电子档案就是将传统的纸质档案转化为电子信息的存储方式，相比较传统的纸质档案来说，电子档案的优势非常明显：一方面，电子档案的存储与保存都是在计算机硬盘或者移动硬盘当中，不仅存储空间巨大，而且查阅档案的操作非常简单，而且计算机硬盘或者移动硬盘体积小、易携带，能够随时随地进行查阅。另一方面，电子档案在信息处理的速度上要远远高于传统的纸质档案，因为电子档案可以快速进行提存和转档，并且能够针对同类信息进行有效分类归纳；但是纸质档案必须通过人工的方式进行解决，所以电子档案在档案管理之中的应用效率非常高。 一、电子档案管理过程中存在的问题 电子档案伴随着信息技术的发展而产生，对于档案管理水平的提高有着非常积极的作用。从目前来看，无论是国有企业还是私有企业，无论是组织机构还是个人，对于电子档案的建设都很普遍，并且在各行各业中发挥了非常重要的作用。在这种情况下，电子档案作为新生事物，必然会存在许多方面的问题与不足，并且可能会对档案管理造成负面影响，必须针对这些问题加以解决。 （一）电子档案管理存在安全隐患。由于电子档案存储在计算机硬盘或者移动硬盘之中，所以在很大程度上面临着信息技术安全的问题。首先，目前很多电子档案管理系统的建设不足，并且针对档案数据进行信息化处理的过程中，如果出现断电、死机、系统崩溃等问题容易造成数据丢失。另外，由于互联网环境中存在很多木马病毒等，如果一旦不慎下载安装了木马病毒程序，会加重电子信息档案泄露的风险，如果这些信息被不法分子入侵、窃取或者篡改电子信息，那么整个档案管理工作都会陷入瘫痪。例如，最近发生的勒索病毒入侵事件，给很多医院、学校、事业单位的电子信息档案造成了严重的破坏与威胁，造成了巨大的经济损失。由此可见，电子档案安全问题危机四伏，并且很容易在今后发生大规模病毒爆发事件。 （二）电子档案管理存在的问题。很多电子档案管理的过程中缺乏一定的管理监管制度，尤其是对于存储在移动硬盘、光盘中的电子信息档案的管理不够严格，缺乏备案登记制度，对于移动硬盘、光盘的保存也没有严格的规范管理体系，档案保密等级缺乏明确的规定和标准，所有的档案都按照同样的标准进行管理，极大增加了档案泄密的风险。整个电子档案管理系统中存在安全漏洞，随时可能出现问题。 （三）电子档案管理人员水平不足。由于电子档案管理人员大多数为兼职人员，缺乏专业技术和职业道德素养，所以在电子档案管理的过程中无法利用专业知识来对档案进行归纳与整理。而且，由于档案管理人员缺乏审核制度和管理措施，很容易造成档案管理人员整体水平不高。另外，电子档案管理人员流动频繁，档案管理交接工作缺乏有效沟通，对于档案管理难免存在疏忽。 二、提高电子档案管理质量的有效措施 （一）加强电子信息档案安全管理系统。首先要建立电子信息档案管理保障机制，严格按照管理规范进行管理和操作。其次要完善电子信息档案管理系统的软件和硬件设施，采用访客权限来保障电子档案的管理和操作。及时更新防火墙，提高网络系统对于病毒的抵御能力，检查系统安全漏洞，保证电子档案信息系统实现安全管理。 （二）完善电子档案管理机制。只有加强电子信息档案管理工作的保障制度建设，才能积极提高管理效果。首先，一定要建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，加强电子档案管理工作的规范性，做到电子档案管理工作贯彻落实有制度保障。其次，要统筹兼顾电子档案管理工作管理体系，加强各部门之间协调和密切配合，形成全面、立体的电子档案管理工作管理战线，做到发现问题解决问题，争取在出现问题之前就全面解决。同时要简化管理流程，提高电子档案管理工作管理的工作效率，更好地确立电子档案管理工作的地位，保证电子档案管理工作的顺利开展。 （三）提高电子档案管理人员的专业素质。首先要重视电子档案管理的重要性，积极转变思想观念，明确电子档案的地位，对于电子档案管理工作的顺利开展，必须要设立专项的资金用于引进先进设备和先进人才。加大对于电子档案管理工作的财政补贴，帮助电子档案管理工作更新技术和设备，提高电子档案管理质量。电子档案管理工作的主要目的就是在日常管理的过程中及早发现存在的问题，而不是在发现问题之后去解决。 三、结论 本文针对电子档案管理存在的问题进行分析，从而有效地增强电子档案管理的安全保障，促进电子档案管理技术安全的提升，更好地提高档案管理的整体水平，为建立安全、便捷、高效的电子档案管理系统提供一定的参考。

档案管理不是一个简简单单的整理文件的工作而是一个系统的工作，要想提高档案管理的效率，就要引进先进的档案管理技术，使用专业的档案管理设备，只有不断的进取创新，才能提高档案管理的效率和质量，才能使档案的合理利用。为了档案管理适应现代化的发展，各个部门要配合档案管理部门做好档案管理的基础性工作，及时发现工作中的问题并解决，推进档案管理现代化发展，还要建立系统的档案管理体系，培养提高档案管理工作人员的服务意识，才能保证高水平的档案管理工作，以确保档案管理实现现代化管理。 1档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析 档案管理的基础工作是现代档案管理工作的基础，做好档案管理的基础工作，可以提高档案管理效率和管理水平，并且档案管理工作直接影响着现代档案管理实现规范化和标准化。因此只有完善档案管理工作才能有效提高现代档案管理的工作水平。 1.1使档案管理工作更加规范 档案管理工作是企事业单位的重要工作之一，档案管理工作规范化，就可以更好的为企业和人才提供更好的档案服务。档案管理的基础工作就是把分散的档案资料收集整理和编号存档，工作很简单枯燥，但是确是现代档案管理工作的重要因素。因此，只要做好档案管理的基础工作，按程序执行，就可以实现现代档案管理工作的规范化。 1.2有助于提高档案资源的完整性 档案管理中档案资料丢失、损坏等情况时有发生，所以企事业单位的档案管理工作，一定要制定规范的工作流程，并且严格按照流程去管理，并且档案管理的基础工作中，档案管理人员要对档案资料的真实性、完整性进行检查分析，确保档案资料的完整性。 1.3给档案快速检索创造条件 随着现在网络信息技术的应用，计算机检索技术是现代档案管理工作中重要工具，不仅大大降低检索档案的时间，也减少了手动翻找档案时弄乱、弄丢的可能。因此，在把档案资料输入计算机的时候，一定要认真、仔细，确保数据信息的真实性和完整性，只有最好档案管理的基础工作，才能为档案的快速检索提供便利条件。 2档案管理几项重要的基础工作内容 随着社会现代化的发展，档案管理工作也要随着时代的进步，发现过去档案管理工作的不足之处，及时检查档案信息是否失去实用价值，并把没用的档案资料及时清理掉，重新整合档案。此外，还要定期对档案资料进行分类管理，发现不合理的地方及时改进，进行重新整理、分类归档，有助于实现档案管理工作的标准化和规范化。其次，依据关键词和内容对档案进行命名，为以后的检索工作提供方便，需要注意的是命名不能过于繁杂，要不就会起到适得其反的作用。著录工作是档案管理的重要工作，因为其已受到外界各种因素的影响，所以在录入档案信息的时候一定要细心、认真，减少错误，确保提供的档案信息的精确性。 3提高档案管理基础工作水平的强化措施 3.1重新组合案卷实现案卷规范化 对案卷重新组合实现案卷的规范化，就是将过去内容杂乱的案卷重新整理分类管理，在重新组卷的时候一定要注意有关联的案卷组合在一起，为档案管理工作提供便利。重新组卷工作中还要及时处理填写没有页码、没有卷内目录、没有案卷标题，对标题不清的案卷进行规范化处理，这样有助于应用计算机技术管理档案，对实现档案管理的实现现代化起到积极作用。 3.2全面普查案卷，去糟留精 为了实现现代化管理档案，首先要对案卷进行普查，去糟留精。在一般的综合性档案馆，由于很长时间没有做过全面的普查工作，并且权限移交和单位划分保管期限不明确，导致的出现重复的文件和没有价值的资料，对其要及时清理，避免以后实行现代化管理出现重复检索、效率低下的情况。 3.3规范著录工作 著录工作是计算机管理的重要基础工作之一，保证了计算机中档案资料数据信息的真实性和完整性。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。每个档案室的实际情况各不相同，所以在实行计算机管理的过程中，各个档案室应根据自己的实际情况，依据《规则》，制定适合自己的档案管理著录工作规范细则，确保计算机档案管理著录工作有章可依，实现规范化管理。 3.4统一分类号保证检索查全率 在档案管理基础工作中，计算机检索即快速又方便，相对动手翻找优势明显。在对档案进行分类工作的时候，依据《中国档案分类法》进行分类，再根据各个档案室的实际需要制定具体的分类细则。档案管理工作还要加强校审力度，及时发现发现分类人员的工作错误，并校正。定期组织会议，统一认识、统一标准，达到计算机档案管理的规范化、标准化管理。 3.5规范题名保证检索查准率 设置档案分类号是保证检索档案时查全率，同时在著录的时候使用统一的题名规范，才可以保证档案检索的准确率。题名的规范化要注意规范机构简称，避免检索时出现混淆不清、文不对题及计算机识别不清的情况发生。应用计算机管理档案时，要在著录的过程中将题名的责任者、文种、事由写清楚，而且在必要的时候还有填写完整的人名、地点、时间等要素，还有就是补齐不完整的题名，精简冗长的题名。还要减少影响准确率的含义不清的题名，例如“请示报告”等。因此需要批复的文件就写“请示”，不需要批复的文件就写“报告”等等，这样就能在检索中明确区分出每份文件的实质作用。 4结束语 综上，档案管理基础工作是现代档案管理工作的基础，如果基础工作没有做好，出现问题，就会直接影响后期答案信息的检索和使用，因此，档案管理人员一定要严格按照工作规范进行档案的整理工作，做好档案管理基础工作，提高档案管理效率，促进我国档案事业的积极、健康发展。

1不断完善医院档案管理工作各项法律保障措施 全面推进医院档案管理工作规章制度完善，是医院实现医疗服务职能不可或缺的必要条件，作为医务工作人员必须认真学习《档案法》，《档案法实施办法》以及医院档案管理条例的各项规章制度。档案管理的各项法规制度约束了档案管理工作中的各种行为，指导日常档案工作实践中的工作方式和责任态度，使档案工作更加科学化标准化。同时提升了档案工作岗位的严谨性和责任心，杜绝各种档案工作中的违法乱纪现象，不能以个人利益影响医院的保密工作，坚决治理不遵守档案法律法规现象，通过强化法律责任意识，忠于档案保密职业，谨严慎行，将法律责任铭记于心，推进医院档案管理工作法律保障措施的实行，有利于医院的综合性发展，提升医院的在医疗、后勤、科研等方面的档案管理能力，使医院在病历、文献、资料、科研、学术等方面取得令人瞩目的成绩。 2以人为本，积极开展医院档案法律服务 医院档案工作人员利用自身专业优势服务社会大众，为患者、群众提供档案法制化咨询，答疑解惑，使档案法制工作发挥积极重要作用。在解决群众群众实际困难，维护群众的合法权益的同时，进一步拉近了档案法制化工作与广大人民群众的距离。提升医院档案管理工作的认可度。医院档案管理人员根据实际工作中总结的经验和日常档案工作中法律法规的要求，努力提高档案人员综合性素质，进行多方面多角度分析工作中的不足，提高业务素质，熟悉并掌握档案管理的相关业务知识和基本技能。完善档案规章制度，以诚恳，负责的态度服务于广大人民群众。 3运用法治意识提升医院档案管理安全性水平 思想是行动的先导，理论是实践的指针。档案工作法律意识的提升不仅体现在档案工作中的保密性，严谨性。更重要是档案工作的安全性，如何解决档案存放的安全，以及日常维护保养的进行，需要我们对各类档案进行区别存放，以及区别维护保养。首先，对于纸质版的档案文件需进行库内温湿度记录，适当调节库内温湿度，使纸质版档案不易发霉变质。做好防鼠防虫工作，定期放置驱虫防霉药剂，避免档案质量受到不必要的损失。每次出库前需检查档案库内的电源是否关闭，定期检查灭火防火设备，对于过期的灭火器材进行更换。其次，对于电子版本的档案，需要建立互联互通数据库，避免电子版本档案因为电脑设备的老化、损坏而丢失重要档案。做好电子版本档案的防火和防水工作，以防重要档案的损毁和丢失。定期检查电脑设备的软硬件，及时进行修复和保养。档案管理工作如出现安全性重大事故，根据《档案法》和《档案法实施办法》的规定责任人需承担相应的法律责任。所以说提高档案管理的法制意识，首先要提高档案管理的安全性，这也是档案管理工作中的重中之重。认真学习医院档案管理的法律法规知识，合理运用法律法规到档案管理实际工作中。更好的为医院档案管理工作的发展服务。 综上所述，法制化规范医院档案管理工作，不仅可以提升医院档案管理的整体水平，还提升了医院档案管理人员的自身素质和业务能力。为医院在社会发展前行中做出贡献。充分发挥我国法制社会特有的管理优势，实现医院档案管理法制化，规范化，人性化，标准化，科学化。档案管理的法律法规保障了人民群众的合法权益，监督了档案管理工作中的不当行为。为创造出医院档案管理的新篇章奠定了基础。

档案管理论文:基层人行内审档案管理工作的问题及建议 一、内审档案管理工作存在的主要问题 1、对内审档案管理的重要性认识不够。审计人员对内审档案工作的重要性缺乏充分认识。实际内审工作中注重内部审计项目的实施，认为只要出具了内审报告，提出了内审意见，做出了内审处理决定，该内审项目就结束了。相对忽视内审项目资料的收集、整理和归档工作。 2、内审档案管理人员的专业知识不够。目前，基层人民银行内审人员多数来自于各业务部门，从事过档案管理工作的人员很少，缺少档案管理的专业知识是不容争辩的事实，基层内审档案管理人员对于档案管理的基础理论、基本原则知之甚少，开展内审档案管理工作时缺乏档案管理理论的指导，内审档案管理人员专业知识的匮乏，制约了内审档案管理水平的提高。 3、内审档案规范化管理的程度不够。由于内审档案管理人员大多数没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，对档案的基本操作规程又知之较少，因此，在内审档案资料收集、内审档案资料整理、内审档案资料归档、内审档案资料保管等方面存在许多不规范的地方，规范化管理水平还有待与于加强和提高。 二、改进内审档案管理工作的几点建议 1、提高对内审档案管理重要性的认识。内审档案是人民银行档案的重要组成部分，要充分认识到它在人民银行业务经营和发展中的作用。要改变过去重审计项目的实施轻内审档案管理的观念，不断提高对内审档案管理重要性的认识。一要提高领导的内审档案管理意识。随着人民银行内部审计范围的不断扩大,内审业务量逐年增加,领导同志应该将内审档案管理当作一项重要工作来抓，强化对内审档案管理工作的监督，明确内审档案管理人员的任务和职责，加强对内审档案工作的组织领导。二要树立内审人员的参与意识。审计工作人员在进行审计项目时，要树立参与内审档案管理工作的意识，把在审计活动中形成的文件、笔录、凭证的原件及复印件，要按照内审档案管理的要求，进行详细的整理分类，应把此项工作作为内审档案管理前期工作来做。三要提高内审档案管理人员的责任意识。内审档案管理人员是内审管理工作的主要力量，必须树立他们对内审档案管理工作质量负全责的意识。 2、完善内审档案管理制度，健全管理机制。制度就是行为规范，是要求审计人员共同遵守的、按统一程序办事的规程。要做好内审档案管理工作，必须完善和健全一整套相关的制度。同时，还要建立与之配套的管理机制。一要完善健全管理制度。首先要建立各种内审档案管理制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次要建立和健全档案保管、安全保密等项制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。二要建立激励和约束机制。要定期组织对内审档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬和奖励，这样可以激发内审档案人员的动力0，让他们乐于奉献自己的聪明才智，发挥积极性、主动性和创造性。对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。 3、实行内审档案目标管理责任制。将内审档案管理分为前、中、后三个阶段实施目标责任制管理。一要前期基础工作。每一个审计项目确定内审档案管理责任人，主审人负总责、审计小组长负分管责任，审计人员负具体责任，内审项目档案由项目主审人负责整理装订，形成制度与岗位挂钩、岗位与人员挂钩、人员与责任挂钩的内审项目档案目标管理责任制。二要做好中期的整理归档工作。每个内审项目完成后，档案管理人员要严格按照《中国人民银行内审项目档案管理办法》进行操作。首先按结论性文件、立项性文件、证明性文件和其他文件材料进行排序，对破损的材料及时进行修补，字迹模糊的进行复制，与原件一起存放，然后再进行打码装订，并编制档案目录，最终形成审计案卷进行立卷归档，及时装入档案盒。所有档案均按立卷规则及时进行分类、排列和整理，材料齐全，档案目录完整，密级确定准确，实现了内审项目档案管理规范化。三要做好后期的妥善保管工作。内审档案管理人员负责内审项目档案的保管、借阅工作。要设置内审项目档案管理登记薄、内审项目档案移交、借阅登记簿，对内审档案管理过程实施监督。在办理存档、移交、借阅时，档案管理员对其案卷的完整度进行审核，并详细填写各种登记簿。同时按要求将档案存放在专门的铁柜中，做到防盗、防火、防虫、防潮，实现内审项目档案管理的规范化、科学化。四要形成部门负责人、主 审、审计人员、档案管理人员相互监督的机制，共同将内审档案管理工作做好。 档案管理论文:做好燃气工程档案管理工作 摘要：燃气工程档案具有重要的利用价值，文章从四个方面论述如何才能做好燃气工程档案管理工作。 随着我国社会主义市场经济的持续发展，管道燃气在城市中不断普及。燃气工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等、这些文档材料全面反映了燃气工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此、认真做好燃气工程档案管理工作是非常重要的。 1齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络 加强对档案工作的集中统一管理、是燃气工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则。成立了档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作，成立档案情报室、设立专职档案员，在各业务部门及二级公司指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成了全公司的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。 2转变观念，超前管理 长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归 档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念，制定一系列措施，对燃气工程档案进行超前管理。 2．1根据燃气工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道 从实际情况看、燃气工程建设是比较复杂的。它分有市政、燃气气化站、瓶组、住宅及酒楼餐厅工程等等、其中市政、燃气气化站及某些大型住宅工程建设周期长，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多。经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。而酒楼餐厅及小型住宅等工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成。临时机构解散、而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们一反过去等人将档案送上门的做法，档案管理人员首先了解燃气工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排、掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上、采取以下收集方法： (1)追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。 (2)分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型市政工程、燃气气化站工程及某些跨年度工程、我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失、这样能保证工程档案的连续性、完整性、 (3)强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位、我们采用收取档案资料押金的做法、当一项燃气工程报建后。施工单位先交—定金额的资料押金：直到工程完工。施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。 2．2制定规范，及时立卷 根据燃气工程建设的实际情况、我们制定了《科技档案管理规定实施细则》，建立起工程档案管理的叫大件：分类大纲。归档范围。保管期限，档号分类方法等，将燃气工程档案共分为十大类：(1)技术管理档案；(2)设备及仪器仪表档案；(3)储气(油)站档案；(4)工民建筑档案；(5)供气管线工程档案：(6)管线工程档案：(7)工程设计档案；(8)产品档案；(9)声像档案；(10)科学研究档案、并在每一类中确定了基本归档范围。在此基础上。我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》，坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。 3强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平 燃气工程档案具有“‘次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与燃气工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此、为达到燃气工程档案整理规范化的要求、我们对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训、讲解了燃气工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照我们档案整理要求。对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解，在工作个有的放矢。注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。 4通过开发利用档案信息，促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。燃气工程档案的形成是燃气工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给燃气工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和燃气工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值、就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施电脑化管理、将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供全巾管线、管网图，由于目前我市正在进行天然气项目建设、这些档案信息无疑为我市由液化石油 气换转为天然气的改造工作提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时、他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。 档案管理论文:农信社会计档案管理调研对策 农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题，严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。 一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题： 1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20__]374号《银行会计档案管理办法》，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。 2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。 3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。 4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。 5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。 二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议 1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施，确保会计档案管理有章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案收集的齐全完整。 2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集 中销毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。 3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。 4、加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，各级财务部门要及时为会计档案保管提供有利条件。同时，财务部门应充分利用现代化科技设备和手段，特别是运用会计电子化建设生成的数据，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享，只有这样，会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。 5、加强组织领导，落实会计档案管理岗位职责，提高会计档案管理水平。领导重视是搞好单位会计档案管理工作的重要前提和关键，只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制，明确岗位职责，量化岗位责任，实行责任追究，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。农村信用社在会计档案管理人员聘用上要从整体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员入口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。 总而言之，农村信用社财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案管理工作，制定切实可行的会计档案管理制度，并运用各种不同类型的手段和方式利用好会计档案信息资源，提高会计档案利用效率，使农村信用社财务管理工作走上一个新的台阶。 档案管理论文:办公自动化环境下医院档案管理的研究 目前医院档案管理工作中还存在很多问题,如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看,现在的办公自动化还未完善,存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革,改变原有的档案管理手段,以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。 1 目前医院档案管理存在的问题 目前医院档案管理工作并不完善,从管理人员来看,大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中,仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中,纸质性的档案占有极大的比例,而且量比较大,需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。 同时,医院在档案管理意识上的薄弱,领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度,正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识,往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。 上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求,阻碍了医院档案管理的发展与进步,不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。 2 办公自动化环境下进行档案管理的重要性 办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助,帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时展,办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措,该种手段促进了医院档案管理工作的发展,改变了传统的管理模式,节省了大量的人力、物力和财力,使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时,也减少了出错的概率,提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用,为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。 3 办公自动化环境下进行档案管理的建议 3.1 完善医院档案管理的人员配备 医院在进行档案管理时,往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求,医院要完善档案管理工作的人员配备,提高医院档案管理人员的管理水平,提升管理人员的职业素养与人文素养,促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域,要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员,并对现有的档案管理人员进行专业培训,使管理人员能够具备相应的技术知识,熟练的掌握相应的技巧,便于在办公自动化环境下对相关档案进行更好地管理。 3.2 规范档案管理流程,提高档案管理的安全性 在适应并实现办公自动化的同时,要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中,要制定相应的档案管理规范及条例,规范整个档案的管理流程,运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率,保证档案管理的实用性与科学性,但是也有潜在的安全风险,所以我们要格外注重档案管理流程的规范性,注重档案管理的安全性,在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄,实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。 3.3 树立相应的档案管理意识 医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理,会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生,所以,当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时,医院也要对此进行大力宣传,将档案管理意识植根于每个人的思想中,因为只有树立了相应的档案管理意识,才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。 4 结 语 在现存的医院档案管理过程中,确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题,对于档案管理工作来说,改变固有的医院档案管理制度势在必行。 档案管理论文:民营企业现代化档案管理论文 随着我国经济的快速发展，民营企业的产业规模已经达到前所未有的水平。民营企业档案，主要是指民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的、对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。加强企业档案的现代化管理，对民营企业的长远发展具有重要意义。 一、民营企业档案现代化管理的必备条件 1.确定民营企业档案的管理模式原则。 不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单级管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司，属混合型大型民营企业集团，总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”，明确规定档案所有权归总公司，日常则由其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。最后。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。 2.配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度。 目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档、计算机管理和检索,以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。 3.保障民营企业档案的信息安全。 为了保证计算机网络系统的安全运行，可采取以下防范措施：第一，访问控制。具体是入网访问控制，即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，并控制访问时间和在哪个网站入网；权限控制，控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源，指定用户对上述资源执行仅能只读，无改写、删除等操作；防火墙控制，用以阻止网络黑客访问某个机构网络的屏障。第二，信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作，在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说，通信双方交换彼此密钥，并存放在安全处，需要对方发消息时，用密钥进行加密，在收到数据后，用对方的密钥解密。第三，网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统，即使出现信息丢失，只要启动该系统，可恢复丢失信息的原貌。预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。 4.全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。 首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。 二、民营企业档案现代化管理的目标 1.为民营企业营造先进的企业文化提供条件。 在知识经济时代，经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争，而企业档案本身是企业文化的一种体现，因而可直接服务于企业建设。随着我国加入wto，国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各方面的严峻挑战，正是这种挑战，使得 我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力，保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设，使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价，通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着，但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用，对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性，并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。2.民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。 市场经济的发展，企业的重组、兼并、转制都是不可避免的，因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案，一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行，同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算，一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估，甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动，企业档案本身就是企业资产的一部分，它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动，因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用，甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出，在一个企业的经济活动中，企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一，在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案，其中许多内容就是电子档案，这些电子档案不仅对从事科研很有用途，而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案，这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。 3.民营企业档案现代化管理能为企业的合法权益提供凭证。 企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护神。在解决债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷问题过程中，企业档案这一原始凭证显得尤为重要。随着市场经济及法律的完善，企业档案的经济价值将会越来越明显，档案作为法律凭证作用越来越重要。企业档案对提升企业整体水平、维护企业自身利益、规避市场风险、发展企业文化、保持企业健康发展具有重要意义。 档案管理论文:浅谈档案管理存在的问题及对策 摘要:档案管理是一项集管理和服务为一体的工作,它主要是对各部门形成的历史文件进行管理和服务的。在社会发展的各个历史阶段,档案管理都发挥着为当时经济、政治、文化服务的作用。对整个社会的发展有远大的意义,因此,我们对档案管理工作应该给予足够重视。文章从三个方面分析了档案管理工作中存在的问题,并提出了解决的方法。 关键词:档案管理;问题;对策 档案管理是一项集管理和服务为一体的工作,它主要是对各部门形成的历史文件进行管理和服务的。在社会发展的各个历史阶段,档案管理都发挥着为当时经济、政治、文化服务的作用。比如档案管理部门对档案进行编撰研究,为社会实践提供信息以便更好的适应社会的需要等。由此可见档案管理是社会信息系统的基石,对整个社会的发展有远大的意义,因此,我们对档案管理工作应该给予足够重视。但通过笔者对一些单位的调研,却发现在日常档案管理工作中存在一些问题,需要引起我们的注意。 一、档案管理工作中存在的问题 (一)不重视专职档案管理人员的配备 一些单位领导对档案工作存在认识错误,认为档案管理人员就是抄抄写写、整理资料的工作,所以,不注重专业档案管理人员的配备,他们中的大多数人员都不是科班出身,没有专业的档案管理知识,对档案管理的工作并不了解,对档案的重要性更是无从谈起。在对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务方面存在应付现象,对档案的真实性和准确性不能很好的把握。有的档案管理人员还兼任其他岗位的工作,从而对档案工作不能尽心尽力的完成,使档案管理的水平不能提高。 (二)档案管理工作中资金投入不到位 档案在后期保存过程中,对外界环境条件的要求较高,因此,后期需要一定的资金投入才能保证档案存放时不丢失、霉变、虫蛀。比如在调查中发现,有的单位没有专门的档案室以及放置档案材料的柜子,档案室内缺乏必要的采暖、除湿、通风等装置,甚至有的档案室还存在着年久失修漏雨的现象,导致档案材料保存困难。在信息社会的今天,使用科技手段运用信息管理档案已经发展成为现在管理档案的新模式,这样的话,就需要购置电脑、网线、软硬件等,对资金的投入要求就更大。 (三)对档案信息管理和编撰工作不够重视 在档案管理的过程中,很多单位还存在使用手工检索的现象,这样不但浪费人力,工作效率还不高。另外档案档号不规范、组卷混乱、案卷缺少卷内目录等现象比较严重 。甚至有的档案部门在编研工作上不是对于一些有价值的资料进行编研,而是为了应付上级部门的检查,随便的编撰一些没有任何价值的资料。 二、档案管理工作中存在问题的应对措施 (一)充分重视,配置专职档案管理人员 领导应改变传统观念,要意识到档案管理的重要意义。在档案管理人员的配置上,一要切实做到档案工作专职专人负责,通过专业化的档案管理,切实使档案发挥出其应有的作用。二要积极引入一批懂业务会管理的人员,并且从生活、工作等方面对他们 多进行关心照顾,以便让他们更好地开展工作。同时对现任的档案管理工作人员可以采取定期不定期的专业知识培训,让他们通过自学和培训提高自己的业务知识。有条件的单位还可以采取把他们送到高等院校进行进修深造的方法,以此来加强档案管理人员的队伍建设和人员业务知识及素质的提高。 (二)在工作中充分调动档案管理人员的积极性 由于档案管理工作中比较枯燥,工作方式也比较落后,因此档案工作人员长期以往难免会产生一些惰性。所以在工作中应引入相应的竞争和激励措施,比如运用聘任制的方法做到优胜劣汰、能者上庸者下;对现有人员实行公平竞争、择优上岗,增加档案管理工作的紧迫感和压力感,从而更大程度的激励他们,挖掘个人潜能,开创工作新局面。 (三)对档案工作加大资金投入力度 重视对档案工作的资金投入力度,单位每年都要建立一定的预算,作为档案室桌椅门窗的修缮,档案柜的购置资金。同时,应该适应信息档案的发展趋势,配备计算机等现代化办公设施,运用计算机多媒体手段,实现档案管理信息化。 (四)建立健全科学合理的档案管理制度 应根据单位特点和档案管理的实际建立健全科学合理的档案管理制度。应以方便实用,可操作性强为原则。以便更好地发挥制度的作用。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性,对于档案管理人员无论是领导还是一般同志都要做到一视同仁。只有这样才能更好地做好档案管理工作 。 三、结语 总之,档案管理工作是一项专业性较强的工作,它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用,各级各部门档案管理人员应引起足够的重视,同时应加大对档案管理工作人力、物力、财力等方面支持力度,及时研究解决档案管理工作中遇到的难题,以便使档案这一重要的信息载体,能更好地为社会的发展发挥其应有的作用。 (作者单位:平顶山天安煤业股份有限公司八矿) 档案管理论文:关于基层工会档案管理的论文 基层工会档案是各级机关、企事业单位档案的一个重要组成部分。基层工会档案工作是对工会组织发展历史轨迹的体现,也是对工会组织自身形象和价值观追求的重要反映,对进一步促进工会工作的发展具有十分重要的借鉴和参考价值。当前，随着经济的发展和新科学技术的不断应用，我国社会的现代化水平不断提高，基层工会中的传统档案管理方法已不能满足工作的实际需要，因此, 工会档案管理工作必须实现现代化.以适应工会事业和信息化社会的发展。 基层工会档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化问题，涉及档案干部队伍素质的现代化以及档案工作的标准化等诸多问题。可以说，基层工会档案管理的现代化关系到整个工会档案工作的方方面面，其基本内容包括以下几方面： （一）基层工会档案工作管理技术手段的现代化 档案管理工作的实质是文献信息的处理开发工作。要建立一个现代化的基层工会档案文献信息处理系统，关键要解决档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索与利用服务等的现代化，所以电子计算机技术、缩微复制及其他声像技术的运用尤为重要。 1.电子计算机技术的运用。电子计算机技术的运用对整个社会产生了巨大影响。档案工作运用电子计算机技术可以说是一次重大的技术革命。计算机技术在基层工会档案管理工作中具有十分广泛的用途，其前景十分诱人。 2.缩微复制技术的运用。在档案工作中运用缩微复制技术主要是解决档案实体的保管和贮存问题。随着缩微技术的发展，其存贮密度越来越大，而且规格统一，记录档案原文准确，检索方便，且价格比较便宜。 3.激光光盘技术的运用。激光光盘系统是比缩微复制技术更加先进的现代化存贮手段，比计算机磁盘的存贮量也大得多。每张5英寸光盘可存贮2万页a4纸文件。通过激光束读、写的档案信息，存贮在光盘中，不仅便于保存，而且可以与计算机联网，实现高速检索。 4.静电复印技术的运用。静电复印技术是电摄影方法的一种。将光敏半导体附着在适当的基体上制成感光版，经过充电曝光，在感光版表面形成电荷潜影，再经过显影定影取得复印副本。其特点是操作简便，应用范围广，图像耐久性强，在基层工会档案工作中的运用相当普遍。 5.声像技术的运用。录音、录像、摄影等技术，在基层工会档案工作现代化进程中也占有一定的地位，具有独特的作用。 （二）基层工会档案工作组织管理现代化 档案工作从本质上看是一项管理工作，不仅要管理档案，也要管理档案机构。档案管理人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理，才能达到档案工作的目标。 1.加强管理思想的现代化。档案管理人员，尤其是组织领导者应根据社会发展和基层工会档案工作的实践，从指导思想上认识档案管理现代化的重要意义，抛弃传统管理中不科学、不合理的因素，代之以科学的组织管理思想。 2.注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果，改变单纯以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。 3. 强化组织机制，提高组织管理效率。应根据基层工会档案工作实际，按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程等进行有效管理，通过必要的措施和手段保证组织机构的效率，充分发挥档案的社会效益和经济效益。 （三）基层工会档案干部队伍的知识化 在基层工会档案工作现代化进程中，现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就目前的状况来看，在基层档案工作技术装备上实现全面的现代化仍是比较困难的，而且即使装备现代化了，以目前工会档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用，甚至被闲置起来，其关键是人员素质问题。所以，建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是基层档案工作现代化的根本保证，否则，现代化将无从谈起。 （一）档案管理现代化意识淡薄 档案管理现代的首要内容是管理思想的现代化。由于工会的工作性质，很多领导认为工会的工作就是慰问、发放福利以及举办文体活动，和单位的发展以及效益的提升没有太大关系，所以对工会档案管理工作没有充足的认识，在工作中经常会出现资料收集不全以及保管不善的问题使得一些现有工会资料没有实现其真正的利用价值。多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上，由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题缺乏深入研究和具体解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。 （二）档案管理人员业务素质亟待提高 档案管理现代化的主要内容和核心就是计算机技术的应用。这就要求基层档案工作人员不仅具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。但是，当前，很多基层工会干部变动频繁，加上大部分档案管理人员身兼数职，不能将全部精力投入到档案工作。一些工会组织的档案管理人员没有经过专业知识培训，基本业务水平和能力低，很多时候只是在档案管理工作中应付；有的甚至没有配备专职负责档案管理的干部，致使工会工作的信息资料白白流失。上述这些将成为制约基层工会档案管理现代化的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才是当前工会档案管理工作的当务之急。 （三）档案管理工作不规范 这主要表现在：第一，档案管理相关制度不完善，没有对资料进行妥善保管。很多基层工会对档案的收集、归档、保管以及借阅等方面建立完善的制度，档案管理人员缺少相应的责任心，资料收集不健全，没有及时进行整理，有些工会组织档案保管条件比较差，时间久了档案资料就找不到了，资料丢弃现象十分严重。第二，执行制度不严格，组卷混乱现象严重。有些档案管理人员并没有按照相关要求对文件进行归纳，大部分案卷缺少卷内目录，组卷混乱现象比较严重，没有进行简单的分类，甚至把各种资料混在了一起。上述现象不仅影响了工会组织的形象，也制约了工会档案管理现代化的发展。 （四）档案管理基础设施薄弱 由于经济条件的限制，部分工会档案部门不能在档案管理现代化方面投入足够的资金，使得在档案管理软硬件配备和基础设施上，大多采取因陋就简、因地制宜的原则。很多工会因为办公条以及经费的限制，没有建立专门的档案室，而是和工会办公室在一起，办公、阅档、保管为一室。这样不仅不能正常办公，还会对档案管理造成影响。 （一）更新观念，增强档 案管理现代化意识在实现基层工会档案管理现代化的进程中，首先要提高领导干部的现代化认识，他们掌握着地区或单位档案工作现代化的命运和前途。其次基层工会档案管理人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代同步的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤、积极而稳妥地开展基层工会档案现代化建设。 （二）加强基层工会档案人员的培养，提高业务能力 要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好基层工会档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人力资源开发推动工会档案管理现代化进程。首先要提高工会档案人员的基础素质，树立标准意识。其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高工会档案管理人员的业务素质，以满足基层工会档案管理现代化发展的需要。 （三）加强工会档案管理制度建设，实现档案管理的制度化、规范化与科学化 工会档案管理制度是工会档案管理现代化的制度保证。第一，建立健全工会档案管理相关规章制度，主要包括：制定归档范围、归档时间、归档实施等办法；制定档案资料保管期限和借阅等方面的规章制度；制定各级工会档案资料收集、管理细则和呈报要求；制定工会档案管理人员岗位职责；制定档案管理人员基本素质能力要求等。第二，对工会档案工作的相关程序进行严格管理，，确保档案收集、汇总和归档工作的顺利开展，同时还要定期对这一工作做好检查、指导和督促，一旦发现问题就要及时解决，是制度真正成为工会档案管理现代化建设的制度保证。第三，建立工会档案管理工作的相关考核机制，实行动态管理，推动工会档案管理工作实现制度化、规范化与科学化。 （四）加快软硬件设施建设，实现技术和装备的现代化 这是实现基层工会档案管理现代化的物质基础和保障。要加强工会档案管理的现代化建设，首先就要加强软硬件建设，尤其是基础设施建设，加大资金投入的力度，及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录仪、互联网设备等现代化办公设备，提高计算机、网络技术的应用程度，充分发挥现代科技、缩微技术在工会档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。其次，要建设和完善局域网，特别是单位内网，使各项工作都实现网络化，这将大大加快工会档案管理的规范化和信息化，实现档案资源、服务对象与需求的扩大化。 总之，基层工会档案管理现代化是一项复杂的系统工程，对工会工作的开展有着极为重要的作用，需要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使工会档案管理工作形成一个科学、规范、合理的现代化管理体系，真正实现工会档案管理的智能化、自动化，提高工会档案管理的整体水平，推动工会档案工作的持续发展，使之更好地为经济社会建设服务。 档案管理论文:关于档案管理现代化的思考 一、什么是档案管理现代化 1、管理现代化的内涵 档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。关于它的内涵，笔者认为，现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。2、档案管理现代化的本质 笔者认为，档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在会社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。可见，档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。 3、档案管理现代化与社会现代化的关系 现代化本身是一个发展的概念，是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为：“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化不一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案管理现代化和社会现代化是相互依赖、互为条件的。一方面，没有社会主要构成要素（如政治、经济、文化、教育、科技等）的现代化，档案管理现代化是不可能的；另一方面，档案管理现代化又是社会现代化的基础，是社会现代化的重要组成部分。 二、为什么要实现档案管理现代化 1、档案管理现代化是社会发展的必然选择 我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。 2、档案管理现代化是自身发展的必然趋向 随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，档案事业也得到了迅速发展。近二十年来，各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动，提高档案工作的整体水平，一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识，同时随着档案干部队伍素质的不断提高，观念的不断更新，经费的不断投入，条件的不断改善，对档案事业自身的发展提出了更高的要求。 三、如何实现档案管理现代化 1、必须更新档案管理观念 档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。 2、必须构建与现代化相适应的现代档案管理体系 在今后一个时期的努力目标是：（1）建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温湿度控制、防火防盗报警、虫霉防治、档案装具方面达到国家标准规范，有条件的档案馆、室要建立库房自动控制系统；（2）以缩微、裱糊、翻拍、光盘存储等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量；（3）抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展；（4）加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理现代化建设的中坚力量。 档案管理论文:电算化会计档案管理的特点与应注意的问题 一、电算化会计档案的特点 广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点: 1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。 3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。 4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。 5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。 二、电算化会计档案管理应注意的问题 鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题: 1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。 2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题: ①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果; ②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所: ③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点; ④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换; ⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。 3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应注意如下问题: (1)对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有: ①用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。 ②操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。 ③数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。 (2)对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。 4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点,在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号,保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。 5.针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点,在进行管理时必须注意组织力量编写一套电算化会计档案管理软件,以便对往年资料进行管理;同时利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观,对管理和决策支持性好的特点,利用保存完好的各个时期的数据,进行财务分析(趋势分析、对比分析)和预测,为企业的经营管理服务。 为了更好地管理电算化会计档案,使其发挥更大的作用,除了注意上面提到的问题外,还必须形成一套电算化会计档案的管理制度,包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容,以便对电算化会计档案的管理形成制度化。 档案管理论文:民营企业会计档案管理调研分析 摘要 民营企业是中国市场经济的重要组成部分，反映其发展历程、企业经营管理活动的企业档案，特别是会计档案是民营企业内部管理和文化基础的必要部分，也是企业发展壮大的基础。会计档案管理这一工作不容忽视。本文就我国民营企业会计档案的管理现状进行分析，结合民营企业自身特点探究其原因，并提出相应的对策，以期能对民营企业会计档案管理制度的完善起到抛砖引玉的作用。 关键词 民营企业 会计档案管理 民营企业是非公有制企业的一种，是我国经济的重要组成部分。随着改革的深入，开放的扩大，民营企业对中国经济的快速发展起着越来越重要的作用。据__海关统计，在20__年——20__年间__市累计实现外贸进出口值172.1亿美元，其中，国有企业、外商投资企业、民营企业分别累计进出口48.8亿美元、66.3亿美元、57亿美元，平均增长率分别为8%、34.5%、34.4%，对于出口，民营企业近两年已占据__市出口的半壁江山。伴随中国市场经济的发展与完善，民营企业已经逐渐成为外贸出口的“领头人”、扩大就业的“主渠道”、自主创新的“先行者”。记载和反映民营企业产生、发展过程及生产销售管理、技术等活动的企业档案也成为民营企业发展与壮大的重要资源，而会计档案则是民营企业档案的重要组成部分，它为民营企业管理者及相关部门的管理决策提供必要依据。民营企业会计档案管理工作不容忽视，它是企业管理不可缺少的内容。然而现实中，民营企业的会计档案管理状况却不乐观！ 一、民营企业会计档案管理的现状 1、会计档案管理水平参差不齐。 我国的民营企业数量众多，规模大小不一，档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模，企业效益较好，科技含量较高或者取得某种资质的企业，档案管理工作比较规范，如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等；由国有企业改制而成的民营企业，大多沿用国有企业相对完善的管理制度，档案管理工作也相对规范。而那些规模小，效益差的个体企业，或从无到有的新建民营企业，档案管理工作几乎成为企业的一大死角，基础工作薄弱，有些企业甚至根本就没有档案意识。 2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。 很多民营企业，特别是中小型企业，对会计档案管理意识较差，建档率较低。由于资金规模的影响，企业的员工较少，且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。 3、企业主会计档案管理意识较弱。 大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。 4、会计档案没有实行集中统一管理，不利于保管与利用。 很多企业，财务资料随处堆放，散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小，人员少，没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管，随处散乱的会计档案没有被集中统一管理，这容易导致会计档案的遗失与毁坏，也不利于保管与后期的查询利用，会计档案管理工作空白滞后。 5、会计档案人员不能及时与外界沟通。 与同行交流会计档案管理经验，可以促进档案管理工作更好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说，档案管理只是简单的收存工作，没有必要倾注太多的精力，也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流；再者，为了节 约资金，企业主也会减少档案人员外出学习的机会，这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通，进而不利于档案工作的开展。 6、保管条件普遍较差，会计档案资源流失、毁损严重。 对于部分民营企业主来说，档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的，没有动力去关注，投入很少，企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放，没有专门的保管设备，有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内，置于办公室一角，无人问津，更不用说去除湿除尘除虫了，时间长了，会计档案大多霉烂、损毁，数据资源丢失严重。 7、会计档案基础工作不完善，归档不规范。 大部分民营企业没有专职会计档案员，通常是会计人员在空余时间简单整理，然后找地方堆放，或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业，由于人员更换频繁，对档案的交接工作没有做好，权责不明确，造成很多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理，直接将会计档案胡乱堆放到大文件柜中，然后锁上或贴上封条，长期不予理会。 8、会计档案人员专业素质普遍较低。 会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识，又要具备档案专业知识，一般情况下，最好应由懂得档案知识的会计人员来担当，对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者是让文秘等办公人员兼职管理档案，这些人通常是缺乏档案专业培训，也很少能按照规范进行档案收集和整理。 9、 会计档案得不到充分利用。 随着市场经济的不断发展，民营企业已经成为中国经济的重要组成部分，民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料，充分利用好会计资料，能为民营企业的发展带来很大的利益，而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动，而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用，很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动，这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费；再者，民营企业私有性的特点，过分强调保密，这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份，这也使得会计档案得不到充分利用。 10、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。 按照会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案（除未结清的债权债务和涉及其他未了事项外的原始凭证及正在项目建设期间的建设单位的保管期满的会计档案外），可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值，将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用，又可以节省会计档案的储存空间，提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意，大多数民营企业的会计档案一经归档后，就被长年累月地存放在档案部门，很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视，档案管理员专业素质不高等原因，使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展，大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。 11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。 由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同，会计电算化水平也是参差不齐，进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业，会计电算化水平较高，电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小，管理较为粗放的民营企业，特别是中小型企业，会计电算化水平较低，有些企业甚至没有完整的会计电算化系统，对于有价值的会计凭证，没能及时打印出来，很多到期末一并打印，一旦电算化系统出现问题，数据丢失，电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及时备份，或是即使备份了，所储存的硬盘或u盘等载体随处存放于相关部门，归档不及时，或即使归档了，也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据，进而导致电子档案数据丢失。 二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。 我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等，它们都有着民营企业共同的特点，而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。 1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神，他们吃苦耐劳，艰苦奋斗，抓住机遇，勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展，企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇，对于企业的其他内部管理如档案管理，就有所忽略，企业的会计档案管理就更无暇顾及了。 2、民营企业的市场性很强，其经营目标是实现资本增值，追求资本收益最大化，有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向，按市场需求来经营管理企业，一切以盈利增值为主，企业主关注的大多是投资少，见效快的市场机遇。对于档案管理，特别是会计档案管理这种投资不少，见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注，企业的档案工作得不到重视，档案工作也难以开展。 3、 家族制管理模式，缺乏有效的治理结构。据调查，我国70%的民营企业基本上都采用家族制管理，企业以血缘为纽带，企业内员工大多与企业主是亲友关系，从上到下，人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多，私有性很强，企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理，而这些人往往没有相关的专业知识，专业素质、文化素质都比较低，对会计档案也谈不上专业化管理，只是被动的接收，堆放，更谈不上鉴定、利用、编研了。 4、 民营企业融资困难、资金严重不足，这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说，资金来源渠道较少，银行放贷少，入市门槛高等导致民营企业融资困难，企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资，市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上，而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上，企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。 5、管理不完善也是民营企业的一大特点，企业内部组织关系不明确，管理层次不清楚，计划性不强，会计档案管理也就缺乏统一的管理安排，会计凭证、报表多个部门散乱堆放，权责不明确，归档保管工作实施困难。 三、民营企业会计档案管理的对策 1、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。 2、强化宣传，增强企业主档案意识。 国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。 3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。 会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。 4、提高会计档案人员的专业素质。 企业领导应重视会计档案管理工作，关心会计人员，档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会；采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质；在企业内宣传档案工作的重要性，提高会计档案人员在企业管理中的地位。 5、完善民营企业内部管理制度，明确相关权责。 要解决企业会计档案管理问题，主要还是解决内部管理制度的完善问题。有了健全的内部管理制度，能为会计档案管理制度的建立和完善创造条件。 档案管理论文:炼油企业档案管理投入产出探索思考 随着我国经济发展与企业的不断进步，不同企业其档案工作重点各有不同，针对炼油企业档案工作的现状，本文阐明了对炼油企业案管理工作中投入与产出的思考并对今后的工作方向作了探索。 关键词：档案 管理 投入产出 1、对企业档案工作的一些认识 所谓档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成和保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史纪录，档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案工作是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。企业档案作为企业的一项重要的基础工作和重要信息资源，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。社会经济改革和日益激烈的市场竞争，使那些不注重对日常信息资源的积累、管理，不注意档案工作和做好档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向，而不能获得最佳的经济效益和社会效益，这样的事例在古今中外是时有发生的。因此企业领导者决定着企业档案工作的走向。开明的、有远见的、认识到档案工作重要性的和档案意识较高的企业领导者，会使一个企业的档案工作甚至企业本身充满生机和活力。 不同所有制的企业，其档案工作有着不同的特点和重点，如股份制企业档案来源复杂、内容广泛，档案产权多元化，对档案工作所产生的效益要求较高，因而在档案工作中要注意文件材料的收集，通过提高档案人员的业务素质，强化档案工作的服务意识，充分发挥档案信息资源的作用，提高企业的经济效益。而企业集团的档案管理体制较为复杂，成员企业间档案工作的发展很不平衡，水平有高有低，因此应采用一定的行政手段，对集团的档案工作实行规范化和标准化。对于外商投资、中外合资、合作这样的外资企业因为不同国家的文化背景、传统观念和管理模式不一样，其文件产生的渠道较为杂乱，档案载体多样化，如软盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等，标准和非标准的书写格式和规格尺寸等，因此其档案管理所具有双重性、多样性和重要性是显而易见的，这些都加大了档案管理的难度。在具体的管理工作中，应主要从宣传中国档案管理的法律、法规，接受中国档案行政管理机关的监督和指导，扬长避短，逐步形成一套系统完整的档案管理体制。相比来说，炼油企业档案来源比较复杂，主要包括各级政府部门以及上级有关石油石化主管部门等，而且炼油企业的绝大多数是国有企业，必须接受国家的领导，因此炼油企业档案管理工作必须时刻与政府保持一致，按照国家的法律法规办事，主要收集各种政府文件、法律法规、上级炼油方面的文件等，为企业的生存发展作好基础工作。 2、炼油企业档案馆投入与产出及今后设想 改革开放的发展形成了多种经济管理模式，对档案工作提出了更高的要求。实践证明不管是那一类管理模式的企业，由于自身存在的要求，档案工作都需要发展，档案管理的水平都需要提高。除了逐步增强各级领导和全体员工的档案意识外，需要不断增加对档案的投入，档案的投入是为了提高档案工作的管理水平而不断地增加档案工作的经费、人员和物资，这些投入一是按照档案库房建设规范的要求，改造或新建档案库房；二是更新档案装具，把木柜换成铁柜或是现代化的档案密集架；三是购置现代化管理所需的计算机、复印机、空调、去（增）湿机、服务器、光盘库、扫描仪、数码相机和数码摄像机等；四是增加档案人员编制，经常地把档案人员送出去培训，以提高他们的业务素质；五是保证档案工作日常管理所需的设施设备的需求。据不完全的统计，炼油系统的企事业单位不断加大对档案工作的投入，1996年开展档案工作目标管理活动以来，对档案工作投入的资金就达到20__万元左右。由于炼油系统在改造机关档案库房，增添现代化管理设备，开发档案管理软件，落实兑现目标管理活动中先进奖金，对晋升档案工作目标管理企业补贴和对困难企业给予补助。投入必将产生效益，到20__年档案工作目标管理活动的开展，档案工作的整体水平确确实实上了一个台阶。炼油系统多家单位达到企业档案工作目标管理省级以上标准，档案利用取得了明显的经济和社会效益。全系统档案工作的整体水平得到很大提高，成为各行业的排头兵。近年来，炼油系统充分利用档案信息资源，在修编炼油志、地方志炼油篇、年鉴、组织沿革、大事记、人物传略、经济活动分析、事故分析、各种论文集、多经效益分析以及科研成果形成简介、汇编等多种编研成果，用于指导生产、经营和各项管理工作，取得了显著的成绩。直接利用档案在土地产权的界定、解决土地纠纷、处理设备故障、设备改造、优化生产方式、编制工程招标书、节省投资、维护企业的合法权益和职工个人的正当权益等方面取得明显效果，其中在__市城市规划房屋普查过程中，全市炼油企业积极配合并做出了重要贡献，查阅各企业档案室，充分利用资料完成任务，为__市城市规划奠定了基础。 成绩的取得，除了企业加强对《档案法 》的宣传贯彻，不断提高全员档案意识之外，与企业加大对档案工作的投入是分不开的，没有投入就没有产出。投入和产出既矛盾又统一，随着企业管理水平的提高，对企业档案工作的投入也不断加大，但是由于对档案的宣传不够，档案的利用并未引起重视，档案的利用面也不普及，产生的效益也不明显，因而形成了一个误区，认为档案工作不需要投入这么多，加之企业在激烈的市场竞争中忙于生产经营，对档案工作的重视程度和对档案工作的投入逐年下降，形成恶性循环，给档案工作带来很大的影响。有的企业认为档案工作的好坏还不至于影响到企业的生存，而且投入后不能马上见到效益，往往强调经费紧张，不愿向档案工作投入更多的经费。而有的企业，在档案工作中尝到了甜头，深刻的认识到档案工作的重要性，在企业并不富裕的情况下，抽出适当的资金，每年投入一点，逐年加大对档案工作的投入，档案的工作条件得到不断的改善，使档案部门能充分履行管理和保护两个职能，充分发挥库藏档案资源的作用，为更好的利用档案打下坚实的基础，为企业创造更多的经济效益和社会效益。因此在今后，企业特别是企业档案工作的主管部门，要加大对档案利用的宣传，编制多种检索工具，主动提供利用，并为档案的利用提供更多的方便，注意利用后信息的反馈，特别要加强对利用档案产生经济效益和社会效益典型事例的宣传，事实证明：把企业在各种管理、创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、招投标、应付各种检查等档案所起的作用和档案管理的水平高低联系起来，就会发现档案所起的作用是不可代替的。 在多种所有制并存的情况下，随着社会的进步，档案的作用日臻明显，只要对档案工作中出现的问题：如档案全方位的利用，档案利用后信息的反馈，企业档案与企业资产的关系，兼并、破产、改制企业档案的归属流向，企业集团和股份制企业档案工作的管理等问题加强研究，强化企业档案的服务意识，增加服务的主动性，减少各种干预，遵循档案自身的形成规律，形成与市场经济体制相配套的档案管理机制，真正体现档案存在的价值，应该相信逐步实现档案管理投入与产出的平衡是可预见的。 档案管理论文:人才市场档案管理中的问题与策略 1、目前人才市场档案管理工作的现状及问题 鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素,以及虚假档案材料的出现,社会各界甚至包括档案人本人对的档案重视度均在日趋下降,为了更好的促进人才资源的整合,有必要对现在人才市场上存在的问题进行研究和分析,主要表现为以下的几个基本问题。 1.1弃档现象严重加重档案管理人员工作负担。根据我国2001年实行,2005年修改的《人才市场管理规定》可知,人才市场进行人事业务主要面向以下人群:(1)社会的流动人员;(2)因私出国人员;(3)需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员;需要办理转正定级和工龄核定的人员;(4)需要办理接收手续的大中专毕业生;(5)其他人员。面对除此庞大的几大类人群,归档工作无疑需要极大耐心,但是各类人群都有将自己档案放置在人才市场置之不理的情况。据2005年《中国青年报》4月2日的报道,甘肃的一人才市场八千份档案被弃。在2006年四川也有类似报道1。流动人员弃档主要带来的压力有两方面:一方面,档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案,在流动人员人事变动或需办理就业手续、从业手续时,该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料,在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下,对沉睡几年的档案进行查找、归档,在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力;另一方面,弃档对于人才市场的秩序管理也会造成压力。根据现行立法的规定,经政府行政主管部门的授权,人才市场可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会,为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员,档案管理人员也不得不对其的信息进行统计、归类和保管,并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜,对其档案进行管理,这无疑增加了档案管理人员的工作压力,降低了工作效率,浪费了社会的公共资源。 1.2法律体系不完善造成档案管理工作举步维艰。根据我国目前的档案管理工作的规定,目前人才市场档案管理工作所依据的法律主要存在几方面的瑕疵:(1)档案管理工作缺少全国立法。就全国来看,全国性的立法主要是2001年实施、2005年人事部、国家工商行政管理总局修改的《人才市场管理规定》,以及1988年12月中共中央组织部下发的《人事部关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》这些规定都在一定程度上制定了人才中介服务机构的基本活动原则,但是比较笼统,具体操作起来比较困难;(2)立法滞后,尚未形成完整的法制体制。目前,人才市场档案管理工作的主要依据是各省、自治区、直辖市制定的相关的行政规章,这在一定消极意义上,为各地区的人才市场管理制度之间相互矛盾和冲突埋下了隐患。关于档案管理主体的种类、管理者的权利和义务、权利义务的行使方式、责权范围、出现纠纷后的解决机制等缺乏明确的规定,对于非档案管理方面的专业人员要了解人才市场档案管理的基本流程、运行的基本模式并能积极、及时了解档案管理的动向等是比较困难的。 1.3档案管理的网络化和信息化水平较低造成大量重复劳动。经济的快速发展已经不容置疑的证明了,计算机的广泛运用已经极大的促进了各行各业的发展,尤其是在档案管理、数据统计、资源整合、智能校对等方面的作用不可小觑。然而当今人才市场上信息管理的职能化还比较低。当然,国家亦在一定上注意到档案市场管理中一些问题,开始先后制定政策规范档案管理工作,国家档案局出台了《全国档案信息化建设实施纲要》,2008年建设部办公厅也下发了《建设电子文件与电子档案管理规范》,以促进档案管理工作的信息化和网络化。对于流动人口的档案管理无全国联网的电子档案信息,各地方和工作部门仍存在先将档案以纸质版的形式形成,然后再由工作人员收集整理,最后汇编入本部门内部档案管理系统,但与劳动部门、人事部门、社会保险管理部门、民政部门、监察部门、党政部门之间尚未建立完善的档案共享机制。流动人员通常需要经过办理复杂手续、经过一个较长的时间才能将人事档案收集完整,才可实现应聘就业、考取国家或地方公务员、结婚、保险、工资升降、党员材料管理、职务升迁、出国考察学习,这在一定程度上,降低了流动人员人事相关事宜的进程,阻碍了流动人员的发展,易造成流动人员与社会的冲突,不利于和谐社会主义国家的构建。 1.4高质量专业档案管理人员供 应不足阻碍档案管理工作快速前行。任何工作的顺利完成,都需要一个强有力的合作团队,人才市场的档案管理工作尤为突出。人才市场管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点,故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。但受功利主义的影响,具有档案管理、研究经验的人员以及主修档案管理专业的高等教育毕业生,均对从事人才市场档案管理工作表现出较低的热情,间接地造成档案管理队伍人员不稳定,不利于档案管理效率的提升和科技化、专业化、高水平档案管理工作的有效进行。 2、人才市场档案管理工作的新思路 2.1社会和个人强化档案意识,正视档案的重要性。首先,应保证档案的真实性,提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动,面对严峻的就业形势,一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等,还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率,加大社会活动投入,增加其他社会活动获奖的机会,使证书未能客观反应应聘者的真正实力,故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是,提升档案的可靠性;其次,加强档案的重要性教育。向应届毕业生告知,只要将档案转入当地的县级以上人才市场进行人事托管,缴纳一定费用,在未找到合适的工作时间内,也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险,防止造成将来这些方面的损失;最后,及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后,应当及时办理档案转接手续,防止档案拖沓,影响办事效率。 2.2国家完善立法体系,提高人才市场档案管理的法律地位。完善的法制是社会进步的先决条件和基础,人才市场的档案管理工作部门应在实践的基础上制定具有本部门特色的措施。首先,制定全国性档案管理法律。依据宪法和现行法律的规定,人才市场相关工作人员可以将实践中遇到的问题以书面文字的形式反映至相关法制部门,呈报国家有权机关,将《人才市场管理规定》逐步完善,最终实现全国人大立法,提升人才市场档案管理立法位阶,将目前的部门规章逐步完善提升至法律法规;其次,以立法形式完善档案管理工作的日常工作制度,实现管理的科学化和法制化。就档案管理工作而言主要的制度应包括档案接收制度、档案保管制度、档案转出制度等。具体包括档案接收的对象、接收程序、档案接收权限,档案的保管期限、各级层档案管理部门之间的档案共享、保管费用收取标准、档案管理权限范围,档案转出手续、注意事项、档案丢失后的救济途径和责任追究等具体措施;最后,应当积极建立国内外人才流动档案管理办法。笔者在中国知网中检索,发现关于研究国内外人才市场档案管理的文献相对滞后。在国际间人才交流和互换不断增加的趋势下,档案管理工作亦应当用立法手段对外籍人才的进入和本国人才的输出加以规制。 2.3人才市场中介单位加大工作人员培训力度,提升人员素质。首先,各人才市场建立工作人员的定期培训计划。档案管理人员应当坚持与时俱进的思想,保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段,可以鼓励一部分人学习先进技术,回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段,也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验;其次,建立档案管理的考评奖惩制度,提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才市场可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率,错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据,以此促进人员素质的提升;再次,敢于吸引专业化人才,打破就业封闭。人才市场也应当积极引进外来人才,广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。 2.4政府增加财政投入,全面实现管理的网络化和信息化。一方面,各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时,适当增加在档案管理方面的支出,鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统,形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制,实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库,做好档案管理的安全工作,在加强联合的同时,不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施;另一方面,加强各阶段档案的衔接制度,人才市场应做好人才档案移交的中间人。人才市场档案衔接对于档案人本人工作经验的积累、工龄的计算、工资薪金水平的核定、社会保险的取得具有重要的认定意义等,故在各人才市场应对档案本人材料进行认管、信息收集、材料审核时应当提高信息化水平,科学编排档案管理手册,防止档案张冠李戴。 3、结语 总之,人才市场档案管理工作在新形势下存在着机遇和挑战。面对现行存在的问题,国家、社会和个人均应全面提升档案意识,为加快国家档案管理工作法制进程,全面提升档案管理人员的综合素质,实现档案管理工作的信息化和现代化探索适合我国发展的道路。 档案管理论文:人事档案管理制度 一、人事档案保管制度 目的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准。然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 档案管理论文:关于如何做好电算化会计档案管理工作 随着我国会计电算化的推广实施,会计电算化事业得到不断发展。会计电算档案的管理作为单位会计基础工作之一,在实际工作中有一些环节需按新的变化做出调整。那么实施电算化后如何做好会计档案的管理工作呢?除了按照《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》等规定外,应该结合企、事业单位会计电算化工作的具体实践,形成一套适应本单位的会计档案管理办法及制度。 会计电算化的出现,使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化,对管理工作提出了更高的要求。只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案;同时管理好电算档案,才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。 一、会计电算化会计档案的特点 众所周知,传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式,所有日常工作均在计算机上完成,会计信息的管理有以下一些显着特点: 第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。 第二,电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。 第三,会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张,更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。 第四,会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 第五,电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级,新软件对原会计档案的兼容应于考虑,即会计电算化档案更需要科学地管理。 二、如何做好电算化会计档案管理工作 为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。 第一,做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账,并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来,存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 第二,做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份,并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号,并贴上写保护字样,存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案,要定期进行检查,定期进行复制,如每半年复制一次,且最好复制双份存放在不同的地点,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。 此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此,建议在系统管理员配合下,会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套,二者的一致性是非常必要的。 第三,做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级,但这会受软件功能设计的限制,不能保证完全成功。 三、电算化会计档案的整理与再利用 电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,并进行科学预测,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据,另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,需要单位内各分支、各相关人员相互协调共同完成。实行会计电算化之后,我们还应对档案管理的安全性、稳定性做一定的工作,如通过用户识别控制操作日志管理、存取、权限限制等方式加强安全 保密措施,同时做好计算机病毒的防范、建立好档案专人管理接触制度等。 综上所述,只要分别做好会计电算化档案的输出、管理与保存、利用等环节的工作,会计电算化档案一定会在单位的经营管理中将发挥出更大作用,取得更明显的效果。 档案管理论文:电子档案管理的重要问题和解决对策论文 进入世纪之后，世界发展进入信息时代，这是知识做主的时代，所以档案管理深入各行各业，然而随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子论文档案管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案管理工作，首先必须解决好电子档案管理在接收管理上的几个关键问题。 一、电子档案管理中的接收格式问题 9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。 二、电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性问题 对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。 但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。 1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。 4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。 三、电子档案管理中的存储载体的保护技术问题电子档案管理的载体材料是磁性物质和光盘。 聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案管理中的载体材料的这些特点，决定了电子档案管理容易受外部环境的影响。 1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内，温每升高10℃，其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。 2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。 3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。 4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（so2）、化氢（h2s）、二氧化氮（no2）、氯气（cl2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案管理保存载体耐久性削弱。 5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。 6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。 7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。 8、机械应力。电子档案管理保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。 四、电子档案管理的长期可读性问题 电子档案管理中的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议： (一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广 城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行 对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。 (二)采用有关技术措施，保证电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性 1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景 、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案管理.cn的原始性、真实性、完整性和有效性的依据。2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。 3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。 4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入电子档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用电子档案管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。 6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（cd－rom）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（worm）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。 (三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全 1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。 2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。 3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。 4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。 5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。 6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。 7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案管理的载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每年应拷贝一次，光盘每年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。 8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。 (四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。 (五)及时更新电子档案管理中的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案管理，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。 档案管理论文:试议农科单位档案管理计策 一、农业档案信息化管理工作转变的措施 1、树立重视档案的观念档案是国家宝贵历史文化财富,党和国家历来重视档案工作,对档案工作都做出过重要指示。同志指出:“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录,是各项事业持续发展的依据,它不仅对深化改革、发展经济、推动科学进步以及提高国民素质有促进作用,而且对维护祖国统一、加强民族团结和保持社会稳定具有重要作用”。档案工作是管理工作中不可或缺的部分,为企事业单位管理、科研和生产服务。各农业科研单位应重视档案工作,为档案工作创造必要的工作条件。档案管理人员要做档案法制建设的义务宣传员,加强档案法治宣传,及时向领导反馈档案工作存在的问题。 2、落实行业标准,完善文书档案管理在农业科研类单位档案员培训工作中,对《归档文件整理规则》等行业标准进行详细讲解,并下发到各科研单位学习,要求按标准完成文书档案整理工作;组织基层单位档案员到标准档案室参观,直观地领会行业标准;以黑龙江省档案局执法检查为契机,发现问题,及时整改,完善农业科研单位档案标准化建设。 3、加强法制管理,加大农业科技档案收集力度文书档案的管理在院机关、基层单位均比较重视,而农业科技档案在制度建设、规范整理及流向处置方面显得相对滞后。加强法制管理,使科技档案工作法规化、制度化是科技档案事业顺利发展的基本保障。作为从事农业基础研究的科研院所,农业科技档案管理是科研单位档案管理最重要的工作内容。目前,基层单位科研档案断档情况比较严重的原因主要有两点:一是档案管理人员工作热情不够、责任心不强;二是科研人员法律意识淡漠,视科研档案为私有财产,或有顾虑、担心知识产权得不得到保护等。基于此,应要求档案工作人员具有高于他人的档案观念、高度的责任心和使命感,加强档案收集力度,熟悉农业科研业务及立项情况;针对农业科研档案周期性长的特点要做到跟踪服务,使档案收集工作贯穿整个科研活动的始终。开展以《档案法》为中心的农业科技档案法规体系的宣传教育,提升工作人员的档案法制观念,培养农业类科研人员的法律意识和档案意识,真正做到依法治档。在科技档案管理工作中,管理制度是必须遵循的规定和准则,制定农业科技档案管理制度,特别是科技档案保管和保密制度,科技档案借阅及利用制度等还要把这些制度落到实处,使科研人员理解并支持科技档案归档工作。 4、建设高素质档案工作队伍工作岗位培养对于农业科技类单位从事档案管理工作的人员至关重要,掌握专业知识的同时,在实际工作中锻炼并提高业务能力。 4.1自主学习档案管理人员要有积极的学习态度,进一步掌握与档案管理有关的法律、法规、条例以及各项业务知识及行业标准,使各项工作在法治的框架内进行,同时也用法律的武器为档案管理工作保驾护航按照档案管理的行业标准完成农业科研类单位的基础业务工作;积极参加档案局组织的业务培训,不断接收新信息。 4.2后备人才培养农业科研单位应重视后备人才的培养,特别是从事档案管理工作的新员工,对于个人素质高、能力强的年轻一代,经过工作岗位的锻炼,很快会成为档案管理工作的能手。言传身教是最好的岗位培训,起到“传、帮、带”的良好作用,实现岗位新老交替。 4.3参观学习档案管理先进单位档案管理工作具有一定的封闭性,通常局限在自己的工作环境中搞业务,通过参观学习,和档案工作走在前列的单位进行横向比较,能够提高档案管理水平。 5、推进档案管理信息化建设档案管理信息化不仅是管理工作的需要,更是时展的必然。目前农业科研类单位档案管理程度与现代化水平的要求差距很大,这就需要档案工作人员做到3点。 5.1树立现代化档案管理意识档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务,其实质是档案管理模式从以档案实体保管为重心向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重心转变的过程,更是从管理向服务转变的过程。这个转变要求档案工作者必须更新思想认识,彻底摒弃整理加保管的传统观念,将封闭式管理转化为开放式服务,满足农业科研工作者及广大农民对档案信息资源开发利用的需求。 5.2掌握信息技术技能信息技术的迅猛发展和广泛应用为档案资源的科学保管和开发利用提供了条件。“三分技术,七分管理”,先进的技术需要懂技术的人去管理,缺乏既懂信息技术又懂档案专业的人才,这是许多单位信息化水平徘徊不前的根源所在。从事档案管理的工作人员应与时俱进,掌握并熟练运用先进的科技手段,通过计算机技术、信息开发技术和网络技术等方面的业务培训,促进管理效率和服务水平的提升,加快档案工作融入信息社会的步伐。 5.3加大档案管理的投入基层单位要把档案现代化管理纳入本单位工作计划,列入预算,增加投入,建立必要的软硬件设备环境,为逐步实现档案管理现代化创造条件。 二、结论 农业科研单位档案管理关系到整个农业事业单位的壮大及发展,需要国家、地方、行业、基层单位和社会力量多方参与,更需要环境构建、健全法规政策、制定标准、完善社会服务体系和培养人才等方面多管齐下。与此同时,促进档案信息化建设协调发展更是农业科研单位档案管理的重中之重,只有针对档案管理中的薄弱环节进一步有重点的优化及转型,才能不断提升农业科研单位档案管理的发展速度和需要,以期更好地为农业科研及生产服务。

