案工作就有了生存发展的内在动力。 2.如何完善流动人员的人事档案管理 首先,要树立责任心和使命感,切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。人事档案工作人员也要忠于职守,树立做好人事档案工作的责任心和使命感,在工作中要坚持原则,尽职尽责地管好用好人事档案,使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要作用。当今社会,无论什么都强调团队精神,当然企业的任何一个部门也都不是独立的,而是相互联系,相互依存的。人事档案管理工作的所有的业务活动都是为了输入和输出人事档案信息,为人力资源管理活动服务,而这些人事档案信息的主要来源即为企业的人力资源管理活动。人事档案管理工作要做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门,加强与人事部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。 其次,在讲求实效相互竞争的今天,人事管理的主要任务是为实现企业的整体目标提供合适可用的人才,这就要求人事部门进一步加大人事制度改革的力度,建立好人才档案,搞活用人机制,为企业选拔贤能创造一个良好的工作环境,使员工用其所长、人尽其才;关心和改善员工的生活条件,使员工无后顾之忧,充分发挥自己的内在潜力。因此,在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。企业还应该建立短期的人事档案,即员工管理档案,为每个员工建立的内部管理档案,员工管理档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。员工终止或解除劳动关系时,应归进员工人事档案的材料归入人事档案,人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容,员工管理档案仅供公司内部使用。这样可以为人才流动服务机构提供详实的、完整的人事档案,又可以为本单位的利用服务。 第三,档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。企业要建立健全流动人员档案材料收集网络,并与流动人员或用人单位签订档案管理合同。同时,流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。改变传统消极的收集保存方式,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。一些人才流动服务机构的流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象。同时在创建档案时,要重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试等反映个人才能的资料。及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为用人提供必要的依据。这样才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,规范企业流动人员自身诚信状况的管理,并加强推广应用。 第四,随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。实行人事派遣后,用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。并且通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。同时这一规范可突破编制限额,满足用人需求。 3.结束语 在日益繁重的工作面前,人事档案工作人员也要不断总结和改进工作方法,以适应新形势下企业组织人事工作及其它各项工作的需要。改变档案管理工作以往的被动局面,使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求,为企业的发展做出更大更多的贡献,开创企业档案工作的新局面。 企业档案员论文:企业档案管理人员更替时的业务交接 企业档案记载着企业发展史上的优秀成果,对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的重要参考,它是企业一种特殊的资源财富。做好企业档案管理对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。档案交接作为企业档案管理的基础环节,在部分企业中并未得到应有的重视,在实际工作中,还存在着这样那样的问题,需要认真加以解决,确保及时、准确交接,为企业档案规范化建设奠定基础。 1 当前企业档案管理中存在的问题分析 1.1 档案交接不及时、不严谨,档案交接手续不规范、不严密。按工作性质和岗位职责要求,档案管理人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,而在一些企业档案管理人员离职或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,或者,出现“只交接一把钥匙”的现象。忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作的基本要求。 1.2 档案监交工作不认真、不严格。部分企业的领导把档案交接当做事务性的工作,看成是档案管理人员之间的事情,对档案交接准备工作很少过问,使得企业档案监交工作不严格,工作程序不完整。其实,做好档案交接工作,不仅是明确档案管理人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且,也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案管理人员的职责。 2 确保企业档案规范交接的措施和对策 2.1 建章立制,确保档案交接权责明晰、及时开展。企业负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,在档案管理人员离岗或调动工作单位时要把好关,做到档案管理人员离职、离岗先办理工作交接手续,然后,再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案管理人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。档案行政管理部门应加强企业档案交接工作的监督检查,对那些明知档案交接手续未办妥仍然随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理,促使档案管理人员离岗离职之前认真做好档案移交工作。 2.2 严格监交,确保档案交接精细规范、程序完备。档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用,因此,无论是档案机构负责人交接,还是一般档案管理人员,特别是负责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。一般档案管理人员交接,可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到账物相符、手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责。 2.3 加强教育,确保档案交接认真合作、圆满完成。档案交接工作中出现的问题,不单纯是企业档案管理人员的业务素质问题,其中,一个十分重要的原因,就是一些企业忽视了对档案管理人员的思想教育工作,使得一些企业档案管理人员工作责任心不强。因此,在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使企业档案管理工作前后衔接起来。
在以前的检测工作中,我们对仪器设备的相关资料收集不及时、不完整,在仪器购置阶段对原始资料的收集和保存不够重视。在后期用到的时候经常无法追溯,对设备的正常使用和检验工作的开展造成了严重影响。但在后期使用中会产生诸多数据信息,此时就需要第一时间对设备的运行状况、使用信息、维护保养、鉴定报告等进行归档。因为使用的不定期,有诸多数据信息产生,容易造成不能及时整理设备中期产生的数据,导致档案资料的缺失。由此可以看出,仪器设备档案信息缺乏全面性会造成不能真实反映出仪器使用状况,不能为之后设备的使用提供依据。仪器设备关系着检测数据的真实性、可靠性,应该引起我们足够的重视。 1仪器档案中的重要内容 第一,仪器履历表,表的前半部分体现仪器设备的一些主要信息,如购置日期、价格、生产厂家、仪器型号、出厂编号、技术参数及启用日期等。后半部分记录仪器设备从购置到申请报废过程中的一些主要事项,如计量仪器检定、购置申请书、期间核查、作业指导书、验收证明、大型仪器的采购合同及招投标相关文件、修正曲线、仪器使用登记表和维护保养记录、仪器报废申请等。第二,计量仪器检定证书,包括修正值的校准曲线,检定仪器年度期间核查。检定周期1年的可为半年,2年和5年的可为1~2年。第三,购置申请书,涵盖大型仪器设备的政府采购合同和招投标书等相关文件,可在采购过程中收集。第四,仪器验收证明,应在仪器设备到位时及时检查各零配件是否完备,填写仪器设备台账,检查相关操作手册、光盘,核对仪器编号、型号规格、出厂合格证明及其他零配件是否齐全。第五,作业指导书,中大型仪器的简易操作规程。第六,仪器使用登记表,仪器日常使用登记,对检测工作进行记录归档。第七,仪器维护记录,对仪器的日常维护、检修记录,对仪器的日常故障排查。第八,仪器报废申请,对仪器的报废实行申请报批,粘贴停用标识。 2管理现状和存在的问题 (1)相关仪器设备资料的整理及留存不够及时完整。标准仪器设备档案涉及范围很广,从仪器设备的订购、验收、使用、保养、修缮到报废都包含在其中。合理使用仪器设备有利于促进实验室运行效率,可以将实验结果客观的反映出来,订购和验收等环节是仪器设备的前提,生活中有诸多单位在购买设备后没有第一时间将设备的购买、升级改造和报废等相关文件资料保持好,造成之后仪器设备不能顺利进行升级和维修,甚至丢失了仪器内的相关资料,阻碍了仪器设备的正常运行。 (2)仪器设备档案管理不健全。在当前的仪器设备档案管理制度中,尽管明确规定了仪器设备保管范围和使用年限,但是并未细化部分制度条款,如没有具体规定该由哪些部门出具报废范围和验收报告、仪器设备具体由哪些部门管理,导致仪器设备管理人员收集材料概念不明确,仍留存了属于报废的仪器;仪器设备档案提倡管理中没有将对交接登记手续予以办理,只是通过口头通知的方式,一旦问题出现便相互推卸责任,使仪器设备的经济价值和使用价值受到了极大影响。 (3)缺乏现代化的管理手段。仪器设备有着诸多的数量,设备从国外来,有着极多的规格型号。不断发展的科学技术,促使了诸多仪器设备的快速更新。要进行设备的进出管理,将相关情况掌握到,并进行分析和决策,诸多的资料毫无规律的堆在一起,仍然借助传统的手工管理方式是无法获得理想的效率的。尽管已经运用了计算机管理档案,但是管理水平仍然较低,如只是进行输入报表、打字和做简单的检索工作,尚未形成完整的网络管理系统,这对仪器设备信息的开放共享极为不利。 (4)老旧仪器设备没有及时停用、报废。一些仪器设备已经使用了很长一段时间,元器件损坏、老化;由于种种原因损毁了仪器设备,不能使实验的要求得到满足;老旧的或部分国产的仪器设备在技术上已和实验项目进展的要求不符等。这些仪器设备长时间没有使用,长期没有使用和维护保养记录。立足于仪器设备管理规定,针对这一类型的仪器设备,实验人员要根据相应的呈现第一时间申报停用或申请报废,并通知相关部门处理。这样长时间搁置在实验室中,不仅挤占实验室的空间,又不能很好的保养仪器,长此以往容易导致部件破损老坏,直到报废,导致极大的浪费。 (5)设备档案管理员业务素养不高。仪器设备档案管理人员很少接受相关培训,极为缺乏业务知识,仪器设备的档案人员的业务素质对仪器设备的管理水平造成了直接影响。仪器设备档案管理人员缺乏相关专业知识,当前的管理方式和经验缺乏先进性,通常是立足于参考其他工作人员的工作经验和个人观念相结合,将工作中出现的问题有效解决。仪器设备管理人员缺乏管理经验和理论知识,同时因为尚未充分认识到仪器设备档案管理的重要性,不能和现代制度化、标准化、信息化相适应。 3仪器档案管理的优化对策 (1)建立健全仪器设备的各项规章制度。对仪器设备档案验收记录予以建立。如不管运用哪一种经费采购的仪器设备,在到货30天之内,必须严格进行技术验收。通过验收后,对入库手续予以办理。由设备处和单位一同验收大批量仪器设备、贵重和精密仪器设备。在进行验收的时候,如发现技术指标和要求不符、质量不合格、破损等情况,由采购单位负责和供货商协商,对补、换、退和赔偿手续进行处理。要严格根据规程进行仪器设备使用和维修记录,并把运行记录做好,对档案予以建立。仪器设备要将完整的技术档案建立起来,提供资料查询工作。技术资料的内容主要有产品出厂的装箱单,技术资料、检修履历单、安装说明、操作规程、线路图、图纸、维修使用说明书、合同复印件、验收单等。 (2)加强设备档案的信息化、现代化管理。条件允许的单位要将现代化信息系统建立起来,实行档案的科学管理,将资源共享顺利实现。信息化管理是档案管理的大势所趋。档案信息化指的就是充分利用计算机技术和网络技术,对设备管理部门信息管理平台予以建立,管理员借助账号密码登录,更新和录入设备的档案资料,设备使用者借助信息共享平台可以第一时间快速将所需要的设备信息查找到,便于使用。应将档案信息化管理的相关标准制定出来,对档案管理平台软件予以运用,把电子文件和电子档案的管理以及所有一切档案信息的保管、积累和录入做好,确保电子档案、电子文件的有效、完整和齐全。同时,将规范的档案信息共享平台建立起来,科室实验人员若是要对仪器设备资料进行查阅,只需要借助账号登录设备科信息管理用户平台,就能将最新的仪器设备档案资料查阅到了。 (3)严格档案的借阅制度。为了确保仪器设备档案资料的完好性,应将严格的档案交接、借用、归还等制度予以建立,以免其丢失。积极运用仪器设备的操作手册等随机技术文件,将归档手续办理好后,可以把相关资料复印好发放给使用部门;若是复印难度较大,可以在使用部门将档案借阅等手续办理好后,把相关资料长时间保存在使用部门,由使用各部门安排专门的人进行保管。将安全保卫工作做好,确保档案环境的整洁干净,在固定的时间对档案进行检查,做好防蛀、防潮、防火方法。 (4)仪器设备报废处理的档案管理。就已经使用了很长时间,维修多次都不能修好,已经不具备使用价值的仪器设备,必须由专门的维修人员进行鉴定,判断没有使用和维修价值的便可申请报废。这申请需要仪器设备使用科室做,经过主管领导、设备科负责人批准后便可对报废手续予以办理,由财务科和仓库管理一起进行出账,档案资料造册也需要获得主管领导的同意后,才可以报废处理仪器设备和档案资料。 (5)规范队伍建设,加大管理人员的培训力度。对仪器设备档案管理队伍的建设予以规范,第一应把人才摆在第一位,将聚才意识、育人意识与人才竞争意识树立起来,在最短的时间内把设备档案管理不适应教学科研发展的现状改变。各部门领导应对管理队伍的建设予以高度重视,选择一批会管理、懂业务的人才,使管理队伍得到充实。第二必须加大设备档案管理人员业务培训的力度,并将其爱岗敬业精神树立起来,加强其遵纪守法的制度观念,尤其是设备档案管理人员需要调到其它岗位的时候,要把交接工作做好,不能私自将有价值的图文资料带走,避免设备档案管理无连续性、脱节等问题的出现。 4结语 总而言之,科学规范的档案管理要和时代保持同步,这样才能和新时期的需要相适应。为保证档案信息资源的完整性,要对档案管理制度予以完善,有了规章制度的约束和规范,才能使档案工作的开展更为规范,才能提高检验检测工作的质量。
一、信息化建设在专科医院档案管理中的应用价值 (一)提高工作效率,拓展档案管理的发展空间 传统的档案管理主要采用纸质书写、人工装订成卷等方式进行收集和管理。信息化建设重新定义了档案的管理流程,改变了档案收集、整理的渠道和方法,解放了大量的人力资源,特别是面对专科医院本就人员紧张的现状,大大缓解了人工书写、立卷的琐碎工作。同时,极大地提高了资料信息收集的准确性和工作效率。而且,电子档案和纸质档案相比,不仅易于查阅而且保存方便,其现实意义在于延长了档案的寿命,提高了档案的应用价值。 (二)优化专科医院诊疗程序,保障服务质量与安全 专科医院面对的患者具有特殊性,档案的信息化建设能够缩短医生的诊疗时间,将医疗工作的职能发挥到最大化,提升患者的就医感受。另外,医疗信息化档案一旦建立,医院各个部门便能根据权限和实际需要查阅所需信息,提高了档案传递频率和使用效率,实现系统医疗。同时,档案的信息化共享在提高医疗质量的过程中,便于各有关部门开展监督检查,更好地为医患双方提供安全保障。 (三)推进现代化步伐,提高专科医院的管理水平 专科医院发展起步晚、底子薄,整体管理水平较之综合医院偏低。随着信息化和大数据时代的到来,各类档案的数量激增,因此实现档案的信息化建设,对于创新医疗服务模式,提高专科医院的管理水平有着重要意义。档案的信息化依托于医院的整体数字化建设,同时为智慧医院建设奠定基础。通过档案的信息化建设,为专科医院的人才培养、学科建设、资源配置提供有力支撑。医院档案信息化建设已经逐渐成为专科医院未来适应社会发展的重要手段和必选方式。 二、专科医院档案信息化建设的现状及问题分析 专科医院在档案管理信息化建设方面,滞后于综合医院的发展,存在诸多问题。涉及从建档到应用等多个阶段,如何实现信息技术与专科医院档案管理的有机结合,加快专科医院档案管理的信息化建设步伐,是当前各级各类专科医院面临的新命题。2017年,我们对某专科医院在某个月内形成档案的管理情况进行了调查分析,结果显示,档案信息转化率为44.06%,档案利用率为37.99%。为分析档案转化率和利用率低的原因,我们在医院的工作人员中进行了为期一周的跟踪问卷调查,通过问卷描述,绘制了该院档案信息化建设的鱼骨图分析。就反应较为集中的问题,我们组织工作人员进行了二次投票检验。经统计得出,重视力度不够、制度引导度低、专业人才短缺和软硬件缺失是制约某专科医院档案信息化建设发展的主要问题。 (一)档案信息化管理重视程度不够 通过问卷调研,我们发现某专科医院的部份工作人员包括部分管理层对档案管理存在着较大误区,认为档案管理是一种单纯的记录与保管的事务性工作,不能给医院带来经济效益,因此对档案管理的重要性及档案信息化建设认识不足,重视不够。造成该院档案的信息化建设发展迟滞,不能适应当代医院管理的要求。 (二)档案信息安全意识较为淡薄 医院档案的信息化建设,目的是提高档案的服务效率和服务能力,最终促进诊疗服务水平的提高。同时搭建起医患和医疗机构之间的互助平台,实现医疗档案信息资源共享。由于专科医院患者的特殊性与敏感性,在共享的过程中必然会存在涉及隐私保护等信息安全问题。所以,医院承担了信息安全的重大责任和风险,但医护人员对信息安全管理的职业风险认识不足,容易导致搭建档案信息化平台过程中的隐患。 (三)缺乏科学有效的管理标准,制度引导性低 在医院档案管理信息化建设中,为了保障其有效性,医院要根据自身的需求结合专业发展,制定统一规范的管理制度。在实际运行中,却对医院的档案信息化建设重视不够,把以往的经验作为管理制度,导致员工对档案管理和信息化建设认识不足,影响了档案信息化建设的开展。 (四)档案人才短板,且设备配置不足 档案信息化建设对档案管理人才提出了更高的要求,既要熟悉档案管理知识和流程,还要熟练掌握档案管理软件系统。而目前的档案管理人员多数为兼职,人员素质和能力参差不齐。同时,档案信息化建设资金严重短缺,档案设施配置不全;基础设备,因为人员专业素质问题得不到充分利用,而形成部分资源浪费。对档案信息化建设的推进造成严重的影响。 三、专科医院档案信息化建设的改善评估 针对调研问题,通过更新观念、设置标准化管理流程、完善网络管理平台、加强人员培训等一系列改善措施的实施,半年后,又进行了为期一个月的评估,某专科医院的档案信息转化率从每月44.06%提升至72.04%,利用率从37.99%提升至64.1%。据此说明,某专科医院的档案信息化建设改善的目标和有关要求已基本达到,其问题改善模式是较为成功的。通过本次调研,我们能够比较清晰地了解如何有效地推进专科医院档案管理的信息化建设以促进医院发展。 四、专科医院档案信息化建设模式探讨 收集、整理、归档和保存等环节是档案管理的基础性工作流程,各个环节的工作都是在为档案资源开发及利用做准备。而把所有的环节融合在一起形成一个有机体系的过程则是医院现代化档案信息管理。要想对档案信息资源进行充分的利用,首要任务就是对医院档案信息资源体系进行完善,与此同时,更新档案管理人员的意识,加强学习以及角色的转化,转变旧的管理模式,健全档案管理制度,开发档案信息资源,充分发挥档案信息化体系的优势和作用。 (一)更新观念,健全制度,建立一体化管理模式 专科医院自上而下首先要树立档案信息化建设是实现医院战略发展的观念。医院的领导层更是要从人力、物力、资金等多方面予以支持。同时,健全档案信息化管理制度,将档案信息化管理流程设置得更为标准化规范化,编制档案信息化管理系统,纳入医院综合运行信息系统,进一步提升管理效率和利用效率。 (二)建立完善的信息化组织,加强人才培养 信息化的档案管理需要配备专业团队。首先,建立健全完善的组织架构。成立档案信息化建设领导组织,将领导班子成员和主要职能部门负责人纳入组织。并在各科室设立档案管理信息员,实现医院档案信息的网络化管理。其次,对档案管理人员进行专业化培训。定期通过集训与轮训的方式,提升档案管理人员的信息化处理能力,并通过一定的绩效奖励制度调动档案管理人员的积极性。 (三)完善局域网络平台,提升软硬件实力,实现资源共享 档案信息化建设的核心是为了提升医院综合实力,促进医院全面发展。所以专科医院在健全完善局域网络平台建设中,注重临床,面向管理,提升档案信息化服务的广度与深度,实现资源共享。一是建设高标准的数字阅览室,按权限分级预览查询。二是针对医师、护理、药师、技师、管理、后勤等不同专业,开发适应其工作特点的高效实用软件。三是强化网络和信息安全,设置安全屏障,避免信息泄露,特别是预防患者病历数据的外泄。同时做好备份,及时应对信息化管理中的突发事件。总之,在现代化医院建设中,档案信息化建设已经成为智慧医院、数字化医院建设的关键部分。专科医院要想提升和发展,就必须转变对档案信息化建设的理念,进而支持档案信息化综合管理的不断革新,全面提升医院的管理效率,促进医疗卫生事业又好又快发展。
科技与管理论文:科技资源优化配置与管理创新 【摘要】伴随着知识经济时代的到来,自主创新已经成为我国转变经济增长方式的重要环节,作为我国科技发展的战略基点,提高自主创新能力能够全面提升我国核心竞争力,实现我国科技资源优化配置,推动管理创新,为我国建设创新型国家提供了有效的保障。长久以来,科技资源配置的落后始终是制约我国经济发展的深层原因之一,要想突破经济发展的瓶颈,步入创新型国家的行列,必须将科技资源的合理配置放在科技工作的首要位置,目前我国企业仍然严重依赖于国外技术与外资,现代化管理模式严重滞后,因此,本文通过对科技资源优化配置的重要意义进行分析,针对当前科技资源配置现状提出几点有效对策,以供借鉴。 【关键词】科技资源;优化配置;管理创新 1前言 科技资源的优化配置囊括了人们生产生活的各个方面,不仅决定着一个企业的生产经营水平,还关系着一个国家的科技与经济发展动向。近年来,我国经济发展取得了一系列的进步的同时,资源消耗所带来的各种隐患逐渐显现,我国平均资源并不富裕,传统的劳动力和投资驱动在今天已经难以带动经济的可持续发展,在这种情况下,科技资源作为我国企业提升市场竞争力的重要手段其优化配置水平尤为重要,为了提升市场竞争水平,适应日益激烈的市场竞争,对科技资源进行合理优化,创新管理水平已经成为推动企业现代化发展的必然趋势。 2科技资源优化配置的重要意义 科技资源配置是应用于各类科技研发以及技术创新的资源要素总称,主要包括人力、物力、财力方面资源的配置,是创造和研发各类科技成果的重要保障。从目前的发展状况来看,对科技资源的优化配置已经成为我国实施自主创新的重要战略目标,对各个行业领域实现协同创新与管理创新具有十分重要的推动作用,因此,将科技资源的优化配置摆在我国经济发展的核心位置是实现自主创新的核心所在。随着科学技术的不断进步与发展,我国科技资源的配置规模已经取得了一定的成效,在企业管理、产业创新以及科技研发等方面对科技资源的主导性作用日益凸显,与此同时,科技资源配置效率低下,资源浪费、反复投入屡见不鲜,实施科技资源配置将成为推动我国自主创新发展,实现企业创新管理的必经之路。 3我国科技资源配置的现状与问题 3.1科技资源的合理配置并没有得到相应的重视 由于科技资源的优化配置所带来的效益具有长期性,不像生产经营可以直接带来一定的经济效益,因此,相关领导人员埋头于生产经营当中,忽视了科技资源优化配置所带来的巨大效益。传统观念的根深蒂固很难为科技资源的优化配置与有效利用提供一个良好环境。除此之外,科技队伍整体素质有待提高,专业人才配置不到位,缺乏具有高素质与创新能力的带头人来带动重大课题的研究与创新,从国外引进的先进技术以及成果转化能力相对较弱,缺乏相应人才的培养,专业不符等现象体现出了人才资源配置不合理。 3.2市场机遇的错失 随着对科技资源配置的关注程度的加深,政府部门将研究能力与开发能力建设当做目前提升管理创新的一项重要手段,地方政府作为科技资源配置的主要决策者具有一定的局限性,由于政府内部的复杂性导致科技资源向优势产业集聚,科技资源的分布不均,资源利用效率较低,造成科技资源的浪费。科技资源配置不均衡容易产生科技资源的条块分割现象,缺乏与之相应的资源共享体系,因此,有限的科技资源更加难以得到合理的利用。 3.3科技成果储备不足产业链不均衡 科技成果的研发并不像其他产品一样具有一定的期限,并且对投入资金以及研发人员都有严格要求,而由国外引进的科技成果的在使用和转化方面需要大量的程序,产生效益的渠道过长,对科技研发投入的资金缺乏有效地管理机制,难以保证相关资金的合理使用。另外,资源配置倾向于优势产业,阻碍了弱势产业的发展,进一步造成了整个产业链发展的不均衡性。 4提升我国科技资源优化配置及管理创新的有效对策 4.1优化人才资源配置方式,提高创新人力资源管理 在当今激烈的市场竞争环境中,无论是创新能力还是经济效益的竞争归根结底都是人才的竞争,在严峻的竞争形势下,科技人力资源的管理对提升竞争水平,创新人力资源管理模式具有重要作用。首先,要实现观念创新。优化人才资源的配置方式要坚持观念的与时俱进,及时转变传统观念,更新管理理念,推崇以能力为本的管理手段,用动态的眼光去选拔、培养人才充分发挥人才的重要作用。其次,实现机制创新。建立完善的人才开发与管理体系,及时更新以绩效为中心的绩效管理机制,确保人力资源的增值,实现高新技术人才的集聚,提高专业人才的优化配置。最后,实现组织创新。随着社会形势的日新月异,社会组织和经济组织也在不断发展变化当中,可以通过建立学习型的组织来代替传统的组织结构,从而推进人力资源的开发。 4.2优化金融资源配置方式,提高创新基础资源管理 经济基础决定上层建筑,金融在我国市场经济中始终扮演着重要的角色,发挥着重要的主导作用,因此,在科技资源的配置中优化金融资源的配置方式就显得尤为重要。当前制约我国自主创新能力的作重要因素就是科技金融资源的配置,针对这种情况应当采取多元化的科技投入方式,进一步实现政府部门与企业以及金融体系的相互协调与合理分工。首先通过建立完善的财务管理体系,充分发挥政府的主导作用,确保短期融资体系的灵活性和长期融资体系的完善性,实现专项专用的现金管理模式,从而推进科技金融资源的优化配置。其次,还要建立完善的审计系统,对下属单位实行财务监督,有效地利用内部控制系统与风险评估系统提高资产利用效率,防止不必要的资产流失与浪费,有效地发挥审计报告在决策中的重要作用,使金融资源得到优化配置从而更好地为企业服务。 4.3优化科技信息资源的配置分布,提高创新活力 科技信息资源的管理是科技资源管理中的重要内容,实现科技成果、大仪等科技信息资源的高效管理首先要做到以下几点:建立统一的设备信息管理机构,善于发展市场变化适应市场需求,形成一个由市场到企业到科技工作的一个市场闭环运行系统,有效地促进科技信息资源的配置与运转。除此之外,还应在科技管理部门设立专门的信息管理机构,完善信息管理制度,及时处理信息资源产生的问题,让资源管理工作有章可循有法可依。在管理制度上要结合市场与政策的发展状况主动调整适合自身发展的管理手段,完善多层级的信息资源网络体系,真正实现科技信息资源的共享。最后,科技信息资源的配置分配与创新活力的提升离不开优秀团队的建设,科技资源具有广泛性,多样性与时效性等特点,因此,在配备相关专业人员的同时还要结合现代化的科技设备,只有将科技设备与人的主观能动性相结合才能够最大程度的解决科技资源的优化配置,才能进一步激发企业管理创新的活力。 5结语 在未来的社会发展中,我们可以预见科技资源的优化配置已经成为大势所趋,科技资源的配置始终要以科技创新人员核心,政府为主导,大力推进各类研发主体与市场主体行为的转换、调整与升华,为实现我国的自主创新与经济发展提供最坚实的保障。 作者:申艳 单位:咸阳市科技资源统筹中心 科技与管理论文:现代科技革命与管理创新研究 摘要:现代科学技术革命对人类社会产生了深远的影响,在人类政治、经济和社会等领域起到了不可估量的推动作用,分析科学技术革命、社会转型和管理转型之间的关系,并对管理创新提出几点新的建议。 关键词:现代科学技术革命;社会转型;管理转型 从历史上看,各次科技革命必然会带来社会的转型,无论是近代科技革命,还是现代的科技革命,都给人类社会的转型带来了新的历史机遇。但由于社会发展程度的不同和历史等方面的一些原因,每个国家和地区的社会转型也是极不相同的,以我国为例,我国社会转型更为特殊一些,它发生在两次科技革命之间,是从传统手工业型社会向工业型社会转变,在这中间,又从工业型社会向信息社会转型,如果从漫长的历史的角度来看,两者几乎是同时发生和进行的。然而社会转型虽然给人们带来了许多机遇,但同时,我们也要看到社会转型带来了许多的问题和挑战,比如:社会管理方面的问题就是很大的社会问题,所以说,社会转型的成功与否,与社会管理转型是密切相关的,是要靠社会管理转型来提供支撑的。所以,科技革命、社会转型与管理转型是相辅相成、缺一不可的。要正确面对现代科技革命给国家的管理现实带来的挑战,并对管理创新进行仔细的研究。 1现代科技革命及其本质特征 科技革命,主要是正在生成的科学技术代替传统意义上的科学技术发生的重大事件和过程,它包括科学技术的原理、科学的社会体制、技术的标准规范、技术的应用组成及技术的理论基础、结构、标准、应用的方式方法和形式等方面的改变。这些也预示着人们认识并改造世界的技术和手段都在显著提高,有历史性和划时代性的意义。 1.1现代科学技术革命及其标志 在近代早期,科学革命和技术革命是分别发生的,而且,瓦特全面改进蒸汽机的并非直接源于牛顿力学,更多的是对技术经验的总结。但随着科学技术的不断发展,特别是从以电磁理论为主要标志的第二次科学革命的开始,就发生了根本性的转变。科学革命和技术革命相互影响,难分彼此。科学成了技术发展的理论根基,并且二者之间联系密切,应用周期显著缩短。从第二次科学革命之后,科学革命、技术革命和产业革命是一个相互关联的过程的不同方面,而不是三个不同的过程。这种紧密的科学技术迅猛发展,预示着近代技术革命向现代科学技术革命转变。现在比较普遍的看法是,现代科学技术革命始于20世纪中叶,标志是:1946年,第一台计算机出现;1948年,系统论、信息论、控制论创立;1953年,DNA双螺旋结构发现;1954年,第一座核电站建成;1957年,第一颗人造卫星上天;20世纪50年代,人工智能科学技术问世;20世纪60年代,非线性科学、复杂性科学问世等等。现代科学技术革命是一场基于已有科学技术条件爆炸发生的整体性革命,其中,信息科学技术和生物科学技术革命,是这场现代科技最重要的两个方面。 1.2科学技术革命发展史 科学技术革命可以划分为这么几个阶段:第一次科学革命是从16世纪中叶到18世纪,第一次技术革命是从18世纪下半叶开始,这时主要标志是机械化生产的出现,蒸汽机工业时代的到来;第二次科学革命是从19世纪到19世纪末,第二次技术革命是从19世纪后半叶开始的,这时主要标志是电气化和电气化工业时代的到来;第三次科学革命是从20世纪初到20世纪中叶,第三次技术革命是从20世纪初到20世纪中叶,主要标志是电子化及电子技术时代的到来;第四次科学革命和第四次技术革命都是从20世纪中叶开始的,主要标志是信息化及信息技术时代的到来。现代科学技术革命使现代科学技术产生了质的飞跃,再次从根本上改变了人们的劳动、生产、交往、思维等生存方式,极大地发展了生产力,开创了一个高新技术和知识经济的新时代。由于这场科技革命今天仍在延续,因此,也可以称作为现当代科技革命。 1.3现代科技革命的本质特征 现代科技革命是现代科学与现代技术相结合的产物,它有着强渗透性和革命性的本质特征。首先,现代科技革命以信息科学技术为核心,使人类对劳动资源的应用从物质资源为主向信息资源为主转变,从而“信息革命”、“数字化革命”,孕育了信息产业革命,带来了20世纪后半叶的计算机时代和网络时代。其次,现代科技革命从运用物理学、化学等领域的成果转向主要运用生物学等领域的成果,利用生物资源,导致“生物革命”、“基因革命”,并将孕育21世纪新的生物产业革命。 2社会转型与管理转型及现代科技革命给我国管理转型带来的挑战 2.1社会转型与管理转型 管理转型,是组织管理、管理的主体与客体、管理标准、管理制度及管理形式等方面的重大变革。社会转型会引导管理转型,管理转型更会支撑社会转型。在我国古代就缺少高度专业化的管理形态,这时人们没有把管理作为一个独立的学说划分出来,有的只是一些笼统的“治理之术”、“治国之道”等。近代以来,由于还是推行以计划经济为主的管理模式,所以说,在管理上还是以血缘、地域关系为主,未实现工业社会的管理关系,管理形态还停留在传统方式上。在西方社会,西方一些发达国家,近代科学技术革命对工业化社会转型产生的影响是巨大的。在竞争激烈的市场经济条件下,促使人们相互合作,协调地工作,强调质量和效益,为实现预定目标而共同努力,从而使管理的理论进一步得到发展。 2.2现代科技革命给我国管理转型带来的挑战 在现今的中国社会,由于现代信息技术的迅猛发展,极大的影响和促进了社会的文化、知识和信息的流通和传播,人们参与社会转型和管理的意识逐渐增强。但社会传统管理方式并没有发生根本性的转变,如传统金字塔式的管理模式,就是权力要从上至下的贯彻落实,层级观念很强,在管理上要求高度集中,统一决策、统一管理、统一部署、统一意志,进而形成统一的行动。这种管理带来的就是权力过于集中,信息传递环节过多,容易导致工作效率低下的官僚习气。 3中国社会转型时期的管理创新 现阶段,我国正处于社会转型时期,应正确面对管理机制上带来的各种挑战,顺应时展需要,适时进行管理创新。 3.1管理思维理念上的创新 在管理的思想观念上,要适应现代社会的发展需要,无论是管理科学、管理行为学,还是对具体的企业管理问题,都要做深入细致的研究。首先,要注重管理决策的落实。应在实践中关注企业内部的结构组成与管理机制建立,注重内外对企业管理本身的影响和冲击,做到宏观管理与微观管理相结合,既考虑长远发展,又兼顾企业自身的利益所在。其次,要注重管理相关理论的创新。理论创新是管理创新的源头所在,如何实现管理方法和理论现代化发展,是当今社会管理学中的一个时代课题,把先进的管理理论用于现代管理中,解决好管理中出现的思想导向走势,实现管理的长远目标。 3.2管理文化创新 中国传统文化博大精深,在现代管理领域应自觉弘扬我国传统文化中的精华部分,处理好各种社会矛盾问题,在文化继承上要求同存异,真正把好的文化传统在管理中发扬继承下来。 3.3管理体制上的创新 应科学制定与信息化时展相适应的管理体制和机制,在信息化的基础上,应建立符合网络型管理需要的组织管理模式。尤其在信息的传输和共享上,要做到人人在同一层次分享管理信息。在管理权力分配上,要做到分级决策负责,每级有每级的决策权力范围。这样使管理在体制上形成了一个有机体,成为了一个快速反应决策的体系和一个高效高质量的管理系统。 作者:岳欢 焦丹丹 单位:黑龙江省科学院高技术研究院 科技与管理论文:科技统计与科研管理创新思考 摘要:科技统计是科研管理工作的重要内容,对科研管理的创新起着不可或缺的重要作用。本文从科技统计的基本内容和任务出发,探讨了科技统计对科研管理创新的重要意义,分析了当前我国科技统计与科研管理创新存在的问题,并提出了以科技统计促进科研管理创新的几点建议,希望能够对科技统计与科研管理的创新有所帮助。 关键词:科技统计;科研管理;创新;科研 一、科技统计的基本概述 (一)科技统计的基本内容 科技统计是对某一国家、地区或者是某一科研活动规模及其结构进行的数量测量,是衡量科研实力与水平的重要尺度。科技统计的内容主要包括科技的投入、过程以及产出三个方面,首先是科技投入的统计,主要包括对科研人员数量与结构及其在科研活动中的配置情况、科研经费的投入、资金的来源及使用情况等;其次是科研过程的统计,主要包括科研项目及课题的承担情况、科研机构的情况以及学术交流的情况等;再次是科研产出的统计,主要包括科技论文、专利、科研成果转化以及专著等情况的统计,科研产出统计是评价与考核科研项目的重要依据。 (二)科技统计的主要任务 科技统计的主要任务就是利用科学的方法对科研内容进行系统化的调研,获取科研活动具体数据信息,通过对数据信息的有效分析与整理为科研活动的评价、考核、预测、调控等的实施提供依据。其基本任务是通过科学化、系统化的手段积累科研活动具体数据,然后对数据进行统计分析,探寻科研活动发展规律,为科研决策、科研规划等的制定提供依据,促进科技管理工作科学化发展。 二、科技统计对科研管理创新的重要意义 (一)科技统计是加强科研管理创新的重要前提 科研管理的创新是科技创新与发展的重要保障,而科研管理的创新依赖于对科研活动的有效了解与监督管理,这就需要对科研活动进行科技统计工作。科技统计是对科研活动的投入、过程以及产出进行统计的科学工作,能够提供科研活动具体情况的重要数据,了解科研活动的现实状况及其进展程度,有助于发现科研活动存在的问题,然后有针对性地采取有效措施予以解决,有助于打破传统科研管理模式的创新,所以说科技统计是加强科研管理创新的重要前提。 (二)科技统计是评价考核科研工作的重要依据 对科研活动进行评价考核是对科研活动情况进行检查验收、衡量科研活动进展情况的重要途径与手段。科研活动进展的程度以及结果的好坏不能简单地凭借个人主观判断,而是需要借助一定的反映科技工作数量以及科研工作质量的量化指标,通过这些量化指标来判断科研工作的进展情况及质量,而这种量化指标的获取则依赖于有效的科技统计工作来获取具体的科研活动数据,包括科技论文、专著、专利以及科研成果转化的数量及质量等。 (三)科技统计是进行科研管理决策的重要参考 科技统计是对科研活动经费投入、人员投入科研过程以及科研产出的有效统计记录,通过对科技统计所获取的科研活动数据进行分析,科研管理者可以发现科研活动的问题,找出本单位科研实力的所在,包括优势领域以及优势学科等,也可以发现本单位科研工作的弱势所在,有针对性地制订一些措施强化本单位的弱势领域,有助于对下一步的科研活动进行规划与管理,有助于制订进一步的科研决策,所以说科技统计是进行科研管理决策的重要参考内容。 三、现阶段我国科技统计工作中存在的问题 (一)科技统计意识不强 科技统计意识不强是当前我国科技统计工作当中的一大问题。与其他科技工作不同,科技统计工作是一项基础性质的工作,没有产出性,工作效果通常不易被发现,具有较强的隐蔽性,所以就容易被管理者弱化,不太重视科技统计工作,对科技统计工作缺乏充分的了解,没有意识到科技统计的重要性,科技统计意识不强。在科研院所等科研机构“重项目申报,轻科技统计”的现象已是常态,认为科技统计数据可有可无、可多可少,科技统计工作杂乱无章。 (二)科技统计人才综合素质有待提高 科技统计工作是消耗大量精力、历时较长,而且工作效果不明显的幕后工作,工作内容繁琐复杂,统计报表工作量大,涉及范围广并且容易出错,往往一个数字的疏忽都会造成大量报表关系的变化,所以多数人不愿意从事相关工作,缺乏工作的积极性与主动性。此外,科技统计人员频繁更换,缺乏专业的培训,这就导致科技统计人才队伍不稳定,专业素质相对较低,专业技术与能力有所欠缺,对科技统计工作产生严重影响。 (三)科技统计信息化建设相对落后 一方面,由于科研管理工作者对科技统计工作的重视程度不够,所以科研单位以及相关机构对科技统计工作的投入力度不够,缺乏信息化建设应有的硬件与软件资源,导致科技统计信息化建设举步维艰;另一方面,科技统计工作对于信息化、现代化技术的应用不够,没有将先进的信息技术应用到科技统计的工作中,科技统计工作手段与方法还过于保守与传统,已经不能适应现代化信息水平对科技统计工作的需要,长此以往会导致科技统计数据的可信度大大下降。 四、对以科技统计促进科研管理创新的几点思考 (一)加强对科技统计的宣传力度 加强对科技统计的宣传力度,提高科技统计人员的科技统计意识是以科技统计促进科研管理创新的思想前提。因为只有思想意识提高了,才能将科技统计工作落到实处。一方面,科研管理工作者要提高科技统计意识,高度重视科技统计宣传工作,利用单位内部网络、单位公告栏、例会等多种途径宣传科技统计工作的重要性,提高科技统计人员的科技统计意识;另一方面,科技统计部门要在部门内部着力宣传科技统计的重要性,成立专门的宣传小组负责宣传工作,使科技统计的重要性深入人心,将具体工作落到实处。 (二)建设高素质科技统计人才队伍 高素质的人才队伍是进行科技统计工作的有力保障。一方面,科研管理部门要不断加强对科技统计人员的思想教育,提高他们的思想水平,要不断加强对科技人员的培训力度,提高他们的专业技能与技术水平;另一方面,科研统计机构要加大对人才的引进力度,在培养人才的同时,积极引进优秀的科技统计人才,充实科技统计队伍,为科技统计工作的良好开展做好人才储备,打造高素质的科技统计人才队伍。 (三)加快科技统计信息化建设进程 科技统计的现代化是科技统计工作发展的趋势与方向,而科技统计的现代化离不开科技统计的信息化,所以科研机构一定要加快科技统计信息化建设进程。一方面,要加大对科技统计的投入力度,提供信息化建设配套的硬件与软件资源,构建科技统计信息化平台;另一方面,要积极引进先进的信息化技术,特别是互联网技术的引进,要着力打造科技统计信息化系统,提高科技统计工作效率。 五、结语 综上所述,科技统计是对科研管理活动投入、过程以及产出的科学统计,是加强科研管理创新的重要前提;是评价考核科研工作的重要依据;是进行科研管理决策的重要参考。然而,目前我国科技统计工作却存在科技统计意识不强、科技统计人才综合素质有待提高、科技统计信息化建设相对落后等问题,我们必须不断加强对科技统计的宣传力度,提高科技统计人员科技统计意识;建设高素质科技统计人才队伍;加快科技统计信息化建设进程,以此来为我国科研管理创新服务,从而促进我国科技不断创新与发展。 作者:王华丽 单位:商水县统计局 科技与管理论文:农业科技服务与管理问题研究 【摘要】 农业是经济发展的根本,在现代农业技术的发展过程中,科技服务质量正在呈现出不断进步的趋势,这就需要进一步对农业科技服务以及管理的概念进行更加明确的界定,对于实现城乡的建设与发展具有重要的意义,本文重点对该问题进行了详细的探讨,并且对相关的结构要素加以重视,在今后农业发展的进程中,通过不断的优化发展以及对城乡建设的进一步深化改革,希望能够有效的实现我国农业产业的突出发展,为社会经济增长作出宝贵的贡献。 【关键词】 农业科技服务;农业科技管理;基本特点;基本作用 农业是我国经济发展的第一产业,在社会不断变革的过程中,农业的主要地位始终没有得到忽视,随着现代技术水平的提升,我国各行各业都在利用技术的进步来突出各自领域的优势,在此基础上,开展农业科技服务是进一步深化农业主体地位,优化农业发展的重要手段,无论是在理论基础上还是在社会的实践应用中都具有极为重要的意义。但是我国当前的农业科技服务还存在众多的不足之处,有进一步的发展空间,通过多方面的探索,加强对农业科技服务以及管理相关内容的研究,可以有效的实现农业的可持续发展。 1、农业科技服务与管理的基本内涵 首先,农业作为发展的根本,对于我国的建设具有积极的意义,在农业科技服务中,主要包含了两方面的要素,一方面是在科研人员的共同努力下,为农业发展创造出来的一些优秀的成果,这些都是以农业科技的自然原理为基础得以实现的,并且在此基础上,利用多种途径将这些发展成果传递为接纳者,有效的促进了农业生产操作方式水平的提高。另外一方面,在整个农业体系中,不仅包括了农户自身,还有农业合作社以及相关的企业等,他们通过对科技的应用,将生产活动更加贴合市场的需要,从而获得更加理想的效益,并将生产活动中产生的问题向科研者得到反馈。这是农业科技服务中两点重要的内涵。其次,在农业科技管理中,与农业科技服务具有一定的差异,在这一概念中主要是在科技流通的创新环节得以实现的,以参与主体为中心,通过特有的目标集合在一起,并且共同为这一目标作出努力,方式以及组织等相关的内容可以是多样化的,在整个过程中,都是由参与主体自行加以控制,对于现代化的农业发展建设来说,具有十分重要的作用。在农业科技服务与农业科技管理的过程中,二者既具有相似之处,也存在一定的不同点,例如前者更加注重相互之间的沟通与交流,能够在互动的过程中实现农业的发展,是一种外向性的表现形式。而后者是对现有的权利与义务进行再分配的过程,与之相反,属于内向性的表现形式,将二者进行有机的结合不但可以有效的促进整个农业发展水平的进步,还能使之形成一个更加完善的生态系统,在崇尚生态化的今天,这一系统的形成无疑具有更为重要的意义。 2、农业科技服务与管理的基本特点 将农业科技服务与管理有机的结合在一起,从而体现出了以下几个特点,首先一个特点就是主体复杂性,因为在整合的过程中,其中涉及了众多的单位,例如农业企业,又包含了农业企业中的科研单位,还有合作社等等,这些都是农业在发展过程中的主体,为农业创造了更加美好的发展前景。其次是具有阶段明确性的特点,在农业发展的过程中,农业科技服务与管理贯穿在整个农业服务的进程中,尤其是在创新以及流通的过程中,这一变化极为明显。在创新阶段,主要是农业院校以及在企业中得以实现的,最重要的工作任务就是通过对某一技术的发明与再创造。另外一个阶段是扩散的阶段,在这一阶段中,要对技术加以推广,使得更多的农户了解科技手段,应用科技手段。还有一个阶段属于接纳阶段,科技能够得到广泛的应用,主要还是需要得到应用效果的见证,只有农户看到了发展的希望,才能普遍的接受这一技术手段,所以在科研成果的接纳阶段,更加需要对某一科技的认知,为今后农业的创新发展作出突出的贡献。最后一个阶段是对信息的反馈,整个农业科技推广的过程中,只有发现不足并且改正不足才能实现农业的进一步优化发展,因此才要向农业科研机构反馈信息。 3、农业科技服务与管理的基本作用 将农业科技服务与管理进行有机的结合,主要是为了缩短城乡之间的差距。众所周知,在我国建设的过程中,城市的发展十分显著,但是乡镇却在资源以及发展途径上受到了一定的局限性影响,这是造成城乡发展差异较大的主要原因,如果城乡经济的差距不能有效的缩短,那么对于乡镇居民的生活以及收入等都会具有较大的影响,所以基于这一情况,通过将科技服务与管理进行有效的结合能够得以实现。在内外兼修的发展契机下,根据农村发展的实际情况,以“赋权”的方式激发其潜力,同时加大外部资金的投入,共同实现农村经济的发展,这样一来我国城乡之间的距离也就可以得到有效的缩短,为农村经济的发展注入新鲜的理念以及资本。另外,可分层性地为农民提供科技成果。农民按照其生产规模还可被分为大户与散户,兼业户与纯农户,他们之间由于生产规模与收入来源不同导致的风险承担的预期也有差别。相比而言,大户与纯农户对农业新技术更具有敏感性,但在采用新技术时具有保守性;散户与兼业户由于其生产规模较小,收入来源多样,因此对新技术的采用具有滞后性,但在模仿先进农户时又具有积极性。另外,按照农民新科技采纳的时间长短,又可将农户采纳者分为创新者、早期采纳者、中期采纳者与落后者等。农业科技服务与管理要求对不同的农户采取区分性原则,不能进行填鸭式的科技注入,必须依据不同的农户生产心理与生产模式去推广一项科技成果。 4、结语 随着我国现代农业的发展、农村信息化的推进和农民素质的普遍提升,农民对农业科技服务与管理的需求越来越迫切。只有通过农业科技服务与管理宏观上的指导与微观上的观察来调各种体系内部的主体,从而形成一个富有活力的系统,各体系之间才能形成有效沟通与对接,为农业产业化的发展提供制度性保障。 作者;姜晓峰 单位:辽宁省冶金地质勘查局四0五队 科技与管理论文:电力企业的科技创新与管理 摘要: 随着社会的快速发展、城市化进程的不断加快以及企业数量的日益增多,人们生活方式的多样化,电子信息等产业的发展,对电量的需求日益增大,加重了电力公司的供给压力,也对电力公司的革新与发展提出了要求,为了适应社会的发展需要,对于电力系统科技创新的要求需尽快提上日程。 关键词: 电力企业;科技创新;管理;现状 0前言 电是人们生活中常用的一种能源,是人们日常生活的基本保障之一。电在人们的生活中应用的更加广泛,所以电力生产是社会生活的基础,对于电力生产的管理是保障人们生活的途径之一,同样也是维护电力企业生存发展的举措。为了满足社会的发展,人们生活的需要,需要电力公司加紧科技创新,以保障国民经济和社会大局的稳定,同时促进电力公司的发展。 1电力企业的现状 随着电在生活中的广泛应用,人民、政府以及国家愈发认识到电在生活中的重要地位。为了满足日益发展的社会需求,响应国家的号召,近年来,电力企业不断加大对电力企业科技创新项目的投入,通过对电力企业科技项目的设计、对过程进行管控和疏导,来推动电力企业在技术领域取得一定的进展,通过技术革新来解决生产生活中产生的实际问题。现阶段,我国政府鼓励电力企业进行创新,尤其是在科学领域的创新。通过一定的市场调查,宏观调控,注重对电力企业的利益引导,通过建立相关的鼓励机制来构建科技人才队伍,积极展示科研成果以及进行表彰活动,调动科研人员的积极性、创造性,发挥科技人员的最大价值,从人才角度解决科技创新的问题。电力企业的科技创新着眼于为了促进社会的经济效益、社会效益以及技术效益。虽然在社会大环境下电力企业科技创新呈蓬勃发展之势,但依旧存在许多问题[1]。社会的发展,对于企业的要求越来越高,需要企业进行调整,进行科技创新。但是一些电力企业依旧存在一些问题,例如对科技创新的认识还不够彻底,对于企业而言,为了适应社会的需求,科技创新是企业发展的根本需求,科技兴企才是企业发展的根本宗旨。所以电力企业在进行科技创新体系的建设过程中,要优先发展技术,通过技术革新根据市场的变化趋势结合自身发展状况来制定相关的发展方针,来指导企业自身的发展。 2电力企业的科技创新与管理方向 在认识了科技兴企的重要性后,要根据社会现实制定相应的企业发展规划。首先要重视科研队伍的作用,重视对科研人才的培养,提高对创新型人才的认知,以应对电力公司体制改革将会出现的问题[2]。电力公司应认识到技术及创新型人才对于企业发展的推动作用,所以应该培养出一批符合电力行业特点的有系统的创新型人才,从企业的核心能力出发,让创新型人才成为具备创新意识、创新能力与创新素质的能够地理自主地运用相关知识进行科研的人才,从根本上解决技术上的问题。之外,要把科研成果及时转化到电力企业的生产中去,避免工作成果转化落后导致工作进程严重落后。实现科技成果与市场需求相配合的和谐场面,要把科研成果的转化要符合市场的需求,对于电力企业来说要保证企业产品是先进技术的集成,要认识到市场是业主也就是人民的需求,是专业技术的体现,是市场的需求。还要制定科学、客观的企业规划,全面客观的对外界环境,自身的发展需要,进行合理、客观的分析与评价,找到自身的不足与差距,清楚明白地反思自己,从而确定自己发展的目标,找准方向确定要开展的工作[3]。规划工作时,要认清企业的现状,要从覆盖全企业的技术领域出发,敢于暴露缺点,发现缺点,才能改正不足,在方向上明确科学发展的目标,确定要开展的工作。要牢记住,科学技术的发展与生产是紧密结合的,电力企业的科技创新是为了电力企业的发展,反之电力企业的发展依托与科技的创新,所以决不能脱离电力企业的自身发展需要去单独搞科技创新。明确科技创新与生产的关系,认识到科技创新与生产应该是来源于生产发生转变到成为服务生产到最终的引领生产。科技创新的首要目的在于保证生产,也要解决生产过程中要面临的技术问题。所以,科技创新要满足生产的需要,但是不能满足于这种现状,而是应该在满足生产的需求之后,仍要加以创新,要保证创新的成果要超越生产的需求,要有更多的额外价值,加强企业系统内部资源的优势,充分发挥科技创新的积极力量。 3电力企业发展过程中面临的挑战与机遇 随着市场结构的变化,电力企业也面临着组织结构的变革、管理模式的变革,也对企业的发展提出了科技管理工作的新课题。时代的发展,使企业在发展前景上提出了一定的发展景愿,迫切地需要提升企业在社会中所处的地位。但是迫切的需要仍面临挑战,科技创新并没有全面的推广实施,科技力量仍然薄弱,并不能满足于发展需要。企业的管理模式有待优化,创新资源也有待整合,创新型服务水平也有待提升,新形势下电力企业发展的制约因素依旧存在。但是,新形势下电力企业的发展也存在发展的优势。随着技术水平的整体提升,新能源的应用、大电网的运行、电网的优化等方面研究持续开展,为电力企业的发展提供了一定的技术优势,为电力企业的法自主发展、自主创新打下了良好的基础。除此之外,电力企业的发展也具有资源优势,例如拥有优良的试验设备、各级工作室,相关专家队伍的形成,设备的安全,人才的投入,都为新形势下电力企业的发展提供保障。 4结语 在快速发展的时代,科技创新的地位日趋重要,在实现科技创新与产业最大化的结合的过程中,除了要注重产值外,还要推动企业的转型,要正确对待转型的道路上面临的机遇与挑战,抓住时机还要正视自身,扫清企业发展道路上的阻碍,完成新形势下电力企业的发展目标。 作者:彭占龙 单位:国网河南省电力公司灵宝市供电公司 科技与管理论文:科技进步与创新对物流管理的影响探析 摘要:科技水平是社会生产的第一动力,我国经济想要长期稳定建设就需要保持科技一直进步与创新。现代物流管理在社会经济建设中占据着重要比例,在实际运行中已经获得了显著效果,但是并不代表现代物流管理没有任何问题,这些存在的问题对于社会经济建设严重影响。本文就将以现代物流管理作为研究对象,探索科技进步与创新在现代物流管理中的影响,为社会经济快速建设下的现代物流提前做好应对措施。 关键词:科技进步;创新;物流管理 0前言 衡量一个国家经济建设水平的重要衡量标准就是一个国家的科技水平,科技进步与创新已经在国家经济建设中具有突出性地位。先进的科技技术在企业实际生产建设中使用,就能够增加企业的竞争能力。现代物流管理中使用先进科技,对于物流企业实际经济建设具有重要作用,科技进步及创新对于物流企业可持续性发展十分关键。 1科技进步与创新对现代物流管理的重要性 我国经济在改革开放以来已经快速建设,并且已经取得了显著的成效,我国企业在世界经济格局中已经占据一定优势。物流企业想要对快速发展的社会经济格局相一致,就需要现代物流管理工作在实际运行中取得更加显著性成效,这样才能够让企业在市场中具有较高的比例。 1.1科技进步与创新有效地促进了现代物流管理的可持续发展 社会经济在快速增长过程中,人们越加关注对于经济效益的追求,对于经济建设造成的社会环境的不良影响关注较晚薄弱,这就造成社会经济在快速建设过程中生态环境已经被严重影响,出现了温室效应等众多环境问题。我国人口基数较大,因此对于各种生活用品有着较大的市场,人们在实际生活中经常出现资源上的浪费,这种生活状态不仅仅对于自然环境影响严重,也影响着社会经济可持续性建设。根据这种现实情况,需大力发展科技进步与创新,让社会经济改革的过程中有先进的科技作为保障,在满足人们对于日常生活的实际需求过程中,还能够保证社会经济的稳定发展。现代物流管理在进步的过程中,也应该注重对于科技进步及创新的关注,这样才能够在现代物流管理中使用先进的科技。现代物流管理中,通过一些先进的科技在实际管理中使用,将物流管理中的有限资源最大化使用。 1.2科技进步与创新可以促进物流管理进一步发展 科技水平是衡量一个国家与企业建设水平的主要标准,换句话说,科技进步及创新对于国民经济与企业效益中都有着推动性作用,我国物流管理模式正在从原始管理模式中向现代化管理模糊过渡,在过渡的过程中需要科技的进步及创新作为有效支撑,让物流管理模式有效落实。目前,社会已经进入到了信息化的时代,物流管理工作在实际建设中已经面临了较大挑战,这就需要物流管理模式向现代化转变,物流管理工作将信息技术在实际工作中广泛使用,这就要求科技的进步与创新作为有效保障。 2在科技进步与创新的背景下优化现代物流管理的措施 2.1建立完善的现代物流管理体制 我国物理管理想要向现代化稳定发展,最为关键的环节提高物流管理人员的工作水平,定期对管理人员进行管理方面的培训,让物流管理人员能够用更加前沿的管理思维进行物流管理,对于先进的管理模式清晰认识,能够根据物流管理使用情况进行物理管理。物流管理人员在具有充足的管理知识的基础上,物流企业可以定期具有管理方面的活动,对于管理工作较为优秀的管理人员进行奖励,提高管理人员对于科技进步及创新的关注,进而有效提高物流企业管理水平。 2.2为现代物流管理的科技进步及创新提供良好的平台 现代物流管理技术想要进步及创新需要全部物流管理人员的共同努力,因此现代物流管理技术是一个十分繁琐的工作,物流企业能够为物流管理技术的进步及创新提供了良好的实践平台,能够将物流管理技术中存在的问题及时发现,保证物流企业能够更加稳定健康建设。