一、实行"卷"改"件",是新形势的需要 传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在"卷"的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照"三合一制度"分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案...
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是"垃圾"输出的只会是更高级的"垃圾"。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
《归档文件整理规则》(以下简称《规则》),改变了传统的案卷级整理方法,代之以文件级整理。在实际工作中运用该《规则》,起到了事半功倍的效果。过去的案卷级整理方法存在很多弊端,传统的立卷方法工作量大,人为因素过多。传统的立卷方法是以“六个特征”为基础,在档案整理、价值鉴定、分类及案卷标题的拟写方面都取决于档案工作人员的素质,不同立卷人会有不同的组卷效果。就是同一个人在不同时间,对同类文件也会有不同的组...
作者:冯共喜 期刊:《兰台世界》 2017年第A01期
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案管理主要包括"实体管理"与"信息开发利用"两大方面。即以企业的档案实体管理为基础,以信息的开发为宗旨和方向,为企业的各项工作提供凭证和参考作用。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。笔者针对做好企业档案管理工作,谈谈自己的一点肤浅体会。
总体而言.目前通信档案馆(室)馆藏大多内容庞杂、时间跨度长、案卷数量繁多,加之每个历史时期档案的整理质量不同、规格不统一等情况,造成了不少单位档案管理基础较差的局面。主要问题集中体现在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范,标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素。三是部分案卷缺少卷内目录,部分未被案卷标题涵盖的内容因无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码...
在档案组卷整理的过程中我发现,案卷目录与案卷封面在格式上有着很大的差异,但在内容上却有着很多的重复,如“类别”、“案卷标题”、“件数”、“页数”、“保管期限”、“归档号”等。在没有档案管理软件的情况下,通常做法就是将两种重复的内容用不同的格式打两次。一次在打印信封时,我发现。收信人的地址可以变化,而信封格式相对固定。
作者:张诚栋 期刊:《中国质量技术监督》 2014年第11期
特种设备安全技术档案(以下简称档案)的管理工作是特种设备使用单位安全管理的重要基础,档案的管理是否科学规范,是衡量使用单位特种设备管理水平的重要尺度,做好档案管理工作,有利于提高单位特种设备安全管理水平。但在对使用特种设备的单位实施检验检测时,
<正>与档案结缘20多年了,细细回想,接触得最多的,还是档案的那张"脸"——卷皮。到档案馆工作后,我每次查档,最先映入眼睑的不是档案文件,而是那张泥黄色牛皮纸制成的档案卷皮,最先触摸到的是卷皮,最先浏览的是封面,最先掀开的是卷皮,还卷前最后一刻合上的还是卷皮。多年的习
教学档案的立档方式是在解决其面临问题的过程中不断完善的。笔者结合自身实践,对以卷为保管单位的立档方式中存在的问题进行分析并提出相应对策《归档文件整理规则》实施后,立档方式的改革大大提高了文书档案的归档整理效率,有效促进了文书档案的检索利用工作。学校作为档案产生和保管的一个重要部门,伴随着文书档案立件整理的开展,
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长,且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺...
<正>自2001年起,中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式施行。新的《规则》明确了以"件"代"卷"的管理方式。2006年,国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的实施,档案不再以"卷"为归档单位,文书档案立卷分类方法,主要是以件为单位来立卷,以每份文件作为一个独立的实体,进行鉴定、归档、利用等工作。下面就传统的文书立
一、以文件为单位组织室藏,改变了传统的档案保管方式 按照传统的档案保管方式,案卷是保管档案的基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷(或盒、袋、册)构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。而以文件为单位组织室藏,则使案卷的基本...
按"件"管理档案不需要考虑"六个特征"之间的组合和联系,更不用归档人员绞尽脑汁地去拟写"案卷标题",只需做好平时分类编号即可,使文件归档变得简单而易操作。操作难度的大大降低,减轻了档案工作者的思想压力,尤其有利于一名新的档案工作者的学习和掌握,
什么是档案?不知道。什么是档案工作?不清楚。三十年前,我—一个刚从学校毕业的大学生,就这样走进了陌生的档案工作和决定我终身而为之奋斗的事业。曾记得,1982年1月我毕业被分配到凉山州档案局工作时,领导把我同一位前辈分在一起,管理一个库房,面对这些由一片片纸组成的案卷,整天只是对库房里的案卷标题抄抄写写、排列编号、打扫卫生时,我的心凉了,这就是我的工作?这就是我的事业?我彷徨着,眼前一片茫然……
<正>《中国石油天然气总公司企业档案分类试行规则》、《石油档案信息数据库存储规范》、《辽河石油勘探局档案信息分类规则》、《辽河石油勘探局档案数据库存储规范》等标准是根据企业改制的变化,档案工作的发展以及软件的升级,不断修改、完善的企业档案管理标准和著录规范。一、档案标准化的重要意义
<正>信息化社会的到来,使得长期以来作为信息主要承载形式的档案的存储介质,发生了巨大的变化,主要表现在由纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。如何作好这一过渡时期基层档案管理工作,完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡,这是我们档案工
<正>文文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时提供准确、完整的档案信息满足需要。应该说,文书档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重