海外项目档案是指国内企业在海外项目建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等文件材料。它记录了海外项目的整个建设过程，具有重要的凭证和参考作用，是企业档案管理的重要组成部分。“一带一路”战略以及中交集团的改革发展，为公司“走出去”带来了重要机遇，笔者所在公司中交天津航道局有限公司近几年先后承揽中标安哥拉卡宾达项目、斐济铁矿砂码头项目、马来西亚碧桂园森林城市项目、沙特三期项目、孟加拉M-G航道二期、印尼芝拉扎电厂三期项目、苏丹萨瓦金港疏浚项目等项目，体现了公司的实力所在。随着海外项目的增多，工程资料日益增多，文件材料收集难、归档难的问题凸显。现就海外项目档案管理现状，对海外项目档案管理的问题及对策进行探讨。 一、海外项目档案管理的现状及存在的问题 （一）海外项目业务人员档案管理意识不强，人员队伍薄弱。海外项目管理人员档案意识普遍不强，技术人员兼职档案管理员，或者没有兼职档案员，从项目领导到技术人员对工程质量、进度极其重视，但对过程中产生的文件材料忽视，或者只对业主要求交的文件进行整理，一些技术员将文件材料占为己有，文件材料随处堆放的现象严重，懂档案、管档案的人少之又少，造成项目档案的资料缺失，造成海外档案资料没人管、不会管的局面。 （二）档案管理体系不健全。海外项目多数未制定档案工作的管理体系架构，权责不明确，项目领导不重视，没有直接责任人负责文件材料的归档事宜，文件材料的整理归档未列入相应的岗位职责，档案过程管理意识薄弱，项目文件材料散落在各个管理人员手中，未进行集中统一的管理，项目资料没人管，或者项目资料缺失。 （三）海外项目档案管理标准不统一。海外项目工程根据各个国家的标准不同，对工程的要求侧重点不同，法律依据不同，使得制定海外项目档案管理标准很难有统一的标准。同时，施工企业满足国外业主方相关的管理要求，使得项目档案存在多版本、多规格的整理要求，给档案管理工作带来一定的难度。 （四）海外项目档案文件归档滞后。根据我国建设工程项目档案管理的规定，工程项目在工程竣工验收前，项目档案必须验收合格，项目档案在竣工验收后2个月内完成归档，因此对工程项目文件归档要求严格。海外项目由于地域的限制，大量存储在海外办事处或者海外项目部，靠工作人员回国陆续带回。由于工作人员回国次数有限，很难做到及时归档，因此文件材料归档滞后的现象一直存在。 （五）对海外项目档案的监督指导不到位。公司档案管理人员对项目档案工作定期开展检查指导，规范项目档案，但海外项目由于地域原因，往往只通过电话联系，很难做到实地检查指导，监督作用很弱，以至于档案室只能被动地接收，归档文件材料不完整或者不规范的事实已经形成，给项目档案资料的归档质量带来很大的影响。海外项目档案的管理水平直接影响着企业的形象，既关系到日后项目的维修也影响着公司的维权，对企业的海外市场的竞争力和可持续发展产生深远影响。 二、海外项目档案管理的对策 （一）建立完整的海外项目档案管理体系。海外项目部同样也要建立档案管理体系，签订项目归档责任书。档案管理体系由项目经理任项目档案管理负责人，提前规定各岗位责任人的资料收集、整理范围、责任要求等，并指定一名兼职档案员报公司档案主管部门备案。项目经理定为项目档案管理的第一责任人，重视项目档案管理，完善的档案管理体系，对项目档案的管理必定起到积极的推动作用。 （二）完善海外项目档案管理制度。无规矩不成方圆，制度是档案管理的基础，也是实现项目管理目标的保障，通过不断地完善制度，约束不规范行为，实现档案管理有法可依、有章可循。公司制定了《海外工程项目资料、登记、验收与归档办法》，明确规定了项目档案工作的领导职责、兼职档案员的管理职责、海外项目资料的归档范围，并规定了归档时限，将档案质量管理纳入项目负责人职责考核范围，实现海外项目档案标准化管理。 （三）提高人员档案意识及管理水平。首先海外项目应配备兼职档案人员，监督管理项目运营过程中形成的文件材料，做好项目档案的收集、整理、登记、接收、归档工作，确保档案资料的真实完整有效。其次文件资料的形成涉及各个岗位，促使每个人参与到档案管理中来，由被动管理变为主动管理，项目全员的档案意识提高，直接影响到档案的管理水平。为适应海外业务发展的新形势，必须加强自身的学习，不断探索档案管理新方法，建立适合本公司本项目的档案管理模式，为以后该区域的档案管理提供模板和技术支持。 （四）配备满足项目档案管理的硬件设施。为保证档案实体的安全，项目部需配备相应的硬件设施，如文件柜、灭火器、杀虫剂、防光窗帘、防盗门窗等。档案装具应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，资料室无特殊保护装置一般不宜设置在底下或顶层。档案柜架应牢固耐用，一般应具有耐火、防盗、防尘作用。以保证文件材料的实体安全。 （五）加大档案监督检查力度。海外项目档案因地域原因使得监督检查不到位，指导只能通过网络、电话进行，很少能做到实地检查，为了更好地实现海外项目档案的管理，应尽可能地做到实地监督检查，档案人员只有做到实地检查，才能及时发现问题并采取措施加以解决，确保文件材料转换为档案时符合相关质量要求。档案部门也可以建立统一的信息平台，海外项目人员将文件材料及时上传到信息平台，便于档案人员实时查阅文件信息，及时指导海外项目部的档案工作。 （六）进行有效合理的文件材料收集方法。由于海外项目工期长又地处国外，归档文件材料只能依靠回国人员带回，不能保证归档的及时性，使得文件材料归档滞后，也给回国人员增加了负担。公司档案部门在实践中不断探索有效合理的文件材料收集方法，不同于国内工程竣工验收两个月后才进行文件材料归档的做法，而是将施工过程中部分文件材料如施工合同、施工日志等做成电子文件或刻录光盘，利用网络及时归至公司档案部门，重要的纸质文件材料由回国人员带回，形成预立卷，文件材料的目录及时报备给公司档案部门。纸质与电子文件及文件目录相结合，大大提高了归档文件材料的完整率和档案工作效率。 （七）加大档案的宣传培训力度。公司档案人员做好海外项目的档案宣传培训工作，规范项目人员对文件材料的整理、归档，引导全员意识到项目文件材料归档的重要性。组织好兼职档案人员上岗培训，加大档案远程培训，积极扩大培训范围，增强培训效果，组织相关档案人员参加互动式的学习研读，全面提高档案工作者综合素质和服务能力。档案部门积极发挥室藏优势，挖掘档案信息资源，使档案信息与企业文化贴近公司全体员工，扩大档案工作的影响力，提升公司全员的档案意识和档案法制观念。 三、结语 做好海外项目档案管理工作，需要循序渐进的地健全各项规章制度，建立档案工作管理体系，探索海外项目文件材料收集方法及档案的信息化建设，加大档案的监督指导力度，充分调动海外项目工作人员的积极性，做到权责分明，分工明确，使海外项目档案管理规范化、标准化，保证海外项目档案的真实、全面、完整、可靠及及时利用，从而达到整个公司运营的可持续发展。

在以前的检测工作中，我们对仪器设备的相关资料收集不及时、不完整，在仪器购置阶段对原始资料的收集和保存不够重视。在后期用到的时候经常无法追溯，对设备的正常使用和检验工作的开展造成了严重影响。但在后期使用中会产生诸多数据信息，此时就需要第一时间对设备的运行状况、使用信息、维护保养、鉴定报告等进行归档。因为使用的不定期，有诸多数据信息产生，容易造成不能及时整理设备中期产生的数据，导致档案资料的缺失。由此可以看出，仪器设备档案信息缺乏全面性会造成不能真实反映出仪器使用状况，不能为之后设备的使用提供依据。仪器设备关系着检测数据的真实性、可靠性，应该引起我们足够的重视。 1仪器档案中的重要内容 第一，仪器履历表，表的前半部分体现仪器设备的一些主要信息，如购置日期、价格、生产厂家、仪器型号、出厂编号、技术参数及启用日期等。后半部分记录仪器设备从购置到申请报废过程中的一些主要事项，如计量仪器检定、购置申请书、期间核查、作业指导书、验收证明、大型仪器的采购合同及招投标相关文件、修正曲线、仪器使用登记表和维护保养记录、仪器报废申请等。第二，计量仪器检定证书，包括修正值的校准曲线，检定仪器年度期间核查。检定周期1年的可为半年，2年和5年的可为1～2年。第三，购置申请书，涵盖大型仪器设备的政府采购合同和招投标书等相关文件，可在采购过程中收集。第四，仪器验收证明，应在仪器设备到位时及时检查各零配件是否完备，填写仪器设备台账，检查相关操作手册、光盘，核对仪器编号、型号规格、出厂合格证明及其他零配件是否齐全。第五，作业指导书，中大型仪器的简易操作规程。第六，仪器使用登记表，仪器日常使用登记，对检测工作进行记录归档。第七，仪器维护记录，对仪器的日常维护、检修记录，对仪器的日常故障排查。第八，仪器报废申请，对仪器的报废实行申请报批，粘贴停用标识。 2管理现状和存在的问题 （1）相关仪器设备资料的整理及留存不够及时完整。标准仪器设备档案涉及范围很广，从仪器设备的订购、验收、使用、保养、修缮到报废都包含在其中。合理使用仪器设备有利于促进实验室运行效率，可以将实验结果客观的反映出来，订购和验收等环节是仪器设备的前提，生活中有诸多单位在购买设备后没有第一时间将设备的购买、升级改造和报废等相关文件资料保持好，造成之后仪器设备不能顺利进行升级和维修，甚至丢失了仪器内的相关资料，阻碍了仪器设备的正常运行。 （2）仪器设备档案管理不健全。在当前的仪器设备档案管理制度中，尽管明确规定了仪器设备保管范围和使用年限，但是并未细化部分制度条款，如没有具体规定该由哪些部门出具报废范围和验收报告、仪器设备具体由哪些部门管理，导致仪器设备管理人员收集材料概念不明确，仍留存了属于报废的仪器；仪器设备档案提倡管理中没有将对交接登记手续予以办理，只是通过口头通知的方式，一旦问题出现便相互推卸责任，使仪器设备的经济价值和使用价值受到了极大影响。 （3）缺乏现代化的管理手段。仪器设备有着诸多的数量，设备从国外来，有着极多的规格型号。不断发展的科学技术，促使了诸多仪器设备的快速更新。要进行设备的进出管理，将相关情况掌握到，并进行分析和决策，诸多的资料毫无规律的堆在一起，仍然借助传统的手工管理方式是无法获得理想的效率的。尽管已经运用了计算机管理档案，但是管理水平仍然较低，如只是进行输入报表、打字和做简单的检索工作，尚未形成完整的网络管理系统，这对仪器设备信息的开放共享极为不利。 （4）老旧仪器设备没有及时停用、报废。一些仪器设备已经使用了很长一段时间，元器件损坏、老化；由于种种原因损毁了仪器设备，不能使实验的要求得到满足；老旧的或部分国产的仪器设备在技术上已和实验项目进展的要求不符等。这些仪器设备长时间没有使用，长期没有使用和维护保养记录。立足于仪器设备管理规定，针对这一类型的仪器设备，实验人员要根据相应的呈现第一时间申报停用或申请报废，并通知相关部门处理。这样长时间搁置在实验室中，不仅挤占实验室的空间，又不能很好的保养仪器，长此以往容易导致部件破损老坏，直到报废，导致极大的浪费。 （5）设备档案管理员业务素养不高。仪器设备档案管理人员很少接受相关培训，极为缺乏业务知识，仪器设备的档案人员的业务素质对仪器设备的管理水平造成了直接影响。仪器设备档案管理人员缺乏相关专业知识，当前的管理方式和经验缺乏先进性，通常是立足于参考其他工作人员的工作经验和个人观念相结合，将工作中出现的问题有效解决。仪器设备管理人员缺乏管理经验和理论知识，同时因为尚未充分认识到仪器设备档案管理的重要性，不能和现代制度化、标准化、信息化相适应。 3仪器档案管理的优化对策 （1）建立健全仪器设备的各项规章制度。对仪器设备档案验收记录予以建立。如不管运用哪一种经费采购的仪器设备，在到货30天之内，必须严格进行技术验收。通过验收后，对入库手续予以办理。由设备处和单位一同验收大批量仪器设备、贵重和精密仪器设备。在进行验收的时候，如发现技术指标和要求不符、质量不合格、破损等情况，由采购单位负责和供货商协商，对补、换、退和赔偿手续进行处理。要严格根据规程进行仪器设备使用和维修记录，并把运行记录做好，对档案予以建立。仪器设备要将完整的技术档案建立起来，提供资料查询工作。技术资料的内容主要有产品出厂的装箱单，技术资料、检修履历单、安装说明、操作规程、线路图、图纸、维修使用说明书、合同复印件、验收单等。 （2）加强设备档案的信息化、现代化管理。条件允许的单位要将现代化信息系统建立起来，实行档案的科学管理，将资源共享顺利实现。信息化管理是档案管理的大势所趋。档案信息化指的就是充分利用计算机技术和网络技术，对设备管理部门信息管理平台予以建立，管理员借助账号密码登录，更新和录入设备的档案资料，设备使用者借助信息共享平台可以第一时间快速将所需要的设备信息查找到，便于使用。应将档案信息化管理的相关标准制定出来，对档案管理平台软件予以运用，把电子文件和电子档案的管理以及所有一切档案信息的保管、积累和录入做好，确保电子档案、电子文件的有效、完整和齐全。同时，将规范的档案信息共享平台建立起来，科室实验人员若是要对仪器设备资料进行查阅，只需要借助账号登录设备科信息管理用户平台，就能将最新的仪器设备档案资料查阅到了。 （3）严格档案的借阅制度。为了确保仪器设备档案资料的完好性，应将严格的档案交接、借用、归还等制度予以建立，以免其丢失。积极运用仪器设备的操作手册等随机技术文件，将归档手续办理好后，可以把相关资料复印好发放给使用部门；若是复印难度较大，可以在使用部门将档案借阅等手续办理好后，把相关资料长时间保存在使用部门，由使用各部门安排专门的人进行保管。将安全保卫工作做好，确保档案环境的整洁干净，在固定的时间对档案进行检查，做好防蛀、防潮、防火方法。 （4）仪器设备报废处理的档案管理。就已经使用了很长时间，维修多次都不能修好，已经不具备使用价值的仪器设备，必须由专门的维修人员进行鉴定，判断没有使用和维修价值的便可申请报废。这申请需要仪器设备使用科室做，经过主管领导、设备科负责人批准后便可对报废手续予以办理，由财务科和仓库管理一起进行出账，档案资料造册也需要获得主管领导的同意后，才可以报废处理仪器设备和档案资料。 （5）规范队伍建设，加大管理人员的培训力度。对仪器设备档案管理队伍的建设予以规范，第一应把人才摆在第一位，将聚才意识、育人意识与人才竞争意识树立起来，在最短的时间内把设备档案管理不适应教学科研发展的现状改变。各部门领导应对管理队伍的建设予以高度重视，选择一批会管理、懂业务的人才，使管理队伍得到充实。第二必须加大设备档案管理人员业务培训的力度，并将其爱岗敬业精神树立起来，加强其遵纪守法的制度观念，尤其是设备档案管理人员需要调到其它岗位的时候，要把交接工作做好，不能私自将有价值的图文资料带走，避免设备档案管理无连续性、脱节等问题的出现。 4结语 总而言之，科学规范的档案管理要和时代保持同步，这样才能和新时期的需要相适应。为保证档案信息资源的完整性，要对档案管理制度予以完善，有了规章制度的约束和规范，才能使档案工作的开展更为规范，才能提高检验检测工作的质量。

医院档案管理论文:浅析医院医疗设备档案管理 【摘要】 医院设备的现代化程度的重要标志，是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素，是不断提高医学科学技术水平的基本条件。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展，起着决定性的作用。因此，做好设备管理已成为医院管理的重要标志，而设备档案管理是设备管理的基础环节。 【关键词】 设备管理　重要性　档案管理 医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。 1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。 2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。 3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。 4小结有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。 医院档案管理论文:浅议如何实现医院档案管理信息化 摘 要：21世纪是科技高速发展的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会生活的各个方面。作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门，在此新形势面前，必然要面临一场划时代的变革。档案管理信息化将成为现代化医疗卫生管理工作的重要手段之一，现针对目前医院档案管理信息化的必要性、优势及内容进行分析，并提出了实现医院档案管理信息化的建议。 关键词：医院档案管理；信息化；优势；内容 1实现医院档案管理信息化的必要性 1.1飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大，传统的档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战，各级医院只有顺应时势，加快档案信息化建设，尽快实现档案管理现代化，进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。 1.2实现医院档案管理信息化是解决自身存在问题，提升管理水平的根本途径。近年来，各级医院在实现档案管理信息化方面虽然做了一些工作，但总体来看，现代化程度仍不高，有些单位还比较落后，主要是管理意识，设备和技术方法比较落后，档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高档案的管理利用水平。 1.3实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务，而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。 2 医院档案管理信息化的优势 2.1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。医院建设和发展过程中，将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。 2.2档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。 2.3档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，进一步提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源的共享。 2.4档案信息化使档案的检索和使用更加方便快捷。以往手工查询档案资料，往往费时费力，有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，使用时只需输入关键词，相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。 这种智能化检索方法，检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。在档案的使用上，信息化也让用户感受到了方便。 2.5档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移，档案资料日积月累，占用了大量的储存空间。另外，由于纸张的特性，档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作，在管理模式上存在着管理成本高，使用效率低，原件容易损坏等问题。将档案信息化处理以后，可以提高档案的运行效率，使档案信息更加形象、直观，最大限度地方便了档案检索和利用，并且节省了大量的储存空间，同时又保障了档案的安全备份。 3 医院档案实现信息化管理的内容 3.1文书处理过程和归档要实现信息化管理。文书工作是档案管理工作的基础，文书处理过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，应该把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。发文处理过程也可通过网络进行，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。 3.2病历档案要实现信息化管理。随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，应将各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进，进一步提高医务人员的医疗服务水平。 3.3人事档案要实现信息化管理。随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案信息化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。 4 实现医院档案管理信息化的建议 4.1档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，使档案管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要有领导足够重视和支持，再通过档案人员的学习和努力，实现医院档案管理信息化指日可待。 4.2要实现信息化档案管理，网络设备建设是基础。目前，医院普遍建立了微机局域网络，但微机局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，即医院信息中心档案管理网络。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。 4.3信息化技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此，档案专业人才的培养也显得日益重要。只有通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。 医院档案管理论文:探析医院计算机档案管理工作存在的问题及对策 论文关键词：医院档案　计算机化管理　分析与对策 论文摘要：档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，档案信息资源的创新与利用也愈加受到人们的重视。本文主要就医院档案计算机化的现状及存在问题及解决的办法作一尝试性的论述。 1 医院应用计算机进行档案管理的现状及存在的问题 在国家档案局、卫生部、国家中医药管理局、市（县）档案局，市（县）卫生局的要求与指导下，全国医疗卫生行业实行了档案目标管理，成立了综合档案室，对档案实行了集中统一管理。同时以档案升级达标为契机，对历年的档案作了大量的基础性工作，档案由原来零散的、残缺不全的、单一的、部门自然管理的状态，逐步纳入了医院的发展规划，并形成由副院长直接分管，院办公室主任责、各部门负责人和专兼职档案人员共同组成的医院档案三级网络管理模式，实行了统一领导、统一机构、统一集中的管理模式。档案管理工作有了根本性发展。但是，目前医院档案管理工作还是跟不上医、教、研等科技信息的快速步伐，影响了医疗工作的发展节奏，我国医院档案管理在计算机应用方面还不能适应形势的发展，主要表现在以下几方面。 1.1 重视不够 近年来，卫生系统信息化建设发展迅速，医院信息管理系统建设如火如茶，并建立了计算机局域网、his系统、医学影像传输系统。但医院信息化建设主要涉及医疗、统计、设备、成本核算、财务等管理方面，对档案信息现代化管理还没有引起足够的认识，投入还不积极，各医院发展也不平衡。 1.2 应用受限 我院在2007年购置今易医院档案信息管理系统（2005版），在手工管理的基础上进行简单的目录输入、检索管理，即便是运用了管理软件大大提高了档案管理的工作效率，但由于网络系统的应用需要较大的人力、物力、财力的投入以及习惯、观念及软件操作可行性等诸多原因，致使网络系统在医院档案管理中受到一定限制，还未实现真正意义上的档案计算机管理。 1.3 管理欠佳 在新形势下，医院档案管理从管理的硬件(如设备、环境)到软件(管理思维、理念方式)都存在着较大的差距。医院有些珍贵的文字、影像或证书证件等资料只有l份，一旦对原件造成毁损或遗失，便会造成难以估量的损失，甚至无法补救和挽回。但在这些档案资料的管理方式上却没有很大的变化，有些可以及时输入计算机的档案数据，也因担心输入工作量大，预处理工作繁杂，怕增加工作负荷和经济负担而未能及时输入。 1.4 软件缺乏 目前，我国档案信息管理软件研发非常多，其中不泛优秀软件，但在实用性、通用性方面还未形成系统性，尤其是适合医院档案信息管理特点的软件尚缺乏专业性开发，致使在医院档案管理中使用软件系统不能及时、有效地处理医院档案管理中出现的新问题，进而影响到部分操作人员使用计算机的积极性。 2 档案管理计算机化的优点 2.1 检索快捷 进行计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机，就很快能得出结果。由于我们大多数室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，这样，检索速度将大大提高。 2.2 管理方便 利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且可以在避免差错的同时又可减少工作量。 2.3 借阅灵活 档案借阅实行计算机管理，查找方便灵活，直观性强。系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以即刻得到结果。当借阅的档案到期没有归还，也无需档案人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可打印出催还单，节省了利用者和管理人员的时间，方便了管理，提高了检准率。利用计算机可以实现联网管理，进一步提高档案文献的利用率。 2.4 便于保存 利用计算机，工作人员和利用者不需进入库区。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损伤，延长档案寿命。甚至利用者也可以通过计算机网络终端在档案室以外的地方查阅利用档案信息，打破了科室限制。 3 医院计算机档案管理工作的对策 3.1 强化意识 档案作为“记录历史、传承文明、服务现实”的一种不可或缺的社会公共资源，发挥着不可替代的重要作用。因此，必须广泛宣传档案工作的重要性，增强全体医务人员的档案意识，特别是医院领导的档案意识。使大家充分认识到档案工作连着你我他，与自己的日常工作和生活息息相关，要更好地支持档案管理工作。同时，医院要从实际出发，创造条件，结合医院电子病历的使用和医院信息管理系统以及电子文档的普及，充分利用计算机管理的优势，对医院档案实行计算机网络化管理，实现档案管理的自动化、网络化和现代化。 3.2 更新知识 由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与计算机档案管理处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷人员尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起计算机档案管理工作的重任。电子文档来源广泛，形成者不仅有临床业务科室、行政科室、承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。应将电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，严格检查考核。与纸质文档相比，医院电子文档归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案科室独家很难完成，应采取电子文档形成科室、档案科室、his管理科室三结合的方法解决归档问题。 3.3 加强管理 严格各项管理制度完整系统的档案资料对研究借鉴医院管理和发展的历史经验有很大参考价值，同时对医院的学术进步，对涉及医疗问题的结论和处理也有重要意义。在档案服务于医院整体工作的同时，严格按照各项管理制度把好关，有法可依，用法律去调整。这样才能更大限度地满足医院各方面的需要，才能更好地服务于医院。 3.4 开发软件 医院档案管理信息系统是医院信息系统的组成部分，软件的开发和应用不应该局限于单机，而应该面向支持整个医院乃至大环境管理信息系统。软件的设计要求具有通用性，与医院信息系统中的子系统之间的信息充分共享，能够支持多种通用的数据库环境，推行文档一体化管理。此外，网络化对工作效率的提高有重要意义，计算机管理的网络化是当今信息化社会发展的必然趋势，医院档案管理网络操作系统应该根据医院信息系统的整体规划来选择。 综上所述，建立医院档案信息管理系统是实现医院档案规划化、科学化管理的必然途径，已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。只要我们不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，建立医院信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，以满足医疗、教学、科研工作的需要，就能使县医院档案网络化，达成档案信息资源的共享，届时医生坐在科室就能观看学术讲座的视频档案，使档案信息资源能更好的服务于医院，为医院现代化建设添砖加瓦。 医院档案管理论文:试探权变管理理论在医院档案管理中的应用 摘要：概述权变管理理论的本质和医院档案管理基本理论的内涵，结合当前医院档案管理的实际，指出在医院档案管理中应用权变管理理论的可行性与必要性，并探讨如何在医院档案管理中应用权变管理思想，以实现医院档案管理与时俱进的时代要求。 关键词：权变管理理论 医院档案管理 应用 1 权变管理理论概述 权变管理理论是20世纪70年代在美国形成的一种管理理论。这一理论的核心是力图研究组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系，以及组织和其所处的环境之间的联系。它强调在管理中要根据组织所处的内外部环境随机应变，针对不同的具体条件寻求不同的最合适的管理模式、方案和方法[1]。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯（f.luthans）认为权变管理理论的特征在于把环境对管理的作用具体化，并使管理理论与管理实践紧密联系起来。权变理论以系统观点为理论依据，主要从系统观的角度考虑问题。其理论实质上是一种因地制宜的管理理论[2]。 2 档案管理基本理论概述 档案管理基本理论的主要内容包括两个方面，一是对档案管理工作的总体理论认识与剖析。目前中国档案界将档案管理工作分为“八项内容”与“两个方面”，并将其看作是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统。其中“八项内容”实质上是档案管理学的内容，而“两大方面”即“实体管理”与“信息内容的开发利用”。实体管理是“手段”、“基础”，内容信息的开发利用是“目的”“方向”，同时它可以解释档案管理基本方法的“二元”现象，即实体管理与内容信息的开发利用分别采取了两种理论性质不同的基本方法：前者以历史主义为主，后者则是多种方法同时并用，并且以逻辑主义方法为主。 档案管理基本理论另一方面的内容是对档案管理基本方法的探讨。档案管理基本方法是历史主义的方法，它始终是档案管理的灵魂。由于档案是历史的原始记录且形成于各个具体的社会组织与个人的社会实践活动之中，人们保存使用档案的目的也在于考证历史、保持历史事实的本来面目，所以其实体管理一般只采用历史主义的分法或以历史主义分法为主；而档案的信息则有多向成类性且人们对其的需求也是多种多样的，所以对档案信息的分类则是多种方法同时并用。一般以逻辑主义方法为主，并铺以历史主义的方法[3]。 3 医院档案管理运用权变管理思想的可行性与必要性 3.1 医院档案管理工作的特点为实现权变管理提供了操作平台 医院档案管理是现代医院管理中的一个重要组成部分，它记载了一个医院历史发展的过程，从不同的角度客观地反应各个不同历史时期、不同背景条件下的重要工作、人物和事件，是医院在工作活动中形成的具有参考利用价值的文件、簿册、图表、录音、录像等各种门类和各种载体的宝贵财富[4]。对这一信息资源进行有效和系统的管理，可以极大提升医院领导决策科学化程度和医院现代化管理建设水平。一般情况下，医院设有综合档案室，主要管理党政文书档案、人事档案、会计档案以及基建档案等，病案由于其特殊性，一般由病案室专门保管，本文对此不做探讨。根据档案管理基本理论，档案管理是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统，并且不断和外部环境发生能量和要素的交换，这样，档案管理工作的系统性就必然要跟医院这个大系统的发展变化保持协调一致，也只有这样，档案才能发挥其辅助科学决策的功能。而审时度势、因地制宜正是权变管理思想的本质所在，因此，可以说医院档案管理的特点为实现权变管理提供了操作平台。 3.2 解决当前医院档案管理中出现的问题需采用权变管理思想 在以业务为中心的医院管理中，如何提高医疗技术水平和改善医疗环境是医院管理的重点，档案管理往往被忽视，近年来由于开展档案目标管理评审，档案管理工作已成为医院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表现在以下几个方面。 3.2.1 档案分散管理，缺乏系统性 在医院的发展和建设中，各级医院都制定了符合自身实际、较为健全的管理制度和工作人员的管理职责，但涉及医院档案管理的制度、职责并不十分完善，造成部分归档的文件材料至今仍散存在科室和个人手中，已立卷归档的材料不够规范，借阅制度不够健全，缺乏必要的考核和监督，阻碍了医院档案管理的发展[5]。加上档案载体复杂，业务部门无法长久保管。由于对档案法认识和执行不够，未能认清档案管理在医疗事业发展建设中举足轻重的作用，一些部门单纯强调工作特殊性，不考虑完整归档的长远意义，因而妨碍了档案尽快地统一到院档案室管理。还有一些部门或个别人员未真正认识到：一些重大会议的照片、录音、录像等史料，形象、客观、真实地反映出全院当时的历史面貌和历史活动，具有极重要的认证和参考作用。这种现状如不解决，其对考察历史造成的损失将无法估量[6]。 3.2.2 档案管理制度不健全，管理水平低下 在医院管理中没有涉及档案管理的相关制度和职责，没有检查考核措施，未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构都做了比较详尽的规划，而对档案管理、设备投入等考虑较少或完全没有纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务水平同步发展，档案管理水平滞后势必影响医院管理水平的提高，影响基础设施的修缮和医疗技术的发展。 3.3 培育优秀医院文化需要对医院档案实行权变管理 医院文化是医院的精神所在，是办院宗旨的重要体现。医院文化是由医院几代人在办院实践中逐步积淀而形成的。档案中对一代又一代的办院人的精神文化都有了真实的历史记载，对于医院精神文化的传承与积淀起着重要的作用。只有通过档案的真实与完整的记录，才能将一代代的医院精神文化传承下去，不断积累沉淀，从而形成厚实而丰富多彩的医院文化[7]。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育医院优秀文化提供丰富的素材。 4 权变管理在医院档案管理中应用的新思路 4.1 权变管理在医院档案管理的工作模式中的应用 医院不同时期的各项档案一直在不同的管理部门内部保存，随着医院的变迁、机构调整，个别档案不可避免地要出现遗失或损毁，就很难保证档案的完整性，这种档案管理现状极不适应建设现代化医院的需要，而且对开发利用档案资料也十分不利。只有对各类档案进行系统的管理，才能保证其完整性。根据权变管理系统观的理念，可将医院综合档案室独立出来，作为一个职能部门，对医院各类档案集中管理，并配置档案管理专业人员对档案进行系统的管理。这样不仅可以保证档案的完整性，也极大提高医院档案管理的水平。 4.2 权变管理对医院档案管理外部环境动态适应中的应用 档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。国家档案局在2002年11月了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展[8]。在这个过程中，需要档案管理人员运用权变管理的工作思路，时刻关注不断变化的外部政策、技术等环境因素，并将其融入到档案管理的日常工作中去，使档案管理工作真正达到与时俱进的时代要求。 医院档案管理论文:医院档案管理网络化浅议 【摘要】 21世纪是信息与高科技结合应用发展的时代，医院档案向信息化管理方向发展是必然趋势。本文就医院档案管理网络化问题进行了探讨，分析了其对医院档案管理工作的影响及其构建内容和方式。 【关键词】 医院 档案管理 网络化 医院档案信息资料作为医院信息载体，是医院管理的重要组成部分，信息资源做为医院最为宝贵的一大资源，能否对其加以充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。一般医院为了更好地利用医学信息资源，都会对医院分散、庞杂的信息资源进行收集、加工处理，使其能更方便地为全院医护人员利用，充分发挥其价值。但随着我国社会主义事业的发展，医院档案包括文书档案、人事档案和病案等管理部门传统的工作模式和方法已不适应新形式的需要，迫切需要现代化。因此，医院档案信息资料管理应从封闭式转变为开放式管理，实行计算机网络化管理，才能真实体现出医院档案的价值，更好的为医院的医、护、教、研和管理服务，更好的为其他需要医院档案的领域服务。 医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其基本构成要素，以资源共享和共同开发为目的。将图书、档案、病案信息进行整合加工，建立统一的检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机网络，随时获得信息资源。 一 计算机网络技术对医院档案工作的影响 （1）档案载体多样化：档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。 （2）档案收集的丰富化：收集是档案管理工作的起点和开端,是整个档案管理工作的基础"随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点"它可以施行前端控制,因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时,都可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,不仅节约了时间,而且在尽可能大的范围内丰富了档案的内容。 （3）档案服务多样化：由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等,传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。 （4）档案管理人员专业化：工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战,不仅仅是对知识和技能要求的提高,更重要的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念,同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性,档案管理人员是档案信息的拥有者,掌握着珍贵的信息资源,并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,在知识经济时代,为了适应全新的计算机网络下的档案工作,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。 二 医院档案实行网络化管理的内容 （一）文书处理过程和归档实现网络化管理 文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。 为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。 （二）病历档案实现网络化管理 随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展， 各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。 （三）人事档案实现网络化管理 随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。 （四）医院图书馆实现网络化管理 随着图书馆业务的拓展，业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。 三 档案管理实现计算机网络化的建议和方式 1、领导重视是关键。 档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。 2、网络设备先行是基础 网络化发展,硬件先行。硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。 建立医院局域网。因为局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。 3、人员素质的提高是必备条件。 计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院医德医风档案管理工作 摘要: 笔者通过工作实践阐述了医院医德医风档案管理是建立医务人员规范有效的激励和约束机制，提高医务人员的职业道德素质和医疗服务水平的重要手段。 关键词: 医院 医德医风 档案管理 随着医疗体制改革的不断深化，医疗市场的竞争日益激烈，如何做好医院的医德医风档案管理工作，有效发挥档案的社会功能，促进医务人员道德素质的提高，更好地为医疗、科研、教学服务，笔者有如下几点体会。 一、健全医德医风管理制度，抓好医德医风档案管理的基础工作 我院于2002年建立了医院第一份医德医风档案，但直到2004年为迎接医院管理年活动，医院的医德医风档案管理才有了一定起色。这个阶段，笔者认为，领导重视，建立起较为规范的规章制度，是我院医德医风档案管理工作的起点。首先，医院成立了医德医风管理领导小组，制定了《医务人员医德考评制度》、《医务人员医德医风考核办法》、《医院医德医风档案管理细则》等切实可行的规章制度。其次，确定了医院医德医风档案的基本构成。主要分成三个大部分：第一部分记录职工的基本情况；第二部分记录职工平时的医德医风考核内容、结果和奖惩情况；第三部分是职工历年来医德医风的总结和组织考核意见。再次，培训专职档案管理员。各科室设立了兼职档案员，由办公室档案部门负责档案员的日常考核。个人年度医德医风总结在科室评议通过后，由档案员将考核表载入其档案。其他事迹、材料由档案员收集，存入档案并随时记录在相关表格上。以上措施，有效保证了档案材料收集工作的顺利完成。最后是医德医风档案的立卷工作。我们参照了人事档案管理办法，每人一卷，活页装订，以姓氏笔画为序编制案卷号和案卷目录。卷内材料分表格、个人医德医风总结、奖惩原件、复印件、照片等。每类材料之间设立明显标志，各类材料单独编制卷内目录和页码。每年对上年度材料进行整理装订，经医院医德医风委员会审核并签署意见，年度医德医风档案即告完成。 二、提高认识，重视资源，做好医德医风档案的开发利用 建立医德医风档案的首要目的即是利用。因此，我们采取了多种措施，使档案资源利用达到最大化。一是将档案 资料量化、细化，使档案资料易于操作，便于考评。具体做法就是将医德医风自查自评部分分成10个方面，每部分赋予相应的分值，总分为100分。规定了评议的及格分，即90分，并以此作为奖惩的依据。二是每季度将医德医风建设和考评情况通过专门简报的形式下发各科室，通知到每个职工。这个方面我们进行了大胆尝试，事实证明效果不错。具体做法就是每季度各科室档案员将医德医风档案从档案室领回，让每个职工都能看到自己的档案内容。优秀的同志会更加努力，争取更大的进步；落后的同志以优秀同志为榜样，奋起直追。如2003年我们有4名同志因服务态度方面存在问题，医德医风考核不合格。看到自己的档案内容，这4名同志知道了问题所在，以后就再没犯过同类错误，并以此为鉴，在下一年度的医德医风考核中取得了优异成绩。三是将医德医风档案考核结果作为科室评优、个人评先和职称晋升的重要依据。规定如科室有2%的同志医德医风考核在90分以下，则科室不能参加评优。科室医德医风考核达到100%则自动成为精神文明科室，并给予适当物质奖励。个人医德医风考核连续两年达到优秀则享有优先晋职资格。这些规定的实施，极大调动了科室及职工的工作积极性，为树立医务人员的正 面形象，构建和谐医患关系，打造医院品牌而做出积极的贡献。 三、 加强培训，提高档案工作者的素质 做好医德医风档案的管理及利用，人才是关键。所以自立档之日起我们即把人员培训当作工作的重中之重来抓。 摒弃过去那种档案管理员即档案“保管员”的传统思维，选派优秀同志到此有档案管理部门进行业务培训，确保了一支具备较高素质的档案工作队伍。建立医德医风档案是一项新的工作，除了会议动员外，还要求档案工作者必须言传身教，帮助大家提高认识，这样才能保证每个职工思想上重视，行动上配合，随时提供档案资料，确保资料的真实完备。医院医德医风档案资料收集范围广，时效性强，要求档案管理员必须严肃认真，坚持原则，随时将有关资料收集入档。在实行医德医风档案同职工见面的过程中，档案管理员必须随时监督，保证档案资料的完全，严防丢失。正是有了档案管理员的踏实工作，我院的医德医风档案才取得了较好效果。 自2002年建立医德医风档案以来，我院的医德医风建设有了长足进步，医院的服务质量也有了质的提高，在历年的行风评议中都取得了好成绩。我们认为加强医德医风档案管理，已成为医院精神文明建设不可缺少的有效措施。 医院档案管理论文:后勤档案管理在医院信息管理中的作用研究 一般而言，我们把医院运营管理过程中产生和搜集到的医疗、教学、科研以及后勤等多方面的信息总和称之为医院信息。医院信息管理则是整合医院现有各种资源，通过实施计划、组织、领导、控制和激励，实现对医院内外部上述信息进行搜集、加工、存储、传递、检索和利用，进而推动医院各项业务健康发展，实现既定目标的复杂的综合过程。而医院后勤档案管理是指：将医院后勤工作通过建立档案的方式进行有效管理，以实现提高工作效率，为医院信息管理提供准确数据的动态过程。 1.对医院后勤档案管理认识的误区及原因分析 1.1存在的误区 当前大部分医疗机构包括医院在内，对医院后勤档案管理认识存在的误区归纳起来大致有以下方面。第一，医院后勤档案管理可有可无。第二，医院后勤档案管理很简单，与其他单位的后勤档案管理没有区别。第三，医院后勤档案管理是非主流的管理业务，不需要专业人员和规范的制度，更不需要将其纳入信息管理的范畴。第四，医院的主要资金只用于购置高科技的医疗器械、招聘优秀的医护人员以及提高他们的待遇，不包含医院后勤档案管理的开支。 1.2原因分析 出现上述四方面的认识误区，其原因至少有以下几点。第一，绝大多数医院的领导都是来自于一线著名的医生，一般缺乏系统的管理知识。第二，传统的人事管理制约了科学化、规范化、信息化管理方式的运用。第三，由于历史的原因，后勤档案管理岗位一般是用于安置年龄大、学历低的非医护人员，医院没有提升后勤档案管理工作效率的动力。第四，鉴于信息管理的成本较高，大多数医院没有将其深入到后勤档案管理的领域。 2.后勤档案管理在医院信息管理中的作用 2.1是医院信息管理的重要组成部分 后勤管理数据是医院信息管理不可或缺的组成部分，而后勤档案管理则直接为存储后勤管理数据提供支持。因此，进行医院后勤信息管理的关键在于医院后勤档案的管理。所以，医院后勤档案管理便直接成为医院信息管理的重要组成部分。 2.2为信息管理提供全面精准的数据，提高医院工作效率 医院后勤档案记录的是原始数据记录的准确与否，将直接影响着医院信息管理的水平和决策的结果。因此，只有不断加强医院后勤档案管理工作，才能保证数据的真实和准确，从而提高医院的工作效率。 2.3是医院正常运行的重要保证 在医院的日常运行管理中，不可避免的出现维修、改建现象；随着社会需求的变化和医院的不断发展，医院也需要不间断的继续建设。科学、高效的后勤档案管理工作就能够快速、准确地为医院改建和维修等工作提供所需的一切日常运行数据和资料，以保证维修及改建工作合理、顺利进行。 2.4是医院全面可持续发展的重要依据 随着高新科技的不断发展，医院的基础设施也在不断地扩建、医疗器械也在不断地更新。因此，只有加强后勤档案管理，才能提供准确的数据，为医院设施的扩建、新建以及医疗器械的更新、升级提供必要的参考。所以，医院后勤档案管理可以为医院的全面可持续发展提供重要的依据。 2.5是医疗改革的助推器 医疗改革的一项内容就是不断提高医院的信息管理水平。通过提高医院的规范化、科学化、信息化管理水平，顺利实现医院的各项改革。医疗改革的分支内容很多，不可能同时进行。可以先易后难，首先选取医院后勤档案改革工作，通过建立和健全各项规章制度、建立标准、引进专业人员、加大资金投入、将信息管理深入到医院档案管理领域等措施进行改革。此举不但可以提高目前的医院后勤档案管理工作效率，还可以成为全面进行医疗改革的助推器。 3.重树后勤档案管理在医院信息管理中的重要性及措施 3.1转变认识 重树后勤档案管理在医院信息管理中的重要性，首先要转变医院内部及外部对后勤档案管理工作的认识。第一，加强医院各级领导的管理业务水平，尤其是信息管理模式的业务水平。第二，提升医院对于信息管理的认知水平，要让它们明确只有把后勤档案管理工作纳入信息管理的范畴，才能在医院全面实施和推进信息管理。第三，增加医护人员的一种意识，即，没有良好的后勤服务保障，医疗服务水平的提高难以做到。 3.2加大后勤档案管理的资金投入 没有资金保证的任何管理改革都很难成功。只有加大对医院后勤档案管理的资金投入，才能使医院的信息管理得以顺利实施。要让医院的领导明确知道：“一步到位”的投入比“添油加醋”的投入更切实际，更能促进医院的可持续发展。只有切实做好了医院后勤档案管理工作，医院的发展才能取得长足的进步，否则，被忽视的部分往往是最后阻碍发展的最大障碍。 3.3制定和完善医院后勤档案管理标准 制定国家层面的医院后勤档案管理标准；建立健全医院后勤管理的规章制度，将后勤档案管理纳入医院后勤信息管理的重要内容；以会计从业标准为参考，制定医院后勤档案管理工作的从业标准、准入资格；完善医院考核体系，将医院后勤档案管理列入考核指标。 4.结语 综上所述，在信息化日趋明显的今天，实现科学、有效的医院后勤档案管理是加强医院后勤管理的关键，更是提升医院信息管理水平的关键。同时，医院后勤档案管理是一项长期性、基础性的工作，要重视医院后勤档案管理人才的培养，充分利用信息科技手段对档案管理的方式、内容等方面进行创新，优化整合医院后勤档案资源、提高使用效率，为医院的全面发展打下坚实的基础。 医院档案管理论文:浅谈加强医院电算化会计档案管理 1 电算化会计档案的内容与特点 电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。具体指记账凭证、会计账簿、会计报表（报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案一般具有如下几个特点： （1）电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包含打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，更重要的是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 （2）与传统会计档案相比，电算化会计档案的查阅，对环境的要求更高。查阅传统的会计档案具有直观性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。 （3）电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储需求，且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面以磁性介质或光盘的形式存在，受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到损坏。 （4）电算化会计档案易于修改，且不留痕迹。 （5）对电算化会计档案管理人员的素质要求更高。作为电算化会计档案的管理人员，既要了解会计基本知识，又要了解计算机等相关知识。 2 医院电算化会计档案管理存在的问题 （1）电算化会计档案管理内容不够完整。现阶段医院财务工作已经全面实现电算化管理，由于对会计档案组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数医院定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。同时医院不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就很难恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作，会计档案的完整性、安全性得不到保证，从而制约了电算化会计档案的利用，更无法适应电算化会计档案的改革和发展。 （2）电算化会计档案管理缺乏专业人员。电算化会计档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多医院只重视高级医疗专业人才的引进，对档案管理工作不够重视，会计档案多由财务人员兼职管理，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案管理意识滞后。 （3）电算化会计档案管理制度有待完善。目前，《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等文件，仅对会计电算化档案做了基本的要求，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范，已不能适应电算化会计档案管理新的需要。 3 加强医院电算化会计档案管理的对策 （1）制定严格的管理制度。财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定：“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。制定电算化会计档案制度要贯穿管理和保存整个过程，要根据档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等一系列环节制定电算化会计档案的移交程序、销毁管理办法和保管方法等各方面的管理制度。 （2）加强医院财务档案管理的基础设施建设。在硬件方面，由于磁性介质的存储受到环境影响很大，如环境的湿度、温度、空气的清新度、磁场等因素，所以要保证电算化会计档案不受破坏，必须要有良好的存储环境。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入签出制、安全日志制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。 （3）做好电算化会计档案的管理与保存。医院会计档案种类多、数量大，为保证档案的安全完整，必须由专人专职负责电算化会计档案的管理工作，负责整个系统会计资料的存储、保管和保密工作。一般电算化会计档案都是存储在磁盘或光盘内，所以针对这些档案载体的特殊物理性质，在存储会计档案时必须做到双备份。月终会计工作结束后，将本月的现金日记账、银行存款日记账、会计凭证、收支明细账打印出来装订成册，年末将会计报表、总账等打印出来装订成册，年末再把整套的账簿数据备份，存入磁盘或光盘。档案资料定期检查，每半年重新复制一次，防止由于磁性介质的损坏，造成会计档案的丢失。 （4）提高财务档案管理人员的信息化素质。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场，正确运用自己的职能和权力。其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。这要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要参加关于会计和档案的岗位培训外，还要加强后续教育。通过每年的组织学习不断更新知识，使会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学，更加适应现代化医院管理的需要。 医院档案管理论文:加强医院人事档案管理之我见 随着人事制度改革的不断深入，市场经济的建立和发展，用工形式的多元化。原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案管理要与时俱进，不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用；不断开拓创新，真正适应知识经济的时代要求；为医院选拔优秀人才，促进医院发展提供有力保障。为此，笔者就当前医疗卫生系统人事档案管理工作存在的问题谈几点看法，供读者商讨。 1目前医院人事档案管理中存在的问题 1.1人事档案管理的重要性认识不足，领导重视不够。认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失、不泄密，能应付外调，查档就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作。档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。 1.2干部职工对人事档案的认识不足。他们填写履历表、年度考核表等类似的表格时，能省则省，不按要求填写，有的培训、职称材料等，一旦落入个人手中，认为由自己保管更安全，用起来更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。 1.3人事档案存在弄虚作假。在现有人事档案管理模式下，"弄虚作假"现象屡见不鲜。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为竟聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。 1.4档案利用价值不高，人档分离的情况愈加严重。由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视医院内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离。随着社会的发展，特别是人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的"单位人"变为"社会人"，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多单位对档案没什么要求，这些原因都不同程度地造成了医院人事档案利用率的降低使人档分离的情况愈加严重。 1.5档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、"六防"设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 1.6管理人员配置不足，管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，人事档案材料需要专人管理、单独存放。但是由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事科的工作人员兼职，没有一个专职的人员来管理，大多数档案管理人员没经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解、因此严重影响了档案管理水平。 1.7人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作，相对较为耗费人力、物力。而且手工操作的档案材料也不易于检索利用，易被人为破坏。在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。 2加强改进人事档案管理工作，适应医院人力资源管理工作新要求 2.1加强领导，提高对档案工作重要性的认识，建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求，制定和完善人事档案管理的整体规划，使档案工作顺利进行。 2.2加大对硬件的设施的投入，进一步夯实档案工作基础。（一）按照人事档案管理规定标准，配置足够面积的档案室、阅档案、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。（二）引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。 2.3提高档案管理人员的管理水平。（一）加强 对管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高管理人的政策水平和专业技术水平，培养具有"创造型、复合型、协作型"多素质人才。（二）档案管理人员要爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，加强业务学习，强化继续教育，坚持"学用结合、按需施教、重视实效"，全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。（三）引人竞争机制通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。（四）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，为他们系统的学习专业知识提供学习的机会，关心他们的职称晋升和工作业绩，充分发挥他们的积极性和创造性。 2.4人事档案管理材料收集。（一）建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度。（二）建立畅通的材料收集渠道：收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础，如反映业绩的考核、考察材料，学历和专业培训材料，任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多，给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。 3建立健全科学、合理的人事档案管理制度 在人事档案管理工作中，对于不能适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、科学化、法律化。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度。严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记；查阅、借阅档案有登记。利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。对档案管理中出现的问题，实行责任追究，保证档案管理规范有序。 4加强人事档案管理现代化和信息化建设 人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我院对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求我们档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学有效，档案管理工作必将迈上一个新台阶。 总之，档案凝聚着医院的所有创造、所有知识，档案承载着医院人才的信息，档案管理不再是无足轻重。人事档案管理要与时俱进，不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用；不断开拓创新，真正适应知识经济的时代要求；不断为医院的发展做出更大更多的贡献。 医院档案管理论文:医院档案管理中信息网络化的应用 信息飞跃式的网络时代为档案管理带来了先进的管理手段，当然医院的档案管理也受到了影响。医院的档案管理主要包括：财务管理、行政管理、人事管理、患者病历等纸质的记录，是医院管理中重要的凭证，也是医学工作的基础。 一、医院档案管理实现信息化的趋势 随着社会的发展信息化时代是未来发展的趋势。档案管理信息化是通过管理方法和信息技术相结合，能更有效地建立全新的的档案查新办法、档案管理。有利于第一时间将信息资源进行处置和管理，使档案管理能发挥其最大的效益。医院档案管理信息化打破了原有的档案管理，信息化的档案管理，能更有力地促进医生和患者之间治疗信息的沟通与交流，同时也利于医院内部信息的流通与管理。不仅确保了医院信息的安全性，而且减少了工作的时间和环节，提高了办事效率，同时提高了服务质量，更有利于医院整体的形象。 1.1医院档案管理实现信息化，是医院管理水平提高的表现 随着各类医院的发展和扩大，信息化档案管理也在逐步的提高。目前，我国各大医院都在不断的实现信息化管理档案，创造新的医疗服务模式，从而提高效率和服务质量。信息化管理将会改变医院传统的管理模式，它是加强管理、深化改革和现代化卫生工作的重要前提。信息化管理可以优化医院的管理流程、提高医院整体的管理水平、还能提高工作效率。改善医疗机构的水平和服务能力，才能更好地对患者进行服务。 1.2医院档案管理实现信息化，能有效的提高档案管理人员的信息素质和思想观念，进而提高工作效率 随着信息技术在医院的各个部门和科室广泛的应用，医院也对各科的工作人员进行了信息技术的学习和培训，从而提高各科工作人员对科技信息的应用能力，促进工作效率的提高。医院档案管理人员要具备以下几个素质和能力：（1）要始终保持高昂的工作态度；（2）要注重工作中的细节；（3）良好的心理素质和职业道德素质；（4）较强的专业知识和计算机的应用；（5）要不断的强化和提高服务意识。 1.3医院档案管理实现信息化，为上级管理部门制定政策、方针、制度提供了依据 医院实现信息化管理，能将各类信息资料完整的、准确地、长期的保存，当需要的时候又能很快的找出，进行查阅、参考、和核对。保存完整的信息档案能为上级领导机构提供决策性的参考依据，更有利于上级领导管理制定政策、方针和制度。所以，信息化管理档案更有利于医院实行上级管理部门的政策和方针。 1.4医院档案管理实现信息化，是社会发展和进步的客观要求 医院实行信息化档案管理是今后医院发展的必经一路，更是社会发展进步的客观要求。医院实施信息化管理档案将原来的手动操作的缴费、挂号、处方、病例等通过计算机平台而实现了各科室间的传递和共享，节省了财力、物力、人力和时间，实现了各个部门的统一化管理，方便了患者和家属的同时还给医院带来了工作效益和经 济效益，为今后的可持续发展奠定了基础。 1.5医院档案管理信息化，对医院的优势 信息化档案管理对不仅为档案管理工作人员节省了人力和时间，更为医院带来今后发展的优势。其优势主要表现在即有利于保护珍贵档案原件，改善归档方式，又有利于信息资源的整合和共享，检索和使用方便快捷，改善档案管理的传统模式。 二、医院档案管理信息化应用的要求 2.1医院档案管理信息化建立应遵循如下原则 （1）安全可靠性原则；（2）规范性原则；（3）效益性原则；（4）实用性原则；（5）长期储备原则；（6）归档双轨制原则；（7）协作交互原则。 2.2不断地完善医院管理档案 进一步的完善医院管理档案，提高医院管理与服务的水平，能更好的为医院发展服务；提高档案管理工作的水平，能更好的为社会发展服务。 三、结论 医院实行信息化管理档案是医院科学化规范化的必经之路，已成为现代医院发展进程中的重要环节。只要我们不断的提高对档案管理的认识，完善档案管理制度，在医院建立信息统一化管理的模式，多途径的开发档案信息，来满足科研、教学、医疗的需要，就能使医院的档案管理呈现更见完善的信息化和网络化，从而达成档案信息的共享和利用。让档案信息更好地服务于医院，促进医院今后的发展。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院的档案管理工作 档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案，是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。那么，如何做好医院的档案管理工作呢？笔者结合自身的档案管理的实践经验浅谈如下自己的观点，认为快乐以从以下几点着手： 1医院档案管理工作的现状 1.1档案意识不强，档案利用率低：档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 1.2档案管理制度不健全，档案收集效率不高：在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。 1.3对医院档案内容界定不清，管理范围不明：到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。 1.4档案专业人员素质参差不齐：目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，a对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。 2提高医院的档案管理工作的策略 2.1加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。 2.2加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性：大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。 2.3强化档案室的硬件建设。根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。 2.4建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据：由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。 2.5对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。 高科技的发展，也使医院档案增添新的内涵。一方面，医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房。另一方面，高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍，有的医院甚至尝试应用电子病历。虽然，电子病历由于它缺乏法律效用，它的信息与载体的相对分离，如何保证原始真实性，尚有待探讨。但它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，不失一种值得尝试的方法。因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。 2.6重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益：档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。 医院档案管理论文:医院基建档案管理工作 [摘要] 建设工程关系到百年大计，直接 影响 到子孙后代，加强基建档案资料的 科学 管理工作至关重要，采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理因素，为子孙后代积累宝贵的 历史 财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词] 医院 基建档案管理；作用；措施 随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1 基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院 经济 可持续 发展 具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学 研究 等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和 社会 的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以 电子 表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和 计算 了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的 问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国 社会 主义市场 经济 体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次 学习 的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的 问题 。 2.2档案知识缺乏 由于 历史 的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对 医院 基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的 科学 管理直接 影响 到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传 教育 ，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的 规律 ，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向 现代 化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握 电子 文档管理和 网络 技术、现代管理 理论 的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。 医院档案管理论文:医院档案管理工作的现状及对策 档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案，是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。医院档案记载着这个医院发展史上的优秀成果，对研究医院的管理业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好帮手。做好档案管理工作，一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定医院经营管理成果，为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。 本文立足于医院档案管理的现状，并提出加强医院档案管理工作的对策，以指导医院档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。 1.医院档案管理工作的现状 档案管理的意识不强，工作责任感不够。档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些医院的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会医院发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个医院。不利于形成医院管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个医院发展进程中有边缘化危险。 档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。 对医院档案内容界定不清，管理范围不明。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。 档案管理分散，不利于档案的完整和安全，档案利用率也不高。各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。由于档案管理分散，造成档案利用率不高。 档案管理人员业务水平不高。档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。 档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。 2.加强医院档案管理工作的对策 a.领导重视支持是做好档案管理工作的关键 每一项工作，领导的关注和支持是关键，只有得到领导重视和支持，才能确保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持，档案管理人员主要应具备以下几个方面： 一是爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，干一行爱一行、钻一行，以出色的工作业绩，给领导和同志们留下良好的印象。 二是勤请示汇报，增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作还不够重视、还缺乏档案意识，与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。 三是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。 b.提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提 一是加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。 二是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作. 三是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。 四是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。 五是加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一方面是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。另一方面是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。 c.完善档案管理体制和运行机制是做好档案管理工作的中心 一是建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。 二是建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。 加大投入，提高配备，实现档案管理的现代化是做好档案管理工作的保障。加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。 重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。 医院档案管理论文:浅谈基层医院图书档案管理 现代医疗设备的迅猛发展，促进了医学的进步和医学技术、临床医学新老学科的建设，顺应了社会进步和健康需求，推进了医学科学的进步，加速了医院现代化的进程，是医院现代化主要标志之一。为了提高诊疗质量，各医院积极引进医学高新技术及其设备，使之成为医疗服务的重要手段，但目前有的医院只注重引进和使用，却忽略了对高新技术和其设备本身技术资料的科学管理。因而适时调整、加强医院技术档案管理，有利于实现医院管理的现代化、科学化，有利于医疗质量和服务水平的提高，有利于医教研的顺利开展和医学科技的推广应用，有利于医患双方合法权益的维护。 1医疗技术档案的作用 医疗技术档案真实地记载了人们的医疗技术思想、医疗技术方法和医疗技术经验，是广大医务人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和医疗技术人员在进行科研管理、医疗技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。 2科技档案管理的现状 2.1分解管理及其弊端 目前医院的病案管理是由医务科所辖的病案室管理。这种管理是建国以来的传统管理办法，目前已积累了经验，管理得比较好。 发表在各级杂志上的论文，不同级别的科研项目、科研成果、获奖成果、证书编著的各种医学著作均归医院科研科管理。 医院为提高医疗水平和学术水平所订阅的各种杂志和医学书籍归医院图书馆管理。 由于医院的制度不完善，机构不健全，有的同志担心各种论文或证书存放在职能科室会丢失，因而自行保管。 人事档案的管理及人才的管理在医院人事科。 此类分解管理产生的弊端为： 病案及图书馆现行的管理办法是可行的，但值得提出的是人事档案和科技档案的分解管理却存在很多弊端。不管是人事档案还是科技档案，就其性质归属而言同属个人档案，因而对同属一个人的档案分别存放是没有必要的，它对档案的管理和使用都是不利的。 对档案的提供利用不利。由于人事档案和科技档案的分别存放，所存放的位置、索引的方式都会有所不同，因此，为档案的提供和利用带来很大的不便。例如，组织要全面了解某个人的政历和业务技术情况，或者晋升职务，晋升职称，往往需要周旋奔跑于各职能科室之间，需要二次、三次或多次阅档程序，这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象，更重要的是降低了档案的利用率，同时也降低了工作效率。有时还要向拥有者本人索取材料，更显得烦琐、复杂，不利于组织上的考核，不能及时、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。 对档案的存放保管不利。人事档案和科技档案分别存放不符合档案集中统一管理的原则，同时浪费了大量的存贮空间，从人力和物力上都是一种浪费。两种档案要有两套贮存设备（档案箱、档案袋、档案硬皮）；要建两套索引;有关材料要重复制作双份;档案工作的重复劳动;档案管理需要两套人马，造成人员的浪费。 容易造成科技档案的丢失。由于人事档案和科技档案的分别存贮与管理，在调出人员的转递过程中，容易出现两种档案不能同时转出的现象，往往使科技档案长久滞留在原单位，易造成丢失。 2.2管理人员的现状 知识结构偏低。无论是从事病案还是科研管理的人员、图书馆的工作人员及人事管理干部，他们中的绝大多数是护士或中等专业技术人员。高等医学院校毕业后从事科技档案管理的人员为数甚少，他们的知识结构偏低，知识面狭窄，文化程度、工作能力很难适应医院科学技术飞速发展的需要。 管理队伍不稳定。从事科技档案管理的工作人员，尽管是由从临床第一线抽调来的思想素质好、作风正派，责任心、事业心较强的同志担任，但由于有些政策不落实，在某种程度上造成了管理队伍不稳定，人心思动。如来自护理队伍的某些工作人员由于从事管理工作后没有护龄津贴，奖金也比从事工作时少，她们的自身价值没有得到应有的体现，因而要求归队。来自医疗第一线的高等医院院校毕业生由于晋升职称受到影响，也不安心工作，要求归口。 3加强医院科技档案管理的对策 领导重视，增强档案意识要加强医院科技档案管理，首先要解决认识问题。要深刻地认识到：加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要。邓小平同志曾指出：“科学技术是第一生产力”，我们要想使科学技术转化为生产力，首先重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识。 加强医疗技术档案的收集与归档 医疗技术档案的收集。材料的收集是医疗技术档案工作的起点和基础。档案管理部门要让医疗技术人员充分了解集中统一管理的意义，使医疗技术人员不因图个人工作上的方便而将档案材料据为已有，或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据医疗技术档案管理工作的特殊要求，制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间，使医疗技术人员在医疗技术活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证医疗技术档案收集质量的关键在于医疗技术材料的完整和准确性。 医疗技术档案的归档范围。医疗技术档案的归档范围要贯穿医学研究、临床医疗和医疗设备维修等医疗技术活动的全过程。 抓好医院技术档案的鉴定医疗技术档案材料经收集与整理后，应根据一定的验收标准，对其科学性、准确性、完整性、历史和现实价值、保管期限等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导、有关部门、医疗技术人员、档案人员组成。对已经失去价值的技术档案，经领导批准后销毁。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有永久利用价值的技术档案都应当永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的技术档案，可以确定保存期。 综上所述，医疗技术档案管理的最终目的就是利用，我们要充分发挥医疗技术档案的作用，要提升其使用价值就必须提高医疗技术档案的管理水平，要积极收集利用医疗技术档案的反馈信息，并对反馈的信息进行深入研究，要了解医疗技术档案信息发挥作用的情况，并不断总结经验教训，提高它的利用率。只有这样才能使医疗技术档案更好地为临床医疗服务，为教学科研服务，为领导决策服务，为医院管理服务，使之更好地发挥它潜在的经济效益和社会效益。 医院档案管理论文:浅析如何做好医院的档案管理的科学化 医院档案管理是医院管理工作中的一个重要组成部分。随着我国医疗卫生事业的发展，加强档案现代化科学化管理，以适应医院医疗卫生发展的需要，已成为医院管理工作中的一项重要内容。那么，如何做好医院的档案管理的科学化呢？笔者结合自身的长起的档案管理的经验认为可以从以下几点着手： 1档案科学化管理的概念与作用 档案科学化管理是当下的一个管理概念，首先是一种意识、一种理念、一种态度，还是一种精益求精的文化。目前，档案管理人员所要做的就是怎样把这种意识、理念、态度贯穿于档案管理实践中，使它成为档案管理人员工作和生活中的一部分，切实成为档案管理人员的自然习惯。规范化管理就是建立健全档案法制意识、强化依法治档、深入宣传和贯彻执行《档案法》和国家有关档案工作的法律、法规，促使档案工作逐步走上依法治理的轨道；标准化管理就是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关会同标准化部门对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制订出科学统一的规划和技术规范，并予以贯彻执行、修订的全部过程，使档案工作逐步规范化、统一化，以获得最佳的工作秩序和社会效益；信息化管理就是在文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的，具有方便修改、复制、查询、储存的特点，没有草稿与印稿、正本与副本的差异，实现文件与档案的统一。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案管理人员将面对更多的以磁盘为载体的储存档案，广大信息检索者关心的是信息的内容，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案管理人员义不容辞的责任。不失时机地提供价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得电子档案具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失，其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案有着不可替代的凭证作用，至关重要。由此看来，档案管理科学化是档案利用工作发展的必然趋势。 2医院的档案管理的科学化的实施策略 2.1提高档案管理人员素质：档案工作和其它任何事物一样，有其自身的特点和规律，不靠科学化管理，只凭经验，是搞不好档案工作的，对档案管理干部，不仅要有丰富的知识和业务能力，更重要的是要热爱档案事业，对档案工作有高度事业心和责任感，有良好的职业道德和较强的档案意识，而对于领导者，在市场经济体制下，必须靠信息，才能在竞争中稳操胜券，档案是信息载体，强化档案意识是搞好科学化管理的必要条件。几年来，我院十分重视档案工作，加强对档案队伍建设，注重选择德才兼备的人员管理档案工作，并加强业务学习，采取多途径、多种形式进行培训，通过学习提高文化水平，增长专业知识，提高了档案管理水平。另外，我院从1994年起成立档案管理委员会，由一把手亲自负责，列入领导议事日程，并纳入医院长期发展规划，年初工作计划中，为档案科学化管理打下了良好基础。 2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。 2.3建章立制，有章可循，规范操作，积极主动做好档案收集工作。 制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。 2.4积极做好宣传工作，加强档案人员的事业心、责任感。 积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。 2.5提高对职工档案材料重要性的认识。 一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。 2.6加快档案信息化进程，提高工作效率。 如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。