物流企业管理人员在实际管理中使用先进的科技技术作为辅助,对于管理中使用的信息资源进行综合性分析,了解物流企业与消费者在观念上的差异,调节电子商家与消费者间的经济矛盾,及时了解消费者的实际想法,进而方便物流企业制定更加具有针对性的管理方针。物流企业在为科技进步及创新提供良好的平台的同时,还能够让不同物流企业间可以将资源共享,加强不同物流企业间的联系,管理人员能够将最适合的管理方式进行沟通,将管理工作中存在的问题进行解决。这样,物流企业管理方式将更加与社会经济结构相一致,管理人员在实际管理中也具有使用先进科技的意识,最终让物流企业现代物流管理工作更加完善。 3结论 科技进步及创新对于我国现阶段物流企业管理模式过渡具有重要作用,本文对其进行了简单的阐述,但是在实际应用中还存在一定缺陷,需要政府部门及企业共同努力。 作者:郭悦涵单位:西安航空学院 科技与管理论文:科技进步与创新现代企业管理分析 一、科技进步与创新对现代企业管理的影响 1.有效提升企业的市场竞争力科技是第一生产力 科技的进步与创新能够提高企业的生产力。如今,全世界的国家和地区都认识到了科技对于企业发展的巨大推动作用,都在努力进行科技的引进和更新。将科技运用到企业的生产和企业管理上,不仅大大提高企业的生产效率,还能够使企业的管理更加科学化、效率化,使企业的综合实力得到稳步提升。科技的创新与进步能够改变企业落后的管理模式,优化管理方式和方法,使企业的管理向着以提高经济效益为主导的方向发展。企业的综合实力增强,其市场竞争力也就大大增强了。 2.促进企业的可持续发展科技的进步与创新 使企业在发展时能够实现科学的发展模式,并自觉形成正确的企业文化。企业除赢得利润、获取最大化的经济效益之外,还会关注社会问题,实现企业自身的社会价值。在国家和社会面临困难时,能够自觉出一份力。同时,在科技的带领下,企业将不断地实现资源的优化配置和整合,实现资源价值的最大化,保证企业发展的科学性和效益性。科技的进步与创新,使企业实现发展的高效益,形成正确的企业文化,实现未来的可持续发展。 3.提高企业的经济实力企业经济实力的提升 一方面依靠劳动生产率的提升,另一方面依靠生产成本的降低。科技的进步与创新,能够大大提高企业的科技含量,使劳动生产率显著提高。企业的劳动生产率高于社会平均劳动生产率,企业的生产效益提高,经济实力也就同步得到提升。同时,科技的进步与创新,还使得企业生产效率大大提高,高科技机械设备替代人工进行生产劳动,降低了人力成本和生产成本,提升了生产效率,也就使得企业整体的经济实力得到提高。 二、保障科技进步与创新的发展策略 1.加大科技进步与创新的资金投入 要想保证科技进步与创新能够持续为企业带来经济上的效益,实现企业管理的最优化,就应当持续坚持科技进步与创新的发展和研究。这就离不开企业大量的资金支持。企业应当在资金管理和分配上进行科学规划,保证科技进步和创新专项资金的投入,以足够的资金支撑科技的研发和创新。 2.培养优秀的科技创新人才 科技的进步与创新离不开人才的投入和引进。企业要想保证科技创新的先进性,就应当重视人才的引进,花大力气和大量资金引进优秀的专业人才,并做好人才的管理,保证科技人才的福利待遇,并建立健全考核和评价机制。同时,企业应当加强内部人员的培训,提高企业员工的综合素质,让员工认识到科技对企业发展的重要性,并能够熟练掌握并运用科技,保证生产效率,实现企业发展的高效益。 3.建立企业信息化平台 科技的进步与创新要想充分运用到企业管理的每个环节当中,就应当建立企业的信息化平台。信息化平台包括会计的电算化和信息化,以及其他企业部门的信息化。信息化平台能够快速地将创新科技传播到企业管理的每个环节,全面提高企业的科技化水平,使企业管理更加科学化和合理化。 4.建立健全企业的管理制度 科技进步与创新虽然能够给企业带来高效益和高回报,但这离不开企业健全的管理制度。只有在企业拥有健全的管理制度的前提下,才能保证科技的研发和创新,不断发展并充分运用到企业生产当中。 三、结语 当前企业的市场竞争越来越激烈,要想保证企业在竞争中立于不败之地,就应当提高企业的市场竞争力,保证企业综合实力的提高。科技的进步与创新能够实现企业管理的最优化,有效提高企业的市场竞争力,提高企业的经济实力,保证企业的可持续发展。因此,现代企业应充分重视科技进步与创新的力量,改善企业的管理模式,实现企业的健康和可持续发展。 作者:贾晶莹 胡广 单位:中国华能集团燃料有限公司天津分公司 科技与管理论文:科技进步与创新现代企业管理论文 一、现代企业管理中运用科技进步与创新的现状 目前我国现代企业管理的现状存在以下问题,管理层的结构单一,一般由专职人员组成,由此形成了相对独立的经济核算单位,大部分技术人员和基层工作人员难以参与管理,这种现状不利于我国现代企业的管理创新发展和科技进步。相比之下,法国的现代企业更善于利用科技进步和创新,其颁布了《技术创新和科研法》等政策,用于现代企业进行创新的理论指导。芬兰、丹麦等国家及时总结国内外的经验教训,也推动了现代企业的发展。而韩国作为后起之秀,通过制定《科技振举法》、《技术开发促进法》等一系列法律法规,使得本国企业的科技进步与创新做到有法可依,因此国家的经济实力也跻身于亚洲乃至世界前列。由此可见,科技进步与创新对现代企业的管理尤为重要,蒸汽机的发明、电机的发明、计算机的发明,近代史上这三次革命都证明了科学技术是第一生产力,在人类历史的发展进程中,落后生产力逐渐被先进生产力所取代,都是由于科技的进步与创新引起的,由此科技发展水平是衡量国家的综合国力的首要因素。 二、科技进步与创新对现代企业管理的影响 1.科技进步与创新有利于提高现代企业的市场竞争力 随着经济全球化脚步的日益加快,促使科技发展的进程更为迅速,只有注重科技进步与创新才能在现代企业竞争激烈的今天处于有利地位,并且将市场导向当作准绳,通过不断的实践与创新,不断的发展新的生产力,运用科技的进步以支撑企业获得更高的回报。企业只有将各种创新资源有机的结合,汲取经验教训,形成本企业产品的新型概念,摆脱以往的陈旧理念,并且转化为自身的核心科技竞争力,才会在经济角逐中占有绝对的优势。 2.科技进步与创新有利于企业的可持续发展 现代企业只有坚持科学发展观,即可持续发展才会实现利益的最大化。可持续发展是一种注重长远发展要求的经济增长模式,企业想要实现可持续发展就必须加强科技的进步与创新,与此同时,还要肩负起社会责任,做到以人为本,促进社会经济和人的全面发展,积极响应回报社会,这也是科技进步与创新的一种特殊表现。实现企业的可持续发展的另一个关键是使企业的人、财、物实现最优配置,以最少的投资获得最多的回报,避免尸位素餐和生产资料的浪费,这就需要企业加强科技的进步与创新,利用科学手段实现这一目标。 3.科技进步与创新有利于提升企业的个体经济实力 无论是国有经济还是个体经济,生产力都是衡量企业竞争实力的决定性因素,它是社会发展的内在动力基础,因此个体经济想要提高竞争实力就必须学习和掌握先进科技技术,使得劳动时间缩短,生产资料最大化利用,从而提高企业的生产力,进而企业才会有更大的竞争优势。我国部分企业通过科技的进步与创新,已在国际竞争中占有一定优势,例如有研硅股,中国最大的国际半导体材料基地,是国内唯一一家拥有自主知识产权的12英寸鬼精抛光生产线的企业,其不断进行科技研发和科技创新,全面提升了核心竞争力,实现跨越式发展,并且将继续保持在国内半导体材料的技术领先地位,在国际竞争中占有优势。 三、针对加强现代企业的科技进步和创新的有效措施 对于加强现代企业的科技进步与创新主要有三方面的措施,一方面是国家的宏观调控,另一方面是企业本身的结构调整,最后是个人综合素质的提升。针对国家的宏观调控,可以通过法律手段,比如出台一系列科技创新法案,转变政府职能,建立科技自主创新体系。用以推动现代企业的科技进步。并且建立现代企业管理机制,企业实行管理机制制度创新的根本是企业管理机制的变革,这种变革为企业创新奠定了基础,有利于企业的发展顺应市场经济的发展规律,这种变革直接影响到现代企业的核心竞争力。国家可以出台金融政策,金融政策通过改善融资环境、为高科技中小企业提供资金,对促进自主创新起到了重要的作用。对于企业本身结构的调整要适应市场经济的发展,并且管理层次要有创新意识和灵活性,在管理方式和管理模式上进行创新,使各部门与单位间形成一条联通的纽带,更有效地适应生产力的发展。在市场经济体制下,要求企业要有市场意识和预测意识,及时调整自身管理经营模式。并且通过不断学习先进知识来推动科技进步,企业作为跨文化交流的载体,要积极与各种文化制度的龙头企业交流学习,取长补短,为自己的科技进步与技术创新积累宝贵经验。与此同时,个人也要加强知识储备,科技竞争的核心是人才的竞争,科技人才构筑科技技术,企业实现科技创新的关键是科技人才的储备,由此我们要努力学习科学文化知识,做到融会贯通,提升交流的灵活性,积极与各国文化相互交流,学习不同文化背景下的经济体制。 四、结语 本研究主要是对现代企业的竞争局势以及科技进步与创新的现状做了简要分析,进而阐述了科技进步与创新对现代企业的影响,并依此根据笔者的分析提出了有效措施,我国企业必须加强科技进步与创新,才能在国际竞争中占据有利地位。 作者:蒋思雄单位:潍坊科技学院 科技与管理论文:农业科技种子管理现状与策略探讨 1管理不够 在农业种子管理的过程中,为了能够提高管理的质量,必须建立规范化的种子市场,使农民能够买到放心的种子,但是现有的种子市场还是存在以假乱真、种子经营主体混乱、种子售后服务差的现象,这都在一定程度上侵害了农民的利益。出现这些现象的原因是因为种子管理部门对种子市场的管理不够,在管理的过程中没有采取有效的措施规范种子市场相关人员的行为。 2改进措施 2.1增强管理的意识 为了保证农业科技种子管理的水平,必须在采取相应的措施之前,首先转变各部门对种子管理的认识,重视种子管理工作,认识到对种子进行优质管理的重要性。各部门相关人员在管理的过程中能够遵循一定的法律、法规,不断增强自身的法制意识,在工作中能够做到认真、负责。 2.2建立相应的监督机制 在农业科技种子管理的过程中,为了使相关工作人员的工作能够规范、合理,应建立相应的监督机制,随时监督工作人员的行为,这种监督机制也能促使管理人员在管理的过程中能够及时地改变自己的工作作风,从保障农民利益的角度出发,不断提高自己的工作效率,为农民办实事。 2.3建立一支高素质的管理队伍 在种子质量管理队伍的建设过程中,应该及时加强管理人员的管理素质培养,不断提高从业人员对种子的质量检测能力,实行凭证上岗的制度,组织定期培训,并不断强化管理人员的管理意识,端正态度。 2.4规范交易市场 在管理的过程中,还应该重视对种子市场的管理工作,建立高标准的市场准入机制,规范市场经营的主体,建立有效的市场管理制度,对种子质量进行严格的监控,同时还应该加强种子的售后服务工作,指导农民进行正确播种,及时解答农民在种植的过程中遇到的问题。 2.5建立形式多样的管理办法 在具体的种子管理过程中,需要有关人员在实践管理中不断总结经验,并根据市场经济发展的现状,结合农业发展的实际情况,探索更多有效的管理方法,保证农民能够买到高质量的种子。在农业科技种子管理的过程中,为了保证农民的利益,提高我国农业发展水平,必须在种子的管理过程中,根据我国《种子法》的要求,不断提高管理人员的素质,积极探索有效的管理办法,同时还应该建立有效的监督机制,对种子管理工作进行有效的监督,使我国的种子管理水平不断提高。 作者:李学军单位:吉林省白城市种子管理站 科技与管理论文:中国农业科技管理的现状与对策研究 摘要:通过对我国农业科技管理现状的阐述,对新形势如何构建中国农业科技管理新体系进行了探讨。 经过20多年的改革与发展,我国农村经济已进入了新的发展阶段,农业综合生产能力显著提高,农产品供给由长期短缺转向总量大体平衡和结构性、区域性相对过剩。这一方面说明现行的农业经济结构难以满足人民群众日益增长的物质生活需要另一方面也说明农业发展正酝酿着从量变到质变的崭新突破。农业的发展不仅关系到国家长治久安和战略目标的实现,也关系着中华民族的兴衰荣辱,制定和完善中国特色农业科技系,建立和健全农业科技管理体制,变革传统农业生产模式和管理方法,则是实现农业现代化的最佳选择。 一、我国农业科技管理的现状 现代农业科技管理是依据农业科技自身发展规律和特点运用科学管理理论和方法,对各项农业技术活动进行组织和策划,以求在时间和经济上最合理、最有效地达到预定的农业技术发展目标。它是现代科技管理的重要组成部分,也是实现农业经济功效最大化的有效途径。然而新中国成立以来,为尽快恢复和发展国民经济,我国实行的是以城市为基地的工业化战略,把业中的资金强制性地转移为工业化积累,在工业化战略的推动下我国的现代工业在城市迅速扩张。而相比较而言,农业在相当长的时间里却整体徘徊不觚,发展艰难。改革开放以来,面对新的国际国内形势,国家加大了对农业科技资金的投入,加强了科研院所的组建,加快了科技成果的转化,以法律形式规范了农业科技专利成果交易。农业要发展,农民要增收,除了对国家政策的需求外,关键要靠农业科技的支持。然而由于一些体制不健全的客观因素制约,使得我国农业科技的发展与经济总体不相适应。其原因有四个方面。一是农业科技管理的主体不明晰。现代农业就是利用高新技术和适用技术把传统农业的旧“四靠”转变为一靠科技、二靠人才、三靠投入、四靠管理的新‘四靠”。在我国由于长期以来农业科技的管理主体是以各级政府纵向调控和直接领导为主,农业科技管理机构的主体地位和作用一直没有在法律上得到应有尊重。同时,一部分农业科技投资主体和收益地位不明晰,产权关系不明确,使生产者和经营者缺乏积极性,没有产生出应有的效益,也严重制约了地方农业经济的发展。科技的发展不以人的意志为转移,也不以政府的行政指令为转移,农业科技管理需要管理者遵循科技发展的普遍规律,因此在制度化的前提下也应该赋予地方科技管理部门以一定的自主权和灵活性,因地制宜地发展地方农业。二是地方农业科技管理资金匮乏。国家每年都会在财政预算中拿出相当部分资金用于农业科技的改革和完善,同时也要求地方各级政府投入部分财政资金以支持本地农业经济发展。但由于我国实行的是中央和地方两级预算,而地方自留可支配财政资金并不多,所以各级地方政府对于大量资金投入效果并不明显、对GDP增长贡献不高、且见效期长的农业科技的热情自然不高,也就造成了一些具备发展高新农业的地方因缺乏政府财政的大力支持而错过了良好的发展机遇。三足政府对农业高新技术宣传力度不够,农民对采用高新成果缺乏热情。农民是农业关系的主体要素,科技成果转化的关键是要有广大农民的支持和拥护。而在现阶段我国农业科技管理基本还是由政府主导和垄断,政府对农业科技的宣传缺乏力度,加之市场化的农业科技交易体制没有完全形成,农业科技成果转化难。同时,由于广大农民的文化科技素质偏低、经营规模小、收益低,对采用高科技的热情商。是农业总体的机械化水平不高,资金匮乏。严重制约了农业机械的发展,唰时也影响『.农业科技的研发和转化,我国农业机械化低水平层面运转的现状严重制约着农业新技术规模效应的发挥和农业生产水平的提高。 二、构建现代农业科技管理新体系 在知识经济时代,科技含量的高低是增加产量、降低成本提高质量、减少损耗、提高效益、占领市场的关键,因此提高科技的研发速度,改革传统的科技管理体系就显得尤为必要,必须采取有效对策。构建现代农业科技管理新体系。 (一)完善科技管理体制,制订长远科技发展战略科技管理体制改革是我国经济体制改革的重要组成部分。对农业科技发展需要从战略的高度做出再瞻性的部署,打破条块分割的科技管理体制,加强和完善农业科技管理的立法和执法,有效地保护知识产权,重奖取得重大成果转化效益的单位和个人。建立科技成果转化过程中的公共资源保障机制,完善技术市场与资本市场。同时,必须将农业科研投入放在公共财政支持的层面,把对农业科研的投入看成不断增长的公共需求和维持农业续、健康发展的内在动力。制订长远科技发展战略不仅是农业济长期持续稳定发展的重要保障,也是现代农业科技发展的在要求。国家农业、科技主管部门和地方都要从长远出发,对业科技工作做出合理规范,形成三个层次力量最优配置,为我转型农业的发展提供广阔空间。 (二)进一步贯彻科教兴农战略,加快农业科技成果转化技成果转化是科学技术发展的一个永恒主题,也是至今我国在这方面尚无满意答案的现实难题。科技成果向生产力的转化,涉及到不同阶段的发展过程。宏观看,科技成果转化是由科技给、转化、需求和科技环境系统等构成的大系统,其运行要求立、健全相关的动力机制、收益分配机制、约束机制、激励机制调控机制等。微观看,科技成果的转化包括实验室研究、中间试验、工业性实验、工厂化生产等环节。因此,必须规范高校、科研院所科研和成果转化衔接体系,实施高校、科研院所与企业和地方的科技联姻,动员各类农科教研机构和私营企业参与多元化农技推广服务体系。科技的研发必须依照市场经济发展规律运作,以生产的实际需要为契机,而且科技成果也只有在转化为产力时,才能为社会增加更多价值。企业可以凭借自身优势,开展新产品、新技术、新工艺、新设备的研发和引进,成为创新的主体和技术推广的载体。科研机构、龙头企业和农民要形成密切利益共同体,使其成为教学与科研成果的孵化器,优良品种推广的生产基地,有效发挥科技辐射、带动效应。2003年南京农业大学等单位与连云港市共同发起的“百名教授科技兴百村小康工程”活动(简“兴百村活动”)已初见成效,该活动不仅有力地促进了科研院校与农村的直接联系,避免了中间环节所产生的烦琐程序、信息中转误差和资源丢失现象,实现了事业单位职能和服务型观念转变,而且农民也可以把在农业生产过程中所遇的新问题、新情况及时地反馈给专家,力求把问题解决在最先发现环节。 ㈢提高农业科技人才素质,完善农业人才市场要加快农业现代化的步伐,教育是基础、科学是关键、人才是核心。拥有多少受过高等教育和专业知识培训的高素质人才,如今已成为国际通用的衡量国家竞争力强弱的标准,而科技人才、管理人才及中介人才是科学技术成果转化的载体,只有这些人才的密切配合,才能实现政、企、校、研、资”多维互动。因此,必须要建立和健全以知识产权为资本的入股机制,切实加强知识资本在科技创新中的地位,降低知识资本准入门槛。同时,有条件的地方政府应建立地方人才储备库,并将其作为一 种长效机制稳定下来高校与科研院所应该为地方造就一支有文化、懂技术、善管理会经营的新型农民:在成人教育中定向地为急需农业人才的中西部贫困地区培训大专或大专以上的技术人员;实施远程教育和各种专业讲座,及时地把各种最新的农业科技信息传播到农业地区;农业高校要设立农业推广硕士点,定单式地为基层培养农技推广人员;地方政府也要为农技推广人员提供各种条件,避免人才流失现象的发生。这样才能真正地在我国建立人才激励要素流动、市场选择的新机制,形成市场化、网络化、信息化和制度化的多维互动的创新模式,促进我国农业的跨越式发展。 (四)改革农业推广机制,完善农业推广体系加强改革和完善农技推广体系,是决定现代农业体制改革成败的关键。在我国,传统意义上的农技站早已变成了只有部门、没有人员或只有机构、没有作用的空架子或纯营利机构。现代农业经济发达国家的成功经验告诉我们:农业要发展,基层推广站的作用是不容置疑的,建设好现代意义的农业推广体系将是最终解决“三农问题”的关键。我国现行农技推广体系不仅无法适应市场经济体制,也无法应对加入m后世界农产品贸易对我国传统农业经济带来的冲击,因此应在确保农技推广体系稳定的前提下,深化体制改革,建立适应新形势的农技推广服务体系。加强农技推广体系建设不能单纯以追求经济效益为目的,而应以社会利益最大化为目标。各地应从实际出发,深层次地发掘地方农业发展潜力,提高农产品的科技含量与市场准入门槛,提升农产品在国际市场上的竞争力,帮助农民抵御各种风险。 (五)建立现代信息平台,实现农业科技“高速公路”科技信息平台是指综合社会业已存在的科技与信息,为快速合理地利用科技资源提供一个可供随时查询利用的信息资源库,为建立农业数字信息“高速公路”,实现资源共享,应在各县建立以农业部门牵头的科技信息服务体系,包括建立农业科技‘‘l10”系统和专家库;要切实转变政府观念,合理设置农业管理和服务机构完善农业科技管理体制,避免多头管理和相互推委、扯皮现象发生;还要借鉴国外先进经验,筹建高水准的农业情报信息体系组建统一的农业预警机制。平台的建立单纯依靠行政部门无疑是不够的,没有广泛非行政力量参与是不可想象的,因此政府应该推动、整合现有资源,采取多媒体信息交流手段,抓好农业基础建设、技术开发和科技服务工作,即科技的产前、产中与产后三阶段的管理,实现经济效益和技术效益的双赢。 农业科技信息“高速公路”功能的最大化,3s技术是核心因此合理利用3S技术则是促进农业现代化建设、推动科技自主创新体系建设、变革传统农业管理模式和以信息科技促进传统农业朝“两高一优”的现代农业转变及变革传统农业的最佳途径同时,政府要鼓励和扶持发展农业合作经济组织,提高科技的转化率与应用规模,并始终坚{寺“谁建谁管”的原则,注重发挥经济杠杆的规范和引导作用,引导其又好又快地发展。 三、结柬语 进入新世纪,新科技革命蓬勃发展,科技与经济全球化进程明显加快,国际竞争更趋激烈,科技进步将成为提高国民经济整体素质和增强综合竞争力的决定性因素。科技对农业生产的贡献率成为农业比较优势的重要组成部分,政府应当从宏观上总体把握现代转型农业发展的全局,全面把握好农业现代化改革的历史性机遇,勇于开拓创新,构造与现代农业发展相适应的农业科技新体系,为建设一个生机盎然的和谐社会主义新农村服务。 科技与管理论文:科技档案管理存在的问题与对策 【摘要】随着社会的进步和发展,科学技术水平显著提高,越来越多先进技术涌现,并广泛应用在档案管理中,能够有效提升档案管理成效,朝着更加科学化、标准化方向发展。就当前科技档案管理现状来看,作为一项技术性和专业性较强的管理工作,更为客观、全面地了解科技档案管理特性,有利于为高质量档案管理工作提供更为坚实的基础和保障。故此,科技档案管理工作应该从多种角度进行分析,明确档案文件收集、分类和编目等各个环节中存在的问题,提出合理的改善措施。 【关键词】科技档案;档案管理;问题;对策 档案作为一种原始数据资料的载体,是人类社会活动的真实反映,具有十分突出的历史考证价值。此外,档案也可以看作是一种知识符号的积累,是一种十分珍贵的信息资源。科研机构和事业单位的档案资料在长时间的积累中获得了丰富的经验,具有突出的参考价值和借鉴作用,同时具有真实性、广泛性、权威性等众多特点。科技档案管理工作开展中,档案管理人员应该具备更高水平的科技素质,利用现代化信息技术辅助档案管理开展活动,提升科技档案管理质量,促使档案管理工作更加高效地开展。由此看来,加强科技档案管理存在的问题和对策研究是十分必要的,对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。 一、科技档案管理中存在的问题 以中泰化学阜康能源公司科技档案管理工作为例,公司预计在今年4月份开展工作建设糊树脂项目,该项目工程将全新培育10个以上产品牌号,吸收了超过20名高科技人员,为工程项目提供技术支持。为了推进糊树脂项目建设活动有序开展,就需要档案管理人员同工程项目管理部门协调配合开展工作,提供一期项目建设聚合厂房、出料回收厂房、出料汽提、PVC界区外线走向图等52个工号的竣工图和施工档案。与此同时,档案管理员由于自身素质水平较高,可以更为及时、快速地开展档案查询工作,为工程项目活动开展提供更为坚实的保障。但是在工作期间,仍存在档案管理常见问题,具体如下: (一)设备资料管理分散,资料归档责任不明确。企业在科技档案管理工作开展中,企业领导干部和管理人员应该提高对档案工作的重视和认知程度,只有这样才能确保各项工作更加高效开展。但是就当前企业科技档案管理现状来看,其中存在很大的问题,设备资料管理过于分散,由多个部门进行管理,资料归档责任不明确,致使移交档案室的设备档案出现不完整的问题。与此同时,在关于设备购买时同供货商签订的合同协议、安装调试、检测验收等材料又分别由公司采购事业部和项目管理部门负责管理,资料较为分散。 (二)档案资料移交不及时,忽视档案资源建设工作。公司内部的项目管理部门在档案资料收集和管理工作时,由于管理人员自身的疏忽,致使未能严格遵循预先设定的移交计划时间要求,及时有效地将档案资料移交到阜康能源公司档案管理部门,档案资料归档不及时现象尤为典型,很容易造成档案资料丢失。与此同时,公司内部的项目管理部门为了确保档案资料能够及时归档,会从其他部门临时抽调部分人员进行整理,但是由于这部分临时人员自身档案管理意识不高,实际工作开展中出现一系列错误,严重影响到档案资料归档效率和质量。 (三)档案形式不规范,影响档案资源数据库构建。档案管理中,公司内部个别部门在数据资料记录中,可能由于用笔和纸张方面存在不规范现象,归档文件的格式不清晰,导致档案资料填写不规范,不符合实际要求,严重影响到档案管理成效。 二、科技档案管理对策 (一)提高档案利用价值和凭证作用。为了提高档案管理工作成效,应该健全和完善档案管理制度,制定完善的档案资料收集、归档和分类程序,选择合理的管理方法,严格遵循归档要求,确保档案资料原始性得到充分体现。档案管理中应该对可供利用的复印文件资料进行归档,收集到原件后再替换,确保档案资料的原始性,充分发挥档案资料作用。 (二)提高科技档案技术文件资料完整性。档案管理人员在开展工作中,应该严格遵循工作标准和制度要求,充分了解工程项目的技术方案和技术路线,探究工程项目之间内在联系和因果关系,为科研人员实际工作开展提供更为坚实的保障。更加客观准确地了解工程的具体实施过程和主要内容。此外,为了确保档案资料归档的完整性和真实性,档案管理人员应该选择合理的管理方法,列出工程项目的具体归档资料清单,确保资料归档的完整性。 (三)改进档案管理分类方法。为了提升档案管理成效,应该注重档案资料管理方法的选择,根据实际情况,建立完善的分类体系,促使档案管理工作更加标准化、规范化。根据行业分类标准,制定明确的类目,突出科技档案管理特色,提升管理成效。在设备仪器档案管理中,可以进一步将其划分为综合档案和项目档案,促使档案管理工作更加科学合理。 三、结语 综上所述,企业档案管理不仅仅是档案管理部门的唯一职责,企业内部各个部门都承担着档案管理重担,这就需要日常工作中,各部门协力注重书写规范,确保数据资料保存完整,运用先进技术建立完善的数据库系统,辅助档案管理工作有序开展,提升档案管理成效。 作者:郑小红 单位:新疆中泰化学阜康能源有限公司 科技与管理论文:农业科技服务与管理理论问题分析 【摘要】农业是经济发展的根本,在现代农业技术的发展过程中,科技服务质量正在呈现出不断进步的趋势,这就需要进一步对农业科技服务以及管理的概念进行更加明确的界定,对于实现城乡的建设与发展具有重要的意义,本文重点对该问题进行了详细的探讨,并且对相关的结构要素加以重视,在今后农业发展的进程中,通过不断的优化发展以及对城乡建设的进一步深化改革,希望能够有效的实现我国农业产业的突出发展,为社会经济增长作出宝贵的贡献。 【关键词】农业科技服务;农业科技管理;基本特点;基本作用 农业是我国经济发展的第一产业,在社会不断变革的过程中,农业的主要地位始终没有得到忽视,随着现代技术水平的提升,我国各行各业都在利用技术的进步来突出各自领域的优势,在此基础上,开展农业科技服务是进一步深化农业主体地位,优化农业发展的重要手段,无论是在理论基础上还是在社会的实践应用中都具有极为重要的意义。但是我国当前的农业科技服务还存在众多的不足之处,有进一步的发展空间,通过多方面的探索,加强对农业科技服务以及管理相关内容的研究,可以有效的实现农业的可持续发展。 1、农业科技服务与管理的基本内涵 首先,农业作为发展的根本,对于我国的建设具有积极的意义,在农业科技服务中,主要包含了两方面的要素,一方面是在科研人员的共同努力下,为农业发展创造出来的一些优秀的成果,这些都是以农业科技的自然原理为基础得以实现的,并且在此基础上,利用多种途径将这些发展成果传递为接纳者,有效的促进了农业生产操作方式水平的提高。另外一方面,在整个农业体系中,不仅包括了农户自身,还有农业合作社以及相关的企业等,他们通过对科技的应用,将生产活动更加贴合市场的需要,从而获得更加理想的效益,并将生产活动中产生的问题向科研者得到反馈。这是农业科技服务中两点重要的内涵。其次,在农业科技管理中,与农业科技服务具有一定的差异,在这一概念中主要是在科技流通的创新环节得以实现的,以参与主体为中心,通过特有的目标集合在一起,并且共同为这一目标作出努力,方式以及组织等相关的内容可以是多样化的,在整个过程中,都是由参与主体自行加以控制,对于现代化的农业发展建设来说,具有十分重要的作用。在农业科技服务与农业科技管理的过程中,二者既具有相似之处,也存在一定的不同点,例如前者更加注重相互之间的沟通与交流,能够在互动的过程中实现农业的发展,是一种外向性的表现形式。而后者是对现有的权利与义务进行再分配的过程,与之相反,属于内向性的表现形式,将二者进行有机的结合不但可以有效的促进整个农业发展水平的进步,还能使之形成一个更加完善的生态系统,在崇尚生态化的今天,这一系统的形成无疑具有更为重要的意义。 2、农业科技服务与管理的基本特点 将农业科技服务与管理有机的结合在一起,从而体现出了以下几个特点,首先一个特点就是主体复杂性,因为在整合的过程中,其中涉及了众多的单位,例如农业企业,又包含了农业企业中的科研单位,还有合作社等等,这些都是农业在发展过程中的主体,为农业创造了更加美好的发展前景。其次是具有阶段明确性的特点,在农姜晓峰辽宁省冶金地质勘查局四0五队辽宁鞍山114000业发展的过程中,农业科技服务与管理贯穿在整个农业服务的进程中,尤其是在创新以及流通的过程中,这一变化极为明显。在创新阶段,主要是农业院校以及在企业中得以实现的,最重要的工作任务就是通过对某一技术的发明与再创造。另外一个阶段是扩散的阶段,在这一阶段中,要对技术加以推广,使得更多的农户了解科技手段,应用科技手段。还有一个阶段属于接纳阶段,科技能够得到广泛的应用,主要还是需要得到应用效果的见证,只有农户看到了发展的希望,才能普遍的接受这一技术手段,所以在科研成果的接纳阶段,更加需要对某一科技的认知,为今后农业的创新发展作出突出的贡献。最后一个阶段是对信息的反馈,整个农业科技推广的过程中,只有发现不足并且改正不足才能实现农业的进一步优化发展,因此才要向农业科研机构反馈信息。 3、农业科技服务与管理的基本作用 将农业科技服务与管理进行有机的结合,主要是为了缩短城乡之间的差距。众所周知,在我国建设的过程中,城市的发展十分显著,但是乡镇却在资源以及发展途径上受到了一定的局限性影响,这是造成城乡发展差异较大的主要原因,如果城乡经济的差距不能有效的缩短,那么对于乡镇居民的生活以及收入等都会具有较大的影响,所以基于这一情况,通过将科技服务与管理进行有效的结合能够得以实现。在内外兼修的发展契机下,根据农村发展的实际情况,以“赋权”的方式激发其潜力,同时加大外部资金的投入,共同实现农村经济的发展,这样一来我国城乡之间的距离也就可以得到有效的缩短,为农村经济的发展注入新鲜的理念以及资本。另外,可分层性地为农民提供科技成果。农民按照其生产规模还可被分为大户与散户,兼业户与纯农户,他们之间由于生产规模与收入来源不同导致的风险承担的预期也有差别。相比而言,大户与纯农户对农业新技术更具有敏感性,但在采用新技术时具有保守性;散户与兼业户由于其生产规模较小,收入来源多样,因此对新技术的采用具有滞后性,但在模仿先进农户时又具有积极性。另外,按照农民新科技采纳的时间长短,又可将农户采纳者分为创新者、早期采纳者、中期采纳者与落后者等。农业科技服务与管理要求对不同的农户采取区分性原则,不能进行填鸭式的科技注入,必须依据不同的农户生产心理与生产模式去推广一项科技成果。 4、结语 随着我国现代农业的发展、农村信息化的推进和农民素质的普遍提升,农民对农业科技服务与管理的需求越来越迫切。只有通过农业科技服务与管理宏观上的指导与微观上的观察来调各种体系内部的主体,从而形成一个富有活力的系统,各体系之间才能形成有效沟通与对接,为农业产业化的发展提供制度性保障。 作者:姜晓峰 单位:辽宁省冶金地质勘查局四0五队 科技与管理论文:科技进步与创新对现代企业管理的影响 现今,国家综合国力的竞争其实已转变为科技方面的竞争,国家科技不断创新,水平逐渐提高,便能在国际竞争中占有一定优势。目前,我国人均综合国力水平相对较低,究其原因,便是由于我国企业管理没有创新与发展科技,导致我国企业的竞争力低下。 一、科技进步与创新对现代企业管理的影响 1.科技进步与创新能够提高企业市场竞争力 如今全球化范围逐步扩大,各国的科技水平也相应提高。我国企业需要与国内同行企业竞争,同时还要面对国外企业的冲击。企业如果希望在激烈地竞争中存活,则必须对科技进行创新,提升企业自身的科技水平,方能在市场竞争中占有一席之地。企业的科技发展方向应以市场导向作为目标,积极创新并不断实验,开发新的生产力,将科技运用至企业管理,获取更多利益。 2.科技进步与创新有助于企业可持续发展 企业若希望将利益最大化,首先要保证自身可持续发展,使经济持续长远的增长,而确保企业能够实现可持续发展的手段,便是促进科技的进步和创新。科技进步与创新还表现在企业需承担一部分社会责任,在提升自身经济水平的同时,带动社会经济的发展,回馈社会。企业实现可持续发展依赖于企业对生产所需的人力、物力、财力的科学配置,企业需规划如何以最少的投入获取最大收益,避免生产资料在生产过程中无故浪费。企业可通过创新科技,提高科技水平,使企业拥有更多的生产技术,以便解决这一问题。 3.科技进步与创新有益于提升企业个体经济实力 企业生产力的高低直接决定了企业综合实力。企业生产力是企业发展的前提,企业如果希望提高生产力,便需不断革新现有技术,使技术更为适合企业生产,员工的工作时间大幅缩短,从而令企业业务的完成速度得到提升,企业的生产力也相应提高。企业生产力的提高使企业的综合竞争力也相应增加,其更容易在市场竞争中存活。 二、加强现代企业科技进步的有效措施 1.国家进行宏观调控 政府本身具有经济职能,应对国家内部市场进行干预,保护并促进国内企业发展。国家可以借助法律创设一套科技创新体系,改变政府职能,鼓励企业改革、创新生产技术,促进科技的发展。同时创立并推行新兴的管理制度,令各企业借鉴、学习,从根本改变企业管理制度,为之后技术的创新奠定良好的基础,使企业发展符合国内市场的发展方向,以便使企业核心竞争力得到提升。与此同时,政府还可制定一系列金融政策作为辅助,创新融资环境,为中小企业的发展提供经济保障,从而使其有能力创新科技。政府可以出台一系列法律法规对企业进行保护,如《反垄断法》《中华人民共和国中小企业促进法》,可见国家对企业发展的重视,保证了国家大部分企业拥有良好的发展环境。《中华人民共和国中小企业促进法》明确表明了国家对企业进行科技创新的态度,如其中第二十九条“国家制定政策,鼓励中小企业按照市场需要,开发新产品,采用先进的技术、生产工艺和设备,提高产品质量,实现技术进步。”同时还制定政策支持企业进行创新,其第三十条该规定“政府有关部门应当在规划、用地和财政等方面提供政策支持,推进建立各类技术服务机构,建立生产力促进中心和科技企业孵化基地,为中小企业提供技术信息、技术咨询和技术转让服务,为中小企业产品研制、技术开发提供服务,促进科技成果转化,实现企业技术、产品升级。”由此可见,国家宏观调控对企业科技创新具有积极作用,有助于企业提高生产水平,完善管理制度。 2.企业积极调整自身结构 我国基本经济政策是施行社会主义市场经济,无论是企业管理或是企业未来发展方向的规划,都应与市场实际情况结合。企业管理者在管理传统的销售渠道时,也应结合现今的科学技术积极拓展其他销售渠道。作为企业的决策者,应具有一定的市场预测能力,能预估市场经济即将出现的风险,以及市场未来的发展方向,以此改变自身的管理、销售模式。企业在学习国内其他企业的管理经营方式的同时,还需学习外企的经营模式,以便企业之后更容易与国际接轨。现今,电子商务逐渐走入人们的生活,人们渐渐习惯通过网络进行贸易。网上购物,缴纳费用等都是电子商务的表现形式之一。电子商务节省了企业在实体店方面资金的投入,令企业工作人员通过电话、网络等媒介,便能了解客户需求以及客户所下订单,之后根据订单配货、寄送。电子商务便是企业通过创新科技所得,借助互联网技术实现的销售方式。 三、结语 企业科技的进步与创新能够对企业管理产生积极影响,其能帮助企业提升自身生产力与市场竞争力,我国应注重提高各企业的生产力,从而帮助我国在国际竞争中取得优势。 作者:张晓林 李林 单位:南昌大学 重庆市渝北区华都湖滨幼儿园 科技与管理论文:科技档案管理与科学技术发展研究 科技档案管理,指的是将科学技术产生的内容和成果实体化处理,并对其进行收集、管理、储存、分析统计或者分享利用。以档案管理带动科技发展,用先进科技提高档案管理效率,是相关单位和工作人员的重要任务。本文就两者发展中出现的一些问题和阻碍进行了分析,并就如何加强科学技术和档案管理,提出了可行性的建议。 一、科技档案管理和科学技术发展的关系 1.档案管理是科学技术的保存载体。 人们在进行科学活动时,形成的是关于科技创新的一系列理论思想,在逐步进行实践操作后,才能形成最终的科技成果。就科技思想而言,其大多是以文字的形式被保存下来,而这些文字资料就形成了科技档案。对于科技档案的管理,不仅能够完整地保存科技成果,而且也能够确保对科技发展趋势的理解。 2.科技档案管理可以有效保管科技成果。 对科技档案进行有效管理,能够保证科学技术不断地被积累与分析,从而体现出科技档案管理对于科技进步的促进作用。现有的科技成果、文献等,对科技的进一步发展,具有指导作用。只有不断对现有文献资料进行解读、分析,才能够确保科学技术的不断更新进步。 3.科学技术的发展可以为档案管理工作提供先进的技术和设备。 随着我国科学技术的发展,很多成果都被广泛地运用到档案管理中,其中意义最大的便是电子计算机技术和网络信息技术。电子计算机技术在档案管理中的应用,可以极大地提高工作效率,而网络信息技术则使得档案工作更加方便。最近几年,智能软件、二维码扫描、云储存等先进技术,也在档案管理中得到运用。 二、科学技术发展与档案管理在结合过程中易出现的问题 1.档案管理意识不强,对科学技术不够重视。 目前,个别部门缺乏档案管理意识,对于科技档案管理的投入不够,制约了其发展。我国目前对于科技档案管理还没有制订统一的标准规范,使得地方政府对于这方面的投入不够主动。由于长期缺乏建设资金和政策支持,一些地方的档案管理还处于止步不前的的状况。 2.对于科技档案,没有进行及时更新和处理。 一般情况下,进行档案的建立和管理工作时,由于工作量较小,结构比较简单,较容易做好完备的处理。但是随着时间的推移,信息不断地堆积,档案的更新和管理会变得十分复杂和繁重,再加上目前科技信息的更新速度十分快,如果没有做好收集工作,将会出现滞后现象。 3.现有管理人员素质有待提高,专业人才匮乏。 由于科技档案管理对于专业性的要求较高,现有的管理队伍普遍缺乏较为扎实的理论基础,对于现代化的操作经验不足,管理工作者缺乏创新意识。同时,由于我国在档案管理人才方面的教育和储备起步较晚,新一代能够达到要求的人才出现了断层,人才供给不能满足需求。 三、实现科技档案的高效管理,促进科学技术的进步 1.转变观念,加大对科技档案管理发展的重视程度。 首先,国家要对科技档案建设有一个明确的总体规划。根据不同情况进行明确的任务划分,促使地方转变观念,加大财政投入。其次,要做好监督管理工作。对于基础设施建设、设备引进、人员培训等工作要进行考核评比,激励相关部门加强对档案管理的重视。 2.学习和借鉴先进国家对于档案管理的经验和技术,引用外国先进的管理技术和管理设备。 对于管理方法,特别是对于管理流程的把控,要多进行交流和模拟,进行有计划、有步骤的分类和归档,在查询这些档案时能一目了然。同时,要建立统一和快捷的登录系统,这一系统不仅要保障档案信息的安全,更要使信息的查询和利用变得高效、方便。 3.建立一个完备的档案信息数据库。 这对于档案馆来说,特别是对要处理海量信息的科技档案馆是十分必要的。就档案管理而言,从科技信息的原始收集、储存、整理、检索、利用做起,再将这些信息输入数据库,实行全国联网,做到资源共享。这样能够充分保障档案的利用效率,也更有利于信息管理。 4.提高工作人员的素质,加强人才教育。 对现有的管理队伍而言,要做好培训工作,特别是要保障其对于先进技术和方法的运用和现代管理设备的使用。同时,还要让工作人员养成良好的思维习惯,树立创新意识。教育部门要加强该领域的人才教育,确保优质和足量的人才储备。在进行科技档案管理工作时,一定紧跟时展脚步,培养良好的创新意识,运用先进技术和设备,做好与科学进步的契合工作。 作者:庄华萍 李佳
本文主要从计算机网路技术在档案管理中的作用,目前计算机网络技术在档案管理中的存在的问题以及提高计算机网络技术在档案管理中的实践措施,这三方面进行了详细的阐述。随着计算机在人们生活中的使用,其作用也逐渐让人们关注到计算机网络技术在档案管理中作用。档案信息化是科技发展的必然产物。当然了,由于计算机在档案管理应用时间相对比较短,其发展还是不够完善,中间还是存在着很多不足和问题的。加强计算机网络技术在档案管理中的应用,是提高档案管理效率以及工作水平的重要举措。那么,在档案管理中,如何高效的利用计算机网络技术,提高信息的使用效率,达到资源的共享,这需要广大的从业人员在实践的过程中不断的思考的。 1、计算机网络技术在档案管理中的作用 随着社会经济的不断发展,人们需要保留的档案的数量在不断提高,同时也对档案管理提出了更高质量的要求。面对档案管理繁杂,单靠手工的方式是根本无法完成的。计算机网络技术能够在一定程度上减轻人们的工作量,同时让人们更加准确的得到档案中的信息。有需求才会有发展,现在计算机技术的发展速度日新月异,这恰恰说明了这项技术在社会发展中具有不可忽视的作用。计算机网络技术在档案管理中的应用,提出了一种新的储存方式——电子档案,提高了档案的储存量,同时也为档案在使用上提供了优化,提高了档案的使用效率。 1.1提高档案管理的效率 利用计算机网络技术进行档案管理,能够利用计算机的特点,进行简单的信息的检索查询,从而极大程度提高了档案管理的效率。首先,在收集资料方面,各部门可以将编辑好的档案利用网络直接传递到档案管理室,省去了档案的运送时间,同时在一定程度上降低了档案在路上遗失的危险。在录入系统之后,可以简单、高效进行整理,利用计算机的编辑等功能,迅速的将档案进行深入的整理,并不需要人工进行搬运,在节省人力的同时也提高了效率,更是提高了在档案整理过程中的正确率,极大提高了档案管理的效率。 1.2提高了档案的利用效率 在借阅档案的时候,利用计算机网络技术,人们直接进行电子档案的阅读,可以一定程度上降低档案遗失的危险,同时也能够实现统一档案的同时使用,提高了档案的利用效率。其次,利用计算机网络技术,一定程度上为档案之间建立一定的关联,提高档案的使用价值。利用相应的设备,我们就能够最快的找到资料以及其他相关联的资料,提高了档案的利用效率。 2、计算机网络技术在档案管理中的存在的问题 随着科技的发展,为人们的生活带来巨大改变的同时,也改变着文字的储藏形式。电子文件逐渐成为档案存储的一种有效形式。电子档案成为了档案管理中的重要组成部分。这也加速了对传统档案管理的改革。就目前来说,计算机网络技术在档案管理中虽然取得了一定的成就,但是其中也还是存在一定的问题。 2.1档案移交的不规范细致 由于计算机网络技术的使用,在一定程度上改变了档案管理的储存方式,开始有电子档案逐渐出现在人们的生活当中,但是其中由于档案管理人员对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中,出现了较多的问题,比方说仅仅是对档案的简单的备份,忽视了数据背后的关联性。同时,移交过程的不规范。电子档案和传统的纸质档案不一样,可以存在很多备份,管理人员对备份的依赖性很强,备份越多,在某种程度上来说,就越安全。因为遗失了某一份,还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。 2.2管理制度的缺失 档案的管理最终落实到人的身上,先进的技术设备最终也是落实到人的具体实施上的。比方说在档案管理过程中出现人为操作不当或者其他一些突发情况等,都有可能会对档案的安全性造成一定的威胁。所以说,在对档案管理过程中,应该形成一个完整的管理措施,能够最大程度上规避这些意外情况的出现。而一旦遇到意外情况,管理制度缺失的弊端会更加的凸显,会对档案的安全性形成更大的威胁。就当前的档案管理来说,责权不一致,档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认,便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当,在运行期间以及出现问题,都将面临不小的挑战。毕竟,制度是保证档案管理系统运行的框架,一旦丢失了这个框架,问题便会接踵而至。而档案的存在有是有着其自身的特点的,很多时候造成了损失,便是不可弥补的。 2.3管理技术力量的落后 计算机网络技术在档案管理中的使用,不仅仅是一些简单的计算机设备投入使用,而是利用这项技术特点去对原有的管理方式以及管理制度形成优化,以便更好的发挥作用。而就目前来说,很多对计算机网络技术的使用,还是停留在表面,认为加大了计算机设备的投入以及计算机在工作流程中使用频率便是对计算机网络技术的高效使用。计算机网络技术在档案管理中的使用,应该是整个网络管理系统的升级,是对原有流程的优化,需要从业人员具备较高的专业素质根据实际的需求不断做出调整升级的。不然,从业人员专业素质将会极大的限制设备作用的发挥。管理技术力量的落后,人们难以利用计算机网络技术为档案管理提供前进的动力,对计算机网络技术的使用也将停留在表面。 3、提高计算机网络技术在档案管理中的实践措施 计算机网络技术在档案管理中的运用,对推动档案现代化管理具有相当重要的意义,当然了,这也是现代化档案管理的发展方向。所以说,档案部门应明确自身在档案管理的定位,充分利用计算机网络技术在档案管理中的作用,从而真正发挥档案自身的作用。管理,归根结底都是人是主导地位,技术仅仅是一个辅助的角色。计算机网络技术使用的好与坏,说到底都是归结于人的专业素质。在利用计算机网络技术的进行档案管理的时候,我们应该不断提升档案管理人员的专业素质,制定相应的规章管理制度,不断优化档案管理制度。计算机网络技术和档案管理融合,是一个长期的过程,毕竟技术在不断的进步,人们的需求也在不断的变化。 3.1建立规范的档案管理制度 计算机网络技术的使用为档案管理提供了技术支撑,但是技术作用的发挥仍旧是需要档案管理制度的确立的。俗话说得好:没有规矩,不成方圆。制度的建立是为了更好的发挥计算机网络技术在档案管理中的作用。首先在档案移交中,应该建立相应的管理机制,根据移交档案的性质以及逻辑分门别类的放好,并编制相应的归档条例,做到人人按照制度办事,为档案的归档提供理论依据,让归档更加的合理化,其次便是档案移交以及归还的完整性做出相应的考查条例,确认其满足移交的标准,特点是电子档案完整性的确认是相当总要的。计算机网络技术下的档案管理,对档案移交过程的严格把控,能够帮助其今后更好的发挥作用。 3.2做好信息整合工作 档案的管理工作,不仅仅是档案资料的收集,简单的将这些资料搜集起来,更为重要的是其背后的借鉴价值,为今后的发展方向提供必要的历史史实以及决策依据。所以在档案管理中,应该更加关注档案的信息整合,注意档案的完整性。首先利用计算机网络技术建立规范的使用机制,促使档案管理效率的提升,实现使用和管理的一体化目标。让管理人员在档案的归放时,充分考虑到每一份档案的历史联系,实现信息高效整合。其次,对现有管理方法和形式进行不断的改进,信息整合的形式会影响到接下来档案的利用效率。所以说,还应该在实践中不断去完善信息整合的机制,为档案管理中的信息整合提供高效的工作方式,从而实现提升档案管理效果的目标。 3.3重视档案管理的安全性 随着计算机网络技术的应用,对档案管理来说,便是扩充了一个新的管理模块,那就是电子档案,相对于传统的纸质档案来说,在内外界的作用下,对档案的安全性极容易产生威胁,一旦遭受到黑客的攻击,档案的安全性以及保密性都将受到挑战。计算机网络技术在档案管理中的应用,我们不仅仅要关注技术和档案管理的结合,同时还应该关注技术层面的提升。毕竟,计算机网络技术下的档案管理依靠一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击,很难对原有的档案进行恢复处理。所以说,我们要为档案管理建设一个强有力的技术保障。首先,不断提升计算机网络技术在档案管理系统的应用,不断提升计算机网络技术的安全等级。同时,积极学习和引进国内外的先进技术,加快电子档案管理系统的升级。其次,便是对从业人员安全意识的培养。时代不一样,管理手段不一样,所需要管理人员的专业素质也是不一样的。在计算机网络技术下的档案的管理人员应该是具备较高的计算机网络技术的,能够对一些简单的基本的安全常识有一定的了解。最后便是一个较高层次的管理,原有管理方式以及技术的不断升级改造,对现有档案管理模式进行大胆调整和创新,以便更好的适应时展的需求。 3.4保存好传统的纸质档案 传统的纸质档案还是具有其自身的优势的,虽然说利用计算机网络技术,能够在一定程度上提升档案管理和使用效率,进一步节省人力、物力、财力。但是,在实际的使用过程中有着一定的缺陷。在流通过程中,保密性相对较差,一旦受到黑客攻击便会造成大量的信息泄露同时也容易在档案穿穿越过程中及西宁删减、修改,对原始档案造成不必要的损失。所以说,为了保持档案的完整性,应该保存好原始档案,将档案图片化,利用多种形式对原始档案进行保存。计算机网络技术的使用,是为了提高我们的管理效率,但是在实际的管理工作中,我们应该正确认识传统档案管理和信息化档案管理的关系,继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作。 4、总结 二十一世纪是一个信息时代,档案管理工作压力也逐渐增大,面对巨大的压力,需要开拓创新,利用一些新的技术和管理形式。档案中所携带的信息、资源是一笔宝贵的财富,是在整个社会的信息系统中占有特殊的地位以及作用的。利用计算机网络技术,使档案的管理更加的科学,使其进入现代化管理的行列,同时也为档案信息管理提供了必要的保证。当然了,这是档案管理现代化发展的要求,在适应社会信息化的同时,同时档案管理人员的素质提出了更高的要求,以便更好的适应社会的需求。计算机网路技术在档案管理中的作用,还有很长一段路要走,期间需要根据时代的要求以及自身发展的需求不断的改进、探索。
数字农业论文:农业机械数字化设计与制造技术运用 摘要:在经济快速发展下,我国农业机械制造行业取得较大发展,由传统的生产模式逐渐向机械化方向转变,生产效率明显提升,但是在农业机械化过程中仍然存在不同程度的问题,对生产及制造行业发展均产生一定的负面影响,为此制造企业需要尽快采取合理措施对现存问题进行改善。相关研究中说明应用数字化设计与制造技术可以有效的解决现存问题,下文对农业机械数字化设计与制造技术的应用进行分析。 关键词:农业机械;数字化技术;制造技术;应用 在信息时代背景下,传统农业逐渐向数字农业发展,数字农业主要指将工业技术和数字信息技术进行有机结合,使农业各对象可视化表达的目标得以实现,能够为农业机械制造过程提供可靠的依据和支持,对提高农业生产水平有较大的积极作用。下文首先对数字化设计与制造技术进行概述,其次对两者在农业机械上的应用进行阐述,以期为农业机械制造企业提供一定参考。 1数字化设计与制造技术简述 数字化设计与制造技术主要指使用计算机硬件、软件和网络环境对相关产品的设计,分析,装配以及制造等过程进行全面模拟,能够为实际生产过程提供可靠的依据。在农业机械设计及生产中应用数字化设计与制造技术具有如下优势:农业机械产品开发能力有所提升;产品研制周期明显缩短;农业机械开发成本有所降低;能够最大程度的实现初期设计目标,可以提高农业机械制造企业的市场竞争力,同时可以为其带来更多的经济效益。 2农业机械数字化设计与制造技术应用分析 数字化设计与制造技术包括多种先进的技术,下面对几种常用的技术进行说明:其一,对CAD/CAE/CAPP/CAM/PDM进行说明。前四种分别指计算机辅助设计,计算机辅助工程,计算机辅助工艺过程设计及计算机辅助制造,以上工具的合理应用对提高产品开发效率及效果有较大的积极影响;其中PDM技术能够对产品相关的数据和信息、人及各类组织等进行有效管理,使分布环境中数据共享的目标得以实现,同时为异构计算机环境提供了相应的应用平台。其二,对异地协同设计进行说明。其主要指在有网的环境中能够对相应产品进行定义、建模、产品分析、设计、数据管理和产品数据交换,使用其对多人、异地产品协同开发提供了便利条件。其三,对虚拟设计及制造进行说明。使用仿真、建模及虚拟现实技术等可以对产品的模型进行合理构建,在构建完成后工作人员可以对产品的性能,可装配性以及可加工性等方面的问题进行发觉,在经过分析后可以及时采取合理措施进行调整,进而提高产品设计合理性,为后期制造过程奠定坚实的基础;其四,对并行设计进行说明。并行设计主要指使用并行工程模式进行产品开发和制造,其对以往串行式产品开发模式存在的缺点进行弥补,在农机产品开发初期能够对后期实际需求进行更多的考虑,进而使产品研发效率较高,且研发效果较好。下面笔者对智能CAD技术在农机产品设计中以及数字化制造技术在高科技农业机械开发中的应用进行分析。 2.1智能CAD技术应用分析 第一,智能CAD技术在农机产品设计中的应用分析。工作符号推理是农业机械设计过程中的重要内容,传统CAD技术在符号推理方面存在一定的缺失,智能CAD技术能够对其存在的缺失进行弥补,在使用智能CAD技术后农业机械设计过程中信息利用率有所提升、重复设计情况明显减少且产品研发时间明显缩短,能够在短时间内完成农机产品的设计工作,进而可以为农业机械制造企业带来更多的经济效益。第二,参数设计在农机产品设计中的应用分析。农业机械设计过程具有型号、种类较多以及受季节影响较大的特点,为了更好的保证设计和合理性及效率在实际设计过程中可以对视力推理模块化参数设计及变量设计进行合理应用,并且在使用后能够对智能CAD技术使用中存在的问题进行最大程度的规避,为设计方案的合理性提供更多的保障。第三,装配模型在农机产品设计中的应用分析。装配模型其属于支持概念设计和变型设计中的一种,其主要指构建相应零部件的几何模型,在构建完成后结合装配信息对设计意图,产品原理以及功能等进行诠释,能够让工作人员尽快领悟设计意图,进而能够尽快展开生产。 2.2数字化制造技术在高科技农业机械开发中的应用 数字化制造技术在我国农业机械设计及制造中得到广泛应用,在实际应用过程中可以使用数控及虚拟技术等对农业机械产品的虚拟样机进行制造,为实际生产过程提供了一定的有利条件。下面对使用三维CAD技术设计农机产品虚拟样机的流程进行说明:其一,使用参数设计、变型设计等技术对相关产品的三维CAD模型进行构建,通过模型的构建能够实现所有零部件模式化的目标;其二,根据相关数据和信息对二维工程图进行构建;其三,使用各类分析原理对模型进行分析,将其同三维装配体设计进行有机结合;其四,将三维CAD模型作为主要依据对PDM结构体系进行合理构建;其五,工作人员严格按照虚拟样机的要求对三维CAD产品进行制作,与此同时对开发体系进行合理构建;其六,对三维虚拟样机进行监测和试验,通过以上两过程可以准确的发现虚拟样机存在的问题,在经过分析后可以采取有效措施进行处理,从而对虚拟样机具有较高的合理性进行提升。 3结束语 通过上文可知在农业机械研发及生产过程中对数字化设计及制造技术进行合理应用对缩短研发时间及提高产品质量有较大的积极作用,为此农业机械制造企业需要对数字化设计及制造技术产生足够的重视,根据自身实际情况和时展的需求对其进行分析和研究,不断的扩大应用范围,使农业机械研发及实际生产过程向数字化、智能化技自动化的方向发展,加快农机制造企业的发展速度。 作者:徐丽 单位:南昌工学院 数字农业论文:数字农业信息发展 摘要:阐述数字农业的概念及其作用,指出数字农业建设中存在的问题,包括农业信息化水平低、信息化意识及利用信息能力不强、管理和标准化工作有待进一步加强等,并对数字农业的建设进行了展望和设想。 关键词:数字农业;问题;构想 在我国2000年的《农业科技发展纲要》中,将数字农业放在农业信息技术的首要位置,引起了人们的普遍关注。本文试图谈谈对数字农业的认识、存在的问题和建设数字农业的基本设想,以供参考。 1对数字农业的认识 数字农业(digitalagriculture)就是用数字化技术,按人类需要的目标,对农业所涉及的对象和全过程进行数字化和可视化的表达、设计、控制和管理。其本质是把信息技术作为农业生产力要素,将工业可控生产和计算机辅助设计的思想引入农业,通过计算机、地学空间、网络通讯、电子工程技术与农业的融合,在数字水平上对农业生产、管理、经营、流通、服务以及农业资源环境等领域进行数字化设计、可视化表达和智能化控制,使农业按照人类的需求目标发展[1]。 有的学者认为[2],数字农业是“数字地球”在农业领域的延伸。正如“数字地球”的概念一样,数字农业这一概念体现了数据和技术的综合集成。数字农业可以有广义和狭义之分。广义的数字农业,即信息化农业,包括农业要素(生物要素、环境要素、技术要素、社会经济要素等)、农业过程(生产、管理、储运、流通等)的数字化、网络化、自动化以及智能化,形成数字驱动的农业生产管理体系。狭义的数字农业,是以农业空间信息机理为基础的、以“3S”技术为支撑的农业系统空间信息技术体系。 事实上数字农业是一个学术性很强的综合概念。近年来,与数字农业技术体系有关的理论基础和应用技术研究,已经成为主要发达国家发展高新技术农业的侧重点,成为极其活跃的科技创新领域。数字农业是一项集农业科学、地球科学、信息科学、计算机科学、空间对地观测、数字通讯、环境科学等众多学科理论与技术于一体的现代科学体系,是由理论、技术和工程构成的三位一体的庞大系统工程。数字农业是对有关农业资源(植物、动物、土地等)、技术(品种、栽培、病虫害防治、开发利用等)、环境、经济等各类数据的获取、存贮、处理、分析、查询、预测与决策支持系统的总称。数字农业是信息技术在农业中应用的高级阶段,是农业信息化的必由之路;农业信息化、智能化、精确化与数字化将是信息技术在农业中应用的结果。实现农业农村现代化、保障我国的食物安全、全面建设小康社会的关键在于推动农业科技的发展,创造条件进行一次新的技术革命,促使传统农业向现代农业转变,促使粗放生产向集约化经营转变。可以预言,数字农业及其相关技术的快速发展和推广应用,必将成为新世纪农业科技革命不可缺少的重要内容,必将推动农业向高产、优质、高效及可持续方向发展,在带动广大农民致富和全面建设小康社会中发挥越来越重要的作用[3]。 2存在的问题 2.1农业信息化水平较低 收集信息、处理信息、传播信息的软硬件设备与网络体系不健全;已开发的大量农业经济信息系统、农作物病虫害数据库、作物品种资源管理数据库系统、农业土壤系统分类数据库系统等大多不涉及空间维度,难以适应当前对空间数据信息的需求;对于来源多种多样、格式也不尽相同的各种数据的实时性、地域性、综合性处理还需作出很多努力。 2.2农业信息化意识和利用信息的能力不强 一方面,许多基层农技人员和广大农业从业者,知识老化,整体素质有待进一步提高,对于利用现代技术,收集、处理、利用农业信息的意识和能力不强;另一方面,农业信息加工处理的技术人员缺乏,当前,就连最基本的能够及时、准确地提供农产品供需信息,对网络信息进行收集、整理,分析市场形势,回复网络用户的电子邮件,解答疑问等方面的人才也不多,更谈不上能够满足数字农业发展对于人才的需求。 2.3农业信息化效益不明显 数字农业还刚刚起步,在国内总体上尚处于探索阶段,实用性、普遍性的技术应用还很少,直接带来的经济效益还没有很好地显现出来。 2.4农业信息数据的管理和标准化工作有待进一步加强 地理信息系统(GIS)以及其他农业信息管理系统为了完成某种分析工作所要求的各种农业数据往往格式与结构不同,而且往往掌握在不同的管理部门或研究机构中。因此,未来建立在网络上的农业地理信息系统要具备获取和分析分布式存储数据的能力,也就是说我们要使所谓的WebGIS能够协同处理来自不同组织和机构的农业数据[2]。 3建设数字农业的基本设想 随着经济社会的快速发展和科技进步,台州在数字网络建设、原始数字化数据积累、数字化信息采集及其处理等 方面的工作已有一定的基础,起动发展数字农业不仅是必要的,而且是可行的。借鉴许多学者的研究结果[4,5],提出建设台州数字农业的基本设想,就是要在台州已有农业信息化建设成果基础上,建立可视化的台州农业地理信息系统,构建直观形象的农业信息管理与辅助决策视频体系,实现农业信息的现代化综合管理、分析、共享和,彻底改造台州传统的农业管理模式,全面提升台州农业工作的信息化和现代化水平。 3.1整合已有的农业信息 在国家、省级信息基础设施建设的基础上,以各级农业部门为依托,建设中央一省一市县信息骨干网络系统,形成一个功能完善、性能优良的农业综合信息网络系统,并与其他网络互联,成为一个全方位的农业资源和经济信息网络系统。 3.2信息表达要直观、形象,并要实现信息系统的联网 把市内的地形、地貌、交通、村镇、行政区划等基础地理信息以及耕地分布、土壤类型、种植结构、水肥状况、农作物生长发育、气象、病虫害、农民知识、乡镇企业、农业法律法规等各种农业信息以图形图像等直观形象的可视化电子地图与相关信息的形式在投影视频系统上进行显示和表达,随着数字农业的发展,逐步做到与省级、国家级类似的信息系统进行交互式查询等。 3.3强化对科研、管理等的服务工作 通过对基础地理信息和农业专题信息的空间分析、网络分析和追踪分析等,实现农业科研、管理和决策人员在全市三维农业电子模型上,对农业生产中的现象、过程进行模拟,高效、直观、形象地为农业工作的规划、设计、建设、经营、管理、服务、决策等提供科学依据。 数字农业论文:农业机械数字化设计与制造研究 【摘要】伴随着人工化和机械化程度越来越高,对于农业的生产来说,人们会更多关注农业机械的性能及其在农业中的应用。对于农业机械的设计,可以从数字化设计的角度来进行设计技术的提升,从而降低设计的成本,缩短设计周期,并且提高机械产品的性能和功能。本文主要探讨了农业机械数字化设计与制造技术的应用,从而为农业机械设计和制造提供参考。 【关键词】农业机械;数字化设计;制造;技术 1数字化技术的内涵和特点 对于数字化的设计技术来说,它有着多个方面的特点。首先,数字化的设计技术有着统一化的产品定义模型,因此在各个行业当中它的应用比较广阔;其次,对于数字化设计技术来说,它可以开展并行设计。同一个项目可以有多个小组来进行联合的操作,在这样的情况下,不仅使得工作的效率得到提高,也能够使得它的质量得到保障;最后,数字化设计技术对于实物模型的依赖程度比较低,特别是在开展计算机技术仿真处理的时候,和传统的设计技术比起来,它的工作效率非常高,同时也能够有效地降低设计成本[1]。 2农业机械设计领域的特点 2.1结构类型多、型号多。在农业机械设计领域当中,农业机械的结构类型和型号比较多,例如,在对播种机进行设计的时候,需要根据所播种的农产品物种和农业的特点来进行划分,常见的机械类型有条播机、穴播机和精密播种机等。如果从这些机械的作业宽度和配套的动力角度出发,又可以分为单体、2行、4行等播种机[2]。2.2功能结构稳定,复杂程度低。对农业机械来说,它们的功能结构一般都比较稳定,同时整体的复杂程度都不高。以播种机为例,在组成上,它一般都会有机架、地轮和传动系统等。此外,不同型号的播种机,它们本身所使用的部件的类型和它们的结构参数也会有着一定的差异性,但是它们最终的产品功能都是相同的。2.3农业机械试验受季节影响性大。对于农业的机械来说,它们在设计之后需要开展相关的试验工作,但是在试验工作开展的时候会受到季节性的影响,因此对于农业机械进行研发所需要的周期比较长。 3农业机械设计中数字化设计记住和制造技术的应用 3.1在农业机械设计中引入虚拟技术。虚拟技术是一种可以创建并且真实体现虚拟环境的一个计算机仿真系统,对于虚拟技术来说,它对多种技术进行了综合,例如:网络技术、计算机仿真技术和三维图像技术等。随着经济和社会的不断发展,在市场竞争日益激烈的背景之下,用户的需求会越来越趋向于个性化和特色化。在这样的背景下,利用虚拟现实技术在农业机械的设计中发挥作用,可以使得产品的设计和后续的制造成本得到有效的降低,并且也使得产品在设计和研发的周期上得到剪短,在最大程度上满足了用户对高质量低成本产品的需求。在农业机械设计中引入虚拟技术已经成为了一种大势所趋,其主要在虚拟设计环节上发挥出作用。虚拟设计本身就是使用虚拟技术在产品的开发设计中进行运用和辅助,简单来说,就是设计人员首先设计出一个虚拟的农业机械产品,然后利用系统和各种各样的技术手段,对这一个虚拟所得到的农业机械产品进行各方面的研究、检查和分析工作。通过这样的方式可以帮助人们对产品是否满足农业生产设计的需求来进行检验,同时也可以及时的发现产品中存在的问题和缺陷,开展各方面的修改工作。对于在机械设计中应用的虚拟设计系统来说,它主要有两个部分,一个部分就是虚拟设计系统的主体,这个主体,它是由虚拟环境生存下来构成的。另外一个部分则是一个外围的设备,这个外围的设备是非常多样化的有数据的传输装置,也有信号的控制装置,更有人机进行交互的各种各样的工具等等。在这些部件和系统的帮助之下,可以大大节省机械设计的周期,提升效果。3.2实现产品的设计和制造协同。对于农业机械的设计和制造来说,它是一个联动的过程,在传统的设计方式当中,设计和制造环节的脱节现象比较严重,从而使得一些比较好的设计概念没有办法在现实中得到实现,并且最终发挥作用,推动农业生产的进行。基于这样的弊端,在未来的数字化设计技术的应用过程当中,会更多的对农业机械产品的设计和制造阶段的协同化进行实现。在二者的协同之后可以使得机械设计能够得到优化,并且这样的优化是比较及时的有效的,使得需要花费的费用得到降低,缩短整个设计和制造的周期。对机械产品的设计和制造环节进行兼顾的协同化设计,是数字化技术的一种集成式应用,也是推动设计效果能够得到最优化直观呈现的有效措施,将会成为未来农业机械设计制造的主要发展方向。3.3加强设计的创新。对于农业机械的设计和制造来说,创新是一个永远都不变的真理,也是技术生存的根本,特别是在数字化设计技术当中,创新是非常关键的一个生命力所在。对于数字化设计技术来说,它在农业机械设计中的应用会伴随着时间的流逝出现一定的变化和调整,并且在这变换和调整的过程中会出现一些新的问题,在这样的情况下,这就要对本身的技术进行创新,从而才能够使得农业机械设计的科学性和前沿性得到呈现[2]。此外,对于农业机械设计来说,它会朝着越来越高的标准进行发展,因此也需要数字化的设计技术对自身的标准进行不断的提升。对新技术的应用,在整个应用的过程当中,要加强理念和技术的创新,同时以新的理念来实现技术的探究和改革,最终提升整体介绍发展的前景,也推动农业机械设计的水平得到有效的提高。 4结语 综上所述,数字化的设计技术是未来机械设计的一个最主要应用技术,它在农业机械设计中的使用可以使得设计水平得到有效的提升。根据未来农业的发展需求以及数字化设计技术本身的发展需要,今后在开展农业机械设计的时候会加强虚拟技术、产品设计和制造协同和技术创新等方面的发展,从而使得数字化设计技术可以更好地在农业机械设计中进行应用。 作者:方更新 单位:福建漳浦县赤湖镇政 数字农业论文:农业科研档案数字化管理论文 摘要:农业科研档案能够准确反映农业科研项目的研究进程,对农业科研事业的创新发展具有至关重要的推动与促进作用,在信息化发展的时代背景之下,农业科研档案管理应不断朝着数字化的方向发展,融入具有时代精神的信息化内容,以便为我国农业科研档案事业的可持续发展奠定良好基础。基于此,本文以加强农业科研档案数字化管理的价值为主要出发点,着重探讨加强农业科研档案数字化管理的策略。 关键词:农业科研档案;数字化管理;策略 农业作为我国国民产业中的基础性工程,在推动社会经济发展、提高人民生活水平等方面具有重要的促进作用。农业科研档案数字化,顾名思义,是以现代网络技术、现代数字技术为基础,对农业科研档案的各项资源进行优化配置,借助网络化的形式实现各环节之间的科学联系,进而形成良性运作的农业科研档案信息库,以供相关农业科研人员进行资料查询和信息检索。而农业科研则是推动农业事业长远发展的助推剂,注重对农业科研档案的科学管理对农业科研事业的发展有重要的引导与推动作用,更为良好地保存农业科研成果,为我国社会主义现代化事业的发展做出重要贡献。 1加强农业科研档案数字化管理的价值 1.1提升管理效率 农业科研档案工作以农业服务为宗旨,加强农业科研档案数字化管理,把不同载体的农业科研档案资源转化为数字化的信息,以数字化的形式存储,以网络化的形式互相链接,利用计算机进行管理,形成一个有序的信息库,有利于提高农业科研档案管理的水平和效率,极大程度上节约了农业科研档案的人力投入和成本投入,实现资源共享与传承,切实有效地满足科研人员的档案查询、借鉴与存档,对农业科研档案管理的各项资源进行高效配置,优化农业科研档案管理结构,以便更好地为相关科研人员所服务。 1.2保持档案完整性 加强农业科研档案数字化管理,有利于保持档案完整性,防治档案丢失现象的发生。农业科研档案管理是在农业科研研究工作基础上逐步完善的,传统的农业科研档案管理以纸质管理为主要方式,但是因我国农业科研档案管理工作起步较早,传统纸质化的农业科研档案管理工作极易发生变质,特别是在每一次查阅过程中均会发生不同程度的损耗,这对农业科研档案管理工作的稳定发展极为不利。对此,以数字化为主要途径开展农业科研档案管理工作,能够在一定程度上减少对科研档案的损坏,实现由纸质资源到数字化资源的系统转换,为农业科研档案信息数据库的建立奠定基础。 2加强农业科研档案数字化管理的策略 2.1建立健全农业科研档案数字化管理制度 要建立健全农业科研档案数字化管理制度,为农业科研档案管理工作的顺利开展和科学进行提供良好的外部框架,从而更好地制定与之相对应的数字化管理方案,不断提高农业科研档案数字化管理的实效性。农业科研单位要根据自身发展的实际情况,制定行之有效的档案数字化管理制度,保证各项管理制度符合我国相关的法律法规,引导其朝着规范化、科学化和制度化的方向发展。相关管理人员还要不断强化自身的管理意识,树立正确的管理理念,保证各项制度内容的贯彻与落实,强化档案管理工作的保密程度。 2.2加强农业科研档案数字化管理基础设施建设 要加强农业科研档案数字化管理基础设施建设,为农业科研档案管理工作的长远发展奠定重要的硬件基础,确定技术路线、技术结构及基础平台功能,并做好相关的安全保障措施。不断增强农科科研档案管理工作的现代化含量和技术化含量,从根本上提高农业科研档案管理工作的水平和质量。相关工作人员要在传统纸质档案管理的基础上,以计算机录入的方式对农业科研档案的各项内容进行科学配置,相关人员要对农业科研档案数字化管理的各项设备进行更换,结合当前时展的现实情况充分发挥现代科学设备在档案管理中的重要作用。要建立农业科研档案管理的数字化平台,连接农业科研单位的内部系统,将档案的形成、整理、传输和归档等内容放置于同一个系统平台之中,实现各模块之间档案资源的共享互惠。 2.3构建一批高素质的农业科研档案管理队伍 要构建一批高素质的农业科研档案管理队伍,不断提高档案管理者的综合素养和管理能力,为农业科研档案数字化管理提供强有力的人才支持,为其奠定良好的软实力基础。农业科研单位要加强对档案管理工作人员的培训教育,在提高农业科研档案管理工作者工作素养和管理能力的基础上,不断提高其现代信息技术的应用能力,保证农业科研档案管理工作的高效开展。农业科研档案管理工作者要科学制定工作计划,以本单位管理制度为基础对档案的接受、分类、整理及归档进行详尽记录,做到有据可依。农业科研档案数字化管理是一项系统性的工程,相关人员要在重视数字化管理工作的基础上,从制度建立、基础设施建设和人员素养提升等方面入手,不断提升农业科研档案管理工作的质量,保证各项档案资源的共享与利用。 作者:许正 单位:大连市农业科学研究院 数字农业论文:农业科技档案数字化管理研究 信息技术在新时代下的快速发展,给农业科技档案管理工作提出了更大的挑战,怎样做好农业科技档案资源的管理,使各类资源在更大的空间范围内进入到准确的位置中去,并继而实现其利用率的创新突破,是一个非常关键的理论研究课题。针对这一问题的所有思考,都将使农业科技档案的管理工作取得进步。 一、农业科技档案数字化定义 农业科技档案的数字化,意为将基于各种载体的资源转化成为数字化形式,并可以实现网络化链接,以期及时、安全地提供相关服务,利于资源的共享及传承。具体而言,即以手工操作进行的诸如收集、筛选、整理、鉴定、保管、搜索、统计、应用等步骤,借助电[1]子信息系统来完成,达到数字化管理的效果。农业科技档案的数字化管理属于当今时代信息化建设的一项关键性内容,其中的核心无疑在于资源管理。对于农业科技档案来说,其资源范围涵盖面很广,而且信息保有量大,且在多个种类上都有显现,农、林、牧、渔齐备,科研、生产兼具,而按照事物本质属性进行划分,农业科技档案资源管理工作可以有:综合类工作、农业经济工作、粮食作物工作、农产品贮藏工作、农业新技术应用工作、农业环境保护工作等等。所以,相关人员需要了解农业科研档案在当今时期的涵盖范围,并提前制定形成完善的应对策略,以保证工作的有条[2]不紊进行。 二、农业科研档案特点农业科技档案具有下述几项特点。 (一)特殊化特点农业科技档案形成于区域差异化极大的自然环境之中,同时因为农业科技人员在洞察力及思维力等方面的区别,其原始记录必然不[3]同,均属于难以取代的特殊资源。 (二)专业化特点农业科技档案基于农业科技研究而形成,每一项研究内容都较专业,长期积累下来,产生的几乎所有原创性材料,都具有独一性和专业性特色。 (三)系统化特点农业科技档案的整个积累过程,基本处在相对稳定的系统内状态。同时,进行农业科技研究的关键性目标之一带动农业增效,发展农业先进生产力。基于这样的原因,所有阶段性成果都是系统环节中不可拆分的一部分。 (四)权威化特点农业科技活动从计划形成,到实践阶段,再到后期的验收、推广、应用、奖励等,均应把第一手材料予以科学化归纳整理。所以,相关档案内容既应可以表达出信息的真实可靠性,具有权威优势。 三、农业科研档案数字化管理对策 (一)有条不紊的建设 档案信息走数字化转化之路,是当前档案馆工作的重点内容。现在一般所应用的手段为把全部档案内容借助手工著录及扫描等办法存储至光盘与磁盘之中。在此环境下,工作人员需要有计划、分重点地实施。在实施过程中,应当坚持标准、健全规则,达到档案数字信息化的标准效果。特别是应当做到统一的规划,以应对档案数字化的大规模实施,并且一定要具备开放性好、兼容性强的计算机处理软件,以该软件为中心,在系统内部上下协调,环环相扣,满足档案资源交流共享的要求。 (二)定期检查档案载体 现今,如果温度及湿度等外部环境适应,光盘一类的载体使用寿命可以达到100年左右,而缩微胶片一类的载体使用寿命则能够高于300年[4],然而即使这样,我们依然需要采取多种手段促进载体稳定性及应用寿命的提升,其中常规性工作即是适时做好档案数据迁移工作,若是遇到档案载体同计算机语言产生变化的情况,便要依照软、硬件的实际情况,把数字资源由环境升级到新环境,,继而保证所有的数字资源得以在新环境中能够应用裕如。另外,档案馆需要形成合作管理模式,注意到资源持续保存与应用需要考虑国内甚至国际的合作,因此档案馆需要同图书馆、各研究所以及政府、软件硬件供应商等加强合作,以有效增加资源应用时间。 (三)积极确保档案安全 档案部门需要形成科学的档案安全思维,始终坚持防御和防治相结合的策略,依照档案法、保守国家秘密法、计算机病毒防治法等法律规章,并参考本部门的实际工作情况,形成尽可能完善化的档案信息安全保护系统[5]。另外,档案管理者一定要积极谋求自身保密意识的强化,使工作过程中的各种行为均受到严格监督与自我监督,有效避免人为因素的影响。而在技术层面,则应当努力增加电子文件与电子档案密码的技术含量,且做好访问控制技术的升级等,用于避免档案信息在网络环境下被不法分子访问与利用的可能性。 (四)提供人才与经费保障 人才和经费的保障对于各行业来说都是基础性的。对于农业科技档案数字化管理工作来说同样如此。首先需要做的是增加人才创新培养,给农业科技档案数字化以必要人才支持,及时确定引入急需人才、培养既有人才、发掘后备人才的完善科学观念,将三种观念妥善结合,统一落实到具体的工作当中去,用以促进数字化管理相关工作人员能力的持续进步。其次要做的是保证必要经费开支,按照自身馆藏实际情况,多方筹措,量入为出,形成合理的档案数字化建设规划。 四、总结 对档案加以数字化处理,是档案馆基础工作之一,同时也是信息化环境下的客观需求。我们应当努力做好农业科技档案的数字化管理工作,以冷静的思维、客观的精神、务实的态度做好相关工作,努力防止建设数字化档案馆过程中的偏失。 作者:兰前 单位:宁德市农业科学研究所 数字农业论文:数字化设计在农业机械设计中的应用 摘要:分析了数字化设计技术的含义以及特征,与传统农机设计中存在的弊端对比进行。重点介绍数字化技术应用在农机设计中的具体方式,从计算机辅助概念设计、虚拟原型等方面来进行。对数字化设计技术的未来发展趋势进行简要总结。 关键词:数字化设计;设计技术;农机设计 1数字化设计技术的含义及特点 1.1含义。农业机械设计需要结合使用方向来进行,优化功能组成,这样在使用阶段可以降级故障发生几率,农业生产任务也能够高效完成。数字化设计理念在农机产业中虽然应用实践较短,但却取得了很好的成果,所设计的机械结构更能够满足使用需求,基于计算机设备完成的设计任务,可以节省数据分析运算所用时间。借助计算机中的功能软件,能够轻松的完成图纸绘制工作,并通过系统模拟来观察运行期间的设备稳定性,最终得到的产品生产方案更安全可行。 1.2特点。数字化技术是科技发生的成果,农机生产行业正在向自动化控制方向发展,要求设计环节科学高效,必然会应用到数字化技术。分析技术应用特点可以了解到,在设计时间上有明显的节约,可以同时完成多项任务,包括数据的录入与运算,帮助提高产品设计效率。数字化技术还能够结合使用需求对设计方案做出优化,并通过计算机软件来完成设备的运行模拟,这样所确定的最终方案更安全可靠,有效的降低来生产成本。传统设计方法中,需要同时得出多种设计方案,增大了工作任务的难度,这一点在数字化技术中得到来解决。 2当今数字化设计技术研究的热点 2.1计算机辅助概念设计(CACD)。新型技术的应用离不开计算机设备,农机设计过程中会涉及到大量的图纸绘制,计算机绘图软件可以完成这一任务,在工作任务开展期间,技术人员将所得到的参数输入到计算机中,选择相应的功能,便能够将机械图形展现在其中。目前管理图纸绘制的软件也正在完善,功能也有明显的增多,为农业机械设计提供来便捷性。 2.2知识工程(KBE)。知识工程在数字化设计技术中的应用愈来愈广泛。现代设计之所以不同于传统的设计,是由于市场、竞争和技术进步形势的变化,它比过去任何时候都更加依赖于对新知识的获取,而不是依赖经验。过去的一二十年间,在人工智能和知识工程等领域发展起来的基于框架、规划、模型、本体等多种知识建模技术,主要是为实现计算机对知识的智能推理,提高计算机智能服务的。对于新知识的获取,通常有以下几个来源:已有知识;市场信息;数字仿真或虚拟现实;物理模型试验;样机试验;已有产品运行表现。 2.3虚拟原型(VP)。虚拟原型技术,近年来作为数字化设计的一个重要的分支,得到了人们的普遍关注。虚拟原型技术是在CAX(如CAD、CAM、CAE等)/DFX(如DFA、DFM、DFS等)等技术基础上发展而来,它将信息技术、先进制造技术和先进仿真技术等应用于复杂系统全生命周期,并进行综合管理,从系统的层面来分析复杂系统,支持“由上至下”的复杂系统开发模式。虚拟原型是根据产品设计信息或产品概念产生的在功能、行为和感观特性等方面和物理原型尽可能相似的可仿真的计算机模型。虚拟原型技术经过近十年的发展,已经可以部分替代物理原型,在产品设计中得到了广泛的应用。 3农业机械数字化设计技术的发展趋势 农业机械属于制造业的范畴,门类广、种类多,市场需求潜力巨大,据统计,目前我国农业机械产品拥有14大类、95小类,3000多种产品。尽管我国能生产的农业装备品种很多,但产品技术水平、产品结构与发达国家还存在相当差距。在构型设计方面除了利用计算机辅助设计加速产品开发的同时,基于知识工程,利用计算机仿真对产品性能进行预测以优化产品结构也得到了人们的关注。在农业机械产品概念设计方面的研究也有学者开始涉及。今后数字化设计技术在农业机械中的发展趋势,应注重以下几点。 3.1突出产品创新设计。设计过程中应当突出产品的使用功能以及创新性,消费者在购买机械设备时拥有更多的参考。应用数字化技术后,设计阶段创新理念可以更好的展现,结合农机设备使用阶段容易发生的故障问题来进行,将故障发生几率降至最低,这样才能够降低农业生产的成本投入,确保设备具有消费市场。农机设计生产企业有很多,只有突出设计阶段的创新性,才能偶在激烈的市场竞争中占据有利位置。可以明确,产品创新设计涉及到数据开采、知识发现及其重用技术、知识的表达与组织、知识数据库的开发、基于知识的决策技术等。 3.2重视虚拟现实技术。虚拟现实技术的出现,给产品设计带来了一场新的革命,它集3D图形、声音等多媒体为一身,让设计者/用户身临其境的感受产品的设计过程,体验其性能,从而提高设计的成功率。该技术在农业机械设计及制造中非常重要。对于结构复杂、设计困难、设计周期长的大型农业机械的设计,采用虚拟现实技术,既便于模拟产品的某些性能,又便于设计人员对产品的修改,更便于用户针对产品的原型了解产品的结构和性能等,提出反馈意见,加快了产品投入市场的速度。目前国外已提出了两种基于VR的工程设计方法,一种是增强可视化,它利用现有的CAD系统产生模型,然后将模型输入到VR环境中,用户充分利用各种增强效果设备如头盔显示器等产生临境感。另一种是VR-CAD系统,设计者直接在虚拟环境中参与设计。国内相关的研究才刚起步,尤其是VR在工程上的应用方面还缺乏一套较为完善的理论和方法。 3.3强调产品协同设计。农业机械制造企业面临着新的商业环境,如产品定制需求的增多;跨部门甚至跨企业共同协作进行产品设计与制造等,因此,产品设计制造的协同是现代企业适应全球经济的重要手段,也是我国发展农业机械行业乃至整个机械行业所需要瞄准的方向。据估计,发达国家制造企业在新产品的开发过程中往往有40%~70%的工作是与其他企业和合作伙伴共同完成的。如何从浩瀚的产品资源中选择合适的为己所用,这就提出了在已有知识库中的搜索算法实现问题。PTC公司的Web服务器上保存了众多世界领先的零件供应商的百余万个零件,且每月增加几万个新的零件。尽管象PTC公司这样将所有资源都纳入自己的服务器的做法在搜索算法实现上较为容易,但在我国目前采用是不现实的,并且从长远看也不是方向。一个可行的办法就是由供应商在自己的服务器上提供零件的资源信息,这样采用什么特征及其参数引导在众多的供应商之间搜索,以及如何实现客户端各种异构的应用系统与服务器各种异构数据库之间信息的传递就成为研究的方向。农业机械在农业经济和农业的发展中始终处于十分重要的地位,将数字化设计技术引入农业机械行业是改变传统农业机械生产方式,用新技术改造传统农业,支持新兴农业技术,提高农业竞争力的重要手段。 作者:李伟 单位:嫩江县农机安全监理站 数字农业论文:农业水利数字化档案管理分析 一、农业水利开发档案管理的新趋势——数字化 农业水利开发档案在发展新型农业的时代背景下,随着农业开发项目的增加而不断的增多,其形式多种多样;新时代对信息的要求也越来越高,强调时效性,这些都要求农业水利档案必须顺应新形势的要求,快速实现数字化,为发展新型农业提供便利。 (1)农业水利科技飞速发展,其档案越来越繁多。传统的发展模式已经随着科技的发展逐步被淘汰,新型的开发项目不再单一地采用纸质材料指导,农业水利的发展,各种软件系统引入到农业水利开发当中,比如水利控制模拟系统,最优渠道控制算法系统等等。在水利治理项目中,其实施过程会产生大量的工程图纸,技术文档,包括工程开发设计图、项目过程档案图片、领导的视察指示文件以及重要会议音像记录等,这些对农业水利开发活动的真实、适时记录具有极强的保存价值,显然,我们不能有纸张去保存,而建立数字化的农业水利开发档案管理已成为刻不容缓的事情。 (2)随着社会的快速发展,人们的时间观念越来越强。所以,现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设,保障其顺利实施,项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人,需要快速得到所需要的相关资料,并进行分析与决策;各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息,并及时准确地给予工作指导;这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式,运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。 (3)发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起,农业可开发项目迅速增多,而传统的档案管理模式费时费力,给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理,可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量,由此,工程进度便能顺利完成,提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。 二、农业水利开发档案数字化管理的优势 以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势,更便于农业水利开发信息的管理与使用,能够为农业水利的发展提供大量的有用信息,节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支,提供农业水利开发项目的效益。 (1)信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理,是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中,而这个数据库的容量巨大,容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多;而它所占空间小,往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理,完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中,可以适时地录入开发项目的详细资料,以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后,各种与工程相关的资料都可以搜集起来,以信息为特征量,分类存放到数据库中,方便用户信息检索,为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时,需注意把档案资料清晰归档,避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中,也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大,各种数据资料可以尽可能地详实,保证档案资料的完整性以及长期可读性,以便于对历史资料的查询。 (2)信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理,是以网络中心为依托,实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心,建设档案数据资源系统,以网络为基础,用户通过网络连线,访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间,而且不受时间的限制,真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息,节省时间、劳力又方便快捷。同时,由于数字化的农业水利开发档案管理,能够实现信息容量的最大化,因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难,或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然,要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类,并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料,更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。 (3)信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案,是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存,一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况,减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的,确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容,为了确保农业水利开发档案的安全性,首先应该保证机房的安全,同时也应该做好日常维护工作,例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方,并做好防磁与防尘的工作;也要进行数据库的维护,防止网络病毒的入侵;做好重要文件的备份工作。 三、数字化的农业开发档案管理具体措施 农业水利开发档案进行数字化管理,要以需求为指导,并以方便信息的使用为管理宗旨,充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能,最大限度的保存,管理好开发档案的同时,也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。 (1)提高思想认识,关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据,对开发档案的管理,应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度,使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人,严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划,不能流于形式或者搞面子工程,将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程,需要投入巨大的人力物力,并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中,要确保数据资料的真实性与完整性,在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。 (2)建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍,这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目,又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才,可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才,也可以请专家指导提高档案管理水平;此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性,档案资料的形式要丰富多样,涵盖图片、音频、视频等多种形式,全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大,设置专门的用户门户系统,网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。 (3)以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂,甚至更为繁琐,在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置,把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择,按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制,注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中,也不可避免会遇到各种技术难题,这样的情况下一定不可以马虎过关,导致以后使用上的各种不便,一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题,需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。 四、结语 综上所述,以数字化为依托的农业水利开发档案管理可以为新时代农业水利开发项目的开展提供众多的便利,有利于提高农业水利开发的社会效益与经济效益,是开发档案管理的必然选择。 作者:王萍工作单位:新疆一师十二团开发办 数字农业论文:略谈农业科技档案数字化 一、农业科技档案数字化建设的原则 1规范操作原则在农业科技档案数字化建设的过程中,无论是纸质载体数字化,还是接受电子文件,都必须制定和实施农业科技档案工作标准和规范,统筹规划,有序推进,实现依据标准化、程序规范化,尽可能避免在保管和使用中出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象,提高数字化工作的质量和效率。2安全管理原则任何事情的发展都是矛盾的结合体,农业科技档案数字化建设虽然比传统的管理模式有较大优势,但同时也对农业科技档案的保密提出了更高的要求。众所周知,随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,在进行农业科技档案数字化建设的过程中,必须采取有效的安全防范措施,充分保证农业科技档案信息的安全性。3效益优先原则农业科技档案数字化建设需要投入大量的财力、人力、物力,因此,必须以利用需求为导向,将年限较长、具有馆(室)藏特色、最为珍贵以及利用频率高的农业科技档案优先数字化,达到效益最大化。4分工协作原则农业科技档案数字化建设相当繁琐,涉及面广,必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念,充分发挥单位各个部门和各类人员的作用,明确工作任务,落实责任分工,真正做到各司其职,各施其能,协调配合,共同推进农业科技档案数字化建设。 二、农业科技档案数字化建设的内容 1建立高效的农业科技档案信息采集和存储平台根据数字化档案管理的要求,健全农业科技档案信息采集平台。一是,建立电子档案目录和电子档案录入接收工作室(即电子文件备份站),配备计算机设备,实现目录数据和电子文件的采集工作;二是,建立扫描工作室,配备普通平板扫描仪、高速扫描仪、专用照片扫描仪、缩微胶卷转换仪等设备,实现科技档案由传统介质向电子信息的转换;三是,建立安全可靠的科技档案信息存储平台。数据存储采取磁盘阵列柜、磁带机、光盘库等设备,进行磁盘阵列自动备份、光盘刻录备份、磁带备份、异地备份,实现档案信息的安全存储。2建立农业科技档案数字化管理系统配合数字化档案的建设目标,逐步建立动态更新的农业科技档案数字化管理系统,综合档案室内建立农业科技档案检索数据库,在室外建立与农业科技相关的电子文件归档系统,并实现接口统一,动态及时归档。3建立和完善农业科技档案信息资源库完善资源库建设是做好农业科技档案数字化建设的重点,主要有两个不同层次:一是,农业科技档案目录数据库建设。根据专业标准科学选定农业科技档案目录数据库结构,将室藏农业科技档案的案卷级目录和卷内目录全部输入微机,建立科技档案目录数据库,并加强机读目录数据库的质量控制,规范著录标引,包括著录格式的标准化、著录数据的完整性和著录数据的标准化;二是,农业科技档案全文数据库建设。利用数码相机、扫描仪等技术将馆(室)藏纸质载体的农业科技档案原件进行数字化处理,并将扫描件与机读目录对应挂接,实现全文检索。4建设农业科技档案信息服务网络农业科技档案信息服务网络建设包括农业科技档案信息网站建设、内部局域网建设等,与市政务网、公众网联网,建立上至国家科技档案馆,下联农业部门和农业科研单位,形成四通八达的“农业科技档案信息高速公路”,向广大科技人员提供农业科技档案各类信息的服务,充分发挥农业科技档案的作用。 三、农业科技档案数字化建设的保障措施 1加强组织领导做好农业科技档案工作,领导重视是关键。各级农业部门及农业科研单位领导要加大对农业科技档案数字化建设的支持力度,把农业科技档案建设纳入科34农业图书情报学刊:资源建设技工作计划,将其置于科研同等重要的位置。2提高归档质量农业科研项目从立项到结题,时间一般跨度较长,这就要求档案管理人员必须树立主动服务意识,参与到课题当中,与科研人员一起共同做好农业科技档案材料的形成、积累、归档、数字化工作。此外,还要确保领导和广大科技人员能够随时、快捷、高效地借助网络系统查询农业科技档案信息。3健全制度提升管理水平为了实现农业科技档案数字化建设,提高农业科技档案管理水平,应制定符合科研单位实际的农业科技档案管理制度,制定归档范围、归档内容与保管期限、归档时间、归档要求、归档手续等。归档制度的内容必须具体、明确、细化,有很强的可操作性,使广大科技人员明确哪些资料应当归档。同时要配备精通档案业务与计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识的复合型人才。4实现档案价值加强档案利用是农业科技档案数字化建设的根本目的。要开展多形式、多渠道、多层次的开发利用,向广大科技人员提供网上查询和利用服务,充分发挥农业科技档案的利用价值,服务科研、服务现代农业。5保证信息安全信息时代,数字化农业科技档案对档案管理提出了更高的安全管理要求。除了严格遵守科技保密原则和知识产权保护法的规定外,还要在农业科技档案数字化建设过程中,增强档案网络安全和信息安全意识,加强对计算机网络管理系统的监控,采取切实有效的安全技术手段和管理措施,存储农业科技档案信息的设备要安装高效的防毒防窃软件,要及时对各种农业科技档案数据资源进行备份储存,确保农业科技档案信息的安全可靠。农业科技档案数字化建设是一项复杂而严谨的系统工程,它需要投入更多的人力、物力和技术力量,不可能一蹴而就。我们应当本着为发展农业科研事业,促进农业科技进步,发展现代农业生产为己任,以农业科技档案网络建设为基础,以农业科技档案信息资源建设为核心,以扩大农业科技档案资源开发为目标,充分利用现代化管理手段,逐步实现农业科技档案资源数字化、农业科技档案信息服务网络化,努力实现农业科技档案资源共享。 作者:朱旦君尚希明单位:台州市农业科学研究院 数字农业论文:农业档案数字化管理体制 农业科技档案是指在农业生产、科学研究、教学和基本建设等科技活动中形成的归档保存的文字、图纸、图表、标本、声像等形态的科技文件材料。它是进行农业科研、生产、基建、教学等活动的重要依据。目前,杭州市档案局农林系统库藏农业档案13666卷,农林口各单位档案室也保存了大量资料。这些宝贵的档案资料为促进全市农业科技进步发挥了重要作用。随着全球信息时代的到来以及信息技术在农业各个领域中的广泛应用,农业科技档案管理顺应时代要求,以加快数字化建设更好地助推现代农业发展和新农村建设,显得刻不容缓。 1农业科技档案管理数字化建设的必要性 1.1是有效改善档案管理工作的需要纸质载体是农业科技档案的根本依据,但是避免不了局限性,存在着数量多、体积大、质量重,不易携带,不便查找,信息传递慢,无法检索等方面的不足。农业科技档案管理的数字化建设,可以从根本上克服这些弊端,即以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础,建立计算机网络平台,以建立好的各种档案信息库为资源,利用智能信息处理技术,将数据库转变为知识库,以供需要者查询、搜索,并且信息资源的使用维护方便,安全保密性强。农业科技档案管理的数字化建设,可以达到资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化。 1.2是档案管理发展的大势所趋农业科技档案资源的高效、快捷开发利用需要应用数字化技术。传统的查阅方法是到档案馆,采用人工捡索的办法查找所需的档案,费时、费力,查全率和查准率均不高。档案管理实行数字化后,全市农技推广机构通过互联网,进入市科技档案馆数字化信息中心,各单位的档案电子目录和开放档案数字信息均上传至市农业科技档案馆信息中心,方便全市农业科技档案资源的整合和利用,顺应档案馆现代化发展的需要。 1.3是现代农业发展的必须在当今人们的时间意识越来越强,领导需要迅速、准确的决策;各职能部门工作要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加的情况下,要求档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,运用现代信息处理技术手段来处理农业科技档案信息资源,提高档案资源的开发能力和利用效率,确保档案信息能及时、方便地提供。 1.4是节约农业档案机构建设资金的举措库藏档案案卷数量的不断增加需要信息化来管理。以杭州市农业科学研究院为例,该院下辖农作、水产、茶叶、蔬菜、畜牧、生物等多个科研所,截止2010年全院库藏档案820卷,资料12088册,其中相当部分档案分散在基层建档单位,如果对这些档案进行有效整合,采用数字化管理,可大大减轻农业科技档案管理工作人员的工作量,降低费用支出,使档案管理人员能在有限的时间内搜集更多的信息,不仅降低了成本,而且极大地提高了效率。 2农业科技档案管理数字化建设总体设计 农业科技档案管理数字化建设的指导思想是:以需求为导向,以利用为目的,充分利用计算机软硬件功能,最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力,保护农业科技档案原件完好,保证数字化农业科技档案真实准确,更好地发挥农业科技档案信息资源的作用。农业科技档案管理数字化建设的原则是:档案数字化,工作标准化。档案数字化标准规范体系的建设,可以从管理、业务、技术等标准规范层面来研究制定。从简单的标准化向科学、精确的标准化过渡,从孤立的标准向体系化的标准推进。重要档案优先数字化。以利用需求为导向,结合实际,统筹规划,分步实施,突出重点,量力而行,将年限较长、具有馆藏特色、最为珍贵以及利用频率高的档案优先数字化。各部门分工协作。档案数字化工作相当繁琐,涉及面广,必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念,充分发挥单位各个部门和各类人员的作用,明确工作任务,落实责任分工,真正做到各司其责,各施其能,协调配合,形成全方位、多层面、多角度、共同推进档案数字化建设的科学发展模式。多方位快速高效检索。数字档案管理系统应该建立多种满足档案利用者的检索方式,提高检索的自由度。完善的电子检索系统,能高效、快速、全面地从档案信息中检索出利用者所需的信息,并对档案利用进行快速统计。数字档案管理系统应及时公布、更新、维护网站网页内容,提供服务范围、内容,便于档案利用者了解档案信息动态,及时查找所需信息。注重档案数字化人才培养。要建立和完善档案人才选拔、任用和激励机制,重视人才的储备,以超前的意识搞好人才建设,造就一批既熟悉档案工作管理、通晓档案理论知识,又掌握现代档案数字信息技术的新型档案工作人才队伍,确保档案数字化建设及档案事业又好又快地发展。农业科技档案管理数字化建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大,建成后也要保持一定的运行成本。因此,要按照成本效益最大化的要求,细化农业科技档案管理数字化建设的步骤。同时优化农业科技档案管理数字化的各种资源配置,根据不同的情况,进行农业科技档案管理专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理配置,构建农业科技档案管理数字化投入小收益大的新模式。具体步骤上:一是建立农业科技档案管理数据库。第一步,输入文件级目录。在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保农业科技档案管理数据库的真实性、完整性和有效性。第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化。二是加强电子文件的收集和积累工作。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台组合,是未来数字农业科技档案管理最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失,保证电子文件是可存取、可利用和可理解,必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累,不仅保证电子文件的真实性,还维护了它的系统性、完整性,同时,也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏,从而保护电子文件的安全,为电子文件的归档打下基础。电子文件的收集积累范围,应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件,要按规定进行登记、签署,对更改处,要填写更改单,按更改审批手续进行,并存有备份件,防止出现差错。三是农业科技档案管理数字化与上网利用同步。农业科技档案管理数字化及管理流程重组是一个管理思想不断变化的过程,农业科技档案管理数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。数字化农业科技档案管理分开放与不开放两种,开放农业科技档案管理即上互联网,建立农业科技档案管理资料网站,实施资源共享,在互联网上向政府和社会提供农业科技档案管理信息。 3农业科技档案管理数字化建设需要把握的几个问题 3.1提高认识,统筹规划首先必须在思想上充分认识农业科技档案信息资源的重要意义。在当今信息公开程度越来越高的形势下,农业科技档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象将逐步扩大,只有当农业科技档案信息资源在农业现代化建设中发挥重要作用时,农业科技档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。其次,做好统筹规划。将大量的农业科技档案数字化,是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况,制订农业科技档案数字化的科学规划,包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。最后,要保障档案整理过程的完整性。农业科技档案数字化是一项费时较长的工程,在大规模、流程化的数字化过程中,所有档案原件都需从档案库房分批大量取出,一定要保障档案原件的完整,不允许出现损毁和遗失的现象。 3.2加强基础工作,认真做好档案数字化一是档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源,不加选择地全部数字化既不可能、也没必要。应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些档案原件中哪些不需要数字化。二是做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有较大影响,其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。选择分辨率时应根据实际需要综合考虑,包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。三是做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。 3.3开展档案数字化问题的研究,及时解决数字化进程中的疑难问题农业科技档案数字化是档案工作领域的新事物,不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如,数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;业务形态与现有技术手段相抵触问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题,应在抓档案原件数字化工作的同时,组织力量开展档案数字化问题的研究,及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题,同时澄清和统一思想认识,确保农业科技档案数字化工作的顺利开展。 数字农业论文:VLEs数字农业技术基础教学分析 21世纪农业是信息农业的时代,农业作为国民经济赖以存在和发展的基础,将随同国民经济各部门、各行业一起,朝着信息化方向蓬勃发展。高等农业院校是培养农村经济建设人才的摇篮,在非计算机专业计算机应用基础教学中开展《数字农业技术基础》课程,根据农业院校的特点和学生所在专业的不同需求制定合理的教育教学方法是形势所趋。 基于2010年吉林省高等教育研究重点课题《数字农业技术基础教学平台建设与应用研究》,依据建构主义学习理论,课题组架构计算机网络与课堂教学有机结合的混合型学习环境,形成基于VLEs的《数字农业技术基础》课程,为学生构建合理的知识体系、有效发展认知能力提出了新的探索。 1数字农业技术简介 1.1数字农业技术概念 数字农业是指将遥感、地理信息系统、全球定位系统、计算机技术、通讯和网络技术、自动化技术等高新技术与地理学、农学、生态学、植物生理学、土壤学等基础学科有机地结合起来,实现在农业生产过程中对农作物、土壤从宏观到微观的实时监测,以实现对农作物生长、发育状况、病虫害、水肥状况以及相应的环境进行定期信息获取,生成动态空间信息系统,对农业生产中的现象、过程进行模拟,达到合理利用农业资源、降低生产成本、改善生态环境、提高农作物产品和质量的目的[1]。近年来,国内外在数字农业技术的研究、应用领域进行了诸多研究和探索,进步和成果十分显著,数字农业技术已经成为促进农业经济发展强有力的武器。 1.2具有数字农业技术基础人才的培养要求 在农业高等院校中培养具有数字农业技术基础的人才,应该在掌握数学、物理、计算机科学等方面的基本理论和基本知识的前提下,从理论和实践上掌握数字农业的原理、组成和方法,建立关于数字农业系统框架,了解信息技术在农业领域的应用现状,掌握信息技术与专业结合的基本方法。通过该课程的学习,培养学生将信息技术应用于生产实践的能力。这对推进数字农业进程具有十分积极的作用,为我国农村经济的更快发展提供新的契机。农业数字技术课程涵盖农业专家系统、地理信息系统(GIS)、全球定位系统(GPS)、遥感(RS)为支撑的农业信息工程的基本理论和基本技能,内容庞大繁杂,同时对不同专业的学生要求掌握的内容和难度具有较大的差异,课程的复杂性使它更需要一条有效的途径提升学习质量、促进师生关系、加强教学效果。身处互联网时代,它完全可以创造跨越时空开展学习活动的技术支持情境,使学习不受时间、地域限制,具有教育资源充分共享的优势,课堂在这样的技术支持下被赋予了更广阔的内涵。 1.3建构主义 技术支持情境的构建目标的业务领域是知识学习,因此系统设计必须符合先进的学习理论,体现合理的认知规律,适应自主的学习需求。学习理论至今经历了行为主义学习、认知主义学习、建构主义学习理论的发展历程。其中,建构主义学习理论是在认知主义基础之上逐渐发展起来的,对推动教学系统设计起到了推波助澜的作用。建构主义思想强调学生在知识掌握中的主体地位,他们具有积极的自我控制、目标导向和反思型特点,通过学习情境中的发现过程和精细加工过程,自己建构知识,建构主义指导的学习方式的环境包括以下四大要素[2]。 1.3.1情境。学习环境中的情境必须有利于学习者对所学内容的意义建构。在教学设计过程中,创建有利于达成意义构建的情境至关重要,是创建教学环境的基础。 1.3.2协作。在学习过程中应当贯穿始终。通过教师与学生之间的协作、学生与学生之间的协作,可以有效地分析收集教学资料、能够及时对提出的理论进行验证,对学习评价和意义构建都很有作用。 1.3.3交流。学习过程必然需要交流。形成良好的交流氛围、交流方式是达成最终学习目标的基础环节。 1.3.4意义建构。意义建构是教学过程的最终目标。其建构的意义是指事物的性质、规律以及事物之间的内在联系。在学习过程中帮助学生建构意义就是要帮助学生对当前学习的内容所反映事物的性质、规律以及该事物与其他事物之间的内在联系达到较深刻的理解。 2虚拟学习环境(VLEs) 虚拟学习环境(VirtualLearningEnvironments,VLEs)是近年来得到广泛关注的一个领域,是指基于计算机技术的标准化学习与学习管理的系统,主要用于支持络学习过程中内容传递、促进在线师生间的交互。它的概念目前并不统一,还有诸如“整合化学习系统”(IntegratedLearningSystems,ILS)、“内容管理学习系统”(ContentManagementLearningstems,CMLS)等解释。VLEs目的是通过技术提供各种促进学习的有效工具,满足各类学习者的学习需求,为有效进行协作学习、基于资源的学习以及广泛的资源共享提供有力的教学和技术环境支持。目前的VLEs在技术特性上不同,但设计思路都类似,主要是通过计算机技术实现对传统教学的时空拓展和资源共享。不难看出,主导思想都是课堂再现与传递,本质在于解决教学资源短缺。这种教学模式仅仅是传统教学模式的网络延伸,思考模式基于同一个“尺度”,适用于每一个人,而有效的虚拟学习环境的构建应该是体现学生的认知规律,体现适应个性化的学习。因此,拓展网络教学的内涵以提高教学效果和实施质量,对网络教学发展提出了更深层次的要求,《数字农业技术基础》VLEs构架见图1。 2.1知识学习 知识学习在VLEs中通常采用网页文本、多媒体课件、教学录像3种形式,组织方式往往是按照章节以树形目录的方式呈现。然而《数字农业技术基础》课程对不同专业的学生构建不同的知识框架体系,这些框架体系构成了多个子课程。虽然子课程之间知识点侧重不同,但是彼此之间的关系千丝万缕,因此构建时应该遵循课程必须具有一定弹性的原则。把《数字农业技术基础》课程知识分解成最小的知识单位即知识点,把每个子课程的学习目标分解成知识目标;然后,将知识点根据知识目标组合成知识单元[3],确保每个知识单元都有自身的学习目标和应用目标;教师根据各个专业的不同、学习者特征的差别灵活设置不同的知识单元,将其组成基本知识框架即子课程。