专题片《巡视利剑》第二季播出后，专题片中报道的“五假副部”卢恩光造假现象让人瞠目结舌。20多年来，卢恩光通过年龄、入党材料、工作经历、学历、家庭情况等全面造假，从一名私营企业主一步步变身为副部级干部。这起罕见的个人情况全面造假案例背后，不仅反映一些部门在选人用人上存在权钱交易、利益输送等问题，也暴露了干部档案管理中存在的一些薄弱环节和亟待改进的地方。 一、当前干部档案管理存在的问题 （一）干部档案管理制度执行不力，违规成本偏低。近年来，为加强对干部档案的管理和有效利用，各个层面出台了不少档案管理制度。从《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案整理工作细则》到《关于进一步从严管理干部档案的通知》《干部人事档案造假问题处理办法(试行)》，及全国各地制定出台的数百项干部档案管理制度和细则办法，无论是从收集整理、审核鉴定、利用保管上，还是对干部档案造假问题的处理上，都有严格的程序、规定和要求。但干部档案造假问题为何仍屡禁不止？其中一个重要的原因就是对干部档案各项管理制度执行不力，违规成本太低。 （二）干部档案管理方式陈旧，数字化程度不高。分析以往发生的案例可以发现，档案造假是一项“系统工程”，一名干部的造假档案，其背后无一例外涉及到方方面面的单位和管理人员。之所以能让他们上下其手，为造假者提供便利，除了受权力干预或权钱交易的影响外，还有一个重要的原因是干部档案的管理方式较为陈旧，没有系统地开展档案数字化管理，为一些不法目的造假者留下了可乘之机。 （三）干部档案管理队伍建设不强，缺少高素质复合型人才。当前，干部档案管理人员队伍建设较为薄弱，缺乏既熟练档案业务知识又精通数字化管理的复合型人才。一些档案管理人员缺少责任心与安全保护意识，业务能力不强，在档案收集整理、审核认定过程中，难以把握内容的真实性、完整性，对一些重要信息记载不一致等可疑档案，没有立即报告、认真核实与及时处理，导致干部信息不准确、不完整；在查借阅、转递、保管等环节中，没有实行严格的审签制度，没有很好地落实监督职责，容易造成档案缺失、档案二次造假等问题。 二、档案管理严把“三道闸门”，刹住干部档案造假歪风 （一）严把干部档案队伍建设关，扎紧不想造假牢笼。要加强档案业务知识、计算机技术、信息安全技术等方面的培训，着力提高干部档案工作人员的业务能力和计算机操作能力。要建立奖惩分明的激励机制，把从严管理与关心爱护结合起来，不断激发档案干部队伍的活力，努力建设一支“忠诚担当、创新开放、敬业守真、淡泊清廉”的干部档案管理队伍，扎紧不想造假的牢笼。 （二）严把干部档案数字化建设关,扎紧不能造假牢笼。要彻底斩断纵容造假的“幕后黑手”，必须创新干部档案管理的方法和手段，全面启动干部档案数字化建设，减少档案管理过程中人为接触原始纸质档案的环节和可能。人事部门要至上而下，强化与囯家档案馆的沟通合作，通过统一开发软件、统一发放软件使用、统一开展技能操作培训等，有序推进干部档案数字化建设，避免发生档案数字化建设过程中出现各自为战、重复投入、技术对接难的问题。要高度重视应用系统开放性设计和数字档案资源格式的标准化、规范化问题，统一建立采集档案信息的技术标准和统计数据格式标准，明确干部档案电子文件形成、办理、归档、移交、保管、利用等具体流程、管理要求和技术保障措施。通过建章立制加强对档案管理人员的监督，确保干部档案的真实、可靠、有效和安全，为组建干部档案信息数据库打好基础，扎紧不能造假的牢笼。 （三）严把干部档案管理机制落实关，扎紧不敢造假牢笼。严把干部档案日常管理关口。人事档案管理部门要坚持从严管档，及时督促指导干部档案材料形成部门认真核对有关信息，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝假材料；要严格执行档案管理、归档、核实、平时登记、调阅、定期分析研判、转递、移交、责任追究等制度，防止发生抽取、撤换、添加档案材料或涂改、伪造档案等问题；要探索建立官员档案透明化、阳光化管理机制，除了干部的奖惩、处分记录等需要保密的档案资料，其他容易造假的信息应实现公开化，方便群众监督。要严把干部档案任前审核关、公示关。同时，对拟提拔的干部档案要实行多部门交叉审核制度，并将核查的情况通过报纸、电视、网络等各种形式，接受公众监督和评判。要严把追效问责关。有关部门要严格执行《党政领导干部选拔任用工作责任追究办法(试行)》《档案管理违法违纪行为处分规定》等规定，既彻查其中可能存在的各种腐败问题，更要彻查“全面造假”官员背后的同谋者，让造假者、协助造假者、审查不严者都付出应有的代价，扎紧不敢造假的牢笼。

档案管理工作能力是文秘专业学生应具备的一项基本业务能力，档案管理课程是广大文秘专业普遍开设的主干课程之一。当前，在高职教育深化实践教学改革提高对学生的实践能力和职业能力培养的形势下，档案管理、课程教学改革相对滞后，在一些院校仍然不同程度地存在理论和实践脱节的现象，学生没兴趣学，教师不愿意教、学生档案管理工作能力不适应工作需要的状况。本文拟从市场需求着手，分析企业单位对档案工作要求，分析当前课程教学中存在的问题，探索课程教学改革并实践，以期对档案管理教学改革起到积极作用。 一、基于“市场需求”的档案工作调查 没有调查就没有发言权，调查最具说服力。为解决学生对档案管理工作的认识和企业单位档案工作需求，笔者组织文秘专业师生于2017年12月下旬深入企业开展档案工作调查，以实训小组为单位，采用问卷、访谈、网络调查、电话调查和扫二维码在线答卷等多种形式相结合，对杭州经济技术开发区新加坡创业园区、元成路、学源街、学林街、白杨街道经四支路、金湾创业大厦等200余家单位开展企业档案工作调查。调查结果显示：越来越多的企业逐渐重视档案工作，但企业人员的业务水平普遍较低，由于规模不大，其档案管理人员一般都是身兼数职，平时主要工作还是以其他工作为主，档案工作都是兼职完成的。因此，档案人员对档案工作大多不是很熟悉。调查中还发现，部分企业中的档案人员基本上都没有经过专门的档案业务培训，对档案工作的了解仅凭自觉，在工作中出错的机率非常大，常常会出现分类不科学，整理不规范等问题。因此，档案管理不仅要学习扎实的档案工作知识，还必须具备过硬的档案管理实践操作能力。通过市场调查，学生明确了档案管理在文秘工作中的重要地位，增强了其学习档案管理知识和实践操作技能的主动性和自觉性。 二 、高职文秘专业档案教学中存在的问题 高职文秘专业普遍开设《档案管理实务》课程，以笔者所在单位为例，该课程自1998年文秘专业创建初期就开设的一门专业实务课，历经学院“文秘专业职业人培养方案”多次修改，目前开设在第四学期，共48学时。课程以培养应用型、操作型秘书人才为目标，通过对档案、档案工作的基础理论知识的讲授和相关技能的训练，使学生掌握档案管理的业务知识和操作技能，提高实际应用能力，具备在基层企事业单位从事档案管理的业务素质和工作能力。通过学习，使学生掌握档案管理的基础知识，了解档案的发展变化、作用、收集和分类整理的方法，明确管理要求和积极提供利用，能使学生掌握对各种不同类别的档案进行收集、整理、鉴定、销毁、统计、保管、检索和编研等方面的实体管理以及对档案内容开发利用的能力，以适应当今信息社会对档案的管理和使用的迫切需要。该课程在教学过程中存在一些问题，如：一是校内实训条件相对薄弱，缺乏系统的实训场所，使学生动手能力的培养受到影响；二是专业师资力量不强，教师缺少实际的档案工作经历，缺乏实践经验，无法满足日常实践教学需求；三是学生的学习兴趣不高，缺乏实践操作，加之课程内容相对抽象，实际操作技能难以掌握。为了能缓解上述问题，该校教学团队深入企业开展调研，了解社会需求，剖析专业特点，寻求新的合作契机。浙江省档案事务所作为文秘专业新建的校外实训基地，是由浙江省编委批准成立的浙江省档案局下属的自收自支事业单位，为全省各级各类机关、企业事业单位提供档案业务咨询、整理、档案数据库建立等服务。经过多次洽谈，达成共识，推行校企合作开发档案管理课程，根据秘书职业领域和职业岗位的任职要求，参照秘书职业资格标准，改革课程体系和教学内容，增强学生的职业能力。 三、档案课程教学改革的途径和实践 （一）深入行业，校企合作，共同开发课程 为求课程内容符合市场需求，组织专业教师深入一线，密切联系，针对学生今后的工作岗位和实际需要，共同修订“文秘专业职业人培养方案”和教学实施计划。根据档案管理工作业务要求，经校企双方多次协商，构建课程的模块内容体系，形成了“档案工作知识”、“文书档案管理”、“科技档案管理”、“人事和会计档案管理”、“档案信息化建设”、“档案保管工作”、“档案检索工作”、“档案利用与编研工作”等八大工作模块，并对每个模块设计出具体的教学任务，提升课程内容的实用性。 （二）内培外引，打破瓶颈，优化师资队伍 校内专业教师大多面临着档案实践经验不足的缺陷，课堂教学与实际工作存在差距，甚至会出现脱节现象。为了提高教师的课堂教学能力，采取校企深度融合，通过“内培外引”的方式，加强教学团队建设。一方面，校内专任教师通过积极参加档案专业培训、赴档案实训基地挂职、参加访问工程师项目等形式，深入行业实践，提高业务技能；另一方面，聘请行业专家、技能名师进校开展专题讲座和交流活动，全力优化师资队伍建设。 （三）课程改革，“1+n”模式，摆脱教学困境 为能摆脱课程教学困境，对课程进行改革，推行“1+n”教学模式，即：由校内主讲教师和校外行业专家共同完成教学活动。校内教师作为主要讲授者，侧重理论教学，全程观测学生学习过程和成果。校外兼职教师侧重指导学生实际操作，带给学生更多更新的外界信息，把握市场人才需求，提高学生的市场适应能力，使教学更适合企业需求。 （四）搭建平台，资源共享，优化实训环境 为改善校内实训条件，给学生创造一个仿真的实训环境，文秘专业在原有的办公设备基础上，引进浙江省档案事务所的数字档案登记备份系统和电子档案管理的专用系统软件，将行业实景搬进课堂，通过对原始数据的收集、扫描录入，对数字档案进行整理归档、保管利用、鉴定销毁和登记统计，最大限度的在课堂上再现数字档案管理的工作场景，使学生借助档案管理系统软件，将电子档案管理的理论与实际相结合，提高学生的实践能力，解决理论与实践脱节，从而实现学校与企业的无缝对接。 （五）合作多赢，“一条龙”机制，订单式培养人才 校企合作双方本着“学校、企业、学生”三方“多赢”的方针，在课程建设中，采取“认知实训”、“课程实训”、“顶岗实习”的“三段式”模式，将课堂教学、集中实训、顶岗实习和学生就业四者紧密结合，为学生提供了课程实践到岗位就业的“一条龙”服务机制，实现校企双方资源共享，企业为学校和学生提供实训平台，学生在实习中融入行业，提高专业技能，服务于社会。通过校企双合作课程开发的互动模式，使《档案管理实务》课程开发主体互动意识明确，课程内容更新及时，以期在实践中获得良好的效果。总之，为了培养学生适应企业不断变化的档案管理真实工作环境的能力，实现从理论到实践，从学校到企业，从理解知识到感性认识的转变。从基于市场需求着眼，我们应把《档案管理实务》课程教学改革常态化贯穿于教学全过程，真正体现“工学结合”，以企业需求为导向，努力做到企业与课程的无缝对接。

医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的思考 一、引言 档案管理工作是医院管理中十分重要的内容，医院的领导人员必须要给予高度的重视，特别是医院的文书档案和实物档案，因为，这些档案室医院领导人员进行某些决策的重要依据。如果因管理不当造成档案缺失，医院的领导人员以及医护人员做出错误的决策，对于医院的发展和就医人员的身体健康都会造成严重的威胁，所以，加强档案管理是医院发展中必须要落实的重要内容。 二、目前医院档案管理工作中存在的问题 1.档案管理工作不够重视 医院的领导人员以及其他人员对于档案管理工作的重要性没有明确的认识，对于医院的档案管理水平不能够定期进行查考，对于档案管理人员也没有时常进行考核。因为，档案管理工作没有得到医院领导人员的重视，使得档案医院管理工作人员在进行文书档案管理、收集工作时受到严重的阻碍，甚至医院的一些部门十分排斥档案管理工作，导致档案信息内容模糊、不确定，档案管理形同虚设，没有将文书档案资源的价值良好的发挥出来。同时，对于一些实物档案缺乏管理，很多实物档案都是医院艰辛发展历程的代表，它是医院精神、文化的载体，却因为档案管理工作的不重视而逐渐丢失。 2.档案管理人员的专业水平职业素质不高 档案管理工作人员的专业水平和职业素质是影响医院档案管理的关键，一些医院的文书、实物档案管理人员并没有经过系统的专业技能培训，而是身兼多职，对于档案管理工作没有系统、规范的概念，导致档案管理工作无法科学的、有效的进行。医院也没有时常对档案管理人员进行培训，医院在不断地发展的过程中档案管理内容会不断地增加，档案管理工作人员不能够及时地吸纳外界新的管理模式与管理理念，使医院档案管理水平与社会发展需求存在巨大的差距。 三、加强档案管理的策略 1.提高对于档案管理工作的重视 医院管理人员以及其他基层人员都要积极的学习档案法，要档案管理工作的重要性深入到医院每一个工作人员的心中，特别是医院的领导人员，因为领导人员的重视与大力支持，是档案管理工作的落实、有效开展的基础。将医院档案管理工作作为医院日常管理工作中的重点，将档案管理工作与医院的发展相融合，提升医院档案管理水平促进医院的进步发展。医院其他基层人员认识到档案管理工作的重要性，在日常工作中积极的配合档案管理人员的工作，为档案管理工作的有效开展扫除道路上的障碍。 2.提升对于档案管理人员的素质要求 医院档案管理人员的选用一定要慎重，一是要聘用经过专业培训的档案管理工作人员。而医院聘用的档案管理工作人员，要认识到医院档案管理工作与其他部门档案管理工作的区别[1]。二是要考虑到档案管理工作人员的综合素质，其中不仅仅包括档案管理人员需要具备高超的专业技能，还要具备良好的职业道德，能够对自己的工作认真负责，并且积极的对于外界新的管理模式以及管理理念进行吸取，不断的提升自己的专业技能，提高自己的管理水平，保证医院档案管理工作具有科学性、合理性、实用性、真实性。 3.加强对于文书档案标准化规范要求 医院的档案管理包含的内容众多，但是其中最为主要的就是医院文书档案管理。医院档案管理工作人员在进行文书档案管理工作时，首先要进行档案的收集工作，档案收集工作是所有档案管理工作开展的基础。在档案收集过程中一定要注重档案信息的真实性、完整性，经过多次确定后才能够进行归档，且对于档案信息一定要准确判断，不能够存在模糊的概念[2]。收集工作进行完毕的下一步就是文书档案的整理工作，要根据档案的日期、类别将档案信息进行分类，然后根据规定的装订标准对其进行装订，最终查看归档工作是否符合要求。档案管理工作人员一定要保证文书档案的标准性，只有这样才能够为后续的电子档案工作提供便利。 4.加强对于文书档案归档的管理 医院的文书档案包含的内容众多，也为档案管理工作增加了许多困难，其中有关医疗方面的档案往往会占据医院整体文书档案的百分之五十以上，可以将档案内容主要分为以下几部分。第一部分是国家医疗机构或是医院管理机构对医院下达的文件，比如有关医疗卫生工作的各项决定决议、各种用药规范、临床路径等等；第二部分是医院在运行的过程中形成的各种管理文件、材料等；第三部分是医院的临床医疗数据；第四部分是医院所拥有的医疗设备存档，医院的基本建设资料等；第五部分就是医院的人事和财务文书档案。档案管理工作人员一定要根据自己的专业知识将应该归档和不用归档的文件的内容挑选出来，坚持自己的职业道德，严格的遵守档案管理规范，确保档案的完整性。 5.建立完善的档案管理机构 只有建立了完善的档案管理机构，才能够保证医院的档案管理工作系统、有效的进行。对于医院的档案资料不仅仅包括文书档案，其中还包括一些实物档案。对于实物档案的类别进行分类，然后进行保存。例如医院所获得的荣誉奖杯等，那些实物是医院精神、文化的代表。是医院众多工作人员通过长时间努力才得来的荣誉，对于这些实物档案都必须要合理的保存，只有完善档案管理机构才能够使这些实物档案永久的保留，不会在历史中遗失。 四、结语 工作内容复杂，工作内容涉及广泛是医院档案管理工作的特征。只有医院领导的大力支持；医院工作人员的积极配合；提升档案管理工作人员的素质；规范对于档案管理的要求；不断完善档案管理机构才能够使医院档案管理水平不断提升，才能将医院档案的价值良好的发挥出来。 作者：胡顺芳 单位：佛山市第四人民医院 医院档案管理工作论文:医院人事档案管理工作分析 一、当前医院人事档案管理工作存在的问题 1.领导层对医院的人事档案管理工作人事不到位 目前，很多医院的管理层对人事档案管理的认识不到位，不能充分认识到医院人事档案管理工作的重要性，简单的认为医院人事档案的利用价值不高，对人事档案的管理十分简单，缺乏技术性，忽略了医院人事档案在医疗、教学和科研以及医疗纠纷等方面的重要作用。现阶段，医院人事病人就诊程序一般都是先挂号，然后领取一本人事诊疗手册，在医生诊疗完成之后由病人直接带走，没有在医院留存备份，即使是医院留存了备份，也只是简单将病人档案收集起来，没能形成系统的人事档案管理系统。由于人事管理的缺失，不但造成医院诊疗信息的流失，更重要的是使得医院在越来越多的医疗诉讼中处于被动地位。 2.医院的人事档案管理制度还不够完善 完善的医院管理制度是保证医院各项人事档案管理工作正常进行的关键，因此，必须建立健全完善的人事档案管理制度，才能促进医院人事档案管理的顺利开展。然而，当前我国很多医院的人事档案管理制度比较缺失，或者有些医院虽然有比较具体的人事档案管理制度，但是并没有形成统一的标准，特别是一些医院中甚至出现了政府分头管理、自成体系的问题，这就导致人力资源得不到有效的整合，医院管理职能不能充分发挥，制度的约束作用并不明显，最终致使医院呢的科室职责混乱、管理机构冗杂以及权利分配不合理等问题。引发科室职责不明确、管理机构繁多、人员配置过多及科室权利分配不合理的问题。 3.人事档案管理人员素质参差不齐 当前医院人事档案管理人员一般都是非专业人员出身，并没有接受过系统的人事管理工作培训，很多的工作人员都是行政部门、医护部门和后勤部门调岗过来的，专业素质较低，理论和文化水平参差不齐，很难适应医院现代化人事档案管理工作需求。而且，很多医院人事档案管理工作人员工作态度涣散，对自己要求不高，认为自己的工作可有可无，没有对人事档案管理工作加以重视，导致人事档案管理工作缺乏科学性和有效性。 二、以人为本加强医院人事档案管理工作的措施 1.加强医院人事档案管理团队建设 随着计算机和信息技术的快速发展，医院开始推动人事档案管理工作的信息化建设，因此，医院的人事档案管理工作人员也应该转变工作思维，充分的认识到信息化建设对医院档案管理工作的重要性，采取科学有效的工作方法，促进医院人事档案管理工作的高效进行。为了提高医院人事档案管理团队的综合水平，医院可以从以下几个方面进行：首先，医院应该加强人事档案管理队伍的培训工作，加强档案管理人员的信息技术操作能力；其次，医院应该积极的加强具有计算机专业技能的高素质人才，医院可以与高校进行合作，促进医院人事档案管理的信息化建设，促进医院人事档案管理工作效率的提高；最后，医院应该完善人事档案管理工作的考核机制，加强人事档案管理工作人员的绩效考核，奖惩分明，促进医院人事档案管理工作的效率提高。 2.树立新型人事档案管理机制 随着我国经济社会的快速发展，传统的医院管理模式落后，人事管理部门设置比较松散，机构冗杂，人事管理机构工作人员数量过多，办事效率地下，这些都严重影响了医院的人事管理效率，不适应医院的改革发展需求。因此，聘用制成为医院加强人事管理的重要管理模式，基于聘用制形成的岗位管理需要一种新型的用人机制，以用来弥补医院传统管理模式的漏洞，实现医院的资源优化配置。医院在实施新型的用人机制过程中，可以通过以下两种途径进行，一方面，医院应该设置一套具有针对性的聘用制度，针对不同的职位和技术要求制定职工聘用和晋升的标准体系，使得职工的工作方向更加细化，并且根据员工的职位和技术能力确定员工的薪酬，真正发挥聘用制度的实效性；另一方面，医院应该根据不同部门的业务需求和发展需要，对管理岗位、技术岗位和操作岗位进行及时的调整和设置，保证每个部门每一个岗位上的每一个员工能够高效率的工作，真正提高医院人事管理工作的效率。 3.提高医院人事档案管理工作的认识，增强档案管理意识 为了加强医院人事档案管理工作，医院领导必须充分认识到人事档案管理的重要性，必须高度重视医院的人事档案管理工作，将医院的人事档案管理工作纳入到医院管理的重要事项来抓，将医院的人事档案管理纳入到医院的长期发展规划中。应该不断加强档案管理工作的宣传力度，提升医院档案管理工作者的地位和待遇，充分调动医院人事档案管理工作人员的积极性，使他们能够积极认真的完成档案管理工作。 作者：孟宪敏 单位：河北省邯郸市传染病医院 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的对策 《黑龙江档案杂志》2015年第一期 一、构建完善的档案管理制度，使医院档案管理做到有章可循 在医院档案管理工作中，医院档案管理部门要依照相关的档案法律法规，结合本医院档案管理的实际情况，不断地完善医院档案管理制度，从而使医院档案管理工作更加具体化、规范化。实行奖惩制度，使责任落实到人，确保医院档案的销毁、保密、归档、调档以及库存管理等工作都可以实现有章可循、有法可依，从而使医院档案管理工作良性、健康地运行。此外，建立医院档案管理人员学习和交流制度，提高医院档案管理人员的工作能力，提高医院档案管理水平。如，定期组织医院档案管理人员进行网络技术以及档案技能的培训，并定期地聘请一些专业的档案管理人员以及具有丰富经验的档案管理技术人员对档案管理工作进行指导，及时纠正档案管理过程中存在的问题，从而使医院档案管理工作更加科学化、规范化。 二、加大软硬件设施投入，为医院档案管理营造良好的氛围 医院在对档案进行管理的过程中，应该加大医院档案管理必要的办公设备以及基础设施的资金投入，为医院档案管理工作配备扫描仪、摄像机、计算机、打印机与照相机等现代化的管理设备，采用档案管理系统实现电子借阅、检索、立卷、统计与编排等医院档案管理工作，有效地提升医院档案管理工作效率。此外，依照医院档案管理建设标准，为医院档案管理提供专门的库房、办公室与借阅室，并添置一些必备的医院档案保护硬件设施，如，监控器材、空调与消防器材等，从而为医院档案管理营造有利的物质条件。医院档案合理化模式是确保档案管理工作更加现代化、规范化与制度化的高标准工程，档案管理的合理化与现代化，是时代不断发展的需求，其可以确保档案管理人员选择目标管理、电子网络以及系统工程等方式开展创新工作，所以，医院档案管理机构应该选择现代化的先进技术设备，多途径与多渠道地对档案信息资源进行开发，构建全面的档案信息网络。 三、加强档案管理的信息化，提高医院档案管理的效率 档案管理信息化主要是把现代通信技术、计算机技术与信息技术等充分地应用在档案信息资源的管理、处置与保存等活动中，从而有效地使其社会效益、工作效率与经济效益等得到提升。最近几年，随着医院办公信息化与自动化程度的提高，以往的轻利用与重保管等工作思路以及立卷归档手工操作等工作模式已经难以满足医院档案管理的需求。因此，要求医院档案管理部门尽早地构建医院档案数据库，以确保医院档案管理工作逐步地实现数字化；充分利用医院办公自动化系统与局域网，使医院档案管理实现网络化；要有计划地把光盘技术与缩微技术应用在医院档案管理工作中，以不断提高医院档案管理水平。 作者：李春 单位：浙江省衢州市柯城区人民医院 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作探析 一、医院档案管理工作存在的问题 （一）现代化配套设施跟不上，档案管理模式还处于传统手工操作阶段。随着科学技术的突飞猛进，计算机网络技术也开始广泛应用于人们生活与工作中，但很多医院档案管理还处于传统手工管理阶段，未进行数字化管理，没有建立独立的医院内部档案管理局域网，医院内部各科室间不能通过局域网实现资源共享。 （二）档案管理人员素质较差，档案管理整体水平受到制约。当前，各医院在日常工作中普遍存在仅重视医疗技术人才的培养与继续教育，而档案管理人员较少有获得继续教育学习的机会，导致其不能及时获取最新的档案管理理念与方法，档案管理仅停滞在传统手工操作阶段，档案质量较低。同时，档案管理人员中也存在认为档案管理工作不重要的思想误区，工作积极性不高，很难将医院档案按照要求做到规范化与标准化，使得整个医院档案管理水平都受到了制约。 二、提高医院档案管理水平的策略 （一）医院领导提高思想认识，更新档案管理理念。医院领导作为档案管理决策与督促者，其重视与支持是做好档案工作的关键。首先，医院领导应从思想上认识到档案管理的重要性，并把档案管理纳入医院日常管理工作之中，学习与借鉴其他医院先进的档案管理经验，并根据本院实际情况制定行之有效的档案管理制度，使档案管理工作实现规范化、科学化与标准化。其次，医院领导要改变以往只重视医疗技术而忽视档案管理的思想，将医疗技术管理与医院档案管理放到同等重要的地位，让医疗技术与档案管理工作共同成为医院日常管理工作中不可或缺的组成部分。 （二）合理开发利用档案资源，发挥医院档案的实用价值。医院档案管理是一个连续、动态、长期的管理过程，内容与形式需要不断地更新与改进。在不涉及单位机密与个人隐私的前提下，医院可有针对性地向医院内部开放档案资料，通过更深层次地开发利用档案资源，提高档案的利用率，同时也有利于医院内部信息流通与管理，从而提高医院服务质量和办事效率，更有利于医院整体的形象。一是积极开展医院档案创效工作。医院档案管理人员应通过对档案信息数据的采集、加工与分析等技术手段，对医院医疗活动进行跟踪与超前服务，从而有效地促进档案资料在医院工作中发挥高效能。二是医院档案管理人员应对医院各种档案资料进行总结与汇编，并建立电子档案与医院内部局域网站，实现资源共享，为医院的科研机构改革、人事变动和职称评定等提供准确而详实的第一手材料。 （三）加快硬件建设步伐，实现档案管理的现代化。医院应适应时展的要求，加大对档案管理工作中必要的基础设施与办公设备的投入，为医院档案管理工作配置计算机、照相机、摄像机、打印机及扫描仪等现代化设备，并通过档案管理系统专用软件对相关档案进行电子立卷、编排、检索、统计与借阅等管理工作，促进档案管理走向电子化、信息化、自动化，充分发挥现代科技优势，提高档案管理工作效能。同时，依据档案管理规范标准，为医院档案管理配置专门的办公室、阅档室与库房，添置保护档案所必需的一些硬件设施，如空调、消防器材、监控器材等，努力为档案管理工作创造良好的物质条件。 （四）强化档案管理人员自身素质，提高档案管理水平。医院领导应将档案管理人员的职业道德与业务水平培训纳入培养人才的计划之中，通过各种培训与教育手段提高档案管理队伍的整体水平。如定期举办各种档案技能与计算机网络技术的培训，定期聘请档案管理方面相关专家与经验丰富的技术人才亲临医院指导档案管理工作，对档案管理工作中取得的成绩应充分肯定，对出现的问题应及时纠正，使医院档案管理工作更为规范化、科学化与现代化。档案管理人员自身也应培养大局、全局与责任意识，爱岗敬业，加强自身学习，不仅能掌握档案业务知识，还能熟练操作计算机，实现档案管理的电子化，努力提高医院档案管理水平。 作者：张文华 单位：大庆市中医医院 医院档案管理工作论文:医院科技档案管理工作的改进 一、改进措施 1．宣传档案法规加强领导认识北京市昌平区妇幼保健院的档案管理工作由副书记直接领导，并由信息科主任负责，为档案工作的顺利开展提供了可靠的保证。档案员利用各种形式向领导、全院职工大力宣传《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》以及科技档案的重要性，争取领导的支持和科室的配合，增强医务人员自觉归档的意识。 2．全面开放收集科技档案科技档案收集是档案工作的基础，收集的完整、准确、及时是保证科技档案有效价值的根本保证。扩大科技档案的收集视野，以档案室为中心主动“辐射”，把属于科技档案的材料全部收集到。扩大科技档案的收集范围、收集内容，档案员到各个科室、病区收集归档材料，提醒各科负责人归档时间。收集每一项完整的科研材料，收集科研项目全过程的、全方面的记录，收集成果性、总结性、鉴定性和获奖证书的归档材料。提高档案员的工作态度，明确工作责任，甚至予以奖惩，提高档案员收集的主动性和积极性，保证科技档案收集的全面、准确、及时。 3．健全完善科技档案管理制度医院档案的科学规范管理，能够为医院发展提供宝贵借鉴，对推动医院的学术、技术进步，推动医院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技档案管理制度，结合医院实际制订了《科技档案工作制度》、《科技档案归档范围与要求》，科研档案管理纳入了管理制度和有关人员的职责范围。 4．科技档案工作纳入同步管理北京市昌平区妇幼保健院真正实行了“三纳入”、“四同步”的管理制度。把科技档案的形成、收集、管理、归档工作纳入医院工作程序；科技档案归档纳入工作计划；把科技档案管理纳入职责范围。计划任务与要求归档同步；检查科研进度与检查科研材料同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；评审科研成果与档案室出具科研课题归档证明材料同步。各科课题从立项起，由负责人收集、保管和整理本课题科研过程中形成的全部文件材料。在科研项目完成后，将科研文件材料整理归档。每年科研办给档案室列出本年结题需归档的课题目录，档案室出具归档证明。恰当地运用一定的经济手段，也是做好科研文件材料归档工作的有效措施。医院上报成果、申报奖励时，档案材料归档齐全、完整，档案室才能在申报材料上加盖档案章。 5．调动医务人员归档的积极性北京市昌平区妇幼保健院正在改革阶段，对科技人员的业绩进行考核，重新设岗定位。2013年对医务人员的职称评定晋升工作有新的规定，科研论文、著作、文件材料必须归档。科研人员在填写考核表、职称申报表时，发表的科研论文、出版的著作、获得的奖状必须由档案室核对，个人提供的材料与档案室核对一致才有效，否则以档案室提供的为准。医院做好离岗人员科研材料的归档。科研人员在离岗时，档案室人员检查是否有借阅档案未归还。科研办对科研档案审查工作有重要规定，科研人员在办理手续时，经手的课题所形成的文件材料是否交接完毕，如果科研人员所经手的课题已结题，必须整理归档，如果课题尚未结束，必须有本人办理课题材料交接手续。这项改进的实施，保证了科研档案的及时收集、整理，也使科研人员、课题负责人更加重视科技档案。 6．树立档案工作的效益观念医院在市场竞争中，档案员要树立效率观念，及时、准确地为利用者提供服务，要充分认识到档案的利用价值，特别要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院创造经济效益服务。 二、利用网络技术提供优质服务 1．科学管理优质服务以网络技术为平台，学习档案管理的新技术。对档案管理人员进行技术培训，使档案管理人员的知识适应档案资源数字化、管理标准化、服务网络化的需要。北京市昌平区妇幼保健院2010年安装了档案信息管理系统，建立了文书档案数据库、基建档案数据库、科技档案数据库、科研成果档案数据库、科技论文数据库、科研著作、奖状等数据库，逐步实现了档案工作的现代化管理。实现了全院人员查找、利用档案时，以最便捷的方式、短时间内为他们提供优质的服务。科研档案既有公开的也有保密的。严格做好有密级的科研档案保密工作，只有参加课题的人员才能借阅，其他人员必须经本课题负责人批准方可借阅。在做好科技档案的保密性的基础上，为医院医务人员提供相关技术咨询、查询服务。 2．开放科技档案的利用科技档案的利用是最终目的，储存是为利用服务的。科技档案的开发性越来越高，让有现实开发价值的档案信息从档案中游离出来，促进知识的生产和流动，发挥科技档案的功能。(1)科技档案信息加工。根据医院工作需要，围绕课题对原始数据进行归纳、分析、筛选，计算、研究加工，形成专题汇编、专用图解、大全等，为医务人员提供实时的文献服务。(2)建立科技档案目录、检索工具，对档案中储存的新理论、新技术、新成果、新论文等以题目、简介、文摘等形式，在医院“OA”网上发表，在业务人员间进行交流宣传，医务人员轻轻点击鼠标就能及时查到想要的档案目录信息。(3)将科技档案信息资源库一些非涉密的信息，开放在医院“OA”网上，如：医院职工，科研课题目录、科研经费查询等，以方便全院职工查询，让档案服务于民，满足科研人员的需要。对一些重要的、易受损的、利用率高的纸质科技档案，利用扫描技术以数字化形式存入计算机中。对电子形式的科技档案，采取科学的管理手段，保证归档电子文件的真实、完整、有效。医院科技档案是不可再生的的重要资源，作用越来越得到显示。档案人员在确保档案数据资源安全的基础上，提供档案的整体开放。探索新的管理和服务模式，是新时代对医院档案管理提出的一个新的命题和要求，对实现科技兴院必将发挥更大的作用。 作者：和兴兰 单位：北京市昌平区妇幼保健院 医院档案管理工作论文:高学校医院档案管理工作 摘要:高校医院档案工作是高校各项建设事业重要环节。本文从主观认识、专业人员素职、档案收集和档案信息化四个方面分析了当前高校医院档案管理中存在的问题,并提出了相应的解决措施。加强高校医院档案管理,对促进高校的和谐发展,使高校更好地服务社会具有重要意义。 关键词:高校医院;档案管理 高校医院档案是高校医院在医、教、研、防工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各门类及载体的文件,是高校医院管理工作中的凭据,是医学科学研究的基础,是高校医院进行宣传教育的生动资料。高校医院如何适应社会主义市场经济体制,做好新时期医院档案管理工作,是档案人员目前面临的一项艰巨任务。 一高校医院档案管理工作的重要意义高校医院档案工作是高校各项建设事业重要的环节。 近年来,由于气候变暖,各种流行性疾病不断发生,高校是人群高度密集的场所,同时又是流动性比较大的场所,极容易爆发各种流行性疾病,影响学生的身心健康和高校的各项正常工作。因此,科学规范地管理高校医院档案工作,是现代高校医院管理工作的重要组成部分,也是全面落实科学发展观的一项基础性工作,对预防、预测和治疗各种流行性疾病,保障师生员工的健康具有重要意义。近年来,高校医院的档案工作有了长足进步,但依然存在不足和不尽人意的地方,亟待改进和完善。 二当前高校医院档案管理工作存在的问题 (一)对医院档案资源的重要作用认识不足、没有充分利用档案资源有效利用档案资源对医院各项工作的开展具有十分重要的作用,可以取得更大的社会效益和经济效益。近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是对于高校医院档案的开发、利用却是少之又少。长期以来,高校医院处于附属地位,有意无意忽视了相关管理工作,档案部门养成了安于现状,不思进取的思想观念和作风,使得档案归档不全面,对于教职工、学生的病历、健康档案,有的高校医院根本没有建立相应档案管理,放任自流。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案资源丢失,严重束缚了档案事业的发展和档案作用的发挥。 (二)高校医院档案工作人员未接受正规培训,缺乏专业素质当前高校医院人员不是通过人才引进,而是通过教师家属调入,进入档案管理岗位的工作人员缺乏相关的档案知识。档案管理人员在收集工作中不知道收集什么,影响了归档齐全率;整理时档案时不能正确地分类,档案混乱;案卷标题拟写不准确,出现案卷之间交叉等。由于高校医院缺乏专业档案工作人员,使档案工作向深层次发展缺乏潜力,影响档案工作的开展。此外,由于医院档案工作人员没有受到重视,其工作积极性也不高,这种队伍状况难以跟上现代高校医院知识经济发展的步伐。 (三)高校医院档案工作人员对档案的收集不够全面《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定应当立卷归档的材料必须按照规定,定期向本单位档案或档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为已有。由于高校主要群体是大学生,学生流动性比较大,而高校医院档案管理人员由于对档案工作重要性认识不足,各部门档案分散管理,许多档案资料收集不够全面,已有的档案也处于长期堆放状态,没有及时整理归档,有的已腐烂发霉,更谈不上利用。由于高校医院对纳入档案管理的内容没有明确要求,往往根据自己的理解和实践在对档案进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理,造成档案管理混乱。 (四)高校档案数字化、信息化程度不高,经费缺乏随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展,以电子档案为代表的新型载体档案取代传统形式的纸质档案,将是未来档案工作发展的基本趋势。医院档案信息量大,利用数字化、信息化技术对医院档案进行管理,可大大提高档案利用效率。然而,由于社会历史、经济条件、管理模式、人员素质等原因,当前高校医院的档案信息化管理工作明显落后。一些高校医院还停留在手工登记档案,或者只用一台计算机简单记录案档,使得高校医院档案数字化、信息化程度明显偏低。高校医院的人才培养中,一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,而对档案管理人员的培训没有纳入计划,使得高校档案管理人员跟不上信息技术的发展。同时,高校对医院档案工作重要性认识不足,在档案信息化必要的硬件设施如计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备等方面投入很少,制约着高校档案数字化、信息化的发展。 三加强高校医院档案管理的策略 (一)提高认识,确立档案管理发展理念通过对档案法的宣传,不仅可以加强高校、医院各级领导和职能部门对档案工作的了解和支持,也使医院广大职工的档案意识得到加强,使他们认识到医院档案的重要性和潜在价值,意识到档案是医院管理工作的重要依据和重要的信息资源。要将档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院主业建设同步规划、同步发展、同步考核。因此医院档案事业要发展,必须重视医院档案工作,改革传统的档案管理模式,建立起开拓进取的发展观念。 (二)提高档案管理人员业务素质 加强对档案管理人员的培养,打造一支具有现代化管理水平的专业队伍。一方面通过在职学习、短期培训等方式,有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训,不断更新档案管理人员的业务知识,使档案管理人员成为“基础厚、能力强、素质高”的复合型人才,既熟悉档案现代化管理知识,又能掌握计算机、缩微技术等现代化管理技术。另一方面医院档案管理人要深入临床第一线,调查了解医疗、教学、科研对档案的信息需求,不断总结、探索档案工作经验,增加新信息,追求信息的广度和深度,确保医院档案的科学性、实用性。只有档案管理人员的素质提高了,医院档案管理工作才能上台阶。 (三)充分收集病历材料,为高校医院档案的开发利用创造条件高校医院档案管理主要是高校医院病历档案的管理,只有病历记录全面,才能做好病历档案管理工作。首先采取多种形式收集病历记录。病历记录浩繁复杂,既有一般的诊治记录、检验报告,也有手术治疗过程的记录,档案管理人员要主动与医护人员协调,与病人沟通,形成全员收集档案的良好氛围,把各类病历资料及时、准确、完整地收集起来、同时涉及到病人的隐私问题应做好保密工作。其次认真鉴定整理档案资料。档案管理人员对收集的病历档案资料要认真细致地进行整理、甄别,编排案卷,做到分类清楚、组卷合理、编目规范,确保档案资料的真实性和准确性。 (四)加大资金投入,实行高校医院档案管理信息化加大资金投入,引进现代化的技术、设备是实现档案现代化管理的基础。现代化管理医院档案是信息社会发展的必然趋势,随着信息技术的快速普及,医院档案数字化、信息化建设已成为当务之急。医院档案数字化、信息化可以拓展医疗科技档案及病历档案的服务领域,更好地服务社会,同时使档案业务工作变得方便、快捷、高效,产生更大的社会效益。 总之,加强高校医院档案管理,提高医院档案资源利用率对高校的稳定与发展、构建和谐校园、医学科学事业都具有重大意义。在医学科学飞速发展的今天,我们必须提高认识,改进高校档案管理及利用方式,为人民健康事业及构建和谐社会贡献自己的力量。 医院档案管理工作论文:如何做好医院档案管理工作 摘要：医院档案是重要的医院信息资源，同时也是医院管理和科研的重要依据。医院档案管理人员必须做到以达到医院现代化建设、医护人员进步、患者满意为目的的进行档案管理工作，不断进修学习以提高自身专业素养才能做好这份工作，将医院档案应有的价值发挥出来。档案管理工作基础性很强，管理人员必须要实际操作，甚至可以说这份工作有些枯燥，很是考验工作人员的工作严谨性和责任心。 关键词：新形势；医院；档案管理 医院档案是重要的医院信息资源，同时也是医院管理和科研的重要依据。医院档案管理工作必须创新和改良才能跟上医院发展和医疗体制改革的步伐。传统的档案管理工作在技术和理念方面落后，存在不科学、不规范、低效的现象，没有体现出档案资源应有的价值。在新形势下医院档案管理工作的改革和创新体现在管理制度和手段上，使得医院档案资源发挥出应有的价值，更好的促进医疗事业的发展。 1加强宣传力度 医院档案管理相关部门做好与医疗人员的沟通工作，向各科室医疗人员宣传档案工作对医院医疗事业的重要意义，并向档案管理人员普及《档案法》，让其充分意识到相关法律法规所赋予他们的责任和任务，必须让职工人员明白做好档案工作对医院文化的建设、医院合法权益的维护和各项工作的开展有重要意义。与医院领导做好汇报和沟通，得到领导的支持才能更有效地做好增强全体职工人员的档案意识工作，真正做到把档案管理工作当成关系到医院发展的工作来做，将其放到与医院业务建设的同等的地位，要从为党和国家、人民健康负责的高度上提高档案管理工作者的责任感。 2提高管理人员专业度 档案管理工作基础性很强，管理人员必须要实际操作，甚至可以说这份工作有些枯燥，很是考验工作人员的工作严谨性和责任心。随着计算机技术的发展和推广，档案管理的工作模式也发生了变化，因此相关职工人员也必须要提高自身档案管理工作能力，提高档案服务能力。一方面是提高档案管理工作者的科学严谨的工作作风，如此方可在面对档案工作中的分类、鉴定、整理、编辑等繁琐环节上不出差错；第二个方面是档案管理人员不能太过死板，现代化信息管理技术一直在提升，要抓住当前机遇，改革创新工作模式，如此才能发挥出医院档案资源应有的作用；第三方面是档案管理人员要定期参加培训班，进修自己的专业知识，学习新型的工作模式，以适应当前医疗环境下的档案管理工作。 3完善医院档案管理制度 《孟子》里曾提到“不以规矩，不成方圆”，任何岗位都必须有规范化的制度，档案管理工作也是一样的，制定完善的档案管理规章制度是档案工作开展的前提基础，医院档案管理规章制度涵盖面非常广，比如档案收集分类制度、档案调取制度、档案归档制度、档案保管期限及调取期限制度等规定，并且将相关的规章制度纳入医院档案管理岗位考核要求之中。基于当前医院档案管理工作的繁多复杂、相关管理部门多而分散、管理工作要求专业技术性强、医院档案要求机密保管等特点，医院档案管理规章制度必须要符合实际情况，并在实际应用的过程中不断加以完善。档案制度中档案收集管理条例必须要制定的符合实际情况才能有效果，因为医院的各行政部门、后勤管理部门、临床各科室、各科室的医疗技术人员、各级部门领导每一天都会产出一些各类文件档案，这类档案资料的形成不集中，且类别繁复多样不利于收集整理工作的开展，因此档案收集制度的制定必须要结合实情并要求全体医疗人员的积极配合，档案管理人员的工作才好进行。 4发挥档案应有的价值 医疗档案是医院最重要的信息资源，只有不断的参考以往的工作历史，才能对医疗体系下一步发展进行指引和修正。医疗档案的收集、调取工作有效进行能促进医院档案管理科学规范化的快速完善。以往我们总是认为档案是机要文件，不可轻易示人，其实这种思想是错误的，医院档案只有被良好利用才能产生价值，以往“你查档，我调档”的传统观念是不可取的，档案管理人员首先要对所藏档案类别做到充分了解，然后通过相关渠道对各科室做好宣传工作，一是去主动了解各科室的工作需求，主动送相关档案资料上门；二是当有工作人员主动上门调阅档案资料时，要做好协助工作，通过自己的专业度找到大量相关核心的资料提供给相关需求人员，协助他们完成科研需求；三是为医院各科室人员撰写论文、解决医患纠纷、提供患者医疗病例等情况提供相关资料。另外，相关人员查阅资料后档案管理人员还要做好反馈信息的收集整理工作，将医院各级信息实现横向联系，真正意义上实现医院档案资料的共享，利用我们档案管理人员优质的专业度，来服务医疗人员、科研人员、管理者、患者等。 5将信息手段融入医院档案管理 医院档案管理要跟紧社会科技进步的步伐，医院档案的范围已经不单单是原来那些文书档案、人事档案、病历档案、照片档案等了，现在新增的病理切片档案、胶片档案、科技档案、实物档案、计算机磁盘档案、声像档案等等使得档案内容愈加繁复，要想解决这种情况就必须将现代化信息方法融入到档案管理中，医院应对这一块进行投资，购买先进的管理设备，实现医院档案管理的现代化。 6结论 综上所述，医院档案管理人员必须做到以达到医院现代化建设、医护人员进步、患者满意为目的的进行档案管理工作，不断进修学习以提高自身专业素养才能做好这份工作，将医院档案应有的价值发挥出来。医院的管理者也要意识到档案资源的潜在价值和重要性，对档案管理工作进行帮扶和投入，亿元档案管理工作就会在新形势下呈现新的生机。 作者:林勇 单位:宁安市第二人民医院 医院档案管理工作论文:浅谈医院档案管理工作创新 【摘要】医院档案管理直接关系到医院建设和医疗发展。为适应医疗改革和发展形势，推进医院工作创新，必须重视和强化医院档案管理。基于此，本文从技术创新、统筹发展、创新管理及人员培训等方面强化医院档案管理。 【关键词】医院；档案管理；工作创新 医院档案是新时期医院建设及发展的重要记录，包括党政、医疗、临床科研、设备采购、财务等管理方面的信息，对医院及上级管理部门作出经营和管理决策提供必要依据[1]。随着我国卫生事业的不断发展及新医改的深入，对医院档案管理提出了更高要求，不仅要求及时、系统、完整地保存各类档案，更要求不断提升医院档案的应用率，更好的服务于医疗服务[2]。所以，医院必须重视和强化档案管理工作。 1加大投入，加快技术创新 在知识经济的今天，计算机信息技术在各领域有广泛应用，信息化建设是当前社会经济建设和发展的重要任务。当前，文本、影像、音频等多媒体技术在医院档案管理中已有良好应用，直接改变了传统医院档案的信息编制、录入、保存、开发及利用等环节，但现阶段大部分医院，尤其是基层医院尚未实施，仍以手工处理为主，而跟新阶段的医疗卫生事业建设发展难以适应，不能更好的满足临床医疗服务需求[3]。因而，医院应把医院档案信息化管理纳入到医院战略建设中，有计划、有步骤做好各项工作。具体而言，一方面要加大资金和技术投入，充分应用好计算机信息技术，利用互联网、多媒体、扫描、数据库等技术，推进医院档案信息存储、检索、编制及管控等数字化建设。另一方面，要不断引进数字化、智能化档案管理技术，创建新型档案室，实现室内温湿度控制、防火、防窃、防虫等自动化，以确保档案的安全、完整[4]。此外，还应逐步开展微机化管理，建立医院各科室、各部门统一、规范的档案管理系统，对于不需纳入保密范畴的档案信息、资料数据可通过网络收集、整理，这样不仅可节省人力和物力投入，还能有效解决科室档案移交不及时等问题。 2统筹建设，兼顾协调发展 在医院档案管理中，必须正确、有效的处理内、外部各种关系，跟医院其它方面的工作能协调发展[5]。具体而言，应做好这几项工作：一是基于系统论，重视档案管理协调发展。医院档案涉及范围较广，自横向层面看，需和医院行政部门分系统密切联系；自纵向层面看，和各科室分系统要有良好联系，而各分系统又是由多个专业、专科等子系统组成。基于此种情况，因各个系统管理人员的认识、出发点及管控机制等方面有所差异，必然会产生多种矛盾。而要实现医院管理协调发展就需应用好系统论原理，一方面，应把存在矛盾产生的影响降到最小。另一方面，使矛盾产生一定积极效用，实现档案效益最大化。二是统筹规划，兼顾发展。一方面，“横向”要协调统筹，必须妥善处理档案管理科室和档案生成部门间的关系。另一方面，“纵向”也需要统筹，要对医院档案管理科室和各科室兼职档案人员的关系予以妥善处理[6]。 3稳定发展，推进管理创新 一是医院档案管理的创新和改进，不仅要满足于当前的工作需要，还应看到长远发展目标。医院档案是医务人员在“基于患者为中心”的临床医疗中，是医院建设、创新及发展的重要信息记录。医院档案并非普通的存储性档案，而是有着挖掘历史、指导现在、促进发展的思想及创新认识的源泉[7]。换言之，医院档案管理有助于医院稳定、健康发展，是医疗卫生事业建设的重要内容。二是创建有助于医院档案自主发展、统一规范的管理体制，而这正是现代医院档案管理发展核心。应基于可持续性发展理念，建立健全管理体制，确保医院档案管理各项工作有序开展。三是医院档案的开发及利用是新时期医院档案管理创新和发展基础。因此，应积极开发和利用各类医院档案，尤其是临床医疗科研档案，有助于医院发展战略的有效落实。而创新是医院档案管理持续改进及完善的内在动力。只有重视管理创新，才可使医院档案管理工作更好的适应并服务新时期医疗事业发展。 4以人为本，提升人员素质 医院档案管理能否与时俱进，可否发挥出最大化效益，与档案管理人员业务能力及职业素养有着密切关系。医院档案管理科室担负着档案保管、开发利用、服务于上级决策和相关部门的重要责任，而要确保该项工作有效开展，需要档案管理人员有较高的政治素养，须学习并熟练应用现代科学知识和各种信息化手段，提升医院档案管理质量及效率。所以，医院应为档案管理人员给予必要的培训、学习、交流等条件和机会，让他们的职业素养、能力得到不断提升[8]。比如：定期开展医院档案信息化管理的理论研讨会、档案管理技术培训等活动；并要积极组织相关人员参观学习，充分学习和借鉴其他医院档案管理的先进理念、方法提升他们的专业水平。此外，还应不断强化道德教育，强化责任心，并要积极改善档案管理人员的工作环境，制定科学合理的激励机制，充分调动管理人员的主观能动性，确保医院档案管理人员良好的素质。同时，应采取多种路径深入宣传医院档案管理相关法律法规及规章制度，以强化医务人员，特别是医院科室负责人、领导的档案意识，增强他们的档案法制观，使其充分认识到自身在医院档案管理中的作用，明确相关原则，掌握档案的编制、归档方法，以提升全体医务人员档案管理能力[9]。 总之，医院档案管理是一项系统而意义非凡的工作，直接关系到医院建设及发展。医院管理者及医务人员要认识到医院档案管理重要性，以服务患者为理念，推进档案管理工作的创新，以提升医院的医疗及管理水平。 作者:郭小艳 单位:日照市人民医院人事科 医院档案管理工作论文:基层医院办公室档案管理工作思考 摘要：通常对于广大基层医院来说，需要尤其注重加强档案管理方面工作。然而就目前实际情况来看，在档案管理方面始终存在诸多实际问题，因此，非常不利于医院对档案信息良好的管理。基于此，该文通过分析基层医院实际问题，针对如何充分落实档案管理阐述一下意见。 关键词：基层医院;办公室;档案管理 对于广大基层医院来说，实施预防保健、培训、科研、治疗过程中，普遍需要用到医院档案，医院在其有效引导之下，也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要，能够利于医院顺利发展，在医疗技术水平方面，也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中，现如今普遍面临一系列问题。 1医院档案的定义以及分类情况 目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。 2目前基层医院档案管理存在的问题 2.1管理制度难以完善 目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。 2.2硬件设施落后 在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。 2.3重视度缺乏 通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。 2.4业务水平较差 对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。 3怎样有效加强基层医院档案管理 3.1不断完善档案管理制度 在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。 3.2注重增加资金投入 基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。 3.3加强开发利用 应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。 3.4不断提升档案人员水平 档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。 4结语 该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。 作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作刍议 一、医院档案管理工作现状及存在问题 1.对档案管理工作缺乏足够重视 做好医院档案管理工作对于医院各项工作的顺利开展都具有极为重要的现实意义，顺利开展医院档案管理工作不仅利于医院医疗事业获得巨大的经济效益和社会效益，而且关系到众多患者的健康乃至生命安全。然而，当前一些医院对于档案管理工作缺乏正确认识，只将档案管理看成简单的病历资料的搜集和保存，认为档案管理工作的意义不大，不能充分认识档案管理工作的重要性和必要性，继而严重制约了医院各项工作的有序开展。 2.档案管理制度不够健全和完善 档案管理对于是否归档的材料信息缺乏明确的内容界定，日常监督、检查与考核很难得到落实，档案资料信息的收集不全集中于医院系统中，国家卫生行政部门已经制定了适应医院发展需要的、较为完善的管理制度及各类人员的职责范畴，而关于档案管理的制度和相关职责却未加设定，同时也缺乏相关的监督、检查及考核措施。在医院的目标管理考核体系中，也并未将档案管理纳入目标考核的范畴，自上而下整体上存在着无视档案管理的现象，致使医院的综合管理工作呈现较为混乱的状态，不利于医院全面工作的正常开展。 3.档案管理工作软、硬件设施资金投入不足 随着新医改的进一步深化，各医院的基础设施、软硬件设施已经无法满足于医院自身不断发展的需要，由于资金投入不足，当前门诊、急诊及住院病房等基础设施较为薄弱，便出现了医疗用房不足的现象，甚至档案管理库房被肆意占用，乃至达到不能正常开展工作的程度。同时，也由于缺乏资金投入，造成档案管理设备及技术手段相对滞后，一部分档案得不到合理有效保存，出现年年倒柜的耗费人力、财力的现象，也抑制了档案管理工作的高效发展。 4.档案管理人员综合素质较差 档案管理人员的综合素质直接影响到档案管理工作水平，医院管理专业人员队伍中，仍缺乏专业性强的档案管理人员，档案管理人员在文化程度、知识水平、业务能力方面都参差不齐。而且，大部分档案管理人员一直固守传统的档案管理模式，管理观念及管理水平已经无法适应新医改发展的基本需求，档案管理缺乏活力和创新机制。 二、强化医院档案管理工作的对策 加强医院档案管理工作应从提高档案管理人员的综合素质、强化档案管理意识、实现档案管理的标准化、信息化等方面入手。 1.必须提高对于档案管理工作的认识 档案管理工作是一项长期的服务性综合管理工作，因此，应自上而下提高对档案工作的认识。必须认真贯彻《档案法》，调整和更新档案管理理念。档案部门也应加强对于档案管理工作的宣传力度，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使全院上下充分认识档案工作的重要性，杜绝各部门无视或忽视档案资料的现象，全面提高档案管理意识。 2.将档案工作纳入医院综合管理工作之中 必须将档案管理工作纳入医院日常管理工作的重要议事日程，建立和完善档案管理工作的长效机制。力求做到“三纳入”和“四同时”，“三纳入”是指纳入医院规划和计划、纳入档案管理制度、纳入相关人员的职责范畴；“四同时”是指在布置、检查、总结和验收其他各项工作的同时，必须抓好档案管理的布置、检查、总结和验收工作。必须将档案管理工作作为医院发展的核心内容来抓，与医院建设和各项业务工作同步规划和同步发展，以便更好推进医院各项工作的顺利、有序开展。 3.建立和完善档案管理工作制度 要确保档案管理工作的健康、有序开展，必须建立和完善档案管理工作制度。医院档案管理部门应认真贯彻和执行国家制定的相关档案工作的法律、法规，并结合医院实际发展情况制定一系列的档案管理制度，如收集制度、整理制度、归档制度、借阅登记制度、统计制度、鉴定销毁制度等，使收集有范围，整理有标准，借阅有规定，管理有措施。同时，有效构建以院长为第一责任人的档案管理模式，各部门设立兼职档案员，依照档案管理制度做好本部门档案管理工作，形成完善的系统化档案管理网络。 4.加大档案管理工作资金投入 加大资金投入，有效改善档案管理的设施及提升技术水平是实现档案管理信息化的基础条件。首先，逐渐改善档案管理的基础设施及相关保护措施，比如档案库房的空调、除湿设备，防火、灭火设备，高效灭虫、灭鼠设备，全面实现档案的现代化高效管理。其次，投入资金，全面引入和发挥计算机网络技术，提高管理效率。第三，对档案管理人员进行岗位培训必须有必要的资金支持。 5.建立或完善电子档案 电子档案的建立使档案管理工作变得更为方便、快捷和高效，使以前耗时耗力的档案管理工作变得异常省时省力，使档案信息的收集、处理、保存和利用均能获得事半功倍的积极效果，大大提高了档案管理的工作效率和管理水平。医院必须建立或完善电子档案，利用计算机技术进行医院档案信息的收集、传递、保存和开发利用，将档案信息资源做好具体分类，如可分为基建管理、业务管理、行政管理、患者信息等诸方面，录入计算机软件系统中，确保档案完整、准确、真实。 6.全面提高档案管理人员的综合素质 首先，应定期或不定期组织档案管理人员的业务培训和继续教育工作，促使档案管理人员不断努力学习新知识、新技术，真正掌握档案现代化管理的综合技能，逐步形成系统化、全方位、立体化的档案管理体系，使医院档案信息资源为医院发展提供全面服务。其次，深入了解和掌握临床一线的医疗情况、科研发展对于档案信息管理的基本需求，不断总结和改进档案管理工作，以最大化推进档案管理水平的提高。 7.开发医院档案信息资源，服务社会 由于医院全面工作运营开展过程中形成的各类文件、决议、方案、合同、协议等重要资料，真实反映了医院各个时期的发展历程，具有很重要的查考价值。因此，档案管理人员必须积极树立较强的服务意识，明确内容归档范畴，多渠道、多途径开发档案信息资源，不断提高档案管理质量和强化服务意识，力求为医疗服务和医学科研提供全面服务。组织开展各种编研活动，精心编写各类专题汇编，并在医院网站上各类信息，实现档案信息资源共享，为医院争创优秀医院提供完整、真实、可靠的参考依据，提高档案信息资源的利用率。 三、结语 综上所述，档案管理工作是医院综合管理工作的核心组成部分，要提高医院医疗服务水平和综合管理水平，就必须加强对于档案管理工作的重视和投入，同时要求档案管理人员强化自身档案管理意识，全面做好档案信息的搜集、整理、分类、传递、研究和利用工作，使档案管理工作为医院各项工作的开展提供全面服务，从而推动医院医疗服务水平和经营管理水平的提升。 作者：张丹工作单位：辽宁医学院附属第一医院 医院档案管理工作论文:剖析医院基建档案管理工作现状及完善渠道论文 [摘要]建设工程关系到百年大计，直接影响到子孙后代，加强基建档案资料的科学管理工作至关重要，采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 [关键词]医院基建档案管理；作用；措施 随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。 1基建档案在医院管理中的作用 1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。 2医院基建档案管理工作中存在的问题 2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。 2.2档案知识缺乏 由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。 2.3全员档案意识不强 基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。 3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议 3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证 基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。 3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训 开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。 3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平 随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。 医院档案管理工作论文:浅谈医院档案管理工作 【摘要】医院档案中如实记录了医院各项医疗活动开展情况，包括病历档案、影像资料、人事信息等内容，具备较高的保存价值。在我国医疗制度深入改革的背景下，医院需要进一步加强档案管理工作，充分发挥出其服务医疗、教学、科研等工作的作用。本文将简述医院档案管理工作的现状，并提出行之有效的对策。 【关键词】医院；档案；管理 医院档案内容涉及范围广，主要包括医疗、科研、教学、人事、财务、基建等内容，管理起来难度很大。尤其是随着当前就诊人数的增多，每天都会产生大量的档案资料，增加了档案管理工作的难度，对档案管理人员的要求更高。对此，必须充分认识到医院档案管理工作的现状，不断创新工作方法，充分应用各种先进技术手段，提升档案管理工作的效率。只有这样，才能满足新形势下医院档案管理工作的要求，促进医院的现代化、科学化和规范化发展。 一、医院档案管理工作的现状 在我国医疗卫生事业改革过程中，医院档案管理工作也发生了翻天覆地的变化。从现阶段医院档案管理工作来看，还存在着很多问题，如文件资料收集、归档不及时、档案利用率不高等。而很多医院档案管理人员综合素质不高，档案保密意识不强，为了工作的方便，随意将档案资料堆放到档案室，这样容易造成珍贵材料的丢失与损坏，无法保证医院档案的完整性和安全性。此外，医院很少开展对档案管理人员的培训教育工作，不能及时掌握最新档案法规与制度，未能充分认识到档案管理工作的重要性，对档案的价值认识不到位，自身工作职责不明确。这些都是医院需要尽快改进的地方，通过做好档案管理工作，为医院的科研、教学和医疗等工作提供更加优质、高效的服务。 二、加强医院档案管理工作的对策 （一）加强学习，提高人员意识。医院应加大宣传工作，让全院人员切实提升档案意识，清楚《档案法》中的相关规定，尤其是对医院领导干部来说，能更好地增强责任意识。档案管理作为医院管理工作的重要内容，需要将其纳入重要议事日程，提高重视程度。通过开展有效的宣传工作，让医院领导干部、医务人员都真正意识到档案管理工作的重要性，能够自觉投入到档案的收集、整理与归档工作中，确保档案管理工作水平得到提升。 （二）完善制度，明确各方职责。医院要建立健全的档案管理制度，为档案管理工作的顺利开展提供保障，同时可以让各种文件、信息、资源得到及时收集与归档，避免出现破损与丢失的问题。若是制度不完善，则档案管理就无章可循，变得无序、混乱，为档案资料的利用带来不便。当前，现代信息技术已经充分应用到档案管理工作中，医院也要与时俱进，建立相应的档案管理体系，将各部门及人员的职责明确下来，统一管理医院各种门类与载体的档案，并加大考核力度，确保档案管理行为得到约束与规范。 （三）增加投入，配齐现代设备。医院要增加资金投入，将各种现代化设备配置齐全，并采取先进技术，提升档案管理的现代化水平。医院要加快档案库房建设，并购置空调、去湿器，将防火、防虫、防潮等措施做到位。同时，医院还要配置计算机、扫描仪、打印机、复印机等设备，将档案信息录入计算机中，这样不仅可以让医院档案得到长久保存，还能提升今后查阅、检索的速度，提升档案资料的利用率，节省人力、物力与财力。此外，通过实F医院档案信息化管理，还可以避免占有过多的存储空间，保存也更加方便、安全，避免档案资料发生遗漏问题。 （四）注重开发，体现档案价值。医院加强档案管理工作，可以有效提升档案资料的利用率。对此，档案管理人员必须切实增强服务意识，履行好自身职责，从管理细节入手，为档案利用者提供方便。要注重提升自身的业务能力，多层次、多渠道地做好档案资源的开发工作，为医院医疗、教学、科研、临床等提供可靠、准确的参考资料。同时档案管理人员还要做好档案编研工作，将更加实效、多层次的档案信息提供给利用者。并及时反馈档案利用情况，在医院内部加强信息的横向联系，从而更好地共享信息，确保医院各项业务活动的需求得到满足，最大限度发挥出档案资料的价值，实现经济效益与社会效益的提升。 （五）加强培训，提升人员素质。档案管理人员的素质与能力，对医院档案管理工作质量有着直接影响，尤其是在当前形势下，对医院档案管理人员提出了严峻考验。档案管理人员除了要胜任传统纸质档案的收集、整理与归档工作以外，还要掌握计算机技术、网络技术、数字化技术等，懂得计算机管理系统的操作方法。对此，医院要定期组织开展对档案管理人员的培训工作，让他们学习更多先进的知识，能够尽快转变思想观念，加大对信息技术的应用，不断提升档案管理工作效率。此外，档案管理人员也应主动学习，日常工作中注意积累经验，积极创新管理方法，将医院档案资料的作用充分发挥出来。 三、结语 总之，加强医院档案管理工作，可以更好地服务医院的医疗、临床、科研和教学等工作，促进医院医疗服务水平的提升，为患者的健康提供可靠保障。对此，医院方面要高度重视，增加资金投入，引进先进设备与管理技术，并建立完善的规章制度，让档案管理工作更加规范。只有这样，才能真正提升医院档案管理工作水平，促进医院的和谐与稳定发展。 医院档案管理工作论文:新医改背景下医院档案管理工作探析 【摘要】档案管理是医院管理工作中的重要内容，在促进医院发展中发挥着巨大作用。在新医改背景下，医院档案管理工作还存在着很多问题，如思想上不重视，制度不完善，管理效率低，人员素质不高等，这些需要引起足够重视，及时采取有效的解决措施。本文将简述新医改背景下档案管理工作的现状，并提出具体可行的策略。 【关键词】新医改；医院；档案管理 随着新医改的深入推进，医院开展的业务活动也越来越多，每天都会形成大量档案资料，这给档案管理人员带来了巨大考验。对此，档案管理人员需要尽快转变思想观念，不断创新档案管理水平，将档案服务医疗活动的作用发挥出来。同时医院也要加大投入力度，不断完善设施设备，为档案管理工作的顺利开展创造良好条件。 一、医院档案管理工作的现状 （一）认识不足，档案利用意识不强。在新医改背景下，很多医院未能充分认识到档案管理工作的重要性，表现在思想上的忽视。档案管理人员在开展工作的时候，缺乏较强的责任心，流失了大量档案资料。此外，很多档案管理人员还存在“重收藏、轻利用”的情况，很少站在长远角度思考问题，导致医院档案得不到有效利用。 （二）制度不完善，收集不及时。当前，很多医院只重视医疗、护理以及人事等工作，并制定了相应的规章制度，明确了相关人员的职责。但是从档案管理工作现状来看，还缺乏相应的管理制度，工作职责也不够明确，忽视了日常检查与考核工作。医院目标管理考核方案，未将档案管理纳入目标考核中，这样导致很多档案收集不及时，影响了档案资料的完整性。 （三）投入少，信息化水平不高。一些医院受到自身规模的限制，将主要场所用于医疗服务，导致档案室非常小。同时，也缺乏相应的标准与规范。这样一来，档案资料容易出现发霉、虫蛀等问题，为档案的利用带来了不利影响。随着现代信息技术的发展，让档案管理有了更多手段，但是很多医院不重视对计算机网络技术的运用，资料的收集、整理、存储以及利用方式非常落后。在查阅档案的过程中，由于还采用手工的方式，导致档案原件出现破损，字迹也变得不清晰，对档案资料的安全与齐全造成影响。 （四）档案人员素质不高。从很多医院档案管理工作来看，还没有安排专门的档案管理人员，大多为兼职，加上人员流动比较频繁，不熟悉档案的收集、整理、归档、利用等业务，导致很难提升档案管理工作效率。此外，档案管理队伍的素质也参差不齐，工作经验不丰富，理论知识不扎实，也不懂得现代化、信息化管理手段。这些都影响了医院档案管理工作水平的提升，无法满足新医改背景下对医院档案管理工作的要求。 二、新医改下医院档案管理工作的对策 （一）转变管理，增加资金投入。医院要加大《档案法》的宣传力度，确保档案管理工作能够依法开展。要充分认识到档案管理工作的意义，能够主动执行相关法规与制度，并统一领导、分级管理，确保档案资料的安全与完整，便于今后的利用。同时要加大投入力度，尽快购置档案管理工作所需的各项设备。医院要从实际情况出发，加快档案室建设，将防火、放盗、防潮等措施做到位，各项设施设备要配置齐全，如灭火器、去湿器、空调等。此外，医院还要配置扫描仪、计算机、打印机等现代化设备，为档案管理工作创造有力条件。 （二）健全档案管理制度。医院档案管理工作涉及事项众多，任务繁重，需要有一套行之有效的制度，方可顺利开展。医院应结合《档案法》相关规定，建立档案收集、整理、归档、查阅、销毁等相关制度，确保各个环节的管理工作有章可循。此外，要明确相关部门与人员的职责，规范人员的行为，这样才能加快档案资料的开发与利用，为医院科研、医疗及教学等提供服务。 （三）充分应用信息技术手段。新医改背景下医院档案管理工作范围越来越广，档案的形成、种类、内容以及载体也更加丰富，在收集、整理、归档、查阅等方面，出现了巨大变化。对此，医院要加大对信息技术的应用，实现对档案资料的信息化管理，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，减少人力与财力的浪费，并能够有效提升工作效率，让档案资料的价值充分发挥出来。医院要采用各种新技g，如计算机技术、数字化技术、网络技术等，在做好纸质档案管理的同时，还要加强对电子档案的管理，让珍贵资料信息可以得到长久保存，提升档案管理工作的现代化、智能化水平。 （四）加强对档案管理人员的培训。当前，医院档案管理工作发生了翻天覆地的变化，这对档案管理人员的要求也更高，不仅要具备档案管理专业方面的知识，还要懂得计算机操作方法。对此，医院要加大对档案管理人员的培训工作，让他们能掌握更多现代化知识，并积极引进计算机、网络管理方面的人才，满足档案管理工作的要求。档案管理人员也要加强学习，跟上时展步伐，从而真正胜任医院档案管理工作，提升档案服务水平。 三、结语 总之，随着新医改的逐步推进，医院档案管理工作也出现了很多新的变化，需要认真分析当前存在的问题，不断创新工作方法，提升档案管理工作水平。此外，医院还要投入更多资金，建立完善的制度，提升人员的素质，确保档案管理工作能够正常开展，让档案资料的应有价值得到体现。 医院档案管理工作论文:医院档案管理工作的现状及创新探讨 摘 要：科学技术的发展已经带动了社会各个领域的快速发展，大多数机构的档案管理工作也逐渐走上时代的前沿，实现档案管理的信息化与数字化，尤其针对医院档案管理这一项工作来说，必须充分利用现代高新技术，提高医院档案管理效率与质量。医院档案管理工作人员跟上科技的脚步，不断提高自身能力，做好档案管理的本职工作，建立完善的医院档案服务体系，保证建立的医院档案服务体系能够持久顺利的运营下去，提供个性化的服务，实现服务创新。 关键词：医院档案管理；管理模式；工作现状；创新模式 最近几年来，我国颁布的新医改政策实施范围越来越大，医疗行业的竞争也越来越激烈，想要适应当今医疗界的快速发展，各个医院的档案管理必须跟上时代的潮流，加强管理制度，建设新型管理体制，提高医院核心竞争力。对于当前大多数医院的档案管理状况来看，尚还存在很多可以解决的问题，想要提高医院的工作效率，实现医院更高的价值，必须针对当前医院档案管理工作中的相关问题，提出可靠性解决方案，以此帮助医疗机构可以更加妥善地管理医疗档案和相关资料。唯有调整医院档案管理模式，不断创新管理方法，才能帮助医院更好地实现新发展新突破。 1 医院档案管理的现状 （一）很多医院还没有确立妥善的档案管理机制 随着社会的发展和经济的进步，大多数医院面对经济的发展浪潮，往往选择经营方面工作的发展，管理者并没有意识到档案管理理念的转变正在引导档案管理模式的创新，仍然采用原来的管理方法，忽略了档案管理工作的进一步创新，这使得医院管理工作中这项较为重要的工作没有得到足够的重视和较多的资金投入，导致目前大多数医院内部的档案管理工作不够科学先进。再加上新医改的颁布致使医院档案管理工作面临着新的挑战，在档案管理工作的内容和形式上必须产生变革。可是，医院档案管理工作的实际状况是很多医院还没有建立起完善的档案管理机制，医院内部缺少专业的管理人员和科学的管理体系，这些弊端导致医院的档案管理工作难以规范，档案资料的保存与使用都存在严重的偏差与遗漏，最终档案管理效果质量都不高。加上档案管理员整体素质并不高，在工作过程中缺乏竞争意识，尚未建立完善的奖惩机制，使得档案的管理结果并不理想。 （二）缺乏专业的医院档案管理人才 合理安排医院的档案管理工作对于医院的发展有着极其重要的作用，可是就目前的状况来看，很多医院内部隶属于档案管理工作的相关人员专业技能不高，专业素养较低，这些档案管理工作人员不仅没有充分的医院档案管理知识，工作能力和综合素养差，而且思维想法已久停留在过去，难以跟上时代的发展，很难适应高新科技带来的设备变革；另外这些工作人员英语水平较低，对国外先进医院档案管理思想有一定的抵触情怀，不能接受国外先进管理经验；从客观条件上来看，虽然大多是档案机构已经采用了先进的储存系统，方便了用户的使用，但是档案管理模式并没有发生根本性的改变，因为他们对于档案的本质内容并不了解，只能操作一些单一的低层次的服务，没有完善的管理机制对他们进行约束，整体的业务能力跟不上硬件设施的更新，工作不主动缺乏危机意识。这都限制了我国医院档案管理的长远进步。同时，目前很多医院的档案管理工作人员数量不够稳定，离职率逐渐上升，造成医院档案管理在职工作人员的实际工作经验不足，档案管理工作质量徘徊不前。 （三）医院档案管理没有跟上时代的脚步 随着这几年科学技术的进步和医疗技术的提高，医院档案管理面临着巨大的机遇与挑战。单纯依靠传统的医院档案管理技术已经不能满足当今医院的发展要求，过去的医院档案管理技术只会间接降低医院工作效率与质量，给医院带来意想不到的危害。因此想要实现医院的长久发展和快速发展，医院档案管理工作也必须跟上时代的脚步，不断向全球化的互联网服务模式改进。在快稳准的设备下，医院档案管理工作才会帮助医院完成预定的功能，M足人类的要求。 2 实现医院档案管理相关工作创新的有效措施 医院档案管理可以说是一项复杂性较高的交叉工作，具备广泛的扩展性能，它对整个医院内部的各个部门都提出了较高的要求，每一个部门必须团结一致，同时融入到档案管理工作中去。医院档案管理员也必须明确档案需求者如病人及其亲属、医院工作人员的需求，深度挖掘需求者的潜在要求，帮助需求者获取详细信息，让档案需求者少走弯路，从而缩短工作时间，提高工作效率与工作质量，让档案需求者更有效果的使用信息。 （一）增加对医院档案管理工作的重视， 健全医院档案管理工作的设施设备 传统的医院档案管理形式如检索、查阅与资料整理流程已经难以满足医院工作的需求。医院档案管理工作想要满足高质量高品质的用户需求，必须实施长期的高效管理，延展深层次的服务理念，借助计算机技术提供开放式多元化的管理模式，从而可以顺应社会发展对于医院工作的需求。在信息时代的影响下，科学技术和信息技术已经在许多领域中得到广泛的使用，很多医院档案管理部门也由原来的纯人工服务转变成电子索引与网络查找，管理模式有了很大的突破与进展，但也给医院档案管理工作效率提出了深层面的要求。首先医院相关部门要看到医院档案合理管理的重要性，增加相关先进基础设施的资金投入，扩大设施设备的构建，加强硬件设施的配置，建立一个科学的、快速的网络互连体系、性能优越的服务器、海量的存储系统和信息共享平台，购买一些质量较好的数据库，利用资源共享平台，做好医院档案管理理念的创新工作，方便医院工作人员的使用。 （二）培训专业的医院档案管理员，提高员工的工作技能，转变他们的思维模式 医院档案管理具有它的独特之处，就是必须保证其档案的保密性。医院档案管理部门必须要充分发挥自身的优势，结合自身的特点，培养有能力的带头者，充分利用已有资源，找出管理过程中所需要的信息，确保其安全性的同时，对这些信息进行归纳整理形成专业性较强的服务模式。医院档案管理员不光要熟知相关专业知识，更要熟悉所需要的功能要求，了解学科服务、计算机技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力，熟练掌握医院内部档案信息，方便医院档案需求者的使用，能够快速获取相关信息，为多层面的医院工作付出可靠有效的努力。 （三）采用合理完善的档案管理模式 医院档案管理工作人员要按时整合相关的医院资料，然后通过信息技术利用信息共享平台将有用且需要保存的信息储存在档案管理系统中，在医院或者用户需要这些信息时可以及时准确地传递给需求者。能够实现传递与使用的医院档案资料不仅仅是医院档案管理内部的资源，也可以是与其他系统共享的资源，这样也加强各医院之间的交流，促进各大医院在档案共享的流程中相互促进，共同提高医院的整体水平，以便于我国的医疗事业可以在世界立足。唯有加强医院档案管理工作力度，不断实现管理模式创新，才能帮助医院实现更长远的发展。 作者简介 黄思齐（1990-），广西靖西县，桂林医学院第二附属医院。 医院档案管理工作论文:加强医院档案管理工作的几点思考 摘 要：保障医疗机构可以稳定运行的主要信息资源之一就是医院的档案信息管理，这项工作如果能够稳定的运行，不仅对医院的发展具有重要的意义，会在工作开展过程中如实的反映医院管理机制的完整性，医疗机构中的档案信息管理工作，从侧面反映出了医院管理人员的工作效率以及专业上的素养水平，是医院改革发展的重要内容，文章对加强医院档案管理工作的重点内容进行了理论上的分析，希望得出的结论可以给相关人员的工作带来具有参考性的价值。 关键词：医院档案；管理思想；加强领导；管理机制 档案信息管理上的内容可以全面地反映医院在经营发展过程中的历史面貌，与此同时，这些医疗工作者的重要信息得到妥善的管理以后。整个医院的各项事物才能平稳的运行，这些文件包括文书档案、病历档案、人事档案等这些内容，包含了医院所有工作事项的开展，这项工作如果能够得到高效率的运行，才能让医院的未来发展得到稳定性的保障，基于当下医院档案管理工作中存在的问题，如何有效的加强管理、有效的提高工作效率、适应新的发展需求、实现更高的发展目标，是每个医院在发展过程中亟待解决的问题。因此，在新的医疗改革下，医院系统开始着手将医院档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，努力做到认识到位，组织到位，措施到位，实现加强医院档案管理工作的规范化、标准化、程序化，从而真正有效的提高医院档案管理的效率。在这样的形势背景下，本文就医院档案管理工作这一问题从适应新的发展要求，提高职工档案管理思想及意识、重视医院档案管理工作，加强档案管理工作的组织及领导、完善档案管理机制，规范档案管理工作等方面展开一番论述和剖析。 1 适应新的发展要求，提高员工档案管理思想及意识 如何做到医院档案管理工作的规范化、标准化、程序化，是新的发展形势下，改革对于我们医院管理工作提出的新的发展要求。而在新的发展要求驱动下，要想有效提高医院档案管理人员的整体管理素养、实现管理的专业化、探究先进的工作方法，建立科学的管理体制，那么首先需要有效的提高医院全体工作人员管理思想及管理意识。 提高员工档案管理思想及意识，我们需要开展一系列的活动或采取具体有效的措施，让医院的全体职工都能够积极参与相关的档案管理活动中，从而慢慢的提高自身的n案管理思想及管理意识。 1.1 在档案管理人员的聘用和选择上，医院着重考察相关岗位工作职员的思想素质和专业技能，特别是档案管理思想的先进性及意识的敏锐性，只有档案管理思想及意识较强的人员选任在档案管理岗位，那么才能够保障医院档案管理的发展，并且保持档案管理人员的相对稳定，通过档案管理岗位职工较强的档案管理思想及意识，可以有效的规范医院档案管理，从而有效提高医院全体职工在档案管理方面的思想及意识，实现医院档案的高效管理和发展。 1.2 医院档案管理不到位很大程度上是因为职工在档案知识及管理方法方面存在漏洞，因此，对现有档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，举办各种档案专业技能培训，请档案局专家或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课，传授档案专业知识；定期实行严格的专业理论与实践测验既可以有效的提高职工的专业技能，也能够有效督促大家努力提高自身的档案管理思想及意识。 2 重视医院档案管理工作，加强档案管理工作的组织及领导 为了让医院的档案管理工作可以得到有效开展，只要对这项工作制定严格的管理体制，医院要安排据有经验的专属工作人员对这些信息进行归档与整理。但是，许多医院在开展工作时，对档案管理上的工作并没有认真的落实，在管理过程中存在着许多问题，例如，当然信息查找麻烦、管理分类不够明确等这些问题都直接导致了工作管理效率的低下。 新时展要求下，如何将医院档案管理工作的效率得到大跨度的提升，是医院管理层认识当前工作开展的重点，应该加强档案管理工作的同时，也要将档案工作规划进医院实际的长远发展规划中去。将责任落实到人，让管理人员将自身的责任感与使命感进行充分的认识，在档案工作管理过程中还要对工作人员的管理素质进行培训，全面提升工作人员的整体素质水准对于工作管理上的分层一定要做到分工明确，只有这样，档案管理工作才能与其他部门的工作开展相互协调一致，这样的紧密配合才能让档案管理工作的有效性得到最大限度的挥发。档案部门以外的其他部门也应在工作的开展过程中积极配合方案信息整理上的事项，尽量可以将需要存档的信息调整成统一的格式，让档案管理工作人员的工作负担可以得到减轻。 3 完善档案管理机制，规范档案管理工作 档案资料管理工作的处理范围非常不仅包括医院各个部门在工作开展过程中的信息资料等，也包括在医院接受治疗的患者病历。这些资料如果没有得到妥善的保管，在信息保存过程中还容易出现差错。而这些问题的产生，会直接导致医院的工作无法以正常的秩序开展，所以档案管理工作人员应该在工作中制定出高效的管理机制，让档案信息在管理过程中可以以标准化的形式展开工作。在对档案进行归类处理时也要制定统一的管理模式，这种方法的处理，可以让档案信息在整理于使用过程中省去很多不必要的麻烦。为了让管理工作更加高效，医院管理层人员应开发出更多新型的管理手段，借鉴国外先进国家的管理方法。与此同时，医院也要购进相应的新型硬件设施，积极使用当代网络信息技术让档案工作的开展变得更加简单高效，这不仅可以让档案信息得到准确性的保障，也能让档案管理工作人员的工作负担得到减轻，让档案信息在管理过程中可以逐渐形成自动化与智能化的管理模式。 4 结论 新时代的发展趋势让医院档案管理工作变得更加被动，这些高新技术的发展推动着档案管理工作需要以最快的速度向智能化与自动化的模式转变。所以，工作人员必须在实际工作中将被动转换为主动，努力提升自己在管理上的素养与管理水平。积极掌握高新管理技术，让档案管理系统可以稳定的运行。医院的管理层也应该投入更多的监督力度让档案管理工作可以高效的运转，在实际工作的落实过程中，要积极完善档案管理上的体制，让档案信息可以得到妥善的保管，让这些资源在使用以及浏览过程中简化那些不必要的申请步骤，让档案管理工作变得更加简单方便。