由于《数字农业技术基础》课程的复杂性,交叉性以及不同专业学生学习目标的差异,每一个知识单元可能被不同方向的子课程应用,因此将知识单元构建成可重用知识单元,以便不同专业方向的教师和学生根据不同的学习目标选择知识单元(图2)。 2.2学习路径选择 VLEs中的学习路径是指在网络的环境下,学习者在一定的策略指导下、为实现学习目标的学习活动的顺序[4]。面对VLEs中的各种学习信息,学生常常感到无所适从,无法判断从何处开始学习活动。因此在VLEs中为学生提供过程的参考路径显得尤为重要,可以说学习路径的选择是VLEs的生命线,直接关系到学习效率与学习效果。教师根据课程中各个子课程的特点结合自身的经验提供多组学习路径方案,学生自由选择相应的学习路径方案。在遵循学习路径的学习过程中,也可以根据自身的情况调整学习路径的节点方向,使学习过程符合认知规律,便于知识获得、维持、迁移和应用。 2.3角色定位 在VLEs中的角色根据不同的职能被定义具有不同的权限。该系统的角色有管理员、教师、学生3种,主要职责如图3所示。管理员、学生、教师在虚拟环境中各司其职,并且都能够围绕课程的开发与维护提出自己的设想和观点。注册模块的注册采取与校园网一卡通对接,通过校园卡的卡号和密码可以直接确认身份,确保实名登录。 2.4参与机制 学生的学习热情直接关系学习的效果,在VLEs中设置问卷调查、互动评价、投票表决等环节,使学生和教师融入VLEs之中,达成认知与情感的统一,并依据师生参与的情感度和参与效果,分析教学所处真实状态,形成师生教学状态、学习状态诊断,为学习质量评估提供基础数据。 2.5教学评价 采用开放的、多维度的方式评价学生的学习效果。全面地记录学生日志并进行跟踪监控,跟踪记录学生在学习过程中的所有过程,包括学习时间、阅读次数、学习路径的选择、参与互动的次数、实验操作评测、作业成绩、单元测评等。根据以上资料,形成合理的评价机制,对学生的学习结果进行公平客观的评价。 2.6教学反思 通过学生学习过程中监控到的大量学习过程的数据参数进行挖掘,在学习路径、知识单元测试,学习成绩和学习绩效之间建立联系,从而实现学习行为的分析,建立学习特征模型[5],为学生提供更加合理的学习方案,以此为依据调整学习路径。 3结语 基于VLEs的《数字农业技术基础》课程使学生在网络环境下学习、互动、考核,为学习质量评估提供基础数据,对学习效果进行更公平、客观的评价。VLEs作为一种计算机技术的应用越来越受到关注,它为学习者提供了以学习者为中心的交互式个性化的学习场景,可以使不同的学习者随时随地开展学习活动。随着计算机技术、网络通信技术和认知科学的发展,该领域的研究必将有更广阔的空间。 数字农业论文:数字农业的构想分析论文 论文关键词数字农业;问题;构想 论文摘要阐述数字农业的概念及其作用,指出数字农业建设中存在的问题,包括农业信息化水平低、信息化意识及利用信息能力不强、管理和标准化工作有待进一步加强等,并对数字农业的建设进行了展望和设想。 在我国2000年的《农业科技发展纲要》中,将数字农业放在农业信息技术的首要位置,引起了人们的普遍关注。本文试图谈谈对数字农业的认识、存在的问题和建设数字农业的基本设想,以供参考。 1对数字农业的认识 数字农业(digitalagriculture)就是用数字化技术,按人类需要的目标,对农业所涉及的对象和全过程进行数字化和可视化的表达、设计、控制和管理。其本质是把信息技术作为农业生产力要素,将工业可控生产和计算机辅助设计的思想引入农业,通过计算机、地学空间、网络通讯、电子工程技术与农业的融合,在数字水平上对农业生产、管理、经营、流通、服务以及农业资源环境等领域进行数字化设计、可视化表达和智能化控制,使农业按照人类的需求目标发展[1]。 有的学者认为[2],数字农业是“数字地球”在农业领域的延伸。正如“数字地球”的概念一样,数字农业这一概念体现了数据和技术的综合集成。数字农业可以有广义和狭义之分。广义的数字农业,即信息化农业,包括农业要素(生物要素、环境要素、技术要素、社会经济要素等)、农业过程(生产、管理、储运、流通等)的数字化、网络化、自动化以及智能化,形成数字驱动的农业生产管理体系。狭义的数字农业,是以农业空间信息机理为基础的、以“3S”技术为支撑的农业系统空间信息技术体系。 事实上数字农业是一个学术性很强的综合概念。近年来,与数字农业技术体系有关的理论基础和应用技术研究,已经成为主要发达国家发展高新技术农业的侧重点,成为极其活跃的科技创新领域。数字农业是一项集农业科学、地球科学、信息科学、计算机科学、空间对地观测、数字通讯、环境科学等众多学科理论与技术于一体的现代科学体系,是由理论、技术和工程构成的三位一体的庞大系统工程。数字农业是对有关农业资源(植物、动物、土地等)、技术(品种、栽培、病虫害防治、开发利用等)、环境、经济等各类数据的获取、存贮、处理、分析、查询、预测与决策支持系统的总称。数字农业是信息技术在农业中应用的高级阶段,是农业信息化的必由之路;农业信息化、智能化、精确化与数字化将是信息技术在农业中应用的结果。实现农业农村现代化、保障我国的食物安全、全面建设小康社会的关键在于推动农业科技的发展,创造条件进行一次新的技术革命,促使传统农业向现代农业转变,促使粗放生产向集约化经营转变。可以预言,数字农业及其相关技术的快速发展和推广应用,必将成为新世纪农业科技革命不可缺少的重要内容,必将推动农业向高产、优质、高效及可持续方向发展,在带动广大农民致富和全面建设小康社会中发挥越来越重要的作用[3]。 2存在的问题 2.1农业信息化水平较低 收集信息、处理信息、传播信息的软硬件设备与网络体系不健全;已开发的大量农业经济信息系统、农作物病虫害数据库、作物品种资源管理数据库系统、农业土壤系统分类数据库系统等大多不涉及空间维度,难以适应当前对空间数据信息的需求;对于来源多种多样、格式也不尽相同的各种数据的实时性、地域性、综合性处理还需作出很多努力。 2.2农业信息化意识和利用信息的能力不强 一方面,许多基层农技人员和广大农业从业者,知识老化,整体素质有待进一步提高,对于利用现代技术,收集、处理、利用农业信息的意识和能力不强;另一方面,农业信息加工处理的技术人员缺乏,当前,就连最基本的能够及时、准确地提供农产品供需信息,对网络信息进行收集、整理,分析市场形势,回复网络用户的电子邮件,解答疑问等方面的人才也不多,更谈不上能够满足数字农业发展对于人才的需求。2.3农业信息化效益不明显 数字农业还刚刚起步,在国内总体上尚处于探索阶段,实用性、普遍性的技术应用还很少,直接带来的经济效益还没有很好地显现出来。 2.4农业信息数据的管理和标准化工作有待进一步加强 地理信息系统(GIS)以及其他农业信息管理系统为了完成某种分析工作所要求的各种农业数据往往格式与结构不同,而且往往掌握在不同的管理部门或研究机构中。因此,未来建立在网络上的农业地理信息系统要具备获取和分析分布式存储数据的能力,也就是说我们要使所谓的WebGIS能够协同处理来自不同组织和机构的农业数据[2]。 3建设数字农业的基本设想 随着经济社会的快速发展和科技进步,台州在数字网络建设、原始数字化数据积累、数字化信息采集及其处理等 方面的工作已有一定的基础,起动发展数字农业不仅是必要的,而且是可行的。借鉴许多学者的研究结果[4,5],提出建设台州数字农业的基本设想,就是要在台州已有农业信息化建设成果基础上,建立可视化的台州农业地理信息系统,构建直观形象的农业信息管理与辅助决策视频体系,实现农业信息的现代化综合管理、分析、共享和,彻底改造台州传统的农业管理模式,全面提升台州农业工作的信息化和现代化水平。 3.1整合已有的农业信息 在国家、省级信息基础设施建设的基础上,以各级农业部门为依托,建设中央一省一市县信息骨干网络系统,形成一个功能完善、性能优良的农业综合信息网络系统,并与其他网络互联,成为一个全方位的农业资源和经济信息网络系统。 3.2信息表达要直观、形象,并要实现信息系统的联网 把市内的地形、地貌、交通、村镇、行政区划等基础地理信息以及耕地分布、土壤类型、种植结构、水肥状况、农作物生长发育、气象、病虫害、农民知识、乡镇企业、农业法律法规等各种农业信息以图形图像等直观形象的可视化电子地图与相关信息的形式在投影视频系统上进行显示和表达,随着数字农业的发展,逐步做到与省级、国家级类似的信息系统进行交互式查询等。 3.3强化对科研、管理等的服务工作 通过对基础地理信息和农业专题信息的空间分析、网络分析和追踪分析等,实现农业科研、管理和决策人员在全市三维农业电子模型上,对农业生产中的现象、过程进行模拟,高效、直观、形象地为农业工作的规划、设计、建设、经营、管理、服务、决策等提供科学依据。 数字农业论文:数字农业构想论文 论文关键词数字农业;问题;构想 论文摘要阐述数字农业的概念及其作用,指出数字农业建设中存在的问题,包括农业信息化水平低、信息化意识及利用信息能力不强、管理和标准化工作有待进一步加强等,并对数字农业的建设进行了展望和设想。 在我国2000年的《农业科技发展纲要》中,将数字农业放在农业信息技术的首要位置,引起了人们的普遍关注。本文试图谈谈对数字农业的认识、存在的问题和建设数字农业的基本设想,以供参考。 1对数字农业的认识 数字农业(digitalagriculture)就是用数字化技术,按人类需要的目标,对农业所涉及的对象和全过程进行数字化和可视化的表达、设计、控制和管理。其本质是把信息技术作为农业生产力要素,将工业可控生产和计算机辅助设计的思想引入农业,通过计算机、地学空间、网络通讯、电子工程技术与农业的融合,在数字水平上对农业生产、管理、经营、流通、服务以及农业资源环境等领域进行数字化设计、可视化表达和智能化控制,使农业按照人类的需求目标发展[1]。 有的学者认为[2],数字农业是“数字地球”在农业领域的延伸。正如“数字地球”的概念一样,数字农业这一概念体现了数据和技术的综合集成。数字农业可以有广义和狭义之分。广义的数字农业,即信息化农业,包括农业要素(生物要素、环境要素、技术要素、社会经济要素等)、农业过程(生产、管理、储运、流通等)的数字化、网络化、自动化以及智能化,形成数字驱动的农业生产管理体系。狭义的数字农业,是以农业空间信息机理为基础的、以“3S”技术为支撑的农业系统空间信息技术体系。 事实上数字农业是一个学术性很强的综合概念。近年来,与数字农业技术体系有关的理论基础和应用技术研究,已经成为主要发达国家发展高新技术农业的侧重点,成为极其活跃的科技创新领域。数字农业是一项集农业科学、地球科学、信息科学、计算机科学、空间对地观测、数字通讯、环境科学等众多学科理论与技术于一体的现代科学体系,是由理论、技术和工程构成的三位一体的庞大系统工程。数字农业是对有关农业资源(植物、动物、土地等)、技术(品种、栽培、病虫害防治、开发利用等)、环境、经济等各类数据的获取、存贮、处理、分析、查询、预测与决策支持系统的总称。数字农业是信息技术在农业中应用的高级阶段,是农业信息化的必由之路;农业信息化、智能化、精确化与数字化将是信息技术在农业中应用的结果。实现农业农村现代化、保障我国的食物安全、全面建设小康社会的关键在于推动农业科技的发展,创造条件进行一次新的技术革命,促使传统农业向现代农业转变,促使粗放生产向集约化经营转变。可以预言,数字农业及其相关技术的快速发展和推广应用,必将成为新世纪农业科技革命不可缺少的重要内容,必将推动农业向高产、优质、高效及可持续方向发展,在带动广大农民致富和全面建设小康社会中发挥越来越重要的作用[3]。 2存在的问题 2.1农业信息化水平较低 收集信息、处理信息、传播信息的软硬件设备与网络体系不健全;已开发的大量农业经济信息系统、农作物病虫害数据库、作物品种资源管理数据库系统、农业土壤系统分类数据库系统等大多不涉及空间维度,难以适应当前对空间数据信息的需求;对于来源多种多样、格式也不尽相同的各种数据的实时性、地域性、综合性处理还需作出很多努力。 2.2农业信息化意识和利用信息的能力不强 一方面,许多基层农技人员和广大农业从业者,知识老化,整体素质有待进一步提高,对于利用现代技术,收集、处理、利用农业信息的意识和能力不强;另一方面,农业信息加工处理的技术人员缺乏,当前,就连最基本的能够及时、准确地提供农产品供需信息,对网络信息进行收集、整理,分析市场形势,回复网络用户的电子邮件,解答疑问等方面的人才也不多,更谈不上能够满足数字农业发展对于人才的需求。2.3农业信息化效益不明显 数字农业还刚刚起步,在国内总体上尚处于探索阶段,实用性、普遍性的技术应用还很少,直接带来的经济效益还没有很好地显现出来。 2.4农业信息数据的管理和标准化工作有待进一步加强 地理信息系统(GIS)以及其他农业信息管理系统为了完成某种分析工作所要求的各种农业数据往往格式与结构不同,而且往往掌握在不同的管理部门或研究机构中。因此,未来建立在网络上的农业地理信息系统要具备获取和分析分布式存储数据的能力,也就是说我们要使所谓的WebGIS能够协同处理来自不同组织和机构的农业数据[2]。 3建设数字农业的基本设想 随着经济社会的快速发展和科技进步,台州在数字网络建设、原始数字化数据积累、数字化信息采集及其处理等 方面的工作已有一定的基础,起动发展数字农业不仅是必要的,而且是可行的。借鉴许多学者的研究结果[4,5],提出建设台州数字农业的基本设想,就是要在台州已有农业信息化建设成果基础上,建立可视化的台州农业地理信息系统,构建直观形象的农业信息管理与辅助决策视频体系,实现农业信息的现代化综合管理、分析、共享和,彻底改造台州传统的农业管理模式,全面提升台州农业工作的信息化和现代化水平。 3.1整合已有的农业信息 在国家、省级信息基础设施建设的基础上,以各级农业部门为依托,建设中央一省一市县信息骨干网络系统,形成一个功能完善、性能优良的农业综合信息网络系统,并与其他网络互联,成为一个全方位的农业资源和经济信息网络系统。 3.2信息表达要直观、形象,并要实现信息系统的联网 把市内的地形、地貌、交通、村镇、行政区划等基础地理信息以及耕地分布、土壤类型、种植结构、水肥状况、农作物生长发育、气象、病虫害、农民知识、乡镇企业、农业法律法规等各种农业信息以图形图像等直观形象的可视化电子地图与相关信息的形式在投影视频系统上进行显示和表达,随着数字农业的发展,逐步做到与省级、国家级类似的信息系统进行交互式查询等。 3.3强化对科研、管理等的服务工作 通过对基础地理信息和农业专题信息的空间分析、网络分析和追踪分析等,实现农业科研、管理和决策人员在全市三维农业电子模型上,对农业生产中的现象、过程进行模拟,高效、直观、形象地为农业工作的规划、设计、建设、经营、管理、服务、决策等提供科学依据。 数字农业论文:数字农业认识论文 论文关键词数字农业;问题;构想 论文摘要阐述数字农业的概念及其作用,指出数字农业建设中存在的问题,包括农业信息化水平低、信息化意识及利用信息能力不强、管理和标准化工作有待进一步加强等,并对数字农业的建设进行了展望和设想。 在我国2000年的《农业科技发展纲要》中,将数字农业放在农业信息技术的首要位置,引起了人们的普遍关注。本文试图谈谈对数字农业的认识、存在的问题和建设数字农业的基本设想,以供参考。 1对数字农业的认识 数字农业(digitalagriculture)就是用数字化技术,按人类需要的目标,对农业所涉及的对象和全过程进行数字化和可视化的表达、设计、控制和管理。其本质是把信息技术作为农业生产力要素,将工业可控生产和计算机辅助设计的思想引入农业,通过计算机、地学空间、网络通讯、电子工程技术与农业的融合,在数字水平上对农业生产、管理、经营、流通、服务以及农业资源环境等领域进行数字化设计、可视化表达和智能化控制,使农业按照人类的需求目标发展[1]。 有的学者认为[2],数字农业是“数字地球”在农业领域的延伸。正如“数字地球”的概念一样,数字农业这一概念体现了数据和技术的综合集成。数字农业可以有广义和狭义之分。广义的数字农业,即信息化农业,包括农业要素(生物要素、环境要素、技术要素、社会经济要素等)、农业过程(生产、管理、储运、流通等)的数字化、网络化、自动化以及智能化,形成数字驱动的农业生产管理体系。狭义的数字农业,是以农业空间信息机理为基础的、以“3S”技术为支撑的农业系统空间信息技术体系。 事实上数字农业是一个学术性很强的综合概念。近年来,与数字农业技术体系有关的理论基础和应用技术研究,已经成为主要发达国家发展高新技术农业的侧重点,成为极其活跃的科技创新领域。数字农业是一项集农业科学、地球科学、信息科学、计算机科学、空间对地观测、数字通讯、环境科学等众多学科理论与技术于一体的现代科学体系,是由理论、技术和工程构成的三位一体的庞大系统工程。数字农业是对有关农业资源(植物、动物、土地等)、技术(品种、栽培、病虫害防治、开发利用等)、环境、经济等各类数据的获取、存贮、处理、分析、查询、预测与决策支持系统的总称。数字农业是信息技术在农业中应用的高级阶段,是农业信息化的必由之路;农业信息化、智能化、精确化与数字化将是信息技术在农业中应用的结果。实现农业农村现代化、保障我国的食物安全、全面建设小康社会的关键在于推动农业科技的发展,创造条件进行一次新的技术革命,促使传统农业向现代农业转变,促使粗放生产向集约化经营转变。可以预言,数字农业及其相关技术的快速发展和推广应用,必将成为新世纪农业科技革命不可缺少的重要内容,必将推动农业向高产、优质、高效及可持续方向发展,在带动广大农民致富和全面建设小康社会中发挥越来越重要的作用[3]。 2存在的问题 2.1农业信息化水平较低 收集信息、处理信息、传播信息的软硬件设备与网络体系不健全;已开发的大量农业经济信息系统、农作物病虫害数据库、作物品种资源管理数据库系统、农业土壤系统分类数据库系统等大多不涉及空间维度,难以适应当前对空间数据信息的需求;对于来源多种多样、格式也不尽相同的各种数据的实时性、地域性、综合性处理还需作出很多努力。 2.2农业信息化意识和利用信息的能力不强 一方面,许多基层农技人员和广大农业从业者,知识老化,整体素质有待进一步提高,对于利用现代技术,收集、处理、利用农业信息的意识和能力不强;另一方面,农业信息加工处理的技术人员缺乏,当前,就连最基本的能够及时、准确地提供农产品供需信息,对网络信息进行收集、整理,分析市场形势,回复网络用户的电子邮件,解答疑问等方面的人才也不多,更谈不上能够满足数字农业发展对于人才的需求。2.3农业信息化效益不明显 数字农业还刚刚起步,在国内总体上尚处于探索阶段,实用性、普遍性的技术应用还很少,直接带来的经济效益还没有很好地显现出来。 2.4农业信息数据的管理和标准化工作有待进一步加强 地理信息系统(GIS)以及其他农业信息管理系统为了完成某种分析工作所要求的各种农业数据往往格式与结构不同,而且往往掌握在不同的管理部门或研究机构中。因此,未来建立在网络上的农业地理信息系统要具备获取和分析分布式存储数据的能力,也就是说我们要使所谓的WebGIS能够协同处理来自不同组织和机构的农业数据[2]。 3建设数字农业的基本设想 随着经济社会的快速发展和科技进步,台州在数字网络建设、原始数字化数据积累、数字化信息采集及其处理等 方面的工作已有一定的基础,起动发展数字农业不仅是必要的,而且是可行的。借鉴许多学者的研究结果[4,5],提出建设台州数字农业的基本设想,就是要在台州已有农业信息化建设成果基础上,建立可视化的台州农业地理信息系统,构建直观形象的农业信息管理与辅助决策视频体系,实现农业信息的现代化综合管理、分析、共享和,彻底改造台州传统的农业管理模式,全面提升台州农业工作的信息化和现代化水平。 3.1整合已有的农业信息 在国家、省级信息基础设施建设的基础上,以各级农业部门为依托,建设中央一省一市县信息骨干网络系统,形成一个功能完善、性能优良的农业综合信息网络系统,并与其他网络互联,成为一个全方位的农业资源和经济信息网络系统。 3.2信息表达要直观、形象,并要实现信息系统的联网 把市内的地形、地貌、交通、村镇、行政区划等基础地理信息以及耕地分布、土壤类型、种植结构、水肥状况、农作物生长发育、气象、病虫害、农民知识、乡镇企业、农业法律法规等各种农业信息以图形图像等直观形象的可视化电子地图与相关信息的形式在投影视频系统上进行显示和表达,随着数字农业的发展,逐步做到与省级、国家级类似的信息系统进行交互式查询等。 3.3强化对科研、管理等的服务工作 通过对基础地理信息和农业专题信息的空间分析、网络分析和追踪分析等,实现农业科研、管理和决策人员在全市三维农业电子模型上,对农业生产中的现象、过程进行模拟,高效、直观、形象地为农业工作的规划、设计、建设、经营、管理、服务、决策等提供科学依据。
一、行政事业单位档案管理规范化的重要性 行政事业单位要注重行政职能的落实,注重监督职能的全面落实,才能使得行政单位的管理落到实处。行政事业单位主要以服务为目的,但是在档案管理上不仅要注重管理的效率还要注重工作质量的提升,才能使得行政事业单位的管理达到一定的效果。行政事业单位的管理要注重制度上积极规范,注重依靠管理内容进行严格的规划,只有协调性运用并管理,才能使得工作得到全面化的协调,此外,提升行政事业单位档案管理规范性是行政事业单位工作顺利进行的重要保证,同时是行政事业单位内部各部门协调发展的根本。 二、行政事业单位档案工作的现状 (一)行政事业单位的领导对其认识不到位。领导层的认识不到位将会影响到执行力,会对档案管理的内容难以实现有效执行,特别是行政单位的领导往往注重行政方面的内容,而忽视了管理方面的内容,导致相关工作缺乏一定的准确性,特别是行政单位的人事档案管理要注重规范化的管理,注重积极面向发展的目标实现可持续发展的理念,才能使得行政事业单位更好地进行内部管理。高层的领导者要注重给予高度的认识,注重加大人力、物力和财力方面的投入,注重建设相关档案管理的日常维护内容,才能使得档案管理更加高效。档案管理工作需要领导层给予高度的认知,需要加强相关档案的完整性,才能使得行政事业单位更好地发展。 (二)行政事业单位档案管理人员的业务素质参差不齐。行政事业单位的管理者和相关人员的专业素质能力出现不尽人意的现象,政策性方面的内容缺乏一定的指引和导向作用,专业技术性的工作更是要求较高,但是行政事业单位的管理者往往专业的素质能力较差,人员素质存在偏低的现象,导致管理效果较为落后。档案管理人员的素质能力较差,需要管理人员提升专业化的素质能力,对现有的管理给予高度的重视,才能使得行政事业单位的管理紧跟时代的发展。行政事业单位的管理人员由于岗位变动的状况时有发生,将会使得岗位内容随时发生变化,将会使得人员业务素质能力高低不一,最终影响到人员的管理,导致人员的素质参差不齐。最终影响到档案的有效管理。 (三)行政事业单位档案管理的方法单一。行政事业单位的管理由于人员变动较大,使得管理方法较为落后,导致管理上的难度较大,从而影响到行政事业单位的管理。从传统的行政事业单位的管理来看,很多档案管理的方法较为单一,管理的效率较低,需要从方式方法上给予高度关注,并进行全面的改良与创新,才能使得管理达到一定的效果。实践中,行政事业单位的管理还需要在方法上给予创新,注重方法的改进,但是就传统上的管理来看,很多方法已经不能与时俱,缺乏管理上的统一机制,难以面对庞大的档案管理系统。 三、行政事业单位档案管理的创新思路和对策 (一)行政事业单位的领导要给予高度的重视。行政事业单位的管理者要从思想认识上给予高度的重视,重视档案管理的重要性,制定较为方便快捷的管理制度,才能提高对其管理的效率。从监督的角度出发,档案管理要给予高度的认识,并从监督的方面约束相关行为,才能使得相关制度落实到位。行政事业单位要注重建立内部奖惩考核机制,注重制定较为完备的考核方案,从意识上提升对其的认知,才能从思想上让工作人员感受到档案的重要性。 (二)改善对档案管理工作人员的管理。档案管理要确保稳定性和持续性,确保管理能力的提升,才能积极避免带来消极的影响,针对行政事业单位的人员管理,要加强相关培训,注重岗位责任的落实,从管理的角度出发,注重素质能力的提升,才能使得档案管理人员的管理更加规范化,特别要加强行政管理人员的专业素质能力的提升,注重及时进行严格的监控和考察,例如可以采取职位晋升的形式,注重提升专业人员的综合素质能力,管理上要积极地加强专业技能的提升,注重档案管理的全面落实,才能为行政事业单位档案管理作出巨大的贡献。 (三)注重档案管理的创新思路拓展。行政事业单位要注重档案管理信息的时效性和准确性,注重管理上运用现代化的技术手段,确保档案管理的方便快捷性,现代信息化时代背景下,传统模式需要进行创新,需运用平台实现资源的共享,才能使得信息档案的安全得到进一步的提升,只有发挥网络信息共享的优势,来提高档案管理的安全性和稳定性,为此,档案管理人员要加强对电子档案的保护,才能提高档案管理的时效性。 四、小结 档案管理作为行政事业单位中的重要组成部分,需要积极地采取现代化的技术手段,给予很好的技术支持,才能使得管理上升到一定的高度,只有加强更进一步的管理,才能使得管理达到一定的高度,档案管理要注重改善方式方法,注重运用先进的技术手段,提升工作的效率,要加强注重档案管理的引入,才能使得管理走向信息化,促进行政事业单位更快、更好地发展。
1数字化技术在房地产档案管理中的应用 1.1优化档案检索和查询的功能 房地产档案管理工作在数字化技术的支持作用下,得以良好发展。档案检索和查询的功能大大提高了房地产档案管理工作的服务性能,传统模式下,手工检索和查询需要确定位置,而且还要确定顺序。而在数字化技术模式下,只需输入内容就能达成查询的目的。传统模式下,完成相应工作,要经历十分繁琐的步骤,而通过建立数据库,就能有效规避这些麻烦,而且获得结果的速度也明显加快。在运用数据化技术时,这种快捷的检索功能不会受到时间和空间的限制作用。随时可以进行档案检索,使得档案的利用价值明显提高[1]。档案管理人员以用户需要检索的信息为依据,以相关事件所涉及的问题为基础,制定检索路径,使得用户能够通过档案目录找到目标档案,并根据目录所显示的信息,前往对应的位置,最终准确找到目标档案。现如今房地产企业处于快速发展阶段,很多企业规模过大,如果运用传统的模式开展档案管理工作,则很有可能无法满足企业对档案的使用需求。运用数字化技术管理档案,对这些档案进行编号,并将这些号码录入到计算机存储系统中,此时档案的检索工作就变得更加合理高效。 1.2权限设置实现分项目管理,提升档案资料安全性 房地产档案管理专业性和项目性特点明显,房地产档案的生产基础决定其专业性较强,所生成的资源大多来源于管理活动中的真实资料。由于房地产建设与管理的过程会将房地产分为多个项目。建立档案资料要根据不同的项目进行,所以在管理时也要根据相应的项目进行区分。房地产档案管理工作有较为明显的分散性和集中性特征,在开发房地产项目时,各个项目都有不同的工作内容和流程。所以经过整理的项目资料是比较分散的,因此在管理时,也应该分开管理。而集中管理是整个项目管理的最终目标,所以房地产档案资料有必要实现分散管理和集中管理的结合,只有这样才能实现档案管理的关键目标。对此,数字化技术的应用实现了系统权限设置功能,不仅能够保证数据信息的真实性和完整性,还能将各个环节划分开来。在设置权限的作用下,房地产档案管理呈现出条理十分清晰的效果,安全性也明显提升。 1.3统计分析信息资料的速度和质量明显提高 现如今房地产行业发展迅速,所生成的信息量也越来越大,更加需要先进的技术和形式来满足工作的需要。应用数字化技术,将房地产档案科学分类,同时也实现合理编制,这会明显提升档案的统计效率,也会增强档案资料的管理效果。相比于人工处理,数字化技术的应用使得人工处理的弊端被有效消除。保存纸质档案会受到条件限制,一旦出现问题,档案资料极有可能遭到破坏。比如发生火灾,这会给档案资料管理工作带来毁灭性的打击。应用数字化技术,会在很大程度上保证档案信息的安全,能有效规避很多问题的困扰。数字化存档信息,保证信息完整性,提高统计效率,优化统计质量。在档案分析中应用数字化技术,有针对性的整理档案,这会大大提高分析工作的效果和质量。运用数字化技术进行分析处理,不仅速度快,而且结果也非常准确。相比于传统的分析手法,数字化技术分析得出的结果更加准确,也高度符合相关要求,促使房地产档案资料发挥更大的价值。 2在房地产档案管理中应用数字化技术的注意事项 在目前的发展阶段中,房地产档案管理数字化运用现代电子计算机技术和摄影扫描技术,将纸质的数据转换成为数字化信息,并将这些信息以电子形式进行保存,为了方便数据处理,会建立电子信息库,实现对数据的有效管理,此时档案的使用效率就会明显提升。在房地产档案数字化管理中,档案共有三种类型,分别是档案原件、扫描件、数据档案[2]。档案数字化的最终结果便是数据档案。展开相关管理工作,一定要有规范的标准原则,其中最为重要的一项便是安全。这是因为现代化网络在带给人们便捷的同时,在复杂的网络环境中,也存在大量的安全隐患。对此必须要采取一定有效措施,保证房地产档案资料的安全性。对此,房地产企业需做好准备工作,检查每一个细节的安全问题。比如某公司安装相应的防木马软件,还聘请专业的技术人员,及时发现数字化档案管理中存在的安全问题,使得企业的档案管理的安全性得到了良好的保障。 3总结 综上所述,数字化技术在房地产档案资料管理中的应用促进房地产建立管理事业的发展,而在未来,数字化技术的应用将会更加普遍。但其中所要面临的挑战也是不可忽略的。为此相关部门要积极探索,积累更多的应用经验,强化对数据化管理档案资料的风险控制能力,实现对安全事故的有效预防和处理,切实提高房地产档案管理的有效性。 参考文献: [1]孙小杰,李美丽.房地产档案管理中信息网络平台的运用[J].居舍,2018(22):212. [2]罗俊梅.数字化技术在房地产档案管理中的应用价值研究[J].科技风,2018(19):83. 作者:李春静 单位:联勤保障部队第四储备资产管理局
基于档案管理的这种重要性,本文分别针其影响因素及解决策略进行了研究与分析,力求找到最科学有效的管理办法,促进企业人力资源档案管理工作成效的全面提升。人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据,档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。但是,在当前的人力资源档案管理中还存在着一些影响因素,制约着其职能任用的有效发挥。因此,必须针对这些影响因素提出相应的改进策略,从提高人员档案管理水平这一角度出发,促进企业人力资源管理水平的全面提升。 一、人力资源档案管理的影响因素 (一)管理制度不完善 目前,很多企业或者单位都缺少一套完善、科学、极具约束力与可操作性的档案管理制度。导致档案管理工作缺少必要的制度支撑,整体工作状态陷入到个种混乱之中。例如档案内容不完整、缺乏真实。其中,最常见的问题是出生日期时而按照公历,时而按照农历,其结果相差一个月左右;参加工作的时间也不准确,有的按插队开始计算工龄,有的则按照招工时间计算,这两种算法会导致相差一年甚至几年;还存在学历材料不完善的情况,这一问题在高学历人才的档案管理当中比较常见,例如硕士或博士研究生缺少专家推荐表;同等学历申请硕士、博士的人员缺少全国英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件等资料。这些不健全的人事档案,导致档案的基本利用价值大打折扣。 (二)管理方法不先进 人力资源档案工作主要负责对员工工龄、职位调动、文化程度及任职经历记载、先进材料、薪酬水平这一类信息进行搜集、建档、查询与借阅。在当前的档案管理中,由于缺乏一个科学的、简洁的、系统化的管理方法,导致这项工作需要消耗大量的人力、物力与时间,不但工作效率较低,档案资料的有效利用率也比较低,更容易在人工操作的过程中出现人为失误。目前,大多数企业或单位的档案管理工作还在继续沿用传统的管理方法,档案资料基本上都纸质的,档案归档、储存、调用、检索、借阅等工作全部由人工方式来完成。然而,这一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及时工作时间,查找起来也非常的繁琐,工作效率十分低下,在归还管理方面也不够及时,时常出现档案丢失、破损等问题。 (三)人员素质不过关 人力资源档案管理工作对工作人员的专业知识水平、岗位技能、责任心、工作态度、学习能力等方面都具有比较高的要求。但是,目前真正具备高素质、高水平、责任心较强的档案管理人员数量并不多,很多档案管理人员在综合能力素质方面并不过关。有些企业或单位的人力资源档案管理工作甚至是由其他岗位人员兼任的,他们并不具备从事档案管理工作的相关资质;有的档案管理人员年龄偏大,难以接受新鲜事物,工作方法陈旧落后。尤其在当前的信息化时代,如果档案管理人员无法熟练操作计算机系统以及档案管理专业软件的话,则难以实现档案资料的数字化与信息化管理。 二、努力提升人力资源档案管理的有效手段 (一)完善档案管理制度体系 要想让档案管理工作符合企业人力资源管理需求,首先要建设起一套先进科学的、极具约束力与可执行性的档案管理制度,对档案管理流程进行规范与优化,指导档案管理人员对档案归档、检索、查询、借阅等环节进行规范化管理。例如在档案资料的收集方面,要确保及时性与完整性,并且拓宽档案的归档范围,除了收集员工的基本信息以外,还要针对业绩考核、招聘录用、岗位调动、劳动合同、奖惩记录、工资调整、人事任免、专业特长、个人诚信等方面加大档案资料的收集力度,同时确保各项信息的真实性与可靠性,最终建立起一套完整的员工档案体系;在借阅、递转档案的过程中,既要做到热情接待,又要做到按章办事,对借阅时间、经办人、归还时间等事项进行登记,确保档案资料的保密性与安全性。档案管理人员还要及时对档案内容进行更新与补充,强化档案信息的开发与利用。针对档案管理工作,还要推行岗位责任制与奖惩机制,以此来强化档案管理人员的责任心与工作积极性,积极主动的做好本职工作,加强自我约束与自我管理,使档案管理工作变得越来越规范化、制度化与标准化,使档案管理的各项规章制度得到有效落实。 (二)采用先进的档案管理方法 在当前的信息化时代,人力资源档案管理方法也要跟紧社会发展的步伐,及时更新工作方法与管理手段,使档案管理工作更加符合新时期的各项新要求。在这个过程当中,必须大力推进信息化档案管理体系的建立,实现档案资料的电子化和信息化管理,以此来促进人力资源档案管理水平的全面提升。与传统的纸质档案相比,电子档案不会出现纸张破损、字迹不清、丢失等问题,可以长期保存在计算机系统当中,同时提高了档案信息的机密性与安全性。除此之外,还简化了档案管理的工作流程,减轻了档案管理人员的工作量,提高了整体工作效率。企业或单位要想更好的运行信息化的档案管理,需要做好以下几项工作:首先,为档案管理人员配备计算机及其操作系统、档案管理专业软件这类软硬件设施,为档案信息化管理提供一个必要的运行环境;其次,在企业或单位内容设置一个完善的局域网,同步实现人力资源档案信息系统建设与网络化建设,使档案管理工作能够在网络化的环境下运行,这对于信息化档案管理来说也是非常必要的;再者,建立起人力资源档案的目录数据库以及档案管理系统,使档案管理工作能够尽快适应人力资源档案信息资源共享的相关要求,实现档案目录的电子化输入与存储,便于工作人员随时在计算机系统中进行档案检索、查询与借阅,提高档案资料的有效利用率及管理效能。最后,面向档案管理人员开展信息化岗位技能培训,使他们能够胜任现代化的档案管理方法,使信息化档案管理工作得到高效运转。 (三)提高工作人员的综合素质 只有将档案管理人员的综合素质提高上来,才能有效提高管理档案管理工作的整体效能以及档案资料的开发利用效率。具体可采取以下措施:首先,推行绩效考核制度,定期对档案管理人员的专业知识、岗位技能、责任心等方面进行考评。通过考评的人员方可继续从事该项工作,否则,就要重要考虑其任职资格;其次,推行岗位责任制及奖惩机制,明确档案管理人员的权责范围,一旦工作中出现人为失误或者工作失职,一律按章办事,对相关责任人进行相应的处罚,如果在工作中做出某些突出表现,同样要按照制度规定进行嘉奖,激发大家的工作积极性与上进心;最后,面向档案管理人开展岗位技能培训,帮助大家及时更新工作理念,学习先进的档案管理方法,掌握更加丰富的工作经验,从而促进其综合素质的全面提升,更好的服务于档案管理及人力资源管理工作。 三、结束语 在当前的人力资源档案管理工作中,存在着诸多影响因素,在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升。对此,要充分挖掘各类影响因素,有针对性的提出改进措施,从根本上提高档案管理的整体水平,为企业培养人才、任用人才提供参考信息,促进企业人才队伍的不断壮大。 参考文献 [1]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业,2012(20). [2]魏玲.美国人力资源档案管理启示[J].人才资源开发,2010(7). [3]靖敏杰.浅谈人事档案管理信息化建设[J].华章,2012(12). 作者:王永梅 单位:中国空间技术研究院通信卫星事业部
1分析加强新时期图书馆档案管理工作的重要意义 现阶段,我国大部分图书馆在档案管理工作中开始逐步利用现代信息技术手段,来提高档案信息化管理水平。图书馆档案管理工作中通过引进大量先进的信息技术设备,借助计算机信息技术的优势条件,使得档案管理的操作流程更加简单,方便和快捷,节省了大量的时间成本和人力成本,有效转变以往传统落后的纸质档案管理模式,有利于提高工作效率,缩短工作时间。另外,加强图书馆档案信息化管理,有利于充分发挥图书馆的共享价值,档案管理人员可以利用信息技术,通过数字化的方式将档案资料传至图书馆专属APP软件、微信公众号以及微博等多媒体信息交互平台上,使用户可以用手机,电脑等设备进行实时地查找和阅读,便于资料的共享,提高用户对图书馆档案管理工作的满意度,使图书馆与用户之间的联系日益紧密。 2分析新时期图书馆档案信息化管理工作面临的困境 2.1缺乏足够认识和重视,档案信息化管理观念薄弱 当前,图书馆中负责档案管理的部分领导对于档案信息化管理的观念较为薄弱,仍然对档案信息化管理工作缺乏足够的重视和支持,没有紧跟时展变化趋势和现实情况需要而做出一定的改变,难以使现代信息技术与图书馆档案管理工作结合起来,在档案信息化管理方面资金保障不到位,没有足够的经济能力来购进先进的档案管理设备,使基本的档案管理设备配置不健全,没有建立起信息化的档案管理系统,而且相关工作人员在档案信息化管理中只是做表面形式,敷衍了事,对于错误和已经过时的档案信息并没有进行及时的修改和完善,使档案管理信息数据不够真实和完整并且在档案管理安全建设方面,也没有树立网络安全的意识,从而在档案管理中出现电脑病毒或是黑客入侵等问题,使图书馆档案信息化管理面临着严重的安全隐患,使图书馆档案信息化管理工作环境较差。 2.2图书馆档案信息化管理的相关制度建设不够完善 目前,图书馆档案信息化管理制度中诸多规定已不适应现阶段的档案管理工作需要,使得档案管理制度不够规范和完善。首先,一些图书馆档案信息化管理中,现行的档案管理制度中对档案部门及工作人员的权责不够明确,缺乏统一的工作标准。另外,图书馆对档案员的职业考核制度和监督管理制度不够严格,导致档案员可能会出现消极怠工,违法违纪行为,而又缺乏对其有力地惩戒措施,使档案信息化管理工作效率较低,工作效果较差,使图书馆档案信息化管理工作难以健康发展。 2.3档案管理人员专业能力和职业素养有待提高 在图书馆档案信息化管理中还存在着相关工作人员的专业技术和职业素质等方面能力较差的问题。由于图书馆缺乏专业优秀,熟悉计算机网络技术的档案管理员,而且图书馆档案人员不稳定,也不会定期进行档案信息化管理专家座谈会等规范化和职业化的培训工作,使得图书馆档案管理员的工作观念和方法较为落后,应用计算机能力水平较差,工作责任心较差,极易出现档案信息化信息收集不完备,不及时等各种工作失误情况,从而给图书馆档案信息化管理工作造成较大的危害。 3提出合理有效的对策完善图书馆档案信息化管理工作 3.1提供专项的资金技术支持,改善档案信息化管理环境 为了有效促进图书馆档案信息化管理工作的健康发展,就要提供专项的资金和技术支持,以此有效改善图书馆档案信息化管理环境。首先,图书馆档案管理工作中需要引进大量先进的计算机,扫描仪以及打印机等相关的档案管理技术设备,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持,满足大量复杂的档案管理工作需要,提高图书馆档案管理的服务手段和使用效率,以此推进图书馆档案管理信息化发展。另外,图书馆应建设档案信息管理系统,加强档案信息的网络安全建设,注重对机密性较高档案文件的安全保护,防止不法分子利用网络漏洞来擅自修改和盗取图书馆的档案信息,提高图书馆数字档案信息化安全水平。 3.2建立健全档案信息化管理制度,规范档案管理工作 现代化的图书馆应该建立健全科学合理的档案信息化管理制度,使档案管理部门及工作人员可以依照相关制度规定进行工作,实现档案管理工作的有法可依,执法必严,有效规范图书馆档案信息化管理工作。首先,图书馆档案信息化管理制度应该随实际发展情况不断调整和完善,保证各项档案管理工作可以规范有序的开展,有效避免出现一些不必要的档案管理问题,从而提高档案信息化管理工作水平。另外,图书馆制定严格的监督管理制度和奖惩制度,明确档案管理工作人员的工作职责,使档案管理人员可以自觉遵守相应的制度规定,规范操作档案信息的存储、修改等工作,提高档案管理制度的震慑力,提高图书馆档案信息化管理工作效果。 3.3转变纸质档案管理工作模式,采取创新性的工作方法 在图书馆档案信息化管理中,要进一步转变以往纸质文件形式的档案管理工作模式,采取创新性的档案管理工作方法。首先,图书馆要加强对各类档案信息的收集整理及加工,档案机构在收集档案信息中,要利用网络信息技术拓宽查档方法,也要将图书馆的档案信息进行分门别类,科学规范整理。另外,图书馆要在当前社会经济发展的新形势下建立更符合实际服务需求的档案管理模式,提高档案信息化管理工作的主动创新性,强化档案管理的服务意识,最大限度的发挥档案信息的利用价值,促进图书馆档案管理工作能力的提高。 3.4加强档案管理人员的综合培训,提高工作能力 图书馆档案管理工作人员的工作能力是直接影响档案信息化管理水平的重要因素,因此,加强对图书馆档案管理人员的在信息化方面专业知识和技术,职业素养等综合培训,使得档案管理人员的业务水平得到提高,可以保质保量,高效率的完成图书馆档案信息化管理工作。首先,图书馆要提高档案管理人员的招聘门槛,不仅要具备专业的档案管理知识和计算机网络技术,同时能够有积极向上的工作态度,可以认真负责档案信息化管理工作。另外,图书馆要不断加强对在职档案管理人员的技术培训,懂得应用数据库等基本档案管理知识,并且可以熟练应用计算机等档案管理相关设备,提高工作人员的档案管理综合能力。同时,图书馆要提高工作人员档案管理的职业素养,使其在工作中能给严格按照相关制度进行档案管理工作。 4结语 目前,随着时代的发展变化和我国科技水平的提高,对于图书馆信息化档案管理工作也越来越重视,不仅可以有效解决传统纸质档案工作效率较低,工作时间较长的问题,也能创新符合新时期发展的新型档案管理工作模式。虽然在图书馆档案信息化管理工作中存在着认识不足,重视较少,相应的制度建设和人员管理工作较差等诸多的问题,但是只要树立先进的档案信息化管理观念,在此方面投入更多的资金、技术和人力等资源支持,并且不断完善档案信息化管理制度,等科学有效的措施,进一步改善图书馆档案信息化管理的工作环境,才能促进图书馆档案信息化管理工作的顺利发展。
信息化论文:浅议基层法院信息化建设 摘要:推进司法公开,是促进司法公正的有力举措。新媒体时代、大数据时代的到来,要求各级法院强力推进信息化建设、谱写司法公开新篇章。信息化建设是新形势下司法公开的必然选择。信息化时代的到来对司法公开提出了更高的要求,信息技术手段比传统媒介更具有优势,为司法公开提供强有力的技术保障,极大拓宽了司法公开的深度和广度,促进了司法公开实现更透明更彻底,是司法公开的强力推手。同时信息化是司法公开的双刃剑,要用辩证的思维方式看待。通过分析基层法院应用信息化推动司法公开存在的思想认识不到位、经费保障不到位、专业人才不到位等问题,提出完善的意见和建议。 没有公开则无所谓正义,美国当代著名法学家伯尔曼曾在其《法律与宗教》一书中如此断言道。院长也曾指出,“公开是最好的防腐剂,公开是树立公信的前提,公开是打消当事人疑虑的最好办法。”推进司法公开,是促进司法公正的有力举措。法治文明的进步和发展史,从某种意义上讲,更是向社会广开司法大门、让群众接近司法、了解司法活动、不断增强司法透明度、提高司法公信力的过程。 党的十八大报告明确提出要“全面推进依法治国”,“法治是治国理政的基本方式”。这预示着继中国特色社会主义法律体系逐渐形成之后,法治将成为我国治国理政的基本方式。而作为衡量法治发展的标尺,司法公开则是法治社会的本质要求。这不仅是一项宪法原则和基本诉讼制度,更是促进司法民主、实现司法公正、树立司法公信的重要基础、保障和途径。在中国共产党执政理念发生重大转变的大背景下,顺应民众需求和尊重司法规律,司法公开具有必然性。 近年来,各级人民法院主动呼应人民群众的期盼和要求,主动打破“司法神秘主义”,以一种开放的姿态和包容的胸怀,迎接司法公开春天的到来。 当司法公开成为全体法院干警的共识时,如何推进司法公开之路越走越好,离群众的期待越来越近,就成了一个现实的司法实践课题摆在了人民法院面前。新媒体时代、大数据时代的到来,指明了一条路径:强力推进信息化建设、谱写司法公开新篇章。 当今世界,现代信息技术的充分应用和广泛普及对人类社会的各个方面都产生了深刻的影响,引发了社会运行方式和人们思维行为模式的改变,有力地推动着人类文明的进步和经济社会的发展。大力推进信息化,是当今世界发展的大趋势,成为了衡量一个国家综合实力和现代化水平的重要标准。世界各国目前都在致力于信息化建设,并将其作为实现自身长远发展的必然选择。 近二十年来,我国互联网发展突飞猛进。据中国互联网网络信息中心的报告,截止2013年底,中国网民规模突破6亿,其中通过手机上网的网民占80%;手机用户超过12亿,国内域名总数1844万个,网站近400万家。俨然,我国已是名副其实的“网络大国”,已步入了信息化时代。 伴随着信息化时代到来,网络新媒体、“自媒体”异军突起。网络打破了传统媒体受时间、版面等种种限制,具有自由平等、即时互动等特征。网民可随时在线自由发表个人意见、互动传播交流信息。借助网络媒介,民众不再仅仅是信息传播的受众者,而且也是信息的制造者、传播者、评论者。一个事件,一旦引起网民的关注,很容易被炒作,形成一传千里、一呼百应的场面,在短时间内传遍整个网络。其传播速度之快、范围之广、影响之大,远非传统媒体所能比。 同时网络也给广大民众提供了一个关注司法活动、维护自身权利的崭新平台,群众的维权意识日益增强,参与司法、了解司法的愿望更加迫切,对司法活动更加关注。司法案件中存在的任何问题捂不住、也盖不住,往往被网民们以各种方式披露出来。近年来,网民对司法活动,特别是重大、热点案件的审判活动更加关注。例如,近几年发生的彭宇案、许霆案、药家鑫案、李昌奎案等司法热点事件看,一些法院没有完善民意沟通渠道,处理个案时,缺乏对民意的综合考量,其裁判结果往往受到广泛质疑,降低了司法公信力,动摇了司法权威。在信息化时代,此类社会“误解”被不断加重,借助网络的发酵,法院陷于被动的不利境地。这就要求人民法院更自觉、更主动地开展司法公开,不断加大公开力度,创新公开举措,拓宽公开渠道。(2) 信息技术手段具有传统媒介所不可比拟的独特优势,主要体现在: 如果说司法公开是法院的一场“自我革命”,那么信息化建设便是这场革命的“枪支弹药”。信息化建设极大地推动了司法法公开,主要体现在: 信息化建设使法院、法官、当事人和社会公众之间的司法良性互动更加可能。信息网络技术的广泛应用,例如陕西全省三级法院从2013年12月开始已经普遍实行的网上办公和网上办案,使得法官之间、法官与法院之间的关系更加互动;例如2014年1月开通的审判流程公开、裁判文书公开、执行信息公开三大平台,极大地方便了当事人和社会公众查询案件审判流程和裁判文书,以及庭审录音录像。显然,信息化建设使得当事人和公众参与司法更加方便、更加经济,既降低了司法的社会成本,又提高了司法资源的利用效率。 信息技术传输的即时性、便捷性和时空的蔓延性,能准确把握不同受众对司法公开需求的差异性,通过建设相应的平台,最大程度满足不同主体的司法需求。其中包括通过加强网络查询系统建设、开通法院微博等多种方式将案件审判流程及执行信息向当事人公开,方便当事人查询,为当事人提供高效的司法服务,切实保障当事人的各项诉讼权利;通过互联网等方式将案件开庭信息、庭审过程等信息向社会公开,接受公众查询,满足公众的知情权、参与权和监督权,从而实现司法公开的针对性和实效性。信息化建设使得法院能够突破了传统公开手段的容量限制,极大丰富了司法公开的内容。借助信息网络这一平台,不仅可以公开有关司法工作的文字、图像、声音,实现图文并茂,还可以使相关信息动态甚至互动式呈现,极大丰富了司法公开的内容。 信息技术在司法领域的深化应用同时也在潜移默化地影响着审判过程及方式走向更加透明,更加公信。信息化建设使得法院司法公开工作突破了传统司法公开的物理空间限制,拓宽了司法公开的展示空间;突破了传统司法公开的时间限制,扩大了司法公开的延续时间。例如:2013年8月,济南市中院对案进行微博直播,采用了文字、图片、视频等多种方式,及时、充分、客观、准确地披露庭审重要信息。其详尽程度,有人称几乎是把庭审笔录直接贴上去,内容毫不避讳,让原本以为不过是场“形式审判”的民众,完全惊叹于司法公开的魄力。在这些个案中,人民法院借助微博和网络平台,以开放化的程序安排将人们原以为会静悄悄的宣判提前公布于众,还在判决的环节上下足了透明化的功夫。这种以透明、公开的方式为人民群众呈现了审判全过程,取得了良好的司法效果与社会效果。(3)实践证明,信息化建设是人民法院增强司法能力,提高司法水平,促进审判工作的重要途径,是践行司法为民的重要措施。工欲善其事,必先利其器。人民法院在坚持司法为民的前提下,不断增强审判工 作和法院管理的科技含量,加快审判信息化步伐,规范审判流程、提高工作效率、提高工作质量,有利于人民法院广泛接受社会监督、提高司法透明度、增强司法公信力,同时个案在信息化系统内的公开,也有利于办案人员规范司法行为,接受审判监督。信息化时代给司法公开带来了新的机遇的同时,也提出了新的挑战。一旦把握不好,信息网络技术在司法领域的广泛应用也有可能影响到法院、法官的审判的独立性,并进而可能损害司法的公正性和公信力。实践经验告诉我们,信息技术的无孔不入,特别是当录音笔、摄像机在我们眼前时,互联网以非理性的海啸方式集聚意见时,我们变得更加谨慎,甚至噤若寒蝉……因为,信息网络技术被缺乏理性的人群使用时,不知情者的声音和唾沫甚至谩骂会令知情者根本无力表达真相,更不可能展开理性的批评,也使得理性的判断无法进行。这决不是耸人听闻,信息网络技术在司法领域若应用不当时,将变成非理性的狂欢和谩骂工具。(4)因此,我们应该对信息技术在司法公开领域的应用坚持欢迎而又谨慎的态度,既要切实加强但同时也要注意其界限。 目前,信息化建设在全国各基层法院正逐步推广。以陕西省107个基层法院为例,以审判、执行、政务为核心的法院信息化建设体系已然初步形成。信息化在审判执行管理、司法政务管理等方面的应用逐步深入,各类审判和执行案件相关受理、分案、审理等程序均在网上完成,实现了对案件流转的各个环节进行全程跟踪管理,为案件质量评查和错案追究提供了准确和有利的依据,为推动司法公开奠定了良好的审判数据基础。当然,部分基层法院在加强信息化建设、推动司法公开过程中也存在着以下常见问题: “不谋全局不足以谋一域,不谋长远不足以谋一时”。在基层法院的案件数量呈逐年上升趋势的背景下,审判工作难度日益增大,基层法院若不能审时度势、因势利导,充分认识到加强法院信息化建设对于提高审判质量和效率的重要意义,面对人民群众日益增长的司法需求与法院相对有限的审判资源之间矛盾的增加,定会无所适从,进而制约基层法院的发展。信息化建设是一项长期工程、一项必建工程,基层法院应着力在审判工作与网络应用的结合上下功夫,积极稳妥地推进办公、办案模式的转变,提高办公效率和办案质量,从而实现管理和决策和科学化。要将深化信息化应用作为“一把手工程”,院领导亲自抓信息化工作,带头网上传阅公文和签发裁判文书;将信息化应用纳入目标管理考核内容,并将信息化运用程度记入干警业绩档案;实行信息化应用通报制度,每月通报各庭室各部门信息化应用情况,以公开监督促普及应用。 将信息化建设作为新时代促进司法公开的重要工具以及法院提供便民服务的有效平台,要摒弃作秀心态、流于形式之嫌,采取积极主动的态度和举措,要体现为推进司法公开提供信息化手段的要求,要体现司法为民、群众路线的思想和为诉讼当事人提供便捷高效的司法信息服务的理念。同时要积极探索使用新媒体载体。当前,新媒体在我国发展异常迅速,要高度重视新媒体载体的运用,进一步完善门户网站、法院微博、微信等新媒体载体建设,形成互动连通机制,在网络领域传播主流声音,更好地利用新媒体载体进行司法公开。(5)要加大信息化投入,运用信息化载体高效、灵活的特点,使用电子显示屏、便民查询电脑、触摸屏查询系统等,方便来访群众高效、轻松地查询到相关信息。 (三)强化辩证思维方式,统筹协调降低风险性 审判流程公开、裁判文书公开、执行信息公开等举措,向人民群众展示了法院司法公开的诚意,无疑应该继续加强和深化。但要注意的是应以不被舆论绑架而被迫改变法官自己判断为限,如果屈从一时的非理性的舆论压力而对法律不够忠实,必将损害司法公正和法律的权威。司法裁判的过程,是法官自由心证和理性判断的过程,越少干扰越好,法官要适度倾听民众声音,目的在于努力使个案的法律适用更加贴近时代现实和发展进步需要,这是一个主动和能动的过程,是一个令司法更加公正的过程。同时也要增强信息网络安全意识。针对本法院审判执行工作的切实需要及自身特点,制定与之相辅相成的法院网络安全标准,加强网络安全防范教育,强化干警的网络风险意识,使干警在充分认识到网络安全重要性的前提下能够积极主动地进行学习,积极参与司法公开工作。(6) 诚然,信息化建设毕竟只是一种工具和手段。加强信息化建设,目的在于让法院的司法行为最大限度地公开过程,让当事人更加及时地了解案件进展的过程,让社会民众更加真实地了解法官裁判说理和法院公正司法的过程。其应用核心在于促进司法的公开,进而提高司法的公正和公信。但司法公开不是终极目的,而是为了通过司法公开更好地接受社会各界的监督,营造关注司法公正的社会环境,以此保障司法公正,从而实现促进社会公平正义的最终目标。 在信息化时代的背景下,认识并注重科技的力量,将信息化建设作为法院实现司法公开的助推器、实现法院现代化管理,无疑将成为实现法院科学发展的必然趋势,也必将是当前和今后一个时期内各级法院工作的重中之重。 同时信息化建设又是一项基础性、战略性、全局性的系统工程。如何使信息化建设更好地适应新形势下基层法院司法公开工作的需求,使信息化能够真正为司法公正、高效、权威和廉洁提供全方位、多层次的服务和保障,仍是一个需要不断探索的课题。信息化照亮司法公开前进之路,仍然任重而道远。 信息化论文:财务公司信息化建设存在的问题浅析 摘要:作为非银行金融机构,财务公司的业务与银行业务相比,在诸多方面存在相似之处,主要是存款业务和信贷业务。但与银行相比有两个先天不足:一是没有现金业务,二是没有自己的清算号。这两个先天的不足决定了财务公司的部分业务必须和银行合作,因此财务公司的信息化建设不能照搬银行的信息化建设模式。 关键词:财务 信息化建设 研究。 实事求是地说,财务公司做存贷、结算、票据业务方面,优势可能不如银行;做租赁业务的优势可能不如金融租赁公司,做担保业务优势可能不如担保公司。如果与这些机构进行同质化竞争,不但业务做不大,形成不了核心竞争力,还有较大的政策风险。财务公司只能是在银行和其他金融服务机构的夹缝中求生存谋发展,这也对财务公司的信息化建设提出了更特殊、更高的要求,要求信息化系统要来源于银行又要在某些方面,特别是在贴近企业、服务企业方面要优于银行、高于银行、快于银行。 现就财务公司信息化建设的相关问题谈几点体会: 1 加强队伍建设 ,进一步充实专业人才 ,形成对业务的快速反应和有效带动。 这是最关键的问题,没有充足的专业人才,细节的事情都不易于操作,总体规划无法落实。当然财务公司也没有必要建立像大银行那样的庞大的开发中心,今后的信息化建设工作还是应该与特定的 1- 2 家软件公司达成长期合作意向,主要工作还是要依靠软件公司来做,但基本的人员配置是必须的。必须建立高效精干的项目经理团队,这些项目经理应该具备银行 IT 系统建设经验,最好也对企业特点有一定的了解,他们一方面要对业务进行分析,一方面要对系统进行总体规划,同时还要组织监督项目的实施。只有这样才能将规划迅速落地,快速满足业务部门的需要,并且带动和促进业务的发展。 2 要全面部署,分步实施。 在具体实施过程中,要针对目前财务公司信息化的现状,充分考虑公司管理变革的承受力,制定分步实施计划,充分分析、研究业务需求,对项目实际目标做出切合实际的估计,明确阶段性目标,不断巩固、强化应用,不盲目追求高标准和期望一步到位,不影响正常的生产经营活动秩序,用全面、科学、规范的业务流程、操作规范来巩固实施效果和规范公司基本业务处理行为,确保该管理模式符合公司管理需要,逐步实现财务公司信息化建设的整体目标,保证项目整体实施效果。 3 要突出重点,以点带面,加快财务公司信息化建设步伐。 以点带面中的“点”是紧迫要建立的业务系统,“面”既包括基础架构建设,也包括与此“点”相关的决策支持系统。要实现这个目标,首先必须对现有系统进行全面梳理,明确各系统之间的关系,找出不足;其次必须参考银行信息化系统,对财务公司未来信息化系统的概貌有清楚的认识和定位;最后还需要在满足不断增长的业务需要的同时,顺势开展基础架构建设,否则业务系统林立,底层难以融合,又步入了银行的老路。 财务公司信息化建设基础比较弱,这也是发展中难以避免的问题,银行也都曾经历过这个阶段。现在财务公司信息化部门的主要目标应该跨越式地经过这个阶段而不是照着银行走过的路再重新走一遍。有些步骤财务公司可以迅速跨越,而银行则无法迅速跨越。所以财务公司的信息化建设工作理论上应该能够比银行快,也必须比银行快。要实现这个目标,困难是现实的,但这些困难也必须是要克服的,否则一步赶不上步步赶不上,始终处于落后地位。 4 要加强流程、环节控制,保障网络安全性。 在系统建设、运行等不同阶段应遵守不同的安全管理目标,对系统建设、规划进行全面调查、分析、研究,对实施方案进行充分验证,充分考虑公司的实际情况,在合适的时间通过合理的方式,循序渐进,逐步改善,保证公司管理体系的完整和安全。在系统建设过程中,各单位还必须建立、健全安全管理责任制,制定安全策略,建立操作系统的安全机制,使用安全方式连接客户端与应用服务器,划分管理权限,实行身份认证,形成数据库系统、数据存放的安全机制和网络备份机制。信息安全与信息系统同步规划、同步建设,完善信息安全保障体系,建立对病毒和黑客的防范措施,确保财务管理业务不间断和财务信息高度安全。 5 厘清财务公司 IT 系统与集团的关系, 建立相对独立的 IT 运作机制。 首先,财务公司作为非银行金融机构,业务上、IT 系统建设上都要接受人民银行、银监局等外部监管机构的监管,相应的在各项业务的规章制度、工作规范、工作内容方面都有着特殊要求。从信息化建设角度来讲,满足监管部门的要求更困难。因为之前在此方面考虑的少,并且财务公司的信息化体系内置于集团整体信息化体系之中。今后随着监管机构的监管力度不断加大和自身业务的不断发展,财务公司必须迅速厘清信息化体系与集团信息化体系的关系。必须从机房建设、网络建设、系统硬件、软件项目实施等各层面将信息化体系与集团的整体信息化体系进行相对的隔离,这样才能比较好地满足相应的监管要求,并适应自身的发展。 其次,财务公司是集团的下属单位,企业集团一般都有资金管理系统,以统一进行资金的调拨和集中使用。财务公司的信息化系统与集团的财务管理系统不可避免地存在一定的关联,必须明确这两者之间的关系。集团的财务管理系统定位于企业集团层面,重点放在资金流入 / 出预算、资金调拨 / 使用计划,它侧重于政策和指导层面,虽然也涉及资金使用的具体细节,但不能经营财务公司项下的各项金融业务。在没有财务公司的情况下,集团的财务管理一般最终依赖银行作为资金收入和支付的渠道,同时可使用银行提供的现金管理功能进行投资理财。在有财务公司的情况下,财务公司可以依据人民银行的相关规定,办理成员企业的存贷款、统一向银行申请授信等金融业务,并且有自己的独立金融账务核 算体系;同时也接管资金收入和支付渠道,集团财务与银行打交道。财务公司的信息化系统与集团的资金管理系统总的来说是政策制定和具体工作的实施的关系,集团财务侧重于集团内部,而财务公司侧重于外部的独立业务和性质。但由于财务公司成立时间晚、信息化建设定位不清等原因,目前有些具体工作的实施职责还保留在资金管理系统中进行,财务公司信息化系统还没有形成对相应业务的全面,工作界面相对模糊。从长远来看,这种状态对实际工作质效产生了不利影响,应该明确清晰区分出集团层面的工作和财务公司的工作。 总而言之财务公司作为集团公司的一分子,财务公司的发展与企业集团休戚相关,密不可分,建设以资金集中为核心的财务公司的信息化系统,目的是为了使全集团的资金高度集中,高效运营,从而为集团各成员企业提供优质的金融服务,促进集团公司快速发展。因此,财务公司的信息化建设,绝不是简单的先进技术的堆砌,最大的困难将是如何得到各成员企业的支持。如果没有集团领导的支持、成员企业的配合,财务公司以资金集中为核心的信息化建设就会成为无源之水、无本之木,再好的模式也是没有用的。 信息化论文:对信息化会计管理研究 【摘 要】为了应对随之而来的机遇和挑战,会计组织和会计系统应迅速行动起来,从各个层面上进行反思、变革和完善。在会计变革的滚滚洪流中,借助信息化手段和相关理论丰富管理内涵、提升管理水平便是值得关注和深入的研究。 【关键词】信息化会计管理 会计服务器 会计流程再造 会计知识管理系统 1、 引言 上世纪40年代现代信息技术的兴起,使会计领域也发生了天翻地覆的变化。然而随着信息化投资黑洞、信息悖论、信息孤岛等陌生字眼的出现,以及对许多企业的信息化工程的影响,使包括会计在内的管理信息化前途遭受到莫大的质疑。究竟应该如何正确的看待管理信息化的现状和如何开展会计管理的信息化工作,成为了我们值得深刻思考的问题。 2、 会计管理的现代特征 2、1会计管理是系统性管理。在信息化环境下,会计管理的系统性尤为突出,会计管理过程中的各个环节既相对独立有相互连接,形成一个流程完整的工作体系。从管理过程来看,无论是同属事前管理的怀集预测,决策和财务预算,还是事中进行的会计控制,以及事后的会计检查,考核和分析,都是属于全过程的系统管理,强调的是提高整体经济效益。[1] 2、2会计管理注重“以人为本”的管理。在市场竞争的经济体制下,科技进步和管理水平高低归根结底是对人才的需求和竞争。以人为本,重视人才的培养的流向才是管理的重中之重。因此,加强对员工的培养,充分激发员工主观能动性、积极性和创造性才是企业生命力的所在。会计管理也同样涉及人本管理,在企业中不仅要培养竞争性的管理人才和技术骨干,也要关注会计人才的培养,特别是竞争性的会计人才。 2、3会计管理更重视对无形资产的管理。知识是企业的无形资产,发展知识经济就要加大对无形资产的投入,因此,知识的生产必须加以保护,而对无形资产的管理也更为严谨。随着知识竞争时代的到来,企业管理的重心也在向着对无形资产的管理倾斜。知识产权和人力资源是这些无形太投资,最主要的外在表现形式,由此看来,无形资产的管理,在实际表现上就是对知识产权的维护和人力资源的管理。[2] 2、4会计管理正在向信息化管理发展。信息化管理是运用现代信息技术与现代管理方式相结合的管理模式。在会计管理工作中,采用网络信息等现代科技手段,使更多的信息在网络的平台上得以互动和共享。通过对资源的合理利用,也是会计管理迈入信息化,网络化的新时代。 3、信息化会计管理方法 在信息化环境下会计管理中的数据准备阶段由会计核算工作来完成,我国目前所使用的会计电算化系统和核算软件等都是为数据准备服务的,但要充分发挥会计的管理优势,还需要综合各方面的经济信息,这样才能为企业经营活动和其他活动提供决策支持。常用的会计管理方法就是我们前面提到的事前,事中和事后三大阶段中采用的方法。 在会计核算中,对于同样的经济业务可能存在着不同的备选会计方法,这些方法各有优缺点。手工会计条件下,对于会计处理方法的选择除了要考虑信息提供的决策有用性原则外,成本效益原则也是必须要考虑的。手工会计条件下,成本效益原则主要是要考虑会计核算工作量不能太大,提供相关信息带来的管理效益不能低于处理信息的成本。因此,在会计核算时,常常需要由会计人员根据经验选择既能保证一定的信息质量,又比较简便的会计核算方法,但核算方法的选择离不开会计人员的主观判断,这就很难保证会计信息的真实性。而在会计信息化条件下,由于会计核算过程可由计算机来完成,因此成本效益原则已不再重要;另一方面,会计信息的开放性和动态化特征要求会计信息规范化,会计核算方法也应规范化。因此,会计信息化下会计处理方法的选择应遵循以下原则: (一)规范化原则。信息化条件下会计信息的开放性、智能化和实时化特征要求会计信息规范化,因此会计核算方法也应遵循规范化原则,其意义在于: 1.有助于真正实现会计信息的可比性,提高会计信息质量,实现会计信息系统与企业内外有关系统(如证监会、银行、税务、企业)的实时对接,进一步促进了会计系统之间的协作和相互监控。 2.可以促进会计核算软件研制的标准化、规范化,加快管理型软件的开发应用。 3. 保证会计信息的可比性,减少会计人员主观判断的机会,在一定程度上增强了会计信息的真实性。 (二)准确性原则。在信息化条件下,最需要考虑的是核算方法的科学性和合理性,准确性将成为会计核算方法选择的重要原则。会计信息化条件下,大部分核算业务交给计算机处理,因此在选择会计核算方法时,不必计较核算工作量的多少;而且,由于信息化环境下信息高度共享,会计数据较手工环境下更易取得,不必为了权衡结果的精确性和过程的复杂性而选择次优的方法。 (三)及时性原则。信息化环境下的一个显着特征是实时性,会计数据采集、处理,会计信息的、传输和利用能够实时化、动态化。会计数据处理的动态化要求会计处理方法的选择必须考虑及时性原则。 (四)开拓性原则。随着信息技术的不断进步,会计核算方法的质量在不断创新和发展,会计人员在选择会计处理方法时,应当选择会计发展过程中最现代化、最新颖也最具生命力的会计核算方法,实现会计方法的不断变革,与时俱进,提高会计核算的效率与质量。 4、 信息化会计管理体系研究 4、1 电子商务改变了传统会计管理的性质 网上支付、网上银行等结算方式的兴起,更加大了资金流控制的难度。由于网上开展得一系列商务活动无法像传统的结算方式一样得到有形的记录痕迹,同时由于信息处理的协同与集成,使得 对信息流的管理变得复杂繁琐,控制起来也变得异常困难。面对新的局面和新的信息化环境,传统的会计管理模式改革势在必行,新的会计管理方式呼之欲出。[3] 4、2 集成管理提出了会计管理的新内涵 集成管理概念的提出,给会计管理信息化带来了强大的机遇和挑战。首先,企业的各种商业信息,与企业有关财务状况和经营成果等是都由这个信息系统负责收集、整理和的,因此作为会计系统,财务数据要首先与其他信息形成集成管理;其次,集成管理要求会计系统不仅要成为信息系统的组成部分,同时要兼顾一个管理系统的角色,充分发挥会计功能本身具有的预算、决策、资金控制等全面的管理功能;第三,“管理信息系统(MIS)由生产管理、销售管理、人力资源管理和传统的会计信息系统(AIS)等组合而成,但毕竟还没有从各个独立的分支有效的升华为一个整体,无法涵盖企业的所有方面,仅仅是信息化的雏形阶段。 4、3 供应链管理扩大了会计管理外延 随着供应链之间的竞争逐步取代传统的企业竞争,同时传统的职能部门管理也随同向供应链一体化管理转型, 在新的竞争需求下,为企业的资金流,信息流和物流的集成化管理,指出了一条新的道路。各联结企业间的会计协调对于实现供应链管理中的“三流集成”的管理提供了必要的基础,特别是资金管理问题。首先,各企业之间并不是真正意义上的整体,而是具有各自不同组织结构和等级制度企业的联结,缺乏独立企业中绝对权威和强制规范的约束。其次,在供应链协议中,体现的是各方权利和义务的平等,任何一个企业都不会为了所谓的整体战略目标而牺牲自身的利益。供应链是一个靠协议约束的虚拟组织,没有更高一级的管理和凌驾在各成员间的机构,其合作是松散的并带有鲜明的阶段性,他们既是合作伙伴又是暗中相互的竞争对手,在信息资源和管理协调方面都不可能完全实现共享和透明。同时由于资金管理无论在各个缔结企业还是在整条供应链中不可动摇的特殊地位,只有加大资金的监控力度,保障资金管理,才能带动其他环节同步协调发展。笔者认为与各个联结企业你饿不资金管理相比,整个供应链中资金流的协调管理系统更为复杂,庞大。因此,针对业务环节中的资金活动,要奉行“管控结合,以控为主”宗旨。在各联结企业享有独立决策的基础上充分发挥协调功能,使资金流动信息透明化,在链条的决策过程中实现信息化会计管理,这是加强供应链管理不可或缺的重要途径。 5、 结语 传统会计理论体系虽然完备,但在信息化发展日益重要的企业管理领域,有些理论明显跟不上发展的脚步,甚至被淘汰,继续沿用可能对信息化会计管理工作的效果不能起到应有的作用。为此,必须在继承优秀传统理论的基础上根据时代性的特征,总结过去的缺陷,探讨信息化环境下用于指导和支撑会计管理体系发展的新思路。信息管理的未来是知识管理,会计管理应迅速捕捉这种发展趋势,借助管理平台将二者结合起来。通过建立专家系统、人工智能系统,利用神经元网络和决策树等技术,实现会计系统的高端应用。 信息化论文:电脑信息化管理在燃气行业中的应用 电脑信息化管理在燃气行业中的应用 摘要:本文介绍深圳市燃气集团电脑信息化管理系统设计思路、结构、工作原理及特点。 我公司现有十三个不同规模的区域气化站和近千多公里的燃气管线,具有75万户供气能力,现为深圳市42余万户管道用户提供安全可靠的管道石油气供气服务。近几年来深圳市管道气事业发展较迅猛,用户正以6万户/年的速度向前发展,如何保证城市燃气供应系统安全稳定地供气,为广大深切沛民提供优质服务,作为深圳市管道燃气唯一经营单位——深圳市燃气集团,为了进一步搞好安全供气工作,加强燃气供应系统规范化管理,提高优质服务水平,集团公司于一九九八年十月成功地开发了一套具有现代化水平的电话调度管理系统,将电脑信息化管理贯穿于用户服务、燃气供应、事故抢修和生产调度的全过程之中。 1调度管理系统设计思路 管道供气业务涉及面广,除日常气站及管线巡查、维护保养、供气作业等工作外,每天还要接到500多个用户来电,来电内容有咨询、点火、户内燃气管道改装、燃气具维修、市政建设协调、泄漏抢修等,工作任务繁杂,专业分工细,工作站点多,通常我们只能靠电话及传呼机进行内部传递信息、生产调度,靠人工填单的方法完成作业记录及资料管理。由于每天信息传递量大且手段落后,信息往往得不到准确及时的传递,造成各生产部门之间配合失调,工作效率低,公司领导也只能靠听取各级基层汇报进行决策,管理难度十分大。针对上述问题,我们提出了开发电脑信息化管理调度系统的设想,即通过建立一套信息采集、信息传递、信息处理、信息反馈、决策参考、信息整理归档等功能的电脑化调度管理系统来协调指挥公司运作,以提高生产效率及服务水平。 2调度管理系统结构及工作原理 如图1所示,调度管理系统由三大系统(用户资料管理系统、地下管网管理系统、综合调度系统)及与之相配套的八个工作平台组成。该系统根据我公司的实际运作将各项工作纳人程序化、科学化管理,下面简要介绍该系统工作原理。 2.1用户资料管理系统 该系统将35万管道气用户使用管道气情况进行全面规范化的管理。当用户前来我公司办理开户手续时,用户的姓名、住址、编号、开户时间和联系电话等基本资料,通过营业中心工作平台输人到用户资料管理系统的数据库,然后对用户点火、维修、安全检查等服务等情况记录下来,通过反馈处理平台录人到用户资料数据库中,形成一个完整的用户资料数据库。 2.2地下管网管理系统 该系统在最新的深切沛电子地图地理信息的基础上,通过数据输人平台将市内地下燃气管线的规划、设计、施工、竣工和供气等详细资料录人到地下管网数据库中,同时根据地下管线的分布情况、管线等级和可能发生的事故等级因素编制了突发事故参考抢修方案程序,供发生意外事故时调用。 2.3综合调度系统 该系统在用户管理系统及地下管网管理系统的基础上,对公司的运作进行全面的科学化管理。当用户打我公司的服务电话要求服务时,我公司电话接听员在用户报上编号,或姓名、住址、身份证号、电话号码等其中之一后,就能通过电话班工作平台将从用户资料库中迅速调出用户资料,方便地解答用户所提出的问题。若用户提出点火、维修、改管、抢修等服务,接听员只要在键盘上按一下选择键就能将用户的需求自动记录下来并形成任务单,通过内部网络发送到各相应的生产部门(伴有提示音),各生产部门在几秒钟内就能收到各自的任务单,并打印出来派给工人进行上门服务。若电话接听员接到地下燃气管线抢险电话,在记录下事故地点基本信息后,立即将此信息传递给调度工程师,工程师通过调度系统快速地将事故地点的燃气管网图及预订的参考抢修方案,从地下管网管理系统中的数据库调出,并传送到离事故地点最近的抢修队,抢修队员在打印出任务单及管网图后,可快速赶到事故现场进行有效的处理。 此外,调度管理系统通过各数据采集平台将各气化站的重要工艺参数、各仓库的材料库存量及各项工作完成情况的统计数据,及时采集,随时供公司领导查看。 3调度管理系统的特点 3.1建立了完整的基本信息资料库文秘站版权所有 信息化管理系统最基本的要素是建立完整无缺的基本信息资料库,对我们燃气经营单位来说即建立用户资料、管网资料库。目前我公司管道用户已达42万户,如果用传统的手工记帐方式对用户进行管理,其后果不难想象的。我公司早在一九九三年就开始采用电脑管理用户基本资料,也就是在用户前来我公司办理开户手续时,将用户的姓名、住址、联系电话,开户时问和交费等情况录人电脑。但该资料库并没有将用户使用管道气的详细资料记录下来。为了建立完整的用户资料,加强用户安全使用管道气的管理,我公司在此次开发调度管理系统时将用户资料数据库进行了较大的修改,我们在保留了原有的用户资料的基础上,将用户家中的气表编号、燃气具规格型号、点火时问、维修记录、改管记录、抢修记录和用户来电语音记录等详细资料,对用户服务的过程中进行采集反馈并录人到用户资料数据库中。与此同时,我市地下燃气管网资料库也由集团公司有关部门开发完毕投入使用。这样,我们建成了一个完整的燃气企业基本信息资料库。 3.2信息采集高效化 我公司原设有咨询、维修、点火预约、户内燃气管道改装、泄漏抢修和用户投诉等八个号码十条线对外服务电话,通过这些电话采集各种服务生产信息,但由于服务电话号码太多且分工过细,用户常常分不清楚各个电话的用途,为了解决一点小问题用户需打几个电话;电话接听员在记录用户服务需求时,要从十几本记录本中找到相应记录本,然后一一记下用户的姓名、住址、联系电话、上门服务时间等信息,既费时又容易出差错。在采用调度系统后,我们对公司机构进行了调整,成立了调度中心,调度中心对外设立了十条24小时热线服务电话(一个电话号码),每个电话接听员都配有一部电脑,用户只要说出自己的用户编号(或姓名、电话号码、住址等信息中的一个),接线员就能够快速调出完整的用户基本资料,确认无误后在电脑键盘上按一下选择键就能将用户的各种服务需求记录下来,并自动 生成工作任务单,既准确又迅速,同时所有用户来电都通过服务器中的光盘刻录机记录下来。集团公司有关部门发来的各项生产指令信息,也统一由调度中心的调度员进行录入,确保了我公司各项服务、生产信息准确及时的采集。 3.3信息传递准确化、及时化 在记录了用户服务需求及有关生产指令后,要将这些信息形成工作任务单,传递到各生产部门并组织人员落实。以前我们传递信息只能靠电话及传呼机进行,由于用户服务站点多,通讯手段不够先进,信息难以准确及时传递,既影响了服务水平的提高,又容易造成各生产部门之问的纠纷。因此,我们在开发调度管理系统的同时,利用光纤将各级领导、调度中心和各生产部门的电脑连接起来形成了一个高效的局域网,有关领导及调度中心发出的生产指令,各生产部门在几秒钟之内就能准确无误收到,各部门之间也能通过网络进行信息传递协调工作。所有的信息传递单上都有收发时间、操作员姓名记录,信息在传递过程出了差错,有关人员能够迅速地查出责任人。 3.4信息处理程序化 以前各生产部门在收到生产任务指令信息后,由班组长日头或写派工单,但分工是否及时、合理,工作完成情况如何,科室领导无从所道,也无法督促检查,尤其是跨部门的工作任务往往会因部门之间协调节不当而造成工作延误。采用调度管理系统后,各生产部门利用电脑进行派工,任务落实到人,各级领导及调度员能够在各自办公室的电脑上及时地了解到各项工作落实情况,如发现有些工作没有按时完成,企管员或调度员会通过催办平台向责任部门发出整改通知,责令责任部门限期整改,否则公司会追究有关人员的责任。对于那些需多部门协调进行的生产作业如新区域供气作业,各生产部门能够通过电脑网络查询上一个工序的进展情况(如动火接管、地下管置换和楼宇管道置换等)并制定自己相应的工作计划,使各项生产有条不紊地进行。 3.5信息反馈及整理自动化 以前各岗位的工作人员在完成工作任务后,通过填写作业单将完成任务情况记录下来交给统计员,统计员将作业记录单整理后存放在资料柜中。日常月久,资料柜内的资料越来越多,整理、查找都十分困难,特别是一些因过户、销户、迁户而拆换气表的表底数记录,一旦出错或没有送到各营业所及时修改用户资料,工作人员与用户之问将会造成争执,使用户或公司蒙受经济损失。使用调度管理系统后,电脑录人员在各项工作任务完成后立即将作业记录单录入电脑,电脑将各类反馈信息自动归类及统计,并存入调度中心的服务器中,供各营业所及公司领导查询。 3.6决策合理化 在调度管理系统投入运行后,公司领导在办公室内通过电脑网络查询系统能够随时掌握公司所有运作情况,包括监听服务电话、各生产部门工作量及完成进度、用户投诉和处理情况等,并能根据具体情况科学决策。如若遇到重大燃气事故报警,调度工程师可从地下燃气管线资料库中迅速调出事故地点的管线图及事先制定的应急方案,通过网络发往离事故地点最近的抢修组及公司领导根据手中掌握的资料结合事故现场情况,作出最佳抢修方案,将事故损失降到最低限度。 信息化论文:企业信息化不是一次性消费 企业信息化的内容良多,在技术方面有CAD、CAPP、CAM、CAE、GT等,在管理方面有ERP、OA、EAM、TPM、WMS等,在自动节制以及数据采集方面有DCS,在质量管理方面有SPC等,这说明企业信息化选型是1件触及面很广,需要全面计划的系统工程。 企业的信息化战略是为企业经营战略服务的。信息化的内容无比广泛,不可能1下子全体实现,这就抉择了企业信息化建设是1种长时间性的投资,而不是1次性的消费。不同行业不同企业对于信息化的需求是不同的,因而,必需依据每一个企业的经营战略需求做好信息化的长远计划,并以解决最迫切以及急需的问题作为企业信息化的切入点。 那末,如何将企业的经营战略转换为信息化战略,咱们无妨举1个简化的分析法子加以说明。通过“高标准定位(benchmarking)”分析,1个企业发现它的销售利润率与同行业中的排头兵或者竞争对于手相比,相距甚远,影响到企业的可延续发展;必需在短时间内扭转这类状况。首先要先做企业管理诊断,分析造成销售利润率低的缘由,通常可以采取“鱼刺法”,逐层剖析,找出最深层次的本源。 销售利润率低的缘由可以归纳为“销售量小”以及“本钱高”两大类,每一1类又可以进1步分解为各种缘由,其中有技术问题,也有管理问题。粗线条的方框是可以通过施行ERP系统解决的因素,但不是全体。这说明ERP尽管是不可少的,但不是万能的。要对于各种制约因素影响力的大小估量百分比,予以量化,分清轻重缓急。 下1步要树立企业的战略目标。如果战略目标是但愿在三年内把销售利润率提高三0%,就要在增添销售额以及降低本钱两方面采用措施,同时要缩短货款回收时间。 假设企业已经经施行了CAD以及PDM系统,然而,单靠企业本身的气力依然不能开发出高附加值的产品,这就要联合其他合作火伴弄合作开发,在这1方面需要协同产品商务(CPC)的支撑。为了缩短产品上市时间,还需要联合另外一些制造业的合作火伴,弄网络制造以及协同商务,这需要ERP乃至SCM的支撑。降低本钱是ERP的拿手好戏,但它需要ERP系统支撑。而缩短货款回收期请求掌握客户的信息,管理好客户瓜葛,需要CRM以及ERP。每一1种措施对于实现指望值的影响力是不同的,一样要估量百分数,予以量化。以上方方面面虽然需要ERP支撑的良多,然而同推出高附加值的产品研发相比,实现企业战略指望值却不必定占很高比例;这是决策时要注意的。 现在,需要CIO来决策了,是先上CPC,仍是CPC同ERP1起上。如果1起上,如何节制投资,进度又如何配合,CPC同ERP又如何集成和1系列的技术问题,都将成为选型时要斟酌的原则问题。在选型进程中,企业就是要通过这类实实在在的分析工作,把企业的战略决策转换到信息化战略,使信息化战略树立在牢固的企业战略基础上。 这里仅仅举了1个增添销售利润率的战略目标,如果企业的经营战略有多个目标,就要分清轻重缓急,排列各个目标的优先级。肯定优先级又有各种决策原则,例如以为企业带来效益的大小为准,或者以投资大小、施行的难易程度等为准。然后逐个分析各个目标需要甚么信息技术的支撑,再进1步制定信息化战略。 选型的核心指点思想是:信息化为管理现代化以及管理变革服务,为提高企业竞争力服务。绝对于不能是“为信息化而信息化”,仅仅是“搭建1个平台”,这是选型工作的大忌,会误入迷途,致使信息化无果而终。 这里仅仅探讨信息化管理的战略需求或者宏观需求。在软件选型前,作为战术或者微观分析,还必需进行业务流程分析以及信息流程分析。 咱们倡导选型的“知己知彼原则”,所谓“知己”,就是在理解信息技术(如ERP系统)的基础上明白企业的管理需求;所谓“知彼”,就是明白软件商以及咨询参谋公司的特长,能不能知足企业的管理需求。先知己,再知彼。遵循这个原则,即便不是百战不殆,也会极大幅度减少决策失误,为信息化的胜利创建优良基础。 信息化论文:信息化在当代农业经济管理中的应用及分析 前言:随着我国社会主义新农村建设的稳步推进,社会各界对于农业及农村地区发展问题更加关注 在新的社会经济背景下,农村经济管理已经成为我国社会发展和经济建设的重点研究课题之一 与世界上很多农业发达国家相比,我国在农村经济管理方面尚存在较大的差距,尤其是信息化建设的相对滞后,导致部分管理工作无法持续和深入开展。因此,适时加强信息化技术的应用,对于提高我国农业经济管理的效率和质量是十分重要的。 一、农业经济管理对于信息需求的特点 随着现代科学技术的不断创新和发展,各行业 各领域对于信息的需求不断增强,而且具有不同的特点。在我国的农业经济管理工作中,由于受到农村地区发展策略、管理机制的不同,而导致其对于信息需求的特点存在一定的差异。综合分析国内农业经济管理工作的现状,对于信息需求的特点主要表现在以下几个方面: (一)时效性 农业经济管理中相关信息涉及到农产品的种植与销售,以及涉农企业的各项经济管理活动,是各级政府及经济管理机构加强对于农村地区经济管理工作指导的主要依据。与其特行业的信息需求相同,在农业经济管理中各种信息的获取一定要保证时效性,这就需要利用现代信息技术拓展各种信息的获取渠道,从而保障各种信息在农业经济管理工作中发挥更为重要的作用。 (二)实用性 从农业经济管理的角度进行信息,各种农业信息主要是以非物化形态展现出来,无法直接进入农村地区的市场管理,农业信息普遍具有较强的社会与公益性质,对于农业经济管理工作却具有很强的实用性 由于农业经济管理受到各方面因素的影响较大,而广大农民群众没有广泛的信息获取渠道,从而导致各项农业经济管理工作的开展存在严重的滞后性。 (三)综合性 在农业经济管理工作中,涉及到的内容比较多,较为常见的行业有:农、林、牧、副、渔等,同时与电力、金融、环保、水力、运输、科研、农机、财政、气象等部门之间有着密切的联系。因此,在各种信息的获取时,一定要注意信息的综合性,即进一步加强与相关行业或部门的联系,促使信息获取渠道、方式的不断增加,在获取相关信息后,并不能直接应用,而是要在进行综合分析与全面考虑的基础上,才能判定各种信息的实际应用价值,以及是否适用于本地区的农业经济管理工作。 二、我国农业经济管理中信息化应用的创新途径 目前,我国在农业经济管理工作中,尚未构建完善的信息化系统,从而导致各项工作的开展长期停留于表面层次,难以发挥应有的作用和意义 在我国全面推进信息化社会建设的背景下,农业经济管理工作中必须加强信息化技术的应用,从而实现各项工作的深入推进,并且有效提升农业经济管理的实际效率和质量。 (一)完善农业信息数据库的建设 我国是世界上最大的农业国家,农业在国内经济的发展中所处的地位十分重要,若想建设完善的农业信息数据库,必须综合利用各种资源个条件,特别是要注意加强信息化技术的研究和应用。针对国内农业地区的发展现状,农业信息数据库建设应以县 乡等行政单位为基础,积极利用国家调配的各项农业管理专项资金,并且引入高素质信息化人才,加快农业信息数据库的建设步伐。 (二)加速信息技术的应用 在农业经济管理工作的开展中,为了进一步提升管理的效率和质量,信息技术的应用是否得当是至关重要的。现代信息技术的应用,对于促进各类农业信息的收集、整理、保存、检索等流程的集成化 一体化具有重要的作用 随着我国农业经济的快速发展,在农业经济管理工作中必须借助信息技术的优势,创造良好的内外部管理环境,从而实现了农村地区经济发展的产业化、市场化与信息化,这也是符合现代经济社会基本发展需求的。同时,各级政府和职能部门还要加强信息技术基础设施建设的人力、物力、财力投入力度,加快农村经济管理中信息技术的应用速度。 (三)实现多角度的农业信息服务 在新的社会经济背景下,农业经济管理工作的内涵、目标发生了较大的变化,不但要利用宏观及微观经济手段指导农村地区各项经济活动的有序开展,而且要强化农村地区自主组织经济建设的实际能力。为了加强农业经济管理部门的实际工作能力,必须实现多角度的农业信息服务,即通过现代信息技术的应用逐步拓展各类农业信息的服务手段与空间。 三、结束语 综上所述,作为推动我国国民经济发展的基础产业,农业经济管理在现代社会的经济活动中占据重要的地位。目前,在国内的农业经济管理工作中,由于受到各方民主客观因素的影响和限制,而导致管理手段、方法相对落后,严重限制了管理效率和质量的提升。特别是长期受到计划经济体制的影响,我国农村地区在发展中并没有认识到农业经济管理信息化的重要性,从而严重阻碍了我国农业的发展速度。因此,在我国农业高度发展的时期,必须加强信息化技术在农业经济管理中的应用,从而在促进我国农村地区经济管理水平提高的基础上,实现我国社会主义新农村建设的长远目标。 信息化论文:农业信息化发展的探讨 1农业信息化是现代化建设规律的客观要求 “四化”同步为浙江发展现代农业提供了转变发展方式、推动转型升级的强大动力,同时也对农业信息化适应以工促农、以城带乡、城乡统筹、城镇化可持续新格局,加快建设与发展提出了内在要求。从农业信息化建设与发展的实践来看,现代农业迫切需要信息化的支撑和引领,农业现代化是农业信息化生存的土壤,农业信息化是农业现代化的重要产物、不可或缺的内容、主要标志和重点体系保障。推进“四化”同步,就是要将信息化发展纳入农业现代化发展、社会主义新农村建设的全局之中,充分发挥信息化在农业现代化中的积极作用,加大信息化建设步伐,使之迎头赶上,促进农业现代化、信息化的协调发展、同步发展。 2农业信息化关键要把握战略机遇,确立发展意识 近年来,浙江农业信息化得到了长足的发展,浙江农民信箱系统、浙江现代农业地理信息系统等信息化建设已成为全国农业信息化建设的亮点。但总体来说,浙江农业信息化还不能很好地适应甚至滞后于现代农业建设。当前,浙江已进入传统农业加快向现代农业转变,构建有中国特色、浙江特点的农业现代化发展道路的关键时期。“四化”同步战略决策为农业信息化工作指明了前进方向,同时也为农业信息化的发展带来重大战略机遇。发展农业信息化,必须紧紧抓住农业信息化发展新机遇,不断提升农业信息化建设与实际应用水平。树立高度的机遇意识、危机意识、竞争意识、责任意识、有为才有位的意识和创业精神,振奋精神,转变作风,真干事、干实事,积极探索信息化与农业现代化融合的新理念、新领域、新思路、新模式、新增长点,做大农业信息化产业,做强农业信息化地方特色,全面推进浙江农业信息化工作。组织农业信息化发展扶持政策调研,全面了解农业信息化工作进展情况,调研农业物联网应用、农产品电子商务等工作存在的问题和困难,研究现代信息技术和农业现代化深度融合的切入点、重点领域和关键环节等重点难点,探讨农业生产经营信息化推进主体、发展机制、政府扶持等问题,为制定农业信息化发展政策、推进农业信息化提供依据。 3当前应重点突破的农业信息化建设领域 3.1拓展现代农业地理信息系统应用领域 现代农业地理信息系统是围绕推进现代农业的科学管理,全面建立现代农业地理信息系统的目标而建成的系统[1]。3.1.1建设历程立项阶段。2010年1月7日提出建设现代农业地理信息系统的建设思路和工作任务。7月《关于建设现代农业地理信息系统的请示》(浙农〔2010〕34号)得到浙江省政府的认可。在明确项目建设任务后,浙江省农业厅制定《浙江省现代农业地理信息系统建设方案》,确定系统建设由厅产业处、农作局、土肥站和农业信息中心共同负责。试点应用阶段。浙江省农业厅组织浙江省农科院数农所等单位实施系统开发,并组织专家不断调整、完善系统的架构、功能。制定《浙江省现代农业地理信息系统建设试点方案》,并根据农业区划、“两区一田”(粮食生产功能区、现代农业园区和标准农田)建设状况和农业信息化基础,确定长兴、平湖、海盐、诸暨、嵊州、衢江、龙泉、温岭、仙居等9个县(市、区)为系统建设试点。2011年8月8日—9日,专题部署系统建设试点工作。11月,浙江省农业厅组织以国家海洋局第二海洋研究所潘德炉院士为组长,全国农技推广中心、浙江大学、浙江农林大学、浙江省国土厅、浙江省测绘局等单位组成的专家组对系统开发与应用进行评估。推广普及阶段。浙江省农业厅对现代农业地理信息系统建设实施顶层设计。2012年6月26日,联合浙江省林业厅、浙江省海洋与渔业局、浙江省国土资源厅和浙江省水利厅统一部署现代农业地理信息系统建设工作,举办2期全省性的系统操作培训。在集中建设期间,建立《现代农业地理信息系统(涉农部分)建设进展动态报送制度》,全面、准确掌握系统进展动态,并于9月27日,下发《关于加快推进现代农业地理信息系统(涉农部分)建设的通知》,督促建设进度,确保建设质量。在系统验收期间,浙江省农业厅制定《浙江省现代农业地理信息系统(涉农部分)建设工作验收方案》,组织专家组逐地验收,抽查测量“两区一田”项目上图入库信息与实地相符性。结果“两区一田”上图入库准确率高,账、表、图、实一致。3.1.2建设现状系统总体建设情况。据统计,目前已有11个市、83个县(市、区)建成现代农业地理信息系统,并通过验收,基本建成覆盖全省的现代农业地理信息系统,建立了信息系统基础平台,“两区一田”业务数据库,落实系统管护人员521人。“两区一田”上图入库情况。2010—2012年全省落实粮食生产功能区22.307万hm2,上图23.899万hm2。现代农业综合区137个创建点全部上图入库;主导产业示范区169个创建点,上图82个,其中,已认定的25个全部上图入库;特色农业精品园473个创建点,上图276个,其中,已认定的94个全部上图入库。全省100.867万hm2标准农田全部上图入库,2009—2011年标准农田质量提升的,已上图11.857万hm2。“两区一田”项目信息化应用情况。指导各市、县在建设地理信息系统过程中,按照业务系统渠道、项目内容、工作流程“三不变”原则和实现项目申报、审核、立项、创建、验收、评价的一站式管理要求,开展上图入库,落实相关管护工作。同时,按照“分级、协作、属地管理”的原则,建立由产业、农作、土肥、农业信息化等部门500余人组成的系统管护队伍,开展了2期全省性的系统建立、数据采集分析的操作培训。针对农民服务需求,组织开发并在吴兴区八里店镇、桐乡市石门镇等基层农业公共服务中心试点触摸屏信息化服务系统,全面系统、集成“两区一田”、测土配方施肥、园区智能监控、专家咨询诊断、万村联网工程[2]、农产品电子商务、浙江农民信箱等信息系统,实现涉农服务信息的即查即得 ,受到农业“两区”建设现场会、基层农业公共服务中心现场会与会代表的好评。3.1.3建设成效保障各级政府科学决策。通过网络化、可视化、实时化方式,管理以耕地为主的农业生产要素,展示“两区一田”建设进度、建设信息和建设成效,为农业应急指挥信息系统的建设奠定基础,为各级政府科学决策提供保障。提高现代农业建设水平。通过对“两区一田”实施信息化管理,以及建设面积比对、卫星影像比对和区域分布比对等技术手段,实现对现代农业建设的动态监测、评价和预测预警,提高现代农业建设水平。提升涉农部门服务能力。以方便、快捷的方式为各级农业部门提供现代农业建设进展情况,便于全面掌握农业主体的建设需求,为农业部门开展信息、技术服务提供支撑,有助于提升为农服务能力和实际服务效能,促进农业增效、农民增收。降低各级行政运行维护成本。系统以计算机网络技术和地理信息技术为支撑,改变了传统的农业业务管理模式,大大提高管理效率,大量节约人力、财力和物力,有助于降低行政运维成本。3.1.4主要经验在系统建设过程中,按照“统筹规划、统一标准、整合资源,协调推进”的原则,积极落实以用促建。一抓组织领导。将系统建设工作列入对市级农业部门年度考核目标责任制,做到人员、措施、工作、责任“四到位”。市、县(市、区)农业部门切实加强领导,明确职责分工,落实相关责任,将系统建设任务列为重点工程,列入相关科室的年度目标任务。二抓资源整合。遵循“三不变”原则,整合农业产业、农作粮油、土壤肥料和农业信息化等部门资源,组织市、县(市、区)农业部门按照全省统一的标准共同开展系统建设。同时,与国土、测绘、通信等部门通力合作,形成各级、各部门共同参与系统建设的工作机制。三抓建设质量。找准业务需求,制定建设方案,组织系统研发,采集业务数据和开展系统验收等各个环节,严把系统建设质量关,确保系统满足现代农业管理要求。特别是在“两区一田”数据采集上,组织各地落实省定技术方案要求,认真核查业务属性数据是否完整,地理信息数据是否准确。四抓长效管理。对“两区一田”项目进行综合运维,项目申报、审核、立项、验收和评价等活动,全部通过系统实施信息化管理,不进入系统的不予立项或验收。同时,积极落实以用促建,通过开展数据采集分析、图件加工处理等培训,提高各级系统管护人员的业务水平,确保系统建设的顺利推进。3.1.5发展设想拓展现代农业地理信息系统应用领域。在建设“两区一田”业务应用的基础上,逐步拓展地理信息系统应用领域,研发测土配方施肥、农村土地流转、农业应急指挥、农机作业调度、农产品质量安全监管等系统,建立全省农业系统“一张图”。推广应用现代农业地理信息系统。在基层农业公共服务中心、现代农业园区管委会等设立触摸屏,普及园区智能监控、测土配方施肥和农业物联网等新型实用技术,加快系统建设成果转化,创新现代农业生产经营模式,提高“智慧农业”发展水平。建立省、市、县现代农业数据中心。以现代农业地理信息系统的业务数据库为核心,统一数据结构、数据标准和数据接口,统筹建立省、市、县三级分布式农业数据中心,实现农业信息资源共享和互联互通,形成一站式服务、多部门联动、全覆盖应用的现代农业数据中心网络体系。 3.2强化浙江农民信箱运行绩效管理 浙江农民信箱是2005年创建的面向“三农”,集电子政务与商务、农技服务、办公交流于一体的公共服务信息平台[3,4]。3.2.1主要特点真名注册。所有用户都需凭身份证实名注册,信息可信、可靠、可追溯。手机邮箱捆绑。每个邮箱都与本人的手机实行捆绑式服务,达到即时性、现实性、高效性。网上门牌号码。就像街道门牌,每个注册用户拥有自己的位置,既方便了彼此间的查找和交流,又实现了农民与政府间的零距离沟通。农民坐等服务。通过对不同产业的农户进行合理分类,收集相关资料并精选加工,并为其提供有针对性的信息服务。各级共同管理。农民信箱建立了纵向为省、市、县、乡、村,横向为各部门的农民信箱联络体系。3.2.2主要做法党政推动。浙江省委省政府高度重视农民信箱工程建设,建立农村信息化建设联席会议制度,成立农民信箱管理办公室,明确各有关部门职责分工和目标任务。浙江省政府专门出台有关政策,先后召开全省农业信息化工作会议和全省农民信箱推广应用工作视频会议,对农民信箱进行全面部署。同时,各地政府将农民信箱列入工作考核指标,通过各种推介活动,大力宣传农民信箱,为农民信箱工程实施提供了有力保障。落实责任。农民信箱系统按照逐级授权、分级管理的要求,各级建立农民信箱管理员和信息员,完善目标考核机制,省、市、县三级农业部门负责农民信箱的管理、维护和培训,乡镇负责农民信箱的推广和应用。县级以上现已配有农民信箱管理员800多名,乡镇、村两级落实专、兼职信息员4.5万人,基本实现市、县、乡、村农民信箱服务站(点)全覆盖。政策扶持。为提升农民信箱服务能力和应用水平,各地都出台了优惠扶持政策。省财政每年都对系统平台建设、管护、用户培训、短信发送、软件系统升级等予以专项补助。为缩小贫困地区与富裕地区农民信箱应用差距,2008年投入256万元为577个贫困村联络点提供了配机补助,2009年起连续3年投入292万元补助贫困村宽带上网费用。整合资源。农民信箱根据广大农民、企业对信息的个性化需求,对信息资源进行了科学的整合和分类,将注册用户按从事行业、主营品种建立了13大类、280个小类的用户数据库,有效提高了用户和接!收信息的针对性。2010年又开展了农民信箱农业主体分类集群建设,收录涉农企业、合作社、专业大户等6大类主体用户16.26万户,成为浙江省最真实、最全面展现农业主体发展面貌的第一手信息资料。企业合作。在农民信箱建设过程中积极引入市场化机制,充分调动企业积极性。在农民信箱系统开发上,实施了公开招投标,确定信息化建设经验丰富的浙江巨化信息技术有限公司作为农民信箱软件开发商,实施浙江农民信箱一、二期项目开发。浙江 移动公司一次性投入1000万元用于农民信箱的硬件平台建设。与移动、电信、联通等运营商签订农村示范点建设、降低农民的短信费用等多项合作协议,合力为“三农”提供质优价廉的信息服务。3.2.3系统功能扎实推进农民信箱规范建设。农民信箱系统注册用户规范发展,建立系统管理日常监测和抽查制度,健全管护队伍,稳步推进农民信箱规范建设。据2012年12月统计结果,农民信箱已拥有实名注册用户257万户,用户规范率92.5%。2012年共发送信件5.8亿封,短信7.2亿条,政策、农情、市场等公共信息4万条。同时,综合运用信息大篷车、科技下乡、讲师团和专题集中培训等形式,加强了对乡村、集团采购用户、涉农企业、专业合作社的基层信息员和骨干用户的应用培训10万人次。全面建成农民信箱农机、粮油等专业平台。按照“统筹规划、统一标准、分级负责、合作共建”原则,全力打造集粮油资讯、粮油市场、粮油110、粮油主体等于一体的一站式信息化综合管理平台。粮油平台现有注册用户29627户,其中收集录入粮油种植大户23600户,粮油市场行情、粮油咨询等各类粮油信息4000余条。3.2.4积极作用促进农产品电子商务的发展。农民信箱买卖信息栏目已累计农产品买卖信息144万多条,网上农博会有1.8万家农业生产经营主体参展,展示展销农产品5.1万多种,通过网上信息和联系沟通达成农产品交易额66.5亿元,提升了农产品营销能力,促进了农产品有效对接。农民信箱在线交易商务平台已经试运行,有100多家企业入驻。2009年5月18日起开展的“每日一助”农产品供求信息服务活动,进一步拓展了农产品供求信息对接功能,至2012年7月,省、市、县三级累计发送“每日一助”信息4万多条,接到电话、邮件等反馈信息117万余次,达成农产品交易和意向约13.9亿元。推进了信息服务“最后一公里”问题的解决。农民信箱将手机作为个人信息终端,实现用户实名制与手机短信充分结合,有效解决了信息进村入户问题和网上诚信难题。同时,结合绿色证书培训、农业学历教育、进村入户大服务等多种形式,切实抓好农民信箱应用培训,有效提高农民的信息意识,增强其信息应用能力。已累计培训用户118万人次,通过农民信箱考试达150万人次。拓展了农业信息应用范围。农民信箱在传递个人信件、向政府部门反映问题、防灾防病虫害预警、农技咨询、政策等各方面得到了广泛的应用。同时,系统汇集了1.3万多个农业技术和农产品市场信息网站,按地区、按类别收集整理农技资料1.94万条,“三农”典型1.5万例,整理收录全省3.46万名涉农专家的资讯,开发、链接28个农产品供求专场,专项服务不断拓展,覆盖面不断拓宽。加快了农民网上社会建设。农民信箱是政策、农技、事例的主要信息平台,也是用户之间通过网络、手机短信进行交流联系的重要信息工具,8年来系统累计发送个人信件20亿封,发送短信19亿条,累计政策等公共信息34万条,建立万村联网新农村基层网站3.78万个。250万注册用户构建起浙江省最真实、最全面的“三农”面貌,初步建立国内最大的实名制网上社会。乡镇、村基层组织和农、林、渔相关涉农部门都将农民信箱作为指导农业生产,推进新农村建设的主要信息工具,不少地方已将农民信箱作为办公自动化的载体,提高了管理效率。3.2.5发展设想作为浙江省农业信息化的重要载体和抓手,下一步农民信箱应把握农业转型升级和加大统筹城乡发展力度的战略机遇,共享利用农业、农村、农民相关信息资源,深化信息服务内涵,延伸服务产业链,全力打造农产品电子商务新平台;拓展农民信箱系统功能,推进万村联网工程,构建各个涉农部门直接为农服务的专业信息系统,统一架构公共信息服务新平台;深入推进现代信息技术改造传统农业,与现代农业地理信息系统结合,服务“两区一中心”(粮食生产功能区、现代农业园区和和基层农业公共服务中心),逐步建立集管理、组织、指导、决策等功能于一体的现代农业资源信息管理新平台,为促进传统农业向现代农业转型、传统村落向现代社区转型、传统农民向现代农民转型,全面构筑农民网上社会,开创新事业,作出新贡献。全面升级农民信箱系统软硬件,完善农民信箱系统平台。广泛征集服务需求,科学制定提出农民信箱系统硬件配置升级方案。系统升级后,用户承载量可达500万人,同时在线5万人,可支持10个二级平台并行运行,确保10年内能适应系统发展需要。同时,组织有关农民信箱运营商,在浙江移动公司建立系统“云平台”,并进一步优化系统网络环境,重新构建农民信箱短信平台,全面完成农民信箱系统硬件配置升级,构建起性能卓越、海量存储、维护便捷、升级快速、安全可靠、具有高负载高可用性的支撑运行体系,为未来5~10年的发展奠定良好的应用硬件基础。制定并启动农民信箱系统软件升级方案。开展全省需求调研,拟定浙江农民信箱软件系统“浙江农民信箱系统V3.0”版本升级方案,并做好开发建设的前期准备工作。进一步提升农民信箱管理服务能力。一是开展农产品网络营销服务。做好“每日一助”农产品供求信息服务活动,全年全省保质发送服务信息1万条。加强农民信箱网上农博会和农产品电子商务平台的应用推广,扎实开展农民信箱供求专场活动。二是加强农民信箱系统规范管理。三是以农民信箱农机、粮油平台为样本,整合相关业务管理(服务)部门,组织农业主体和农技人员,近年内再建设5个农民信箱二级业务平台。全面深化万村联网工程建设。浙江省万村联网工程是按照“平台上移、服务下延、以用促建”原则建设的全省新农村信息网站集群。该工程2007年起步,由浙江省政府统一建设管理,市、县、乡、村分级维护,为有需要建立网站的行政村(社区)、乡镇、经济主体、农家乐等单位或专业大户提供免费的自助建站服务,目前网站总数超过27743家,已成为覆盖全省市、县、乡、村的农村基层综合网络信息、交流和服务平台。今后要抓好新农村示范网站创建。制定出台省级新农村示范网站创建程序、评定办法和评定标准,严把质量关,评选出余杭区丁山社区等200个新农村示范网站。开展万村联网工程宣传推广,组织各地总结了58个新农村示范网站建设经验,以专版、专题报道等形式进行宣传推广。拓展信息,指导基层网站根据当地实际,质量高、有特色,贴合农民生产生活的原创信息。全年信息量达78万条,超额完成50万条的年度目标,其中年信息超过24条的网站达到15095个。采取措施,加快农村基层建站步伐,同时对行政区划调整的乡镇、行政村及长期没有信息的600多个空白网站,及时进行调整和清理,推进乡乡联网,村村建站和规范建站。规划实施万村联网工程的升级完善,实现信息逐级推送和分级显示。 3.3发展全 省农业电子政务 3.3.1主要成效建设全省农业电子政务内网基础网络。组织市县完善农业电子政务内网骨干光纤建设,开展局域内网端口布设[5]。现全省共布设农业电子政务内网端口3435个,实现省、市、县三级级联组网。保障全省农业应急指挥视频系统正常运行。完成与农业部、省政府应急指挥(视频会议)系统对接,实现部、省(厅)、市、县四级全面联网。组织各市、县保障农业应急指挥视频系统管护,做到系统运行正常,声音和图像效果稳定。2012年累计召开视频会议26次,参会人员2.93万人次,并实现全省防控重大动物疫情应急演习进行全省全程高清直播的新突破。加强浙江省农业厅厅本级电子政务内网软件平台建设。一是正式启用厅本级办公自动化系统。2012年发文2058个,其中厅发文1634个,举办厅各单位工作人员系统操作轮训,受训390人次。二是试点建设厅本级移动办公自动化系统,现已实现厅领导和行政处室主要领导的移动办公。三是保障内网稳定运行,落实厅各单位内网管理员30人,并进行专题培训;协调软件开发商提供驻点服务。加强农业门户网站规范建设。一抓信息。2012年浙江农业信息网共各类农业政务、技术、政策等信息90790条,其中农业动态、省厅动态、产业资讯、各地信息等重点栏目自主编发信息共9150条。二抓重点宣传。紧贴“三农”热点、焦点,新增“学习宣传贯彻十八大精神”、“惠农、政策”、“农产品质量安全整治”、“农业科技促进年”、“农业两区建设”等12个热点专题栏目和信息。三抓网络宣传绩效。浙江农业信息网在省直属单位门户网站绩效每月排名均名列前茅。做好农技110咨询栏目管护工作。通过严把咨询审核关、紧抓催办环节,提升了咨询流转效率,据2012年12月20日统计结果,共受理咨询410条,答复402条,答复率超过98%,其中按时和提前答复的占86%,实现了有问必答,有求必应的为农服务理念,树立了为农服务的良好形象。深化农业门户网站运维绩效测评。根据农业门户网站运维绩效测评系统运行以来的问题,组织软件公司对省级农业门户网站绩效运维测评系统进行完善,使之更符合农业门户网站建设实际。在调研的基础上,开展了市级农业门户网站测评子系统试点建设,为全面推进农业门户网站建设夯实基础,据2012年12月20日统计,浙江省公用模块共各类农业信息22807条,同比增长71%。3.3.2发展设想按照“统一规划,分步实施,本级为主,兼顾系统”的原则,建立完善全省农业电子政务内网系统,提升全省电子政务建设与应用水平,为提高各级农业部门的办事效率、服务效能提供保障。一是健全厅本级农业电子政务内网系统。新建厅本级农业电子政务内、外网数据交换平台,提高信息运转效率。进一步完善办公自动化系统业务流程和功能,保障厅本级电子政务内网网站、办公自动化系统的稳定运行。二是根据提高厅本级办公办事效率的需要,逐步扩大移动办公自动化系统应用范围,及时配置、部署移动办公自动化系统终端。三是将厅本级自行开发、网络安全要求高、适宜在政务内网运行的信息化业务管理系统,逐步迁移到政务内网运行、管护,推进厅农业信息资源的共建、共享、共管、共用。四是建立面向市、县农业部门应用的电子政务内网门户网站,指导各地完善农业电子政务内网,推进全省农业系统办公自动化应用,切实提高全省电子政务水平。规范管理浙江农业门户网站,强化浙江农业信息网运维。以农业门户网站运维绩效测评与管理为抓手,提高农业网络信息及时性,增加信息总量。争取全年各类农业网络信息6万条以上,农技110咨询答复率95%以上,浙江农业信息网在省直属单位门户网站年度综合排名争取前3名。同时,根据省政府有关部署要求,做好农业信息网络公开,全省公用模块平台搭建和技术支撑等建设工作。积极推介浙江农业信息。一是强化厅内联合维护、全省农业系统并联运行的模式,紧扣全省农业中心工作、农业热点和农事季节,开展系列化、专题化的信息和报送,努力形成统一宣传口径,上下一个调子的网络宣传格局。二是精心筛选,及时向农业部、省政府、农民信箱、浙江在线等网站推送一批成效好,典型性、代表性强的信息。三是积极与大型涉农网站、浙江在线等网站互链互通,扩大网站社会影响力。指导各地农业门户网站规范建设。重点加强对农业信息基础薄弱的市、县农业门户网站的建站指导和组织管理,扩大市级农业门户网站绩效测评机制试点范围,健全各级农业门户网站信息采集、和审核机制,推进全省农业门户网站集群建设。推进全省农业信息资源共建共享。在组织对浙江省信息化建设状况调查的基础上,按照统一平台建设,统一规范标准,统一资源整合,统一安全监管的要求,研究提出全省农业信息资源共建共享建设草案,逐步实现信息服务一网化、电子政务一站化、现代农业管理可视化。 3.4开展农业电子商务应用 3.4.1农产品商务信息化农民信箱“每日一助”服务。“每日一助”服务指乡镇以上各级农民信箱管理人员通过农民信箱短信系统每天帮助一位农民一条农产品供销信息。“每日一助”主要为有农产品买卖需求的农民信箱注册用户服务,重点农业专业大户、农民专业合作社、一村一品、一乡一品等农产品生产基地的农产品供给信息,农业龙头企业、农产品购销专业大户、农产品批发市场、超市、宾馆等农产品需求信息,各级政府和有关部门、农产品专业协会举办的农产品展示展销会务信息,各级政府和有关行政主管部门出台的有关农产品保护价格、绿色通道等政策信息。“每日一助”服务特点明显,一是突出服务时效性,结合农时及时农产品供求信息和农事生产预警信息。如2012年台风“海葵”来临前,积极编发预警信息,及时提醒全省农业主体做好台风应对措施。二是提升服务影响力。在浙江省省政府主页醒目位置,开设农民信箱“每日一助”服务网络专题。三是促进服务规范化。加强信息采集、信息核实和信息3个环节,规范服务流程,明确服务职责,签订服务协议,保障服务工作规范有序发展,用户投诉率接近于零。“每日一助”2012年共发送服务短信14161条,反馈信息37万余次,达成农产品交易和意向约9.24亿元,新发展农产品集团采购单位用户4999名。网上农展会。农民信箱于2007年推出了农民信箱网上农展会。农民信箱网上农展会以农民信箱的广大会员为基础,借助举办浙江省农展会的契机,将农民信箱会员企业信息及个人产品信息以丰富多样的形式,按参展地区、参展摊位、参展产品类别等不同方式展示出来,为广大农民信箱用户创造了一个永不闭馆的网上农展会。通过农民信箱网上农展会,许多国内外客商可以直接查询农业企业和产品的情况,开展网上询价、报价、洽谈等商务交流和企业产品推广活动,也可以通过参与农民信箱网上农展会的竞拍功能参与优质产品的竞买活动。农民信箱网上农展会将实地农展会放大了10倍。农民信箱网上农展会吸引了许多企业、农村专业合作经济组织、种养销大户利用农民信箱在虚拟的网络世界里开店“吆喝”,使得农民信箱用户拥有一个永不落幕的展会平台,取得了良好的社会效益与经济效益。3.4.2农产品电子商务交易农产品电子商务交易实现交流洽谈、网上订单、在线支付交易、客户管理等一系列电子商务功能。2012年农民信箱网上农博会电子商务平台正式开通后,通过省、市、县农业部门联动,广泛征集各地优质农产品,并实地走访杭州、绍兴、湖州、金华、丽水等地涉农主体企业(合作社)400多家、登记产品1400多个,并选中117个企业的418个商品开展网络销售。同时选取遂昌嘉禾果蔬合作社生产的黑番茄,试点推广农产品团购活动,短短1个月成交订单1000多单,销售额近30万元。3.4.3发展设想围绕衔接农产品供需服务,推进农产品电子商务应用主题,在全省范围内对开展电子商务活动成效显着的农业龙头企业、农民专业合作社、农业种养大户等农业生产经营主体,进行主要包括营销信息渠道、供应链服务和成效的综合调研,系统掌握各地农产品电子商务应用情况,深入讨论农产品电子商务的地位、作用及应重点支持的环节,探索提出农产品电子商务下一步发展思路和政策建议。 3.5推进农业物联网应用 围绕云计算、全球卫星定位、遥感、传感器、智能控制、二维码、电子标签等新一代 信息技术在农业生产经营成功应用的案例进行针对性调研,着力研究“两区一中心”信息化建设,加大对在农业产前、产中、产后各个环节包括品种选育、农田质量管理、农作物栽培管理、病虫防治、农产品质量安全追溯、畜禽饲养和农产品加工的各类农业专家系统的调研力度,促进信息技术的广泛深入应用。推进农业物联网建设,一要加强系统设计,切实做好规划,重点解决目前农业物联网发展项目零散、不成规模的问题。二要制定标准。三要采用政府引导、市场推进的方式,鼓励社会主体积极参与农业物联网建设。四要紧密结合现代农业生产实际,把物联网技术充分应用到农业领域中去,加快改造传统农业,推进农业现代化发展。研究农业生产最佳解决方案,合理使用农业资源,降低生产成本,改善生态环境,提高农产品产量和品质。 信息化论文:浅谈档案信息化管理的重要性 摘要:档案信息化管理是人类发展的必要条件。从人类发展的角度看,档案信息是一种资源,这种资源必须要建立好、管理好、才能发挥其档案信息的作用。档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势,在档案管理现代化过程中还存在着档案标准化程度低,缺乏高级管理专业人员,档案管理投入不足等问题。需要通过加强档案管理标准化, 实现管理现代化,加强复合型人才培养, 加大档案现代化管理的投入等手段实现档案管理现代化。 关键词:档案;信息化;管理;数字化信息 档案是国家机关、社会团体和个人在社会生活中形成的,保存备查的文字、图表、声像等其他各种形式的原始记录,是历史的真实写照。“十五”期间,国家开始把档案工作列为重点发展的行业,明确指出各级档案部门要抓好档案信息化工作的切入点,充分发挥在政府上网,建立数字政府中的作用。2012年2月,中共中央书记处书记令计划在全国档案工作会议上强调,今年是实施“十二五”规划承上启下的重要一年,也是推动档案事业科学发展的关键一年。由此可见,档案信息作为公务和经济活动的真实记录,是国家经济建设与社会发展的基础性信息资源,国家信息产业的发展与档案信息资源建设息息相关。档案信息化管理是人类发展的必要条件。从人类发展的角度看,档案信息是一种资源,这种资源必须要建立好、管理好、才能发挥其档案信息的作用。 一、档案信息管理现状及存在的问题 (1)档案管理手段的落后 现在许多企事业单位的档案管理没有单独的计算机和专业的管理软件。在手段上,也是采用古老的手工查找的方法,存储的方式也一般都是卷柜的方式,不仅占地面积大,而且容易丢失,破损。 (2)档案管理中的非专业人员居多 档案管理领导对档案管理的重要性认识不足,致使档案管理团队中的非专业人员占比较大的比例,这样,很多时候档案管理者就不能及时掌握档案管理工作的新技术,新知识。对档案管理和存放的基础知识也不够了解,秉承老一辈的古老档案管理方法。因此,不能对以后的管理工作有新的创新和突破。 二、提高档案信息化管理的措施 (1)将纸质档案信息转化为数字化信息 打破原始的档案管理方式,首先要实现档案管理网络化,依靠网络,配备统一的管理设备,实现计算机在档案部门的全面覆盖。利用计算机,可以实现档案自动编目、检索,档案全文存储与检索,档案业务工作管理,计算机辅助立卷,档案自动标引,文档一体化管理等等。 在实现计算机全覆盖的同时,要保证计算机的高容量。