人事档案管理论文:现代人事档案管理诚信问题研究 摘要:现代人事档案管理中的诚信问题比较突出,反映在人事档案造假严重,内容陈旧单一、信息量不足,人事档案内容失真、鉴定把关不严,多重政治、轻业务等四方面,基于此,应加大宣传档案法规的力度,提高广大人民的档案法制意识,做好收集工作并把好源头和鉴定关,从制度上防范假文凭,要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质杜绝人事档案中的造假行为,树立诚信的人事档案管理意识。 关键词:人事档案;管理;诚信 在社会发展的各时期,人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料,长期以来倍受人们的重视。但在现阶段,随着市场经济的席卷,人员流动的增加,各方面对人事档案的重视不够,因而在不同程度上存在许多问题,在诸多问题中,尤以诚信问题突出。所谓诚信,简而言之就是诚实、讲信用,是规范社会道德和职业道德的重要准则。诚信是档案的灵魂,是一份材料之所以以档案形式存在的价值体现。诚信是人事档案管理活动正常开展的观念基础,是充分发挥人事档案作用的精神铺垫。古语云,人无信不立。离开诚信,整个社会都将失去生存的基础。因此,讲诚信必然成为人事档案管理中重要的工作准则。 1 现代人事档案管理中的诚信问题分析 随着近几年来政治经济体制改革的推进,企事业单位产权制度改革的实施,干部人事制度改革的深化,流动人员的大幅度增加,社会不良风气等均对人事档案管理带来了一定的冲击,加之人事档案管理体制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及时跟上等,导致了当前人事档案造假严重,诚信度低下。 1.1人事档案造假严重 据济南档案信息网公布,从网上点击人事档案造假,有9 400条信息,点假人事档案,有2 800条信息,点击文凭打假,有45 200条信息,点击人事档案打假,有976条信息。可见人事档案造假多么严重,打假的形势是多么严峻。出现档案造假的原因也是有多种情况的。其中,最主要的原因有如下几点:第一,从人事档案当事人来分析,受个人利益驱动是导致档案造假问题发生的最主要、最直接的原因[1];第二,、从人事部门分析,主要是因为有的人事部门的管理人员责任心不强,工作疏忽,管理不严,导致档案丢失重填;第三,从社会大环境来看,人们的人事档案观念也有了转变,有的单位为了引进人才,可以实行“三不要”。一可以不要人事档案,二可不要人事关系,三可不要组织关系。引进的人才,在原单位不放的情况下,可以采取重新建档的新政策。重建的人事档案主要由其本人回忆或参考一些证件填写,这样形成的人事档案的真实性值得怀疑。 1.2人事档案内容陈旧单一,信息量不足 人事档案是人的“说明书”,应能全面、详细地反映一个人各方面的情况,做到“阅卷如见人”或“档若其人”。而现实情况是,许多人人事档案内容涉及个人政治思想品德、家庭历史及社会关系等方面的东西较多、术语性的东西较多,在对人进行评价时,形式雷同,格调一致,空洞的语言比较多,如在评价优点时反复使用的是“学习认真”、“工作态度较好”一些笼统概括的话。在评价缺点时,则用“进取心不强”、“表现一般”等词语一笔带过,详细、具体的评价则很少,缺乏定量与定性的综合性评价语句。 1.3人事档案内容失真,鉴定把关不严 真实性是人事档案的生命,是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提,内容失真的材料会误导人事工作,造成严重的后果。然而,目前一些单位的人事部门在审查材料时,把关不严,甚至有的根本不检查,使一些虚假材料顺利地进入个人档案。如个人年龄越填越小,参加工作时间越填越早,学历越填越高等。有的单位的职工调出时,突击办理录干、提干、职称评审等,原单位领导有的也是极为不负责任,经常来个“顺水人情”,认为反正人已调出,与本单位没什么关系了,何不做个“老好人”呢,使本来非常严肃的事情,带有了许多随意性色彩,从而使人事档案的真实性无从保证。另外,由于大专院校的毕业生分配制度的改革,造成了毕业生就业单位的不确定性及变动的频繁,也给人事档案管理带来了许多困难,有的学校或单位图省事,不按正规渠道进行档案的转递,而让毕业生自揣档案,造成档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。部分档案管理人员政治觉悟低,对工作没有认真负责的态度,造成许多虚假档案进入人事档案。 1.4人事档案多重政治,轻业务 人事档案在反映一个人的情况都是注重业务和政治两方面。但传统的人事档案反映政治方面、家庭历史和社会关系方面的东西较多,而能动态反映某人情况的信息,如人员的身份认定、出境出国情况、合同项目转让、发明专利项目、业绩考核、职称评定、各类荣誉称号、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事协议、养老金、失业金的缴纳等情况,则少之又少[2]。 2人事档案坚持城信管理的对策 2.1加大档案法规的宣传力度,提高广大人民的档案法制意识 要加大对《档案法》的宣传力度,通过宣传教育,进一步增强公民的法制观念,提高政治觉悟,认清制假危害[3]。另外,还必须加大《档案法》的监督和执法力度,要告诫、引导广大干部职工人人都要具备档案意识,要本着对历史负责、对自己负责的态度,严肃认真地记载自己的每一张履历,要加重对涂改、伪造档案行为的制裁。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为,不管是什么人,都要本着法律面前人人平等的原则,要毫不犹豫地绳之以法,予以坚决打击。我们必须树立这样一种观念,即不管是什么情况,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度,并认真贯彻执行,才能有效地避免虚假档案的产生。 2.2做好收集工作并把好源头和鉴定关 做好人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,因此,要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可[4]。这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把“三关”。一是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要亲自进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断问题文件材料的源头。二是严把人事档案材料的转入关,各部门平时在积累文件、材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别。三是严把人事档案转递关。在人事调动时,档案人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类、编号、装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案[5]。 2.3从制度上防范假文凭 从源头抓起,要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象,国家各级各类学校、教育培训主管部门要采取有力的措施,严格执行教育部门学籍管理规定,把好入学关。在日常的教学管理过程中,对那些需要继续学习深造的干部和企业管理人员,单独设立学籍档案,实施教学质量的全过程重点监控,帮助和督促他们保质保量的完成学业。对于少数不按时上课,不认真完成作业,学习困难,企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生,应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度,从制度上防范假文凭,保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。 2.4要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质 档案工作人员是档案工作的主体,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识,熟悉各个环节的工作,只有这样,才能使档案管理工作有条不紊,更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养,来增强自己的使命感和责任感,通过责任心的加强,提高档案管理的服务质量和服务水平。 人事档案管理论文:浅析医院人事档案管理的现状 【摘要】人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。 【关键词】医院; 人事档案管理: 信息管理 1 人事档案管理的现状 人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。 1.1 人事档案管理制度相对落后随着人事制度的 不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。 1.2 人事档案管理方式和手段相对落后人事档案 管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。 2 医院人事档案管理的设想 随着 医 院 规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。 2.1 增强对人事档案管理目的和意义的认识医院 人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。 2.2 加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。 2.3 加强干部人事档案管理，有效利用人才资源 干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。 2.3.1 建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术 人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。 2.3.2 实行人事，促进人事档案的社会化开放式 管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3 建立以人力资源信息为基础的医院信息管理 系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。 2.4 提高档案管理人员的素质新形式下要提高档 案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。 2，5 加强人事档案管理的现代化手段图增加资金 投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。 人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。 人事档案管理论文:应规范新建单位人事档案管理工作 【摘要】 阐述了新建单位在人事档案交接、管理等环节中存在的诸多弊端，指出加强人员政审、规范环节管理是做好新建单位人事档案管理工作的必要手段。 【关键词】 人事档案 规范管理 素质要求 人事档案管理是一项严肃性、政治性、原则性很强的工作，是一个涉密程度高、保密要求高的工作岗位，要求档案管理人员不仅要有严谨认真的工作态度，更要坚持工作原则、坚守保密纪律，政治素质高、大局意识强，只有这样才能做到规范管理、科学管理，保证人事档案管理工作质量。 1 新建单位人事档案管理不规范的种种表现 一些新建单位在人事档案管理工作中，由于监管不严，在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端，不仅影响了人事档案管理的严肃性，也给实际工作带来了许多不应有的麻烦，具体表现为： 1.1 交接手续不严肃。新建单位人员调入频繁、数量较多，如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强，极易出现他人代交档案，甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象，违背了人事档案管理的严肃性原则。 1.2 信息核实不认真。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封，特别对那些由本人递交上来的档案，有的超过了转递期限，有的材料不完整，有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实，势必影响档案的完整性和正确性。 1.3日常管理不规范。由于是新建单位，人事档案管理人员工作经验不足，方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有，譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上，不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等，这样极易造成失、泄密事件。 1.4 硬件设施不达标。有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视，有的没有设立专门的档案库房，有的没有专职的管理人员，有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有，人事档案与其他行政档案归在一起保存，库房钥匙不是由专人保管，而是人人随手可拿，没有丝毫的保密观念。 1.5管理人员政审不严格 人事档案管理人员没有经过严格政审即走上工作岗位，有的政治素质低，有的保密意识差，有的原则性不强，不该外传的机密外传，不该说的话乱说等等，有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案，弄虚作假，以权谋私。 2 加强新建单位人事档案管理的必要措施 人事档案管理是一项严肃的工作，一旦管理不善，发生失泄密事件，就会损害职工的切身利益，挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作，应从源头入手，抓好环节管理，主要应做好以下几方面的工作： 2.1 做好人员政审工作。这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性，必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。 2.2 搞好人员业务培训。人事档案管理人员应为专职，对于一些合署办公的新建单位，也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前，应进行认真的业务培训，强化保密意识，严肃工作纪律，端正工作态度，能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。 2.3 配好相应的设施设备。新建单位应进行科学规划，在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房，即使条件有限，也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。 2.4 把好交接审核关。人事档案的交接，应严格按照档案管理的要求，由调出单位和调入单位的人事部门工作人员当面交接。档案在交接过程中要做到密封传递、专人经办。对人事档案中的相关信息，经办人员要认真核实，严格审查，发现疑点和偏差，要坚持原则，及时整改，确保档案信息的完整性和准确性。 2.5 抓好日常管理工作。对于人事档案的管理，任何环节都不能马虎。库房禁止非工作人员出入，档案柜要专柜专用，随时上锁。查阅人事档案，如为外单位发展党员政审等需要，需出具单位证明信；如本单位工作需要，需分管领导批准。除非特殊情况，禁止将人事档案带出库房，应就地查阅。查阅人事档案应需要什么内容，查阅什么内容，不得人为扩大查阅范围，更不能将整本人事档案全部查阅。查阅时，人事档案管理人员应在场监督。职工的任免通知书、在职教育证书、入党材料、年度考核表等随机性材料应及时收集，立即归档。在整理人事档案时，不得违反工作纪律，请非人事档案管理人员插手，不能将人事档案带出库房为了避嫌，人事档案负责人的档案应交上级主管部门统一管理，单位负责人的人事档案应按相关规定送交有关部门管理。对于因工作责任心不强、保密意识差发生失、泄密事件，给单位工作造成损失的，对档案管理人员要严肃处理，对利用职务之便弄虚作假的要加倍处罚。 人事档案管理工作看似简单，实则责任重大。特别是新建单位，更应从源头抓起，规范管理。只有这样，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服务于职工，方便于工作。 人事档案管理论文:医院人事档案管理存在的问题及其改革思考 摘要：随着国家卫生事业政策，人事管理制度以及医院经济建设改革的不断深入，医院现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着医院的医院经济建设，限制医院各方面工作包括内涵和外延建设。 关键词：人事；档案；管理 当今的医院人事档案管理工作模式已经不能适应现代医院建设发展的需要，其突出表现在以下几方面。 一、日前医院人事档案管理模式的问题 (一)管理思想陈旧，管理体制滞后 现在的医院人事档案管理工作模式：从微观方面看，日常进行的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节不能环环相扣，人事档案工作呈现出非系统性、地域性、非共享性等缺陷。从宏观方面看，封闭的单纯强调保密的观念使得档案信息资源在经济建设和社会发展中的不能更好地发挥作用，人事档案其利用率。医院的人事档案工作管理体制滞后，缺乏激励性、创新性和探索性，不能适应新形势下医院发展建设之需要。 (二)基础设施差，管理手段落后 人事档案档案基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作，无纸化、电子化、网络化的程度不高，电子子化档案的管理经验缺乏，保密程度不高，影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。传统的人事档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成，即存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件是新生事物，它与计算机技术和通信技术密切相联。它以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。电子文件人事档案资料的产生。给人事档案的建设与管理产生新的问题，因其原始性与证据性难以确认以及寿命短、读写系统更换频繁、维护其内容的准确性与机密性的难度大，其具有多媒体集成性以及其组成和结构复杂等给鉴定与保管等出难题。 (三)档案资料编撰宣传少，社会利用效率低 保存人事档案，仅仅是人事档案管理的手段，而不是目的，编撰档案宣传资料，提供给社会阅览，使宝贵的档案资料受益于社会，才是档案管理的目的。医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结晶，但目前对档案资料的应用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地为医院的医、教、研、管服务，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。 二、转变区院人事档案管理模式的思考 (一)更新管理观念 提高档案管理人员的服务能力积极主动地为医院现代化建设主战场服务，是新时期人事档案管理工作发展的方向。对此就注重强化三个意识。首先，强化档案利用意识。档案的管理不仅是收集、整理、保管，更重要的是如何开发和利用，医院档案室应对现有档案进行归档整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料。其次，强化开放意识，将编研材料整理成册编写出目录，并将一些文件通过计算机整理出专题目录，提高查阅速度。方便阅档。第三，强化服务意识-将被动服务改为主动服务，随时了解工作动向，及时掌握有关需求的信息，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用，不断提高服务质量，提高工作效率，使档案的利用率得到提高。 (二)健全管理制度 加强医院的人事档案管理首先必须明确档案室的管理职责，医院领导要把人事档案管理工作列入医院办公会议的议事日程，对人事档案管理中存在的问题，要及时研究、及时解决，要明确档案管理人员的工作职责，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项制度得到落实。加强对档案管理人员的培养，造就一支具有现代化管理水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加学历教育、业务学习和业务培训。通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，不断提高档案人员的业务素质，医院的专职档案人员应有档案管理专业的技术职称资格。 (三)加强基础设施建设 重视档案的基础设施建设不断改善档案保管条件，要想实现医院档案管理的现代化，就必须满足档案室的办公用房，有相对充足的资金作保障，为档案管理工作提供便利的条件。医院人事档案室应配备扫描仪、数码相机、刻录机、数码录像机等，提高档案信息的基础质量。扩充档案的种类，使医院发生的重大事件，都有文字、照片、录像、多媒体等形式的记录。 (四)推进资源共享 随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展，各种载体形式大量增加，对档案部门产生了极大的冲击和深刻的影响，以电子档案为代表的新型载体档案可能会取代传统形式的纸质档案。这是未来档案工作发展的基本趋向，为适应新形势的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，掌握现代化的专业技术。其次，先进的档案管理软件是实现档案现代化管理必不可少的工具之一应开发一个统一的档案软件，并能和现有的办公，网络相连，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，为用户提供服务。同时，也使档案管理的各项工作进一步规范化。另外，档案信息电子化。可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 三、结论 人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录，人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可置疑的证据作用备受重视和信赖，是考察、了解人才的重要手段，是科学使用人才的重要参考依据。就医院人事档案而言，医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，加快人事档案管理工作信息化建设，提高人事档案管理人员素质，对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要作用。我们知道，医院人事档案管理的现代化发展，不仅需要人事档案工作者严谨的、科学的工作精神，也需要医院领导、职能部门和广大干部职工的大力支持，只有这样。才能不断开创医院人事档案工作的新局面。总之，提倡人事档案的个性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。 人事档案管理论文:浅析完善人事档案管理问题的措施 论文关键词:人事档案管理 问题 措施 论文摘要:改革开放以来,我国企业的人事档案管理发生了很大的变化。本文在分析人事档案存在问题和原因的基础上,提出了几点完善措施。希望本文的研究能为相关领域的发展指引新的方向。 一、人事档案管理存在的问题 随着社会的发展和科学技术的进步,特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入,旧的规章制度条例无法解决新出现的问题,传统的管理方式不能适应新形势发展的需要,企业人事档案的管理出现了一些混乱状况,在不同程度上存在着许多问题,已不能适应现代社会发展的需要,亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有: 1、企业人事档案材料内容质量不高 由于上述原因,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。 2、“弃档”增多 所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案,对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹:“10年前从国企出来,到处瞎折腾,哪有心思管档案的事,想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意,只关心赚钱,档案的事早就抛到脑后了,生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话,让我不管我都不愿意。但它无助于生活,我才懒得理它,没有它,我照样活得很轻松。” 3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势 表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。 二、人事档案管理问题形成的原因 1、收集的对象范围太窄 一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料,而忽视了广大普通职工的材料收集,造成了领导干部的材料多,普通职工的材料少的现象。事实上,人事档案并不是人物档案或名人档案,其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人,而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职,是否出众,都是该单位宝贵的人力资源,有关其个人的材料,都是单位的宝贵财富,人事部门均应根据规定收集齐全。 2、整理不规范 整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作,在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样,对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。 3、企业员工人事档案意识淡薄 有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视,认为人事档案是“身外之物”,可有可无,要用时想到、不用时不要,认为人事档案根本不影响自己的发展,有意无意地就遗弃了档案。中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。 三、企业完善人事档案管理的措施 1、探索区域性人事档案管理中心的管理方法 建设区域性的人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心,并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主,可以指一个县、一个市,也可以指一个省的范围。从整体上看,全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统,它是由众多的子系统组成的,这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案怜理中心。这是一个控制系统,它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制,既必要又可行。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保怜个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,按期交纳一定的保管费用,用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才,也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能,实现服务人才,促进整个社会人才资源的合理配置。 2、完善企业人事档案内容制度 切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。 3、对人事档案工作进行考核评估 结合企业档案工作规范化管理体系,探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系,是形成公平、公正、公开的人才竞争机制,为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起:第一,主管部门定期考核制度,主管人事档案的各级档案局(馆)、人事组织部门等,有义务对企业人事档案的保管进行监督,可以采用定期考核的办法来执行;第二,中介机构测评制度,从长远发展看,人事档案的测评体系将起到越来越大的作用,人事制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高;第三,个人监督制度,就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定,尤其是组织机构的主观评议部分,对于持有异议的部分进行重点核实,对组织和个人双方负责。 人事档案管理论文:我国人事档案管理问题探究 论文关键词：人事档案 管理体制 管理制度 论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。 一、我国人事档案管理中存在的主要问题 （一）人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。 （二）人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 （三）人事档案管理政出多门 现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。 （四）人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。 二、改革我国人事档案管理的几点建议 （一）提高档案管理人员素质 人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。 （二）完善人事档案管理制度 人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 （三）采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。 （四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制 要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。 人事档案管理论文:浅议企业人事档案管理 论文关键词：企业人事档案；管理；改进对策 论文摘要：人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分， 为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。新时代、新世纪的企业变革使它面临新的挑战和变革，出现各种各样的问题。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的问题，，提出解决人事档案管理工作困境的对策，以使其能更好地为企业发展提供帮助。 人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了 显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。 1 当前企业人事档案管理存在的问题 企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为： 1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。 目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。 1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。 随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。 1.3 企业人事档案的内容不够完备。 现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。 1.4 档案管理人员素质薄弱 由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。 1.5 档案利用价值不高 由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。 2 适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策 2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度 在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 2.2 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容 人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。 2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程 人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。 2.4 引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质 人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。 2.5 增强服务意识，积极主动的提供利用 人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。 2.6 建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务 功能档案管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。 人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一，其改革已经提上了日程，在这一改变过程中， 改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。 人事档案管理论文:医院流动人员人事档案管理的现状及对策 关键词：医院流动人员；人事档案管理；现状 1 医院流动人员人事档案管理出现的新问题 根据十余年医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。 1.1 档案移交不及时 已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。 1.2“弃档”现象较严重 一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。 二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。 三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。 1.3 档案管理不规范 有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。 1.4 人事缺少特色服务 目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。 1.5 档案管理队伍建设有待加强 档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。 2 加强医院流动人员人事档案管理的对策 为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。 2.1 加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。 2.2 完善流动人员人事档案管理政策法规 一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。 二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。 2.3 创新人事服务形式 要不断丰富人事档案的内容，提高人事档案的使用价值，经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求，树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构，要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作，通过档案管理机构的规范化管理，促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。 2.4 明确职责，理顺关系 组织人事部门和劳动部门要本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，企业专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。 人事档案管理论文:气象系统人事档案管理工作研究 【摘要】随着气象在经济社会发展中地位的不断提高和气象服务领域的不断拓展,旧的气象人事档案管理模式和方法已经不能适应发展要求。提高档案管理水平,丰富档案服务内容,进一步提高气象部门人事档案工作水平成为一个重要的课题。因此,我们有必要依据科学发展观的理论,探索和研究新形势下气象系统人事档案工作面临的问题,使我们的人事档案事业得到全面、协调、可持续的发展。 【关键词】干部人事档案 制度建设 信息化 人事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。干部人事制度改革的深化、干部工作的规范化、人员管理的法制化,为人事档案管理工作带来新的挑战,如何提高人事档案管理工作水平,更快更好地发挥人事档案的作用,是当前人事档案管理工作的一个重要课题。笔者仅从目前人事档案对人才选拔的作用、档案管理的现状、改进措施等方面加以阐述。 1 人事档案对气象系统选人用人具有三个有利于 1.1 有利于气象系统最大限度的发掘利用人才 选拔使用干部,关键是知人善任。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映,利用人事档案有助于动态分析单位人员的综合情况,从而预测其发展潜力,及时发现新人,避免压制人才,埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分,凡有利于气象事业发展的都是有用人才,只是类型不同,作用各异。依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬其长,避其短,司其职,用其智,最大限度地发挥人才效力。 1.2 有利于促进气象系统内人力资源的合理配置 利用人事档案能够进一步了解局内同志的相关信息,从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在气象系统内进行合理的配置,因事而择人,用人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才积压和用非所学的现象产生,为气象事业的发展迅速地配置人力资源。 1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化 影响气象局人力资源需求的因素主要来自于组织内部,有效的人事档案管理对分析局内人力资源状况是否适应气象事业的变革与发展的要求,是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用;脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。 2 目前人事档案中存在的主要问题 2.1 观念陈旧,对人事档案管理重要性的认识不足 长期以来,如何对待人事档案管理工作,一些单位不同程度地存在着既重视又忽视的现象。人事档案管理设施老化,长期得不到改善;经费投入不足,信息化、电子化进展慢;人员素质尤其是专业素质缺乏培训提高;单位领导关心少、帮助检查少,人事档案管理部门和人员缺乏应有的活力和动力。 2.2 档案材料内容不完整,手续不完备 干部人事档案中缺少中组部1988版和1999版的干部履历表、“三龄一历”表,1997年以后的年度考核表不齐全,专业技术人员的职称聘任材料、干部职务晋升材料和工资审批材料缺失,极少档案中没有党员的入党志愿书,干部任职手续不完备,缺少干部任前考察材料、干部任免审批表。分析其中原因,主要有以下几个方面:一是多数干部自身忽视各类表格的重要性,没有严格按照要求和规定进行填写并上报;二是人事档案管理人员管理缺位,没有按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》及时催交归档,造成档案材料的缺失;三是组织人事部门在考察和提拔干部的过程中,没有严格按照中组部干部考察任免程序进行,造成干部任免手续材料不完备。 2.3 档案信息化程度低,管理水平有待提高 目前,人事档案正朝着从文本档案到电子档案过渡的阶段, 有硬件不足的问题,也有软件跟不上、计算机技术没有广泛运用的问题,还存在档案管理人员缺乏培训,不能熟练掌握运用电子化管理的问题。总的来看,在人事档案电子信息化管理工作中,不易操作、信息处理慢、标准不统一、管理水平不高的问题还普遍存在。 2.4 利用率较低,档案管理队伍建设急需加强 领导过问人事档案工作少,误认为是人事工作中的一件具体事,有个部门负责人主抓就行了。领导关注的重点是如何确保人事档案资料的完整性和安全,没有充分考虑如何运用信息资源;档案工作人员兼职过多,常常被人事部门其它工作所牵扯,用于人事档案工作的时间有限,使得无法集中精力来搞好档案管理工作,只好将档案资料安全保密存放,分类整理多、统计分析少,把主要的时间和精力都用于收集、整理,对档案利用工作的设想、规划考虑得不够。同时,档案人员业务培训机制尚不健全, 缺乏规范性、计划性和针对性地培训力度。 3 新时期做好气象人事档案工作的几点建议 3.1 抓观念,档案管理工作切实做到“藏用并举” 更新观念是做好干部人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入各科室之中,主动了解情况,收集档案资料,并要求员工如实填写干部履历表,客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料,积极主动地为气象局人力资源管理提供信息服务。 3.2 强领导,提高认识档案的重要性认识 领导重视是做好人事档案工作的保证。气象系统领导干部要重视人事档案工作,一是要从人员配置上保证专职专用,并落实政治经济待遇,保证管档人员安心工作,尽职尽责;二是从经费上保证投入,凡是工作需要的经费,都给予支持,保证硬件设施符合达标要求;三是定期或不定期的过问和研究干部人事档案工作,切实帮助解决工作中遇到的困难和问题,为干部人事档案目标管理工作的顺利开展提供了有力的保证。建议上级部门采取“以会代训”、“以干代训”、“知识问答”等多种灵活形式,不断提高气象系统干部档案工作者的政治素质、专业素质和实际操作能力,同时注重选拔和培养干部人事档案工作专业人员,着力打造一支作风硬、业务强的干部人事档案工作队伍。 3.3 抓管理,健全完善各项制度 档案工作既要靠管理人员的素质,又要靠制度。在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 3.4 重科技,加快档案工作信息化建设 信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,因此,要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化管理。一是从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发,开发电子档案,建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理,使干部档案数据化、信息化。可以利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将人事档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,也方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用;二是为适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,提高人事档案工作效率。同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。 3.5 抓队伍,提高档案管理人员的综合素质 人才是事业的基础,做好新形势下的人事档案管理工作,必须有一支综合素质和业务水平过硬的人事档案工作队伍。要抓好队伍建设,首先要坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。;其次要严格挑选档案人员。注重选拔淡薄名利、忠于职守、踏实工作、事业心强、守纪律、守机密,具有吃苦耐劳精神、较高的政治素养、较强的服务意识及一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作,还要根据形势的需要,选配比较年轻、学历层次比较高并能熟练运用计算机的人员;三是要加大档案管理人员的继续教育、培训力度。定期组织培训业务知识,使员工了解管理档案的重要性,增强责任心,通过举办专题培训班、在职自学、开展研讨等方式提高档案专业人员的业务素质。 4 小结 人事档案管理工作是一项具有长期性、复杂性的工作,只有从档案管理过程中不断总结、健全机制,并将总结经验反复运用到整理的实践中,才能获取档案管理最有效地方法,确保干部人事档案反映干部情况的全面性、真实性和权威性,为干部选拔、人事管理等工作提供决策支持。

大数据的出现在一定程度上改变了人们的生活模式，同时也给医院档案管理工作带来了新的挑战。传统的医院档案管理工作模式已经落后，无法满足医院管理工作的发展需求，因此我们需要借助大数据的自身力量不断革新医院档案管理工作模式，充分发挥信息技术的作用，提升医院档案管理工作质量。 一、大数据模式下医院档案管理工作现状 （一）医院档案管理的安全性有待提升。大数据模式下，信息技术水平有了很大提升，这就给黑客的出现创造了条件，网络数据的安全性有待提升，否则一些黑客能够进入医院的防火墙内部进行医疗数据的窃取。窃取数据后，从事非法产品的生产或者是不法生意，严重危害了人们的身体健康。这种安全隐患存在的原因：一是信息化的进步，黑客的技术也在不断进步。二是管理人员的安全意识较低，没有对数据进行有效的防护，使得数据很容易被窃取。 （二）医院信息较多，无法及时查询所需信息。大数据模式下，我国医院的信息量越来越多，医院档案管理工作人员面临着较大的挑战。由于医院的信息数据管理系统相对比较简陋，因此，从海量的数据中挑选其中的有用数据就像大海捞针一样，很困难。造成这种现象的原因主要是由于医院的信息管理系统相对比较落后，不能满足大数据时代数据处理的要求。这就要求医院要加大对硬件设施的投入，提高医院档案管理的信息化水平。 （三）无法科学管理有用的信息和资料。大数据模式下，数据的作用不仅仅是简单的记录信息，还能够激发人们发现数据的潜在含义。但是，数据背后的内容不是肉眼能够观察出来的，需要人们进行挖掘，发现背后蕴藏的内容。大数据时代，数据的数量迅速膨胀，所以在海量的数据中对有用的数据进行深一步的挖掘，就具有很大的难度。 （四）数据量较大影响医院档案的二次开发。大数据模式下，数据管理工作的主要任务是提升数据的使用价值，所以我们应该认真落实医院档案的管理工作。数据资源的二次开放就是利用数据挖掘技术和数据分析技术等对数据进行深层次的开发，使得数据能够产生更大的作用。数据的二次开发中，工作人员要能够发现数据之间的联系，继而使得数据能够产生记录、存储以外的作用，但是大数据背景下，数据的量太大，很难一一分析数据之间的联系，工作人员的工作量也会加大。因此，大数据时代如何减轻工作人员的工作量是大数据时代研究的重点。 二、大数据模式下医院档案管理的革新对策 （一）不断提升档案管理人员的安全意识。医院档案中包含不少个人隐私信息，还有一些较为重要的医学研究信息，这些数据的安全性不容忽视，如果发生数据丢失就会对人民的生命和财产产生很大的危害，医学档案中医学数据蕴藏着中国人的基因情况等，如果被恐怖分子等得知，可能就会危及社会的发展。大数据的发展应该是能够符合个人利益要求的，因此医院档案管理人员要增强责任意识，在开放数据库时，要设置强度较高的安全防护设施，保持数据的安全。数据的安全同样需要高素质的信息化人才，能够及时发现医院防火墙中存在的漏洞并进行弥补，提高个人的利益和国家社会安全化。 （二）不断完善大数据的分析机制。最近几年，我国的信息技术水平越来越高，医疗系统网络交流平台也在逐渐完善，医疗数据库越来越稳定。我国医疗事业其实对信息化数据管理的依赖还比较低，大多数是传统的纸质档案，因此在大数据背景下，对海量数据的管理缺少一定的经验，缺乏一定的数据分析机制。管理人员要认识到数据分析机制对医院发展的重要性，通过数据分析能够发现疾病之间的联系以及药物之间的相互关系，促进医院的发展。医院档案管理人员也要不断提高数据分析的能力，充分挖掘数据的潜在价值。 （三）进一步深入挖掘医疗数据。传统意义上的医院档案管理工作主要是对医院档案进行分类保存，大数据模式下的档案管理流程有了较大的变化。简单的档案保管已经不能适应大数据发展的要求，数据挖掘技术能够对数据进行深层次的分析，发现数据深层次的含义，进而提高数据的利用率。医院档案管理人员要能够熟练应用数据挖掘技术，对医疗数据进行挖掘，可以将这些数据应用到研发中。 三、结语 大数据模式下，人们的生活方式有了很大改变，医院档案的管理工作直接关系到医院的未来发展。医院档案管理人员要在充分认识大数据时代特点的基础上，不断创新档案信息化管理模式，提高管理效率，并能够借助信息技术、多媒体技术以及通信技术等对数据进行深层次的挖掘，对档案信息进行更好的挖掘，促进医院的进步和社会的发展。

本文主要研究了加强医院档案管理工作的重要性，并分析了当前医院档案管理工作中存在的不足，文章最后提出了加强医院档案管理工作的有效措施，希望为有关专业人士带来一些参考与借鉴。在我国的医院管理工作之中档案管理工作属于十分重要的组成部分，在提升医院整体管理质量与水平，推进医院的健康长远发展发挥着不可替代的作用。然而，从我国医院当前的档案管理工作现状来看，其主要存在着档案管理模式滞后、管理工作效率不高等一系列问题，造成珍贵的档案资源经常出现磨损丢失等问题，无法实现对档案资源的充分利用，给医院的长远发展带来阻碍，而精细化管理模式在档案管理工作中的应用，不仅可以提升医院档案管理工作质量与效率，而且可以提升档案管理工作的规范性与系统性，从而促进医院管理水平的提高。 一、加强医院档案管理工作的重要性 医院档案管理工作主要内容是记录医院的日常工作，为各项医疗活动的开展奠定重要基础。因此，强化档案管理工作是推进医疗服务质量提高，保证医院正常运行的重要措施。不同于企事业单位的档案管理工作，医院档案管理工作具有自身的特点，主要利用电子磁盘、光盘以及纸张等档案载体记录相关的音频与视频等信息，涵盖了医疗的整体过程。医护人员根据档案资料可以全面分析医疗过程与开展学术交流活动，从而促进医疗服务水平进一步提升。与此同时，档案在保护医院的合法权益方面有着重要的作用，在处理医疗纠纷时档案作为重要的证据可以维护医院的权益与声誉，从而保证医院的健康长远发展。而精细化管理模式在医院档案管理工作中的应用，实现对档案资源的分类管理，既实现对管理流程的优化，又保证了档案管理质量与效率，从而将档案的价值充分发挥出来。 二、现阶段医院档案管理工作中存在的问题 （一）缺少完善的档案管理体制 当前，在激烈的竞争形势之下，绝大部分医院以经济效益的增长为目标将工作重点放在经营管理方面，而对于档案管理工作缺乏足够的重视，忽视构建起完善的档案管理制度，难以实现对档案管理工作人员行为的约束，给档案管理工作的质量与效果带来极其不良的影响。与此同时，档案为医院开展学术研究与交流活动提供重要的参考依据，只有保证了档案管理工作的质量，才能够推进医疗各项工作的顺利进行，否则，将会阻碍着医院的健康长远发展。 （二）陈旧落后的档案管理方式 当前，绝大部分的医院依旧采用粗放式的档案管理模式，难以档案管理工作的效果，甚至出现档案丢失与破损等问题。与此同时，由于医院对档案管理工作不够重视，在档案管理工作中各部门无法相互配合，阻碍着档案收集与整理工作的开展。 （三）信息化设施不够完善 随着我国医疗体制改革的深化，医疗服务水平近些年来呈现出不断提升的趋势，随着医疗数据信息不断的增加，加大了档案管理工作的难度。除此之外，基于信息时代背景之下，许多医院忽视对信息化技术的应用，不重视强化对档案信息化建设的投入，使得档案管理工作质量一直得不到提高。 三、精细化管理在医院档案管理中的应用措施 （一）构建起完善的档案管理制度 善的档案管理制度是保证医院档案管理工作有序进行的基础，可以有效的实现对工作人员行为的约束，从而保障档案管理效果。因此，医院要全面推进档案管理体制建设工作，注重精细化管理模式的应用，从而为档案管理工作质量与效率提供重要保障。比如，制定岗位责任制度，做好管理人员的职责与义务的划分，增强管理人员的责任感，使其按照规范要求开展档案管理工作，从而保障档案管理工作质量。与此同时，要制定档案管理规范，确定档案收集、归档、查阅、分类以及整理等的具体要求，让档案管理人员严格的按照要求开展工作，从而为医院档案管理工作的实效性与有效性提供重要保障。 （二）注重档案管理方式的创新 粗放式档案管理模式下的档案管理工作的盲目性与随意性较大，造成档案数据极容易出现损坏，给档案管理工作效果带来极其不利的影响。因此，精细化档案管理模式要求工作人员要转变传统的管理思想与管理方式，切实提升档案管理质量与效率，具体而言，可以从以下几个方面入手：其一，在档案资料收集环节中，档案管理人员要按照顺序做好医院各科室数据的记录，并注明收集数量、时间以及内容等；其二，在档案归档环节中，同类文件可以放在一起，而后根据文件内部差异实行排序，从而提升档案归档的规范性。与此同时，为了保证档案的完整性，要选派专业人员负责监督归档工作，减少不必要的疏漏；其三，档案借阅环节中，相关人员要获取本部门的批条才可以进行借阅，并且记录好借阅人、借阅档案、借阅时间以及归还时间等，这样做的目的是防止出现档案丢失或归档不及时等方面问题，保证档案管理工作质量，从而充分发挥出档案的价值。 （三）提升档案管理人员的素质 针对医院档案管理人员素质偏低的问题，在应用精细化管理时，医院要重点培养人员的专业素质，从而满足新时期医院档案管理工作的需要，具体可以从以下几个方面入手：首先，按照人才优先原则选拔优秀人才，重点考查人才的知识技能水平，确保人才的素质符合岗位需要，除此之外要全面考察员工的职业素养、道德修养以及法律意识等，只有符合各项要求才可以上岗；其次，医院要做好档案管理人员的培训，分析员工当前的技术水平，并在此基础上采用相应的培训方式，包括档案管理技术培训以及信息技术培训等，全面推进档案管理工作的有序开展；最后，建立健全考核考评体系，做好档案管理各环节的考核工作，重点实行对档案查阅人员的服务态度、责任意识以及管理能力等方面的考察，并完善奖惩制度，通过物质奖励与精神鼓舞调动员工的工作热情，推进档案管理工作质量与水平提升。 （四）加强信息化设施的投入 基于大数据时代背景之下，医院每天要接收海量的数据信息，对于档案管理工作而言是巨大的挑战，然而，传统的档案管理模式暴露出许多弊端，难以满足新时期的医院发展需要。为此，医院要加大档案管理信息化建设的力度，完善档案信息化管理体系，通过大数据技术的应用实行对档案的批量处理与自动分类，提高数据处理的质量与效率。与此同时，在信息时代背景下，档案管理人员要加快网络共享数据库的建立，并设置各科室的管理权限，促使各个科室在权限范围内传输以及借阅，从而保障档案管理工作质量与效率。除此之外，为了保障数据的安全性，要注重云备份技术与云存储等技术的应用，确保在系统出现问题时可以实行对数据的及时恢复，减少数据丢失与破坏的问题，推进档案管理工作的有效实施。 四、结语 总而言之，随着时代的进步与发展，对于医院档案管理工作提出更高的要求，因此，医院要创新传统的档案管理思想与方式，注重精细化档案管理模式的应用，强化对档案管理工作各个环节的控制，明确各个档案管理人员的职责与义务，全面提升档案管理工作的质量与效率，从而推进我国医院的健康长远发展，促进我国的医疗卫生事业迈向更高的一个台阶。 参考文献： [1]王祖铭,李永刚,严郁,张忆,朱伟,肖富男.医院设备档案管理系统的设计与实现[J].中国医疗设备,2018(2):137-138+142. [2]许志颖,张楠.浅谈精细化管理在医院档案管理中的应用[J].建材与装饰,2018(16):152-153. [3]曲加杰,施展.浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].办公室业务,2018(11):61. [4]陶源.精细化管理形势下公立医院人事档案管理的思考[J].中国市场,2018(30):111-112. [5]逄晶.浅谈精细化管理在医院病案管理中的应用研究[J].科技创新导报,2015(26):191-192. 作者:赵奕博 单位:秦皇岛市第一医院

企业档案管理论文:加强企业会计档案管理提高档案管理水平 摘 要：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，逐渐形成了档案管理的新模式。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。 关键词：会计档案 责任 素质 规范 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点，在企业管理中发挥着无可替代的作用，是解决纠纷、打击犯罪的重要依据，是企业前景预测的重要史料，是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作，随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，会计档案管理模式，已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。 尽管越来越多的企业重视档案管理，但是仍然存在许多问题，与企业的发展不协调，无法充分发挥应有的作用，成为企业发展过程中亟待解决的课题。 一、目前企业会计档案管理存在的问题 随着社会的发展，企业会计档案管理问题日益显现，成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿，进行核算，出具财务报告，整理档案是可有可无的，以致不设置专兼职档案管理人员，忽视会计材料的收集、整理和归档，财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性，也设置了专兼职档案管理人员，但是对会计档案的定义不是十分清楚，造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视，以及专业人才的严重不足，造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料，严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面，会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道，会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面，会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位，作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求，熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视，以致企业会计档案收集不完整，档案管理混乱，查询不方便，甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏，造成纸质档案和电子档案严重脱节，数据不一致，管理不同步，给档案管理工作带来了很大麻烦。 二、加强企业会计档案管理的对策 针对企业会计档案管理中存在的问题，笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导，明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分，更是财务工作的重要环节，各企业应依法加强会计档案管理工作，明确责任，确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作，企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容，通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理，可以通过课题的形式进行攻关，实现档案管理的深层次探索，从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训，提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位，财务人员是会计档案资料整理的第一人，直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训，不断提高会计档案管理知识和操作技能，招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握 计档案信息资源管理技能，监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分，制度体系建设是档案管理最基础的工作，必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度，明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续，保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候，必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见，报请单位负责人审批，编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度，进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合，明确流程，规范管理。 三、总论 会计档案是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息，可以检查企业的遵纪守法行为，还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。 企业档案管理论文:浅谈新时期水泥制造企业档案管理存在的问题及对策 自我国改革开放以来，作为基础建设的重要物资水泥已面临严重的产能过剩问题，水泥市场的需求增长比不上产能的增长速度。水泥制造企业面临着严峻的挑战。由于水泥的差异性小，价格竞争就成了水泥制造企业之间最主要的竞争手段。大型水泥企业由于资金雄厚，可以通过采用先进技术，提高产品质量，降低生产成本的方式来参与市场竞争。不幸的是，许多中小型水泥制造企业没有那么多的资金力量可以进行技术革新，只能通过单纯的降价来增加销售，这容易导致恶性循环，并最终进入破产、倒闭的境地。笔者认为，水泥制造企业不仅要在产品生产上加大投入，提高产品质量，更应从企业内部着手，完善档案管理工作，切实提高企业核心竞争力。 一、水泥制造企业档案管理存在的问题 目前，有的水泥制造企业档案管理工作已不能适应新时期档案管理工作的要求，这主要表现在以下几个方面： （一）档案管理体制不健全，制度不完善 虽然，大多数的企业已使用计算机管理方式进行档案工作，但还只是处于初级阶段，只停留在索引和目录的管理上。缺乏全面的档案管理制度，档案管理工作的随意性比较大，许多档案管理工作无章可循。 （二）观念落后 企业领导对档案的真正价值，对档案工作在水泥制造企业的发展过程中所起的作用缺少必要的认识，通常认为，档案室只是存放一些原始资料的场所。往往忽视档案的管理工作，把主要精力都用在了产品的研发和市场的把握上。 （三）档案文件不全 在接受档案的过程中，往往接受的文件不全面，遗漏一些重要文件的归档。在收集资料的过程中，由于专业知识的匮乏，整理和归档工作经常出现纰漏，这对档案管理工作的严密性产生了极大的影响。 （四）档案管理工作滞后 ⒈档案编制形式和内容单一。随着信息技术的发展，档案内容的载体形式应更趋向于多元化，各类档案的信息收集不全面，使得企业领导决策层，无法利用档案信息进行战略决策，从而使得档案没有产生其应有的经济效益。 ⒉档案编制成果档次低，以一次性编制为主。只追求编制成果的数量，却不重视编制成果的质量，往往与实际相脱节。 ⒊档案管理人员素质普遍较低、人数少。在实际的档案管理工作中，档案编制效率低下，究其原因主要是档案编制人员整体素质偏低，而他们的工作量又相对较大，所以给档案管理工作带来了较大的困难，严重影响了企业的档案管理的效率。 （五）缺乏档案管理专才 信息化社会的到来，需要一批既懂得档案管理专业知识，又懂得水泥行业专业知识，还懂得信息技术的档案管理专才。目前，许多水泥制造企业的档案管理人员还不具备这类的复合型人才，他们的知识结构需要进一步的提高，企业要为这一类人员提供必要的培训，使他们能够跟上档案管理专业快速发展的步伐，为企业的发展提供更有效的支撑。 二、水泥制造企业档案管理对策 针对上述的问题，如果不引起企业领导的重视，并加以解决，将会影响企业在水泥行业的核心竞争力和可持续性发展。因此，笔者认为，必须从以下几方面采取相应的对策来解决水泥制造企业档案管理中存在的问题。 （一）完善企业档案管理体制，严格按档案管理制度执行 要做好档案管理工作，就必须完善其体制建设。档案管理工作应引入合理的竞争激励机制，有效改变档案管理工作者目前不思进取、满足于现状的局面。竞争机制能使档案工作人员有危机感，优胜劣汰，工作效率低下，坚决予以解聘。从而能够有效激发工作人员的工作激情，发挥其个人潜力，更好的投身工作。 还必须制定详细的管理制度，并严格按管理制度执行。对档案管理工作人员明确其职责，评价其工作表现，以月度考核、季度考核和年终考核相结合，实行奖惩制度。从而调动全体档案管理工作人员工作的积极性，规范其工作。 （二）更新传统观念，重视企业档案管理工作 水泥制造企业档案管理工作是企业日常工作中非常重要的一个组成部分，对于企业的发展有着极其重要的作用。档案不仅能为企业提供决策支持，还能为企业的人力资源管理提供帮助。档案就是历史经验，就是企业的资料宝藏。对企业员工应加强宣传力度，增强他们的档案意识，使他们认识到档案的宝贵性，才能重视档案管理工作。 （三）合理划分档案文件，确保归档文件完整、齐全 现代信息技术的发展，计算机已经全面应用于档案管理工作。使用计算机辅助档案管理工作可以有效提高档案查阅速度，大大节省传统方式的手工操作所花费的时间。如采用条形码来代替档案号，既快捷，又可靠。不会由于档案管理工作人员的粗心或误判而导致档案文件的缺失。使用计算机进行现代化的档案管理工作，可以真正的做到事半功倍。 （四）档案管理工作创新，全面提升档案管理工作质量 企业要发展，要做大做强，企业的档案管理工作水平应该能跟得上企业的发展速度。这就要求提高企业所有人员的有关档案的业务知识。要对全企业职工进行必要的培训，为他们讲解档案的基础知识。档案管理工作人员还应明确自身的责任意识，对档案信息的保密工作，建立更为合理的管理方法和规章制度。企业领导层，要舍得投入资金，加强档案管理部门的基础设施建设，为档案管理工作人员更好的工作提供有力的支撑。 （五）加强企业档案管理工作人员的业务培训，提高其综合素质 档案管理工作的现代化发展，需要一批专业知识过硬、积极进取、勇于挑战、具有创新能力的人才。加强培养和造就一批综合素质高的企业档案管理人员的重要性，已经越来越引起企业界的重视。企业档案管理工作的优效，离不开高素质的专业管理人才，而高素质的专业管理人才，不仅需要他们具有较高的学历背景，还需要他们在工作中不断的成长。这就需要企业重视对这批人员的培训工作，使他们不断的学习，不断的成长。作为档案管理工作人员自身也要适时转变观念，走出办公室，和企业不同岗位的人员充分沟通交流，熟悉企业的各个组成部分。只有这样，才能更好的实现档案管理工作的现代化。 企业档案管理论文:加强油田开发企业档案管理,提高档案管理水平 摘要：油田开发档案在油田开发生产建设中起着重要作用。目前油田开发档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够，生态环境差等问题。要加强档案的收集和整理、整合档案资源、加强生态环境建设，电子档案与纸质档案共存，加强档案人员队伍建设，提高档案整体管理水平，使档案工作在油田开发生产建设中发挥更大的作用。 关键词：油田档案 管理水平 提高 油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。 一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题 1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。 2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。 3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。 4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。 5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。 6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。 7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。 二、措施和建议 1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。 2．加强档案的收集和一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。 3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。 4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。 5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。 6．进一步加强档案队伍建设。加强档案人员的培训工作，不光要提高档案室人员的技术素质，还要提高基层档案人员的技术素质，培训要有针对性，要结合具体的案例，丰富档案管理人员的知识，不光要学习档案知识，还要学习油田开发的其他门类的知识，以提高档案管理人员收集、整理、编目、检索、录入、查找的工作能力；要提高档案管理人员的工作责任心，在档案管理人员的待遇没有按照个人的意愿落实之前，该加班的要加班，节假日要保证有值班人员，保证手机畅通，以解决节假日资料档案查阅的需要。 总之，在新的历史时期，档案工作肩负着服务生产，提高油田企业管理水平的重任，各级领导，全体档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视档案工作．做好档案工作，重新审视档案工作，使档案工作在油田开发生产建设过程中发挥更大的作用。 企业档案管理论文:企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程 根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段： 一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。 现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。 二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。 第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。 不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。 三、电子文件阶段 电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。 关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面： 其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。 其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。 其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。 其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。 综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。 需要指出的是：上三个阶段的划分，并不是依次替代关系。由于在任何一个企业，尤其是大型企业或企业集团，在现代信息技术的应用上很难一步到位，所以在企业中，三个阶段，或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查，在1998年，500家国有工业企业中已有88％的企业采用了计算机进行信息处理，50?2％企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。 企业档案管理论文:谈计算机技术在企业现行文件与档案管理中应用的三阶段 企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段： 一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。 现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。 二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。 第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。 不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。 三、电子文件阶段 电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院?召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。 关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。 机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面： 其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。 其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。 其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。 其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。 综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。 需要指出的是：上三个阶段的划分，并不是依次替代关系。由于在任何一个企业，尤其是大型企业或企业集团，在现代信息技术的应用上很难一步到位，所以在企业中，三个阶段，或者其中的两个阶段往往是长期并存的。但可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。据有关调查，在1998年，500家国有工业企业中已有88％的企业采用了计算机进行信息处理，50?2％企业的建成了与国家或省级信息中心联网的信息系统。⑩显然，电子文件阶段将是21世纪现代企业文献信息管理的发展方向与必然趋势。笔者将另作文阐述企业电子文件管理系统运作的有关问题。 企业档案管理论文:浅析规范企业档案管理来促进企业持续发展 档案管理工作是企业管理的重要部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业持续发展，还原企业历史发展的一项重要工作。科学规范的档案管理是衡量企业业绩与管理水平的重要尺度。作为一名从事档案管理的工作人员，笔者感到： 一、只有规范企业档案管理，才能促进企业持续发展 随着企业的发展，规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。衡量一个企业档案管理工作规范与否笔者以为主要体现在以下几个方面：一是档案管理是否与企业发展相匹配；二是企业档案管理是否有规可循；三是企业档案收集是否完整；四是企业档案管理的利用是否富有成效。 企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力、人力投入不足；二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。 二、企业档案的规范化管理必须做到以下几点 1．要依据国家的档案法规，建立起企业档案科学、合理的收集、整理、立卷和科学归档制度并在企业内建立完善的企业档案管理网络，制定专业档案人员的岗位职责，实行档案管理与各项管理工作同步进行，即在企业验收各项管理工作的同时，验收档案管理工作。 2．现在大部分企业都配有专职的档案管理人员，这就要求企业管理者在配备档案管理人员时，一定要配备有高度事业心、责任感的员工担当，档案管理者一定要不断提高自身专业水平，大力开发档案管理信息资源，为企业持续发展做出应有的贡献。 3.企业档案管理者要根据企业发展情况开发和利用档案信息，编制多种检索工具，使企业档案工作的价值得以实现。企业领导也要对档案管理工作给予重视，要加大投入，采用先进的科学技术，配置现代的管理设备，适应企业发展要求，逐步实现档案管理现代化。 总之，只有加强企业档案管理规范化，解决企业档案管理中存在的问题，不断提高档案管理水平，才能适应企业持续发展的需要。 企业档案管理论文:关于企业人事档案管理的问题和对策 企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好企业的人事档案具有，具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前，四平市的部分企业没有建立规范的职工档案，职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家，由于多种原因，近一半的企业没有建立人事档案，新进职工与离职职工没有记载，职工技术职称及技能不能确定，因没有文字记录，也就没有企业来管理，养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受；还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档，至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同，对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱，造成职工档案遗漏遗失严重。 一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题 （一）档案管理人员专业素质不高。目前，在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉人事档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 （二）档案管理不够规范。目前，在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。 （三）现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理，部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案，企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后，没有了上级主管部门，企业对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案，因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的，扣押职工档案，使调离的职工办不成调动手续，造成人走多年，档案还在原单位的情况。这些问题的出现，影响了职工档案管理的规范和安全，同时也侵害了职工的个人利益。 （四）档案保管条件太差，影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。 三、职工档案规范化管理的有效措施 （一）建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要，企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理，有条件的企业独立管理职工档案，条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理，这样既能有效地保障了职工的个人利益，方便了企业对职工或职工档案的管理，避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生，积极发挥劳动保障部门的服务职能，提高了办事效率。 （二）加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展，为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。 大中专院校、技工学校毕业生毕业后，其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后，劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况，逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。 （三）对于职工流动的档案管理。笔者认为，档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的，若新单位具有档案管理条件的，可以把档案移交到新的单位管理，也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，又重新就业的，若新单位没有档案管理条件，则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。 严禁涂改或遗漏遗失档案。企业或劳动人事服务中心档案室，当发生涂改或遗漏遗失档案资料时，要及时报告当地档案行政管理部门或上级主管部门，应及时采取补救措施，到有关部门补办有关资料，并追究有关部门或当事人的责任。 （四）依法治档，加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性，力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力，提早介入企业职工档案的规范化管理进程，完善档案执法监督机制，推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育，着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识，在企业职工建档问题上，地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求，严格标准，严格执法，严格监督，不当老好人，不去应付或有差不多就行的意识，更不能把《档案法》当作一种软法去执行。 企业档案管理论文:我国企业档案管理的信息化建设探讨 1.前言 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。 2.我国企业档案管理信息化建设的现状 2.1档案管理信息化建设的发展概况 20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。 2.2档案管理信息化模式实效不高 一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。 2.3档案管理信息化标准、规范工作不足 早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。 2.4档案信息管理人员的素质有待提高 档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。 2.5企业归档方式的现状 2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。 3.加强企业档案管理的信息化建设 3.1加强企业档案管理信息化的益处 1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。 2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。 3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。 4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。 5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。 3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设 针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。 3.3实现传统档案的电子化和信息化 企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。 3.4实现企业信息档案的网络化 企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。 3.5要树立文档一体化意识 我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。 4. 加强档案管理体制的创新 4.1档案管理机制创新主要在于精简 任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。 4.2档案管理的机制创新的关键是高效 企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。 5.结语 总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。 企业档案管理论文:论企业档案管理的信息化发展 1、档案概述 档案是载体与文字、图表、信息、声像等内容的结合物，是人类活动中形成的保存备查的历史记录，是人类知识和智慧的结晶，是人们通过长期的实践活动不断积累完善的产物,其对后来的各种实践活动有着积极的借鉴和指导作用。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。传统档案工作在企业只是记载历史，无法促进企业工作更有效益，但过去的档案受传统技术的束缚，致使档案的本意无法实现。在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务，这才符合信息时代的档案工作。 在企业实现计算机全程管理后，在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案），适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料收集管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。现档案资料大都可以进行数字化处理，以磁盘、光盘、磁带存贮，经档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”，这样能有效地解决传统档案管理中存在的安全性及保存空间效大的问题。 2、档案管理特点 企业档案资料的来源分很多类:技术、人事、财务、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分类。这既耗费大量的时间也需要大量的专业人才。随着信息时代的网络发展，档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化。企业档案材料可以由拟稿者直接分好类后写在磁盘上，并在磁盘上进行修改,形成后存贮到办公信息中，由档案人员、技术人员所共享,使企业员工可以快速掌握知识，具备更强的工作能力。企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富，现代化水平较高的档案管理体系，形成包括企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统，促使企业工作质量和效率水平得到提高,进而取得利润。在信息时代计算机管理过程中企业的档案分类应更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面的状况，不同的用户可以根据不同的需要，运用办公自动化系统对电子档案进行自由组合分类，这使分类将更详细、更科学、更规范。 传统的企业档案一般在重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收时对其档案进行监督、指导和接收，这使得档案得不到及时地、实时地应用，等整理完毕后，档案已成为历史，这样就显得有些滞后了。在信息时代的电子环境中，档案就是知识资源，应与设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收等各个环节的工作相联系，同步进行，规范化处理知识资源，并且创新，而企业内外的知识与信息、决策方法大都是在企业档案知识与信息中，必须提高信息密度和传递速度，将档案数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，让决策者们及时地得到它们，为企业经济技术决策提供可靠的依据，那么决策的质量就可以保障，效率也有了提高。 3、档案管理“双轨制” 档案的原始记录一方面表现在档案的内容上，另一面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔签名等，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。但在信息时代，由于电子档案的使用，企业文件很难做到绝对保密，使得一些别有用心的人对电子档案进行篡改。在现在技术条件下，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照。企业档案部门所管理的电子档案还可采用以下方法来保证档案的真实性、原始性：（1）应当是电子文件的原件与复制件，归档的电子档案还应当区别出原件与复印件，档案部门就当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维持电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。（2）通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效益。 因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。信息化时代的档案工作，应以快速方便查阅满足利用者对档案信息的使用，企业的档案部门可在企业内部设局域网，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足企业内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度实现档案信息共享，经过系统内部对档案信息的准确处理和加工，档案人员根据企业员工权限在网上提供实时供阅服务，工作效率得到很大的提高，做到了准确快捷，使档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业的生产经营活动及科研活动。而且通过用户与档案信息的频繁使用，其档案意识会不断增强，会充分认可档案人员的劳动，档案的信息化发展会得到企业的不断支持。 4、档案管理的“反馈” 在档案管理中，要积极注重“反馈”，反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。为了更深深层次开发档案信息。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，企业产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判产品，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等，这对企业的发展起着至关重要的作用。 档案工作是涉及到社会各个领域的基础性工作,也是提供知识服务、满足现实工作中信息资源的保障。飞速发展的科学技术越来越多地应用于档案管理之中，采用信息技术不仅是提高档案管理工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势。自动化、数字化、网络化是现代企业档案工作的发展方向，其档案信息量也日益剧增,面对浩如烟海的企业信息资源,必须通过现代化手段快速获得所需企业档案资料，以应付复杂多变的局面。档案部门不能只按照自身的理解、思维和认识去收集、整理、保管档案和提供利用，必须以利用者满意为目标、以利用者的需要为原则来审视档案管理的全过程，转变服务意识，改变服务方式，以利用者为中心，借助现代信息化技术，为利用者提供智能化服务，满足利用者的个性化需求。因而企业档案工作就必须向信息化、电子化、数字化、网络化的方向发展,以跟上时代和技术进步的步伐，以提高档案管理工作效率。 企业档案管理论文:浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略 摘 要：电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。本文着重从电力企业档案管理的重要性、存在的主要问题以及解决措施加以简单阐述。 关键词：电力企业 档案管理 重要性 存在问题 解决措施 随着社会的发展、科技的进步，社会的各个领域都在不同程度的发生着变化。就拿电力行业来说，随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。 一、电力企业档案管理的重要性 电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。 二、我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题 1、电力企业的档案管理得不到高层应有的重视 很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正式由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。 2、电力企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责 很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。 3、电力企业档案管理的理论研究滞后 在新形势下，电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看，关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的，没有取得什么显著的研究成果。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢？1）电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2）电力企业在产权变更后档案的流向问题。3）国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4）电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决。 4、电力企业的档案管理的信息化建设滞后 信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。 其滞后性主要体现在2点。1）管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。2）电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。 那么导致其发展滞后的原因主要有哪些呢？1）个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，这样就导致了对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。2）企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。3）电力企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。4）没有充分的开发利用档案信息资源。例如，有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。5）电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。 三、强化电力企业档案管理的措施 1、严格规范电力企业的档案管理制度 电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。 2、争取企业领导的重视 其实，电力企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。 3、提高档案管理人员的业务素质 在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。那么我们具体应该怎样做来提高档案工作人员的素质呢？其中岗位培训是提高其素质的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。 4、进一步加强档案的信息化建设 随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然，不同电力企业的档案管理信息化进程可以是不一样的，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业，我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。 5、要切实做好电力企业档案的安全防护工作 电力企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定，投入资金，配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案，我们要采取更为严密的安全措施，进行重点防护。此外，我们要尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。