随着各单位档案数量的增加,档案部门一定会面临沉重的备案压力,这就需要使用大容量的档案存载系统。这样不仅可以减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作的效率。 (2)必须建立规范的管理机制 在档案信息化管理的建设中,首先要从实际出发,建立规范的管理机制。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,制定适应信息化建设的档案管理制度。不仅要健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作的环节和步骤,而且制定必要的安全措施,确保电子档案的安全性和完整性。档案管理标准包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等等,它是衡量工作效率高低的尺度。 (3)树立档案工作的新观念 打破“档案管理理论不强,业务技术要求不高”的旧观念,使档案管理者树立正确的终生学习的观念,成为档案信息化管理建设成功的基本保证。档案管理人员还要尽快掌握新的档案管理制度。信息时代需要主动适应社会需求的高级档案管理人才,面对多变的未来,档案管理人才应能抓住机遇,形成迅速应变的思维方式和创新意识。 三、档案信息化管理的重要性 档案信息化管理是人类发展的必要条件,从人类发展的角度来看,它是一种资源,这种资源必须建立好、管理好、才能发挥其档案信息的作用。 (1)是全社会最大的共享资源 档案是信息,信息是资源,档案管理使社会信息有序化,是全社会最大的共享资源,没有档案管理就谈不上档案管理的现代化。档案信息管理,保存中心和档案部门保存大量历史真实记录,是各类档案信息的集藏地,是社会各界了解政策形成、工作考察、学术研究的重要来源地,档案信息涉及社会各行各业均有相当的利用价值,与公民权益息息相关。 (2)在现代化经济决策中起到关键作用 如今,在商品生产的激烈竞争中,档案信息能够在经济决策的正确与否,起到关键性作用。知己知彼,才能百战百胜。在经济决策中,一个商家不仅掌握自己生产工艺技术中的档案信息,而且还要掌握市场及同行业的档案信息。而同行对档案信息通常是互相保密的。一条档案信息有时可以使一个企业起死回生,扭亏转盈。 随着改革的进一步深入,档案部门逐步引进新的管理理论,引进高级档案人才。其工作范围也逐步的扩大,扭转以往那种传统的档案管理状况。要使得这一整体能高效率的运转起来,就必须把信息化管理利用起来,这样在管理的过程中,始终都要注意管理的方法。因为这种新管理方法运用的得当与否,关系着档案信息化的成败。 信息化论文:浅谈畜牧信息化的现状问题与发展形势 科学技术从来没有以今天这样的深度和广度,深刻地影响着人类社会和经济的发展,随之而来的信息化浪潮又将人们推进了一个崭新的时代———信息化时代。特别是在我国加入世界贸易组织后,面对国际化的竞争,迫切地要求我们用高科技的手段改造现有的畜牧业,全面推进畜牧业信息化是提高畜牧业国际竞争力的关键。在推进信息化的过程中,要通过计算机网络及通信技术,把畜牧信息及时、准确地传递到用户手中,实现畜牧生产、管理、畜产品营销网络化,加速传统畜牧业的改造和升级,大幅度提高畜牧业生产效率、管理和经营决策水平。 什么是畜牧信息化 畜牧信息化,是指为全面提高畜牧业经济运行效率、畜牧业劳动生产率、畜牧企业竞争力,在畜牧生产、管理、经营各领域不断推广和应用电脑、通信、网络等信息技术和其他相关智能技术的动态发展过程。在整个畜牧信息化建设中,硬件(电脑、网络等设备)是基础,软件(办公软件、各种应用软件)是条件,信息资源(资料、消息的收集过程)则是重要的生产要素。 畜牧信息化的现状 我国目前畜牧信息化水平同发达国家相比还有很大差距,主要表现在畜牧业基础设施薄弱;畜牧信息资源缺乏,尤其是能提供给用户的有效资源严重不足;畜牧信息技术成果应用程度低,严重阻碍了畜牧业现代化的发展,这也正是当前实施畜牧业信息化迫切需要解决的问题。畜牧业网络建设存在的普遍问题是,重复建设、小而散,而真正能为用户提供有效信息、访问价值大的网站并不多。畜产品市场动荡不定,需求与供应之间,始终处于周期性的波动之中,经常出现“买难”、“卖难”的现象。 建立畜牧信息资源数据库,完善网络建设 数据库是指在计算机存储设备上的数据集合,内容丰富、真实有效的信息资源是畜牧业信息技术的关键。根据不同用户对信息需求多样化的实际,加强信息采集、整理、分析加工工作。保障建立一个真实准确、及时有效的信息数据库。例如,美国建立了畜牧信息数据库系统,包括饲料、活畜和畜产品的价格、销售、库存、运输和进出口等很多动态信息,同时将信息及时地向网络传送,全国各地的政府、研究所、大学、企业、饲料厂等都可以随时随地查看到这些数据,以进行市场预测和生产决策。转变了政府职能,避免了生产的盲目性。 同时加速推进畜牧信息网络工程的建设,加强标准和技术平台的建设,建立统一的网络平台,建立以各省畜牧信息中心为枢纽,上联农业部,下通至全省各地市县乡的畜牧信息网络体系,并使畜牧信息网络与畜牧业龙头企业、全国各大农副产品批发市场、养殖大户及畜牧业科研机构实现计算机联网。 完善畜牧信息网络建设,首先要加强畜牧信息员队伍的建设,开展畜牧信息员培训,拓宽信息渠道,推广信息来源,搞好信息采集工作,建立一支自上而下、高效灵活的畜牧信息采集、整理、队伍;其次要不断改进和完善网站中的栏目,增加一些对用户具有指导意义的信息栏目,例如“供求信息”、“市场动态”等信息;最后,要加大网站的宣传、推广、普及,农民养殖户是畜牧信息使用的主体,必须使他们学会在网上获取信息、分析信息,使网站上的信息真正用于生产实际中,发挥出最大的效益,这也是建立网站的最终目的。 畜牧信息化的发展趋势 积极推进畜牧信息化的发展,是农村经济结构调整的需要。采用信息技术可使饲养户了解市场信息,产销结合,使需求与供应之间保持平衡,避免出现“买难”、“卖难”的现象,同时也是政府转变职能的需要。在市场经济条件下,政府加强服务,必须采用计算机及网络技术,优化畜牧业产业结构,引导生产,开拓市场,搞活流通。中国加入世贸组织后,市场竞争更加激烈,只有依靠最先进的信息网络技术手段改造现有的产业,才能使之适应国际经济大环境,并融入其中参与竞争。 信息化论文:试论人口管理信息化建设基础和发展 论文摘要:我国作为一个人口大国,人口管理的工作关系着国家的各项工作的部署与安排。当前信息技术的发展,在各个领域的不断深入发展与应用,带动着我国各项工作信息化进程。人口管理的信息化是我国国民经济和社会信息化建设的重要组成部分,本文在此对人口管理信息化的各个方面进行深入的分析,希望能给我国人口管理信息化的建设起到促进作用。 引言:中国特色社会主义的发展是要面向现代化、面向世界、面向未来的,无论是经济、文化还是政治的建设都是朝着这个目标方向不断努力的。人口管理信息化作为我国的国民经济和社会主义现代化建设的重要组成部分,是实现我国各项工作不断改革、进步的重要举措。近年来,我国掀起了一股人口管理信息化建设的热潮,无论是在资金、技术还是人力方面的投入,都实现了突破。尤其是对于我国这样的人口大国来讲,做好人口管理显得至关重要,那么实现人口管理的信息化,将会给计划生育部门带来很大的便利,但是同时也对有很大的挑战。因此,作为信息管理部门应当在总结经验的基础上,从理论、体制和策略等方面深化人口管理的改革与发展,以实现我国人口管理信息化的持续、健康发展。 一、人口管理信息化的基本概念 所谓的人口管理信息化,就是在人口管理的工作中,利用现代信息技术,开发人口资源,完善人口管理服务的职能,不断的提高工作效率和质量,促进人口管理现代化的实现的过程。 二、人口管理信息化的特征 人口管理信息化的基本特征。人口管理的信息化是随着现代社会的不断发展,科技信息的创新而出现的,其本质特征是现代化,其是在现代化的理念的指导下,实现现代化的人口信息资源的共享和挂历方法、手段等。 三、搭建信息平台,实现资源共享 随着我国社会经济的持续发展,人口和计划生育的工作进入了一个新的发展阶段,尤其是从公安部门组建“金盾”工程以来,我国人口计划生育部门认真的贯彻一系列的信息化建设的精神,坚持“抓创新、树亮点,强基础、建机制,高起点、快速度,重发展、促应用”的原则,进行周密的部署和组织,根据每个地区的计划生育信息系统的建立程度和水平评出优秀市、县,以积极的推进计划生育信息化建设。计划生育信息系统的建立能够为工作人员的工作提供很多的便利,例如能够准确的了解管理地区的常住人口的婚育状况,为人口计生管理和相关人口工作的决策提供准确的数据,从而不断的提高地区的人口与计划生育的综合治理水平。 为进一步加快城市人口和计划生育系统信息化建设的步伐,可以召开全员人口信息数据库建设工作汇报会。全员人口信息数据库是以全部常住人口为管理对象,以户为单位进行管理,涵盖公民身份信息的大型人口信息资源数据库系统。针对全员人口信息数据库建设工作涉及面广、任务重、难度大、时间紧等因素,市人口计生委专门成立领导机构,统一部署。各区县人口计生局精心组织,认真实施,确定“一把手”为第一责任人,亲自安排和部署信息采集、审核和录入等三个环节工作。 四、实现人口管理信息化的过程 实现人口管理信息化是计划生育部门管理中对信息科学技术的应用的过程,其主要包括社会层面和技术层面的双重推动。 1、实现人口管理信息化的社会过程 人口管理信息化的建设中的信息化就是信息科学技术在社会中应用的普遍化,也就是信息科学技术与社会的发展紧密的结合,两者之间相互融合、相互作用的过程。随着信息科学技术的发展,我国的人口管理信息化实现了很大的进步与发展,但是由于我国各个地区政治经济发展不平衡,人口管理信息的综合应用水平还是很有限,其中主要是因为我国的发展处于不均衡的状态,有些地区缺乏足够的经费与人才保证。 2、实现人口管理信息化的技术过程 人口管理信息化的技术过程就是信息技术在人口管理信息化中的作用发挥,信息技术在人口管理信息中主要通过以下四个层面是实现: 第一,基础设施的建设。人口管理信息化的建设,需要一定的信息设备、信息资源和计生信息网络作为基础。这些基础设施的建设是人口管理信息化建设中最为基础的部分,因此,要实现人口管理的信息化建设,必须要在基础条件上下大功夫,保证这方面工作的完善性。 第二,人才和制度的保证。人口管理信息化的技术实现,对现代技术信息要求的水平比较高,因此,要有一定的技术人才为信息化管理提供技术保证。在人口管理中要注重人才队伍的建设,可以通过培训、院校学生的培养和引进外来人才等来建设一支具有高技术、素质的人才队伍。 第三,信息技术的应用过程。人口管理信息化的建设就是信息技术在计划生育工作人员在工作中对信息技术的运用,将人口信息技术的工作与日常的工作进行整合,在各个环节中发挥信息技术的作用,实现信息资源的共享和信息技术功能的发挥。 结语:人口管理信息化的建设是我国国民经济建设和社会发展的基础,近年来,在全国各级政府领导和支持下,我国在人口信息管理系统建设方面取得了很大的进展。当前我们更应当加强信息技术的应用,在相关政策的指导下推动人口管理信息化建设的持续发展。 信息化论文:推进审计信息化建设免疫系统功能建议 刘家义审计长指出:“中国审计的根本出路在于信息化”,而要充分发挥审计的“免疫系统”功能,无疑应该强力推进审计信息化,以审计信息化建设带动审计组织、管理方式和技术方法的转变,系统解决那些不适应、不符合审计事业科学发展的种种难题。通过建设“国家审计信息系统”(gais),逐步承载起越来越多的审计业务和管理工作,夯实“免疫系统”坚实的物质技术基础,才能充分发挥国家审计的“免疫系统”功能,推动审计事业又好又快发展,从而为国家经济社会的科学发展保驾护航。 近年来,信息化浪潮逐渐波及社会生活的各个角落,也深入国民经济各个领域,生产、组织、管理方式随之发生了巨大变化和变革,计算机信息系统逐步成为承载各行业、各部门、各单位开展业务工作和管理工作的核心部分。同时,由于资金、技术、开发周期、管理、经验、知识产权等原因,这些信息系统不同程度地存在着诸多问题,成为威胁国家财政、金融、国有资产和资源、民生、生态环境及国家信息等系统安全的潜在爆发区。 面对新形势、迎接新挑战,国家审计机关要充分发挥“免疫系统”功能,实现审计事业的新发展,结合我国审计信息化发展的现状,该如何有效应对?笔者认为,应着重从以下四个方面加以考虑: 一、以数据审计为基础,以发现大要案线索为突破口,充分发挥国家审计“免疫系统”的微观功能 我国审计机关自建立以来,计算机审计经历了计算机辅助审计和向计算机审计转变的两个阶段。通过多年的数据审计实践,我们积累了较多的经验,总结了比较成熟的技术方法,开发了一系列数据审计软件,成为审计人员开展数据审计的有效工具。在对银行、海关、电信等信息化程度较高的行业审计中,这些经验、技术方法和审计软件对发现大要案线索发挥了日益重要的作用,迈出了由以手工审计为主逐步向计算机审计发展的关键步伐。应坚持以数据审计为基础,逐步使其成为审计人员普遍掌握的基础审计方法,加快完成由手工审计向计算机审计的跨越。通过开展数据审计,注意发现大要案线索,及时揭示国民经济各领域中存在的突出问题,从而充分发挥国家审计“免疫系统”的微观功能。 二、以信息系统审计为高地,重点揭示各行业、各部门、各单位信息系统中存在的普遍性问题,充分发挥国家审计“免疫系统”的宏观功能 随着整个社会信息化程度的逐步提高,各行业、各部门、各单位内部的信息系统将逐步整合,整个社会的信息系统也将逐步融合,“信息孤岛”的现象将逐步消除,审计发现、分析、解决问题的视角也必须逐步从转向一般特殊、从“细胞”转向组织和系统。只有站在系统思维的高度,通过开展信息系统审计,统筹兼顾相关信息系统的总体和具体情况,才能够充分扩展审计的视野,准确把握被审计单位的基本情况、业务范围、工作流程和控制环节,进而及时发现存在的突出问题和薄弱点,并放在事关经济社会发展全局的大背景下通盘考虑,才能为维护国家安全发挥好国家审计“免疫系统”的宏观功能。 三、积极探索联网审计,建立预警机制,前移审计关口,充分发挥国家审计“免疫系统”的预防功能 随着计算机和网络技术的发展,互联网、广域网、城域网、局域网等基础网络逐步成为国民经济中各行业、各部门、各单位处理业务、从事管理的基础信息平台。借助网络建设和应用开发,以部门的预算跟踪及联网审计为试点,逐步探索各部门、各地方的预算执行及其他常规业务的联网审计工作,通过植入相应审计模块或软件,建立起预警机制,及时或实时发现违法违规事件,做到关口前移,逐步实现“三个转变”,提高审计工作效率,降低审计成本,从而更好地发挥国家审计“免疫系统”的预防功能。 四、进一步加强审计机关内部的信息化建设。结合信息化工作,改革机关内部管理体制和机制,提高组织、管理水平,为审计机关充分发挥国家审计的“免疫系统”功能提供坚实的技术和组织保证 审计机关内部的信息化建设是制约审计信息化建设和审计机关科学发展的重要环节,审计机关内部的信息化建设搞不好,审计人员和管理人员的信息化观念的转变和树立、信息化知识技能的掌握和提高必然收到限制,必然影响信息化环境下审计工作的有效开展,也是影响审计信息化发展水平的重要内因。因此,应站在审计事业科学可持续发展的高度,本着对事业和队伍负责的态度,首先应加强审计机关内部的信息化建设,坚持不懈地解放思想、转变观念、提高认识、加强领导,保证资金和人力的投入,为顺畅开展数据审计、信息系统审计和联网审计提供良好的前提和奠定扎实的基础,从而保证国家审计更加充分有效地发挥“免疫系统”功能。 信息化论文:信息化在环境测量站中的实用性 选用成熟产品方式比较简单,即直接采购软件公司的功能稳定的产品,但是这种产品适用性差,不能兼顾到各基层站的实际情况。但是办公软件可以选择这种建设方式,而专业的环境监测业务软件尽量不要使用这种方式。自主开发模式能够实现需求方和实施方的完美结合,提升信息化建设效率,然而,目前多数基层站不具备自主开发的能力。当然,随着基层环境监测站信息化能力的提升,将来一些有能力的基层站可以考虑这种方式。委托开发模式由基层站提出需求,由相应软件公司实现功能的监测和技术难题的解决。由于目前许多基层环境监测站信息化基础较为薄弱,不具有自主开发的能力,那么选择委托开发方式较好,但一定要做好环境监测信息的保密与协调工作。遵循适用原则基层环境监测站不要盲目求大求全和求新,太过盲目要求人有我有,强行加入无用的不切实际的要求。这就要求基层环境监测站能认识到自身实际,考虑到项目建设时长和有限的资金投入,清楚定位建设项目要达到的目标,防止信息化建设需求不明确,这样能防止资金不足、需求的变化性导致的延长项目建设周期的情况发生。所以信息化建设必须遵循适用原则,选择适宜的开发技术,适合的开发方式,能满足当下的建设需求即可。 注重用户体验信息化系统建设是给用户使用的,所以必须满足用户要求。但是许多基层站工作人员自身计算机水平有限,若软件功能过于复杂而让用户不愿使用,而没有数据积累,那么开发出来的环境监测软件就会失去利用价值。配备专业信息化人才进行项目管理信息化项目运行包括需求分析、调研、确定技术方案和推进计划,产品选型,软件开发,上线测试,运行维护等一系列环节。此外,信息项目运作需要基层站的各部门之间的相互合作,以及基层站和软件开发公司之间的协调工作。因此信息化项目建设是一个比较繁杂的系统工程,不管选择委托开发模式还是自主开发模式,都需要有信息化人才进行管理和运行。所以基层站首先必须在资源设备配置上给予保障,录用计算机专业人才管理信息系统,从系统建设开始就全程参与,做好沟通和协调工作,确保信息化项目建设顺利完成,并且在项目验收后,能继续发挥作用。 创新人才使用机制基层站信息化能力提升离不开专业信息化人才的参与和贡献,这就要求基层站能重视并积极录用信息化人才。基层站属于事业单位,职称对于基层站工作人员来说十分重要,而一些信息化专业人员在申报职称时会面临较多阻碍。例如,计算机专业硕士在信息化行业只要工作一年就能申报工程师,但在基层环境监测站却需要5年才能申报,这就使一些经验丰富的信息化人才不愿在监测站工作。所以基层环境监测站对信息化人才则应该创新并完善人才使用机制,这样才能吸引和留住那些经验丰富的优秀的信息化人才到基层站工作,并服务于基层环境监测事业。 基层站的信息化能力提升仍存在许多难题,我们要加强信息化能力提升的意识,并吸引信息化人才长期进行信息化能力提升工作,当然,也需要加大对监测设备的投入,并且充分考虑到用户需求,这样基层站的信息化能力才会得到较大提升。 信息化论文:浅析信息化背景下高校工会宣传工作的创新 摘要:通过对信息化背景下工会宣传工作的内涵分析、必要性分析、可行性分析,提出创新工会宣传工作的必须从理念创新、渠道创新、手段创新、机制创新、特色创新等方面入手,才能在创新中找到新的突破,在创新中谋求新的发展 关键词:信息化、高校工会、宣传工作、创新 快速发展的中国已经全面步入信息化时代,信息是知识,信息是商机,信息是财富,信息是成功的源泉。在这个信息爆炸、信息泛滥的社会,高校工会宣传工作的创新尤其显得重要,已经引起了高校工会的广泛关注和高度重视。 一、高校工会宣传工作的内涵分析 (一)工会宣传工作是党的宣传工作的重要组成部分 党和工会的性质决定了两者的紧密关系。从横向上看,工会是协调缓和教职工与党政领导班子矛盾冲突的“稳衡器”和“安全阀”;从纵向看,工会是党政领导班子与广大职工群众沟通联系的桥梁和纽带。与学校党政的宣传工作相比较,高校工会的宣传工作还具有不可替代的特殊性。坚持为教职工群众办实事,把宣传工作同解决教职工的实际困难结合起来,是高校工会开展宣传工作的主要特色。坚持为教职工说实话,及时了解、表达和反映教职工的思想问题与实际困难,是高校工会开展宣传工作的重要目标。 (二)工会宣传工作是学校精神文明建设的重要保障 高校的工会工作要围绕学校建设和发展的中心,增强各级工会组织的活力和全校教职工的凝聚力,调动广大教职工的智慧和力量,推进学校的改革、发展和稳定。工会的宣传工作是校园文化和精神文明建设不可缺少的组成部分。 “教育者必先强己,育人者必先律己”。教师的道德、品质和人格对学生具有重要的影响。而高校工会可以利用自己独特的优势,充分发挥其宣传教育职能,开展多种多样的提高教职工的思想道德、科学文化和技能素养的活动,从而使工会成为提高教职工综合素质的“大学校”。树立教职工奋发向上的良好形象,打造学校品牌,扩大高校社会影响力,都具有十分重要的意义。 (三)工会宣传工作是工会工作的重要阵地 宣传工作是高校工会的一项基础性工作,是高校工会整体工作的有机组成部分。如果将宣传工作抓实了,工会工作就会产生事半功倍的效果。通过富有成效的宣传工作,使教职工的主人翁精神、主力军作用得以充分发挥;使工会代表和维护广大教职工的合法权益,组织教职工参与学校的民主决策、民主管理和民主监督更好地实现。 二、信息化背景下创新高校工会宣传工作的必要性分析 从高校的改革、发展和建设等方面来考察,不难看出在信息化背景下拓展和创新高校工会宣传工作的重要意义,主要表现在以下三方面: (一)有利于增强党组织和工会工作的凝聚力。 加强工会宣传工作,目的就在于更好地发挥工会作为高校党委联系教职工的桥梁纽带作用,为工会依法履行各项职能提供思想保证和舆论支持。高校工会要通过工会的各种宣传阵地和宣传手段,把党委和行政推进改革和建设的各项举措,向教职工进行通俗易懂的有说服力的宣传解释工作。同时,也要旗帜鲜明地维护教职工的合法权益,及时向党委和行政反映会员的要求,加强民主管理和民主监督。这种双向沟通式的宣传工作,必然会提高党委、行政领导与广大教职工之间的亲和度,有利于增强党组织和工会工作的凝聚力。 (二)有利于推进高校的全面改革发展。 现阶段,高校正在进行各项制度的改革, 特别是人事制度和分配制度改革的深入,必然涉及教职工切身利益的调整。加强高校工会的宣传工作,着力宣传高校改革的必要性,宣传高校工会积极参与学校各项改革,尤其是涉及教职工劳动权利、经济利益等改革方案的制定;宣传工会通过多种形式积极反映广大教职工的呼声、建议和意见,促进改革方案的修订完善;有效化解各方矛盾,保持学校的稳定等。 (三) 有利于全面发挥工会的职能。 高校工会具有维护、建设、参与、教育等四项职能。加强工会宣传工作,就要全面宣传工会的四项职能,宣传工会发挥教代会工作机构的作用,进一步加强民主管理、民主监督的情况;宣传工会适应新形势, 加强教职工职业道德建设。加强工会四项职能的宣传,必然会改变高校工会只是“福利工会”、“娱乐工会”的旧形象,从而树立起适应时展需要的新形象。 三、信息化背景下创新高校工会宣传工作的可行性分析 (一)宣传理念创新 工会干部具有强烈的宣传意识是做好工会宣传工作的前提。如果缺乏强烈的宣传意识,自然会放松对宣传工作的研究与重视。因此,工会干部应当树立这样一种理念: 工会开展任何工作, 如果忽视了宣传环节, 就不可能正真做好这项工作。当然, 要增强宣传意识, 就必须与实践活动紧密 结合。要抓住每项活动的机会, 认真研究如何发挥宣传效益: 活动之前,多考虑如何充分宣传发动群众, 组织更多的人参与;活动之中,如何通过宣传来激发教职工的拼搏精神,促使参与者振奋精神,发挥最好的水平;活动之后,多研究如何吸取经验教训,让更多的人受到教益。工会干部养成这样的习惯,工会宣传工作就会生动活泼,就会内化为强大的精神力量。 (二)宣传渠道创新 应大力拓展工会宣传渠道,使工会宣传工作真正做到“党政牵头、师生共建、全员参与”。 1、党政牵头。学校党政领导必须高度重视学校工会的宣传工作,建立相应的规章制度,使得宣传工作制度化、程序化、规范化、常态化,充分调动工会宣传队伍的积极性、主动性、创造性,为学校的各项改革与发展献计献策,促进学校各项工作顺利开展。保证宣传队伍配备必要的宣传工具,并享受相应的待遇,确保工会宣传队伍的稳定性。 2、师生共建。要大力宣传有利于学校改革发展的所有师生活动,也应该让学生参与工会工作的宣传活动,扩大工会工作的影响力。一是积极宣传师生文体联谊活动。如迎新晚会、毕业典礼、校运动会、师生篮球赛、羽毛球赛、乒乓球赛等,达到加强师生交流,融洽师生关系的目的。二是适度宣传师生学术联谊活动。校工会应关心大学生的学术研究活动,不仅开展师生之间的“结对子”活动,让学生的学术研究活动有专门的指导老师。三是宣传师生互助活动。教师资助经济困难学生完成学业,教师帮助学习困难学生搞好学习,学生也帮助退休教师解决生活上的困难等。 3、全员参与。一是要大力宣传教代会源头参与的主渠道作用,及时反映教职工的呼声和要求。二是要以教代会为载体,坚持民主监督,促进校务公开,认真做好“校情民意”等信息反馈工作。三是要利用教代会的职权,建立和完善民主评议领导干部的制度,推进干部评议工作,形成有效的干部监督机制。通过不断拓展和创新依法治校的形式和渠道,保证全体教职工在学校民主管理和民主监督中发挥主体作用。 (三)宣传手段创新 要加大工会的宣传力度, 在建设工会自己的宣传阵地的同时,还必须采用多种手段,通过多种途径“借鸡下蛋”。例如,通过学校宣传部门的校报、广播、有线电视,通过党政主办的信息简报以及上级部门的报刊、杂志等各种媒体来宣传工会工作。随着信息技术的快速发展,建设好工会网站应是重中之重,实现宣传手段的现代化和信息化。网络技术是当今世界上发展最快的技术,它日新月异、突飞猛进。学校工会可以通过网络及时宣传工会的法律法规、贯彻落实工会的四项基本职能、传达职代会精神、公开校内信息及展示教职工在教科研等方面的成果。其它,校工会还可以通过微博、微信、QQ群、OA系统等多种手段加强宣传校园文化建设、和谐校园建设,努力适应教职工精神文化方面的多层次需求。 (四)运行机制创新 1、加强领导,明确职责。要搞好工会宣传工作,不仅要解决工作人员的思想认识问题,还要争取各级领导的重视和支持。从学校工会到分工会至少要有一名同志负责宣传工作,及时向有关领导汇报工作情况,按照上级工会和本单位领导的要求,结合自身的工作计划完成宣传工作任务,要防止无领导、无计划、无分工的现象。 2、加强宣传队伍建设。建设一支专兼结合的、具有一定素质并热心宣传工作的队伍。所以在竞聘该项岗位时,要选择有一定专长的同志从事这项工作;要给他们提供培训机会,为他们创造条件提高业务水平; 3、建立工会宣传工作的激励机制。宣传工作是工会工作的重要组成部分,是搞好工会工作的基础性工程之一。对宣传队伍必须要有一定的奖罚制度,提高他们的工作积极性;把宣传工作业绩作为评优的重要依据。 (五)宣传特色创新 高效的工会宣传工作, 既要服从党的路线、方针、政策, 围绕学校的中心工作, 又要具有自身特色, 不能雷同于党委宣传部门的宣传工作。应坚持以职工为本, 坚持主动、依法、科学维权的新时期维权观。工会的宣传工作, 就要突出维护, 就要为工会担当的特殊使命摇旗呐喊。工会干部要敢于出面维护教职工合法权益, 敢于为教职工说话办事, 同时也要善于正确处理这类问题, 从不同的角度支持学校的改革、发展与稳定。 创新工会宣传工作,要在创新中寻求新的出路,在创新中找到新的突破,在创新中谋求新的发展。要从信息化社会的实际出发,深入研究新形势下工会宣传工作的特点和规律,积极探索开展工会宣传工作的新途径、新办法,要树立新观念,寻找新载体,增添新亮点,使我们的工作更加体现时代性,把握规律性,富于创造性,在新的实践中开创新的局面。 信息化论文:县统计信息化建设浅析 信息化是社会发展的必然趋势,统计信息化是国民经济信息化的重要内容,统计信息化是为了实现信息收集、整理、分析、交换和共享,保障统计资料的准确性和及时性,全面提高统计效率,更好的为统计工作服务。 一、南县统计信息化的现状 县级统计局是政府统计的基层单位,是政府统计部门与企业、公民联系的纽带,是采集统计数据的第一线。因此,县级统计信息化是整个统计信息化建设的前沿,也是信息建设的关健所在。 1、省、市、县重视统计工作 湖南省人民政府《关于切实加强统计工作的通知》(湘政发[20__]8号和《进一步加强工作意见》(湘政发[20__]8号精神,以及益阳市人民政府《关于切实加强统计工作的意见》(益政发[20__]15号),省、市两级政府明确指出要加快统计信息化建设的步伐,加快统计专网建设,实现省、市、县网络线路开通,乡镇、机关企业事业单位要逐步实现联网直报。乡镇微机配备经费按省、市、县分级负责的原则负担。县人民政府对统计工作有关要求也进一步明确。 2、统计基层,基础情况 从县统计局看,县统计局在职人员16人,平均年龄42岁 ,统计师2人,懂统计与计算机复合型人员不超过一半,现有微机13台,笔记本1台,人平0.8台,针式打印机3台,激光打印机1台,局内全部联接internet网。 从乡镇看,全县12个乡镇,统计人员暂为经管系统编制,县政府、编委正就统计人员定编定员问题进行研讨中,就乡镇微机配备事情,经费由省、市、县按3千、2千、2千比例已经到位,对乡镇统计站的电脑、打印机、传真机已进行政府采购中,5月底可以全部配备到基层。 从企业事业部门看,向统计局有报表报送任务的单位317家,其中规模企业41家,商业 37 家,房地产建筑22家,服务业17家,县部门95%都拥有电脑,八成接入宽带,统计人员基本由财务室或办公室兼,持有统计上岗证不足20%,企业单位统计人员由会计兼,电脑接宽带情况只有90%,但统计上岗证持有约有30%。 从信息化交换信息情况看,县对市基本实行电子化办公,通过市级内网“ftp”进行数据传输,企业部门中除规模工业企业德盛纺织、德兴纺织、汇源麻业、湖南拓普进行联网直报外,其他均进行电话、传真、报表等纸介进行传输。县统计局对县域经济数据及主要经济指标主要通过统计年鉴、南县经济数据月度卡、南县调研分析向外传送,在20__年底,县统计局建立了南县统计信息网,县局的有关工作及统计数据在网站上向外公布。 二、制约统计信息化建设进程的因素 1、信息化意识不强 有不少的干部与公众对统计信息化建设认识不清,部分单位领导对统计信息产生、传递、服务、作用认识模糊,对计算机使用仅停留在文件打印上,认为信息化是高新技术,还不知如何着手来抓信息化,利用信息资源来提高工作效率。 2、资金投入有限 统计部门的本身业务经费就有限,如果从有限经费中挤的话,也是非常少的,所以在设备更新、网络升级、网站更新上都难以跟上社会发展。 3、统计软件更新较快 现在县级在处理统计数据使用sarp系统,有的使用的foxpoe系统,一套表制度的epras,普查版本的apras,再到抽样调查各类新程序,县统计局的统计专业人员使用起来尚需摸索中求发展,更别谈乡镇、部门、事业单位了。在对报表单位布置工作时,月季、年报基本上是自上而下布置,自下而上汇总,统计软件的快速更新使得报表单位也有些应接不暇。 4、统计信息网管理落后 南县统计信息网还处于起步阶段,内容少、更新慢、数据少、统计分析、调研报告少、版面也不美观,点击率十分低,网站还不能很好的发挥它的对外宣传,公布的作用。 5、专业人员缺乏 县统计人员年龄结构上看40岁以下有5人,特别是懂统计又懂计算机的复合型人才少。懂计算机的人员也只是停留在简单操作计算机、录入、汇总操作上,而网络技术的方面几乎空白,精通业务与懂计算机的复合型人才培养直接关系到统计网终化建设成败。 三、统计信息化建设与对策 对于我县统计信息化建设的现状,应立足实际,充分挖掘有利条件,实行扬长避短,分步实施的策略,逐步加大统计信息化建设力度。 1、要以省、市、县《关于切实加强统计工作通知》文件出台为契机,大力宣传统计信息建设的重要意义 利用好各种宣传工具,特别是南县统计信息网普及统计信息化知识,宣传统计信息化建设重要意义,让公众了解统计信息化工作,支持统计信息化工作,参与到统计信息化工作来。 2、办好南县统计信息网,构建互动开发的信息平台 统计信息网是统计信息的一种手段和方法,是发挥统计服务功能,展示统计工作成果的阵地和窗品,在丰富网站内容、美化网站版面的情况下,更好的考虑谁在观看我们的网站?用户需要了解哪些统计内容,可以尝试建立一种开放式服务格局,为社会公众提供网上服务。发掘和捕捉企业、部门和公众需求,推动统计业务的发展,另外还可以加强各部门之间的合作、沟通,实现信息共享。 3、大力度进行统计信息化硬件建设 统计局的电脑设备是最多、最好的,因为计算机就是工作人员的工具,报表录入计算汇 总都离不开,只有有了先进设备,先进系统,工作效率才能提上去,才能让统计工作者既“勤奋”又“聪明”地工作。 4、加强统计人员计算机应用技术培训,提高操作水平 信息化建设,人是关健,有了设备和系统,还需要操作员,要利用办公自动化、电子政务培训班,对在职工作者进行充电,针对网终技术空白,更要找时间找机会让操作者学习掌握计算机应用较深层次的知识。通过开展人才培养活动,造就一批精英统计员,既掌握现代信息技术,又熟悉经济管理的复合型人才。 5、采用分步分块策略推行联网直报 统计联网直报是统计信息化过程的必然趋势,目前,市统计局对统计联网直报工作正紧锣密鼓的进行,我县的规模工业企业也已有4家,通过联网直报向国家统计局报表,对统计报表单位可以就水平、层次及状况进行分类,逐步实现统计资料联网直报。 统计信息化是社会发展必然,我们统计部门要抓住机遇,按高标准要求,通过统计信息化带动统计工作改革发展,更好地为县域经济发展做出贡献。
疾病预防中心的档案管理本身较为复杂,其所涉及的档案不仅种类相当多,而且内容十分广泛,所使用的周期也比较长。通过对档案管理工作的完善,可以很大程度上提高整体档案的利用效率,对于疾病预防中心开展各项工作都有着良好的推动作用。通过对国内档案管理的科学调查可以发现,不同地域的疾病控制中心在所选择的档案管理方法上有着相当大的区别,并且所拥有的管理标准也完全不一致。一部分疾控中心并没有设置独立的档案管理部门,而单位的档案在这样的状况下便直接分布在不同的科室当中。还有一部分疾控中心直接采用了财务管理中心负责管理目录,其他科室负责管理档案的形式,直接导致方案管理的实际效率相当低,容易出现各种档案遗失或者破损的状况。为了实时改善这样的状况,必然需要针对当前疾控中心档案管理存在的问题,采取一些针对性的措施加以优化。 一、档案管理存在的主要问题分析 (一)缺乏明确的档案管理意识。疾病预防中心的档案管理工作本身较为复杂,其在实际的工作开展当中,不仅要求档案管理人员需要保持较高的工作积极性,还需要有良好的道德情操,能够认真仔细地做好每一项档案管理工作。疾病预防控制中心本身能够为广大群众提供良好的卫生防疫服务,但对于这项服务的效益提升,疾病预防控制中心往往并没有过多地关注档案管理,因为档案管理似乎不可能对这项服务产生实际的推动作用。因此,许多疾控单位的领导对于档案管理工作并没有给予实际的重视,整体的档案管理意识十分匮乏。一部分疾控中心,仅仅将档案管理视为某一科室的附属工作,并没有建立独立的档案管理部门,使得整体的档案管理效率十分低下,难以发挥实际的管理效益。 (二)实际的档案管理能力较为薄弱。在现有的疾控中心档案管理工作开展当中,存在许多疾控中心的档案管理制度较为落后的状况,这些档案管理制度本身已经难以迎合当前时代档案业务的实际发展要求。一部分疾控中心甚至没有完善的档案把握能力,无法合理有效地对档案进行集中管理,导致许多档案都处于散乱状态,整体的档案管理水平相当低。 (三)疾控中心的档案管理缺乏信息化基础。伴随着信息时代的到来,信息技术开始为各行各业形成了良好的推动力,其本身在档案管理当中也有着相当高的适用性。但是疾控中心的档案管理,并没有过多地运用信息技术,导致实际的功能发挥存在相当多的问题,无论是系统的功能,还是档案管理的形式,都有待于得到实时的提高。一部分档案管理人员甚至依旧习惯于传统的纸质档案管理,缺乏对新时期信息技术的综合应用和掌握,因而难以实现良好的管理效用。 二、优化疾控中心档案管理的主要策略 (一)建立健全基础的档案管理工作机制。疾控中心的档案管理工作在新时期的发展当中,已经十分重要,由于其档案不可复制,因而必然需要对基础的收集管理进行完善,以实时提高档案管理的科学有效性。疾控中心在新时期的档案管理工作开展当中,需要根据本单位的档案管理需求建立最为完善的档案管理工作体制,并且要针对档案收集和整理进行持续的优化。从档案的收集工作开展而言,需要采用多方面的措施进行收集,如随时收集、重点收集的全面融合,进而使得档案资料变得十分完善。同时,档案管理人员也需要调整自身的工作态度,认真完成不同的档案管理工作内容,提高档案管理的科学有效性。 (二)提高档案管理人员的工作素质。疾控中心在完善档案管理的过程中,需要认识到,仅仅配置现代化的档案管理设施和方法是远远不足的,还需要聘用一些高素质的人才,进而使得整个档案管理变得准确有效。在实际的工作人员素质提高过程中,不仅要从外部聘用一些相关的人才,还需要从内部针对档案管理人员展开各方面的素质培训,提高他们的综合实践能力和道德素质。同时,疾控中心的档案本身对于疾控工作的开展有着基础的实践作用,因而需要针对档案管理人员开展积极的业务培训,使得他们的工作能力得到有效的提高,相应的档案管理也能够更加科学地为疾控开展形成服务,推动整体档案管理水平的有效提升。 (三)优化疾控中心档案管理的信息化水平。对于疾控中心的档案管理体系而言,信息技术属于整个档案管理水平提高的基础措施,并且能够在最大程度上减少档案管理的工作内容,简化管理流程,提高工作质量。疾控中心需要将档案管理的各项工作内容朝着信息化的方向进行多方面实践,积极完善现有的信息化管理体系,提高整个系统的科学性。并且还需要配置信息化水平较高的档案管理人员,确保他们能够有效地实施信息化管理手段,提高档案管理的整体实效性。
档案管理系统论文:信息时代电子档案管理系统构建分析 在信息时代迅速发展的今天,办公的主要工具已经由纸质转变成电子计算机,电子文档正是电子计算机和现代通信技术相结合的产物。随着时间的推移,档案的数量越来越多,对于档案的管理就成为一项艰巨的任务。信息化的管理能够为档案的管理带来方便,人们对电子化管理的需求也越来越大。 1电子档案管理系统的介绍 中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理,在信息时代不断发展的今天,电子档案管理从西方走进了中国。因此,中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达国家的现状。同时,西方的电子档案管理能够成为电子档案管理在中国推广的借鉴。电子档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理,提供了完整的解决方案,电子档案管理系统不但可以自成系统,为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。电子档案管理系统能够为办公带来方便。电子档案资料的用户能够通过系统对档案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转,除了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外,还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等,并且对电子档案资料进行实时监控。电子档案的生成、存取、使用都是通过电子计算机这个媒介完成的,电子档案管理系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。 2电子档案管理系统的优点 2.1电子档案管理系统提高了工作效率 电子档案管理系统走进人们的工作中不是偶然的,有它的原因所在。一方面,电子档案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是现在的社会走向。信息技术给人们对档案的整理节约了时间。另一方面,电子档案管理系统的出现减轻了档案管理工作人员的劳动强度。 2.2电子档案的便利性 在传统的档案里,常常出现资料缺失的情况,一旦发生这种情况就要把装订好的文档资料拆开,然后把缺失的资料补充进去,再重新装订成册,这样严重增加了管理人员的工作量,使工作效率大幅度降低。然而电子文档出现这种情况只需要利用查找功能找到遗漏的信息位置,然后在遗漏的位置建立文件夹,把遗漏的资料增加进去保存就可以了,这样可以有效地减少人力,给管理工作人员减轻了工作量。 3电子档案管理系统的构建中应当注意的问题 3.1保密性是电子档案系统建设的前提 电子档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存,网络的特点之一是具有很强的开放性,即使相距很远,依然可以通过网络直接获取数据,实现数据通信,而电子档案作为国家单位重要的数据,需要很强的保密性。由于网络的普及,很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息,这样会导致重要信息流失,档案失去了保密性,这将为档案管理工作带来安全隐患。网络的开放性是无法改变的,保密性也是电子档案管理的要求,怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子档案的保密性是目前亟待解决的问题。 3.2保证电子档案信息的权威性 电子档案的内容都是极其重要的,其中很多内容都涉及国家机密或个人隐私,因此,电子档案的保存必须要建立在保障内容准确性和有效性的基础上。科学地将电子档案进行管理,权威性是必不可少的条件。 4怎样才能做好电子档案管理系统 不断完善管理体制,建立统一的管理标准,建立健全电子档案管理系统,对电子档案做好统一规划和管理。除此之外,要加强对电子档案管理的监管,设立相关部门执行监管的职能,每一个工作环节需要在监管下执行。同时,还要对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性,从而提高信息的有效性。 4.1电子档案应该严格控制的方面 电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行,也可以通过某些软件把格式进行相互转换,然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样地呈现,这在一定程度上方便了人们对电子档案的使用,这样的操作能够保证电子文档的真实性,但是却无法确认原来的文档格式。虽然如此,计算机的强大功能能够对电子档案等资料进行保护。电子文档的格式可以轻易地通过计算机转换,并且电子档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过,因此一旦被转换或修改,最原始的资料就化为乌有。为了防止这种情况的发生,在转换或改动文档之前,要在系统保存一份未被改动的原始文件资料,对其进行备份,这样能确保文档资料的准确性。 4.2跟上时代脚步,建立新的档案管理队伍 在信息化时代,档案管理人员应该不断提高自身素质,加强对电子计算机的学习,培养专业化的电子档案资料管理的人员。从一个角度上来说,要引进先进的电子计算机的专业技术,通过不断的学习电子计算机的知识,培养高素质、拥有高度的责任感的档案管理人员。从另外一个角度上说,专业的培训对现有的电子档案管理人员来说是十分有必要的,尤其是电子计算机技术。随着电子档案系统的不断完善,高要求是电子档案工作人员应该追求的目标,现代化档案管理的关键性因素主要包括电子档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度,后者是最主要的因素。所以,电子档案管理工作人员要跟上时代的脚步,优化专业结构,转变传统单一的档案管理方法。建立一支高素质,专业结构合理,顺应信息时代的电子档案管理的队伍是十分必要的。 5结语 在电子档案管理系统中,我国还处在初级阶段,要不断地对电子档案管理系统进行完善。在引进外国先进技术的同时,电子档案管理工作人员还要不断加强计算机网络技术的学习,对电子档案的管理还要结合我国自身的特点,只有这样才能提高我国档案管理工作的效率。 作者:赵庆鹏 单位:黑龙江泰来县克利镇政府 档案管理系统论文:电子档案管理系统现代化研究 1电子档案管理系统现代化的概念 电子档案管理的方式需要借助多项电子设备,还需要应用先进的电子技术,其是现代化的物化表现,也是衡量电子档案管理水平高低的重要指标。电子档案管理系统想要更好的发展,必须做好规划,要保证档案管理细节的合理性,还要在不同的管理环节应用不同的设备与技术,提高档案管理的效率。随着社会的发展,档案资料的数量越来越多,内容越来越丰富,涉及的范围也越来越广,使用电子档案管理的方法,可以更好对档案进行分类,也可以实现对档案的长期保存,相关技术人员要不断的优化管理方式,保证电子档案存储的完整性与安全性。现代化的电子档案管理系统,对管理方法也进行了优化,由于该系统主要依托于现代化的电子设备,所以,传统的档案管理方法无法适应现代化管理的要求,管理人员一定要具有创新的精神、开放的心态,引进专业的技术与理论,完善管理机制,使管理制度不断的推陈出新,探索出新的管理之路。档案管理网络化是电子档案管理现代化的一个重要标志,计算机的应用、网络化的发展是信息时代档案管理标志。现代化的电子档案管理系统,提高了档案管理的网络化水平,逐步建设和完善了档案部门内部的局域网,还构建了区域性的、全国性的档案工作信息网。 2我国电子档案管理的现状 目前在我国,档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术,再加上电子档案与文件越来越多,更的促使了电子档案管理工作的快速发展。从整体来看,我国的电子档案管理着三个特点。即过于依赖计算机,存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。首先,过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段,也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的,而并非用传统的纸质介质进行管理使用。若没有计算机,电子信息就无法保存、管理以及应用。为此,当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。其次,电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的,当要使用电子档案时,还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。这样以来,就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。第三,电子档案是借助于计算机才实现有效管理的,并通过网络来传递信息,实现资源共享。而由于计算机与网络系统自身的不稳定性,使得电子档案在生成、存储、共享的过程中,容易受到网络病毒侵害,或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。除此之外,目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题,例如对传统纸质档案管理工作的摒弃,只是大力发展电子档案,而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。再者,电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决,在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范,对于一些重要的资料文件来讲,这是非常不安全的。因此我们要不断的改进,促使其更好的实现现代化发展。 3实现电子档案管理系统 现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长,由于起步较晚,所以管理制度还不够完善,而且管理工作中存在着较多的问题,为了实现电子档案管理系统的现代化发展,必须采取有效的措施,对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。下面笔者结合自身经验,提出了一些改进的措施,具体内容如下: 3.1加强电子档案的分类管理 随着社会发展进程的加快,电子档案信息的数量越来越多,内容也越来越广泛,为了使档案资料发挥出最大的价值,必须做好档案分类工作,分类必须按照一定的要求,还要制定出统一规章制度,要以提高使用者方便性为原则,还要保证电子档案利用的安全性,尤其是一些保密文件,一定要加强管理与约束,防止信息泄露问题的发生。另外,管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理,以免其丢失而造成较大损失。 3.2提高电子档案网络系统的安全性 电子档案管理系统不但借助了多项电子设备,还利用了网络传播技术,网络传播的速度比较快,实现了电子档案的共享,但是网络系统的安全性并不高,档案管理部门一定要做好权限管理工作,还要健全监督机制,避免不法分子窃取保密档案现象的发生。档案管理部门的领导者要加强网络安全建设,极大资金的投入,还要引进安全防盗技术,定期对计算机杀毒软件进行更新与维护,防止病毒的侵入。另外,管理人员还要建立完善的制度,加大内部监管力度,加强对员工的管理,做好内部控制工作。 3.3加强电子档案管理人才的培养 要加强管理人员对电子档案管理专门理论知识的学习和培养。要探索出适合自己实际的管理体系,要做到与市场的结合。还要做好岗前培训,理论知识和实践能力的结合,培养档案管理人员的竞争意识,加强其相关法律法规的认识,提高自身的责任意识。结束语社会在不断的发展,科技水平也在不断的提升,进入21世纪后,人类迎来了信息技术飞速发展的时代。档案管理对推动社会发展进程有着积极影响,将先进的信息技术应用在档案管理工作中,形成了电子形式的档案管理的模式,这种方式实现了档案保存的长期性与完整性,还提高了工作的效率。在电子档案管理工作中,管理人员应用多种电子设备与技术,提高了档案管理的安全性,也使得电子档案管理系统越来越完善。我国当前电子档案管理工作中,还存在一些问题,采取有效的措施对其进行解决,才能真正提升电子档案管理的水平。 作者:马冬雪 单位:佳木斯技师学院 档案管理系统论文:探求企业档案管理系统的设计 一、现在大多数的电力企业档案管理中存在的主要问题 在现在,电力企业对档案进行管理的重视程度不断地加深,虽然在档案管理上已经取得了一些成效,但是由于历史遗留、人的意识技术等方面还存在一些问题,电力企业的档案管理并不能完全达到企业长足发展的需要。 (一)大多数人对于档案管理重视程度不够 电力企业的领导干部及各专业管理人员,特别是企业的档案管理的员工,对于企业档案的认识不够,观念落后,对于档案管理投入的资金和精力都不够,这样直接导致了档案管理的设施不够用,技术手段都比较落后。大多数的电力企业对于档案管理投入的人手比较少,意识淡薄,这样也会对档案管理的员工观念造成一定的影响,会觉得这个工作不重要,档案的管理是可有可无的。在这种心态下对档案进行管理,档案的质量很难得到真正的提高。 (二)大多数电力企业在进行档案管理的时候都没有安排专门负责的人员 现在大多数的电力企业在进行档案的管理的时候随意性比较强,没有安排专门负责的人员,这样直接导致了档案保管归档的时候不统一,资料也很难及时的保存下来。由于随意性较强专业度不够,很多根本没有价值的资料被长期的保存,增加了企业档案管理的成本。此外由于没有专门的负责人员,在对档案进行查看的时候,提取档案的记录也很难被记载下来,容易造成档案的遗失。 (三)档案管理的时候存在满足不了安全要求的现象 满足不了安全的要求,便比较容易出现各种安全的隐患,在此处主要是下面几方面的问题:首先,由于不够重视,有的电力企业的档案室比较潮湿,档案可能会出现发霉的现象,很难保持档案的完整;其次有些电力企业的档案室在阳光直射的地方,长期的暴晒也很难保持档案的完整;再次,有些电力企业的档案室依然在使用玻璃的门窗安全系数比较低。 (四)电力企业在进行档案管理的时候 信息化程度不够并且发展速度缓慢现如今,虽然一些企业对档案进行了信息化的管理,但是发展速度和信息化的程度远远达不到企业长足发展的需要。首先,电力企业在进行档案管理的时候并没有十分完善的制度;其次,虽然一些企业有信息化的设备,但是对设备进行利用却不够,信息录入比较少;再次,电力企业在对档案进行管理的时候,管理人才不够专业,大多数是“半路出家”。这些因素对于电力企业档案的信息化程度加深都是十分不利的。 二、提高电力企业的档案管理方面工作质量的方法 (一)必须根据时代的发展,提高档案管理的信息化程度 在现代社会,电力事业的发展速度是十分迅速的,这对于档案信息的要求也不断地增加,想要跟上电力企业的发展脚步就必须对档案工作进行科学化的管理,发挥电力企业自身的优势,引进先进的设备,做好档案的归档和分卷工作,方便档案的统计,不断地更新观念,对档案管理中不足的地方进行改进,尽快的实现信息化的管理。 (二)必须从实际出发在根本上提高档案管理人员的水平和意识 电力企业必须加强并提高对档案的重视程度,狠抓档案管理工作,制定适合新时期档案管理工作需要的新制度,聘用专业的人才对档案进行管理,实行档案管理专人负责的办法,对自身严格要求,并更新观念,通过专业知识技能的培养,提高服务意识,提高业务能力。别处,加强各方沟通联络,除严格遵守规章制度外,更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥,通过工作达到各部门档案管理的统一,更好的进行档案管理工作,促进档案工作的整体水平就会有大幅度提高。 (三)在档案管理的时候必须提高对效益的重视 在很多人的观念中档案工作不过是管理档案,一般情况下想到的也多是技术方面的问题。为了档案工作的长远发展,不仅仅需要技术还要注重创收的工作,必须注重基础性的工作,只有本职的工作做好了,才能够做好创收工作。在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立建设单位档案馆网络化协调机构,开发高质量的应用软件,集中人力和资金开发馆藏资源,建设单位建立标准化的数据库和大型文献数据库以及多媒体数据库,实现有偿资源共享。 (四)必须消除档案管理的安全隐患 想要消除安全隐患在进行档案管理的时候,电力企业必须舍得投入资金,做好防火防潮防虫的举措。对于那些意义重大的特别重要的档案必须进行着重的保护,保证档案的完整。电力企业在进行档案管理的时候,必须紧跟时代的步伐,更新落后的观念,建立符合企业需要的管理制度,立足企业的长远发展。 四、结语 电力企业在进行档案的管理的加强、促进档案管理信息化的时候,必须立足企业的长期发展。一个企业的档案管理是长远而又艰巨的工作,制定合理的档案管理制度,从实际出发认真的做好电力企业的档案管理工作,对于企业的长远发展有着重要的意义。 作者:童庆宇单位:中国能源建设集团云南省火电建设公司 档案管理系统论文:探求高校学生档案管理系统策画 一、高职院校学生档案管理系统的需求分析 (一)系统调查 1.现在许多学校基本还是依靠文本这一类纸质介质来处理相关信息,不仅工作效率不高,对于档案的管理也不科学。 2.系统的维护功能不强,可以通过增加一些适当的项目来弥补。 3.数据比较容易丢失,安全性还不高。 4.各个部门之间的交流相对较少,这样对于开展工作是不利的。综上所述,可以通过建立起完善的学生档案管理系统使得学校的档案管理更加科学化,提高工作效率,便于以后查找数据,提高档案系统的安全性,一个完善的数据管理系统对于提高教学质量是至关重要的。 (二)系统可行性分析 1.技术可行性。就现在的情况来看,计算机技术高速发展,可以说每个学校都有计算机,这就为设计这个系统提供了很好的硬件环境。在建立了校园网之后,校园网在学校的基本场所都有所覆盖,比如,教学楼、图书馆、学生宿舍、教职工宿舍等等,这些都可以作为信息通道。同时,其他部门的一些系统也在不断建立起来,比如说教务管理系统、财务管理系统等等,在这一系列的系统建立之后,也在一些方面为设计档案管理系统提供了或多或少的帮助。 2.用户可行性。在应用该系统之后就可以在极大的程度上提高工作效率,一旦数据输入到网络数据库之后就可以实现资源的共享,也可以快捷的完成查询工作,这样不仅提高了工作效率,也保证了工作的准确性。与此同时,工作人员也都可以熟练的应用计算机技术,在使用新的系统之后,他们也可以比较迅速的进入工作状态,开始新的工作。在使用新的系统之后,学生可以更加便利的查询相关数据,在操作方面也更加简单,只需要按照页面的提示,选择自己所需要的功能,就可以查找到需要的数据,而至于系统的结构以及运行也不是使用者将会关心的事情。对于管理者来说,该系统的操作也并不复杂,管理者只需要将需要的数据录入到系统中,在平时负责一些简单的管理工作即可。而这些功能都是可以再以后的操作过程中实现的,也就是说,该系统在使用可行性方面上不存在问题。 3.经济可行性。在使用这种新的学生档案管理系统之后,不仅仅可以提高档案管理工作的工作效率以及工作质量,并且还可以极大的节约人力物力,节约资源,在加快处理学生信息之后,对于学校的教学质量也将会有极大的提升。 (三)功能需求 学生档案管理系统主要就是为了实现高效科学管理学生档案的目的,该系统还可以对学生的个人信息、课程信息以及试卷情况等等这一系列的信息进行整理和维护。学生在这个系统的帮助下也可以随意地浏览所需的资料,并且还支持下载以及打印功能,这对于学生来说无疑会有很大的帮助。而系统管理员对于班级、成绩、学生、教师、毕业设计选课、试卷、公告及留言信息等等可以进行统一管理。 (四)性能需求 在设计系统的时候就应该考虑全面,不仅需要考虑到现在系统的“标准性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可维护性”,更加需要为以后系统的升级考虑,同时还需要注意系统在什么样的环境下使用,所以系统还需要具备以下几个功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可维护性。 二、高职院校学生档案管理系统设计的关键技术和工具 (一)ASP技术 在这个信息技术高速发展的社会,社会大众对于信息技术要求越来越高,同时Web页面技术也在不断的发展,增强了Web站点的功能性,供给大众使用的功能也在增多。从HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web页面设计一直在受到冲击,微软公司对之前的设计作分析讨论,从新出发,设想Web页面设计的真正目的,最后,设计出了Ac-tiveServerPages(ASP)来替代CGI(Com-monGatewayInterface,通用网关接口)的技术。 (二)ODBC技术 ODBC(开放数据库互连,OpenDat-aBaseConnectivity)是Microsoft公司开发的一套开放的数据库系统的应用程序接口规范,这样一来的话就可以更好的规范该软件可以使用的环境,在ODBC操作技术的开发进程中,最常使用到的就是ODBC接口、SQL语言,至于另外的一些操作的话可以借助数据库的一些相关驱动来帮助实现。这样一来的话就使得应用程序有着更加全面的功能。 (三)B/S模式 B/S模式已经采用了新型的MIS系统的平台模式,以WEB技术为模板共同完成对于系统的任务。B/S模式的客户端对于客户端的简化工作有着很大的帮助,不但可以免除许多的硬盘存储的问题,还可以保证整个网络系统的灵活性和简便性。B/S使得传统的MIS的功能有所扩大,其中最主要的特点就是网上信息的工作,可以大大的提高了工作的效率,减少了人力和物力,提高了经济效应。 (四)SQLServer2005 SQLServer2005具备两种重要的特性,一方面能够以强大的数据库服务器进行有效地工作,另一方面,数据库引擎也可以用于本地的存储独立数据库中,进行数据的快捷运行和提高工作效率。 三、高职院校学生档案管理系统的总体设计 (一)系统模块设计 1.系统管理模块 系统管理模块主要分为以下几个部分:系统登录设计、用户账户管理、系统权限设置和系统维护功能。 2.学生信息模块 学校对学生资料都需要进行详细的登记,而这些重要的资料也是以后学生参加各项活动的基础,一定需要进行定时的维护。主要信息有学生的专业、学号等等。 3.学生成绩模块 在每个学期期末的时候都会将学生的成绩录入到系统中,以便于学生查找自己的成绩,对于考试没有提高的学生来说也可以尽早做好准备,报名参加补考,而老师要做的就是将成绩汇总到教务科。 4.公共管理模块 在这个模块中主要有留言管理、通告管理等等。如系统功能模块图1: (二)系统数据流程图 数据流图由以下元素组成:数据流(DataFlow),处理(Process),数据存储以及数据源。数据流(DataFlow):为有名称以及流向的数据,一般通过箭头表示。处理(Process):对已有的数据进行相关的处理,表示方式为矩形。输入的数据将指向已有的数据,输出的数据则指向相反的位置。数据存储:以文件方式或者通过数据库存储方式保存的数据,主要的表示方式也是借助于箭头。数据源以及数据终点:主要的作用就是为了表示数据的去向,在一般状况下只在起点或者在终点出现,它还可以被叫做外部实体。该系统数据流图如图2: (三)系统E-R图 数据库概念概念结构设计要建立在需求分析的基础之上,然后设计出可以满足客户需要的实体,这样也可以为接下来的逻辑设计打下坚实的基础。所谓的E-R模型之间的联系主要是建立实体之间的联系。在需求分析之后,便需要对不同的实体进行相关的考察,然后才能够发现其中所存在的联系。这样一来的话就能够的出实体之间是以1:N,M:N,或者是1:1。在此之后还需要进行一项工作,就是需要考察一个实体,两个实体,或者是多个实体之间存在怎样的联系。E-R图为实体-联系图,可以用来表示实体型的属性以及联系。这也是用来描述显示世界的概念模型。在E-R图中表示方法如下所示实体型:可以通过矩形来表示,在矩形内输入的实体名;属性:用椭圆表示,要将实体连接起来的话就需要用到属性。联系:用菱形来表示,可以在菱形内输入联系名,并且还可以和实体连接起来。与此同时在旁边标明联系的类型(1:1,1:n或m:n)。“学生档案管理系统”的全局ER模式:见学生档案管理系统的全局E-R图3 (四)数据库设计 在充分完成对学生管理系统的分析以及对数据流图、E-R图的研究之后就可以得出数据库的相关数据项以及相关数据结构。学生信息表见下表1:在该表中主要涉及到的有以下一些数据:学号、姓名、民族出生日期、家庭情况、入校成绩、进入学校的政治面貌、实际住址、相关专业、邮政编码等等类似的信息。不仅如此还需要收集学生家长的相关信息,其中就包括:父母亲的工作岗位、父母亲的具体职位、父母亲的文化程度、父母亲的具体联系方式。表名称标识:student 四、高职院校学生档案管理系统的实现 (一)系统管理模块的实现 (1)系统的登录设计 在登录设计的过程中,一般分为两个小的模块,分为管理者登录以及学生登录两种。管理者想要进入系统中的话,在登录界面需要先选择登录用户的类型,然后按照具体要求输入正确的用户名以及密码之后就可以进入系统。 (2)用户账户管理 系统的管理员一般可以凭借对用户的管理实现对新用户的注册,或者是删除等等相关操作。 (3)权限管理功能实现 在单击界面菜单之后,通过“用户管理- 权限管理”就可以进入权限管理界面,根据界面的提示先需要输入用户编号,之后可以借助界面中间的两个向左向右键,帮助选择权限,最后在操作基本完成之后只需要点击“确定”键即可完成全部操作。 (二)学生信息模块的实现 对于学生信息窗体来说,其功能就是可以对学生的信息进行一定的操作。只需要点击录入按钮,然后于光标所在地添加需要的信息。 (三)学生成绩管理模块的实现 学生成绩管理模块主要包括以下几个模块,考试课程信息的设置,考试成绩查询,考试成绩录入及考试成绩的统计汇总等等。需要查询成绩的是时候可以通过进入系统的“成绩管理”然后点击“学生成绩查询”菜单项,然后就会出现一个对话框,我们可以依照需要查询的范围,输入需要的信息,就可以查询到所需要的成绩了。 (四)公告管理模块的实现 公告管理模块的设计的主要目的就是要把最新的通知通过最快捷的方式传输给大家,这里使用到的工具有新闻编辑器。操作流程也并不复杂,只要管理员添加了公告信息,用户就可以很快看到。无论是老师或是管理员都可以对学生的留言进行恢复,但是不可以随意删除。高职院校档案管理系统可取代手工传递工作,可以代替人工进行许多繁杂的劳动,减少人工开支,节省资金,并且可大大提高信息量的取得,缩短信息处理周期,提高学生信息的利用率,为学校的工作效率带来了一个质的飞跃,还可以使敏感文档更加安全等等。 作者:王文惠江铃洪浩单位:九江职业技术学院 档案管理系统论文:电子政务档案管理系统安全研究 电子档案管理系统作为电子政务系统中相对独立的子系统,发挥着承前启后的重要作用。它既要维护归档文件的原始性,也要保障所移交档案的可读性,这一定位决定了它具有不同于其他信息系统的安全需求。电子档案管理系统接收归档文件后,集中化的档案资源存量及其利用权限都有所改变,需要对具有复杂来源的档案进行真实性和长期性管理。面对归档、移交的流程需求,如何在异构环境中维持并兼顾档案安全与档案管理的连续性,是本刊连载电子政务系统中档案安全保障的基本问题。因此,只着眼于一般意义上的信息安全保障体系来探讨电子档案的安全保障问题,显然缺乏针对性。应该结合档案工作实际和管理流程,面向保管和利用,明晰安全需求,提出切实可行的安全保障措施。 1电子档案安全保障的主要内容 1.1电子档案安全保障的范畴 信息安全理论体系为电子档案安全保障搭建了技术视角的基本框架,但从实践情况看来,现有的安全保障体系还需与档案管理流程深度结合,否则,电子档案安全保障的特有需求容易被模糊和忽略。综观目前电子档案安全保障的相关研究,较为流行的观点是将电子档案安全目标归纳为保障信息的真实性、机密性、完整性和可用性,[1-2]以及可追究性、不可否认性、可控性[3]等。从根本上而言,在信息安全的大背景下,上述目标往往是共性的要求。不仅是档案管理系统,所有业务系统如办公自动化系统、人事管理系统、财务管理系统等,都以维护上述属性作为基本的安全保障目标。从流程上看,电子档案管理系统具有特殊的管理定位与职责权限,除基础性安全保障以外,它还具有不同于其他业务系统的安全需求,这些特殊的专业性需求是档案界应予关注的重点。因此,我们认为,除了要关注共性要求之外,更关键的是要结合档案管理的特点和需求来探讨电子档案的安全保障问题。应当根据电子档案管理过程中的不同职能,有所侧重地明晰安全需求,赋予电子档案安全保障更加具体的内涵。在纸质档案管理中,一般将安全管理分为实体安全与信息安全。但由于档案信息内容与纸质载体相对稳定合一,档案实体安全实际表现为档案载体安全,二者在实践中几乎是等同的;信息安全在一定程度上依赖于载体安全。因此,对于纸质档案而言,安全保障通常以档案载体安全管理为主,载体管理在很大程度上决定了档案的信息安全。电子档案信息内容与物理载体的可分离性,导致档案信息安全的管理需求较之以往有所不同,档案实体安全也不再等同于物理载体安全。对于电子档案安全管理而言,可以更为明确地区分出信息安全、实体安全和载体安全三个层面。其中,信息安全主要针对电子档案的信息内容而言,指电子档案内容不被泄露或违规扩散;实体安全主要指电子档案实体(包括电子档案及其元数据、凭证信息等)不被丢失、删改、损坏而导致不可读、不可用;载体安全则主要指电子档案存储载体和软硬件系统等运行环境稳定、存续,不被盗取、破坏,可以支持电子档案存储和读取。载体安全是实体安全和信息安全的基础前提,如果载体遭到破坏,也意味着档案实体会遭到损坏,信息安全则更无从谈起;但仅仅保障载体安全,并不等同于档案实体和信息内容得到妥善管理。比如,在电子档案管理系统运行良好的情况下,也会因人为误操作而删除电子档案,导致电子档案实体丢失;又或是在电子档案实体未遭损坏的情况下,档案信息内容被非法访问和拷贝,导致电子档案信息内容泄漏。因此,信息安全以实体安全为前提,实体安全又以载体安全为前提,电子档案管理应对三个层面的安全都予以重视。具体而言,无论是纸质档案还是电子档案管理,档案部门对于档案载体安全的管理主要都是通过制定保存管理策略来弥补技术本身固有的局限。因为载体的寿命在客观上是由技术发展的程度决定的,档案部门无法决定文件形成部门选用何种载体存储文件,档案部门的主要责任在于文件归档后为其提供稳定、防磁的库房环境,做好防盗、防损工作,并结合长期保存需求,选择适宜的载体与技术实施复制迁移。对于电子档案的信息安全与实体安全而言,其保障管理需求则有所不同。在信息安全方面,由于数字化信息内容易于复制和传播,对电子档案信息内容的利用控制不再依赖于载体安全来实现,相对于纸质条件而言具有更加独立的安全要求,因此需要在档案利用过程中加以控制。在实体安全方面,在档案保管过程中是对电子档案实体的真实性和长期可读性进行管理;在档案利用过程中则是维护电子档案原件的实体安全。据此,基于档案管理流程与需求的视角,我们将以档案保管和利用两个档案管理流程中的不同阶段为框架,将电子政务系统中的档案安全保障置于这一框架中,结合档案管理理论与实际的要求,对电子档案安全保障的管理策略与技术措施进行梳理与分析。 1.2理论层面的关注 电子档案安全保障实践面临许多亟待解决的问题,这些问题依赖于理论研究发挥更好的指导作用。从电子档案安全保障的影响因素看,首先,技术状况对电子档案安全具有很大影响,例如软硬件漏洞、病毒风险、黑客攻击、设备与系统风险等都会造成电子档案信息的损坏与丢失。其次,自然因素与社会因素共同影响着电子档案的安全,例如保管场所的条件、天灾人祸等因素。再次,一些管理问题如管理规范缺失、管理权限混乱、管理人员疏漏等都危及着电子档案的安全。[4]由于电子档案安全受到多重因素的影响,电子档案安全保障需立足全方位进行规划与统筹。对此,许多学者提出从实体安全、软件安全、信息内容安全以及网络安全等多方面着手,[5]提倡通过建立安全保障体系来保障电子档案信息的安全性、完整性和可用性。[6-9]具体而言,包括对技术、管理与法规三方面进行完善。在技术方面,主要提倡自主研发管理系统,对归档电子档案采取杀毒、加密、隔离、备份等技术性保障措施;在管理方面,强调增强管理人员安全意识,完善管理与监督机制,加强专业人员培养等;在法规方面,要求从法律层面明确电子档案的凭证性,不断完善法规标准,以实现电子档案安全管理规范化。一些学者将整个安全体系分为应用层、系统层、网络层、物理层、管理层,根据不同层的安全需求提供管理与技术保障,以构建多层次的安全保障体系。[10]以信息安全的共性规律为基础,在应用于不同领域的安全保障体系之间,同一层次大体上都采取相同的安全保障措施。对于档案安全而言,还需进一步与实际需求紧密结合,才能构建与档案管理相契合的安全保障体系。除此之外,另一种视角是通过风险管理完善电子档案的安全保障。[11-12]信息的风险管理强调对信息系统生命周期的全过程管理,包括完整的风险管理过程:风险管理计划的制定、风险识别、风险评估、风险应对、风险监控,从不同方面采取相应措施以应对可能发生的风险。从宏观上看,目前我国不同地区、不同单位的电子政务建设水平参差不齐,远未达到一体化、平均化的建设效果,具体的风险评估与管理需要因地制宜地规划和实施。从微观上看,基于风险管理的电子档案安全保障要求构建一个体系化的实施方案,风险的多样性和动态性也要求档案人员更加全面地掌握广泛的管理、技术、法规知识,总体的实现要求较高。因此,要达到理想的实践效果,还需结合实际进一步研究。主要从信息安全保障体系和风险管理视角出发的现有电子档案安全保障研究及其成果,已经在事实上为进一步深化研究奠定了一定的基础。为了更好地适应我国电子政务环境下的档案信息化实际情况,有必要从档案管理的视角出发,立足于档案管理流程以及档案部门的职责与实际要求,对电子档案安全保障需求进行梳理与分析,总结档案部门在安全管理中应予关注、亟待解决的基本问题,如档案部门应该如何透过档案安全保障需求选用适当技术,现有技术策略的实施依据和目的,以及档案安全管理策略与技术之间的关系等。 1.3实践工作的需求 档案管理具有自身的业务特点,除基础性的信息、系统与网络安全保障外,电子档案安全保障具有不同于其他电子政务业务系统的安全需求。第一,电子档案管理系统所存储的档案信息数据来源于其他业务系统,并要在规定时间、按照一定要求向档案馆移交,档案资源数据在异构系统间传递、交接,如何维持电子档案安全保障的连续性,同时满足档案管理的业务需要,是档案保管安全需要解决的重要问题。第二,电子档案管理系统中存储的数据相对集中而复杂,就档案利用而言,归档前,文件形成部门对文件具有完整的处理和利用权限;归档后,文件转化为档案,其管理权限则归档案部门所有,由档案部门管理档案利用权限,业务部门之间通过档案部门相互共享档案。这些变化相应地对利用权限的管理提出更多要求,如何确保电子档案实体安全和档案规范利用,是电子档案利用安全需要解决的重要问题。可见,以信息安全保障的一般要求来指导电子档案安全保障的实践具有一定的局限性。面向档案实践工作的需要,应当思考电子档案管理系统与其他信息管理系统在安全保障上的区别,结合档案部门的管理职责与管理流程,提炼安全保障的核心目标以及相对而言更加突出的安全需求。 (1)档案保管安全的核心要求 本文所指的“档案保管”具有较为宽泛的内涵,主要指电子文件归档后、电子档案移交前对档案进行维护性保管的过程。电子档案的真实性与长期可读性是电子档案保管阶段安全保障最核心的要求,安全保护的根本目标是防止电子档案失真、失效、丢失、缺损、不可读。电子档案的真实性有两层涵义:一是电子文件的形成过程可靠,即形成过程被认可,具体要求包括发文与收文双方的合法身份得到确认,行文正当,并在可靠的文件系统中形成与传递;二是电子档案内容、背景和结构信息真实,具体要求包括上述三要素得到固化,并在传输、保管、迁移过程中继续保持原有的固化形式,信息完整,信息不被篡改。[13]从上述两个层面看,虽然文件阶段的真实性本刊连载不由档案部门决定,但档案真实性的维护却是档案部门的重要责任。电子档案的真实性程度来源于多项要求的叠加,满足要求项越多,其真实性程度就越高,即被认为具有更高的凭证性价值,以及更高的司法可采性。因此,我们认为,维护档案的真实性是电子档案保管过程中安全保障的一项根本目标。长期可读包括长期性与可读性两个方面:长期性意味着电子档案实体在长久的时间内不被损坏、丢失;可读性意味着电子档案信息内容在长久的时间内都可以被读取和解析。长期性与可读性应该统一为一体的保管要求,单一的长期性或可读性都无法满足档案管理与利用的需要。与传统档案管理相一致,长期可读性也与载体安全有着密切关系,物理载体的安全情况影响着电子档案的长期可读。电子档案长期可读性的其他影响因素还包括归档文件的格式和自然因素等,这些因素主要体现在档案保管工作中。电子档案管理系统肩负着将档案移交至档案馆的责任,因此,对于电子档案保管而言,保障电子档案长期可读是面向档案永久保存与未来利用的根本要求。 (2)档案利用安全的核心要求 电子档案利用过程中的安全保障,关键在于防止实体损害和越权利用,原件维护和利用控制是档案利用过程中的核心安全保障需求。在纸质档案管理中,为了防止损坏原件,在某种情况下会通过提供复制件的方式满足档案利用需要。对于电子档案管理而言,出于对电子档案实体的维护,同样可以采取副本利用的安全措施。所不同的是,基于电子档案管理系统的档案副本存储与利用面临更为复杂的情况。因为纸质档案的副本主要以复印件或缩微方式形成,副本利用对原件管理几乎不造成影响;而基于副本利用的电子档案安全保障则与电子档案原件管理模式具有密切关系。因此,电子档案原件维护是利用过程中安全保障的关键问题之一。电子档案利用需要通过权限控制来保障信息内容安全。在电子档案管理中,档案管理者与利用者之间增加了电子档案管理系统这一中间平台,使得档案利用权限必须通过系统平台加以控制和管理,这是电子档案利用与纸质档案利用的不同。除此之外,在电子政务环境下,电子档案管理系统存储的档案资源集中而复杂,档案利用权限的管理问题更为突出,需要与传统利用审批制度相结合,从技术和管理上规范电子档案利用,这是电子档案利用与其他信息资源利用的不同。因此,电子档案的利用控制是档案利用安全保障的重要目标。我们认为,档案工作强调连贯性和流程性,安全保障的措施也具有连续性,然而某些安全保障要点在特定的管理环节中会显得尤为突出和重要。因此,我们提炼出重要的安全需求与根本的安全目标,并放置于档案保管和利用的流程背景下进行分析,旨在更好地结合档案管理实际进行探讨。 2电子档案保管阶段的安全保障 电子政务系统中的电子档案保管承接自业务系统的电子文件归档,并承担向档案馆移交的责任。这一阶段的安全保障以维护档案的真实性、长期可读性为核心目标,档案保管需采取专业性的管理措施和技术手段,防止电子档案受损、失真、不可读,保障电子档案与归档时的状态一致。 2.1建立凭证信息,维护真实性 在归档环节,为保障管理权限交接和管理责任明晰,档案部门需对接收到的电子档案进行真实性确认;在后续档案管理工作中,档案部门则需对文件归档时的真实性进行维护。[14-15]根据InterPARES的研究成果,档案部门保障电子档案真实性具有两层含义:一是能够证明电子档案归档时的可靠性得以维护,即档案来源身份与原始状态可证;二是能够证明电子档案保管链的完整性,即保管过程可追溯、可审计。[16-17]在理论层面,电子档案真实性的内涵实际包含了档案要素完整和档案内容可靠的要求;在实践层面,这种真实性则表现为电子档案具有凭证性作用。针对电子档案的真实性保障与真实性认定,档案界已经开展了多方面的探索。按照实施对象与保障目标的不同,目前电子档案管理系统中主要的档案真实性保障策略可以归纳为三类: (1)使用数字签名、时间戳技术。这是信息安全保障中普遍使用的技术手段,是针对电子档案内容和来源(即档案实体)的真实性保障措施,其目的是确保电子档案内容无损、未篡改、非伪造。其基本原理都是利用了哈希(Hash)算法、数字摘要技术和非对称加密技术,通过第三方认证,用以确认电子档案状态如初、来源可信。本质上而言,时间戳是数字签名技术的另一种应用形式,可以证明某份数字文件在某一时间起就已存在。二者都满足我国《电子签名法》对于原件属性的要求,具有司法层面的可靠性。在技术上,二者都基于数字摘要对电子档案的真实性进行验证,但实现机制各有特点:基于PKI(公钥基础设施)体系的数字签名技术由档案形成者采用私钥加密自行签名,验证者向第三方认证机构(由国家授权的CA认证机构)求证;[18]可信时间戳技术则由第三方机构(国家授时中心建设的时间戳服务机构)采用私钥加密签名,包含时间戳的生成日期和时间,用户自行验证。[19]然而,数字签名技术被认为具有一定的局限性,数字证书的有效期、私钥的安全性等问题使其难以满足电子档案管理的需求。[20]加入时间戳的数字签名则可以在一定程度上解决数字证书的有效性问题,使得电子档案在数字签名失效后仍具备原件属性。[21]对于电子档案真实性保障而言,它们在技术上通过加密算法来发挥作用,在机制上依赖于电子档案应用主体对第三方机构的信任,主要应用于电子档案真实性认定,属于确认性措施,并不能对电子档案受损、失真防范于未然。 (2)建立电子档案元数据管理机制。一般认为,完善的元数据记录有利于追溯电子档案的管理过程,从而确保档案管理过程的规范性。元数据管理机制旨在通过全面记录电子档案全生命周期来固化管理过程,形成连续、完整、可证的档案保管链,是针对档案管理过程采取的保障措施。电子档案元数据管理的核心机制包括两个方面:一是分类管理,即根据电子档案元数据的收集过程及其是否可变,区分静态元数据和动态元数据。[22]其中静态元数据指反映电子档案自然属性、来源与信息内容的元数据,一经著录不得更改;动态元数据指电子档案管理过程中形成的元数据,随着管理过程的推进不断新增或更新。针对动态元数据,应该进行动态管理或实施跟踪。[23-24]二是元数据封装,根据电子档案元数据的分类,电子档案及其元数据的封装方式可以采取不同策略,既可以按照电子档案生命周期进行多次封装,每次封装纳入不同的元数据;[25]也可以只封装与电子档案真实性有关的元数据。[26] (3)构建复合型电子档案身份标识。综合上述基础技术与策略,档案界提出利用非对称加密算法为电子档案构建唯一的凭证性身份标识。相较而言,构建复合型的电子档案身份标识是一种综合的真实性安全保障策略,基本涵盖了电子档案实体与管理过程的保障需求。这一策略的基本原理是利用特定的语义算法,抽取电子档案的来源性元数据(“有效元数据集”)进行计算,生成电子档案的凭证性编码,并与相应的元数据集、来源单位及其数字签名共同构成一个电子档案凭证(“电子档案身份证”),通过凭证库管理机制实现电子档案身份的验证。[27]凭证信息可以在电子文件归档时就生成,便于在后续的保管与利用过程中进行验证,并为档案移交奠定基础。本质上,构建电子档案身份标识是综合了数字签名技术、语义算法、元数据管理等手段的复合型策略,其实现机理与数字摘要技术相似,并且因纳入凭证库管理机制而更加具有可靠性。然而,电子档案凭证信息本身的长期保存仍然是有待解决的问题。[28]综上,在电子档案管理系统中,电子档案真实性的保障措施主要针对档案实体和管理过程两个方面制定,这与档案部门对真实性保障的两个职责相对应,即确保档案来源身份与原始状态可证,以及保管过程可追溯、可审计。在保障策略方面,前者离不开基于PKI体系的数字签名技术及其实现原理,后者则离不开元数据管理。电子档案管理系统从业务系统接收电子档案,来自业务部门的数字签名与原生元数据都必须受到保护和一定程度的固化,从而明确电子文件归档前后的状态与责任。在档案保管过程中,通过对数字签名、元数据与档案本体的封装与再签名,集成并关联电子档案的凭证要素,建立起连续可溯的档案保管链。从管理层面上看,现有的电子档案真实性保障策略强调档案保管过程与责任主体密切关联,并纳入第三方机构来巩固这种保管责任的可溯性与可靠性;从技术层面上看,现有策略实质上将电子档案“中心化”,即强调采用多种方法形成电子档案的附属性、凭证性信息,利用凭证信息支撑电子档案的真实性,并通过比对凭证信息来证明电子档案真实可靠。因此,在电子政务系统环境下,电子档案真实性保障的关键在于凭证信息的管理与维护。 2.2完善档案封装,确保长期可读 保障电子档案长期可读是一项连续性的工作,从电子文件归档开始便要对其采取措施。对于电子档案管理系统而言,保障电子档案长期可读的主要任务是对电子档案实体进行一定的处理,使之满足长期可读的格式和存储要求,维持电子档案的可读性,防止其丢失、失效,这是提供档案服务利用、向档案馆移交和延续至永久保存的前提。OAIS模型是目前电子档案长期保存普遍使用的基本策略,它所描述的功能模型、信息对象与信息包结构模型、本刊连载信息包转换过程、迁移模型都是现有长期保管策略的主要依据。具体而言,保障电子档案长期可读是要确保电子档案在长期甚至永久的保管时间内可以被读取,并可以被理解。目前电子档案管理系统中主要的档案长期可读保障策略可以归纳为以下两类: (1)格式管理。格式管理是针对电子档案实体数据的一种基础性保障策略,通过对电子档案进行标准化、可持续的管理,防止电子档案因保管环境的变化而受损,导致无法读取、无法理解。一般认为,长期保存格式应当具有开放性、标准性和稳定性;[29]在实践层面,行业标准《DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求》更加具体地明确了长期保存格式应当满足的11点要求,包括格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用。[30]围绕电子档案的长期保存格式,主要的保障策略包括格式注册和格式转换。格式注册主要是记录电子档案格式的描述信息和软硬件要求等,以便于对电子档案进行解析和恢复。[31]格式转换则是将电子文件或电子档案统一转换成有利于长期保存的标准格式,[32]这种转换包含两种情况:一是电子文件归档时的格式固化,如将文件固化为PDF版式文件;二是电子档案信息包的格式转换,如OAIS模型下提交信息包转换为归档信息包。对于电子档案管理系统而言,格式转换往往通过标准规范、统一接口或专门的格式转换平台实现。 (2)基于封装包的数字迁移。这是针对电子档案实体数据及其运行环境的保障策略,目的是使电子档案够稳定地应对长期保管中可能面临的环境条件变化。一方面,采用开放性描述语言对电子档案及其元数据进行描述和封装可以保障电子档案信息内容在长时间内稳定、可解析。OAIS模型认为,要达到信息长期保存的目的,必须要存储比数字对象内容更多的其他信息要素(元数据等),[33]因此,电子档案应该以封装信息包的形式保管和提供利用。《DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范》中规定的基于XML的VEO结构封装包能够满足资源自包含、自描述、自证明的长期保存要求,[34]是目前普遍应用于电子政务环境中的档案保管策略。另一方面,数字迁移是指在必要的情况下将电子档案从某一软硬件环境向另一种软硬件环境转移的过程。OAIS模型中的数字迁移是基于电子档案封装包进行的,包括更新(refreshment)、复制(replication)、重新封装(repackaging)、转化(trans-formation)4种具体方式,其中后两者会改变比特序列,前两者则不会,后两者还可能涉及电子档案存储格式转换。[35]“迁移是对付技术过时的最佳良策,它应是数字资料完成定期转换的一系列有组织的工作,包括维护数字对象的真实性、用户的再检索、显示与其他利用的能力。”实践也表明,迁移是目前维护电子档案长期可读的最佳方法。[36]对于电子政务系统中的档案保管而言,电子档案长期可读性的保障措施主要针对电子档案实体和运行保存环境两个方面制定。从现有的相关保障策略看,一方面,电子档案的存储格式和存储形式必须满足开放性、不依赖软硬件环境、可解析等要求;另一方面,对电子档案存储软硬件环境和平台的管理也是必须的,这种管理主要体现在为电子档案选择稳定性高、依赖性低的保管载体和运行环境,并在必要时候开展基于档案封装包的迁移,这与纸质条件下为纸质档案构建安全保管环境的做法相同。在电子档案管理系统中,现有的电子档案长期可读性保障措施具有两个特点:一是在管理层面强调电子档案数据结构与信息描述的标准化,维持对保存环境较低的依赖性,并要求保存环境具有较高的稳定性;二是在技术层面,其基本理念是将电子档案及其元数据要素“解构重组”,从而形成易于解析的电子档案封装包,并通过适当的转移维持档案的保存与运行条件。因此,在电子档案管理系统中,档案长期可读性保障的关键在于解决电子档案及其元数据集成封装与拆封解析的稳定性、独立性(即不依赖软硬件环境)。 2.3电子档案保管阶段的安全保障要点 对于电子政务系统中的档案保管而言,真实性与长期可读性是安全保障的双重目标,针对二者的策略也应该相互支撑,形成协同一致、自成一体的档案安全保管方案。然而,目前所采取的保障措施和提倡的保障策略难以很好地兼顾真实性和长期可读的双重要求,甚至在具体策略之间具有目前未能解决的矛盾,导致电子档案保管的安全保障工作难以高效开展。电子档案真实性与长期保存面对电子档案实体、凭证信息和档案保管过程记录三类对象。后两者相对于档案实体而言都属于冗余信息。电子档案实体本身的长期可读可以通过格式管理、规范化封装以及数字迁移得到较好解决,而凭证信息和保管过程记录则增加了长期保存策略实施的复杂性。对于上述三类对象,是否应当实施统一的对象化管理,以及如何进行管理是解决电子档案“长期真实性”保障需要考虑的问题。从目前主要的真实性和长期可读性保障策略看,较为突出的矛盾有以下两点: (1)凭证信息的应用与长期保存之间的矛盾 无论是数字签名、时间戳还是电子档案身份标识,这些措施中所使用的技术背后都有较为复杂的实现机制,离不开第三方机构提供的信任认证。由于这些技术的应用本不是以长期保存为目标,因此并不能保证具备长期生效的能力。具体而言,电子档案真实性的根本在于信任,档案保管的长期性则要求维持这种信任。在真实性方面,现有策略中,电子档案真实性保障的关键依赖于凭证信息;在长期可读方面,最为理想的策略则要求档案信息数据不依赖于特定的软硬件,能够做到自我解析。然而问题在于,目前凭证信息的外部验证机制难以达到长期保存对于电子档案信息数据“独立性”的要求,因而难以做到长期保存和长期有效。一方面,在目前普遍应用的基于PKI体系的数字签名技术中,离不开以数字证书为基础的公钥信任,而数字证书具有时效性,数字证书过期失效意味着数字签名无法被认证。尽管增加使用时间戳可以证明数字签名在证书过期之前是有效的,弥补了数字证书时效性的局限,同时可以证明电子档案未被篡改。但数字签名和时间戳的应用是零散性的,即每一个责任主体在执行一项重要行为后,如在归档、鉴定、处置、移交等环节,可能都需要使用数字签名和时间戳。因此,在电子档案的保管过程中,为了明确责任主体和形成完整保管链,可能会形成多个数字签名与时间戳,电子档案会具有多个形成于不同主体和不同时间的凭证信息。如何对多套凭证信息进行管理是需要解决的问题。另一方面,电子档案身份标识的特点在于,标识作为凭证信息具有唯一性,可用于电子档案原始内容的反复验证,并主要通过元数据分类管理来实现保管过程的记录。[37]但电子档案身份标识的长期保存以及管理性元数据的封装问题仍然有待进一步解决。 (2)元数据更新与档案封装之间的矛盾 在电子档案管理过程中,为了确保档案保管链完整,管理性的动态元数据需要被不断添加到电子档案元数据中,而电子档案长期可读的策略主张将电子档案及其元数据进行封装。因此,如果需要对电子档案元数据进行整体封装,元数据更新会使得档案信息包面临反复封装。协调电子档案真实性与长期可读性的保障需求,需要进一步完善元数据管理与封装方案。实际上,电子档案长期可读所要求的可解析性主要是针对档案内容和自然属性元数据而言的。从微观层面上看,目前的电子档案元数据项目纷繁复杂,实践中并非所有元数据都具有长期保存的必要性。因此,一方面,对电子档案元数据进行区别分类是必要的,应该明确不同元数据对于真实性管理和长期可读的作用,据此优化电子档案的信息封装方式与长期保存方法。另一方面,还应进一步完善电子档案的封装方式,在元数据管理的基础上,寻求满足元数据更新需求的封装方法,兼顾基于元数据的真实性管理和基于封装的长期保存要求。在电子档案管理系统中,电子档案保管阶段主要存在真实性与长期可读性保障需求难以协调的问题,导致电子档案的安全保障仍然面临许多内在的漏洞和风险。要真正实现电子档案的“长期真实性”保管,应进一步明确电子档案实体、凭证信息和保管过程元数据三类对象的保存与应用需求,兼顾电子文件归档和电子档案移交的现实需要,完善保管阶段的安全保障策略。 3电子档案利用阶段的安全保障 电子档案复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性等特点,在给档案管理者和利用者带来方便的同时,也存在容易泄密、复制、扩散和损坏等安全隐患。因此,在电子档案提供利用的过程中,既要保护档案原件不受损坏,也要控制档案信息的利用范围,防止泄密。 3.1副本利用,保障实体安全 在纸质条件下,对于一个档案室而言,要形成一套完整的、同质载体的纸质档案副本,几乎是不可能实现的。因为这样做意味着要建立一个与已有室藏规模相当的库房,并且需要投入大量时间进行复制,时间、管理与经费的投入几乎都是翻倍的。但对于电子档案管理系统而言,形成一套完整的电子档案副本则相对容易许多。《电子公文归档管理暂行办法》等法规标准中都要求,区别于封存保管的电子档案,应拷贝形成一套电子档案专门提供查阅利用。考虑到业务部门对电子档案的经常性利用多以查阅信息解决问题为主要目的,相对而言对其凭证性要求并不突出,为了避免电子档案原件在利用过程中遭到损坏或篡改,可以抽取电子档案内容信息形成电子档案副本以供查询和利用。电子档案副本的内容与电子档案完全一致,可以满足业务部门一般的信息利用需求。[38]在生成电子档案副本以供利用时,可以根据实际情况采用不同方式。第一种是在归档时,系统自动抽取电子档案内容信息形成一份电子档案副本并加以保管,在查询与利用时直接调取电子档案副本。采用这种方式,电子档案管理系统中可以建立单独的利用数据库,用以存放所有电子档案副本,电子档案原件及其元数据则打包封存于保存数据库中,两个数据库分开管理。在进行档案编研、提供利用等活动时只需调取利用数据库中的档案副本,有利于维护档案实体安全。电子档案被移交到档案馆之后,电子档案副本仍然可以保留在电子档案管理系统中,以备提供日常利用。第二种是在利用者发出档案利用请求时,系统根据请求自动抽取相应的电子档案生成副本后提供利用,利用结束之后,电子档案副本被自动清除,这种方式被称为根据利用需求“动态打包”。这种方式可以大大节省系统的存储空间,节省存储成本,但对系统性能要求较高。综合而言,第一种方式要求电子档案管理系统具有较大的存储空间,但对于当下还未真正与数字档案馆实现互联互通的电子档案管理系统而言,可以相对完整地保留本单位形成的档案信息资源,为前端业务部门的档案利用提供便利。在真正实现了数字档案室与数字档案馆互联互通的情况下,电子档案移交到数字档案馆后,前端业务部门利用电子档案时可以直接从数字档案馆获取,此时数字档案室也无需再保留已移交的电子档案副本了,这将极大地节省数字档案室的系统存储空间与成本,大大提高资源的利用效率。 3.2三权分立,保障信息安全 针对电子档案的利用,要求电子档案能够在档案管理系统中安全运行和流转,保证合法用户的合理使用以及禁止非法用户的访问,使电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等。[39]要实现利用过程的安全保障,就要确保访问合法、利用合理、全程记录。具体而言,要做到以下三点:一是划分访问与利用权限,通过访问控制技术避免权限扩散;[40]二是控制利用行为,通过文件保护技术、版权保护技术等控制用户对电子档案内容的非法篡改、传播、伪造、侵权等不合理利用行为;[41]三是对电子档案利用全过程实行跟踪记录,利用审计跟踪技术进行全程监控,提供事后对非法行为的追溯回查。[42]这三点要求实质上对应了利用系统中的三个角色———系统管理员、安全管理员和安全审计员。依据国家保密标准BMB20-2007《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定,电子档案利用系统应该配备系统管理员、安全管理员和安全审计员三类安全保密管理人员,分别负责系统运行、安全管理和安全审计工作。三类人员之间相互独立、相互制约,实现三权分立,以保障电子档案利用系统的安全。[43](1)系统管理员系统管理员负责对访问利用的角色和用户进行设置。具体而言,系统管理员根据本单位情况,设置相应的用户角色,指定其功能权限,即为不同的利用者创建不同的利用账号。利用者根据所分配的账号登录电子档案利用系统进行查询与利用。(2)安全管理员安全管理员负责对角色和用户进行授权,将角色权限与数据对象关联起来,并进行数据的备份。具体而言,即根据用户角色的权限,配置其所能操作的相应数据对象。当利用者发起查询与利用操作时,系统自动根据利用者的身份及其所匹配的权限级别返回结果,不在利用者的权限范围内的信息内容则不予显示。同时,可以利用数字水印、网页控件技术等,对电子档案的浏览权限、打印权限、下载权限等分别进行严格的控制,[44]做到定点———只能在某台机器上打开,定人———只能由某个用户使用自己的口令打开,定时———只能在固定的时间段内打开,定次———只能打开固定的次数。同时,还可以实行防复制、防下载、防打印等。[45](3)安全审计员安全审计员负责全程审计跟踪电子档案利用过程。具体而言,一是对系统管理员和安全管理员的行为进行审计跟踪,确认系统管理员和安全管理员的操作行为合法、合规;二是对安全管理活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析,记录、存储用户的利用行为,并对恶意攻击行为进行识别和处理,及时发现和阻止各种来自外部的非法入侵行为以及内部用户的非授权活动。档案利用系统中三类管理员与利用流程的对应关系如图1所示。 3.3全程记录,维护元数据完整 ISO23081-2中指出,档案管理元数据必须具备:(1)档案本身的元数据;(2)业务规则或政策及授权元数据;(3)责任者元数据;(4)业务活动或过程元数据;(5)档案管理过程元数据;(6)有关元数据的元数据。[46]凡是用来描述电子档案管理的元数据,没有全部覆盖以上范围者,对于电子档案管理的描述是欠缺完整的。[47]在副本利用方式下,电子档案副本的形成、利用和管理是档案利用过程元数据积累的主要来源,尽管这些元数据围绕电子档案副本而形成,但却是电子档案利用过程的重要记录,应该与电子档案原件关联,作为电子档案利用情况的全程记录。具体而言,一方面,在生成电子档案副本的过程中,涉及责任主体和复制过程的相关信息十分重要,需要被保存下来,具体包括:档案复制的日期及责任人,从生成者那里获得的档案与由保管者产生的拷贝之间的关系,复制过程对其形式内容、可存取性及使用的影响等。另一方面,在副本的利用与管理过程中,所积累的元数据和档案管理过程的元数据一起,共同组成电子档案管理系统(档案室)阶段的管理过程元数据。也就是说,业务部门在利用档案副本时会积累各种利用信息,档案部门在管理档案副本时也会积累各种保管信息,针对档案副本形成的这些记录需要被妥善保管,作为电子档案利用与副本管理的元数据。这部分元数据主要包括利用权限、密级划分、利用对象、利用时间、利用频率等信息,它们以动态元数据的形式积累,反映了电子档案的利用情况,可以为后续电子档案的管理与利用提供依据。除此之外,电子档案副本管理中产生的利用日志元数据,与电子档案管理过程中产生的管理日志元数据一样,[48]都是电子档案“从其生成时就已遭受的各种变化的信息”,[49]应该得到妥善保管。在电子档案移交给档案馆时,副本管理的利用日志元数据可以与电子档案封装包关联,提供给档案馆以作参考,辅助管理。 3.4电子档案利用阶段的安全保障要点 在电子档案利用的过程中,应该保护档案的完整性和真实性,并确保涉密档案信息不受侵害。[50]具体到电子档案的管理中,其核心要点可以概括为以下两个方面:(1)保护电子档案实体与信息安全电子档案管理系统作为档案流动的“中部枢纽”,确保所接收的档案完整、真实、可用是基本的业务要求,有此基础,才能为前端业务部门提供真实有效的档案信息资源,并为后端档案馆输送真实、完整的档案。因此,在提供利用的过程中,仍然应该把确保电子档案的真实性、完整性、安全性作为第一要务。这就包含两个方面的内容:一是保证电子档案实体安全,使其不被破坏、不被丢失;二是保证电子档案信息安全,使其不被越权利用、不被违规扩散。同时,通过全程审计跟踪记录用户的利用行为、系统管理员的操作行为,作为工作查证的依据,以供事后审核。目前在具体的操作中,提供电子档案副本利用,可以确保电子档案的实体安全。在档案信息安全方面,则可以通过利用系统三权分立监管档案利用行为,从授权登录、利用过程到全程审计对用户的利用行为进行监控;结合使用身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等技术,可以防止档案信息的越权利用;还需根据利用者的利用请求与权限情况,只将权限范围内允许的档案信息打包传输到终端予以显示,并严格监控其利用行为。(2)保存完整的元数据加拿大律师肯•萨斯认为:“电子档案成为证据必须具备三个条件:一是记录或存储电子档案的系统的完整性,二是电子档案的真实性,三是电子档案是在通常的、正常的业务过程中产生、处理和保存的。”[51]简单地说,就是要注重系统、电子档案、形成过程这三个要素。[52]在电子档案提供利用的过程中,保存利用过程中的元数据,记录电子档案信息资源的利用者、利用时间、利用频率等具体的利用过程信息,一方面可以对电子档案信息安全进行跟踪记录,以备查考;另一方面也能够为移交进馆之后的电子档案管理活动提供参考依据。在电子档案提供利用的过程中,同样可以参考纸质档案利用的安全保障对策:一是副本利用,纸质档案利用在不要求凭证性的情况下会提供复制件以满足一般的信息利用需求;在电子档案利用中,则可以抽取电子档案的内容信息形成电子档案副本以供查询和利用,维护电子档案原件实体。二是完整的元数据记录,纸质档案利用中使用档案利用登记表用以记录档案的利用情况;在电子档案利用中,则需要对电子档案副本的利用过程进行全程审计跟踪,并保存利用过程的元数据。除此之外,与纸质档案管理所不同的一点在于,在电子档案管理系统中,需要以安全管理的三权分立为基础来实现电子档案的利用控制,设置系统管理员、安全管理员和安全审计员三类角色,对其安全管理权限进行互相制约,以保证从用户授权登录、查询利用和全程监督审查的整个利用过程都处于可控范围内,防止对档案信息资源的越权获取、越权使用。 4电子档案管理全流程的支撑性安全保障 电子档案管理系统离不开面向档案管理全流程的支撑性安全保障措施,用以巩固电子档案管理系统的安全管理。贯穿于档案管理全流程的支撑性安全保障措施主要包括四性检验和档案备份,二者与保管和利用中的阶段性保障策略相辅相成,在电子档案管理系统中共同保障电子档案安全可控。 4.1四性检验,实现档案质量跟踪 确保电子档案真实、完整、可用、安全是电子档案管理的核心要求。《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交与接收办法》分别要求,在电子文件归档和电子档案移交时,应对电子文件和电子档案的真实性(也称“准确性”)、完整性、可用性、安全性进行检测,这四点要求统称为电子档案“四性”。就其实质内容而言,实践中的四性检验等同于档案管理理论上的技术鉴定,贯穿于档案管理全流程。四性检验的意义主要体现在两个方面:一是控制档案质量,在归档、移交等工作中,以及在需要对电子档案进行迁移、格式转换或传输的情况下,都意味着存储状态、存储系统和管理环境将发生变化,对档案进行四性检验可以使档案接收方或新的保管环境掌握档案质量情况,对于不符合质量要求的档案,可以及时采取措施保障档案安全可控,避免档案质量的进一步损害;二是明晰交接责任,归档和移交都意味着档案管理责任主体将发生变化,规范化的四性检验可以避免缺损档案处理中的主体模糊,有利于明确处置职责,及时维护档案安全。对于电子政务系统中的档案管理而言,贯穿管理全程的四性检验实质上是以动态的形式保障电子档案安全。具体来说,真实性检验要求档案目录信息、内容信息及相关数据信息准确,及数据包规范;完整性检验要求数量和数据两个方面的完整;可用性检验要求数据、内容可读,以及软硬件环境满足长期保存需求;安全性检验则要求档案安全标识规范,并要进行病毒检测、漏洞筛查等。四性检验在电子档案整个生命周期中具有不同的应用需求,在不同情况下,四性检验的侧重点也有所区别。在具体操作中,可以根据管理主体和保管环境是否变化,通过检验功能组配,选择必要的检验项目,达到情境化、高效率的检验效果。在电子档案管理系统中,主要的四性检验节点有三个,分别是文件归档、档案保管与档案移交。在文件归档和档案移交阶段,因管理主体和保管环境都将发生变化,要对电子档案进行全面的四性检验。在档案保管过程中,一方面,应着重开展周期性的真实性、可用性检验,防止档案被更改、不可读;另一方面,在档案利用、档案迁移等情况下,则应该着重开展完整性、安全性检验,防止档案缺损或感染病毒。四性检验具有零散性的特点,在档案管理全流程中,应该根据具体环节中档案内容、档案载体、系统环境、管理主体变化情况,选择具有针对性的检验内容,并及时执行检验。四性检验也具有系统性的特点,在档案管理全流程中,不同环节的四性检验具有不同的侧重点,与不同阶段的档案管理工作需求相契合,可以对电子档案全生命周期的质量控制进行全程保障。 4.2档案备份,提供档案全程保障 数据备份是信息安全保障重要的支撑性措施,在检验性、确认性安全措施的基础上,数据备份可及时、有效地弥补数据缺损、数据失真和数据丢失等漏洞,甚至在面临自然灾害、系统故障等情况时,也可以通过备份数据的恢复重建信息资源。在传统档案管理中,异质、异地备份是档案安全保障的重要措施,对电子政务系统中的档案管理而言同样如此。所不同的是,电子档案备份不再仅以支持灾难预案为目的,而更加突出档案保管、档案利用等环节的安全需求,以为电子档案管理全流程“护航”为目的。电子档案备份应伴随电子档案全生命周期而存在,与数字迁移、副本利用、四性检验等措施相结合,构建更为稳固的电子档案安全保障。电子档案备份工作越来越受到重视。在战略规划方面,《2006-2020国家信息化发展战略》关于建设国家信息安全保障体系的要求中明确应重视备份建设;2009年全国档案工作会议以及2009年、2010年全国局馆长会议都强调档案安全备份的重要性,提出对电子档案实行异质、异地备份。在法规标准方面,《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999),都明确电子档案管理应建立备份,要求电子档案实行三套保管,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保存。目前,以电子档案安全保管为目的的备份主要采取异质、异地备份相结合的策略;以电子档案安全利用为目的,则主要采取异质备份策略。电子档案异地备份的实施策略与传统条件下大体相同。对于电子档案异质备份而言,从备份介质上看,包括磁盘阵列、磁带机、光盘、硬盘等多种设备,应当结合实际情况加以选择。然而,最为理想的做法是,对于适宜长期保存的载体,应对电子档案进行同质、异地备份,这将更有利于电子档案保真。电子档案管理系统中的档案备份与档案馆备份措施之间的关系需要进一步明确。 在传统纸质档案管理中,档案备份并不是机关档案室的主要工作内容,备份工作主要由档案馆承担。在电子档案管理中,由于电子档案具有数字化信息的不稳定性特点,出于基本的信息安全考量,在电子档案管理系统中也需要对电子档案进行备份。与传统纸质档案管理相比,电子档案的备份工作应该提前到归档后的档案保管阶段,并且备份应随电子档案一同移交至档案馆。在档案室与档案馆之间,电子档案的备份工作应该具有连续性。首先,电子档案管理系统需要进行档案备份,这是计算机网络与信息系统管理条件下的基本要求,同时国家《数字档案室建设指南》中也作了明确建议,因此电子档案管理系统进行电子档案备份是电子档案管理的基础性需要。其次,在实际工作中,一些电子档案管理系统在向档案馆进行电子档案移交时,往往是异质多载体、多套移交,在本质上已经实现了电子档案及其备份的同时移交。再次,通过调研得知,对于档案馆而言,馆藏电子档案的数量往往是数百T级别甚至更大,完全由档案馆承担从无至有的电子档案备份,其工作量是巨大的,进行一次省级综合档案馆馆藏的完全备份有时需要一个月甚至更久。因此,基于高效率、集约化以及安全保障管理的综合考量,我们认为,应当在电子文件归档后,对电子档案进行备份,并在电子档案管理系统内,实行科学的备份机制;在向档案馆移交电子档案时,一并移交经过周期性维护的备份档案,以及备份管理的日志记录等。这不仅有利于电子档案管理系统开展规范化的备份管理,在电子档案交接后,也有利于档案馆对备份档案开展连续性管理,避免不必要的重复备份,在一定程度上有助于提高档案馆的工作效率。电子档案的四性检验与档案备份对于电子档案管理全流程的安全保障具有支撑性作用。保管与利用阶段的安全保障措施侧重对电子档案进行阶段性的直接保护和监管,而支撑性的安全保障措施则贯穿于电子档案管理全程,提供面向全流程的保障。四性检验作为综合性的检测措施,可以实现档案质量的跟踪,并为管理结点与交接环节提供基础而必要的安全保障;档案备份则可以切实起到电子档案的安全保障作用,尤其在发现档案数据缺损或丢失时,完善的备份恢复机制是目前保障档案实体安全的最佳对策。 5结语 研究档案信息安全保障问题,是解决电子档案“保得住”的关键,是开展档案资源整合与利用、联通与共享、移交与长期保存等后续工作的重要前提。电子档案管理的安全保障应该在信息安全的基础上,结合档案管理的流程特点与业务需求,提炼安全保障的关键要点,寻求更加契合档案管理实际的安全保障对策。本文以电子政务系统中的档案保管与利用为框架,分别对这两个阶段以及电子档案管理全流程的支撑性安全保障策略与要点进行了梳理和分析。电子档案的安全保障应当具有连贯性,并与管理流程紧密结合。综合而言,电子档案保管阶段应关注凭证信息的长期保存以及档案封装方式,协调真实性与长期可读性的保障要求;电子档案利用阶段应关注电子档案的副本利用及其元数据的管理;对于电子档案管理全流程而言,则应关注四性检验的实施方案,以及电子档案管理系统进行电子档案备份及其移交的模式与方法。虽然不同的电子档案管理系统需要根据实际情况采取不同的安全保障策略,但基于共性的档案管理流程,梳理共性的安全保障需求与要点,可以充实档案安全保障的实际内容,从而更好地有的放矢,根据实际需求选用适宜的技术和管理方法,完善电子档案系统中的档案管理安全保障。 作者:陈永生 苏焕宁 杨茜茜 侯衡 单位:中山大学资讯管理学院大数据研究院 / 档案科学技术研究院 档案管理系统论文:档案管理系统晶体模型构建研究 1引言 知识与信息正经历着由稀缺到爆炸的过程,知识管理的方式与模式也日益多样化,但是无论采用哪一种管理方式,知识管理都要以信息和数据为前提,因此存储信息和知识的档案库和档案管理系统便成为了知识管理中不可或缺的重要组成部分。如何利用好档案管理系统、协调好知识管理与档案管理的关系,是知识管理成功实施的重要保障[1]。企业知识管理的核心就是有效管理企业的知识资产,打造一个学习创新的环境,而当今企业大多设立独立的研发中心,成为“产学研”相结合的科研基地,这些机构拥有庞大的科技情报与档案资源,并且在每一道生产和研发工序中均具备有价值的信息、经验等知识产生的条件,能否有效完整收集这一系列知识,增进科研知识的积累,是知识组织、知识评价以及知识服务的重要基础[2]。企业的知识只有紧紧围绕业务才能发挥其应有的作用,置于场景中的档案、知识才能更好地为企业提供信息支持。 2基于晶体模型的场景式知识管理模式概述 知识管理自提出以来,不少学者和企业管理者就知识管理如何实践,进行怎样具体的操作模式等提出了诸多想法,1999年哈佛大学教授Hansen和Nohria在研究了大量美国企业知识管理实践的基础上根据行业类型及采取的技术含量将企业的知识管理模式分为编码管理模式(Codificationmode)和人物化管理模式(Personalizationmode)[3]。这两种模式被奉为知识管理实践的经典模式,但是这两种模式都只能顾及一个方面,前者注重技术,后者注重内容,虽然二者在一定程度上都取得了十分显著的成就,但是仍有相对的局限。笔者结合自身企业的实践过程,引入了化学中的晶体模型,总结出了一套场景式的知识管理模式。 2.1构建理念 企业的业务沟通与知识管理等诸多活动都可以细分为每个人运用自己的专业技能和实践经验解决问题的过程。具体讲就是某个人在某一时间和地点,运用自己的专业技能、经验、素养、人脉等知识处理某一具体事情的过程。我们将这种针对具体业务应用的“因时因地,因人因事”的知识管理方式称之为场景式知识管理(Scenario-basedKnowledgeManagement)。在天时、地利、人和、事件的情境中,将知识融入到业务的每个环节,通过知识和业务的“化学反应”促进业务发展,在发展过程中进一步实现知识的再创造。在这一过程中所产生的知识、工具和方法的集合犹如一颗颗璀璨的知识晶格(KnowledgeLattice),每个知识晶格相互关联,彼此相通,从而形成类似于晶体模型的知识体系(见图1,图2)。通过对该知识体系的管理达到业务发展和知识螺旋创造的双赢效果。笔者将这种知识管理模式称为基于晶体模型的场景式知识管理模式。在这个水晶体中,若每个晶格都能够做到自我反应、自我管理、自我学习及自我适应,整个组织必会保持旺盛的生命力和强大的战斗力。知识的晶格将散落分布在各个业务中,与业务紧密契合。 2.2构建体系 基于晶体模式的场景式知识管理模式的建设目的在于形成企业2.0知识协同及决策支持系统KDS大平台,要将各个应用系统的操作界面通过知识门户平台进行整合,统一设计,统一实现。使操作界面清晰、美观、干净、直观、前后操作连贯。其中以数据获取和数据整合为核心,通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务提供协同服务。具体而言,从企业自身和企业对外两个角度出发,包含企业自身发展层面以人力资源管理系统(HRS)、资源规划管理系统(ERP)和全生命周期管理系统(PLM)为轴线,企业对外层面则以客户关系管理系统(CRM)为轴线,形成平面轴的业务体系主体架构,另外在这个轴面上将企业具体的模块融合在一起,包含情报管理、创意管理、实践社区等等晶格模块。 3基于晶体模型的场景式知识管理 模式下的档案管理系统构建如前所述,基于晶体模型的场景式知识管理模式下的档案管理系统是业务原始记录的管理平台,是一个完整的“晶格”,也是在知识管理模式下的一个独立板块,其中包含有文书档案库、会计档案库、人力资源档案库、图书资料库、竞争情报库以及科技档案库。而科技档案库是档案管理系统板块中的重点和主要构成要素,也是档案管理系统构建中的主要支撑。科研院所的科技档案资源,是在生产、研发过程中形成的科技档案材料,如何集中有效管理便于迅速转化为知识的科技档案材料,是知识管理体系中的重要环节[4]。因此,从构建档案管理系统入手,逐步融入到知识管理的层次,是管理科技档案资源、发挥科技档案效用的初衷。 3.1建设理念 科技档案的管理必须要科学化、标准化,以满足不断发展的信息化需求,必须按照“归档齐全完整,整理规范有序,保管集中安全,提供利用快捷准确”的原则和要求,对于科技档案资源要积极推动科技档案管理向电子化管理转型,并致力于建设、推广、完善研究院科技档案管理信息系统。档案管理系统的建设内容主要应为基础设施、档案管理系统平台、数据库、标准规范体系、安全保障体系建设和运行管理机制六大内容。通过从硬件到软件的建设,实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化,建成一批满足科研、生产、经营、管理及发展需要的档案管理系统,最终建立覆盖全业务、不受时间和地域限制的档案管理系统集群。同时,在确保档案管理系统运行稳定的同时,建立档案门类齐全、多种载体类型,集档案信息资源的收、管、整、用多功能于一体的网络平台,不仅实现档案信息资源利用与共享,而且科学、标准、规范管理各种类型的电子文件,并保证其原始、真实、完整和长期可读的属性。 3.2目标需求 3.2.1构建档案信息库,确保数据实时存取。我们拟建的目标档案资源库应包含载体形式为文字、视频、图形、图像的电子文件,不仅涵盖已归档的档案信息资源,而且进一步扩大到现行电子文件、实时科技资料等,既集成各业务系统电子数据,又整合电子文件及电子档案数据,安全保管档案资源的同时,形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库,有效满足每一位用户对各类信息资源的需求。建成后的档案管理系统应将文件管理和档案管理整合成一组前后相继的文件管理工作流程,实现文件及其元数据信息的自动捕获和归档。通过与企业的PLM(产品生命周期管理系统)、ERP等系统建立接口,完成科研数据和管理数据的实时动态管理,保证记录信息的即时性、准确性、一致性和共享性,实现无缝连接、数据共享。 3.2.2实现档案系统的数字化管理,确保信息安全。构建档案管理系统,通过运用专业档案管理软件,对进馆的各类信息按不同要求分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合,形成一个有序完整的信息空间,实现档案信息的系统管理。同时,还要结合身份认证、传输加密、访问控制等技术,确保档案信息的安全运行与有效利用,实现档案存储环境的智能化管理、档案人员的动态管理、图纸复制任务的调度管理,把档案管理人员从繁重的日常琐碎事务的中解脱出来,大幅度提高档案管理效率与水平。建成后的档案管理系统必须达到网络和系统运行安全、信息安全和物理安全的要求,各单位可理清其电子文件及电子档案的源头,全面掌握本单位数字资源分布的情况,在物理和技术方面采取针对性的措施保证数字信息资源的安全与保密。 