档案管理系统论文:信息时代电子档案管理系统构建分析 在信息时代迅速发展的今天，办公的主要工具已经由纸质转变成电子计算机，电子文档正是电子计算机和现代通信技术相结合的产物。随着时间的推移，档案的数量越来越多，对于档案的管理就成为一项艰巨的任务。信息化的管理能够为档案的管理带来方便，人们对电子化管理的需求也越来越大。 1电子档案管理系统的介绍 中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理，在信息时代不断发展的今天，电子档案管理从西方走进了中国。因此，中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达国家的现状。同时，西方的电子档案管理能够成为电子档案管理在中国推广的借鉴。电子档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理，提供了完整的解决方案，电子档案管理系统不但可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。电子档案管理系统能够为办公带来方便。电子档案资料的用户能够通过系统对档案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转，除了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外，还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等，并且对电子档案资料进行实时监控。电子档案的生成、存取、使用都是通过电子计算机这个媒介完成的，电子档案管理系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。 2电子档案管理系统的优点 2.1电子档案管理系统提高了工作效率 电子档案管理系统走进人们的工作中不是偶然的，有它的原因所在。一方面，电子档案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是现在的社会走向。信息技术给人们对档案的整理节约了时间。另一方面，电子档案管理系统的出现减轻了档案管理工作人员的劳动强度。 2.2电子档案的便利性 在传统的档案里，常常出现资料缺失的情况，一旦发生这种情况就要把装订好的文档资料拆开，然后把缺失的资料补充进去，再重新装订成册，这样严重增加了管理人员的工作量，使工作效率大幅度降低。然而电子文档出现这种情况只需要利用查找功能找到遗漏的信息位置，然后在遗漏的位置建立文件夹，把遗漏的资料增加进去保存就可以了，这样可以有效地减少人力，给管理工作人员减轻了工作量。 3电子档案管理系统的构建中应当注意的问题 3.1保密性是电子档案系统建设的前提 电子档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存，网络的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远，依然可以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子档案作为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。由于网络的普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息流失，档案失去了保密性，这将为档案管理工作带来安全隐患。网络的开放性是无法改变的，保密性也是电子档案管理的要求，怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子档案的保密性是目前亟待解决的问题。 3.2保证电子档案信息的权威性 电子档案的内容都是极其重要的，其中很多内容都涉及国家机密或个人隐私，因此，电子档案的保存必须要建立在保障内容准确性和有效性的基础上。科学地将电子档案进行管理，权威性是必不可少的条件。 4怎样才能做好电子档案管理系统 不断完善管理体制，建立统一的管理标准，建立健全电子档案管理系统，对电子档案做好统一规划和管理。除此之外，要加强对电子档案管理的监管，设立相关部门执行监管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。同时，还要对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从而提高信息的有效性。 4.1电子档案应该严格控制的方面 电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的复制粘贴功能能够把它的内容完全一样地呈现，这在一定程度上方便了人们对电子档案的使用，这样的操作能够保证电子文档的真实性，但是却无法确认原来的文档格式。虽然如此，计算机的强大功能能够对电子档案等资料进行保护。电子文档的格式可以轻易地通过计算机转换，并且电子档案被转换成另外一种格式后完全看不出被改动过，因此一旦被转换或修改，最原始的资料就化为乌有。为了防止这种情况的发生，在转换或改动文档之前，要在系统保存一份未被改动的原始文件资料，对其进行备份，这样能确保文档资料的准确性。 4.2跟上时代脚步，建立新的档案管理队伍 在信息化时代，档案管理人员应该不断提高自身素质，加强对电子计算机的学习，培养专业化的电子档案资料管理的人员。从一个角度上来说，要引进先进的电子计算机的专业技术，通过不断的学习电子计算机的知识，培养高素质、拥有高度的责任感的档案管理人员。从另外一个角度上说，专业的培训对现有的电子档案管理人员来说是十分有必要的，尤其是电子计算机技术。随着电子档案系统的不断完善，高要求是电子档案工作人员应该追求的目标，现代化档案管理的关键性因素主要包括电子档案管理工作人员的专业知识水平以及他们对电子计算机知识的补充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，电子档案管理工作人员要跟上时代的脚步，优化专业结构，转变传统单一的档案管理方法。建立一支高素质，专业结构合理，顺应信息时代的电子档案管理的队伍是十分必要的。 5结语 在电子档案管理系统中，我国还处在初级阶段，要不断地对电子档案管理系统进行完善。在引进外国先进技术的同时，电子档案管理工作人员还要不断加强计算机网络技术的学习，对电子档案的管理还要结合我国自身的特点，只有这样才能提高我国档案管理工作的效率。 作者：赵庆鹏 单位：黑龙江泰来县克利镇政府 档案管理系统论文:电子档案管理系统现代化研究 1电子档案管理系统现代化的概念 电子档案管理的方式需要借助多项电子设备，还需要应用先进的电子技术，其是现代化的物化表现，也是衡量电子档案管理水平高低的重要指标。电子档案管理系统想要更好的发展，必须做好规划，要保证档案管理细节的合理性，还要在不同的管理环节应用不同的设备与技术，提高档案管理的效率。随着社会的发展，档案资料的数量越来越多，内容越来越丰富，涉及的范围也越来越广，使用电子档案管理的方法，可以更好对档案进行分类，也可以实现对档案的长期保存，相关技术人员要不断的优化管理方式，保证电子档案存储的完整性与安全性。现代化的电子档案管理系统，对管理方法也进行了优化，由于该系统主要依托于现代化的电子设备，所以，传统的档案管理方法无法适应现代化管理的要求，管理人员一定要具有创新的精神、开放的心态，引进专业的技术与理论，完善管理机制，使管理制度不断的推陈出新，探索出新的管理之路。档案管理网络化是电子档案管理现代化的一个重要标志，计算机的应用、网络化的发展是信息时代档案管理标志。现代化的电子档案管理系统，提高了档案管理的网络化水平，逐步建设和完善了档案部门内部的局域网，还构建了区域性的、全国性的档案工作信息网。 2我国电子档案管理的现状 目前在我国，档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术，再加上电子档案与文件越来越多，更的促使了电子档案管理工作的快速发展。从整体来看，我国的电子档案管理着三个特点。即过于依赖计算机，存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。首先，过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段，也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的，而并非用传统的纸质介质进行管理使用。若没有计算机，电子信息就无法保存、管理以及应用。为此，当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。其次，电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的，当要使用电子档案时，还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。这样以来，就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。第三，电子档案是借助于计算机才实现有效管理的，并通过网络来传递信息，实现资源共享。而由于计算机与网络系统自身的不稳定性，使得电子档案在生成、存储、共享的过程中，容易受到网络病毒侵害，或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。除此之外，目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题，例如对传统纸质档案管理工作的摒弃，只是大力发展电子档案，而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。再者，电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决，在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范，对于一些重要的资料文件来讲，这是非常不安全的。因此我们要不断的改进，促使其更好的实现现代化发展。 3实现电子档案管理系统 现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长，由于起步较晚，所以管理制度还不够完善，而且管理工作中存在着较多的问题，为了实现电子档案管理系统的现代化发展，必须采取有效的措施，对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。下面笔者结合自身经验，提出了一些改进的措施，具体内容如下： 3.1加强电子档案的分类管理 随着社会发展进程的加快，电子档案信息的数量越来越多，内容也越来越广泛，为了使档案资料发挥出最大的价值，必须做好档案分类工作，分类必须按照一定的要求，还要制定出统一规章制度，要以提高使用者方便性为原则，还要保证电子档案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加强管理与约束，防止信息泄露问题的发生。另外，管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理，以免其丢失而造成较大损失。 3.2提高电子档案网络系统的安全性 电子档案管理系统不但借助了多项电子设备，还利用了网络传播技术，网络传播的速度比较快，实现了电子档案的共享，但是网络系统的安全性并不高，档案管理部门一定要做好权限管理工作，还要健全监督机制，避免不法分子窃取保密档案现象的发生。档案管理部门的领导者要加强网络安全建设，极大资金的投入，还要引进安全防盗技术，定期对计算机杀毒软件进行更新与维护，防止病毒的侵入。另外，管理人员还要建立完善的制度，加大内部监管力度，加强对员工的管理，做好内部控制工作。 3.3加强电子档案管理人才的培养 要加强管理人员对电子档案管理专门理论知识的学习和培养。要探索出适合自己实际的管理体系，要做到与市场的结合。还要做好岗前培训，理论知识和实践能力的结合，培养档案管理人员的竞争意识，加强其相关法律法规的认识，提高自身的责任意识。结束语社会在不断的发展，科技水平也在不断的提升，进入21世纪后，人类迎来了信息技术飞速发展的时代。档案管理对推动社会发展进程有着积极影响，将先进的信息技术应用在档案管理工作中，形成了电子形式的档案管理的模式，这种方式实现了档案保存的长期性与完整性，还提高了工作的效率。在电子档案管理工作中，管理人员应用多种电子设备与技术，提高了档案管理的安全性，也使得电子档案管理系统越来越完善。我国当前电子档案管理工作中，还存在一些问题，采取有效的措施对其进行解决，才能真正提升电子档案管理的水平。 作者：马冬雪 单位：佳木斯技师学院 档案管理系统论文:探求企业档案管理系统的设计 一、现在大多数的电力企业档案管理中存在的主要问题 在现在，电力企业对档案进行管理的重视程度不断地加深，虽然在档案管理上已经取得了一些成效，但是由于历史遗留、人的意识技术等方面还存在一些问题，电力企业的档案管理并不能完全达到企业长足发展的需要。 （一）大多数人对于档案管理重视程度不够 电力企业的领导干部及各专业管理人员，特别是企业的档案管理的员工，对于企业档案的认识不够，观念落后，对于档案管理投入的资金和精力都不够，这样直接导致了档案管理的设施不够用，技术手段都比较落后。大多数的电力企业对于档案管理投入的人手比较少，意识淡薄，这样也会对档案管理的员工观念造成一定的影响，会觉得这个工作不重要，档案的管理是可有可无的。在这种心态下对档案进行管理，档案的质量很难得到真正的提高。 （二）大多数电力企业在进行档案管理的时候都没有安排专门负责的人员 现在大多数的电力企业在进行档案的管理的时候随意性比较强，没有安排专门负责的人员，这样直接导致了档案保管归档的时候不统一，资料也很难及时的保存下来。由于随意性较强专业度不够，很多根本没有价值的资料被长期的保存，增加了企业档案管理的成本。此外由于没有专门的负责人员，在对档案进行查看的时候，提取档案的记录也很难被记载下来，容易造成档案的遗失。 （三）档案管理的时候存在满足不了安全要求的现象 满足不了安全的要求，便比较容易出现各种安全的隐患，在此处主要是下面几方面的问题：首先，由于不够重视，有的电力企业的档案室比较潮湿，档案可能会出现发霉的现象，很难保持档案的完整；其次有些电力企业的档案室在阳光直射的地方，长期的暴晒也很难保持档案的完整；再次，有些电力企业的档案室依然在使用玻璃的门窗安全系数比较低。 （四）电力企业在进行档案管理的时候 信息化程度不够并且发展速度缓慢现如今，虽然一些企业对档案进行了信息化的管理，但是发展速度和信息化的程度远远达不到企业长足发展的需要。首先，电力企业在进行档案管理的时候并没有十分完善的制度；其次，虽然一些企业有信息化的设备，但是对设备进行利用却不够，信息录入比较少；再次，电力企业在对档案进行管理的时候，管理人才不够专业，大多数是“半路出家”。这些因素对于电力企业档案的信息化程度加深都是十分不利的。 二、提高电力企业的档案管理方面工作质量的方法 （一）必须根据时代的发展，提高档案管理的信息化程度 在现代社会，电力事业的发展速度是十分迅速的，这对于档案信息的要求也不断地增加，想要跟上电力企业的发展脚步就必须对档案工作进行科学化的管理，发挥电力企业自身的优势，引进先进的设备，做好档案的归档和分卷工作，方便档案的统计，不断地更新观念，对档案管理中不足的地方进行改进，尽快的实现信息化的管理。 （二）必须从实际出发在根本上提高档案管理人员的水平和意识 电力企业必须加强并提高对档案的重视程度，狠抓档案管理工作，制定适合新时期档案管理工作需要的新制度，聘用专业的人才对档案进行管理，实行档案管理专人负责的办法，对自身严格要求，并更新观念，通过专业知识技能的培养，提高服务意识，提高业务能力。别处，加强各方沟通联络，除严格遵守规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的统一，更好的进行档案管理工作，促进档案工作的整体水平就会有大幅度提高。 （三）在档案管理的时候必须提高对效益的重视 在很多人的观念中档案工作不过是管理档案，一般情况下想到的也多是技术方面的问题。为了档案工作的长远发展，不仅仅需要技术还要注重创收的工作，必须注重基础性的工作，只有本职的工作做好了，才能够做好创收工作。在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立建设单位档案馆网络化协调机构，开发高质量的应用软件，集中人力和资金开发馆藏资源，建设单位建立标准化的数据库和大型文献数据库以及多媒体数据库，实现有偿资源共享。 （四）必须消除档案管理的安全隐患 想要消除安全隐患在进行档案管理的时候，电力企业必须舍得投入资金，做好防火防潮防虫的举措。对于那些意义重大的特别重要的档案必须进行着重的保护，保证档案的完整。电力企业在进行档案管理的时候，必须紧跟时代的步伐，更新落后的观念，建立符合企业需要的管理制度，立足企业的长远发展。 四、结语 电力企业在进行档案的管理的加强、促进档案管理信息化的时候，必须立足企业的长期发展。一个企业的档案管理是长远而又艰巨的工作，制定合理的档案管理制度，从实际出发认真的做好电力企业的档案管理工作，对于企业的长远发展有着重要的意义。 作者：童庆宇单位：中国能源建设集团云南省火电建设公司 档案管理系统论文:探求高校学生档案管理系统策画 一、高职院校学生档案管理系统的需求分析 （一）系统调查 1.现在许多学校基本还是依靠文本这一类纸质介质来处理相关信息，不仅工作效率不高，对于档案的管理也不科学。 2.系统的维护功能不强，可以通过增加一些适当的项目来弥补。 3.数据比较容易丢失，安全性还不高。 4.各个部门之间的交流相对较少，这样对于开展工作是不利的。综上所述，可以通过建立起完善的学生档案管理系统使得学校的档案管理更加科学化，提高工作效率，便于以后查找数据，提高档案系统的安全性，一个完善的数据管理系统对于提高教学质量是至关重要的。 （二）系统可行性分析 1.技术可行性。就现在的情况来看，计算机技术高速发展，可以说每个学校都有计算机，这就为设计这个系统提供了很好的硬件环境。在建立了校园网之后，校园网在学校的基本场所都有所覆盖，比如，教学楼、图书馆、学生宿舍、教职工宿舍等等，这些都可以作为信息通道。同时，其他部门的一些系统也在不断建立起来，比如说教务管理系统、财务管理系统等等，在这一系列的系统建立之后，也在一些方面为设计档案管理系统提供了或多或少的帮助。 2.用户可行性。在应用该系统之后就可以在极大的程度上提高工作效率，一旦数据输入到网络数据库之后就可以实现资源的共享，也可以快捷的完成查询工作，这样不仅提高了工作效率，也保证了工作的准确性。与此同时，工作人员也都可以熟练的应用计算机技术，在使用新的系统之后，他们也可以比较迅速的进入工作状态，开始新的工作。在使用新的系统之后，学生可以更加便利的查询相关数据，在操作方面也更加简单，只需要按照页面的提示，选择自己所需要的功能，就可以查找到需要的数据，而至于系统的结构以及运行也不是使用者将会关心的事情。对于管理者来说，该系统的操作也并不复杂，管理者只需要将需要的数据录入到系统中，在平时负责一些简单的管理工作即可。而这些功能都是可以再以后的操作过程中实现的，也就是说，该系统在使用可行性方面上不存在问题。 3.经济可行性。在使用这种新的学生档案管理系统之后，不仅仅可以提高档案管理工作的工作效率以及工作质量，并且还可以极大的节约人力物力，节约资源，在加快处理学生信息之后，对于学校的教学质量也将会有极大的提升。 （三）功能需求 学生档案管理系统主要就是为了实现高效科学管理学生档案的目的，该系统还可以对学生的个人信息、课程信息以及试卷情况等等这一系列的信息进行整理和维护。学生在这个系统的帮助下也可以随意地浏览所需的资料，并且还支持下载以及打印功能，这对于学生来说无疑会有很大的帮助。而系统管理员对于班级、成绩、学生、教师、毕业设计选课、试卷、公告及留言信息等等可以进行统一管理。 （四）性能需求 在设计系统的时候就应该考虑全面，不仅需要考虑到现在系统的“标准性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可维护性”，更加需要为以后系统的升级考虑，同时还需要注意系统在什么样的环境下使用，所以系统还需要具备以下几个功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可维护性。 二、高职院校学生档案管理系统设计的关键技术和工具 （一）ASP技术 在这个信息技术高速发展的社会，社会大众对于信息技术要求越来越高，同时Web页面技术也在不断的发展，增强了Web站点的功能性，供给大众使用的功能也在增多。从HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web页面设计一直在受到冲击，微软公司对之前的设计作分析讨论，从新出发，设想Web页面设计的真正目的，最后，设计出了Ac-tiveServerPages(ASP)来替代CGI(Com-monGatewayInterface，通用网关接口)的技术。 （二）ODBC技术 ODBC（开放数据库互连，OpenDat-aBaseConnectivity）是Microsoft公司开发的一套开放的数据库系统的应用程序接口规范，这样一来的话就可以更好的规范该软件可以使用的环境，在ODBC操作技术的开发进程中，最常使用到的就是ODBC接口、SQL语言，至于另外的一些操作的话可以借助数据库的一些相关驱动来帮助实现。这样一来的话就使得应用程序有着更加全面的功能。 （三）B／S模式 B/S模式已经采用了新型的MIS系统的平台模式，以WEB技术为模板共同完成对于系统的任务。B/S模式的客户端对于客户端的简化工作有着很大的帮助，不但可以免除许多的硬盘存储的问题，还可以保证整个网络系统的灵活性和简便性。B/S使得传统的MIS的功能有所扩大，其中最主要的特点就是网上信息的工作，可以大大的提高了工作的效率，减少了人力和物力，提高了经济效应。 （四）SQLServer2005 SQLServer2005具备两种重要的特性，一方面能够以强大的数据库服务器进行有效地工作，另一方面，数据库引擎也可以用于本地的存储独立数据库中，进行数据的快捷运行和提高工作效率。 三、高职院校学生档案管理系统的总体设计 （一）系统模块设计 1.系统管理模块 系统管理模块主要分为以下几个部分：系统登录设计、用户账户管理、系统权限设置和系统维护功能。 2.学生信息模块 学校对学生资料都需要进行详细的登记，而这些重要的资料也是以后学生参加各项活动的基础，一定需要进行定时的维护。主要信息有学生的专业、学号等等。 3.学生成绩模块 在每个学期期末的时候都会将学生的成绩录入到系统中，以便于学生查找自己的成绩，对于考试没有提高的学生来说也可以尽早做好准备，报名参加补考，而老师要做的就是将成绩汇总到教务科。 4.公共管理模块 在这个模块中主要有留言管理、通告管理等等。如系统功能模块图1： （二）系统数据流程图 数据流图由以下元素组成：数据流(DataFlow)，处理(Process)，数据存储以及数据源。数据流(DataFlow)：为有名称以及流向的数据，一般通过箭头表示。处理(Process)：对已有的数据进行相关的处理，表示方式为矩形。输入的数据将指向已有的数据，输出的数据则指向相反的位置。数据存储：以文件方式或者通过数据库存储方式保存的数据，主要的表示方式也是借助于箭头。数据源以及数据终点：主要的作用就是为了表示数据的去向，在一般状况下只在起点或者在终点出现，它还可以被叫做外部实体。该系统数据流图如图2： （三）系统E-R图 数据库概念概念结构设计要建立在需求分析的基础之上，然后设计出可以满足客户需要的实体，这样也可以为接下来的逻辑设计打下坚实的基础。所谓的E-R模型之间的联系主要是建立实体之间的联系。在需求分析之后，便需要对不同的实体进行相关的考察，然后才能够发现其中所存在的联系。这样一来的话就能够的出实体之间是以1:N，M:N，或者是1:1。在此之后还需要进行一项工作，就是需要考察一个实体，两个实体，或者是多个实体之间存在怎样的联系。E-R图为实体-联系图，可以用来表示实体型的属性以及联系。这也是用来描述显示世界的概念模型。在E-R图中表示方法如下所示实体型：可以通过矩形来表示，在矩形内输入的实体名；属性：用椭圆表示，要将实体连接起来的话就需要用到属性。联系：用菱形来表示，可以在菱形内输入联系名，并且还可以和实体连接起来。与此同时在旁边标明联系的类型（1:1，1:n或m:n）。“学生档案管理系统”的全局ER模式：见学生档案管理系统的全局E-R图3 （四）数据库设计 在充分完成对学生管理系统的分析以及对数据流图、E-R图的研究之后就可以得出数据库的相关数据项以及相关数据结构。学生信息表见下表1：在该表中主要涉及到的有以下一些数据：学号、姓名、民族出生日期、家庭情况、入校成绩、进入学校的政治面貌、实际住址、相关专业、邮政编码等等类似的信息。不仅如此还需要收集学生家长的相关信息，其中就包括：父母亲的工作岗位、父母亲的具体职位、父母亲的文化程度、父母亲的具体联系方式。表名称标识：student 四、高职院校学生档案管理系统的实现 （一）系统管理模块的实现 （1）系统的登录设计 在登录设计的过程中，一般分为两个小的模块，分为管理者登录以及学生登录两种。管理者想要进入系统中的话，在登录界面需要先选择登录用户的类型，然后按照具体要求输入正确的用户名以及密码之后就可以进入系统。 （2）用户账户管理 系统的管理员一般可以凭借对用户的管理实现对新用户的注册，或者是删除等等相关操作。 （3）权限管理功能实现 在单击界面菜单之后，通过“用户管理- 权限管理”就可以进入权限管理界面，根据界面的提示先需要输入用户编号，之后可以借助界面中间的两个向左向右键，帮助选择权限，最后在操作基本完成之后只需要点击“确定”键即可完成全部操作。 （二）学生信息模块的实现 对于学生信息窗体来说，其功能就是可以对学生的信息进行一定的操作。只需要点击录入按钮，然后于光标所在地添加需要的信息。 （三）学生成绩管理模块的实现 学生成绩管理模块主要包括以下几个模块，考试课程信息的设置，考试成绩查询，考试成绩录入及考试成绩的统计汇总等等。需要查询成绩的是时候可以通过进入系统的“成绩管理”然后点击“学生成绩查询”菜单项，然后就会出现一个对话框，我们可以依照需要查询的范围，输入需要的信息，就可以查询到所需要的成绩了。 （四）公告管理模块的实现 公告管理模块的设计的主要目的就是要把最新的通知通过最快捷的方式传输给大家，这里使用到的工具有新闻编辑器。操作流程也并不复杂，只要管理员添加了公告信息，用户就可以很快看到。无论是老师或是管理员都可以对学生的留言进行恢复，但是不可以随意删除。高职院校档案管理系统可取代手工传递工作，可以代替人工进行许多繁杂的劳动，减少人工开支，节省资金，并且可大大提高信息量的取得，缩短信息处理周期，提高学生信息的利用率，为学校的工作效率带来了一个质的飞跃，还可以使敏感文档更加安全等等。 作者：王文惠江铃洪浩单位：九江职业技术学院 档案管理系统论文:电子政务档案管理系统安全研究 电子档案管理系统作为电子政务系统中相对独立的子系统，发挥着承前启后的重要作用。它既要维护归档文件的原始性，也要保障所移交档案的可读性，这一定位决定了它具有不同于其他信息系统的安全需求。电子档案管理系统接收归档文件后，集中化的档案资源存量及其利用权限都有所改变，需要对具有复杂来源的档案进行真实性和长期性管理。面对归档、移交的流程需求，如何在异构环境中维持并兼顾档案安全与档案管理的连续性，是本刊连载电子政务系统中档案安全保障的基本问题。因此，只着眼于一般意义上的信息安全保障体系来探讨电子档案的安全保障问题，显然缺乏针对性。应该结合档案工作实际和管理流程，面向保管和利用，明晰安全需求，提出切实可行的安全保障措施。 1电子档案安全保障的主要内容 1.1电子档案安全保障的范畴 信息安全理论体系为电子档案安全保障搭建了技术视角的基本框架，但从实践情况看来，现有的安全保障体系还需与档案管理流程深度结合，否则，电子档案安全保障的特有需求容易被模糊和忽略。综观目前电子档案安全保障的相关研究，较为流行的观点是将电子档案安全目标归纳为保障信息的真实性、机密性、完整性和可用性，［1-2］以及可追究性、不可否认性、可控性［3］等。从根本上而言，在信息安全的大背景下，上述目标往往是共性的要求。不仅是档案管理系统，所有业务系统如办公自动化系统、人事管理系统、财务管理系统等，都以维护上述属性作为基本的安全保障目标。从流程上看，电子档案管理系统具有特殊的管理定位与职责权限，除基础性安全保障以外，它还具有不同于其他业务系统的安全需求，这些特殊的专业性需求是档案界应予关注的重点。因此，我们认为，除了要关注共性要求之外，更关键的是要结合档案管理的特点和需求来探讨电子档案的安全保障问题。应当根据电子档案管理过程中的不同职能，有所侧重地明晰安全需求，赋予电子档案安全保障更加具体的内涵。在纸质档案管理中，一般将安全管理分为实体安全与信息安全。但由于档案信息内容与纸质载体相对稳定合一，档案实体安全实际表现为档案载体安全，二者在实践中几乎是等同的；信息安全在一定程度上依赖于载体安全。因此，对于纸质档案而言，安全保障通常以档案载体安全管理为主，载体管理在很大程度上决定了档案的信息安全。电子档案信息内容与物理载体的可分离性，导致档案信息安全的管理需求较之以往有所不同，档案实体安全也不再等同于物理载体安全。对于电子档案安全管理而言，可以更为明确地区分出信息安全、实体安全和载体安全三个层面。其中，信息安全主要针对电子档案的信息内容而言，指电子档案内容不被泄露或违规扩散；实体安全主要指电子档案实体（包括电子档案及其元数据、凭证信息等）不被丢失、删改、损坏而导致不可读、不可用；载体安全则主要指电子档案存储载体和软硬件系统等运行环境稳定、存续，不被盗取、破坏，可以支持电子档案存储和读取。载体安全是实体安全和信息安全的基础前提，如果载体遭到破坏，也意味着档案实体会遭到损坏，信息安全则更无从谈起；但仅仅保障载体安全，并不等同于档案实体和信息内容得到妥善管理。比如，在电子档案管理系统运行良好的情况下，也会因人为误操作而删除电子档案，导致电子档案实体丢失；又或是在电子档案实体未遭损坏的情况下，档案信息内容被非法访问和拷贝，导致电子档案信息内容泄漏。因此，信息安全以实体安全为前提，实体安全又以载体安全为前提，电子档案管理应对三个层面的安全都予以重视。具体而言，无论是纸质档案还是电子档案管理，档案部门对于档案载体安全的管理主要都是通过制定保存管理策略来弥补技术本身固有的局限。因为载体的寿命在客观上是由技术发展的程度决定的，档案部门无法决定文件形成部门选用何种载体存储文件，档案部门的主要责任在于文件归档后为其提供稳定、防磁的库房环境，做好防盗、防损工作，并结合长期保存需求，选择适宜的载体与技术实施复制迁移。对于电子档案的信息安全与实体安全而言，其保障管理需求则有所不同。在信息安全方面，由于数字化信息内容易于复制和传播，对电子档案信息内容的利用控制不再依赖于载体安全来实现，相对于纸质条件而言具有更加独立的安全要求，因此需要在档案利用过程中加以控制。在实体安全方面，在档案保管过程中是对电子档案实体的真实性和长期可读性进行管理；在档案利用过程中则是维护电子档案原件的实体安全。据此，基于档案管理流程与需求的视角，我们将以档案保管和利用两个档案管理流程中的不同阶段为框架，将电子政务系统中的档案安全保障置于这一框架中，结合档案管理理论与实际的要求，对电子档案安全保障的管理策略与技术措施进行梳理与分析。 1.2理论层面的关注 电子档案安全保障实践面临许多亟待解决的问题，这些问题依赖于理论研究发挥更好的指导作用。从电子档案安全保障的影响因素看，首先，技术状况对电子档案安全具有很大影响，例如软硬件漏洞、病毒风险、黑客攻击、设备与系统风险等都会造成电子档案信息的损坏与丢失。其次，自然因素与社会因素共同影响着电子档案的安全，例如保管场所的条件、天灾人祸等因素。再次，一些管理问题如管理规范缺失、管理权限混乱、管理人员疏漏等都危及着电子档案的安全。［4］由于电子档案安全受到多重因素的影响，电子档案安全保障需立足全方位进行规划与统筹。对此，许多学者提出从实体安全、软件安全、信息内容安全以及网络安全等多方面着手，［5］提倡通过建立安全保障体系来保障电子档案信息的安全性、完整性和可用性。［6-9］具体而言，包括对技术、管理与法规三方面进行完善。在技术方面，主要提倡自主研发管理系统，对归档电子档案采取杀毒、加密、隔离、备份等技术性保障措施；在管理方面，强调增强管理人员安全意识，完善管理与监督机制，加强专业人员培养等；在法规方面，要求从法律层面明确电子档案的凭证性，不断完善法规标准，以实现电子档案安全管理规范化。一些学者将整个安全体系分为应用层、系统层、网络层、物理层、管理层，根据不同层的安全需求提供管理与技术保障，以构建多层次的安全保障体系。［10］以信息安全的共性规律为基础，在应用于不同领域的安全保障体系之间，同一层次大体上都采取相同的安全保障措施。对于档案安全而言，还需进一步与实际需求紧密结合，才能构建与档案管理相契合的安全保障体系。除此之外，另一种视角是通过风险管理完善电子档案的安全保障。［11-12］信息的风险管理强调对信息系统生命周期的全过程管理，包括完整的风险管理过程：风险管理计划的制定、风险识别、风险评估、风险应对、风险监控，从不同方面采取相应措施以应对可能发生的风险。从宏观上看，目前我国不同地区、不同单位的电子政务建设水平参差不齐，远未达到一体化、平均化的建设效果，具体的风险评估与管理需要因地制宜地规划和实施。从微观上看，基于风险管理的电子档案安全保障要求构建一个体系化的实施方案，风险的多样性和动态性也要求档案人员更加全面地掌握广泛的管理、技术、法规知识，总体的实现要求较高。因此，要达到理想的实践效果，还需结合实际进一步研究。主要从信息安全保障体系和风险管理视角出发的现有电子档案安全保障研究及其成果，已经在事实上为进一步深化研究奠定了一定的基础。为了更好地适应我国电子政务环境下的档案信息化实际情况，有必要从档案管理的视角出发，立足于档案管理流程以及档案部门的职责与实际要求，对电子档案安全保障需求进行梳理与分析，总结档案部门在安全管理中应予关注、亟待解决的基本问题，如档案部门应该如何透过档案安全保障需求选用适当技术，现有技术策略的实施依据和目的，以及档案安全管理策略与技术之间的关系等。 1.3实践工作的需求 档案管理具有自身的业务特点，除基础性的信息、系统与网络安全保障外，电子档案安全保障具有不同于其他电子政务业务系统的安全需求。第一，电子档案管理系统所存储的档案信息数据来源于其他业务系统，并要在规定时间、按照一定要求向档案馆移交，档案资源数据在异构系统间传递、交接，如何维持电子档案安全保障的连续性，同时满足档案管理的业务需要，是档案保管安全需要解决的重要问题。第二，电子档案管理系统中存储的数据相对集中而复杂，就档案利用而言，归档前，文件形成部门对文件具有完整的处理和利用权限；归档后，文件转化为档案，其管理权限则归档案部门所有，由档案部门管理档案利用权限，业务部门之间通过档案部门相互共享档案。这些变化相应地对利用权限的管理提出更多要求，如何确保电子档案实体安全和档案规范利用，是电子档案利用安全需要解决的重要问题。可见，以信息安全保障的一般要求来指导电子档案安全保障的实践具有一定的局限性。面向档案实践工作的需要，应当思考电子档案管理系统与其他信息管理系统在安全保障上的区别，结合档案部门的管理职责与管理流程，提炼安全保障的核心目标以及相对而言更加突出的安全需求。 （1）档案保管安全的核心要求 本文所指的“档案保管”具有较为宽泛的内涵，主要指电子文件归档后、电子档案移交前对档案进行维护性保管的过程。电子档案的真实性与长期可读性是电子档案保管阶段安全保障最核心的要求，安全保护的根本目标是防止电子档案失真、失效、丢失、缺损、不可读。电子档案的真实性有两层涵义：一是电子文件的形成过程可靠，即形成过程被认可，具体要求包括发文与收文双方的合法身份得到确认，行文正当，并在可靠的文件系统中形成与传递；二是电子档案内容、背景和结构信息真实，具体要求包括上述三要素得到固化，并在传输、保管、迁移过程中继续保持原有的固化形式，信息完整，信息不被篡改。［13］从上述两个层面看，虽然文件阶段的真实性本刊连载不由档案部门决定，但档案真实性的维护却是档案部门的重要责任。电子档案的真实性程度来源于多项要求的叠加，满足要求项越多，其真实性程度就越高，即被认为具有更高的凭证性价值，以及更高的司法可采性。因此，我们认为，维护档案的真实性是电子档案保管过程中安全保障的一项根本目标。长期可读包括长期性与可读性两个方面：长期性意味着电子档案实体在长久的时间内不被损坏、丢失；可读性意味着电子档案信息内容在长久的时间内都可以被读取和解析。长期性与可读性应该统一为一体的保管要求，单一的长期性或可读性都无法满足档案管理与利用的需要。与传统档案管理相一致，长期可读性也与载体安全有着密切关系，物理载体的安全情况影响着电子档案的长期可读。电子档案长期可读性的其他影响因素还包括归档文件的格式和自然因素等，这些因素主要体现在档案保管工作中。电子档案管理系统肩负着将档案移交至档案馆的责任，因此，对于电子档案保管而言，保障电子档案长期可读是面向档案永久保存与未来利用的根本要求。 （2）档案利用安全的核心要求 电子档案利用过程中的安全保障，关键在于防止实体损害和越权利用，原件维护和利用控制是档案利用过程中的核心安全保障需求。在纸质档案管理中，为了防止损坏原件，在某种情况下会通过提供复制件的方式满足档案利用需要。对于电子档案管理而言，出于对电子档案实体的维护，同样可以采取副本利用的安全措施。所不同的是，基于电子档案管理系统的档案副本存储与利用面临更为复杂的情况。因为纸质档案的副本主要以复印件或缩微方式形成，副本利用对原件管理几乎不造成影响；而基于副本利用的电子档案安全保障则与电子档案原件管理模式具有密切关系。因此，电子档案原件维护是利用过程中安全保障的关键问题之一。电子档案利用需要通过权限控制来保障信息内容安全。在电子档案管理中，档案管理者与利用者之间增加了电子档案管理系统这一中间平台，使得档案利用权限必须通过系统平台加以控制和管理，这是电子档案利用与纸质档案利用的不同。除此之外，在电子政务环境下，电子档案管理系统存储的档案资源集中而复杂，档案利用权限的管理问题更为突出，需要与传统利用审批制度相结合，从技术和管理上规范电子档案利用，这是电子档案利用与其他信息资源利用的不同。因此，电子档案的利用控制是档案利用安全保障的重要目标。我们认为，档案工作强调连贯性和流程性，安全保障的措施也具有连续性，然而某些安全保障要点在特定的管理环节中会显得尤为突出和重要。因此，我们提炼出重要的安全需求与根本的安全目标，并放置于档案保管和利用的流程背景下进行分析，旨在更好地结合档案管理实际进行探讨。 2电子档案保管阶段的安全保障 电子政务系统中的电子档案保管承接自业务系统的电子文件归档，并承担向档案馆移交的责任。这一阶段的安全保障以维护档案的真实性、长期可读性为核心目标，档案保管需采取专业性的管理措施和技术手段，防止电子档案受损、失真、不可读，保障电子档案与归档时的状态一致。 2.1建立凭证信息，维护真实性 在归档环节，为保障管理权限交接和管理责任明晰，档案部门需对接收到的电子档案进行真实性确认；在后续档案管理工作中，档案部门则需对文件归档时的真实性进行维护。［14-15］根据InterPARES的研究成果，档案部门保障电子档案真实性具有两层含义：一是能够证明电子档案归档时的可靠性得以维护，即档案来源身份与原始状态可证；二是能够证明电子档案保管链的完整性，即保管过程可追溯、可审计。［16-17］在理论层面，电子档案真实性的内涵实际包含了档案要素完整和档案内容可靠的要求；在实践层面，这种真实性则表现为电子档案具有凭证性作用。针对电子档案的真实性保障与真实性认定，档案界已经开展了多方面的探索。按照实施对象与保障目标的不同，目前电子档案管理系统中主要的档案真实性保障策略可以归纳为三类： （1）使用数字签名、时间戳技术。这是信息安全保障中普遍使用的技术手段，是针对电子档案内容和来源（即档案实体）的真实性保障措施，其目的是确保电子档案内容无损、未篡改、非伪造。其基本原理都是利用了哈希（Hash）算法、数字摘要技术和非对称加密技术，通过第三方认证，用以确认电子档案状态如初、来源可信。本质上而言，时间戳是数字签名技术的另一种应用形式，可以证明某份数字文件在某一时间起就已存在。二者都满足我国《电子签名法》对于原件属性的要求，具有司法层面的可靠性。在技术上，二者都基于数字摘要对电子档案的真实性进行验证，但实现机制各有特点：基于PKI（公钥基础设施）体系的数字签名技术由档案形成者采用私钥加密自行签名，验证者向第三方认证机构（由国家授权的CA认证机构）求证；［18］可信时间戳技术则由第三方机构（国家授时中心建设的时间戳服务机构）采用私钥加密签名，包含时间戳的生成日期和时间，用户自行验证。［19］然而，数字签名技术被认为具有一定的局限性，数字证书的有效期、私钥的安全性等问题使其难以满足电子档案管理的需求。［20］加入时间戳的数字签名则可以在一定程度上解决数字证书的有效性问题，使得电子档案在数字签名失效后仍具备原件属性。［21］对于电子档案真实性保障而言，它们在技术上通过加密算法来发挥作用，在机制上依赖于电子档案应用主体对第三方机构的信任，主要应用于电子档案真实性认定，属于确认性措施，并不能对电子档案受损、失真防范于未然。 （2）建立电子档案元数据管理机制。一般认为，完善的元数据记录有利于追溯电子档案的管理过程，从而确保档案管理过程的规范性。元数据管理机制旨在通过全面记录电子档案全生命周期来固化管理过程，形成连续、完整、可证的档案保管链，是针对档案管理过程采取的保障措施。电子档案元数据管理的核心机制包括两个方面：一是分类管理，即根据电子档案元数据的收集过程及其是否可变，区分静态元数据和动态元数据。［22］其中静态元数据指反映电子档案自然属性、来源与信息内容的元数据，一经著录不得更改；动态元数据指电子档案管理过程中形成的元数据，随着管理过程的推进不断新增或更新。针对动态元数据，应该进行动态管理或实施跟踪。［23-24］二是元数据封装，根据电子档案元数据的分类，电子档案及其元数据的封装方式可以采取不同策略，既可以按照电子档案生命周期进行多次封装，每次封装纳入不同的元数据；［25］也可以只封装与电子档案真实性有关的元数据。［26］ （3）构建复合型电子档案身份标识。综合上述基础技术与策略，档案界提出利用非对称加密算法为电子档案构建唯一的凭证性身份标识。相较而言，构建复合型的电子档案身份标识是一种综合的真实性安全保障策略，基本涵盖了电子档案实体与管理过程的保障需求。这一策略的基本原理是利用特定的语义算法，抽取电子档案的来源性元数据（“有效元数据集”）进行计算，生成电子档案的凭证性编码，并与相应的元数据集、来源单位及其数字签名共同构成一个电子档案凭证（“电子档案身份证”），通过凭证库管理机制实现电子档案身份的验证。［27］凭证信息可以在电子文件归档时就生成，便于在后续的保管与利用过程中进行验证，并为档案移交奠定基础。本质上，构建电子档案身份标识是综合了数字签名技术、语义算法、元数据管理等手段的复合型策略，其实现机理与数字摘要技术相似，并且因纳入凭证库管理机制而更加具有可靠性。然而，电子档案凭证信息本身的长期保存仍然是有待解决的问题。［28］综上，在电子档案管理系统中，电子档案真实性的保障措施主要针对档案实体和管理过程两个方面制定，这与档案部门对真实性保障的两个职责相对应，即确保档案来源身份与原始状态可证，以及保管过程可追溯、可审计。在保障策略方面，前者离不开基于PKI体系的数字签名技术及其实现原理，后者则离不开元数据管理。电子档案管理系统从业务系统接收电子档案，来自业务部门的数字签名与原生元数据都必须受到保护和一定程度的固化，从而明确电子文件归档前后的状态与责任。在档案保管过程中，通过对数字签名、元数据与档案本体的封装与再签名，集成并关联电子档案的凭证要素，建立起连续可溯的档案保管链。从管理层面上看，现有的电子档案真实性保障策略强调档案保管过程与责任主体密切关联，并纳入第三方机构来巩固这种保管责任的可溯性与可靠性；从技术层面上看，现有策略实质上将电子档案“中心化”，即强调采用多种方法形成电子档案的附属性、凭证性信息，利用凭证信息支撑电子档案的真实性，并通过比对凭证信息来证明电子档案真实可靠。因此，在电子政务系统环境下，电子档案真实性保障的关键在于凭证信息的管理与维护。 2.2完善档案封装，确保长期可读 保障电子档案长期可读是一项连续性的工作，从电子文件归档开始便要对其采取措施。对于电子档案管理系统而言，保障电子档案长期可读的主要任务是对电子档案实体进行一定的处理，使之满足长期可读的格式和存储要求，维持电子档案的可读性，防止其丢失、失效，这是提供档案服务利用、向档案馆移交和延续至永久保存的前提。OAIS模型是目前电子档案长期保存普遍使用的基本策略，它所描述的功能模型、信息对象与信息包结构模型、本刊连载信息包转换过程、迁移模型都是现有长期保管策略的主要依据。具体而言，保障电子档案长期可读是要确保电子档案在长期甚至永久的保管时间内可以被读取，并可以被理解。目前电子档案管理系统中主要的档案长期可读保障策略可以归纳为以下两类： （1）格式管理。格式管理是针对电子档案实体数据的一种基础性保障策略，通过对电子档案进行标准化、可持续的管理，防止电子档案因保管环境的变化而受损，导致无法读取、无法理解。一般认为，长期保存格式应当具有开放性、标准性和稳定性；［29］在实践层面，行业标准《DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求》更加具体地明确了长期保存格式应当满足的11点要求，包括格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、利于存储、支持技术认证机制和易于利用。［30］围绕电子档案的长期保存格式，主要的保障策略包括格式注册和格式转换。格式注册主要是记录电子档案格式的描述信息和软硬件要求等，以便于对电子档案进行解析和恢复。［31］格式转换则是将电子文件或电子档案统一转换成有利于长期保存的标准格式，［32］这种转换包含两种情况：一是电子文件归档时的格式固化，如将文件固化为PDF版式文件；二是电子档案信息包的格式转换，如OAIS模型下提交信息包转换为归档信息包。对于电子档案管理系统而言，格式转换往往通过标准规范、统一接口或专门的格式转换平台实现。 （2）基于封装包的数字迁移。这是针对电子档案实体数据及其运行环境的保障策略，目的是使电子档案够稳定地应对长期保管中可能面临的环境条件变化。一方面，采用开放性描述语言对电子档案及其元数据进行描述和封装可以保障电子档案信息内容在长时间内稳定、可解析。OAIS模型认为，要达到信息长期保存的目的，必须要存储比数字对象内容更多的其他信息要素（元数据等），［33］因此，电子档案应该以封装信息包的形式保管和提供利用。《DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范》中规定的基于XML的VEO结构封装包能够满足资源自包含、自描述、自证明的长期保存要求，［34］是目前普遍应用于电子政务环境中的档案保管策略。另一方面，数字迁移是指在必要的情况下将电子档案从某一软硬件环境向另一种软硬件环境转移的过程。OAIS模型中的数字迁移是基于电子档案封装包进行的，包括更新（refreshment）、复制（replication）、重新封装（repackaging）、转化（trans－formation）4种具体方式，其中后两者会改变比特序列，前两者则不会，后两者还可能涉及电子档案存储格式转换。［35］“迁移是对付技术过时的最佳良策，它应是数字资料完成定期转换的一系列有组织的工作，包括维护数字对象的真实性、用户的再检索、显示与其他利用的能力。”实践也表明，迁移是目前维护电子档案长期可读的最佳方法。［36］对于电子政务系统中的档案保管而言，电子档案长期可读性的保障措施主要针对电子档案实体和运行保存环境两个方面制定。从现有的相关保障策略看，一方面，电子档案的存储格式和存储形式必须满足开放性、不依赖软硬件环境、可解析等要求；另一方面，对电子档案存储软硬件环境和平台的管理也是必须的，这种管理主要体现在为电子档案选择稳定性高、依赖性低的保管载体和运行环境，并在必要时候开展基于档案封装包的迁移，这与纸质条件下为纸质档案构建安全保管环境的做法相同。在电子档案管理系统中，现有的电子档案长期可读性保障措施具有两个特点：一是在管理层面强调电子档案数据结构与信息描述的标准化，维持对保存环境较低的依赖性，并要求保存环境具有较高的稳定性；二是在技术层面，其基本理念是将电子档案及其元数据要素“解构重组”，从而形成易于解析的电子档案封装包，并通过适当的转移维持档案的保存与运行条件。因此，在电子档案管理系统中，档案长期可读性保障的关键在于解决电子档案及其元数据集成封装与拆封解析的稳定性、独立性（即不依赖软硬件环境）。 2.3电子档案保管阶段的安全保障要点 对于电子政务系统中的档案保管而言，真实性与长期可读性是安全保障的双重目标，针对二者的策略也应该相互支撑，形成协同一致、自成一体的档案安全保管方案。然而，目前所采取的保障措施和提倡的保障策略难以很好地兼顾真实性和长期可读的双重要求，甚至在具体策略之间具有目前未能解决的矛盾，导致电子档案保管的安全保障工作难以高效开展。电子档案真实性与长期保存面对电子档案实体、凭证信息和档案保管过程记录三类对象。后两者相对于档案实体而言都属于冗余信息。电子档案实体本身的长期可读可以通过格式管理、规范化封装以及数字迁移得到较好解决，而凭证信息和保管过程记录则增加了长期保存策略实施的复杂性。对于上述三类对象，是否应当实施统一的对象化管理，以及如何进行管理是解决电子档案“长期真实性”保障需要考虑的问题。从目前主要的真实性和长期可读性保障策略看，较为突出的矛盾有以下两点： （1）凭证信息的应用与长期保存之间的矛盾 无论是数字签名、时间戳还是电子档案身份标识，这些措施中所使用的技术背后都有较为复杂的实现机制，离不开第三方机构提供的信任认证。由于这些技术的应用本不是以长期保存为目标，因此并不能保证具备长期生效的能力。具体而言，电子档案真实性的根本在于信任，档案保管的长期性则要求维持这种信任。在真实性方面，现有策略中，电子档案真实性保障的关键依赖于凭证信息；在长期可读方面，最为理想的策略则要求档案信息数据不依赖于特定的软硬件，能够做到自我解析。然而问题在于，目前凭证信息的外部验证机制难以达到长期保存对于电子档案信息数据“独立性”的要求，因而难以做到长期保存和长期有效。一方面，在目前普遍应用的基于PKI体系的数字签名技术中，离不开以数字证书为基础的公钥信任，而数字证书具有时效性，数字证书过期失效意味着数字签名无法被认证。尽管增加使用时间戳可以证明数字签名在证书过期之前是有效的，弥补了数字证书时效性的局限，同时可以证明电子档案未被篡改。但数字签名和时间戳的应用是零散性的，即每一个责任主体在执行一项重要行为后，如在归档、鉴定、处置、移交等环节，可能都需要使用数字签名和时间戳。因此，在电子档案的保管过程中，为了明确责任主体和形成完整保管链，可能会形成多个数字签名与时间戳，电子档案会具有多个形成于不同主体和不同时间的凭证信息。如何对多套凭证信息进行管理是需要解决的问题。另一方面，电子档案身份标识的特点在于，标识作为凭证信息具有唯一性，可用于电子档案原始内容的反复验证，并主要通过元数据分类管理来实现保管过程的记录。［37］但电子档案身份标识的长期保存以及管理性元数据的封装问题仍然有待进一步解决。 （2）元数据更新与档案封装之间的矛盾 在电子档案管理过程中，为了确保档案保管链完整，管理性的动态元数据需要被不断添加到电子档案元数据中，而电子档案长期可读的策略主张将电子档案及其元数据进行封装。因此，如果需要对电子档案元数据进行整体封装，元数据更新会使得档案信息包面临反复封装。协调电子档案真实性与长期可读性的保障需求，需要进一步完善元数据管理与封装方案。实际上，电子档案长期可读所要求的可解析性主要是针对档案内容和自然属性元数据而言的。从微观层面上看，目前的电子档案元数据项目纷繁复杂，实践中并非所有元数据都具有长期保存的必要性。因此，一方面，对电子档案元数据进行区别分类是必要的，应该明确不同元数据对于真实性管理和长期可读的作用，据此优化电子档案的信息封装方式与长期保存方法。另一方面，还应进一步完善电子档案的封装方式，在元数据管理的基础上，寻求满足元数据更新需求的封装方法，兼顾基于元数据的真实性管理和基于封装的长期保存要求。在电子档案管理系统中，电子档案保管阶段主要存在真实性与长期可读性保障需求难以协调的问题，导致电子档案的安全保障仍然面临许多内在的漏洞和风险。要真正实现电子档案的“长期真实性”保管，应进一步明确电子档案实体、凭证信息和保管过程元数据三类对象的保存与应用需求，兼顾电子文件归档和电子档案移交的现实需要，完善保管阶段的安全保障策略。 3电子档案利用阶段的安全保障 电子档案复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性等特点，在给档案管理者和利用者带来方便的同时，也存在容易泄密、复制、扩散和损坏等安全隐患。因此，在电子档案提供利用的过程中，既要保护档案原件不受损坏，也要控制档案信息的利用范围，防止泄密。 3.1副本利用，保障实体安全 在纸质条件下，对于一个档案室而言，要形成一套完整的、同质载体的纸质档案副本，几乎是不可能实现的。因为这样做意味着要建立一个与已有室藏规模相当的库房，并且需要投入大量时间进行复制，时间、管理与经费的投入几乎都是翻倍的。但对于电子档案管理系统而言，形成一套完整的电子档案副本则相对容易许多。《电子公文归档管理暂行办法》等法规标准中都要求，区别于封存保管的电子档案，应拷贝形成一套电子档案专门提供查阅利用。考虑到业务部门对电子档案的经常性利用多以查阅信息解决问题为主要目的，相对而言对其凭证性要求并不突出，为了避免电子档案原件在利用过程中遭到损坏或篡改，可以抽取电子档案内容信息形成电子档案副本以供查询和利用。电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足业务部门一般的信息利用需求。［38］在生成电子档案副本以供利用时，可以根据实际情况采用不同方式。第一种是在归档时，系统自动抽取电子档案内容信息形成一份电子档案副本并加以保管，在查询与利用时直接调取电子档案副本。采用这种方式，电子档案管理系统中可以建立单独的利用数据库，用以存放所有电子档案副本，电子档案原件及其元数据则打包封存于保存数据库中，两个数据库分开管理。在进行档案编研、提供利用等活动时只需调取利用数据库中的档案副本，有利于维护档案实体安全。电子档案被移交到档案馆之后，电子档案副本仍然可以保留在电子档案管理系统中，以备提供日常利用。第二种是在利用者发出档案利用请求时，系统根据请求自动抽取相应的电子档案生成副本后提供利用，利用结束之后，电子档案副本被自动清除，这种方式被称为根据利用需求“动态打包”。这种方式可以大大节省系统的存储空间，节省存储成本，但对系统性能要求较高。综合而言，第一种方式要求电子档案管理系统具有较大的存储空间，但对于当下还未真正与数字档案馆实现互联互通的电子档案管理系统而言，可以相对完整地保留本单位形成的档案信息资源，为前端业务部门的档案利用提供便利。在真正实现了数字档案室与数字档案馆互联互通的情况下，电子档案移交到数字档案馆后，前端业务部门利用电子档案时可以直接从数字档案馆获取，此时数字档案室也无需再保留已移交的电子档案副本了，这将极大地节省数字档案室的系统存储空间与成本，大大提高资源的利用效率。 3.2三权分立，保障信息安全 针对电子档案的利用，要求电子档案能够在档案管理系统中安全运行和流转，保证合法用户的合理使用以及禁止非法用户的访问，使电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等。［39］要实现利用过程的安全保障，就要确保访问合法、利用合理、全程记录。具体而言，要做到以下三点：一是划分访问与利用权限，通过访问控制技术避免权限扩散；［40］二是控制利用行为，通过文件保护技术、版权保护技术等控制用户对电子档案内容的非法篡改、传播、伪造、侵权等不合理利用行为；［41］三是对电子档案利用全过程实行跟踪记录，利用审计跟踪技术进行全程监控，提供事后对非法行为的追溯回查。［42］这三点要求实质上对应了利用系统中的三个角色———系统管理员、安全管理员和安全审计员。依据国家保密标准BMB20-2007《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，电子档案利用系统应该配备系统管理员、安全管理员和安全审计员三类安全保密管理人员，分别负责系统运行、安全管理和安全审计工作。三类人员之间相互独立、相互制约，实现三权分立，以保障电子档案利用系统的安全。［43］（1）系统管理员系统管理员负责对访问利用的角色和用户进行设置。具体而言，系统管理员根据本单位情况，设置相应的用户角色，指定其功能权限，即为不同的利用者创建不同的利用账号。利用者根据所分配的账号登录电子档案利用系统进行查询与利用。（2）安全管理员安全管理员负责对角色和用户进行授权，将角色权限与数据对象关联起来，并进行数据的备份。具体而言，即根据用户角色的权限，配置其所能操作的相应数据对象。当利用者发起查询与利用操作时，系统自动根据利用者的身份及其所匹配的权限级别返回结果，不在利用者的权限范围内的信息内容则不予显示。同时，可以利用数字水印、网页控件技术等，对电子档案的浏览权限、打印权限、下载权限等分别进行严格的控制，［44］做到定点———只能在某台机器上打开，定人———只能由某个用户使用自己的口令打开，定时———只能在固定的时间段内打开，定次———只能打开固定的次数。同时，还可以实行防复制、防下载、防打印等。［45］（3）安全审计员安全审计员负责全程审计跟踪电子档案利用过程。具体而言，一是对系统管理员和安全管理员的行为进行审计跟踪，确认系统管理员和安全管理员的操作行为合法、合规；二是对安全管理活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析，记录、存储用户的利用行为，并对恶意攻击行为进行识别和处理，及时发现和阻止各种来自外部的非法入侵行为以及内部用户的非授权活动。档案利用系统中三类管理员与利用流程的对应关系如图1所示。 3.3全程记录，维护元数据完整 ISO23081-2中指出，档案管理元数据必须具备:（1）档案本身的元数据；（2）业务规则或政策及授权元数据；（3）责任者元数据；（4）业务活动或过程元数据；（5）档案管理过程元数据；（6）有关元数据的元数据。［46］凡是用来描述电子档案管理的元数据，没有全部覆盖以上范围者，对于电子档案管理的描述是欠缺完整的。［47］在副本利用方式下，电子档案副本的形成、利用和管理是档案利用过程元数据积累的主要来源，尽管这些元数据围绕电子档案副本而形成，但却是电子档案利用过程的重要记录，应该与电子档案原件关联，作为电子档案利用情况的全程记录。具体而言，一方面，在生成电子档案副本的过程中，涉及责任主体和复制过程的相关信息十分重要，需要被保存下来，具体包括：档案复制的日期及责任人，从生成者那里获得的档案与由保管者产生的拷贝之间的关系，复制过程对其形式内容、可存取性及使用的影响等。另一方面，在副本的利用与管理过程中，所积累的元数据和档案管理过程的元数据一起，共同组成电子档案管理系统（档案室）阶段的管理过程元数据。也就是说，业务部门在利用档案副本时会积累各种利用信息，档案部门在管理档案副本时也会积累各种保管信息，针对档案副本形成的这些记录需要被妥善保管，作为电子档案利用与副本管理的元数据。这部分元数据主要包括利用权限、密级划分、利用对象、利用时间、利用频率等信息，它们以动态元数据的形式积累，反映了电子档案的利用情况，可以为后续电子档案的管理与利用提供依据。除此之外，电子档案副本管理中产生的利用日志元数据，与电子档案管理过程中产生的管理日志元数据一样，［48］都是电子档案“从其生成时就已遭受的各种变化的信息”，［49］应该得到妥善保管。在电子档案移交给档案馆时，副本管理的利用日志元数据可以与电子档案封装包关联，提供给档案馆以作参考，辅助管理。 3.4电子档案利用阶段的安全保障要点 在电子档案利用的过程中，应该保护档案的完整性和真实性，并确保涉密档案信息不受侵害。［50］具体到电子档案的管理中，其核心要点可以概括为以下两个方面：（1）保护电子档案实体与信息安全电子档案管理系统作为档案流动的“中部枢纽”，确保所接收的档案完整、真实、可用是基本的业务要求，有此基础，才能为前端业务部门提供真实有效的档案信息资源，并为后端档案馆输送真实、完整的档案。因此，在提供利用的过程中，仍然应该把确保电子档案的真实性、完整性、安全性作为第一要务。这就包含两个方面的内容：一是保证电子档案实体安全，使其不被破坏、不被丢失；二是保证电子档案信息安全，使其不被越权利用、不被违规扩散。同时，通过全程审计跟踪记录用户的利用行为、系统管理员的操作行为，作为工作查证的依据，以供事后审核。目前在具体的操作中，提供电子档案副本利用，可以确保电子档案的实体安全。在档案信息安全方面，则可以通过利用系统三权分立监管档案利用行为，从授权登录、利用过程到全程审计对用户的利用行为进行监控；结合使用身份认证、审计跟踪、文件保护、数字水印等技术，可以防止档案信息的越权利用；还需根据利用者的利用请求与权限情况，只将权限范围内允许的档案信息打包传输到终端予以显示，并严格监控其利用行为。（2）保存完整的元数据加拿大律师肯•萨斯认为：“电子档案成为证据必须具备三个条件：一是记录或存储电子档案的系统的完整性，二是电子档案的真实性，三是电子档案是在通常的、正常的业务过程中产生、处理和保存的。”［51］简单地说，就是要注重系统、电子档案、形成过程这三个要素。［52］在电子档案提供利用的过程中，保存利用过程中的元数据，记录电子档案信息资源的利用者、利用时间、利用频率等具体的利用过程信息，一方面可以对电子档案信息安全进行跟踪记录，以备查考；另一方面也能够为移交进馆之后的电子档案管理活动提供参考依据。在电子档案提供利用的过程中，同样可以参考纸质档案利用的安全保障对策：一是副本利用，纸质档案利用在不要求凭证性的情况下会提供复制件以满足一般的信息利用需求；在电子档案利用中，则可以抽取电子档案的内容信息形成电子档案副本以供查询和利用，维护电子档案原件实体。二是完整的元数据记录，纸质档案利用中使用档案利用登记表用以记录档案的利用情况；在电子档案利用中，则需要对电子档案副本的利用过程进行全程审计跟踪，并保存利用过程的元数据。除此之外，与纸质档案管理所不同的一点在于，在电子档案管理系统中，需要以安全管理的三权分立为基础来实现电子档案的利用控制，设置系统管理员、安全管理员和安全审计员三类角色，对其安全管理权限进行互相制约，以保证从用户授权登录、查询利用和全程监督审查的整个利用过程都处于可控范围内，防止对档案信息资源的越权获取、越权使用。 4电子档案管理全流程的支撑性安全保障 电子档案管理系统离不开面向档案管理全流程的支撑性安全保障措施，用以巩固电子档案管理系统的安全管理。贯穿于档案管理全流程的支撑性安全保障措施主要包括四性检验和档案备份，二者与保管和利用中的阶段性保障策略相辅相成，在电子档案管理系统中共同保障电子档案安全可控。 4.1四性检验，实现档案质量跟踪 确保电子档案真实、完整、可用、安全是电子档案管理的核心要求。《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交与接收办法》分别要求，在电子文件归档和电子档案移交时，应对电子文件和电子档案的真实性（也称“准确性”）、完整性、可用性、安全性进行检测，这四点要求统称为电子档案“四性”。就其实质内容而言，实践中的四性检验等同于档案管理理论上的技术鉴定，贯穿于档案管理全流程。四性检验的意义主要体现在两个方面：一是控制档案质量，在归档、移交等工作中，以及在需要对电子档案进行迁移、格式转换或传输的情况下，都意味着存储状态、存储系统和管理环境将发生变化，对档案进行四性检验可以使档案接收方或新的保管环境掌握档案质量情况，对于不符合质量要求的档案，可以及时采取措施保障档案安全可控，避免档案质量的进一步损害；二是明晰交接责任，归档和移交都意味着档案管理责任主体将发生变化，规范化的四性检验可以避免缺损档案处理中的主体模糊，有利于明确处置职责，及时维护档案安全。对于电子政务系统中的档案管理而言，贯穿管理全程的四性检验实质上是以动态的形式保障电子档案安全。具体来说，真实性检验要求档案目录信息、内容信息及相关数据信息准确，及数据包规范；完整性检验要求数量和数据两个方面的完整；可用性检验要求数据、内容可读，以及软硬件环境满足长期保存需求；安全性检验则要求档案安全标识规范，并要进行病毒检测、漏洞筛查等。四性检验在电子档案整个生命周期中具有不同的应用需求，在不同情况下，四性检验的侧重点也有所区别。在具体操作中，可以根据管理主体和保管环境是否变化，通过检验功能组配，选择必要的检验项目，达到情境化、高效率的检验效果。在电子档案管理系统中，主要的四性检验节点有三个，分别是文件归档、档案保管与档案移交。在文件归档和档案移交阶段，因管理主体和保管环境都将发生变化，要对电子档案进行全面的四性检验。在档案保管过程中，一方面，应着重开展周期性的真实性、可用性检验，防止档案被更改、不可读；另一方面，在档案利用、档案迁移等情况下，则应该着重开展完整性、安全性检验，防止档案缺损或感染病毒。四性检验具有零散性的特点，在档案管理全流程中，应该根据具体环节中档案内容、档案载体、系统环境、管理主体变化情况，选择具有针对性的检验内容，并及时执行检验。四性检验也具有系统性的特点，在档案管理全流程中，不同环节的四性检验具有不同的侧重点，与不同阶段的档案管理工作需求相契合，可以对电子档案全生命周期的质量控制进行全程保障。 4.2档案备份，提供档案全程保障 数据备份是信息安全保障重要的支撑性措施，在检验性、确认性安全措施的基础上，数据备份可及时、有效地弥补数据缺损、数据失真和数据丢失等漏洞，甚至在面临自然灾害、系统故障等情况时，也可以通过备份数据的恢复重建信息资源。在传统档案管理中，异质、异地备份是档案安全保障的重要措施，对电子政务系统中的档案管理而言同样如此。所不同的是，电子档案备份不再仅以支持灾难预案为目的，而更加突出档案保管、档案利用等环节的安全需求，以为电子档案管理全流程“护航”为目的。电子档案备份应伴随电子档案全生命周期而存在，与数字迁移、副本利用、四性检验等措施相结合，构建更为稳固的电子档案安全保障。电子档案备份工作越来越受到重视。在战略规划方面，《2006-2020国家信息化发展战略》关于建设国家信息安全保障体系的要求中明确应重视备份建设；2009年全国档案工作会议以及2009年、2010年全国局馆长会议都强调档案安全备份的重要性，提出对电子档案实行异质、异地备份。在法规标准方面，《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999），都明确电子档案管理应建立备份，要求电子档案实行三套保管，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。目前，以电子档案安全保管为目的的备份主要采取异质、异地备份相结合的策略；以电子档案安全利用为目的，则主要采取异质备份策略。电子档案异地备份的实施策略与传统条件下大体相同。对于电子档案异质备份而言，从备份介质上看，包括磁盘阵列、磁带机、光盘、硬盘等多种设备，应当结合实际情况加以选择。然而，最为理想的做法是，对于适宜长期保存的载体，应对电子档案进行同质、异地备份，这将更有利于电子档案保真。电子档案管理系统中的档案备份与档案馆备份措施之间的关系需要进一步明确。 在传统纸质档案管理中，档案备份并不是机关档案室的主要工作内容，备份工作主要由档案馆承担。在电子档案管理中，由于电子档案具有数字化信息的不稳定性特点，出于基本的信息安全考量，在电子档案管理系统中也需要对电子档案进行备份。与传统纸质档案管理相比，电子档案的备份工作应该提前到归档后的档案保管阶段，并且备份应随电子档案一同移交至档案馆。在档案室与档案馆之间，电子档案的备份工作应该具有连续性。首先，电子档案管理系统需要进行档案备份，这是计算机网络与信息系统管理条件下的基本要求，同时国家《数字档案室建设指南》中也作了明确建议，因此电子档案管理系统进行电子档案备份是电子档案管理的基础性需要。其次，在实际工作中，一些电子档案管理系统在向档案馆进行电子档案移交时，往往是异质多载体、多套移交，在本质上已经实现了电子档案及其备份的同时移交。再次，通过调研得知，对于档案馆而言，馆藏电子档案的数量往往是数百T级别甚至更大，完全由档案馆承担从无至有的电子档案备份，其工作量是巨大的，进行一次省级综合档案馆馆藏的完全备份有时需要一个月甚至更久。因此，基于高效率、集约化以及安全保障管理的综合考量，我们认为，应当在电子文件归档后，对电子档案进行备份，并在电子档案管理系统内，实行科学的备份机制；在向档案馆移交电子档案时，一并移交经过周期性维护的备份档案，以及备份管理的日志记录等。这不仅有利于电子档案管理系统开展规范化的备份管理，在电子档案交接后，也有利于档案馆对备份档案开展连续性管理，避免不必要的重复备份，在一定程度上有助于提高档案馆的工作效率。电子档案的四性检验与档案备份对于电子档案管理全流程的安全保障具有支撑性作用。保管与利用阶段的安全保障措施侧重对电子档案进行阶段性的直接保护和监管，而支撑性的安全保障措施则贯穿于电子档案管理全程，提供面向全流程的保障。四性检验作为综合性的检测措施，可以实现档案质量的跟踪，并为管理结点与交接环节提供基础而必要的安全保障；档案备份则可以切实起到电子档案的安全保障作用，尤其在发现档案数据缺损或丢失时，完善的备份恢复机制是目前保障档案实体安全的最佳对策。 5结语 研究档案信息安全保障问题，是解决电子档案“保得住”的关键，是开展档案资源整合与利用、联通与共享、移交与长期保存等后续工作的重要前提。电子档案管理的安全保障应该在信息安全的基础上，结合档案管理的流程特点与业务需求，提炼安全保障的关键要点，寻求更加契合档案管理实际的安全保障对策。本文以电子政务系统中的档案保管与利用为框架，分别对这两个阶段以及电子档案管理全流程的支撑性安全保障策略与要点进行了梳理和分析。电子档案的安全保障应当具有连贯性，并与管理流程紧密结合。综合而言，电子档案保管阶段应关注凭证信息的长期保存以及档案封装方式，协调真实性与长期可读性的保障要求；电子档案利用阶段应关注电子档案的副本利用及其元数据的管理；对于电子档案管理全流程而言，则应关注四性检验的实施方案，以及电子档案管理系统进行电子档案备份及其移交的模式与方法。虽然不同的电子档案管理系统需要根据实际情况采取不同的安全保障策略，但基于共性的档案管理流程，梳理共性的安全保障需求与要点，可以充实档案安全保障的实际内容，从而更好地有的放矢，根据实际需求选用适宜的技术和管理方法，完善电子档案系统中的档案管理安全保障。 作者：陈永生 苏焕宁 杨茜茜 侯衡 单位：中山大学资讯管理学院大数据研究院 / 档案科学技术研究院 档案管理系统论文:档案管理系统晶体模型构建研究 1引言 知识与信息正经历着由稀缺到爆炸的过程，知识管理的方式与模式也日益多样化，但是无论采用哪一种管理方式，知识管理都要以信息和数据为前提，因此存储信息和知识的档案库和档案管理系统便成为了知识管理中不可或缺的重要组成部分。如何利用好档案管理系统、协调好知识管理与档案管理的关系，是知识管理成功实施的重要保障［1］。企业知识管理的核心就是有效管理企业的知识资产，打造一个学习创新的环境，而当今企业大多设立独立的研发中心，成为“产学研”相结合的科研基地，这些机构拥有庞大的科技情报与档案资源，并且在每一道生产和研发工序中均具备有价值的信息、经验等知识产生的条件，能否有效完整收集这一系列知识，增进科研知识的积累，是知识组织、知识评价以及知识服务的重要基础［2］。企业的知识只有紧紧围绕业务才能发挥其应有的作用，置于场景中的档案、知识才能更好地为企业提供信息支持。 2基于晶体模型的场景式知识管理模式概述 知识管理自提出以来，不少学者和企业管理者就知识管理如何实践，进行怎样具体的操作模式等提出了诸多想法，1999年哈佛大学教授Hansen和Nohria在研究了大量美国企业知识管理实践的基础上根据行业类型及采取的技术含量将企业的知识管理模式分为编码管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。这两种模式被奉为知识管理实践的经典模式，但是这两种模式都只能顾及一个方面，前者注重技术，后者注重内容，虽然二者在一定程度上都取得了十分显著的成就，但是仍有相对的局限。笔者结合自身企业的实践过程，引入了化学中的晶体模型，总结出了一套场景式的知识管理模式。 2.1构建理念 企业的业务沟通与知识管理等诸多活动都可以细分为每个人运用自己的专业技能和实践经验解决问题的过程。具体讲就是某个人在某一时间和地点，运用自己的专业技能、经验、素养、人脉等知识处理某一具体事情的过程。我们将这种针对具体业务应用的“因时因地，因人因事”的知识管理方式称之为场景式知识管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天时、地利、人和、事件的情境中，将知识融入到业务的每个环节，通过知识和业务的“化学反应”促进业务发展，在发展过程中进一步实现知识的再创造。在这一过程中所产生的知识、工具和方法的集合犹如一颗颗璀璨的知识晶格（KnowledgeLattice），每个知识晶格相互关联，彼此相通，从而形成类似于晶体模型的知识体系（见图1，图2）。通过对该知识体系的管理达到业务发展和知识螺旋创造的双赢效果。笔者将这种知识管理模式称为基于晶体模型的场景式知识管理模式。在这个水晶体中，若每个晶格都能够做到自我反应、自我管理、自我学习及自我适应，整个组织必会保持旺盛的生命力和强大的战斗力。知识的晶格将散落分布在各个业务中，与业务紧密契合。 2.2构建体系 基于晶体模式的场景式知识管理模式的建设目的在于形成企业2.0知识协同及决策支持系统KDS大平台，要将各个应用系统的操作界面通过知识门户平台进行整合，统一设计，统一实现。使操作界面清晰、美观、干净、直观、前后操作连贯。其中以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务提供协同服务。具体而言，从企业自身和企业对外两个角度出发，包含企业自身发展层面以人力资源管理系统（HRS）、资源规划管理系统（ERP）和全生命周期管理系统（PLM）为轴线，企业对外层面则以客户关系管理系统（CRM）为轴线，形成平面轴的业务体系主体架构，另外在这个轴面上将企业具体的模块融合在一起，包含情报管理、创意管理、实践社区等等晶格模块。 3基于晶体模型的场景式知识管理 模式下的档案管理系统构建如前所述，基于晶体模型的场景式知识管理模式下的档案管理系统是业务原始记录的管理平台，是一个完整的“晶格”，也是在知识管理模式下的一个独立板块，其中包含有文书档案库、会计档案库、人力资源档案库、图书资料库、竞争情报库以及科技档案库。而科技档案库是档案管理系统板块中的重点和主要构成要素，也是档案管理系统构建中的主要支撑。科研院所的科技档案资源，是在生产、研发过程中形成的科技档案材料，如何集中有效管理便于迅速转化为知识的科技档案材料，是知识管理体系中的重要环节［4］。因此，从构建档案管理系统入手，逐步融入到知识管理的层次，是管理科技档案资源、发挥科技档案效用的初衷。 3.1建设理念 科技档案的管理必须要科学化、标准化，以满足不断发展的信息化需求，必须按照“归档齐全完整，整理规范有序，保管集中安全，提供利用快捷准确”的原则和要求，对于科技档案资源要积极推动科技档案管理向电子化管理转型，并致力于建设、推广、完善研究院科技档案管理信息系统。档案管理系统的建设内容主要应为基础设施、档案管理系统平台、数据库、标准规范体系、安全保障体系建设和运行管理机制六大内容。通过从硬件到软件的建设，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，建成一批满足科研、生产、经营、管理及发展需要的档案管理系统，最终建立覆盖全业务、不受时间和地域限制的档案管理系统集群。同时，在确保档案管理系统运行稳定的同时，建立档案门类齐全、多种载体类型，集档案信息资源的收、管、整、用多功能于一体的网络平台，不仅实现档案信息资源利用与共享，而且科学、标准、规范管理各种类型的电子文件，并保证其原始、真实、完整和长期可读的属性。 3.2目标需求 3.2.1构建档案信息库，确保数据实时存取。我们拟建的目标档案资源库应包含载体形式为文字、视频、图形、图像的电子文件，不仅涵盖已归档的档案信息资源，而且进一步扩大到现行电子文件、实时科技资料等，既集成各业务系统电子数据，又整合电子文件及电子档案数据，安全保管档案资源的同时，形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库，有效满足每一位用户对各类信息资源的需求。建成后的档案管理系统应将文件管理和档案管理整合成一组前后相继的文件管理工作流程，实现文件及其元数据信息的自动捕获和归档。通过与企业的PLM（产品生命周期管理系统）、ERP等系统建立接口，完成科研数据和管理数据的实时动态管理，保证记录信息的即时性、准确性、一致性和共享性，实现无缝连接、数据共享。 3.2.2实现档案系统的数字化管理，确保信息安全。构建档案管理系统，通过运用专业档案管理软件，对进馆的各类信息按不同要求分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，形成一个有序完整的信息空间，实现档案信息的系统管理。同时，还要结合身份认证、传输加密、访问控制等技术，确保档案信息的安全运行与有效利用，实现档案存储环境的智能化管理、档案人员的动态管理、图纸复制任务的调度管理，把档案管理人员从繁重的日常琐碎事务的中解脱出来，大幅度提高档案管理效率与水平。建成后的档案管理系统必须达到网络和系统运行安全、信息安全和物理安全的要求，各单位可理清其电子文件及电子档案的源头，全面掌握本单位数字资源分布的情况，在物理和技术方面采取针对性的措施保证数字信息资源的安全与保密。 3.2.3推动档案信息的有效查询利用，开发新知识。档案管理系统的服务方式应以用户为中心，兼具多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅和调用控制功能。利用者可通过网络与档案室建立联系，在授权范围内不受地理位置和时间限制，实现有效远程访问查询。此外，档案管理系统的建设还为知识管理提供了一个良好的系统部件和信息基础平台。在档案管理系统现有数字档案库基础上构建知识管理平台、建设知识库，使知识的形成、共享、传递得以实现。 3.3系统功能 3.3.1档案综合管理。档案管理系统须基于OAIS模型，具备“收集、管理、存储、利用”等功能，通过数据接口、数字化加工等技术完成档案元数据的采集，通过文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、资料管理模块收集、整理、存储各类结构化和非结构的数据信息，通过系统维护设置库结构及人员权限，并支持用户登录档案门户入口和检索利用平台进行信息资源的有效利用。通常来讲，管理应用系统是档案管理信息化建设的基础和关键，管理应用系统主要应具备协同工作平台、档案业务管理、接口管理和系统维护功能，具体包括：档案整编、档案管理、数字化加工、多媒体管理等，其中的档案管理板块可以对使用单位的档案进行电子化的管理，从而提高管理效率，增强利用效果，减轻管理负担，降低管理成本。通过该子系统可以实现档案信息的收集、检索、统计、鉴定与销毁、编研等工作。 3.3.2检索利用平台。为保障档案资源能够更广泛地得到利用，以B/S方式实现档案数据的网上检索利用。档案管理系统提供统一的检索利用平台，用于实现多种方式的检索，用户通过客户端的浏览器即可访问知识门户平台或者直接进入档案管理系统入口，在网上查询检索权限访问范围内的档案目录数据、浏览电子全文，并根据需要进行查阅、借阅、下载等相关利用。检索功能主要包含：智能检索、卡片检索、高级检索、全文浏览、全文检索、利用申请和利用管理等。 3.3.3系统外接和维护。针对已经实施的各类软件应用系统进行数据整合，提供灵活的动态数据集成接口，可以与企业的OA、PLM、ERP等其它软件业务系统进行动态连接，对企业其它软件业务系统中的数据进行收集、整理、归档和利用管理，从而实现档案资源集成，达到信息共存、资源共享、综合利用的目的。系统的接口应用WebService和XML技术来实现，保证异构系统和平台的数据交换，WebSer－vice双方通过标准的SOAP协议来进行交换请求和响应。事先双方共同制定出交换的XML数据的内容和格式，即共同遵守的规范；另外，编制Shema文件进行交换数据的格式验证，确保数据的规范性。比如，PLM接口存在的意义和目标，就是协助并完成数据从PLM系统归档到档案管理系统的过程。通过PLM接口，PLM中管理的相关产品数据和电子文件再正式发放，可以归档时，能够实时归档到档案管理系统的科技档案库中来，然后档案管理人员可以根据工作需要，对相关信息进行修改、添加，进行后续的归档、利用、等档案管理操作，避免数据的重复录入，实现数据的继承与共享。又如，在企业门户的办公桌面、OA系统的待办事宜或其他业务系统的待办模块中，展现个人相关的档案借阅情况、图书借阅情况、审批待办等，方便用户及时了解个人的借阅情况，待办事项等。用户在门户、OA系统或其他业务系统中点击时，可以直接进入档案管理系统的相应处理页面。 4晶体模型的场景式知识管理模式下构建档案管理系统的成效分析 4.1集群效应 在知识管理的模式下构建档案管理系统，无疑比普通的档案信息库的单独建设要更能集中发挥档案资源的集群效应，更能增强信息的广泛性与适用性。由于在该场景式知识管理模式下，各个资源库被视为相互关联的“晶格”，即每一个资源库均代表了一个独立的维度，但又相互联系，共同构成了知识“晶体”，因此，这样的系统架构满足了同种事物在一起产生有利作用的集群效应，能够使得档案信息与图书信息、产品生命周期信息、竞争情报信息等发生良性互动，更好地发挥科技档案的情报价值。 4.2价值最大化 将档案管理系统构建置于知识管理模式下，又与其他资源库建立关联，是加强信息横向联合、实现信息资源共享的有效途径。信息时代的发展使得知识和信息总量剧增，任何一个信息部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息资源不可能按照统一的模式收整管理。因此，这一体系也充分适应了打破档案、图书等各自为政局面的现实要求，建立一个完整的知识系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。因此，对于档案部门乃至文献信息中心都可以充分利用自己的资源优势，在资源共享的过程中发挥领头羊的作用，利用档案管理软件，依托系统内部局域网，实现档案信息的共享，实现档案价值最大化地利用。 4.3“死”档“活”用 通常来讲，档案归入档案部门后，会存储于系统和库房中，如此一来，相当数量的档案资料会变为“死”档。即便是有利用和调取，也只是针对所需档案。在知识管理中的档案系统的构建则在这一方面弥补了档案与相关情报、图书、业务资料相互配合支持发挥效用的空白。 作者：郭敏1，2 张黎3 单位：1.中国人民大学信息资源管理学院 2.中粮营养健康研究院知识管理中心 3. 北京邮电大学图书馆 档案管理系统论文:省级测量标志档案管理系统设计 测量标志是国民经济建设、科学研究、国防建设的重要基础设施，是一切测绘工作的起算依据[1]。无论是旧城改造,还是新区开发,都需要测量标志提供的平面位置和高程作为定位基准。改革开放以来，社会经济发展迅速，随着城市化进程的加快与大规模基础设施的建设，测量标志受到较为严重的损毁或破坏。为此，全国各省陆续开展了测量标志全面普查工作。为配合此项工作，实现测量标志信息化管理，对下一步的测量标志维修、保护、使用和管理工作提供可靠的依据与支持，有必要建立功能完善的测量标志档案管理系统。 一、系统建设目标与思路 以基础地理信息数据为支撑，可视化技术为手段，综合利用计算机、GIS、数据库等技术，建立完整的测量标志档案库，开发测量标志录入、动态普查登记、审核、监管、查询统计等功能，方便各级行政测绘管理部门快速、及时、全面、准确地了解和掌握辖区内测量标志成果信息，实现测量标志全生命周期的动态化、信息化和网络化管理。具体包括： (一)建立各等级GPS点、三角点、水准点等测量标志档案库，使其能够有效适应测量标志成果全生命周期管理中各环节信息的动态更新，为测量标志的维护与管理提供可靠的、现势性的数据支持。 (二)实现系统在省、市、县三级测绘管理机构的全覆盖和权限分配，实现上级部门对下级部门的监管，开发数据浏览、查询、数据更新录入等基本功能。 (三)实现将多种统计方法相结合的统计分析功能，为各级测绘行政管理部门提供辅助决策支持。 二、系统设计 (一)架构设计 系统采用三层架构:基础设施层、数据存储层和应用服务层[2]。数据存储层是核心，存储测量标志各类档案实体文件、元数据等资料以及空间索引、基础地理数据等空间定位信息，空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过NetFramework和ArcEngine开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案标志档案的信息化管理，通过Flex和ArcGISServer技术开发B/S模式的web应用，实现测绘标志档案的网络化应用。 (二)数据组织 从内容上组织，测量标志档案库包含测量标志空间数据库和非空间数据库。空间数据库指基础地理信息库和空间索引库，具体有省级1:50万行政区划（含省域、市域、区县、乡镇）、分幅、地貌、水系、交通、地名等数据以及各等级GPS点、三角点、水准点的空间位置信息；非空间数据库指测量标志档案实体数据和元数据库，既存储测量标志点从立点、巡查、维修、迁建、破坏、损毁等全生命周期各个环节的信息，如立点时间、立点人、每次巡查记录和资料、维修记录、迁建记录、保管信息、破坏情况等，也存储标志点在系统中的操作日志记录，比如操作人、操作时间、执行的具体操作等。空间数据库的存储与管理借助于ESRI公司开发的空间数据库引擎ArcSDE，运用ArcCatalog管理工具将数据导入到ArcSDE数据库中。属性数据库管理工具则采用Oracle大型数据库管理系统，由Oracle统一对各类数据进行高效地管理，从而保证其可以紧密结合Windows操作系统平台发挥最高的性能和优势[3]。空间数据库和非空间数据库独立分布存放，彼此之间通过关键字相关联，为测量标志信息的存储和管理提供空间及属性信息服务。从逻辑结构上组织，划分成现势库、临时库和历史库。它们是测量标志成果在不同阶段的逻辑形态，可相互转化。例如，现势库中存储的某标志点档案信息，一旦该标志点被损毁，其信息将转存至历史库；通过校核前的标志点更新信息将先暂存于临时库，通过校核后才转存至现势库成为档案信息。 （三）功能设计 系统包括测量标志录入、动态巡查和更新模块，地图浏览模块，测量标志查询模块，测量标志普查监管模块，数据检核模块，统计分析模块，数据库管理与维护模块以及系统管理模块。 1.测量标志录入、动态巡查和更新模块 该模块主要是为了支持测量标志点的日常维护，以适应测量标志成果的增加、巡查、维护、迁建等管理事项。主要包括测量标志空间点位的更新和属性信息的更新。 （1）标志点空间点位更新包括增加、删除、修改标志点点位等功能，用户可通过手工方式将测量标志点位信息录入系统，还可通过PDA等移动设备实时将标志点点位坐标传至系统服务器。 （2）标志点属性信息更新为了保证数据的现势性，对新增和属性信息有变动的标志点都需要更新其属性信息。用户可通过手工方式将测量标志的属性信息，如定期巡查、维护、迁建、委托保管等信息登记录入系统，也可通过PDA等移动设备实时将巡查的照片、记录等信息传递至服务器。 2.地图浏览模块 具有放大、缩小、漫游、全图、图层控制、地图打印等基本功能，可对控制点的属性标注、显示符号和颜色进行设置。 3.测量标志查询模块 可查询用户管辖范围内的标志点数量、标志点的基本情况以及巡查、保存、维修、迁建等信息。借助系统的查询功能，用户只需轻点鼠标，就能查看到某标志点在其整个生命周期中产生的各种信息和系统用户曾对其进行过的任何操作，彻底解决了测量标志查询难问题。系统提供空间查询和属性查询两种方式。空间查询是以GIS可视化展现形式，加载本辖区内基础底图和测量标志点，并默认按普查情况及保存信息对点进行标识，工作人员无需其他操作就能大致了解辖区内标志点是否普查和保存完好情况。可提供点、框、圆、坐标、行政区、图幅、属性字段等多种空间查询方式来查询标志点的属性信息。根据用户的查询条件,查找数据库中满足条件的标志点，并将结果分布情况以高亮形式显示在地图上；双击标志点图标,查询该点的属性信息。目录查询是以目录形式列出辖区内的标志点信息，单击可查看详细信息，并实现与图形进行交互。 4.数据检核模块 提供整库抽样检核和数据更新检核两大功能。其中，整库抽样核检主要针对本次测量标志普查成果库，是为了确保普查原始资料的准确性；数据更新检核主要是对测量标志动态更新信息的检核，即数据从临时库转移到现势库需进行的检核。整库抽样核检是通过系统过滤排查出逻辑一致性矛盾大、调查资料变动显著等的相关测量标志调查资料，以便利用这些资料再去实地进行有针对性地检核，提高检查效率。数据更新检核将自动校核和人工审核相结合。自动化检核首先对资料是否齐全、文件名称和数据记录格式是否符合规定、要素填写是否完整、附件质量是否符合要求等方面进行检查，其次，将新旧数据进行对比检查，一般在肯定新数据的基础上，再从逻辑上、数据标准化、数据精度指标方面进行甄别，找出最合理最准确的数据，提示操作人员选择采用。通过自动化检核的数据，会暂存于系统临时库中，提交给审核人员进行审核；人工审核是指拥有审核权限的管理员登录后，可浏览待审核的标志点信息，审核通过的记录，将更新至现势库。审核不通过的记录，不会更新至现势库，并通知相关人员。 5.测量标志普查监管模块 省市级测绘管理机构可对辖区内的测量标志动态更新情况（如定期巡查、维护、迁建等信息）进行监督管理，用户登陆系统后，可查询未及时更新信息的控制点，并对没有及时更新的单位或个人进行催办。在系统中可通过通知提醒、邮件、短信等方式进行催办。 6.统计分析模块 指对测量标志成果的分布、破坏、增加、变迁、普查和利用频率等情况进行统计，例如统计标志点数量、破坏情况、维护情况、巡查情况、迁建情况、标石类型、标石构造、地类、土地权属等。可以按行政区域进行统计，也可根据标志点的属性字段按条件进行统计，并实现各种统计结果多种形式的输出打印，为管理部门提供决策支持。 7.数据库管理与维护模块 主要指对数据库中数据表进行添加、删除、修改；对各类测量标志成果数据进行入库、修改、删除、批量导入导出；查看与管理系统日志，对数据进行备份与恢复；维护系统数据字典等。 8.系统管理模块 对用户进行分级管理，实现对不同级别的用户的权限分配，由系统管理者根据角色分配相应权限，以确定用户所享有信息的大小和信息的类别。本文基于测量标志全生命周期管理的思路，采用B/S与C/S相结合的模式建立了测量标志档案管理系统，实现了标志点从立点、维护、迁建、破坏、损毁等各个环节的信息化管理，为测量标志动态管理和长效更新提供了有力的支持。 作者：滕洁 单位：广东省国土资源档案馆 档案管理系统论文:测绘档案管理系统设计与实现 0引言 测绘档案资料是国家经济建设、国防建设和科学研究的重要资料，广泛应用于政府决策、国土资源调查、资源勘探开发、道路交通建设、城市规划、旅游、气象等各个领域。传统以手工为主的档案管理工作费时、费力，查询和统计利用速度慢准确率低，不能满足社会的需求。如今，随着信息技术的高速发展，测绘档案管理也向着数字化、信息化方向发展。建立辽宁省测绘档案管理信息系统，基于GIS技术，数据库技术，实现测绘档案的信息化管理，为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息。 1测绘档案管理系统的分析与设计 测绘档案管理系统主要用于测绘科技档案文件的接收、组卷、编辑、查询、统计、借阅、归还、销毁、整理、维护与利用等工作。本系统为C/S模式下数据库管理系统，各功能模块都建立在数据管理的基础上的，所有各模块连接、交互都是通过数据库表结构之间的关键字或索引数据建立链接。采用MicrosoftSQLServer建立属性数据库，ARCSDE建立空间数据库。根据测绘档案具有地理属性的特点，经过分析处理，基于ArcGIS软件，利用GIS技术将测绘档案属性信息与空间信息相挂接，实现测绘档案按图形空间定位检索和管理，实现测绘档案的信息化、网络化、标准化管理。本系统设计了数据采集、档案管理和系统维护三个子系统。 1）数据采集子系统。主要包括：数据录入、数据备份、档案添加、修改、浏览、查询、等功能。数据采集即档案数据的入库，设计实现逐个录入和批量录入的功能。主要是指对地图元数据信息的录入，通过界面化操作地图元数据，实现元数据的录入、修改、删除、增加和保存。并提供批量数据导入导出功能，提高数据录入的效率。 2）档案管理子系统。主要包括：档案的接收、借阅、归还、销毁、查询、统计等功能。同时实现对借阅、归还、接收、销毁等清单的编辑功能包括（录入、浏览、查询、修改）。 3）系统维护子系统。系统维护子系统主要包括以下功能： （1）日志管理。为了保证系统安全，将任何一个用户从登录系统，到修改、删除资料的所有操作都记录在日志文件中，系统管理员可随时查阅和清除日志数据，方便日常的管理工作。 （2）用户管理。测绘档案资料的保密工作非常重要。通过对不同的用户允许进入不同的操作系统界面，实现对测绘科技档案数据的安全管理。 2辽宁省测绘档案管理系统数据库的建立 根据以上的分析，辽宁省测绘档案类型的复杂繁多，建立辽宁省测绘档案管理系统数据库包括两个数据库，一个是测绘元数据库，用来存储所有档案数据，当数据采集与录入时调用此数据库；一个是档案管理数据库，用于存储档案管理过程中的借阅、归还等记录、清单，在档案管理子系统中调用此数据库。首先在MicrosoftSQLServer数据库中建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在下编程实现系统需要的各种功能。 3结论 本系统采用GIS技术，实现测绘档案图形化管理，为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息，提高测绘档案管理的人性化、信息化和专业化水平，实现测绘档案的科学管理。 作者：商云霞 单位：辽宁城市建设职业技术学院 档案管理系统论文:高职院校教学档案管理系统研究 摘要：随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不断深化，职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。在大数据信息化时代，这些教学档案对于改善教学管理、提升人才质量有着非常重要的作用，必须进行规范化管理，全面提升其利用率。因此，很有必要加强教学档案管理项目的研究，包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建立信息化的教学档案管理系统等。 关键词：教学档案；分类标准；管理系统 一、教学档案研究的现状 目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。 二、教学档案管理研究的方法 本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。 三、教学档案管理系统研究的结论与对策 （1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。 档案管理系统论文:谈电子公文档案管理系统的安全机制 摘要：随着科技水平的不断提高，我国的信息资源越来越多，其中十分重要的一项信息资源就是电子公文档案，如何有效的保证信息资源的安全性关键在于建立健全公文电子档案的安全管理系统，如今已经进入了信息时代，电脑手机基本已经普及，而且相比于纸质档案电子档案更有着占地空间小，容易保存的有点，不仅节省了资源还易于管理，在一些档案管理部门中运用先进的计算机技术以及管理系统还提高了工作人员的工作效率，慢慢随着时代的发展电子管理档案最终会取代传统的纸质档案管理模式，而相应的电子公文档案的安全管理系统也应该得到重视。 关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制；研究 随着时代的不断发展，科技的不断进步，电子公文档案的管理系统也在随着时代的进步而进步，不仅是不断提高的信息水平，在网络化以及智能化方面也有了一定程度的进步，而且电子公文档案正在向着公开化的方向发展着。这时，我们必须重视这些信息资源的安全管理，如果仅仅依靠电子公文档案本身的管理系统并不能很好的保证安全性，即使管理系统本身有着一定的安全性，也一定会出现安全问题。甚至一些恶意的组织和个人会对电子公文档案管理系统以及信息资源造成极大的损害，所以我们应该重视电子公文档案管理系统的安全研究，探索出稳定有效的安全机制。 一、加强安全管理的概念 首先应该具有安全管理的意识，熟悉了解安全管理的概念。随着科技的不断进步，网络的广泛应用，电子公文档案的管理系统所面临着的安全隐患也越来越多。为了让电子公文档案管理系统安全有效的工作，有关部门一定要重视管理系统安全机制的研究，对管理人员进一步加强安全管理的概念。安全管理应该是电子公文档案管理系统持续稳定运行的关键，有关部门的领导人员应该首先重视起来管理系统的安全问题，保证管理系统安全有效的运行。对电子公文档案管理进行明确的分工，安排相应的安全管理人员，并且提高安全管理人员的安全工作意识，树立安全理念，将工作中的安全性问题放到第一位，这样才能树立起牢固的安全观念，领导与工作人员相互提醒相互扶持，要第一时间解决工作中出现的安全性问题。 二、完善安全管理体系 要想保证电子公文档案管理系统的安全性应该具有完善的安全管理体系，加强各个部门之间的联系，形成安全管理的网络，完善安全管理体系。对于一个公司或单位而言，相关的管理部门和管理人员主要负责电子公文档案的安全管理系统，但是要想加强电子公文档案管理系统的安全性，却有着许许多多的问题，所以必须完善管理体系，对涉及到电子公文档案的部门都应该纳入安全管理体系之中，可以建立一个电子公文档案的安全管理系统部门，相关部门的领导人都应该加入这个部门来提高协同性，这样不仅可以形成强大的管理网络，还可以增强各个部门之间的联系，有效的避免安全问题的发生，总而言之完善安全管理体系，需要完成各个方面的安全管理工作，多个部门之间的协同合作，使相关的安全管理人员、安全管理技术和安全管理制度具有更加密切的联系，避免安全管理漏洞的出现，保证安全管理的有效性。 三、建立健全安全管理制度 一般来说档案都有着比较重要的信息保存，所以对安全性和保密性有着较高的要求。我国也有着对公文档案进行保护的法律法规。在公文档案中有一部分年代久远或是有特殊意义的档案是纸质保存的，具有较高的机密性，所以会有相关的管理人员对这些档案进行保存处理，同样的由于计算机的进步也有着相当一部分的公文档案是由电子形式保存的，这些文件同样具有保密性的特点，但是一些恶意的不法分子或组织会利用计算机技术对这些文件进行破坏或是盗窃，为了防止这些问题的出现，所以相关部门必须提高管理系统的安全性，建立健全相关的安全管理制度，对相关的工作人员进行安全管理工作培训，提高他们的安全工作意识，加强锻炼工作人员的安全管理技能，对一些特别重要的文件安排专人管理，可以有效的加强安全性。 四、加强电子公文档案的物理安全 电子公文档案的保存相比纸质档案有着许多的优点，例如占地少，易于保存，但是电子公文档案的保存也需要有关部门的注意，这是其安全管理不可忽视的重要因素，电子公文档案的物理安全包括存储工具，通讯设备等的安全，要保证保存电子公文档案的电子设备能够不受到人为损害或是自然灾害的破坏。建立起有效的物理保护设施，切实有效的保护电子公文档案的物理安全。电子公文档案的物理存储设备现在主要分为三种，分别为磁盘保存，光盘保存和电子设备保存。其中光盘的存储时间最长，不容易受到外界环境的干扰，不会受到电磁波等干扰，存储时间达到50年以上，一般用于长期储存，而磁盘与电子设备的保存因为保存的时间较短，受到电源等因素的制约所以多用于临时储存。不同的存储介质在实际的存储过程中起到不同的作用，有关部门根据电子档案的需求有效的利用物理存储设施也可以有效的提高公文电子档案的安全性，为了使电子公文档案管理系统更加安全有效稳定的运行应该制定相应的物理安全措施，这样不仅可以增加电子公文档案的安全性，还能够减少其受到人为因素破坏的几率，保证了相关电子设备的安全性。电子公文档案的物理安全是电子公文档案的安全的基础与前提，有效的物理安全措施不仅仅增加了电子公文档案的安全性，对于其保存的便利性与长久的保存也有很大的优点。 五、结束语 随着科技不断地进步与发展，公文档案的保存越来越趋向于电子化，电子公文档案与纸质档案相比有着极大的优点，电子公文档案的应用不仅推进了电子政务的发展，还在一定程度上促进了信息化的发展，但是随之而来的还有安全性问题，一些非法分子靠窃取资料来赚取财富，所以相关的管理人员应该不断地提高自己的安全意识，树立起安全管理的概念，不断地提高自己安全管理的技术与方法，创新安全管理的办法。 作者：孙巍 档案管理系统论文:电子公文档案管理系统安全机制探索 摘要：随着电子技术的不断发展，作为信息资产的重要组成部分，电子公文档案逐渐受到人们的重视。尽管电子公文档案已被诸多领域应用，但由于电子公文的特殊特点，易使自身产生安全隐患，因而未取得良好的效果。本文将重点论述如何加强电子公文档案的管理。 关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究 一、引言 伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。 二、强化安全管理理念的运行 众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。 三、制定安全管理制度的制定 安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。 四、加强安全管理系统的建设 对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。 五、加强数据库的安全建设 所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。 六、加强应用程序安全的管理 应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。 七、拓展安全管理的内容 若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。 八、结束语 综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。 作者：赵彦君 档案管理系统论文:电子档案管理系统设计分析 【摘要】与传统纸质档案管理模式相比，电子档案管理系统具有便于查询、维护简单、界面友好、功能齐全等优点，能有效提高档案管理效率，是未来档案管理软件发展的必然趋势。本文则基于Web技术探讨电子档案管理系统的设计及应用。 【关键词】Web技术；电子档案；管理系统；设计 随着计算机技术的发展，计算机技术得以广泛应用在各个领域，它采用高效的信息处理、提炼等优势运用至档案管理中，让人们更容易使用档案信息，从而顺应时展趋势。针对上述情况，本次研究提出设计Web的电子档案管理系统。该系统借助先进的计算机技术对档案进行管理，档案管理人员能够快速查询、检索、修改、归档等操作，大大提升档案管理工作的效率。 1.电子档案管理系统框架设计 本次设计的电子档案管理系统是在WEB技术基础上上，WEB技术能为信息安全提供重要保障，进而减少系统信息安全方面的开支。考虑到公司日常档案管理流程及需求，在参考类似档案管理系统设计后，设计出本系统系统具体架构，见图1。 2.电子档案管理系统模块设计 2.1登录模块电子档案管理系统用户主要为管理员和用户，用户在系统上注册成功后，凭借用户名称和密码登录系统。在登录界面用户需要选择自己的身份，系统依据用户身份在相对应的数据表内查询用户账户、密码是否存在，只有正确无误的用户名和密码才能进入系统。用户身份检验是确保系统安全、保障系统稳定性的关键，用户身份检验能有效预防非法授权用户使用与入侵，进而维护合法用户的权益。用户登录系统界面见图2。2.2数据录入模块档案管理员可利用数据录入模块，编辑、修改各类档案数据并实现档案文本与各类电子档案原件之间的挂接。数据录入流程见图3。用户在进行案卷、问卷录入过程中，系统能够提供添加、编辑、排序、删除等操作，可任意复制某个记录。修改操作后可重新替代原始档案，确保用户在检索查询操作时，直接浏览经过修改的新文件。同时，详细记录修改信息及旧档案，便于用户时刻掌握档案修改情况。除此以外，电子文件批量挂接功能能把用户已经录入的档案记录及电子档案原件依据设定的规则自动对应，便于查询用户在检索条目时浏览电子原件。2.3设置权限模块电子档案管理的主要功能之一，就是帮助计算机网络用户可依据需要随机在本机上完成检索、查询、下载各类档案资料。必须注意，档案具有保密性的特点，设置权限模块促使管理员不仅能保障有权用户有效利用档案，也可适当限制用户对部分档案的使用权限，确保档案信息的安全、可靠性。档案管理员通过对网络对每位及各部门档案权限等进行设置，并细化至某个案卷或者文件的权限，为用户赋予临时权限。权限设置完成后，档案管理员除临时赋予权限外，日常无需开展繁琐的检索、归还等工作，用户在网络上即可实现档案查询、浏览等操作。其流程见图4。2.4查询检索模块电子档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索，在用户权限允许范围内，直接在浏览上查询所需的档案原文，也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能，用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索，也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外，管理人员可对用户库、日志库实施组合检索，并根据需要打印检索信息，操作流程见图4。查询检索模块支持多种检索方法，其中，组合检索过程中用户可依据项目、文件信息中的字段进行不同条件的组合，达到条件表达式检索的效果。卡片检索方法把项目、文件的录入界面展现出来，用户会将其了解的信息填入相对应字段中，即能查到满足条件的档案。2.5统计报表模块统计是对电子档案库内各类档案的工程项目库、文件库及案卷库中的字段实施自定义统计，并输出相应报表。该模块可提供修改、删除、复制统计项、数据转换等功能，在此基础上打印相应的信息，执行步骤如图6所示。2.6设计合理的数据库设计数据库就是在特定应用环境中，构造合理的数据库逻辑模式及物理结构，以此创建数据库及应用系统，确保其能有效地保存、管理数据，满足不同用户的需求。数据库设计在系统开发中发挥着重要的作用，也是整个系统的核心。设计数据库时，要依据需求、逻辑结构、物理结构等进行。在此基础上，笔者对公司电子档案管理系统进行设计。系统依托Web的计算方法，使用浏览器操作便捷性更强，客户端无需安装专用软件，整个系统的管理维护操作更加简单、快捷。电子档案管理系统中主要包含档案表、档案归还表、借阅表等，其中，档案借阅表包含编号、日期、机构、经手人等信息，具体见表1。 3.结语 本文以Web技术为研究视角，深入分析用户对电子档案管理系统的需求，基于web技术详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块，以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。 档案管理系统论文:档案管理系统软件优势及功能 【摘要】随着时代的发展和科技的进步，传统形式的档案管理模式被档案电子数字化管理模式所取代。档案数字化是档案事业发展的必然要求，是档案管理专业的发展方向。绝大多数档案管理人员已经熟练应用各种办公程序来进行档案的信息化处理过程。但单个的办公程序很难满足所有档案管理工作，并且因为每个档案管理人员的操作方式以及对办公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同样的档案信息却因格式、文字等方面细微的差异而不能完全得到上下级档案管理部门的接收与认同，如此便会造成档案移交接收工作效率大大降低，甚至是出现无法归档等诸多问题。 【关键词】档案管理；系统软件；优势及功能 为了使档案管理人员应用一种软件就可以全面地将档案工作处理得当，一些计算机软件开发公司遵循国家档案局的《归档文件整理规则》，为档案管理行业研发了专业系统软件，以便统一管理、维护和保障档案的完整与安全，方便查找、利用等原则，具备高效、准确、简单、实用的特点。档案管理系统软件是集档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合管理软件。 一、专业性档案管理系统软件具备诸多优势 （一）提高工作效率。档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。（二）能够更好地开发档案内容信息。应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。（三）更好地实现档案保密功能。一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。 二、档案管理系统软件的优势之多数不胜数，而各种档案管理系统软件的功能大同小异 （一）收文登记。文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。（二）发文登记。可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。（三）组建档卷。可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度—机构（问题）—保管期限”分类法、“保管期限—年度—机构（问题）”分类法、“年度—保管期限—机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。（四）公文查询。可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。 作者：唐建一 单位：四平市水利勘测设计研究院 档案管理系统论文:流程管理在电子档案管理系统的应用 【摘要】随着科学技术的不断进步，电子信息技术在社会各领域中得到了广泛应用，电子档案应运而生，并且极大提高了档案管理的质量与效率，有效节省了大量的人力与物力。在电子文件大量产生和使用的形势下，其安全性、真实性、完整性和可读性也受到了人们的广泛关注。本文在分析电子档案管理系统中存在问题及解决措施的基础上，阐述流程管理在电子档案管理系统中的应用。 【关键词】电子档案管理系统；流程管理；应用 在社会各个领域中，档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中，一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用，电子档案大量使用与其复杂性也同时增加，以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等，于是，在电子档案管理系统设计中，流程管理得到了普遍重视与应用，并且取得了很好的效果。 一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施 （一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。 （二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。 二、流程管理在电子档案管理系统中的应用 （一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。 （二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。 在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。 三、结束语 综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。 作者：朱建兴 单位：温州职业技术学院

档案管理工作一直没有得到足够的重视，大部分单位都曾出现档案资料丢失、档案查询困难、档案信息利用率低的情况，而且很多单位的档案管理人员还在运用传统的档案管理方法，没有将信息技术应用进去，以至于寻找档案和管理档案时很麻烦，因此就有必要寻找提高党校档案管理科学化水平的路径。 一、现阶段提高档案管理科学化水平路径中存在的问题 （一）缺少档案管理科学化的专业人才。各个单位的档案管理人员都缺乏专业性，而且社会上档案管理方面的人员不是年长就是没有受过正规的档案管理专业培训。由于档案管理人员的专业性不足，导致单位档案管理科学化水平无法得到提高，档案管理专业水平的更新也跟不上信息时代的脚步。而且由于单位不重视档案管理和工作人员缺乏专业性，导致工作人员工作不认真、责任心缺乏。针对档案管理的现状，各单位要强化档案管理工作人员的专业化程度，开设专门的提高档案管理科学化水平的培训班，培养一批专业人才进入岗位中。通过增加档案管理科学化水平建设的专业人才，提高档案管理工作的效率。 （二）领导者提高对档案管理科学化水平建设的重视。除了引入一批专业的人才以外，单位的领导者也要提高对档案管理科学化水平建设的重视程度。在专业的档案管理专业人员进入岗位后，让他们能够尽快地投入到档案管理的科学化水平建设当中去，同时领导也要做到心中有数，对档案管理科学化水平建设的目标和方向有全面的了解，要起到引领档案管理人员的作用，要让档案管理人员顺利地开展档案管理科学化水平建设的工作，领导要带领下属一起完成工作目标。 （三）现阶段管理档案工作科学化水平程度低。现阶段的档案管理工作还保持着传统的工作方法，将档案信息全都用纸张进行记录。传统的纸张记录的工作方式效率低、科学化水平程度低，工作人员在进行档案管理工作时会有很多的困难，而且纸张档案很容易受破坏，档案信息无法复原，造成重要的档案信息丢失。由于传统的纸质档案管理的效率非常低，工作人员要寻找一份档案实施起来会很困难。 二、提升档案管理科学化水平的路径 （一）转变档案管理观念。要提升档案管理科学化水平就要从根本上进行档案管理观念的转变，将老套的、陈旧的管理观念全部摒弃，要引进新时代的信息科技技术和培养档案管理的专业人才来推动档案管理科学化水平提升的工作。将拥有先进档案管理理念的专业人才投入岗位中，充分利用现达的信息技术来提高档案管理的工作效率。档案管理并不是一项简单的工作，它的工作内容繁多又需要工作人员格外的细心，要将过去的老式管理观念转变成现代化的管理观念。各单位要培养档案管理人员操作现代化信息办公设备的专业能力，有过硬的档案管理工作能力，在面对档案管理工作中出现的问题时能够灵活应对并及时解决问题，从而提高档案管理的工作效率。 （二）建立完善档案管理体系。提升档案管理科学化水平除了转变档案管理观念以外，还要将档案管理的体系进行完善。完整的档案管理体系可以促进档案管理工作的可持续性发展，因此完善档案管理体系是非常重要的。档案管理人员要在日常的档案管理工作中持续地改善和规范档案管理工作体系，在工作中要具有创新精神，根据日常处理档案管理工作问题的经验继续优化档案管理体系，以此保证档案管理科学化水平的建设。在档案管理体系不断地完善过程中，档案管理人员也可以积累经验，提高工作的效率和能力。单位的各个部门要相互合作，共同创造良好的档案管理环境，促进档案管理科学化水平建设工作。 （三）推动档案信息化建设。推动档案信息化建设是档案管理科学化水平建设的必经途径，信息时代的发展为人们带来了很多的便利，为人们数据信息的管理提供了超大的空间。档案信息管理工作亦是如此，要将档案管理工作信息化，利用信息技术将档案信息全部储存在电脑储存空间里。利用现代网络高科技技术将档案管理工作实现电子化和自动化的管理。相对于纸质的档案管理方法，信息建设的档案管理工作具有便捷、安全、高效等优点。例如信息技术当中有自动搜索功能，查询档案信息时只要输入搜索对象就可以马上找到该档案信息的内容，档案信息化建设让档案管理工作更加便捷。 （四）做好档案管理日常工作。档案管理的日常工作中需要工作人员细心进行每一项工作，档案管理工作中哪怕一个小小的细节问题就有可能造成很大的麻烦。因此要求档案管理工作人员在工作时要特别细心，在工作完成后也要进行再一次的核对信息确保无误。在日常工作中要定期进行信息检查工作，将工作中潜在的隐患消除。对信息要做好备份保存，这样，假如电子信息设备出现问题也不会导致信息丢失无法恢复。在档案管理工作中部门领导要制定奖罚制度，以此来勉励工作人员工作的积极性，从而使档案管理科学化水平发展的工作更高效。 三、结语 信息时展迅速，各个单位档案科学化水平建设的工作正在陆续开展，专业的人才培养、信息化的建设、体系完善等工作都是为了更好地进行档案管理科学化水平建设工作。要一改往日落后的纸质档案管理方法，提高各单位档案管理工作的效率。

工程档案管理论文:浅谈电力企业建设工程技术档案管理 前言 电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作 ，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立 ，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终 ，与工程项目建设的进程同步。 电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。因此，还应该有必要重申档案工作中一项最基础的工作---档案收集。档案收集如同档案工作这座大厦的基石，要做到档案收集的全面性和完整性，应落实“五抓”：抓档案人员素质、抓档案管理制度、抓“三同步”、 抓工程现场、抓规范电子文件。 1. 提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性 1.1提高专职档案人员的素质。知识经济的到来，企业档案工作发生了显著变化。档案工作的领域拓宽 ，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、 文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战。为适应新的形势 ，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、 评审活动 ，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。 1.2完本文由论文联盟收集整理善兼职档案人员网络体系。加大档案的宣传力度，增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，档案兼职人员深入在企业各方面工作中 ，能将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。 2. 建立档案管理制度，档案工作做到有章可循 由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定 ，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、 交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。 3. 抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“ 三同步” 随着电力事业的飞速发展，火电机组的容量也不断增加。由于参建单位多、 建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟 ，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度 ，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。 4. 加强与施工单位沟通，力求档案收集的完整性和准确性 施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。 5. 规范电子文件归档 电子文件的大量产生和应用，使得档案快速向数字化方面发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率 ，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。文字档案严格按照规定进行数字化，要求统一载体、 统一格式 ，电子文档的规范化提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在企业各部门之间实现资源共享，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。 工程档案管理论文:交通工程技术档案管理问题及处理措施 摘要:在工程项目管理的过程当中，工程决策、工程施工、工程运营是三个非常基础的阶段，主要是根据建筑交通工程的内容进行划分的。工程决策阶段主要指的是工程项目的开发，工程施工阶段主要指的是对工程项目进行的实际管理，而工程运营阶段则主要是对工程设施进行管理。我国在改革开放以前已经形成了一套比较传统的工程管理模式，在改革开放以后，虽然这种管理模式经过了无数次的改进与提升，但是仍然存在着很多问题，严重阻碍着工程项目建设质量的提高，针对这些问题，作者根据自身的工作经验对工程档案管理提出了以下的改进措施。 关键词:交通工程;技术档案管理;问题及处理措施 交通工程档案管理主要指的是从项目建设开始到工程结束整个过程形成的档案文件都需要进行合理的分类、整理、并归档，这样可以为工程的建设提供相应的数据与参考。项目档案则主要是包括工程的建设工程设计、工程监理、现场施工等单位形成的基础施工材料、设计资料、管理文件、以及施工文件等，项目档案资料的主要目的就是能够为工程项目提供具有价值的参考和依据。 1新形势下的轨道交通工程档案管理的重要性 在交通工程档案管理的过程当中，档案作为整个交通工程建设前期、中期以及建设完成得真实记录，存在一定的意义。工程档案即是工程，后期进行维修的重要参考依据，也是非常重要的工程研究资料。如果交通工程在后期运行的过程当中存在质量问题，可以借助档案资料提供的信息明确责任方，由此可见加强交通工程答案管理是非常重要的。因为很多档案管理的方式比较落后，相应的管理制度并不完善，这样就导致档案管理工作的真正作用很难发挥出来。为此必须完善交通工程档案管理工作，提升档案管理工作的质量。 2存在的问题 2．1轨道交通工程档案利用效率有待提升 随着轨道交通网络建设的不断扩大，交通工程网络所涉及到的地域更加广泛，在对交通工程进行运行与维修养护的时候，需要借助档案资料来进行相应的工作。此外与交通工程相邻的新兴资产开发也加强了对工程档案管理工作的依赖性。怎样才能提高工程技术档案的利用效率，提升档案查询工作的便捷性，变得十分重要。 2．2档案资料真实性缺失 在交通工程建设的过程当中，很多参与建设的工程单位只注重项目的建设，而忽视了对工程档案资料的管理，错误的认为工程档案管理资料，只要形式上过得去就可以了，只是为了应付工程检查，临时进行档案资料的编制与记录。工程施工单位内部存在一些档案编制人员，这些工作人员对工程施工流程与现场施工的情况缺少一定的了解，所以编制出来的档案资料缺少相关的根据，与工程实际情况脱节。比如工程测量数据资料在收集的时候不能够有效的保证资料的准确性，并且资料的编写过于流程化，工程开工报告附件、工程填筑资料经常出现错填或者是漏填等问题。 2．3没有严格执行工程建设程序 在工程项目开始建设的时候，需要根据相关的法律法规制定相应的档案管理程序，并且根据专业的规章制度制定奖惩措施，这样才可以有效地保证工程技术档案管理的规范性，真正将答案管理工作落实到实处。但是就目前的情况看，很多时候为了赶进度，而忽视了对工程档案进行管理，这样就增加了档案，后期管理工作的难度。 3问题处理措施 3．1创新管理手段，建设数字档案室 在交通工程中可以建立数字化的档案管理室，使交通工程档案管理变得更加数字化，这样有利于工程技术档案的保存，为使用者提供便利。需要从以下几个方面对档案管理进行数字化建设:①全面建设交通覆盖网络，比如，在轨道工程当中，可以为基地和车站建设专用的内部网络，并且可以使用数字化的软件服务器和浏览器，这样可以有效地实现用户终端的利用方式;②建设交通工程在紧急情况下的应急预案系统，也就是工程技术档案的绿色检查通道。数字化档案管理室应该设置成全天的服务方式，如果遇到突发情况，可以及时的查阅相关的档案资料，为抢修工作提供所需要的档案资料;③数字化档案软件后台需要使用双机热备、负载均衡的管理措施，这样当其中一台服务器发生故障的时候，可以自动地将业务转移到另外一台服务器上，有效的防止在进行档案查询的过程中出现故障，此外还可以使用异地备份的方式，为电子化档案数据进行定期的备份。 3．2转变工作方式，全面开发利用公路技术档案 首先，交通工程设计组织施工等方面会涉及到很多大量的基础性资料，这样可以对交通工程建设的档案进行重新的整理，并制定相应的审阅目录，这样可以方便档案管理工作人员进行查阅，有效的促进工程建设的进度和施工质量，充分发挥档案信息资源的作用。第二，随着我国经济的快速发展，交通工程的通行能力不断提高，加强对交通工程的养护管理工作已经是非常重要的问题，而交通工程普查所得的数据又是交通工程养护管理工作进行的前提与基础，在每年对道路进行普查的时候，需要把得到的数据进行及时的整理与分析，同时查阅相关的工程技术档案，对工程现实情况进行有效的对比，编制有关工程路基、路面、桥涵等变化情况的资料，并且制定相关的养护管理目标，有效的保证工程建设的质量。第三，转变开发利用的方式，变被动为主动，变滞后为超前，档案管理工作需要时时刻刻的想着如何利用已经保管的档案为工程建设提供有效的服务，并以此为主要的思想，研发和编织一些具有使用价值的工程档案管理资料，为工程领导提供一些具有借鉴意义的工程基础档案管理资料，为领导的决策提供有效的数据作为支持。 3．3对建筑工程技术档案管理人员的要求 档案管理工作人员需要熟练的掌握、领会国家档案管理的相关法律，加强对档案管理制度的建立，规范档案管理工作。在进行档案管理的过程中需要加强工程各阶段信息的获取、整理、分类、总结与保存。保存主要是为了技术档案能够再次使用，充分的体现了档案的社会性。档案管理工作人员需要忠于职守，遵守档案管理工作的相关规章制度，具有一定的专业知识，不断的完善档案管理工作的归档任务，做好工程技术档案管理工作的鉴定、分类、管理、借阅、数据的统计。交通工程技术档案管理工作具有非常强的专业性，要求档案管理工作人员既需要有一定的档案管理知识与较强的综合素质，还需要具有一定的工程建设基础知识，充分了解工程建设的周期，能够有效的识别各种专业的工程图纸、文件。档案管理工作人员只有不断的提升自我的专业知识，提高档案管理工作的水平，才能够有效的保证档案管理工作的顺利进行。所以，在对交通工程进行设计的过程当中所使用的图纸、文件具有非常大的信息量，在档案管理的过程当中，档案管理人员需要具有一定的服务意识，还需要充分的掌握现代化的管理技术，这就需要档案管理工作人员在使用计算机技术的同时，能够充分地运用档案信息化管理系统，完善档案信息数据库，充分发挥计算机管理的优势，减少人工操作，有效的提升工程技术档案管理工作的效率。技术档案工作管理人员还需要具有信息加工处理技术，所以档案管理工作人员必须加强相关知识的学习，成为具有多种知识结构的复合型人才，这样可以有效地适应技术档案管理信息化的发展。 4结论 综上所述，在加强交通工程技术档案管理的过程当中，需要不断的更新档案管理的理念，勇于探索创新档案管理的方法，全面、真实地反应交通工程发展的情况与运营成果，科学规范的对工程技术档案进行管理，保证档案管理工作能够与时俱进，只有这样才能够适应时代的要求开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理工作可以有效的提升交通工程企业的管理水平，为交通工程企业的发展与进步做出一定的贡献。 作者:欧阳菲 单位:江苏海通建设工程有限公司港通分公司 工程档案管理论文:电网建设工程档案管理思考 摘要:电网建设工程中最重要的部分就是电网建设工程的项目档案，它切实记录有关工程建设的数据。在工程竣工后，检查工程质量、检查档案、检查工程现场的工作当中，档案记录的数据起着非常重要的作用，特别是工程竣工后的评价，工程档案是重要的参考文件。分析工程档案管理中现存的问题并提出了改进的措施。 关键词:电网建设工程;档案管理;思考 1电网建设项目档案管理的重要性 电网建设项目中不可缺少的部分就是电网建设项目的档案，它切实记录着工程项目中相关数据，也是公司的重要“财产”。工程项目竣工验收工作中不可缺少的就是电网建设项目档案的验收，在验收项目时，如果不合格，是不允许进行竣工验收的，而且对于每项工程，验收项目以及标准的指标都是统一的。为了我国电网有一个良性的发展的同时整个电网建设的工程从开始到完成都可以安全、毫无差错的进行下去，对于每一个工程的档案管理工作必须有一个严格的制度约定并且增强。档案管理工作也在不断进步，以适应社会的发展和企业的发展。 2新时代下对于电网建设的思考 2．1应加强对电网建设中档案管理的认识 1)各项项目的重要性。电网建设中的项目管理就是对于整个电网建设工程从开始建立项目一直到完成任务结束包括审批、采购、勘测、设计、施工、调试、监理等一切工作的全部过程中所有应该被保存的图像、文字以及声音等所有文件被分类保存。这项工作不仅仅应该由所有档案管理的相关从业人员所负责并在最大程度上更好地完成，而且还应该让工作人员都意识到这项任务的重要性，把这项任务归入到项目管理程序中与“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”等归纳到一起，便于管理。2)提升相关人员工作认识。在每个项目中，档案管理工作中的所有相关从业人员只有对档案管理工作有更好的认识才会使得整个项目可以十分顺利地进行下去。所以每一项工程中的每一级的档案管理机构对于推广档案管理的意义而且还要对所有相关从业人员，都要进行很多次有强度的训练，从而使得他们对于档案管理有着很深的认识。3)加强档案管理工作。对于企业开展的有关项目档案管理训练，必须要侧重于以下几部分内容:《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》以及《国家电网公司输为优质评选办法》等的相关规定。 2．2确定项目档案归档时间的重要性 对于每一个项目的档案分类时间必须有一个十分准确的标记，不仅仅是国家电网还有企业的相关管理部门在参与工作后的一个月之中都要对项目的法人以及建设的相关部门提供所有有关项目的资料。①在这个项目中所涉及到的相关部门都必须将工作完成以后的每一份文件包括文字、图像、声音等都有在归纳整理以后在一个月的时间之内转交给有关建设管理的部门。②负责设计的部门应该在项目档案管理与工程的进度相一致的规定下，对于已经经过审批后的包括施工图资料等文件都转交给有关建设管理部门。③对于施工中的相关采购以及有关供应单位必须将整个项目中的所有购买的设备以及材料中所签订的文件以及协议在一个月之内转交给有关物资管理单位(招投标管理中心)，然后在该单位进行详细核查之后在转交给所对应的有关建设管理部门。 2．3在档案转交的过程中必须签订相关协议 1)我国有关法律规定。在《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(以下简称《管理办法》)中相要求:“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任。”我们从这一段话可以很清楚的认识到，在部门与部门之间转交所有有关项目的设计以及施工中的相关协议时，应该制定严格的制度从而使得转交的文件数目、时间等详细信息都拥有一定的法律权利。通常情况下来说，合同或者协议都是在多个角度对多方赋予一定法律权利保护的资料，这在市场的经济交易来说是十分普遍的。只有将档案转交到赋予法律权利的合同中，才会使得档案管理拥有法律的保护。当档案管理完全走向法制的道路，电网建设项目中档案管理就会起到十分重大的作用，同时这也属于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。对于合同来说，要使得其在整个项目的建设中起到重要的作用，就必须不仅仅对于项目档案管理、转交的过程中相关部门以及所有参与人员都要制定严格的规章制度，相关单位还要想方设法使得档案管理的相关从业人员多加入到有关招投标的合同、协议以及转交过程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人员能够在很大程度上保证对于档案管理的有关条件以及规定都与实际相符，还要让档案管理的相关单位也参与进来。只有在合同的作用下，项目中的档案管理才能有条不紊地进行下去，而且还能在最大限度上保证档案的高效性、高速率等。 2．4确定要求然后做好手中事 项目建设的全过程与电网建设项目档案管理密切相关，它是项目建设工程中的关键，这也就表明档案管理的全过程就是项目建设的全过程。《管理办法》提出“统一领导、分级管理、层层负责”的理论，规定了建设管理单位、项目法人以及包含调试、采购、施工、监理、设计等各种与管理职责有关的档案，明确规定档案管理机构有严格的管理职责，进而，将工作标准与岗位责任制纳入有关人员、相关部门的职责范围内。工程建设全过程的监督、检查、组织和各种服务型工作都由项目法人全权负责，同时，项目法人还需进行工程建设档案管理工作。当两方或多方单位进行项目施工时，项目法人应选择其中一个单位作为建设管理单位。其他建设单位需配合建设管理单位，负责与自己有关的档案工作。工程建设项目所有档案全过程的有关工作都由项目法人负责，同时，还需有关规定实行统一领导、层层负责、各级管理的原则，构建较为完善的管理体系。各部门、各单位及采购人员不仅要做好自身工作，还需要在工作时按照“谁形成，谁负责”的原则进行，并总结与记录相关数据，保证项目档案的系统、准确、完整。 2．5构建完善的监管体系 想要保证项目建设与档案管理工作同时进行，就需要各级领导、各部门认真地实行与自身有关的档案管理方面的职责，同时，还应该构建完善的监管体系监督档案管理工作。首先，依据有关规定，建设工程相关单位档案管理工作的指导、协调和组织工作，都要听从项目法人的安排，各有关单位的档案工作还需管理单位进行监督;其次，监理单位需要履行自己的职责，承担部分工作。例如:施工与设计单位的档案管理监督工作等。 2．6做好项目档案最后的验收工作 项目档案验收作为，项目竣工验收的重要组成部分。如果未进行档案验收或验收不合格，不能进行项目竣工验收。国家发展改革委员组所验收的项目是由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，在由国家档案局组织档案验收。各个区域的电网公司电力公司组织所验收的项目，由各区域的电网公司、电力公司的档案管理部门提出验收申请。并且由档案局负责组织项目的验收，将验收结果上报国家电网公司备案。项目档案专项验收，是由建设管理单位提出申请，申请内容主要有:项目建设体及档案管理的情况。采取适当措施，保证档案的完整准确性。项目文件材料的收集整理，归档情况。竣工图的质量情况及编制情况。档案在建设管理运行中发挥的作用。发现问题以及采取适当的解决方案。 3结语 有关工程竣工验收备案工作需要结合项目工程档案管理工作，通过各部门档案管理机构进行管理，进而，完善电网建设工程管理体系，加强了有关档案各种工作力度，这对完善工程建设相关的监督体系是非常重要的。 作者:陈德勤 单位:广东电网有限责任公司 工程档案管理论文:工程档案管理对建设工程的影响 摘要:本文概述了工程档案管理的内涵，分析了工程档案对建设工程的质量的影响，对做好建设工程中的档案管理的措施进行了探讨，以供参考。 关键词:工程档案管理;建设工程;作用;影响 1工程档案管理概述 工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。 2工程档案对建设工程的质量的影响 2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏 现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。 2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段 工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。 2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节 工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。 3做好建设工程中的档案管理的措施 3．1积极开展档案知识培训 对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。 3．2严格推行持证上岗制度 应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。 3．3完善办法制度 办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。 3．4强化对档案的宣传和利用 一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。 3．5实现工程施工与档案管理的同步进行 在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。 3．6档案管理科学化增强 随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。 3．7加强现场指导 企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。 4结语 总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。 作者:袁英莺 单位:南京汇杰建设发展有限公司 工程档案管理论文:水利工程档案管理创新途径 摘要：档案信息在我国水利工程管理与建设工作中占据核心地位，科学地收集、利用与管理档案资料，可推动水利事业更快发展。因此，水利部门应充分了解档案管理工作的重要性，并主动制定有效的管理措施，努力优化管理成效。随着水利事业与社会经济的快速发展，水利工程档案的管理工作也面临新情况与新特点，这就需要档案管理人员大胆创新传统的管理方式，以便更好地符合新时期的管理需求。基于此，就新形势下创新水利工程档案管理的途径，进行了深入的探究。 关键词：新形势；水利工程；档案管理；创新途径 新时期我国水利工程建设的普遍性特点是参建单位多、周期长、规模大、项目多等，大部分从开工到完工需要持续好几年，这就大大提高了水利工程档案管理工作的难度。另外，随着水利工程施工质量标准的不断提高及规范性的提升，传统的档案管理措施已经无法满足新时期的管理需求，只有对传统管理方法进行大胆创新，才能优化管理成效。因此，在新形势下如何创新水利工程档案管理方法，是管理人员应深入思考的问题。 一、创新档案管理机制 创新传统的水利工程档案管理机制，是提高新形势下水利工程档案管理成效的有效保障。在实际的创新档案管理机制的过程中，需要做好以下几点。 （一）坚持分级管理与统一领导原则 水利工程各个参建企业应安排分管领导直接负责档案管理工作，构建完善的责任制度。同一级的水利部门应对行政部门中的水利相关档案进行管理，还应对项目的参建单位、监理单位、施工单位、设计单位的档案进行管理。逐渐健全水利工程档案行政主管机构以领导为主体、其他各方积极参与的水利工程档案管理工作机制，以保证密切配合、各尽其职、明确分工，从而全面激发与彰显档案管理人员的才能，为水利工程档案管理工作负起责任、承担义务。 （二）水利工程建设企业应全面落实法规制度 水利工程建设企业应全面落实《水利档案工作规定》《档案法》等法规制度，结合工程具体特点，依据自身条件，构建出一套完善的档案保密、查询借阅、归档保管的岗位责任制，使档案管理工作者都能明确自身的义务与职责，把档案管理效果当成考核个人工作情况的主要依据，并依据考核结果实施恰当的奖励与惩罚，从而提高档案管理人员的责任感，激发他们的工作热情。 二、完善档案资源体系 健全的档案管理体系是新时期水利工程档案管理工作顺利开展的基础与前提，因此水利工程管理部门应充分重视档案管理工作，并采取措施大胆创新档案管理体系，从而为管理效果的提高做好准备。水利工程管理部门在创新档案管理体系的过程中，应做好以下几点。 （一）提高收集与整理档案资料的力度 各级水利机构应将水利工程档案管理及其他工作提高到同等地位进行统一设计、规划与落实，成立分级的专项管理小组，以保证档案工作与工程建设活动同步开展，尽可能将搜集资料的范围等同于工程施工范围。县级及其以上的水利部门档案管理机构应加大对各种档案收集与整理工作的指导与监督，尤其是对重点水利项目，应全面做好各种工程资料的收集与整理工作。 （二）健全归档制度 各个地区的水利工程建设企业的档案工作者应认真履行管理义务，结合《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》，构建完善的水利工程资料文件归档制度。只要是归档的材料文件，不管是录像、录音、视频还是电子文件，在竣工验收过程中都应及时移交给水利部门或项目办，所有人和部门不得拒绝归档或据为己有。针对丢失或损毁档案的，应及时补救并严肃处理相关责任人。 三、优化档案利用体系 水利工程开展档案管理工作的主要目的是有效利用档案资料，以促进水利事业的快速、健康发展。这就需要水利部门努力构建出便捷的利用水利档案的体系，以显著提高水利工程档案的利用率与便捷性。在实际优化水利档案利用体系的过程中，应做好以下几点。 （一）提高档案资料的数字化程度 各级水利机构应将建设数字档案室纳入信息化建设规划中，努力从财力、物力与人力方面统筹安排，以逐渐提高水利工程档案信息存数的网络化与数字化，各个部门的档案管理人员应努力提高工程资料的数字化程度，为档案资料使用人员提供方便。另外，应提高数字化水利工程档案资料的保密性，以有效预防盗窃遗失、网络泄密等问题的出现。 （二）推动档子信息的网络共享程度 县以上级别的水利机构应借助现有的信息传输平台与网络，努力提高档案信息的共享程度，构建地区或地方水利工程档案系统，激励档案室将可公开的信息、档案上传到网络上，使档案使用者可远程使用。另外，上级水利机构可搭建出和下级对接的档案资源平台，以提高资源的共享程度，逐渐将各个地区、各种级别的水利工程档案信息整合在一起，形成水利工程信息利用体系，以便于水利工程信息需求人士的利用。总之，在新形势下，水利工程管理部门应依据新时期的新特点与新情况有针对性地创新水利工程档案管理方法与措施，逐渐提高档案工作的先进性、完整性与高效性，最终为水利工程档案信息使用价值的提升奠定基础。 作者:孙立夫 单位:新疆生产建设兵团第一师十三团水管所 工程档案管理论文:工程建设档案管理的现实问题及措施 【摘要】本文对工程建设档案管理的现实问题展开了分析，并提出了解决问题的措施，从而为工程建设档案管理工作提供参考。 【关键词】工程建设；档案管理；现状问题；解决措施 随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。但就目前来看，工程建设档案管理并未得到足够的重视，有关工作的开展仍然存在较多问题。因此，相关单位还要加强解决问题的措施研究，以确保档案管理工作能够更好地开展。 一、工程建设档案管理的现状问题 （一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。 二、工程建设档案管理问题的解决措施 （一）落实参建单位档案管理责任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。（三）严格规范档案管理各个环节。为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。 三、结论 通过研究可以发现，工程建设档案管理工作虽然已经取得了一定的进展，但是仍然存在较多问题。针对这些问题，相关部门和参建单位还应联合进行管理责任的落实，并加强档案建立的全过程管理，同时加强各个环节的监督管理，以确保档案管理规范和要求能够得到落实，进而使参建单位的档案管理水平得到提高。 作者:陈静 单位:镇江市建设工程管理处 工程档案管理论文:提升水利工程档案管理的对策 摘要： 在水利建设工程中，水利工程档案是其中一项重要工作，它主要是对水利工程整体建设过程进行记录，反映水利工程建设始末各项子工程或环节的真是情况，形成文字资料以备日后查看。水利工程档案是水利工程建设中重要的书面资料，是反映工程真实情况的重要依据，从长远发展的角度看，水利工程档案既有利于工程自身的各项管理活动的开展，同时可以为未来的水利工程建设提供参考，此外还可对工程中的各项理论与实践研究提供可靠资料。文章围绕水利工程档案管理展开，阐述了水利工程档案管理的特点，从我国当下水利工程档案管理实情出发，提出存在问题与相应解决对策。 关键词： 水利工程；档案管理；存在问题；对策 一、水利工程档案的特点 1.复杂性 从工程复杂程度看，水利工程是一项系统性与流程性较强的工作，包含的子工程较多，流程较为复杂，涉及工业、建筑业等不同行业领域，还需要综合运用理论与实践知识，这些都需要在水利工程档案中加以记录。此外，在实际操作中，人机合作等方面也成为档案中必须记载的内容。无论从总体工程还是工程中的细节来看，产生影响的客观因素较多，因此档案内容相应具有多样性，工程涉及领域较广，因而水利工程档案具有复杂性。 2.不确定性 水利工程建设过程中，工程进度、施工方法等方面长期受到自然环境、社会环境、资金、资源等方面的限制和影响，存在诸多不可抗力与不可预测因素，因而施工过程常常产生变动，造成相应的档案记录与管理产生变化，即水利工程档案管理的不确定性。 3.差异性 水利工程建设中，从工程设计到工程施工中的各个环节，无一不是受到施工地自然条件等因素的限制和影响，因而不同的水利工程档案存在较大的差异性。这种差异性是由水利工程建设本身决定。 二、水利工程档案管理存在问题 1.档案管理意识淡薄 在我国水利工程建设中，侧重点往往在于工程本身，关注于工程质量与成本，水利工程档案管理往往被忽略或不被重视。这是由于档案管理意识淡薄造成，工程有关单位认为水利工程建设的目的即是工程自身的质量与经济效益，忽视了这一工程在水利工程建设史中的长远意义，疏于将工程中的环节与细节如实记录存档。 2.档案管理体制与制度漏洞较多 随着我国市场经济体制的确立，经济形势在发展的同时逐渐变得多变而难以预测。在水利工程建设领域，与工程建设相关的法律、法规、制度等相应出台实施，对水利工程建设形成一定约束力的同时也改变着水利工程中各个环境的相关工作内容、工作方式等。水利工程档案也相应随之改变。然而，在现阶段，水利工程档案管理并未形成与工程变革相适应的体制与制度，造成体制与制度内的漏洞较多，相应约束力降低，导致水利工程档案管理工作出现问题。 3.档案管理人员能力较低 在日常生活中，人们往往认为档案管理是一项简单地整理工作，本身不具有难度与专业性。但事实上，对于水利工程档案管理，由于档案中涉及较多的领域与环节，着实拷问着档案管理人员的专业能力和综合能力。只有具备较高专业素养的管理人员才能够胜任水利工程档案管理工作。但在我国实际的水利工程档案管理工作中，档案管理人员的选择往往不存在专业能力筛选，即使有相应的考核，其要求远无法满足档案管理工作的需要。此外，档案管理工作准入较低，许多从业人员不具备相应的专业知识和技能，在水利工程档案管理中便会大大降低档案管理质量。 三、针对水利工程档案管理问题的对策 1.加强对档案管理的重视度 想要提高水利工程质量，首先需要从管理理念上进行改革，加强对水利工程档案管理的重视度。水利建设过程中的相关单位都应提高对档案管理的重视度，从管理层起强调档案管理的重要性，并在具体工作中安排与档案管理相对应的工作开展。此外，在水利工程内部加强档案管理重视度可落实在内部人员的管理制度上，将档案工作内容进行责任落实，每个单位中也应将工作范围内的档案管理工作加以细化，责任到人，并设置相关的档案管理质量评价指标，组织人员对不同单位、不同工作内容下的档案管理工作进行评价，以监督和管理档案管理具体实施情况。 2.完善档案管理相关法律法规 国家的法律法规的执行力与强制性较强，在规范行为方面具有不可替代的作用。就水利工程档案管理来说，随着行业的改革与发展，与档案管理相关的国家法律法规的出台与实施呈现滞后性，这就极大地造成了水利工程档案管理工作混乱，工作质量降低的现象出现。因此，国家须出台与当下水利工程相适应的法律法规，契合行业实际，从法律高度对水利工程档案管理形成约束。 3.提升档案管理人员的工作能力 在水利工程档案管理过程中，档案管理人员的工作能力将直接影响到档案管理的工作质量，因此，应提高档案管理人员的工作能力。档案管理人员的工作能力包括两方面，其一是档案管理本身的工作能力，这要求相关人员参与过相关培训，具有相应资格证书，持证上岗；其二，档案管理人员应具有水利专业知识和工作经验，二者缺一不可，直接影响到水利工程档案管理的质量。在选择档案管理人员时，应注意对这两点与结合程度的考核，此外，还应注意在工作至于加强对档案管理人员的相关培训，不断提高档案管理人员的工作能力，以达到档案管理要求。 四、结语 综上所述，随着我国水利工程的不断发展，水利工程档案管理将逐渐受到重视。而就我国水利工程档案管理来看，实施情况不佳，工程档案管理质量差强人意。文章以水利工程档案管理为核心展开论述，以我国水利工程建设现状为依据，将水利工程档案管理中的问题加以论述和探讨，并针对性提出解决方案，基于此期待对我国未来水利工程档案管理提供参考。 作者:崔爱君 单位:河南省豫东水利工程管理局 工程档案管理论文:如何做好通信建设工程档案管理 摘要： 新时期新环境下，我国经济高速发展，信息产业紧跟时代步伐高速持续发展，这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准，通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济，通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题，还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中，所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体，能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用，并使其系统化、规范制度与通用化相，对于通信工程顺利建设有极大助力，也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的核心组成部分，通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。 关键词： 浅谈;做好;通信建设工程;档案管理 一、新时期通信建设工程档案探讨 新时期新环境下，社会经济持续高速发展与进步，创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展，通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入，这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段，这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下，加重对通信数据文件资料的精确分析研究，通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设，贯彻落实严要求与高标准的施工要求，将通信建设工程档案作为工程核心基础，我们除了要注重建设施工方法，还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去，使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说，通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的，以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下，通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来，解读了解字面意思后，还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料，如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程，只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅，这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准，只有这样，才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏，从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平，通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。 二、通信建设工程档案中存在的问题 第一，通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够，多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位，监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档，工程完工以后，致使档案遗失，无法交还回建设单位，这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失，直到通信建设工程完工检查验收前期，建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时，施工单位才会将现存的零散文件交还，这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二，通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中，可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全，丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦，严重时甚至会引发经济纠纷。第三，通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先，是档案文件原件归档不及时，复印的文件多，求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意，未能及时追回资料文件原价，对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意，其次，法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工，设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后，双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生，致使通信建设工程档案完工后，达不到相关要求。第四，通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般，为经过专业培训，导致业务能力不强，收集整合的资料往往缺乏重点内容，仅是单纯的流水账。第五，通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展，轻视档案管理建设的老思想根深蒂固，在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六，通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设，对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视，很多时候，施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七，部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者，害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦，就讲档案资料自己存放，没有分类归档，很多时候导致通信建设工程完工后，档案资料遗失。 三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化 第一，通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员，应当严格按照档案工作相关管理规定，积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流，强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的，说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位，监察单位都要单独签订合作协议及正规合同，并将这些内容整理分类后都收入档案中，这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议，将责任明晰化，各单位承当相关责任的档案资料，从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二，通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性，基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验，分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件，并对其严格认真的进行分类归档，解决存在的问题，通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期，对文件资料检查要查看是否完整，精确，体系化，重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查，可以有效提高案文件的质量，养成档案工作的规范化，使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三，完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定，使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确，方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理，确保档案资料文件，完整、精确与体系化。第四，切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后，相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作，档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作，编制正规的目录索引，确保档案文件资料查找准确性及查全性，是通信建设工程档案作用发挥到最大，为相关的产业企业提供关辅助。第五，监察通信建设工程档案，严格审查，保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中，要责任划分到个人，切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料，项目主管人员负责核查审计及签名认证，通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六，专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作，是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用，要严把所用人的专业技术能力及职业素养，日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训，从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。 四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展 政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势，通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后，可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流，可以概括为二大方面：第一，通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上，会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库，并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的，赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力，根绝实际情况及行业特点，加设个性化功能，保证全国通信建设工程档案库能够全部链接，而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二，通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展，通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决，通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后，其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响，还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用，通过多种类型的移动存储设备进行扶着，这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题，只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。综上所述，在通信建设工程档案建设过程中，通信建设工程档案监管属于一个核心组成部分，通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此，工程建设施工过程当中，负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习，提升职业素养的同时还要强化岗位意识，对通信建设工程档案存在的问题，进行问题分析整合，要及时处理这些问题，确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。 作者:赵丽 单位:河南省通信工程局有限责任公司 工程档案管理论文:档案管理工程化探索 摘要： 为解决传统档案管理低层次徘徊问题，本文引入工程化管理思想寻求解决问题的最佳途径，并通过具体实践探索提高档案管理水平的方法。 关键词： 档案工作；管理工程 随着我国现代企业制度的建立及逐步推进成熟，企业内部的各项管理工作也呈现多样化、复杂化的发展趋势，传统的管理方法已经越来越无法适应，需要运用管理工程的思想和方法进行规范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。无论是档案管理理论研究自身，还是其向实践的转化，本质上也是一项工程，工程化思维和工程化方法能成为拓宽这种瓶颈的有力工具。 一、档案管理工程化的框架设计 （一）设计三个层级的业务目标 在档案管理模式转型期，运用工程化方法，可以直接从构想出发，首先确定三个层级的业务目标，在实践中细化完善每个目标的实施细节，从而逐步达成档案管理工程化的最终目标。第一，将企业各项工作中形成的大量文件、数据，通过归档的过程控制，按照一定的规范，组合成模块鲜明、系统性强的知识体系。这一目标的实现，需要建立企业各项活动与档案管理的信息链，在信息共享的基础上，完成企业知识体系集中统一管理。第二，进一步建立并规范档案需求分析方法，采用信息管理技术及档案编研方法，按照一定的规范，开展多层次多渠道的档案信息开发利用工作，满足各项工作对档案的利用需求。第三，运用知识管理的技术和方法，建立专业技能发现工具，用计算机系统做支持，通过对档案文件的分析，建立基于档案的专业知识库，通过利用环节进行知识推送，使档案管理成为企业知识管理不可缺少的一部分。 （二）设定实现目标的运行机制 档案管理者需要从档案管理内部体制环境和档案管理外部环境两个方面考虑，确定影响达成终极目标的各个正面及负面因素，分析这些因素的形成原因和相互关系以及这些因素产生影响、发挥功能的作用过程和作用原理及其运行方式。在档案管理内部体制环境中，建立能够发挥集群智慧的知识场。知识体系不仅涉及企业档案管理规章制度和标准规范及操作流程，还应该包含企业活动涉及的相关专业的初级知识。同时，培养具有一定专长的企业档案管理专家队伍，提高企业档案管理者的综合业务素质，不断完善档案管理知识体系，形成循环滚动向上的机制。通过优化内部环境，为档案管理外部环境的改善创造良好机会。影响实现档案管理工程化终极目标的外部环境，通常是由于企业档案管理工作弱化，服务陈旧，无法为企业中心工作提供最优服务造成的。因此，档案工作需要建立与外部环境，特别是企业中心工作的信息交流平台。通过平台明确企业各项工作对档案信息服务的需求，有针对性地确定自己的工作内容和工作目标，必要时还可以得到外部有力的支持和帮助，这是改善档案工作外部环境的关键所在。 （三）实现目标的过程控制手段 档案管理的每一项工作都是一个过程，运用管理工程的过程控制手段，包括指标控制、自动化控制、程序控制等，可以确保各项工作持续地、可预见地和稳定地运行在目标性能水平上。档案管理的指标控制，就是在每一个工作项目中，确定哪些是工作过程中的关键指标要求，在过程中随时检查这些指标要求，确保最终的档案服务的理想水平。例如：产品数据的完整性是产品档案管理需要关注的工作项目之一。将产品数据完整的保存下来并科学地组织成一个逻辑清晰体系完备的集合，同时去除大量无效的冗余数据，需要经过产品状态确定、产品数据分类、产品数据鉴定、产品数据整理等多个环节，而每一个环节都有自己的关键输入要求和输出要求。指标控制要做的，就是确定控制输入要求，预防工作缺陷的发生，同时监控输出结果，尽早发现问题并纠正。档案管理的自动化控制，就是通过一定的设计，使档案工作具有防差错技术或“防呆”能力。在企业的数字档案管理系统中，数字档案的采集、管理、利用等环节，需要根据各个环节及环节内各项工作的具体要求，借助计算机技术，通过详细的系统设计，实现档案工作过程的自动化纠错。档案管理的程序控制，就是将档案管理各项工作的具体操作方法，以技术规范的形式固定下来。这样做的好处是：可以防止管理经验和知识遗失、有助于档案管理标准化、便于档案工作规范和技能的传播、便于档案工作质量的审查等。 二、档案管理工程化的初步实践 （一）以实践为基础，细化初期业务目标 首先细化了档案业务目标，将目标设计为若干具体的工作项目。其次必须摸清家底，确定档案全宗范围。从档案管理的角度分析各项工作产生哪些文件、信息、数据和知识及其存在形式；区分传统档案管理范畴与尚未涉足的档案管理领域，确定并细化新领域的工作内容；根据档案文件重要程度（现实的和历史的价值）及利用情况决定取舍及管理方法。在此基础上，采取措施形成企业各项管理活动与档案工作的信息联动，将企业各类信息平台中的信息进行分类整理，随时跟踪企业各管理部门工作动向。同时，主动收集有归档价值的信息，形成档案全宗管理机制并根据各项管理工作的变化实行动态管理。 （二）优化档案工作运行机制 开展了规章制度体系和管理标准体系建设。首先建立了一套适合档案工作发展的规章制度体系，该体系包含三个部分：档案工作法规性管理制度、档案业务管理制度、与档案业务接口关系的各项管理制度。通过制度建设，建立一套适合企业档案工作的管理方法，包括如何计划、如何协作、如何控制流程和工作进度、如何分解任务等等，使档案管理成为流程化、可重复的技术基础工作，在此基础上加强档案工作管理标准体系建设。将档案工作标准规范分为现行文件管理标准、档案管理标准、档案技术标准等三个部分，在标准体系下可以设计业务操作手册，作为各个管理标准的延伸。 （三）以提高工作质量为目的的过程管理 在档案工程实施初期，尝试性设计了产品技术文件归档质量指标要求及质量控制方法，收到较好的效果。后续将逐步根据档案工作各项目，有计划有针对性地开展工作质量指标的设计工作。针对档案管理系统的应用，进行详细的工作质量需求分析，并将分析结果以详细设计要求的形式反映给系统开发人员，使计算机管理系统也能参与档案工作的质量控制。档案管理的程序控制只要依托档案部门的质量工作组的活动实现。QC小组和六西格玛小组分别以各自的质量控制方式，不断优化档案工作流程，使各项工作质量逐步以最优化的方式呈现。 三、建立档案管理工程化发展评估体系 企业档案管理者应当以积极科学的态度审视和跟踪档案工程化实施过程及其所带来的一系列变化，建立包括评价主体、评价对象和评价行为模式的档案工程化评价体系，厘清影响评价的相关因素。借鉴其它管理工程评价的原则和标准，建立诸如档案工作项目必要性和可行性评估方法、项目风险分析方法、档案管理规章制度和标准体系的适用性评价方法、档案管理团队建设方案、档案工作程序控制的适用性分析方法、档案专业工具的先进性及应用的广泛性等等一系列评价方法和指标。从发展的视角构建档案工程成熟度发展模型，以评价标准和评价流程为依据进行科学分析，参考成熟度发展模型有针对性的做出改变，提出从结构、进程、质量三个方面适时调整档案工程建设的策略。 作者:李伟 赵卫民 单位:北京宇航系统工程研究所