3.2.3推动档案信息的有效查询利用,开发新知识。档案管理系统的服务方式应以用户为中心,兼具多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅和调用控制功能。利用者可通过网络与档案室建立联系,在授权范围内不受地理位置和时间限制,实现有效远程访问查询。此外,档案管理系统的建设还为知识管理提供了一个良好的系统部件和信息基础平台。在档案管理系统现有数字档案库基础上构建知识管理平台、建设知识库,使知识的形成、共享、传递得以实现。 3.3系统功能 3.3.1档案综合管理。档案管理系统须基于OAIS模型,具备“收集、管理、存储、利用”等功能,通过数据接口、数字化加工等技术完成档案元数据的采集,通过文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、资料管理模块收集、整理、存储各类结构化和非结构的数据信息,通过系统维护设置库结构及人员权限,并支持用户登录档案门户入口和检索利用平台进行信息资源的有效利用。通常来讲,管理应用系统是档案管理信息化建设的基础和关键,管理应用系统主要应具备协同工作平台、档案业务管理、接口管理和系统维护功能,具体包括:档案整编、档案管理、数字化加工、多媒体管理等,其中的档案管理板块可以对使用单位的档案进行电子化的管理,从而提高管理效率,增强利用效果,减轻管理负担,降低管理成本。通过该子系统可以实现档案信息的收集、检索、统计、鉴定与销毁、编研等工作。 3.3.2检索利用平台。为保障档案资源能够更广泛地得到利用,以B/S方式实现档案数据的网上检索利用。档案管理系统提供统一的检索利用平台,用于实现多种方式的检索,用户通过客户端的浏览器即可访问知识门户平台或者直接进入档案管理系统入口,在网上查询检索权限访问范围内的档案目录数据、浏览电子全文,并根据需要进行查阅、借阅、下载等相关利用。检索功能主要包含:智能检索、卡片检索、高级检索、全文浏览、全文检索、利用申请和利用管理等。 3.3.3系统外接和维护。针对已经实施的各类软件应用系统进行数据整合,提供灵活的动态数据集成接口,可以与企业的OA、PLM、ERP等其它软件业务系统进行动态连接,对企业其它软件业务系统中的数据进行收集、整理、归档和利用管理,从而实现档案资源集成,达到信息共存、资源共享、综合利用的目的。系统的接口应用WebService和XML技术来实现,保证异构系统和平台的数据交换,WebSer-vice双方通过标准的SOAP协议来进行交换请求和响应。事先双方共同制定出交换的XML数据的内容和格式,即共同遵守的规范;另外,编制Shema文件进行交换数据的格式验证,确保数据的规范性。比如,PLM接口存在的意义和目标,就是协助并完成数据从PLM系统归档到档案管理系统的过程。通过PLM接口,PLM中管理的相关产品数据和电子文件再正式发放,可以归档时,能够实时归档到档案管理系统的科技档案库中来,然后档案管理人员可以根据工作需要,对相关信息进行修改、添加,进行后续的归档、利用、等档案管理操作,避免数据的重复录入,实现数据的继承与共享。又如,在企业门户的办公桌面、OA系统的待办事宜或其他业务系统的待办模块中,展现个人相关的档案借阅情况、图书借阅情况、审批待办等,方便用户及时了解个人的借阅情况,待办事项等。用户在门户、OA系统或其他业务系统中点击时,可以直接进入档案管理系统的相应处理页面。 4晶体模型的场景式知识管理模式下构建档案管理系统的成效分析 4.1集群效应 在知识管理的模式下构建档案管理系统,无疑比普通的档案信息库的单独建设要更能集中发挥档案资源的集群效应,更能增强信息的广泛性与适用性。由于在该场景式知识管理模式下,各个资源库被视为相互关联的“晶格”,即每一个资源库均代表了一个独立的维度,但又相互联系,共同构成了知识“晶体”,因此,这样的系统架构满足了同种事物在一起产生有利作用的集群效应,能够使得档案信息与图书信息、产品生命周期信息、竞争情报信息等发生良性互动,更好地发挥科技档案的情报价值。 4.2价值最大化 将档案管理系统构建置于知识管理模式下,又与其他资源库建立关联,是加强信息横向联合、实现信息资源共享的有效途径。信息时代的发展使得知识和信息总量剧增,任何一个信息部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用,而且不同的信息资源不可能按照统一的模式收整管理。因此,这一体系也充分适应了打破档案、图书等各自为政局面的现实要求,建立一个完整的知识系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。因此,对于档案部门乃至文献信息中心都可以充分利用自己的资源优势,在资源共享的过程中发挥领头羊的作用,利用档案管理软件,依托系统内部局域网,实现档案信息的共享,实现档案价值最大化地利用。 4.3“死”档“活”用 通常来讲,档案归入档案部门后,会存储于系统和库房中,如此一来,相当数量的档案资料会变为“死”档。即便是有利用和调取,也只是针对所需档案。在知识管理中的档案系统的构建则在这一方面弥补了档案与相关情报、图书、业务资料相互配合支持发挥效用的空白。 作者:郭敏1,2 张黎3 单位:1.中国人民大学信息资源管理学院 2.中粮营养健康研究院知识管理中心 3. 北京邮电大学图书馆 档案管理系统论文:省级测量标志档案管理系统设计 测量标志是国民经济建设、科学研究、国防建设的重要基础设施,是一切测绘工作的起算依据[1]。无论是旧城改造,还是新区开发,都需要测量标志提供的平面位置和高程作为定位基准。改革开放以来,社会经济发展迅速,随着城市化进程的加快与大规模基础设施的建设,测量标志受到较为严重的损毁或破坏。为此,全国各省陆续开展了测量标志全面普查工作。为配合此项工作,实现测量标志信息化管理,对下一步的测量标志维修、保护、使用和管理工作提供可靠的依据与支持,有必要建立功能完善的测量标志档案管理系统。 一、系统建设目标与思路 以基础地理信息数据为支撑,可视化技术为手段,综合利用计算机、GIS、数据库等技术,建立完整的测量标志档案库,开发测量标志录入、动态普查登记、审核、监管、查询统计等功能,方便各级行政测绘管理部门快速、及时、全面、准确地了解和掌握辖区内测量标志成果信息,实现测量标志全生命周期的动态化、信息化和网络化管理。具体包括: (一)建立各等级GPS点、三角点、水准点等测量标志档案库,使其能够有效适应测量标志成果全生命周期管理中各环节信息的动态更新,为测量标志的维护与管理提供可靠的、现势性的数据支持。 (二)实现系统在省、市、县三级测绘管理机构的全覆盖和权限分配,实现上级部门对下级部门的监管,开发数据浏览、查询、数据更新录入等基本功能。 (三)实现将多种统计方法相结合的统计分析功能,为各级测绘行政管理部门提供辅助决策支持。 二、系统设计 (一)架构设计 系统采用三层架构:基础设施层、数据存储层和应用服务层[2]。数据存储层是核心,存储测量标志各类档案实体文件、元数据等资料以及空间索引、基础地理数据等空间定位信息,空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过NetFramework和ArcEngine开发C/S模式的桌面应用,实现测绘档案标志档案的信息化管理,通过Flex和ArcGISServer技术开发B/S模式的web应用,实现测绘标志档案的网络化应用。 (二)数据组织 从内容上组织,测量标志档案库包含测量标志空间数据库和非空间数据库。空间数据库指基础地理信息库和空间索引库,具体有省级1:50万行政区划(含省域、市域、区县、乡镇)、分幅、地貌、水系、交通、地名等数据以及各等级GPS点、三角点、水准点的空间位置信息;非空间数据库指测量标志档案实体数据和元数据库,既存储测量标志点从立点、巡查、维修、迁建、破坏、损毁等全生命周期各个环节的信息,如立点时间、立点人、每次巡查记录和资料、维修记录、迁建记录、保管信息、破坏情况等,也存储标志点在系统中的操作日志记录,比如操作人、操作时间、执行的具体操作等。空间数据库的存储与管理借助于ESRI公司开发的空间数据库引擎ArcSDE,运用ArcCatalog管理工具将数据导入到ArcSDE数据库中。属性数据库管理工具则采用Oracle大型数据库管理系统,由Oracle统一对各类数据进行高效地管理,从而保证其可以紧密结合Windows操作系统平台发挥最高的性能和优势[3]。空间数据库和非空间数据库独立分布存放,彼此之间通过关键字相关联,为测量标志信息的存储和管理提供空间及属性信息服务。从逻辑结构上组织,划分成现势库、临时库和历史库。它们是测量标志成果在不同阶段的逻辑形态,可相互转化。例如,现势库中存储的某标志点档案信息,一旦该标志点被损毁,其信息将转存至历史库;通过校核前的标志点更新信息将先暂存于临时库,通过校核后才转存至现势库成为档案信息。 (三)功能设计 系统包括测量标志录入、动态巡查和更新模块,地图浏览模块,测量标志查询模块,测量标志普查监管模块,数据检核模块,统计分析模块,数据库管理与维护模块以及系统管理模块。 1.测量标志录入、动态巡查和更新模块 该模块主要是为了支持测量标志点的日常维护,以适应测量标志成果的增加、巡查、维护、迁建等管理事项。主要包括测量标志空间点位的更新和属性信息的更新。 (1)标志点空间点位更新包括增加、删除、修改标志点点位等功能,用户可通过手工方式将测量标志点位信息录入系统,还可通过PDA等移动设备实时将标志点点位坐标传至系统服务器。 (2)标志点属性信息更新为了保证数据的现势性,对新增和属性信息有变动的标志点都需要更新其属性信息。用户可通过手工方式将测量标志的属性信息,如定期巡查、维护、迁建、委托保管等信息登记录入系统,也可通过PDA等移动设备实时将巡查的照片、记录等信息传递至服务器。 2.地图浏览模块 具有放大、缩小、漫游、全图、图层控制、地图打印等基本功能,可对控制点的属性标注、显示符号和颜色进行设置。 3.测量标志查询模块 可查询用户管辖范围内的标志点数量、标志点的基本情况以及巡查、保存、维修、迁建等信息。借助系统的查询功能,用户只需轻点鼠标,就能查看到某标志点在其整个生命周期中产生的各种信息和系统用户曾对其进行过的任何操作,彻底解决了测量标志查询难问题。系统提供空间查询和属性查询两种方式。空间查询是以GIS可视化展现形式,加载本辖区内基础底图和测量标志点,并默认按普查情况及保存信息对点进行标识,工作人员无需其他操作就能大致了解辖区内标志点是否普查和保存完好情况。可提供点、框、圆、坐标、行政区、图幅、属性字段等多种空间查询方式来查询标志点的属性信息。根据用户的查询条件,查找数据库中满足条件的标志点,并将结果分布情况以高亮形式显示在地图上;双击标志点图标,查询该点的属性信息。目录查询是以目录形式列出辖区内的标志点信息,单击可查看详细信息,并实现与图形进行交互。 4.数据检核模块 提供整库抽样检核和数据更新检核两大功能。其中,整库抽样核检主要针对本次测量标志普查成果库,是为了确保普查原始资料的准确性;数据更新检核主要是对测量标志动态更新信息的检核,即数据从临时库转移到现势库需进行的检核。整库抽样核检是通过系统过滤排查出逻辑一致性矛盾大、调查资料变动显著等的相关测量标志调查资料,以便利用这些资料再去实地进行有针对性地检核,提高检查效率。数据更新检核将自动校核和人工审核相结合。自动化检核首先对资料是否齐全、文件名称和数据记录格式是否符合规定、要素填写是否完整、附件质量是否符合要求等方面进行检查,其次,将新旧数据进行对比检查,一般在肯定新数据的基础上,再从逻辑上、数据标准化、数据精度指标方面进行甄别,找出最合理最准确的数据,提示操作人员选择采用。通过自动化检核的数据,会暂存于系统临时库中,提交给审核人员进行审核;人工审核是指拥有审核权限的管理员登录后,可浏览待审核的标志点信息,审核通过的记录,将更新至现势库。审核不通过的记录,不会更新至现势库,并通知相关人员。 5.测量标志普查监管模块 省市级测绘管理机构可对辖区内的测量标志动态更新情况(如定期巡查、维护、迁建等信息)进行监督管理,用户登陆系统后,可查询未及时更新信息的控制点,并对没有及时更新的单位或个人进行催办。在系统中可通过通知提醒、邮件、短信等方式进行催办。 6.统计分析模块 指对测量标志成果的分布、破坏、增加、变迁、普查和利用频率等情况进行统计,例如统计标志点数量、破坏情况、维护情况、巡查情况、迁建情况、标石类型、标石构造、地类、土地权属等。可以按行政区域进行统计,也可根据标志点的属性字段按条件进行统计,并实现各种统计结果多种形式的输出打印,为管理部门提供决策支持。 7.数据库管理与维护模块 主要指对数据库中数据表进行添加、删除、修改;对各类测量标志成果数据进行入库、修改、删除、批量导入导出;查看与管理系统日志,对数据进行备份与恢复;维护系统数据字典等。 8.系统管理模块 对用户进行分级管理,实现对不同级别的用户的权限分配,由系统管理者根据角色分配相应权限,以确定用户所享有信息的大小和信息的类别。本文基于测量标志全生命周期管理的思路,采用B/S与C/S相结合的模式建立了测量标志档案管理系统,实现了标志点从立点、维护、迁建、破坏、损毁等各个环节的信息化管理,为测量标志动态管理和长效更新提供了有力的支持。 作者:滕洁 单位:广东省国土资源档案馆 档案管理系统论文:测绘档案管理系统设计与实现 0引言 测绘档案资料是国家经济建设、国防建设和科学研究的重要资料,广泛应用于政府决策、国土资源调查、资源勘探开发、道路交通建设、城市规划、旅游、气象等各个领域。传统以手工为主的档案管理工作费时、费力,查询和统计利用速度慢准确率低,不能满足社会的需求。如今,随着信息技术的高速发展,测绘档案管理也向着数字化、信息化方向发展。建立辽宁省测绘档案管理信息系统,基于GIS技术,数据库技术,实现测绘档案的信息化管理,为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息。 1测绘档案管理系统的分析与设计 测绘档案管理系统主要用于测绘科技档案文件的接收、组卷、编辑、查询、统计、借阅、归还、销毁、整理、维护与利用等工作。本系统为C/S模式下数据库管理系统,各功能模块都建立在数据管理的基础上的,所有各模块连接、交互都是通过数据库表结构之间的关键字或索引数据建立链接。采用MicrosoftSQLServer建立属性数据库,ARCSDE建立空间数据库。根据测绘档案具有地理属性的特点,经过分析处理,基于ArcGIS软件,利用GIS技术将测绘档案属性信息与空间信息相挂接,实现测绘档案按图形空间定位检索和管理,实现测绘档案的信息化、网络化、标准化管理。本系统设计了数据采集、档案管理和系统维护三个子系统。 1)数据采集子系统。主要包括:数据录入、数据备份、档案添加、修改、浏览、查询、等功能。数据采集即档案数据的入库,设计实现逐个录入和批量录入的功能。主要是指对地图元数据信息的录入,通过界面化操作地图元数据,实现元数据的录入、修改、删除、增加和保存。并提供批量数据导入导出功能,提高数据录入的效率。 2)档案管理子系统。主要包括:档案的接收、借阅、归还、销毁、查询、统计等功能。同时实现对借阅、归还、接收、销毁等清单的编辑功能包括(录入、浏览、查询、修改)。 3)系统维护子系统。系统维护子系统主要包括以下功能: (1)日志管理。为了保证系统安全,将任何一个用户从登录系统,到修改、删除资料的所有操作都记录在日志文件中,系统管理员可随时查阅和清除日志数据,方便日常的管理工作。 (2)用户管理。测绘档案资料的保密工作非常重要。通过对不同的用户允许进入不同的操作系统界面,实现对测绘科技档案数据的安全管理。 2辽宁省测绘档案管理系统数据库的建立 根据以上的分析,辽宁省测绘档案类型的复杂繁多,建立辽宁省测绘档案管理系统数据库包括两个数据库,一个是测绘元数据库,用来存储所有档案数据,当数据采集与录入时调用此数据库;一个是档案管理数据库,用于存储档案管理过程中的借阅、归还等记录、清单,在档案管理子系统中调用此数据库。首先在MicrosoftSQLServer数据库中建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在下编程实现系统需要的各种功能。 3结论 本系统采用GIS技术,实现测绘档案图形化管理,为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息,提高测绘档案管理的人性化、信息化和专业化水平,实现测绘档案的科学管理。 作者:商云霞 单位:辽宁城市建设职业技术学院 档案管理系统论文:高职院校教学档案管理系统研究 摘要:随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不断深化,职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。在大数据信息化时代,这些教学档案对于改善教学管理、提升人才质量有着非常重要的作用,必须进行规范化管理,全面提升其利用率。因此,很有必要加强教学档案管理项目的研究,包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建立信息化的教学档案管理系统等。 关键词:教学档案;分类标准;管理系统 一、教学档案研究的现状 目前,不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制,如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在:一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多,其作用不受重视,档案管理投入也少,对档案管理工作持得过且过态度,更谈不上创新;部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单,不需要专业知识,致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档,造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失;收集的材料类别混杂,没有及时装盒整理;相当一部分档案材料散存个人手中,造成档案收集不全,归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全,需要文件的时候乱翻乱抽,借阅、转阅不登记,借走后不妥善保管,用后不归还,造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少,与信息发展形势不匹配,档案管理效率差。 二、教学档案管理研究的方法 本课题主要采用三种研究方法:一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法,收集到更多有关教学档案管理工作办法,寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验;二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较,找出两者的优缺点,将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院(以下简称“我院”)教务处档案为实例进行试点。 三、教学档案管理系统研究的结论与对策 (1)建立了教学档案分类标准:DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理,并能在配套制度环境中发挥作用,能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录,按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号,以教务处的档案为案例,以“件”的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类,要体现出文件之间的内在联系,使教学类档案成为一个有机整体,便于系统的提供利用,而且对排列、编目后续工作的开展,以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点,参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求,制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构(问题)—保管期限三种分类法,并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识,采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母,如“JX”即“jiaoxue”(教学)的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001,分类号(类目)的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1~N(保管期限为“永久”时从“1”~“N”件排列流水件号)(2)建立教学档案管理制度:通过建立档案分类标准来规范教学档案管理,必须有配套的制度,需依据档案相关法律法规,研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现,大家对档案不够重视,很多的档案规章都不是很熟悉,档案意识的加强,需要全院的各个部门都引起重视,我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规,并结合学院档案工作实际,形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》,为加强学院的档案工作,充分发挥各类档案的作用,更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度,组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范,对加强全院职工档案归档意识,促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用,进而提高学院档案管理水平,更好地发挥档案资源的社会、经济效益。(3)提出教学档案信息化管理系统开发方案:采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统,结合DA/T22——2000规则,通过建立的档案实体分类标准,进行信息交换和通信,以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理,可以有效地提高档案管理质量和效率,能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求:档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上,把分散在不同载体、不同位置的信息资源,以数字化的形式存储,以高度有序的综合档案信息资源为处理核心,实现档案的网络查询、借阅、归还、催还,对档案查询和利用情况进行统计分析,使档案管理人员对档案的管理更加容易,提高工作效率,降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全;对录入的数据随时作更新修改,管理员能够得到最新的信息;为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别,一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度,促进档案的规范化和正规化,对做好学院档案信息化工作,对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之,随着高职院校的发展,根据人才培养质量的需要,发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展,给当前的档案建设工作造成了困扰。因此,本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究,为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据,适应当前人才培养的需求,对教学档案分类进行研究,以适应档案现代化管理发展的需要。 档案管理系统论文:谈电子公文档案管理系统的安全机制 摘要:随着科技水平的不断提高,我国的信息资源越来越多,其中十分重要的一项信息资源就是电子公文档案,如何有效的保证信息资源的安全性关键在于建立健全公文电子档案的安全管理系统,如今已经进入了信息时代,电脑手机基本已经普及,而且相比于纸质档案电子档案更有着占地空间小,容易保存的有点,不仅节省了资源还易于管理,在一些档案管理部门中运用先进的计算机技术以及管理系统还提高了工作人员的工作效率,慢慢随着时代的发展电子管理档案最终会取代传统的纸质档案管理模式,而相应的电子公文档案的安全管理系统也应该得到重视。 关键词:电子公文档案;管理系统;安全机制;研究 随着时代的不断发展,科技的不断进步,电子公文档案的管理系统也在随着时代的进步而进步,不仅是不断提高的信息水平,在网络化以及智能化方面也有了一定程度的进步,而且电子公文档案正在向着公开化的方向发展着。这时,我们必须重视这些信息资源的安全管理,如果仅仅依靠电子公文档案本身的管理系统并不能很好的保证安全性,即使管理系统本身有着一定的安全性,也一定会出现安全问题。甚至一些恶意的组织和个人会对电子公文档案管理系统以及信息资源造成极大的损害,所以我们应该重视电子公文档案管理系统的安全研究,探索出稳定有效的安全机制。 一、加强安全管理的概念 首先应该具有安全管理的意识,熟悉了解安全管理的概念。随着科技的不断进步,网络的广泛应用,电子公文档案的管理系统所面临着的安全隐患也越来越多。为了让电子公文档案管理系统安全有效的工作,有关部门一定要重视管理系统安全机制的研究,对管理人员进一步加强安全管理的概念。安全管理应该是电子公文档案管理系统持续稳定运行的关键,有关部门的领导人员应该首先重视起来管理系统的安全问题,保证管理系统安全有效的运行。对电子公文档案管理进行明确的分工,安排相应的安全管理人员,并且提高安全管理人员的安全工作意识,树立安全理念,将工作中的安全性问题放到第一位,这样才能树立起牢固的安全观念,领导与工作人员相互提醒相互扶持,要第一时间解决工作中出现的安全性问题。 二、完善安全管理体系 要想保证电子公文档案管理系统的安全性应该具有完善的安全管理体系,加强各个部门之间的联系,形成安全管理的网络,完善安全管理体系。对于一个公司或单位而言,相关的管理部门和管理人员主要负责电子公文档案的安全管理系统,但是要想加强电子公文档案管理系统的安全性,却有着许许多多的问题,所以必须完善管理体系,对涉及到电子公文档案的部门都应该纳入安全管理体系之中,可以建立一个电子公文档案的安全管理系统部门,相关部门的领导人都应该加入这个部门来提高协同性,这样不仅可以形成强大的管理网络,还可以增强各个部门之间的联系,有效的避免安全问题的发生,总而言之完善安全管理体系,需要完成各个方面的安全管理工作,多个部门之间的协同合作,使相关的安全管理人员、安全管理技术和安全管理制度具有更加密切的联系,避免安全管理漏洞的出现,保证安全管理的有效性。 三、建立健全安全管理制度 一般来说档案都有着比较重要的信息保存,所以对安全性和保密性有着较高的要求。我国也有着对公文档案进行保护的法律法规。在公文档案中有一部分年代久远或是有特殊意义的档案是纸质保存的,具有较高的机密性,所以会有相关的管理人员对这些档案进行保存处理,同样的由于计算机的进步也有着相当一部分的公文档案是由电子形式保存的,这些文件同样具有保密性的特点,但是一些恶意的不法分子或组织会利用计算机技术对这些文件进行破坏或是盗窃,为了防止这些问题的出现,所以相关部门必须提高管理系统的安全性,建立健全相关的安全管理制度,对相关的工作人员进行安全管理工作培训,提高他们的安全工作意识,加强锻炼工作人员的安全管理技能,对一些特别重要的文件安排专人管理,可以有效的加强安全性。 四、加强电子公文档案的物理安全 电子公文档案的保存相比纸质档案有着许多的优点,例如占地少,易于保存,但是电子公文档案的保存也需要有关部门的注意,这是其安全管理不可忽视的重要因素,电子公文档案的物理安全包括存储工具,通讯设备等的安全,要保证保存电子公文档案的电子设备能够不受到人为损害或是自然灾害的破坏。建立起有效的物理保护设施,切实有效的保护电子公文档案的物理安全。电子公文档案的物理存储设备现在主要分为三种,分别为磁盘保存,光盘保存和电子设备保存。其中光盘的存储时间最长,不容易受到外界环境的干扰,不会受到电磁波等干扰,存储时间达到50年以上,一般用于长期储存,而磁盘与电子设备的保存因为保存的时间较短,受到电源等因素的制约所以多用于临时储存。不同的存储介质在实际的存储过程中起到不同的作用,有关部门根据电子档案的需求有效的利用物理存储设施也可以有效的提高公文电子档案的安全性,为了使电子公文档案管理系统更加安全有效稳定的运行应该制定相应的物理安全措施,这样不仅可以增加电子公文档案的安全性,还能够减少其受到人为因素破坏的几率,保证了相关电子设备的安全性。电子公文档案的物理安全是电子公文档案的安全的基础与前提,有效的物理安全措施不仅仅增加了电子公文档案的安全性,对于其保存的便利性与长久的保存也有很大的优点。 五、结束语 随着科技不断地进步与发展,公文档案的保存越来越趋向于电子化,电子公文档案与纸质档案相比有着极大的优点,电子公文档案的应用不仅推进了电子政务的发展,还在一定程度上促进了信息化的发展,但是随之而来的还有安全性问题,一些非法分子靠窃取资料来赚取财富,所以相关的管理人员应该不断地提高自己的安全意识,树立起安全管理的概念,不断地提高自己安全管理的技术与方法,创新安全管理的办法。 作者:孙巍 档案管理系统论文:电子公文档案管理系统安全机制探索 摘要:随着电子技术的不断发展,作为信息资产的重要组成部分,电子公文档案逐渐受到人们的重视。尽管电子公文档案已被诸多领域应用,但由于电子公文的特殊特点,易使自身产生安全隐患,因而未取得良好的效果。本文将重点论述如何加强电子公文档案的管理。 关键词:电子公文档案;管理系统;安全机制探究 一、引言 伴随着信息化技术的快速发展,人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求,不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化,更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理,制定科学合理的管理机制,为管理系统的安全运行提供保障。 二、强化安全管理理念的运行 众所周知,理念具有先导性作用。随着网络的不断发展,网络安全隐患问题层出不穷,因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患,进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理,制定科学合理的安全管理机制,安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作,增强其管理专业知识,始终在脑海中形成安全管理的理念,只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。 三、制定安全管理制度的制定 安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障,只有确保电子公文档案在规范的环境下运行,才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作,电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度,同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作,使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如,对于管理人员而言,必须对管理人员的使用权限加以确定,切勿随意登记电子公文档案管理系统,避免出现人为因素。除此之外,还需加强对物理隔离模式的应用,严格执行身份认证制度,禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统,同时还必须加强对制度执行力的监督,避免是安全管理制度有名无实。 四、加强安全管理系统的建设 对于电子公文档案的管理而言,只有加强各部门之间的协调配合,才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位,其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成,而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合,全部纳入到安全管理体系中,以避免出现安全管理漏洞。除此之外,还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性,避免使安全管理出现“空白点”,以此来真正发挥安全管理体系的作用。 五、加强数据库的安全建设 所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面,对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权,对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时,可根据相应的日志文件对原因进行查找,并进行恢复,同时还可对数据库进行备份,便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限,即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户(如图1所示的用户权限图)。系统管理员拥有最高的系统管理权限,只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员,以实现对电子公文档案的有效管理,若未经过系统管理员的授权,则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统,使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。 六、加强应用程序安全的管理 应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心,只有从源头上杜绝安全隐患的出现,才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统,然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库,并建立严格的使用权限。为确保系统的安全,管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档,数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中,使其真正成为不可被删除的档案,为日后管理人员的查看提供便利,最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外,为确保系统的安全运行,电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件,使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。 七、拓展安全管理的内容 若想加强电子公文档案的管理,除做好日常的管理工作外,还必须对安全管理内容进行拓展,以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标,安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作,只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用,各部门各司其职并加强沟通,对于安全隐患及时的发现并排除,尤其是在数据安全方面,管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份,实现“三管齐下”。 八、结束语 综上所述,电子公文档案管理是档案管理的重要内容,与纸质档案共同构成了档案管理体系,虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用,然而对于其中存在问题也不容忽视,只有加强全方位的安全管理,才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。 作者:赵彦君 档案管理系统论文:电子档案管理系统设计分析 【摘要】与传统纸质档案管理模式相比,电子档案管理系统具有便于查询、维护简单、界面友好、功能齐全等优点,能有效提高档案管理效率,是未来档案管理软件发展的必然趋势。本文则基于Web技术探讨电子档案管理系统的设计及应用。 【关键词】Web技术;电子档案;管理系统;设计 随着计算机技术的发展,计算机技术得以广泛应用在各个领域,它采用高效的信息处理、提炼等优势运用至档案管理中,让人们更容易使用档案信息,从而顺应时展趋势。针对上述情况,本次研究提出设计Web的电子档案管理系统。该系统借助先进的计算机技术对档案进行管理,档案管理人员能够快速查询、检索、修改、归档等操作,大大提升档案管理工作的效率。 1.电子档案管理系统框架设计 本次设计的电子档案管理系统是在WEB技术基础上上,WEB技术能为信息安全提供重要保障,进而减少系统信息安全方面的开支。考虑到公司日常档案管理流程及需求,在参考类似档案管理系统设计后,设计出本系统系统具体架构,见图1。 2.电子档案管理系统模块设计 2.1登录模块电子档案管理系统用户主要为管理员和用户,用户在系统上注册成功后,凭借用户名称和密码登录系统。在登录界面用户需要选择自己的身份,系统依据用户身份在相对应的数据表内查询用户账户、密码是否存在,只有正确无误的用户名和密码才能进入系统。用户身份检验是确保系统安全、保障系统稳定性的关键,用户身份检验能有效预防非法授权用户使用与入侵,进而维护合法用户的权益。用户登录系统界面见图2。2.2数据录入模块档案管理员可利用数据录入模块,编辑、修改各类档案数据并实现档案文本与各类电子档案原件之间的挂接。数据录入流程见图3。用户在进行案卷、问卷录入过程中,系统能够提供添加、编辑、排序、删除等操作,可任意复制某个记录。修改操作后可重新替代原始档案,确保用户在检索查询操作时,直接浏览经过修改的新文件。同时,详细记录修改信息及旧档案,便于用户时刻掌握档案修改情况。除此以外,电子文件批量挂接功能能把用户已经录入的档案记录及电子档案原件依据设定的规则自动对应,便于查询用户在检索条目时浏览电子原件。2.3设置权限模块电子档案管理的主要功能之一,就是帮助计算机网络用户可依据需要随机在本机上完成检索、查询、下载各类档案资料。必须注意,档案具有保密性的特点,设置权限模块促使管理员不仅能保障有权用户有效利用档案,也可适当限制用户对部分档案的使用权限,确保档案信息的安全、可靠性。档案管理员通过对网络对每位及各部门档案权限等进行设置,并细化至某个案卷或者文件的权限,为用户赋予临时权限。权限设置完成后,档案管理员除临时赋予权限外,日常无需开展繁琐的检索、归还等工作,用户在网络上即可实现档案查询、浏览等操作。其流程见图4。2.4查询检索模块电子档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索,在用户权限允许范围内,直接在浏览上查询所需的档案原文,也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能,用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索,也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外,管理人员可对用户库、日志库实施组合检索,并根据需要打印检索信息,操作流程见图4。查询检索模块支持多种检索方法,其中,组合检索过程中用户可依据项目、文件信息中的字段进行不同条件的组合,达到条件表达式检索的效果。卡片检索方法把项目、文件的录入界面展现出来,用户会将其了解的信息填入相对应字段中,即能查到满足条件的档案。2.5统计报表模块统计是对电子档案库内各类档案的工程项目库、文件库及案卷库中的字段实施自定义统计,并输出相应报表。该模块可提供修改、删除、复制统计项、数据转换等功能,在此基础上打印相应的信息,执行步骤如图6所示。2.6设计合理的数据库设计数据库就是在特定应用环境中,构造合理的数据库逻辑模式及物理结构,以此创建数据库及应用系统,确保其能有效地保存、管理数据,满足不同用户的需求。数据库设计在系统开发中发挥着重要的作用,也是整个系统的核心。设计数据库时,要依据需求、逻辑结构、物理结构等进行。在此基础上,笔者对公司电子档案管理系统进行设计。系统依托Web的计算方法,使用浏览器操作便捷性更强,客户端无需安装专用软件,整个系统的管理维护操作更加简单、快捷。电子档案管理系统中主要包含档案表、档案归还表、借阅表等,其中,档案借阅表包含编号、日期、机构、经手人等信息,具体见表1。 3.结语 本文以Web技术为研究视角,深入分析用户对电子档案管理系统的需求,基于web技术详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块,以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。 档案管理系统论文:档案管理系统软件优势及功能 【摘要】随着时代的发展和科技的进步,传统形式的档案管理模式被档案电子数字化管理模式所取代。档案数字化是档案事业发展的必然要求,是档案管理专业的发展方向。绝大多数档案管理人员已经熟练应用各种办公程序来进行档案的信息化处理过程。但单个的办公程序很难满足所有档案管理工作,并且因为每个档案管理人员的操作方式以及对办公程序的熟悉程度不同,就很容易造成同样的档案信息却因格式、文字等方面细微的差异而不能完全得到上下级档案管理部门的接收与认同,如此便会造成档案移交接收工作效率大大降低,甚至是出现无法归档等诸多问题。 【关键词】档案管理;系统软件;优势及功能 为了使档案管理人员应用一种软件就可以全面地将档案工作处理得当,一些计算机软件开发公司遵循国家档案局的《归档文件整理规则》,为档案管理行业研发了专业系统软件,以便统一管理、维护和保障档案的完整与安全,方便查找、利用等原则,具备高效、准确、简单、实用的特点。档案管理系统软件是集档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合管理软件。 一、专业性档案管理系统软件具备诸多优势 (一)提高工作效率。档案管理系统软件的发明,逐步替代了传统单一的档案归档模式,不用像以前过多编辑档案的条目及内容,完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息,可直接在系统中进行更改,省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节,节省了时间和资源;如发现漏输的档案信息,可直接插入补充,简单易行,省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误,使用者也可以随时随地查阅档案数据,直接进行关键字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻阅等,极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式,兼容于大多数电脑系统,方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面,可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门,节省了人力和时间。(二)能够更好地开发档案内容信息。应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑,还需要另附档案的扫描文件,这样既浪费时间,也浪费资源。而档案管理系统软件,可以在对档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑,这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找,使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解,使档案内容发挥更大的作用。同时,档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能,方便快捷,此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。(三)更好地实现档案保密功能。一般的办公软件只能设置简单的密码,极容易造成泄密,而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作,可以设置人员的查阅权限等,这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时,系统可自行记录,形成查询日志,对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计,以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁,这样便可以锁、机分离,即使别人打开了档案管理人员的电脑,也无法打开档案管理系统软件。 二、档案管理系统软件的优势之多数不胜数,而各种档案管理系统软件的功能大同小异 (一)收文登记。文书人员收到公文后,将文件信息输入系统,便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等;收文序号由系统自动生成编号,并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角,形成检索,便于文件去向的掌握;输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存,方便以后查询及入档时调取;如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失,可从系统中调出对应数据进行补充打印。(二)发文登记。可以各个部门一个总号或多个号;软件系统可以按年度自动对发文进行编号;发文登记之后,可打印发文登记簿,发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印,也可以分期分批统一打印;登记时内容在备选项中进行选择即可,如“主送”“抄送”“标题”等;发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。(三)组建档卷。可依据本单位具体工作职能,选择适合的档案分类方案。如“年度—机构(问题)—保管期限”分类法、“保管期限—年度—机构(问题)”分类法、“年度—保管期限—机构(问题)”分类法等;档案文件进行输入时,对于收文和发文,只需搜索相应序号,即可调出将相应文件;会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可;档号为系统自动产生,档号格式可以自定义输入。(四)公文查询。可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询;可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询;可打印出所查询到的档案内容,由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大,优势明显,但仍然需要档案管理人员合理应用,谨慎行事,方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。 作者:唐建一 单位:四平市水利勘测设计研究院 档案管理系统论文:流程管理在电子档案管理系统的应用 【摘要】随着科学技术的不断进步,电子信息技术在社会各领域中得到了广泛应用,电子档案应运而生,并且极大提高了档案管理的质量与效率,有效节省了大量的人力与物力。在电子文件大量产生和使用的形势下,其安全性、真实性、完整性和可读性也受到了人们的广泛关注。本文在分析电子档案管理系统中存在问题及解决措施的基础上,阐述流程管理在电子档案管理系统中的应用。 【关键词】电子档案管理系统;流程管理;应用 在社会各个领域中,档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中,一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用,电子档案大量使用与其复杂性也同时增加,以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等,于是,在电子档案管理系统设计中,流程管理得到了普遍重视与应用,并且取得了很好的效果。 一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施 (一)问题。在电子档案管理系统中,主要存在以下问题:一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等,其种类多且较为复杂,由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约,这使得电子文件数字信息难以维持永久存取,导致电子文件性能不稳定,容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高,容易被破坏,导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性,网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外,电子文件非常容易被篡改,并且毫无痕迹,导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同,电子档案载体是依赖系统,借助计算机来完成操作利用,因此不能从载体外表去判定正常与否,极易受整个系统环境等因素的影响,导致储存信息无法识读,因此影响了档案的有效利用。 (二)措施。针对电子档案管理系统问题而言,主要可以采取以下措施:一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中,设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读,按照国家相关网络安全定级规定对档案馆(室)的数字档案信息利用平台进行安全保护,并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离,以此提高档案数据库的安全性。同时,安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等,以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵,确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份,确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全,异地备份应选择地理距离相距300公里以上,不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜;异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作,以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式,以满足保存、备份和日常使用。 二、流程管理在电子档案管理系统中的应用 (一)流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出:流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动;而达文波特教授认为:流程就是一系列结构化的可测量活动的集合,并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出,两人均认为:流程是以用户(人)为导向(本),并且在输出过程中重视体现用户(人)价值。在某种程度上而言,流程主要包括六个要素:输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。 (二)流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理,具有十分重要的现实意义,即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以,在设计与实施电子档案管理系统的时候,一定要重视流程管理的运用。首先,在电子档案管理系统建设中,应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候,主要包括三个方面,即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言,电子档案管理系统担负着管理任务,需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念,以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集,数字化处理,还是资源整合利用,都是围绕档案利用者的实际需求进行,贯彻落实以人为本的原则,强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程,对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以,需要合理调整原有业务流程,对工作流程中的业务关系加以梳理,以此实现和改进档案管理业务流程的目标,规范档案信息资源建设。其次,流程管理可以显著降低建设风险,减少建设成本。 在建设电子档案管理系统的同时,应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存,以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性,否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险,影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外,在建设电子档案管理系统的时候,实行前端控制,通过流程管理的引入,使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序,并且尽量减少管理流程环节,提高管理效能,最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论,对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中,首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息,并录入系统,自动根据归档日期予以分析,对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定;之后由档案管理科室牵头,组建专家鉴定小组,鉴定信息来源,确定不可公布或有限制的文件、档案,列出清单予以报备审批。在审核通过之后,编制数字化档案;然后对档案予以检索设置,并且充分考虑其访问权限设置;最后,重视档案的存储与更新,并且进行合理的备份,确保档案的安全、准确,提高档案利用率。 三、结束语 综上所述,随着电子档案的产生与日益增加,为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广,有效提高了档案管理的效率与利用率。为此,在建设电子档案管理系统的时候,为了确保系统的安全、有效,一定要重视流程管理的应用,从而充分发挥电子档案管理系统的作用。 作者:朱建兴 单位:温州职业技术学院