档案管理工作论文:知识经济时代档案管理工作浅析 论文关键词：档案管理 现代化 进程 论文摘要：档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。 一、知识经济时代档案管理工作面临的问题 首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。 第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 第四，知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 二、加快档案管理工作现代化进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1、分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2、分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。 5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 6、要强化服务意识，拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。 7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。 总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。 档案管理工作论文:论做好文秘工作促进档案管理工作 [论文关键词]文秘工作 档案管理 [论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。 一、提高对文秘工作重要性的认识 文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面： 一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。 二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。 三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点 二、加强档案管理势在必行 文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。 首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。 其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。 三、文档工作要更好地为经济建设服务 文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手： 一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。 二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。 三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。 四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。 五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。 其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。 四、结束语 作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。 档案管理工作论文:知识经济时代档案管理工作浅析 论文关键词：档案管理 现代化 进程 论文摘要：档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。 一、知识经济时代档案管理工作面临的问题 首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。 第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。 第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。 第四，知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。 二、加快档案管理工作现代化进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1、分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2、分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4、要加强档案信息素质教育 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。 5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化 计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。 6、要强化服务意识，拓宽服务领域 要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。 7、培养一批包层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才 要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。 总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。 档案管理工作论文:如何在新时期做好档案管理工作范文 创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。 一、档案工作创新，要解决好四个关系问题 （一）创新与基础的关系 工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。 （二）创新与现实的关系 工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。 （三）创新与学习、借鉴的关系 学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。 （四）创新与实践的关系 创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。 二、服务手段创新 （一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 （二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。 （三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。 （四）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 （五）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入wto后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。 三、拓展服务领域 （一）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 （二）兴办服务实体，发展档案产业 。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 （三）加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。 （四）建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。 （五）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。 档案管理工作论文:刍议新形势下医院档案管理工作 摘要： 在市场经济的冲击下，医疗改革的步伐不断加快，医院档案应紧跟时代潮流，在医院发展中发挥应有的作用。而医院的管理水平，特别是医院的诊断和临床治疗水平的提高，一方面靠医务工作者业务水平的提高和工作经验的积累;另一方面就是取决于临床及各类档案资料的收集与利用。文章阐述了如何加强档案的现代化管理，保证档案资源更好地为医疗、教学、科研、管理服务。 关键词： 医院;档案管理 医院承担着医、教、研等多重任务，由于其功能的特殊性，使得其具有深厚的文化底蕴，成为高学历、高科技人才的聚集地，也理所当然地最先受到现代信息波的冲击。在改革开放的新形势下，作为医院管理重要内容之一的档案管理工作，如何面对医院发展的新特点、新情况、新任务，寻找新途径适应医院发展的需要，自觉地服务于医院的医、教、研工作是摆在医院档案工作者面前的新课题，下面就这一问题谈一点笔者的体会。 1 加强组织领导，提高档案工作者素质 档案资源是一种潜在的生产力，档案的规范化管理，对于院长的正确决策、医疗技术和经济效益的提高，促进医院的发展有着特殊作用;档案的规范化管理，能从根本上为医院现代化管理打下扎实基础[1]。而要使医院档案完整地保存下来并得到充分利用，一方面要高度重视档案工作，增强档案意识，加强对档案工作的领导;另一方面医院每一个医务工作者要走出“档案管理是档案工作人员的事情，与自己没有关系”的误区，应充分认识到自己是档案材料的主要形成者。 医院档案工作者是档案工作的管理者，全面管理医院档案，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督的作用。档案工作者的管理能力和自身素质如何，直接影响到档案工作的发展，间接影响着医院的基础管理。虽然目前多数医院都配备了一定数量的专兼职档案工作者，但普遍缺乏专业知识，故要在档案工作者的继续教育上下工夫，树立档案教育是终生教育的观念，在不断提高档案工作者政治思想素质和道德素养的同时，加大对其业务技术水平和工作能力的培养，逐步形成一支懂电脑、会外语、善管理、肯钻研的现代知识型档案专业人才[2]。 2 改变工作模式，提高档案利用率 档案工作是一项服务性工作，其服务性要通过档案的利用率来实现。而目前有些医院档案工作者片面强调档案工作的保密性，从而造成服务对象仅限于院领导及职能科室，普通员工对档案室望而却步，极大地降低了档案的利用率，削弱了档案的传播功能。故新时期，档案工作者要改变“等、靠、要”的传统工作模式，打破“重管轻用”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动服务向主动服务转变，认真执行管理人员“三三制原则”，把1/3的时间用到临床一线，了解临床医护工作者的需要，使档案为医、教、研服务的口号落到实处。同时按照《档案法》的规定确认保密级别，正确处理好传播、利用和保密的关系，充分发挥档案的利用价值。 3 加快管理现代化，提高档案工作效益 档案工作本质上是一个基础的信息管理工作。随着科学技术的迅猛发展，医院档案管理现代化已成为必然趋势。目前，最重要、最基本的现代化管理手段之一就是计算机管理。将档案信息按党群工作、行政管理、业务建设、科研教学、基本建设、仪器设备、财务会计等分门别类地输入计算机，建立电子文本文件的保管收藏体系。同时，利用计算机建立档案检索网络系统，让档案的实物馆藏与虚拟的电子馆藏共同发展，采用微缩、扫描、照相等技术将档案资料录入计算机，进行有效的深加工，系统地组成便于查找的信息库，以不提供实物的网上查询为手段，扩大档案的使用范围，在遵循档案保密条件的前提下，连接医院公共网络，实现资源共享，方便使用者及时、快捷查找、阅读、使用所需档案资料，为档案工作同行提供交流平台，提高档案的工作效益。 4 拓展档案服务领域，主动为医院可持续发展提供服务 档案是重要的信息资源，收集和归纳这些宝贵的信息资源，其最终目的就是为了开发和利用，以便更好地为医院中心工作服务[3]。为此我们要重视档案的开发和利用，拓展其服务领域，改革其服务方式。凡对医院持续发展有潜在价值和保存价值的文件资料的收集要将关口前移、提前介入，进行超前跟踪服务。如可利用医院已存档案编制《规章制度》、《奖惩条例》等服务于管理者;撰写《医疗服务质量保证方案》、《突发公共卫生事件应急预案》、《反腐倡廉防范体系制度汇编》等提供于每一位医务工作者;开设“院容院貌、先进人物、荣誉奖励、发展历程”等为内容的档案陈列室宣传医院。只有不断拓展医院档案的服务领域，才能更好地为领导决策及医务人员、社会大众服务，才能多角度多层次地为整个社会提供档案信息，推动医院全面、协调、可持续发展。 档案管理工作论文:谈高校档案管理工作中的问题和创新 摘 要：高校档案集教育、科研、管理功能于一体，在发挥高校教书、育人、服务社会方面有着重要的作用。但现代信息技术飞速发展的大环境下，高校档案管理工作还存在管理形式、服务手段、服务内容等方面的问题，只有以科学发展观为指导，扎实推进高校档案管理工作创新，才能切实保障高校档案管理能为教书育人服务，为社会经济的发展服务。 关键词：高校 档案管理 创新 创新是一个民族进步的灵魂，也是高校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。作为高校科学管理的重要组成部分，高校档案管理在一定程度上反映了高校管理水平的高低。要以创新的态度、思路和途径解决遇到的新问题、新矛盾、与高校其它各项管理人员面前的重要课题。 1.档案管理在高校管理工作中的重要性 高校在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。国家教委明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载高校历史沿革的档案管理工作，是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员。作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进高校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。 2.高校档案管理现状及存在的问题 2.1档案管理模式陈旧 在信息化背景下，对于高校档案信息化建设是一个综合性的方面，既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才紧缺。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。 2.2高校档案数字化、辅助管理方面存在的问题 高校档案工作计算机管理模式是建立在原有的手工管理模式基础上，该模式的特点以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。这种模式的落后点是没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。在档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内容的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息。 2.3档案服务功能单一 档案服务功能单一，档案资源偏少，不能科学全面的真实反映学生在校期间的学习、生活轨迹，参考价值不高、针对性不强。所以档案管理水平的创新有待进一步提高。 3.加强档案管理创新体系的建设 3.1模式创新 目前，高校档案室虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要室执行而非决策。这种管理模式已难以适应形势的发展。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案室从校办或其他部门分离出来，变成独立的档案管理职能部门，由被动执行变为主动决策，进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理；发挥网络技术优势，加快高校档案数字化进程；改进档案服务机制，不断提高档案管理服务水平。 3.2思路创新 一是管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和高校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。 二是管理内容创新。档案室虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本室收藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实档案室收藏的内容，提高质量、有目的、有重点、有计划的采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断进行优化，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。 三是管理方式创新。随着时代的发展，档案管理主要应看档案室对资源的开发利用程度和服务效果。档案室的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度的实现档案资源的开发与利用。 四是人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和工作人员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。 总之，做好高校档案管理工作意义重大，高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神，变简单的分类整理为高技术含量的综合性开发建设，变重储轻用为存储、利用并重；变单一的查阅服务为多元的开发利用，最大限度的实现档案资源的社会价值和档案工作人员的人生价值。 档案管理工作论文:新时期如何做好医院档案管理工作 医院档案属于极珍贵的历史记录，通常只有一份孤本，年代久远的档案具有更大的价值。但受到多方因素的影响，医院档案材料经常遭受损毁，所以确保医院档案的寿命及安全性以及信息保密性等，是一项重要的管理工作。 1.医院档案管理工作现状 1.1档案管理投入不足，水平不高。档案不会产生直接的经济效益，实施规范化管理就要有相对的投入，目前医院多存在投入不足的情况，基于有效资金的利用，只能投入在可产生直接经济效益的项目方面，因此造成短时间内医院的资金难以应用在档案管理方面，无法实现档案管理的专业、规范、科学化。伴随着计算机技术的应用，医院的档案管理手段得到了提升，但有些医院的现代化管理水平相对较低，档案管理机构的设备条件较简陋、条件差，造成档案资料的老化、霉化，导致信息的有效利用受到影响。 1.2轻视档案管理工作，没有充分认识到档案管理工作的重要性，未能认识其存在的价值，缺乏有效管理机制，定制医院的管理规划时未能充分考虑档案设备管理、投入、配置等，造成档案管理水平无法适应医院的发展。 1.3档案管理工作效率低下。档案管理职能部门或兼职管理档案的人员积极性不高，对医院档案管理工作的知识及制度不能正确认识，档案管理者自身的综合素质不达标，没能及时补充、掌握新知识，采用传统的管理方法，造成档案管理工作开展效率低下。 1.4电子档案管理缺失。没有定制一套系统的电子档案管理规范，一些音视频、文书格式的电子档案管理不符合要求；缺乏电子档案的认证标准，随意更改办公系统上的文件资料，影响了电子档案信息的真实性；没能做好电子档案光盘、软盘的保护工作，造成存储文件损坏，丢失电子档案信息。 2.新时期医院档案管理的改革措施 2.1创新观念，采用现代化管理理念 科学的档案管理理念对于现代医院的档案信息利用意义重大，现代医院档案管理工作开展面临着信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进档案管理新技术的应用，全面提升工作效率、效益。 2.2创新档案管理途径 为适应现代医院对档案信息管理发展的要求，在传承医院档案管理科学方法的同时，还应积极采用国内外先进的管理方式，应用现代化信息管理技术。主要创新途径有：（1）创新医院档案管理工作模式。档案材料里面记录的内容密切关系到档案的利用效果，因此医院需要组建专门的档案管理机构，聘用专业人员对档案信息进行统一的科学化管理，确保档案资料的完整性；另外还应在确保档案管理工作正常有效开展基础上推进信息化管理，采用条码取代编号，提升档案管理工作实施效率及工作质量。（2）创新档案管理工作方式。①引进iso9000质量管理体系。档案室是医院的一个重要组成部门，也应该参与质量管理体系建设当中，编制出科学合理的质量体系文件及融合标准，定期接受内审及外审，促使档案管理工作的开展更加科学化、规范化、现代化。②完善管理制度。伴随信息时代的快速发展，需要改革并完善医院的档案管理制度，定制并完善管理档案的实施制度；明确档案管理工作人员的岗位职责；定制医院档案管理实施办法；完善档案管理的收集、整理、保管、利用、保密、销毁、补充修改、鉴定等多项制度，将其纳入工作日程，促进医院档案制度化、规范化管理的发展。③实现网络化管理。利用纸质档案数字化实现信息化管理；应用网络、计算机技术，统一管理档案信息，实现现代技术、档案管理手段的同步发展；构建档案管理网络查询系统和服务平台；积极构建各类多媒体数据库，发展档案资源共享，提升现代化管理水平。 2.3创新服务方式 对医院档案管理服务方式进行创新，充分发挥医院档案的价值作用，促使其转化为现实社会经济效益。医院档案管理部门应转变为主动服务型，积极拓宽服务范围、领域，实现服务方式的创新化管理，发挥档案信息的资源作用。（1）拓宽服务范围。充分利用现代化技术，以多途径、多渠道方式对医院档案信息资源进行开发，构建医院档案信息网络，实施网络档案服务。依据社会需求发展形势，摆脱业务观点，利用档案资源，从多层次、多角度为患者、社会公众和医务人员服务。（2）提高档案利用价值。档案管理工作在向现代化转型期间，传统档案和现代档案服务间是“相辅相依”的服务方式，它们之间存在着密切的互补性，所以医院档案管理部门应依据发展趋势，对传统档案服务方式进行优化，促进医院档案管理服务方式的创新发展。 2.4注重特定时期的医院档案管理 特定时期形成的医院档案，能够反映医院的改革发展转折点、闪光点等，对这些档案进行针对性的收集、整理、保管，有助于医院历史顺延，改革医院体制，调动医院员工的向心力等。 3.结语 档案管理工作是医院各项工作开展的基础前提和连接纽带，医院发展建设过程中应充分认识档案管理工作开展的重要性及作用。现代医院档案管理部门应对档案管理的内涵充分、准确地认识，积极应用新技术、新方法，大胆尝试、积极创新，确保医院的档案管理工作得以全面、有效开展，实现更高的经济、社会效益。

中国体育彩票是对人民和社会有着很大贡献价值的彩票，人民通过购买体育彩票支持我国的体育建设和奥运活动，同时部分购买彩票的民众也可以得到高额的回馈，具有很大的社会价值。近年来我国体育彩票的发展形势大好，彩票交易已然成为了一种新型的经济模式，体育彩票档案管理工作在此之下更为重要。档案管理工作是日常工作不可或缺的重要部分，做好档案管理工作对于促进体育彩票良好发展有着重要意义。 一、档案的定义 “档案”在《档案法》中的定义为，从以往至现在的国家机构、社会以及个人从事的活动形式（包括政治、军事、科技、文化、宗教以及经济等等）能够对国家以及社会提供具有保存价值的历史文本、图像或是音视频。从这一定义可以看出明白文件中存在的社会实践历史的源记录是具有法律效力的。无论是国家还是社会乃至个人，只要进行某种工作就一定要通过某种方式、通过各种文件来向他人传达自身想要表达的意图。这也代表人们在不断的搜索与储存文件，并且这些文件数据会一步步扩大成为一种档案。这些文件是通过人们的实践来记录形成的，它保留着最原始的行为记录，这也是文件区别于书籍和文学作品的一个重要标志。 二、档案管理在体育彩票工作中的重要作用 （一）档案管理工作的意义 收集、整理与保存档案资料的过程十分重要，能够体现出一个文明时代的工作，因此在进行档案资料的相关工作时需要谨慎而为之。档案管理工作的顺利进行对于科学管理以及教育后辈来说都是有巨大帮助的，因此需要将管理工作拆分为几个板块来实施，通过实践来不断构建出一个完整的档案管理系统。在实际操作当中，需要按照省一级标准来对相关内容（归档范围、保管期限、方案等）进行修改，随后通过专业人士的指导来选择一个最合理的工作方式，并且成立各种类别来有效管理档案。将档案分类标号，尽可能呈现在查阅者面前一个最干净、有序的档案资料库。 （二）提升职员对档案的重视 档案管理渗透在日常工作中的一项任务，各个部门和职员多多少少都会参与到档案管理的工作当中，各个职员参与到档案管理工作当中可以提高职员对档案的重视，进而为更好地开展档案管理工作打下基础。实际工作中应当做好档案重要性的宣传工作，让各个职员都能意识到档案是凝聚了个人乃至整个团体活动成果和历史的重要资料。 （三）注重体育彩票档案的整理和归纳工作 做好档案的管理工作，需要做到将所有大大小小的档案都整理归纳在内，无论是重要的档案还是看似无关紧要的小档案都要全数、原封不动地收集起来。而在体育彩票的档案管理当中，对档案进行整理和分类有以下几种：第一，人员档案。体育彩票的投注站所属人和彩票的销售员都具有较大的流动性，因此体彩中心应当委派专员对人员档案进行收集和归纳，为每一位专管员建立个人档案，体育彩票的投注站所属人和彩票的销售员的个人资料记录应保证细致、真实。建立并管理人员档案对于大大小小的体彩职工来说都有着促进团结、增强责任感的积极作用。第二，图片档案。指的是针对体彩中心每次举办的活动、会议等，都建立相应的活动档案并以图片的形式记录下来，每年定期登记并保存。三，新闻、论文档案。指的是将国内外一切有关体育彩票的新闻、论文、电视报导等材料进行收集并整理。最后，是荣誉档案。荣誉档案记录各个体彩单位和投注站获得的各项荣誉，并采取拍摄奖品、复印荣誉证书等方式进行保存。 （四）建立完善的档案管理制度 为了真正落实档案管理工作、让档案管理的价值最大化，不仅仅要做到上文所说的几点，还应建立完善、系统的档案管理制度。良好的管理制度是管理工作开展的重要基础，失去了完善的管理制度可凭依的管理工作无法科学有序的进行。在实际的工作当中，容易出现档案资料收集有纰漏，而为了对应上级检查而临时添加档案蒙混过关的情况，这样一方面浪费了时间和资源，另一方面也导致档案的真实性存疑。因此，档案管理工作的良好开展离不开完善的保障制度，其中应明确指出档案的管理方式、工作计划；档案的编辑、收集、整合、使用以及保存的规范；明确划分各部门以及各类职员的责任和能力等等。 三、结语 如今正处在时代高速发展的阶段，各行各业的经营和挑战都日新月异，在此之下纸质档案或者电子档案的记录和参考价值越来越明显，工作中档案的地位也越来越高。不仅仅要意识到在体育彩票中档案管理工作的重要性，小到个人、大到企业和国家都需要对档案管理的重要意义有正确的认知，切实做好档案管理工作，将档案发挥出最大的参考或宣传等价值。

疾病预防中心的档案管理本身较为复杂，其所涉及的档案不仅种类相当多，而且内容十分广泛，所使用的周期也比较长。通过对档案管理工作的完善，可以很大程度上提高整体档案的利用效率，对于疾病预防中心开展各项工作都有着良好的推动作用。通过对国内档案管理的科学调查可以发现，不同地域的疾病控制中心在所选择的档案管理方法上有着相当大的区别，并且所拥有的管理标准也完全不一致。一部分疾控中心并没有设置独立的档案管理部门，而单位的档案在这样的状况下便直接分布在不同的科室当中。还有一部分疾控中心直接采用了财务管理中心负责管理目录，其他科室负责管理档案的形式，直接导致方案管理的实际效率相当低，容易出现各种档案遗失或者破损的状况。为了实时改善这样的状况，必然需要针对当前疾控中心档案管理存在的问题，采取一些针对性的措施加以优化。 一、档案管理存在的主要问题分析 （一）缺乏明确的档案管理意识。疾病预防中心的档案管理工作本身较为复杂，其在实际的工作开展当中，不仅要求档案管理人员需要保持较高的工作积极性，还需要有良好的道德情操，能够认真仔细地做好每一项档案管理工作。疾病预防控制中心本身能够为广大群众提供良好的卫生防疫服务，但对于这项服务的效益提升，疾病预防控制中心往往并没有过多地关注档案管理，因为档案管理似乎不可能对这项服务产生实际的推动作用。因此，许多疾控单位的领导对于档案管理工作并没有给予实际的重视，整体的档案管理意识十分匮乏。一部分疾控中心，仅仅将档案管理视为某一科室的附属工作，并没有建立独立的档案管理部门，使得整体的档案管理效率十分低下，难以发挥实际的管理效益。 （二）实际的档案管理能力较为薄弱。在现有的疾控中心档案管理工作开展当中，存在许多疾控中心的档案管理制度较为落后的状况，这些档案管理制度本身已经难以迎合当前时代档案业务的实际发展要求。一部分疾控中心甚至没有完善的档案把握能力，无法合理有效地对档案进行集中管理，导致许多档案都处于散乱状态，整体的档案管理水平相当低。 （三）疾控中心的档案管理缺乏信息化基础。伴随着信息时代的到来，信息技术开始为各行各业形成了良好的推动力，其本身在档案管理当中也有着相当高的适用性。但是疾控中心的档案管理，并没有过多地运用信息技术，导致实际的功能发挥存在相当多的问题，无论是系统的功能，还是档案管理的形式，都有待于得到实时的提高。一部分档案管理人员甚至依旧习惯于传统的纸质档案管理，缺乏对新时期信息技术的综合应用和掌握，因而难以实现良好的管理效用。 二、优化疾控中心档案管理的主要策略 （一）建立健全基础的档案管理工作机制。疾控中心的档案管理工作在新时期的发展当中，已经十分重要，由于其档案不可复制，因而必然需要对基础的收集管理进行完善，以实时提高档案管理的科学有效性。疾控中心在新时期的档案管理工作开展当中，需要根据本单位的档案管理需求建立最为完善的档案管理工作体制，并且要针对档案收集和整理进行持续的优化。从档案的收集工作开展而言，需要采用多方面的措施进行收集，如随时收集、重点收集的全面融合，进而使得档案资料变得十分完善。同时，档案管理人员也需要调整自身的工作态度，认真完成不同的档案管理工作内容，提高档案管理的科学有效性。 （二）提高档案管理人员的工作素质。疾控中心在完善档案管理的过程中，需要认识到，仅仅配置现代化的档案管理设施和方法是远远不足的，还需要聘用一些高素质的人才，进而使得整个档案管理变得准确有效。在实际的工作人员素质提高过程中，不仅要从外部聘用一些相关的人才，还需要从内部针对档案管理人员展开各方面的素质培训，提高他们的综合实践能力和道德素质。同时，疾控中心的档案本身对于疾控工作的开展有着基础的实践作用，因而需要针对档案管理人员开展积极的业务培训，使得他们的工作能力得到有效的提高，相应的档案管理也能够更加科学地为疾控开展形成服务，推动整体档案管理水平的有效提升。 （三）优化疾控中心档案管理的信息化水平。对于疾控中心的档案管理体系而言，信息技术属于整个档案管理水平提高的基础措施，并且能够在最大程度上减少档案管理的工作内容，简化管理流程，提高工作质量。疾控中心需要将档案管理的各项工作内容朝着信息化的方向进行多方面实践，积极完善现有的信息化管理体系，提高整个系统的科学性。并且还需要配置信息化水平较高的档案管理人员，确保他们能够有效地实施信息化管理手段，提高档案管理的整体实效性。

一、档案贯通古今的内涵 什么是档案呢？简而言之，就是对重要事件的一个记录，中国自古以来就有档案之类的记载，但历朝历代的名称不同。比如《史记》，记录下来留给了后人，算是一笔珍贵的财富。“档案”这个名称直到清代才被确立下来。纵观古今，那么可以得出结论，档案管理工作至关重要，为当代也为后代提供依据和借鉴。 二、现今档案管理工作的现状及其重要性 越来越多的档案面临许多的现实问题，由于许多档案是纸质记录，随着时间的历练，纸质档案不易保存，极易老化，甚至纸张变黄，变脆变质，最后不能使用，所以档案管理条件不足，而管理库房是达不到保存档案标准的，而复制的工作量太多，也容易将资料弄乱弄混。所以要从实践看来，档案管理工作迫在眉睫，一方面要延长资料档案的寿命，一方面也更要完善档案管理机制。档案管理中心，包括就业档案管理中心的中心任务是维护档案的安全与完整。以就业资料的方面看来，档案管理工作只有保证了完整性，才能保证查询资料的轻易便捷，而不是发现查无可证，甚至是资料丢失，那么这个档案管理就失去了意义。二是档案管理的保密性，特别是就业档案，它涉及机密，如果泄露就会引起社会的混乱，管理工作也会加大难度。档案管理工作的现实意义和后世借鉴意义。在就业档案管理中，有序的资料管理和整合，是就业管理工作的重要保证。在一项工作中，如果能及时调出所需资料，既能节约时间，又能体现出工作的效率性，这样保证了当前工作的效率，还能降低工作的难度。像古书记载一样，档案馆里的历史性对后代有极大的借鉴作用，国家倡导科学发展观，资源的循环利用，如果档案管理得当，保存时间长，后代可以根据记载寻找所要探求的规律，这样可以少走许多的弯路。 三、档案管理的几点借鉴措施 新时代的中国档案管理工作取得了极大的突破，现代档案管理部门越来越多，这是一个单位的正确认识，并且事业单位在档案管理部门上下了很多工夫来保证整个单位的有序运行。但从实际想来，档案管理工作还是有些许不足，值得大家去改进和提升。首先是要加大档案管理工作的经费投入，增强政府有关事业管理部门对档案管理工作的重视程度。档案管理部门作为一个管理机构的重要的分支部门，档案管理属于后台，不易引起上级的高度重视，因为档案的管理工作不需要摆在台面上，不会被外界看见，因此管理部门对档案管理的工作的方面经费投入较少。但从上述档案管理工作的重要性，以及最终投入经费较少的结果看来，档案管理工作具有十分重要的性质，比如纸质稿的管理档案就可以借鉴实行电子档案，运用互联网加电子科技，把档案输入电子系统，可以增加档案的备份数量，需要阅读的人就不用等待前面阅读的人归还书本了，需要阅读的人就可以在网络即时阅读。更多的经费投入要用在关键点上，有效帮助更好地管理档案，这样纸质稿的一些缺陷就能够得到充分的弥补。还有很重要的是要提升档案管理，和工作人员的职业素质。这大致可以从两方面入手，一个是招聘高学历的工作人员。当然，这也需要足够的经费去支持。另外就是开设专门的培训班，从而提升管理人员的素质，这样对口对专业的培训，更能够有针对性地去对档案进行管理，特别是就业管理部门的档案管理，因为它涉及到民生，涉及到国民经济发展，所以专业素养的培训是极其重要的。提高档案管理工作的信息化程度，除了使用电子档案之外，管理系统也可以通过电子系统管理。档案管理工作部门应当建立自己的区域网络，配齐所必需的硬件设施，包括计算机、服务器等等。只有当电子系统更加完备，跟得上时代信息化的发展，那么才能够将档案进行有效的运用，才能深入民情，促进国民经济的发展。当需要提取一定的档案材料时，就可以通过电子系统简单提取省时省力，而不需要到图书馆或档案室去，挨个查看纸质资料。提高管理部门的创新意识，针对问题寻找新的创新，解决问题的角度。时代的步伐在紧追不舍，所以传统产业也应适当结合创新思维。要善于提出档案管理工作方面的不足，并且提出一些可行的措施，那么档案管理工作就可以不断发展。最重要的一点，从制度方面着手，就是要建立健全就业档案管理工作部门的制度。基本都是怎样管理档案的制度，还有建立惩戒奖励机制，对提出有利建议的工作人员，给予奖金和奖品的鼓励，对于泄露档案资料的工作人员予以批评甚至开除。

一、大数据时代主要特征及对医院档案工作的影响 数据类型丰富、数据容量大以及运算效率高是大数据时代的主要特征，也是数据能产生价值的主要原因。大数据时代使数据的种类和数量都在不断地增加，如二维结构等模式逐渐进入人们的视野，这不仅促进了各行各业的发展，更对世界产生了巨大的影响。想要完成对大量数据的计算，就不得不提高数据的运算效率，这样才能保证所产生的数据具有一定的价值，人们在大数据背景下，需要对数据实时二次的开发与利用，数据分析与挖掘等技术是实现目标的有效手段。同时，面对档案信息资源数量迅速增长，档案部门对海量数据的挖掘和运用，必须选择新的方式。这不仅是技术进步，更是涉及整个档案管理系统在大数据时展理念、管理体制和技术创新等方面的重大变革。与社会大数据不同，医院档案数据具有一定的针对性和独立性，在大数据背景下，医院档案管理工作的难度更大。进入大数据时代以后，数据的功能性更强，不仅仅是发挥着记录信息和传播信息的作用，更重要的是数据深层次内容的体现，所以必须改革和优化医院档案管理及利用的传统方法。与其他发达国家相比，我国档案管理工作还处于初级水平，很多因素阻碍了档案管理水平的提升。在这种情况下医院管理者以及档案管理人员需要对大数据的含义有所把握，对当前大难管理工作存在的问题进行合理分析，以提高档案管理工作的水平和效率。 二、大数据时代医院档案管理工作的现状 信息传播的速度随着大数据时代的到来逐渐提升，这使医院档案管理工作的任务更加艰巨，管理数据的增加使管理工作任务量更大。档案管理人员必须要良好的管理大量的数据，并对其进行分析和提取。当前很多医院在检索方面的技术还不够成熟，所以很难将淹没在海量数据中的有用信息提出出来，这增加了管理人员的工作难度。 （一）档案管理工作存在安全隐患 信息技术与网络技术在当前呈现出迅猛发展的势态，一些具有高技术的网络黑客逐渐活跃起来，通过破解医院防火墙技术来窃取医疗数据。黑客利用所盗取的信息进行非法交易或生产非法产品，不仅扰乱了市场秩序，更使人们的身体健康受到威胁。造成这种情况一方面是由于黑客的技术随着信息化技术的发展得到提升，另一方面是管理人员缺乏对档案管理工作安全重要性的认识，缺少采取有效的防护措施对信息进行保护，为盗取信息及数据提供了便利条件。 （二）难以将所需信息查找出来 医院的数据在进入大数据时代后，不断地增加，这大大提升了管理人员的工作难度。我国大部分医院的信息数据管理系统还不够完善，想要在大量数据中提取出所需的数据十分困难，落后的信息管理系统已经无法满足当前大数据时代人们对管理工作的需求，所以医院方面必须从改善医院的硬件设施入手，使档案管理工作水平和效率都得到显著提升。 （三）对所需资料及信息的管理工作不到位 就目前来说，数据已经不只是单纯的记录方式，更突出的是其深层次的内涵。通过肉眼观察很难理解数据背后的意义，人们必须深入研究和挖掘数据蕴含的意义，在庞大的数据信息中搜索所需内容并进行深入分析，并实现有效的管理，这是很难完成的任务。 （四）档案二次开发受到庞大数据量的束缚 让数据体现价值是大数据时代数据管理工作的主要目标，这使档案管理工作更加得复杂和繁琐，通过数据挖掘与分析的技术，实现数据的深层次分析，使其能够产生更高的价值即为数据资源的二次开发。进行数据二次开发的工作人员必须能够有效把握数据间的关系，使数据在实现记录和储存功能的基础上，发挥更多的作用。海量的数据为研究数据间关系造成阻碍，不仅提升了工作人员的工作量，更使准确性降低，怎样能够降低工作人员的工作压力和工作量，是需要研究的关键问题。 三、大数据时代提高医院档案管理水平的建议 （一）树立档案管理人员的安全观念 医院所管理的档案包含着大量的个人信息，同时也有非常多的医学数据。数据的丢失不仅会造成个人信息泄露、个人隐私被侵犯，更会威胁人们的生命和财产安全。一旦其中所涉及的基因研究以及相关医学数据被不法分子或恐怖分子利用，那会对社会造成巨大的影响。满足个人利益的要求是大数据发展的基础，档案管理人员必须树立安全意识，认识到档案的重要性，设置具有较高安全防范级别的保护措施，从根本上抵御黑客的入侵。信息化人才是保证数据安全的主要因素，他们能够在第一时间发现并解决医院网络防护措施出现的问题，使医院的经济效益及社会效益得到保证。 （二）构建和优化大数据分析体系 信息技术的发展使全国医疗系统的数据实现了共享，通过稳定、完善的数据库将全国医疗数据联系起来。传统的纸质档案是我国应用较多的储存信息方式，所以我国医疗事业在数据的信息化管理方面还不是特别成熟，也缺少丰富的管理经验和完善的数据分析体系。管理人员必须对数据分析体系在医院发展中的重要地位有所认识，能够利用数据分析的方法，掌握和探索疾病之间或是药物之间的联系，提高自身的数据分析技能，不断发掘数据蕴藏的内涵，以促进医院更好的发展。 （三）深入发掘数据信息 将档案按照一定的分类进行区分，再实施良好的保存是传统的医院档案管理工作，在当下这种管理方法已经无法满足实际的发展需求，档案管理的方法、程序等方面都发生了巨大的变化。大数据时代的信息技术正在不断推动数据存储与传输、算法与载体应用结合方面的深度融合。深入发掘数据内涵是对档案管理工作的新要求，掌握数据挖掘技术是医院档案管理人员适应大数据时代必须具备的技能，通过对数据深层次的内容分析，才能使数据利用率提升。 （四）具备良好的硬件基础设施，为档案管理工作提供保障 信息技术不仅是当前竞争的关键，也是医院发展的基础，科学高效的医院档案管理工作，除了需要具有专业技术的高素质人才之外，还必须有良好的硬件基础设施作为支撑。医院要保证硬件设施建设资金充足，引进先进的信息管理系统，保障其信息检索具有可靠性和安全性用，如此就可大大提升了档案管理人员的工作效率和档案管理工作水平。

1引言 当前广播电视的档案主要包括广播电视单位制作节目时收集的相关素材，剪辑与播出时使用的照片、视频、音频等信息资料，以及传统的胶卷、光盘等。广播电视档案是传媒机构的宝贵财产之一，也是记载着广播电视行业发展的真实历史资料，因此其价值非同一般。过去广播电视单位在管理档案时，需要在档案的统计、归纳、保存和交接等各方面工作上消耗大量人力及时间，而且由于档案数量庞杂，经常会在管理中出现档案遗失和损坏现象。当前大数据时代背景下，利用信息科技对广播电视行业档案进行管理已迫在眉睫，广播电视档案管理中科技含量越高，其管理的规范性和效用性也就越强，从而可以更好地推进整个行业的发展。 2大数据对广播电视档案管理的重要性 2.1科技进步的必然产物 随着网络与计算机的迅速普及，人们在日常工作与生活中随处可见信息技术带来的便利，同时信息的传递速度越来越快，范围越来越广，无一不是大数据时代的缩影。因此，为了响应信息时展的要求，档案管理的智能化目标，成为广播电视行业档案需要做出的突破。我国传统的广电档案管理正在经历着重大的变革。例如，中央电视台于2004年初开始首先对音像档案的资产管理机制革新，上海文广集团也立刻紧跟其脚步，利用信息系统对本单位内的音像档案资料进行整改。就目前各广播电视媒体单位的发展情况来看，使用计算机及网络技术进行档案管理已经成为主要的管理手段之一，由智能化的操作系统代替人工的机械化管理，是广播电视行业随时展的必然产物。 2.2广播电视行业发展的必要条件 据不完全统计，广播电视媒体每日的播放量以及收视量可达千万甚至上亿的数字，同时由于节目的不断推陈出新，各种音像资源也是一个庞大的数量。如果广播电视单位单纯通过以往的人力进行档案管理，那么明显无法满足当前媒体工作的效率，档案的管理不应成为广播电视行业发展的绊脚石。因此，广播电视单位要想保持行业竞争力并持续发展，就需要将管理技术与信息科技紧密相连，将当前计算机技术与人工智能科技置于重要的战略发展地位。例如，面对每天都会产生的档案资源，可利用相关的数据压缩技术进行转化，然后标记并存储于计算机或云端，如果今后需要用到相关档案资源是，管理人员可直接从网络调用广播电视档案的数字信息。另外，广播电视工作中会保留大量的历史资料与素材，将这些传统的实物档案进行数字化处理，将是一件造福于整个广电行业好事，不仅使珍贵的原始资料得以保存和利用，也为今后行业与社会的发展做出了贡献。 3大 数据背景下广播电视行业档案管理存在的问题 3.1网络为档案信息安全带来隐患 网络安全问题一直是当前大数据时代亟待突破的难题，因此，广播电视单位改革档案管理的系统时，最重视的就是信息安全问题。因为许多原始的音像、图片与材料具有保密性，一旦发生泄露事件，就可能给广播电视行业带来不可挽回的损失。所以对于储存档案的信息系统，必须加强对其安全性能的测评与维护。另外，档案资源库的管理人员，也应注意操作的安全性，病毒的入侵与操作的失误都会为档案管理带来威胁。 3.2从业人员的技术水平有待提高 广播电视单位因业务的要求，领导往往缺乏内部控制意识，于是档案管理职业的重要性往往被忽视。尤其是招聘负责档案管理的从业人员时，专业与技术要求一般比较宽松，加之缺乏相关的职业培训，导致人员素质水平十分堪忧。甚至一些级别较低广播电视单位没有设立专门的档案管理岗位，往往由行政人员兼顾档案管理的工作，而他们一般不具备专业的档案管理知识，更不可能利用和开发新的信息化技术进行档案的整理、归纳和保存，使得企业档案管理工作的更新与完善止步不前。 3.3信息化平台建设与推广不足 信息化平台的建设在广播电视行业中需要一个逐步渗透的过程，需要逐渐转换管理人员的意识。通过观察当前行业情况，传统的媒体机构对于信息化平台的构建缺乏直观的概念，这是由于管理层普遍年龄较大对于网络技术的应用意识比较缺乏，造成了管理信息平台的建设与推广不足，也缺乏对先进的信息化管理技术的引入。另外，也有很多广播电视单位管理层人员缺乏对档案信息的正确认识，管理人员观念上的陈旧直接反映于行为上，在管理档案中依旧按照传统的工作方式进行目录的编写、档案的汇总以及归档，而对使用计算机或者网络技术有抗拒心理，这在年龄偏高的工作人员中十分常见。 4大数据时代广播电视行业档案管理的建议 4.1加强档案信息防火墙的建设 要保障在现有网络技术领域中加强档案管理的安全性，最重要的就是加强计算机防火墙的开发。首先，在档案资料的收集阶段就要做好安全工作，在整理过程中规范操作并避免计算机的系统漏洞，减少不必要的安全隐患。其次，对档案管理的信息化应用需要依靠高效的杀毒及防火软件，技术人员应不断开发更先进的网络防火墙，及时排查网络漏洞并阻挡病毒入侵。同时，为了阻止计算机病毒的侵害还应使用杀毒软件，全面清理可能出现的隐患。只有从根源净化网络环境并实时监测，才能更好地将信息技术应用于档案管理工作中。 4.2保障信息化平台的搭建全面落实 首先，对于信息化管理平台的搭建要设置专门技术人员。进行平台建设的技术人员除了符合相应的专业条件，还应该考取广播电视及计算机技术的职业认定证书，从而更有效地保证信息化平台合理地对接档案信息管理系统。其次，对档案管理人员要提出更高要求，不仅要对已建立的资源库进行实时更新，并不断开发更有效率的管理方法，还要做好对平台的监督和排查工作，当数据出现错误时及时修正。另外，技术人员还应不断加强管理系统的智能化和操作性能，使信息化平台的使用更加流畅、渐变，将档案的管理工作转变利用信息技术为依托，彻底告别传统的人力劳动，通过信息化管理让档案资源的使用更加高效。从而通过信息化平台实现资源的共享，方便各个部门查询档案。 4.3促进高科技人才的培养与引进 首先，在人才招聘时既要重视专业技能，又要对其品德等内在素养进行考核。因此，对于人才的引进要从多方面测评，严格把控录用标准，并与人力资源部门密切配合与设计考核方案。对于已录用的人才，也应做相关职前培训，并实施试用期测评原则。其次，对于在职档案管理人员也应定时进行培训，并建立完善考核考试制度，通过学习新的信息技术与管理技术，提高自身的信息化水平，从而应用于档案管理的工作中。另外，对于具有高技术人才应提高薪酬待遇，并对在档案管理的信息技术优化中做出成绩的工作人员进行奖励。 5结语 综上所述，在大数据时代的背景下，广播电视行业曾经使用的档案管理方案已逐渐与时代脱节，并逐渐出现了很多问题。因此，要求档案管理人员对问题进行反思，从而转变陈旧落后的管理思想，更好地利用现代计算机与网络技术，从而实现档案管理的自动化与信息化。信息科技手段的运用可以大大提高工作效率，为实现广播电视行业的跨越式发展做出突出贡献。

一、大数据时代下公安档案管理的意义 一方面提供公安机关的工作指导。档案是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。公安档案是公安工作的记录载体，它记录了公安工作的过程和全貌，是各种记录类文件中最权威、最原始的一种方式，为公安工作的开展提供凭证。特别是公安机关在打击与防范各种违法犯罪行为的各种历史文件的记录所形成的数据档案，对于公安工作具有非常重要的作用，为将来公安机关开展工作打好有力基础。另一方面促进公安机关的职能行使。档案是由社会实践产生的，是机关和单位以及个人在生产生活过程中形成的一种包裹的志愿。在信息高速发展的当今时代，公安机关档案以其特有的价值越来越被人们所重视，公安机关的档案作用也越来越被认识，特别是在行使公安机关的职能过程中使用价值越来越高。比如：为决策与管理者提供服务；为惩治犯罪活动提供线索；为制定长远的事业规划提供服务等作用。通过档案以上的作用可以看出其在公安机关行使职能当中具有不可或缺的作用，促进公安工作的顺利开展。 二、大数据时代下公安档案管理理念创新 在我国经济高速发展的大数据时代的背景之下，公安机关要完善档案的管理，及时的更新档案管理方面的工作理念，不断探索与创新档案管理的方式与方法，这样可以更加真实、全面的反应公安事业的发展。公安机关档案的管理和单位实施规范化和现代化的管理有机的结合，决定了单位总资源配置的具体模式和去向，对单位的发展具有决定性的影响，同时也决定着单位的管理效率。所以做好公安机关的档案管理有利于社会经济实现全面发展，促进公安机关的工作效率和民生建设。比如：计算机技术的高效工作率代替了传统的手工抄写入档，使公安档案管理实现了现代化的人机结合管理理念；档案管理人员转变档案管理的观念，利用信息化技术来实现档案的数字化管理，使档案服务实现网络化。 三、大数据时代下公安档案管理工作创新 随着大数据时代的到来，科技发展非常迅速，社会生产关系越来越复杂，档案信息源日趋多元化，仅仅依靠以往的档案管理已经无法满足社会发展的需要。因此，必须对公安档案管理进行改革和创新，才能更好的适应大数据时代的发展趋势。 （一）创新档案管理的模式 档案管理的模式要与时展相适应。虽然我国公安机关在长期的档案管理实践中已经形成了一套完整的管理的模式，随着信息技术在社会生产当中的普遍应用，以往的管理模式在档案信息的收集整理和保存利用方面存在明显的不足，远远不能满足信息化和数字化的管理需求。因此，档案管理当中要积极的运用数字化技术进行管理，这是档案管理发展的必然趋势。档案管理人员要不断强化信息化技术的应用能力，与时俱进的创新管理模式，以此来促进公安档案在公安工作充分发挥其作用。比如：将原有的实体形式的文件、档案等进行数字化，通过现代化信息技术手段进行有序地组织和精加工，对档案材料进行处理，使档案信息资源转化成有关联的、整体的、有效的的知识，从而促进知识创新，实现档案管理模式的现代化。 （二）创新档案管理的技术 管理技术的创新能够促进档案工作实现跨越式的发展。随着信息技术的普及与公安工作的深层次发展，以往的档案管理模式面临着种种挑战。纸质档案的归档管理需要耗费大量时间与人力，同时也不便于信息的共享和利用。大数据时代要求公安机关的档案管理必须在科技房进行创新，实现档案信息的数字化管理。将各个地区公安机关的档案资料通过信息数字化软件存储到计算机的管理系统当中，通过云计算、物联网、移动互联网等网络方式连接计算机，可以让公安机关和群众随时随地的通过网络系统查询档案中的信息，这样可以提高档案利用的效率，使信息的共享和查询更加便利。比如：在打击与防范各种违法犯罪行为中，通过使用共享模式将档案信息资源传至指定的网站，基于该环境下能够快速进行资源共享、信息比对、案情比析、情报研判，从而做到主动应用创新管理技术，提升管理过程中的信息安全性，同时使用效率也得到了充分保障。 （三）创新档案管理的服务 随着信息技术的高速发展，创新档案管理的服务是管理工作的一个重要组成部分，档案管理服务体系也不断革新，落后的管理思想和方式也不断摒弃，运用新技术新方法把档案管理的服务工作规范化、智能化。比如：提高档案管理的软硬件设施的性能和质量，优化和更新管理平台，提供更加准确、有效的查询服务；增强管理工作者的服务意识，利用新技能提高服务质量；培养高素质管理人才，以更好的实现信息化的档案管理服务。 四、结语 综上所述，在当前大数据时代下，信息技术发展日新月异，公安机关档案管理也应顺应这一发展趋势，不断完善和创新管理机制，使档案管理工作实现网络化信息化，通过有效的措施促进公安档案管理理念的创新，注重在管理当中引进新技术与新科技，不断优化和创新公安机关的档案管理，保证档案在会发展提供当中发挥最大的价值，推动公安机关档案管理工作的健康有效的发展。

一、本课题研究的背景及意义 档案管理工作又称为文书档案工作，它是政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件的总称。档案工作对政府企业来说，重要性不言而喻，它的好坏直接关系到企事业单位的发展，但是通过调查了解，目前，我国的企事业单位对于档案管理的工作非常的不重视，认为档案管理工作可有可无，这种想法是错误的，因此，尽快提高领导对档案管理工作的认识程度，通过档案管理工作的好坏来间接监督企事业单位的工作能力和工作质量，从而从根本上提升企事业单位的整体实力，所以，本篇文章的研究非常有意义，针对企事业单位档案管理工作中存在的问题提出解决对策也是势在必行的。 二、档案管理的特征 1.档案管理工作的复杂性 档案管理工作看似简单，但是实际上档案管理工作复杂性非常的高，由于企事业单位档案内容非常的丰富，载体样式繁多，很多文书档案记录和反映的是本单位各项实际工作，所以在对档案管理进行整理的时候，除了要整理纸质档案，还有很多照片、影音文件以及电子档案都是档案管理工作中的重要项目，因此，可以说档案管理工作的复杂性非常的高。 2.档案管理工作的要求比较高 档案管理工作要求档案管理人员的能力比较高，档案管理工作内容非常的杂，很多档案，比如合同、责任书、协议、照片、影音文件、电子档案都是档案管理工作的重要载体。这就要求档案管理人员对这些档案文件比较熟悉，很多东西要比较了解，才能较好的进行档案管理工作，另外，对于档案管理工作人员的责任心要求也是比较高的，通过调查了解，很多企事业单位对于档案管理工作不是很重视，基本上让一些快要退休的人员进行档案管理工作，这样不但对档案管理工作十分不利，而且会严重拖后档案管理的工作进程，对企业的发展产生阻力。 3.档案管理工作的信息化程度越来越高 未来的档案管理工作信息化程度会越来越高，现如今，无纸化办公逐渐替代现有的工作情况，因此，档案管理工作，对于信息化的依赖程度就会越来越高，这就需要档案管理工作人员的计算机能力以及网络技术能力要好一些，要会基本的办公软件，通过计算机电脑将所有的档案录入电脑，从而完成档案管理工作的重要内容，未来，计算机应用会越来越广泛，档案管理工作的信息化程度也会越来越高，电脑会逐渐成为档案管理工作的重要主体。 三、档案管理工作中存在的问题 1.档案管理工作的重要性认识不够 档案管理工作相对其他一些工作来说，没有那么容易取得成绩，它是一项默默无闻的工作，经常被人认为是可有可无的工作，但是，实际上，档案管理工作对于事业单位的发展起着非常重要的作用，但是由于长期思维模式的紧固，从而导致档案管理人员产生对档案工作的一些误解，他们也渐渐认为档案管理工作没有太大的作用，时间一长，档案管理工作人员的工作积极性就会大大降低，从而降低档案管理工作的工作效率，严重影响档案管理工作的规范化和标准化。 2.档案管理硬件设施滞后 目前，通过调查了解，我国大部分的档案管理工作的硬件设施都非常的落后，很多电脑都是一线工作退下来的设备，有的单位甚至没有专门的档案室，资料存放的杂乱无章，长时间这样，就是导致档案资料发生霉变和虫蛀，严重影响档案的美观性和完整性，一旦后期找起资料，很容易出现资料丢失的情况，另外，很多事业单位对于档案管理工作没有任何的标准和要求，这样，对于档案管理的工作是非常不利的。 3.档案管理岗位人员缺乏稳定性、专业性 档案管理工作看似很简单，但是档案管理人员具有一定的专业性、技术性，并且要耐得住寂寞，很多档案管理人员，他们长时间与档案打交道，时间一长，就觉得很枯燥乏味，不喜欢这份工作，另外，一些没有任何责任心的档案管理工作人员，很多时候，他们都将档案管理的一塌糊涂，资料随意摆放，不注意，也不及时打扫，缺乏长远的管理计划，这些都是档案管理人员存在的问题，因此，改变他们现有的作风，让他们重视对档案的管理工作，尽快提升档案管理工作能力已经变得迫在眉睫。 四、档案管理工作的对策与思考 1.提高认识，加强领导 如何做好事业单位的档案管理工作，首先就要提高档案工作的认识程度，对事业单位的档案工作加强重视，要热爱档案工作，在档案工作中，努力学习专业的档案管理知识，不断的提升自己的管理水平，另外，要学会用先进的管理理念来做好档案管理工作，通过调查了解，现阶段，很多事业单位的领导对于档案管理工作存在一定的误区，因此，这就要求档案管理人员努力去改变他们的这种偏差的认识，实时的向领导请示和汇报档案管理工作，不断地增强领导档案意识，以引起领导的关注和支持。 2.不断学习，提高素质 档案管理工作需要档案管理人员具有一定的专业水平和能力，因此档案管理人员就要与时俱进，不断的丰富自己的专业知识，更新管理理念，创新管理思路，提高自己的综合素质。另外，档案管理人员应该多看一些国外的档案管理方式，对档案管理学、档案保护技术学、档案统计学等知识有所涉猎，极参加各类培训，提升专业素养，最终全面提升自己的档案管理能力。 3.科学管理，规范操作 档案管理工作非常的繁多，也比较繁琐，很多事业单位对于档案管理工作没有标准和要求，因此，这就需要事业单位的管理人员建立健全事业单位档案管理的相关制度，科学管理，规范档案管理操作，另外，应该提升档案管理的相关硬件设施，利用现代的计算机技术、网络技术等先进科学技术，提升档案管理的工作效率，与此同时，要去除以往档案管理的旧思想，旧观念，利用现代的办公手段，来对事业单位的档案进行管理，从而全面提高事业单位档案管理的工作效率，有效的提升档案管理的专业水平。 五、结论 综上所述，在科技技术不断发展的今天，档案管理工作也需要与时俱进，以往的用手抄写来进行岗位的管理工作已经无法满足现阶段事业单位档案管理工作的需求，所以，我们也要用现代的手法来进行档案的管理工作，改变以往事业单位领导对档案工作的认识误区，紧紧结合时展要求，从理念上更新，行动上创新，采取行之有效措施，积极探索档案现代管理模式，为单位进一步加强科学管理档案发挥积极的作用，从根本上解决目前事业单位档案管理工作存在的问题。

不论是哪个企业都需要规范化的管理，才能保证企业的正常运行。同样，在石油企业档案管理当中尤其要注意。作为企业历史的见证，档案管理的重要性应该受到重视。为了提高企业健康运行，促进企业管理的发展，需要对档案管理进行充分的认识。 一、石油企业档案管理存在的问题 （一）企业的重视程度不够。在石油企业中，有不少领导无法正确认识档案管理工作对于企业的重要性，甚至有部分领导完全忽视了档案管理这份工作。有些档案管理工作人员认为这个工作只是收集每年的企业资料，其他的不管不顾。有些人员则是觉得档案管理是一份需要投入大量人员、资金的工作，无法给企业带来经济效益，反倒是加剧了企业开支。此外，部分工作人员没有清楚明白档案和业务之间的联系，导致两者出现了分裂。对于档案信息安全也没有充分的认知，比如，在石油企业档案管理部门刚开始建立的时候，缺少了档案的保密意识，忽视了对档案的管理和检查，有些工作人员甚至是对于借阅记录持有不重要的心态，档案借出之后没有及时归还，这些都不利于档案的安全性。还有，目前不少企业的档案管理工作完全占据了被动，没有真正主动去进行档案管理，单纯为了应付上级的考察。 （二）档案管理人员综合素质不高。首先，当前处于信息时代，数据资料每时每刻都在增加。但是在这个时代中，企业的档案管理人员无法做到正确的处理，甚至不少企业缺少具备高层次技术的人才，对于计算机技术和档案管理工作无法做到深层次的掌握。其次，在不少企业的管理方式中，存在各种不足的情况。比如，现在有些企业虽然引进了数据化管理，但是还存在手工管理的模式，也没有专业的人才将现代化技术的作用充分发挥出来，导致电子化档案的处理很慢。 （三）档案管理不够标准和规范。在石油企业中，只有做到档案管理的制度化和规范化，才能够更好地实现电子化档案管理。但是因为受到传统的观念影响，不少石油企业的档案存在案卷、档案号等无法统一的状况，给电子化档案带来了很大的影响。甚至出现了管理混乱的问题，阻碍了企业档案管理的进步。 二、加强对石油企业档案管理工作的措施 （一）提高对档案管理工作的认识。想要从根本上加强对档案管理的工作，需要提高企业领导者对档案的重视程度。只有领导层次明确档案管理对于企业的作用，并且制定相应的制度，列入企业的纲领当中，促进档案管理工作的展开。并且对专业人员、资金技术进行补贴，满足工作人员的需求，才能够提高档案管理的完成度。 （二）提高档案管理工作人员的综合素质。档案管理人员是管理工作的忠实执行者，想要促进档案管理的进步，需要做到以下几点：首先，在企业进行招聘的时候，选择专业性、技术性较高的人才，自身综合素质较强、热爱档案管理工作的人更是优先考虑。只有有了充足的工作人员，才能够保证档案管理工作的正常进行。其次，对于档案管理工作者自身的素质需要进一步加强，实现工作人员的再教育。尤其是在当前经济、技术高速发展的时代，对于档案管理人员有着更高的要求，需要他们紧随时代步伐，提升自身能力。在企业方面，进行定期培训，通过企业档案基础知识和业务方面提高工作人员的能力，帮助他们熟练工作流程，提高对企业的认可。同时，还能够提高工作人员对计算机技术的了解，促进企业档案朝着电子化方向发展。 （三）实现规范化和标准化的管理。对档案材料的收集和归档，应该做到规范化有效性，这样才能够提高档案管理的基础水平。所以，企业需要制定相关的规章制度，对档案收集进行严格规定，做到档案材料收集的完整性、及时性。还可以创新收集的方法，比如说对某个资料进行重点收集等。工作人员还要重视时间的变化，对于不同种类型、不同时间的档案进行划分，确保档案不会出现重复、延迟、丢失的问题。此外，对于借阅问题应该高度重视起来，需要建立借阅的保障制度，确保档案借出是通过正规渠道，保证档案的安全性。对工作人员需要奖罚分明，按照规定，若是出现档案丢失的状况，应该加大对失职者的处罚。 三、结语 总而言之，档案管理在石油企业管理当中有着重要的作用，能够帮助企业更好地发展。但是现在档案管理存在不少的问题，这就需要企业制定相关制度，加强对档案的管理，同时，还要定期培训管理人员，提升他们的综合能力。只有如此，才能帮助企业更好地发展。

本文从建设项目档案的重要性出发，分析建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性，并从多个层面探讨建设项目档案管理与项目管理同步实施的具体措施。 一、同步管理的重要性 近年来，我国对建设项目档案的重视度逐渐提高，《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理，并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的，任何建设项目的档案验收工作没有通过的，采取一律否决制，该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面，建设项目档案可以为企业提供利用服务，尤其是在建设项目后期，建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大，少则几年，多则几十年甚至上百年，可想而知，在这漫长的时间段内，如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等，没有原始的档案信息作为参考依据，必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目，从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产，是一个漫长的动态过程，期间必然会产生大量的文件和材料，这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程，与项目管理形成一体，当建设项目在未来的使用过程中出现问题时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。 二、同步实施的具体措施 （一）健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度，是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说，相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分，建立起档案管理工作人员的网络体系，充分发挥管理制度的约束和规范作用，使得档案管理有章可循、有法可依。同时，各部门之间应加强有效的沟通和辅助，通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。 （二）加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度，要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储，避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题，造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度，一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导，加强对各参建单位和部门的业务培训和指导，力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”，通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施，在项目申请立项时，即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作，在项目竣工验收时，务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作，保证档案管理工作贯穿项目始终。 （三）推进网络化管理。项目与项目档案网络化管理，即通过计算机网络进行项目和项目档案信息的收集、组织、传递、、检索和提供利用服务。首先，企业应加大对互联网技术人才的培养和投入，配置先进的硬件设备，加强技术人员、项目档案人员与业务部门的沟通和交流，通过定期考核组织培训等方式，来提高档案管理人员的水平。其次，是要学习提升，要逐渐摒弃传统的档案管理方式，积极参加或组织档案管理工作的总结会议或研讨会议，通过专家授课或行业交流会等形式，提高档案管理的网络化和信息化水平。 （四）强化同步监督。有效的监督是促进建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要保障，尤其是在项目的施工阶段，大量的文件和资料产生和出现。相关部门在签订项目施工、采购、监理等合同或协议时，就应明确指出建设项目需移交的档案的数量、质量、以及归档时间等各项要求，并在不同的项目阶段对档案管理工作进行随机性的抽查和审查，确保完整归档、保管到位。 三、同步推进服务社会 项目档案与地方发展有着极大的关联性，也是为项目提供支撑，为地方发展服务，可以说是最特殊的档案之一，另一方面来说，近年地方发展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程领域建设的项目更是全面开花，在这些项目建设中，业主单位若能一手抓项目档案，一手抓项目管理，做到“两手抓”“两不误”，这更有利于经济社会事业的发展。故此，相关管理部门应加强业务培训和能力培养，建立健全管理规章和制度，在档案管理网络化的基础上，强化管理工作的渗透和监督，实现项目档案管理与项目管理的同步实施，发挥档案信息不可估量的价值和效用，服务经济社会发展。

作者从基层单位档案管理工作存在的问题入手，有针对性地提出了提高思想认识、加强机制建设、创新服务理念、加强队伍建设的对策措施。科学规范地管理档案，是新时代新形势发展的必然要求，是提高本部门、本单位工作质量和工作效率的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个部门或单位整体管理水平和主要效果的重要标尺之一。我们必须充分认识档案管理工作重要现实意义和深远历史意义，坚持问题导向原则，进一步加强党对档案工作的领导和强化对档案管理工作的指导，通过深化档案管理工作的突出困难和问题性研究，切实在软硬件建设、政策资金等方面给予支持保障，确保事业单位档案事业健康持续发展。 一、事业单位档案管理工作中存在的主要问题 （一）领导层面重视不够，支持力度不到位。档案工作必须坚持党管档案、领导主抓的工作方向。一方面，能够保证正确的政治方向；另一方面，也能保证各项工作顺利、有序、高效地推进。当前不论是机关事业单位还是企业、农村、社区，部门和单位主要领导、班子成员以及分管领导很多都没有把档案的管理工作放在一项重要工作任务位置上去抓，没有把档案管理工作作为主责主业，在思想方面存在误区，认为档案管理工作只是收收发发、归卷、存档、待查等按部就班做就可以，没有任何经济社会指标约束，也不进行评价考核，在单位所占的位置也是可有可无，无关紧要，因此，在重视程度上力度不够，在规范管理上关注不够，在物力方面投入不够，直接导致的表现就是，档案管理工作基础设施建设不到位、配套设施建设不到位、人员落实不到位、机制建设不到位等，安全隐患严重，衍生的问题也特别突出。 （二）档案移交收集不规范，制度约束缺位。目前，事业单位档案管理过程中普遍存在移交不及时、移交不全面和移交不规范的现象。部分事业单位档案部门在收集档案的过程中存在不规范的操作，比如只收集了纸质档案却没有收集电子档案，只重视纸质档案的归档却忽视了电子档案的归档。对收集后的档案没有及时归档，造成查档困难，直接影响档案的利用。在收集过程中对档案的安全性没有得到应有的重视，造成档案的泄密事件频发。 （三）档案工作创新不够，缺少科学定位。档案工作的灵魂就是创新工作方法，既对档案进行认真编纂又要进行认真研究。以档案馆藏工作为例，对馆藏的档案进行分类管理，是档案信息资源有效开发利用的有效保障，是把馆藏内静止的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的梳理制作过程。分类管理的主要目的，就是对收集来的档案进行科学分类、建立科目、提供索引，使档案管理更加科学高效，有效地发挥服务作用。由于对档案工作缺乏应有的重视，加之有些编研人员对档案整理过程中创新不够，工作只是按部就班，有板有眼，但是却不考虑这项工作在实际应用中的效率和效果，造成馆藏过程中，编研档案以史料为主、不考虑横向因素；选材以本馆馆藏为主、不考虑横向因素；编研形式以自编为主、没有充分借鉴先进做法。这样也致使了馆藏编辑工作周期长、效率低、可借鉴效果不明显、社会效益低的弊端，没有充分发挥创新对档案管理工作的应有作用。此外，由于各方面创新不够，开拓精神不强，导致档案管理专业队伍建设也存在诸多问题，有的档案管理队伍专业化程度不够，文化程度和专业素质不能适应新时期开展档案工作的需要；有的身兼多职，不能专心投入工作，且没有经过专门专业知识培训、年龄老化、分身乏术，对档案的一般性程序，如档案收集、档案整理、档案归档、按序排列、科学管理等都是知之不多，管理质量低下，直接降低了部门或单位的整体工作水平。 二、新时代事业单位档案管理工作对策研究 （一）进一步提高思想认识，不断加强档案工作的组织领导。一个单位档案管理工作的好坏，取决于单位领导的重视程度。一个部门或单位的主要领导一定要高度重视、认真对待档案管理工作，应该从建设中国特色社会主义现代化强国，充分认识做好档案管理工作的历史意义和现实意义，牢记档案工作的政治属性，充分发挥档案工作在促进本地区、本部门各项工作协调发展中的重要作用，自觉加强对新时代中国特色社会主义思想和党的精神的学习，要有针对性地学习各项党内法规规章，包括中华人民共和国档案法等，大张旗鼓宣传档案法，不断增强单位全员的档案意识。党委要高度重视档案管理工作，要把档案管理工作作为本单位各项工作的重要工作内容，纳入日程、专门指定分管领导、落实具体责任人，形成上下联动、便捷高效、层层负责的档案管理工作新格局。 （二）进一步建立健全管理制度，使档案工作制度化、科学化、规范化。健全规范的管理制度是档案工作的基本保障，事业单位档案管理部门应根据自身的工作实际，建立科学的档案管理制度，如档案收集与归档制度、档案安全管理制度、档案查询利用制度等，使档案工作有法可依，有章可循。同时，健全基层档案工作的岗位责任制，由单位分管领导主要负责，明确档案收集、整理、归档和提供利用的负责人，此外，部门或单位要定期进行检查和考核，实行统一管理、科学管理、规范化管理。 （三）进一步注重创新引领，确保档案工作真正发挥服务作用。档案管理创新是伴随社会发展而发展的永恒课题。一方面要做到理念创新。在管理过程中，要始终树立创新思想，要把档案工作当做重要的业务工作，树立档案建设无小事的理念，高度重视档案管理工作、积极面对档案管理问题、认真制定档案管理措施。要将多媒体、信息化理念引入档案管理实务，通过理念创新引领其他各方面的创新。通过树立创新意识、精品意识、争先意识，不断提高服务质量。另一方面，要做到管理方式创新，引入国际国内各先进地区档案管理经验和管理方式，可以依托服务外包，也可以采取信息化全程管理等手段，使档案管理工作全方位优化。 （四）进一步推进档案管理队伍建设，努力造就一支现代化的档案管理者队伍。新时代需要档案管理工作实现新的发展。实现档案工作新的发展，造就一支对党忠诚、乐于奉献、敢于担当、服务高效的档案管理者队伍就成为了必然。第一，要加强政治引领，要引导广大档案工作者牢记档案姓党，牢记档案工作的政治性、政策性和服务性的特点，坚持对党绝对忠诚，把对党绝对忠诚体现到做好档案工作的方方面面。第二，要坚持无私奉献，把默默奉献作为我们日常崇尚的精神境界水准，为工作不计得失、不计代价，只求奉献不求索取，在平凡的岗位上谱写出绚烂的精彩华章。第三，要敢于担当善作为，一切以事业为重，一切以工作为要，凡是工作需要的，就勤勤恳恳去做，不因任何原因使工作受到影响。第四，要树立严细作风。把严和细的工作标准贯穿工作始终，制定制度、执行制度都要严，落实方案、落实要求都要细，发扬工匠精神，牢记“天下大事必作于细”的道理，坚持精细中体现精彩，全面提高档案工作队伍综合素质和能力。总之，科学规范地管理档案，是新时代新形势对事业单位提出的必然要求，我们必须充分认识档案管理工作在新时代所处的重要地位和重要作用，切实加强党对档案工作的领导、科学实施档案管理、努力建设符合新时展需要的一流档案管理专业队伍，为开创事业单位档案工作新局面做出积极的努力。

本文主要围绕“互联网+”视域下，如何有效创新医院档案管理工作展开探讨，其中，针对“互联网+”时代医院档案管理工作特点进行简要分析，同时，提出一些有助于促进医院档案管理实效性发挥的创新措施，以期为推动医院发展做出贡献。 一、引言 积极建设智慧社会、网络强国，促使实体经济与人工智能、互联网有效融合在一起十分具有必要性。有效应用互联网技术，推动医院档案管理创新进程，不仅有助于大量节省档案存储空间，且有利于降低管理人员工作压力，对提升档案管理工作整体效率存在积极影响，具有较高研究价值。 二、“互联网+”视域下医院档案管理特点分析 （一）档案信息查找便捷性高 随着“互联网+”时代的来临，经由各种现代化的信息科学技术，促使以往分散的碎片信息集中存储到计算机中，整理成为多种类型的电子档案类文件，再进行存储操作，这些文件包括后勤、人事及医务等各方面的信息，能够以影像、文档等多种形式呈现出来。医院内部各科室、部门间可以共同分享相应的资源，同时，于医院中创建起一个高实效性的搜索引擎，负责开展各种档案资料的查找工作。例如，医院医生为病人诊断病症时便可以将患者以往的就诊信息快速的调取出来，对提升诊断效率及准确性均存在积极影响[1]。 （二）档案资料搜集全面性高 医院档案管理的首要环节即为搜集，为了促使档案的利用价值大幅度提升，大量节约档案存储空间，有效提升档案资料搜集工作实效性，确保档案资料搜集全面性十分重要。随着国家科学技术水平的不断提升，各种计算机、信息技术等逐渐在各领域中具有了越来越广泛的应用。医院档案管理信息化改革，是时展的必然趋势，经由合理应用电子档案的方式，不仅可有效提升医院档案管理的流动性及全面性，且有助于更高效、全面的开展档案资料搜集操作，有助于促进医院档案管理工作整体效率及有效性提升。 三、“互联网+”视域下创新医院档案管理的有效措施 （一）创新管理观念 导致医院档案管理理念陈旧的主要因素为相关领导人员对相关工作的重要性缺乏正确认识，进而无法对其提起应有重视。基于此，医院领导有必要对档案管理相关各环节工作提起较高重视，充分认识到其具有的关键性作用，有助于促使医院档案工作实效性更好的发挥出来。具体而言，医院领导需要将档案管理工作纳入至日常开展工作内容中，基于医院档案管理实际情况，科学设计相应的管理制度，重视对各环节档案管理工作开展有效的监督检查工作，并应在发现问题的第一时间，采取合理手段，对其加以有效处理或者降低问题不良影响。同时，要求档案管理人员在业余时间学习和了解各种新出台的相关政策及法律知识，并经由创建完善考核体系的方式，对管理人员的学习效果进行定期检查，在促使其综合素质提升的同时，引导其明确认识到自身责任和具体的工作职能。推动档案管理信息化发展的过程中，还需要确保相关的信息安全防护、员工培训工作等拥有足够的资金作为支撑，医院有必要将该部分费用纳入至医院经费预算中，不仅有助于提升档案管理整体水平，对推动医院现代化发展也存在积极影响。 （二）积极培养人员实操能力 人员专业素质及业务水平对医院档案工作的开展存在直接影响，基于此，“互联网+”视域下，具体开展各环节医院档案管理创新工作的过程中，想要促使相关工作实效性充分发挥出来，有必要对积极提升管理人员综合素质提起高度重视。随着“互联网+”时代的不断发展，档案管理人员的高素质标准不再只是有效掌握相关的各种专业知识，也需要具有优良的计算机实操能力，可以基于档案管理工作的相关标准及要求，合理、科学的利用现代化软件及系统，完成自身工作。基于此，在具体开展医院档案管理人员培训及教育操作的过程中，应注重开展针对性及专业性较高的计算机实践操作能力培训课程，有助于推动医院档案管理现代化发展，促进管理人员综合素质提升。同时，也可以根据医院档案管人员的特点及实际工作情况，有针对性的开展人才监督及储备计划的设计操作，推动专业化人才培养进程，促使医院管理工作的整体质量大幅度提升，积极建设高水平、高素质的档案人员管理队伍，促进医院健康发展。此外，也需要注重制定配套的考核机制，以对管理人员的各项能力及专业素质进行科学的评价和审核，有助于促进医院档案管理工作规范性大幅度提升[2]。 （三）有效开展档案管理软硬件建设 医院档案管理机制的有效创设和运营需要以完善的基础设施作为支撑，促使相应系统化管理机制的实效性充分发挥出来，根据所规定的管理要求及标准开展各环节工作，有助于更好的确保医院档案管理工作整体质量。具体而言，第一，开展有效的档案管理硬件设施建设操作，就网络化运营来讲，确保硬件系统的有效性十分重要。基于此，医院有必要注重积极利用多种有效手段，积极优化各种硬件设施，推动档案管理网络化建设进程，确保相关各环节处理操作的实效性良好发挥，“互联网+档案管理”工作可以得到有效落实。第二，开展高质量的软件系统建设操作，基于医院档案管理现实状况，积极研究、开发和优化相关的软件系统，确保后期工作实效性。实际研究和开发软件系统的过程中，理应注重充分考量医院发展现实需求，有助于提升档案管理人员工作便捷性，更充分的发挥软件系统应用实效性，有利于确保各环节档案管理工作的顺利开展。 （四）强化档案管理质量 负责开展档案管理工作的人员可利用计算机技术基于列表的形式将相关的档案资源呈现出来，再经由合理开展相关操作的方式，对其中内容进行读取和搜集，以实现对医院档案开展的系统化管理。同时，实时更新和关注医院档案存储库，基于医院现实需求，积极收集医学前沿最新消息，并将所收集和掌握的信息及时整合进档案存储库中。具体开展各环节档案管理工作的过程中，需要以确保相关档案管理操作的有效实施为目标，开展相应管理机制的创建操作，且需要积极优化和改良原有管理体系，有助于确保各环节档案管理工作的顺利实施，对后期各环节工作的有效开展也存在积极影响。此外，医院内部各科室应在充分考量医院现实发展状况的基础上，积极优化档案管理体系及相关制度，且基于“互联网+”视域下，各科室有必要积极利用多种互联网技术开展档案资料的调取及分析等操作，实现内部档案资源的有效共享。 （五）促进档案管理安全性提升 具体开展各环节“互联网+档案管理”工作的过程中，想要促进各类档案资源的实际利用率大幅度提升，有必要针对如何有效提升档案电子化管理实效性、创建完善且实效性较高的安全管理体系提起高度重视，有助于确保后期相关各环节工作的顺利开展。管理电子档案的过程中，为了促使医院医疗工作的整体便捷性及效率提升，需要注重针对医院电子档案开展高质量的保密性和安全性提升操作，以达到强化医院档案管理实效性，充分发挥相应管理机制实效性的目的。具体而言，第一，基于医院档案管理实际情况及现实需求针对档案系统开展验证操作，应用安全性及实效性较高的管理手段，优化处理效果，同时，合理改良整体技术结构及相关处理方式。具体应用相关管理手段及信息处理机制的过程中，应对相关手段及机制加以系统化的分析及考量，并对所开展的各环节处理操作开展有效的监督及审核操作。第二，针对计算机系统开展统筹处理操作，尤其是应重视对各种网络安全隐患问题开展系统化的管理及解决，促使信息处理及信息备份操作的整体实效性提升，确保档案信息安全，大幅度降低各种档案资料遗失、损坏等问题出现的几率。第三，在有效确保档案信息安全的同时，有效发挥安全管理措施实效性，推动档案工作系统化建设，优化项目网络化管理。 四、结束语 综上所述，“互联网+”时代的来临和发展，有效推动了医院档案管理创新进程，各医院理应注重跟随时展脚步，在具体开展各环节档案管理工作时，重视有效、科学的应用现代化互联网技术，合理优化和更新档案管理软件、硬件及相应系统，积极开展多元化的人员培训教育体系，促进档案管理人员综合素质提升，有助于促进医院发展。 参考文献 [1]时洪亮.基于“互联网+”时代下的医院档案的管理方式探讨[J].兰台内外,2018(11):27-28+26. [2]锁时,蔡玉萍,潘家维.基于医院企业资源计划及供应宝系统的高值医用耗材档案管理[J].医疗装备,2018,31(21):95-97. [3]张彩丽.人事档案制度在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2018(12):34+62. [4]陈君.探析RFID射频识别技术在医院档案信息化管理中的重要性[J].兰台内外,2018(7):23-24. 作者:冯旋 单位:襄阳市第二人民医院;襄阳市中医医院襄阳市中药研究所惠民院区院务部

由于受到传统档案管理模式的束缚，导致在新媒体时代传媒业档案管理工作中存在诸多问题。例如，档案整理不够规范、内容混杂、检索质量低、效率不高等，难以实现从纸质文件向信息数据转变，这些问题不仅给管理者造成困扰，也给使用者带来不便，甚至还会造成经济损失。随着科技的进步，新媒体技术已经渗透到各个领域，各式各样的传播媒介盛行，这就对传媒业档案管理提出了更高要求。下面我们就来简单分析传媒业档案管理发展现状，并共同探讨一下解决现有问题的一些措施。 一、新媒体时代的资讯现状 （一）社会化媒体层出不穷。社会化媒体简称社交媒体，是人们之间用来分享意见、见解、经验和观点的工具和平台。比如早期的博客、论坛、百科维基等，到现在的微博、微信以及各种社交网络平台，开阔了人们社交范围，缩短了空间距离，增进人际关系的发展，使人们的生活向高速化、便捷化方向发展。 （二）大数据时代悄然崛起。随着新媒体的迅猛发展，也产生了日益庞大的数据。从早期的专业IT人士和数据分析师，逐步扩散到社会的每一位普通群众，我们每天或多或少会接收到大数据信息，并早已渗透到我们生活的方方面面。可是，庞大的数据库给传媒业档案管理带来诸多困扰，冗杂的信息资源和庞大的数据量，造成管理无序混乱，无形中降低了客户检索效率。 二、当前传媒业电视档案管理现状 （一）媒体主管部门对管理工作的忽视。长期以来，由于部分主管部门受到传统观念的束缚，导致对档案管理工作的意识较为薄弱，没有意识到它对新媒体长远发展的重要性，导致部门工作人员工作效率低下，工作积极性不高，浪费大量的人力、物力、财力，主管部门长期忽视对档案管理工作人员的考核以及资源的利用监督，更是阻碍了在新媒体时代档案管理的长远健康发展。 （二）管理模式陈旧，方式落后。由于对新媒体档案管理工作的忽视，往往导致这些媒体主管部门存在机构庞大、分工不明的问题，使得工作效率低，档案管理不规范，并依然主依赖传统的纸质档案记录，硬件设施、技术落后，整理速度慢、周期长，与新媒体要求的快速、高效不相适应。 （三）档案管理人才建设不足。我国传媒职能类管理人才较为缺乏，尤其是档案类管理人才，其中大多数人往往专业知识不足、思想落后、工作行为不规范、对新鲜事物的接受能力低，不能跟上日新月异的新媒体技术。总之，档案管理的发展需要一支专业知识过硬、善于接受新事物的思想先进的队伍。 三、如何应对当前状况 （一）重视档案整理工作，借鉴国外管理经验。我们应该定期邀请档案管理领域的专家和学者，定期组织相关人员学习，了解新媒体的发展现状，更新他们的思想观念。主管部门要深入贯彻实施《档案法》，不断提高从业人员的职业素养，使其意识到作为一名档案管理员应该具备的基本职业素质，做到工作有原则、有担当。同时，我们还应该不断提高自身的学习能力，不断提高我们档案管理的专业水平，空闲时间可以多读读相关书籍、看看最新动态。及时掌握最新资讯，并结合现实情况进行利用。使资源向大众靠拢，并服务于大众，从而提高资源利用率。 （二）鼓励传媒业档案的创新发展和分种发展。我们要加强以技术为支撑的形式创新，加大科研力度。还要加强对市场的分析研究，把握市场动向和人们的消费意愿，提供分众化和有针对性的档案开发利用产品，有效地满足各类需求。 （三）将档案管理与现代信息技术相结合。伴随着互联网及电子产品的飞速发展，现代信息技术已经被广泛用于各大行业之中，为我们的生活带来了极大的便捷，我们能不能将档案管理工作和现代信息技术相结合呢？答案是肯定的。将现代信息技术融入档案管理工作中，不仅能够节省大量的人工成本和时间成本，同时也能提高档案管理工作的准确性，减少人工错误的发生，提高工作效率。还对保护客户隐私，防止资料泄密有重要意义。通过以网络为支撑的档案管理最终会实现网络化、信息化、高效化，更好地服务大众。 （四）建设一支结构合理、思想先进的传媒职能类管理队伍，是传媒业档案管理发展的根本保证。因此，传媒业必须着眼于现有人才的全面发展，实施人才激励机制，鼓励组织干部和优秀干部以身作则，积极引入系统干部竞争机制，定期进行人才培训，适当“换血”有助于将有效资源组织收益最大化，为企业注入新鲜力量。 四、总结 在现代信息技术如此发达的新媒体时代，想要提高档案管理工作的效率，减少不必要的错误，使得档案管理工作更好地服务于社会，需要我们加强网络化、便捷化的建设。实现信息共享，建设完整的数字化管理系统，是档案管理行业发展的重要目标。

在传统的地质档案管理活动中，其更多停留在传统的档案储存思维之中，无论是管理效率，还是对档案资料的价值利用都缺乏必要创新与完善，从本质上看，这需要充分发挥茶道思想的包容性和创新性，通过引导地质档案管理者形成必要的文化意识和创新精神，进而实现地质档案管理的本质化创新与最大价值应用。 1茶道思想的价值理念内涵认知 茶文化是一种基础性文化，茶道思想是茶文化成熟发展的重要诠释，其中所包含的思想理念和人文意识，都是目前我们对茶道思想进行理解与认知的关键。茶是一种生活，更是精神理念，茶道思想更是精益求精的精神。对于地质档案管理活动的具体实施来说，其中所记载的内容信息更是一种精细化的知识内容，因此，想要真正合理有效的利用该档案内容，就必须在充分利用茶道思想理念的前提下，通过创新管理思维，从而实现整个档案管理活动的最佳效果。茶文化是一种以茶和饮茶为基础的文化形式，从饮茶文化出发，通过融入系统化的元素内容，从而构建了系统化、机制化的茶文化体系。茶文化是传统文化的精粹，从唐朝形成，到今天世界性茶文化体系的生动构建，茶文化将传统文化的诸多优势元素与茶相结合，茶诗、茶礼、茶道等等，更是成为茶文化的“典范”代表。茶不仅是一种生活饮品，更是一种情感理解与生活习惯的深层次融入。在饮茶习俗成为一种大众生活习俗之后，人们将礼仪、价值思维等多种理念应用其中，从而形成了具有自身价值和特色的文化机制。茶文化所诠释的是一种绿色健康文化，尤其是在当前大众生活日益注重品质的今天，茶文化的绿色消费理念和健康理念就成为大众关注的重要元素。茶道思想是茶文化的精髓，更是我们对茶文化体系形成理性认识的重要元素。因此，茶道思想的人文化和内涵化，都从本质上激发了茶道思想的价值理解与认知。茶道思想是茶文化的核心，其作为一种习惯性文化，完善的文化底蕴是当前我们理解茶文化过程中的关键所在，因此，理解茶道思想时，要注重对茶道思想自身的价值内涵进行全面认知。客观地看，茶道思想在历经千百年的发展融汇之后，逐渐与各种元素相融合，从而形成了综合性，体系化的文化思想机制。因此，我们在理解茶道思想时，要站在文化包容、思想诠释的心态视角来看待，无论是对各项元素的客观融入，还是对各种精神理念的集中表现，都是茶道思想自身价值的生动体现。 2当前地质档案管理活动中所存在的具体问题分析 在当前我国地质勘探活动成熟发展的今天，地质勘探测绘活动的价值日益成熟。各项活动的具体开展，都需要借助科学化、机制化的地质勘探活动。在具体的地质勘探过程中，形成了系统化的档案资料。该档案资料作为当前地质勘探的基础资源，其对当前地质工作的科学化实施，有着重要的价值作用。但是，结合当前所实施的地质档案管理现状看，其中存在诸多问题，其具体表现为：首先，对地质档案管理活动的工作定位理解不足，特别是对该管理活动的价值认知不到位，加上缺乏必要的档案利用机制，从而使得多数从业者未能对做好地质档案管理活动产生必要的兴趣和参与积极性。此外，相关从业者也未能及时结合时代变化学习相应的技能，从而影响了地质档案管理活动的实际利用率和管理价值。其次，在地质档案资料保留过程中，电子化利用率相对较低。结合地质档案资料的储存载体和记载形式看，其主要有传统地质档案和电子类地质档案两种形式。但是，大多数地质档案资料的保存时间过长，出现了纸张老化及文字图案模糊不清等现象，从而影响了地质档案信息的保存与应用，结合当前诸多地质档案资料的修复、存储状况看，其未能利用电子化方式对地质档案资料进行及时修补，因此，削弱了很多时间较为久远地质档案资料的利用价值。最后，在目前地质档案资料管理过程中，管理者缺乏足够重视，一方面是未能对地质档案管理资料的价值形成必要认识，客观地看，在当前地质档案资料管理时，更多只是一种“投资”，并未能形成系统化的价值效益。因此，并未能够完善的档案管理队伍。另一方面，则是根据当前地质资料汇交管理办法看，很多单位基于自身权益保护的狭隘思想，推迟整个地质档案汇交进度。 3茶道思想对促进地质档案管理的具体方法 在当前地质勘探活动日益成熟的时代背景下，融入新资源，利用全新的时代形式和资源已经发展成为重要的时代特征。在传统的地质档案管理思想中，其将重点放在了客观的“存储”之上，忽略了利用性与创新思维。因此，结合茶道思想的精神理念和价值思维看，其正是当前促进地质档案管理活动全面创新的重要补充内容。 3.1立足科学思想———推动地质档案管理活动创新实施 结合茶道思想的精神理念和本质特点看，其中所集中倡导的是科学、客观、真实等系统化思想理念，这正是现阶段地质档案管理活动中所不可或缺的重要思维。结合传统的地质档案管理状况看，其更多使用的是传统纸质思维。所以，无论是地质档案管理效果，还是地质档案信息利用等等，并未能得以实质性发挥。在信息化全面应用的今天，在开展地质档案管理过程中，通过将信息技术与地质档案管理活动相融合，特别是使用信息设备对地质档案资料中所具有的信息进行电子化“扫描”、“录入”，从而实施查看地质档案信息资料，并且让地质档案资料不再是简单的“纸质”资料，而是科学的数据信息，使地质档案中所包含的信息内容，实现最大化价值。 3.2融入文化内涵———塑造地质档案管理的文化思维 结合思维创新理念，不难看出茶道思想中所集中诠释的不仅是一种现代思维，更是基于文化传递与价值应用的理念内涵。因此，在当前加强地质档案管理活动时，必须在诠释文化理念的前提下，注重将文化内涵融入其中，从而满足当前地质档案管理过程中所诠释的文化特色。地质档案不仅是一种信息内容，更是一种文化信息的重要载体，因此，在地质档案管理过程中，合理应用茶道精神，其将发挥重要的管理意识和引导思维。此外，对于地质档案管理活动者本身来说，也要注重结合时代特点，提升和优化自身实践技能，在丰富个人专业知识储备，强化个人技能培养的整体诉求下，融入必要的文化思维，并且从文化价值的理解视角来对地质档案形成深厚认识。 3.3注重创新意识———塑造地质档案管理的新思维 随着当前地质勘探活动不断成熟，如今地质档案资料管理过程中，需要注重融入全新的时代精神和包容思维，从而发挥其价值。地质档案是地质勘探活动的真实性记录，其中诠释和反映了地质勘探活动的全部过程，更是整个地质勘探管理过程中的重要元素，在地质档案管理过程中，其中包含了地质文书、地基建设等多个方面的内容。因此，对于当前地质勘探开展来说，做好地质档案管理活动的价值极为突出。茶道之所以能够形成，正是其中不断创新，系统化融入多种理念的结果，因此，立足茶道思想的创新意识，其将为地质档案管理活动的创新实施注入“新动力”。比如，在信息化的今天，在地质档案管理方法创新中，要注重发挥信息化优势，及时变革新思维和新理念。 4结语 地质档案是现代地质勘探活动的生动记载，其中所包含的资料信息，不仅是我们认知地质勘探活动的基础，同时更是提升地质勘探活动价值的关键。但是，在传统的地质档案管理活动中，其缺乏必要的人文意识和利用思维，从而影响了地质档案的应用价值。因此，随着当前我们对茶道思想的价值理念认知不断成熟，我们看到该思想对地质档案管理活动的影响力日益提升，因此，合理挖掘茶道思想的价值理念，将为地质档案管理方法的本质化革新提供思想理念上的指引力和驱动力。

随着我国科技的快速发展，信息网络化已经全面普及了。档案管理是社会发展不可缺少的一部分，信息网络化时代的档案管理已经严重威胁到了传统的档案管理。如果想要利用信息网络化来对新的档案管理模式进行创新，就需要做好网络化时代的档案管理措施，可以让信息网络化时代的档案管理更好地为现代化建设服务。 一、信息网络化时代档案管理的本质 档案信息网络化管理本质上就是把数字化的档案信息，运用网络进行传输与保存到网络数据库中，对其整理后再把信息化的档案信息给通过网络进行搜索的社会用户，从而达到档案信息的网络传播与网络保存处理以及网络查询传输交流。信息网络时代化的档案管理实现了最大范围的档案资源共享。因此，信息网络化时代的档案管理是加强信息化档案社会化服务的必然要求。在信息化背景下，信息化档案管理人员需要运用现代化和科学化的方式对信息化时代的档案进行有效的管理，才可以使信息化档案更好地为社会进行服务，这是信息化时代档案管理工作的紧急需求，也是社会信息化服务发展的必然需求。 二、信息网络化时代的档案管理存在的不足 （一）档案管理人员受重视程度较低。信息网络化时代的档案形式多种多样，档案管理的专业人员比较少，其受重视的程度也比较低，信息化档案信息的使用人数比较庞大和杂乱，文化层次差别略大。我国信息化档案信息样式多，时间跨度大，档案信息内容较广泛，然而我国从事档案工作的专业人员比较少。在这种情况下，不少档案管理部门的管理人员还要忙于其他一些繁琐的工作，以至于档案管理工作人员没有办法对档案的价值进行深入的了解和研究。这就使档案管理人员没有办法更好地为社会提供相应的档案信息服务。 （二）档案管理制度比较落后。传统的档案管理制度比较封闭，对于信息网络化时代的档案管理没有明显的帮助。目前，我国的档案管理工作属于松散型管理状态，同时因为国家对于档案管理投入的资金有限，信息网络化档案管理的软件开发一直属于缺乏的状态，因此我国对于信息网络化的档案管理依然使用较低级的档案管理软件。 三、信息网络化时代档案管理问题的解决措施 （一）提升档案管理工作人员的创新能力。档案管理工作人员只有随着时代的发展与进步不断地提升自己，才可以让信息网络化时代的档案管理实现其本身应有的社会价值。在信息网络化时代的档案管理中，有较多的新情况需要档案管理工作人员去进行深入了解，也有较多的新问题需要档案管理工作人员去解决，因此这就需要我国档案管理工作人员必须要与时俱进。首先，在信息网络化时代，档案管理的工作人员需要自主地去接受培训、学习有关网络的知识，例如，网络的基础知识和基础操作、网络的档案信息分布与查询方法，学习通过网络对档案信息进行发表。其次，档案管理工作人员需要拥有整合网络化档案信息的能力。通过网络，把分散在各个区域的档案进行整理，给广大用户提供资源。最后，档案管理的工作人员需要拥有发现网络档案信息的能力。如果想要从根本上来提升档案管理工作人员的水平，就需要档案管理工作人员适应信息网络化时代的需求。 （二）加大对网络化档案管理的资金投入，并完善保障手段。随着我国信息科技的发展，知识也随之不断地更新发展。只有充分运用信息网络化科技成果，并且不断地更新档案管理设备和提升档案管理工作人员的技术水平，档案管理工作才可能紧跟时代的脚步，进而适应信息化时代档案管理的要求。由于目前档案管理部门的管理设备比较落后，因此这需要我国政府把信息网络化时代的档案管理计划到我国有关网络建设的预算当中去。另外，档案部门也可以通过目前已有的档案信息资源库为社会进行服务，把获得的经济收益投入到网络的建设中去，使档案体现出其自身的经济价值。 （三）加强档案信息网络化建设的标准。想要在信息网络化时代有效地管理档案，需要加强档案信息网络化建设的标准，这有助于创建我国统一的高质量的国家档案信息网络化的系统，可以为用户提供更加全面和快速以及准确的服务。同时，通过加强档案信息网络化建设的标准可以有效地促进档案管理部门的发展。 （四）加强对网络的保护，确保信息网络化档案管理的安全性。档案信息的管理工作需要严格保密。随着我国信息科技的不断进步与发展，网络木马黑客等病毒的出现，对于在信息网络时代的档案管理具有一定的挑战性，也时刻威胁着档案信息的安全。想要确保在信息网络化时代档案信息的安全，就需要注重网络保护，提高档案管理工作人员的相关技术水平。 四、结束语 我国档案管理工作已经从手动档案管理时代转变成以计算机为主的网络化档案管理时代。计算机技术和信息传输网络化，为信息网络化时代的档案管理提供了科学技术保证。尽管如此，信息网络化时代的档案管理也出现了不足之处，有待档案管理人员进行思考，来解决这些不足之处。对档案进行有效的管理与利用，可以有效地为网络化时代的档案管理提供更好的建设服务。

事业单位人事档案管理篇1 复杂性、专业性和基础性是新时代事业单位人事档案管理工作的基本特征和发展趋势，这是由人力资源管理工作和事业单位基础管理工作的共同特点所决定的。因此，事业单位做好人事档案管理工作对人力资源开发、单位发展、职能体现有着重要的意义，是事业单位做好一切工作的重要前提。新的历史时期，事业单位人事档案管理工作的内外条件和环境出现了巨大的调整和变化，事业单位人事档案管理工作既面临着信息化、系统化的发展机遇，同时也面临观念和技术上的挑战。直面时代挑战，利用好新时代的机遇，创新事业单位人事档案管理工作的内涵和外延成为新的课题与目标。 一、事业单位人事档案管理工作面临的机遇 （一）技术进步对人事档案管理工作的推动作用 技术的进步让事业单位人事档案管理工作实现了从纸质媒介向电子方式的转化，这一进程不仅有利于人事档案资源的录入和存储，并且对档案信息管理工作的加工与检索环节也产生了巨大的提升作用。在新技术不断应用前提下，人事档案管理工作能够有效避免资源的篡改、流失和失真，实现了过程性、阶段性、实时性的人事档案资料的管理，大大提升了事业单位人事档案管理工作的效能。 （二）互联网创设人事档案资源管理平台 互联网在事业单位人事档案管理工作的深入应用，为资源和数据的共享和深度加工提供了平台。基于新一代互联网技术的传输和共享功能，事业单位人事档案管理工作能够有效提升资源的加工和利用效率，将不同阶段、不同领域的人事档案资源做到全面收集和系统加工，使得人事档案资源得以实时更新和持续利用，在扩展人事档案信息利用范围的同时，为更多主体和更深入利用好事业单位人事档案资源提供便利和支持。 （三）智慧化对人事档案体系的推进 智慧化是在数字化基础上事业单位人事档案管理工作的新方向，是人事档案管理工作面临的新机遇。正是大数据、智能专家系统、云平台的深度应用，社会与档案工作中的指导思想和管理理念有了创新。在顺应智慧化的过程中，人事档案管理工作实现了快速统计、专业分析，并达到了对人事档案资源变化进行预期和判断的功能，这对于进一步提升事业单位人事档案管理工作质量和效能来讲无疑是一种机遇和推动力。 二、事业单位人事档案管理工作面临的挑战 （一）人事档案管理工作投入不足 很多事业单位在资金和资源上对人事档案体系和相关管理工作存在投入不足的问题，人事档案没有政策上的倾斜，本来已经紧张的资金被其他单位占据，人事档案管理部门依然依靠传统技术进行工作，出现档案失真、资源利用不佳等一系列问题，形成了投入不足、效果不好、投入缩减的恶性循环。 （二）人事档案管理工作指导理念落后 事业单位的管理和决策者对人事档案管理工作的指导思想存在欠缺，看不到人事档案管理工作的价值，因此产生对其忽略和漠视的态度，导致人事档案管理工作难于得到系统性帮助和有效领导。此外，很多档案管理人员没有将服务意识、共享理念渗入到档案管理的具体工作之中，出现了事难办、脸难看等一系列问题，降低了事业单位人事档案管理工作的价值性和影响性。 （三）人事档案管理队伍建设不力 当前很多事业单位存在人事人员老化、档案管理者素质不高等问题，依然以传统管理模式从事档案工作，导致人事档案管理工作效率、质量难于适应新时期的新要求。此外，在团队建设上还存在不足。每个档案管理人员各自为战，没有形成合力和共鸣，进而出现了档案管理工作在低质低效水平徘徊的局面。 三、优化事业单位人事档案管理工作的对策 （一）创新人事档案管理工作的策略 新技术、新观念、新体系不断深入事业单位人事档案管理工作实际，因此人事档案管理工作的策略也必须做到持续创新。在这一过程中，要把握必要的策略和方式，一方面，要坚持效率和安全平衡的策略，积极在人事档案管理中引入新技术，以现代科学管理理论和人力资源管理思想为指导，持续建立档案管理新体系，大幅度提高档案管理效率的同时有效确保信息、数据的安全，有效控制来自网络、系统、软件操作上的安全隐患，确保档案管理工作在高效率、高安全的范畴内发展和创新。另一方面，要平衡效益和价值的关系，事业单位人事档案管理工作是全社会档案工作的重要组成部分，因此，既要站在事业单位的角度，同时也应该立足于服务公众的层面重新审视档案管理工作的创新，在平衡社会效益和专业价值的前提下，形成事业单位人事档案管理工作主动支持社会发展、坚决保障服务职能的新机制和新方法。 （二）加大对人事档案管理工作的投入 一是加大基础设施投入力度，为档案管理工作提供必要的硬件支持，确保档案资料的安全、全面，进而为新的管理工作奠定基础。二是加大资金投入力度，促进档案管理工作在内部进行创新，更好地实现档案管理目标。三是加大资源的投入力度，在整体工作层面创新引入资源的方式与机制，搭建起新时期档案管理工作新的保障平台和运作物质基础。 （三）转变人事档案管理工作的理念 理念转变是创新人事档案管理工作的思想基础，是意识上对档案管理工作的重新结构和再认知。首先，必须树立现代化的服务意识，人事档案既是服务于个体的资料和信息基础，同时也是为事业单位人力资源管理决策提供支持和前提，因此，新时期必须将全面、科学的服务意识注入人事档案管理工作中，通过思想创新和意识调整更好地提升档案管理工作质量。其次，要提升档案管理工作的共享意识，要将档案管理工作的结果以多维度、多产品的方式加以呈现，在不同的领域中共享事业单位人事档案管理工作的成果，在扩大人事档案管理工作影响范围的同时，为事业单位更好地服务社会提供支持。最后，要在人事档案管理工作提升综合意识，要将档案管理工作看作是一个方面的核心工作，并要做到在“一点突破”基础上的“大面积提高”，在加深档案管理工作成果应用的同时获得事业单位其他工作向深入、全面方向的发展动力和基础。 （四）实现人事档案管理工作信息化 信息化是当前事业单位人事档案管理工作面临的新任务和新目标，是提高人事档案管理工作效能、质量的数字化平台和智能化保障。新时代，事业单位应该在人事档案管理工作首先推进信息化的进程，引入人事档案工作的新系统和新软件，将传统的人事档案工作转化为数据加工和信息处理的“无纸化”进程，在效率上确保档案工作的速度，在维度上扩展档案管理的空间。其次，要注意信息化的安全性和防护力建设，要制定信息安全的工作规范，出台档案管理的防护措施，在系统、机制和操作上确保信息化的人事档案管理系统具有强大的防护能力，实现事业单位人事档案信息的安全。最后，在档案资源共享的过程中，必须设置相应的权限和搜索范围，采取科学规划和系统设定的方式，有效调整人事档案资源的安全、高效利用，避免可能出现的人事档案资源泄露、更改和入侵等方面问题，确保事业单位人事档案管理工作在实现信息化、数字化的基础上的安全、可靠、稳定。 （五）做好人事档案管理人才队伍建设 人才是事业单位迎接人事档案管理工作挑战的基础，是更好利用新时代发展机遇，进行人事档案管理工作创新的根本资源。人才队伍建设应该立足于三个侧面，一是提升人事档案管理工作人员的素质，新的历史阶段事业单位人事档案管理工作需要人员的高技能、高水平与复合能力。因此，事业单位要有计划地将人事档案管理人员纳入到培训和发展机制，有针对性地提升他们的现代管理能力、专业技术水平和实际操作技能，在素质和水平上做到对人事档案管理工作的保障。二是打造人事档案管理工作的团队，要在内部做好团队建设，不断提升团队主导者的领导能力，构建起积极而团结的氛围，搭建起追求卓越的文化平台，通过团队的紧密合作和相互影响提升事业单位人事档案管理工作的质量和水平。三是引进人事档案管理人才，在必要的节点和时机应该将外部专业化、技能化人才引入到事业单位之中，使其成为人事档案管理工作管理者和引领者，将外部先进理论和思想作为提升档案管理工作的基础，综合提升档案管理人才队伍的技能水平和战斗力，更好地为事业单位提升人事档案管理工作效率和质量服务。在技术高速发展、体系迅速创新的新时代，事业单位人事档案管理工作既面临着严峻的挑战，同时也为事业单位人事档案管理工作提供了巨大的发展和创新机遇。在此背景下，事业单位人事档案管理工作要从自身出发，以转变观念、加大投入、提升技能为主要路径，全面创新事业单位人事档案管理工作局面和内涵，探索一条持续优化、不断创新人事档案管理工作新模式的路径与方式，从而为事业单位人事档案管理工作更好地适应时代、顺应发展、创新服务提供支持。 作者:玄慧兰 单位:黑龙江省社会康复医院 事业单位人事档案管理篇2 人事档案记录着干部自身的德能水平、学历获奖情况及相关经历等,客观反映了干部的人生轨迹,具有原始记录性,是组织人事工作中可靠的凭证,为人力资源管理和开发提供了重要依据。因此,做好干部人事档案管理工作关系到干部个人的切身利益以及单位的良性发展。 一、事业单位人事档案管理存在的问题 社会经济发展的大趋势下,事业单位深化改革的速度不断加快,各项工作内容的改革创新力度增大,事业单位人事档案管理也经历了逐渐完善的过程,但目前仍存在一些问题。具体表现如下：其一,人事档案管理人员的管理能力有待进一步提高。首先,人事档案管理工作是一项重复性高且枯燥的工作,档案管理人员需要付出更多的时间和耐心,但因绩效考核难以量化,缺乏有效的奖惩制度,其自主学习的积极性并不高；其次,是单位领导的重视程度不够,部分单位甚至没有配备专门的人事档案管理人员,其一般身兼数职,可能存在着对档案信息收集松散、审核不力等现象；另外,事业单位定期开展人事档案管理人员素质培训次数较少,有的甚至没有进行岗前培训就直接上岗,导致人事档案管理人员素质整体偏低。其二,人事档案管理电子信息化水平有待进一步提升。目前事业单位干部人事档案仍旧以纸质资料为主,将收集的材料统一整理归档于档案柜中,受到时间和空间的限制,不利于快速查到所需要的档案信息,干部人事档案信息价值得不到有效发挥和利用。随着社会电子信息化水平不断提高,部分事业单位在档案管理中开始运用科学的信息化管理,但事业单位在信息技术的应用上不够熟练,对于电子化管理的使用频率也不高,有的单位甚至只是将纸质版材料进行电子化扫描,没能发挥档案的实际价值。其三,基础建设情况还有待进一步优化。人事档案初期保管条件恶劣,没有专门的档案室,空间上不利于保存档案,造成档案受潮、受损情况严重,影响干部人事档案资料的完整性。目前大部分事业单位档案室设有防火、防盗等多项功能的单独科室,并配备了空调、灭火器等灭火与控温的设备工具,但仍存在档案保管的温度和湿度控制不到位、档案柜老旧以及除虫设备不完备等不利于档案保管的情况。 二、人事档案管理体系的构建 基于上述人事档案管理中存在的问题,文章通过对相关文献的查阅和归纳,从整体性、全过程性以及全员性的角度构建了事业单位人事档案管理体系,通过创新管理理念,采取科学、灵活的管理措施,进一步提高人事档案管理水平和服务效率。 （一）人事档案管理制度体系 建立完善的干部人事档案制度体系是开展档案管理后续工作的重要保障。事业单位应将本单位人事档案管理的实际情况结合起来,积极完善人事档案管理现行制度、创新人事档案利用服务制度以及构建人事档案管理人员的绩效考核制度。 1.人事档案管理现行制度。坚持责任到人的原则完善人事档案管理现行制度,明确管理条例并落实到纸面文件上,对档案管理人员的工作职责进行明确划分,能够进一步提高工作效率[1]。一是完善人事档案的收集制度,因为档案材料的收集是开展档案工作的开始,在整个档案管理过程中有着至关重要的作用。应建立科学、合理、有效的材料收集工作机制,结合人事档案工作要求,制定时间表、路线图、任务书,明确工作标准,建立管档重点工作度机制,对照各时间节点要求,将普通收集与定向收集,突击收集与长期收集等收集模式进行结合,这样既能够规范档案收集过程,又能够确保档案材料的真实性与有效性。二是简化人事档案整理制度。虽然人事档案信息化正逐步推进,但目前大部分事业单位的档案仍以纸质材料为主,管理人员在装订、组卷、拆卷等环节浪费了大量的时间和精力。因此,应该结合人事档案管理的实际情况,适当放宽人事档案的整理标准及相关要求。同时在信息化背景下,充分利用信息化手段来提高档案整理效率,并对档案整理步骤进行简化。三是对人事档案的审核制度进一步完善,通过建立调研抽检制度,进一步推动人事档案管理工作规范化。以常态化调研和重点抽检相结合为抓手,将及时发现解决问题,列出问题清单,推动整改落实,坚持跟踪问效等措施作为有效手段,从而避免在审核环节出现问题。从本质上讲,人事档案作为个人重要的信息记录和信用标志,在反映德、能、勤、绩、廉方面的档案材料上应重点审核,对本单位定期形成的工资表等材料可进行简单审核。 2.创新人事档案利用服务制度。传统人事档案管理制度的服务领域往往比较窄,对干部本人具有保密性,应适当、实时、合理地开放个人档案,以便修正个人档案中的错误信息,但同时要确保保密服务与开放服务之间的平衡关系,充分发挥人事档案的公共服务性功能,从而扩大其利用范围。并且要将人事档案管理制度的重点放在人性化服务层面,尽可能确保干部本人能够行使对个人档案的合法权利,进一步实现人事档案开放性与保密性的有机统一。 3.档案管理人员的绩效考核制度。建立起客观公正的绩效考核制度,实行科学合理的激励奖惩机制,是人事档案管理制度顺利实施的外部条件[2]。传统的档案管理人员绩效考核指标不明确,考核程序过于粗放,在管理实践中随意性较高,造成档案管理人员缺少责任意识、工作积极性不高等问题。因此,应明确管理责任,通过工作分析、岗位说明书等细化相关任务考核指标,运用制度约束和量化考核的方式规范档案管理人员的行为,保证人事档案管理制度的有序实施和良性运转。 （二）人才队伍建设体系 高素质的档案管理人才是档案管理工作的核心力量,其责任意识和业务能力决定了档案管理的水平,是新时期档案发展的需要。事业单位档案管理人才队伍可通过人才市场的招聘会、网络招聘等方式引进或通过内部培养和提升等多种形式实现[3]。 1.外部引进人才。在专业化档案管理人才的外部引进方面要避免盲目性,需要对档案管理工作内容进行细化,了解工作职责,结合本单位实际情况确定招聘方式,完善信息公开制度,通过专业性的网络平台公开发布人才招聘信息,适当引进一些档案管理方面或计算机知识经验丰富的优秀人才。同时,针对新入职的档案管理人员,既要做好岗前调查工作,又要及时开展岗前培训,从而使其能够对工作有全面的了解,尽快完成工作角色的转变。 2.内部培养人才。人才市场分为单位外部人才市场和单位内部人才市场,事业单位可以根据工作需要,从在本单位工作的年轻同志中选择具有较高素质和较强专业技术能力的人员加入到档案管理队伍中。年轻同志思想活跃,吃苦耐劳,并且能够尽快适应工作环境并掌握档案管理技术,从而加快推动人事档案管理工作的开展。同时,要定期开展培训,帮助档案管理人员更新业务知识,提高工作效率。另外,培养内容应多样化,不仅限于档案管理方面的知识,还应培养档案管理人才的信息化意识以及过硬的职业道德素质,促进现代信息技术手段和人事档案管理的有效融合,防范档案信息的被盗取和篡改,全方位提高事业单位人事档案管理水平。 （三）人事档案支持软件系统 传统的纸质版人事档案容易损坏和丢失,并且占地面积较大,调用不够方便,在经过长时间保存后容易老化,甚至导致档案失真。随着信息技术的发展,各类电子档案管理软件凭借其易操作、安全性高等特点,受到档案管理部门的青睐。因此,为了加快人事档案的管理效率,确保人事档案管理工作的准确、高效运行,就要建立健全人事档案的信息化建设。首先,事业单位人事档案管理人员应该充分认识到档案管理信息化的重要作用,从思想上提高认识,加快传统档案管理理念的转变,从而推动人事档案管理工作的信息化进程；其次,事业单位应增加资金投入,推行实体档案和电子档案集中统一集约管理,在加快建设档案管理信息系统进程中,同步建设一批专业化、高标准档案库房,提高档案管理水平,并依托现代信息技术,加快建设人事档案电子管理系统,通过信息化建设尽快完成从传统档案到电子档案的转变,尤其是要注意对档案信息的保护与加密,防止信息的泄露,及时对事业单位人事档案进行补充与更新。同时,要建立人事档案系统与人事系统、编制系统等无缝衔接,从而实现单点登录,形成信息互通、系统优势互补,进一步提高档案管理人员的水平和效率,确保档案管理系统的相关内容保持一致。完善人事档案管理风险控制机制[4]。人事档案系统应充分发挥科技创新的先导作用,在组建专门的网络信息安全保障团队时,将重要信息设置不同的等级权限,加强机密信息管理和防入侵、防病毒技术的应用,提高数字化系统的安全运行能力,为档案信息安全提供坚强的技术保障。从权限控制方面建立规范化的身份识别和密码绑定,对登录的用户及时进行辨别和认证。另外,还要做好电子副本备份工作,可在固定时间段对新生成的信息进行备份,在提高数字化信息安全性的同时,要更加注意信息的一致性,避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题。 （四）人事档案支持硬件系统 完善的硬件设施是提高干部人事档案管理规范性,确保档案安全的重要保障,是有效开展人事档案管理工作的基础,事业单位应积极完善硬件基础设施建设。首先,配备具有防火、防盗、防潮等多项功能的单独科室。人事档案室要安排专门独立的场所,便于档案管理和安全防控,要配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备以及便于存放档案的档案柜。其次,专人负责。事业单位应安排政治素质过硬,工作责任心强,作风严谨细致的人员专门负责人事档案管理工作,并根据工作量合理配置工作人数。最后,要为人事档案管理软件支持系统提供较充足的资金保障和技术装备,配备高质量的电脑、扫描仪、传真机等硬件设备。另一方面,完善和提供便利的办公设施外,还需要改善档案管理人员的工作环境,建立舒适与整洁的工作环境,如提供光线良好、便于通风的档案室,用良好的工作环境来提高管理人员的工作满意度,激发其工作积极性和创造力,增加工作效率。 （五）人事档案管理监督体系 建立权责清晰、监督到位、保障有力的监督管理体系是档案管理工作正确运行的根本保证,是加强和规范档案管理人员行为的重要举措[5],人事档案监督体系可以通过上级主管部门监督以及干部本人监督等形式来实现。 1.上级主管部门监督。对下级有宏观指导职责的事业单位组织人事部门要采用定期或不定期的方式对下级事业单位干部人事档案进行监督检查,可以通过随机抽查、现场指导等方式,对发现的问题及时反馈、限期整改,对工作不认真、不到位、或对问题视而不见、不能及时处理的单位,要进行严肃批评并限期整改,对整改后仍达不到要求的,要追究下级事业单位有关人员的责任。 2.干部本人监督。事业单位应该在干部人事档案相对人在合理范围内,赋予其对人事档案进行查阅和监督的权利。同时对人事档案信息进行适当的公开,确保其在合法权限内查阅自己的部分档案资料,不仅能够加深干部本人对档案材料全面性和整体性的了解,还能对入档的材料和档案管理现阶段情况进行清晰定位,从而有助于监督干部人事档案管理工作。综上,事业单位人事档案管理体系构成如图1所示,具体包括：人事档案管理制度体系、人才队伍建设体系、人事档案支持软件系统、人事档案支持硬件系统以及监督管理体系。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部的重要依据,在准确识别干部、历史评价干部、合理使用干部等方面具有不可替代作用。新形势下,事业单位的人事档案管理工作要与时俱进,顺应时代的发展潮流,不断创新管理理念,积极探索新模式,优化管理流程,多措并举,确保工作有章可循、有质可查、有据可依,促使人事档案更好地发挥积极作用。 作者:李红霞 焦子麒 单位:山东省中医药研究院 事业单位人事档案管理篇3 现阶段，事业单位人事管理工作中需要充分认识到人事档案管理信息化的重要性，并尽快采取措施，推进这一工作的发展，使得档案的使用效率更高，使之有效地服务于单位的长远发展。然而，在实际操作过程中事业单位人事档案的信息化建设存在重视程度不足，缺乏规范性，加上安全性等问题，进而影响了人事档案管理的信息化发展。针对这些问题的解决，加速档案信息化建设实属必然。 一、事业单位人事档案管理信息化的重要性 （一）提升人事档案管理水平 在信息技术还未出现之前，人事档案管理工作必须要借助大量的人力、物力、财力针对档案内容进行收集整理。同时，在管理的过程当中还会由于人为因素等影响产生一些许多错误[1]。这直接影响着人事档案资料的管理效率和质量。通过在事业单位人事档案管理过程当中借助信息化的管理模式，采用计算机和先进的信息技术以及大数据技术对人事档案资料进行有效的管理，便捷了人事档案的查询和使用问题，提升了人事档案管理的效率和质量。 （二）保证了相关资料的完整性和全面性 传统形式下的档案资料管理工作，由于人为因素、环境因素以及其他因素的影响造成一些档案丢失损毁和破坏等问题，而通过采用计算机系统对海量的人事档案进行管理能够尽可能地降低和避免上述问题。还可以借助关键词查询等相关操作降低档案翻阅的频率和次数，预防丢失和损毁等问题。 （三）提升事业单位人事管理的水平 在档案管理工作中充分发挥出信息技术的应用优势，可以实现档案资源的共享[2]。通过对档案内容实现数字化和系统化的管理、分析、查询和应用，为事业单位中相关工作人员的岗位调动、绩效考核以及调动升迁提供有价值的参考依据，进而带动事业单位人事管理工作的转型与升级。 二、信息化档案管理模式的具体优势 （一）管理模式更加省时省力 相比传统形式下的档案管理工作，在进行档案查找的时候，信息化管理工作在其实际应用过程当中具有更加明显的应用优势，有效地避免了传统档案管理工作量大、效率低以及分类查询和分类难度大，且容易出现一些低级错误等相关问题[3]。除此之外，还可以使得相关数据一经录入就可以进行多次利用，进而加大了信息的查询速度。 （二）档案存储更加便捷与安全 传统形式下的档案都是纸质档案，极易受到环境条件的影响，如受潮、虫蚀。此外，对相关档案进行反复的查阅也会对其产生较大的损坏，同时也存在着一定的安全隐患问题。档案信息化管理使得档案材料录入库和存储都变得更加便捷。同时，通过借助信息化手段添加密钥能够防止相关信息出现失窃或者泄露的问题。采用云存储等方式还能够提升存储容量，保证存储的安全性以及保密性。 三、事业单位人事档案管理信息化建设中所存在的问题 （一）人事档案管理工作不够规范化 人事档案在开展信息化工作的过程中存在标准不统一、管理不规范的问题。绝大多数事业单位的人事档案管理及信息化建设没有较为统一的标准，也没有标准化以及规范化的流程[4]。在这种情况之下就会使得档案的信息化管理系统不能够在实际操作过程当中得以有效利用。 （二）缺乏复合型人才 档案管理工作人员的专业能力以及综合素养都有待提升。档案管理部门缺乏一些具备专业档案管理知识和熟练计算机信息处理技术的相关工作人员。除此之外，由于事业单位中的档案管理工作其普遍待遇都不是很高，因此使得相关工作人员年龄相对较大且不具备工作热情，工作效率低下，进而造成了大量信息化建设效率不高，工作滞后等问题[5]。 四、事业单位开展的信息化建设的实施策略 （一）有效推进档案管理制度建设 档案管理制度的建设工作对于事业单位的档案管理工作尤为重要。进一步强化档案管理制度的建设可以促使档案管理工作变得更加科学和高效，同时在实际建设工作中要充分结合事业单位的实际，强化档案管理的标准化建设。保证相关硬件和软件的统一性、一致性和规范性，进而在此基础上建立科学完善且全面化的档案管理制度。 （二）培养专业的档案信息化人才 必须要高度重视档案管理信息化人才的重要性，在工作中营造一个良好的工作氛围，通过借助聘请专家专题培训、实体考察和业务交流等多种形式为档案管理人员提供更加常规化且专业化的培训，不断提升工作人员的信息化业务知识和专业素养。此外，还需提升其责任意识、安全意识，培养一批具有高素质、高水平的档案管理人才。 （三）提升信息化硬件配置 在开展人事档案信息管理工作时，硬件设施配置得当，对于档案信息管理工作起到了重要的作用。事业单位想要发展好档案工作，必须高度重视硬件的配置工作，通过配置标准化的硬件设备，能够更好促进事业单位人事档案管理工作的需求，促使事业单位人事档案管理工作变得更加具有安全性、完整性和有效性。上述分析研究表明，对于事业单位而言，人事档案的信息化管理是一项基础性的重要工作。从上到下都应该从思想上重视起来，克服困难，不断加强档案信息化建设工作，促使事业单位人事档案管理从传统档案管理逐步迈向智慧型的管理，提升其管理水平和效率。 参考文献 ［1］谭雅英.刍议事业单位人事档案管理信息化建设［J］.卷宗,2021,11(4):172-173. ［2］刘宏.机关事业单位人事档案管理信息化建设探讨［J］.参花,2021(20):49-50. ［3］赵婧.事业单位人事档案管理信息化建设探析［J］.青年时代,2019(9):295-296. ［4］刘红春.事业单位人事档案管理信息化建设研究［J］.办公室业务,2020(7):70-71. ［5］钟卫国.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究［J］.兰台内外,2021(16):22-24. 作者:魏巍

一、实施背景 在公司经济活动的财务收支过程中，从凭证到账簿、从账簿到报表，把一连串的数字进行正确的计算、综合和分析，都有严密的制度和一系列流程审批各个节点环节，它具体反映了公司发展阶段经济活动和财务收支的实况。通过会计档案提供的材料，作为事后查考某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务、明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据，同时也是会计分析和会计检查过程中的主要依据。 二、创新做法 （一）优化会计档案管理工作体制 自2016年1月1日起施行新的《会计档案管理办法》以来，认真回顾以前财务会计档案管理中的缺点和不足，总结财务会计档案管理过程中的经验和教训，根据国家《会计法》和《会计档案管理办法》等法律法规，结合《国家电网公司会计档案整理规范》和《甘肃省电力公司会计档案管理办法》，完善制定了《白银供电公司会计档案管理实施细则》，进一步规范了财务会计档案资料的收集、整理、归档、保存、查阅等各项工作程序。 （二）规范会计档案资料查借手续 规范的会计档案管理，可预防信息资料的不良丢失，为此，国网白银供电公司财务部订立了细致全面的查借阅规定。对已经归档的会计档案，借阅仅限于部内各会计专责，公司所属各单位、各部门确因特殊原因需要借阅会计档案时，由主管会计专责按规定填写办理借阅手续，经部门主任签字同意后，方可借阅、查看和复印。 （三）规范标准工作流程衔接有序 （1）从会计凭证的原始附件进行规范。会计人员接收到的报销原始单据，必须按公司规定的粘贴方法粘贴整齐，小于A4纸的票据，粘贴从右沿向左，依次平铺重叠展开粘贴在粘贴单上，总体的要求是，凭证进行装订后，要保证会计凭证档案的整齐、美观，便于查阅使用。 （2）从财务会计档案的移交进行规范。会计人员各自负责的档案移交资料，必须严格执行《白银供电公司会计档案管理实施细则》中的具体规定，按照时间节点顺次移交，按期完成，不能因个人原因影响财务部的整体工作，更不能造成后续相关财务工作的推迟和延误。对财务会计档案移交过程中，确实需要考核的事项，必须考核到责任人，并进行会计档案知识的学习教育，让责任人将学习内容在部内会议上进行宣读，让大家更加明白会计档案工作责任的重要性。 （3）改善财务会计档案的硬件设施。经公司协调，对财务部暂时存放的会计档案房间进行了适当调整，分别用于财务检查接待室和财务会计档案室使用，并进行了室内装修和档案柜的重新定制，使现在的财务会计档案室面貌焕然一新，会计档案也在新定制档案柜中摆放的更加整齐、美观，使查阅、调用更加明了、方便。会计档案室的钥匙由会计档案专责保管一把，部门主任备存一把。在有对内、对外审计以及各类检查期间，档案室的钥匙由陪同检查的主管专责登记保管，待检查工作结束，将查阅使用过的会计档案检查、摆放整齐，将房间卫生打扫干净，经会计档案管理专责最终检查通过后，方可归还钥匙，并进行双方签字。 三、效果及影响 （一）通过对会计档案管理的创新，使会计档案的利用率大大提高 以前因会计档案移交环节上的延误，使会计凭证长期散乱堆放，给会计凭证查阅造成巨大困难。通过对会计档案移交环节上的创新，按时节点完成会计凭证的装订移交，大大地提高了会计凭证查阅速度，为各方需求者节约了时间，更提高了工作效率。 （二）会计档案管理是财务管理工作不可或缺的一部分 会计档案管理的提升，更加促进了财务管理工作进一步提高，使财务管理工作形成良性循环，相互促进，也使财务管理工作达到更高的高度成为可能，只有基础的提升，才能触及更高的目标。 （三）通过对会计档案管理的创新，所显现出的成效大家有目共睹，也引起公司的高度重视 通过对财务会计档案保管室的更换，极大地改善了会计档案的存放环境。更换后的会计档案保管室，公司进行了粉刷和档案柜更换，让会计档案拥有了独立的房间，方便于独立存放和保管，更为借阅和查看提供了方便，更有效防止资料丢失的发生。只有不断地学习，才能不断地进步。财务资产部将会计档案管理方面的学习，也列入了全年培训计划之内，通过对会计人员不间断培训和对会计档案管理方面的制度、文件的集中宣读，逐步加深会计人员对会计档案管理知识的深化认知，明确每个会计人员的会计档案管理职责和义务，将会计档案管理的重要性提高到业务管理的高度上来，采取有效的管理创新措施，不断加强财务会计档案的管理水平，确保财务会计档案的安全和可靠，进一步夯实财务会计基础工作。